EL CONTROL EN LA GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Profesor : José Martin Vallejos Decheco Consultor Empresarial

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICION DE CONTROL

PLANTEAMIENTOS:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN adoptado.Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes.George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo.Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

En definitiva, debe entenderse el control como:

Una función administrativa, ya que forma parte del Proceso Administrativo, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Prof. José M. Vallejos Decheco

ELEMENTOS DE CONCEPTO

QUE LOGRAMOS CON UN UN BUEN CONTROL

1. Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

2. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Producir ciclos más rápidos: es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

Agregar valor: a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: El proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores Enfrentar el cambio: El control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

BASES DEL CONTROL

PLA

NEA

R Y

OR

GA

NIZ

AR

HA

CER

EV

ALU

AR

MEJO

RA

RCONTROL

¿Qué?

¿Cómo?

Ejecutar

Información clara

Interpretación

Comparación

Puesta en práctica de

medidas correctivas

Tipos de Control en el Área de producción

1. Control de Producción

Medidas que logren el óptimo rendimiento en las unidades, cumpliendo con las necesidades del departamento de ventas.

2. Control de Calidad

Corregir cualquier desvíos en los estándares de calidad de productos o serviciosControl de rechazosInspecciones

3. Control de Costos

Verificar continuamente los costos de producción de materia prima o de mano de obra

4. Control de Tiempos de Producción

5. Control de Inventarios

Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias

De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros

7. Control de desperdicios

8. Control de Mantenimiento y Conservación

6. Control de Operaciones

Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros

Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables

Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros

Tipos de Control en el Área de Ventas

1. Por volumen total de las mismas ventas. 2. Por tipos de artículos vendidos. 3. Por volumen de ventas estacionales. 4. Por el precio de artículos vendidos. 5. Por clientes. 6. Por territorios.

Tipos de Control en el Área financiera

1. Control presupuestario: Control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento

2. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

Tipos de Control en el Área de Recursos Humanos

1. Controles de asistencia y retrasos

2. Control de vacaciones3. Control de salarios

El control puede servir para lo siguiente:

• Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).

• Corrección de los defectos.

• Mejoramiento de lo obtenido.

• Nueva planeación general.

• Motivación personal.

• Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:

1. El control preliminar,

2. El concurrente y

3. El de retroalimentación.

Fines del control de gestión

• Informar: es necesario transmitir y comunicar la información para la toma de decisiones e identificar los factores claves de la organización para así determinar cual es la información clave.

• Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la obtención de los objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas u objetivos se logra gracias a las personas y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para alcanzar las metas.

Conclusiones

1

El control es una función administrativaLa aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales

2

•El Sistema de Control de Gestión es en términos sencillos definir: quién, cómo y cuándo, aplicará las estrategias de control y evaluará los Factores Críticos de Éxito de la organización

3

AUDITORIA DE GESTIÓN

AUDITORIA DE GESTION• La Auditoria de Gestión nos permitirá obtener una valiosa

información respecto a los sistemas de control y procesos en las diferentes áreas o niveles funcionales de la empresa permitiéndonos medir el nivel de desempeño de éstas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestión empresarial.

• Al efectuar la Auditoría de Gestión es importante tener un enfoque sistémico de la organización el cuál nos permitirá determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa,así como determinar otros indicadores valiosos de gestión.

TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

• Investigación documental.• Observación directa.• Acceso a redes de información.• Entrevistas. • Cuestionarios.• Cédulas (papeles de trabajo)

ESO ES TODO MIS QUERIDOS ALUMNOS

SU AMIGO :POR SIEMPRE.

Profesor:José M. VallejosDecheco