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8/9/2019 AdmonProyectos

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TABLA DE CONTENIDO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFTPROJECT 2010

Módulo 1 – Generalidades

Nueva interfaz de usuario ...................................................................... 5Novedades de Microsoft Project 2010 ...................................................... 5Cambios en los menús .......................................................................... 5

Presentación de la cinta de opciones ....................................................... 5Ficha Backstage o Archivo ..................................................................... 6Encontrar comandos rápidamente ........................................................... 7Nuevas opciones de visualización............................................................ 7Tareas inactivas ................................................................................... 8Tareas de resumen descendentes ........................................................... 8Programación Manual de tareas .............................................................. 8Colaboración mejorada con SharePoint .................................................... 8Opciones de copiar y pegar mejorada...................................................... 8Compatibilidad con versiones anteriores .................................................. 9Ficha Vista ........................................................................................... 9

Vista de tareas ..................................................................................... 9Agregar nuevas columnas rápidamente ................................................... 9Control deslizante del zoom ................................................................. 10Organizador de equipo ........................................................................ 11Escala de tiempo ................................................................................ 12Ficha Archivo o Vista Backstage ........................................................... 12Ubicación de la ficha Archivo ................................................................ 13Trabajar con proyectos ........................................................................ 13Abrir un proyecto existente .................................................................. 13Guardar el proyecto ............................................................................ 16

Módulo 2 – Planear el proyecto

Definir el alcance del proyecto .............................................................. 21Procesos del proyecto ......................................................................... 21Conocer las fases de un proyecto ......................................................... 22El triángulo del proyecto ...................................................................... 23Metodología para formular un proyecto en Project .................................. 24


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Definir tiempos, horarios y tipo de tarea ................................................ 25Definir la lista de tareas e hitos ............................................................ 25Proyecto Comercial ............................................................................. 26Estimar la duración de cada tarea ......................................................... 27Agrupar las tareas .............................................................................. 27

Vincular tareas ................................................................................... 28Dependencias entre tareas .................................................................. 29Definir los recursos ............................................................................. 30Tipos de recursos ............................................................................... 31Asignar recursos ................................................................................. 32Establecer línea base .......................................................................... 33Entorno de trabajo de MS Project 2010 ................................................. 34

Módulo 3 – Crear el proyecto

Definir Calendarios y Tiempos de Trabajo .............................................. 37Definir tiempos, horarios ..................................................................... 37Calendarios ........................................................................................ 38Calendario Base ................................................................................. 38Calendario del Proyecto ....................................................................... 39Calendario de Recursos ....................................................................... 39Calendario de Tareas .......................................................................... 39Relación entre los calendarios .............................................................. 39Definir calendario ............................................................................... 39Crear o Modificar un Calendario ............................................................ 40Modificar Calendario ........................................................................... 40

Configurar calendario laboral ............................................................... 43Crear Calendario ................................................................................ 45Consecuencias en el cambio del calendario ............................................ 47Información del proyecto ..................................................................... 48Trabajar con el diagrama de Gantt ........................................................ 49Descripción y Administración del Diagrama de GANTT ............................. 49Editar estilos de barras ........................................................................ 51Documentar Tareas (Notas) ................................................................. 53Insertar objeto en las notas de una tarea .............................................. 53Información de las Tareas ................................................................... 54

Ingresar las fases, tareas e hitos del proyecto ........................................ 56Insertar Tareas .................................................................................. 56Modo de tareas .................................................................................. 56Esquematizar y vincular tareas ............................................................. 58Tipos, Duración en Tareas y Delimitaciones ........................................... 62Tipos de Tareas .................................................................................. 62Tarea Periódica .................................................................................. 63Tareas de Duración Transcurrida .......................................................... 66


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Duración de las Tareas ........................................................................ 66Tiempo en las Tareas .......................................................................... 67Fijar duración de una tarea .................................................................. 67Delimitación en las Tareas ................................................................... 68Fecha Límite ...................................................................................... 70

Comenzar y finalizar tareas a tiempo .................................................... 71

Módulo 4 – Organizar el proyecto

Posposición de tareas .......................................................................... 73Desactivar Tareas ............................................................................... 77Documentar una Tarea (Notas) ............................................................ 78Agregar una nota a una tarea, recurso o asignación ................................ 79Insertar objeto en las notas de una tarea .............................................. 82Agregar una nota a un proyecto ........................................................... 83

Agregar una nota simple a un proyecto ................................................. 83Agregar una nota compleja a un proyecto .............................................. 85Administrar tablas con el diagrama de Gantt .......................................... 86Trabajar con la vista uso de tareas ....................................................... 90Trabajar con los detalles y estilos de la vista uso de tareas ...................... 91

Módulo 5 – Administrar recursos

Visualización de la hoja de recursos ...................................................... 93Crear recursos ................................................................................... 95Crear calendarios de los recursos ......................................................... 97

Definir costos de los recursos ............................................................. 100Definir tablas de costos ..................................................................... 101Asignar recursos ............................................................................... 104Administración de tablas de recursos .................................................. 107Tabla de trabajo en hoja de recursos .................................................. 109Gráfico de los recursos ...................................................................... 110Unidades de recursos asignadas ......................................................... 111Trabajo ........................................................................................... 111Asignación porcentual ....................................................................... 113Trabajo Acumulado ........................................................................... 113

Detalles del gráfico de los recursos ..................................................... 114Revisar sobreasignaciones ................................................................. 114Gráfico de Recursos .......................................................................... 115Uso de los recursos ........................................................................... 116Detalles y estilos del uso de los recursos ............................................. 117Organizador de Equipos ..................................................................... 118Mover una tarea ............................................................................... 121Ajustar la programación con el organizador de equipos ......................... 124


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Personalizar el organizador de equipos ................................................ 128

Módulo 6 – Analizar el proyecto

Crear o actualizar una línea base o un plan provisional .......................... 135

Plan de línea base ............................................................................. 135Plan provisional ................................................................................ 135Visualización de la línea base ............................................................. 137Variaciones usando la línea base ........................................................ 138Actualización de la línea base o el plan provisional ................................ 138Comparar varias líneas de base .......................................................... 140Filtrar información del proyecto .......................................................... 142Filtros prediseñados .......................................................................... 142Autofiltros ....................................................................................... 144Agrupar información del proyecto ....................................................... 147

Agrupar tareas o recursos por un solo criterio ...................................... 147Agrupar tareas o recursos por varios criterios ...................................... 149Trabajar con el Gantt de seguimiento .................................................. 152Trabajar con el Gantt detallado .......................................................... 154Revisar las rutas críticas .................................................................... 155


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Administración de Proyectos con Microsoft Project 2010

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MÓDULO 1

Generalidades

Nueva interfaz de usuario

Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz. Contienenuevas y eficaces mejoras en la programación, administración de tareas yvistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar losproyectos.

Novedades de Microsoft Project 2010

Cambios en los menús

Uno de los cambios más importantes y más vistos que Microsoft hizo aProject es la reforma de los menús. Al pasar de Project 2007 a 2010 se

debe familiarizar con la nueva ubicación de las funciones, hay varioscomandos que no aparecen por defecto y se deberán agregar desde lasopciones.

Presentación de la cinta de opciones

Los menús y barras de herramientas han sido reemplazados por la cintade opciones, que le ayudará a encontrar fácilmente los comandos quenecesita para completar una tarea. Los comandos están organizados engrupos lógicos, que se reúnen a su vez en pestañas.

En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se puedenpersonalizar.


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Ficha Backstage o Archivo

Al dar clic en la ficha Archivo entrará en la vista Backstage, dondeencuentra las opciones para administrar los archivos de los proyectos. Lavista Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en elmenú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir,guardar e imprimir archivos de proyecto. Los usuarios de ProjectProfessional 2010 también pueden usar Backstage para administrar sus

conexiones a Project Server, desproteger y publicar proyectos.

El comando Opciones que antes se encontraba en el menúHerramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadrode diálogo Opciones de proyecto en el que podrá introducir, revisar omodificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra ytrabaja Microsoft Project.


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Encontrar comandos rápidamente

Ahora, puede encontrar los comandos de uso más frecuente con un soloclic, es decir, haciendo clic con el botón secundario del mouse. Al hacerlosobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla ográficos, se mostrará una minibarra de herramientas con una lista en laque se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tengaprisa, esta es una forma de usar Project que le ayudará a ahorrar tiempo.

Nuevas opciones de visualización

También se han agregado nuevas características de visualización paraayudarle a entender con mayor claridad el rendimiento del proyecto y verdónde están sobreasignados los recursos.


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Tareas inactivas

Puede conservar las tareas inactivas en el proyecto.

Tareas de resumen descendentes

Ya no es necesario crear subtareas para después reunirlas en tareas deresumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y estáspueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con lasfechas de resumen de las subtareas.

Programación Manual de tareas

Project 2010 tiene un cambio importante en cuanto a la programación de

los proyectos, si una tarea fue programada manualmente ya no se ajustanlas fechas automáticamente en el proyecto cuando se hacen cambios en ladependencia entre tareas y en el calendario.

Se pueden colocar tareas programadas manualmente y Project no lasmoverá.

La función de programación manual se puede desactivar para alguna tareaespecífica, o bien para todo el proyecto.

Colaboración mejorada con SharePointProject Professional 2010 pueden exportar archivos de proyecto a unalista de SharePoint, agilizando y facilitando la forma en que se comparteinformación del proyecto, se puede crear informes que puedan ser vistospor cualquier persona en la organización. No es necesario tener ProjectWeb App para sincronizar con una lista de SharePoint.

Opciones de copiar y pegar mejorada

Con esta nueva funcionalidad de Project, ahora se puede copiar y pegar

entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, losniveles de esquema, ni los encabezados de las columnas. Simplementecon dos clics, puede generar un informe instantáneo y copiarlo en losprogramas de Office.


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Compatibilidad con versiones anteriores

Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de Project.

Puede crear archivos en Project 2007 o una versión anterior, abrirlos yeditarlos con Project 2010 en forma de funcionalidad reducida. Tambiénpuede crear archivos en Project 2010 y convertirlos después en versionesde Project 2007, Project 2000-2003, y Project 98; lo que quiere decir queya no se necesita un convertidor.

Puede que algunas de las funciones exclusivas de Project 2010, como lastareas programadas manualmente y las tareas de resumen descendentes,no aparezcan de la forma esperada cuando se usan versiones anterioresde Project.

Ficha Vista

Vista de tareas

Manipular las vistas en Project 2010 ahora es más fácil. En el grupoVistas de tareas y Vistas de recursos están las nuevas formas en lasque puede organizar cómo se presenta y se controla el proyecto.

Agregar nuevas columnas rápidamente

Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho más sencillo. Solohaga clic en el encabezado Insertar columna en el extremo derecho dela vista en la que se encuentre, es la última columna de cada vista yescriba o seleccione el nombre de una columna. Ahora es más fácilpersonalizar las columnas, puede cambiar el nombre de una columnaexistente rápidamente con solo hacer clic en el título y escribir un nombrede columna distinto.


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Control deslizante del zoom

Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de unavista con el control deslizante del zoom en la barra de estado.Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar laprogramación (muestra intervalos más reducidos, como días u horas) o ala izquierda para alejarla (muestra intervalos más prolongados, como

semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en losdiagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario yen todas las vistas de gráficos.


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Sin Alejar Alejando el proyecto

Organizador de equipo

Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con elOrganizador de equipo, una vista de programación de recursos quepermite interactuar con la programación de una forma distinta que no sepodía hacer en versiones anteriores. Con la Vista Organizador deequipo podrá saber solo con ver, en qué están trabajando los miembrosdel equipo y mover tareas de una persona a otra. También puede mostrary asignar trabajo que no está asignado, mostrar sobreasignaciones y vernombres de tareas, también nombres de recursos, todo en una vista.

Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, lo único que tiene que

hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignacióndesaparece.


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Escala de tiempo

Project 2010 incluye la vista Escala de tiempo que apareceautomáticamente encima de otras vistas y muestra una introducciónconcisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la escala detiempo e incluso se puede imprimir para crear un informe resumido delproyecto completo. También puede pegarla en un mensaje de correoelectrónico para enviar un informe instantáneo y de forma sencilla.

Ficha Archivo o Vista Backstage

En la ficha Archivo o vista backstage es donde se administran losarchivos y sus datos, creando, guardando y configurando opciones.

La ficha archivo en si reemplaza al botón Microsoft Office y al menúArchivo usados en las versiones anteriores de Microsoft Office.


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Ubicación de la ficha Archivo

La ficha Archivo es la ficha de color verde, ubicada en la esquina superior

izquierda del programa de Microsoft Project 2010.

Al dar clic en la ficha Archivo, se ven muchos de los comandos básicos

que se veían al hacer clic en el botón de Microsoft Office o en elmenú Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office, como Abrir,Guardar, Cerrar, Nuevo, Imprimir, Salir.

Trabajar con proyectos

Abrir un proyecto existente

Siga los siguientes pasos para abrir un proyecto que ya existe.


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1. Dar clic en la ficha Archivo y luego dar clic en Abrir.2. Aparecerá el cuadro de dialogo Abrir, en el panel izquierdo

seleccione la unidad o carpeta en la cual se encuentra el proyecto o

archivo.3. En el panel derecho según sea el caso seleccione la carpeta, elarchivo o proyecto.

4. A continuación de clic en el botón Abrir.

Abrir diferentes tipos de proyectos

En el cuadro de diálogo Abrir, realice una de las siguientes acciones:

Para abrir el proyecto como de sólo lectura o como una copia, dar

clic en la flecha desplegable del botón Abrir y, a continuación, hagaclic en la opción correspondiente.


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Para abrir un proyecto creado en otro programa como por ejemploExcel, haga clic en el formato de archivo que desea en la listasituada a la derecha del cuadro Tipo de archivo y, a continuación,haga doble clic en el nombre de archivo en la lista de carpetas.También puede escribir la extensión en el cuadro Nombre dearchivo (por ejemplo, escriba *.mpt para buscar archivos deplantilla de Project).


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Guardar el proyecto

1. Dar clic en la ficha Archivo y seleccionar Guardar o Guardar como.

2. Se abrirá el cuadro de dialogo Guardar como, Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba el nombre en

el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic enGuardar.


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Si el archivo ya se le había colocado un nombre solo de clic en laopción guardar o en el botón Guardar ubicado en la barra deaccesos rápidos de Project.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.

1. Dar clic en la ficha Archivo.

2. Dar clic en Guardar y enviar.


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3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto comoarchivo.

4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos

de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos formas para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

1. Dar doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.

2. Dar un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y luego dar clicen el botón que se encuentra en la parte de abajo Guardar como.


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3. Escriba un nombre para el archivo.

4. Dar clic en Guardar.

A continuación se presenta un listado de los formatos que se tiene paraguardar el proyecto o archivo.


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MÓDULO 2

Planear el proyecto

Definir el alcance del proyecto

Cuando se habla del alcance del proyecto se habla del trabajo que deberealizarse para entregar un producto, servicio o un resultado con lasfunciones y características especificadas. La dirección del alcance delproyecto comienza cuando se concibe la idea de llevar a cabo dichoproyecto y este proceso no termina hasta que se ha archivado el últimodato que describe el proyecto en su estado construido final.

Procesos del proyecto

El alcance el proyecto se compone de los siguientes procesos:

Planificación del alcance: Es el desarrollo de una declaraciónescrita del alcance que incluye la justificación del proyecto, lasentregas principales, y los objetivos del proyecto.

Definición del alcance: Consiste en desarrollar un enunciado delalcance del proyecto detallado como base para futuras decisionesdel proyecto.

Crear EDT: Consiste en subdividir los principales productosentregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentesmás pequeños y más fáciles de manejar.

Verificación del alcance: Consiste en formalizar la aceptación delos productos entregables completados del proyecto.


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Control del alcance: Consiste en controlar los cambios en elalcance del proyecto.

El alcance del proyecto puede incluir los siguientes aspectos:

Declaración del Propósito: Se estructura con base en preguntasque resuelven inquietudes claves para la formulación del proyecto.

Declaración del Problema: Responde a la pregunta: ¿Cuál es el

problema que el proyecto soluciona o qué oportunidad puede elproyecto explotar?

Declaración de la Misión: Responde a la pregunta: ¿Hacia quién o

quiénes está dirigido el proyecto y qué tiempos se utilizarán?

Objetivos del Proyecto: Responde al cuestionamiento: ¿Cómo se

logrará cumplir con el propósito de su proyecto y qué criterio deéxito (costo, ámbito, tiempo) se desea garantizar en el mismo?

El alcance del proyecto se define en algunos casos, como todoaquello que incluye y NO incluye el mismo, haciendo referencia adocumentos, contratos, informes u otros recursos que soportan eldesarrollo del proyecto.

Conocer las fases de un proyecto

En la gestión de un proyecto se puede hablar de las siguientes fases:

Planificación: Lo que se piensa que va a ocurrir dentro del proyecto.Por ejemplo, voy a tardar 4 horas (tiempo de la tarea) en colocar el pisode la sala (alcance de la tarea).

Seguimiento: Lo que en realidad ocurre durante el proyecto.Tardé sólo 2 horas en colocarlo, es decir el 100% del alcance de la tareaen el 50% del tiempo previsto.

Control: Toma de decisiones en función de lo ocurrido durante elproyecto.Por ejemplo, en el caso anterior, utilizar las 2 horas sobrantes pararealizar una tarea adicional.


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El triángulo del proyecto

Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto:

- El Tiempo o duración del proyecto.- El Costo económico del proyecto.- El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.

Seguramente el factor más conocido por las personas participantes en unproyecto, es el del tiempo. Podrán no conocer el costo financiero. Podránno conocer qué recursos (que también integran los costos, porque al final

también se traducen en gastos) se utilizan en dicho proyecto. Pero lo quesi se suele saber, es para cuándo el proyecto debe estar concluido.

El tiempo, es por lo tanto, la delimitación más conocida. Todo proyectoestá sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienenuna fecha límite para la cual el proyecto deberá estar concluido. Además,

FFAACCTTOOR R EESS

DDEE ÉÉXXIITTOO CCoossttoo: No solo es

económico. Puede ser Humano De equipamiento De Material De instalaciones

ÁÁmmbbiittoo Trabajo requerido

para realizar yconseguir el objetivo

del Proyecto

TTiieemmppoo

Es la delimitaciónmás conocidaHitos o puntosintermedios.


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el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (opuntos intermedios de control) por cumplir.

El costo, no solo es económico, puede ser humano (un electricista), deequipamiento (un computador o una pala excavadora), de material(ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de unestudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costos, al final y endefinitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos losproyectos, el costo supone una delimitación restrictiva. Solamente algunosproyectos no estarán sujetos a un presupuesto.

El ámbito del proyecto, también llamado alcance, es el trabajo requeridopara realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distintaes el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de

producto) que es el conjunto de características, funciones,especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vezterminado.

Metodología para formular un proyecto en Project

Se sugiere la siguiente metodología la cual consiste en 7 pasos para crearun proyecto usando Microsoft Project.

1. Definir tiempos, horarios y tipo de tarea.2. Definir la lista de tareas e hitos.

2.1. Estimar la duración de cada tarea.3. Agrupar las tareas.4. Vincular las tareas.

4.1. Dependencia entre tareas.5. Definir los Recursos.

5.1. Tipos de Recursos.6. Asignar recursos.

7. Establecer línea base.

Estos siete pasos se describen a través de todo el manual de Project.


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Definir tiempos, horarios y tipo de tarea

Se debe determinar antes de la entrada de datos, cuál va a ser el horario

de trabajo de los recursos, cómo se medirán las duraciones de las tareas,qué tipo de calendario se va a usar en los proyectos y el tipo de tarea ausar dentro de los mismos.

Definir la lista de tareas e hitos

Este paso consiste en listar los trabajos a realizar. Para realizar lostrabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas comoalgo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable(ni demasiado general ni demasiado específica).


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Ejemplo:

Crear manual de procedimientos (Tarea Principal)

Fase de Investigación (Tarea Secundaria)Realizar entrevistas con los funcionarios (Tarea de Tercer Nivel)

Se puede también realizar previamente la lista de hitos, es decir, teneruna planeación previa de las tareas importantes y/o decisivas del proyectoy posteriormente desarrollar las secundarias en forma detallada. Ejemplo:

Proyecto Comercial

Lista de Hitos (Puntos de decisión en el Proyecto)

Presentar Proyección de Ventas. Aprobación de la Proyección de Ventas. Entrega de Informe de Resultados.

Reunión con Junta de Socios.

Proyecto completo, adicionando las tareas en forma detallada y los hitoslos cuales se encuentran en negrita:

Proyección de ventas (1,2,3)1. Desarrollo de Estrategias Comerciales.

2. Desarrollo de Estrategia de Precios.3. Desarrollar Estudio de Mercado y Competencia. Presentar Proyección de Ventas

Aprobación de la Proyección de Ventas (4,5,6) 4. Realizar correcciones al plan de ventas.5. Analizar Estudio de Mercado.6. Definir grupo objetivo del producto(s) a vender. Aprobación de la Proyección de Ventas

Entrega proyección de ventas (7,8,9) 7. Entregar equipo de ventas en las estrategias comerciales8. Aplicar estrategia de ventas trimestral.

9. Aplicar controles y revisar metas de ventas. Entrega de Informe de Resultados Reunión con Junta de Socios


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Estimar la duración de cada tarea

La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de

comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de lastareas, se derivará la duración del proyecto. En Project 2010 las tareas sepueden programar de manera manual o automática, las tareasprogramadas automáticamente se comportan como las tareas de lasversiones anteriores de Project, las tareas programadas manualmente nose moverán a menos que se le indique expresamente que lo haga.

Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fechade finalización de una tarea puede verse alterada. A esa alteración en laduración y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalización dela tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de unatarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso, delo contrario un adelanto; lo cual se denomina: “Posposición de la Tarea”.

Agrupar las tareas

Definir tareas para un proyecto puede resultar algo complejo, por ellodeben organizarse en fases o grupos de tareas relacionadas. Estas fasesse definen como las tareas de resumen (conjunto de tareas y subtareas).

En Project 2010 ahora se pueden crear tareas de resumen descendentes,

primero se identifican las fases principales (o tareas de resumen) y, acontinuación, se desglosan las fases en tareas individuales, en lugar deproceder en orden inverso como se hacía en Project 2007.

Se trata entonces, de jerarquizar las tareas estableciendo cuales de estasson de nivel principal, cuáles de nivel secundario y cuáles de tercer nivelen adelante. Se utiliza para esto la estructura de descomposición detrabajo EDT, (WBS en inglés), la cual es una estructura jerárquica que seutiliza para organizar tareas con el objetivo de generar informes deprogramaciones y realizar un seguimiento de los costos y trabajo de lasactividades del proyecto.

Existen dos métodos para organizar las tareas del proyecto:

Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y,a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este métodoproporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fasesprincipales, por ejemplo:


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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.

Fase de investigación.2. Fase de análisis.3. Fase de diseño.4. Fase de edición.5. Fase de impresión y publicación.

Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posiblestareas y, a continuación, se agrupan en fases, por ejemplo:

DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Diseño de los instrumentos de investigación.2. Realizar las Encuestas.3. Realizar Entrevistas con los funcionarios.4.

Desarrollar Observación Directa.5.

Organizar Información.6. Procedimientos para Agrupar Tareas.

Para organizar la estructura de descomposición del trabajo, tenga encuenta los siguientes puntos:

Si se agrupan muchas tareas en un mismo nivel su manejo serácomplejo. Si se necesita un grupo grande de tareas por nivel, entonces, crear

subgrupos de cada uno de los niveles. Si un grupo de tareas no suma ni siquiera un día de trabajo, se

recomienda documentar dicho nivel. Siga la regla 8/80: “Si una tarea es menor que 8 horas ó mayor que

80, debe ser ajustada o revaluada. Si su proyecto es “sui generis”, entonces NO siga los anteriores

puntos.

Vincular tareas

Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas deun proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben teneruna relación. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entrelas tareas:

Pertenecen a laFase de

Investigación


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FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tareaactual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% parainiciar la sucesora.

COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienzala tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque nose finalicen al mismo tiempo.

FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Lasactividades se deben finalizar al mismo tiempo.

COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual.

Se aplica en procesos de auditoría en donde se inicia una tarea por elfinal. No es una tarea muy usada.

Dependencias entre tareas

Es la relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por unadependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos dedependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo[CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].

La tarea que depende de otra es la sucesora.La tarea que depende de la sucesora es la predecesora.Los cambios de las predecesoras afectan a los cambios de las sucesoras.

Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número negativo. Paraespecificar el tiempo de retardo, escriba un número positivo.

Posposición de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o deadelanto en la ejecución de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puedeiniciar cuando su predecesora está en la mitad, se puede crear una

dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de un50%. Esto representaría un atraso de la tarea con respecto a la fecha deinicio de su predecesora.


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Definir los recursos


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En un proyecto, los recursos permiten la ejecución completa de las tareas.Por ello, se debe tener en cuenta dos aspectos importantes que sondisponibilidad y costo. La disponibilidad hace que el recurso pueda ser

utilizado en la realización de la tarea y el costo es la cantidad que se debepagar por utilizar el recurso, ya que la mayoría de proyectos complejosestán regidos por estos dos factores. Es importante definir y asignarrecursos en un proyecto, ya que ellos permiten:

Garantizar el grado de responsabilidad en la ejecución de una tarea,disminuyendo el riesgo de olvidarla.

Realizar seguimiento del trabajo que realizan las personas, lasmáquinas, medir el material utilizado, etc.

Lograr una programación más precisa en cuanto a fechas se refiere.

Controlar si existe sobreasignación de recursos.

Visualizar fácilmente el tiempo y el costo de los recursos.

Tipos de recursos

Recursos de trabajo: Son personas, maquinaria y/o equipos, que senecesitan para poder ejecutar una tarea. Estos recursos por lo tanto, seconfiguran indicando la cantidad de tiempo o capacidad máxima que elrecurso dedicará al proyecto en términos de porcentaje. Por ejemplo,tiempo completo 100%, medio tiempo 50%.

Si los recursos corresponden a personas se pueden definir de variasformas:

Por el nombre completo. Ejemplo: José Suárez. (Cuando se usa el

usuario de red).

Por el cargo. Ejemplo: Gerente General. Por el rol a desempeñar en el proyecto. Ejemplo: Desarrollador de

Aplicaciones.

De forma genérica. Ejemplo: Analista. Esto con el objetivo de poderser reemplazado por cualquier persona dentro de la organización en

caso de ausencia del recurso.

Recursos materiales: Son artículos, materia prima, en generalproductos consumibles también denominados insumos, que son usadospara ejecutar tareas. Al configurar materiales, se especifica el nombre ylas unidades en las que se trabajará. Por ejemplo; metros, toneladas,cajas, etc. Aunque Project no es un software desarrollado para administrar


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inventarios, puede realizar un control del consumo de los insumos enproporción directa a la ejecución del proyecto.

Recursos costo: Son los costos independientes que desea asociar conuna tarea, como el costo de un hotel o los pasajes de avión.

Asignar recursos

Asignar es vincular un recurso a una tarea para que se responsabilice desu ejecución. De esta manera se responde a la pregunta: ¿Quién hacequé?. Project no exige que las tareas deban tener asociado un recurso, elproyecto se podría manejar sólo con las tareas; pero al realizar estasasignaciones, se pueden visualizar entre otros aspectos, los siguientes:

Número de personas que trabajan en las tareas, su costo y horas detrabajo.

Cantidad de recursos disponibles para la ejecución de las tareas.

Localizar los recursos que estén sobreasignados. Visualizar el avance de los recursos en la ejecución de las tareas.

Se pueden hacer las asignaciones de los recursos a las tareas y cambiarlosen el momento en que se necesite. Un recurso se puede asignar a varias


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tareas pero si éste se sobre asigna, es decir, se excede su tiempo dedisposición, Project coloca en color rojo el nombre del recurso.

En este paso se deben definir los costos de los recursos tanto de trabajocomo de material, pues de esto dependen los informes de presupuesto,flujo de caja y demás reportes financieros del proyecto.

Establecer línea base

Es conveniente, una vez realizados todos los pasos anteriores establecerla línea base, con el objetivo de establecer un plan previsto el cual puedaser comparado con un segundo previsto o con una ejecución real. Alrealizar esta comparación se podrán revisar todas las variaciones posiblesentre lo que se planeó originalmente y lo que realmente se ejecutó. El

guardar un plan previsto es necesario también, para realizar un monitoreoconstante de las tareas y revisar si las mismas fueron ejecutadas de laforma planeada. Ejemplo:

Tarea Costo Previsto (Línea Base)

Costo (Actual)

Variación

Crear manual deprocedimientos

$2´000.000 $3´000.000 (-$1´000.000)

Fase de Investigación $1´000.000 $2´000.000 (-$1´000.000) Realizar entrevistas

con los funcionarios $200.000 $400.000 (-$200.000)


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Entorno de trabajo de MS Project 2010

Para realizar un trabajo eficiente en Project 2010 se deben conocer loselementos por los cuales se administra la información y cómo estánorganizados en el software, a través del siguiente diagrama se representa

la estructura de Project 2010.

En el diagrama se puede visualizar la manera como el software estáconstituido principalmente de Vistas, la cuales contienen Tablas y estas a

VISTAS

DIAGRAMA

DE GANTT

DIAGRAMA

DE RED

USO DE

RECURSOS

OTRAS

TABLAS

COSTO

TRABAJO

VARIACIÓN

OTRAS

INFORMES

INFORMES

VISUALES

INFORMES

BÁSICOS

INFORMES

DE IMAGEN

PLANEJECUTADO

O REAL

LÍNEA BASE(Plan Previsto)


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su vez, contienen información, acerca de las variables que definen unproyecto.

EjemploVista: Diagrama de GanttTabla: Costo.

Lo anterior a su vez puede ser presentado a través de Informes de losdistintos aspectos del proyecto.

El procedimiento de visualización de datos se presenta de la siguientemanera.

1. Seleccionar la vistaDiagrama de Gantt, darclic con el botónsecundario y seleccionarla tabla Costo


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La herramienta de informes de Project 2010 le provee al administrador deproyectos un recurso para visualizar y realizar un seguimiento al proyecto.Dichos informes pueden ser exportados a Excel o Visio y pueden ser

modificados y/o personalizados.

2. Sevisualizanlos costosdel proyecto


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MÓDULO 3

Crear el proyecto

Definir Calendarios y Tiempos de Trabajo

Definir tiempos, horarios

Se debe determinar antes de la entrada de datos, cuál va a ser el horariode trabajo de los recursos, cómo se medirán las duraciones de las tareas,qué tipo de calendario se va a usar en los proyectos.


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Calendarios

Los calendarios permiten determinar la forma en que se hará la

programación de las tareas y el horario en que trabarán los recursos delproyecto. Así mismo se puede determinar mediante estos, los tiempos dereceso o descanso que se tendrán durante un día de trabajo. Se sugiereque los calendarios se definan antes de la entrada de datos paragarantizar un buen orden en la programación de las actividades.

Calendario Base

Son los calendarios predefinidos en el software y que están disponiblespara que el usuario los asigne a los proyectos.

Los calendarios base de un proyecto están dados por un conjunto de díasy períodos laborables y no laborables. Reflejan la programación de trabajoy dan la posibilidad de crear nuevas alternativas que se ajusten a lasnecesidades del proyecto.

Project tiene tres calendarios base:

Estándar (Calendario del proyecto): Tiene una semana y horariolaboral estándar, es decir, de lunes a viernes de 9 a.m. a 7 p.m., con doshoras no laborables de 1 a 3 p.m. para almuerzo. Este es utilizado como

predeterminado para los proyectos nuevos, para las tareas y recursos.24 Horas: No tiene períodos no laborables. Va de domingo a domingo de12 a.m. a 12a.m.

Turno de noche: Está configurado por 3 períodos laborables:

Un turno el lunes de 11:00 p.m. a 12:00 a.m.Otro de Martes a Viernes distribuido en 3 turnos así: Un turno de 12 a.m. a 3 a.m. Otro turno de 4 a.m. a 8 a.m. El último turno de 11:00 p.m. a 12:00 a.m.

El sábado dos turnos así: Un turno de 12 a.m. a 3 a.m. Otro turno de 4 a.m. a 8 a.m.


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Bajo el esquema anterior, se pueden definir los siguientes tipos decalendarios, de acuerdo con el tipo de proyecto:

Calendario del proyecto.Calendario de recursos.Calendario de tareas.

Calendario del Proyecto

Determina la programación general para todos los recursos del mismo. Enél se pueden configurar los días y horas laborables y no laborables detodas las personas que trabajen en el proyecto, además, días festivosespeciales (de la empresa), reuniones o entregas de informes, entre otros.

Calendario de Recursos

En el calendario del proyecto se presenta la información de cada recurso.El calendario de recursos es prácticamente igual al calendario delproyecto, pero permite hacer una programación más precisa, ya que sepuede personalizar para indicar específicamente situaciones comopermisos, vacaciones, incapacidades, programaciones alternas, etc.

Calendario de Tareas

Se basa en los períodos laborales definidos en el calendario del proyecto.Al tener aplicado un calendario de tareas con recursos asignados, la tarease programa de forma automática en los períodos laborales comunes delos dos calendarios. El calendario de tareas es útil para realizarprogramaciones fuera de períodos laborales normales.

Relación entre los calendarios

Project 2010 calcula las duraciones, basado en la configuración que se ledé a los calendarios. Así, la programación refleja las semanas y días detrabajo del proyecto de una manera muy precisa. Tanto el calendario del

proyecto como el de recursos, son utilizados para establecer cuándo estándisponibles los recursos para volverlos a programar en las tareas, y paraestablecer jornadas de trabajo especiales.

Definir calendario

Para asignar un calendario al proyecto siga los siguientes pasos:


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1. Desde la ficha Proyecto de clic en el botón Información del Proyecto.

2. En la opción Calendario, hacer clic en el menú desplegable yseleccionar el calendario que se va a utilizar para él proyecto.

Crear o Modificar un Calendario

Si se desea se puede crear un nuevo calendario para el proyecto o sepuede modificar alguno de los calendarios que ya existen en Project.

Modificar Calendario

En la ficha Proyecto dar clic en el botón Cambiar tiempo de trabajo.


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En la ventana Cambiar calendario laboral, dar clic en el desplegablePara Calendario: y ubicar el tipo de calendario a usar. Se encontrará eneste menú también los diferentes calendarios de los recursos para que

puedan ser editados.

El calendario del proyecto se aplica a todas las tareas y recursos, siemprey cuando, no se haya especificado algo diferente.


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Seleccionar la ficha Semanas laborales y luego presionar el botónDetalles…, para acceder a editar los periodos laborales tal como semuestra en la siguiente ilustración:

En la ventana Detalles se seleccionan los días y se escoge una de las tres(3) opciones que aparecen al lado derecho y en el cuadro que seencuentra en la parte de abajo se define el horario para cada día que seseleccionó, después de realizados los cambio se da clic en el botónAceptar, como se muestra a continuación.


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En la ventana Opciones de Project, seleccionar la opción Programación y en la sección de Opciones de calendario para este proyecto, seconfiguran las opciones del calendario.


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Crear Calendario

Para crear un calendario nuevo, siga los siguientes pasos.

1. En la ficha Proyecto, seleccione el botón Cambiar tiempo detrabajo.

2. En la ventana Cambiar calendario laboral, dar clic en el botónCrear Calendario…,

3. En la ventana Crear nuevo calendario base, en el cuadro de textoNombre se coloca el nombre con el cual se va a identificar el nuevocalendario, se escoge una de las dos opciones que se encuentran enla parte de abajo, el nuevo calendario puede estar basado en uno delos calendarios base existentes y luego se da clic en Aceptar.


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Seleccionar la ficha Semanas laborales y luego presionar el botónDetalles…, para acceder a editar el periodo laboral es para el calendariotal como se muestra en la siguiente ilustración:

En la ventana Detalles se seleccionan los días y se escoge una de las tres(3) opciones que aparecen al lado derecho y en el cuadro que seencuentra en la parte de abajo se define el horario para cada día que se


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seleccionó, después de realizados los cambio se da clic en el botónAceptar, como se muestra a continuación.

El nuevo calendario se puede aplicar en la asignación de tareas y recursosdentro de la programación general, de igual forma como se establecen lasespecificaciones en un calendario base, definiendo los días laborables, díasno laborables, horas diarias, etc.

Consecuencias en el cambio del calendario

Si se va a crear un nuevo calendario o personalizar uno de los calendariosbase, es necesario establecer el calendario del proyecto en la ventana

Información del proyecto, ya que los períodos laborales del calendarioafectan a la programación de todos los recursos. Se puede aplicar uncalendario diferente a un grupo de recursos que tenga una característicadiferente, por ejemplo; trabajan de noche. También se puedenpersonalizar períodos laborales para un recurso de manera individual. Siesto se hace, la nueva configuración anula la que se había establecido.


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El calendario o nuevos calendarios creados, sólo estarán disponibles parael archivo actual. Esto quiere decir, que al abrir un nuevo proyecto, éstesólo tendrá los calendarios base.

Información del proyecto

Después de realizar la planeación del proyecto con todo lo que elloimplica, se debe crear un archivo para guardar la información de lasactividades y recursos del proyecto. Cada proyecto comienza en una fechay finaliza posteriormente, sin embargo, Project 2010 no necesita que seden estos dos datos ya que esto depende del tipo de proyecto que sedefina. El programa calcula, según las tareas y la fecha inicial, la fechafinal del proyecto o viceversa. Para dar esta información a Project 2010 sedebe ir al menú Proyecto, Información del proyecto.

Luego de asignar la fecha de comienzo o finalización del proyecto se debeseleccionar el calendario del proyecto.


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Trabajar con el diagrama de Gantt

Descripción y Administración del Diagrama de GANTT

Vista dividida en dos, en donde parte de una vista contiene las actividadesdel proyecto cada tarea está representada al frente por una barrahorizontal que puede ser medida contra la escala temporal.

El diagrama de Gantt es en consecuencia una visión gráfica de lasactividades o tareas de un proyecto, en función del tiempo.

Con los diagramas de Gantt los usuarios pueden:

Generar un proyecto con sus tareas y duraciones. Relacionar las tareas. Asignar recursos y personal a las tareas. Hacer seguimiento del progreso del proyecto. Visualizar las fechas de comienzo y fin de las tareas.

La vista del diagrama de Gantt se puede personalizar para cambiar lainformación, aplicar formatos, cambiar unidades de tiempo, ver o cambiarlos períodos no laborales y su aspecto, resaltar con color y trama las

Lista deActividades

Barras deTareas

EscalaTemporal


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barras de una situación específica, agregar dibujos o etiquetas, resumirfechas en la barra de resumen de tareas, combinar la vista con el fin dever información de las tareas, etc.

La mayoría de elementos en Project 2010 soportan menú contextual, estoquiere decir que al hacer clic derecho sobre ellos, se muestra un menúrelacionado con el elemento, lo cual permitirá ejecutar una acción deforma directa.

Una manera sencilla de cambiar el formato del diagrama de Gantt esaplicando un clic derecho al lado derecho del diagrama o parte gráfica yluego escoger la opción Estilos de barra.

En esta ventana se debe escoger el tipo de icono a editar, Tarea, División,Progreso, Hito, etc. Después se debe seleccionar el formato de la barra ausar.


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Editar estilos de barras

Para cambiar las características de las Barras de Tareas, se deben seguirlos siguientes pasos:

1. Hacer clic derecho, o doble clic, sobre el área gráfica del Diagrama

de Gantt.2. Se activa el cuadro de diálogo correspondiente a los Estilos debarra.

Tipo de Iconoa Editar

Formato a Usar


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3. En él se visualizan las áreas donde es posible ubicar texto en lasbarras de tareas, seleccionar: Derecha y en ella escoger del selectorde flecha la opción % Completado.

Clic derecho yacceder a Estilosde Barra

Escoger el ícono tarea deResumenSeleccionar ficha TextoCambiar el valor actual por laopción % completado


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Documentar Tareas (Notas)

Las tareas se pueden documentar y adjuntarle archivos con procedimientoo instrucciones que se deban seguir.

Para documentar las notas, ingrese a la ventana Información de la tarea,seleccione la ficha Notas.

Insertar objeto en las notas de una tarea

Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentarde una mejor forma, si a ésta se le agrega un archivo que ilustre elprocedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo:gráfico o datos y quedará incrustado junto con la nota.

Siga los siguientes pasos para insertar un objeto a una nota:

1.

En la sección de botones de la Ficha notas, ubicar el último de estos,denominado Insertar Objeto y hacer clic en él.


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2. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la siguiente ilustración:

3. En el cuadro de diálogo Insertar Objeto, marcar la opción: Creardesde archivo.

4. Hacer clic en el botón examinar y ubicar el archivo que se deseainsertar a la nota.

5. Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincularpara que el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre él.

Información de las Tareas

A continuación se relacionan las etapas que componen las tareas de unproyecto como son las fases, tareas e hitos de proyecto.

Se presenta el siguiente caso para desarrollar la metodología de creacióny edición de tareas en Project 2010.

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Proyecto: Creación de un manual de procedimientos en unaorganización.

LISTA DE TAREAS:

Creación de un manual de procedimientos en una organización

1. Fase de investigación1.1. Entrevistas con los funcionarios.1.2.

Observación Directa de los procedimientos en el sitio de trabajo.1.3.

Revisar Documentación previa.2. Análisis de la información

2.1. Organización de la Información.2.2. Clasificación de la Información.2.3. Tabulación de las Entrevistas.2.4. Informe de Resultados.

3. Elaboración del manual3.1. Digitar Información.3.2. Diseño y Diagramación del Manual.3.3. Insertar Gráficas y Tablas.

4. Edición del manual4.1. Corrección Ortográfica, Gramática y de Estilo.4.2. Corrección del Diseño y Diagramación.4.3. Corrección del Contenido del Manual.4.4. Revisión y Aprobación de Correcciones.

5. Impresión del manual5.1. Realizar Pruebas de Impresión.

5.2. Aprobación de Pruebas.5.3. Impresión Final del Manual.

La anterior lista de tareas se alimenta de la siguiente manera en Project.

OBJETIVO: Crear un proyecto que involucre las fases de Investigación,Análisis de la Información, Diseño e Impresión del Manual.


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Ingresar las fases, tareas e hitos del proyecto

Insertar Tareas

Las tareas describen el trabajo que se debe realizar para cumplir con losobjetivos del proyecto. Son actividades que tienen un comienzo, unaduración y un fin.

Modo de tareas

En Project 2010 las tareas se pueden programar de forma manual oautomática, la programar las tareas de forma manual en el proyecto ya nose ajustan las fechas de las tareas ni la duración de forma automática.

Se pueden trabajar con tareas programadas automáticamente y colocartareas con programación manual y Project no la moverá.

Esta característica se conoce como programación controlada por el usuario

En la vista del diagrama de Gantt se digita el nombre de cada tarea en lacolumna Nombre de la tarea, a medida que se van ingresando las tareas

EscalaTem oral

Nombresde Tareas

TablaEntrada

Barras deGantt

Modo deTareas


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en la columna Modo de se muestra el tipo de programación de cada tareay va apareciendo la barra de Gantt correspondiente a la tarea.

Las tareas de programación automática se comportan exactamentecomo las tareas en las versiones anteriores. Las tareas programadasmanualmente no se moverán a menos que se les indique explícitamente

que lo hagan.

La tarea 1es una tarea de programación automática que se comportarácomo las tareas en versiones anteriores de Project.

La tarea 3 es una tarea de programación manual, lo que significa que nose moverá aunque la tarea anterior lo haga.

La tarea 2 y la 4 son tareas de marcadores de posición. Las tareas demarcadores de posición permiten escribir la información que tiene

disponible actualmente.Para la tarea 2, se sabe que tiene que terminar el 13/01/11. Ahora puedeescribir esta información directamente en las celdas de duración y fecha.

En la tarea 4la barra de Gantt tiene un color más claro, ya que sabe que latarea será de tres días, pero aún no se determina cuándo ocurrirá estetrabajo.


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Esquematizar y vincular tareas

Para agrupar las tareas se deben tomar todas las actividades

pertenecientes a un mismo nivel y aplicarle sangría a dicha selección. Estogenerará el esquema de descomposición de las tareas (EDT). Estaactividad se desarrolla de la siguiente manera:

Se pueden tomar los grupos pertenecientes a cada fase o etapa delproyecto y aplicar sangría a la selección, como se muestra a continuación:

1. Seleccionartodas las tareaspertenecientes ala tarea principalo proyecto.

2. Aplicar sangríaa la selección.


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Vincular Tareas: Una vez agrupadas las tareas se deben establecervínculos entre ellas utilizando la ventana de Información de la tarea, que

se obtiene seleccionando el botón ubicado en la ficha Tarea en elgrupo Propiedades. Esta misma ventana se puede activar dando dobleclic sobre la fila que contiene la tarea o dando un clic derecho y

seleccionando la opción Información.

1. Seleccionarlos Grupos deTareas de cadaFase

2. Aplicarsangría a laselección.


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En la ventana información de la tarea la relación se hace colocando en lacolumna Id el número de la tarea a la cual se va a vincular y se coloca eltipo de relación que tienen las tareas.

Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas deun proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben tener

1. Se seleccionael tipo de Vínculoo Relación


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una relación. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entrelas tareas:

FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tareaactual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% parainiciar la sucesora.

Ejemplo: Se debe finalizar el estudio de mercado, para definir estrategiascomerciales acordes a dicho estudio.

COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienzala tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque nose finalicen al mismo tiempo.

Ejemplo: En la implementación de una red computacional, se puedenrealizar dos actividades en forma simultánea antes de conectar todos los

equipos, tal como se detalla a continuación.

FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Lasactividades se deben finalizar al mismo tiempo.

Ejemplo: En un proyecto de construcción los permisos son actividadescríticas. Antes de iniciar trabajos sobre el terreno se deben garantizar lospermisos necesarios:

Estudio deMercado Definir Estrategias

Comerciales

Instalación de Softwareen Servidores

Instalación de Software enEstaciones de Trabajo


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COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual.Se aplica en procesos de auditoría en donde se inicia una tarea por elfinal. No es una tarea muy usada.

Ejemplo:Se aplica una auditoría contable en una organización en donde se revisan

los saldos o estados financieros finales y se recorren los datos hacia suinicio u origen, como “retrocediendo en el tiempo”.

Tipos, Duración en Tareas y Delimitaciones

Tipos de Tareas

Cuando se habla de tareas o actividades, se maneja un lenguaje muyamplio ya que cada situación genera una clasificación para la actividad.Esto quiere decir que si la tarea que se registra debe realizarse con tresactividades, es una tarea de grupo y las acciones se convierten ensubtareas; si la tarea es un suceso especial, entonces se dice que es unhito, y la lista se vuelve extensa. Se explicaran las más importantes.

Tareas comunes o subtareas: Son aquellas actividades concretas oespecíficas que se desarrollarán para cumplir una tarea, por ejemplo, unatarea de entrenamiento se lleva a cabo cumpliendo las tareas, instalación

Asegurar el permiso de construcción

Asegurar el permiso de instalacióneléctrica

Elaboración de losEstados Financieros

Revisión Fiscal


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de equipos, instalación de software, capacitación y práctica. Las subtareasson llamadas también tareas comunes.

Tareas de resumen: Son tareas que especifican una actividad de unmodo general, pero que están compuestas de subtareas. Para realizaresta clasificación se utilizan los botones de la ficha Tarea, en el grupoProgramación, Anula o aplica sangría. Su función es aumentar odisminuir un nivel de esquema.

Al definir una tarea como tarea de resumen, aparece al lado izquierdo unbotón que permite ocultar o mostrar las subtareas.

Tarea Periódica

Son las que se presentan de forma común a lo largo de un proyecto; estastareas pueden ser en tiempos regulares o irregulares, para el caso detiempos regulares se catalogan como repetitivas. Para definir las tareasrepetitivas se utiliza una caja de diálogo que permite registrar una solavez el nombre de la tarea y generar el listado de las veces que se desearepetir la acción; por ejemplo, en un proyecto se deben entregar informes

Ocultar o mostrarlas subtareas


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cada semana, esto es una tarea repetitiva. Se realiza el siguienteprocedimiento para insertar tareas repetitivas.

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, se selecciona el botóndesplegable de Tarea y se selecciona la opción Tarea periódica….

En la ventana Información de tarea repetitiva, se llenan los campos:

Nombre de tarea: Se coloca el nombre de la tarea repetitiva, porejemplo Reunión de Avance.

Duración: Se coloca la duración que tendrá la tarea 1d, 3h, etc.

Patrón de repetición: Se selecciona el patrón de repetición que tendrá latarea, dependiendo del patrón de repetición que se seleccione las opcionesal frente cambian.

Intervalo de repetición: Por defecto toma la fecha de inicio que se ledio al proyecto se debe definir una de las dos opciones de terminación.

Después de tener configuradas todas las opciones de la tarea repetitiva seda clic en el botón Aceptar.


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La tarea repetitiva aparecerá en la tabla de entrada y se identifica con unicono que se encuentra en la columna Indicadores.


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Tareas de Duración Transcurrida

Son tareas que se ejecutan en tiempo seguido independientemente del

calendario; por ejemplo; una tarea que tiene una duración de 4 días, iniciael jueves y debe terminar el domingo. El calendario que se maneja noincluye el domingo como día laboral, entonces la tarea debería terminar ellunes, pero la tarea no se puede parar. Esto se puede especificar en laventana Información de la tarea en la opción Duración en la tabla deentrada del diagrama de Gantt en la columna Duración, se debe agregaral final de la duración que se coloque la letra t, por ejemplo 2dt (diast),4ht (horast).

Duración de las Tareas

Al registrar una tarea, el ID ingresa automáticamente. En este caso, el IDes 1 y la duración de 1 día?. En forma automática y partiendo de la fechade inicio del proyecto, las nuevas tareas tienen duración de 1 día?. Estaduración se denomina estimada, ya que presenta el signo de interrogación

al final. Cuando se indica el tiempo real, el signo de interrogacióndesaparece; para ello, se hace clic en la celda de duración y se registra elvalor que corresponde, luego se debe pulsar .

1. Duración enHoras y Días


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Tiempo en las Tareas

Project 2010 permite especificar automáticamente el tiempo de duración

en unidades diferentes, mediante la utilización de abreviaturas.

Significado Abreviatura Aparece

Minuto m mins

Hora h hrs

Día d días

Semana s sems

Mes me ms o mss

Minuto transcurrido mt minst

Hora transcurrida ht hrstDía transcurrido dt díast

Semana transcurrida st semstMes transcurrido met mst

Fijar duración de una tarea

Cuando se asigna más de un recurso a una tarea, automáticamente sedisminuye la duración de la misma cuando está activa la opción

Condicionada por el esfuerzo, en la ventana de Información de latarea. Si se quiere cambiar la intensidad de trabajo en la tarea se debedesactivar la opción:

1. Ubicarse en la línea de la tarea.2. Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botón

Información.3. Dar clic en la ficha Avanzado.4. Desactivar la opción Condicionada por el esfuerzo.


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Delimitación en las Tareas

Como se explicó anteriormente, al hacer registro de tareas, Project 2010asigna automáticamente la duración 1dia?, y la fecha inicial de la tarea seconvierte en la fecha de inicio del proyecto. Al ingresar la duración real oestimada de la tarea y la fecha de inicio de la misma, Project 2010 calcula

la fecha final de acuerdo con el calendario que se esté utilizando. Si semodifica la fecha final, se recalculará la duración. Sin embargo, puedeocurrir que haya delimitación en cuanto a la asignación de la duración delas tareas, esto es, una restricción que crea el usuario o el programa en lafecha de inicio o en la fecha del fin de una tarea.

Los tipos de delimitaciones que se manejan son:

Delimitación DescripciónEfecto en la

programación

LAP – Lo antes posible

La tarea se programa para quecomience en la fecha mástemprana, teniendo en cuentalos parámetros de laprogramación.

Flexible

LMTP – Lo más tarde posible

La tarea se programa para quecomience en la fecha más tardía,teniendo en cuenta losparámetros de la programación.

Flexible


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Delimitación DescripciónEfecto en la

programación

NFDD – No finalizar después del

La tarea puede finalizar en unafecha igual o posterior a la quese programó, ya que indica lafecha más tardía en que puedefinalizar la tarea.

Moderado

CND – No comenzar después del

La tarea puede comenzar en unafecha igual o anterior a la que seprogramó, ya que indica la fechamás tardía en que la tareapuede comenzar.

Moderado

Puede ocurrir que cuando se agrega una tarea nueva dentro del proyecto,el programa de forma automática coloca la delimitación LAP, si éste se ha

programado a partir de la fecha de inicio. Si por el contrario, el proyectoestá programado a partir de la fecha final, la delimitación que se asigna esLMTP.

Las delimitaciones que vinculan una tarea a una fecha, se llamanInflexibles. Estas son:

Debe finalizar el. Debe comenzar el. No finalizar antes del.

No finalizar después del. No comenzar antes del. No comenzar después del.

Project 2010 realiza cálculos de la programación del proyecto, cuando seregistran las tareas con sus duraciones y vínculos. El programa tiene encuenta las delimitaciones para la redistribución de los recursos, de maneraque éstas se deben utilizar cuando sea estrictamente necesario.

Utilizar una delimitación Inflexible, hace que una tarea comience en unafecha exacta. De igual forma, delimitar una tarea que depende de otra,

puede generar resultados no deseados.

Al registrar una tarea especificando la fecha de inicio y después la fechade fin, se define una delimitación: No comenzar antes del. Si por elcontrario, se define la fecha de fin y después la de comienzo, se defineuna delimitación No finalizar después del.


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Se debe:

1. Ubicar en la línea de la tarea.

2.

Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botónInformación.3. Dar clic en la ficha Avanzado.4. En Tipo de restricción se selecciona la opción deseada.

Fecha Límite

Si se desea tener flexibilidad en la programación, pero se desea tambiéndefinir fechas de inicio y fin de tareas, se puede definir una Fecha límite.Estas fechas no delimitan la tarea ni afectan las delimitaciones si lastienen. Cuando se hace actualización de la programación, se mostrará unindicador para aquella tarea que se desplace más allá de su fecha límite.

Para establecer una fecha límite se debe:1. Ubicar en la línea de la tarea.2. Ir a la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, dar clic en el botón

Información.3.

Dar clic en la ficha Avanzado.4.

Establecer Fecha límite.


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Comenzar y finalizar tareas a tiempo

Project 2010 brinda varias opciones para garantizar que las tareascomiencen y finalicen a tiempo. Algunas son:

En tareas vinculadas, es mejor especificar las duraciones y dejar que elprograma calcule las fechas de comienzo y fin, así se pierde la posibilidadde que las delimitaciones afecten la programación.

Utilizar calendarios de tareas para definir excepciones en tareasindividuales.

Definir fechas límite para tareas. Así, cuando se hace la actualización dela programación, se mostrará el indicador de la tarea que se ha extendido

más allá de su fecha límite.

Utilizar el método de delimitación de tareas, solamente cuando seanecesario, ya que eso disminuye la capacidad para reprogramar tareas.


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MÓDULO 4

Organizar el proyectoPosposición de tareas

El tiempo de posposición es un período de retraso entre tareasdependientes.

Únicamente es posible establecer un tiempo de adelanto o un tiempo deposposición entre las tareas después de crear dependencias entre tareas.

Siga los siguientes pasos para colocar la posposición entre tareas:

1.

Seleccionar la vista Diagrama de Gantt.

2. Seleccionar la tarea en la que desea establecer un tiempo deadelanto o de posposición. A continuación, haga clic en la FichaTarea y en el grupo Propiedades seleccione el botónInformación.

3. En el cuadro de dialogo Información de la tarea dar clic en laficha Predecesoras.

4. En el campo Posposición, escriba el tiempo de adelanto oposposición que desee como una duración o como un porcentaje dela duración de la tarea predecesora.


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Para especificar el tiempo de adelanto, escriba un número oun porcentaje negativo (por ejemplo, -2d para indicar unadelanto de dos días).

Para especificar el tiempo de posposición, escriba un número oun porcentaje positivo, por ejemplo 50%, para indicar untiempo de posposición equivalente a la mitad de la duración dela tarea predecesora.

Otra forma de colocar la posposición de las tareas es hacerlo directamenteen el diagrama de Gantt utilizando la columna Predecesora.


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La unidad de tiempo predeterminada para el tiempo de posposición, sondías que se especifican con las letras D o d.

Puede usar distintas unidades de tiempo escribiendo lo siguiente:

Minutos M o m. Horas M o m. Semanas S o s. Meses Me o me.

Posposición de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o deadelanto en la ejecución de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puedeiniciar cuando su predecesora está en la mitad, se puede crear unadependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de un50%. Esto representaría un atraso de la tarea con respecto a la fecha deinicio de su predecesora. Se presenta una ilustración a continuación:

Encuestas Telefónicas

Encuestas en elpunto de Ventas

50%


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El tiempo de adelanto se llama Posposición negativa, y consiste en haceruna tarea en un lapso de tiempo anterior al de su predecesora. Porejemplo si una tarea se puede realizar un día antes de la fecha de inicio

de su predecesora se puede crear una dependencia comienzo-comienzocon un tiempo de posposición de – 1 día (en forma negativa).

Optimizar la estructura: Para optimizar la estructura del proyecto, espreciso determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas.

Margen de demora: Período de tiempo que se puede retrasar una tareaantes de que afecte a otras tareas ó a la fecha de fin del proyecto. Unmargen de demora negativo indica que no existe suficiente tiempoprogramado para la tarea y está causado normalmente por las fechas dedelimitación.

Demora permisible: Es el período de tiempo que se puede posponer unatarea, sin que suponga un retraso para otra tarea.

Margen de demora total: Es el período de tiempo que se puedeposponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin delproyecto. La demora total puede ser positiva o negativa. Si el margen dedemora total es un número positivo, indicará la cantidad de tiempo que latarea se puede retrasar, sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si elmargen de demora total es un número negativo, indicará la cantidad detiempo que se debe ahorrar para que no se retrase la fecha de fin del

proyecto.

Retraso: Espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea yel momento en que realmente se debería comenzar a trabajar en la tarea.Suele utilizarse para resolver casos de sobre asignación de recursos.

1 día

Encuestas Telefónicas

Encuestas en elpunto de Ventas


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Desactivar Tareas

Microsoft Project Professional 2010 le permite cancelar una tarea y

conservar la tarea en el proyecto. A esto se le denomina desactivar latarea. La tarea permanece en el plan del proyecto pero no afecta a ladisponibilidad del recurso, la programación del proyecto o el modo en quelas demás tareas están programadas.

Siga los siguientes pasos para desactivar tareas:

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic enDiagrama de Gantt.

2. En la vista de la tabla, seleccione la cantidad de tareas que deseadesactivar.

3. Seleccionar la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en

botón Desactivar.


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La tarea inactiva permanece en la lista de tareas pero el texto se muestraatenuado y con una línea que lo atraviesa.

Para volver a activar la tarea, seleccione la tarea inactiva y, a

continuación, dar clic en el botón Desactivar , ubicado en la ficha Tarea en el grupo Programación.

Documentar una Tarea (Notas)

Puede incluir información adicional en el proyecto agregando una nota auna tarea, un recurso, una asignación o a todo el proyecto. También


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puede incluir con la nota un archivo, como un documento de MicrosoftOffice Word, Excel, pdf, etc.

Agregar una nota a una tarea, recurso o asignación

Seleccione una vista Hoja de tareas, recursos o de usos.Para agregar una nota a una tarea, seleccione la tarea luego haga clicen la ficha Tarea y a continuación, dar clic en el botón Información.


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Para agregar una nota a un recurso, seleccione el recurso, haga clicen la ficha Recurso y en el grupo Propiedades haga clic en elbotón Información.

Para agregar una nota a la asignación, seleccione por ejemplo la queésta debajo del recurso o tarea en la Vista de uso, dar clic en laficha Formato, en el grupo Asignación dar clic en el botónInformación.

En cualquiera de las opciones vistas anteriormente de clic en la fichaNotas, especifique el contenido de la nota y haga clic en Aceptar.


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Para dar formato al texto, selecciónelo y, a continuación, haga clic enFormato de fuente, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a laderecha o en Lista con viñetas.

Para ver la nota, sitúe el puntero sobre el indicador de notas en lacolumna del indicador de la vista. Para ver una larga nota por

completo, haga doble clic en el indicador de notas.

Para eliminar una nota, seleccione el texto en el cuadro Notas y, acontinuación, presione la tecla SUPRIMIR.


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Insertar objeto en las notas de una tarea

Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentar

de mejor forma, si a ésta se le agrega un archivo que ilustre elprocedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo:gráfico o datos y quedará incrustado junto con la nota. Siga los siguientespasos para insertar un objeto a una nota:

En la sección de botones de la Ficha Notas, ubicar el último botónInsertar Objeto y dar clic en él. Aparecerá el cuadro de diálogo InsertarObjeto.

En el cuadro de diálogo, Insertar Objeto, seleccione la opción Creardesde archivo.

Dar clic en el botón examinar y ubicar el archivo que se desea insertar enla nota.

Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincular paraque el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre él.


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Agregar una nota a un proyecto

Para agregar una nota a un proyecto, dispone de las siguientes dosopciones:

Puede agregar una nota simple a un proyecto en las propiedades delproyecto. Una nota simple del proyecto es de sólo texto, sinformato.

Puede agregar una nota compleja al proyecto en la tarea deresumen del proyecto. Las notas complejas del proyecto le permitenusar el formato de fuente y párrafo así como insertar objetos en lanota, como imágenes o documentos.

Agregar una

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