CONJUNTO RESIDENCIAL BILBAObilbaoph.com/wp-content/uploads/2019/06/Acta-Bilbao-FINAL.pdf · día 4 de abril del 2019 en el salón del conjunto residencial Bilbao, por otro lado, el

CONJUNTO RESIDENCIAL

BILBAO ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

LISTADO DE ASISTENCIA

Sección Apartamento Propietario Apoderado Hora

Llegada

Id

Tarjetón

Torre:

1

201 CARRERA TAPICHA

CARLOS ARTURO

Apoderado 19:08:00 E3AE42

Torre:

1

Torre:

2

203 ARCILA NARANJO

SANTIAGO

Propietario 18:59:00 E31688

301 SALDARRIAGA GOMEZ

ADOLFO

Apoderado 18:40:00 E27FA8

302 ROMERO ARIZA JULIO

GUILLERMO

Apoderado 18:50:00 E31616

401 DAZA DIEGO F. / DAZA

MARIA


402 ENCISO DE LLORENTE

SONIA


403 ANA MARIA NUÑEZ

LALINDE

Apoderado 18:41:00 E3163A

501 BUITRAGO FABIO /

AMEZQUITA AURA

Propietario 18:49:00 E2F9BB

502 GUTIERREZ VARGAS

GISELA

Apoderado 18:45:00 E2F9B1

503 APONTE PATIÑO

BLANCA INES

Propietario 19:41:00 E2F9A5

601 VERA LUIS JESUS / OLGA

BEJARANO

Propietario 18:38:00 E27E5A

701 RAFAEL CRESPO PEREZ /

MARIA

Apoderado 19:30:00 E31DAE

702 ECHEVERRY MARIN

CORNELIO / ANA

Propietario 18:37:00 E2FA3F

801 CUELLAR TARAZONA

GISELLE

Propietario 18:46:00 E36D06

802 VARGAS JARAMILLO

JUAN CARLOS


803 THROUT GUARDIOLA

MILDRED

Apoderado 19:11:00 E3152D

901 AMAYA HIDALGO MARY

RUTH

Propietario 18:40:00 E27FA8

902 LEYVA MIRANDA MARIA

CRISTINA

Propietario 18:48:00 E26C76

903 MORENO SILVIA / ANA

MORENO

Propietario 18:44:00 E2F8EA

205 MEGUAL MAURICIO /

NANCY

Propietario 18:48:00 E27E63

Torre:

2

206 VILLAMIL ANDRES /

MORENO LADY

Propietario 18:54:00 E36D2F

Torre:

3

207 PALACIOS RAMIREZ

CARLOS

Propietario 18:43:00 E36D5B

208 NOVOA BERNAL JAIME

HERNANDO


209 REYES EDUARDO Propietario 18:51:00 E27E42

210 BOLAÑOS GABRIEL Propietario 19:26:00 E36E08

212 REYES GUERRERO JHON

MARIO -

Propietario 19:08:00 E2FA3D

305 GARZON BARRERO JUAN

PABLO

Propietario 18:37:00 E2F99E

306 DE TRUJILLO LILI CELY Apoderado 19:11:00 E31599

307 ANGULO R. NELSON

XAVIER

Apoderado 18:50:00 E26C09

308 SUAREZ JAVIER / DIANA

ARAGON

Propietario 18:57:00 E2F9A0

309 ALVAREZ PIÑERES

MARIA

Propietario 18:55:00 E31D6C

310 RAMOS DE ARAGON

PATRICIA

Propietario 18:41:00 E3A8EE

311 LOZANO DANIEL F. /

SANDRA V.

Propietario 18:51:00 E2F926

312 CAMACHO ACERO IVAN Apoderado 18:48:00 E27E50

405 GARRIDO RICARDO /

GEGNY T.

Apoderado 18:49:00 E27F43

406 JOYA GLORIA / SONIA

JOYA

Propietario 18:51:00 E3EFB1

407 ZALDUA CORREDOR

BEATRIZ


408 AGUILAR CARLOS /

BERTHA SELIGMAN

Propietario 18:30:00 E2FA3C

410 COTES LEON

ESPERANZA


411 HERNANDEZ ANDRES /

DERLY

Propietario 18:44:00 E2F96D

412 GUZMAN URIEL

EDUARDO


505 ANGULO CARMONA

RAFAEL ANGEL


508 URIBE MARQUEZ DIANA

PATRICIA


510 CHACON HERNANDEZ

JAIME


511 PARRA GUSTAVO /

FABIOLA DELGADO

Propietario 19:57:00 E3AD99

512 DANIELA CARDOZO -

VALENTINA


605 CASTRO ROBLEDO

ISABEL


607 SIERRA MURCIA SONIA

PIEDAD


608 CARDENAS CARLOS /

MARIA


609 POLO BOSSIO PATRICIA Apoderado 18:49:00 E2F8F0

610 ACEVEDO ARNOLD /

ALICIA ACEVEDO

Propietario 19:02:00 E3AD4E

611 TABARES FREDY / DERY

CONTRERAS


612 GOMEZ MAYA ALICIA Propietario 18:44:00 E315DC

705 GOMEZ PIZARRO

DANIEL


706 LATORRE CARDENAS

SARAY MILENA


707 SOLARTE SANTOS

DAYANA


708 SUAREZ CARLOS /

SHELY ORJUELO

Apoderado 18:51:00 E27F4E

709 VERGARA APONTE

LILIANA

Propietario 18:48:00 E3151A

710 GOMEZ DE MORA INES

ELVIRA

Apoderado 19:24:00 E27E9F

711 MARTINEZ PATARROYO

CAMILA MARIA


805 VARGAS HEDIN

FERNANDO

Apoderado 18:53:00 E27E89

806 DIAZ CARLOS / CARMEN

VILLAREAL


807 SANCHEZ VILLAMIZAR

MARIA DEL


808 ORTIZ EDGAR / DIANA

GUEVARA

Propietario 19:30:00 E3A8C2

810 SUAREZ ERNESTO /

CLAUDIA PEREZ

Propietario 18:56:00 E27FC8

811 RAMIREZ VELEZ NUBIA

ESPERANZA

Propietario 18:50:00 E27EBD

812 MORALES AGUIRRE

JESUS DAVID

Propietario 19:52:00 E27FAC

905 RODRIGUEZ RAFAEL /

OLGA AMAYA

Apoderado 19:13:00 E3167E

906 PASTAZ CORTES

MONICA ROCIO

Propietario 19:48:00 E3AE36

907 GOMEZ ALBEIRO Apoderado 18:32:00 E27F41

908 QUIÑONES MUÑOZ

MARIA IVETTE


909 CORZO CAMACHO

OSCAR JULIAN


910 CRUZ FAJARDO NANCY

IVONNE /

Propietario 18:43:00 E36DA3

912 GARCIA LUIS / RAMIREZ

ANGELICA

Apoderado 18:38:00 E3A8BB

213 BUSTAMANTE JUAN

SEBASTIAN

Propietario 19:41:00 E315EA

Torre:

3

Torre:

4

214 RUBIANO CUBILLOS

MARTHA CRISTINA


217 SILVIO TORO TORO Propietario 18:49:00 E31653

218 CHAVEZ MARIA

EUGENIA


219 SALVADOR DE LA ROSA Propietario 18:49:00 E26C7F

313 SANTANDER VASQUEZ

ANA VICTORIA


315 RICO CLAVIJO MIGUEL Apoderado 18:33:00 E31580

316 ESTRADA LUIS

FERNANDO


317 LEON QUINTERO DIEGO

FERNANDO

Propietario 19:00:00 E27EDF

318 ROCHA CARLOS

ARTURO

Propietario 19:10:00 E3152D

319 ZAPATA ROBINSON /

MARTHA DAELIA

Propietario 19:18:00 E2F9C9

320 PIRAGAUTA ALVAREZ

MARY YAZMIN

Propietario 19:16:00 E3158C

414 ALDANA JOSE L. / DIANA

DALLOS

Apoderado 18:50:00 E27EA5

415 CASTILLO LIZ ADRIANA /

MONICA

Apoderado 18:50:00 E27EA5

416 TRIVIÑO MARIA

ANGELICA


420 SOLANO JAIME / JUAN

CAMILO /

Apoderado 18:45:00 E27E8C

513 MEJIA LOPEZ CLARA

ANDREA

Propietario 18:39:00 E27EB9

515 MURCIA JUAN CAMILO /

ALBA LUZ

Propietario 18:54:00 E3A940

516 RUIZ AREVALO YUDY

ELIANA


517 DIAZ OSCAR / KATERINE

RICO


518 CELY DE TRUJILLO LILI Apoderado 19:11:00 E31599

519 CASTELLANOS

SANTAMARIA DIEGO


520 HURTADO PARRA

HOLMER SAMIR


613 CASTRO CRISTIAN /

NATALIA ALVAREZ

Propietario 19:12:00 E27EE4

614 CORONADO GUTIERREZ

RODRIGO

Propietario 18:46:00 E3EEF2

615 CONTRERAS DE

RODRIGUEZ


616 SERRANO HENRY /

DIANA SERRANO


618 RUIZ BLANCA ROSALBA Propietario 18:51:00 E31630

619 GALLEGO LIBARDO Propietario 18:50:00 E2FA21

620 GARCIA MANUEL /

MARCELA ORTIZ


713 TORO FABIOLA /

HUMBERTO

Propietario 19:18:00 E3168F

714 GUTIERREZ MARTHA /

JEAN PIERRE


715 CABREJO DE BASTIDAS

SILDANA

Apoderado 18:43:00 E3A88E

717 BONILLA RODRIGUEZ

MARIBEL

Propietario 19:00:00 E3AD9E

719 LANDA RICARDO Propietario 19:30:00 E3A8E0

720 MUÑOZ GUILLERMO /

MONICA BUSTOS

Propietario 20:08:00 E3A96B

813 BALLESTEROS ADRIANA Apoderado 19:29:00 E26CF6

815 PICO DIANA PATRICIA Propietario 18:30:00 E3165C

816 DE VIVERO MARIO A. Apoderado 19:19:00 E27ED4

817 SANCHEZ ANDREA /

PABLO CASTRO


818 URIBE CAMARGO

ORLANDO

Propietario 19:46:00 E26BA2

819 CAÑAVERAL ARDILA

ALEJANDRO


820 POLANIA JESUS

ERNESTO


914 GY LENSSENS NICOLAS Apoderado 18:56:00 E3EEEE

915 MEJIA NARANJO WILSON Propietario 19:02:00 E31671

916 RUBIO MALDONADO

GERMAN

Apoderado 19:19:00 E3158E

919 MARTINEZ CAMILO Apoderado 18:49:00 E2F9BB

222 JIMENEZ GARZON JULIO

CESAR


Torre:

4

225 PROMOTORA BILBAO

S.A.


226 YARA PAOLA Propietario 18:51:00 E31522

228 TORRES MACIAS

FERNANDO


321 CORREDOR DE

MARULANDA

Propietario 19:14:00 E31DAD


S.A.

Propietario 20:25:00 E2F9D1

323 BERNAL LINA MARIA /

BERNAL


324 PARRA LIBIA Propietario 19:35:00 E3A8D6

325 PROMOTORA BILBAO S.A Propietario 19:16:00 E31DE4

327 MENGUAL PATERNINA

DEYDER


421 LUIS IGNACIO MEDRANO

PARRA

Propietario 18:59:00 E36DF7

422 RIVEROS DE CARDENAS

MARTHA INES

Propietario 18:58:00 E2F91B

423 BAUTISTA LOPEZ

VLADIMIR



S.A.


425 PINZON HURTADO YUDY

CLEMENCIA

Propietario 18:30:00 E3EF9A

427 MARIA REBECA LARA

DE INFANTE


428 BEJARANO JUAN

MANUEL

Apoderado 18:41:00 E357D6

521 RODRIGUEZ GARCIA

JOSE

Propietario 19:16:00 E26CE5

522 SALAZAR MAURICIO Apoderado 18:38:00 E27E5F

524 GUAYACUNDO

MARTINEZ PAOLA

Propietario 19:05:00 E26C9B


S.A.



S.A.


528 CEBALLOS MEJIA MARIO

HERNAN

Propietario 18:58:00 E3151C

622 ANDRADE SANDRA Propietario 18:54:00 E27E70

623 CARDENAS RIVEROS

DIANA

Apoderado 18:58:00 E2F91B

624 MEJIA CARMEN ROSA /

VICTOR


625 ESTUDIO GABRIEL MESA

ABOGADOS

Propietario 19:27:00 E2F9DA


S.A.

Propietario 18:31:00 E315D1

627 CADAVID ALIMA MARIA Propietario 18:51:00 E315ED


S.A.


721 ANDRADE CARLOS Propietario 18:54:00 E27E70

723 CASANOVA HERNANDEZ

CARLOS Y/O


724 CARRILLO RIVERA

CLAUDIA PATRICIA

Apoderado 18:35:00 E27F0C


S.A.

Propietario 19:13:00 E3AE0B


S.A.

Propietario 18:50:00 E3159D


S.A.


821 ROZO PEREIRA BRYAN

FELIPE

Propietario 18:38:00 E26BB7


S.A.


823 LIZARAZO LUIS

ANTONIO

Propietario 18:51:00 E36D2A


S.A.

Propietario 19:14:00 E3ADBF

825 ANA MARIA CAÑON

AMAYA


826 RIVERA CEBALLOS

SALVADOR

Propietario 19:19:00 E2F94D

827 CORREA NEIRA LUIS

RAMIRO

Apoderado 18:34:00 E3AE1F

828 RODRIGUEZ GARCIA

JOSE

Propietario 19:16:00 E26CE5


S.A.


923 FERNANDEZ RICAURTE

BLANCA LILIA

Apoderado 18:40:00 E27FB6


S.A.



S.A.


926 GARCIA ANDRADE JOSE

GABRIEL

Propietario 18:30:00 E3A8D5

927 CUADROS MARIA

CAROLINA

Apoderado 18:47:00 E3162B

INICIO DE ASAMBLEA

Carlos Cuellar, Representante legal: Agradece la participación, asimismo añade que sabe

que el salón no tiene las dimensiones adecuadas y que se está realizando el mayor esfuerzo

por eso llama al orden y la compostura para que todos los asistentes puedan escuchar y

participar, solicita a una persona de logística que se ubique en la parte final del salón. Luego

se presenta como representante legal de HSG. Denota el tiempo que lleva a cargo como

administrador y que está el servicio de ellos para asesorarlos. Él informa que hay un quorum

del 58.06 y que, aunque sigue entrando gente ya se puede dar por iniciada la asamblea,

anuncia que de acuerdo al artículo 39 de la ley 675 del 2001 se convocó la asamblea para el

día 4 de abril del 2019 en el salón del conjunto residencial Bilbao, por otro lado, el advierte

que con base en el artículo 61 de la misma ley que de no reunir el quorum se deberían reunir

en segunda convocatoria el día 9 de abril del 2019.

LECTURA ORDEN DEL DIA

VERIFICACIÓN DEL QUORUM

Carlos Cuellar administrador: El quorum es del 61.48% y que se puede pasar al punto

número 2.

INSTALACIÓN DE LA ASAMBLEA POR PARTE DEL PRESIDENTE DEL

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Carlos Rocha apto 318: El desea aclarar tres puntos, el primero es que el artículo 61 de la

ley 675 no es el que habla de una segunda convocatoria si no el 41 segundo que, no es una

asamblea extraordinaria si no asamblea ordinaria de segunda convocatoria y por último que

el punto 6.3 del orden del día no se puede hablar de un dictamen de revisoría fiscal ya que,

es un informe.

Carlos Neira: Se presenta como el presidente del consejo de propietarios da por iniciada la

asamblea.

ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA

Carlos Neira: Se postula de la torre 3, apartamento 317.

Carlos Palacios: Se postula de la torre 2, apartamento 208

Carlos Cuellar administrador: Indica que la opción 1 en el control es para el señor Carlos

Neira y la opción 2 es para el señor Carlos Palacios.

928 FUENTES CORTES

CARLOS MAURICIO


Elección presidente de la asamblea

Se tienen 139 votos totales con un quórum de 64,46%

30 votos con la opción “2” de Carlos palacios con un coeficiente de 13.86%

109 votos con la opción “1” de Carlos Neira con un coeficiente de 50.6 %

Carlos Cuellar, administrador: Dice que en decisión democrática queda como presidente

de la asamblea el señor Carlos Neira. Como no hubo un postulado por unanimidad la

Administración queda como secretario de la asamblea.

APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

Carlos Cuellar, administrador: Se somete a votación el orden del día.

Aprobación del orden del día


134 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 62.13%

6 votos con la opción “No” con un coeficiente de 2.69 %

APROBACIÓN DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA

Carlos Cuellar, administrador: Solicita que se postulen 3 personas para que apliquen al

cargo de la comisión verificadora del acta en donde deberán garantizar el contenido del acta.

Jairo Pinzón torre 4, apartamento 925

Jesús Vera torre 1, apartamento 601

Liliana Vergara torre 2, apartamento 709

LECTURA Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA

Carlos Cuellar administrador: Da lectura del reglamento de la asamblea.

Carlos Rocha, apartamento 318: Afirma que hay imprecisiones en el reglamento de la

asamblea, ya que no es asamblea extraordinaria es asamblea ordinaria y extraordinaria.

Además, según el artículo 58 del manual de convivencia no puede ser aplicado por tal razón

no se puede aplicar multas porque no está previsto en el reglamento de manual de

convivencia. Frente a la ley 675 habla es del reglamento de propiedad horizontal que es la

ley de la copropiedad, el manual de convivencia es invalido le dejó esa constancia.

Carlos Cuellar administrador: La ley 675 en ninguna parte establece el valor de las

acciones ni las razones por las cuales se pueda colocar sanciones económicas. El reglamento

de propiedad horizontal en algunas lo dice en otros no, recuerden que el reglamento de

propiedad horizontal es una regulación que realiza el constructor para el proyecto

determinado y los relatos de propiedad horizontal son únicos para cada proyecto, sin

embargo, cuando ni la ley, ni el reglamento lo explica si se puede normalizar o regularizar a

través de normas estatutarias. Es decir, el contenido en el manual de convivencia, sin

embargo, quién aprueba el manual de convivencia es la asamblea. Genera que ese artículo

tenga validez y que las multas tengan validez jurídica y legal.

Como representante legal cumple con dar la información que desde la compañía se conoce

esta situación, Para dejar constancia.

Aprobación del reglamento de la asamblea


112 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 51,79%

39 votos con la opción “No” con un coeficiente de 17,8%

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

Presidente de la asamblea: El primer punto, especificar las dos entradas una en la calle 141

#9 -85 y la otra es la carrera 11 #140-36. El segundo punto, menciona las distribuciones de

las cuatro torres y los diferentes coeficientes de administración. Informa como está

conformado el conjunto. Nombra a los integrantes del consejo los cuales son: Nubia

Esperanza Ramírez Vélez, María Elena Fernández Ricaurte, Liliana Vergara, Javier

Hernández matute, Jaime Novoa, Manuel José Salazar Sánchez, Uriel Guzmán y Carlos

Neira.

Informa que se van a nombrar 3 cifras puntuales: una que es el 95% de las reuniones con las

que contó el consejo, y efectuó el consejo donde hubo participación en todas. La siguiente

cifra es el 45% que es la información necesaria que necesita cualquier consejo de

administración, desafortunadamente no tenían información disponible histórica y tuvieron

que construirla y recuperarla. La tercera y última ha sido el 78% de las personas encuestadas

mencionan que desconocen los manuales de convivencia donde habitan. Asimismo, añade

que si tuvieran claro el manual de convivencia en sus primeras 14 páginas el sentido común

se despertaría mucho más fácil y vivirían mucho más tranquilos.

INFORME DE ADMINISTRACIÓN.

Carlos Cuellar, administrador: Se presenta como el representante legal de una compañía

especializada en propiedad horizontales. La cual se creó en el año 2014 y hoy está entre las

10 primeras empresas más grandes de Bogotá en propiedades horizontal. También aclara que

su compañía tienes más de 20 proyectos en la ciudad de Bogotá. Aclara que es algo muy

difícil porque el mayor problema que tiene cualquier compañía administración o cualquier

administrador es el tema de comunicación. Ha trabajado en nuevas estrategias para tratar de

mejorar los canales de comunicación. Tienen también una coordinación de operaciones, es

una persona que se llama Alejandra Lobatón, es ingeniera industrial y la función de ella es

garantizar que el trabajo de Ramón y Valentina cumpla con los estándares de servicio que se

quiere como compañía, ella da una revisión mensual donde válida que la oficina se encuentre

de la manera adecuada, que el archivo este rotulado. Añade que Ramón es tecnólogo del Sena

en propiedad horizontal este se encarga como administrador delegado.

Se identificó varios aspectos temas de aseo, se realizaron algunos mantenimientos con unas

brigadas de limpieza para poder mantener un estado diferente, también mantenimiento de las

porterías con un proceso de sellado del piso para recuperar el brillo y la calidad del mismo,

además, ellos hicieron una brigada de los ascensores, el mantenimiento del jardín tenía un

espacio que no estaba funcionando y operando, por último, la instalación del video portero.

El tema de los brazos de las puertas se tenían un brazo mecánico y lo recomendado es un

brazo hidráulico. Añade que, desde la página de la copropiedad podrán pagar la

administración mucho más fácil sin hacer temas de trámites bancarios. Por último, explica a

los copropietarios como se debe usar la página web para acceder a los diferentes servicios

que esta ofrece.

Mauricio Acero, torre 3 apartamento 806: Él pregunta que ¿Cuál es la función primordial

de ponerle un candado a los parqueaderos si ellos tienen un uso exclusivo para utilizarlos?

Carlos Cuellar, administrador: Informa que no todas las personas de la copropiedad le

estaban dando un buen uso a los parqueaderos por que dejaban los vehículos botados por días

o semanas enteras sin que apareciera un responsable, con eso buscaban tener un mayor

control ya que, se tiene que tener claro quién lo dejó, cuánto tiempo lleva, y De dónde es.

Mauricio Acero, torre 3 apto 806: Afirma que, se hizo una arbitrariedad porque todos los

parqueaderos no tienen la misma dimensión entonces, ante ello pues son muy angostos y las

puertas pegan unos carros contra otros, sin embargo, viendo la posibilidad de eso pues uno

utiliza el estacionamiento de atrás. No todos tienen la misma dimensión, pero para los que

tienen este tipo de estructuras pues es más complicado.

Carlos Cuellar, administrador: Dice que es una excepción ya que, toman la medida para

el beneficio de la copropiedad. El problema radica que no hay una equidad porque hay

personas que, si pagan por el servicio de parqueadero, para que otro propietario lo use sin

pagar.

Carlos Palacios, apartamento 208: Dice que no se entiende el concepto de visitante, y deja

claro que el visitante, no es el que viene cada 15 días y se queda otros 8 días. O sea que, viene

periódicamente. Un visitante es una persona que viene muy ocasionalmente

Deiver Bengala, apartamento 205: Como dice Carlos Palacios los toman como propios y

manifiesta que al preguntar de quién es el carro no dan razón entonces, es complicado porque

todos deben pagar. El problema se presenta desde noviembre.

Carlos Cuellar, administrador: Informa que el tema ha superado el tiempo asignado.

Persona sin identificar: Solicita saber quién es el que hace mal uso de los parqueaderos.

Carlos Cuellar, administrador: Informa que se va a hacer un seguimiento y un llamado

atención porque en propiedad horizontal existe algo que se llama usos naturales de los

espacios y hay bienes que tienen un uso natural. La administración las identificará, empezará

a enviar las cartas y aplicará los correctivos junto al consejo de administración.

Javier Hernández: Propone poner unas reglas para el uso del parqueadero de visitantes ya

que, no pueden ir a lo arbitrario.

Persona sin identificar: Dice que la impermeabilización de las terrazas solo se hicieron en

los ascensores. En el apartamento se está entrando el agua, en la alcoba principal por tema

de filtración en la terraza.

Ramón Lambona: La administración inicia la impermeabilización de las torres evaluadas y

afectadas afirma que, hay varios apartamentos que presentan el mismo inconveniente con el

tema de las fachadas y por impermeabilización. Lo que la administración quiere es investigar

Cuáles son las más afectadas y poder tratar de una vez con el tema, lo primero que se va a

hacer es, tratar el tema de la filtración y luego impermeabilizar toda la torre desde afuera pero

evidentemente se necesita del presupuesto.

Carlos Cuellar, administrador: Dice que las constructoras entregan las áreas comunes con

fichas técnicas de los espacios, en las cubiertas se entrega una ficha técnica sobre el tipo de

impermeabilización que tiene, ahí mismo se establecen temas de mantenimientos y cada

cuánto se le hace el mantenimiento. Afirma que van a intervenir los inconvenientes de

filtración en los próximos 60 días. Además, se hará una estructura de costos para saber el

precio del mantenimiento, eso lo realizarán en dos etapas. La primera etapa es identificar los

apartamentos con problemas. En segundo lugar, hacer un análisis integral de todas las

cubiertas de las dos torres para ver en qué estado se encuentran y qué tipo de mantenimiento

se necesita.

Carlos Cuellar, administrador: Dice que la administración tiene un presupuesto limitado,

Su política es no me comprometerse en hacer todo porque seguramente no se podrá cumplir,

pero se compromete a que van a hacer una cosa a la vez y que cosa que inicien la finalizará

de la mejor manera.

Ignacio Medrano Torre 4 apartamento 421: Tiene una duda acerca de la demanda que se

tiene con la constructora y cómo va ese proceso en que se ha invertido el dinero. Añade que,

hay un problema con las tarjetas de acceso ya que, sirven en algunas entradas y en otras no.

Carlos Cuellar administrador: En cuanto al tema de las tarjetas, el problema es el tipo de

instalación que tiene el conjunto y es que no cumple con unas normas básicas de instalación

técnicas, además, hay demasiados cables y entrar hacer una reparación es muy complejo

puede causar daños, lo que recomienda que la mejor opción es reemplazar todo el sistema.

Presidente de la asamblea: Informa que sobre la demanda que tienen contra la constructora,

esa demanda si bien se radicó en su momento, y lo primero que hicieron fue contactar

abogados los cuales no realizaron bien su trabajo y no hubo una respuesta por parte de ellos

al punto que tuvieron que hacer un cambio de abogados. Ellos lograron la contratación de

otro y esperan que realice una investigación completa para que les pueda dar un diagnóstico.

Él informa que el diagnostico sale para el mes de abril. Además, añade que consultó con otro

abogado para que los temas de las asambleas se realicen por la página web si se completa un

quorum de personas inscritas.

En cuanto al tema de pavimentación dice que el tema ya lo maneja la secretaria de movilidad

donde les comunica que sobro un presupuesto del año anterior y que lo van a usar para mapear

el lugar, asimismo informa que también en el comunicado oficial dice que no se había

reparado antes por que no era una vía principal y tenía muy poco flujo vehicular. Para

finalizar el comunicado les informa que la calle le realizará el proceso de pavimentación en

el primer semestre del 2019 y el consejo está realizando el respectivo seguimiento para que

cumplan con el conjunto.

Carlos Cuellar, administrador: Cuenta que su compañía a la cual pertenece, tiene una gran

experiencia en todo lo que tiene que ver con constructoras y prestarán una asesoría con un

arquitecto llamado Héctor Peláez sin ningún costo en cuando a la demanda de la constructora.

Henry Romero, Torre 2 apartamento 807: Dice que, el tema de la auditoria, qué ha pasado

con eso, además de otros temas como los derechos de petición y las acciones de tutela porque

ese fue un compromiso para que mejorará la convivencia.

Presidente de la asamblea: En cuanto al informe de la auditoria que se entrego acerca de

todas las cuentas de Bilbao están en perfecto orden, en cuanto al tema de convivencia y de

los derechos de petición se tiene pensando la contratación de un abogado por que ellos

quieren que todos los derechos de petición que lleguen sean seleccionados y se cobren porque

no se están tomando en serio.

Carlos Cuellar, administrador: Dice que los derechos de petición tocan tener cuidado

porque hay una jurisprudencia de un riesgo psicosocial, el cual aplica sin que exista un

vínculo laboral, por esta razón es que estos derechos generen afectaciones que se puede

reflejar en lo económico. Añade una invitación a trabajar en comunión y en una convivencia

amigable.

Presidente de la asamblea: En cuanto al tema de las fachadas afirma que es un tema

complicado y que se tendrá que revisar el presupuesto y se determinará por parte de la

asamblea si se puede solucionar. Sin embargo, esto se alcanzó a hacer ya que, era prioritario.

Como lo eran el tema de las motobombas, el tema de pintura de las zonas comunes, las

puertas de los ascensores, pero la fachada es algo que se comprometen a realizar.

Henry romero Torre 2 apartamento 807: Pregunta qué ha pasado con la revisión de los

ascensores.

Presidente asamblea: En cuanto a la revisión informa que están cubiertos por una

certificación, donde en el diagnóstico les informan que se deben llevar acabo arreglos

menores, argumenta que están cubierto por que tienen un periodo de 6 meses para hacer las

adecuaciones, los cuales son los cambios de asbestos de cada ascensor.

Carlos Rocha del apartamento 318: Pregunta qué acciones se van a tomar frente a los

contratos que se hicieron en la administración pasada como lo son, el mantenimiento de las

puertas de los garajes, asegura que el mismo revisa el contrato y ofrecen un año de garantía,

lo trae a colación ya que las puertas están dañadas totalmente. Adicionalmente, cuando las

adecuaron todos sus procesos afectaron la fachada de los edificios.

Presidente de la asamblea: Responde que no tiene el conocimiento del contrato para

entender que fue lo que paso y si existían póliza le afirma que, es uno de los temas que se va

a revisar en compañía de su asesor jurídico Luis Usaquén, y le ofrece que revisen el contrato

en un plazo de 45 días pasada la asamblea.

DICTAMÉN DEL REVISOR FISCAL

Revisora Fiscal: Explica que el dictamen es realizado en base a los estados financieros y se

dictaminan según la norma internacional de auditoria 700.

Las reuniones del consejo ordinarias y extraordinarias, donde se presentó la revisora fiscal

pertinentes por el consejo, informa que en el artículo 15 se habla de la constitución de pólizas

efectivamente, la copropiedad cumplió esa póliza pero la encontraron vencida en la fecha de

17 de octubre del 2018 sin embargo, se pidió una prórroga de dos meses ya que el conjunto

no se encuentra con un avaluó actualizado, por consiguiente, el último que se realizó fue en

el 2016 entonces, avisa que el consejo por estas razones decidió tomar esa prórroga, añade

que el conjunto no está asegurado por el mismo tema del avaluó desactualizado.

Presidente de la asamblea: Desea explicar acerca del avaluó y que el conjunto se encuentra

bajo una cuarta prorroga, como no se puede hacer un avaluó este conjunto se encuentra

infravalorado. El afirma que no hay que buscar un culpable sino, lo más pronto posible

realizar el avaluó pertinente, pero solo la asamblea es la que tiene que aceptar y decidir cómo

se resuelve ese tema.

Torre 4, apartamento 421: Comenta que algunas compañías ofrecen sus avalúos a mitad de

precio.

Presidente asamblea: Dice que tuvieron 3 propuestas de compañías que les ofrecían ese

servicio, pero cuando se le pregunto a un experto en el tema se conoció que esos avalúos no

tienen una certificación que se necesita, y es por eso que el abogado del conjunto compartió

el nombre de otras compañías las cuales si certifican este mismo.

Revisora Fiscal: Menciona el fondo de imprevisto que cuando llego a hacer la revisión

encontró que este está causado pero no estaba apropiado, a partir de julio se empezó a

apropiar correctamente, por esta razón el conjunto tiene una cuenta en av. villas donde se

tiene monetizado el fondo de imprevistos, añade con respecto a esto que algunos rubros han

incrementado, sin embargo resalta que cuando se hizo el análisis del presupuesto, este lo

hicieron con un descuento muy bajo de lo normal, esto genera una sobre ejecución de

$14.850.000, y ella les pide que tengan en cuenta que esto lo ajustaron al descuento.

Comparte que la cartera del conjunto corresponde a 2 meses de facturación teniendo un valor

de $94.000.000, hace énfasis que la cartera es el rubro más importante de las copropiedades

ya que, si se tiene una cartera alta. Realizó una circulación de cartera de 57 cartas la cual solo

respondieron 7. Para finalizar, les hace una invitación que para tener una buena gestión

dependiendo de cada persona.

En cuanto al sistema de seguridad y trabajo la ley 1111 ya la abolió la resolución 032 del

2019 donde especifica qué debe tener el sistema de gestión y seguridad en el trabajo teniendo

empleados directos o no. En enero, ya se pudo evidenciar que vino la empresa que les hizo

la inspección a los ascensores y pues están ahí en el proceso como ya lo mencionaba sin

embargo las puertas eléctricas aún no se inicia con ese proceso de políticas contables

efectivamente.

Los estados financieros están en Norma internacional de Norma CIIF, pero dice que el

conjunto no cuenta con las políticas contables, sin embargo, se revisó todo el tema de cómo

se encuentra con la DIAN y se vio que la copropiedad tenía una deuda de $104.000 y una

retención en la fuente en el 2014, después de ponerlo en manos de la contadora obtuviera la

paz y salvo por parte de la DIAN. Añade que, las copropiedades no están obligadas hacer

retención en la fuente.

En cuanto al Software no es un programa muy amigable para las copropiedades casi la

mayoría copropiedades utiliza Sisco, adicionalmente, el conjunto maneja un presupuesto que

se maneja en Excel y en las revisiones que hacen de rutina evidenciaron que mucha de la

contabilidad no estaba registrada.

Con respecto a la responsabilidad de los estados financieros es tanto la administración como

del revisor fiscal. La administración se encarga del control interno, además de todas las

actividades y todos los servicios que van a prestar. Hace las estimaciones razonables que

considere a los movimientos de la propia, por otro lado, el revisor fiscal planifica y ejecuta

una revisión de los estados financieros basados en las normas internacionales de auditoria

añade que, las operaciones contables si se ajustan al reglamento y existe concordancia con

los estados financieros. Los estados financieros tomados fielmente de los libros y la

contabilidad, adjuntos a este dictamen presentan en forma fidedigna y razonable con todos

los aspectos significativos a la situación financiera del conjunto residencial Bilbao al 31 de

diciembre del 2018. Los resultados de las operaciones reflejados en los estados de ganancias

y pérdidas por el período terminado, esa fecha de acuerdo con las normas de contabilidad y

la información financiera.

Torre 1, apartamento 501: Entiendo que, en balances anteriores se presentaba un rubro de

dinero aportado, un contador que realmente no registra a tiempo, los afectados les creo una

cuota plena y además le tiene generando interés, inclusive esa cartera morosa no es de

$9.600.0000.

Revisora Fiscal: Afirma que las consignaciones por identificar se encuentran en un rubro

que se llama a otros pasivos y como dice el propietario eso son pagos que hicieron ustedes,

que no están identificados. Pero cuando se hizo la circularización efectivamente era para que

se acercarán con sus cuentas, con sus estados de cuenta a la administración. Pero no se pueden

quitar esos rubros si, los copropietarios no se acercan con los debidos soportes.

Carlos Rocha 318: Reclama que no es cierto lo que dice la revisora sobre el abogado Lucas

Gutiérrez que a él le gusta su gestión, y que la administración siempre lo cito en varias

ocasiones y nunca lo atendieron, añade que ofreció sus servicios como abogado y nunca lo

tomaron en cuenta, en cuanto a la cartera dice que tienen un presupuesto muy inflado porque

si hay tanta plata en la cartera es porque no sobra la plata.

Revisora Fiscal: Afirma que audito el periodo entre enero de 2018 y diciembre del mismo

año y explica que su apreciación sobre el abogado Lucas es porque nunca recibió un informe

por parte de él en el periodo ya nombrado.

Ignacio Medrano Torre 4 apartamento 421: Informa que él se acerca en varias

oportunidades a la administración solicitando los libros contables para revisarlos antes de la

asamblea y la respuesta de la administración es que no estaban impresos y que aun así se

permitió convocar a la asamblea. Pregunta a la revisora si en ese momento tenía los libros

contables impresos.

Revisora Fiscal: Afirma que, los libros si están impreso hasta el mes de noviembre y se deja

diciembre vacío esperando que pase la asamblea, para saber si se le debe realizar algún ajuste.

Carlos Palacios 207: Le pregunta que vio, que para el fondo de imprevistos se encuentra

sentado un total de $5.000.000 millones de pesos. Si se realiza la operación le da un total de

$416.000 y no es lo que aparece en la revisión.

Revisora Fiscal: Ella le afirma que son cifras puntuales y que las dudas se las puede

resolver la contadora.

Carlos Palacios: Pregunta que por qué se permitieron esas sobre ejecuciones, ya que, la

asamblea es la única que puede aprobar el cambio el presupuesto. Entonces, para él es

importante saber porque sí y en caso de que haya un imprevisto lo que dicta la ley 675 es

llamar a asamblea.

Revisora Fiscal: Insiste que, la contadora es la que resuelve todas esas dudas y con

respecto a la asamblea afirma que, el presupuesto no se puede cambiar ya que, como la

palabra lo indica es un presupuesto, pero puede que los gastos superen esos presupuestos,

esto solo cambia cuando son servicios prestados como la vigilancia o los honorarios.

INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS

Angelina Hernández, Contadora: Esta información financiera fue el comportamiento

financiero que tuvieron durante todo el año 2018, en cuanto al activo se tiene una disminución

de un total del 20%. En cuanto al efectivo, se tuvo una disminución del 28% pues cabe anotar

que, pues estas inversiones se hicieron los pagos de diferentes mantenimientos, por esto

obtuvieron variación de $56.000.000.

En cuanto a la cartera, de acuerdo con los informes por parte del abogado no se tienen, pero

deja claro que hay 13 casos que representan un mayor porcentaje en la cartera estos se están

sumando a los $172.000.000 de los $96.000.000 que se está presentando en los deudores.

En la parte de otros activos, corresponden a la amortización de la póliza de zonas comunes

donde ya tuvieron la intervención y le suministraron la información al respecto.

En los pasivos, tienen un total de $22.058.786, esto es distribuido en cuanto a varios

acreedores, los valores a pagar tuvieron una disminución del 91% lo que quiere decir que el

porcentaje de participación de la copropiedad no es tan alto. Esto corresponde a un

mantenimiento correspondiente al tema de pinturas. Con respecto a los otros pasivos, tienen

registrados lo que son las cuotas de administración pagadas por anticipado. El otro valor son

las consignaciones por identificar aquí tenemos un valor de $51.411.000. Quizás esto no es

tan representativo, pero sí es importante que se pueda depurar para tener un valor actual de

la cartera con respecto a los deudores.

El patrimonio tiene unos excedentes de $15.119.110 para el año 2018 como ya lo había

mencionado la revisora fiscal tienen una apropiación del fondo imprevisto de $34.000.000,

el cual está representado en la en la cuenta de ahorro. El conjunto tiene una cuenta corriente

con un saldo de $109.834.309 y una cuenta de ahorro de $34.680.000 millones lo que quiere

decir que se está cumpliendo con lo que dice la ley, se tiene capitalizado y apropiado el fondo

de improvisto. Los diferentes rubros que se sobre ejecutaron con respecto a los descuentos

que son $77.000.000 y los ejecutados son $92.000.000 en realidad es un comportamiento

poco favorable para las inversiones.

En la parte del gasto, el comportamiento de los diferentes rubros que se sobre ejecutaron, se

tienen los gastos de ejercicios anteriores como son papelería y fotocopia, cajas de aguas

negras, motobombas, puertas, el circuito cerrado, televisión y zonas comunes. Empezó por

lo de las zonas comunes donde se realizó un mantenimiento en humedades, el cual tuvo un

costo de $1.200.000. Tienen un pago de $1.900.000 correspondiente a pintura y resane de

algunas partes de la fachada, el otro rubro más representativo es el de las puertas.

En cuanto a las motobombas, realizaron una compra de 10 contactores y un tanque de agua

de 450 litros con un costo de $10.300.000 este fue el gasto que sobre ejecutó a este rubro de

motobombas. Por otro lado, en cuanto al tema de software se hizo la compra de un programa

para llevar mejor la contabilidad con un gasto de ese rubro de $2.192,000 entre los beneficios

de este mismo es que pueden enviar las cuentas de cobro por correo para que con esto se

puedan reducir costos, en cuanto al tema de papelería y ahorrando de la misma manera el

envío de cualquier correspondencia. Ella dice que hay un gasto importante con el tema de

realizar varias asambleas ya que, se duplican los gastos de papelería, impresiones y tiempo.

Finaliza diciendo que eso es un breve recuento de la información financiera del conjunto y

está atenta a resolver cualquier pregunta.

Carlos Rocha apartamento 318: Le pregunta al consejo que teniendo conocimiento de la

mala calidad del trabajo en los portones y que a pesar de las múltiples advertencias que

hicieron, por qué razón recibieron el trabajo ya que, hicieron un gasto considerable de dinero

y en vez de generar un beneficio genero fue un daño a las fachadas.

Presidente de la asamblea: Afirma que el consejo ha respondido en múltiples ocasiones que

se realizó con el tema de la pintura y en cuanto al tema de las puertas la contadora hablo de

una sobre ejecución, no que se recibió la obra con una satisfacción. Le afirma que nunca hubo

una manipulación de ligamiento con máquina.

Persona sin identificar: Cuenta que cuando bajó al sótano observó que si se estaba puliendo

con máquina.

María Luisa Porras, apartamento 415: Dice que se acercó al maestro de la obra diciéndole

que no debería estar puliendo con maquina porque deterioraba la madera, a lo que le contesto

que la administración había dado permiso.

Presidente asamblea: Les explica que ellos recibieron ese tema de una gestión pasada y por

esa razón lo que pudieron hacer fue un seguimiento acerca de las gestiones de esa

administración y lastimosamente no los cumplió. En cuanto a las puertas afirma que el recibió

una documentación gráfica de lo que estaban haciendo con ellas, y lo que el observo fue a un

señor con lija en mano, les dice que la opinión de ellos prima, pero el habla desde lo que se

le entrego. Argumenta que se consultó a un experto en madera y le comunico que las puertas

nunca tuvieron un mantenimiento y esta fue la razón por la cual se lijaron y se pintaron

respectivamente. Con el tema del color dice que habrá que revisar el contrato para pedir la

respectiva garantía. El señor Rocha habla de la prioridad y en ese momento afirma que para

el conjunto y la administración esta prioridad estaba en el tema eléctrico.

Isabel Beltrán, apartamento 924: Solicita al copropietario Carlos Rocha que deje avanzar

la asamblea ya que, se estanca en el mismo tema y no deja avanzar. Además, le hace un

reconocimiento por todo lo que ha hecho, pero pide que no se dilate más.

Henry Romero torre 2 apartamento 807: Habla acerca que en años anteriores se realizó

un esfuerzo con los sistemas de recaudo y le causa curiosidad saber si esto se hizo para que

no aumentará la cartera, por qué aumento, por último, pide que le aclaren si la cartera está en

riesgo de perderse.

Contadora: Muestra que el incremento de la cartera no es tan representativo, pero por eso

no deja de ser importante ya que, se incrementó en $11.000.000 con respecto al año anterior

explica que esto aumento por las deudas de los propietarios y los intereses que se generan de

estas mismas. Por otro lado, recomienda una buena gestión de cartera y asegura que se verá

una recuperación. Añade que, hay 13 apartamentos que poseen el 80% de la cartera. Por

último, dice que había unas consignaciones sin identificar de años anteriores, sin embargo,

con la nueva administración pudieron identificarlas y tener todo al día y que la cuenta que

poseen en el banco av. villas está perfectamente referenciada. Solucionándole la duda de si

hay riesgo de perder la cartera ya que están a tiempo de tratar el tema de la cartera con los

propietarios que están en mora.

Carlos Cuéllar administrador: Cuenta que hicieron 3 jornadas de cartera, pero el problema

de estas es que no hubo una buena acogida por parte de los propietarios les informa que estas

jornadas se realizan es para llegar a un acuerdo y una negociación.

Carlos Palacios, apartamento 207: Pide que le expliquen la ejecución presupuestal de los

estados financieros.

Contadora: Le comenta que según la ley dice que es el 1%, en cuanto a esto el presupuesto

total es de $630.000.000, ósea, que el 1% serian $6.300.000, le afirma que una cosa es el

estado de situación financiera y otra el proyecto de presupuestos.

Persona sin identificar: Pregunta que si están hablando de la variación entre el año 2017 al

2018.

Contadora: Alude que el registro del fondo que se hace en el conjunto es muy diferente a

como se hace normalmente, sin embargo, se trasladó un dinero del fondo de improviso con

respecto al patrimonio, esto quiere decir que se está cumpliendo, si se revisa la cuenta de

ahorros del conjunto al compararlo con el año 2017 y 2018. Entonces esa es la apropiación y

lo único que falta por trasladar son $450.000 para que se cumpla con la apropiación del año.

Carlos Mauricio Fuentes, apartamento 928: Cuenta que desde que compro su apartamento

ha tenido un saldo pendiente de $2.000.000 y que no ha sido posible que le resuelvan este

problema en cuanto a la cartera, que se ha intentado comunicar con la administración con

todos los soportes y no ha sido posible que le solucionen el inconveniente. Por esa razón dice

que la cartera del conjunto no es real y por eso no se puede ajustar un presupuesto ha algo

que no existe.

Contadora: Para ella todo el tema de cartera es real hasta que se le pueda demostrar lo

contrario, saca a relucir el ejemplo del apartamento 417 donde tenía el mismo inconveniente

y se le pudo dar una solución, entonces le informa que hasta que el caso de él no lo corroboren

con los extractos bancarios no se le va realizar el debido ajuste.

Carlos Cuéllar, administrador: El hace un aporte diciendo que hay temas que son muy

particulares, pero no dejan de ser importantes por eso le pide a Valentina que tome nota de

los casos que tengan problemas con cartera para que así en un máximo de 45 días la revisoría

fiscal que quede elegida y el administrador se comprometen a darles respuesta. Finalizando,

somete a votación los estados financieros.

Aprobación de estados financieros


106 votos con la opción “Si” con un coeficiente de 48.94%

15 votos con la opción “No” con un coeficiente de 6,98 %

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA

2019

Contadora: La propuesta que presenta la administración en cuanto al proyecto del

presupuesto es un incremento del 6% realiza esta sugerencia por que el rubro de mayor

impacto es la vigilancia y este aumento en la misma proporción entonces, esta sugerencia

es para mantener el presupuesto. Y les cuenta que ellos son los que deciden si se realiza

este incremento.

Robinson Zapata, apartamento 319: Realiza una observación que tiene que ver con el rubro

de la administración ya que, pasa de un costo de $2.600.000 a un incremento del 6%, cuenta

que fue parte del consejo y que procuraron respetar el presupuesto pero que, si esto va a

ayudar a solventar todos los costos generados por las diferentes asambleas realizadas,

derechos de petición, respuestas de tutelas. El no ve problema porque fueron parte de los

compromisos de las asambleas anteriores, pero con la responsabilidad de que la empresa que

los representa de un servicio adecuado.

Contadora: Da a entender que, si bien hay un incremento significativo en la parte de

administración, debe tenerse en cuenta el rubro de asesoría financiera que tiene que ver con

la asesoría que les presta HSG ya que, esto incluye un administrador delegado, un asistente

tiempo completo. Deja claro que la decisión está en ellos si se aprueban estos incrementos.

Presidente de la asamblea: Dice que solo se tiene en cuenta, las últimas dos

administraciones donde realizaron todo el tema de auditoria y revisión fiscal, da a entender

que la mejor decisión que se pudo tomar fue tener un ente que no tiene nombre propio, si no

es una compañía como HSG afirma que, el mismo hizo una visita con todo el consejo

teniendo 4 opciones más y fue la única que cumplía con lo que necesitábamos, gracias a la

póliza que no ofrece ninguna otra compañía.

Torre 4, apartamento 421: Afirma que, revisando el tema del incremento es algo oneroso

ya que, su copropiedad arroja excedentes alrededor de $180.000.000, lo cual significa que

siempre hay excedentes aclara que, no están líquidos por que la mitad están en cartera por

esta razón no ve necesario el incremento de la administración sin embargo, es consciente que

es algo democrática y se acogerá a lo que elija la mayoría y con respecto a la administración

plantea que le deja un sin sabor por el tema de no tener los libros contables antes de llamar a

asamblea.

Contadora: Afirma lo dicho por el señor anteriormente y explica que eso quiere decir que

lastimosamente una cantidad de los propietarios están subsidiando a los que están en mora

con la administración, con respecto a los otros $100.000.000 les sugiere que no esperen que

se acabe ese dinero para poder hacer el incremento ya que, financieramente quedarían muy

mal. En cuanto a los libros contables, explica que no se pudieron tener al día por el cambio

de software que hicieron, pero eso no quiere decir que no estuvieran.

Carlos Cuéllar, administrador: Los invita a que hagan un ejercicio práctico y es que tomen

la cuenta de vigilancia, más la de mantenimiento de ascensores, más la cuenta de aseo y como

resultado les dará $465.000.000 sobre un presupuesto de $658.000.000 esto les informa que

el 75% del presupuesto ya está copado, y que tienen que tener en cuenta que al siguiente

valor estos precios aumentan con el incremento del salario mínimo ya que, estos

mantenimientos generan recursos de personal humano y los contratos van a subir en

proporción. Entonces, pues si no aprueba el incremento el otro año van a tener que

incrementar en un porcentaje mayor. Les comenta que el único ingreso que ellos tienen es

las cuotas de administración, por esa razón no pueden disminuir esa carga operacional.

Presidente de la asamblea: Afirma que, una buena gestión no es congelar la cuota de

administración por 5 años, por el contrario, una buena gestión es ejecutar los rubros como se

debe. También aclara que, pueden dejar la cuota de administración si un incremento, pero

eso no es sano para la copropiedad porque con el tiempo hay que hacer un retroactivo y eso

les va a salir mucho más costoso para el bolsillo.

Carlos Rocha, apartamento 318: El hace una sugerencia y es que se mantenga la misma

cuota que se ha venido manejando porque para él, esto va a obligar a que la administración

haga un mejor trabajo con la cartera añade que, la convocatoria a la asamblea fue muy mal

presentada y una prueba es que la ley exige que sea con 15 días de anterioridad y fue hasta

un día antes que se recibieron los estados financieros. Esto no permite que los propietarios

vean la realidad de su conjunto.

Carlos Palacio: Solicita al consejo que, si puede revisar cómo está el tema de seguridad y si

tal vez se puede considerar medio turno para reducir costos, alude lo mismo que el señor

Rocha en cuanto a la demora en la entrega de los estados financieros y que esto puede

terminar en que alguien pueda impugnar la asamblea.

Contadora: Informa que la ley que puede convocar a la asamblea con tan solo la cartera, y

que se enviaron los estados financieros con 8 días de anterioridad.

Carlos Cuéllar, administrador: Cita en la asamblea el articulo 39 parágrafo 1 donde dice

que no se podrán tratar temas que no estén previstos en el orden del día y es el único requiso

exigible por la ley 675. A nivel de impugnación manifestó que cualquier persona puede

tomarse el derecho de impugnar, pero de ahí a que esa impugnación prospere, entonces

manifiesta que no va a prosperar esa queja porque la ley establece las condiciones y no se ha

faltado a ninguna. Avisa que, su administración empezó hace muy poco y asegura que el

siguiente año no se van a tener este tipo de inconvenientes y dudas. En cuanto al análisis que

pedía el señor Carlos Palacios si se puede analizar y aprobar.

Fabio Buitrago: Dice que no subir la cuota de administración, no le conviene a ninguna

copropiedad, pero si hay un sobrante en la copropiedad es porque nunca se ha hecho

mantenimiento, los que se realizaron en el 2018 no se le hicieron los debidos seguimientos,

por lo tanto, no se vieron los resultados. Agrega que la cartera morosa no puede estar en ese

monto propone que, a los tres meses ya se esté realizando los debidos procesos con la orden

en el consejo y así, la administración va a funcionar y se valorizará el conjunto.

Torre 2, Apartamento 803: Propone aprobar el presupuesto sin el rublo de la

administración, hasta que ellos informen por qué incremento.

Presidente de la asamblea: Responde que eso generaría otra asamblea para la debida

votación. La asamblea decide si quiere una extraordinaria. Retoma lo que menciono Fabio,

rectificando que eso es lo más importante para volverse eficientes en la gestión. Según lo que

menciono Carlos, aclara que no hay nada oscuro que lo que se realizó fue un tema en la

gestión por el acelere del consejo, de salir rápido de la nueva administración al entregar el

informe, aparte que no se tenía firma en la representación legal y eso requirió de tiempo, no

se encontraba Lina para la firma.

Robinson Zapata. Torre 3, apartamento 19: Propone respecto a la cartera morosa muy

alta, potencialmente se tiene recursos, el incremento del 6% es muy alta para muchos,

entonces seria evaluar el 4%, para así ejecutar el presupuesto y motivar a la administración

de trabajar la cartera.

Presidente de la asamblea: Responde que, la cartera está en $96.000.000, perfectamente se

pudo establecer en la asamblea anterior de que sobra dinero porque hay $85.000.000, el tema

no es el dinero, está enfocado es en la gestión para recuperar el dinero cuanto antes, ya que

la gestión que se tenía de pre jurídicos y jurídicos era pésima, por lo tanto, se contratan

abogados que se espera tener un resultado óptimo que se obtienen por porcentaje de

recolección si no, se tiene que buscar otros abogados. Aparte de eso, el consejo y

administración seguirán gestionando para la reducción de cartera morosa. Entonces, queda

como propuesta el 4% con el mensaje del retroactivo.

Torre 9, Apartamento 24: Considera peligroso que no se incremente el 6% ya que, estas

cifras son estudiadas e implementar las que se proponen sin un estudio seria arriesgado. Dice

que es preocupante la cartera porque no se conoce los casos particulares de morosos así que,

no se sabe en qué momento se logrará recuperar la cartera. Propone tener en cuenta, los

problemas de la copropiedad como cubiertas y fachadas ya que, no se han gestionado porque

el quorum se acaba. Así que, como el conjunto está en deterioro no es considerable basarse

en que se recuperara la cartera cuando no es nada fácil.

Presidente de la asamblea: Aclara que, la gestión de la cartera no depende de la aprobación

del presupuesto, porque es una de las funciones a realizar por el consejo. Se debe realizar la

votación de acuerdo a lo propuesto por los expertos y las propuestas planteadas por la

asamblea.

Persona sin identificar: Aclara que, respecto al rublo de vigilancia se verificará y quedará

en el consejo, ya cualquier mejora o cambio queda en el presupuesto establecido por la

asamblea.

Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación la aprobación del presupuesto con

un incremento del 6 % como se presentó y después de eso, se mira si hay o no retroactivo.

Aprobación del presupuesto para la vigencia 2019 (incremento del 6%)




Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación la aprobación del retroactivo en el

presupuesto. Con la aclaración de que los presupuestos se aprueban con las vigencias fiscales,

1 de enero al 1 de diciembre, como las asambleas no se celebran en enero, se aprueba el

presupuesto funcionando con los gastos que se presentan y demás compromisos. El

retroactivo entra en funcionamiento después de la aprobación del presupuesto a no ser que la

asamblea establezca que a partir del 1 de enero cada año sume el presupuesto al incremento

del salario mínimo. Se somete a votación si se aprueba o no.

Aprobación del retroactivo en el presupuesto para la vigencia 2019




Administrador, Carlos Cuellar: Aclara que se incrementaría a partir del 1 de abril.

Persona sin identificar: Informa que, en próximos días se les hará llegar la factura con el

incremento del 6% a partir del mes de abril.

PRESENTACIÓN Y ELECCIÓN DE ASPIRANTES A REVISOR FISCAL.

Clara Inés Bermúdez: Se presenta, es contadora publica egresada de la universidad de la

Salle, experiencia más de 30 años como contadora y 20 años como revisora fiscal, participó

como conferencista con el colegio de administradores de propiedad horizontal de Bogotá en

la catedra de presupuestos de revisoría fiscal para los administradores que realizan su

diplomado en propiedad horizontal. Respecto a lo que le podría aportar al conjunto, según su

experiencia tiene un diplomado en normas internacionales, está capacitada con el Sena

respecto al sistema seguridad y gestión del trabajo junto con el cumplimiento de la ley 1581

del 2012 donde especifica que la copropiedad no debe cumplir con el reporte de información

ante la superintendencia si es cierto, que la administración les debe presentar unos formatos

en donde se autoriza el manejo de todos los datos para la copropiedad. Realiza el trabajo en

cuatro auditorias, la primera es una auditoría de gestión donde verifica que las ordenanzas de

la asamblea se cumplan por el consejo de administración, también que todas las directrices

que tenga el consejo se han regidas por la administración y los demás procedimientos y

controles establecidos se lleven a cabo. La segunda es una auditoría financiera, donde se

revisan los estados financieros, que rijan con las normas, la tercera es auditoria de control

interno donde se informa los procedimientos y control establecido y por último la auditoria

final.

Lina María Ramos: Dice que ya vieron como presenta la información, no le guste leer el

informe, considera que es mejor de forma explicativa para que las personas que no tienen

idea del tema entiendan de una forma más básica. Es contadora pública, tiene una

especialización en administración de empresas, diplomado en normas internacionales, otra

especialización en revisoría fiscal y auditoria internacional en el externado. Estos estudios

puede brindar mejor aporte profesional a la copropiedad, realiza revisión mensual de los

estados financieros, verificación de actas, verificación de las decisiones que se tomen en la

asamblea y en las reuniones de consejo se cumplan, pone a elección todos sus conocimientos

a la copropiedad, realiza un acompañamiento al consejo de administración mensual y emite

un informe financiero mensual para que los consejeros estén informados de cómo va cada

mes el conjunto y se puedan realizar decisiones oportunamente con respecto a los

movimientos que tiene la copropiedad. Quisiera seguir trabajando con la copropiedad.

Ignacio Medrano (Torre 4, apto 421): Pregunta que, ¿qué labor realiza la revisoría fiscal

respecto a lo que sucedió este año, referente a la convocatoria para la aprobación de estados

financieros sin que estuviesen en libros oficiales impresos a disposición de los copropietarios,

como revisoría fiscal avalaría una convocatoria en la cual suceda esto?

Clara Inés Bermúdez: Responde que lo primero que solicita para emitir un dictamen es que

los libros oficiales estén impresos, porque en el párrafo se especifica que los libros a examinar

presentan la racionabilidad de los estados financieros de la copropiedad, los que se presentan

expresados en los libros oficiales adicionalmente, las mayores denuncias y sanciones de

contadores públicos en función de revisores fiscales son sancionados por la junta central de

contadores es por dictaminar estados financieros que no se encuentran certificados, ni

impresos en los libros oficiales.

Administrador, Carlos Cuellar: Se somete a votación las dos postulaciones.


103 votos con la opción “Clara Bermúdez” con un coeficiente de 47,95%

54 votos con la opción “Lina Ramos” con un coeficiente de 24,8 %

Administrador, Carlos Cuellar: Aclara que la elección del revisor fiscal solo lo puede

ejercer la asamblea no se sabe si ocurra algún suceso con la actual elegida revisora fiscal y

de pronto no pueda continuar, es pertinente nombrar a la señora Lina como suplente.

Lina María Ramos: Agradece a la asamblea y menciona que fue acogedor trabajar con el

equipo del consejo y en el informe se presentó sobre los libros que no estaban impresos.

PRESENTACIÓN Y ELECCIÓN DE ASPIRANTES AL CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN.

Manuel Salazar, Torre 2 Apartamento 508: Se postula para hacer parte del consejo.

Jaime Novoa, Torre 2 Apartamento 208: Se postula para hacer parte del consejo.

María Elena Fernández Torre 4 Apartamento 924: Se postula para hacer parte del

consejo.

Carlos Neira, Torre 3 Apartamento 717: Se postula para hacer parte del consejo.

Elección revisora fiscal

Nidia Esperanza Ramírez, Torre 2 Apartamento 811: Se postula para hacer parte del

consejo.

Liliana Vergara, Apartamento 709: Se postula para hacer parte del consejo.

Javier Hernández, Torre 4 Apartamento 527: Se postula para hacer parte del consejo.

María Daza: Se postula para hacer parte del consejo.

Robinson Zapata: Dice que es importante revisar lo que dice el reglamento, porque estipula

10 miembros, 5 principales y 5 suplentes.

Administrador, Carlos Cuellar: Por ende, faltarían dos postulantes.

Jairo Pinzón, Apartamento 925: Se postula para hacer parte del consejo.

Mary Piragauta, Torre 3 Apartamento 320: Dice que en la asamblea pasada se aprobó que

no se podía postular miembros anteriores al consejo, así que no deben postularse.

Persona sin identificar: Dice que lo que se acordó fue que los miembros no podían estar

dos años consecutivos máximo y tenían que descansar.

Dealer Ménguala, Apartamento 205: Se postula para hacer parte del consejo.

ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

Mauricio Acero, Torre 3 Apartamento 816: Se postula para hacer parte del comité.

Carlos Palacios, Apartamento 207: Se postula para hacer parte del comité.

Javier Hernández: Pide que se cambien los valores de las sanciones porque son

insignificantes y son problemas que perjudican el conjunto.

Javier Suarez, Torre 2 Apartamento 308: Se postula para hacer parte del comité.

PROPOSICIONES Y VARIOS.

Ignacio Medrano (Torre 4, apto 421): Propone que se realice un seguimiento al tema de la

intervención de la calle 141 porque es importante ya que, requiere una carta de aprobación

esa intervención de la calle entonces, que informen si va a ver algún incumplimiento o no.

Dice que, acabaron de llegar los recibos de valorización y podría hacerse un plantón sobre la

novena en una hora pico y lleguen los medios y no se paga la valorización hasta que no

arreglen la calle.

Henry Romero, Torre 2 Apartamento 807: Dice que el manual de convivencia no está

vigente, ya que fue realizado en el 2016 y no se ha podido presentar en la asamblea, sugiere

al consejo y administración utilizar los medios electrónicos para rotar información. Segundo

punto que tratar, aprobar si se incrementa el salario mínimo a la cuota de administración a

partir del 1 de enero, tercer tema a tratar, la cartera mientras se encuentre dentro de los estados

financieros está perjudicando los análisis, lo que quiere decir que puede estar inflado. Por lo

tanto, hay que traer la cartera a la realidad, lo que pide que al consejo y administración que

se realice otro tipo de actividad para la reducción de la cartera.

Cristina Rubiano, Apartamento 214: Dice que es deudora y desde la administración

anterior ella ha querido conciliar y ha realizado un acuerdo de pago por un valor a consignar

y a la fecha no sabe que paso con el acuerdo.

Persona sin identificar: Pide que las personas que se encuentren en la misma situación

presenten sus datos actualizados a la administración. Se han realizado acuerdos de pago, pero

no se tenía presente el de la señora, aparte se han citado a los 57 y solo ha sido posible el

encuentro con 7 por múltiples razones. Así que pide que se utilicen las herramientas que

brinda la administración en este caso para la base de datos y comunicación.

Administrador, Carlos Cuellar: Se somete votación el incremento del salario mínimo legal

vigente a la cuota de administración a partir del 1 de enero.

Aprobación incremento con el SMLV de la cuota de administración desde el primero de enero




Persona sin identificar: Dice que en la elección del consejo dictamina un voto de confianza,

pero igual forma considera darles un estímulo y agradecimiento ya que, es un trabajo difícil

e ingrato. Aparte de todas las funciones que deben gestionar, en el momento de la auditoria

externa, con el consejo se llegó a un acuerdo en una asamblea extraordinaria donde se

escucharon intervenciones que siguen por la línea de desprestigiar a las personas, así que hay

que parar el comportamiento toxico y respetar a cada una de las personas.

Persona sin identificar: Propone realizar una encuesta para realizar el registro de la

información adecuada del conjunto realizándola por cada apartamento. Lo segundo es,

realizar una capacitación para los del consejo y del comité sobre la ley 675 para tener

herramientas para realizar una mejor gestión.

Persona sin identificar: Pregunta que, si es función solo de administración o del consejo, el

cambio de los celadores, finalmente cambian frecuentemente de celadores y esto perjudica

la seguridad en el conjunto.

Administrador, Carlos Cuellar: Se termina la asamblea a las 11:20 pm.

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CONJUNTO RESIDENCIAL BILBAObilbaoph.com/wp-content/uploads/2019/06/Acta-Bilbao-FINAL.pdf · día 4 de abril del 2019 en el salón del conjunto residencial Bilbao, por otro lado, el