PRESENTACIÓN DEL CURSO DE EXCEL 2007

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Siguiendo con nuestra máxima de "el aprendizaje al alcance de todos y de forma gratuíta", hoy vamos a abordar otro ambicioso curso donde pretendemos enseñarte a manejar con soltura este extraordinario programa de Microsoft™ que recibe el nombre de EXCEL 2007. Excel 2007 es una aplicación de hoja de cálculo con la que dispondrás de multitud de opciones para poder realizar cálculos, organizar los resultados y llegado el momento, presentar los datos obtenidos.

En esta versión de Excel 2007 se ha rediseñado completamente la interfaz de trabajo así como la propia forma de trabajar, por lo que si ya tenías unas nociones de Excel en versiones anteriores, será necesario que le dediques un tiempo para aprender su manejo.

Y si es la primera vez que vas a trabajar con esta hoja de cálculo, estás ante un curso completo que te permitirá aprender todo lo necesario para manejarte con soltura en ella.

Por muy complicado que pueda parecerte, te animamos a seguir todas las lecciones, realizar las prácticas que te iremos proponiendo y en fin, dedicar un esfuerzo a aprender a manejar Excel 2007. Será un esfuerzo que al final se verá recompensado, ya que en cualquier trabajo donde exijan el dominio de las herramientas de ofimática, estarás en disposición de poder demostrar tus conocimientos y quien sabe, quizás obtener un puesto de trabajo interesante para tu futuro. Hoy en día, es casi obligado para optar a cualquier trabajo, el tener amplios conocimientos en estas herramientas ofimáticas: Excel, Word y Access, además de PowerPoint y Outlook..

Nuestro método de aprendizaje es bien simple: tratamiento de todos los aspectos de Excel 2007 mediante unas explicaciones claras y sencillas, siempre acompañadas de multitud de capturas de pantalla que te sirvan de guía fácil para tú poder practicar al mismo tiempo. Aprenderás casi sin darte cuenta.

Ningún curso podrá servir al alumno si este no pone de su parte el esfuerzo necesario que todo curso requiere...Por más que queramos explicar cada Tema de forma lo más sencilla y asequible posible, si el alumno no se esfuerza en desarrollar todos los ejemplos en su casa realizando las prácticas, repasando lo aprendido, e incluso "inventando" variaciones sobre lo que le expliquemos, el esfuerzo de "deseoaprender.com" será baldío. No nos engañemos, es fundamental que quieras aprender Excel 2007, de lo contrario, no habrá curso o academia capaz de enseñarte esta materia o cualquier otra. Estamos seguros de que sí harás ese esfuerzo y por tanto aprovecharás este curso que con tanta ilusión preparamos para tí. Suerte en tu aprendizaje!!.

 PRIMEROS PASOS EN EXCEL 2007

CONOCER LA PANTALLA DE EXCEL 2007

HOJAS Y LIBROS

+ En una Hoja de Excel 2007 habrá 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que hace que se hayan incrementado notablemente respecto a versiones anteriores de Excel donde por ejemplo sólo se disponía de 256 columnas...

+ Como ya sabrás, el lugar de intersección de una fila con una columna, recibe el nombre de celda, y por tanto en una Hoja podremos disponer nada menos que de 17.179.869.184 celdas (¡¡ más de diecisiete mil millones de celdas !!). Esto hará que sea prácticamente imposible que puedas llenar una Hoja, pero siempre será bueno disponer de espacio suficiente...

+ Para nombrar las celdas, las filas y columnas, Excel 2007 usa un sistema que por defecto consiste en letras para las columnas y números para las filas, y en concreto este es el método:

• Para las columnas usará de la A a la Z para las 26 primeras, luego se valdrá de la AA hasta la AZ para las 26 columnas siguientes, después de la BA a la BZ, de la CA a la CZ y así hasta la ZZ; en este momento comenzará con AAA, AAB,....hasta llegar a la XFD que será la última columna.

• En cuanto a las filas, estarán numeradas del 1 hasta el 1.048.576 lógicamente.

• Se deduce por tanto que para designar las celdas de una Hoja --teniendo en cuenta lo anterior--, se usará desde el A1 (primera celda de una Hoja) hasta XFD1048576 (sería la última celda de la Hoja).

LA AYUDA DE EXCEL 2007

Cuando te surja alguna duda mientras trabajas con Excel 2007 siempre tendrás a mano una excelente ayuda que te brinda la propia aplicación, no tendrás más que picar en:

De esta forma verás como se abre un panel con temas de ayuda que te será muy útil en cualquier momento. Picando sobre uno de los temas te dará las explicaciones que necesitas. Pero si además picas sobre el botón que te indico (en forma de libro):

Dicho panel se ampliará y dividirá en dos partes pudiendo acceder en la parte izquierda a un contenido amplísimo con categorías y subcategorías, si ahora picas sobre un tema de esas subcategorías verás en la parte derecha la ayuda solicitada.

Tienes también la posibilidad de escribir tú en el buscador el tema para el que necesites ayuda, por ejemplo quieres saber sobre el tema de la suma: Así que en el buscador tecleas "sumar" y picas sobre el botón "Buscar" obteniendo en la parte derecha varios temas relacionados con tu búsqueda. Si picas sobre uno de ellos (por ejemplo en el primero).

GUARDAR/ABRIR LIBROS DE EXCEL

Siempre que estemos trabajando en un Libro de Excel, llegará el momento en que tengamos que guardarlo para no perder nuestro trabajo y poder seguir en otro momento. Esta tarea se bastante sencilla y lo primero que tendremos que decidir es donde guardaremos el Libro y en que tipo de formato.

A la hora de guardarlo, podremos hacerlo como un Libro de Excel 2007 o como uno compatible con versiones anteriores de Excel (versiones 97 ó 2003); veamos como hacerlo. Fíjate ahora en esta imagen que te ofrezco aquí abajo:

Para ello, como puedes ver en la imagen de arriba, tendremos que picar sobre el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de nuestro panel, lo que nos llevará a esta pantalla:

Será aquí donde decidamos qué formato aplicaremos al archivo a guardar, si un Libro de Excel (para la versión actual 2007) o como Libro de Excel 97-2003 para que tenga compatibilidad con estas versiones anteriores.

Tan sencillo como buscar la carpeta de mi Pc donde quiero guardarlo, darle un nombre en el apartado "Nombre de archivo:" y buscar la opción (extensión) en el desplegable a la derecha de "Guardar como tipo:". Finalmente picamos sobre el botón Guardar y listo. Si abrimos ahora nuestro Excel 2007 y picamos en el botón de Office, ya veremos nuestro Libro Guardado:

FORMATOS EN CELDA

AGREGAR NUEVAS HOJAS, RENOMBRAR, ELIMINAR

Por defecto, Excel 2007 trae incluídas 3 Hojas de cálculo, que en ocasiones pueden resultar escasas; de ocurrir así sería necesario crear nuevas Hojas, lo que es muy sencillo. Para crear una nueva Hoja en Excel, tienes que ir abajo:

En concreto, te explico más detalladamente el tema de las “nuevas hojas”;

Simplemente picando sobre el icono que te indico en esta imagen de arriba, verás como aparece una nueva Hoja en tu Libro.

Otra forma de crear una nueva Hoja es picando con botón derecho sobre una de ellas, lo que hará que te aparezca el siguiente desplegable:

CAMBIAR NOMBRE A UNA HOJA EXISTENTE

De forma igual de sencilla, podrás cambiar el nombre de una Hoja, de modo que el consabido "Hoja1", "Hoja2", etc..., tenga el nombre que desees o te interese. Para ello no tienes más que hacer clic con botón derecho sobre la Hoja que deseas cambiar:

Ahora sólo tienes que teclear el nuevo nombre (yo en el ejemplo, a la Hoja5 la cambio por Nueva):

ELIMINAR UNA HOJA QUE YA EXISTE

Si lo que queremos es que una Hoja existente desaparezca de tu Libro, tan sencillo como hacer un clic con botón derecho sobre esa Hoja y en el desplegable elijo Eliminar:

Con lo que la llamada Nueva, habrá desaparecido:

Habrás podido comprobar de qué forma tan sencilla podrás agregar cuantas Hojas necesites en tu Libro de Excel 2007; además puedes eliminarlas o cambiarles el nombre con tan solo unos pocos clics de ratón...

EL DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO COMIENZA POR COSA BÁSICAS

Una vez que tenemos texto o números en nuestra/s celda/s vamos a ver como mejoramos su aspecto. Por ejemplo:

Aplicando una fuente de letra y un tamaño más acorde con nuestras necesidades. Además podemos aplicarles color:

Y de forma igual de sencilla, podremos aplicar un fondo si fuera necesario:

Y así podríamos seguir usando los formatos de fuente según los necesitemos, en una celda o en filas completas de ellas; o en columnas de nuestra Hoja. Te recomiendo que practiques más opciones...

Seguiremos aprendiendo más sobre el uso de los formatos en la siguiente lección. Aunque te pueda parecer de poca relevancia, te aseguro que la tiene y es necesario que aprendas todas estas técnicas (más adelante te darás cuenta del por qué).

LAS FUNCIONES EN EXCEL 2007

El fin primordial de Excel 2007 es el de realizar cálculos de forma rápida y eficaz, un trabajo que realizará con todos aquellos datos que le introduzcamos.

Los cálculos realizados por Excel, los hace en base a funciones y fórmulas que comenzaremos a estudiar a partir de este momento para que no te quede duda alguna sobre su uso.

En este Tema 10 haremos un repaso de todo lo concerniente a las funciones en Excel 2007 para a partir de aquí adentrarnos de lleno en las fórmulas, las que trataremos a fondo con todo lujo de explicaciones y muchos ejemplos prácticos de aquellas fórmulas más usadas.

Por tanto, se te requiere para que a partir de este Tema --con más motivo aún--, realices prácticas numerosas; no te limites a estudiar las lecciones porque de esta forma nunca llegarás a dominar Excel 2007, al contrario, deberías practicar con los ejemplos prácticos que demos, pero además ampliarlos con otros que tú te crees y resuelvas...

FUNCIONES: UN EJEMPLO

Una FUNCIÓN no es más que una forma estándar de realizar un cálculo en base a una fórmula que ya ha sido predefinida en Excel. Por ejemplo la función SUMA no es más que una secuencia con esta forma: SUMA(número1;número2;....) que de forma sencilla (lo veremos) te permitirá realizar suma de números.

Excel 2007 trae predefinidas un gran número de funciones (es decir, fórmulas integradas), que van desde muy sencillas hasta otras especializadas y con bastante complicación.

Una función se compone siempre de un nombre en mayúsculas y seguido de dos paréntesis (de apertura y cierre) donde se expresan uno o varios argumentos que facilitan la información necesaria

para que la función ejecute el cálculo correspondiente. Estos argumentos o reglas que permiten ejecutar una función se llaman sintaxis

Ejemplo: Sea la función =SUMA()

>> La sintaxis correcta para dicha función es: SUMA(número1;[número2];. . .)

** Quiere decir que la función SUMA requiere un argumento obligatorio que sería número1 (el primer número de la suma que se representa con negrita). Además requerirá un argumento opcional que sería [número2] (el segundo número de la suma siempre que exista el primero); y además verás ". . ." que indican existe la posibilidad (no obligatorio) de incluír más números en dicha suma (serían: número3, número4, etcétera).

Por tanto, siempre que accedas a una función deberás tener en cuenta la sintaxis de la misma, la cual deberá cumplirse a rajatabla para evitar errores. Gráficamente sería:

Si te colocas en una celda de la Hoja y tecleas =SUMA( verás que automáticamente Excel 2007 te mostrará debajo la sintaxis que deberás observar. De igual forma, si te vás a la ficha Fórmulas y en la cinta de opciones, grupo Biblioteca de funciones picas sobre el botón de Matemáticas y trigonométricas verás que también puedes acceder a SUMA:

En el momento que piques sobre SUMA te aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.

Aquí puedes introducir por ejemplo los dos números que deseas sumar en cada casillas como puedes ver:

En el momento que piques sobre el botón Aceptar, verás que en la celda de tu Hoja quedará el resultado de la suma y además te aparecerá arriba la fórmula empleada.

Fíjate ahora en un detalle, si subes a la ventanita de fórmulas (donde te aparece: =SUMA(148;325) y picas justo detrás del 5 final, escribes ahora: ;500 en el momento que pulses la tecla <Enter> podrás ver como automáticamente la cifra 500 quedará sumada al resultado anterior.

ESCRIBIR FUNCIÓN DIRECTAMENTE EN CELDA DE EXCEL 2007

Existen varias formas de insertar una función en Excel 2007 (las veremos). La más directa de ellas es hacerlo en la celda y para aprenderlo nada mejor que un ejemplo. Tecleamos en la celda B1 una cantidad y pulsamos <Enter> para pasar directamente a la celda B2, donde insertamos otra cantidad; ahora nuevamente <Enter>:

En la celda B3 donde nos encontramos ahora, escribamos =su lo que hará que nos aparezcan en un desplegable las funciones que empiecen por SU (entre ellas la que nos interesa: SUMA), así que doble clic sobre ella para activarla:

Y ahora, o bien puedes teclear tú B1;B2 o también puedes picar sobre la celda B1 (verás que aparece en la función tras el paréntesis), tecleas el punto y coma ";" y picas dentro de la celda B2 para que aparezca como segundo operador de la función.

Hecho lo anterior, no queda más que pulsar la tecla <Enter> para que Excel 2007 "cierre" la función (le coloque el cierre de paréntesis al final) y calcule el resultado. ** También sirve el picar sobre el botón "Introducir" que te indico en la imagen de abajo:

Bueno, pues de una u otra forma Excel 2007 realiza el cálculo automáticamente y lo colocará en B3:

Puedes ver el resultado de esta sencilla operación con la función SUMA aplicada a dos números y ejecutada directamente sobre una celda, tal como reza el enunciado de esta lección.

BIBLIOGRAFÍA

http://www.deseoaprender.com/Excel2007/excel-2007-presentacion-curso.html