ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS[1]

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TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO I

Pág.

A. GENERALIDADES 3

1. ANTECEDENTES 32. PROPOSITO 3

B. DEFINICIONES

CAPITULO II

LA ADMINISTRACIÓN

A. CONCEPTO 5

B. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION 5C. TECNICAS ADMINISTRATIVAS 6

D. NORMAS ADMINISTRATIVAS 6

CAPITULO III

ORGANIZACION DE BODEGAS

A. ORGANIZACION 8

B. REGLAS FUNDAMENNTALES 8

C.- FUNCIONES DE LA BODEGA 8



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D.- ACTIVIDADES 9

E. DISTRIBUCION INTERNA DE UNA BODEGA 10

F. TIPOS DE BODEGA 11

G. ALMACENAMIENTO 14

H. SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 15

I. IDENTIFICACION DE BODEGAS 17

J. PASOS PARA LA IDENTIFICACION 21

K. NORMAS DE SEGURIDAD 21-22



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TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO IA.- GENERALIDADES.

1. ANTECEDENTES

a. La evolución de las industrias, los factores oferta y demandas de susproductos, la necesidad de mantener un stock, para el abastecimiento deuna fluida comercialización, han impuesto la aplicación de programas quesatisfagan estos requisitos.

b.

La planificación de áreas de almacenamiento, se han tornado indispensablepara toda institución, empresa, entidad o persona, en tanto que el volumende producción así lo requiera.

c. Si una industria amplía progresivamente su nivel de producción,lógicamente necesitará aumentar su capacidad de almacenamiento, a fin deproteger la mercadería, hasta el momento mismo de ser comercializada oentregada para su utilización.

2.- PROPÓSITO.

Esta información ha sido preparada con la finalidad de que sirva de guía para eladiestramiento y aplicación de técnicas y métodos para el almacenamiento ymanejo de materiales.

B.- DEFINICIONES BASICAS.-

1. MERCADERIASon todos los materiales o artículos que se expenden en el mercado.

2. MATERIAS PRIMASSon los materiales que ingresan por primera vez a una empresa industrial paraser procesados; ejemplo: hierro, algodón, acero, pieles, etc.

3. MATERIAS EN PROCESO DE FABRICACIÓNSon aquellos que han recibido un proceso inicial de elaboración o construcción;ejemplo: de hierro – varillas; de algodón – hilos; de cueros – cortes, etc.

4. PRODUCTOS TERMINADOSSon los artículos que habiendo recibido un proceso completo de fabricación, seencuentran en bodega listos para ser utilizados; ejemplo: lámparas, tejidosclavos, zapatos, etc.



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5. MUEBLESCada uno de los enseres, efectos o alhajas que sirven para la comodidad y

organización de un sitio determinado.

6. ENSERESUtensilios, muebles, instrumentos necesarios en una bodega o para el ejerciciode una profesión.

7. CONTROL DE EXISTENCIAS.Es la comprobación, inspección y registro que se utiliza con el fin de determinarcualquier inconveniente que exista con los artículos almacenados.

8.

FACTURARelación de artículos u objetos comprendidos en una venta o cualquieroperación de comercio, la cual debe constar con los siguientes datos:a. RUCb. Contenidoc. Nombre de la entidadd. Fecha de elaboración de la factura.e. Fecha de vencimiento de la factura.f. Sello de cancelado.

9.

BODEGAEs el local o sotio destinado y preparado adecuadamente para el almacenamientode materiales, a fin de mantener el control y evitar cualquier deterioro.



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CAPITULO II

LA ADMINISTRACIÓN

A.- CONCEPTO.-Estudio de la distribución y asignación de los recursos en una organización con el finde alcanzar una mayor coordinación y eficiencia en el logro de los objetivosinstitucionales.

B.- PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN.-

El uso de los principios de la administración tienen como finalidad simplificar eltrabajo administrativo, entre los cuales tenemos los siguientes:

1. DIVISIÓN DE TRABAJO

Este es el principio de especialización que se considera necesario para obtenerel uso eficiente del factor trabajo.

2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Considera que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas y señala quela administración desprende de ello.

3. DISCIPLINA

Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como finlograr la obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto.Declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores entodos los niveles.

4. UNIDAD DE MANDO

Cada empleado no debe recibir órdenes de más de un superior.

5 JERARQUÍA DE AUTORIDAD

Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hastalos más bajos, pero se podrá modificar cuando sea necesario.

6. ORDEN

Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados yestar perfectamente bien organizados de manera que la organización opere consuavidad



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7. INICIATIVA

Pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito puede ser profundamente

satisfactorio.

8. ESPÍRITU DE EQUIPO

Este principio sintetizado como la unión hace la fuerza, es una extensión delprincipio de unidad de mando y subraya la importancia de buenascomunicaciones para obtenerlo.

C.- TECNICAS ADMINISTRATIVAS.-

Son los métodos para administrar organizaciones o programas con el fin de

proporcionar, distribuir y reemplazar material o personal. Entre las principalestenemos:

1. El administrador del almacenamiento y manejo del material (bodeguero) operasiempre de acuerdo a la capacidad de su fuerza obrera de los medios a sualcance.

2. Debe y con anticipación a su actuación preguntarse el “Cómo y Por qué”realizaría una operación. Porque únicamente así podrá hacer una evaluación justa de lo que ha obtenido como resultado.

3. Entre el administrador de almacenamiento y todos sus operarios deberá existirun entendimiento completo.

4. La coordinación y la cooperación son excelentes factores para alcanzar laeficiencia en el cumplimiento de funciones de almacenamiento.

5. El administrador del almacenamiento (bodeguero) en lo posible fundamentarásu trabajo en base a lo siguiente:a. Actuar con mucha flexibilidad.b. Hará frente a impulsos de manera serena, productos de las actividades

propias de la bodega.

c. Relevar cuando sea necesario el personal y equipo con las otras seccionesmenos comprometidas con volumen de trabajo.

D.- NORMAS ADMINISTRATIVAS.-

Están constituidas por el conjunto de principios y métodos que se aplicarán a laadministración de los bienes y servicios a favor del estado, entre las principalestenemos:



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1. ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y UTILIZACIÓNSe establecerá un sistema de almacenamiento y custodia de los bienes, losmateriales se destinarán exclusivamente a los propósitos institucionales que

motivaron su adquisición.

2. PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENESSe establecerán sistemas de seguridad que protejan los bienes almacenados contraeventuales riesgos y siniestros, se dictarán procedimientos para contratar segurosconsiderando el costo-beneficio.

3. SISTEMA DE REGISTRO DE BIENES (KARDEX)El sistema diseñado para el registro de las existencias del almacén, deberáfacilitar la codificación e identificación de su naturaleza, ubicación, fecha, costode adquisición, muestran las cantidades de material en existencia y proporcionan

información esencial para trámite.

4. CODIFICACIÓN (TARJETA DE LOCALIZACIÓN)Se hará de acuerdo a las características de la entidad y tipo de bienes, señalandoen una parte visible el código correspondiente de tal manera que sea factible laidentificación de todos los bienes al momento de realizar constataciones físicas.

5. MANTENIMIENTO Y REPARACIONESSe debe elaborar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivode sus bienes con la finalidad de prolongar al máximo posible su vida útil, lamisma que constituye una medida aproximada respecto a la vida real de los

mismos, en la que influyen los siguientes factores:a. El uso a que están sometidos y su regular funcionamiento.b. El mantenimiento y reparaciones que se les preste.c. La obsolencia por los avances tecnológicos o por otras causas justificadas.

6. BAJA O DESCARGA DE BIENESConsiste en retirar todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de serutilizados en la entidad debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia,desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa yreposición.



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CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE BODEGAS

A.- ORGANIZACIÓN.-

CONCEPTO Es la estructura misma de la institución o entidad mediante la cual se determinasu conformación y responsabilidades asignadas a cada escalón o sección conrespectivos campos de acción para las personas que en ellos trabajan; equipos,materiales y más elementos que hagan posible la ejecución de la actividadprogramada.

B. REGLAS FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA ORGANIZACIÓN.

a. Coordinación.-

Es la razón fundamental para organizar, pues las organizaciones son elresultado natural de la división y especialización del trabajo y su propósitoconsiste en lograr el desempeño coordinado de todos los trabajos que loscomponen.

b. Autoridad.-

Consiste en definir cada uno de los deberes y responsabilidades de ladirección o gerencia.

c. Liderazgo.-

Es la personificación de la autoridad por medio de la delegación, lossuperiores confieren autoridad a sus subordinados sucesivamente en toda lacadena de mando.

d. Especialización.-

Sin importar el tipo de organización existe la necesidad de que haya genteque ejecute diferentes tareas en diversos momentos.

C. FUNCIONES DE UNA BODEGASon todas aquellas actividades administrativas encaminadas a dirigir y controlarel proceso de almacenamiento y manejo de materiales bajo la responsabilidad delpersonal debidamente especializado.

a. Principales.-1) Recepción2) Entrega3) Registro



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D.- ACTIVIDADES

Ingresos Consignación Comisión Devolución /ventas En consignación En tránsito Enterga / recepción Donación Sobrantes Produción

Egresos Venta/consumo/Entrega Devolución en compra En consignación En Transito Donaciones Faltantes Absolencia Producción Mermas Destrucción

Cada ingreso como egreso debe tener su justificación que sirva de base legal para los

registros correspondientes.

DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL INGRESOCompras FacturaDevolución en ventas Nota de devoluciónEn consignación Inventario-nota de entregaEn transito Guia de transporteEntrega –recepción Acta- nota de entrega –recepciónDonaciones FacturaSobrantes Acta de sobranteEntrega departamentos Orden de pedido

DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL EGRESOVentas FacturaConsumo Nota de entrega-de créditoDevolución de compras InventariosEn transito Guía de transporteDonaciones Factura sin valorFaltantes Declaración de roboAbsolencia – destrucción ActaMermas MemoTransparencia Nota de entrega



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E.- DISTRIBUCIÓN INTERNA DE UNA BODEGA.

Para tener una buena organización en el área de almacenamiento es necesariodistribuir los sectores de acuerdo a las actividades que se realizan en lasmismas, tomando como referencia las principales:a. Almacenamientob. Registroc. Recepciónd. Entrega

Estas actividades sirven de guía para distribuir los sectores que se van anecesitar dentro del área general de bodegas.

Para esto se requiere analizar las necesidades dando prioridad al área querequiere mayor capacidad que es la de almacenamiento, la misma que debedisponer entre un 60 y 75% del área total; quedando un 40 ó 25% paradistribuirlo entre las demás actividades. Se dará prioridad entre lo restanteconsiderando el tipo de material a almacenarse.

La distribución de las bodegas debe ser lo mas funcional posible sin interferirunas o otras actividades.

Considerando porcentajes, las áreas y actividades se pueden distribuir de la

siguiente manera:

Almacenamiento 75 % 3.750 m2 Registro (kardex) 15 % 750 m2 Recepción 6 % 300 m2 Entrega 4 % 200 m2

TOTAL 100 % 5.000 m2

Recepción

50 m ALMACENAMIENTO Entrega

Registro

100 m



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En casos especiales se organizarán las bodegas considerando las actividadescomplementarias, tales como:

Almacenamiento temporal Embalaje Control de calidad Distribución controlada, etc.

Incluyendo las actividades complementarias se distribuirán de la siguientemanera:

Almacenamiento 60 % 3. 000 m2 Registro (kardex) 10 % 500 m2 Recepción 10 % 500 m2 Entrega 6 % 300 m2

Almacenamiento temporal 5 % 250 m2 Embalaje 5 % 250 m2 Control de calidad y distrib. 4 % 200 m2

Recepción ALMACENAMIENTO Embalaje

50 m Registro

Control de Entrega calidad

100 m

F. TIPOS DE BODEGAS.

Existe diferentes tipos de bodegas dependiendo de los materiales que se vaalmacenar, de las características y especificaciones individuales de cada artículoy del espacio físico disponible para el almacenamiento, entre las cualestenemos:

AlmacenamientoTemporal



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a. Bodega general centralizada.-

Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artículos,

la cual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:

1) Todos los materiales se encuentran en un sólo lugar2) Facilitan el control de los recursos humanos y materiales3) Facilitan el servicio a todas las áreas4) Reduce el personal y por consecuencia los costos5) Reduce costos de infraestructura.

EJEMPLO:

BODEGA GENERAL

a. Bodega especifica o descentralizada.-

Son utilizadas para el almacenamiento de determinados productos y nos

ofrece las sigulmacenamiento de materiales de oficina2) Facilita la atención del área especifica3) Agilita la entrega – recepción de los materiales4) En caso de siniestro existe menos riesgo.

b. Bodega específica o descentralizada.-

Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artículos, lacual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:1) Permite el almacenamiento de materiales a fines.2) Facilitan la atención o servicio al área específica.3) Agilita la entrega y recepción de materiales.4) En caso de incendio existe el menor riesgo de perder todo el material.

AREA DE PRODUCCIÓN

BODEGAGENERAL

AREA DE COMERCIALIZACION

AREA

ADMINIST.



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EJEMPLO. BODEGA ESPECIFICA

c. Bodegas auxiliares.-Se utilizan en el almacenamiento de productos especiales y los excesos enlas otras bodegas, ofreciéndonos las siguientes ventajas:

1) Se almacena material obsoleto2) Sobre stock3) Para material peligroso

4) Para material de recuperación5) Para material pesado.

b. Bodega mixta.-Permite el almacenamiento combinado entre la bodega general ocentralizada y la bodega específica e incluso puede dar lugar a otrascombinaciones.

EJEMPLO:

AREA DEPRODUCCIÓN

AREA DECOMERCIALIZACION

A AR DE MA I

NIS.

BODEGA.Específica.

BODEGAEspecífica

BODEGAEspecífica

BODEG. GENERAL

TALLERM. INDUST.BODEGA

TALLERM. AUTOM.BODEGA

TALLERELECTRÓNBODEGA

TALLERELECTRIC.BODEGA

TALLERCARPINT.BODEGA

RECEPCION



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G.- ALMACENAMIENTO.-

1. DEFINICIÓNEs la función de guardar mercaderías desde el momento que han sidorequeridas o ingresadas a la bodega hasta el momento de ser entregadas parasu utilización, el almacenamiento se prepara con anticipación a la recepción.

a. Importancia del almacenamiento.Permite que todos los artículos almacenados en una bodega, se mantenganprotegidos, conservándose a largo tiempo con un sistema de localización ycontabilización eficiente.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO:

a. Almacenamiento bajo cubierta.-La mayor parte de los materiales exigen un almacenamiento en localescerrados o al menos cubiertos debido a su composición, el mismo que lesbrinda la protección necesaria para su buena conservación y así evitar eldeterioro del artículo, entre los cuales tenemos:

1) Almacén de propósito general:Este almacén utiliza el máximo de espacio, facilitando laaccesibilidad de las personas a los artículos y el fácil manejo demateriales.

2) Almacén refrigerado:Se utiliza para almacenar artículos perecibles, se divide en dos áreasde afinidad, una se designa como espacio frío y la otra como espaciocongelado.

3) Almacén para inflamables: Se guardan productos altamente inflamables, tales como: gasolina,entre otros. Los almacenes para inflamables usualmente consisten endos o más cuartos separados por una lámpara e instalados equiposcontra incendios, los mismos que deben tener regaderas deinundación automática conectada a un sistema de alarma y

abastecimiento de agua.

4) CobertizoSe utiliza para almacenar materiales que necesitan el máximo deventilación y que no requieren una protección completa contra elclima.



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b. Almacenamiento al aire libre.-Esta solución es adecuada para los materiales que no requieren una

protección contra la intemperie debido a su bajo valor o a su granresistencia superficial a los agentes atmosféricas, como por ejemplo:vehículos.

H.- SISTEMA DE ALMACENAMIENTOPara una buena organización dentro del área de almacenamiento se debeconsiderar la forma de distribuir las estanterías desde el punto de vistafuncional, de tal manera que facilite la ubicación, recepción y entrega demateriales. Para este fin se utilizará los siguientes sistemas:

a. Sistema longitudinal.-

Consiste en ubicar las estanterías a lo largo del área de almacenamientotomando en cuenta desde su acceso, facilitando el recorrido por lospasillos; tanto para el almacenamiento como para el recogimiento de losartículos sin perder energía y el tiempo.

La vista muestra la distribución de las estanterías utilizando este sistema;es el siguiente:

1) Sistema transversal.-En este sistema se procede a ubicar las estanterías a lo ancho del área dealmacenamiento de igual forma facilitando el recorrido por los pasillos,en menor tiempo posible.



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La vista superior de la distribución de las estanterías utilizando estesistema es el siguiente:

2) Sistema combinado (mixto)Es la ubicación de estanterías utilizando en el área de almacenamiento el

sistema longitudinal y transversal.

La vista superior de la distribución es la siguiente:



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3) Sistema modular o tarimas en el pisoNo se usa estanterías solo ocupa un espacio en el área dealmacenamiento en forma cilíndrica dependiendo del tipo de material

para almacenar.

I.- IDENTIFICACIÓN DE BODEGAS (ALMACENES), SECCIONES,

. ESTANTERÍAS, FILAS, COLUMNAS Y CAJONES.

a. Bodegas (almacenes).-

Externamente a las bodegas se las identifica por letras y números de lasiguiente manera:

Numero de bodegas (según lasNecesidades de almacenamientologístico)

Clase de abastecimiento (I, II, V)

Letra asignada del servicioLogístico

X N NN



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A = Intendencia B = Material de guerraC = Transportes D = Sanidad.

IDENTIFICACIÓN DE BODEGAS (ALMACENES)En el lugar visible junto a la puerta principal de ingreso a la bodega, se pintarála identificación externa asignada a la misma dentro de una circunferencia.

El diámetro de la circunferencia en que irá impreso la identificación no serámayor de 50 cm. ni menor de 30cm. El color de la identificación y su fondode color rojo y las letras de color negro.

b.- Secciones.-La identificación de las secciones (al interior de la bodega), se realizaráutilizando letras mayúsculas y la descripción de la sección. Ejemplo:

SECCION A : CantimplorasSECCION B : Mosquitero de cama

En un lugar visible se colocará la identificación de la sección, la mismaque puede escribirse con pintura negra en un madero de 50 cm. de largopor 15 cm. de ancho pintado de blanco. Generalmente la identificación dela sección se colgará del tumbado o estructura de cubierta.

c. Estantería.Es un mueble de madera o metal que dispone de columnas y filas, sus

dimensiones están en función de los materiales que se almacenarán y elárea disponible de bodega.

FILAS

2 m

1 2 3 4 5 6 7C O L U M N A S.

1 2 3 4 5 6 7D

C

B

A



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LARGO = 2.40 m Madera3.00 m Hierro (Dixon)

ANCHO = 0.45 m

ALTO = 2.00 m

La identificación de las estanterías se realizará utilizando números como seindica a continuación:

d. Fila.

Es el espacio físico horizontal en una estantería, las filas pueden sermúltiples o individuales dependiendo del tipo de material a seralmacenado.

SECCION A : VAJILLA DE CAMPAÑA

3 4

1 2

SECCION A : PALITROQUES METALICOS

FILASCBA

CBA



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e.- Columna.Es el espacio físico vertical en una estantería, las columnas pueden sermúltiples o individuales dependiendo del tipo de material a ser

almacenado.

f. Cajón.-

Es usado en la bodega de repuestos eléctricos, repuestos de aviación,

repuestos de vehículos, etc., que disponen de elementos que por su tamañopequeño requieren de este tipo de almacenamiento.

Se encuentra en la intersección de una fila y columna y su identificación serealizará utilizando letras: A, B, C, D, etc. Ejemplos:

SECCION A: PORTA VENDAJES PERSONALESCOLUMNAS :

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

M N O P

I J K L

E F G H



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J. PASOS PARA LA IDENTIFICACION EN EL AREA DEALMACENAMIENTO

Identificar las secciones mediante letras mayúsculas Identificar las estanterías con números dentro de cada sección Identificar las filas con letras mayúsculas dentro de cada estantería Identificar las columnas con números dentor de cada estantería

REGLAS PARA UBICAR LA IDENTIFICACIÓN

Del frente hacia el fondo De izquierda a derecha De abajo hacia arriba

K. NORMAS DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES.

a. Normas de seguridad de las bodegas.-

1) Las cantidades de material constantes en las kardex globales de lasBrigadas, deben mensualmente ser confrontadas con las existencias en lasbodegas, a fin de controlar que no haya fuga o faltantes de material,munición, etc.

2) Se debe completar la seguridad perimetral de las bodegas, refugios,

depósitos, etc., con reflectores, luces exteriores e interiores, timbres,alarmas, etc.

3) En caso que el personal salga de la unidad en: comisión, viajes, licenciaanual, permiso, enfermedad o con el pase; deberá dejar el material oarmamento que haya tenido bajo su responsabilidad, al bodeguerorespectivo.

4) En las bodegas de material de guerra no debe existir ninguna otra clase deespecies embodegadas, sino única y exclusivamente las que correspondenal servicio.

5) Las puertas de acceso a las bodegas deben estar aseguradas con candadosdobles, barras de seguridad horizontales, alarmas eléctricas de sonido oluz, en caso de existir ventanas deben estar aseguradas con cubreventanas de hierro.



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b. Normas de mantenimiento.-

1) Cada escalón logístico realizará el mantenimiento de los materialesautorizados e informará mensualmente al inmediato superior, incluyendocostos y novedades.

2) Los repuestos y partes cambiadas, serán entregadas a las unidades deabastecimientos para su control y reposición de los nuevos.

3) El mantenimiento del I y II escalón es responsabilidad del usuario de losmateriales.

4) El uso de los talleres e instalaciones de mantenimiento de todos los

niveles, es exclusivamente para realizar trabajos de la fuerza.

5) El control de operaciones de armamento y vehículos debe ejercer elcomandante en todo momento a más de la revista semanal.

6) El uso de vehículos tácticos es terminantemente prohibido, excepto paraejercicios programados.

7) El consumo de repuestos se realizará en la modalidad de canje (entrega derepuestos dañados y recibe repuestos nuevos).

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