Clase quince 2011

Tecnología de la Información 2011 Prof. Tecnología de la Información 2011 Prof. Norma MoralesNorma Morales

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Tecnología de la Tecnología de la InformaciónInformación


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Planeamiento estratégico Planeamiento estratégico de Sistemas de de Sistemas de

InformaciónInformación


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Es la primera de las etapas Es la primera de las etapas principales del largo camino para la principales del largo camino para la construcción de sistemas de construcción de sistemas de información estratégicamente información estratégicamente viables, orientados a los usuarios y viables, orientados a los usuarios y basados en objetivos.basados en objetivos.

El plan de sistemas de información El plan de sistemas de información establece la base para iniciar la establece la base para iniciar la metodología del desarrollo de metodología del desarrollo de sistemas.sistemas.


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Filosofías diferentesFilosofías diferentes Se emplean dos filosofías en la forma en que se Se emplean dos filosofías en la forma en que se

desarrollan y despliegan en las organizaciones los desarrollan y despliegan en las organizaciones los sistemas de información.sistemas de información. Una filosofía acepta el sistema de información Una filosofía acepta el sistema de información

como arma defensiva táctica y operacional, es como arma defensiva táctica y operacional, es una una filosofía reactivafilosofía reactiva y está orientada a la y está orientada a la base de la organizaciónbase de la organización

La otra filosofía ve al sistema como un arma La otra filosofía ve al sistema como un arma ofensiva estratégica que puede dar a la ofensiva estratégica que puede dar a la organización una ventaja competitiva. Esta organización una ventaja competitiva. Esta filosofía es filosofía es proactivaproactiva y está orientada a la y está orientada a la base y a la parte superior de la organizaciónbase y a la parte superior de la organización


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Con cualquiera de las dos filosofías se Con cualquiera de las dos filosofías se requiere planes para los sistemas de requiere planes para los sistemas de información.información.

Cuando se ve como un arma defensiva, la Cuando se ve como un arma defensiva, la planeación tiene un alcance limitadoplaneación tiene un alcance limitado

Cuando se ve como arma ofensiva Cuando se ve como arma ofensiva estratégica, el alcance abarca a toda la estratégica, el alcance abarca a toda la compañía y tiene un alcance de tres o más compañía y tiene un alcance de tres o más años e incorpora políticas e información de años e incorpora políticas e información de entrada de la alta gerencia, anticipa los entrada de la alta gerencia, anticipa los requerimientos futuros de información y requerimientos futuros de información y utiliza la tecnología informática más utiliza la tecnología informática más reciente.reciente.


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Política proactivaPolítica proactiva Se da a través de los departamentos, el Se da a través de los departamentos, el

personal y las funciones lineales.personal y las funciones lineales. La alta gerencia hace saber que el sistema La alta gerencia hace saber que el sistema

de información es tan importante para la de información es tan importante para la organización como el terreno, los edificios organización como el terreno, los edificios y el equipo de producción.y el equipo de producción.

Esta política reconoce el desarrollo y Esta política reconoce el desarrollo y convergencia de la tecnología informática, convergencia de la tecnología informática, como las telecomunicaciones, como las telecomunicaciones, computadoras y estaciones de trabajo de computadoras y estaciones de trabajo de funciones múltiples.funciones múltiples.


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Una buena política proactiva en Una buena política proactiva en sistemas motiva a la cultura corporativa sistemas motiva a la cultura corporativa a aceptar y apoyar el desarrollo de a aceptar y apoyar el desarrollo de sistemas de información.sistemas de información.

La alta gerencia debe comprender que La alta gerencia debe comprender que el sistema de información debe ser el sistema de información debe ser desarrollado y administrado por desarrollado y administrado por profesionales y personal capacitado, profesionales y personal capacitado, debe desarrollarse bajo un solo mando debe desarrollarse bajo un solo mando como el oficial en jefe de la información como el oficial en jefe de la información (CIO).(CIO).


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Quienes deben desarrollar y diseñar los Quienes deben desarrollar y diseñar los sistemas son los analistas de sistemas que sistemas son los analistas de sistemas que tendrán libertad para trabajar en los tendrán libertad para trabajar en los distintos departamentos.distintos departamentos.

Una clave para fijar una política proactiva Una clave para fijar una política proactiva consiste en identificar oportunidades y usar consiste en identificar oportunidades y usar los sistemas de información con el fin de los sistemas de información con el fin de aumentar la eficacia de la gerencia, aumentar la eficacia de la gerencia, mejorar la productividad y aumentar la mejorar la productividad y aumentar la diferenciación de productos y servicios.diferenciación de productos y servicios.


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Planeación estratégicaPlaneación estratégica Sin una planeación estratégica Sin una planeación estratégica

adecuada de los sistemas de adecuada de los sistemas de información, los proyectos de sistemas información, los proyectos de sistemas se construyen en fragmentos, dando se construyen en fragmentos, dando por resultado sistemas de información por resultado sistemas de información incompatibles, redundantes e incompatibles, redundantes e inflexibles. inflexibles.

Introducir la última tecnología para la Introducir la última tecnología para la solución de problemas sin una solución de problemas sin una planeación adecuada siempre termina planeación adecuada siempre termina en fracaso.en fracaso.


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Para evitar estos problemas, la alta Para evitar estos problemas, la alta gerencia debe preparar una política gerencia debe preparar una política proactiva en sistemas y adoptar una proactiva en sistemas y adoptar una metodología formal en la planeación metodología formal en la planeación estratégica de sistemas de información. estratégica de sistemas de información.

En este proceso tanto los altos En este proceso tanto los altos ejecutivos como los usuarios van a ejecutivos como los usuarios van a proporcionar gran parte de la proporcionar gran parte de la información que luego se utilizará para información que luego se utilizará para crear estrategias y alcanzar las metas crear estrategias y alcanzar las metas propuestas de la organización.propuestas de la organización.


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Para la planeación se necesita la Para la planeación se necesita la colaboración del oficial ejecutivo en jefe colaboración del oficial ejecutivo en jefe (CEO), el oficial en jefe de finanzas (CFO), el (CEO), el oficial en jefe de finanzas (CFO), el oficial en jefe de la información (CIO) y todo oficial en jefe de la información (CIO) y todo el personal de alto rango . Todos ellos se el personal de alto rango . Todos ellos se encargarán de definir las metas de la encargarán de definir las metas de la empresa.empresa.

Deberán determinar los mejores proyectos Deberán determinar los mejores proyectos en sistemas a desarrollar desde la en sistemas a desarrollar desde la perspectiva de los usuarios y del personal perspectiva de los usuarios y del personal de sistemas.de sistemas.


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Etapas en la planeación estratégica Etapas en la planeación estratégica

de SI.de SI.

Se necesitan tres pasos para Se necesitan tres pasos para desarrollar un plan de sistemas:desarrollar un plan de sistemas:

1.1. Establecer las metas del sistemaEstablecer las metas del sistema

2.2. Determinar y asignar prioridades Determinar y asignar prioridades a los proyectosa los proyectos

3.3. Evaluar recursos y capacidad del Evaluar recursos y capacidad del sistemasistema


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1. Establecer las metas1. Establecer las metas Este paso implica la revisión del alcance Este paso implica la revisión del alcance

de las operaciones de la organización, las de las operaciones de la organización, las políticas de sistemas y el plan de la políticas de sistemas y el plan de la empresa. El objetivo es definir las metas empresa. El objetivo es definir las metas de la organización y encadenarlas con las de la organización y encadenarlas con las metas de los sistemas. metas de los sistemas.

Surgen ideas de proyectos para el soporte Surgen ideas de proyectos para el soporte de estas metas. Revisión de de estas metas. Revisión de documentación que incluye revisiones documentación que incluye revisiones posteriores a la implementación y reportes posteriores a la implementación y reportes de evaluación, auditorías internas y de evaluación, auditorías internas y externas y manuales de procedimientosexternas y manuales de procedimientos


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Se formulan metas generales de sistemas Se formulan metas generales de sistemas de información como:de información como:Diseñar e implementar proyectos que Diseñar e implementar proyectos que

den apoyo a las metas de la den apoyo a las metas de la organización;organización;

Aprovechar las oportunidades de Aprovechar las oportunidades de negocios dadas por las nuevas negocios dadas por las nuevas tecnologías;tecnologías;

Seguir una metodología de desarrollo que Seguir una metodología de desarrollo que interactúe con los usuarios e informe el interactúe con los usuarios e informe el progreso de los nuevos proyectosprogreso de los nuevos proyectos


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2. Determinar prioridades a los 2. Determinar prioridades a los proyectosproyectos

Van surgiendo ideas y solicitudes que Van surgiendo ideas y solicitudes que provienen de usuarios y del personal de provienen de usuarios y del personal de sistemas. Pero no todas las solicitudes sistemas. Pero no todas las solicitudes se pueden satisfacer, ni todas son se pueden satisfacer, ni todas son necesariamente buenas.necesariamente buenas.

Debe aplicarse un método para asignar Debe aplicarse un método para asignar prioridades a las solicitudes de prioridades a las solicitudes de proyectos con base en factores proyectos con base en factores estratégicos y de factibilidad.estratégicos y de factibilidad.


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Es conveniente completar una solicitud Es conveniente completar una solicitud de proyecto para evaluar cuanto afecta a de proyecto para evaluar cuanto afecta a la productividad, la toma de decisiones y la productividad, la toma de decisiones y la diferenciación de servicios y la diferenciación de servicios y productos. Esta solicitud también va a productos. Esta solicitud también va a servir para considerar los factores de servir para considerar los factores de factibilidad de la empresa.factibilidad de la empresa.

Se promedian los factores estratégicos y Se promedian los factores estratégicos y los de factibilidad y se obtiene el nivel de los de factibilidad y se obtiene el nivel de prioridad de cada solicitud de proyecto.prioridad de cada solicitud de proyecto.


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Este procedimiento de planeación Este procedimiento de planeación descubre y rechaza proyectos que si se descubre y rechaza proyectos que si se toman en cuenta, absorberán recursos toman en cuenta, absorberán recursos valiosos y desperdiciarán meses de valiosos y desperdiciarán meses de trabajo en sistemastrabajo en sistemas

También ayuda a establecer un También ayuda a establecer un presupuesto para sistemas de presupuesto para sistemas de información y fijar una agenda de información y fijar una agenda de proyectos a desarrollar en lugar de proyectos a desarrollar en lugar de hacerlo indiscriminadamentehacerlo indiscriminadamente


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Si es necesario desviarse del proyecto Si es necesario desviarse del proyecto por obligaciones legales, se asignará por obligaciones legales, se asignará prioridad a los proyectos forzosos y prioridad a los proyectos forzosos y luego a los de mayor prioridad.luego a los de mayor prioridad.

Otra forma de asignar prioridades a los Otra forma de asignar prioridades a los proyectos es clasificándolos por sus proyectos es clasificándolos por sus utilidad, a veces es difícil estimar utilidad, a veces es difícil estimar costos y beneficios excepto en forma costos y beneficios excepto en forma estimativa.estimativa.


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3. 3. Evaluar recursos y capacidad de Evaluar recursos y capacidad de sistemassistemas

Los recursos claves del sistema y su Los recursos claves del sistema y su capacidad de operación están capacidad de operación están representados por su personal y su representados por su personal y su tecnología.tecnología.

Se debe determinar qué impacto tendrán Se debe determinar qué impacto tendrán los proyectos planeados de sistemas sobre los proyectos planeados de sistemas sobre estos recursos y asegurarse que se cuenta estos recursos y asegurarse que se cuenta con capacidad suficiente durante el ciclo con capacidad suficiente durante el ciclo de planeación.de planeación.


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Los cambios en la capacidad del Los cambios en la capacidad del sistema de información se dan en sistema de información se dan en forma escalonada, pero el crecimiento forma escalonada, pero el crecimiento en las necesidades de capacidad es en en las necesidades de capacidad es en forma uniforme y continuo.forma uniforme y continuo.

En esta etapa de planeación de En esta etapa de planeación de sistemas no se cuenta con suficiente sistemas no se cuenta con suficiente información para tomar decisiones información para tomar decisiones concretas sobre el personal y la concretas sobre el personal y la tecnología. Sólo se dan estimaciones tecnología. Sólo se dan estimaciones generalesgenerales


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El plan comercial de la organización, las El plan comercial de la organización, las metas, los factores críticos del éxito y la metas, los factores críticos del éxito y la política de sistemas proporcionan la política de sistemas proporcionan la fuerza y dirección general de la misión fuerza y dirección general de la misión total de sistemas.total de sistemas.

La etapa de la planeación estratégica de La etapa de la planeación estratégica de un sistema de información explica la un sistema de información explica la misión de los sistemas y proporciona misión de los sistemas y proporciona proyectos específicos a desarrollar proyectos específicos a desarrollar durante un determinado tiempo.durante un determinado tiempo.

También se establecen los presupuestos También se establecen los presupuestos para impulsar y proporcionar caminos para impulsar y proporcionar caminos para el logro de la misión de sistemas.para el logro de la misión de sistemas.


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Las fases propuestas para la redacción de un plan de estratégico sistemas son:

Determinar la estrategia y contexto actual de la organización

Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información

Determinar el estado actual de los sistemas de información

Análisis de los sistemas de información Definir la estrategia y plan de sistemas de

información Desarrollar el programa de despliegue


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Determinar la estrategia y contexto actualde la organización La primera fase del proyecto consiste en

asegurar que cubrirá de manera efectiva los objetivos y las necesidades de la organización y sus expectativas. También asegurar que la planificación y organización del proyecto serán efectivas.

Una vez iniciado el proyecto, se deberá acceder a la información necesaria de la organización que permita conocer su estrategia, planificación de las diferentes áreas, visión del mercado y de la competencia, etc.


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Identificar los requisitos de negocio para lossistemas de información

La segunda fase del proyecto es determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir los sistemas de información.

Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis.

Desde el nivel más estratégico al más centrado en la organización.


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Determinar el estado actual de los sistemasde información

Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido.


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Análisis de los sistemas de información

Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar.

El análisis identificará acciones de mejora.


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Definir la estrategia y plan de sistemas deinformación

La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la definición de la estrategia y plan de sistemas.

En base a las necesidades estratégicas, se identificarán los objetivos estratégicos y bajo estos se agruparán las acciones de mejora identificadas y cualificadas.


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Típicamente estos objetivos se fijan en periodos multianuales, pero dada la rápida evolución de la tecnología y de las organizaciones, se recomienda establecer la mayoría de los objetivos en períodos de 3 ó 5 años como máximo.

Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas.

Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas.


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La estructura básica del documento de plan de sistemas es:

-Hoja de ruta o cronograma del portfolio de proyectos de transformación,

-Plan de transformación de la organización de sistemas de información.

-Plan de riesgos tecnológicos y organizativos.

-Caso de negocio y plan financiero que contemple las inversiones iniciales y el gasto correspondiente al mantenimiento.

-Plan de comunicación. -Plan de despliegue.


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Desarrollar el programa de despliegue

Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande.

El primer paso es lanzar el proyecto, obteniendo la aprobación de un miembro de la dirección con la autoridad necesaria para comprometer los recursos necesarios para su ejecución. Habitualmente suele ser el director de sistemas de información u otro ejecutivo.


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El siguiente paso es constituir un comité de dirección que incluya a las personas con la autoridad necesaria sobre el resto de áreas afectadas, y nombrar a un director de proyecto que realice el plan de proyecto y ejecute posteriormente las funciones de coordinación, seguimiento y control.


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Una vez lanzado el programa, se le dará seguimiento por parte del comité de dirección, típicamente con una periodicidad trimestral, observando el avance de los proyectos planificados, modificando las prioridades o la planificación de la cartera de proyectos, o facilitando las acciones correctivas necesarias en base a eventuales problemas o restricciones aparecidos.


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Otras funciones de dirección del programa estratégico de sistemas, a nivel de planificación de carácter anual, son la presupuestación y la asignación de funciones tanto a la organización interna como a los proveedores que cubren funciones externalizadas.


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