ELÍAS SLEMESEMANA 5

MAPEO DE PROCESOS

MAPEO DE PROCESOS: ¿QUÉ ES?

Es una herramienta que nos permite identificar:

• Procesos y actividades de una organización.

• Procesos que generan valor para el cliente.

• Procesos necesarios para la organización.

• Procesos que no generan valor.

MAPEO DE PROCESOS: NOS AYUDA EN LA…

• Administración de sistemas de calidad (ISO).

• Procesos o proyectos de investigación y desarrollo de conocimiento intensivo.

• Administración de la cadena de suministro, para planificar, analizar y simular cadenas de suministro.

• Procesos de administración de relaciones y servicios al cliente (CRM).

• Soluciones específicas de industria.

• Diferentes métodos de administración de cambios en los procesos (SixSigma, ABC, etc.).

MAPEO DE PROCESOS ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA?

Facilita el análisis de la situación actual de los procesos queintegran a la organización y ayuda a proponer mejoras ocambios a los mismos.

Al mapear los procesos en una organización se logrará queel negocio sea más rentable.

MAPEO DE PROCESOS

• Detección de los procesos estratégicos y clave del negocio.

• Implantar una metodología para examinar y medir los procesos del negocio.

• Detectar de manera sencilla dónde y por qué ocurren las fallas odesviaciones importantes.

• Identificación de oportunidades de mejora y rediseño en los procesos actuales.

• Tener una visión integral del negocio, permitiendo identificar la interrelación de los procesos que lo integran.

• Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear planes estratégicos de cómo mitigarlos.

MAPEO DE PROCESOS: BENEFICIOS CLAVES

MAPEO DE PROCESOS… NOS PERMITE…

¿QUÉ VENTAJAS TENEMOS AL MAPEAR CORRECTAMENTE LOS PROCESOS?

• Contar con herramientas visuales a través de las cuales se identificanfácilmente la interrelaciones entre los procesos.

• Identificar la secuencia lógica de las actividades o tareas queconforman un proceso.

• Comprender claramente como están interconectadas las actividadesde los procesos y donde podrían estar fallando las conexiones oactividades.

• Identificar rápidamente las actividades que agregan o destruyenvalor en los procesos.

¿QUÉ VENTAJAS TENEMOS AL MAPEAR CORRECTAMENTE LOS PROCESOS?

Identificar los roles y responsabilidades del personal que participa encada uno de los procesos.

Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesoshabilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de losmismos de acuerdo a la estrategia.

Facilitar la identificación de los riesgos y los puntos de control en losprocesos.

Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya que se tienenclaramente identificadas todas y cada una de las actividades queconforman el proceso.

MAPEO DE PROCESOS

1ER MOMENTO: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la situación actual)

MAPEO DE PROCESOS

2ER MOMENTO: Lo que realmente sucede (situación actual)

MAPEO DE PROCESOS

3ER MOMENTO: Lo que debería ser (mejores prácticas)

MAPEO DE PROCESOS: CONSIDERACIONES

Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener encuenta las implicaciones que este tiene en otrosprocesos de la empresa, se estará perdiendo eltiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujerodestapar otro.

Hay que tener una “visión sistémica”.

MAPEO DE PROCESOS: EN CONCLUSIÓN…

• El mapeo de procesos, facilita el análisis e identificación de oportunidades de mejora en los procesos actuales y por consecuencia lógica facilita también el rediseño los mismos.

• En este sentido el mapeo de procesos es una técnica para examinar los procesos y determinar dónde y porqué ocurren fallas o desviaciones importantes.

MAPEO DE PROCESOS: EN CONCLUSIÓN…

La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos, entendiendo que la organización es como un rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.

Para armar el rompecabezas de la organización, será necesario:

• Primero analizar la interrelación existente entre las unidades de negocio.

• Posteriormente analizar la interacción de los procesos que las conforman.

• Por último, detallar la secuencia lógica de las operaciones o actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual es la base de cualquier mejora.

MAPEO DE PROCESOS ¿QUÉ ES UN PROCESO?

• En proceso es una serie de actividades que toman un insumo (entradas) y lo transforman (proceso) para crear un producto (salidas).

• Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, ser realizados por computadora, o ser una secuencia lógica de eventos.

MAPEO DE PROCESOS – METODOLOGÍA: SITUACIÓN ACTUAL

1. Identificar los procesos estratégicos de la empresa.

2. Identificar a los dueños de los procesos estratégicos.

3. Definir con cada dueños la secuencia lógica de las actividadesde las actividades o tareas que conforman su procesos.

4. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos estratégicos.

6. Elaborar un macro proceso que permita visualizargráficamente las interrelaciones de los procesos estratégicos.

MAPEO DE PROCESOS – DUEÑOS DEL PROCESOS

Es aquella persona a la que se le ha asignado la responsabilidad de las actividades que componen al proceso, además es el responsable de:

• Valorar el proceso.• Definir el proceso.• Medir el proceso.• Controlar el proceso.• Mejorar el proceso.

…debe ser claramente identificable

MAPEO DE PROCESOS – METODOLOGÍA: “MEJORES PRÁCTICAS”

MAPEO DE PROCESOS – METODOLOGÍA: “MEJORES PRÁCTICAS”

3. Identificar las oportunidades de mejora y proponer el rediseño en los procesos actuales, considerando:

1. Procesos y actividades de una organización.2. Procesos que generan valor para el cliente.3. Procesos necesarios para la organización.4. Procesos que no generan valor.

4. Analizar el impacto de las propuestas de mejora.

NOTA: Se puede utilizar cualquier metodología de sistemas duros o suaves para el diagnóstico y solución del problema, todo dependerá

de la naturaleza del mismo.

MAPEO DE PROCESOS: SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO