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Auditora interna. Un enfoque sistmico y de mejora contnua
1. Prlogo2. Introduccin3. Definiciones y objetivos4.
Independencia5. Tercerizacin6. Alcances de la Nueva Auditora7.
Trabajo en equipo8. Uso de herramientas de gestin9. Conocimientos y
aptitudes10. Planificacin11. La mejora continua en la Auditora12.
El control interno y los resultados econmicos13. Auditora y control
de los procesos informticos14. La Matriz de Control Interno15.
Bibliografa
Prlogo
En esta monografa no se pretende repetir conceptos ya
ampliamente desarrollados, sino msbien presentar un nuevo enfoque y
visin en torno a la nueva auditora interna y los controlesinternos.
Por ello se expone como novedades las ventajas de la tercerizacin
en las labores deauditora interna, la visin sistmica de los
controles internos, el papel de la auditora interna enlos procesos
de mejora continua y eliminacin de despilfarros / desperdicios en
la empresa, lasnuevas herramientas a utilizar con una visin de
gestin de calidad total, y por ltimo losnuevos enfoques a ser
incorporados a la luz de los cambios en materia tanto tecnolgica
comoproductiva y comercial; lo cual es producto de la incorporacin
del Just in Time, la tercerizacin,el teletrabajo, internet y la
informtica (para ste ltimo tem se da un desarrollo mspormenorizado
de los controles a verificar).
1. Introduccin
De la experiencia que da a da se va acumulando resulta
sorprendente las graves falenciasque en materia de auditora y
control interno adolecen las empresas, incluyndose entre ellasno
slo a pequeas y medianas, sino tambin a grandes empresas, para ello
basta comoejemplo el famoso caso del Barings Bank en Singapur, o el
de las grandes empresas estatales.
En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las
normas bsicas yfundamentales en materia de control interno, pero
por otro lado est la ausencia de amplitud deconceptos en cuanto al
patrimonio a proteger, y de los mtodos e instrumentos de anlisis
aser utilizados por los auditores internos.
Al igual que en el control de calidad, la falta de planificacin
y prevencin es la norma enmuchas empresas en lo relativo tanto al
control interno, como al accionar de la auditorainterna. Por ello
no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que
es lo quesali mal, porqu, y que hacer para evitar su repeticin,
cuando lo correcto es actuarpreventivamente, y de acontecer algn
hecho perjudicial no quedarse en los aspectos mssuperficiales sino
profundizar hasta llegar hasta la causa-raz, tratando de desentraar
de talforma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas
falencias.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditoras es que la
misma sea percibida comouna entidad dedicada slo a la inspeccin (y
a veces hasta con una perspectiva policaca), y noal asesoramiento
con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la
organizacin.
Es menester conformar una nueva visin de la empresa desde un
enfoque sistmico, de talmanera de ubicar a la auditora como un
componente de dicho sistema, encargado de protegerel buen
funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel
empresa), sino
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adems, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a
los efectos de susupervivencia y logro de las metas propuestas.
Es interesante significar que slo el dirigente que reconozca la
necesidad de considerar laempresa como un conjunto de sistemas
interrelacionados y entrelazados, habr descubierto laclave para
entender cmo opera realmente la empresa.
Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus
falencias en el control interno, yen la falta de una auditora
interna que evale eficazmente la misma. La falta de buenoscontroles
internos (no meramente normativos, sino aplicados) no slo han dado
lugar a estafaso defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos,
empleados o clientes), sino tambin agraves errores en materia de
decisiones producto de graves errores en materia de informacin.
Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se
trata, la auditora interna tradicionalpone todo su acento en los
activos fisicos, derechos y obligaciones de las empresas,
dejandodesprotegidos activos tan valiosos como lo son los clientes
y sus niveles de satisfaccin, elpersonal y su capital intelectual,
y la calidad de los bienes y servicios producidos por
laempresa.
Otro aspecto muy importante es la ubicacin de la Auditora
Interna dentro del marcoorganizativo en cuanto a su grado de
independencia. Que la Gerencia o Departamento deAuditora Interna
quede a un nivel de negociacin o presin, impide alcanzar los
objetivos quemotivan su razn de ser.
En la nueva visin de la auditora interna, sta debe estar
integrada a la Gestin Total deCalidad haciendo pleno uso de los
diferentes instrumentos y herramientas de gestin a losefectos de
lograr mayores niveles en la prestacin de sus servicios.
2. Definiciones y objetivos
2.1. Auditora Interna
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define
la auditora interna como "unaactividad independiente que tiene
lugar dentro de la empresa y que est encaminada a larevisin de
operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de
prestar un servicio ala direccin".
Es un control de direccin que tiene por objeto la medida y
evaluacin de la eficacia de otroscontroles.
La auditora interna surge con posterioridad a la auditora
externa por la necesidad demantener un control permanente y ms
eficaz dentro de la empresa y de hacer ms rpida yeficaz la funcin
del auditor externo. Generalmente, la auditora interna clsica se ha
venidoocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es
decir, del conjunto de medidas,polticas y procedimientos
establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar
lasposibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y
optimizar la calidad de lainformacin econmico-financiera. Se ha
centrado en el terreno administrativo, contable yfinanciero.
La necesidad de la auditora interna se pone de manifiesto en una
empresa a medida que staaumenta en volumen, extensin geogrfica y
complejidad y hace imposible el control directo delas operaciones
por parte de la direccin. Con anterioridad, el control lo ejerca
directamente ladireccin de la empresa por medio de un permanente
contacto con sus mandos intermedios, yhasta con los empleados de la
empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma deejercer
el control ya no es posible hoy da, y de ah la emergencia de la
llamada auditorainterna.
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El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento
de sus funciones yresponsabilidades, proporcionndole anlisis
objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todotipo de comentarios
pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se
cumple atravs de otros ms especficos como los siguientes:
a. Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la
informacin contable yextracontable, generada en los diferentes
niveles de la organizacin.
b. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control
interno(lo cual implica surelevamiento y evaluacin), tanto el
sistema de control interno contable como eloperativo.
2.2. Control Interno
El control interno es una funcin que tiene por objeto
salvaguardar y preservar los bienes de laempresa, evitar
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no
secontraern obligaciones sin autorizacin.
Una segunda definicin definira al control interno como "el
sistema conformado por unconjunto de procedimientos
(reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre
s,tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin.
Entre los objetivos del control interno tenemos
a. Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por
fraudes o negligencias.b. Asegurar la exactitud y veracidad de los
datos contables y extracontables, los cuales
son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.c.
Promover la eficiencia de la explotacin.d. Estimular el seguimiento
de las prcticas ordenadas por la gerencia.e. Promover y evaluar la
seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se
tiene:
a. Un plan de organizacin que proporcione una apropiada
distribucin funcional de laautoridad y la responsabilidad.
b. Un plan de autorizaciones, registros contables y
procedimientos adecuados paraproporcionar un buen control contables
sobre el activo y el pasivo, los ingresos y losgastos.
c. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el
plan proyectado.d. Un personal debidamente instruido sobre sus
derechos y obligaciones, que han de
estar en proporcin con sus responsabilidades.
La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene
como uno de sus objetivosfundamentales el perfeccionamiento y
proteccin de dicho control interno.
2.3.Tcnicas de evaluacin del control interno
Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la
evaluacin del control internoson las de:
a. Memorndums de procedimientosb. Fluxogramasc. Cuestionarios de
Control Internod. Tcnicas estadsticas
A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las
principales tenemos: diagramade Ishikawa (denominada tambin "Espina
de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama dedispersin, histograma
y fluxogramas ( ests ltimas tres contenidas ya en las
antesmencionadas), estratificacin, y la Matriz de Control Interno
entre otras.
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2.4. Ventajas de la auditora interna
a. Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de
forma relativamenteindependiente los sistemas de organizacin y de
administracin.
b. Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de
la empresa, quegeneralmente suelen ser interpretados de una manera
parcial por los departamentosafectados.
c. Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de
las operaciones de laempresa, proporcionado por el trabajo de
verificacin de los datos contables yfinancieros.
d. Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y
la inercia burocrtica quegeneralmente se desarrollan en las grandes
empresas.
e. Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa
frente a terceros.
2.5. Requisitos del trabajo de auditora interna
a. Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos tcnicosadecuados y capacitacin como auditores.
b. El auditor debe mantener una actitud mental independiente.c.
Tanto en la realizacin del examen como en la preparacin del informe
debe
mantenerse el debido rigor profesional.d. El trabajo debe
planificarse adecuadamente ejercindose la debida supervisin por
parte del auditor de mayor experiencia.e. Debe obtenerse
suficiente informacin (mediante inspeccin observacin,
investigacin
y confirmaciones) como fundamento del trabajo.
3. Independencia
Es fundamental considerar de quin debe depender el auditor
interno. En una empresadepender directamente del dueo de la misma o
de un comit. En una gran empresa deberdepender del Sndico y de un
Comit de Control Interno (cuyos miembros no ejerzan
funcionesejecutivas). Es fundamental que los miembros de la
auditora interna no tengan relaciones conla Gerencia de Personal
(para temas como bsqueda y contratacin de personal de auditora,para
planes de capacitacin, jerarquizacin, liquidacin y pago de sueldos,
vacaciones opermisos especiales, etc.), tampoco deber tener
relaciones comerciales con el ente para elcual trabajen. De esta
forma se protege la total independencia de criterio y
observacin,evitando adems las "politiqueras" internas que tienden a
distorsionar informacin y proteger apersonal del ente. Es tambin
fundamental que no exista lazos directos de familia entre
losmiembros de la auditora y el personal a ser auditado, de existir
alguna relacin ello debieradejarse como constancia en los informes
de auditora respectivos.
No preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto
tiende a la subjetividad) de losauditores, impide un ptimo y
efectivo ejercicio de las funciones que le estn encomendadas.
Imaginemos que sucedera en una institucin bancaria si los
auditores pidieran crditos u otrosservicios a dicha institucin, es
lgico pensar en intercambio o negociacin de favores.
4. Tercerizacin
Por todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores
niveles de productividad y mejoresniveles de calidad sera
conveniente utilizar servicios tercerizados de auditora interna. De
talforma se evitan costos fijos (sueldos, espacio fsico,
computadoras, gastos de telfono), si losservicios no son adecuados
es ms fcil el cambio de auditora, al prestar servicio en
distintasempresas los auditores poseen mayor nivel de experiencia,
la capacitacin de los auditores nocorre por cuenta de la empresa
sino por parte de el ente prestador del servicio, puedenutilizarse
alta tecnologa producto de que el costo de la misma puede
subdividirse entrenumerosos clientes, pueden lograrse servicios con
alto nivel de especializacin (el enteprestador del servicio puede
contar con especialistas en: auditora en informtica, en
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seguridad, en materia impositiva, en fraude, en calidad y
satisfaccin del consumidor, einclusive auditores por tipos de
actividades) lo cual redunda en mejores niveles de calidad.
5. Alcances de la nueva auditora
La nueva auditora ya no comprende slo los controles
tradicionales, sino que en la bsquedade proteger los activos de la
organizacin audita el cumplimiento de normativas (sean stasinternas
o externas), polticas y directrices, y principios fundamentales de
gestin moderna deempresas, en todo lo atinente a la calidad de los
productos y servicios, niveles de satisfaccinde los clientes,
eficiencia de los procesos administrativos y productivos. En el
caso de lacalidad el auditor interno no proceder a efectuar
mediciones o controles de calidad, su funcinen este caso es la de
verificar la existencia de dichos controles y los mismos son
correctamentellevados a cabo. En el caso de los procesos
administrativos y productivos deber contarse conauditores
capacitados debidamente en dichas reas y sus informe tendrn un
enfoquenetamente de asesoramiento.
Adems deber tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el
control interno tienen lassiguientes nuevas maneras de operar:
a. Teletrabajob. Tercerizacinc. Utilizacin de internetd. Uso de
redes informticas (cajeros automticos, transferencias
electrnicas)e. Globalizacin de los mercadosf. Cuadro de Mando
Integral (necesidad de confirmar la correccin de los datos y
del
buen funcionamiento del sistema informtico)g. Contribuir en la
eliminacin de desperdicios y despilfarros, contribuyendo con su
asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades
6. Trabajo en equipo
El mejor uso de las capacidades y experiencias para una
evaluacin ms efectiva del controlinterno, como as tambin la
investigacin de casos especiales hacen necesario laimplementacin
del trabajo en equipo incluyendo los Crculos de Calidad en el rea
deauditora interna, como forma de mejorar los procedimientos,
logrando de tal forma controles,propuestas, anlisis e informes de
mayor calidad y menores costos.
7. Uso de herramientas de gestin
Ya sea en forma individual, en equipo o en los crculos de
calidad se deber hacer uso de lasherramientas de gestin aplicada en
materia de calidad y productividad. Nos referimos tanto alas siete
herramientas clsicas, como a las nuevas herramientas y otras que
pueda idear elpersonal de auditora en el ejercicio de sus
tareas.
As tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada
para analizar falencias, detectarcausas de errores o ilcitos,
bsqueda de soluciones o mejoras del control interno.
El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes
la priorizacin de controlesen funcin de la preponderancia que los
diferentes factores tienen, como as tambin lautilizacin de la misma
para descubrir la causa de problemas, o dar solucin a las
mismas.
Los Seis Porqu? permite mediante preguntas sucesivas llegar a la
causa fundamental de losproblemas evitando quedar en los rasgos ms
superficiales.
El Control Estadstico de Procesos (CEP) posibilita determinar la
capacidad del proceso paraengendrar productos y servicios externos
e internos que satisfagan los niveles requeridos. Aslas diferencias
contables, o de inventario o la falta de cumplimentacin correcta en
las carpetascrediticias en el caso de las instituciones bancarias
se deben a diferentes causas, el CEP
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permite conocer si la cantidad de falencias esta dentro de lo
que es natural al sistema o si suscausas son especiales, adoptando
segn el caso las respectivas medidas de anlisis ycorreccin.
El fluxograma es un elemento fundamental no slo para evaluar el
sistema de control interno,sino adems para evaluar la eficiencia de
las actividades o procesos.
El Diagrama de Dispersin permite poner a prueba la interrelacin
entre diferentes factores,como podra ser cantidad de comprobantes
recepcionados por caja con las diferencias de caja.
El histograma permite analizar la distribucin de los errores o
falencias detectadas.
La estratificacin permite mejorar los niveles de cumplimentacin
y detectar razones deirregularidades. Si al controlar atrasos
crediticios en un Banco se tienen mayores niveles enuna lnea
crediticia ello puede deberse al sector al cual est destinado o a
falencias en laconcesin de los mismos, y si los niveles estn
concentrados en determinadas sucursalesbancarias ello puede deberse
a falta de capacitacin del personal crediticio o problemaspropios
de determinadas zonas econmicas.
Anlisis Preventivos. Consistentes en utilizar la lluvia de ideas
por parte de los auditoresinternos a los efectos de detectar para
cada proceso, servicio, producto o actividad donde oqu problemas
pueden surgir, analizando como evitar de que se produzcan y fijando
sistemaspara su deteccin.
El mtodo de las Seis Preguntas Fundamentales, conformadas por:
Qu? Cmo? Quin?Dnde? Cundo? y el Porqu? para cada una de las
respuestas anteriores permite mejorar elcontrol interno, detectar
irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y
actividades.As pueden descubrirse que se estn realizando tareas
actualmente innecesarias, o que quinlo ejecuta es un personal
demasiado costoso para la ejecucin de la misma, o que el lugardonde
se realiza es poco apropiado por razones de seguridad (lugar de la
Tesorera), o elcomo se realiza resulta costoso o inseguro.
8. Conocimientos y Aptitudes
En cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con
anterioridad, es menester quelos auditores posean conocimientos a
materia de herramientas de gestin, estadstica, controlestadstico de
procesos (SPC), resolucin de problemas, benchmarking, trabajo en
equipo,crculos de calidad, tormenta de ideas, pensamiento sistmico,
relevamiento y evaluacin delcontrol interno, planificacin,
administracin, finanzas, a parte de las normativas
legales,contables y conocimientos en sistemas de informacin.
El benchmarking como metodologa que tiene por objetivo detectar
las mejores prcticas yprocedimientos a los efectos de su anlisis y
posterior implementacin es muy interesante a losefectos de adaptar
mtodos o procedimientos aplicados por otras auditoras. La
realizacin delbenchmarking se ve facilitado por la existencia de
las Asociaciones de Auditores Internos anivel general como por
sectores.
En cuanto a aptitudes el auditor interno deber tener:
a. Inters y aptitud por la investigacinb. Capacidad de anlisis
estadsticoc. Conocimientos especficos (tcnicos) en materia de
auditora interna, control interno y
en lo concerniente al sector.d. Comportamiento organizacional y
programacin neuro-lingsticae. Capacidad de anlisisf. Aptitud para
trabajar en equipog. Actitud proactivah. Alto nivel tico
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9. Planificacin
Deber ante todo definirse claramente los valores, y la misin de
la Auditora Interna. Esnecesario que quede completamente en claro
quienes son sus clientes y que requieren. Para locual resulta
sumamente interesante implementar un sistema para verificar la
calidad de lostrabajos e informes de auditora, como as tambin medir
los niveles de satisfaccin de losusuarios de la informacin
suministrada. Resulta utilizar recursos para luego de un
tiempotomar conocimiento de que los informes no eran de importancia
o significacin para losreceptores de stos.
Volviendo al elemento central de la planificacin, es fundamental
ella por cuanto suministra lavisin a compartir por los miembros de
la auditora, lo cual ser el eje central que movilizar
lascapacidades y recursos para un ms efectivo y eficiente logro de
los objetivos.
10. La mejora continua en la auditora
El sector de auditora no puede escapar a las consignas del
momento que son lograr cada damejores niveles tanto en calidad,
como en costos, productividad y plazos.
Por ello el realizar las auditoras con el mejor uso de los
recursos (sobre todo teniendo encuenta que las actividades de
auditora interna no poseen valor agregado para el clienteexterno),
el mayor nivel de calidad y en plazos perentorios resulta
fundamental. Para ello debenconcentrarse la utilizacin de los
recursos de la forma ms eficiente posible, mejorando demanera
continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse
en cuestiones oelementos significativos y con un creciente impacto
en la organizacin.
11. El control interno y los resultados econmicos
En la ltima lnea del Cuadro de Resultados est la verdad, en el
se refleja que tan bien aoperado la empresa. Muchas empresas con un
ms que ptimo resultado en materiaproductiva y comercial ven reducir
sus utilidades y hasta en algunos casos se llegan a losnmeros en
rojo producto de negligencias, fraudes, robos y hurtos. Entre las
negligenciaspodemos mencionar la falta de seguros ya sea por
incendios o accidentes entre otros, tambinla falta de controles
adecuados al momento de calificar a un cliente para el otorgamiento
decrdito. No menos costosos son las prdidas por errores de clculo o
falta de cumplimientosformales en materia impositiva. Estos son slo
unos ejemplos de los hechos que mscomnmente se dan en las
organizaciones. De igual forma es menester evitar los fraudes,robos
y hurtos, como as tambin acciones destructivas que puedan afectar
el patrimonio de laempresa. Slo un buen control interno, el cual
debe ser relevado y evaluado convenientementepor los auditores de
la compaa puede evitar la disminucin de las utilidades o su
conversinen prdidas.
En una Institucin Bancaria el no haber actualizado el monto de
impuesto de sellos porchequeras llev a una percepcin menor en
concepto de dicho impuesto, y por lo tanto aabonar menos al Ente
Recaudador, tenindose que hacer cargo luego la Institucin
Financierade la diferencia ms los intereses y multas
respectivas.
No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en
su clculo, como en lacalidad de la informacin manejada para la
adopcin de decisiones, un control interno queasegure informacin
correcta, precisa y a tiempo.
Como ejemplo podra mencionarse el caso de una Institucin
Bancaria que por calcularerrneamente sus Niveles de Efectivo Mnimo
Diarios, tomaba fondos interbancarios paracubrirlos con el alto
costo que ello implicaba, cuando en realidad sus situacin real le
permitael otorgamiento de fondos a otras instituciones bancarias
con la consiguiente obtencin dejugosos beneficios.
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Otro ejemplo de graves resultados es la informacin incorrecta en
materia de Deudores porVentas. Reclamar a alguien que ha pagado
puede hacer perder el cliente, y no hacerlo aalguien que no est al
da con sus pagos implica tambin prdida de liquidez y de
resultados.
Tener informacin confiable en materia de inventarios es muy
importante, mxime an en unapoca de altos costos financieros y ante
la necesidad de aplicar metodologas como el Just inTime.
Podemos apreciar con est pequea cantidad de ejemplos las graves
consecuencias que unafalta de control interno eficaz puede traer
aparejada para la empresa en materia de resultados.
12. Auditora y control de los procesos informticos
Los procesos informticos han cambiado notablemente las
condiciones internas de lasorganizaciones, motivando de tal modo
importantes consecuencias en materia de controlinterno.
Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separacin de
funciones entre quienes sonencargados de manejar el sistema, los
programadores y quienes controlan los inputs, loscuales deberan ser
efectuados por tres tcnicos o grupos de tcnicos en
informticadiferentes. Sin embargo tanto por el tamao de las
empresas, como por las nuevascaractersticas que tienen lugar en los
procesos fabriles y de servicios los controles debenadaptarse a
esta nueva situacin. La creacin de mecanismos paralelos e
independientes alsistema para el control comparativo es adonde
apuntan las nuevas metodologas destinadas asalvaguardar los
procesos informticos.
Poner los sistemas informticos al resguardo del accionar de los
"piratas", como de los "virus"resulta fundamental por las enormes
prdidas que las mismas pueden ocasionar a la empresa.
No menos importante resulta no slo el control de acceso a la
informacin, sino la posibilidadde acceder a archivos de gran valor
estratgico como son los relacionados con los clientes y
surespectivas evoluciones comerciales. Muchos tienen inters en
hacerse de dichas bases dedatos a los efectos de su venta a la
competencia.
En el control de sistemas del procesamiento electrnico de datos
(EDP) podemos diferenciartres aspectos:
a. Controles de la organizacin del proceso de datos. Podemos
estudiar en elcuatro aspectos:
1. Divisin de responsabilidades2. Control sobre los operadores
del ordenador3. Biblioteca de programas4. Sistemas de seguridad
ante incendios u otros accidentes
A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las
funciones deautorizacin y registro estn comprendidas en el propio
programa es necesarioseparar la funcin de operacin y manejo de las
mquinas y la demantenimiento del programa y de la memoria o
biblioteca. Esta separacin defunciones es importante por cuanto,
proporciona una eficaz verificacincruzada de la exactitud y
correccin de los cambios introducidos en el sistema,impide al
personal de operaciones efectuar revisiones sin plena autorizacin
yverificacin, evita que el personal ajeno a la operacin tenga
acceso al equipo,y por ltimo mejora la eficiencia, puesto que las
capacidades y eladiestramiento que se requieren para desempear tan
diversas actividadesdifieren.
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Es importante la separacin entre el personal encargado de las
bibliotecas, y elde la seccin de adquisicin y control de datos.
a. Controles de procedimientos. Se refieren a cuatro puntos
especficos:1. Datos fuente y controles de salida. Es preciso un
control sobre los datos de
entrada que permita verificar que stos han sido autorizados e
introducidos unasola vez. La funcin de los controles de salida es
determinar que los datosprocesados no incluyen ninguna alteracin
desautorizada por la seccin deoperaciones del ordenador y que los
datos son correctos o razonables.
2. Controles del proceso. Los objetivos principales son
descubrir la prdida dedatos o la falta de su procesamiento,
determinar que las funciones aritmticasse ejecuten correctamente,
establecer que todas las transacciones se asientenen el registro
indicado, asegurar que los errores descubiertos en elprocesamiento
de datos se corrijan satisfactoriamente.
3. Controles del archivo o biblioteca. Si stos son defectuosos
pueden deformarla contabilizacin.
4. Controles sobre las salidasb. Controles administrativos.
Hacen referencia al diseo, programacin y
operaciones del EDP.
Seguridad fsica. Las precauciones bsicas a tal objeto son:
1. Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los
archivos, programasy documentacin bsica.
2. Proteccin contra excesos de humedad, variaciones de
temperatura, cadas detensin, cortes de suministro, campos
magnticos, actos delictivos, etc.
3. Proteccin contra incendios, inundaciones, desastres
naturales, etc.4. Plan de emergencia que prevea las actuaciones
bsicas y medios alternativos
disponibles ante distintos niveles de sucesos catastrficos.5.
Designacin de un responsable de seguridad y revisin peridica de
la
operatividad de los medios dispuestos.6. Seguro que cubra el
riesgo de interrupcin del negocio y el costo de
reconstruccin de ficheros.
13. La Matriz de Control Interno
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de
adoptar decisiones y resolverproblemas, y de ver la organizacin en
su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los
diversos productos, serviciosy reas de la empresa con las
disposiciones normativas externas e internas, como as tambincon los
principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los
funcionarios, como a losauditores internos (o externos) y a las
gerencias de las diversas reas a preguntarse de quemanera afectan,
si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y
actividades, obien indagar acerca de la existencia o no de normas
que se relacionen con las mismas.
Cabra preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles
de sanciones pecuniariaspor incumplimiento de deberes formales slo
por el hecho de no haber realizado lasindagaciones o bien de no
tener planificados los controles y las respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la
organizacin establecen cantidadde controles a ejecutar por perodo
de tiempo, con que elementos o recursos se van a contar,que
cuestionarios se han de utilizar y quienes los elaborarn. Por medio
de la delegacin seasigna por un lado quienes son los responsables
de realizar los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los
aspectos o reas de mayorriesgos, los cuales surgen de los puntajes
ms bajos, son aquellos en los cuales se han depriorizar los ajustes
y correcciones, adems a travs del anlisis de las razones de los
bajos
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puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal
forma adoptar las mejoresacciones tendientes a su resolucin.
14. Bibliografa
Soriano Guzmn, Genaro La auditora interna en el proceso
administrativo EditoralCENAPEC 1992
Surez Surez, Andrs La moderna auditora McGraw Hill 1991
Skinner y Anderson Auditora Analtica Editores Libreros 1969
Madariaga, J.M. Nociones Prcticas de Auditora Deusto 1986
Rusenas, Rubn Oscar Manual de Control Interno Editorial Cangallo
1978
Pungitore, Jos Luis Sistemas Administrativos y Control Interno
Club de Estudio - 1994
Poch, Ramn Manual de control interno Gestin 2000 1997
Lefcovich, Mauricio L. Matriz de Control Interno
www.monografias.com Noviembre/2003
Autor:
Mauricio Len Lefcovich
[email protected]
Consultor en Administracin de Operaciones
Especialista en Kaizen y Seis Sigma
Asesor en: Costos, Calidad, Productividad, Planificacin, Mejora
Continua, Auditora, yRelevamiento y Evaluacin de Control
Interno.
