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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ELABOR REVIS AUTORIZ

Equipo auditor Doctor Enrique Benjamn Franklin F. Ingeniero Alfonso Arroyo Concha

1

AUDITORA ADMINISTRATIVA

EQUIPO AUDITOR:

Arroyo Jaramillo Melisa Lizette

Tllez Girn Lizrraga Paulina

Villegas Velasco Alejandro




2

NDICE

INTRODUCCIN

4

Contexto

5

Antecedentes

7

Empresa

8

Organigrama

9

Situacin actual

11

Productos

12

METODOLOGA DE LA AUDITORA

20

PLANEACIN

21

Investigacin preliminar

23

Preparacin del proyecto de auditora

23

Diagnstico preliminar

26

INSTRUMENTACIN

28

Recopilacin de informacin

29

Papeles de trabajo

30

Supervisin del trabajo

30

Medicin

31

Anlisis administrativo e indicadores

31

EXMEN

36

Propsito

37

Procedimiento

37

Enfoques del anlisis administrativo

38

FODA

40

Diagnstico administrativo 40

Contexto 40

Desempeo 41

Estrategia competitiva 45

Perspectivas 47

INFORME

50

Responsable

50

Introduccin

50

Antecedentes 50

Tcnicas empleadas 50

Resultados 51

Seguimiento 58




3

Conclusiones 59

SEGUIMIENTO

60

Objetivo general

60

Lineamientos generales

61

Acciones especficas

61

reas de aplicacin

62

Resultados esperados

62

ANEXOS

63

Programa de actividades

64

Cdulas 65

Organigrama propuesto 72

Cuestionarios 73




4

INTRODUCCIN

Una empresa es definida como el conjunto de recursos humanos, materiales, econmicos y tecnolgicos que

trabajan en conjunto para el logro de un fin en comn. sta, debe regirse bajo el establecimiento de un

proceso administrativo que planifique, organice, dirija y controle todas aquellas actividades que permitan el

cumplimiento de estos objetivos y la adecuada operacin de la organizacin. Esto debera ser lo ideal para

que una empresa pueda desempearse de la mejor manera posible. Sin embargo, la situacin real es que hoy

en da, muchas empresas trabajan de forma emprica (sin algn sustento administrativo) y van aprendiendo

bajo un esquema de prueba y error, es decir sobre la marcha (principalmente las pymes). Si aunamos esto a

que las condiciones del mercado son altamente cambiantes y que una empresa debe estar renovando

constantemente el cmo y porqu hace las cosas para poder satisfacer la demanda de sus consumidores,

vemos la necesidad de que las organizaciones cuenten con una herramienta que les permita evaluar su

desempeo y la manera en que estn haciendo las cosas, logrando as identificar las reas de oportunidad y

mejorar en todos aquellos aspectos que propicien su permanencia en el mercado.

Una de estas herramientas es la auditora administrativa.

Una auditora administrativa se conceptualiza como la revisin total o parcial de una organizacin con el

propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr

una ventaja competitiva sustentable. Por su naturaleza, constituye una herramienta fundamental para impulsar

el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere de un estudio

ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, como

imprimir mayor cohesin al funcionamiento de dichas reas y, sobre todo, realizar un anlisis causa-efecto

que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

El siguiente trabajo es una auditora administrativa realizada a la empresa MEDIMPORT SA de CV, empresa

100% mexicana dedicada a la fabricacin y comercializacin de productos farmacuticos (principalmente

productos naturistas y suplementos alimenticios) que ya cuenta con 30 aos de experiencia satisfaciendo las

necesidades especficas de sus mercado objetivo.

Esta auditora fue elaborada por un equipo auditor proveniente de la Facultad de Contadura y administracin

UNAM, quin estableci un plan de trabajo formal para llevar a cabo el presente documento, siendo

asesorado por el Dr. Enrique Benjamn Franklin F., todo esto a comn acuerdo con el Director General de la

empresa el Ing. Alfonso Arroyo Concha quien puso una entera colaboracin para la realizacin de este

proyecto.

Los resultados que se pretenden obtener de este documento es que esta auditora administrativa sea de

mucha utilidad a la empresa MEDIMPORT SA de CV para que sta pueda identificar sus reas de mejora en

el rea de organizacin (peticin del Director General) y lograr convertirlas en oportunidades para la

organizacin, logrando con ello asegurar un ptimo crecimiento y desarrollo.




5

CONTEXTO

Mxico, pas de PyMEs

Las pequeas y medianas empresas, Pymes, tienen particular importancia para las economas nacionales, no

solo por sus aportaciones a la produccin y distribucin de bienes y servicios, sino tambin por la flexibilidad

de adaptarse a los cambios tecnolgicos y gran potencial de generacin de empleos. Representan un

excelente medio para impulsar el desarrollo econmico y una mejor distribucin de la riqueza.

Hoy da, los gobiernos de pases en desarrollo reconocen la importancia de las Pymes por su contribucin al

crecimiento econmico, a la generacin de empleo, as como al desarrollo regional y local.

Las Pymes en Mxico constituyen el 97% del total de las empresas, generadoras de empleo del 79% de la

poblacin y generan ingresos equivalentes al 23% del Producto Interno Bruto (PIB), lo anterior es una clara

seal de debemos poner atencin a este tipo de empresas y verlas como lo que en realidad son: la base de la

economa mexicana. (INEGI, 2005)

Las Pymes cuentan con la ms amplia gama de giros productivos, comercializadores y de servicios y tienen la

tendencia a realizar actividades autnomas que tienen relacin con las empresas ms grandes, y de este

modo sufriendo la influencia de stas que suelen someterlas, minimizando sus posibilidades de desarrollo o

establecen una interdependencia.

A pesar de ser una fuente muy importante en la economa del pas, las Pymes no cuentan con muchos de los

recursos necesarios para que se desarrollen de una manera plena y existen en el pas grandes problemas que

las afectan en gran medida.

Entre las problemticas de las pequeas y medianas empresas podemos resaltar que sus inversiones para

tecnologa, infraestructura, seguridad, entre otras, son de un 0.5% y 0.7%, respectivamente, estancando su

propio crecimiento. Por lo anterior resulta lgico que aproximadamente 70% de las Pymes no cuenten con

base tecnolgica instalada teniendo temor de no poder solventar los costos de inversin y operacin que esto

implica; aunque tambin existen razones menos aceptables a esto como la resistencia al cambio, el

desconocimiento de los sistemas de informacin, la falta de infraestructura y la carencia de visin sobre los

beneficios que la tecnologa puede traer a una empresa. (INEGI, 2005).

Algunos datos que nos ubican dentro de ste contexto son: las Pymes comprenden alrededor del 90% de las

empresas constituidas en el pas. La cifra es todava mayor dentro del sector manufacturero, representando el

99% de los establecimientos manufactureros. Y de ese 99%, el 82.19% son pequeas empresas, que generan

el 13.22% del personal ocupado. La pequea empresa comprende el 13.69% de los establecimientos y origina

el 20.80% del empleo. A la empresa mediana corresponde el 2.39% de los establecimientos creando el

15.39% del personal ocupado.

Situacin del sistema de salud en Mxico

En Mxico, el Consejo de Salubridad General ha definido la certificacin de los establecimientos de atencin

mdica y de los profesionales de la salud como el procedimiento por el cual se asegura que un producto,

proceso, sistema o servicio se ajusta a los principios cientficos, ticos y de calidad que rigen la prctica

profesional tanto en instituciones pblicas como privadas.




6

Las condiciones generales de salud en el pas han mejorado en los ltimos 50 aos. Esto se puede observar

sobre la esperanza de vida que se tiene al nacer entre, 1950 y 2000 se gan un crecimiento acumulado de 25

aos. Actualmente lo que respecta a las mujeres, la expectativa de vida es de 77.9 aos y la de los hombres

es de 73.0 aos y de acuerdo con las ltimas estadsticas de los indicadores demogrficos se espera que

para 2010 la esperanza de vida para las mujeres sea de 79.1 aos y para los hombres de 74.2 y para 2025

esta se incrementar de 81.6 aos en el caso de mujeres y 76.8 aos en el caso de los hombres.

Estas mejoras han trado una serie de consecuencias en cuanto al porcentaje de adultos mayores en la

estructura poblacional del pas. De haber representado, los adultos mayores de 65 aos, el 4 por ciento de la

poblacin en 1970, para 2025 esta cifra representar el 15 por ciento. Esto cambia las condiciones de salud y

demandas de servicios de la poblacin, que conforme ms edad tiene, ms costosa y problemtica ser para

atender.

Entorno del mercado farmacutico en Mxico

El mercado farmacutico mexicano es actualmente el ms grande de toda Latinoamrica. Representa

aproximadamente el 2.7 por ciento del PIB de Manufactura y el 0.5 por ciento del PIB del pas y adems

representa el noveno mercado farmacutico a nivel mundial. El valor del mercado se encuentra en continuo

crecimiento, mientras que economas del tamao de Brasil y Argentina han tenido que contraer sus mercados

debido a las condiciones econmicas que presentan.

En la actualidad existen en Mxico aproximadamente 224 laboratorios de medicamentos pertenecientes a 200

empresas, 46 de ellas forman parte de corporativos de capital mayoritariamente extranjero.




7

ANTECEDENTES Historia

1982 Medimport S.A. de C.V. es una empresa establecida en el ao 1982 con capital 100% mexicano, inici operaciones con una lnea de 40 productos farmacuticos genricos, tales como: Vitamnicos, antidiarreicos, antiespasmdicos, antirreumticos, y antibiticos.

1993 En el ao 1993 se cre el rea de material de curacin con el fin de fabricar el producto MASIEPOXI sustituto de hueso indicado en craneoplastas, el cual fue desarrollado 100% derivada de nuestro departamento de productos nuevos y con patente orgullosamente Mexicana.

1996 El rea de productos naturales fue creada en el ao de 1996 con el propsito de satisfacer las necesidades del mercado herbolario y de suplementos alimenticios lanzando productos de alta calidad a precios moderados, tendiendo a desarrollar productos innovadores con efectos similares a los medicamentos alpatas pero con la ventaja de tener menos efectos secundarios.

2001 2009 2011

Se inicia el proyecto de la nueva planta en Lerma, Estado de Mxico, la cual contar con una capacidad 5 veces mayor que la actual con el nico propsito de enfrentar los retos del mercado globalizado. La empresa ha cambiado sus operaciones a la nueva planta construida en el parque industrial Lerma, Estado de Mxico Medimport SA de CV ha diversificado la cantidad y variedad de sus productos (principalmente naturistas y suplementos alimenticios) con la finalidad de poder satisfacer las necesidades y preferencias de sus consumidores, siendo reconocidas como una de las principales empresas en el sector farmacutico.




8

Empresa

Medimport SA de CV es una empresa 100% mexicana establecida desde el ao 1969 dedicada al

procesamiento de diferentes insumos para la fabricacin de una gran variedad de productos farmacuticos y

naturistas, los cuales satisfacen necesidades especficas de sus consumidores en diferentes mercados,

buscando siempre conducirse con calidad e innovacin.

MISIN Y VALORES

VALORES

Nuestros valores institucionales son:

Compromiso: Con la calidad y servicio enfocado hacia nuestros clientes.

Honradez: Demostrada con nuestros empleados y hacia el medio exterior que nos rodea.

Creatividad: Utilizada para el desarrollo de productos innovadores y funcionales.

Adaptabilidad: Hacia el mercado cada vez ms globalizado.

Eficacia: En nuestros procesos para ser da con da una empresa altamente productiv

MISIN

Somos una empresa dedicada a procesar insumos sintticos y naturales, dndoles una presentacin

comercial adecuada para mejorar la calidad de vida a personas y animales.

Adaptndonos gilmente a las necesidades de nuestros clientes, proponindoles nuevas alternativas de

negocio basndonos en nuestra eficiencia y cumpliendo ampliamente con los estndares de calidad.




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ORGANIGRAMA

Medimport SA de CV est conformada especialmente para las necesidades de su mercado, por lo cual su organigrama est hecho enfocado a la productividad de la siguiente manera:

La base de Medimport SA de CV est dentro de su equipo de trabajo, pues cuenta con especialistas en cada rea, enfocndose a la atencin y el servicio a sus clientes y proveedores.

Gerente General

48 aos de experiencia .

|

Gerencia Administrativa 12 aos de experiencia.

|

| | | | | | | |

Produccin

Contabilidad

Ventas

Logstica

Finanzas

Desarrollo de productos

Compras

Atencin a clientes




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Las oficinas de Medimport SA de CV estn ubicadas en Felipe ngeles nmero 56 col. Providencia

Azcapotzalco, mientras que la fbrica se encuentra ubicada en el parque plata industrial de Lerma, Edo. De

Mxico.

Ubicacin oficinas

Ubicacin planta




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SITUACIN ACTUAL

MEDIMPORT SA de CV es una empresa que ya cuenta con un poco ms de 30 aos operando en le

mercado mexicano, buscando siempre satisfacer las necesidades de sus clientes.

Medimport posee actualmente una planilla laboral de 34 empleados, donde la mayora de ellos han

iniciado desde que la empresa se cre.

Hoy en da, Medimport maneja tres lneas de productos: veterinarios, naturistas y suplementos

alimenticios, siendo stos dos ltimos los ms importantes para la organizacin.

Los productos que la empresa fabrica, son percibidos como de alta calidad para el mercado mexicano,

resaltando como atributos ms importantes a la innovacin y desarrollo tecnolgico que poseen.

Los canales de distribucin de Medimport SA de CV estn conformados por mayoristas y minoristas

del sector; no vende al consumidor final.

Recientemente, la empresa ha cambiado su ubicacin a Parque Industrial Lerma, Edo. de Mxico en

dnde ha aumentado 5 veces su capacidad productiva, todo esto respondiendo de manera eficiente a

las demanda de sus consumidores.

La empresa haba estado reportando prdidas al final de los ejercicios anteriores (derivados de la crisis

del ao 2008). Hoy en da muestra un mejor panorama financiero.

En cuanto a su desempeo, MEDIMPORT SA de CV presenta ciertas deficiencias en la parte

administrativa (especficamente en el rea de organizacin) de acuerdo a lo establecido por el Ing.

Alfonso Arroyo Concha quien ha detectado a sta rea como una oportunidad de mejora para la

organizacin, razn por la cual le ha pedido al equipo auditor que realice la siguiente Auditora

Administrativa de esta rea en especfico.




12

PRODUCTOS

Medimport SA de CV es una empresa 100% que cuenta ya con muchos aos en el mercado, la cual ha tenido

que ir modificando la variedad de sus productos para adaptarse a las nuevas necesidades de sus clientes:

empez fabricando productos farmacuticos, siendo modificados hoy en da por productos naturales y

suplementos alimenticios.

A continuacin se presenta su lnea de productos:

VETERINARIOS SUPLEMENTOS

ALIMENTICIOS

NATURALES

LINEA DE PRODUCTOS




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LNEA DE PRODUCTOS

LNEA DE PRODUCTO A: VETERINARIOS

PRODUCTO

DESCRIPCIN

Esta cataplasma de uso veterinario es especial para lesiones equinas, especialmente para esguinces, corvaza aguda, espinillas lastimadas, tendinitis, hinchazones glandulares, abscesos, gonitis y ndulos en las rodillas. Esta cataplasma medicamentosa que acta descongestionando y ofreciendo alivio al ser aplicada externamente, proporciona calor continuo y efecto calmante por varias horas sin necesidad de ser calentada. Alivia la hinchazn y el dolor que por lo general acompaa a la inflamacin.

LNEA DE PRODUCTO B: SUPLEMENTOS ALIMENTICIOS

PRODUCTO

DESCRIPCIN

Los aminocidos ramificados o BCAAs proveen al msculo de elementos esenciales en la reconstruccin del msculo, pueden reducir el dao producido por tus entrenamientos y mejoran la recuperacin de la clula muscular de la siguiente manera: Aporta energa adicional para los altos requerimientos de energa

demandados en tus entrenamientos Ayuda a la sntesis de protena en tus clulas musculares Minimiza el dao de tus protenas no convirtindolas en energa y

grasa




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La creatina acta como una poderosa ayuda ergonmica jugando un rol esencial en la proyeccin de energa al tejido muscular mejorando el rendimiento fsico. La creatina puede aumentar la ganancia de energa ayudando a incrementar la fuerza del musculo, la resistencia y retrasando la fatiga.

Quemador de grasa e inhibidor de apetito Contrarresta Sobrepeso y obesidad. Elimina el colesterol. Disminuye posibilidad de Diabetes tipo 2 Nos brinda bienestar. Es un Supresor de apetito. Disminuye el riesgo de padecer enfermedades

Cardiovasculares. Nos proporciona Antioxidantes. Formula para adelgazar y bajar de peso. Proporcin de buena Salud

Producto recomendado especialmente para todas las personas que practican algn deporte: Tenis, Soccer, Maratn, Bsquet Ball, Base Ball, Pesas, etc. y para toda la familia; que por el constante movimiento en las actividades, es necesario consumirlo para prevenir y cuidar de lesiones articulares

Protena 100% Pura. Reconstituye la Clula Muscular Refuerza el sistema inmunolgico Reduce los niveles de estrs muscular Regenera la fibra muscular Esencial para el crecimiento muscular




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Nutriesbelt es un producto que nace por la creciente epidemia de sobrepeso en nuestro pas. Est elaborado pensando en la mejora de este tipo de poblacin as como una ayuda para las personas con Diabetes Mellitus tipo II, como para personas con sobrepeso en conjunto con un tratamiento para disminuir el peso corporal, as como para impedir su progreso.

Disminuye el riesgo de padecer enfermedades cardiovasculares.

Mejora los niveles de colesterol y triglicridos en la Sangre. Mejora y disminuye Presin Arterial. Mejora sntomas inflamatorios como la Artritis. Ayuda contra la Arteriosclerosis

Ayudan a obtener mejor Vitalidad y Energa. Previene de Enfermedades. Combaten el Estrs. Ayudan en el aumento de Nutrientes. Combaten la Oxidacin.

Radical det-Ox, Antioxidante: Formula de Antioxidantes; son sustancias que nos ayudan a neutralizar radicales libres, protegiendo de este modo a nuestras clulas, contribuyendo a mejorar nuestras defensas, y retrasando el proceso de envejecimiento cutneo. Forman parte de nuestra proteccin contra el cncer y las enfermedades cardacas ya que protegen las paredes de las arterias, mejorando nuestra calidad de vida




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Es una bebida a base de diferentes protenas que se puede ingerir en la fase de post ejercicio para cubrir las demandas extra de nutrientes que ocurre durante la fase ms intensa de ste, que es la restitucin y tambin en la competicin. Restitution provee al atleta de los bloques necesarios para restaurar al cuerpo inmediatamente despus del ejercicio.

Importante aporte de Protenas. Reparacin de Msculos y huesos. Ayuda a la formacin y reparacin del tejido muscular Ayuda en la recuperacin despus del ejercicio Evita dolor muscular despus del ejercicio. Proporciona energa para siguiente sesin de entrenamiento. Maximiza los objetivos de los deportistas.

LNEA DE PRODUCTO C: NATURALES

PRODUCTO DESCRIPCIN

Se ha descubierto que el cartlago de tiburn contiene una serie de protenas que inhiben el crecimiento de tumores. Cartitrn es un excelente auxiliar en el tratamiento de artritis y reumatismo; previene la osteoporosis.

Formula especialmente diseada para proveer los nutrientes necesarios en las articulaciones, Con 5 activos principales como: Glucosamina, Condroitina, SMS, Colgeno y Vit-C; nos beneficia en el aumento de la flexibilidad, reconstruccin y regeneracin de Cartlagos




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Las vitaminas son necesarias para el equilibrio de las funciones vitales para nuestro cuerpo; la deficiencia de alguna de ellas provoca desde agotamiento y falta de vitalidad hasta graves problemas orgnicos

Suplemento alimenticio para nios en tabletas masticables con extracto de frutas y vitaminas.

La combinacin de fibras, ctricos, algas marinas y picolinato de cromo dan como resultado un producto de alta eficiencia para la reduccin de peso.

La lecitina de soya, el kelp y el salvado de trigo ayudan al mejoramiento del sistema digestivo y al metabolismo de los lpidos.




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Es un excelente suplemento alimenticio que ayuda a fortalecer las funciones cerebrales y nerviosas; ayuda a aumentar la concentracin, fortalece la memoria y combate el stress

El calcio es necesario en todo rgimen alimenticio para evitar serios trastornos en los huesos como la osteoporosis. Nuestro cuerpo requiere siempre de este material, el embarazo y la lactancia; Kalten tambin es recomendable para jvenes en edad de crecimiento, deportistas, ancianos y personas sujetas a stress

Medipal es un importante auxiliar en el control de la diabetes y la obesidad, combate el colesterol, estimula la circulacin de la sangre, y por la fibra que contiene, ayuda en problemas de gastritis, estreimiento y problemas de aparato digestivo.

Estudios cientfico han demostrado que el aceite Omega 3 ayuda a la eliminacin del colesterol causante de la obstruccin de las arterias evitando ateroesclerosis y enfermedades cardiacas




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El uso de fibras con pia dan como resultado un producto que ayuda a la absorcin de grasa y al mejoramiento del sistema digestivo obtenindose un resultado excelente en la disminucin y control de peso corporal.

Reduce el stress, la ansiedad, los efectos negativos de la cafena, controla la hipertensin arterial, estimula el aprendizaje y la concentracin mental.

La combinacin de rusco, jenjibre, cola de caballo, fenogreco y zarzaparrilla ha demostrado su efectividad para la disminucin de vrices ayudando al mejoramiento del sistema circulatorio. El xito de este tratamiento radica en la constancia




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MERCADO ACTUAL

Medimport SA de CV pone a disposicin del mercado mexicano una gran variedad de productos, distribuidos a

lo largo del DF y en el rea Metropolitana.

Medimport no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar su producto a ste a travs de

minoristas que se encargan de la distribucin de sus productos en sus diferentes puntos de venta.

Entre sus principales clientes se encuentran:

Clientes

MINORISTAS

Tiendas

Naturistas Gimnasios Catlogo

CANAL DE DISTRIBUCIN




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METODOLOGA DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

PLANEACIN

PLANEACIN INSTRUMENTACIN EXMEN INFORME SEGUIMIENTO




22




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PLANEACIN

ALCANCE:

Al realizar esta auditora pretendemos enfocarnos al rea administrativa de la empresa Medimport, S.A.

de C.V., de la cual tomaremos especficamente los elementos de la estructura organizacional, divisin y

distribucin de funciones y cultura organizacional.

OBJETIVO GENERAL

Evaluar la forma en que la empresa Medimport SA de CV est llevando a cabo la etapa de organizacin

dentro de su proceso administrativo para poder as identificar las oportunidades de mejora que le

permitan seguir desempendose adecuadamente.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar la situacin actual de Medimport en cuanto a su etapa de organizacin.

Recabar informacin acerca de la estructura organizacional, la divisin y distribucin de funciones as como de la cultura organizacional que impera en la empresa.

Detectar las debilidades y deficiencias en esta etapa del proceso administrativo que limitan el buen funcionamiento de los trabajadores y de la organizacin en conjunto.

Obtener un diagnstico que permita identificar claramente las reas de mejora de Medimport

Resaltar la importancia que tiene la auditora administrativa para evaluar a implementar correcciones acordes con las necesidades de la organizacin.

Proponer al Ing. Alfonso Arroyo Concha la implementacin de un plan de accin que busque dar solucin a los problemas detectados en la empresa, logrando as mejorar su funcionamiento.

FUENTES DE INFORMACIN

Las principales fuentes de informacin sern de tipo interna ya que se utilizarn entrevistas y cuestionarios

aplicados al personal del rea administrativa en la empresa Medimport para recabar la informacin requerida.

Se har tambin uso de la observacin directa.




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INVESTIGACIN PREELIMINAR

La investigacin preliminar de Medimport SA de CV en el rea administrativa se llev a cabo de la siguiente

manera:

1. Se realiz una entrevista al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha, quien funge como director general de la

empresa, para conocer aspectos generales de Medimport, principalmente del rea administrativa en

especfico.

2. Observacin directa

Mediante los recursos anteriores, se pudieron conocer los aspectos generales a evaluar del rea

administrativa tales como estructura organizacional, personal administrativo, funciones principales, as como

necesidades especficas, que nos permiten tener una visin ms clara de cmo empezar a implementar la

auditora administrativa, logrando estimar los tiempos que se dedicarn a cada una de las actividades, a fin de

cumplir con nuestro objetivo general.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE LA AUDITORA

PROPUESTA TCNICA

Naturaleza:

Auditora Administrativa

Alcance:

rea administrativa

Antecedentes:

La empresa Medimport SA de CV no haba realizado antes algn tipo de auditora en algn rea de la

organizacin.

Objetivos:

Establecer un plan de trabajo claro y detallado que permita la realizacin satisfactoria de la auditoria administrativa en tiempo y forma.

Concientizar al Ingeniero Alfonso Arroyo Concha de la importancia de llevar a cabo una auditora administrativa que permita mejorar alguna rea de oportunidad de la empresa Medimport SA de CV

Identificar las debilidades que presenta la organizacin actualmente en el rea administrativa (etapa de organizacin del proceso administrativo) para poder as analizarlas y lograr erradicarlas.

Generar una serie de recomendaciones y acciones a implementar en el rea administrativa para que la empresa Medimport logre cumplir con sus objetivos tanto a corto, mediano como largo plazo.




25

Estrategias:

1. Se trabajar en conjunto con la empresa Medimport, logrando su colaboracin para la realizacin de

esta auditoria administrativa.

2. Se establecer un plan de trabajo detallado que especifique el cmo se llevar a cabo la auditora

administrativa, sirviendo sta de gua para el equipo auditor.

3. Se realizarn visitas peridicas a Medimport SA de CV por parte del equipo auditor, que propicien el

cumplimiento de todas las actividades necesarias a efectuar.

4. Se solicitar asesora del Doctor Enrique Benjamn Franklin con el objetivo de obtener una adecuada

orientacin sobre lo que se tiene que hacer.

5. Se consultar distinta bibliografa que sirva de apoyo para la elaboracin de este documento,

principalmente el libro Auditora Administrativa, gestin estratgica del cambio del profesor Enrique

Benjamn Franklin.

Justificacin:

El rea administrativa funge como una de las ms importantes en la organizacin, ya que de sta depende

que la actividad de Medimport en lo general se realice de la mejor manera posible.

Al llevar a cabo esta auditora administrativa, el Ingeniero Alfonso Arroyo Concha podr identificar todos

aquellos aspectos que estn imposibilitando el adecuado funcionamiento del rea administrativa (relacionado

directamente con la forma en que el personal opera dentro de organizacin) lo que le impide poder

desempearse con base a los objetivos establecidos previamente.

Acciones:

1. Realizar las visitas peridicas a la empresa Medimport de acuerdo a lo establecido en el plan de

trabajo

2. Recabar toda la informacin necesaria a travs de cuestionarios y entrevistas realizadas tanto al

Director General como a los empleados correspondientes al rea administrativa.

3. Revisar todos aquellos documentos que puedan ser de utilidad en la recoleccin y anlisis de

informacin concerniente al personal de la organizacin.

4. Utilizar la observacin directa como medio para identificar aquellos aspectos que no hayan sido

proporcionados por el personal entrevistado y que puedan ser cruciales para la elaboracin de la

auditoria administrativa.




26

Recursos:

Recursos humanos: 3 miembros del equipo y un asesor

Recursos materiales: Bibliografa de apoyo (Libros especializados en Auditora Administrativa)

Recursos tcnicos: 3 computadoras porttiles, software para tabulacin y anlisis de informacin

estadstica.

Recursos financieros: $1000 para cubrir gastos derivados de la presente auditora administrativa.

Resultados:

Conocer la forma en que la empresa Medimport lleva a cabo su etapa de organizacin en el proceso administrativo, a partir de analizar la informacin referente a su estructura organizacional, divisin y

distribucin de funciones y cultura organizacional.

Detectar aquellos factores que delimitan un adecuado desempeo del personal administrativo en la organizacin.

Proponer un plan de accin que se adece a las necesidades especficas de Medimport en la etapa de organizacin

Lograr que el Director General implemente las acciones propuestas a la empresa, con el fin de que pueda convertir sus debilidades en fortalezas y asegurar un ptimo desempeo.

Informacin complementaria:

Internet, recomendaciones de maestros y compaeros.




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DIAGNSTICO PREELIMINAR

Este diagnstico se fundamenta en la percepcin que el equipo auditor tiene de la organizacin como

producto de un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.

Gnesis de la organizacin:

Medimport SA de CV es una pyme que cuenta con 30 aos de servicio, ofreciendo productos de alta

calidad que satisfacen las necesidades del mercado mexicano.

Medimport ha cambiado su estrategia de negocio, yendo de la comercializacin de productos

farmacuticos, a la produccin y venta de productos naturistas y suplementos alimenticios.

Posee una declaracin de misin y visin, sin embargo hay un desconocimiento por parte de los

empleados sobre su existencia.

Infraestructura:

La estructura organizacional de la empresa no ha sufrido cambios importantes a lo largo del tiempo.

La estructura organizacional que Medimport SA de CV ha proporcionado al equipo auditor, no coincide

con la situacin real de la empresa

La empresa no cuenta con manuales de organizacin y/o procedimientos previamente elaborados.

La mayor parte de la plantilla de personal lleva trabajando en Medimport desde que la empresa inici

operaciones.

La empresa cuenta con un nivel de desarrollo tecnolgico adecuado que le permite realizar

adecuadamente sus operaciones del da a da.

Forma de operacin:

Medimport se encuentra dividida en dos principales reas: rea administrativa y rea de operacin.

La empresa no cuenta con indicadores que permitan medir el desempeo obtenido por la organizacin

en su totalidad.




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Posicin competitiva:

Naturaleza: Medimport SA de CV es una pequea empresa 100% de capital mexicano registrada ante las

autoridades fiscales como persona moral, de acuerdo con las siguientes caractersticas:

Dimensin: Pequea empresa

Sector: Industria

Giro industrial: Medicamentos (en especfico productos naturistas y suplementos alimenticios)

Competencias centrales: Una de las ventajas competitivas que posee Medimport SA de CV y que le han

permitido mantenerse en el mercado por 30 aos, es la variedad de productos que pone a disposicin de sus

clientes (mayoristas y minoristas), caracterizados por su alto nivel de innovacin y desarrollo tecnolgico, lo

que ha permitido ser una pyme reconocida en el sector de fabricacin y comercializacin de medicamentos,

todo esto a partir de un trato altamente personalizado con el fin de adaptar sus productos de acuerdo a sus

necesidades especficas de su mercado objetivo.

Clientes, proveedores y competidores:

Clientes: Medimport SA de CV no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar sus productos

por medo de distintos canales de distribucin como son mayoristas y minoristas involucrados en el sector. Los

principales son: gimnasios, tiendas naturistas y venta por catlogo.

Proveedores: Medimport SA de CV cuenta con un amplio catlogo de proveedores ubicados en distintos

lugares de la Repblica Mexicana, los cules le ofrecen todos aquellos insumos que requiere para llevar a

cabo su operacin. Para poder formar parte de ste catlogo, los productos ofertados deben ser de alta

calidad y cumplir con todas las especificaciones y requerimientos que la empresa solicite, ya que de esto

depende la calidad de los productos que Medimport fabrica.

La empresa busca mantener una relacin de ganar-ganar con sus proveedores, que aseguren relaciones

futuras de negociacin.

Competidores: Existen en el mercados distintas empresas que ofertan productos similares a los de Medimport

SA DE CV, siendo stas principalmente pymes. No se tiene conocimiento de un competidor directo.




29

INSTRUMENTACIN




30

INSTRUMENTACIN

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Durante esta etapa de la auditora, se llev a cabo la seleccin de los diferentes elementos que nos ayudarn

a hacer el levantamiento de la informacin, los cuales son:

Cdulas de diagnstico Cuestionario Entrevista Investigacin documental Observacin directa

CDULAS DE DIAGNSTICO:

Esta herramienta ser de gran utilidad para concentrar la informacin ms relevante obtenida de cada una de

las personas que integran a la organizacin, y de esta manera analizarla para su estudio y clasificacin

posterior. Las cdulas a utilizar sern:

Cdula para la deteccin y registro de hallazgos y evidencias Cdula de registro de aspectos relevantes Cdula de evaluacin a personal con subordinados

CUESTIONARIO:

Se realizaron dos tipos de cuestionarios de acuerdo al nivel jerrquico en que se ubican los empleados a

evaluar. Se dise un cuestionario para el director general y uno para los supervisores, de manera que las

preguntas pudieran ser entendidas fcilmente y as, la informacin obtenida fuera de utilidad para cumplir con

los objetivos planteados previamente.

ENTREVISTA:

Se realiz un conjunto de preguntas abiertas para poder evaluar la situacin actual de la empresa desde el

punto de vista del mximo dirigente de la organizacin, el director general, y as poder conocer sus

perspectivas, estrategias, entre otros factores importantes. Asimismo, poder hacer una comparacin entre los

datos obtenidos directamente del director general referentes a la manera en la que estn organizados, los

antecedentes y situacin actual, y el clima o cultura organizacional, frente a los obtenidos de los supervisores

de cada rea.

INFORMACIN DOCUMENTAL:

Se utilizarn los documentos necesarios para la obtencin de la informacin, tanto de fuentes bibliogrficas

antes mencionadas, como de documentos clave requeridos a la empresa: organigrama, descripcin de

puestos.




31

OBSERVACIN DIRECTA:

Esta tcnica ser imprescindible para poder determinar el nivel de fidelidad de la informacin obtenida con las

tcnicas anteriores y compararla con la realidad, as como para conocer detalles de la organizacin y la

cultura empresarial.

MANEJO DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo bajo los cuales el equipo auditor llev a cabo la recopilacin de la informacin, fueron

elaborados a partir del texto Auditora administrativa; gestin estratgica del cambio del Dr. Enrique

Benjamn Franklin Finkowski, y por los mismos integrantes. Estos papeles son:

a. Cuestionarios

b. Entrevista

c. Cdulas

d. Grfica de indicadores

NOTA: Los documentos y formatos anteriores se encuentran contenidos en el apartado de anexos de la

presente auditora.

SUPERVISIN DEL TRABAJO

El equipo de auditores se rene con una periodicidad establecida de 2 veces semanales para revisar los

avances que se realizan, tomar decisiones acerca de la informacin recopilada y de esta manera estructurar

las diferentes fases de la auditora. Adems, se cuenta con la enseanza y supervisin de dos veces

semanales por parte del Dr. y catedrtico Benjamn Franklin F.

Por otro lado, se tienen programadas las visitas a la empresa en las siguientes fechas:

FECHA HORARIO OBJETIVO

9 Octubre 2012 13: 30

Entrevista de reconocimiento con el director general, el Ing. Alfonso Arroyo, para exponerle el trabajo a realizar y programar las visitas que se realizarn para el levantamiento de la informacin y la entrega de los resultados

26 Octubre 2012 13: 30 Entrevista al director general y aplicacin del cuestionario al supervisor del rea de produccin

5 Noviembre 2012 13: 30 Aplicacin de los cuestionarios a los supervisores de las reas de ventas, compras y contabilidad

10 Diciembre 2012 16: 00 Entrega de la auditora administrativa al director general previamente revisada y comentada por el Dr. Franklin F.




32

MEDICIN

A continuacin se presenta la escala de medicin que se tomar en cuenta para determinar el desempeo de

la empresa, as como los indicadores tanto cualitativos como cuantitativos establecidos con la finalidad de

evaluar la situacin actual de la empresa analizando la etapa de organizacin del proceso administrativo.

CRITERIOS DE PUNTUACIN PARA LA EVALUACIN FINAL

PROCESO ADMINISTRATIVO PUNTAJE MXIMO ESTABLECIDO

ETAPA DE ORGANIZACIN

1. Organizacin como proceso 235.29

2. Estructura organizacional 176.47

3. Organigrama 176.47

4. Divisin y distribucin de funciones

235.29

5. Cultura organizacional 176.47

TOTAL 1000

ESCALAS A UTILIZAR

Dentro de la evaluacin de cada elemento o factor especfico, se utilizarn escalas de Likert para hacer la

medicin del desempeo de Medimport, esencialmente de la etapa de organizacin efectuada en la empresa

dentro del proceso administrativo. Lo anterior con la finalidad de evaluar los resultados obtenidos frente a los

esperados de manera ms objetiva y eficiente, para unificarlos y estandarizarlos.

ESCALA DE LIKERT

PUNTAJE INTERPRETACIN

801-1000 Excelente

601-800 Bien

401-600 Regular

201-400 Deficiente

0-200 Mal

ANLISIS ADMINISTRATIVOS E INDICADORES

ORGANIZACIN COMO PROCESO

1. No existe un rea especficamente conformada para llevar a cabo lo concerniente a la etapa de

organizacin del proceso administrativo.




33

2. Los procesos y procedimientos a seguir dentro de esta etapa no se encuentran unificados y

estandarizados para su oportuna realizacin y seguimiento, debido a que no existen manuales que lo

sustenten.

3. nicamente se tiene un manual de procedimientos para los llevados a cabo dentro del rea de

produccin por los mismos empleados, sin especificar o aportar una base slida para cada una de las

reas y actividades que tienen lugar dentro de la organizacin.

4. La etapa de organizacin es realizada nicamente por el director general, quien se encarga de disear

la estructura orgnica y con ello la representacin grfica: el organigrama. Sin embargo, faltan criterios

profesionales que le aporten congruencia a lo anteriormente mencionado.

5. No existe una evaluacin del desempeo desarrollada para evaluar las actividades que lleva a cabo el

dirigente de la organizacin, de manera que realmente no se puede saber, a ciencia cierta, si las

decisiones y medidas que se estn tomando en esta rea estn obteniendo el impacto esperado.

Indicadores cuantitativos:

Base: cuestionarios y entrevistas

ETAPA DE ORGANIZACIN PREGUNTAS

DIRECTOR GENERAL PREGUNTAS

SUPERVISORES INDICADORES CUANTITATIVOS

1.1. Organizacin como proceso 1, 3, 4, 5, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32, 40

1, 15, 18, 19, 23, 24, 25, 26, 27,

Total de manuales registrados Total de manuales administrativos

Personal a su cargo Total de personal

Personas encargadas de la org. Total de personas en esa rea

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. La estructura organizacional consta de 34 plazas, yendo desde el director general hasta el intendente

de las instalaciones.

2. La estructura orgnica cuenta con 9 puestos en total, los cuales son: Director general, supervisor de

produccin, supervisor ventas, supervisor de compras, supervisor de contabilidad, secretara

administrativa, operativos de produccin, auxiliar contable, intendencia.

3. La estructura organizacional no es congruente con el organigrama entregado por la persona

encargada de realizarlo: el director general.

4. Existe un gran desconocimiento acerca de la estructura organizacional por parte de los trabajadores de

la empresa, de manera que no cuentan con una idea mental clara y slida sobre las personas que se

encuentran laborando con ellos, y el nivel jerrquico que les compete.




34

Indicadores cuantitativos





1.2. Estructura organizacional 2, 7, 8, 9, 10, 3, 4, 21, 22,

Empleados que la conocen Total de empleados

Modificaciones percibidas Modificaciones realizadas

Lneas de mando percibidas Lneas de mando implantadas

ORGANIGRAMA

1. El director general ha realizado un organigrama pblico dentro del portal de internet, en el cual se

toman actividades realizadas como puestos existentes, traducindose en una incongruencia y falta de

conocimiento de la misma empresa.

2. El organigrama no ha sido diseado a partir de criterios profesionales que sustenten su relacin lgica

con las actividades, puestos y niveles jerrquicos que verdaderamente tienen lugar dentro de la

empresa.

3. La mayora de los empleados desconocen el organigrama que impera en la organizacin, siendo ste

un factor clave que rige las lneas de mando y cargas de responsabilidad de cada uno de ellos para la

realizacin de las actividades que les han sido asignadas.






1.3. Organigrama 6, 7, 28, 2, 20, 28

Personal que lo conoce Total de personal

Lneas de mando ejecutadas Total de lneas de mando

Puestos en el organigrama Total de puestos existentes




35

DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES

1. Existe centralizacin de la autoridad en el director general y supervisores de cada rea, debido a que

no se ha realizado una correcta delegacin de la misma en los casos que as lo requirieran.

2. Falta de capacitaciones adecuadas que permitan a los colaboradores ser facultados para tomar

decisiones en las ocasiones que as se requiera.

3. Hay duplicidad de funciones en varios casos de la estructura organizacional, debido a que no se han

delimitado y establecido por escrito las actividades de cada puesto y su campo de accin en cuanto a

autoridad y responsabilidad.

4. No existe un curso establecido y estandarizado de induccin para los trabajadores en el que se hayan

determinado previamente los aspectos ms relevantes que se deben ensear en el desarrollo del

mismo, ni la importancia relativa de cada accin en la operacin de la empresa; simplemente van

aprendiendo todo lo que les corresponde hacer de manera emprica con el transcurso de las

actividades que van realizando.






1.4. Divisin y distribucin de funciones

11, 12, 13, 14, 15, 16, 29, 33,

5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,

Personal capacitado Total de personal

Personal que ha recibido induccin Total de personal

Total de empleados Nmero de reas

CULTURA ORGANIZACIONAL

1. La empresa cuenta con una cultura organizacional compartida entre los diferentes niveles de la

estructura orgnica.

2. No hay estrategias especficas para ensear la cultura; sin embargo, la antigedad de los trabajadores

y la ausencia de rotacin de personal les ha permitido sentirse parte de la empresa y crear un

ambiente de respeto y amistad entre la mayora.

3. Los valores que rigen a la organizacin no han sido identificados abiertamente en algn documento

gua de la empresa.

4. Por lo anterior, los trabajadores no basan su actuar dentro de la empresa en valores previamente

establecidos en documentos que los avalen, sino en sus valores morales arraigados en la formacin

de su personalidad.




36






1.5. Cultura organizacional 17, 18, 19, 20, 21, 22, 34, 35, 36, 37, 38, 39

16, 17, 29, 30

Personal que la conoce Total de personal

Valores identificados Total de valores

Trabajadores con sentido de pertenencia Total de trabajadores




37

EXMEN




38

EXAMEN

PROPSITO

Obtener resultados objetivos a partir de la evaluacin de las variables elegidas en la etapa de instrumentacin,

por medio de las diferentes tcnicas de recopilacin de la informacin: cuestionarios, entrevistas, cdulas,

observacin directa, entre otras. Lo anterior nos ayudar para determinar los aspectos especficos en los que

la organizacin se est desenvolviendo de manera adecuada, as como para realizar recomendaciones tiles

y claramente estructuradas en las reas de oportunidad que se detecten, de manera que se asegure el

crecimiento estable y perdurable en el tiempo de la pequea empresa Medimport, S.A. de C.V.

CRITERIOS ESPECFICOS DE PUNTUACION PARA LA EVALUACION FINAL

PROCESO ADMINISTRATIVO

PUNTOS MAXIMOS

PORCENTAJE

ESTABLECIDOS OBTENIDOS

ORGANIZACIN Organizacin como proceso 235.29 29.4 12%

rea especializada en el proceso

19.6

Manuales administrativos 9.8 Aplicacin de criterios

profesionales 0

Evaluacin del desempeo 0 Estructura Organizacional 176.47 0 0% Congruencia en el diseo 0 Metodologa para su

determinacin 0

Compartida con los colaboradores

0

Organigrama 176.47 29.41 17%

Expresin coherente de la estructura org.

0

Fijacin explcita de las lneas de mando

29.41

Pblico para los colaboradores 0 Divisin y distribucin de funciones 235.29 44.11 19%

Facultamiento a los colaboradores

0

Fijacin de funciones especficas

29.41

Seguimiento de lo establecido 0 Capacitacin e induccin 14.7 Cultura Organizacional 176.47 58.82 33% Estrategias para transmitirla 0 Valores compartidos 0 Sentido de pertenencia 58.82




39

TOTAL 1000 161.74 16%

Valor de cada variable 58.82352941

La tabla anterior contiene las puntuaciones fijadas en la etapa de instrumentacin frente a las puntuaciones

obtenidas por la empresa despus del anlisis realizado a su etapa de organizacin. Como se puede

observar, realmente los resultados de la evaluacin estn muy por debajo de las puntuaciones asignadas, e

inclusive de la media esperada.

Por lo anterior, se utilizar la siguiente tabla para fijar una escala de acuerdo a lo previsto.

ESCALA DE LIKERT

PUNTAJE INTERPRETACIN

801-1000 Excelente

601-800 Bien

401-600 Regular

201-400 Deficiente

0-200 Mal

La empresa Medimport S.A. de C.V. cay en el rango de MAL, teniendo una diferencia an grande con

respecto al rubro inmediato superior.

Podemos decir que realmente todos los factores estudiados estn relacionados entre s, as que al no estar

bien determinado alguno (en este caso la mayora) de ellos, se afecta la situacin general de toda la etapa y el

rango de calificacin.

Como se ha dicho reiteradamente, a lo largo del trabajo, la etapa a analizar ser la de organizacin. Esto

debido a que el Director General de la empresa tiene una fuerte preocupacin sobre el rendimiento y

desempeo que se est teniendo y las medidas necesarias a implementar para poder estabilizar los

resultados obtenidos de la misma.

Es por ello que se realizaron una serie de indicadores que permitieran cuantificar los resultados obtenidos de

cada uno de los factores especficos que se decidi integrar en esta etapa. Dicho factores son los siguientes:

Organizacin como proceso Estructura organizacional Organigrama Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional

Por lo anterior, se realizaron indicadores que permitieran dar un resultado cuantitativo por cada uno de los

aspectos especficos auditados en el presente estudio, de manera que se complementara la informacin

obtenida en la cdula de examen.




40

ETAPA DE ORGANIZACIN INDICADORES

CUANTITATIVOS RESULTADOS

1.1. Organizacin como proceso 1 6

0.1667

4

33 0.1212

1 1

1

1.2. Estructura organizacional 1 6

0.1667

0 0

0

1 2

0.5

1.3. Organigrama 2 6

0.3333

1 2

0.5

7 6

1.1667

1.4. Divisin y distribucin de funciones 2 6

0.3333

1 5

0.2

34 5

6.8

1.5. Cultura organizacional 6 6

1

1 3

0.3333

6 6

1

De los indicadores anteriores podemos destacar que el sentido de pertenencia de los empleados hacia la

empresa es realmente slido e importante en su quehacer diario, independientemente de que no se

implementaran estrategias que ayudaran a transmitirla a todos los colaboradores de la organizacin. Esto se

logr gracias a la permanencia de los trabajadores en Medimport a lo largo del crecimiento de la misma,

generando antigedad y con ello valores de compromiso, confianza, lealtad y entrega en sus labores.

Asimismo, la ausencia de rotacin de personal fue coadyuvante fundamental en la generacin de un clima

organizacional compartido de armona y respeto entre los empleados.




41

ANLISIS ADMINISTRATIVO

DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO

CONTEXTO

Este diagnstico est fundamentado en el examen realizado por el equipo auditor a lo largo de un plan de

trabajo previamente establecido, a travs del cual se pretenda estudiar a fondo la etapa de organizacin del

proceso administrativo, llevado a cabo en la empresa Medimport, S.A. de C.V., especficamente en los

siguientes elementos:

Organizacin como proceso

Estructura organizacional

Organigrama

Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional

FUERZAS DEBILIDADES

Tiene 30 aos de experiencia

Hay empleados que ya tienen gran experiencia

Los productos que produce no son muy comunes

Tiene tres diferentes tipos de producto

Precios bajos

Gran variedad de productos

Calidad de los productos

Distribucin a minoristas reconocidos

Alta innovacin en los productos

No tiene manuales administrativos

Los empleados no tienen bien definidas sus funciones

No innovan peridicamente

No tiene bien definidos los puestos

No est bien clara la cultura organizacional

No hay puntos de venta

No hay tanta disposicin de la alta direccin para realizar cambio y estrategias

AMENAZAS OPORTUNIDADES

Hay gran competencia en el sector farmacutico

Incremento en la normatividad

Incremento de precios en los insumos por el alza en el tipo de cambio

Prdida de clientes

Nacimientos de nuevos competidores

Retraso en entrega de insumos

Vencimiento de los contratos con los minoristas

Tener una distribucin ms amplia a nivel nacional

Mayores puntos de venta

Mayor publicidad

Venta al consumidor final (integracin vertical hacia adelante)




42

Medimport S.A. de C.V. es una pequea empresa que cuenta con 30 aos de servicio, ofreciendo productos

farmacuticos y suplementos alimenticios de alta calidad que satisfacen las necesidades del mercado

mexicano.

Despus de algunos aos, cambi su estrategia de negocio, pasando de la comercializacin de productos

farmacuticos, a la produccin y venta de productos naturistas y suplementos alimenticios, lo que hasta el

momento les ha arrojado resultados positivos en cuanto al nivel de ventas y utilidades.

Posee una declaracin de misin y visin, sin embargo hay un desconocimiento por parte de los empleados

sobre su existencia.

En cuanto a la estructura organizacional de la empresa, nos percatamos de que no ha sufrido cambios

importantes a lo largo del tiempo. Sin embargo, le realizan pequeas modificaciones de acuerdo a las

necesidades que se presenten, por ejemplo, si se realizar una inspeccin de salubridad o una auditora por

parte del Servicio de Administracin Tributaria (SAT). Lo anterior est a cargo del Supervisor del rea de

produccin o del Director General, sin establecer criterios profesionales que favorezcan su diseo y lo alineen

con las estrategias establecidas.

Asimismo, la estructura organizacional que se encuentra vigente en la empresa Medimport S.A. de C.V. no

coincide con la situacin real de la empresa, en cuanto a los puestos y la distribucin y divisin de funciones.

La empresa no cuenta con manuales administrativos previamente elaborados. Slo presentan una manual de

procedimientos exclusivamente del rea de produccin en los puestos mayormente operativos.

La mayor parte de la plantilla de personal lleva trabajando en Medimport desde que la empresa inici

operaciones, lo cual ha producido que la mayora de ellos tenga un gran sentido de pertenencia hacia la

misma. Por otra parte la cultura organizacional es transmitida por los empleados a travs de la convivencia y

el trato durante las jornadas laborales.

La empresa cuenta con un nivel de desarrollo tecnolgico adecuado que le permite realizar adecuadamente

sus operaciones del da a da. Han ido modernizando la maquinaria que requieren de manera que no se

queden rezagados en el aspecto tecnolgico.

Medimport se encuentra dividida en dos principales reas: rea administrativa y rea de operacin.

Asimismo, la empresa no cuenta con indicadores ni criterios especializados que le permitan medir el

desempeo obtenido por la organizacin, tanto en la individualidad de las diferentes reas como en su

totalidad. Lo anterior es un coadyuvante importante de la falta de eficiencia tanto en el proceso administrativo

como en los resultados que se obtienen.

DESEMPEO

Medimport S.A. de C.V. es una pequea empresa 100% de capital mexicano. De acuerdo a lo observado en

la empresa dentro de los documentos correspondientes, rescatamos los siguientes elementos fundamentales

de su constitucin que nos proporcionarn un panorama ms amplio para su evaluacin y estudio. Estos

elementos son los siguientes:

Dimensin: Pequea empresa




43

Sector: Industria

Giro industrial: Medicamentos (en especfico productos naturistas y suplementos alimenticios)

Competencias centrales: Una de las ventajas competitivas que posee Medimport S.A. de C.V. y que le

han permitido mantenerse en el mercado por 30 aos, es la variedad de productos que pone a

disposicin de sus clientes (mayoristas y minoristas), caracterizados por su alto nivel de innovacin y

desarrollo tecnolgico, lo que ha permitido ser una pyme reconocida en el sector de fabricacin y

comercializacin de medicamentos, todo esto a partir de un trato altamente personalizado con el fin de

adaptar sus productos de acuerdo a sus necesidades especficas de su mercado objetivo.

Clientes, proveedores y competidores:

Clientes: Medimport S.A. de C.V. no vende directamente al consumidor final, sino que hace llegar sus

productos por medo de distintos canales de distribucin como son mayoristas y minoristas

involucrados en el sector. Los principales son: gimnasios, tiendas naturistas y venta por catlogo.

Proveedores: Medimport S.A. de C.V. cuenta con un amplio catlogo de proveedores ubicados en

distintos lugares de la Repblica Mexicana, los cules le ofrecen todos aquellos insumos que requiere

para llevar a cabo su operacin. Para poder formar parte de ste catlogo, los productos ofertados

deben ser de alta calidad y cumplir con todas las especificaciones y requerimientos que la empresa

solicite, ya que de esto depende la calidad de los productos que Medimport fabrica.

La empresa busca mantener una relacin de ganar-ganar con sus proveedores, que aseguren

relaciones futuras de negociacin.

Competidores: Existen en el mercados distintas empresas que ofertan productos similares a los de

Medimport S.A. DE C.V., siendo stas principalmente pymes. No se tiene conocimiento de un

competidor directo.

Medimport S.A. de C.V. ha logrado distinguirse a lo largo del tiempo por ser una empresa que estableci

desde el inicio relaciones de confianza y credibilidad tanto con sus proveedores como con sus clientes, de

manera que han estrechado lazos que perduran en el tiempo, independientemente de las circunstancias

econmicas, polticas y sociales que se vivan en el pas.

Sin embargo, en el mbito administrativo, Medimport S.A. de C.V. no ha logrado establecer criterios

normativos profesionales que le ayuden en su labor dentro de esta rea para evaluar estrategias puestas en

marcha, resultados obtenidos, deficiencias presentadas, entre otros indicadores importantes para su

adecuada operacin, y que pudieran ser coadyuvantes para el crecimiento constante y sostenido de la

empresa en el tiempo y en su magnitud. Por lo tanto, no pudimos rescatar una matriz de indicadores que

actualmente los apoye en la evaluacin y control de sus actividades, ms pudimos establecer una serie de

indicadores que de ser aceptados, aporten valor a las actividades antes mencionadas dentro del rea

administrativa. Estos indicadores son los siguientes, y en el subsecuente seguimiento de la auditora se dar

una explicacin ms amplia de cada uno de ellos.




44



DIRECTOR GENERAL

PREGUNTAS


1.1. Organizacin como proceso 1, 3, 4, 5, 23, 24, 25,

26, 27, 30, 31, 32, 40

1, 15, 18, 19, 23,

24, 25, 26, 27,

Total de manuales registrados

Total de manuales administrativos

Personal a su cargo

Total de personal

Personas encargadas de la org.

Total de personas en esa rea



DIRECTOR GENERAL

PREGUNTAS


1.2. Estructura organizacional 2, 7, 8, 9, 10, 3, 4, 21, 22,

Empleados que la conocen

Total de empleados

Modificaciones percibidas

Modificaciones realizadas

Lneas de mando percibidas

Lneas de mando implantadas



DIRECTOR GENERAL

PREGUNTAS


1.3. Organigrama 6, 7, 28, 2, 20, 28

Personal que lo conoce

Total de personal

Lneas de mando ejecutadas

Total de lneas de mando

Puestos en el organigrama

Total de puestos existentes




45



DIRECTOR GENERAL

PREGUNTAS


1.4. Divisin y distribucin de

funciones

11, 12, 13, 14, 15, 16,

29, 33,

5, 6, 7, 8, 9, 10,

11, 12, 13, 14,

Personal capacitado

Total de personal

Personal que ha recibido induccin

Total de personal

Total de empleados

Nmero de reas



DIRECTOR GENERAL

PREGUNTAS


1.5. Cultura organizacional 17, 18, 19, 20, 21, 22,

34, 35, 36, 37, 38, 39 16, 17, 29, 30

Personal que la conoce

Total de personal

Valores identificados

Total de valores

Trabajadores con sentido de pertenencia

Total de trabajadores

ESTRATEGIA COMPETITIVA

Medimport SA de CV es una empresa mexicana que se ha caracterizado por su permanencia en el mercado

durante ms de 30 aos, lo cual habla de los mltiples esfuerzos que la organizacin ha realizado con el fin de

seguir manteniendo su posicin competitiva. Decimos que Medimport ha sabido implementar las estrategias

adecuadas para seguir satisfaciendo las necesidades de sus clientes en el mercado, caracterizndose en todo

momento por la innovacin y calidad de sus productos. Estas estrategias van totalmente orientadas a sus

productos, a sus procesos sustantivos, a la calidad y a la investigacin/desarrollo de los mismos que le

permiten cumplir con la esencia de su misin. En cuanto a la parte administrativa (objeto primordial de esta

auditora) pudimos percatarnos que carecen de la implementacin de estrategias que le permitan ser ms

competitiva como organizacin, lo cual podemos ver que es la causa principal de los hallazgos ms

importantes encontrados en el actual trabajo (rea de organizacin)

Podemos ver, que el Director General de la empresa, el Lic. Alfonso Arroyo Concha, es quien est a cargo del

enfoque estratgico que lidera a la organizacin, siendo l el nico responsable de su determinacin e

implementacin. Esto funge como un aspecto clave para Medimport ya que no se toma en cuenta a otros

empleados en la empresa que podran aportar ideas valiosas a la organizacin o ayudar a crear una visin

ms integral de Medimport, que incluya toda problemtica posible y as ver claramente su solucin.




46

Adems, el Director General no posee un conocimiento administrativo slido que le permita establecer

claramente las estrategias que Medimport necesita para mejorar en algn aspecto crtico y tener mayor

certeza sobre las decisiones necesarias a tomar en la empresa.

Esto se ve reflejado al no existir una planeacin estratgica formal, ya que la mayor parte de los objetivos y

metas se van determinando sobre la marcha del negocio (administracin emprica).

Para poder analizar los procesos estratgicos, el equipo ha elaborado el siguiente mapa de procesos que de

acuerdo al criterio del equipo auditor posee la empresa Medimport SA de CV ya que la empresa no lo tena

establecido.

MAPA DE PROCESOS

Podemos observar que los procesos estratgicos (aspecto clave para cualquier organizacin los cules

fungen como gua para el cumplimiento de su visin y objetivos) recaen en la gestin de la calidad,

investigacin/desarrollo y en la innovacin. Estos tres rubros son los mayormente considerados como

fundamentales por la empresa Medimport SA de CV ya que forman parte de la misin y de lo que la ha

mantenido en el mercado durante tantos aos. Sin embargo, no cuenta con un proceso estratgico claro ya

que todo los objetivos y metas van sobre la marcha (administracin emprica debido a no estn establecidos

Gestin de la calidad

Investigacin y Desarrollo

Innovacin Procesos Estratgicos

Produccin

Gestin Comercial

Compras y Abastecimiento

Ventas

Procesos Clave

Gestin Financiera

Gestin de Recursos Humanos

Gestin Jurdica

Gestin Instalaciones

Seguridad e Higiene

Procesos de Soporte




47

concretamente y no existen planes de accin formales a seguir para poder obtener un resultado sobre los

mismos).

El equipo auditor considera que la planeacin estratgica deber formar parte de los procesos estratgicos

que posee Medimport, ya que sta solucionara gran parte de las deficiencias encontradas en la auditoria con

respecto a la etapa de organizacin.

Relacionamos que posee un gap estratgico negativo, derivado de igual forma de no tener indicadores sobre

los cuales medir su actividad y desempeo; al no existir una posicin estratgica de la empresa claramente

definida, no existe una comparacin entre la situacin competitiva actual y la deseada.

En cuanto a las habilidades distintivas que posee la empresa se encuentran el alto sentido de pertenencia de

los empleados hacia la organizacin lo que puede ayudar de sobremanera a corregir varios de los aspectos

encontrados. Otra de las habilidades distintivas encontradas en cuanto a la parte administrativa, es la cultura

organizacional compartida existente en Medimport y los valores arraigados que los empleados poseen y

comparten.

PERSPECTIVAS

Una vez analizado lo anterior, el equipo auditor encontr las siguientes oportunidades de crecimiento para la

empresa Medimport SA de CV, y que le permitirn mejorar su actividad en el da a da (principalmente en la

parte administrativa).

Aspecto crtico

Oportunidad de Crecimiento

1. Organizacin como proceso

No existen criterios profesionales para la realizacin de las actividades propias de la

etapa de organizacin

Realizar una planeacin estratgica objetiva que permita identificar las necesidades de la empresa en cuanto a su organizacin,

estableciendo objetivos y estrategias para poder satisfacerlas.

Falta de estandarizacin y unificacin de procesos y procedimientos.

Elaboracin de los documentos pertinentes y que sirvan de gua para

el rea administrativa en Medimport, tales como:

Manual de organizacin

Manual de procedimientos

Manual de polticas

Ausencia de mtodos de evaluacin del desempeo

Establecimiento de mtodos formales de evaluacin del desempeo,

que no se basen slo en la observacin directa

2. Estructura organizacional y organigrama

No existe congruencia entre el organigrama

y la estructura organizacional Elaborar el organigrama real de Medimport




48

Desconocimiento de los empleados por la estructura organizacional

Dar a conocer dicho organigrama

3. Distribucin y divisin de funciones

Alto grado de duplicidad de funciones

Elaboracin de manuales de organizacin y procedimientos

Centralizacin de autoridad y responsabilidad en la Direccin General

Descentralizar la autoridad y responsabilidad en Medimport

No existen planes formales de capacitacin e induccin en Medimport

Incluir la capacitacin a empleados

4. Cultura organizacional

Fuerte sentido de pertenencia del empleado hacia la organizacin

Comunicar aspectos importantes dela cultura organizacional.

Para poder lograr estas oportunidades de crecimiento, la empresa deber implementar un enfoque de

administracin del cambio el cul deber incluir a todos los integrantes de la organizacin para poder generar

un cambio significativo en la misma, as como hacer parte del proyecto a todos los empleados y sigan

reforzando su sentido de pertenencia en Medimport SA de CV. Ms adelante se hablarn de aquellas

acciones especficas que la empresa podr realizar en cada uno de los aspectos anteriormente mencionados.

Todo lo anterior, deber hacerse bajo una estructura formal que est liderada por el Director General y un comit

dentro de la empresa Medimport SA de CV, conformado por los puestos clave en la organizacin, con el fin de

sentar las bases bajo las cules la etapa de organizacin se deber llevar a cabo, esto a partir de la identificacin

de necesidades, objetivos, recursos, estrategias a implementar, responsables etc. en el rea administrativa.

Uno de los potenciales que le permitir a Medimport poder lograr lo anterior es una de sus habilidades distintivas

ms importantes: los empleados. Su sentido de pertenencia a Medimport, su lealtad y la cultura compartida basada

en valores le permitirn generan un cambio ms efectivo y que coadyuve a el logro de las oportunidades de mejora

anteriores.




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INFORME




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INFORME GENERAL

RESPONSABLE

Equipo Auditor, con la supervisin del Dr. Enrique Benjamn Franklin Finkowski.

INTRODUCCIN

Este informe busca dar los resultados identificados claramente a travs de la auditoria administrativa en el

rea que se estudi previamente, principalmente se tuvieron presencia una gran variedad de errores dentro

de la empresa en sus operaciones as como en el manejo de las reas, actividades y puestos.

Era necesario realizar una auditoria con el fin de encontrar irregularidades que hacen de esta una empresa

menos eficiente de lo que podra ser, con un estudio realizado en las reas, con la aplicacin de cuestionarios

y entrevistas a los empleados as como tambin la solicitud de documentos para que se pudiera cotejar la

informacin documentada con la cuestionada y la evaluada.

De esta manera se realizo una coordinacin para la recopilacin de la informacin y la realizacin del estudio

con planes de trabajo en tiempos establecidos con el propsito de darle a la empresa su diagnostico y esta

aplique las estrategias sugeridas por los auditores para que la organizacin tenga una mejor eficiencia en si

operaciones y consiguiente mejores resultados.

ANTECEDENTES

En el 2010 la empresa tenia muy buenos resultados debido al distinto manejo que se tiene al da de hoy, todo

esto por consecuencia del lamentable fallecimiento del anterior director general que fue el fundador de la

empresa.

Al lamentable suceso se le otorgo el cargo de director general al hijo quien anteriormente ocupaba el puesto

de gerente general que al da de hoy ya no existe.

El actual Director general no tomo las medidas correspondientes as como los mejores mtodos para el

manejo de sus recursos, y es por eso que se decide realizar una auditoria por el descontrol que la empresa

presenta al da de hoy.

TCNICAS EMPLEADAS

Programa de trabajo

Cuestionarios

Entrevistas

Observacin directa

Informacin documental

Indicadores

Cedulas

Los instrumentos anteriormente mencionados fueron factores indispensables para la realizacin de la

auditoria, con un mtodo de aplicacin fsico de estudio dentro de la empresa para obtener una evaluacin, y

de esta manera llegar a resultados y brindar un diagnstico.




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RESULTADOS

DIAGNSTICO, PROPUESTA Y ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

1. ORGANIZACIN COMO PROCESO

ASPECTO CRTICO ANLISIS DE LA SITUACIN PROPUESTA

No existen criterios profesionales para la

realizacin de las actividades propias de la

etapa de organizacin

En la empresa Medimport SA de CV, el

encargado de llevar a cabo toda la etapa de organizacin es el Director

General, quien ha establecido de manera emprica aspectos o

parmetros informales para poder cumplir con esta funcin.

Esto ha ocasionado, que no existan criterios objetivos bajo los cules opere

el rea administrativa y por tanto, presente resultados deficientes.

Realizar una planeacin estratgica objetiva que permita identificar las

necesidades de la empresa en cuanto a su

organizacin, estableciendo objetivos y

estrategias para poder satisfacerlas.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN

Realizar un comit dentro de la empresa Medimport SA de CV, conformado por los puestos clave en la organizacin, con el fin de sentar las bases bajo las cules la etapa de organizacin se deber llevar a cabo, esto a partir de la identificacin de necesidades, objetivos, recursos, estrategias a implementar, responsables etc. en el rea administrativa.

RECOMENDACIONES

Involucrar a todos los integrantes de la organizacin

Se debern establecer planes de trabajo que claramente definan los responsables de las actividades, los objetivos a cumplir y los tiempos establecidos para ello.

Este comit deber reunirse peridicamente para evaluar el cumplimiento de los objetivos.

Solicitar retroalimentacin por parte de los dems empleados, a fin de enriquecer la planeacin realizada.

IMPACTO ESPERADO

Se busca que el rea administrativa, al contar con una planeacin estratgica definida, se desempee de mejor manera en Medimport SA de CV, ya que sta servir como gua de actuacin para toda la organizacin.


Falta de estandarizacin y unificacin de procesos y

procedimientos.

La empresa no cuenta con las herramientas administrativas

necesarias para estandarizar y formalizar los procesos realizados en el rea

Elaboracin de los documentos pertinentes y que sirvan de gua para el rea administrativa en Medimport, tales como:

Manual de organizacin




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administrativa, (manuales de organizacin, procedimientos, polticas, calidad, induccin etc.) ocasionando que las

actividades en Medimport se lleven a cabo de manera

emprica y aprendiendo bajo un esquema de prueba y error.

Manual de procedimientos

Manual de polticas


Deber conformarse un equipo de trabajo (comit mencionado anteriormente) que elabore los distintos manuales. Para su elaboracin, se debern considerar las necesidades de la organizacin, las reas que lo conforman, su personal, los objetivos que se desean cumplir etc. Se debe buscar obtener toda la informacin necesaria para su adecuada elaboracin, recopilando tanto de fuentes internas a la empresa, como externas a la misma.

RECOMENDACIONES

Para elaborar los manuales mencionados anteriormente, ser necesaria la participacin de todos los empleados que conforman el rea administrativa.

Se debe de involucrar a lo empleados en la elaboracin de los mismos, explicndoles la importancia de su realizacin y el cmo ayudarn a mejorar la operacin en Medimport

Al finalizarse, debern ser presentados a toda la organizacin.

IMPACTO ESPERADO

Que Medimport SA de CV cuente ya con las herramientas administrativas necesarias para que pueda operar eficientemente en el rea administrativa, al estar establecido qu es lo que se tiene que hacer, de qu manera se realizar, quines lo deben hacer y el objetivo de las distintas actividades.


Ausencia de mtodos de

evaluacin del desempeo

De acuerdo con la distinta informacin recaba en la

organizacin, Medimport no posee un mtodo formal de evaluacin del desempeo,

esto derivado de la inexistencia de una planeacin formal de la etapa de organizacin, ya que no se sabra sobre qu medir

este desempeo. Slo llega a haber una

retroalimentacin por parte del jefe inmediato superior cuando se est cometiendo alguna falla

en la operacin.

Establecimiento de mtodos formales de evaluacin del

desempeo, que no se basen slo en la observacin directa




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Existen muchos mtodos de evaluacin del desempeo, los cules podrn ser determinados por el comit encargado de llevar a cabo la planeacin del rea de organizacin basndose en las necesidades y recursos con los que cuenta la empresa. Estos mtodos podrn ser tanto cualitativos como cuantitativos. Ejemplo:

Cuantitativos: establecimiento de indicadores (parecidos a los mostrados en la parte de instrumentacin) que hagan una relacin entre lo que debera ser y los resultados obtenidos por el empleado, a fin de poder tener una unidad de medida que te permita ver el avance o retroceso en el desempeo de ste y poder as dar una retroalimentacin objetiva.

Cualitativos: Reuniones peridicas con los empleados de la organizacin (evaluacin 360) en donde se propicie un clima de confianza para poder comparar el desempeo mostrado por el trabajador sobre el desempeo que se deseaba obtener, con el fin de dar una retroalimentacin objetiva y ciertas recomendaciones que mejoren su actividad.

RECOMENDACIONES

Antes de realizar la evaluacin del desempeo, se deben tener bien especificados los resultados que se pretendieron alcanzar

La evaluacin del desempeo es un aspecto de naturaleza subjetiva, sin embargo se

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