Algunas herramientas para mejorar la productividad personal

Ing. Ezequiel Kahan – PMP, CSM

@soyezequiel

http://ar.linkedin.com/in/ekahan

Efectividad

Entrega de valor

Estudias mientras haces otras actividades? - No - Si. Cuales?

Que opinas de la prohibición manejar y hablar por teléfono al mismo tiempo?

- Justificada - Injustificada

Decir por qué en cada uno de los casos. Cuando tenes muchas tareas para realizar (laborales, estudio, personales), como las priorizas? Que entendes por horizonte de planificación de actividades? Cual sería el tuyo?

El enfoque más veloz

YA!!!, CUANTO TIEMPO PASO??

“Es la relación entre la producción obtenida y los recursos utilizados para obtenerla”

Productividad

Fuente: Estudio del trabajo OIT.

Líneas de código

Desarrollador

Líneas de código

Hora

Story Points

Iteración

…pero productividad efectiva….

…porque no hay nada peor que se ser productivo

…para los errores!!!

Proyecto

Proyecto

Tarea

Tarea Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

TRABAJO

Tarea

Tarea

FAMILIA Tarea

VIDA

Tarea Tarea

Proyecto

Proyecto

FAMILIA

RELACIONES

Tarea

Tarea

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Tarea Tarea

Tarea

Tarea Tarea

Tarea

Tarea

PROPIAS

TRABAJO

Tarea Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

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Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea Tarea

Tarea Tarea

Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea

Tarea

Tarea

FAMILIA

RELACIONES

PERSONALES

TRABAJO

Tarea

Tarea

Tarea

Ejercicio

Realizar la mayor cantidad de operaciones matemáticas hasta que

termine el tiempo

677 + 468 = … 370 + 551 = … 449 + 78 = … 146 + 985 = … 845 + 4 = … 487 + 634 = … 804 + 436 = … 192 + 417 = … 522 + 10 = … 276 + 282 = … 122 + 565 = … 759 + 417 = … 559 + 869 = … 755 + 624 = … 395 + 993 = … 598 + 510 = … 299 + 908 = … 601 + 254 = … 342 + 411 = … 79 + 345 = …

42 + 946 = … 501 + 957 = … 134 + 45 = … 727 + 577 = … 419 + 494 = … 618 + 192 = … 167 + 564 = … 742 + 633 = … 341 + 853 = … 551 + 940 = … 611 + 483 = … 983 + 74 = … 123 + 827 = … 814 + 457 = … 469 + 712 = … 90 + 338 = … 797 + 58 = … 246 + 979 = … 16 + 326 = … 919 + 37 = …

90 + 79 = … 60 + 27 = … 80 + 99 = … 42 + 47 = … 33 + 65 = … 74 + 81 = … 80 + 71 = … 47 + 11 = … 67 + 85 = … 1 + 95 = … 61 + 9 = … 22 + 4 = … 23 + 40 = … 69 + 73 = … 48 + 53 = … 24 + 89 = … 89 + 49 = … 29 + 22 = … 19 + 77 = … 17 + 17 = …

71 + 5 = … 7 + 12 = … 50 + 13 = … 53 + 21 = … 44 + 67 = … 72 + 63 = … 95 + 39 = … 13 + 91 = … 92 + 50 = … 74 + 11 = … 85 + 5 = … 47 + 64 = … 98 + 25 = … 56 + 43 = … 21 + 1 = … 44 + 97 = … 23 + 4 = … 23 + 3 = … 72 + 21 = … 94 + 35 = …

El tiempo como fenómeno perceptivo

Leer los artículos

Como impactan esa percepción en nuestro trabajo cotidiano o actividades personales? Dar ejemplos.

Es tirano

Es dinero

Pasado fue mejor

Cada cosa tiene su tiempo

A tiempo infinito… somos todos genios

El tiempo

“hoy salí de inglés fui al gym, de ahí a cenar. Luego toqué con la banda, fuimos a ver un recital y al otro día levantarme temprano para salir a correr”

“hoy estuve a full. Todo el día pagando impuestos…”

Tiempo: Para algunos nunca alcanza para otros sobra…

“es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse,

sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables”

Procrastinación: Enemigo del tiempo

¿Y si todo fuera como un juego?

Practiquemos

La atención

Atencion! Leer los siguientes textos…..en 30 segundos

Las plantas comparten con el reino Animalia, Fungi y Protista la característica de ser seres eucariotas —dominio Eukaryota, con un núcleo definido. La definición de plantas es más compleja de lo que parece, puesto que existen algunos grupos que no comparten las características más obvias de lo que comúnmente llamamos plantas. Por ejemplo, existe 3900 especies de plantas parásitas conocidas, que no realizan fotosíntesis, pues obtienen su alimento de fuentes externas. Además, muchas de estas no adhieren sus raíces como usualmente lo hace un estereotipo de planta verde. A diferencia del reino Animalia (reino animal), las plantas son organismos autótrofos, ya que poseen cloroplastos, que permiten la fotosíntesis. Sin embargo, algunas bacterias y protistas, también tienen la capacidad de realizar fotosíntesis. De estos protistas podemos seleccionar algunas algas que viven en el agua, poseen ciclos reproductivos sencillos y rápidos, pero son puramente acuáticos y ecológicamente activos. Contrastamos el vivir en la tierra como una característica de las plantas. El hecho de que las plantas posean una pared celular de celulosa no las hace tampoco únicas de poseer el nombre de plantas. Las bacterias y los hongos (no son plantas, puesto que pertenecen al reino Fungi) también poseen paredes celulares gruesas y resistentes, pero sí varían en su composición, desde celulosa hasta quitina y otros polisacaridos. Las plantas se denominan sésiles, no se desplazan, exceptuando por las algas verdes unicelulares y casos extremos. Es decir, no podemos afirmar que una planta es de verdad planta «porque no posee capacidad de locomoción». Podemos definir, entonces, a las plantas como organismos con clorofila y fotosintéticos (si no son fotosintéticos, derivan de linajes anteriores de plantas fotosintéticas), complejos en su estructura (tejidos compuestos por muchas células), con paredes celulares de celulosa, y adaptados básicamente a la tierra (una planta acuática puede provenir de linajes de plantas que vivieron en la tierra, pero si se denomina embriofita (plantas terrestres; plantas con embrión), no es que literalmente vivan en la tierra, pueden ser acuaticas).2

Atención

Preguntas • ¿Que característica tienen las plantas sésiles? • Nombrar tres especies eucariotas • ¿Todas las plantas realizan fotosíntesis? • ¿De que está hecha la mayoría de las paredes de las plantas? • ¿Pueden los hongos considerarse plantas? • ¿Que queremos decir cuando decimos que las plantas son “complejas en

su estructura”?

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No somos multi-tasking (a diferencia de lo que creemos)

La atención fragmentada resta calidad a la tarea

Los sobre-estímulos atencionales generan stress

La atención dispersa deteriora los procesos de comprensión, sobre todo la comprensión profunda

Se da el caso de la lectura superficial

EJEMPLOS

La atención

No somos multi-tasking (a diferencia de lo que creemos)

La atención fragmentada resta calidad a la tarea

Los sobre-estimulos atencionales generan stress

La atención dispersa deteriora los procesos de comprensión, sobre todo la comprensión profunda

Se da el caso de la lectura superficial, sin valor de comprensión.

La atención

Practiquemos

Listar todas las actividades que vienen a la cabeza Escribirlas en un pedazo de hoja

GTD: Collect

Procesar y organizar

GTD: Procesar y organizar

GTD: Revisar y hacer

Kaizen y las 5S

Algunas técnicas: Kayzen y 5S

Kaizen es un término japones que significa “mejora continua” haciendo pequeñas cosas mejor, estableciendo y alcanzado estandares más elevados de una manera incremental

La traducción exacta es:

Kai = Cambio

Zen = Mejora

Es una filosofía derivada de la cultura y de las prácticas de gestión japonesas

Kaizen se focaliza en la calidad como objetivo diario, la calidad que necesita el gradual e infinito proceso de mejora en búsqueda de la perfección.

El principio básico de esta filosofía es la continuo conexión entre la vida de la empresa y la mejora continua. Estas mejoras que atraviesan todos los aspectos de la vida muestran el nivel de atención se le presta a las necesidades de los clientes.

Fuente: Wikipedia

Casa de la calidad: GEMBA

Algunas técnicas: Kayzen y 5S

1. Say no to status quo, implement new methods and assume they will work 2. If something is wrong, correct it 3. Accept no excuses and make things happen 4. Improve everything continuously 5. Abolish old, traditional concepts 6. Be economical. Save money through small improvements and spend the

saved money on further improvements 7. Empower everyone to take part in problems' solveing 8. Before making decisions, ask "why" five times to get to the root cause. (5

Why Method) 9. Get information and opinions from multiple people 10. Remember that improvement has no limits. Never stop trying to improve

Fuente: Estudio del trabajo OIT.

Algunas técnicas: Kayzen y 5S

5S Calidad.

Eliminación de Tiempos Muertos.

Reducción de Costos.

Clasificar

Ordenar

Limpiar

Estandarizar

Disciplina

5S: Clasificar

Fuente: http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

Qué debemos tirar? ¿Qué debe ser guardado? ¿Qué puede ser útil para otra persona u área? ¿Qué deberíamos reparar? ¿Qué debemos vender?

5S: Ordenar

¿Es posible reducir la cantidad de esto? ¿Esto es necesario que esté a mano? ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre? ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

Tener en claro que: Todas las cosas deben tener una denominación o nomenclatura Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.

Fuente: http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

5S: Limpiar

Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y antes de guardarlos El mobiliario debe estar limpios y en condiciones de uso. No debe tirarse nada al suelo No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total

Analizar el espacio de trabajo, tablero de scrum, etc. ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”? ¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre? ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello? ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

Fuente: http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

5S: Estandarizar

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda: Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas». Favorecer una gestión visual. Estandarizar los métodos operatorios. Formar al personal en los estándares.

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/5S

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos

5S: Disciplina

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos

Mantener los logros Seguir mejorando

Kayzen y 5S

Es aplicable al trabajo como al espacio de trabajo

Patrones de desarrollo

Green Coding

TDD

Cambia dramáticamente la calidad de nuestro trabajo

Nos vuelve mas claros y entendibles

Se apalanca en la teoría del a ventana rota

Claridad -> Visual Management

Practiquemos

Leer el ejercicio que se entrega en mano

Algunas técnicas: Personal Kanban

Visualizar el flujo de proceso

Mas valor con menos esfuerzo

Limitar el WIP (work in progress)

Poner el foco en lo importante

Mapear la cadena de valor y operar sobre ella

Algunas técnicas: Personal Kanban

TO DO DOING DONE

Algunas técnicas: Personal Kanban

TO DO DOING (3) WAITING (2) EVALUATE DONE

Heijunka

Plan

Do

Check

Act

Mapero de la cadena de valor • Analizar WIP • Donde están los cuellos de botella? • Donde agrego valor? • Como asegura agregar valor?

Practiquemos

Conclusiones