Crear una tabladinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como unatabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales,filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando ono los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo másparecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con másinteractividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unosdatos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistentepara tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemosuna colecciónde datos de losartículos delalmacen con elnúmero dereferencia y elmes decompra,ademássabemos lacantidadcomprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poderexaminar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de

Crear una tabladinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como unatabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales,filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando ono los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo másparecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con másinteractividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unosdatos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistentepara tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemosuna colecciónde datos de losartículos delalmacen con elnúmero dereferencia y elmes decompra,ademássabemos lacantidadcomprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poderexaminar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de

Crear una tabladinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como unatabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales,filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando ono los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo másparecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con másinteractividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unosdatos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistentepara tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemosuna colecciónde datos de losartículos delalmacen con elnúmero dereferencia y elmes decompra,ademássabemos lacantidadcomprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poderexaminar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de

tablas y gráficos dinámicos.

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone elasistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos lasituación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Listade Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos losdatos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar elresultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja decálculo nueva.

Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogodonde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos enla tabla dinámica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructuraformada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de

página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de latabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagramade la izquierda.

Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguienteestructura:

- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestrosartículos.

- En el campo Columna arrastramos MES.

- Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen deabajo.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definidoanteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campocolumnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas delos importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra deherramientas Tabla dinámica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver --Barras de Herramientas.)

En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón paradarle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largodel tema..

También aparece el cuadro Lista de camposde tabla dinámica que nos permite modificar laestructura de la tabla añadiendo campos a lasdistintas zonas, o bien utilizando el botónAgregar a en combinación con el cuadro delista que aparece al lado del botón, osimplemente arrastrándo el campo sobre lazona deseada.

De igual forma podemos quitar un campo deun zona arrastrándolo fuera de la tabla.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura dela tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de labarra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total,obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con másinformación:

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionarla tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tablaseleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar

Eliminar del menú Pop-up.

Aplicar filtros a unatabla dinámica

Otra característica útil de las tablasdinámicas es permitir filtrar los resultados yasí visualizar unicamente los que nosinteresen en un momento determinado. Estose emplea sobre todo cuando el volumen dedatos es importante.

Los campos principales vemos que estánacompañados, en su parte derecha, de unaflecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos apareceuna lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponiblesen la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos paraindicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas lasopciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros mesesdesaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momentopodemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando lacasilla (Mostrar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobreCancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones defiltrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver losarticulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en unatabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos

totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas porotras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemossituarnos en cualquier celda de lazona que queremos rectificar yhacer clic con el botón derecho delratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones,debemos escoger la opciónConfiguración de campo... y nosaparece un cuadro de diálogocomo el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacerel resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de labarra Tabla dinámica.

Tablas dinámicas en tresdimensiones

Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campomás a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para elresumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos uncampo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes ysemana.

Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos delmismo modo que hemos visto anteriormente, es decir:

- Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana.(Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anteriortabla dinámica, contestamos que NO).

- Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campoPágina para la tercera dimensión.

Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna elcampo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página.

Gráficos con tablasdinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer cliccon el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y delmenú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráficodinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nuevahoja de gráficos. También podemos utilizar el botón de la barra Tabladinámica.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nosagrade más o nos convenga más según los datos que tenemos,debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y delmenú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... yescoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir paratrabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejerciciotrabajando con tablas dinámicas.