Comunicacin efectiva

Manual Alumno

OBJETIVOS DEL CURSO 1

CONTENIDOS DEL CURSO 2 - 13

GUA DE AUTOEVALUACIN 14 - 17

1OBJETIVOS

Conocer los conceptos asociados a la activi-dad de comunicacin efectiva.

Conocer las tcnicas que favorecen la comu-nicacin.

TEMARIO

I.- La comunicacin efectiva.II.- Actitudes que favorecen la comunicacin.III.- Tecnicas para lograr una comunicacin efectiva.

Comunicacin Efectiva

I.- La comunicacin efectiva

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3La comunicacin efectiva es un componente esencial para el xito de la organizacin.

La comunicacin no tan slo es interpersonal, de persona a persona, sino que tambin nos enfrentaremos a comunicacin intergrupal,intragrupal, organizacional y externa.

Todos debemos contar con buenas destrezas de comunicacin, para poder desempearnos en cada una de sus formas.

Lo ms importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de la organizacin.

Comunicacin efectiva

La Comunicacin es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos, entre dos o ms personas. Es un proceso bilateral, un circuito en el cual interactan y se interrelacionan dos o ms personas a travs de un conjunto de signos o smbolos convencionales, por ambos conocidos.

Hay dos trminos que indiscriminadamente utilizamos muchas veces como sinnimos, pero que no lo son, pues su significado es muy distinto, estos trminos son: informacin y comunicacin.

Informar:Es transmitir ideas en un slo sentido, es decir, de manera unilateral. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reaccin o respuesta.

Comunicarse: Es un proceso mediante el cual dos personas se ponen en contacto, intercambiando ideas, de una manera bilateral. El emisor transmite el mensaje al receptor y recibe su respuesta, en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su interlocutor.

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4La comunicacin es una doble va, por la que se transita en ambas direcciones. Es una danza entre el hablar y el escuchar. Implica la transferencia de la informacin y la comprensin resultante entre dos o ms personas. Es una manera de entrar en contacto con los dems, sin la comunicacin no existiran las relaciones humanas.

Es a travs de la comunicacin que conocemos a las dems personas, sus ideas, sus sentimientos, sus valores, hechos y pensamientos.

La comunicacin es el puente de significado entre los seres humanos, que les permite comprenderse y compartir lo que son, lo que sienten y lo que saben. Al utilizar ese puente existe un acercamiento que permite a la gente superar cualquier cosa que los separe.

Es a travs de la comunicacin que coordinamos acciones con otros. La comunicacin no se da en el momento que mandamos informacin, sino cuando sta ya ha sido recibida, interpretada y comprendida. La comunicacin es lo que el receptor entiende, no lo que el emisor dice.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicacin, porque se requiere para acordar el trabajo que se va a realizar y para intercambiar instrucciones que permitan realizar lo correcto para el logro de metas y objetivos.

Hablamos de empresa como una red de compromisos y conversaciones.

5La cooperacin entre los integrantes de un grupo de trabajo, tiene como base la comunicacin, sin ella sera imposible, porque la gente no podra dar a conocer sus necesidades y obtener la comprensin y el apo-yo de los dems.

La toma de decisiones en grupo, requiere de manera indispensable de la comunicacin, sin ella no sera factible el intercambio y la aportacin de ideas, opiniones y sugerencias, que lleven a una buena decisin con la que todos se sientan comprometidos.

Cuando la comunicacin es eficaz, es ms probable que se logre la calidad y productividad, ya que una buena comunicacin tiende a alentar un ptimo desempeo y promueve la satisfaccin de los trabajadores.

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II.- Actitudes que favorecen la comunicacin

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7LAS ACTITUDES QUE FAVORECEN LACOMUNICACIN

Cuando interactuamos con los dems necesitamos, en primer lugar, tener actitudes que favorezcan la comunicacin, podemos abrir nuestros sentidos y disponernos a escuchar y responder con la mejor o, la ms adecuada de las siguientes actitudes:

Actitud Valorativa. Suele aconsejar o aportar respuestas en que se hace referencia a los valores y el deber, muchas veces se dan rdenes.

Actitud Interpretativa. Trata de descubrir los verdaderos motivos de la conducta del interlocutor. A veces suele aclarar, al que comunica, lo que le pasa.

Actitud Exploratoria. Adoptamos generalmente esta actitud, cuando necesitamos ms datos para normar nuestro criterio y tener una idea ms clara de lo que pasa o de lo que piensa o siente el otro.

Actitud Consoladora. Produce respuestas tranquilizadoras, que tratan de reducir la angustia o el sufrimiento.

Actitud de Identificacin. No ofrece soluciones, pero es una presencia clida que brinda seguridad y apoyo al otro y le acompaa en sus preocupaciones o sufrimientos.

Actitud Comprensiva y Emptica. Trata de ponerse en el lugar del otro, no interpreta, no juzga e intenta captar los sentimientos que hay detrs de las palabras del que nos habla. Busca leer entre lneas.

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8Comunicacin efectiva en las organizaciones

Un programa de xito, en las comunicaciones con los empleados, se basa sobre el liderazgo del Director o Gerencia de la organizacin, quien debe estar comprometido filosfica y conductualmente con la idea de que la comunicacin con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicacin, su compromiso trascender al resto de la organizacin.

El compromiso deber ser con una comunicacin en ambos sentidos y no slo unilateral y de manera descendente (como sucede en muchas organizaciones ineficaces), deber tener un nfasis en la comunicacin cara a cara, pero apoyndose con acciones y con todos los elementos grficos, escritos, audiovisuales y en general no verbales que se tengan a mano.

Cuando hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, la credibilidad y confianza aumentan y son el escenario, el clima perfecto, para que la comunicacin eficaz y efectiva se logre.

La Comunicacin Cara a Cara

Siempre que sea posible, se deber utilizar una comunicacin directa, sincera, cara a cara.

Esta forma de interaccin permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentacin ms autntica.

Los gestos, los movimientos y postura corporal, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan informacin sumamente valiosa a la interaccin y confirman o contradicen la comunicacin verbal.

9Otra de las ventajas de la comunicacin cara a cara es, que permite, la retroalimentacin inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversacin, pero requiere de una buena disposicin y habilidades para escuchar, comprender y emitir la accin subsiguiente, que sea necesaria.

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III.- Tcnicas para lograr una comunicacin efectiva

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11SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIN

Aprender a expresarse en forma apropiada, teniendo en cuenta a quien escucha.

Usar una voz cordial y amable.

Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga.

Darle, a la otra parte, la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir.

Aceptar las diferencias de opinin, sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una actitud negativa hacia la otra parte.

Despus de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, no reaccione mecnicamente.

Ya sea que sus decisiones en el momento de la comunicacin resulten correctas o incorrectas, aprenda a vivir con ellas y siga adelante.

Sea cual sea el tipo de lenguaje que utilice y el medio de comunicacin empleado, procure ser simple, sencillo, claro y lo ms concreto posible en lo que dice su mensaje, con el propsito de lograr ser comprensible.

Procure que sus expresiones sean cortas, porque entre ms informacin se comunique es ms difcil mantener al interlocutor atento e interesado.

Una tcnica que se sugiere es usar un trozo breve de comunicacin, apoyarse con ilustraciones (dibujos, ejemplos), repetir y repasar, de nueva forma, lo dicho.

Sea emptico y piense De qu manera puede mi interlocutor entender mejor sto? y busque ser explcito para l (no piense que para usted es fcil, ni d por supuesto que el interlocutor es tan inteligente o ms que usted, y que no tiene que ser tan claro), es mejor ajustarse usted a l y no pretender que l se ajuste a usted.

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12Escuche con efectividad.

Uno de los principales fallos es pretendero fingir que se est prestando atencin, cuando en realidad la mente divaga en otras cosas. La mayora de las personas habla a un ritmo de 125 palabras por minuto. Sin embargo, el cerebro es capaz de manejar hasta cinco veces ms esta cantidad. De ah que cuando alguien habla ms de unos cuantos minutos, el que escucha, a veces sin darse cuenta, empieza a divagar en otras cosas que ocupan su mente porque le interesan o le preocupan, volviendo slo ocasionalmente al dilogo para enterarse someramente de lo que est diciendo el quehabla.

PASOS PARA INCREMENTAR LA HABILIDAD DE ESCUCHAR:

Buscar una postura que sea cmoda para escuchar.

Emplear una habilidad para confirmar que ests entendiendo al otro.

Hsar preguntas o afirmaciones para obtener ms informacin.

Resumir puntos clave de la conversacin de la otra persona.

PUNTOS CLAVE PARA SER UN COMUNICADOR EFECTIVO

Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. l es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.

Luego, sigue el impacto que usted consiga al dar su informacin, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo comn.

13Despus de tener la atencin de su oyente, trate de transmitir su idea con claridad para que los dems le comprendan.

Al exponer sus ideas hgalo en forma segura y con calma. No use palabras que indiquen inseguridad.

Despus de exponer su idea, el oyente querr detalles, entonces usted debe escuchar con atencin, para identificar necesidades y satisfacer las mismas.

Cultive las relaciones personales, use laasertividad y empata.

CLAVES PARA UNA COMUNICACIN EFECTIVA EN UN EQUIPO DE TRABAJO:

Mantngase en contacto siempre. Una buena regla es que nunca es suficiente lo que comunique, siempre que lo haga en forma honesta, abierta y consistente.

Sea claro y preciso. Para tener xito en una comunicacin, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia.

Elija al mejor mensajero. Lo ideal es que para personas diferentes halla mensajes diferentes, dentro de la organizacin.

Renase cara a cara. Cuando le sea posible, renase directamente con su equipo de trabajo. Mejor an, si lo hace ms de una vez.

Fomente un feedback de 360. La comunicacin no puede ser solamente de arriba hacia abajo.

Espere lo imprevisible. Lo imprevisible est destinado a ocurrir. La comunicacin ser ms fluida si usted cuenta con un plan de respuesta adecuado.

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Gua de Autoevaluacin

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La siguiente gua de autoevaluacin permitir poner en prctica los aprendizajes desarrollados durante el curso.

1.- Cules son las actitudes que favorecen la comunicacin?

a) Actitud valorativa.

b ) Actitud interpretativa.

c) Actitud exploratoria.

d) Todas las anteriores.

CURSO: Comunicacin Efectiva.

NOMBRE : FECHA : / /

FACILITADOR: PTJE: NOTA:

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2.- Tratar de descubrir los verdaderos motivos de la conducta del interlocutor, esta

definicin corresponde a:

a) Actitud interpretativa.

b) Actitud valorativa.

c) Actitud exploratoria.

d) Ninguna de las anteriores.

3.- Qu incrementa la habilidad de escuchar?

a) Adoptar cualquier tipo de postura.

b) Usar preguntas o afirmaciones para obtener informacin.

c) Exponer sin consultar a los oyentes.

d) Evitar evaluar a los participantes.

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4.- Para evitar riesgos de atrapamiento debo:

a) Inspeccionar el terreno de operacin.

b) Trabajar en cualquier superficie de trabajo.

c) Modificar dispositivos de seguridad.

d) Realizar mantenciones con la maquinaria energizada.

5.- Cuales son las causas principales para los riesgos de contacto con energa elctrica:

a) Desconocimiento de cableado en terreno (omisin de planos).

b) Alimentacin elctrica deficiente.

c) Trasladar cargas cerca de lneas energizadas.

d) Todas las anteriores.

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