COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE …...DA III Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Simbología Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación

Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa

Presentación

El Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), es un Organismo Público Descentralizado con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propio, tiene como propósito impartir e impulsar la Educación Media Superior en el Estado, y la Misión de “proporcionar servicios de bachillerato de calidad, propiciando el desarrollo integral del educando, con recursos didácticos y tecnologías modernas, a través de métodos que atiendan las características diferenciadas de los alumnos, y con docentes altamente capacitados que garanticen procesos de enseñanza - aprendizaje apropiados para vincularlos con la comunidad y el trabajo productivo y para integrarlos competitivamente a estudios a nivel superior”.

El Colegio ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo

en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda estudiantil del nivel medio superior, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad.

En cumplimiento a la normatividad establecida por la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, el Programa del Eje rector 4.10 “Modernización de la Gestión del Sistema Educativo Estatal” del Programa Institucional de Desarrollo 2005 – 2010 del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos.

Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los

procedimientos administrativos del Colegio. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con su respectivo diagrama de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General.

El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la

Honorable Junta Directiva. Asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Colegio para que continúe proporcionando los servicios educativos en forma eficaz, fundamentados en una guía de acción.

El Manual de Procedimientos complementa y guarda congruencia con el Manual de

la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad que ha implantado el Colegio de Bachilleres, en busca de la eficacia en el servicio educativo y su mejora continua.

DA I


Organigrama

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DERECURSOS

FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DA II

DA III


Simbología

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

DA III


Simbología

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el desarrollo.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que se recibe, genera o salga del procedimiento.

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento, en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.


Departamento de Recursos Financieros

DA

DA/DRF 1

Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Dirección Administrativa Departamento de Recursos Financieros

Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia:

Otorgamiento de Sujetos a Comprobar Proveer al centro de responsabilidad solicitante, los recursos financieros para cubrir gastos relacionados con diversas actividades contempladas en su Programa Operativo Anual (POA), de conformidad con los lineamientos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros. Periódica

Normas Los gastos sujetos a comprobar son aquellos que marcan los lineamientos establecidos

por el Departamento de Recursos Financieros. La solicitud de recursos deberá hacerse con un mínimo de dos días hábiles anteriores al

evento o actividad del POA. El Paquete de documentos para solicitar gastos sujetos a comprobar consta de:

a) Afectación presupuestal / orden de pago en original y una copia. b) Recibo de sujetos por comprobar en original.

Los requisitos que deberá cumplir el Paquete de documentos son los siguientes:

a) Marcar el recuadro de Sujeto a Comprobar. b) La Afectación presupuestal/orden de pago por comprobar deberá estar

debidamente firmada por el titular del área o plantel y el responsable del trámite. c) El Recibo de sujetos por comprobar deberá estar firmado por el responsable del

recurso. d) Contener folio presupuestal, sello y firma de autorización del Jefe del Departamento

de Control Presupuestal, así como indicar la disponibilidad presupuestal para cada partida.

e) Contener firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Visto Bueno del Director Administrativo.

El Departamento de Control Presupuestal verificará la disponibilidad de recursos y

comprometerá recursos. El Departamento de Recursos Financieros ejercerá y descargará el gasto en el Sistema

de presupuesto. Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización

Septiembre de 2009

Diciembre de 2009

Dirección de Planeación,

Programación y Presupuesto

Dirección General H. Junta Directiva

DA/DRF 2


Área Actividad Descripción


1

1A

2

3

4

4A

5

6

Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, el Paquete de documentos, sella de recibido, relaciona en el formato de Control presupuestal en original, previamente impreso, y lo resguarda en expediente. Revisa que el Paquete de documentos cumpla con los requisitos. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir: Devuelve el Paquete de documentos de manera económica al centro de responsabilidad solicitante en oficinas centrales, o solicita vía telefónica o correo electrónico al Responsable o Subdirector Administrativo del Plantel, que envíe nuevamente el documento corregido y/o faltante. Continúa con la actividad No. 1. En caso de cumplir: Firma de autorización de pago en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, contenida en el Paquete de documentos, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Turna de manera económica al Director Administrativo, el Paquete de documentos, para firma de Visto Bueno en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Recibe de manera económica del Director Administrativo, el Paquete de documentos, y verifica que esté firmado. ¿Está firmado el Paquete de documentos? En caso de no estar firmado: Devuelve de manera económica el Paquete de documentos al Director Administrativo para firma. Continúa con la actividad No. 3. En caso de estar firmado: Asigna folio de pago en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, contenida en el Paquete de documentos. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, el Paquete de documentos para su sello en el original y copia

DA/DRF 3


Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros

7

8

de la Afectación presupuestal/orden de pago, le entrega el original y recibe la copia sellada de dicho documento. Obtiene dos fotocopias de la Afectación presupuestal/ orden de pago sellada, y archiva la copia de manera numérica temporal en la Carpeta de afectaciones presupuestales de sujetos a comprobar; entrega la primera fotocopia al responsable del Sistema del presupuesto ejercido, y envía la segunda fotocopia, de manera económica al titular del centro de responsabilidad correspondiente. Captura en el formato electrónico de Control de sujetos a comprobar, el monto tramitado, imprime en original, y entrega de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su conocimiento de saldos deudores. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos de: - Comprobación de Gastos Sujetos a Comprobar - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros

1

AFECTACIÓN PRESUPUES-

TAL / ORDEN DE PAGO

O

AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN

DE PAGO

PAQUETE DE DOCUMENTOS

PAQUETEDE

DOCUMENTOS

O -1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO



O -1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO


OCONTROL

PRESU-PUESTAL


INICIO

RECIBE, SELLA, RELACIONA,

RESGUARDA Y REVISA

EN EXPEDIENTE

¿CUMPLE CON LOS

REQUISITOS?

SI

NO DEVUELVE O SOLICITA

VÍA TELEFÓ-NICA O CORREO ELECTRÓNICO

A PLANTEL

CENTRO DE RESPONSABILIDAD EN OFICINAS CENTRALES

FIRMA

1

1

TURNA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

RECIBE Y VERIFICA


¿ESTÁ FIRMADO EL PAQUETE DE DOCUMENTOS?

SI

NO


DEVUELVE


ASIGNAFOLIO DE

PAGO

ENTREGA Y RECIBE

RESPONSABLE DE CAJA

PARA SELLO

RESPONSABLE DE CAJA

1

SELLADA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

2

2

2


TAL / ORDEN DE PAGO

1


TAL / ORDEN DE PAGO

1AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL / ORDEN DE PAGO

1

OBTIENE, ENTREGA Y

ENVÍA CARPETA DE AFECTACIONES

PRESUPUES- TALES DE

SUJETOS A COMRPOBAR

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO EJERCIDO

TITULAR DE CENTRO DE RESPONSABILIDAD

CAPTURA E IMPRIME

CONTROL DE SUJETOS A

COMPROBAR

O

CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:

- COMPROBACIÓN DE GASTOS SUJETOS A COMPROBAR

- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS

N


Comprobación de Gastos Sujetos a Comprobar Controlar los recursos otorgados y comprobados para determinar el saldo deudor de los planteles y de las áreas de las oficinas centrales. Periódica.

Normas La comprobación de gastos deberá ajustarse a los Lineamientos para la operación y

control de los sujetos a comprobar del COBAEV. La Documentación comprobatoria deberá cumplir los requisitos fiscales que marca el

Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Cuando se trate de planteles, la Documentación comprobatoria se recibirá a través de la

Oficialía de partes y contendrá: - Oficio signado por el Director del Plantel, en original. - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, marcada en el

recuadro de comprobación. - Facturas en original. - Recibos de egreso en original. - Ficha de depósito original por los recursos no utilizados. - Documentación soporte.

Requisitos de comprobación de planteles: las Facturas deberán contener sello de

“pagado”, y firma del Director del Plantel; los Recibos de egresos deberán contener nombre y firma de quien recibió el pago, nombre y firma del titular del área, y nombre y firma de quien autorizó el pago.

El personal de oficinas centrales entregará la Documentación comprobatoria, de manera

económica al responsable de las revisiones en el Departamento de Recursos Financieros. La Documentación comprobatoria para el personal de oficinas centrales deberá contener:

- Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias, marcada en el recuadro de “Comprobación”.

- Facturas en original. - Recibos de egreso en original. - Recibo de ingresos. - Ficha de depósito original por los recursos no utilizados. - Documentación soporte.

DA/DRF 6

Normas Las Facturas deberán contener sello de “pagado”, y firma del titular del área.

El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las Facturas vía Internet, en la

página del Sistema de Administración Tributaria (SAT), y cuando resulten posiblemente apócrifas, procederá a hacer descuento vía nómina al personal que realizó el gasto, por el importe de las mismas, mediante formato Descuento vía nómina.

La Documentación comprobatoria de los sujetos a comprobar, deberá corresponder a la

partida y al monto asignados en la Afectación presupuestal/orden de pago cuando se otorgaron los recursos. Se depositará y anexará a la Documentación comprobatoria, Los gastos sujetos a comprobar deberán estar solventados dentro de los diez días hábiles siguientes a su otorgamiento.

Los sujetos a comprobar que no sean comprobados o cuyo recurso no sea devuelto, el

Departamento de Recursos Financieros procederá a hacer descuento vía nómina por el importe del saldo deudor, mediante formato de Descuento vía nómina, de acuerdo a la antigüedad de dichos saldos.

La Afectación presupuestal/orden de pago, deberá contener las firmas correspondientes:

Responsable del Área, Responsable del trámite, autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Visto Bueno del Director Administrativo.

En los planteles Modelo “A”, la Subdirección Administrativa de Plantel será conocida como

Responsable Administrativo de Plantel.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó


Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 7

DA/DRF 8



1

1A

1A.1

1B

1C

1D

Recibe de manera económica de Oficialía de Partes, proveniente del Director de Plantel o de personal de oficinas centrales, Oficio original con la Documentación comprobatoria, y separa por su procedencia. ¿De dónde proviene la Documentación comprobatoria? En caso de provenir de Plantel: Elabora formato original de Información recibida, de acuerdo con el Oficio original. Entrega el Oficio original y la Documentación comprobatoria al analista responsable de las revisiones de Planteles; éste firma de recibido en el original del formato Información recibida y lo archiva en forma cronológica permanente en la Carpeta de información recibida. Revisa que el Oficio original contenga anexo Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, marcadas en el recuadro de “Comprobación”, así como las Facturas en original y Recibos de egreso en original, todos integrados en la Documentación comprobatoria. ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Solicita vía telefónica al Responsable o Subdirector Administrativo del Plantel, que remita la documentación faltante. Continúa con la actividad No.1. En caso de estar completa: Revisa que la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y el resto de la Documentación comprobatoria se ajusten a los montos y partidas asignados, así como a los Lineamientos para la operación y control de los sujetos a comprobar del COBAEV; y revisa que estén correctas. ¿La Documentación comprobatoria está correcta? En caso de no estar correcta: Ajusta los importes en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y elabora formato Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía por mensajería al Subdirector Administrativo del Plantel, el original del formato Devolución o disminución de documentos junto con la(s) Factura(s)

DA/DRF 9


1E

1E.1

1F

1F.1

1F.2

originales para su corrección; archiva copia del formato Devolución o disminución de documentos en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1A. En caso de estar correcta: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, y en su caso, original de Ficha de depósito por recursos no utilizados. Verifica en la página web del SAT que las facturas no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Solicita vía telefónica el nombre del responsable del gasto en el Plantel, elabora Oficio en original y tres copias dirigido al responsable del gasto, informando que está incurriendo en anomalía al presentar facturas apócrifas y procederá el descuento vía nómina; firma el Oficio el Jefe de Departamento de Recursos Financieros; requisita el formato Devolución o disminución de documentos en original y copia. Archiva la copia del formato en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Envía por mensajería al responsable del gasto en Plantel, el Oficio original, el formato Devolución o disminución de documentos original y la(s) Factura(s) original(es); envía las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera copia: al Jefe del Departamento de Recursos Humanos Segunda copia: al Director Administrativo Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en Carpeta de oficios enviados. Elabora formato de Descuento vía nómina en original y tres copias por el importe de la factura, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, entrega el original del formato al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para su descuento, recaba acuse de recibo en las tres copias del formato y las entrega de la siguiente manera: Primera copia: al analista responsable del seguimiento de descuentos del Departamento Segunda copia: al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente) Tercera copia: archiva en la Carpeta de varios de manera

DA/DRF 10


1G

1G.1

2

2A

3

3.A

4

4A

cronológica permanente. Fin En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias y en su caso, original de la Ficha de depósito por recursos no utilizados. Obtiene una fotocopia de la Afectación presupuestal/ orden de pago original. Continúa con la actividad No. 5. En caso de provenir de personal en oficinas centrales: Revisa que la Documentación comprobatoria esté completa: ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Devuelve la Documentación comprobatoria de manera económica al responsable del trámite. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar completa: Revisa que la Documentación comprobatoria se ajuste a los montos y partidas asignados, así como a los Lineamientos para la operación y control de los sujetos a comprobar del COBAEV. ¿La Documentación comprobatoria está correcta? En caso de no estar correcta: Devuelve de manera económica al responsable del trámite, la Documentación comprobatoria para su corrección. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correcta: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora Recibo de ingresos en original por el importe de la

DA/DRF 11


4A.1

4A.2

4A.3

4B

4C

Factura original para que el responsable pase a devolver el recurso en Caja del COBAEV, recaba firma del responsable del gasto, le entrega el Recibo de ingresos original con la Factura original y el resto de la Documentación comprobatoria. Recibe de manera económica del responsable de Caja del COBAEV, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito del banco en original. Obtiene dos copias del Recibo de ingresos original con sello de Caja y de la Ficha de depósito, turna una copia de cada documento al analista de presupuesto ejercido para realizar la devolución al presupuesto; archiva las segundas copias de cada documento en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Turna el Recibo de ingresos original con sello de Caja, el Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito original del banco al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente). Pasa el tiempo. Verifica en Caja o personalmente con el responsable del gasto, si realizó la devolución. ¿Realizó la devolución? En caso no haber realizado la devolución: Elabora formato de Descuento vía nómina en original y tres copias por el importe del gasto no comprobado, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, y turna el original al Departamento de Recursos Humanos para que realice el descuento en la nómina del responsable del gasto; turna la primera copia al analista responsable de presupuesto ejercido, la segunda copia al Departamento de Contabilidad (cuando entrega la documentación periódicamente) y archiva la tercera copia en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Fin En caso de haber realizado la devolución: Recibe de manera económica de la Caja del COBAEV, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja foliado y sellado, y la Ficha de depósito del banco en original.

DA/DRF 12


4C.1

5

6

7

8

9

10

11

Obtiene dos copias del Recibo de ingresos original con sello de Caja y de la Ficha de depósito, turna una copia de cada uno al analista de presupuesto ejercido para realizar la devolución al presupuesto; archiva las segundas copias en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 5. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Coteja la suma de las Facturas originales contra los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias y en su caso, original de la Ficha de depósito por recursos no utilizados. Firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, de autorización de la comprobación en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y tres copias, anexando el resto de la Documentación comprobatoria. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Afectación presupuestal/orden de pago, en original y tres copias, con el resto de la Documentación comprobatoria. Elabora la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en dos tantos, en el que relaciona todas Afectaciones presupuestales/órdenes de pago originales, que se turnarán. Coteja y sella la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en dos tantos con una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago. Descarga el presupuesto ejercido y las devoluciones, y archiva una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago en la Carpeta de afectaciones presupuestales del mes correspondiente, de manera numérica permanente. Turna de manera económica al Departamento de Contabilidad, la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en un tanto y las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago originales con la correspondiente Documentación comprobatoria para su registro contable. Recaba acuse de recibo en un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Turna de manera económica y por mensajería al Plantel o al

DA/DRF 13


12

13

13A

14

responsable del trámite en oficinas centrales, una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago. Captura en archivo electrónico de Control de sujetos a comprobar, los importes comprobados en base a una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago, imprime dos tantos del Control de sujetos a comprobar y turna un tanto al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su análisis. Archiva un tanto del Control de sujetos a comprobar con una copia de las Afectaciones presupuestales/órdenes de pago de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de sujetos a comprobar. Pasa el tiempo. Recibe periódicamente de manera económica del Departamento de Contabilidad, los formatos de Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original; consulta un tanto de Control de sujetos a comprobar, archivado de manera cronológica permanente en la Carpeta de control de sujetos a comprobar, y concilia saldos deudores con el Departamento de Contabilidad. ¿Coinciden los saldos? En caso de no coincidir: Corrige y actualiza los saldos deudores en el Control de sujetos a comprobar en un tanto y en el archivo electrónico de éste, en base a los formatos Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original. Continúa la actividad No. 14. En caso de coincidir: Archiva los formatos de Gastos a comprobar planteles y oficinas centrales en original de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos de: - Otorgamiento de Sujetos a Comprobar - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad

DOCUMENTA- CIÓN COMPRO- BATORIA

FICHA DEDEPÓSITO

O

AFECTACIÓNPRESUPUESTAL /

ORDEN DE PAGO O-2

FACTURAS ODEVOLUCIÓN

O DISMINUCIÓN DE DOCUMENTOS 1

FACTURAS O

DEVOLUCIÓNO DISMINUCIÓN

DE DOCUMENTOS O

AFECTACIÓN PRESU- PUESTAL / ORDEN DE PAGO

O-2

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA


O-2

RECIBOSDE

EGRESO

O

FACTURAS O


ORDEN DE PAGO O-2

OFICIO O

OFICIOO


INFORMACIÓN RECIBIDA O


OFICIO O

INICIO

RECIBE Y SEPARA

OFICILIA DE PARTES / PLANTEL U OFICINAS CENTRALES

¿DE DÓNDE PROVIENE LA

DOCUMENTACIÓN COMPRO-BATORIA?

PERSONAL DE OFICINAS CENTRALES

PLANTEL ELABORA, ENTREGA,

FIRMA ARCHIVA

C

CARPÈTA DE INFORMACIÓN

RECIBIDA

ANALISTA

REVISA

INTEGRADOS EN LA DOCUMENTA-CÓN COMPRO-

BATORIA

¿LA DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA ESTÁ COMPLETA?

SI

NOSOLICITA

VÍA TELEFÓNICA

1

1

REVISA

LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN Y

CONTROL DE LOS SUJETOS A COMRPOBAR

DEL COBAEV

¿LA DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA ESTÁ CORRECTA?

SI

NO AJUSTA, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA

C

CARPÈTA DE VARIOS

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

POR MENSAJERÍA

2

2

COTEJA

13

EN SU CASO

REVISA

4

5

FICHA DEDEPÓSITO

O


ORDEN DE PAGO O-2

FACTURASO

EN SU CASO

DESCUENTO VÍA

NÓMINA3

DESCUENTO VÍA

NÓMINA2

DESCUENTO VÍA

NÓMINA1

DESCUENTO VÍA NÓMINA O

OFICIO 3

OFICIO 2

OFICIO 1

FACTURASO


DE DOCUMENTOS O

OFICIOO


DE DOCUMENTOS 1


DE DOCUMENTOS O

OFICIOO-3

1

VERIFICA

SAT

FACTURAS

O

¿ES POSIBLEMENTE

APÓCRIFA ALGUNA FACTURA?

NO

COTEJA

2

SI SOLICITA, ELABORA, FIRMA, REQUISITA

Y ARCHIVA

VÍA TELEFÓNICA

C CARPÈTA DE VARIOS

ENVÍA Y ARCHIVA

C CARPÈTA DE OFICIOS

ENVIADOS

RESPONSABLE DEL GASTO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


ELABORA, FIRMA, ENTREGA Y ARCHIVA


ANALISTA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


FIN




ORDEN DE PAGO 1

AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO

O

2

OBTIENE

3

3

¿LA DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA ESTÁ COMPLETA?

SI

NODEVUELVE

RESPONSABLE DEL TRÁMITE

4

REVISA

LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIÓN Y

CONTROL DE LOS SUJETOS A COMRPOBAR

DEL COBAEV

¿LA DOCUMENTACIÓN

COMPROBATORIA ESTÁ CORRECTA?

SI

VERIFICA

SAT

FACTURAS

O

4

NO


DEVUELVE

RESPONSABLE DEL TRÁMITE

5

DESCUENTO VÍANÓMINA 3



DESCUENTO VÍA NÓMINA O

FICHADE

DEPÓSITO 2

RECIBO DE

INGRESOS 2

FICHADE

DEPÓSITO 1

RECIBO DE

INGRESOS 1

FICHADE

DEPÓSITO O

RECIBO DE

INGRESOS 1

RECIBO DE INGRESOS O


AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO O-3

FICHA DEDEPÓSITO

O


ORDEN DE PAGO O-3

FACTURASO

EN SU CASO

FICHADE

DEPÓSITO O

RECIBODE

INGRESOS 1



FACTURA

O


4

¿ES POSIBLEMENTE

APÓCRIFA ALGUNA FACTURA?

NO

COTEJA

SI ELABORA, RECABA Y ENTREGA

RESPONSABLE DEL GASTO RESPONSABLE

DEL GASTO

RECIBE

RESPONSABLE DE CAJA

CON SELLO DE CAJA

DEL ÁREADE CAJA, FOLIADO

Y SELLADO

CON EL RESPONSABLE

DEL GASTO

3

6

FIRMA

6

OBTIENE, TURNA Y ARCHIVA

ANALISTA DE PRESUPUESTO EJERCIDO



VERIFICA

DEL BANCO

¿REALIZÓ LA DEVOLUCIÓN?

NO ELABORA, FIRMA, TURNA Y ARCHIVA

FIN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS




SI

5

CON SELLO DE CAJA


Y SELLADO


ORDEN DE PAGO 1

CONTROL DE

SUJETOS A COMPROBAR

T

AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO

1

RELACIÓN DE COMPRO-

BACIÓN ENTREGADA

T



ORDEN DE PAGO O

RELACIÓN DE COMPROBA- CIÓN ENTRE- GADA

T


ORDEN DE PAGO 1


2T


2T

FICHADE

DEPÓSITO 2

RECIBO DE

INGRESOS 2

FICHADE

DEPÓSITO 1

RECIBO DE

INGRESOS 1

FICHADE

DEPÓSITO O

RECIBO DE

INGRESOS 1


FICHADE

DEPÓSITO O

RECIBO DE

INGRESOS 1



AFECTACIÓNPRESUPUESTAL / ORDEN DE PAGO O-3

6

RECABA


FIRMA DE VISTO BUENO

5

RECIBE

RESPONSABLE DE CAJA

CON SELLO DE CAJA


Y SELLADO

DEL BANCO

OBTIENE, TURNA Y ARCHIVA

CON SELLO DE CAJA



6

ELABORA

COTEJA, SELLA, DESCARGA Y ARCHIVA

EL PRESUPUESTO EJERCIDO Y LAS DEVOLUCIONES

NCARPÈTA DE

AFECTACIONES PRESU-PUESTALES

TURNA Y ARCHIVA


CCARPÈTA DE

VARIOS

TURNA

PLANTEL O RESPONSABLE DEL TRÁMITE EN OFICINAS CENTRALES

CAPTURA, IMPRIME, TURNA YARCHIVA


COMPROBAR

CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR T


C CARPÈTA DE CONTROL DE SUJETOS A

COMPROBAR

7

GASTOS A COMPROBAR PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES

O

CONTROL DE SUJETOS A COMPROBAR T

CONTROL DE

SUJETOS A COMPROBAR

T


O

7

RECIBE, CONSULTA Y CONCILIA


C CARPÈTA DE CONTROL DE SUJETOS A

COMPROBAR

¿COINCIDEN LOS SALDOS?

NO CORRIGE Y ACTUALIZA


COMPROBAR


O

7

SI

ARCHIVA


FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- OTORGAMIENTO DE SUJETOS A COMPROBAR-REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

7

Normas La solicitud de recursos deberá hacerse con un mínimo de dos días hábiles anteriores a la

comisión. El Paquete de documentos para solicitar viáticos constará de:

- Oficio de comisión en original y copia - Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original y copia

Los requisitos que deberá cumplir el Paquete de documentos serán los siguientes:

- El Oficio de comisión en original deberá señalar lugar, fecha y objetivo de la comisión, además de la persona que deberá cumplir con la comisión.

- La Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original deberá contener, de conformidad con el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación, lo siguiente:

o Lugar, fecha y objetivo de la comisión. o Los importes que se asignan para la comisión, así como firma del titular del área y del

comisionado. o Los viáticos por hospedaje y alimentos se asignarán de acuerdo a las tarifas

autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación. o Folio presupuestal, sello y firma de autorización presupuestal del Jefe de

Departamento de Control Presupuestal, así como indicación de la disponibilidad presupuestal para cada partida.

o Firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Firma de Visto Bueno del Director Administrativo.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009





Otorgamiento de Viáticos Proveer al personal de oficinas centrales, de recursos financieros para cubrir gastos por comisiones asignadas a un lugar distinto a su centro de responsabilidad. Eventual

DA/DRF 20

DA/DRF 21



1

1A

2

3

4

5

6

7

Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, el Paquete de documentos original y revisa que cumpla con los requisitos y que contenga nombre, cargo y número de personal del comisionado, así como el objetivo de la comisión. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir: Comunica telefónicamente al comisionado que el Paquete de documentos original no cumple con los requisitos y devuelve de manera económica para su corrección. Continúa con a la actividad No. 1. En caso de cumplir: Verifica que el Paquete de documentos original se ajuste a los montos asignados, de acuerdo con las cuotas establecidas para el cargo y el lugar de la comisión, de conformidad con el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes y en caso de no coincidir con las establecidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación, los ajusta. Firma de autorización de pago, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, contenida en el Paquete de documentos. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, contenida en el Paquete de documentos. Asigna folio de pago en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 en original, obtiene cuatro copias, y dos copias del Oficio de comisión original. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, el Paquete de documentos. Sella original y cuatro copias de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5. Elabora Póliza de cheque en original y copia y Cheque en original, de acuerdo con la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 original. Entrega de manera económica al comisionado, el Cheque original y la primera copia del Paquete de documentos; recaba firma del comisionado en la Póliza cheque en original y copia.

DA/DRF 22


8

9

10

11

Anota el número de Cheque en la segunda copia del Paquete de documentos, y la archiva de manera numérica temporal en la Carpeta de viáticos, que anexará al Paquete de documentos en el procedimiento de Comprobación de Viáticos. Turna de manera económica al Jefe de Departamento de Contabilidad, el original de la Póliza cheque junto con original del Paquete de documentos para su registro. Archiva la copia de la Póliza cheque de manera cronológica permanente de acuerdo al mes de pago en la Carpeta de pólizas del mes correspondiente. Turna la tercera copia de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 al Responsable del Sistema del Presupuesto para descargar el presupuesto ejercido. Captura en el archivo magnético de Control de viáticos, el monto tramitado de acuerdo con la cuarta copia de la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5 y la archiva de manera numérica definitiva en la Carpeta de viáticos. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Comprobación de Viáticos - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros

SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR

O

CHEQUEO

SOLICITUD DE

SUJETOS A COM-PROBAR

O-4


PÓLIZA CHEQUE O-1

PAQUETE DE DOCUMENTOS 1

CHEQUEO

OFICIO DE

COMISIÓN 2

OFICIO DE

COMISIÓN O

SOLICITUD DE SUJETOSA COM-

PROBAR

4

PAQUETE DE DOCUMENTOS O

INICIO

RECIBE Y REVISA


¿CUMPLE CON LOS

REQUISITOS?


COMUNICA Y DEVUELVE

COMISIONADO

1

NO


VERIFICA Y AJUSTA

DE CONFORMIDAD CON EL MANUAL DE POLÍTICAS

PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE VIÁTICOS

Y PASAJES

SI


O

FIRMA Y RECABA FIRMA

1


O

ASIGNA Y OBTIENE


ENTREGA Y SELLA

PÓLIZA CHEQUE O-1

ELABORA

ENTREGA Y RECABA FIRMA

COMISIONADO

COMISIONADO

PAQUETE DE DOCUMENTOS 2

ANOTA Y ARCHIVA

N

NÚMERO DE

CHEQUE

PÓLIZACHEQUE 1

PAQUETE DE

DOCUMENTOSO

PÓLIZA CHEQUE O

TURNA Y ARCHIVA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

CCARPETA DE PÓLIZAS DEL

MES

1

CARPETA DE

VIÁTICOS

RESPONSABLE DE CAJA

1


3

TURNA

RESPONSABLE DEL SISTEMA DEL PRESUPUESTO

CAPTURA Y ARCHIVA

CONTROL DE VIÁTICOS


4

NCARPETA

DE VIÁTICOS

FIN


- COMPROBACION DE VIÁTICOS

- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS


Comprobación de Viáticos Controlar los recursos otorgados y realizar su comprobación, para determinar en su caso el saldo deudor de los comisionados. Periódica

Normas Este procedimiento aplicará al personal del COBAEV adscrito a oficinas centrales.

La Documentación comprobatoria de viáticos deberá ajustarse al Manual de políticas

para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación. La documentación comprobatoria deberá cumplir con los requisitos fiscales que marca el

Artículo 29-A del Código fiscal de la federación. La Documentación comprobatoria de los viáticos deberá corresponder a la partida y al

monto asignados cuando se otorgaron los recursos. Los viáticos deberán comprobarse en un periodo no mayor a tres días hábiles posteriores

a la conclusión de la comisión. Se elaborará Recibo de ingresos original y copia por los recursos no utilizados y se

anexará con la Ficha de depósito original. Los viáticos que no sean comprobados serán descontados vía nómina, mediante formato

de Descuento vía nómina, de acuerdo a la antigüedad de dichos saldos. El formato Comprobación de viáticos Anexo 7 deberá contener lo siguiente:

- Nombre y firma de quien autorizó la comisión, así como del comisionado, y sello o firma de certificación de la comisión del lugar de la comisión.

- Sello del Departamento de Recursos Financieros y firma del responsable de la revisión. El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las Facturas originales vía

Internet, en la página web del Sistema de Administración Tributaria (SAT) y cuando resulten posiblemente apócrifas, se procederá a hacer descuento vía nómina al personal que realizó el gasto, por el importe de las mismas, mediante formato de Descuento vía nómina.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 25

DA/DRF 26



1

2

2A

3

3A

3A.1

Recibe de manera económica del comisionado, el formato Comprobación de viáticos (Anexo 7) en original y copia, así como las Facturas originales que lo respaldan. Firma y sella de recibido en la copia del formato y devuelve ésta al comisionado. Obtiene de la Carpeta de viáticos el Paquete de documentos del procedimiento Otorgamiento de Viáticos, conformado por la Solicitud de sujetos a comprobar (Anexo 5) y el Oficio de comisión, ambos en copia, archivados de manera numérica permanente. Revisa las Facturas originales contra el Anexos 5 en copia y Anexo 7 en original, que estén correctas y se ajusten a los montos y partidas asignadas, así como a las tarifas establecidas en el Manual de políticas para el trámite y control de viáticos y pasajes de la Secretaría de Finanzas y Planeación. ¿Las Facturas están correctas? En caso de no estar correctas: Elabora Oficio en original y copia dirigido al comisionado, firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, entrega al comisionado, Oficio original junto con las Facturas originales para su corrección; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y lo archiva en la Carpeta de varios de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correctas: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora Oficio en original y tres copias dirigido al comisionado responsable del gasto, para informarle que está incurriendo en anomalía al presentar Facturas apócrifas y procederá la devolución de las mismas y el descuento vía nómina, firma el Oficio el Jefe de Departamento de Recursos Financieros. Entrega el Oficio y copias de la siguiente manera: Original: al comisionado junto con las Facturas originales. Primera copia: al Departamento de Recursos Humanos. Segunda copia: al Director Administrativo. Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera

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3A.2

4

4A

4A.1

4A.2

4A.3

5

6

cronológica permanente en la Carpeta de varios. Elabora formato de Descuento vía nómina en original y dos copias, por el importe de la Factura original posiblemente apócrifa; firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega de manera económica el formato de Descuento vía nómina original al Departamento de Recursos Humanos. Recaba sello de recibido en las dos copias, y entrega la primera copia de manera económica, al Departamento de Contabilidad, y archiva la segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Verifica las sumas de las Facturas originales contra los datos del Anexo 5 en copia y Anexo 7 en original. ¿Coincide la suma de las Facturas con los Anexos? En caso de no coincidir: Ajusta los importes del Anexo 7 original, a la suma de las Facturas originales. Elabora, en su caso, Recibo de ingresos en original y copia por el importe de los recursos no utilizados para que el comisionado pase a devolver el recurso en Caja del COBAEV, recaba firma del comisionado en el Recibo de ingresos original y copia, y se los entrega. Recibe del comisionado el recurso no utilizado y elabora Recibo de ingresos del área de Caja foliado, y sella en original y dos copias. Entrega el original al comisionado, y archiva una copia en el Consecutivo de recibos de ingresos de manera numérica definitiva. Recibe de manera económica del responsable de Caja, el Recibo de ingresos original con sello de Caja, y segunda copia del Recibo de ingresos del área de Caja, foliado y sellado y la Ficha de depósito del banco en original. Continúa con la actividad No. 5. En caso de coincidir: Obtiene dos fotocopias del Anexo 7 original. Elabora Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en tres tantos, en donde relaciona los Anexos 7 originales y las Fichas de depósito

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7

8

9

9A

10

del banco originales que se turnarán. Coteja y sella la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad en tres tantos con una copia de los Anexos 7. Descarga el presupuesto ejercido y las devoluciones en el Sistema de presupuesto. Archiva un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y una copia de los Anexos 7 en la Carpeta de afectaciones presupuestales del mes correspondiente, de manera numérica permanente. Turna de manera económica al Departamento de Contabilidad, un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad, junto con original de los Anexos 7, Facturas originales, Anexo 5 en copia y Oficio de comisión en copia; y en su caso, Recibo de ingresos original con sello de Caja, copia del Recibo de ingresos del área de Caja, foliado y sellado y la Ficha de depósito del banco en original. Recaba acuse de recibo en un tanto de la Relación de comprobación entregada al Departamento de Contabilidad y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de viáticos. Captura en el archivo electrónico Control de viáticos, el monto de los importes comprobados en base a una copia de los Anexos 7, imprime un tanto del Control de viáticos y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para análisis de la devolución. Archiva una copia de los Anexos 7 de manera numérica permanente en la Carpeta de viáticos. Pasa el tiempo. Realizó la comprobación y/o devolución? En caso de no haberla realizado: Elabora formato de Descuento vía nómina en original y dos copias, por el importe no comprobado o no recibido en devolución; firma el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega de manera económica al Departamento de Recursos Humanos el original; recaba sello de recibido en las dos copias; entrega primera copia al Departamento de Contabilidad, y archiva segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de haberla realizado: Recibe periódicamente de manera económica del Departamento de Contabilidad, original de Auxiliar de

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10A

11

deudores diversos, imprime un tanto del Control de viáticos con saldos pendientes de comprobar; y concilia saldos deudores con el Departamento de Contabilidad. ¿Coinciden los saldos? En caso de no coincidir: Corrige y actualiza los saldos deudores en el Control de viáticos en un tanto y en el archivo electrónico de éste, en base al original de Auxiliar de deudores diversos, Continúa la actividad No. 11. En caso de coincidir: Devuelve de manera económica al Departamento de Contabilidad, el original del Auxiliar de deudores diversos, y archiva el Control de viáticos original de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad.

OFACTURAS

O-3OFICIO

3OFICIO

1OFICIO

DE COMISIÓN

1ANEXO 5

0FACTURAS

OANEXO 7

INICIO

RECIBE Y OBTIENE

COMISIONADO

NCARPETA

DE VIÁTICOS

OANEXO7

1ANEXO 5

OFACTURAS

REVISA

TARIFAS ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE

POLÍTICAS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL

DE VIÁTICOS Y PASAJES

¿LAS FACTURAS ESTÁN

CORRECTAS?

1OFICIO

OFACTURAS

OOFICIO


COMISIONADO

CCARPETA

DE VARIOS

NO

SI

VERIFICA

SAT

OFACTURAS

¿ES POSIBLEMENTE

APÓCRIFA ALGUNA FACTURA? OFICIO

ELABORA Y FIRMA

SI

NO

OANEXO7

1ANEXO 5

OFACTURAS

VERIFICA

1

2OFICIO

1OFICIO

0FACTURAS

OOFICIO

ENTREGA Y ARCHIVA

COMISIONADO



C

CARPETA DE VARIOS

2

DESCUENTOVÍA

NÓMINA

1DESCUENTO

VÍA NÓMINA

ODESCUENTO VÍA NÓMINA




CCARPETA

DE VARIOS

FIN

1

1

1RECIBO

DEINGRESOS

N

ORECIBO

DEINGRESOS

OFICHA

DEDEPÓSITO

O-2RECIBO DE INGRESOS

COMISIONADO

DEL ÁREA DE CAJA, FOLIADO

RECURSO NO UTILIZADO

1

¿COINCIDE LA SUMA DE

LAS FACTURAS CON LOS ANEXOS?

2ANEXO 7

OANEXO 7

OBTIENE

OFACTURAS

OANEXO 7

AJUSTA

O-1RECIBO DE INGRESOS

ELABORA, RECABA Y ENTREGA

COMISIONADO

COMISIONADO

RECIBE, ELABORA, SELLA, ENTREGA

Y ARCHIVA

2RECIBO

DE INGRESOS

ORECIBO DE INGRESOS

RECIBE

NO

SI

RESPONSABLE DE CAJA

CON SELLO DE CAJA


Y SELLADO

22

OFICHAS

DEDEPÓSITO

OANEXOS

7

3TRELACIÓN DE COMPROBA-CIÓN

ELABORA

2CONSECUTIVO

DE RECIBOS DE INGRESOS

TCONTROL

DEVIÁTICOS

TRELACIÓNDE

COMPRO-BACIÓN

OFICHA

DEDEPÓSITO

1RECIBO

DEINGRESOS

ORECIBO

DEINGRESOS

1OFICIO

DE COMISIÓN

1ANEXO

5

CON SELLO DE CAJA


Y SELLADO

0FACTURAS

1ANEXOS

7

1ANEXOS

7

3TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN

2

COTEJA, SELLA, DESCARGA Y ARCHIVA

SISTEMA DE PRESUPUESTO

TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN

NCARPETA DE

AFECTACIONES PRESUPUESTALES

OANEXOS

7

TRELACIÓN DE COMPROBACIÓN

TURNA Y ARCHIVA


CCARPETA

DE VIÁTICOS

CAPTURA, IMPRIME, TURNA Y ARCHIVA


1ANEXOS 7


NCARPETA DE

VIÁTICOS

3

TCONTROL

DE VIÁTICOS

OAUXILIAR DE DEUDORES DIVERSOS

OAUXILIAR

DE DEUDORES

DIVERSOS

TCONTROL

DEVIÁTICOS

2DESCUENTO

VÍA NÓMINA

1DESCUENTO

VÍA NÓMINA

3

¿REALIZÓLA COMPROBACION

Y/O DEVOLUCIÓN?

NO

ODESCUENTO VÍA NÓMINA




CCARPETA DE

VARIOS

FIN

OAUXILIAR DE DEUDORES DIVERSOS

RECIBE, IMPRIME Y CONCILIA


¿COINCIDEN LOS SALDOS?

SI

NOCORRIGE

Y ACTUALIZA

TCONTROL DEVIÁTICOS


3

SI

DEVUELVE Y ARCHIVA


CCARPETA

DE VARIOS

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

- REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS, DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

3

CON EL DEPARTA-MENTO DE

CONTABILIDAD


Reposición de Fondos Rotatorios de los Planteles del COBAEV Proveer a cada Plantel, los recursos financieros para el pago de gastos menores necesarios para el desarrollo de las actividades de su Programa Operativo Anual (POA). Quincenal

Normas Los Fondos Rotatorios deberán crearse a principio del ejercicio fiscal y cancelarse al final del

mismo. Los responsables del fondo y los responsables solidarios serán el Responsable

Administrativo o Subdirector Administrativo y el Director del Plantel. Deberán elaborar y firmar Recibo resguardo de fondo fijo, así como Afectación presupuestal/orden de pago y Recibo de sujetos a comprobar para su creación.

El Recibo resguardo de fondo fijo deberá ser autorizado por el Director Administrativo del

COBAEV. La comprobación de gastos deberá ajustarse a los Lineamientos del control para fondo

rotatorio del COBAEV. Las Facturas soporte deberán contener sello de “pagado” y firma del Director del Plantel.

Los Recibos de egreso deberán contener nombre y firma de quien recibió el pago, nombre y firma del titular del área y nombre y firma de quien autorizó el pago.

La Documentación comprobatoria deberá cumplir los requisitos fiscales que marca el

Artículo 29-A del Código fiscal de la federación. La Documentación comprobatoria de los Fondos Rotatorios deberá corresponder a las

partidas y montos solicitados. La reposición de fondo rotatorio deberá apegarse al monto mensual asignado al principio

del ejercicio fiscal, así como a las partidas de los Capítulos 2000 y 3000 contempladas en los Lineamientos del control para fondo rotatorio.

La Afectación presupuestal/orden de pago deberá cumplir los siguientes requisitos:

- Marcar el recuadro de Reposición de Fondo Rotatorio. - Estar debidamente firmada por el responsable del plantel o área, y el responsable del

trámite.

DA/DRF 34

Normas - Contener folio presupuestal, sello y firma de autorización presupuestal del Jefe de

Departamento de Control Presupuestal. - Indicar la disponibilidad presupuestal para cada partida. - Contener firma de autorización de pago del Jefe de Departamento de Recursos

Financieros. - Contener firma de Visto Bueno del Director Administrativo.

El Departamento de Recursos Financieros deberá verificar las facturas vía Internet, en la

página web del Sistema de Administración Tributaria (SAT) y cuando resulten posiblemente apócrifas, procederá a devolverlas al titular del área administrativa del plantel, mediante formato de Devolución o disminución de documentos, y el personal que efectuó el gasto tendrá que reembolsar el importe de la Factura al Fondo Rotatorio del Plantel. En caso de que sea incobrable, el Responsable Administrativo del Plantel solicitará mediante Oficio dirigido al Jefe de Departamento de Recursos Financieros, que se efectúe descuento vía nómina al personal que efectuó el gasto.



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Diciembre de 2009




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DA/DRF 36


1

2

2A

3

4

4A

Recibe de Oficialía de Partes proveniente del Director del Plantel, la Documentación comprobatoria con Oficio original. Elabora formato original de Información recibida de acuerdo con el Oficio original. Turna el Oficio original y la Documentación comprobatoria al analista responsable de las revisiones de planteles; recaba acuse de recibo en el original del formato Información recibida y archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de información recibida. Revisa que el Oficio original tenga anexo en la Documentación comprobatoria, copia de la Afectación presupuestal/orden de pago, marcada en el recuadro que corresponde a Reposición de Fondo Rotatorio, así como las Facturas originales que la respaldan. ¿La Documentación comprobatoria está completa? En caso de no estar completa: Solicita telefónicamente al Responsable Administrativo del Plantel, que remita la documentación faltante. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar completa: Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia; revisa que esté debidamente requisitada, anexa las Facturas originales que recibió del Director del Plantel, y archiva Oficio original del Director del Plantel y copia de la Afectación presupuestal/orden de pago en la Carpeta de fondos rotatorios por plantel, de manera cronológica permanente. Revisa que la suma de las Facturas originales se ajuste a los montos y a las partidas asignadas, y que coincida con los datos de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia recibida del Departamento de Control Presupuestal, así como que se apegue a los requisitos establecidos. ¿La comprobación está correcta? En caso de no estar correcta: Elabora formato de Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía el original por paquetería al Responsable Administrativo del Plantel, junto con la(s) Factura(s) que presenta(n) error, para su

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5

5A

6

7

8

9

corrección. Ajusta el importe autorizado a pagar en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Archiva la copia del formato Devolución o disminución de documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Continúa con la actividad No. 3. En caso de estar correcta: Verifica en la página web del SAT que las Facturas originales no sean posiblemente apócrifas. ¿Es posiblemente apócrifa alguna Factura? En caso de ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Elabora formato de Devolución o disminución de documentos en original y copia. Envía el original por paquetería, al Responsable Administrativo del Plantel, junto con la(s) Factura(s) original(es) que son posiblemente apócrifas para que el Responsable Administrativo recupere el importe de las Factura(s) con el responsable del gasto. Ajusta el importe autorizado a pagar en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia. Archiva la copia del formato Devolución o disminución de documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta de varios. Fin. En caso de no ser posiblemente apócrifa alguna Factura: Firma de autorización el Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, y anexa el resto de la Documentación comprobatoria. Recaba firma de Visto Bueno del Director Administrativo, en la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, con el resto de la Documentación comprobatoria. Obtiene dos copias de la Afectación presupuestal/orden de pago original. Entrega de manera económica al Responsable de Caja, la Documentación comprobatoria para su sello, y el original de la Afectación presupuestal/orden de pago; recaba sello de recibido en las tres copias de dicho documento. Turna de manera económica al Responsable del Sistema del Presupuesto Ejercido, la segunda copia de la Afectación presupuestal/orden de pago para que

DA/DRF 38


10

descargue el presupuesto ejercido; envía la tercera copia por paquetería al Responsable Administrativo del Plantel. Archiva copia de la Afectación presupuestal/orden de pago de manera numérica temporal en la Carpeta de fondos rotatorios, y la segunda copia de manera numérica permanente en la Carpeta de afectaciones presupuestales. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros

DEVOLU-CIÓN O

DISMINU-CIÓN DE

DOCU-MENTOS

1


ORDEN DE PAGO

O-1


ORDEN DE PAGO O-1

FACTURAS O


ORDEN DE PAGO 1

0OFICIO

FACTURAS O


O-1

FACTURAS O


ORDEN DE PAGO 1

OINFOR-

MACIÓNRECIBIDA

0OFICIO

DOCUMEN- TACIÓN COMPRO- BATORIA

INICIO

RECIBE, ELABORA, TURNA Y ARCHIVA

DIRECTOR DEL PLANTEL / OFICIALÍA DE PARTES

ANALISTA

CARPETA DE INFORMA-

CIÓN RECIBIDAC

DOCU-MENTACIÓN

COMPRO-BATORIA

0OFICIO

REVISA

¿LA DOCUMENTACIÓN

COMPRO-BATORIA ESTÁ

COMPLETA?

NOSOLICITA

TELEFÓNI- CAMENTE AL

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

11

SI

RECIBE, REVISA, ANEXA Y ARCHIVA


CCARPETA

DE FONDOS ROTATORIOS

REVISA

¿LA DOCUMENTA-

CIÓN ESTÁ CORRECTA?

NO

SI

1

FACTURAS O

DEVOLUCIÓN O DISMINUCIÓN DE DOCU- MENTOS

O

ELABORA, ENVÍA, AJUSTA Y ARCHIVA

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL

C

CARPETA DE VARIOS

2

2

2


1

N

3


2


ORDEN DE PAGO

3


ORDEN DE PAGO

O

DOCUMEN- TACIÓN COMPRO- BATORIA


ORDEN DE PAGO

2

DOCU-MENTACIÓN

COMPRO-BATORIA


O-1

1

VERIFICA

SAT

FACTURAS

O

¿ES POSIBLE-

MENTE APÓCRIFA ALGUNA

FACTURA?

SI

DEVOLU-CIÓN O

DISMINU-CIÓN DE

DOCU-MENTOS

1


ORDEN DE PAGO

O-1

FACTURAS O

DEVOLUCIÓN O DISMINUCIÓN DE DOCU- MENTOS

O

ELABORA, ENVÍA, AJUSTA Y ARCHIVA


C CARPETA DE VARIOS

FIN

FIRMA Y ANEXA

DOCU-MENTACIÓN

COMPRO-BATORIA


O-1

RECABA FIRMA Y OBTIENEDIRECTOR

ADMINISTRATIVO

ENTREGA

RESPONSABLE DE CAJA

TURNA Y ENVÍA

N

CARPETA DE FONDOS

ROTATORIOS

CARPETA DE AFECTACIONES

PRESUPUESTALES


FIN


- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROSY OTROS

NO

RESPONSABLE DEL SISTEMA DEL PRESUPUESTO EJERCIDO

ARCHIVA

DA/DRF 41


Pago de Nómina Otorgar a los empleados del COBAEV los recursos financieros correspondientes a su sueldo o salario y a sus prestaciones. Quincenal

Normas El Departamento de Recursos Humanos deberá realizar la solicitud de pago con un mínimo

de dos días hábiles anteriores a la quincena.

El Paquete de documentos para solicitar la dispersión de nómina a través de las instituciones bancarias constará de: - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias - Disco compacto que contiene Listados de nómina de personal del COBAEV - Listados de nómina de personal impresos en original - Conciliaciones de planteles y oficinas centrales en original

El Paquete de documentos deberá cumplir con los siguientes requisitos:

- La Afectación presupuestal/orden de pago deberá estar debidamente firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

- Contener autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. - Contener firma de Visto Bueno del Director Administrativo.

Para efectos de la dispersión de la nómina, el Departamento de Recursos Financieros

deberá considerar las políticas de dispersión que aplica cada institución bancaria.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 42


Departamento de Recursos Financieros Área de Caja Departamento de Recursos Financieros

1

2

3

3A

4

5

5A

Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Paquete de documentos, revisa que esté debidamente diligenciado y sella de recibido en la segunda copia de la Afectación presupuestal/orden de pago y la devuelve. Concilia los datos, cotejando el importe de la Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia con los Listados de nómina de personal en original y las Conciliaciones de planteles y oficinas centrales en original, para determinar los importes de la dispersión de nómina por medio de los Programas de pago electrónico de nómina de las instituciones bancarias. Importa los archivos contenidos en el disco compacto de Listados de nómina de personal, a la Base de datos de la institución bancaria correspondiente, por medio de los Programas de pago electrónico de nómina. Valida los montos totales a dispersar contra el importe total de los Listados de nómina del personal, en original. ¿Los importes están correctos? En caso de no estar correctos: Devuelve de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, el Paquete de documentos para su corrección. Continúa con la actividad No. 1. En caso de estar correctos: Programa el día de pago y envía la transferencia electrónica mediante los Programas de pago electrónico de nómina para el personal de Oficinas Centrales y Planteles. Valida el encargado de operaciones bancarias, la correcta aplicación de los registros contenidos en el disco compacto de Listados de nómina de personal, esto al término de la dispersión de la nómina, e imprime del Programa de pago electrónico de nómina, el Comprobante de la operación, en original y dos copias. Archiva la segunda copia de manera cronológica permanente en la Carpeta de transferencias bancarias. ¿La aplicación es correcta? En caso de no ser correcta: Devuelve de manera económica al analista de Recursos Humanos, el disco compacto para su corrección. Continúa con la actividad No 5.

DA/DRF 43

Área Actividad Descripción Área de Caja Departamento de Recursos Financieros Área de Caja

6

6A

6A.1

6A.2

7

8

En caso de ser correcta: Revisa que los Programas de pago electrónico de nómina no hayan reportado algún registro rechazado, y devuelve el disco compacto al Departamento de Recursos Humanos. ¿Existe reporte de registro rechazado? En caso de existir reporte de registro rechazado: Notifica de manera verbal al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para que éste verifique la cuenta del beneficiario y determine la forma de pago. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Memorando original con la instrucción de transferir vía electrónica al plantel, el importe del pago de nómina del beneficiario cuyo registro había sido rechazado o bien, de elaborar Póliza cheque en original y copia, cuando se trata de personal de oficinas centrales. Sella de recibido en la copia del Memorando y la devuelve; archiva el original de manera cronológica permanente en la Carpeta del mes del pago. Realiza transferencia electrónica por medio de los Programas de pago electrónico de nómina, e imprime comprobante Videomático en original y copia, o elabora Póliza cheque en original y copia, según el caso. Continúa con la actividad número 7. En caso de no existir reporte de registros rechazados: Elabora Relación de pólizas y documentos entregados al Departamento de Contabilidad en original y copia, y entrega original de manera económica al Jefe del Departamento de Contabilidad, junto con los originales de los documentos del Paquete de documentos, Videomáticos Comprobante del programa de pago electrónico de nómina y Pólizas cheque. Recaba acuse de recibo en las copias de los documentos. Archiva copia sellada de Relación de pólizas y documentos entregados al Departamento de Contabilidad, de manera cronológica permanente en la Carpeta de correspondencia enviada a Contabilidad; copia sellada de Paquete de documentos, Videomáticos, Comprobante del programa de pago electrónico de nómina, en la Carpeta del mes del pago, de manera cronológica permanente; y copia de las Pólizas cheque de manera numérica permanente, en la Carpeta de pólizas del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO

DA/DRF 44


BASE DE DATOS

PÓLIZAS CHEQUE O

COMPRO-BANTE O

VIDEO-MÁTICOS O

PAQUETEDE

DOCUMENTOSO

RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENTRE-GADOS

O

COMPRO-BANTE 2

CONCILIA-CIONES DE

PLANTELES YOFICINAS

CENTRALES

O

LISTADOS DE NÓMINA

DE PERSONAL

O

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL/ ORDEN DE PAGO

O-1


INICIO

RECIBE Y REVISA


CONCILIA

IMPORTA Y VALIDA

LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL O

DE LAS INSTITUCIONES

BANCARIAS

¿LOS IMPORTES

ESTÁN CORRECTOS?

NO


DEVUELVEJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

1

1

SI

PROGRAMA Y ENVÍA

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

PROGRAMAS DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA

VALIDA E IMPRIME

COMPROBANTEO-1

PROGRAMA DE PAGO ELECTRÓ-NICO DE NÓMINA

CARPETA DE TRANS-

FERENCIAS BANCARIAS

C

¿LA APLICACIÓN

ES CORRECTA?NO

DEVUELVE

DISKETTE DE LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL

ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS

2

2

SI

REVISA Y DEVUELVE



¿EXISTE REPORTE DE

REGISTRO RECHAZADO?

SI1

NO

ELABORA YENTREGA

3


2

LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL

LISTADOS DE NÓMINA DE PERSONAL

PÓLIZAS CHEQUE 1

COMPRO-BANTE 1

VIDEO-MÁTICOS 1

PAQUETEDE

DOCUMENTOS1

RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENTRE-GADOS

1

PÓLIZACHEQUE O-1

MEMORANDOO

1

NOTIFICA

DE MANERA VERBAL AL JEFE DEL DEPTO. DE

RECURSOS HUMANOS

RECIBE Y ARCHIVA


CARPETA DEL MES DEL

PAGO

C

REALIZA E IMPRIME O ELABORA

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

VIDEOMÁTICOO-1

3

2

ARCHIVA

CARPETA DE CORRESPON-

DENCIA ENVIADA A CONTABILIDAD

C

CCARPETA

DEL MES DEL PAGO

N CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES

FIN



Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros Cumplir en tiempo con los compromisos de pago contraídos por el COBAEV. Periódica

Normas La solicitud de pago deberá hacerse con un mínimo de un día hábil anterior al vencimiento

del plazo establecido o al evento. El pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios,

Terceros y Otros se hará conforme a las Políticas de pago, emitidas por el Departamento de Recursos Financieros.

Todos los trámites de pago deberán:

- Estar revisados por el responsable de cada procedimiento en el Departamento de Recursos Financieros;

- Cumplir todos los requisitos establecidos en las Políticas de pago; - Contener folio de pago.

El Paquete de documentos contendrá lo siguiente, de acuerdo al concepto del pago:

- Afectación presupuestal/orden de pago para los pagos de Fondos Rotatorios (original y una tres copias), Sujetos a comprobar (original y copia), Proveedores, Servicios, Terceros y Otros (original y tres copias), y documentación comprobatoria.

- Solicitud de sujeto a comprobar Anexo 5, en original y cuatro copias para el pago de Viáticos, y documentación soporte.

Sólo se realizarán los pagos cuyo trámite contenga la firma de autorización de pago del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y la firma de Visto Bueno del Director Administrativo en la Afectación presupuestal /orden de pago original y en la Solicitud de sujetos a comprobar Anexo 5.

La documentación para el pago a proveedores deberá recibirse en el Área de Caja como mínimo, un día anterior a la fecha señalada en el Contra recibo emitido por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Los días martes están establecidos para el pago a proveedores.

DA/DRF 47

Normas El proveedor deberá presentar el Contra recibo original.

Las Facturas se sellarán de “pagado” en el Área de Caja, en caso de proveedores, servicios,

terceros y viáticos.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 48

DA/DRF 49

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Financieros Área de Caja

1

2

3

4

4.A

5

5.A

Recibe de manera económica de los analistas correspondientes, provenientes de los Planteles y de Oficinas Centrales, el Paquete de documentos, de acuerdo al concepto del gasto y previamente revisado por los mismos analistas, con documentos soporte. Sella original y copias.de Afectación presupuestal /orden de pago o de la Solicitud de sujeto a comprobar Anexo 5 contenidos en el Paquete de documentos. Relaciona las solicitudes de pago en formato electrónico Pagos del día, e imprime en original. Determina la cuenta bancaria del COBAEV con la que hará el pago, y programa disponibilidad de recursos financieros en las cuentas correspondientes. Tramita el pago de acuerdo al tipo de movimiento y determina la forma de realizar el pago: transferencia bancaria o cheque nominativo. ¿Cuál es la forma de pago? En caso de transferencia bancaria: Transfiere recursos por medio del Sistema electrónico bancario, a la cuenta del proveedor o del plantel, capturando CLABE interbancaria, nombre del beneficiario, número de cuenta y sucursal. Imprime comprobante Videomático en original en el momento de realizar cada movimiento, y al final del día imprime la Relación de videomáticos en original. Archiva esta Relación en la Carpeta de transferencias bancarias, de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 9. En caso de Cheque nominativo: Elabora Cheque original y Póliza cheque en original y copia, de la cuenta bancaria correspondiente del COBAEV. Revisa nombre del beneficiario e importe a pagar con número y letra en los dos documentos. ¿Están correctos los datos? En caso de no estar correctos los datos: Cancela el Cheque original y la Póliza de cheque en original y copia. Sella el Cheque original de “cancelado” y engrapa en el talón de la chequera de la cuenta bancaria correspondiente. Entrega de manera económica al

DA/DRF 50


6

7

7A

7B

7C

8

Departamento de Contabilidad, la Póliza de cheque original, y archiva la copia de manera numérica permanente en la Carpeta de pólizas del mes. Continúa con la actividad No. 5. En caso de estar correctos los datos: Recaba en el Cheque original, firma autorizada del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y la firma del Director Administrativo para firma mancomunada, anexa la Póliza cheque en original y copia y el Paquete de documentos. Resguarda estos documentos hasta su pago. Pasa el tiempo. Solicita Identificación oficial original de la persona que se presenta al cobro. Verifica que sea el beneficiario o la persona autorizada para el cobro y de qué pago se trata: a terceros o a proveedores. ¿De qué pago se trata? En caso de pago a proveedores: Recibe Contra recibo original y revisa si es la persona beneficiaria o autorizada- ¿Es el beneficiario o la persona autorizada? En caso de que no sea la persona beneficiaria o autorizada: Solicita, recibe y coteja Carta poder original del proveedor, con copia de Identificación oficial del apoderado, y las archiva de manera cronológica permanente por proveedor en la Carpeta de proveedores. Continúa con la actividad No. 7C. En caso de que sí sea la persona beneficiaria o autorizada:: Recaba firma de recibido y fecha de cobro en la Póliza de cheque en original y copia, y registra en ésta, la fecha de pagado y el número de Cheque y entrega el Cheque original al proveedor. Continúa con la actividad número 8. En caso de tratarse de terceros: Recibe del tercero la copia de la Identificación oficial y en su caso Carta poder en original. Recaba firma de recibido y fecha de cobro en la Póliza cheque en original y copia, y registra en ésta, la fecha de pagado y el número de Cheque

DA/DRF 51


9

10

y entrega el Cheque original. Elabora Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad en original y copia, y entrega original de manera económica al Departamento de Contabilidad, junto con el Paquete de documentos, incluyendo las Pólizas cheque originales, comprobantes Videomáticos en original y Facturas originales, según el tipo de movimiento y concepto de pago. Recaba acuse de recibo en la copia de la Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad, y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad. Archiva copia de la Póliza cheque de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO

CHEQUEO

PÓLIZA CHEQUE O-1

CARTAPODER O

IDENTIFICACIÓN OFICIAL O

PÓLIZA CHEQUE 1

PÓLIZA CHEQUE O

PÓLIZA CHEQUEO-1

CHEQUEO

RELA-CIÓN DE

VIDEO-MÁTICOS

O

INICIO


RECIBE

ANALISTAS / PLANTELES Y OFICINAS CENTRALES

RELACIONA E IMPRIME

PAGOS DEL DÍA

PAGOS DEL DÍAO

DETERMINA Y PROGRAMA

TRAMITA Y DETERMINA

¿CUÁL ES LA

FORMA DE PAGO?

TRANSFERENCIA BANCARIA TRANSFIERE,

IMPRIME Y ARCHIVA

SISTEMA ELECTRÓNICO

BANCARIO

VIDEOMÁTICOO

CARPETA DE TRANS-

FERENCIAS BANCARIAS

C

1

CHEQUE NOMINATIVO

ELABORA Y REVISA2

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

NO

CHEQUEO

CANCELA, SELLA, ENGRAPA, ENTREGA

Y ARCHIVA


CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES

N

2

SI

PAQUETEDE DOCU-

MENTOS

PÓLIZA CHEQUE

O-1

CHEQUEO

RECABA FIRMAS, ANEXA

Y RESGUARDA

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS Y DIRECTOR ADMINISTRATIVO

SOLICITA Y VERIFICA

¿DE QUÉPAGO SE TRATA?

PROVEEDORES1

TERCEROS

IDENTIFICACIÓN OFICIAL 1

RECIBE, REGISTRA Y ENTREGA

TERCERO

TERCERO

2

4

RELACIÓN DE PÓLIZAS Y

DOCUMENTOSENVIADOS

1

FACTURAS O

VIDEO-MÁTICOS O

PÓLIZAS CHEQUE O

PAQUETEDE

DOCUMEN-TOS

CHEQUEO

IDENTIFI-CACIÓN

OFICIAL1

1

CONTRA RECIBOO

RECIBE Y REVISA

¿ES EL BENEFICIARIO O LA PERSONA AUTORIZADA?

NO

CARTA PODERO

SOLICITA, RECIBE , COTEJA Y ARCHIVA

CARPETA DE PROVEEDORES

C

OTRA PERSONA

3

PÓLIZA CHEQUEO-1

RECABA, REGISTRA Y ENTREGA

PROVEEDOR

3

PROVEEDOR

4

2

RELACIÓN DE PÓLIZAS Y DOCUMENTOS ENVIADOS

O

ELABORA, ENTREGA Y ARCHIVA


CARPETA DE RELACIÓN DE

PÓLIZAS Y DOCUMENTOS

ENVIADOS

C

PÓLIZA CHEQUE

1

ARCHIVA

CARPETA DE PÓLIZAS DEL MES

C

FIN

1

SI


Control de Recursos Propios por Inscripciones Controlar los depósitos referenciados por concepto de inscripciones de alumnos. Periódica

Normas Las inscripciones de los alumnos se realizarán de acuerdo a lo establecido en el

Reglamento escolar vigente. Los importes y conceptos que se cobrarán por inscripción a los alumnos, se harán conforme

a los acuerdos tomados por la Junta Directiva para cada semestre. La Línea de captura del alumno contendrá los siguientes datos: Matrícula, Número de

plantel, Número de semestre que cursa y el importe a pagar por inscripción del semestre. El Departamento de Tecnologías de la Información conjuntamente con el Departamento de

Recursos Financieros elaborarán las Líneas de captura. El Dígito verificador se asignará de acuerdo a las cuentas bancarias establecidas en el

contrato con la institución bancaria BANAMEX, que corresponden a los conceptos de inscripción.

Los conceptos que se considerarán para cobro de inscripción son:

- Para alumnos de nuevo ingreso: Inscripción, Credencial, Apoyos institucionales, Seguro de

transporte, Reglamento escolar, Exámenes parciales I, Servicios administrativos. - Para alumnos del segundo al sexto semestre: Inscripción, Credencial, Apoyos

institucionales, Seguro de transporte, Exámenes parciales y Servicios Administrativos. Los conceptos que se considerarán para cuotas arancelarias son: Examen de admisión,

Constancia de estudios, Constancias diversas, Certificado parcial, Certificado completo, Equivalencia de estudios, Reexpedición de credencial, Examen de recuperación I, Examen de recuperación II, Examen de recuperación III, Examen especial, Duplicado de boleta, Duplicado de Certificado completo, Duplicado de certificado parcial.

DA/DRF 54

Normas La Subdirección Administrativa estará a cargo de un Subdirector Administrativo o de un

Responsable Administrativo, de acuerdo al modelo de Plantel.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 55

DA/DRF 56


1

2

3

4

5

6

7

Elabora Memorando en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Servicios Escolares, a fin de solicitar que envíe en archivo magnético (CD), la matrícula de cada uno de los alumnos que cumple con los requisitos de inscripción para generar referencias de pago; turna original del Memorando, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Servicios Escolares, Memorando original, y Matrícula por plantel en archivo magnético (CD); firma y sella de recibido en la copia del Memorando y la devuelve; archiva original del Memorando de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, Matrícula en archivo magnético (CD) para que genere las Líneas de captura de los alumnos. Pasa el tiempo. Recibe de forma económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, las Líneas de captura de los alumnos, global clasificado por plantel, en archivo magnético (CD). Genera con base en las Líneas de captura contenidas en el archivo magnético (CD), el dígito verificador (validador del banco, con respecto a la información contenida en la referencia bancaria) a través del Programa LCB (Líneas de Captura Banamex), para lo cual captura número de sucursal, número de cuenta y número de establecimiento, el cual determina la referencia bancaria para los depósitos por concepto de inscripción. Obtiene del Programa LCB, la Referencia bancaria para los depósitos por concepto de inscripción; genera en archivo electrónico, las Líneas de captura y dígito verificador y lo respalda en CD. Remite de manera económica al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, archivo magnético (CD) con las Líneas de captura y dígito verificador para que lo separe por plantel y lo respalde para cada uno de éstos.

DA/DRF 57


8

9

10

11

12

13

Pasa el tiempo. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, un archivo magnético (CD) con las Líneas de captura y dígito verificador correspondiente a cada Plantel. Elabora Circular en original y copia dirigida a cada Director de Plantel y Coordinador de Zona, en la que especifica los periodos de pago estipulados en el Calendario oficial del COBAEV previamente girado por la Dirección Académica; envía a los Directores de Plantel, por conducto de las Coordinaciones de Zona, Circular original y archivo magnético (CD) con las Referencias bancarias (Líneas de captura y dígito verificador) para que revisen, impriman y recorten y sean entregados a cada alumno en el momento de solicitar su inscripción o reinscripción. Recaba acuse de recibido en la copia de la Circular y archiva en el Expediente de correspondencia del Área de Caja, de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Consulta vía internet, en el sitio WEB de Banamex, www.banamex.com.mx, el saldo en la cuenta destinada a los ingresos por inscripciones de forma global, y transfiere el saldo a la cuenta de inversiones por recursos propios del COBAEV. Consulta diariamente, durante el periodo de inscripción, la página web del banco receptor, con los depósitos por concepto de inscripción, y respalda en archivo electrónico de texto del disco duro, los Movimientos diarios por fecha en forma global. Concentra a fin de mes en archivo electrónico los Movimientos diarios, y remite vía correo electrónico el Concentrado de movimientos diarios, al Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, para que identifique y separe el total de alumnos y el importe que corresponde a cada plantel por concepto de las inscripciones. Pasa el tiempo. Recibe vía correo electrónico, del Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información, el Concentrado de depósitos del mes, que contiene los totales de los depósitos referenciados por concepto de inscripciones por

http://www.banamex.com.mx/

DA/DRF 58


14

14A

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14C

15

16

plantel; graba en disco duro de la PC, e imprime un original del Concentrado de depósitos del mes. Obtiene vía internet de la página web de la institución bancaria, el Estado de cuenta bancario en un tanto y lo coteja con el Concentrado de depósitos del mes en original. Archiva el Estado de cuenta bancario en la Carpeta de estados de cuenta de manera cronológica permanente. Posteriormente recibe del banco el Estado de cuenta original y lo archiva de la misma manera. ¿Coincide el total de ingresos? En caso de no coincidir: Verifica que el total de días hábiles del mes estén incluidos en el archivo electrónico de Movimientos diarios. ¿Están incluidos todos los días hábiles? En caso de no estar incluidos todos los días hábiles: Solicita y recibe del banco vía correo electrónico los movimientos del día faltante y agrega al archivo electrónico de Movimientos diarios, que turna al Departamento de Tecnologías de la Información vía correo electrónico para que corrija y genere el Concentrado de depósitos del mes. Continúa con la actividad No. 13. En caso de estar incluidos todos los días hábiles: Continúa con la actividad número 13. En caso de coincidir: Imprime otras tres copias del Concentrado de depósitos del mes, y turna de la siguiente manera: Primera copia: al Jefe del Departamento de Contabilidad, junto con original de Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad de manera periódica. Segunda y tercera copia: a los Analistas de Revisiones de Inscripciones para su cotejo con las copias de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito que envían los planteles al Departamento de Recursos Financieros. Cuarta copia: recaba acuse de recibido y archiva en la Carpeta de depósitos referenciados por inscripciones de manera cronológica permanente. Recibe de manera económica de los Planteles, las copias

DA/DRF 59


16A

17

correspondientes al Departamento de Recursos Financieros, de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito engrapados por alumno, y revisa que la suma total de Recibos y Fichas de depósito coincida con el Concentrado de depósitos del mes en original. ¿Coinciden los datos? En caso de no coincidir: Solicita telefónicamente al Subdirector Administrativo del Plantel correspondiente, para que deposite la diferencia y envíe la Ficha de depósito original, y solicita evitar errores futuros. Continúa con la actividad No. 16. En caso de coincidir: Archiva de manera cronológica permanente ordenados por planteles y zonas, las copias de los Recibos de inscripción y los originales de las Fichas de depósito engrapados, en los Archivos de inscripciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento : - Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad

INICIO

MEMO-RANDO 1

MEMORANDOO

ELABORA, TURNA Y ARCHIVA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES

EXPEDIENTE DE CORRES- PONDENCIA

C

MEMORANDOO

RECIBEY ARCHIVA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES


C

TURNA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

RECIBE


MATRÍCULA

LÍNEAS DE CAPTURA DE

LOS ALUMNOS

GENERA, CAPTURA Y DETERMINA

PROGRAMA LCB

OBTIENE, GENERA Y RESPALDA

PROGRAMA LCB

LÍNEAS DE CAPTURA Y DÍGITO

VERIFICADOR

REFERENCIA BANCARIA

REMITE


RECIBE


LÍNEAS DE CAPTURA Y

DÍGITO VERIFICADOR

CIRCULARO

ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA

CIRCULAR1

DIRECTORES DE PLANTEL / COORDINACIONES DE ZONA


C

1

LÍNEAS DE CAPTURA

REFERENCIAS BANCARIAS

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

4

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

3

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

2


DOCUMENTOSENVIADOS

O

CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES

1

ESTADODE

CUENTA O

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

O

1

SITIO WEB DE BANAMEX

CONSULTA Y TRANSFIERE

CONSULTA Y RESPALDA

PÁGINA WEB DEL BANCO RECEPTOR

MOVIMIENTOS DIARIOS

CONCENTRA Y REMITE

CONCENTRADO DE MOVIMIEN-TOS DIARIOS


A FIN DE MES

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

OBTIENE, COTEJA, ARCHIVA Y RECIBE

PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN

BANCARIA

ESTADO DE CUENTA

TCARPETA DE ESTADOS DE

CUENTAC

BANCO

¿COINCIDE EL TOTAL DE LOS

INGRESOS?

VERIFICA

MOVIMIENTOS DIARIOS

NO

SI

¿ESTÁN INCLUÍDOS

TODOS LOS DÍAS HÁBILES?

NO SOLICITA, RECIBE, AGREGA Y TURNA

MOVIMIENTOS DEL DÍA

FALTANTE

BANCO

MOVIMIENTOS DIARIOS

1

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

SI

2

RECIBE, GRABAE IMPRIME

CONCENTRADO DE DEPÓSITOS

DEL MES


CONCENTRADO DE DEPÓSITOS DEL MES O


1

2

MPRIME, TURNAY ARCHIVA


ANALISTAS DE REVISIONES DE INSCRIPCIONES

CARPETA DE DEPÓSITOS

REFERENCIADOS POR INSCRIP-

CIONES

C

2

DIARIAMENTE


CARPETA DE ESTADOS DE

CUENTAC

2

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

O

FICHAS DE

DEPÓSITOO

RECIBOS DE INSCRIPCIÓN 1

RECIBE Y REVISA

PLANTELES

¿COINCIDEN LOS DATOS?

NO SOLICITA TELEFÓNICA- MENTE

3

3

SI

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

O

FICHAS DE

DEPÓSITOO

RECIBOS DE INSCRIPCIÓN 1

ARCHIVA

ARCHIVOS DE INSCRIP-

CIONESC

FIN




Control de Recursos Propios por Cuotas Arancelarias Controlar los depósitos referenciados por concepto de cuotas arancelarias depositados por los alumnos. Periódica

Normas Los importes y conceptos que se cobrarán por cuotas arancelarias a los alumnos, se harán

conforme a los acuerdos tomados por la Junta Directiva. La Línea de captura de cuota arancelaria contendrá los siguientes datos: numero de plantel,

numero de cuota arancelaria y Dígito verificador del banco. El Dígito verificador se asignará de acuerdo a las cuentas bancarias establecidas en el

contrato con la institución bancaria, que corresponden a los conceptos de cuotas arancelarias.

Los conceptos que se considerarán para cuotas arancelarias son: Examen de admisión,

Constancia de estudios, Constancias diversas, Certificado incompleto de estudios, Certificado completo, Equivalencia de estudios, Reexpedición de credencial, Examen de recuperación I, Examen de recuperación II, Examen de recuperación III, Examen especial, Duplicado de boleta, Duplicado de Certificado completo, Duplicado de certificado incompleto.

La Subdirección Administrativa estará a cargo de un Subdirector Administrativo o de un

Responsable Administrativo, de acuerdo al modelo de Plantel.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRF 63

DA/DRF 64



1

2

3

4

5

6

7

Genera por única vez archivo electrónico con las Líneas de captura de todos los planteles (tomando en cuenta los datos de número de plantel y número de cuota arancelaria), exporta el archivo electrónico al programa denominado Módulo 97 para crear el dígito verificador. Respalda en disco duro el archivo con las Referencias bancarias, separa las referencias por plantel y resguarda información en disco compacto CD para enviar a planteles. Elabora Circular en original y copia dirigido a cada uno de los Directores de Plantel y Coordinadores de Zona, en la que especifica que los pagos se realizarán vía depósito referenciado y las instrucciones que seguirá el alumno; envía a los Directores de Plantel por conducto de las Coordinaciones de Zona, Circular original y archivo magnético (CD) con las Referencias bancarias (líneas de captura y dígito verificador) para que revisen y repartan a los alumnos y estos paguen sus cuotas arancelarias. Recaba acuse de recibo en la copia de la Circular y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de depósitos referenciados por cuotas arancelarias del Área de Caja. Pasa el tiempo. Consulta vía internet, en la página Web de Banamex, www.banamex.com.mx, el saldo en la cuenta destinada a los ingresos por cuotas arancelarias de forma global, y transfiere el saldo a la cuenta de inversiones por recursos propios del COBAEV. Consulta a fin de mes en la página Web del banco receptor, el archivo de texto que refleja los Depósitos efectuados durante el mes en forma global, respalda en archivo electrónico de texto del disco duro en forma global. Envía vía correo electrónico al Jefe de Departamento de Tecnologías de Información, el archivo electrónico que contiene los totales de los depósitos para que realice el Concentrado de totales de alumnos e importe por plantel. Recibe por correo electrónico del Jefe de Departamento de Tecnologías de Información, el Concentrado de depósitos del mes con totales de depósitos clasificados por plantel, y lo imprime en un tanto para cotejarlo con el Estado de cuenta y coincida el importe total. Obtiene vía Internet de la página Web de la institución

http://www.banamex.com.mx/

DA/DRF 65


8

9

9A

10

bancaria, el Estado de cuenta bancario y lo imprime en un tanto; lo coteja con el Concentrado de depósitos del mes en un tanto. Archiva el tanto del Estado de cuenta bancario en la Carpeta de estados de cuenta de manera cronológica permanente. Posteriormente recibe del banco el Estado de cuenta original y lo archiva de la misma manera. Imprime el Concentrado de depósitos del mes en otros tres tantos, y turna de la siguiente manera: Primer tanto: al Jefe del Departamento de Contabilidad, mediante original de Relación de pólizas y documentos enviados al Departamento de Contabilidad elaborado previamente de manera periódica. Segundo y tercer tantos: a los Analistas de Revisiones de Cuotas Arancelarias para su cotejo con las copias de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósitos que envían los planteles al Departamento de Recursos Financieros. Cuarto tanto: recaba acuse de recibido y archiva en la Carpeta de depósitos referenciados por cuotas arancelarias de manera cronológica permanente. Recibe de los planteles las copias correspondientes al Departamento de Recursos Financieros, de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósito engrapados por cuota, y revisa que la suma del total de Recibos y Fichas de depósito coincida con el Concentrado de depósitos del mes en un tanto. ¿Coinciden los datos? En caso de no coincidir: Solicita telefónicamente al Subdirector Administrativo del Plantel correspondiente, para que deposite la diferencia y envíe la Ficha de depósito original; solicita evitar errores futuros. Continúa con la actividad No. 9. En caso de coincidir: Archiva de manera cronológica permanente ordenados por Plantel y Coordinación de Zona, las copias de los Recibos de cuotas arancelarias y los originales de las Fichas de depósito engrapados, en los Archivos de cuotas arancelarias. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento:

DA/DRF 66


- Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras, del Departamento de Contabilidad

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

T

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

T

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

T


DOCUMENTOSENVIADOS

O


T

ESTADODE

CUENTAO

CIRCULARO

INICIO

GENERA Y EXPORTA

LÍNEAS DE CAPTURA

MÓDULO 97

RESPALDA, SEPARA Y RESGUARDA

REFERENCIAS BANCARIAS

POR PLANTEL

ELABORA, ENVÍAY ARCHIVA

CON LAS REFERENCIAS

BANCARIAS

CIRCULAR1

DIRECTORES DE PLANTEL / COORDINACIONES DE ZONA

CARPETA DE DEPÓSITOS REFE- RENCIADOS POR CUOTAS ARAN-

CELARIAS

C

CONSULTA Y TRANSFIERE

PÁGINA WEB DE BANAMEX

EL SALDO

CONSULTA, RESPALDA

Y ENVÍA

PÁGINA WEB DEL BANCO RECEPTOR

DEPÓSITOS EFECTUADOS

DURANTE EL MES



RECIBE E IMPRIME


CONCENTRADO DE DEPOSITOS

DEL MES


T

POR CORREO ELECTRÓNICO

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

T

OBTIENE, IMPRIME, COTEJA, ARCHIVA

Y RECIBE

PÁGINA WEB DE LA INSTITU-CIÓN BANCARIA

ESTADO DE CUENTA T

BANCO


CUENTAC

IMPRIME, TURNA Y ARCHIVA


ANALISTAS DE REVISIONES DE CUOTAS ARANCELARIAS

CARPETA DE DEPÓSITOS REFE- RENCIADOS POR CUOTAS ARAN-

CELARIAS

C


CUENTAC

1

DE TODOS LOS

PLANTELES A FIN DE MES

CLASIFICA-DOS POR PLANTEL

1

CONCEN-TRADO DE

DEPÓSITOS DEL MES

T

FICHASDE

DEPÓSITOO

RECIBOS DE CUOTAS ARANCE-LARIAS

1

RECIBE Y REVISA

PLANTELES

¿COINCIDEN LOS DATOS?

NO SOLICITATELEFÓNICA-

MENTE AL SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO DEL PLANTEL

1

1

SI

FICHASDE

DEPÓSITOO

RECIBOS DE CUOTAS ARANCE-LARIAS

1

ARCHIVA

ARCHIVOS DE CUOTAS

ARANCE-LARIAS

C

FIN



Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz

Dirección Administrativa

Departamento de Recursos Humanos

DA


Selección y Contratación de Personal de Base Integrar al COBAEV, personal con el mejor perfil competitivo para el desarrollo de las funciones y actividades que el puesto demande. Eventual

Normas Toda contratación de personal se llevará acabo a través del Departamento de Recursos

Humanos. Los trabajadores se clasificarán en personal de base y de confianza, con base en las

funciones que se desempeñan en el COBAEV. Serán trabajadores de confianza los señalados en el Artículo XlX del Decreto de creación

del COBAEV, la Cláusula 13 del Contrato colectivo de trabajo y lo señalado expresamente en el Catálogo de puestos y funciones del COBAEV, con esa categoría.

Serán trabajadores de base los no incluidos en la norma anterior.

Los trabajadores de base podrán tener el carácter de definitivos o temporales, de acuerdo

con el tipo de nombramiento que se les otorgue. Para ingresar a prestar sus servicios como personal de base del COBAEV,

independientemente del carácter del nombramiento, las personas interesadas deberán cumplir los siguientes requisitos: - Ser de nacionalidad mexicana - Ser mayor de 16 años - Tener la escolaridad, los conocimientos y las aptitudes que el puesto requiera - Poseer Título de licenciatura o su equivalente para los puestos que así lo requieran - Acreditar su buena salud mediante la presentación de un certificado médico de una

institución de salud pública - Tener pleno uso de sus derechos civiles - Ser de reconocida solvencia moral - No haber sido cesado o inhabilitado como trabajador de otras instituciones o empresas

por causas graves imputables a él.

DA/DRH 69

Normas El Departamento de Recursos Humanos evaluará el perfil del candidato de acuerdo al

Manual de organización, el Manual de puestos y funciones (para personal administrativo, técnico, manual y de apoyo a la educación), o el Manual de perfiles profesionales (para docentes).

El Sindicato será el único con derecho a proponer candidatos a puestos de base, pudiendo

ser trabajadores del COBAEV o candidatos externos. El contratado recibirá del Departamento de Recursos Humanos, plática de inducción al

Colegio, cuando sea personal de nuevo ingreso. Cuando se trate de personal interno, canalizará al centro de responsabilidad donde recibirá la capacitación específica sobre las funciones y/o actividades a desempeñar.

La asignación del número de personal será responsabilidad del Departamento de Recursos

Humanos.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRH 70

DA/DRH 71

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Humanos

1

2

3

4

4A

5

6

Recibe de las áreas y del sindicato, Oficios originales e identifica la existencia de plaza vacante o de nueva creación. Solicita de manera verbal al Secretario General del Sindicato, la propuesta de candidatos para ocupar el puesto. Pasa el tiempo. Recibe del Secretario General del Sindicato, original de Oficio de propuesta de candidatos, acompañado de Expediente en copia que contiene datos personales, académicos y laborales del candidato. Integra Expediente del candidato y archiva en éste el Oficio original y el Oficio de propuesta del candidato de manera cronológica permanente. Evalúa perfil del o de los candidatos con base en el Expediente del candidato. ¿Hay candidato apto para ocupar el puesto? En caso de no haber: Informa de manera verbal al Secretario General del Sindicato. Archiva Expediente del candidato de manera alfabética permanente por apellido del candidato, para Bolsa de trabajo. Continúa con la actividad No. 4. En caso de haber: Selecciona y contrata a la persona que cumple mejor el perfil, requisita el Formato de cédula individual de personal en original previamente impreso, e integra al Expediente de personal de manera cronológica permanente. Elabora Orden de presentación en original y cuatro copias, y turna de la siguiente manera: Original: al titular del centro de adscripción Primera copia: al Secretario General del Sindicato Segunda copia: al contratado Tercera copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Cuarta copia: archiva en la Carpeta de correspondencia de manera cronológica permanente.

DA/DRH 72


6A

7

¿El contratado es de nuevo ingreso? En caso positivo: Induce al contratado al conocimiento del COBAEV y lo presenta con el titular del centro de adscripción correspondiente, para su capacitación en las actividades a desarrollar. Fin. En caso negativo: Presenta al contratado con el titular del centro de adscripción para su capacitación en las actividades a desarrollar. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Integración de Expedientes de Personal

4

3

2

1

FORMATO DE CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL

O

OFICIO

O

OFICIO DE

PROPUESTAO

OFICIOSO

INICIO

RECIBE E IDENTIFICA

ÁREAS Y SINDICATO

SOLICITA PROPUESTA

DE MANERA VERBAL AL

SECRETARIO GENERAL DEL

SINDICATO

EXPEDIENTE1

RECIBE, INTEGRA Y ARCHIVA

SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO

EXPEDIENTE DEL

CANDIDATO

C

EXISTENCIA DE PLAZA

EXPEDIENTE DEL CANDIDATO

EVALÚA

¿HAY CANDIDATO

APTO?

NO

EXPEDIENTE DEL CANDIDATO

INFORMA Y ARCHIVA

A PARA BOLSA DE TRABAJO

1

1

SI

SELECCIONA, CONTRATA, REQUISITA E INTEGRA

EXPEDIENTE DE PERSONALC

ORDEN DE PRESENTACIÓN O


TITULAR DEL CENTRO DE ADSCRIPCIÓN

SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO

CONTRATADO

EXPEDIENTE DE PERSONAL

C

CARPETA DE CORRES-

PONDENCIA

C

1

DE MANERA VERBAL AL

SECRETARIO GENERAL DEL

SINDICATO

1

¿EL CONTRATADO ES DE NUEVO

INGRESO?

SI INDUCE Y PRESENTA

AL CONTRATADO AL CONOCIMIENTO DEL COBAEV, CON

EL TITULAR DEL CENTRO DE ADSCRIPCIÓN

FIN

NO

PRESENTAAL CONTRATADO CON EL TITULAR DEL CENTRO DE

ADSCRIPCIÓN

FIN


- INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL


Integración de Expedientes de Personal Establecer y mantener un control sobre la documentación personal, curricular y laboral del personal al servicio del COBAEV. Eventual

Normas El Departamento de Recursos Humanos abrirá a todo trabajador, un Expediente de personal

que contendrá como mínimo la siguiente documentación, en apego al Oficio Circular D.G.C.E/022/2003 del 8 de octubre de 2003 emitido por la Dirección General de Desarrollo Administrativo y la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General del Estado, y circulado en el COBAEV mediante Documento Nº CBV. RH.I./031/2007 del 24 de septiembre de 2007:

- Paquete de documentos del personal vigente con antigüedad mayor de 2 años al 1 de

octubre del 2003: Solicitud de empleo en original Cédula individual de personal Curriculum vitae en original Copia de Comprobante de grado máximo de estudios Copia de la Clavé única de registro de población (CURP) Copia de la Cédula de identificación fiscal (Registro Federal de Contribuyente (RFC)) Copia de Comprobante de domicilio Nombramiento o Contrato u Orden de presentación

- Paquete de documentos del personal de reingreso o nuevo ingresos posterior al 1 de

octubre del 2003: Cédula individual de personal Curriculum vitae actualizado Copia de Comprobante de grado máximo de estudios Copia de la Clavé única de registro de población (CURP) Copia de la Cédula de identificación fiscal (Registro Federal de Contribuyente (RFC)) Copia de Comprobante de domicilio Constancia de no inhabilitación emitida por la Contraloría General (Original) 1 fotografía tamaño infantil a color

DA/DRH 75

Normas Será responsabilidad del trabajador remitir al Departamento de Recursos Humanos, todo

documento que acredite los nuevos cursos, diplomados, estudios realizados, con el objeto de mantener actualizado su Expediente personal.



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Diciembre de 2009




DA/DRH 76

DA/DRH 77



1

2

2A

3

4

5

6

Entrega de manera económica al seleccionado, copia de Relación de paquete de documentos que deberá presentar para la integración de su Expediente de personal y para la contratación. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica del seleccionado, el Paquete de documentos, y lo revisa. ¿El Paquete de documentos está completo? En caso de no estar completo: Devuelve Paquete de documentos al seleccionado para que lo integre en su totalidad. Continúa con la actividad No. 2. En caso de estar completo: Entrega de manera económica al seleccionado, Cédula individual de personal en original, formato de Alta al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR) en original y dos copias, y formato de Alta de seguridad social al ISSSTE en original y dos copias, para que sean requisitados. Recibe de manera económica del seleccionado, Cédula individual de personal en original, formato de Alta al SAR en original y dos copias, y formato de Alta de seguridad social en original y dos copias, debidamente requisitados. Entrega de manera económica a la institución bancaria, original de Alta al SAR, entrega de manera económica al ISSSTE, original de Alta de seguridad social; entrega de manera económica al seleccionado, primera copia de cada documento, recaba acuse de recibo en las segundas copias y archiva segundas copias en el Expediente de personal del trabajador, de manera alfanumérica permanente con la Cédula individual de personal original. Archiva el Paquete de documentos de manera alfanumérica permanente en el Expediente de personal. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento de: - Selección y Contratación de Personal de Base

CÉDULAINDIVIDUAL

DE PERSONAL

O

ALTADE SE-

GURIDADSOCIAL

2

ALTAAL SAR 2

ALTADE SE-

GURIDADSOCIAL

1

ALTAAL SAR 1

ALTADE SE-

GURIDADSOCIAL

O-2

ALTAAL SAR O-2

CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL

O

RELACIÓN DE PAQUETE DE DOCU-MENTOS

1

INICIO

ENTREGA

SELECCIONADO

PAQUETE DE DOCU-MENTOS

RECIBE Y REVISA

SELECCIONADO

¿EL PAQUETE DE DOCU-

MENTOS ESTÁCOMPLETO?

NO

PAQUETE DE DOCU-MENTOS

DEVUELVE

SELECCIONADO

1

1

ENTREGA

SELECCIONADO

PARA QUE SEAN REQUI-

SITADOS

ALTADE SE-

GURIDADSOCIAL

O-2

ALTAAL SAR O-2

CÉDULA INDIVIDUAL DE PERSONAL

O

RECIBE

SELECCIONADO

ALTADE SE-

GURIDADSOCIAL

O

ALTA AL SAR O

ENTREGA Y ARCHIVA

INSTITUCION BANCARIA

ISSSTE

SELECCIONADO


AN


ARCHIVA


AN

FIN


- SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE BASE

SI


Control de Asistencias Controlar la asistencia del personal a su jornada laboral. Quincenal y Mensual

Normas El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de establecer y determinar las

formas y procedimientos del control de asistencias del personal. El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de informar al personal el

horario de entrada y de salida que deberá cubrir de su jornada laboral. El horario de los trabajadores de oficinas centrales será establecido por el titular del

Departamento de Recursos Humanos, con base en las necesidades del servicio. El horario de los trabajadores administrativos, de servicios y docentes de plantel, será

establecido por el Director del Plantel, con base a las necesidades del servicio. El trabajador deberá checar su entrada y salida.

Los trabajadores administrativos y de servicios tendrán una tolerancia de 15 minutos para

registrar su asistencia al inicio de la jornada de trabajo, y que no se les considere retardo; si checa entre el minuto 16 y 30 se considerará retardo, y si checa después del minuto 30 se considerará falta de asistencia.

Los trabajadores docentes que tengan horario continuo, disfrutarán de una tolerancia de 10

minutos para registrar su asistencia, única y exclusivamente en su primera clase del turno laboral, y los que tengan horario discontinuo, registrarán su entrada y salida cuando inicie e interrumpa su turno.

Será responsabilidad del trabajador, dar aviso dentro de un plazo de tres días hábiles

siguientes, de las causas justificadas que le impidan acudir a su trabajo, salvo caso fortuito o de fuerza mayor.

La falta injustificada a las labores tendrá como consecuencia el descuento de su salario por

este concepto. Fecha Elaboró Revisó Autorizó


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DA/DRH 80



1

2

3

3A

3A.1

Recibe diariamente el Registro de entradas y salidas del personal mediante el Sistema de huella digital establecido en oficinas centrales, y resguarda en archivo electrónico. Recibe de manera económica del trabajador, originales y copia de las Justificaciones documentadas de las inasistencias en que haya incurrido. Sella de recibido en las copias del trabajador y las devuelve; registra en el archivo electrónico Concentrado de incidencias, e imprime en original; archiva originales de ambos documentos de manera cronológica permanente en la Carpeta del mes correspondiente. Verifica al término de la quincena, el Registro de entradas y salidas del personal resguardado en archivo electrónico, con los originales de las Justificaciones documentadas y con el Concentrado de incidencias en original. Determina si existen inasistencias injustificadas por trabajador. ¿Existen inasistencias injustificadas? En caso de existir: Elabora Resumen de incidencias en original y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de incidencias del mes correspondiente. Elabora en medio magnético, Reporte de descuentos vía nómina por inasistencias y turna a la operadora del Sistema de nómina. Registra en el Sistema de nómina, los descuentos por inasistencias del mes vencido con base en el archivo electrónico del Reporte de descuentos vía nómina por inasistencias. Fin. Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina En caso de no existir: FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina

REPORTE DE DESCUENTOS

VÍA NÓMINACONCENTRADO DE INCIDENCIAS

INICIO

RECIBE Y RESGUARDA

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL

PERSONAL

SISTEMA DE HUELLA

DIGITAL

DIARIA-MENTE

JUSTIFICA- CIONES DOCUMEN- TADAS

O

RECIBE, REGISTRA, IMPRIME

Y ARCHIVA

TRABAJADOR

CONCENTRADO DE INCIDENCIAS

O

CARPETA DEL MES CORRES-

PONDIENTEC


PONDIENTEC

CONCEN-TRADO DE

INCIDENCIASO

VERIFICA Y DETERMINA

REGISTRO DE ENTRADAS Y

SALIDAS DEL PERSONAL

JUSTIFICA- CIONES DOCU- MENTADAS O

AL TÉRMINO DE LA

QUINCENA

¿EXISTEN INASISTENCIAS

INJUSTIFICADAS?SI

RESUMEN DE INCIDENCIAS O

ELABORA, ARCHIVA Y TURNA

CARPETA DE INCIDENCIAS C

OPERADORA DEL SISTEMA DE NÓMINA

REGISTRA

SISTEMA DE NÓMINA

REPORTE DE DESCUENTOS

VÍA NÓMINA

FIN

NO

FIN


- ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE NÓMINA




Elaboración y Trámite de Nómina Controlar la elaboración de la nómina del personal, para que se haga en tiempo y forma el pago de las remuneraciones a los trabajadores. Quincenal

Normas El salario es la retribución que deberá pagarse al trabajador por sus servicios, y deberá ser

uniforme en cada una de las categorías y niveles establecidos en el Tabulador de sueldos y Catálogo de puestos autorizados por la Dirección General de Personal de la Secretaría de Educación Pública.

Los salarios de los trabajadores del COBAEV serán pagados los días 14 y 29 de cada mes

(los días 30 en caso de que el mes sea de 31 días), en moneda nacional, cheque nominativo o en depósito bancario en tarjeta de débito en los lugares donde existan cajeros automáticos con red, estos en los horarios de pago previamente establecidos por el COBAEV, dentro de las jornadas de trabajo y en los lugares de costumbre. Si el día de pago no fuera laborable, éste se hará el día hábil inmediato anterior.

El salario se pagará directamente a los trabajadores; sólo en caso de que se encuentren

imposibilitados para efectuar personalmente el cobro, el pago se hará a la persona que designen como apoderado, mediante carta poder simple suscrita ante dos testigos.

Los sueldos no cobrados deberán ser depositados al segundo día de la fecha de pago de la

quincena, en las cuentas bancarias definidas por el Departamento de Recursos Financieros; salvo en el caso que el personal se encuentre desempeñando una comisión oficial, por lo que el pago se efectuará a su regreso.

El trabajador que no cobre su salario a más tardar al segundo día de fecha de pago de la

quincena, deberá solicitarlo mediante Oficio al Departamento de Recursos Humanos. El día de pago en plantel, el Subdirector o Responsable Administrativo recabará las firmas

de recepción y aceptación del personal en la Nómina en original y copia, y entregará original al Departamento de Recursos Humanos.

DA/DRH 82

Normas El día de pago en oficinas centrales, el analista del Departamento de Recursos Humanos

recabará las firmas de recepción y aceptación del personal en la Nómina original.



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DA/DRH 84


1

2

2A

3

4

5

Recibe de las Áreas y del sindicato, Oficios originales y efectúa en el Sistema de nómina, los movimientos del personal que se generaron durante la quincena (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones). Imprime Pre nómina en un tanto y valida que se hayan efectuado todos los movimientos con base en los Oficios originales (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones). . ¿Se efectuaron todos los movimientos? En caso negativo: Efectúa en el Sistema de nómina los movimientos erróneos o faltantes (altas, bajas, modificación de percepciones y deducciones), con base en los Oficios originales. Continúa con la actividad No. 2. En caso positivo: Imprime Nómina definitiva en tres tantos; y envía por mensajería a los Directores de Plantel en dos tantos para que recabe en un tanto las firmas del personal por la recepción y aceptación del pago y posteriormente devuelvan a este Departamento un tanto. En el caso de oficinas centrales, entrega de manera económica al analista responsable, dos tantos. Archiva de manera cronológica permanente los Oficios originales en el Expediente del trabajador. Elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, y Listados de los montos de pago en original y copia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, original y copia de la Afectación presupuestal/orden de pago y original de Listados de los montos de pago para que efectúe los depósitos a las cuentas bancarias de Nómina, emita Cheques nominativos, y realice las radicaciones a Planteles, según corresponda. Recaba acuse de recibo en la copia de cada documento y las archiva de manera cronológica permanente por Plantel y por Dirección de Área. Recaba en un tanto de la Nómina de oficinas centrales, las firmas del personal por la recepción y aceptación del pago.

DA/DRH 85


6

Recibe de manera económica de los Directores de Plantel por conducto de las Coordinaciones de Zona, la Nómina en un tanto, debidamente firmada de recepción y aceptación del pago por parte del personal; archiva un tanto de la Nómina completa, debidamente firmada, en el Archivo del Departamento de manera cronológica permanente por Plantel y por Dirección de Área. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Pago de Nómina, del Departamento de Recursos Financieros

LISTA-DOS DE

LOS MONTOS DE PAGO

1

OFICIOSO

NÓMINAT

OFICIOSO

SISTEMA DE NÓMINA

OFICIOSO

INICIO

RECIBE Y EFECTÚA

ÁREAS Y SINDICATO

PRE NÓMINAT

IMPRIME Y VALIDA

1

¿SE EFECTUARON TODOS LOS MOVIMIEN-

TOS?

NOEFECTÚA

SISTEMA DE NÓMINA

OFICIOSO

1

SI

NÓMINA2T

IMPRIME, ENVÍA Y ENTREGA

- DIRECTORES DE PLANTEL- ANALISTA

EXPEDIENTE DEL

TRABAJADOR

C

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

1

LISTA-DOS DE

LOS MONTOS DE PAGO

O


O-1



POR PLANTEL Y POR DIRECCIÓN

DE ÁREA

C

NÓMINA T

RECABA FIRMAPERSONAL DE OFICINAS CENTRALES

NÓMINAT

RECIBE Y ARCHIVA

DIRECTORES DE PLANTEL/ COORDINACIONES DE ZONA

ARCHIVO DEL DEPARTA-

MENTOC

DEBIDAMENTE FIRMADA DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DE

PAGO POR PARTE DEL PERSONAL

FIN


- PAGO DE NÓMINA, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


Otorgamiento de Licencias Definir los criterios para conceder licencias con o sin goce de sueldo a los trabajadores del Colegio. Eventual

Normas Los trabajadores con Nombramiento definitivo tendrán derecho a licencias con o sin goce

de sueldo. Los trabajadores solicitarán las licencias con o sin goce de sueldo a través de su agrupación

sindical, al Departamento de Recursos Humanos. Las licencias con o sin goce de sueldo se concederán en los términos establecidos en la ley

aplicable y en el Contrato colectivo de trabajo. Las licencias con goce de sueldo procederán en casos de incapacidad a consecuencia o no,

de un riesgo de trabajo, por fungir como miembro del Comité Ejecutivo del Sindicato, y a los docentes durante el periodo inter semestral para prepararse profesionalmente.

Las licencias sin goce de sueldo procederán por motivos personales, por ocupar cargos

públicos o de elección popular, por ocupar una plaza distinta a la que el trabajador venía desempeñando y cuando con base en la antigüedad en el servicio, sea promovido a un puesto de confianza.

Las licencias sin goce de sueldo serán renunciables en cualquier momento para el personal

administrativo, técnico, manual y de servicios. Los trabajadores docentes reanudarán el servicio hasta que concluya su licencia, o podrán

renunciar a ésta al inicio de cada semestre escolar.



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DA/DRH 88



1

1A

2

2A

Recibe de la Representación Sindical, Solicitud de licencia del trabajador en original. Analiza si procede la licencia y archiva en el Expediente de personal de manera cronológica permanente. ¿Procede la licencia? En caso de no proceder: Elabora Oficio de no procedencia de licencia en original y tres copias dirigido a la organización sindical, firma el Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Turna de la siguiente manera: Original: a la Representación Sindical Primera copia: al trabajador Segunda copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Fin. En caso de proceder: Elabora Oficio de autorización de licencia en original y tres copias dirigido a la Representación Sindical. Entrega de la siguiente manera: Original: a la Representación Sindical Primera copia: al trabajador Segunda copia: archiva en el Expediente de personal, de manera cronológica permanente Tercera copia: recaba acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. ¿La licencia es con o sin goce de sueldo? En caso de ser sin goce de sueldo: Efectúa el movimiento de baja temporal en el Sistema de nómina. Fin. En caso de ser con goce de sueldo: FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Elaboración y Trámite de Nómina

3

2

1

SOLICITUD DE LICENCIA DEL TRABAJADOR

O

INICIO

RECIBE, ANALIZA Y ARCHIVA

REPRESENTATIÓN SINDICAL

EXPEDIENTE DE

PERSONAL

C

¿PROCEDE LA LICENCIA?

NO

OFICIO DE NO PROCEDENCIA DE LICENCIA

O


REPRESENTACIÓN SINDICAL

TRABAJADOR

EXPEDIENTE DE

PERSONALC

CARPETA DE OFICIOSC

FIN

SI

3

2

1

OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE LICENCIA

O


REPRESENTACIÓN SINDICAL

TRABAJADOR

EXPEDIENTE DE

PERSONALC

CARPETA DE OFICIOSC

¿LA LICENCIA ES

CON O SIN GOCE DE SUELDO?

EFECTÚA

SISTEMA DE NÓMINA

BAJA TEMPORAL

SIN GOCE DE SUELDO

FIN

CON GOCE DE SUELDO

FIN



Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz

Dirección Administrativa

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

DA


Compras Directas de Bienes y Servicios Atender las necesidades de adquisición de bienes y servicios de los centros de responsabilidad. Diario

Normas La compra directa se hará de acuerdo al Decreto de presupuesto de la federación del

ejercicio vigente. El centro de responsabilidad deberá solicitar la compra mediante Oficio, cuando no haya

considerado el gasto en su Programa operativo anual (POA). El centro de responsabilidad deberá solicitar la compra mediante Formato único de

requisición en original y copia, cuando el gasto esté considerado en su POA. Se adjudicará la compra de acuerdo al precio más bajo, siempre y cuando cumpla con lo

estrictamente necesario y solicitado por el centro de responsabilidad. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales elaborará un Cuadro

comparativo de las Cotizaciones recibidas, cuando el monto de la compra exceda el límite establecido en el Decreto de presupuesto de la federación del ejercicio vigente, o cuando el centro de responsabilidad requiera de diversos artículos en una misma compra, excepto en casos de servicios de hospedaje o alimentación, en cuyo caso regirán las especificaciones del centro de responsabilidad.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales entregará al Departamento

de Recursos Financieros, Paquete de documentos para efectuar el pago al proveedor, mismo que constará de: - Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias - Factura original - Orden de compra u Orden de Servicio en original - Formato único de requisición en original

El monto máximo para la adjudicación directa y elaboración de contrato será de acuerdo a lo

establecido en el Decreto de presupuesto de la federación, para el ejercicio vigente.



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DA/DRMSG 91



1

2

3

4

5

6

7

Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio en original y copia o Formato único de requisición en original y copia, en el que solicita la compra directa de bienes o servicios. Sella de recibido en original y copia de los documentos y devuelve las copias al titular del centro de responsabilidad. Elabora Orden de compra u Orden de servicio en original y copia y registra este número en el Oficio original o en el Formato único de requisición en original. Archiva de manera numérica permanente el Oficio original o el Formato único de requisición original en la Carpeta de órdenes de compra o Carpeta de órdenes de servicio, según corresponda. Solicita vía telefónica Cotizaciones a tres proveedores, en caso de requerirlo, de acuerdo al monto estimado de la compra y a las especificaciones del centro de responsabilidad y con base en la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de los proveedores, Cotizaciones vía fax o correo electrónico. Imprime en un tanto las Cotizaciones recibidas por correo electrónico y captura en el Sistema de compras de acuerdo al número de Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, según el caso. Elabora Cuadro comparativo original en caso necesario. Elige al proveedor con el mejor producto y precio, de acuerdo con el Cuadro comparativo original y las Cotizaciones en un tanto. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Orden de compra u Orden servicio en original y copia, para su autorización, anexando las Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Orden de compra u Orden servicio en original y copia, y revisa si contiene firma de autorización de la compra con el proveedor elegido. ¿Contiene firma de autorización?

DA/DRMSG 92

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Área de Compras

7A

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9A

10

11

11A

12

13

En caso negativo: Cancela la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, desecha la Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Continúa con la actividad No. 3. En caso positivo: Turna de manera económica al Director Administrativo, la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, para visto bueno. Recibe de manera económica del Director Administrativo, Orden de compra u Orden de servicio en original y copia y revisa si contiene visto bueno. ¿Contiene visto bueno? En caso de no contener visto bueno: Cancela la Orden de compra u Orden de servicio en original y copia, desecha la Cotizaciones en un tanto y el Cuadro comparativo original. Fin. En caso de contener visto bueno: Envía al proveedor la Orden de compra u Orden de servicio original, vía fax. Elabora Contrato de compra en original y copia, recaba en éste la firma del proveedor y del Director General, solo en caso de que el importe adjudicado rebase el monto estipulado en el Decreto de presupuesto de la federación. Recibe del proveedor el bien o servicio solicitado y verifica que cumpla con lo especificado en la Orden de compra u Orden de servicio original. ¿Cumple con lo especificado? En caso de no cumplir: Devuelve el bien al proveedor y exige el bien solicitado con las especificaciones de la Orden de compra u Orden de servicio en original. Continúa con la actividad No. 11. En caso de cumplir: Solicita verbalmente al proveedor, Factura original. Recibe de manera económica del proveedor, Factura

DA/DRMSG 93

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Área de Compras

14

15

16

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19

20

original, y expide Contra recibo en original y copia, con fecha de pago al proveedor, y entrega el original de manera económica al proveedor. En caso de no contar con la Factura original, recibe del proveedor Recibo simple original. Entrega el bien al responsable de la compra o del evento en el centro de responsabilidad solicitante, y recaba firma de recibido en la Factura original o en caso en el Recibo simple en original. Obtiene de la Carpeta de órdenes de compra o de la Carpeta de órdenes de servicio según el caso, original de Formato único de requisición, archivado de manera numérica permanente, y obtiene una copia. Elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, Formato único de requisición en original y copia y Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias. Recibe de manera económica del Jefe del Departamento de Control Presupuestal, Afectación presupuestal/orden de pago en original y copia, y Formato único de requisición en original y copia, ambos con autorización de disponibilidad presupuestal. Obtiene dos fotocopias adicionales de la Afectación presupuestal/orden de pago y una fotocopia de la Factura o Recibo simple original. Integra Afectación presupuestal/orden de pago en original y dos copias, Formato único de requisición en original, Factura o Recibo simple en original, Orden de compra u Orden de servicio en original, Contrato de compra en copia y Contra recibo en copia, y turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para trámite de pago al proveedor. Recaba acuse de recibo en la copia de cada documento turnado. Archiva copia de Afectación presupuestal/orden de pago, copia de la Factura o Recibo simple, copia de la Orden de compra u Orden de servicio, copia del Formato único de requisición y el original del Contrato de compra, ello de manera numérica permanente por Orden de compra u Orden de servicio, en la Carpeta de órdenes de compra o la Carpeta de órdenes de servicio, según el caso.

DA/DRMSG 94

Área Actividad Descripción FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Altas de Bienes por Compras. - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros y Otros, del Departamento de Recursos Financieros

CUADROCOMPARA-

TIVOO

COTIZA-CIONES T

CUADROCOMPARA-

TIVOO

COTIZA-CIONES T

ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO

O-1

CUADROCOMPARA-

TIVOO

CUADROCOMPARA-

TIVOO

SISTEMA DE COMPRAS

COTIZACIONES T

OFICIOO

FORMATOÚNICO

O

OFICIO O FORMATO ÚNICO DE REQUI-SICIÓN

O

INICIO

RECIBE

TITULAR DEL CENTRO DE RESONSABILIDAD


O-1

ELABORA, REGISTRA Y ARCHIVA

CARPETA DE ÓRDENES DE COMPRA O

CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIO

N


O-1

SOLICITA

VÍA TELEFÓNCIA, COTIZACIONES

A TRES PROVEEDORES

RECIBE, IMPRIME, CAPTURA Y

ELABORA

VÍA FAX O CORREO

ELECTRÓNICO

PROVEEDORES


O-1

COTIZACIONES T

ELIGE

AL PROVEEDOR CON EL MEJOR PRODUCTO Y

PRECIO

TURNA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

PARA AUTORIZACIÓN


O-1

RECIBE Y REVISA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

¿CONTIENE FIRMA DE

AUTORIZA-CIÓN?

NO


O-1

CANCELA Y DESECHA

1

1

SI


O-1

TURNA



O-1

RECIBE Y REVISA

1


1

¿CONTIENE VISTO BUENO?

NO

CUADROCOMPARA-

TIVOO

COTIZA-CIONES T


O-1

CANCELA Y DESECHA

FIN

SI

CON-TRATO

DECOMPRA

O-1


O

ENVÍA, ELABORA Y RECABA FIRMAS

PROVEEDOR

VÍA FAX

- PROVEEDOR- DIRECTOR GENERAL

RECIBE Y VERIFICA

PROVEEDOR


O

¿CUMPLE CON LO ESPECIFI-

CADO?

NODEVUELVE Y EXIGE


O

PROVEEDOR

2

2

SI

SOLICITAVERBALMENTE AL

PROVEEDOR, FACTURA ORIGINAL

CONTRARECIBO 1

CONTRARECIBO O

FACTURA O RECIBO SIMPLE

O

RECIBE Y EXPIDE

PROVEEDOR

PROVEEDOR


FACTURA O RECIBO SIMPLE O

RESPONSABLE DE LA COMPRA

RESPONSABLE DE LA COMPRA

2

CONTRARECIBO 1

CON-TRATO

DECOMPRA

O

FORMATOÚNICO DE

REQUISICIÓN1

CON-TRATO

DECOMPRA

1

ORDEN DE COMPRA

O DE SERVICIO

O

FACTURAO RECIBO

SIMPLEO

FORMATOÚNICO DE

REQUISICIÓNO

FACTURAO RECIBO

SIMPLEO-1

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

O-2

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

O-2

1

FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O

2

OBTIENE Y ELABORA


CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIOS

N

FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O-1

TURNA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESPUESTAL

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

O-1

FORMATO ÚNICODE REQUISICIÓN O-1

RECIBE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESPUESTAL

CON AUTORI-ZACIÓN DE

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL


O-2

OBTIENE


O-2

INTEGRA Y TURNA


ORDEN DE COMPRA

O DE SERVICIO

1

FACTURAO RECIBO

SIMPLE1


1

ARCHIVA


CARPETA DE ÓRDENES DE SERVICIO

N

FIN


- ALTAS DE BIENES POR COMPRAS

- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


Compras de Bienes y Servicios por Invitación a cuando menos tres Personas, Licitación Simplificada y Licitación Pública Atender las necesidades de adquisición de bienes muebles de los centros de responsabilidad. Eventual

Normas Todas las compras mayores al monto máximo autorizado para adjudicaciones directas en el

Decreto de presupuesto del ejercicio vigente, deberán realizarse bajo el Procedimiento de licitación, de conformidad con la normatividad establecida en la Ley federal de adquisiciones y servicios o en su caso, en la Ley estatal de adquisiciones y servicios, dependiendo de la fuente del recurso.

Los centros de responsabilidad deberán enviar Oficio de solicitud de compra o de servicio o

Formato único de requisición, al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, el cual deberá venir con todas las especificaciones mínimas requeridas de los bienes a adquirir.

Para el procedimiento de licitaciones públicas federales o estatales deberán ser publicadas

en el Diario oficial de la federación o en la Gaceta oficial del estado, respectivamente y en el Sistema de licitaciones COMPRANET federal o estatal.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRMSG 98

DA/DRMSG 99



1

2

3

4

5

6

Recibe del titular del centro de responsabilidad solicitante, Oficio de solicitud de compra o servicio en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; asigna número consecutivo de licitación; archiva Oficio original de manera cronológica permanente en el apartado de Oficios Varios en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Control Presupuestal, solicitando la disponibilidad presupuestal para la compra del bien o servicio. Turna, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en el apartado de Disponibilidad Presupuestal en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora las Bases de licitación en ocho tantos y Oficios personalizados en original y copia cada uno, para su conocimiento y recomendaciones, dirigidos al Secretario de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN), al Contralor General (CG) y al Contralor Interno (CI), para un procedimiento de invitación; y para licitación simplificada, agrega al titular de la Cámara Nacional de Comercio (CANACO), la Asociación de Hoteles y Moteles, la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (CANIRAC) y el Comité Coordinador Empresarial (CCE), recaba la firma del Director Administrativo; Envía Oficio en original y copia, y un tanto de las Bases de licitación a cada destinatario. Recaba acuse de recibo en la copia de cada Oficio y archiva junto con un tanto de las Bases de licitación, de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de revisión de bases. Pasa el tiempo. Recibe del Secretario de SEFIPLAN, Contralor General y Contralor Interno, a través de la Dirección Administrativa, Oficios de respuesta en original y copia; firma y sella de recibido en las copias de los Oficios y las devuelve; corrige las Bases de licitación en un tanto y archiva Oficios originales y Bases de licitación corregidas en un tanto, de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de revisión de bases. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Secretario de SEFIPLAN, solicitando autorización de los recursos para la adquisición o contratación de servicios; en caso de requerir

DA/DRMSG 100

Área Actividad Descripción Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

7

7A

8

9

10

bienes del capítulo 5000 se envía Oficio de autorización del Secretario de Educación de Veracruz; recaba la firma del Director General; envía Oficio en original y copia, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de SEFIPLAN y en su caso de la SEV, Oficio de respuesta en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; revisa si es autorizada la adquisición o contratación; archiva original de manera numérica permanente por licitación, en la Carpeta de licitación correspondiente. ¿Es autorizada la adquisición o contratación? En caso de no ser autorizada: Cancela la licitación. Fin. En caso de ser autorizada: Elabora Oficio de invitación personalizado en original y copia, dirigido a proveedores (de 3 a 5), para que participen en el acto de apertura de la licitación, recaba la firma del Director Administrativo, imprime las Bases de licitación correctas en los tantos necesarios y envía junto con un Oficio original a los proveedores, a la SEFIPLAN, a la Contraloría General y Contraloría Interna y a las Cámaras, en caso de la Licitación Simplificada. Recaba acuses de recibo en la copia de cada Oficio y en un tanto de las Bases de licitación y archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica de los proveedores, Propuestas originales. Realiza Acto de Apertura de Propuestas, y analiza las Propuestas. Elabora un Dictamen original para la Licitación simplificada, recaba firma de dos a tres personas del área solicitante y archiva Dictamen original de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Oficios en original y copia dirigidos al titular de: la Cámara Nacional de Comercio (CANACO), la Asociación de Hoteles y Moteles, la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (CANIRAC) y el

DA/DRMSG 101


11

12

13

14

15

16

16A

Comité Coordinador Empresarial (CCE), invitándoles al acto para conocer los resultados de la licitación simplificada, firma el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, y recaba la firma del Director Administrativo. Entrega a cada destinatario, recaba acuse de recibo en la copia de cada Oficio y las archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Realiza el acto para dar a conocer los resultados de la licitación, mediante una reunión en donde participan las cámaras de comercio, proveedores, representante de la Contraloría General, de SEFIPLAN y del Subcomité de Adquisiciones. Levanta Acta original ante las Cámaras, recaba la firma de los asistentes, y archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Fallo en original y copia, dirigido a cada proveedor participante en la licitación, entrega, recaba acuses de recibo en la copia del Fallo y la archiva de manera numérica permanente por licitación en la Carpeta de licitación correspondiente. Elabora Contrato de compra de los bienes o servicios en tres tantos, recaba la firma de los proveedores, del Director General y dos testigos, entrega un tanto al proveedor ganador y un tanto a la Contraloría Interna; archiva un tanto en la Carpeta de licitación correspondiente de manera numérica permanente. Elabora Orden de compra u Orden de servicio en dos tantos, que incluye las condiciones de compra. Envía al proveedor ganador de la adjudicación, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente. Pasa el tiempo. Recibe los bienes o servicios del proveedor, obtiene las Bases de licitación archivadas de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente, y verifica que el bien o servicio cumpla con lo solicitado. ¿Cumple con lo solicitado? En caso de no cumplir con lo solicitado: Aplica la sanción especificada en las Bases de licitación y

DA/DRMSG 102


17

18

devuelve el producto al proveedor. Continúa con la actividad No. 15. En caso de cumplir con lo solicitado: Recibe de manera económica del proveedor, Factura original. Elabora Contra recibo en original y copia, con fecha de pago, y entrega original de manera económica al proveedor; recaba acuse de recibo en la copia del Contra recibo. Integra copia del Contra recibo, Factura original, y un tanto de Orden de compra u Orden de servicio, y elabora Afectación presupuestal/orden de pago en original y una copia. Turna de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para trámite de pago. Obtiene una fotocopia de la Afectación presupuestal/orden de pago acusada de recibido y archiva de manera numérica permanente en la Carpeta de licitación correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con los procedimientos: - Altas de Bienes por Compra - Pago de Fondos Rotatorios, Sujetos a Comprobar, Viáticos, Proveedores, Servicios, Terceros Y Otros, del Departamento de Recursos Financieros

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIOS

1

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICI-

TACIÓNT

OFICIO

O

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIO

1

OFICIO DE SOLICITUD O

INICIO

RECIBE, ASIGNA Y ARCHIVA

TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

CARPETA DE

LICITACIÓNC

OFICIO

O



CARPETA DE

LICITACIÓNC

OFICIOS

O-1

BASES DE LICITACIÓN 8T

ELABORA Y RECABA FIRMADIRECTOR

ADMINISTRATIVO

OFICIO O

ENVÍA Y ARCHIVA

SEFIPLAN

CONTRALOR GENERAL

CONTRALOR INTERNO

PARA UN PROCESO DE INVITACIÓN

CANACO

ASOCIACIÓN DE HOTELES Y MOTELES

CANIRAC

PARA LICITACIÓN

SIMPLIFICADA

CCE

CARPETA DE REVISIÓN DE

BASESN

1

NÚMERO CONSECUTIVO DE LICITACIÓN

ACTA O

OFICIOS

1

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIOSDE INVITA-

CIÓN1

1

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIOS O

REBIBE, CORRIGE Y ARCHIVA

CARPETA DE REVISIÓN DE

BASESN

- SEFIPLAN- CONTRALOR GENERAL- CONTRALOR INTERNO / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OFICIO

1

OFICIO O

ELABORA, RECABA FIRMA, ENVÍA Y ARCHIVA

SEFIPLAN

DIRECTOR GENERAL

CARPETA DE

LICITACIÓNN

OFICIO DE RESPUESTA

O

RECIBE, REVISAY ARCHIVA

SEFIPLAN

CARPETA DE

LICITACIÓNN

¿ES AUTORIZADA LA ADQUISICIÓN O

CONTRA-TACIÓN?

NO CANCELA LICITACIÓN

FIN

SI

BASESDE LICITA-

CIÓNT

OFICIOS DE INVITACIÓN

O

ELABORA, RECABA FIRMA, IMPRIME, ENVÍA Y ARCHIVA - PROVEEDORES

- SEFIPLAN- CONTRALOR GENERAL- CONTRALOR INTERNO- CÁMARAS

EN CASO DELICTIACIÓN

SIMPLIFICADA

CARPETA DE

LICITACIÓNN


DICTA-MEN O

PROPUESTAS O

RECIBE, REALIZA, ANALIZA, ELABORA,

RECABA FIRMA Y ARCHIVA

PROVEEDORESPARA LA

LICITACIÓN SIMPLIFICADA

ÁREA SOLICITANTECARPETA

DE LICITACIÓN

N

OFICIO

O

OFICIO

O

OFICIO

O

OFICIOS O

ELABORA, FIRMA, RECABA FIRMA,

ENTREGA Y ARCHIVA CANACO

ASOCIACIÓN DE HOTELES Y MOTELES

CANIRAC

CCE


CARPETA DE

LICITACIÓNN

PARA LICITACIÓN

SIMPLIFICADA

REALIZA ACTO

PARA DAR A CONOCER LOS

RESULTADOS DE LA LICITACIÓN

LEVANTA, RECABA FIRMA

Y ARCHIVAASISTENTES

CARPETA DE

LICITACIÓNN

FALLO

1

FALLO O


CADA PROVEEDOR PARTICIPANTE

CARPETA DE

LICITACIÓNN

2

CONTRARECIBO 1

CONTRARECIBO O

BASES DE LICITACIÓN T

T

T

2

CONTRATO DE COMPRA T

ELABORA, RECABA FIRMA,

ENTREGA Y ARCHIVA

- PROVEEDORES- DIRECTOR GENERAL- 2 TESTIGOS

PROVEEDOR GANADOR

CONTRALOR INTERNO

CARPETA DE

LICITACIÓNN

T


T

ELABORA, ENVÍA

Y ARCHIVA

PROVEEDOR GANADOR

CARPETA DE

LICITACIÓNN

RECIBE, OBTIENE Y VERIFICA

PROVEEDOR

BASES DE LICITACIÓN T

CARPETA DE

LICITACIÓNN

¿CUMPLE CON LO SOLICITADO?

NO APLICA SANCIÓN Y DEVUELVE

PROVEEDOR

1

1

SI

FACTURA

O

RECIBE, ELABORA,


PROVEEDOR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

3

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

1

AFECTA-CIÓN PRESU-

PUESTAL/ ORDEN DE

PAGO

O-1

ORDENDE COMPRA

O DE SERVICIO

T

FACTURA O

3

CONTRA RECIBO

1

INTEGRA, ELABORA, TURNA, OBTIENE

Y ARCHIVAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

CARPETA DE

LICITACIÓNN

FIN


- ALTAS DE BIENES POR COMPRA

- PAGO DE FONDOS ROTATORIOS, SUJETOS A COMPROBAR, VIÁTICOS, PROVEEDORES, SERVICIOS, TERCEROS Y OTROS, DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


Altas de Bienes por Compra Registrar en los estados financieros del Colegio, los bienes muebles ingresados por compra. Periódica

Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los diversos centros de

responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, y en el caso de Altas, anexando la factura del bien en original.

Todo mobiliario y equipo propiedad del COBAEV, deberá estar ubicado físicamente en las

instalaciones del plantel o unidad administrativa donde se desarrollan las actividades relacionadas.

El mobiliario o equipo que no sea propiedad del COBAEV, no deberá ser inventariado;

siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio, mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.

Cuando el mobiliario y equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las instalaciones del centro de responsabilidad, éste deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.

Los bienes muebles propiedad del COBAEV, sólo podrán ser asignados a su personal, y se

utilizarán exclusivamente en beneficio del Colegio. El trabajador que tenga asignado mobiliario o equipo, no podrá hacer uso de él para fines

personales. Todos los centros de responsabilidad adscritos al Colegio de Bachilleres deberán contar con

personal que controle internamente los cambios de ubicación, de altas y bajas de los bienes muebles y equipo asignado, y que coadyuve en las funciones que realiza el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

DA/DRMSG 107

Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de

responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tienen la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRMSG 108

DA/DRMSG 109



1

2

3

4

5

6

Recibe de Almacén la copia de Ingreso a Almacén que contiene sello de verificación, obtiene copia de la Factura que ampara la compra del bien, archivada de manera numérica permanente por orden de compra en la Carpeta de órdenes de compra, e integra las copias al Expediente de altas de bienes de manera cronológica permanente. Obtiene del Expediente de altas de bienes, copia de la Factura archivada de manera cronológica permanente. Registra en el Libro de altas en original, los datos de la copia de la Factura, y asigna un número de inventario. Resguarda el Libro de altas original en la Oficina de Inventarios. Registra los datos en el Sistema de inventarios, e ingresa características, número de inventario y datos de la copia de la Factura. Obtiene del Sistema de inventarios, impresión original de Etiqueta de código de barras, se dirige a Almacén y etiqueta el bien. Escribe con plumón permanente en lugar visible del bien, el número de inventario. Obtiene del Sistema de inventarios, original y copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad para su registro, firmado por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, envía Oficio original junto con el reporte Registro de bienes muebles del COBAEV original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva con la copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV, de manera cronológica permanente en la Expediente de altas de bienes. FIN DEL PROCEDIMIENTO

REGIS-TRO DE

BIENES MUEBLES

1

OFICIO 1

FACTURA

1

INGRESO A ALMACÉN 1

INICIO

RECIBE, OBTIENE E INTEGRA

ALMACÉN

CARPETA DE ÓRDENES DE

COMPRAN

EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES

FACTURA

1

LIBRO DE ALTAS

O

OBTIENE, REGISTRA, ASIGNA

Y RESGUARDA

REGISTRA E INGRESA

SISTEMA DE INVENTARIOS

FACTURA

1


OBTIENE, ETIQUETA

Y ESCRIBE


ETIQUETA DE CÓDIGO DE BARRAS

O

OBTIENE


REGISTRO DE BIENES MUEBLES

O-1

REGIS-TRO DE

BIENES MUEBLES

O

OFICIO

O



C EXPEDIENTE DE ALTAS DE BIENES

FIN

C

C

NÚMERO DE

INVENTARIO


Altas de Bienes por Donación Registrar en los estados financieros del Colegio, los bienes muebles ingresados por donación. Eventual

Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los diversos centros de

responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, en este último caso, sólo para Altas.


instalaciones del centro de responsabilidad donde se desarrollen las actividades relacionadas.


siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.

Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las

instalaciones del centro de responsabilidad, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.

Los bienes muebles propiedad del COBAEV sólo podrán ser asignados a su personal, y se




Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de


DA/DRMSG 111

Normas Este procedimiento aplica a todas los centros de responsabilidad, tanto en planteles como en

oficinas centrales.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRMSG 112

DA/DRMSG 113


Departamento de Recursos Materiales y servicios Generales

1

2

3

4

5

6

7

Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio en original y copia, Acta de donación del bien en original, sellada y firmada, y si cuenta con ella, Factura original que ampara la compra del bien. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve. Integra el Expediente de altas de bienes con el Oficio original, Acta de donación original y Factura original si la tuviera, de manera cronológica permanente. Obtiene del Expediente de altas de bienes, Acta de donación original, archivada de manera cronológica permanente, registra los datos en el Libro de altas en original y asigna un número de inventario; resguarda el Libro de altas original en el área. Obtiene del Expediente de altas de bienes, Factura original si la hubiere, archivada de manera cronológica permanente, y registra los datos en el Sistema de inventarios; ingresa características, número de inventario y datos de la Factura original. Obtiene del Sistema de inventarios, una impresión original de Etiqueta de código de barras; elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del centro de responsabilidad, en el que indica el alta del bien, así como la instrucción para etiquetar el bien; envía Oficio en original, y Etiqueta original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Obtiene del Sistema de inventarios, impresión del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV en original y una copia. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad para su registro, y envía Oficio en original y reporte Registro de bienes muebles del COBAEV en original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios junto con la copia del reporte Registro de bienes muebles del COBAEV. FIN DEL PROCEDIMIENTO

OFICIO

1

OFICIO

O


FACTURA

O

LIBRO DE ALTAS O

ACTA DEDONACIÓN O

FACTURA

O

ACTA DEDONACIÓN O

OFICIO

O

INICIO

RECIBE


SI CUENTA CON ELLA

FACTURA

O

ACTA DEDONACIÓN O

OFICIO

O

INTEGRA


C

OBTIENE, REGISTRA, ASIGNA

Y RESGUARDA


C

OBTIENE, REGISTRA E INGRESA


C

OBTIENE, ELABORA, ENVÍA Y ARCHIVA



O


CARPETA DE OFICIOSC



REGISTRO DE BIENES MUEBLES

O-1

REGIS-TRO DE

BIENES MUEBLES

1

OFICIO 1

REGIS-TRO DE

BIENES MUEBLES

O

OFICIO

O



CCARPETA

DE OFICIOS

FIN


Levantamiento Físico de Inventario Verificar que los bienes muebles permanezcan en el lugar asignado y en las condiciones adecuadas. Semestral.

Normas El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales realizará el levantamiento

físico de inventario en apego a la normatividad vigente de realizar inventario al menos cada seis meses dentro de un mismo ejercicio.

Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen los centros de

responsabilidad, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, esto último sólo para el caso de Altas.


instalaciones del centro de responsabilidad donde se desarrollen las actividades relacionadas.


siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se menciona la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.

Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV se encuentre fuera de las

instalaciones de los centros de responsabilidad, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.





DA/DRMSG 115

Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de los centros de


En caso de daño o pérdida a algún bien mueble, el usuario tendrá cinco días hábiles para

encontrarlo o reponerlo.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DRMSG 116

DA/DRMSG 117


1

2

3

3A

3A.1

3A.2

4

Elabora Cronograma de visitas a los centros de responsabilidad en original; elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del centro de responsabilidad, en el que informa el día y las personas que realizarán la verificación física de bienes muebles; turna Oficio en original; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Obtiene del Sistema de inventarios, impresiones de Resguardos y Lista de bienes en original y copia, por centro de responsabilidad. Acude al centro de responsabilidad, realiza la verificación física de los bienes, comprueba que los bienes se encuentren en el lugar y actualiza las condiciones físicas previstas en los Resguardos en original y copia, y Lista de Bienes en original y copia. ¿Los bienes se encuentran en el lugar y en las condiciones previstas en los Resguardos? En caso de que algún bien no se encuentre en el centro de responsabilidad: Levanta Acta en original y dos copias y solicita al usuario para que en cinco días hábiles encuentre o reponga el bien. Entrega de manera económica al titular de centro de responsabilidad, primera copia del Acta; entrega de manera económica al usuario responsable del bien motivo, la segunda copia del Acta, archiva Acta original de manera cronológica permanente en la Carpeta de actas de inventario. Recibe del usuario Oficio original en el que especifica la entrega del bien, de acuerdo con las condiciones establecidas en el Resguardo en original y copia. Imprime del Sistema de inventarios, Etiqueta de código de barras original y lo adhiere al bien. Archiva el Oficio original en la Carpeta de actas de inventario de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 4. En caso de que los bienes se encuentren en el centro de responsabilidad: Elabora Acta de revisión en dos tantos, recaba firmas y sello del titular del centro de responsabilidad y del

DA/DRMSG 118


5

Subdirector o Responsable Administrativo del Plantel en su caso, así como firmas de dos testigos; recaba firmas y sello del responsable del centro de responsabilidad y del Subdirector o Responsable Administrativo del Plantel en los Resguardos y en la Lista de bienes, ambos en original y copia. Entrega de manera económica al titular del centro de responsabilidad, un tanto del Acta de revisión, copia de los Resguardos y copia de Lista de bienes; archiva el otro tanto del Acta de revisión, original de los Resguardos y original de Listas de bienes, de manera numérica permanente por Plantel, en la Carpeta de actas de inventario. FIN DEL PROCEDIMIENTO

OFICIO O

ACTA

2

LISTADE

BIENESO-1

RESGUARDOS

O-1

OFICIO

1

OFICIO

O

CRONOGRAMA DE VISITAS O

INICIO



CARPETA DE OFICIOSC

OBTIENE


LISTADE

BIENESO-1

RESGUARDOS

O-1

ACUDE, REALIZA, COMPRUEBA Y ACTUALIZA

¿LOS BIENESSE ENCUENTRAN

EN EL LUGAR Y EN LAS CONDICIONES PREVISTAS?

NO

ACTA

1

ACTA O

LEVANTA, SOLICITA, ENTREGA Y ARCHIVA


USUARIO

CARPETA DE ACTAS DE INVENTARIO

C

RES-GUARDO O-1

OFICIO O

RECIBE

USUARIO

IMPRIME, ADHIERE Y ARCHIVA



O

C


1

1

SI

POR CENTRO DE RESPON-SABILIDAD

LISTADE

BIENESO

RES-GUARDOS O

ACTADE

REVISIÓNT

1

LISTADE

BIENESO-1

RES-GUARDOSO-1

ACTA DE REVISIÓN 2T

ELABORA Y RECABA

- TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

- SUBDIRECTOR O RESPONSABLE


- 2 TESTIGOS

FIRMAS Y SELLO

- TITULAR DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

- SUBDIRECTOR O RESPONSABLE


LISTADE

BIENES1

RES-GUARDOS 1

ACTA DE REVISIÓN T

ENTREGA Y ARCHIVA



N

FIN

1


Bajas de Bienes Eliminar del inventario del COBAEV los bienes en mal estado o cuya compostura no sea costeable. Eventual

Normas Todo movimiento de alta ó baja de bienes muebles que efectúen las diversas unidades

administrativas o planteles, deberá ser notificado al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que ocurra, esto mediante el Formato de control de alta y baja de mobiliario y equipo en original y dos copias, anexando la Factura del bien en original, esto último sólo para el caso de Altas.


instalaciones del plantel o unidad administrativa donde se desarrollen las actividades relacionadas.


siempre y cuando se compruebe documentalmente que no es propiedad del Colegio mediante un escrito remitido al propio centro de responsabilidad, en el que se mencione la posesión del bien y que es utilizado para trabajar.

Cuando el mobiliario o equipo propiedad del COBAEV, se encuentre fuera de las

instalaciones de las unidades administrativas, se deberá contar con el soporte documental que ampare su salida.





DA/DRMSG 121

Normas Los usuarios responsables de los bienes muebles y equipos dentro de centro de

responsabilidad del Colegio de Bachilleres, tendrán la obligación de proporcionar toda la información necesaria, verídica y confiable de los bienes asignados a su nombre.

El Dictamen técnico lo podrá realizar personal capacitado dentro del mismo centro de

responsabilidad; o en su defecto, alguna empresa especializada en el bien destinado para baja.

El Dictamen técnico deberá incluir números de los bienes propuestos para baja, y motivo por el cual no se pueden seguir utilizando o en su defecto, que no sea costeable su reparación, esto en hoja membretada y con datos de la persona que realizó el Dictamen técnico.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, asignará a una persona que

realizará junto con personal de la Contraloría Interna, una inspección ocular en el centro de responsabilidad, con el fin de determinar el destino final del bien.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




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DA/DRMSG 123


1

2

3

4

4A

5

5A

6

Recibe del titular del centro de responsabilidad, Oficio de solicitud de baja de bien en original, Dictamen técnico en original, Fotografías del bien y Formato de baja en original y dos copias. Integra con estos documentos el Expediente de baja por plantel, de manera cronológica permanente. Elabora Dictamen administrativo en original y lo integra al Expediente de baja del plantel de manera cronológica permanente. Obtiene fotocopia del contenido del Expediente de baja; elabora Oficio en original y copia dirigido al Contralor Interno, y envía junto con copia del Expediente de baja para revisión y visto bueno de baja del bien. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; revisa la respuesta en el Oficio; archiva original de forma cronológica permanente en la Carpeta de oficios. ¿El Contralor Interno da el visto bueno? En caso de no dar el visto bueno: Realiza las adecuaciones necesarias. Continúa con la actividad No. 2. En caso de dar el visto bueno: Presenta Expediente de baja en original al Subcomité de Adquisiciones para su autorización en la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones. Pasa el tiempo. ¿El Subcomité de Adquisiciones autoriza la baja? En caso de no autorizar la baja: Acata las disposiciones del Subcomité de Adquisiciones. Continúa con la actividad número 5. En caso de autorizar la baja: Recibe de manera económica del Subcomité de Adquisiciones, copia del Acta de autorización. Obtiene

DA/DRMSG 124


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13

fotocopia y archiva ambas copias de manera cronológica permanente en el Expediente de baja. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Contralor Interno, para programar la visita al centro de responsabilidad. Envía el Oficio original junto con copia del Acta de autorización y el Expediente de baja en original. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva ésta de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, en el cual vienen programadas las visitas para realizar las bajas y determinar el destino final de los bienes. Firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve. Archiva original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Realiza la verificación física del bien, junto con personal de la Contraloría Interna. Pasa el tiempo. Recibe del Contralor Interno, Oficio en original y copia, un tanto de Acta de destino final de bienes muebles y el Expediente de baja en original; firma y sella de recibido en la copia del Oficio y la devuelve; archiva el Oficio original de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios; archiva un tanto del Acta de destino final de bienes muebles y el Expediente de baja en original, de manera cronológica permanente en la Carpeta de bajas. Captura los cambios en el Sistema de inventarios, elabora Reporte de baja en original, elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad, y turna ambos documentos; recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de oficios. Elabora mensualmente Reporte mensual en original y copia. Obtiene del Expediente de baja, copia del (de los) Formato(s) de baja, archivado(s) de manera cronológica permanente. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Contabilidad, y envía junto con el Reporte mensual en original y primera copia del (de los) Formato(s)

DA/DRMSG 125


de baja del mes. Recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y del Reporte mensual y los archiva en la Carpeta de reportes mensuales de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

DICTAMEN ADMINISTRATIVO O

FORMATODE BAJA O-2

FOTO-GRAFÍAS T

DICTAMENTÉNCICO O

OFICIO DE SOLICITUD DE BAJA DE BIEN

O

INICIO

RECIBE E INTEGRA


CEXPEDIENTE

DE BAJA

ELABORA E INTEGRA

CEXPEDIENTE

DE BAJA

OFICIO

1

OFICIO

O

1

EXPEDIENTE DE BAJA O


CONTRALOR INTERNO

CCARPETA

DE OFICIOS

OFICIO O

RECIBE, REVISA Y ARCHIVA

CONTRALOR INTERNO

CCARPETA

DE OFICIOS

¿EL CONTRALOR INTERNO DA EL VISTO BUENO?

NO REALIZA ADECUACIONES

1

1

SI

EXPEDIENTE DE BAJA O

PRESENTAAL SUBCOMITÉ

DE ADQUI- SICIONES

¿EL SUBCOMITÉ DE

ADQUISICIOINES AUTORIZA LA

BAJA?

NO ACATA DISPOSICIONES

2

2

SI

1

ACTA DE AUTORIZACIÓN 1

RECIBE, OBTIENE Y ARCHIVA

SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES

1

CEXPEDIENTE

DE BAJA

REPORTE MENSUAL 1

OFICIO

1

FORMATO(S)DE BAJA 1

FORMATO(S)DE BAJA 1

1

OFICIO

1

EXPE-DIENTE

DE BAJAO

ACTA DEAUTORIZA-

CIÓN 1

OFICIO

O


CONTRALOR INTERNO

CCARPETA

DE OFICIOS

OFICIO O

RECIBEY ARCHIVA

CONTRALOR INTERNO

CCARPETA

DE OFICIOS

REALIZA VERIFICACIÓN

FÍSICA JUNTO CON PERSONAL DE LA CONTRALO-RÍA INTERNA

EXPE-DIENTE

DE BAJAO

ACTA DEDESTINO

FINALT

OFICIO

O

RECIBE Y ARCHIVA

CONTRALOR INTERNO

CCARPETA

DE OFICIOS

CCARPETA

DE BAJAS

CAPTURA, ELABORA, TURNA Y ARCHIVA


OFICIO

1

OFICIO

O

REPORTE DE BAJAS O


CCARPETA

DE OFICIOS

REPORTE MENSUAL O-1

ELABORA Y OBTIENE

CEXPEDIENTE

DE BAJA

REPORTE MENSUAL O

OFICIO

O

ELABORA, ENVÍA

Y ARCHIVA


C

CARPETA DE REPORTES

MENSUALES

FIN


Departamento de Contabilidad

DA


Registro de la Documentación Soporte de las Operaciones Financieras Registrar las operaciones financieras y los movimientos contables generados por las actividades diarias del Colegio. Diario

Normas El Departamento de Contabilidad deberá registrar las operaciones financieras en el Sistema

contable con documentación original debidamente requisitada. El registro de las operaciones deberá estar apegado a los Principios de contabilidad

gubernamental y a las Políticas de información financiera para los organismos descentralizados.

Los pasivos por concepto de seguro de salud, seguro de riesgo de trabajo, seguro de

invalidez y vida así como los pasivos por concepto de los servicios sociales y culturales, deberán registrarse en forma quincenal.

Los pasivos por concepto de seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y Fondo

de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (FOVISSSTE), deberán registrarse en forma mensual.

Los pasivos de seguridad social deberán registrarse en forma mensual.

El Departamento de Contabilidad recibirá la documentación soporte para el registro contable

de las operaciones, de los siguientes departamentos: El Departamento de Recursos Financieros, deberá entregar la siguiente documentación,

debidamente verificada y autorizada: - Creación o incremento de fondos rotatorios:

1.- Videomático o Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar 4.- Recibo resguardo

- Creación o incremento de fondos fijos:

1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar 4.- Recibo resguardo

DA/DC 128

Normas - Sujetos a comprobar:

1.- Póliza cheque ó Videomático 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo de solicitud de sujetos a comprobar

- Viáticos:

1.- Póliza cheque 2.- Anexo 5 3.- Oficio de comisión

- Reposición de fondo rotatorio:

1.- Videomático ó Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del Código fiscal de la

federación (CFF) 4.- En caso de comisiones oficiales, Oficio de comisión, Anexo 5 y Anexo 7

- Reposición de fondo fijo:

1.- Póliza cheque ó Videomático 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 4.- En caso de comisiones oficiales, Oficio de comisión, Anexo 5 y Anexo 7

- Pago de nómina:

1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Recibo

- Pagos a proveedores:

1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 4.- Requisición u orden de servicio 5.- De acuerdo a la Ley de adquisiciones, arrendamiento y servicios del sector

público: - Cotizaciones - Cuadro comparativo - Pedido - Dictamen (copia) - Contrato (copia) 6.- Relación de compromisos pendientes de pago (pasivos)

- Pagos a terceros:

1.- Póliza cheque 2.- Afectación presupuestal/orden de pago 3.- Listado con nombre e importe de los descuentos realizados

DA/DC 129

Normas - Comprobación:

a) Sujetos a comprobar: 1.- Afectación presupuestal/orden de pago 2.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 3.- En caso de que la documentación comprobatoria presentada resulte menor a los

recursos otorgados, Ficha de depósito o Formato de descuento vía nómina, en su caso

b) Viáticos:

1.- Anexo 7 2.- Documentación comprobatoria según artículo 29-A del CFF 3.- En caso de que la documentación comprobatoria presentada resulte menor a los

viáticos otorgados, Ficha de depósito o Formato de descuento vía nómina.

c) Otros: 1.- Estados de cuentas bancarias

- Ingresos:

a) Subsidios Federal y Estatal 1.- Reporte de movimientos del día de Bancanet empresarial.

b) Cuotas arancelarias: Por depósitos directos: 1.- Contrarecibo 2.- Fichas de depósito Por depósitos referenciados: 1.- Reporte de ingresos por depósitos referenciados, detallado por concepto y plantel

c) Tienda Escolar 1.- Recibo de ingresos 2.- Ficha de depósito

d) Convenio Pepsi: 1.- Facturas de la Pepsi 2.- Ficha de depósito 3.- Resumen concentrado de facturas

e) Intereses bancarios: 1.- Comprobante de inversión

f) Donativos: 1.- Recibo de donación 2.- Ficha de depósito

g) Otros: 1.- Recibo de donación 2.- Ficha de depósito

DA/DC 130

Normas El Departamento de Recursos Humanos, deberá entregar la siguiente documentación:

- Nómina institucional - Nómina por plantel - Claves de descuentos - Devoluciones de sueldos - Pasivos de sueldos - Pasivos de:

a) FOVISSTE b) Sistema de ahorro para el retiro (SAR) c) Seguro de retiro d) Seguro de salud

- Provisional y definitivo del 2% sobre nómina - Previsiones de impuesto sobre el producto del trabajo (ISPT)

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá entregar la siguiente

documentación: - Reporte de altas, transferencias y bajas de bienes muebles - Reporte de almacén - Relación de compromisos pendientes de pago a proveedores (pasivos)

El Departamento de Control Presupuestal, deberá entregar la siguiente documentación:

- Presupuesto autorizado por partida - Oficios de autorización del Presupuesto Federal y Estatal (original y ampliaciones)

calendarizado por capítulo - Órdenes de pago tramitadas al Gobierno del Estado - Transferencias autorizadas y aplicadas en el mes - Conciliación presupuestal-contable mensual - Listado general de afectaciones mensual

El Departamento de Desarrollo Patrimonial, deberá entregar la siguiente documentación:

- Actas de donación por inmuebles - Actualización de cédulas catastrales

El Departamento de Superación de Personal, deberá entregar la siguiente documentación:

- Relación de becas otorgadas a trabajadores La Dirección de Asuntos Jurídicos, deberá entregar la siguiente documentación:

- Relación de juicios laborales - Escrituras de bienes inmuebles

El Departamento de Proyectos Estratégicos, deberá entregar la siguiente documentación:

- Monto y número de becas autorizadas por tipo, plantel y alumno. Fecha Elaboró Revisó Autorizó


Septiembre de 2009

Diciembre de 2009




DA/DC 131

DA/DC 132

Área Actividad Descripción Departamento de Contabilidad

1

2

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4

5

5A

6

Recibe del Departamento de Recursos Financieros, Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en original y copia, y la Documentación soporte en original. Firma y sella de recibido en la copia de la Relación y la devuelve. Obtiene de la Libreta de folios, el número consecutivo de folio y registra éste en la Relación original. Recibe de las distintas áreas del Colegio, Documentación oficial en original y copia, sella ambos y devuelve la copia al Departamento correspondiente. Clasifica la Documentación soporte y Documentación oficial en: a) Ingresos b) Egresos c) Comprobaciones d) Otros Captura desde el Sistema contable, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso según corresponda, la información financiera de la Documentación soporte y Oficial originales, con la finalidad de registrar las operaciones diarias del Colegio. Imprime del Sistema contable, las Pólizas en original, y valida el registro de toda la Documentación soporte y Oficial, en original, de acuerdo con la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en original, y con la Documentación oficial. ¿Toda la Documentación soporte quedó registrada? En caso de no haber sido registrada toda la Documentación soporte: Captura a través del Sistema contable, la información financiera que faltó registrar de la Documentación soporte y Oficial en original, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, según corresponda. Continúa con la actividad No. 6. En caso de haber sido registrada toda la Documentación soporte y Oficial: Firma de elaboradas las Pólizas originales, sella y firma la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad original. Anexa a cada Póliza su Documentación soporte y Oficial correspondiente.

DA/DC 133


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10

Revisa que las Pólizas originales se encuentren registradas correctamente en los registros de: a) Número b) Fecha c) Concepto d) Departamento e) No. de partida f) Partida g) Cargo y abono h) Cuentas Presupuestales. ¿Está correcto el registro contable? En caso de no estar correcto: Corrige en el Sistema contable, la información financiera de la Documentación soporte y Oficial, en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, todas en original, según corresponda. Continúa con la actividad No. 9. En caso de estar correcto: Firma de revisadas las Pólizas originales, sella y firma el original de la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad. Archiva el original de la Relación de documentación entregada al Departamento de Contabilidad en la Carpeta de control de documentación recibida de manera cronológica permanente. Archiva de manera numérica permanente, por tipo, las Póliza originales en la Carpeta del mes correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: - Emisión de Estados Financieros

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

OPÓLIZAS DIARIO

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMEN-TACIÓN

SOPORTEO

RELACIÓN DE DOCU-

MENTACIÓN ENTREGADA

O

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

OPÓLIZAS DIARIO

RELACIÓN DE DOCU-


O

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMEN-TACIÓN

SOPORTEO

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

O

PÓLIZAS DIARIO

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMENTACIÓN SOPORTE O

DOCUMENTACIÓN OFICIAL O

LIBRETA DEFOLIOS

ODOCUMENTA-

CIÓN SOPORTE

RELACIÓN DE DOCUMENTA-CIÓN ENTRE-GADA

O

INICIO

RECIBE, OBTIENE Y REGISTRA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

RECIBE

ÁREAS DEL COLEGIO

CLASIFICA

EN INGRESOS, EGRESOS,

COMPROBACIONES, OTROS

CAPTURA

SISTEMA CONTABLE

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMENTACIÓN SOPORTE O

EN PÓLIZAS DIÁRIO, PÓLIZAS DE INGRESO O

PÓLIZAS DE EGRESO

IMPRIME, VALIDA Y VERIFICA

SISTEMA CONTABLE

¿TODA LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE QUEDÓ

REGISTRADA?

SI

NOCAPTURA

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMEN-TACIÓN

SOPORTEO

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

O

PÓLIZAS DIARIO

SISTEMA CONTABLE

FIRMA, SELLA Y ANEXA

1

1

REVISA

NÚMERO, FECHA,CONCEPTO, DEPARTA-

MENTO, NO. DE PARTIDA, PARTIDA, CARGOY ABONO,

CUENTAS PRESUPUESTALES

1

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

OPÓLIZAS DIARIO

RELACIÓN DE DOCU-


O

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

OPÓLIZAS DIARIO

ODOCUMENTA-

CIÓN OFICIAL

DOCUMEN-TACIÓN

SOPORTEO

1

¿ESTÁCORRECTO

EL REGISTRO CONTABLE?

CORRIGENO

SISTEMA CONTABLE

OPÓLIZAS

DE EGRESO

OPÓLIZAS

DE INGRESO

OPÓLIZAS DIARIO

2

FIRMA, SELLA Y ARCHIVA

DE REVISADAS

C CARPETA DE CONTROL DE

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA

SI

2

ARCHIVA

N

POR TIPO DE PÓLIZA


PONDIENTE

FIN


- EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

DA/DC 136


Emisión de Estados Financieros Generar Estados Financieros que permitan al Organismo conocer su situación financiera en forma veraz, confiable y oportuna para la toma de decisiones, en cumplimiento a la normatividad existente. Mensual

Normas Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación

financiera del Organismo y de las transacciones realizadas por éste. Los Estados Financieros tienen como objetivo proporcionar información acerca de la

situación financiera y el desempeño del Organismo que sea de utilidad para una amplia gama de usuarios en la evaluación y toma de decisiones, y nos proporcionan información sobre activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gasto para lo cual deben realizarse las siguientes actividades:

El análisis de la información financiera comprende los siguientes rubros:

- Bancos: a) Reporte auxiliar b) Estado de cuenta bancario

- Deudores diversos:

a) Reporte auxiliar b) Reporte de recursos financieros

- Almacén:

a) Reporte auxiliar b) Reporte de almacén

- Cuentas por cobrar:

a) Reporte auxiliar b) Oficios de autorización c) Orden de pago

- Bienes muebles e inmuebles:

a) Reporte auxiliar b) Reporte de bienes muebles c) Relación de cédulas catastrales actualizadas

DA/DC 137

Normas - Acreedores diversos:

a) Reporte auxiliar b) Reporte de pasivos c) Resumen de nóminas

- Proveedores:

a) Reporte auxiliar

- Prestaciones por pagar: a) Reporte auxiliar b) Reporte de pasivos c) Resumen de nómina

- Patrimonio:

a) Reporte auxiliar b) Reporte de bienes muebles c) Reporte de almacén d) Reporte de cédulas catastrales

- Ingresos:

a) Reporte auxiliar b) Balanza de comprobación por concepto y plantel c) Resumen general de cuotas arancelarias por concepto y plantel

- Gastos:

a) Reporte auxiliar b) Resumen de nómina

- Cuentas presupuestales:

a) Reporte auxiliar

- Juicios laborales en trámite: a) Reporte auxiliar b) Reporte de juicios laborales

- Bienes inmuebles en proceso de regularización:

a) Reporte auxiliar b) Informe de la situación de los inmuebles

Los Estados financieros se integran por:

a) Balance general mensual. b) Estado de resultados mensual. c) Estado de variación en el patrimonio. d) Estado de cambios en la situación financiera. e) Estado de flujo de efectivo. f) Estado de origen y aplicación mensual.

DA/DC 138

Normas g) Balanza de comprobación. h) Análisis de las cuentas de balance y resultados. i) Informe del ejercicio del gasto. j) Informe del ejercicio del gasto por servicios personales. k) Anexos.

Las áreas correspondientes a donde se deben reportar los Estados financieros mediante

Oficios son:

Original: al Secretario de Finanzas y Planeación. Primera a cuarta copia: al Secretario de Educación de Veracruz. Quinta y sexta copia: al Contralor General del Estado de Veracruz. Séptima copia: al Secretario de Educación Pública. Octava copia: al titular de la Dirección General del COBAEV. Novena copia: al Director Administrativo del COBAEV. Décima copia: al Director de Planeación Programación y Presupuesto del COBAEV. Décima primera copia: al Contralor Interno del COBAEV. Décima segunda copia: al Jefe del Departamento de Recursos Financieros del

COBAEV.



Septiembre de 2009

Diciembre de 2009


Programación Presupuesto


DA/DC 139


Departamento de Contabilidad

1

1A

2

3

3A

4

5

6

Emite del Sistema contable, Reportes auxiliares en original de las cuentas de Balance y de Resultados. Revisa si están correctos los saldos contables en los Reportes auxiliares en original, depurando y analizando las cuentas de Balance y de Resultados. ¿Están correctos los Reportes auxiliares? En caso de no estar correctos: Corrige en el Sistema contable la información financiera en Pólizas diario, Pólizas de ingreso o Pólizas de egreso, según corresponda. Continúa con la actividad No. 2. En caso de estar correctos: Elabora los formatos de las Cédulas de análisis y Cédulas de conciliaciones bancarias, en original y copia; (los originales de estos formatos se anexarán posteriormente a un tanto de los Estados financieros). Archiva las copias de los formatos y los Reportes auxiliares en original de forma cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. Genera y revisa los Estados financieros en archivo electrónico de Excel. ¿Están correctos los Estados financieros? En caso de no estar correctos: Corrige y genera nuevamente los Estados financieros en archivo electrónico Excel. Continúa con la actividad No.4. En caso de estar correctos: Emite del Sistema contable los Estados Financieros en dos tantos y firma. Elabora Oficios en original para el envío de los Estados financieros a las áreas correspondientes. Turna a la Dirección Administrativa los Oficios en original con los Estados Financieros en dos tantos, para la firma del Director Administrativo y del Director General en ambos documentos. Pasa el tiempo. Recibe de manera económica, de la Dirección Administrativa, los Estados financieros autorizados en dos tantos y los Oficios originales firmados.

DA/DC 140


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10

Reproduce las copias necesarias de los Estados Financieros, Cédulas de análisis, Cédulas de conciliaciones bancarias y los Oficios, según corresponda, para las áreas a que se deben reportar los Estados Financieros. Integra Paquetes con una copia de Estados Financieros, de Cédulas de análisis, de Cédulas de conciliaciones bancarias y de los Oficios, según corresponda. Archiva un tanto de los Estados Financieros de manera cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. Turna al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales los Paquetes para su distribución y la décima tercera copia del Oficio para recabar los acuses de recibo. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la décima tercera copia del Oficio con acuses de recibo y archiva de manera cronológica permanente en el Archivo de contabilidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

OFICIOS1

OFICIOSO

CÉDULASDE CONCI-

LIACIONES BAN-CARIAS

1

CÉDULASDE CONCI-


O

CÉDULASDE

ANÁLISIS1

CÉDULASDE

ANÁLISISO

ESTADOSFINAN-

CIEROS2T

OFICIOS O

ESTADOSFINAN-

CIEROS2T

OFICIOS O

REPORTESAUXI-

LIARESO

CÉDULASDE CONCI-


1

CÉDULASDE

ANÁLISIS1

CÉDULASDE CONCI-


O

CÉDULAS DE ANÁLISIS O

INICIO

EMITE Y REVISA

SISTEMA CONTABLE

REPORTES AUXILIARES O

DE LAS CUENTAS DE

BALANCE Y DE RESULTADOS

¿ESTÁN CORRECTOS

LOS REPORTES AUXILIARES?

CORRIGE

SISTEMA CONTABLE

DIARIO, DE INGRESO O DE

EGRESO, SEGÚN CORRESPONDA

NO

SI

1

ELABORA Y ARCHIVA

1

CARCHIVO DE

CONTABILIDAD

PÓLIZAS

GENERA Y REVISA

ESTADOS FINANCIEROS

¿ESTÁN CORRECTOS

LOS ESTADOS FINANCIEROS?

CORRIGE Y GENERA

ESTADOS FINANCIEROS

2

NO

SI

EMITE Y FIRMA

SISTEMA CONTABLE

ESTADOS FINANCIEROS 2T

ELABORA Y TURNA DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

RECIBE

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ESTADOSFINAN-

CIEROS1

ESTADOS FINANCIEROS

T

REPRODUCE

2

1

ESTADOSFINAN-

CIEROST

OFICIO1

CÉDULASDE CONCI-


1

CÉDULASDE

ANÁLISIS1

1

ESTADOS FINANCIEROS

1

INTEGRA PAQUETES

CARCHIVO DE

CONTABILIDAD

OFICIO13

PAQUETES

TURNA


OFICIO 13

RECIBE Y ARCHIVA


FIN

C ARCHIVO DE CONTABILIDAD

DA V


Directorio Directora General Contralor Interno

Director de Asuntos Jurídicos Directora de Planeación, Programación y Presupuesto Directora Académica Director de Operación Regional Director Administrativo Subdirector Académico Coordinador de la Zona I Coordinador de la Zona II Coordinador de la Zona III Coordinador de la Zona IV Coordinador de la Zona V Coordinadora de la Zona VI Coordinadora de la Zona VII Coordinador de la Zona VIII

DA VI


Firmas de Autorización

ELABORÓ

________________________________

Directora de Planeación, Programación y Presupuesto

REVISÓ

________________________________

Directora General del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz

AUTORIZÓ

H. JUNTA DIRECTIVA

_______________________________ Lic. Félix Cisneros Gutiérrez

Asesor de la Oficialía Mayor y Suplente del Dr. Víctor A. Arrendondo Álvarez

Presidente de la H. Junta Directiva y Secretario de Educación de Veracruz

________________________________

Subdirector de Presupuesto y Suplente del

Vocal de la H. Junta Directiva y Secretario de Finanzas y Planeación

________________________________

Vocal de la H. Junta Directiva y Directora General del COBAEV

Documents

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE …...DA III Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz Simbología Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación