Cap3MetodologiaAuditAdminist

Enrique Benjamín Franklin

“A veces no sabemoshasta donde hemos llegado aaprender, ni cuandoempezamos a olvidar.”

HermenegildoTorres


METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA


La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados

Enfoque


Etapas

Seguimiento

Planeación Instrumentación

Examen

Informe


PLANEACIÓN

Objetivos

Factores y elementos

(53)

Fuentes de información

Investigación preliminar

Preparación del proyecto de auditoria:

Propuesta técnica y programa de trabajo

Diagnóstico preliminar


Planeación

La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto

de auditoría y diagnóstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes


Objetivo

Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y

ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer

para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos


Factores a revisar


• Visión• Misión• Objetivos• Metas• Estrategias/tácticas• Procesos• Políticas• Procedimientos• Programas• Enfoques• Niveles• Horizonte

Etapa:

PLANEACIÓN

Propósito estratégico:

Definir el marco de actuación de la organización

PROCESO ADMINISTRATIVO


• Estructura organizacioal• División y distribución de

funciones• Cultura organizacional• Recursos humanos• Cambio organizacional• Estudios administrativos• Instrumentos técnicos de apoyo

Etapa:

ORGANIZACIÓN


Diseñar e instrumentar la

infraestructura para el funcionamiento de

la organización


• Liderazgo• Comunicación• Motivación• Grupos y equipos

de trabajo• Manejo del estrés

y conflicto• Información y

tecnología• Toma de decisiones• Creatividad e

innovación

Etapa:

DIRECCIÓN


Tomar las decisiones pertinentes para

normar la gestión de la organización


• Naturaleza

• Sistemas

• Niveles

• Proceso

• Áreas de aplicación

• Herramientas

• Calidad

Etapa:

CONTROL


Medición delprogreso de las

acciones en función del desempeño


Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventarios

Resguardo y canalización de recursos

Asesoría externa Soporte especializado con visión de negocio

Asesoría externa Asistencia para elevar el desempeño

Coordinación Determina la unidad de acción

Distribución del espacio

Disposición de instalaciones

Exportaciones Alternativa de expansión

Globalización Apertura a un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informática Manejo alterno de información

ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO


Investigación y desarrollo

Despliegue de creatividad e innovación

Marketing Desplazamiento y ubicación de productos

Operaciones Generación de productos y servicios

Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propósito

Recursos financieros y contabilidad

Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas

Servicios generales Desarrollo de condiciones de operación

Sistemas Definen la distribución interrelacionada de componentes

ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO


Internas:

Órgano de gobierno, órganos de control interno, niveles de la organización, socios,

comisiones, comités y grupos de trabajo

Externas:

Normativas, organizaciones análogas, organizaciones líderes, Organismos nacionales e

internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias, proveedores, redes de información,

clientesy usuarios

Fuentes de estudio


Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización

Criterios:

• Determinación de las necesidades especificas • Identificación de los factores que requieren de atención• Definición de estrategias de acción• Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores• Especificación del perfil del auditor• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

Investigación preliminar


Propuesta técnica

Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materiapreparados con anterioridadNaturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizarJustificación: demostración de la necesidad de instrumentarlaObjetivo: logros que se pretenden alcanzarAcciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecuciónResultados: beneficios que se espera obtenerAlcance: áreas de aplicaciónRecursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicosCosto: estimación global y específica de recursos financierosEstrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursosInformación complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo


Programa de trabajo

Identificación: nombre de la auditoríaResponsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementaciónÁrea(s): universo bajo estudioClave: número progresivo de las actividades estimadasActividades: pasos específicos para captar la informaciónFases: definición del orden secuencial para realizar las actividadesCalendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada faseRepresentación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenesFormato: presentación y resguardo del programa de trabajoReportes de avance: seguimiento de las accionesPeriodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances


Génesis de la organizaciónCreación de la organizaciónCambios en la composición jurídicaTraducción del objetivo en estrategiasManejo de la delegación de facultades

InfraestructuraEsquema de operación (procesos/funciones)Estilo de administraciónModificaciones en la estructura organizacionalNivel de desarrollo tecnológico

Forma de operaciónDesempeño registradoLogros alcanzadosExpectativas no cumplidasProceso de toma de decisiones

Posición competitivaNaturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organizaciónCompetencias centralesClientes, proveedores y competidores

Diagnóstico preliminar


INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la

información

Técnicas de recolección

Medición

Papeles de trabajo

Evidencia

Supervisión del trabajo


Técnicas de recolección

Investigación documental Observación directaAcceso a redes de informaciónEntrevistaCuestionarios Cédulas


Medición

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte

de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos

específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y

otro


Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo

que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las técnicas

y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las

conclusiones alcanzadas


EvidenciaFísica Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales

Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo

Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicación de la auditoría

Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes


Utilidad y validez de la evidencia

Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor

Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada

Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente

Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría


Supervisión del trabajo

• Revisión del programa de trabajo

• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

• Aclaración oportuna de dudas

• Control del tiempo invertido en función del estimado

• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito


EXAMEN

Propósito

Procedimiento

Enfoques de análisis

administrativo

219 organizacionales

14 cuantitativos

Formulación del diagnóstico administrativo


Propósito

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines

propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias

específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos


ProcedimientoConocer el hecho o que se analizaDescribir ese hechoDescomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elementoOrdenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepanciasDefinir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjuntoIdentificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención


ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIONALES (Ejemplos)

Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más funcional y productiva.REORGANIZACIÓN

Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño.

REINGENIERÍA ORGANIZACIONAL

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.

BENCHMARKING

APLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.

k


ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOCUANTITATIVOS (Ejemplos) CUANTITATIVOS (Ejemplos)

Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.MUESTREO

Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.

MODELOSINTEGRADOS DE

PRODUCCIÓN

Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.MODELOS DE INVENTARIO

Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables.CORRELACIÓN

Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas.

ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO

APLICACIÓNNOMBRE DE LA TÉCNICA


ContextoFisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria históricaMecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimientoEsfera de acciónPosición en el mercadoCiclo de vida de la organización

Información operativaGestión de funciones, procesos y proyectos Coordinación de las accionesAdministración de la tecnología de la información Análisis de la interacción planeación, organización, dirección y control

DesempeñoManejo de indicadores de gestión Comportamiento organizacionalResultados alcanzadosMargen de efectividad

Estrategia competitivaPropósito estratégicoEnfoque estratégicoProcesos estratégicosHabilidades distintivas

Liderazgo Cultura organizacional ValoresTrabajo en equipoCalidad de vida de la organización

PerspectivasEstructuraOportunidades de negocioAdministración del cambioPotencial de innovaciónControl estratégico

Diagnóstico administrativo


Primer nivelPercepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de información : diagnóstico preliminar

Segundo nivel Derivación de conclusiones producto del examen de los resultados obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con valores

Tercer nivelDetección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas

Cuarto nivelDeterminación del contexto de interdependencia e interacción que vincula causas y efectos

Quinto nivelReflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamientopropuesto

Nuevos niveles o entre niveles de análisisCada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del cambio como común denominador

Análisis multinivel


INFORME

Aspectos operativosLineamientos generales para su preparación

Tipos de informe

Propuesta de

implementaciónPresentación del informe


AtributosObjetividad Visión imparcial de los hechos

Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la información

Claridad Fácil comprensión del contenido

Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información

Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios

Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas


Lineamientos generales para su preparación

No perder de vista el objetivo de la auditoria

Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables

Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos

Homogeneizar la integración y presentación de los resultados

Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados

Entregar a los niveles de decisión los elementos idóneos

Sentar las bases de un mecanismo de información permanente

Crear conciencia en los niveles de decisión

Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las

acciones

Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad


Tipos de informe

Informe General

Informe Ejecutivo

Informe de aspectos relevantes


Informe general

Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informeIntroducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general de su contenidoAntecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontadoTécnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o modificaciones posiblesPropuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultadosSeguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestosConclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados y soluciones instrumentadasApéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo


Informe ejecutivo

Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informePeríodo de revisión Tiempo que comprendió el examenObjetivos Propósitos que se pretende obtener con la auditoriaAlcance Profundidad con la que se examinó la organizaciónMetodología Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoriaSíntesis Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los recursos asignados


Propuesta de implementación

Fases:

• Preparación del programa• Integración de recursos • Ejecución del programa

Condiciones:

• Tipo de auditoría• Alcance• Recursos• Nivel de desarrollo tecnológico• Nivel técnico del personal


Presentación del informe

• Titular de la organización

• Órgano de gobierno

• Niveles directivos

• Mandos medios y nivel operativo

• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)

• Dependencia Globalizadora (en el caso de

Instituciones Públicas)


SEGUIMIENTO

Objetivo general

Lineamientos generales

Acciones específicas

Criterios para la ejecución

de auditorías de seguimiento


Objetivo general

Establecer lineamientos generales para dar el

adecuado

seguimiento de las observaciones formuladas

por el auditor y asegurar su atención e

implementación


Lineamientos generales- Definir las áreas en las que se comprobará la implantación de las

recomendaciones propuestas por el auditor

- Considerar la participación de especialistas cuando la evaluación de la implementación de recomendaciones

- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la

adopción de las recomendaciones sugeridas por el auditor

- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las

recomendaciones en los términos y fechas establecidos

- Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de

recomendaciones

- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantación de las recomendaciones

- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios

plenamente justificados

- Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que éstas no se

hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente


Acciones específicasPara examinar el grado de avance en la adopción de las

recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoria de seguimiento. El auditor debe verificar como se

comportan, lo cual puede generar dos resultados

Recomendaciones programadas

• Asignación de responsabilidad

• Factores considerados

• Áreas de aplicación

• Período de realización

• % de realización

• Costo

• Apoyo y soporte utilizados

• Resultados obtenidos

• Impacto logrado


Acciones específicas

Recomendaciones fuera de programa

• Desviaciones

• Causas

• Efectos

• Alternativas de solución planteadas

• Alternativas de solución implementadas

• Acciones correctivas realizadas

• Calendario de aplicación

• Efectos conseguidos


Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimiento

- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización

referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes

- Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los responsables de

las áreas involucradas

- Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el

responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución

- Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación del

cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las

disposiciones de apoyo preparadas para evitar la recurrencia de las

observaciones detectadas por el auditor

- Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas irregularidades se

deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría

Documents

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