MANEJO DE DATOS EN ACCESS*¿Por qué utilizar Access? En los módulos anteriores, utilizamos Microsoft Excel para manejar la información como Base de Datos, descubriendo lo fácil y sencillo que es esta herramienta. Pero, si seguimos avanzando con los requerimientos de nuestros clientes, de seguro, nos van a surgir nuevas especificaciones de mayor complejidad, con más de una tabla, y relacionadas entre sí. Hasta este punto llegamos con Excel, ahora surge la necesidad de utilizar una herramienta que esté diseñada especialmente para cubrir estas nuevas especificaciones. Ese software se denomina “Base de Datos”, y en particular estudiaremos Microsoft Access. Cuando se utiliza más de una tabla y es necesario relacionar datos de una, con datos de la otra (Base de Datos Relacional), conviene utilizar una aplicación específica para Base de Datos como por ejemplo Microsoft Access.Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.Cuando en Excel nos referíamos a Base de Datos, era equivalente a una tabla, ahora en Access nos estamos refiriendo a una colección de tablas, formularios, relaciones, consultas e informes que nos permiten organizar, manejar y presentar la información. Access es una base de datos relacional, en la que la información se almacena en tablas, las cuales se vinculan entre sí por medio de relaciones. Estas relaciones permiten ingresar información en una tabla y conectarla con un registro determinado en otra tabla, a través de una clave o campo identificador.*¿Cuales son los elementos que componen una base de datos? -Tablas: almacenan la información. Pueden existir muchas tablas dentro de una base de datos, las que pueden ser usadas independientemente para almacenar información relacionada entre sí. La estructura de una tabla, es la misma que vimos en el módulo anterior, donde se agrupan registros, los cuales están formados por diferentes ítems denominados campos. -Formularios: al igual que con Excel, se utilizan para ingresar o modificar la información dentro de la tabla. -Consultas: a través de ellas podemos recuperar y mostrar la información de forma organizada. Es como una pregunta que se le hace a la base de datos, y el resultado es un conjunto de registros que cumplen con el criterio o condiciones especificadas en la pregunta. -Informes: se utilizan para darle a la información un formato de salida, que nos permita su impresión y posterior análisis con facilidad.

*¿Cómo se nos presenta Access? Veamos cómo se puede crear una base de datos nueva. En Access, usted puede crear una base de datos empleando un Asistente o partiendo de cero sin utilizar el asistente, es decir sin ayuda. El Asistente para Bases de Datos propone utilizar modelos de distintas bases de datos, los cuales ya tienen resuelta la parte de diseño, dado que traen incorporados todos los objetos necesarios para trabajar. Posteriormente, es posible modificarlos, borrando o agregando nuevos objetos. Crearemos nuestra Base de Datos sin Asistente.*¿Cómo llevaremos esto a cabo? Tal como pretendimos mostrarle a través del gráfico anterior, existen diferentes alternativas para crear una base de datos en blanco:Abrir una base de datos en blanco Haciendo clic

en Base de datos en blanco…, en el panel de tareas que encontrará a la derecha de la pantalla. Seleccionando la opción Nuevo del menú Archivo. Haciendo clic en el ícono Nuevo de la barra de herramientas.

Una vez que Ud. le asigna un nombre para identificarla, Access crea una base de datos en blanco y le agrega la extensión mdb, por ejemplo Distribuidora.mdb, mostrando la siguiente ventana:

En esta

ventana Base de datos, en el sector izquierdo se muestran los diferentes tipos de objetos que podemos agregar a nuestro contenedor (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, etc.). En la parte derecha, según el tipo de objeto seleccionado, se muestran los objetos creados de ese tipo, permitiendo su uso, modificación o creación de uno nuevo. El siguiente paso, consiste precisamente en crear cada uno de los objetos que conformarán nuestra Base de Datos, comenzando por las Tablas,Tablas. Como vimos en el módulo 2, cuando estudiamos Tablas en Excel, los conceptos aprendidos sobre su estructura son equivalentes en Access. Cada tabla está formada por unidades llamadas registros, cada uno de los cuales contiene información sobre un ítem específico. Por ejemplo, si se tiene una tabla de Clientes, cada registro contendrá toda la información de un cliente distinto. A su vez, cada registro está compuesto por distintos campos, que sirven para guardarinformación diferente del mismo cliente, por ejemplo el nombre, la dirección, el teléfono, etc. Dentro de una base de datos pueden existir muchas tablas, las cuales pueden estar relacionadas entre sí; por ejemplo, una tabla puede contener

información sobre los datos personales del cliente y otra sobre su cuenta corriente. Como veremos más adelante, para que ambas tablas puedan trabajar “juntas”, se necesita definir una relación entre ellas.Ahora veamos cómo crear una nueva tabla. Desde la ventana Base de Datos, seleccionamos a la izquierda el objeto Tablas, y luego hacemos clic en el ícono Nuevo . Se nos presenta una ventana con las diferentes opciones que tenemos para crear una nueva Tabla.

¿Cuáles son y en qué consisten tales opciones? Vista Hoja de datos: nos permite ingresar los datos en la tabla, Access determinará el tipo de datos en cada columna según el valor que introduzcamos.Vista diseño: nos permite crear la tabla partiendo de cero.Asistente para tablas: nos proporciona una guía para crear una tabla, utilizando tablas modelos.Importar tabla: nos permite crear una tabla tomando la información de otra base de datos.Vincular tabla: hace referencia a una tabla contenida en otra base de datos.Seleccione Vista Diseño, y haga clic en el botón Aceptar. Nos encontraremos con la ventana de Tablas, la cual contiene en la parte superior una grilla con las columnas Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. Vamos a tomar como ejemplo el diseño de una tabla para almacenar los datos de los clientes de una empresa. En la columna Nombre del campo, escribimos los nombres que identificarán a cada campo del registro. En Excel, si recordamos, eran los Títulos de las columnas. Para nuestro ejemplo serían NumCliente, Apellido, Nombre y FechaInicio. En Tipo de datos, seleccionamos, haciendo clic en la celda correspondiente, de acuerdo al tipo de datos que vamos a almacenar en ese campo. Para el campo NumCliente, el tipo sería Número, para Apellido y Nombre corresponde Texto, y para FechaInicio tipo Fecha/Hora. La columna Descripción, se utiliza para introducir una breve aclaración sobre el campo en cuestión.

¿Cuál es la función de las propiedades de los campos? Cada campo, además del Tipo de dato, tiene un conjunto de propiedades, que le permiten hacer un control más eficaz del mismo. Al seleccionar cada campo de la tabla, en la parte inferior de la ventana, se pueden observar y modificar las propiedades del mismo.En la tarjeta General, podemos seleccionar el Tamaño del campo, el Formato, Lugares decimales, etc.Veamos en una tabla los diferentes tipos de datos, y sus propiedades tamaño y formato.

*Para agregar un nuevo campo. Muchas veces es necesario agregar campos para adaptar el diseño a nuestras necesidades. Por ejemplo, puede agregar un nuevo campo que permita almacenar en el registro de cada cliente su número de C.U.I.T. Para ello, en el primer lugar libre debajo del último campo existente, agregue el nombre del nuevo campo y defina sus propiedades.*Para eliminar un campo. Seleccione el campo a eliminar y con el botón derecho elija la opción Eliminar filas.*Para cambiar el orden de un campo. Seleccione la fila donde se ubica el campo y muévalo a la nueva posición manteniendo presionado el Mouse.¿Qué es la clave principal? Antes de finalizar con el diseño de la tabla, podemos asignar una clave principal o primaria a un campo. El campo clave identifica unívocamente un registro, no permitiendo el ingreso de valores repetidos en este

campo. Por ejemplo el campo que asigna un código al cliente NumCliente, debe ser único, y es el que nos va a identificar el registro correspondiente. Access ordena los registros según la clave principal y crea un índice por separado para las mismas, lo que acelera todas

las operaciones que se realicen sobre ellas. Es importante tener bien claro cuál es el campo que identifica al registro, ya que en el futuro nos permitirá relacionar las tablas.Para asignar la clave principal, haga clic con el botón derecho del Mouse a la izquierda del nombre del campo y seleccione clave principal, o seleccione el campo y luego vaya al menú Edición opción Clave principal, o también seleccionando el campo y luego haga clic sobre el Ícono LLAVE en la barra de herramientas. Luego de aplicar cualquiera de estas alternativas, a la izquierda del nombre del campo seleccionado aparecerá una llave indicando la condición de clave principal.No es obligatorio definir en todas las tablas una clave principal, pero es recomendable hacerlo.*Ahora, que está lista, vamos a guardar la tabla. Cuando termine el diseño de la tabla, cierre la ventana desde el menú

Archivo opción Cerrar, o desde el botón Cerrar del ventana. Access le pedirá que ingrese el nombre de la tabla, por ejemplo Clientes, luego presione Aceptar. Si llegado a este punto, no definió una clave principal, le presentará un cuadro de diálogo donde le comunica que falta dicha clave y le consulta si desea añadir una, si Ud. acepta, Access agrega un nuevo campo como clave principal tipo autonumérico. Si Ud. le responde que No, guarda la tabla sin clave. Para poner en práctica lo visto hasta este punto le recomiendo resolver la Actividad 1.¿Cómo puedo ingresar, modificar, eliminar y almacenar los datos? Ya tiene en

la Base de Datos, las tablas listas para trabajar. Ahora es necesario comenzar a ingresar los datos que corresponden a cada una.-Comencemos ingresando datos a la Tabla.Clave principal. En la misma ventana Base de Datos, seleccionamos Tablas en la columna Objetos, luego en la parte derecha seleccionamos aquella tabla que vamos a utilizar. Luego presionamos el botón Abrir o hacemos doble clic sobre el ícono correspondiente. De esta manera, obtendremos la siguiente ventana “Hoja de datos” con una grilla similar a la hoja de cálculo que vimos en Excel, cada fila corresponde a un registro y cada columna a un campo.

Ingresamos los datos en cada campo, pasando de uno a otro pulsando la tecla ENTER. Luego de ingresar el último campo, al presionar ENTER, se guarda el registro ingresado, y nos crea uno nuevo en blanco.Para finalizar el ingreso de datos, presionamos el botón Cerrar de la ventana. En la parte inferior de la ventana, se encuentra una barra para navegar por la tabla, la cual nos permite desplazarnos de un registro a otro, ir al último o primer registro, o directamente ubicarnos en uno determinado ingresando el número de registro deseado.-Ahora modifiquemos los datos ingresados. Para modificar algún dato en la tabla, simplemente seleccionamos la celda correspondiente y escribimos el nuevo valor. Para eliminar un registro completo, seleccionamos la fila haciendo clic en el recuadro a la izquierda y luego presionamos la tecla Suprimir, o haciendo clic con el botón derecho del Mouse sobre dicho cuadro, seleccionamos la opción Eliminar Registro. Para agregar un registro en una posición intermedia, seleccionamos el registro por encima del cual queremos posicionar el nuevo, y con el botón derecho del Mouse usamos la opción Nuevo Registro.Cuando el diseño de la Tabla necesita modificaciones. Al surgir nuevos requerimientos, o luego de ingresar los datos, se nos suele plantear la necesidad de modificar la estructura de la tabla. En este caso, seleccionamos la tabla en la ventana Base de Datos, y vamos a Vista de diseño. Si Ud. hace clic en el botón Diseño sin seleccionar una tabla, le permitirá crear una nueva, pero si antes seleccionó una de ellas, le permitirá hacer las modificaciones necesarias. Para agregar un campo nuevo, ingrese el nombre y tipo, en la última fila. Si necesita ubicarlo en alguna posición intermedia, seleccione el campo sobre el cual desea ubicarlo y pulse el ícono Insertar de la barra de Diseño o con el botón derecho sobre el cuadro de la izquierda opción Insertar filas. Para eliminar un campo, seleccione la fila correspondiente, y presione el botón Eliminar de labarra de diseño o con el botón derecho del Mouse la opción Eliminar filas. El tipo, descripción y propiedades se pueden cambiar, modificando directamente sobre el dato anterior.¿Puedo Importar datos desde otra base de datos? En muchos casos reales, se suele diseñar el sistema inicialmente, utilizando otra aplicación de Base de datos, por ejemplo Excel, y con el tiempo, por razones de complejidad, se presenta lanecesidad de migrar a Access, toda la información almacenada en las tablas originales se puede extraer perfectamente y aprovecharla en el nuevo sistema, esta opción se denomina Importar.Cómo puedo crear Formularios para el mantenimiento y consulta de mi base de datos. Un formulario es el medio

habitual para ingresar, editar y consultar información almacenada en una o más tablas dentro de una base de datos. Para crear un Formulario, podemos utilizar la vista de Diseño o el asistente.-Aprovechemos el Asistente para obtener un formulario preliminar. En la ventana Base de datos, teniendo seleccionado Formularios, hacemos doble clic sobre el ícono “Crear un formulario utilizando el asistente”. Cuando necesite trabajar con campos de diferentes tablas, conviene crear previamente una consulta. Este tema lo

veremos más adelante. En la siguiente ventana, debemos seleccionar la Tabla o consulta, haciendo clic en la flecha para visualizar una lista de las mismas. Luego seleccione los campos que necesita incluir en el formulario, de manera tal que en el cuadro de la derecha aparezcan aquellos que Ud. necesita.

En la siguiente ventana, debemos decidir cómo queremos la distribución de los datos. Podemos seleccionar algunas de las opciones ofrecidas, y ver a la derecha una imagen de cómo quedaría nuestro formulario.

En la siguiente ventana, debemos seleccionar el estilo, aquí también a la izquierda podemos ver una imagen mostrando cómo va a quedar nuestro formulario.

En la última ventana, nos solicita ingresar un Título para el formulario. También nos da la opción de Abrir el formulario para ver o introducir datos, o Modificar el diseño del mismo.

Si seleccionamos Abrir el formulario para ver o introducir información, tendremos acceso al formulario diseñado. Por ejemplo la siguiente ventana:

Si elegimos Modificar el diseño del formulario, ingresamos a Vista de Diseño de Formularios.

Cómo puedo crear o modificar el formulario sin usar el Asistente. Si bien, esta opción implica una tarea más compleja, nos permite diseñar el formulario en forma personalizada y ajustarnos a los requerimientos del cliente. La experiencia, nos dice, que la forma más fácil de trabajar, es crear un formulario con el asistente, que se aproxime a nuestras necesidades, y luego modificarlo con vista de diseño. Para trabajar con Vista de diseño para crear un formulario nuevo, en la ventana de Base de datos, manteniendo seleccionado el objeto Formularios, hacemos clic en el ícono de Diseño, o doble clic en Crear formulario con vista de diseño. Si deseamos modificar un formulario existente, en la ventan de Base de datos, seleccionamos el formulario sobre el cual queremos trabajar, y hacemos clic en el ícono Diseño.

En la pantalla se nos presenta un área de trabajo, la cual se divide en tres partes:-Encabezado del formulario: en esta área, irán todos los objetos que aparecen al comienzo del formulario.-Detalle: aquí se ubican los registros de la tabla de origen, donde se visualizará un registro o varios registros por página, según el diseño del formulario. Para el diseño, sólo se incluyen los campos de un solo registro.-Pie del formulario: colocamos todos los objetos que deben aparecer al final del formulario. Para poder definir los elementos que queremos incluir en el formulario, se utilizan los*Controles, éstos son objetos para visualizar datos, mostrar etiquetas o agregar elementos que mejoren la imagen del formulario. Para su uso debemos utilizar el Cuadro de Herramientas, el cual se puede habilitar desde el ícono (HERRAMIENTAS) correspondiente de la barra de herramientas o desde el menú Ver, eligiendo la opción Cuadro de Herramientas.

¿Cómo agrego objetos a mi formulario? Desde el Cuadro de Herramientas (si no está visible elija la opción desde el menú Ver) selecciono el control deseado, luego me posiciono en área del formulario donde debe ubicarse, presiono el botón izquierdo de Mouse y lo arrastro hasta obtener el tamaño del control deseado. Si necesito insertar varios objetos del mismo tipo en el formulario, haga doble clic sobre el ícono del control correspondiente, luego puede insertar la cantidad que quiera sin necesidad de ir haciendo clic sobre el mismo.¿Cómo agrego campos a mi formulario? Para incorporar campos al formulario, haga clic en Lista de Campos de la Barra de Herramientas, luego elija “Diseño de Formularios” para poder seleccionar el/los campos de la tabla o la consulta. Para mover dichos campos al formulario, mantenga presionado el Mouse y desplace el campo al interior del formulario.¿Puedo mover o modificar un objeto? Para mover un objeto, coloco el Mouse sobre el mismo, y cuando aparece la manito, presiono el botón y lo arrastro a la posición deseada. Para modificar el tamaño, selecciono el objeto, luego ubico el Mouse sobre los cuadritos negros que aparecen, cuando el cursor toma la forma de una flecha doble, hago clic con el botón izquierdo, y manteniéndolo presionado lo arrastro hasta conseguir el tamaño deseado. Ahora mi formulario tiene un aspecto profesional. Si bien la confección del formulario con Vista de diseño implica una tarea más compleja, permite personalizar el formulario a su agrado, por lo que le aconsejo que intente utilizarla. En la actividad 2, pondrá en práctica el diseño de un formulario para nuestro cliente “Cosmos”.*Tablas relacionadas. Access es un administrador de bases de datos relacionales, lo que significa que la aplicación puede crear relaciones entre las tablas. Una relación entre tablas consiste en que algunos registros de una tabla tengan uno o más datos en común, con uno o varios registros de otra tabla.¿Qué tipos de relaciones existen?1. Uno a uno: un registro de una tabla sólo tiene datos en común con un único registro de la otra tabla.2. Uno a varios: un registro tiene datos en común con varios registros de otra tabla. Es la relación más común que suele darse entre tablas.

3. Varios a varios: varios registros tienen datos en común con varios registros de otra tabla. Esta relación es la menos común; para realizarse se necesita una tercera tabla.¿Cómo pueden relacionarse dos tablas? Vamos a tomar como ejemplo, una base de datos donde tenemos dos tablas:Tabla Clientes con los campos NumCliente (clave principal), Apellido, Nombre y FechaInicio. Tabla Facturas con los campos NumFac (clave principal), NumCliente, Fecha e importe. Desde el menú Herramientas, seleccionamos la opción Relaciones…, para acceder al siguiente cuadro de diálogo:

Seleccione una tabla a relacionar y luego presione el botón Agregar, luego continúe seleccionando las restantes de la misma manera. En nuestro ejemplo agregamos las tablas Clientes y Facturas. Finalizada la selección, hacemos clic en cerrar. La siguiente ventana nos muestra un contenedor con las tablas seleccionadas y un listado de sus campos.

¿Qué campos tengo que relacionar? Analicemos las dos tablas, necesitamos conectar el cliente con sus facturas, por lo tanto es una relación del tipo uno a varios. El campo NumCliente identifica unívocamente al cliente en ambas tablas, por lo tanto ahí tenemos la solución a nuestro problema. No necesariamente los dos campos a relacionar deben llevar el mismo nombre, pero sí deben contener el mismo tipo de información, en consecuencia deben ser del mismo tipo. ¿Cómo se los relaciona? Selecciono el campo NumCliente de la tabla Clientes y lo arrastro hasta ubicarme encima del campo NumCliente de la tabla Facturas y suelto el botón del Mouse. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar Relaciones:

En cada columna están las tablas con sus respectivos campos a relacionar. En la parte inferior, nos dice el tipo de relación, en nuestro ejemplo de Uno a varios. Luego seleccionamos la casilla Exigir integridad referencial, y opcionalmente Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. La Integridad referencial es un conjunto de reglas que aseguran que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y evitan que se eliminen o modifiquen datos relacionados. Finalizamos haciendo clic en Crear, y podremos ver la relación en la ventana Relaciones.

¿Puede modificarse o eliminarse una relación? Desde la ventana Relaciones, podemos seleccionar la relación haciendo clic sobre la misma, y luego desde el menú Relaciones elijo la opción Eliminar o Modificar. Ahora que estamos en condiciones de relacionar las tablas de la Base de Datos de nuestro cliente “Cosmos”, le recomiendo en especial completar la actividad 3. Con lo visto hasta aquí, estará en condiciones de ver el próximo módulo, con temas avanzados sobre Access, especialmente las consultas y presentación impresa de la información. Le recomiendo realizar las actividades diseñadas para este módulo afianzando, de esta forma, lo aprendido.