OBJETIVODefinir los aspectos que los auditores deben tener en cuenta antes, durante y despus de los ciclos de auditoras para sacar mayor provecho a las mismas.

1. PLANEAR LA AUDITORA1.1 El auditor debe considerar los siguientes aspectos antes de realizar el plan de auditora:

Objetivo y alcance de la auditora.Criterios de la auditora.Estructura del proceso que se va a auditar (caracterizacin, documentos del proceso, participantes, requisitos que aplican, indicadores, variables, acciones, etc.)Criterios de la Norma ISO 9001:2008 que va a verificar

1. PLANEAR LA AUDITORA1.2 El auditor sabe hacer un plan efectivo de auditora

Para realizar las listas de chequeo es indispensable tener en cuenta:Qu actividades realizar, a quien se va a entrevistar, cmo se va a auditar.Qu seguimiento se le ha hecho previamente al proceso.Cuanto tiempo durar cada actividad.Qu temas se van a auditar.

1. PLANEAR LA AUDITORA1.3 Al hacer la revisin preliminar de los documentos considera:

La forma: Formatos, codificacin, nombre, estructura y presentacin.

El fondo: Vigencia, objetivo, consistencia, claridad, suficiencia y cumplimiento de los criterios de la auditora.

1. PLANEAR LA AUDITORA1.4 El auditor sabe elaborar una lista de chequeo eficaz:

Para elaborar las listas de chequeo se debe tener en cuenta el plan de auditora que se ha elaborado. Es importante que realicen una lista de chequeo por cada actividad que se ha programado, incluyendo las entrevistas a los participantes para tener claridad de lo que se va a preguntar.

Algunas fuentes que se pueden aprovechar para obtener mayor informacin del proceso son:

Fuentes de informacin para realizar auditoras:Entrevistas con algunos participantes.Observacin de las actividades y del ambiente de trabajo.Documentos y registros del proceso.Revisin de indicadores y variables de control.No conformidades del proceso.Resultados de apadrinamientos.Auditoras previas.Informes de otras fuentes: retroalimentacin del cliente, informacin de partes externas, calificacin de proveedores, informes de auditoras anteriores, etc.1. PLANEAR LA AUDITORA

2.1 El auditor tiene premisas tales como:

Seguir las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA para revisar la secuencia, las decisiones, las responsabilidades, los flujos y las interrelaciones.Seguir los registros para verificar implementacin, cumplimiento, conformidad, desempeo y trazabilidad.2. RECOGER EVIDENCIAS

2.2 El auditor se enfoca en lo relevante:

Los riesgos.Los problemas.Las necesidades.Los requisitos.2. RECOGER EVIDENCIAS

2.3 El auditor profundiza para verificar el grado de implementacin y consistencia

Las entrevistas son una herramienta eficaz para este efecto. Por lo tanto se debe:Planificar la entrevista.Presentar objetivo y alcance de la entrevista.Hacer preguntas abiertas.Resumir la informacin recibida.Hacer que el auditado est cmodo.Documentar los resultados de la entrevista.2. RECOGER EVIDENCIAS

2. RECOGER EVIDENCIASRealizar entrevistas a personas con niveles y funciones adecuadas que desempeen actividades dentro del alcance de la auditora.Realizar las entrevistas en horarios y lugares de trabajo habituales del entrevistado.La entrevista puede iniciarse pidiendo a la persona que describa su trabajo.Evitar preguntas que predispongan las respuestas.Agradecer a la persona entrevistada su participacin y colaboracin.

2.4 El auditor sabe revisar la implementacin de los documentos teniendo en cuenta:

Lo vivido: registros, distribucin, divulgacin, capacitacin, aplicacin, conformidad, revisin, actualizacin, control de cambios y control de obsoletos.

La tcnica: examinar los documentos a nivel general y aplicar zoom a los aspectos que se consideren de mayor relevancia.2. RECOGER EVIDENCIAS

2. RECOGER EVIDENCIAS2.5 El auditor sabe examinar los registros:

El fondo: legibles, identificables y rastreables.

Lo vivido: identificacin, archivo, acceso, clasificacin, preservacin, retencin y disposicin.

La tcnica: representativa, al azar, de un intervalo de tiempo crtico, siguiendo la secuencia operativa del proceso, siguiendo el rastro de los registros previos y los precedentes.

2. RECOGER EVIDENCIAS2.6 El auditor sabe observar los hechos y para ello determina:

Qu ocurre.Dnde ocurre.Cundo ocurre.Cuantas veces. Por qu ocurre. Cmo ocurre.

3. VERIFICAR LAS EVIDENCIAS El auditor:3.1 Sabe que slo son evidencias objetivas las que estn soportadas en la verdad demostrable, recuperable e inobjetable.3.2 Profundiza en la secuencia de causas de las no conformidades con el propsito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e importancia.3.3 Debe verificar que las evidencias estn soportadas mediante: declaraciones escuchadas, documentos ledos, registros examinados, hechos observados.3.4 Verifica que las evidencias sean confiables: representatividad de la muestra (cantidad y frecuencia), objetividad e imparcialidad en la forma de seleccionar la muestra, confirmacin de casos crticos, posibilidad de recuperar las evidencias.

4. IDENTIFICAR LOS HALLAZGOS El auditor:4.1 Conoce y entiende los criterios de auditora.4.2 Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un solo hallazgo.4.3 Evala de manera objetiva las evidencias e identifica de forma precisa el criterio que se incumple.4.4 Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe considerar el ms crtico.

5. ELABORAR EL INFORME5.1 El auditor sabe que al redactar bien los hallazgos debe:Incluir evidencia objetiva y explicar el criterio especfico que se ha incumplido.Ser preciso en la informacin para evitar reprocesos en la elaboracin del informe.Ser concisos, expresar los hallazgos brevemente.Facilitar al auditado la adecuada formulacin de las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar.El auditor sabe clasificar los hallazgos teniendo en cuenta la causa de los problemas o riesgos identificados.

6. HACER SEGUIMIENTO A ACCIONES PREVIAS6.1 El auditor solamente cierra los hallazgos cuando:

A travs de evidencias recopiladas comprueba que las causas que generaron dichos hallazgos ya no existen.Se compruebe que se ha cumplido de forma eficaz con el objetivo propuesto en la accin.Se han ejecutado todas las actividades planeadas y no ha surgido ninguna modificacin adicional.NOTA: En las conclusiones del informe de auditora se debe especificar el estado de las acciones.

7. RETROALIMENTAR, MEJORAR EL SERVICIO Y MANTENER LAS COMPETENCIASUna vez finalizado el ciclo de auditoras, el auditor debe:

7.1 Estudiar la retroalimentacin formulada por los auditados y autoevaluar su prestacin del servicio.7.2 Formular acciones personales de mejora.7.3 Analizar los resultados obtenidos y proponer mejoras generales al programa de auditoras.7.4 Participar en el desarrollo de las acciones correctivas o preventivas que se requieran para mejorar el programa.7.5 Solicitar capacitacin y desarrollo continuo para actualizarse en nuevas tcnicas para hacer ms eficaces las auditoras internas.

Planear programa anual de auditoras Definir objetivo, alcance y criterios del programaAsignar los equipos de auditores por procesoRevisar documentos de soporte del proceso (Criterios y mtodos)Elaborar plan de auditora. El plan de auditorias es aceptado.Preparar documentos de trabajoRealizar reunin de aperturaEnviar plan de auditora firmado al Lder del proceso y una copia al Coord. de Auditoras Recolectar evidencias (tener en cuenta las listas de chequeo)Realizar reunin de cierreDeterminar hallazgos y conclusionesPreparacin de informe de auditorasEntregar el informe al lder, al Coord. de Auditoras y guardar copia en la redArchivar registrosEntregar listas de chequeo firmadas y evidencias recolectadasRealizar encuesta de satisfaccin con las auditorasEvaluar al equipo Auditor por lo menos una vez al aoAUDITORAS INTERNASIdentificar e implementar mejoras al programa de auditorasINICIOFINSINO

I03S4 AUDITORAS INTERNAS (VERSIN D)RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES:

Informar por escrito cambios que se realicen al programa de auditoras (grupo auditor y fecha de auditora, cancelacin de auditora, fecha de entrega del informe, etc.)Tanto el auditor lder como el auditor acompaante (si aplica) son responsables de la ejecucin de la auditora.La responsabilidad de verificar que los procesos tomen las acciones es del proceso de Mejoramiento Continuo.