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Excel 2007 Basico

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MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 2 Disposiciones generales I.- Con el la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un mejor atencin,Edutecnodispusodeunaseriedenormasquetodoslosparticipantesdeben respetar. Esto asegurar una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una optimizacin de los conocimientos entregados a los alumnos. Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases No se deben entrar lquidos ni comida al saln.LasclasescomienzanpuntualmentesegnelhorarioestablecidoentrelaEmpresay Edutecno. Laspersonasquelleguendespusdelos10primerosminutosdecomenzadalaclase, sern considerados como atrasados. Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerenciasen recepcin. SielcursoserealizafueradelasoficinasdeEdutecno,enviarsussugerenciasalmail [email protected] II.- Adems ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitacin los requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso. La asistencia mnima para aprobar es de un 75 %. La nota final del alumno se obtendr de un 80 % examen prctico, 10 % participacin en clases y 10 % asistencia.Unavezfinalizadalacapacitacin,Edutecnoenviaralaempresauncertificadoconla nota final de la persona yporcentaje de asistencia. Losalumnosquefaltenalaevaluacinfinal,deberncomunicarsedirectamenteconel encargado de capacitacin de su empresa para justificar su inasistencia y a travs de l coordinar larendicindelapruebapendiente.Esteprocesodeberealizarseenunplazonoposteriora1 semana despus de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno ser reprobado por nota. MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 3 I .......................................................................................................................................................................... 5QU ES MICROSOFT EXCEL? ................................................................................................................. 51 DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 52 NOMENCLATURA ..................................................................................................................................... 63 ALTERNATIVAS DE INGRESO AL PROGRAMA ............................................................................................ 74 DESCRIPCIN DE ELEMENTOS DE LA VENTANA ........................................................................................ 8II ....................................................................................................................................................................... 10TRABAJANDO CON LIBROS .................................................................................................................... 101 CREAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJ O .................................................................................................. 102 GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJ O ......................................................................................................... 103 RECUPERAR UN LIBRO DE TRABAJ O ...................................................................................................... 124 CERRAR LIBROS DE TRABAJ O ................................................................................................................ 12III ..................................................................................................................................................................... 13TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO ........................................................................................... 131 GENERALIDADES DE UNA HOJ A DE CLCULO ....................................................................................... 132 CELDAS ................................................................................................................................................. 133 CAMBIAR EL ANCHO Y EL ALTO DE UNA CELDA ..................................................................................... 144 RANGOS DE CELDAS .............................................................................................................................. 15IV ..................................................................................................................................................................... 16ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO ................................................................................. 161 SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJ A DE CLCULO ............................................................................... 16V ....................................................................................................................................................................... 19DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA ..................................................................... 191 DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UN LIBRO: ................................................................................ 192 UN ELEMENTO IMPORTANTE: EL BOTN DE LLENADO (CONTROLADOR DE RELLENO) ........................... 20VI ..................................................................................................................................................................... 23PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO ...................................................................................... 231 FORMATO DE CELDAS ........................................................................................................................... 232 FORMATO GENERAL DE CELDAS ............................................................................................................ 233 AUTOFORMATO ..................................................................................................................................... 274 MODIFICANDO ANCHO DE COLUMNAS Y ALTO DE FILAS ........................................................................ 285 MODIFICACIN DE LAS HOJ AS ............................................................................................................... 29 MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 4 VII .................................................................................................................................................................... 31INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO ........................................................................... 311 FRMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................... 312 COMPONENTES DE UNA FRMULA ......................................................................................................... 313 INGRESANDO UNA FRMULA ................................................................................................................. 334 COPIAR Y MOVER CONTENIDOS DE CELDAS ......................................................................................... 415 IMPACTO SOBRE LAS REFERENCIAS DE UNA COPIA DE FRMULAS ......................................................... 41VIII .................................................................................................................................................................. 44GRFICOS ..................................................................................................................................................... 441 PARA CREAR UN GRFICO ..................................................................................................................... 442 MODIFICANDO UN GRFICO EXISTENTE ................................................................................................ 45IX ..................................................................................................................................................................... 46GESTIN DE LISTAS .................................................................................................................................. 461 ORDENAR DATOS ................................................................................................................................... 462 FILTROS ................................................................................................................................................. 48X ....................................................................................................................................................................... 51PREPARANDO UN LIBRO PARA SU IMPRESIN ............................................................................... 511 CONFIGURAR PGINA ........................................................................................................................... 512 VISTA PRELIMINAR ............................................................................................................................... 553 IMPRIMIR ............................................................................................................................................... 56XI ..................................................................................................................................................................... 58SOLUCIONES DE LOS EJERCICIOS: ...................................................................................................... 581 EJ ERCICIO FORMATOS ........................................................................................................................... 582 EJ ERCICIOS DE FUNCIONES: ................................................................................................................... 583 EJ ERCICIO AUTOFILTRO: ....................................................................................................................... 59XII .................................................................................................................................................................... 60ANEXOS ......................................................................................................................................................... 601 ETIQUETA DE INICIO .............................................................................................................................. 602 ANEXO RESUMEN DE COMANDOS RPIDOS .......................................................................................... 613 ANEXO TECLAS PARA MODIFICAR DATOS .............................................................................................. 634 TECLAS PARA MOVERSE Y SELECCIONAR EN LA PLANILLA ................................................................... 63 MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 5 I Qu es Microsoft Excel? Microsoft Excel ( MSExcel) es una planilla de clculo, de gran capacidad y facilidad de uso. Lasplanillasdeclculosonuntipodeherramientaorientadoamanejarinformacin numricapreferentemente,permitiendorealizarsobreellaclculosygrficosdediversa complejidad. Conestaherramienta,fcilyrpidamentepodremossumar,restar,multiplicarydividir, calcularsumatorias,porcentajesomanejarfuncionesdetipomatemtico,financiero, estadstico, entre otras, las cuales son provistas por el programa. Cada documento generado a travs de este programa se llama Libro.UnLibro, contiene Hojas(planillasdeclculo)ystastienenunadimensinde1.048.576filaspor16.384 columnas, cada una.OtracaractersticaimportanteesqueunlibrodeMSExceldisponedevariashojas consecutivas.Conestacualidad,nospermiteconstruirtablascondistintosanchosde columnassinqueestosafectenaotrastablasenotrashojasyaquecadahojaes independiente. 1Definiciones 1.1Libro de trabajo UnLibrodeTrabajoesunarchivodetrabajoyalmacenamientodedatos.UnLibrode Trabajo puede contener una o varias hojas de distintos tipos (hojas de clculo, hojas de grfico) Cuandoabrimos,cierraoguardaunarchivo,MSExcelestabriendo,cerrandoo guardando un Libro de Trabajo. Cuando abre un nuevo Libro de Trabajo, ste se abre en forma predeterminada con tres hojas de clculo listas para almacenar y manipular datos. 1.2Hojas de clculo o Planilla de Clculo La hoja de clculo es el principal base de almacenamiento y manipulacin de datos de un Libro de Trabajo. Una hoja de clculo se divide en filas y columnas, que forma una gran cuadrculacompuestaporunsinnmerodepequeasceldasdondesealmacenanlos datos. Una hoja de clculo siempre formar parte de un Libro de Trabajo. 1.3Administrador de listas Unalistaesunaordenacindedatossimilares(registros),porejemplo,unlistadode clientes y sus respectivos nmeros de telfono. Un Libro MSExcel puede contener una lista comounabasededatosyproporcionarherramientasestndaresparaordenar,filtrar, agregar, eliminar y resumir datos de una lista. MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 6 1.4Grficos Con MSExcel, puede representar grficamente un conjunto de datos almacenados en una hoja de clculo y con la posibilidad de elegir entre mltiples y diferentes formatos y tipos.Despus de crear un grfico, puede mejorarlo agregando elementos para grficos, como rtulos de datos, una leyenda, ttulos, texto, etc. Asimismo, podremos desplazar y cambiar el tamao de la mayora de los elementos de los grficos.Tambinpuededarformatoaungrficoutilizandodiseos,colores,alineacin,tiposde letra y otras caractersticas para dar formato. Adems, un grfico podremos formar parte de una hoja como un grfico incrustado o podremos guardarlo en una hoja para grficos en forma independiente. 1.5Presentaciones y formatos avanzados Es posible mejorar notablemente la presentacin de los datos de una hoja de clculo por medio de mltiplesformatos paratexto,valoresyfechas queestndisponiblesparaser aplicadas. Y ms an, cuando los formatos disponibles no se ajustan a sus requerimientos, podremos modificarlos a su medida.2Nomenclatura Paraefectosdeinstruccionesqueseusanenelmanual,sepresentalasiguiente nomenclatura: Hacer Clic1:Hacer Clic consiste en presionar el botn izquierdo del Mouse slo una vez. HacerDobleClic:HacerDobleClicconsisteenpresionarelbotnizquierdodelmouse DOS VECES. Hacer Clic y Arrastrar: consiste en presionar y mantener presionado el botn izquierdo del Mouse, mientras mueve el Mouse en una direccin. ejecutar el men contextual hacer Clic en el Men Contextual: es hacer clic en el botn derecho del Mouse. 1Considerandoquetieneelmouseconfiguradoparausodediestros.Delocontrariose invierte la instruccin de izquierdo por derecho. MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 7 3Alternativas de ingreso al programa Por el icono: Ejecute un doble Clic sobre el siguiente icono, Ilustracin 1 Icono Excel Desde la Barra Inicio: Active MSExcel desde el Men Inicio/Programas. Ilustracin 2 Acceso desde Inicio Cualquiera de estas acciones abre en forma automtica la planilla de clculo MSExcel. MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 8 4Descripcin de elementos de la ventana Al ejecutar el programa se visualizar por pantalla la siguiente ventana. Ilustracin 3 Descripcin Elementos de Ventana Botn Office:Es donde encontramos las opciones bsicas del Libro, tales como Abrir, Cerrar, Guardar, etc. Barra de Acceso Rpido:Esellugardondedejamoslosbotonesdemasfrecuenteutilizacin, esta puede ser personalizada por el usuario. Barra de Ttulo:Aparece el nombre del libro que esta abierto. Por defecto un libro nuevo aparece como Libro1" hasta el momento de guardarlo. Banda de Opciones:En este lugar, separado por etiquetas, aparecen losbotones con todas las alternativas a trabajar en la aplicacin. Barra de Frmulas:Muestraelrealcontenidodelaceldaactivaysinformato.Permitiendo construir o editar frmulas, modificar e ingresar datos en una celda.Etiquetas de hojas: Sonlasetiquetasqueidentificanypermitenelegirlashojasdeclculo contenidas en un Libro de Trabajo. Barras de desplazamiento : Permiten desplazarse dentro de una hoja. Botn Office Banda de Opciones Barra de Acceso Rpido Barra de Desplazamiento Area de trabajoBarra de frmulas Etiqueta de Hoja Celda activa Barra de Titulo MSEXCEL 2007 BSICO QU ES MICROSOFT EXCEL? 9 Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque no tienen color. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen slo como una silueta gris. Adicionalmentepodemosactivarlaposibilidaddeverlateclaocombinacindeteclasqueme permiten realizar la accion sin el uso del Mouse, para esto hay que presionar por unos segundos la tecla ALT. Para desactivarlo simplemente se vuelve a presionar la tecla ALT. MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON LIBROS 10 II Trabajando con Libros 1Crear un nuevo Libro de Trabajo Clic sobre el botn de Office y presionamos Nuevo. 2Guardar un Libro de Trabajo Cuando guardamos informacin en un archivo de MSExcel, lo que estamos guardando es un LibrodeTrabajo.AlguardarlosesustituyelaversinanteriordelLibrodeTrabajoconla versin actual.Si el Libro de Trabajo no ha sido guardado antes, MSExcel solicitar: un nombreuna carpeta para almacenarlo. Tambin puede sealar el tipo de formato en que grabar el archivo, dado que el archivo lo puede guardar en una versin inferior de excel o propio de otro programa (texto). Para ello ver la secuencias de comando que se requiere a continuacin: a)Seleccione guardar en el men Principal Archivo/Guardar o haga un Clic sobre el botn "Guardar":

MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON LIBROS 11 b)Seleccione un disco y unacarpetade almacenamiento. c)Asigneunnombreal archivo. d)Ejecute Guardar MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON LIBROS 12 3Recuperar un libro de Trabajoa)Seleccione Abrir en el botn office y haga un Clic sobre el botn "Abrir". b)Seleccioneeldiscoyla carpetadondealmacenel libro c)En la lista de archivos haga undobleClicsobreel nombre deseado. 4Cerrar libros de trabajo Para cerrar el libro activo, Seleccione la opcin Cerrar desde el botn office. Una vez que se hayan completado todas las actividades en un Libro de Trabajo, puede resultar conveniente cerrar uno o ms Libros de Trabajo abiertos con el fin de liberar recursos de memoria. MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO 13 III Trabajando con Hojas de Clculo 1Generalidades de una Hoja de Clculo LahojadeclculoeselprincipalelementodeunLibrodeTrabajoqueseutilizapara almacenar y manipular datos.Cada hoja de clculo es una cuadrcula rectangular compuesta por 16.384 columnas ( de la A a la XFD) y 1.048.576 filas2. Cada columna es identificada por una combinacin de letras del alfabeto. Cada fila es identificada por un nmero entero correlativo. 2Celdas La interseccin entre una columna y una fila se denomina "celda".Laceldaeslaunidadbsicadealmacenamientodedatosenunahojadeclculo.El contenido de una celda se puede mostrar a partir de (ver Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos, en la pgina siguiente).: ConstantesFrmulasPor otro lado el contenido tambin se puede clasificar por el tipo de dato. Esto es del tipo: Numrico (monto, fecha, porcentaje),Texto (ejemplo: casa, Flor), que se identifica al estar alineado a la izquierdaLgico (Verdadero, Falso) Tipo de Dato La alineacin que viene por defecto, tambin caracteriza el tipo de valor. Es as como: Un valor Numrico (123, 30% y 15-03-2005) aparece est alineado a la derecha Un Texto aparece est alineado a la izquierda (mama y rbol) Un valor Lgico aparece alineado al centro. Ycomolomuestralaimagensiguiente,lafila2contienevaloresnumricos.Lafila3 contiene textos. Finalmente la fila 4 contiene valores lgicos. 2 En la versinMSExcel 2007 MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO 14 Ilustracin 4 Tipo de datos en una celda Excel Recursos para mostrar diferentes Tipos de datos Se pueden introducir dos tipos de datos en una hoja de clculo: Constantes:Un valor constante es un dato que se introduce directamente en una celda y que no cambia a menos que se modifique el contenido de la celda. Un valor constantepuedeserunnmero,untextoounafecha.Unafechadebe ingresarseconunformatoquepuedaserreconocidoporMSExcel,por ejemplo da/mes/ao (14/4/98). Frmulas:Unafrmulaesunacombinacindeelementosqueretornaoentregaun resultadoapartirdeconstantesoresultadosdeotrasfrmulasexistentes. Cuandoelcontenidoesunafrmula,laceldamuestraelresultado.Los resultados pueden cambiar aun cuando la frmula sea la misma. Ejemplo =4 +7o tambin =B4+C4. Para construir una frmula, se usan las referencias a celdas Cada celda es identificada por una" Referenciadecelda" .Unareferenciadeceldaesunacoordenadaconstruida basndose en la posicin de columna y fila de la celda, por ejemplo, la referencia M10 hace mencin a la celda que se encuentra en la columna M y en la posicin de la fila nmero 10. Ver imagen siguiente: 3Cambiar el ancho y el alto de una celda Las celdas, en MSExcel, tienen ciertas dimensiones que vienen predefinidas. Al comenzar a trabajar en un libro nuevo, podremos ver que todas las celdas tienen exactamente la misma altura y el mismo ancho. MSEXCEL 2007 BSICO TRABAJANDO CON HOJAS DE CLCULO 15 Elancho de lasceldasdeMSExcel,semideennmerosquerepresentanlacantidadde dgitos(0-9) quecabenenlaceldaescritos conel tipodeletra predeterminado.Elancho predeterminado por MSExcel es 10,71. Esto quiere decir que si la fuente predeterminada es Arial de 10 (tamao), se podremos escribir 10,71 dgitos en esa celda usando esa letra y ese tamao de letra. ElprocedimientoparamodificarelanchoyaltodeunaceldasemuestraenelpuntoVI4 Modificando ancho de columnas y alto de filas (pgina 28). Ilustracin 5 Cambiando el ancho de una columna La altura, en cambio, viene predeterminada por el espacio necesario para que quepan las letrasmaysculasdelaletradefinida.As,silaletrapredeterminadaesArialtamaode fuente 10, se puede escribir cualquier letra, en maysculas, en una celda de MSExcel, sin necesidad de modificar la altura.Sinembargo,unadelascaractersticasde.MSExcelesqueelaltodelafilacambia automticamente cada vez que modifica el tamao de la letra.De esta forma por ejemplo, si aumenta el tamao de la letra a 18, automticamente MSExcel modificar el alto de la fila en que se ha escrito para que se pueda leer sin problemas el texto introducido. 4Rangos de celdas Un rango es un bloque de una o varias celdas. Al construir frmulas, en muchas ocasiones se debe referir a un rango de celdas en vez de una celda en particular. Una "Referencia de rango"es una combinacin de las referencias de dos celdas ubicadas en esquinas opuestas del rango. Por ejemplo, es posible referirse en forma equivalente al rango como K94:M98, o bien K98:M94. Lneaquemarca elanchooriginal de la columna. Lneasegmentada queindicaelnuevo ancho de la columna. Aquseindica,con nmeros,elnuevo ancho de la columna. MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO 16 IV Administracin de la hoja de clculoEltrabajo conuna hojadeclculono slo selimitaalingresodedatosenlasceldas, es posiblequeserequieracopiarodesplazarungrupodedatosaunaposicindelahoja, borrar un dato, etc.1Seleccin de celdas en una hoja de clculo Para realizar la mayora de las operaciones en una hoja de clculo es preciso seleccionar previamentelasceldassobrelascualessevaaoperar.Enocasionesslosenecesitar seleccionar una celda, un rango, una fila, etc. ElpunterodelMousesuelecambiardeformadeacuerdoalaposicinquetengaenla pantalla o de acuerdo a la operacin que se est realizando. Al realizar una seleccin debe preocuparse que el puntero tenga la forma adecuada. Al realizar una seleccin de celdas el puntero debe tener esta forma. 1.1Seleccionar una nica celdaHaga un Clic sobre la celda o muvase con las teclas de direccin hasta seleccionar la celda requerida. Seleccionar rangos de celdas Ilustracin 6 Seleccin de Celdas 2 Para seleccionar toda la hoja hagaunClicsobreelbotn seleccionar hoja Paraseleccionarunacolumna completahagaunClicsobreel rtulo de columna Para seleccionar un rango arrastre elpunterodelmouseentredos esquinas opuestas del rangoParaseleccionarunafila completahagaunClic sobre el rtulo de fila MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO 17 1.2Insertar filas y columnas Sidespusdeingresardatosenunahojadeclculo,sedacuentaquenecesitafilaso columnas entre las celdas ocupadas, puede insertar nuevas filas o columnas en blanco. Las columnas que antes ocupaban la posicin de las nuevas son desplazadas hacia la derecha y para el caso de las Filas, son desplazadas hacia abajo.Todaslasfrmulasque,antesdelainsercin,hacanreferenciaalasceldasquefueron desplazadas, se ajustan a las nuevas posiciones. Insertar columnas Para insertar columnas en blanco:a)Seleccioneunaceldasobrela columnaquesedesplazarala derechadelanuevacolumna insertada. b) SeleccionelaopcinInsertar Columnas en el botnInsertar, etiqueta Inicio. Lanuevacolumnaseinsertarala izquierda de la celda seleccionada Insertar Filas a) Seleccione una celda que se desplazar hacia abajo de la nueva fila insertada. b) Seleccione la opcin Insertar Filas del botn Insertar en el botn Inicio. c) Entonces la nueva Fila se insertar encima de la celda seleccionada previamente. Al Insertar fila, no modifica la cantidad total de filas (1.048.576) sino que desplaza las filas en la medida que la ltima fila no tenga informacin ingresada. Idem con columnas.Con relacin al comentario anterior un ejemplo: Si la celda IU2 contiene un valor(IU =aaa), podremos ingresar una columna a la altura de la columna B. Y el valor XFC2 se desplaza a la celda XFD2 (que para el ejemplo XFD2=aaa); pero no podremos volver a insertarunacolumnaporqueellosignificaraqueMSExcelpermitequesepierda informacin al no permitir exceder ms all de la columna XFD. MSEXCEL 2007 BSICO ADMINISTRACIN DE LA HOJA DE CLCULO 18 1.3Eliminar filas y columnas Sidespusdeingresardatosenunahojadeclculo,sedacuentaquesobranfilaso columnas, puede eliminar las filas o columnas con informacin o en blanco. Eliminar Columnas a) Seleccione la o las Columnas a eliminar b) Seleccione la opcin Eliminar Columna del botn Eliminar, etiqueta Inicio, o c) Haga Clic sobre la seleccin con el botn derecho y en el men contextual pinche la alternativa Eliminar Eliminar Filas a) Seleccione la o las Filas a eliminar b) Seleccione la opcin Eliminar Fila del botn Eliminar, etiqueta Inicio, o c) Haga Clic sobre la seleccin con el botn derecho y en el men contextual pinche la alternativa Eliminar Ejercicios de la Unidad: Abra un libro nuevo de MSExcel y escriba los datos como se ven en la imagen: Con esos datos: a)Inserte una columna entre la primavera y el verano b)Inserte 2 filas entre Octubre y Noviembre c)Elimine la columna del Invierno d)Elimine la fila de los ttulos MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA 19 V Desplazamiento Rpido dentro de una Hoja Esposibleteneralavistaenlapantallaslounapartedelahoja.Esusualquela informacin que tiene almacenada es mayor a esta seccin por lo que necesitar desplazase por la hoja. Para moverse rpidamente por la hoja se cuentan con varias alternativas que se ejecutan al combinar ciertas teclas: Tabla 1 Resumen de movimiento del cursor con el teclado MOVI MIENTOTECLADO Celda hacia Abajo FLECHA ABAJ OCelda hacia Arriba FLECHA ARRIBACelda hacia la Derecha FLECHA DERECHACelda hacia la Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantallazo hacia Abajo 3AVPAGPantallazo hacia Arriba REPAGIr a la Celda A1 CTRL+INICIOIr a la ltima celda activa de la HojaCTRL+FIN Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJ OPrimera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHAPrimera columnaINICIO 1Desplazamiento Rpido dentro de un Libro: DentrodeunLibrodeTrabajoexistenvariashojasdeclculo.Pordefectoaparecentres hojas de clculo.Existen varias alternativas para desplazarse dentro de un Libro, la primera que se propone a utilizar es la barra de etiquetas. 3 Pantallazo hace referencia a avanzar el equivalente al contenido de una pantalla MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA 20 Ilustracin 7 barra de etiquetas Observe como en este caso se tienen tres hojas de clculo, siendo la hoja1 la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar es la Hoja1.HaciendoClicsobrecualquierpestaacambiardehoja,esdecir,sihaceClicsobrela pestaa Hoja3 pasar a trabajar con dicha hoja.Si el nmero de hojas no cabe en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botonesdedesplazamientodelasetiquetas(alaizquierdadedichabarra)para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que est visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que est visualizando. Para visualizar las ltimas hojas.Una vez visualizada la hoja a la que quiere acceder, bastar con hacer Clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del Libro de Trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin puede utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del Libro de Trabajo:MOVI MIENTOTECLADO Hoja Siguiente CTRL +AVPAG Hoja Anterior CTRL +REPAG 2Un elemento importante: El botn de llenado (controlador de relleno) Celda Seleccionada Rango Seleccionado Botn de Llenado Copiar frmulas o datos en celdas adyacentes, o crear series puede convertirse en una tarea sencilla si se utiliza para ello el arrastre del botn de llenado. Este minsculo elemento se presenta en una esquina de la seleccin, sea sta un rango o una nica celda (celda activa). MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA 21 2.1Copiar celdas adyacentes con el botn de llenado a)En la celda A1 escribir el texto Bienb)luego hacer Clic (con el botn izquierdo) en el controlador de relleno c)sin soltar arrastrar hacia abajo. Deber obtener lo siguiente: De esta forma se copia una celda, pero tambin es posible crear listados ms complejos, por ejemplo como se muestra en la imagen: 2.2Creando Listas Pero MSExcel tambin tiene listados almacenados tales como das de la semana y meses, en su memoria que son de uso frecuente y que se evita el tener que digitar uno a uno.Ejemplo,escribaENEROenlaceldaA1,yarrastreconelbotndellenado. Debera aparecer el resto de los mese del ao4. El auto llenado no slo se utiliza para listas de texto. Tambin se puede utilizar con nmeros. 4 siempre y cuando tenga configurado su lista en espaol, de lo contrario funcionara con los meses en ingls MSEXCEL 2007 BSICO DESPLAZAMIENTO RPIDO DENTRO DE UNA HOJA 22 Ejemplo1: escriba un nmero 1 en la celda A1 y repita el procedimiento anterior. Debera copiar el nmero varias veces Repita lo mismo, pero esta vez,a)escribiendo en la celda A1 el nmero 1b)escribiendo en la celda A2 el nmero 2 c)seleccione ambas celdas y arrastre el botn de llenado de la seleccinCrear una serie del 1 hasta donde haya seleccionado (1,2,3,4,5,6,7) El Botn de Llenado puede ser arrastrado hacia abajo, arriba, derecha o izquierda con la misma utilidad. El Botn de Llenado sirve para trabajar con TEXTOS, NMEROS, e incluso con FRMULAS Y FUNCIONES. Ejercicios de la Unidad: a.Construyaunalistaconnmerospares(indicacin:escribaelejemplocondos pares y arrastre la seleccin) b.Construya otra para impares c.Construya otra para cifras de 10 en 10 MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 23 VI Presentacin de la Hoja de Clculo 1Formato de Celdas Botonesquepermitenmodificarelformatodefuente, tamaodelafuente,negrita,cursiva,subrayado; ademas podemos asignar un bordey colorderelleno a la celda y modificar el color de la fuente Botonesparadaralineacinvertical,diagonal, horizontal a los textos que estan dentro de una celda. Dar sangraalainformacin;ajustareltextoalanchodela celda y combinar celdas Aplicaformatosalascifras,dandoestilodemoneda, porcentaje,millares,tambinpodemosagregaro disminuirle decimales 2Formato general de celdas Todoelconjuntodeformatosorientadosamejorarlapresentacindelasceldasse encuentra en EtiquetaInicio, botn formato, opcin Formato de Celdas.Uncuadrodedilogoconmltiplesfichasnospermiteelegiryaplicarconjuntamenteuna combinacin de formatos para celdas.Para aplicar cualquier formato de celdas, el procedimiento consiste en: a)Seleccionar las celdas sobre las cuales se aplicarn los formatos. b)Elegir EtiquetaInicio, botn formato, opcin Formato de Celdas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 24 Ilustracin 8 Cuadro de dilogo Formato Celda c)Hacer un Clic sobre una etiqueta para seleccionar la ficha de formato de inters. d)Aplicar las modificaciones requeridas en la ficha. e)Seleccione otra ficha si el formato que necesita requiere de otros cambios. f)Presione el botn Aceptar. MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 25 2.1Formato Fuentes Toda la tipografa o tipos de letras utilizadas por MSExcel es proporcionada por la versin de Windows utilizada. MSExcel no dispone de un set propio de fuentes. Para modificar las fuentes: a)Seleccione el rango de celdas a modificar b)Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c)Seleccione la ficha Fuentes en el cuadro de dilogo. d)Seleccione las opciones requeridas. e)Seleccione el botn Aceptar. La ventana de muestra de la ficha Fuentes muestra el efecto de cada cambio. 2.2Formato de nmeros Una caracterstica interesante del formato de nmeros en MSExcel es la posibilidad de crear formatos personalizados. Es decir, si MSExcel no dispone del formato que requerimos, es posible construirlo (este tema se ver en clases) . Para aplicar un formato de nmero: a)Seleccione el rango de celdas a modificar b)Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c)Elija ficha Nmero en el cuadro de dilogo. d)Seleccione la categora correspondiente. e)Seleccione el cdigo que se ajuste a sus requerimientos, o bien, constryalo. f)Seleccione el botn Aceptar. MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 26 LafichaNmeroagrupalosdistintoscdigosdeformatoencategoraspara seleccionarundeterminadocdigodeformatoespreferibleseleccionar previamente la categora que corresponde. 2.3Bordes Para dar bordes a un rango de celdas: a) Seleccioneelrangodeceldasa modificar. b) Seleccionelaopcin Formato/Celdasenelmen principal. c) SeleccionelafichaBordesenel cuadro de dilogo. d) Seleccioneelcolor,elEstiloyla posicindecadabordepor separado. e) Seleccione el botn Aceptar. 2.4Alineacin de contenidos en las celdas Para aplicar algn tipo de alineacin: a)Seleccione el rango de celdas a modificar. b)Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c)Seleccione la ficha Alineacin en el cuadro de dilogo d)Modifique los parmetros de alineacin requerida. e)Seleccione el botn Aceptar MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 27 2.5Diseo y colores de celdas Para aplicar un diseo o colores personalizados a una celda o rango de celdas, siga estos pasos: a)Seleccione el rango de celdas a modificar. b)Seleccione la opcin Formato/Celdas en el men principal. c)SeleccionelafichaTramaenel cuadro de dilogo d)Seleccione un tramado y un color paraesteelcuadrodesplegable "Trama". e)Seleccioneuncolordefondoen la paleta Sombreado de celdaf)Seleccione el botn Aceptar 3Autoformato Excel posee un conjunto de formatos ya definidos para ser aplicados a alguna planilla. Para utilizar estos formatos, debe: a) Seleccionar el rango de celdas a las que desea aplicar los cambios. b) Seleccione en el men principal Formato/Autoformato c) Emerge un cuadro de dilogo en donde elegir un patrn de formato MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 28 EnFormatodetablasetienelalistadelosformatosdisponiblesquesepuedenver como muestra. Con el botn Opciones aparecen las opciones de formatos a aplicar (ver en la parte inferior del cuadro). 4Modificando ancho de columnas y alto de filas 4.1Ancho de columnas Para modificar el ancho de una columna desde el men: a)Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho. b)Seleccione del men principal Formato/Columna/Ancho. c)En la casilla ancho de columnaescriba el ancho deseado. Otra forma: Con el puntero: a)Sitese en el borde izquierdo de algn encabezado de columna. b)El puntero cambiar de forma a | | . MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 29 c)Arrastreelpunterodelmousehaciaizquierdaoderechavariandoelanchosegn desee y luego suelte.4.2Alto de las filas a)Seleccione el rango de columnas a modificar el ancho. b)Seleccione del men principal Formato/Fila/Alto. c)En la casilla alto de filaescriba el alto deseado. De forma similar que columna, se puede modificar el alto de fila con el puntero 5Modificacin de las hojas Cada hoja tiene asignado un nombre y una posicin dentro de cada libro. Las posiciones y nombre de cada hoja se puede modificar, con el comando del men principal Formato/Hoja. Con el comando Formato/Hoja/Cambiarnombre se puede cambiar el nombre de la hoja activa. Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble Clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la hoja. Es importante destacar que dos hojas del mismo libro NO pueden tener el mismo nombre. Para cambiar una hoja de lugar, se da un Clic sobre la etiqueta de la hoja en laparteinferiordelapantalla,se arrastraelpunteroysesueltadnde se desea (guiado por la flecha (). Ejercicios de la Unidad: Abrir MSExcel y realizar las siguientes instrucciones: a.Dar a la columna C un ancho de 20 b.Dar al mismo tiempo un alto de 60 a las filas 1, 3. 4 y 9c.Intentedejarlasceldasconunformatolomssimilaralquesemuestraa continuacin. MSEXCEL 2007 BSICO PRESENTACIN DE LA HOJA DE CLCULO 30 Solucinconlosformatosempleadosdelejercicioalfinaldelmanual:XI 1Ej erci ci o Formatos pgina 58 MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO 31 VII Ingreso de datos en una Hoja de Clculo En una hoja de clculo los datos se ingresan y almacenan en celdas. La entrada de datos se realizaenla"celdaactiva".Laceldaactivasemuestraresaltadaparadistinguirladelas dems.Una vez que la celda est activa, es posible ingresar los datos desde el teclado.Despus de ingresar los datos se debe confirmar o cancelar la entrada de datos ([Enter] o [Esc]. 1Frmulas y Funciones Unafrmulaesunaoperacindeclculo,referencia,deduccinointerpretacindelas celdas de una hoja.El verdadero potencial de una hoja de clculo es el correcto uso de frmulas. Y aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con unacalculadoratpica,enunahojadeclculosetienelaventajadequedisponemosde todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se especifica slo una vez. Toda frmula debe comenzar con el smbolo = o + 2Componentes de una frmulaMSExcel interpreta una entrada de datos como una frmula slo si esta comienza con = o +. Una frmula puede ser una combinacin de cualquiera de los siguientes elementos: Valores constantes Referencias de celdas y rangosOperadores aritmticos, lgicos y de texto Funciones 2.1Valores constantes Tales como nmeros y fechas. Para ingresar un nmero en una frmula no se debe incluir ningn tipo de simbologa tales como smbolos monetarios ($), separador de miles, etc. En caso de escribir una fecha directamente en una frmula, se debe ingresar entre comillas dobles, por ejemplo: La frmula =" 14/4/98" -" 7/4/98"retorna el resultado 7. En caso de retornar otra fecha, deber cambiar el formato a nmero entero MSEXCEL 2007 BSICO INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO 32 2.2Referencias de celdas y rangos Al incluir referencias de celdas o rangos, las frmulas utilizan los contenidos de las celdas sealadas por la referencia para realizar el clculo. Corrientemente, las referencias de rangos, suelen ser utilizadas en frmulas construidas en base a funciones. Por ejemplo la funcin SUMA : =SUMA(A1:A20) se refiere a la suma del rango de celdas A1:A20. 2.3Operadores aritmticos, lgicos y texto Una frmula puede involucrar una o varias operaciones matemticas o de texto. Al calcular una frmula aritmtica, MSExcel tiene un orden: 1.Las potencias,2.Las multiplicaciones y divisiones3.Las sumas y restas.Si se desea alterar este orden predefinido, se deben usar parntesis. MSExcel utiliza cinco operadores aritmticos. Operador aritmticoSignificadoEjemplo +Suma3+3 - Resta Negacin31=2* Multiplicacin3*3 / Divisin3/3 ^Potencia3^2 (el mismo que 3*3) En lo referente a operadores lgicos (de comparacin) se presentan los siguientes: Operadores lgicos (de comparacin) SignificadoEjemplo =(igual)Igual aA1=B1 >(mayor que)Mayor queA1>B1 =B1