Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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Día ideal Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Al igual que otras actividades iniciales, el Día ideal ayuda a clarificar lo que quieres hacer con tu tiempo. Sin este conocimiento, hay muy pocas posibilidades de desarrollar habilidades para usarlo mejor o, porque no hay una referencia para medir lo que es 'mejor'. Asegúrate de estar relajado. Busca un sillón en un lugar tranquilo. Consíguete una taza de café. Pon el tipo de música que te ayude a distenderte. Ahora organiza tu agenda de un día ideal. Describe con detalle (incluyendo, por ejemplo, lo que haces desde que te levantas hasta que te vistes) si tuvieras 24 horas con el completo control de tu tiempo. Ahora, selecciona las actividades con las que quisieras seguir adelante. Puede ser que necesites modificar un sueño inalcanzable para hacerlo más práctico; aun así, asegúrate de que los aspectos clave de tu día ideal se reflejen en el resultado. Retroalimentación Resiste el impulso de ejercer censura en tu día ideal. Después de obtenido las pistas de utilidad, puedes eliminar el resto. Así que, si tu sueño incluye un baño de tina con una estrella de cine o matar al gato de tu vecino, no te preocupes; resume lo esencial, y luego piensa las metas prácticas que puedes reducir. Resultados Este ejercicio es muy útil en combinación con Si yo fuera millonario (4.2), para visualizar tus metas ideales. Variaciones Hay otras formas de enfocar los deseos. Si tu mente trabaja bien con categorías, clasifica lo que te gustaría hacer (un mapa mental funciona muy bien). Piensa lo que harías si te hubieras quedado varado en una isla desierta con muchos recursos físicos y mucho tiempo. O atrapado en el centro comercial durante un fin de semana, con todos los contenidos de las tiendas a tu disposición. Trata de utilizar diferentes enfoques para visualizar tus metas personales.

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¡A dónde se ha ido? Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: agenda; papel. Periodicidad: una vez. A veces es difícil saber adónde se ha ido el tiempo. Mira hacia atrás en una semana típica. Tu agenda probablemente te pueda ayudar. Comienza con las 168 horas que tienes a la semana, distribúyelas entre diversos encabezados. Intenta con: dormir, trabajo productivo, actividades sociales, mantenimiento (personal y de pertenencias), trabajos voluntarios y estudio. Debes poder ajustar todas tus actividades en estos encabezados sin mucho problema. Ahora que ya tienes una idea de cómo se equilibra el tiempo, haz una gráfica de barras para tener una mejor visión de las consecuencias. ¿Cómo te sientes con los tiempos que dedicas a las diferentes actividades? No vamos a tomar ninguna acción con esta información, pero será un elemento importante para las decisiones que tomes. En el ejercicio ¿Cuánto tiempo? (4.41) veremos cómo lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y lo social, pero el propósito de este ejercicio es entender tu posición. Retroalimentación Una buena administración del tiempo tiene que ver con el equilibrio. Recuerda que no hay tiempo perdido, sólo tiempo que puede usarse más o menos efectivamente para tus propósitos. Resultados Sin una razonable convicción de que el tiempo se te está yendo, es muy poco probable que tengas una buena idea del equilibrio y de la necesidad de un cambio. Aunque este ejercicio no se traduce en una acción inmediata, te dará una imagen básica de tu punto de partida. Variaciones La mejor manera de organizar un resumen como éste es tener un papel donde anotar durante una semana, poniendo lo que haces en la categoría que le corresponda. No mucha gente lo hace así, pues considera que es una molestia. Es una lástima, porque sin esta anotación es muy difícil ser realistas sobre la manera en que se gasta el tiempo, y hacerlo sólo por una semana no es demasiado problema. Inténtalo.

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Puntos álgidos Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: papel y dos plumas de diferente color de tinta. Periodicidad: una vez. Nadie trabaja al tope de su eficiencia todo el tiempo. Hay ciertos momentos del día en que tu trabajo puede ser especialmente bueno, y otros en que es especialmente deficiente. Toma una hoja de papel horizontal. Dibuja tres líneas paralelas a lo ancho. Marca la parte de arriba como 'alto', la siguiente como 'medio' y la parte de abajo como 'bajo'. A lo largo de la parte inferior de la hoja, anota las horas, desde el momento en que te levantas, hasta que te vas a la cama. Piensa en todo tu día. ¿Cuáles son los momentos (generalmente dos o tres al día) en que eres más efectivo? Utiliza el segundo color para dibujar una barra o puntos en la parte superior de cada uno de estos períodos. Ahora piensa cuándo eres particularmente débil e irresponsable. De nuevo, habrá dos o tres períodos. Resalta éstos con barras o puntos en la parte inferior. Llena el resto del día en la parte intermedia, luego une los segmentos para que tengas una gráfica de tus niveles de energía. Retroalimentación Cuando planifiques actividades, trata de ajustarte a tu gráfica de tiempo. Los momentos altos son mejores para desarrollar nuevas ideas, reuniones clave, creatividad, etc. Los tiempos medios son mejores para el trabajo cotidiano, comunicación y juntas no esenciales, así como lectura que requiera concentración. Los tiempos bajos deben ser reservados para la rutina, cuestiones administrativas, lectura que requiera poca concentración y cosas por el estilo. Mantén tu gráfica de tiempo en un lugar visible para que puedas remitirte a ella a lo largo del día. Cuando no tengas opción acerca del horario, está consciente de la necesidad de hacer un esfuerzo extra cuando tu energía esté baja. Resultados Si utilizas tu gráfica de tiempo cuando planees tus reuniones y decidas las tareas que asumirás, te darás cuenta de que obtienes mejores resultados en las actividades con alta energía, y utilizas mejor tus momentos menos productivos. Lo que es mejor: tienes un menor sentimiento de frustración.

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Variaciones Si tienes claras variaciones de tus ciclos más allá que los que se dan a lo largo del día, puedes hacer una gráfica con ellos, pero generalmente las variaciones a lo largo del día son las más fuertes.

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Las 10 más altas Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: semanal. Anota tus diez principales preocupaciones para la semana que viene. Si ya hiciste el ejercicio Concentrar (4.8), muchas de estas preocupaciones estarán relacionadas estrechamente con tus actividades centrales. Coloca la lista en un lugar visible. Si tienes subordinados, envíales una copia por correo electrónico. Cada vez que inicies una tarea, da un vistazo a la lista de las 10 más altas. ¿La tarea va a influir en tus diez más altas? Si no es así, quizás quieras hacerla, pero ten en mente que tiene una importancia relativa. Si te piden hacer algo que no encaja en tu lista y tienes poco tiempo, di 'no'. ¿Se te hace difícil? Ve ¿Por qué no 'no'? (4.12) y No, yo puedo (4.19). La siguiente semana, cuando hagas tu lista, verifica que tenga cambios. Puede haber prioridades continuas, pero si todo sigue igual semana tras semana, te estás estancando. Retroalimentación Este es un buen ejercicio para empezar, pues no necesita de algo más. Resultados La lista de las 10 más altas reduce tus actividades potenciales a lo esencial. Es grandiosa tanto en el trabajo como en casa. La idea de compartir tu lista con tus empleados me la dio Nick Spooner, de la compañía de comercio en Internet, Entranet. Nick usaba su lista de las 10 más altas para comunicar a su gente las prioridades y no pasó mucho tiempo hasta que todos tuvieron sus propias listas a la vista de los demás. Esto ayudó significativamente a mejorar la efectividad de la compañía. Un efecto colateral de la lista es reducir las interrupciones irrelevantes. Una significativa mirada a la lista al momento en que alguien aparece, causa en esa persona la necesidad de verificar la importancia de sus prioridades. Variaciones Puede ser necesario tener varias listas. Por ejemplo, los diez principales clientes y los diez momentos clave.

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Desmenuzando el portafolios Preparación: ninguna. Duración: diez minutos. Material: portafolios. Periodicidad: una vez. La segmentación es esencial para una buena administración del tiempo. Ser capaz de dividir cada tarea en rebanadas delgadas, solucionarlas y luego dirigir la atención a otro punto. En ningún otro lugar es más importante hacer divisiones que en la vida laboral y social. Se acepta que no debemos permitir que la vida social interfiera demasiado en el trabajo, sin embargo lo contrario rara vez sucede. Este ejercicio implica el establecimiento de una trinchera en contra de las intromisiones. En otro ejercicio –Prohibiendo el trabajo en casa (4.71)– trabajaremos en su logro. Si aún no tienes portafolios (o algún otro de objeto en el que lleves documentos a casa), pasa este ejercicio y ve directamente a Prohibiendo el trabajo en casa. En el otro caso, abre tu portafolios. Ve lo que llevas en él. ¿Cuánto de ese contenido hace varios viajes hacia y desde la casa? Fíjate durante una semana. Ve cuánto lo utilizas y para qué. Ahora, sustitúyelo con algo más adecuado a tus necesidades específicas. Por ejemplo, una mochila es mejor si tienes que cargar algo pesado. O una bolsa pequeña puede ser mejor para tu emparedado. Sea cual fuere la necesidad, asegúrate de que lo pones en un lugar diferente. En tu portafolios, más allá de los elementos básicos, como una pluma, solamente mete algo si lo vas a usar ese día. Retroalimentación No se trata de reducir el peso que cargas, sino de un cambio de actitud. Resultados Este ejercicio es el primer paso para hacer una división efectiva entre el trabajo y lo social. También ayuda a asegurar la prioridad correcta que se da a los documentos. Variaciones A veces es difícil ser honestos. Metes algunos papeles para leer por la noche, luego se ofrece algo mejor que hacer y los papeles se quedan ahí durante días. Intenta esto: cada mañana saca de tu portafolios cualquier cosa que esté allí y que no implique ninguna acción.

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¿Por qué no `no´? Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: agenda. Periodicidad: una vez. Hay pocas herramientas de la administración del tiempo tan poderosas como el ser capaces de decir 'no'. Es algo difícil de hacer, en parte porque queremos ser amables, y en parte porque no nos queremos perder un pago o la posibilidad de mejorar nuestra imagen. Esta es una técnica en dos etapas, la cual se completa con el ejercicio No, yo puedo (4.19). El primer paso es entender por qué dices 'no'. Tómate un par de minutos para pensar en tu propia respuesta cuando te piden que hagas algo. ¿Por qué no dices 'no' más seguido? Ahora revisa las notas más recientes de tu agenda, y piensa en las tareas que has realizado durante la semana pasada. ¿Hay citas a las que has asistido o trabajos que has hecho (incluyendo actividades de esparcimiento) que no han reflejado un alto valor para tu familia o para tu compañía? ¿Por qué no dijiste 'no'? Haz dos pequeñas listas: cosas que asumo innecesariamente, y por qué no di 'no'. Retroalimentación Guarda estas listas para la segunda actividad de decir 'no'. Mientras tanto, cuando aceptes nuevas tareas y citas, tenlas en mente. No necesitas actuar aún (aunque siéntete libre de hacerlo si quieres), pero está consciente de lo que estás haciendo. Resultados Averiguar por qué no dices más veces 'no' es un paso esencial en el camino para controlar lo que quieres rechazar. Simplemente estar consciente de lo que estás haciendo es suficiente para ejercer un cambio significativo en tu comportamiento. Variaciones alternativas para explorar por qué no dices 'no' están pensadas en torno a las personas con las que interactúas (social y laboralmente) y por qué no les dices 'no', así como en torno a las formas en que te comprometes más fácilmente: solicitud cara a cara, carta, correo electrónico, reuniones, etc.

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Desmenuzando Preparación: ejercicio Concentrar (4.8). Duración: cinco minutos. Material: libreta. Periodicidad: semanal. Todos tenemos actividades que pueden ser terminadas en una sola sesión, un día o un año. La mayoría de las actividades centrales —ve Concentrar (4.8)—necesitan ser desmenuzadas en porciones manejables. Esta es parte fundamental de la administración del tiempo (y de por qué el estilo de este libro es tan adecuado). Toma cada actividad central y divídela en segmentos o tareas. Cada tarea debe tener un producto claro y una fecha límite. No importa si la actividad tiene o no un plazo, sus partes deben tener un tiempo bien definido. Por ejemplo, tomando las dos actividades de Concentrar, 'mejorar mi juego de tenis' puede incluir 'comenzar las lecciones de tenis el 1 de marzo' y 'comprar una nueva raqueta el 14 de marzo'. De manera similar, 'lanzar un nuevo producto para la siguiente primavera' puede subdividirse en 'hacer las sesiones para generar ideas antes del 1 de octubre', 'seleccionar y pulir el concepto del producto para el 18 de octubre'. Retroalimentación Es importante que establezcas plazos, pero recuerda que las celtas pueden ser un enigma. Tu lista de tareas debe ser revisada semanalmente, para eliminar las tareas terminadas, evaluar su extensión y añadir nuevas tareas. Para más detalles, ver Tareas, tareas (4.25). Resultados Es un error, que a veces se comete, pensar que una buena administración del tiempo consiste sólo en concentrar y desmenuzar. Sin la conciencia de tus prioridades personales, son trabajos inútiles; pero si te basas en las prioridades, son un componente esencial. Variaciones Puede ser que necesites más detalle. Algunos pedazos pueden ser en otros más pequeños. Una tarea puede incluir otras, por lo que puede ser necesario indicar quién está relacionado y obtener su Retroalimentación. Los productos electrónicos de administración del tiempo a veces te permiten distribuir tareas a otros y, luego, obtener los resultados. Esto está bien mientras el mantenimiento de la información sobre la tarea no se convierta en una tarea mayor por sí misma. Si tienes una gran lista de tareas, necesitarás revisar Prioridades (4.16).

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Llamando por números Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: teléfono. Periodicidad: diaria. La mayoría de los días vas a hacer llamadas telefónicas. Sabes de algunas de ellas con anticipación, otras surgen a lo largo de la jornada. Esta técnica reduce la tendencia de tener llamadas de salida en exceso al fragmentar tus actividades. Encontrarás más sobre las llamadas de entrada en Cuestiones telefónicas (4.23) y en ¿Quién es? (4.66). Mientras muchos ejercicios se tratan de desmenuzar actividades, éste tiende a unirlas, integrar pequeñas tareas que, de otra forma, consumirían demasiado tiempo. En un contexto laboral, normalmente podrías restringir las llamadas de salida a dos bloques, de media mañana y de media tarde. Esto reduce la pérdida de tiempo, y optimiza la oportunidad de encontrar una respuesta, al utilizar las horas de trabajo centrales. Para que esto suceda, simplemente, hace falta una lista de llamadas. Al inicio del día, anota todas las que tienes planificado hacer. Cuando surja la necesidad, añade algunas pero no cedas a la tentación de hacer llamadas menos que sea imprescindible. Retroalimentación Habrá excepciones –una buena administración del tiempo del principio, no de reglas– pero la mayoría de las llamadas pueden ser manejadas de esta manera. Resultados Esta técnica elimina interrupciones en tu flujo de trabajo, y aumenta la posibilidad de obtener respuesta. Para aquellos a los que les disgusta hablar por teléfono, también reduce el sufrimiento y los enfrenta al tema, ya que es más fácil hacer eludir una sola llamada que una lista. Variaciones Algunos programas para administrar información personal te personal te permiten laborar una lista de llamadas diarias y, además, marcar automáticamente. Asegúrate de que la lista esté en un solo lugar. Si tienes un sistema de "papel", manténlo en una sola página (las notas amarillas autoadhesivas son muy fáciles de perder). Si aún tienes llamadas pendientes al finalizar el lapso destinado a ellas, cancélalas y verifica que las faltantes siguen en tu lista.

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Rincones tranquilos Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: continuo. Conseguir algo que requiere tu completa atención es imposible si constantemente te interrumpen. Considera la localización de un rincón tranquilo. Gracias a los ordenadores portátiles (laptops), se pueden hacer muchas más actividades lejos del escritorio. Incluso sin él, puedes emplear la clásica solución de lápiz y papel. Este lugar va a depender de ti y del ambiente en el que trabajes. Si en tu trabajo hay un área de escritorios y otras área para visitas, intenta encontrar un área distinta dentro del edificio. Si hay pequeñas salas de juntas, reserva una para una reunión contigo mismo. Muy a menudo, en las grandes oficinas habrá algún cubículo vacío. Vete a uno de estos durante la tarde. Si nada de esto te funciona, hay ciertos rincones tranquilos que puedes usar. Si en tu empresa hay biblioteca o un centro de estudio, trata de esconderte ahí. Como alternativa, lánzate al mundo exterior, en un biblioteca pública o, incluso (si el tiempo y el área lo permiten), una plaza o una playa. Retroalimentación Ten en mente que se necesita tanto ser muy trabajador como dar la impresión de serlo (ve el Capítulo 1, página 15). Salir de las instalaciones de la oficina sólo funciona con empresas flexibles (o si tu puesto es relativamente alto). Si es probable que ocasiones un problema, asegúrate de que en tu escritorio haya una visible señal de que estás en una reunión y la hora en que estarás de regreso. Resultados Encontrar un lugar tranquilo para retirarte es cada vez importante en un mundo donde las comunicaciones y las puertas abiertas permiten interrupciones constantes. Si esto se está convirtiendo en la forma de vida habitual, esfuérzate en encontrar cómo trabajar desde casa (ve Hogar, dulce hogar, 4.48. Variaciones No tienes No tiene caso buscar un rincón tranquilo si te llevas tu teléfono móvil, el radio localizador o la posibilidad de conectarte al correo electrónico. Desconéctalos o déjalos lejos.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

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Encuéntrate contigo a medio camino Preparación: una agenda. Duración: dos minutos. Material: ninguno. Periodicidad: semanal. Abre tu agenda y revisa esta semana. Habrá reuniones y asuntos especiales. Y probablemente haya espacios, en los que pretendas hacer tus cosas. Ahora imagínate que te llaman por teléfono. Alguien te pregunta, `¿Qué vas a hacer mañana por la tarde?' `No tengo nada planificado', respondes. Así, ya tienes otra reunión. Inconscientemente has dicho que la reunión, incluso si se trataba del comité de reciclado de papel, es más importante que cualquier otro trabajo que pudieras haber tenido. Es terriblemente fácil que ciertos hechos programados saturen tu tiempo. Sólo hay una solución; tienes que programar reuniones contigo mismo. No digas que lo estás haciendo –suena muy mal– pero es lo que necesitas. Cada semana, bloquea ciertos lapsos. Puedes tener un corto período todas las mañanas para actividades administrativas –ve Programando lo administrativo (4.37)– períodos para llamadas y correo electrónico y, sobre todo, períodos para hacer tu trabajo. Cuando añadas una junta, procura cancelar algo más, no que la junta se encime con tu tiempo libre. Retroalimentación Utilizar esta técnica requiere un pequeño guiño de tu parte. Pero recuerda, no implica engaño alguno; simplemente te estás asegurando de que las cosas se organicen de acuerdo con tus prioridades. Si tienes problemas para acordarte de llevar a cabo ejercicios como éste, considera establecer como ala usual analizar tu agenda al inicio de cada semana. Resultados Esta técnica es poderosa y esencial si padeces de exceso de reuniones. No esta bien otorgar a las juntas la prioridad que les asignamos. Colocar otras actividades en tu horario, te puede ayudar a tener un mejor equilibrio.

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Variaciones Hacerlo semanalmente funciona para la mayoría de la gente, pero puede ser que necesites hacerlo con mayor antelación. Considera asumir esta postura también con tu tiempo personal. Puedes tener un campo de acción mucho más amplio, pero separar períodos para ciertos proyectos personales te ayudará a no suplantarlos por quehaceres hogareños interminables.

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Descargando ideas Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: correo electrónico. Periodicidad: continuo. El cerebro es una herramienta maravillosa, pero tiene sus limitaciones. Así como los programas de los ordenadores fallan a veces porque no tienen memoria suficiente, nuestra eficiencia para pensar va disminuyendo a medida que tenemos más y más cosas en la cabeza. Un ejemplo clásico se da durante las juntas, donde es muy fácil poner todos nuestros recursos en pensar en cómo será nuestra aportación, y dejamos de oír a los demás. La respuesta es descargar, liberar recursos. En una reunión, generalmente se logra anotando todos los puntos en una hoja de papel. Pero una excelente manera de liberar recursos cuando surge una idea o necesidad de actuar, está en tu escritorio, es el correo electrónico. No permitas que la idea se escabulla ni trates de almacenarla, sólo te haría bajar tu ritmo de trabajo. Ve al correo electrónico, envía una pequeña nota, y ya está. Quedó fuera de tu vista, fuera de tu mente, no necesitas preocuparte. Si la idea es para ti mismo, puede ser que prefieras anotarla en tu lista de tareas o en tu agenda. Retroalimentación Si no estás en tu escritorio, todavía puedes utilizar esta técnica mientras tengas un ordenador portátil con correo electrónico en el que puedes almacenar (por ejemplo, se guarda en el programa hasta que te conectes), o si estás cerca del ordenador de otra persona. Resultados La distracción originada al intentar recordar ideas y acciones es un problema real, reduce la calidad de tu trabajo y hace que las cosas sean más largas. Esta técnica es simple y efectiva. Variaciones Si no tienes correo electrónico, ¡debes tenerlo! A falta de esto, podrías recurrir a una secretaria, una libreta o una grabadora, pero ninguno de estos elementos es tan efectivo para la liberación de recursos mentales. No hagas una nota en un pequeño papel amarillo autoadhesivo para ponerlo en algún lugar visible, esto sólo refuerza el problema. Un buen truco, si estás lejos de tu ordenador, es pedir prestado uno y enviarte un correo electrónico a ti mismo.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

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Un proyecto personal Preparación: ninguna. Duración: diez minutos. Material: los productos obtenidos en la sesión de metas personales; una libreta. Periodicidad: anual. La administración del tiempo se refiere tanto a tu vida en el hogar como en tu ámbito laboral. Pero la mayoría de la gente pone el trabajo en primer lugar. Este ejercicio motiva a ampliar la visión. La intención es establecer un nuevo proyecto personal, una actividad que te lleve a una meta fuera del trabajo y que no se esté llevando a cabo actualmente. No importa lo ocupado que estés, vale la pena. Tómate un par de minutos para analizar cualquier cosa que tengas respecto a metas y habilidades, valores y obstáculos (si no tienes nada, haz uno o dos de los primeros cinco ejercicios de este capítulo). Identifica una actividad de tu vida privada que no se esté dando o que no se esté manejando adecuadamente. Debería ser algo que pudiera concluirse en un cierto período razonable. Digamos de no más de seis meses. Ahora, incorpora esta actividad a tus planes, con categoría de fundamental (ve Concentrar, 4.8 para hacerlo mejor). Cerciórate de hacer algo con ella cada semana, quizás durante unos cuantos minutos, pero manténla viva. Ahora, al menos tienes un proyecto personal dentro de tus prioridades. Retroalimentación Resiste la tentación de hacer esta actividad a un lado cuando tu agenda se vea apretada. No necesitas dedicarle mucho tiempo, pero asegúrate de hacer algo cada semana. Resultados Al forzar una meta fuera del trabajo y dentro de tus actividades centrales, te estarás ayudando a equilibrar algo que la mayoría de nosotros hemos dejado drásticamente fuera de nuestras vidas. Variaciones Es factible que en este momento tu equilibrio esté tan bien que necesites utilizarlo para incluir algo laboral en tus actividades centrales, pero esto es muy raro. No añadas muchas actividades de una sola vez. Establece una y échala a andar, luego piensa en más. No saques nada para añadir la primera. A medida que cambies tu equilibrio tendrás que hacerlo, pero para una nueva actividad no debe ser necesario eliminar algo.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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Una pequeña conversación Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Algunos libros sobre administración del tiempo son profundamente negativos en cuanto a la interacción social. Te enseñan a hacer a la gente a un lado, para no distraerte. Te ayudan a tener las conversaciones enfocadas. Hay algunas de estas técnicas en Administración del tiempo al instante. Pero persiste el hecho de que la interacción social probablemente sea el centro de tu vida. ¿Suena esto extremo? Piensa en tus propias circunstancias. A pesar de la importancia de la interacción social, probablemente no vaya a ser una actividad central, (ve Concentrar, 4.8), y hay pocas posibilidades de que se convierta en una. Es un concepto demasiado confuso. Pero, incluso así, necesitas recordar su importancia. Imagínate que estás en casa y quieres que todo esté ordenado para el fin de semana. Entonces llega uno de tus mejores amigos y está muy conversador. Una parte de ti quiere hablar, la otra parte quiere deshacerse de él. Pregúntate. Piensa. ¿Para qué quieres tener la casa en condiciones? ¿Quizás para tener una buena vida social? Entonces, ¿por qué no aceptarlo? A menos que seas un verdadero ermitaño, en realidad quieres estar con la gente. Quieres hablar. No es una interrupción, es de lo que se trata la vida. Puedes tomar esta pequeña base para uno de tus principios (ve Principios, 4.56). Retroalimentación Claro que es importante frenar el hecho de que en la oficina se dedique media hora a hablar de la colección de trofeos en medio de la revisión del presupuesto. Pero hay muchas otras interacciones sociales -quizás ver a tus hijos en la representación navideña, o almorzar con una amiga-que bien velen la pena el esfuerzo. Desecharlas no es la respuesta. Resultados No hace daño ponerse filosófico una y otra vez. Este ejercicio te ayuda a recordar cuál es el verdadero punto de equilibrio de tu actividad. Variaciones Puedes repetir este ejercicio con objetivos más específicos, por ejemplo, tus hijos, tu cónyuge, tus amigos. cercanos, etc.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

Dejar ir Preparación: ninguna. Duración: diez minutos. Material: ninguno. Periodicidad: mensual.

Un gran problema de la administración del tiempo es que trates de hacer todo tú mismo. Casi todos tenemos la oportunidad de delegar, aunque la mayoría nos resistimos a hacerlo. Principalmente es un asunto de confianza. ¿Las otras personas irán a terminar el trabajo? Si lo hacen bien, ¿obtendremos algo de crédito? Con un solo ejercicio no vas a aprender a delegar efectivamente, pero este técnica te pondrá en el camino adecuado. Alrededor de una vez al mes piensa en lo que actualmente estás haciendo. ¿Cómo encajan tus acciones con lo que debes hacer y qué haces mejor? Tus actividades centrales –Concentrar (4.8)– y tu lista de talentos –Detección de talentos (4.1)– te ayudarán. Resalta cualquier cosa que se desvíe de manera significativa, especialmente si es un consumidor de tiempo. Ahora dedica un par de minutos a pensar en quiénes son candidatos potenciales a recibir una delegación de actividades. Idealmente, éstos serían tus subordinados, tus colegas y tu jefe. Puede haber ciertos puestos dentro de tu organización que podrían asumir ciertos trabajos. También piensa en las agencias externas, contratistas y consultores. Vivimos la era de la estructura laboral extendida: no te quedes encerrado. Finalmente, intenta delegar al menos una tarea o actividad. Puedes asumir varias tú mismo, pero asegúrate de que has delegado algo. Retroalimentación Un contrato te podría ayudar a sobrellevar el problema de la confianza. Puede ser tan sólo una expresión de lo que se desea y el plazo de entrega, pero con tareas más complejas o con personas que no conoces, podría ser sensato incluir puntos de especiales. Para mucha gente, delegar es un problema –(ver Dificultades para delegar (4.51) para obtener más ayuda. Resultados Siempre que no estés dando responsabilidad sin autoridad, la delegación te liberará mucho tiempo. Si demuestras ser bueno haciéndolo, serás considerado como un buen manager y con esto se incrementará el respecto de tu gente.

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Variaciones Los efectos laterales, así como las altas y bajas de la delegación debe ser manejados muy cuidadosamente, pues de lo contrario te considerarán como alguien que elude el trabajo. Requiere del acuerdo claro y positivo de todos los que están involucrados.

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¿Cuán ancha es tu puerta? Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Hace un tiempo en que la política de puertas abiertas tiene un lugar muy popular en las técnicas de management. De hecho, hay muchas oficinas modernas que, incluso, no tienen puertas. Pero ésta no es en realidad una cuestión de arquitectura, sino de una actitud o esquema mental. Dedica unos minutos a pensar sobre tu propia política de accesibilidad. ¿Siempre tienes la puerta abierta? ¿Toda la gente se te puede acercar? ¿O tu puerta está sólidamente cerrada? ¿La gente necesita tener una cita tan sólo para poder verte? ¿Dónde te colocarías en el espectro entre abierto y cerrado? Si todavía no terminas el paso anterior, regresa y hazlo. Ahora. No hay duda de que una actitud de puertas cerradas es un desastre. El mensaje es que a ti no te importa, el efecto práctico es que no serás incluido en los procesos y decisiones, por lo que las cosas se llevarán a cabo sin tomarte en cuenta y te marginarán. Desafortunadamente, una postura absoluta de puertas abiertas, aunque es mejor, no es tan mejor, porque es muy fácil quedar empantanado. Retroalimentación Lo ideal es que seas accesible, pero no necesariamente todo el tiempo, listo suena fácil, pero requiere práctica, trabajo. No es un objetivo que se alcance de la noche a la mañana, pues requiere de la educación en los demás; sin embargo, es muy práctico. Resultados Este ejercicio no está diseñado para controlar tu accesibilidad. Muchos de los otros ejercicios en el libro revisan este aspecto, desde el control físico directo de El sombrero rojo (4.38) hasta los controles de acceso remoto, como el teléfono y el correo electrónico. Por el momento, es suficiente que tengas una idea razonable acerca de tu posición actual. Variaciones Pregunta a algunos de quienes pueden acudir a ti –empleados, clientes, colegas y jefes– cómo ven y qué opinan de tu disponibilidad. Piensa también en el efecto que tiene tu actual política en tu tiempo. ¿Demanda una alta proporción de tu tiempo?

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Un archivo fácil Preparación: ninguna. Duración: quince minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Este ejercicio se trata de archivar, pero no dejes de leer ahora, no va a ser muy doloroso. La herramienta esencial es un buen juego de bandejas. Pueden ser bandejas comunes y corrientes, cajones, montones en el suelo (ten en mente la advertencia del Capítulo 1 acerca de las apariencias, ver página 15), lo que más te guste. La primera parte del ejercicio consiste en ordenarlas. Etiqueta un juego de bandejas (si todavía no tienes ninguna, utiliza alguna alternativa y, más tarde si es necesario, acomódala). La mayoría de la gente necesita archivos de: entrada, salida, leer, hoy, esta semana. Puedes tener otras necesidades. Yo requiero archivos de gastos e impuestos, porque manejo un negocio pequeño. Ahora necesitas dos disciplinas. La primera es emplear las bandejas adecuadamente. Cuando lleguen papeles, inmediatamente se van a la de entrada. Cuando hayas hecho algo con el papel –ve Montañas de papel (4.31)– asegúrate de que el documento se va a alguna de las bandejas. No dejes que nada se quede en la bandeja de entrada o rondando por el limbo. Y revisa diariamente si algo debe cambiarse de esta semana a hoy. La segunda disciplina es archivar; debe ser regular, pero no muy frecuente, quizás semanal. Cuando pases por tu bandeja de archivos, trata de deshacerte de ellos, archívalos (en la carpeta correspondiente) o guárdalo. Retroalimentación Estas bandejas suenan como el sueño de la burocracia. No lo son, estás clasificando. Al poner cada cosa en una bandeja, la quitas del camino, dejando la posibilidad de enfrentarte al verdadero trabajo. Resultados Este ejercicio apunta a lograr la libertad frente a un montón de documentos, y objetos de entrada. Estructura tu ingreso, haciéndolo más fácil de manejar. Variaciones Si tus necesidades de archivo son mínimas, realízalas directamente, en lugar de tener bandejas.

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Pequeñas recompensas Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: libreta. Periodicidad: continuo. Algunas veces, dentro de la administración del tiempo tiene sentido dejar de trabajar. Nadie puede hacer un trabajo mental durante horas y mantener la eficiencia; 90 minutos es el límite antes de que empiece un serio declive. Un primer paso puede ser cambiar de ambiente y posición. Levántate, quizás sal por unos minutos; el aire acondicionado y la calefacción minan tu energía. Consíguete una taza de café o mira una revista. Si estás enfrascado en una tarea de todo un día, necesitarás distracciones diversas. Conserva una lista de pequeños proyectos en tu libreta. Deben poder llevarse a cabo en muy poco tiempo, ser diversos, pero no urgentes. Para ser efectivos, debes poder completarlos en unos cuantos minutos. Cuando estés trabajando en un proyecto muy amplio de alta presión, concédete una recompensa de unos minutos cada par de horas. Retroalimentación Puede ser difícil hacer esto. Bajo presión, quieres dedicar cada segundo al tema que traes entre manos. Pero esto te conducirá a un uso poco eficiente de tu tiempo a medida que pierdes concentración. Fuérzate a tomar unos minutos libres. Claro, habrá circunstancias en las que estarás enrolado de tal forma que todo fluye y, en realidad, no necesitas un descanso. No sigas este consejo innecesariamente, pero hazlo cuando sea necesario. Resultado Cinco minutos de distracción te pueden dar mucho más al incrementar tu efectividad. Un ingrediente esencial es que las tareas de recompensa sean cosas que te guste hacer (aunque sean menores), y que puedan ser terminadas claramente en unos cuantos minutos. Hace bien saber que hemos terminado algo. Variaciones Invierte este ejercicio para descubrir las recompensas cuando no son necesarias. Si te encuentras a ti mismo pensando 'Desearía estar haciendo X' y sabes que es para divagar, anota la idea en tu lista de recompensas, sabiendo que lo harás a su debido tiempo.

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El sombrero rojo Preparación: una gorra roja. Duración: dos minutos. Material: ninguno en especial. Periodicidad: continuo. Las interrupciones innecesarias son un problema común cuando intentas administrar mejor tu tiempo. Has pasado media hora organizando una idea en la mente, cuando alguien te pregunta si viste Los expedientes-X en la televisión la noche anterior, o quiere el número telefónico de un impresor. En cualquier otro momento, estarías feliz de hablar, pero por ahora necesitas concentrarte. Esta técnica es simple. Consigue una gorra roja. Difunde por allí que cuando la tengas puesta, no estás disponible para comentario alguno. Todo lo que no sea una urgencia, debe esperar. No abuses de esta técnica. Normalmente no deberías usar la gorra más de medio día, o se convertirá en otra barrera para la comunicación. Retroalimentación Puede llevarse un tiempo antes que el mensaje realmente se comprenda. Inicialmente seguirás teniendo interrupciones; responde cortésmente, pero señala por qué tienes puesta la gorra. El mensaje se esparcirá como pólvora. Resultado Si manejas adecuadamente las interrupciones cuando tengas puesta la gorra, pronto te darás cuenta de que éstas disminuirán; si lo haces de manera errónea, perderás muchos amigos. Esta técnica es particularmente útil en oficinas con espacios abiertos, donde la tentación de hablar con los demás es muy grande. Un efecto lateral es la posibilidad de ayudar a tu mente tarea por el solo acto de ponerte la gorra. Variaciones No es obligatorio que se trate de una gorra. Puede ser una bandera en el escritorio o una chaqueta de un color llamativo. Sea lo que fuere que decidas utilizar, debe ser algo que claramente se vea a la distancia, ya que el requisito es que detenga la interrupción antes que se produzca. Es muy tarde cuando la persona ya está junto a tu escritorio. Algunas compañías permiten utilizar equipos de sonido personales; en este caso, los audífonos –con una señal roja– también pueden ser la señal de que no deseas ser molestado.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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¿Cuánto tiempo? Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: agenda. Periodicidad: una vez. El propósito de esta actividad es establecer la meta para dividir tu tiempo entre el trabajo y tus actividades personales. Calcula cuántas horas a la semana dedicas a actividades laborales (si ya llevaste a cabo la actividad ¿A dónde se fue? (4.6), ya debes tener la información). Incluye el trabajo que te llevas a casa. Elimina el tiempo para dormir, y verifica cuánto queda para actividades personales (una semana tiene 168 horas, así que con siete horas de sueño, tienes alrededor de 120 horas disponibles). ¿Ese equilibrio realmente te agrada? Con honestidad, no intentes conciliar las expectativas de tu empresa o de tu familia, ¿qué te gustaría realmente hacer? Observa la diferencia considerando un día. ¿Cuántas horas te gustaría trasladar de lo laboral a lo personal, o de lo personal a lo laboral? Quizás ya tengas el equilibrio ideal, en cuyo caso no hay nada que hacer. Pero lo más probable es que no lo tengas. Considera la posibilidad de que modificar el equilibrio hacia tu dirección de preferencia se convierta en una actividad central para ti. Retroalimentación Muy pocas personas pueden hacer cambios como éstos de la noche a la mañana, pero eso no significa que el cambio sea menos deseado o posible. Quizás puedas modificar tu manera de trabajar (cada vez más personas están optando pon carreras flexibles, con diversas tareas; cada vez más compañías están empleando a consultores y contratistas externos); o puede significar simplemente algo diferente al momento de decidir irte a casa. Pero recuerda, sólo tienes una oportunidad para vivir tu vida: no la desperdicies. Resultado Esta actividad no tiene un efecto inmediato, pero establece un programa y eso es muy importante. Variaciones La división más obvia es ámbito laboral y personal, pero puedes hacerla con diferentes perspectivas, como trabajo productivo y voluntario, trabajo con diferentes niveles de retribución, trabajo en casa y trabajo en oficina.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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Lectura incontrolada Preparación: ninguna. Duración: diez minutos. Material: ninguno. Periodicidad: continuo. Si tienes mucho que leer, es importante que reduzcas la entrada de documentos (ve Montañas de papel, 4.31). Pero si todavía tienes mucho que leer, intenta algunas técnicas para incrementar tu velocidad. Estas técnicas siguen una guía visual. No hay nada nuevo. Utilizaste una de ellas al comenzar a leer: tu dedo. De hecho, la guía puede seguir siendo tu dedo, o la punta de una pluma o lápiz, cualquier señalador que te sea cómodo sostener mientras lees. Hay una gran diferencia. En lugar de señalar cada una de las palabras, desliza la guía suavemente a lo largo del texto. Comienza a tu velocidad de lectura habitual, luego acelera. Te darás cuenta de que se da una tasa de incremento en la lectura en un muy corto período de práctica. Cuando te sientas muy a gusto con la guía, intenta un método diferente. En lugar de moverla a lo largo del texto, muévela hacia abajo, por el centro de la página. Es completamente posible captar el significado de todas las líneas por extrapolación. Con este método no puedes leer todas las palabras, pero es una manera muy efectiva de extraer lo importante. La técnica te puede llevar un poco mas de tiempo, pero vale la pena. Retroalimentación Puede ser que te sientas incómodo al utilizar una guía visual. Después de todo, ya lo hiciste en la escuela. Pero en ese tiempo, el dedo seguía la velocidad con la cual podías reconocer cada una de las palabras. Ahora la guía dirige tus ojos. Sin embargo, dadas las asociaciones que pueden hacerse con la infancia, puede ser mejor utilizar un lápiz en lugar del dedo. Resultado Estas técnicas te ayudarán a incrementar tu velocidad para leer en detalle y para extraer información. Simplemente el uso de la guía ha demostrado un incremento en la velocidad de lectura de entre el 50 y 100 por ciento. Variaciones Hay muchas otras técnicas de lectura rápida. Algunas implican una considerable cantidad de entrenamiento, pero las dos que mencionamos arriba tienen la ventaja de que requieren muy poco esfuerzo y dan muy buenos resultados.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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No cumplimos Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Mucha gente es impuntual. Algunos dicen que van a hacer algo en cierta fecha, pueden llegar a firmar un papel al respecto; luego se muestran sorprendidos cuando tienen que cumplir, y no lo hacen; incluso peor, parece que no les importa. Si regularmente no entregas a tiempo, tu administración del tiempo ha fallado. Es más, seguirá fallando, porque las tareas incompletas tendrán un efecto directo en las otras actividades que tenías planeadas. Si crees en la importancia de cumplir, y quieres aparecer como alguien que cumple, necesitas hacer estimaciones realistas. Reducimos las estimaciones para ser competitivos y complacer, pero es mejor calcular un 10 por ciento de más y entregar a tiempo. Incluso si tus suposiciones son correctas, las cosas pueden llegar a salir mal. Es en ese momento cuando puedes hacer la gran diferencia. Si pones un 150 por ciento de esfuerzo para recuperarte de un atraso, y dejas saber a los demás la situación, ganarás reconocimiento y fama de ser alguien que tiene el control de su tiempo. Puede significar un cambio ocasional de última hora en tus prioridades, pero valdrá la pena. Verifica los tiempos de tus tareas actuales. ¿Son realistas? ¿Debes cambiar algo? ¿Qué ha sucedido con los tiempos de los recientes fracasos y éxitos? Retroalimentación Esta técnica no intenta llevarte a vivir de crisis en crisis. Si siempre estas tratando de resolver los problemas, quiere decir que tus estimaciones de tiempo son erróneas. Resultado Algo sorprendente en una sociedad regida por el consumo, es que cumplir es algo raro. Consigue hacerlo y no sólo lograrás una buena administración del tiempo, sino que tendrás más trabajo. Variaciones La manera en que manejas tus cálculos de tiempo es algo que escapa al ámbito de este libro, pero ten en cuenta que muchas veces se parecen más a una adivinanza que a una evaluación. No estimes tiempos hasta con milésimas de segundo. La planificación funciona mejor, y es más fácil de modificar en el último momento, con números redondos y unos cuantos puntos de revisión.

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Nota bene Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: libreta. Periodicidad: continuo. Las anotaciones son muy útiles, no sólo porque puedes recurrir a ellas, sino también porque el simple hecho de anotar algo refuerza la información en tu memoria. Sin embargo, es imposible determinar el mejor formato para las notas. Muchos administradores del tiempo efectivos siguen cambiando de idea. Algunos piensan que las grandes libretas son las mejores. Todo está en orden cronológico. Su ventaja es que no requieren atención. Si utilizas carpetas de argollas, verás que son más flexibles, pero necesitas limpiarlas periódicamente para evitar que engorden demasiado. Los periodistas siguen apegados a las libertas de espiral. Yo prefiero los anotadores pequeños que puedo tener conmigo todo el tiempo. Compleméntalo con una libreta grande, si estás en alguna situación en la que debas hacer muchas anotaciones, por ejemplo en una junta en la que se da información. Ve Notas con personalidad (4.70) para tener una visión más estructurada acerca de cómo tomar apuntes particularmente efectivos. Finalmente, haz el esfuerzo de poner las notas que deban ser rastreadas en el ordenador, ya sea en un documento del procesador o en un formato más estructurado. Retroalimentación Trata varias opciones, pero evita los pedazos de papel que pronto se pierden. Las notas autoadhesivas son grandiosas, pero sólo como llamadores de atención. Si necesitas acordarte de algo que tienes que hacer mañana, son excelentes. Pero una vez que has tapizado tu ordenador con ellas, has perdido la batalla. Son una distracción y no te ayudan a estar alerta. Las notas autoadhesivas deben reservarse para las acciones inmediatas. Resultado Las notas son una extensión y apoyo esencial a la memoria. Hacer un sensato uso de ellas es muy provechoso. Variaciones El término 'libreta' es utilizado muy ampliamente. Lo importante es que se ajuste a tus necesidades.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

Aut.: Brian Clegg

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Dificultades para delegar Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: gente a quien delegar. Periodicidad: una vez. Este ejercicio se aplica incluso a quienes no tienen subordinados, pues de cualquier forma delegas, ya sea pidiendo a un colega que haga algo por ti o pagando a alguien para que limpie tu casa. A la mayoría se nos dificulta delegar. Con esta actividad comenzaremos a enfrentar el problema. Dedica un par de minutos a escribir por qué delegar es difícil para ti. Si no lo es, escribe por qué puede ser difícil para otros. Sólo entonces revisa la siguiente lista. Sabes que lo puedes hacer mejor. Tu trabajo es tener las riendas firmes. Tienes desconfianza. No estás seguro de tu propio papel. Los demás ya tienen suficiente trabajo. El trabajo necesita una figura reconocida. Cada una de estas razones –y las otras que hayas anotado– tiene una contraparte. Pasa el resto del tiempo pensando las contrapartes específicas para cada razón. Retroalimentación Sólo tú puedes rebatir tus propias objeciones: esto va más allá de la lógica; algunas respuestas pueden ser tan simples como,¿Y qué?' Esta es una buena respuesta, por ejemplo, a 'Sabes que lo puedes hacer mejor', siempre y cuando ellos lo puedan hacer de manera satisfactoria. Otras requerirán que encuentres algo o que te arriesgues con la gente. A menos que así sea, no vas a ganar su confianza o sacar todo su potencial. Al final, si no son tan buenos para delegarles algo, ¿por qué trabajas con ellos? Resultado La delegación de actividades es esencial en una administración del tiempo efectiva; hay muy pocos papeles que puedes llevar a cabo tú solo. Al final, la delegación sólo se aprende haciéndola. Arriésgate y ve qué sucede. Variaciones En lugar de llegar a los problemas de la delegación examinando los argumentos en su contra, haz una lista de las ventajas. Luego, apóyate en estos argumentos para llevarla a cabo.

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Leer más Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Leer es una actividad importante en todos los contextos, aunque a menudo es vista como de poco valor. Si te ven sentado y leyendo un libro o una revista (incluso de negocios), generalmente consideran que estás un paso debajo de estar dormido. Ya sea para crecer en conocimiento sobre tu trabajo, saber más sobre una afición o estimular tu creatividad personal, leer es esencial. Dada la diferencia entre el valor real y el valor percibido de la lectura, ésta necesita un tratamiento especial. Dedica un par de minutos a revisar tu material típico de lectura para una semana. Considera ficción y no ficción, libros, revistas y periódicos. Ahora, trata de imaginarte el contenido ideal de tu lectura. Establece algunas metas realistas, como una novela a la semana, un libro de negocios a la semana, etc. Finalmente, distribuye momentos apropiados para lectura. Dado el bajo valor con que se percibe, será necesario que estos tiempos se encuentren en los momentos en que estás menos visible (a menos que trabajes en un negocio particularmente iluminado), pero no debe haber excusa para hacer la lectura a un lado. La lectura puede encajar en un momento de baja energía –ve Puntos álgidos (4.7)– pero no tanto que te puedas dormir. Retroalimentación La contradicción es un punto que quizá vale la pena discutir con tu jefe. ¿Por qué estamos listos para mandar a alguien a un curso durante días, pero no nos gusta ver a alguien leer un libro de negocios durante media hora? De hecho, esta discusión debe generar la legitimación del tiempo para leer. Resultados Si puedes colocar la lectura en un nivel similar a las actividades administrativas, en cuanto a prioridades, vas a lograr más que la mayoría de la gente, y asegurarás una ventaja personal. Variaciones Busca diferentes fuentes de lectura: bibliotecas, librerías, librerías en Internet, centro de aprendizaje dentro de la empresa.

Texto: Administración del Tiempo al Instante

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Es mío Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Este ejercicio revisa un problema de delegación de actividades que es particu-larmente fuerte en el ámbito social. Hay muchos tipos de tareas que tradicio-nalmente han sido asignadas al responsable de la casa. Se espera que él o ella se haga cargo de la decoración, reparaciones menores y que tenga el jardín muy bien arreglado. Igualmente, el dueño de un coche debe encargarse de ciertos problemas, y así siguiendo. Esta presión emocional a menudo se relaciona con estereotipos sexuales sorprendentemente fuertes (`¿,Qué clase de hombre no puede instalar una repisa o arreglar un grifo?', `¿,Qué clase de mujer no puede cocinar o planchar?'). Dedica un par de minutos a hacer una lista de las tareas típicas de tu vida social, incluyendo las actividades de todos dentro de tu familia. Ahora divídelas en las que te gusta hacer (no me pregunten por qué, pero a mí me gusta ir al supermercado, por ejemplo) o de las que sientas obtener un beneficio personal, y aquellas que aborreces. Frente a cada "cosa aborrecida" coloca una marca del coste que tiene, ya sea alto, medio o bajo. Utiliza la tarifa que ganas por hora como el nivel intermedio; todo lo que cueste significativamente más, será alto, y lo que cueste menos, será bajo. Considera la posibilidad de pagar por las cosas de bajo precio. Hay mejores formas de utilizar Retroalimentación La delegación es diferente en el ámbito doméstico. Es más claro que estás obteniendo tiempo de una tarea para hacer algo que te gustaría llevar a cabo, pero la presión emocional también es más fuerte. Asegúrate de hacer algo con el tiempo liberado, para realmente darte cuenta del beneficio. Resultados Rescatar tiempo de tu vida social por la eliminación de te genera beneficios reales para tu administración del tiempo. Y dar trabajo a alguien no es malo. Variaciones Aunque esta técnica está diseñada específicamente para la administración del tiempo social, también se aplica al trabajo. Un equivalente en este ámbito podría ser convertir algo pesado en una actividad placentera a través de la capacitación, motivación, o las herramientas adecuadas.

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Apagar el televisor

Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: televisor. Periodicidad: continuo.

La televisión es, probablemente, el mayor consumidor de tu tiempo social. No es una crítica, sino un hecho. Muy pocas personas colocan a la televisión como una de sus actividades centrales –ver Concentrar (4.8) –, pero la mayoría le dedicamos 20 horas a la semana, un buen porcentaje de tiempo que no se dedica a dormir ni a trabajar. No estoy abogando por la renuncia a la televisión. Sin embargo, si te das cuenta de que tu tiempo para consolidar relaciones sociales es limitado, piensa en algunas acciones sencillas. Limítate a un solo programa al día; si es necesario, utiliza una grabadora de vídeo para ajustar tu tiempo. Un día a la semana puedes consentirte viendo una película o un programa de larga duración. Si te parece difícil, haz una clasificación y descarta los programas con menos interés para ti. Sé honesto con esta clasificación –es sólo para ti. No apliques la visión "culturizada" del tema que pone a las noticias sobre los programas de arte y los documentales, si te gustan las telenovelas dales a éstas el mayor puntaje. Retroalimentación Todos tenemos días muy pesados en los que lo único que queremos es sentarnos frente al te lev isor. No hay nada de malo en eso, siempre que se trate de algunos y no de todos los días. Resultados Si utilizas adecuadamente el tiempo que liberas al dejar de ver televisión –en actividades sociales que estén entre las centrales- tendrás una excelente fuente de tiempo extra. Variaciones A lgunas personas encuentran út i l grabar todos los programas que podrían ver, y luego se dan cuenta de que en la práctica no ven en realidad tantos.

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Amortiguadores

Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: agenda. Periodicidad: semanal.

Esta actividad funciona en combinación con Encuéntrate contigo a medio camino (4.17) y las otras técnicas orientadas a la programación. Todas las demás se tratan de asegurarte tiempo en tu agenda para trabajar. Esta se trata de que no tengas tiempo para nada. En un mundo perfecto, puedes programar cada reunión, cada acción con su consiguiente tiempo de trayecto, de tal forma que una va detrás de la otra (en verdad no sería perfecto, sería el infierno, pero sabes a lo que me refiero). En realidad, las cosas se pasan de tiempo, o estimamos menos del necesario y necesitamos amortiguadores, espacios que te permitan una variación. Sólo dedica un minuto a pensar en la semana pasada. ¿Cuántas veces te saliste del horario? Quizás te quedaste en un embotellamiento de tráfico, o alguien más llegó tarde, o todo requirió un poco más de lo esperado... o una de las millones de posibles cosas que interfieren con la precisión. Puede ser que vayas, durante el día, retrasándote más y más, o que tengas algunos espacios flexibles: los amortiguadores. Para tener una casi completa seguridad, probablemente necesitarías un 50 por ciento del tiempo como amortiguador dentro de tu horario, pero con tu mejorada administración del tiempo, probablemente podrías hacerlo bien aplicando Pareto (4.26) y sólo tener el 20 por ciento. Trata de tener un 20 por ciento de tu tiempo no planificado, pero prepárate para incrementar el margen si se comprueba que no es efectivo. Retroalimentación Los amortiguadores no utilizados no son una pérdida de tiempo. Puedes aplicarlos a ponerte al día con actividades de baja prioridad, que de otra manera no llevarías a cabo. Resultados Un uso excesivo de amortiguadores puede arruinar tu programa, pero si los conservas en términos reales, pueden hacer que tu administración del tiempo sea más efectiva. Variaciones Puedes variar la duración de los amortiguadores según el tipo de actividad. Las reuniones con ciertas personas siempre se van a alargar. Algunos trayectos son particularmente malos en lo que se refiere a retrasos. Aplica el sentido común cuando definas los amortiguadores, en lugar de usar un porcentaje fijo.

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Teléfonos aliados Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: teléfono; libreta. Periodicidad: continuo. Las llamadas telefónicas pueden consumir grandes cantidades de tiempo. En Llamando por números (4.14), te motivamos a aglutinar tus llamadas de salida. Aquí, nos referiremos al contenido. Si haces una llamada, identifica lo que quieres obtener de ella. Anota los puntos clave y tenlos frente a ti. No vas a seguirlos en orden, pues sonaría muy artificial, pero serán una guía de lo que necesitas tratar y lo que te falta por decir. Puedes utilizar tus puntos clave como una lista de verificación, o sacar notas adicionales de cada uno de ellos. Algo más útil: con ellos te aseguras de que todo ha sido cubierto, y te ayudan a no divagar. Los formulismos sociales exigen algunas desviaciones. Uno de los aspectos valiosos de las llamadas telefónicas, es que mantienen tu red de contactos, por eso no te puedes permitir ser brusco. Sin embargo, debes estar consciente de las desviaciones, y retomar el tema en el momento preciso. En el teléfono te pueden hacer falta muchas claves no verbales. Las respuestas cortas, de una sola palabra, pueden dar por terminado un tema; por otro lado, para retomar la línea de la conversación, debes hacerlo de manera activa. Retroalimentación Puede parecer artificial, pero este acercamiento no interfiere con el flujo de la conversación. Resultados Aplicada adecuadamente, esta técnica reduce el tiempo de conservación o divagación, lo que te permite utilizar tu tiempo de manera más eficiente. Variaciones Para las llamadas de entrada tienes menos oportunidad de prepararte. Si quien llama no aclara sus intenciones, pregunta; siempre y cuando lo hagas diplomáticamente, no vas a ofender a nadie y podrás retomar la conversación. Al principio, esta técnica puede ser usada en contextos sociales, y es importante para tener la seguridad de que todos los aspectos importantes han sido tratados, pero ten en mente que el contenido periférico a veces es el punto principal de una llamada social, y requiere una prioridad mayor.

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El comienzo Preparación: ninguna. Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: una vez. Para este ejercicio vamos a dedicar un par de minutos a pensar en la preparación de un día productivo. Anota la características propias de un inicio. ¿Cuántas horas duermes? ¿Es tranquilo y sin interrupciones? ¿Cómo te levantas? ¿Qué sucede antes de salir de casa? ¿Qué pasa camino al trabajo? A veces, este tiempo preparatorio es un desastre. No dormimos lo suficiente. Corremos de un lado a otro, gritando a los niños o tropezando con el gato. Nos comemos una rebanada de pan tostado al salir, luego pasamos una hora pegados al volante y gritando al idiota del coche de adelante. No es la mejor preparación para el día que nos espera. Si pudieras tener más y mejores horas de sueño, si pudieras convertir el inicio del día en algo placentero y no en una pesadilla, tendrías un día más efectivo. Dedica los minutos restantes a decidir algunas acciones rápidas para que las cosas sean diferentes. No esperes cambios de la noche a la mañana; trata de fomentarlos gradualmente. Pueden incluir irte a dormir lo suficientemente temprano, desayunar bien (en casa o fuera) y hacer el trayecto al trabajo menos estresante. Retroalimentación Es fácil pensar que no hay nada que hacer en este ámbito de la vida. Quizás no haya una forma agradable de hacer el trayecto al trabajo (a menos que llegues antes de las 8 o después de las 10, ¿es completamente imposible?), pero siempre habrá algo que puedas mejorar. Resultados Comenzar una tarea con una actitud positiva ayuda a llevarla a cabo más efectivamente. Variaciones Puedes utilizar una postura positiva también por la noche. De regreso a casa, piensa en los aspectos positivos de la noche. De esa manera, cuando llegues, no lo haces abrumado por el día que has tenido (convirtiendo la noche en algo desastroso), sino con el deseo de disfrutar del agradable momento que te espera.

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Chocolate Preparación: ninguna. Duración: dos minutos. Material: ninguno. Periodicidad: continuo. Algunas tareas son necesarias, pero nos cuesta trabajo comenzarlas. Algunas son Saboteadores de la lista de tareas (4.59), que siempre están en alguna parte de la cadena. Otras son simplemente trabajo duro y pesado, pero esencial; o un tipo de Recolección de cerezas (4.32) negativo. Enfrentados a estas tareas, es útil aplicar un toque de psicología. Así como a los animales se les motiva con una golosina a hacer algo que no tienen deseos de hacer, te puedes dar a ti mismo la promesa de una pequeña recompensa si terminas una tarea. Puede ser la oportunidad de hacer algo divertido, una actividad de baja prioridad –ve Pequeñas recompensas (4.36)– , puede ser salir esa noche o, literalmente, una golosina: un pastelillo con tu café, o un chocolate. Sea cual fuere el premio, asegúrate de seguir la misma técnica que un entrenador de animales (o padre de familia): debe ser inmediato, comenzar tan pronto sea posible en cuanto la tarea haya sido terminada. Y el tamaño no importa; un chocolate puede ser tan efectivo para este propósito, como un costoso reloj. Retroalimentación Esta técnica suena ridícula, porque sabes lo que estás haciendo, y tal vez creas que no va a funcionar. No es así: el efecto no se reduce por el conocimiento de tus acciones; la promesa de una recompensa inmediata algo. Resultado Esta técnica es excelente para atacar los cabos sueltos de tu administración del tiempo. Ayuda a pulir esas tareas con las que no logras ponerte al día. Variaciones Para ser efectiva, la recompensa debe darse pronto. Esto significa que una gran tarea debe ser dividida en metas diarias, de tal manera que logres algo cada día. Puede ser que quieras tener un premio mayor por el término de toda la tarea, pero no debe reemplazar las gratificaciones de cada etapa. Puedes ayudar a otras personas dándoles recompensas similares, y si tu jefe te da una, no tienes que dártela tú mismo.

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Prohibiendo el trabajo en casa Preparación: Desmenuzando el portafolios (4.11). Duración: cinco minutos. Material: ninguno. Periodicidad: continuo. Este ejercicio sigue al de Desmenuzando el portafolios (4.11), a menos que no tengas una bolsa para llevarte cosas a casa. Tener compartimientos es esencial para una buena administración del tiempo. Con el ejercicio Desmenuzando el portafolios, abrimos la brecha entre el trabajo y lo social. Ahora, vamos a dibujar una línea. Llevarse trabajo a casa es un enemigo real de la administración del tiempo. El propósito es evitarlo. En teoría esto es trivial, sólo no lleves nada de trabajo a casa. Punto. Permanece en el trabajo hasta que termines. Si necesitas trabajar el fin de semana, ve a la oficina. De hecho, vale la pena ir ocasionalmente el fin de semana para vivir in experiencia; generalmente el ambiente es muy diferente. Retroalimentación Llevar trabajo a casa tiene un efecto negativo en tu familia y en tu vida social, y reduce la calidad de tu trabajo. No lo hagas. Resultados Es vital superarlo. Cuando llevas trabajo a casa, el trabajo controla tu tiempo. Desafortunadamente es como dejar de fumar. Puede ser que necesites varios intentos. Variaciones Llevar trabajo a casa es diferente de trabajar en casa (ve Hogar, dulce hogar, 4.48). Quienes trabajan en casa 'van a la oficina', sólo que el trayecto les toma 20 segundos. No hay nada de malo en trabajar en el tren, pero asegúrate de que las tareas que realices sean fáciles de dejar, para que no tengas la tentación de seguir en casa. Algunas veces tienes que trabajar en la noche. Quizás quieras llegar a casa y ver a los niños, luego trabajar un rato. Entonces, ¿puedes llevar trabajo a casa? Si es posible, no lo hagas. Regresa a la oficina. Si el tiempo de transporte hace que esto sea poco práctico, ten en casa un lugar específico para trabajar. No vayas ahí en cuanto llegas. Disfruta de un rato social y, luego, deja claro que 'vas a trabajar'. Si debes trabajar por la noche y no puedes ir a la oficina, cambia el trabajo a casa.

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MÁS ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Administración del tiempo al instante es todo lo que necesitas para asumir el control de tu tiempo, y la postura de gota a gota tiene más posibilidades de ser efectiva, que una transformación repentina o los brillantes sistemas de carpetas con argollas. Sin embargo, hay momentos en que es de utilidad tener una visión más amplia o utilizar otros recursos. Este capítulo detalla algunas fuentes de información extra y ayuda a mejorar tu administración del tiempo. No tiene la intención de presentar todo, pero te dará un punto de partida útil si quisieras ampliar tus conocimientos acerca de la administración del tiempo.

RECURSOS EN LA RED La Red o Internet se ha convertido en un recurso universal para obtener ayuda e información. En las direcciones que presentamos abajo, encontrarás referencias a sistemas y programas. Para encontrar más información general, escribe las palabras 'administración del tiempo' en un buscador y revisa los resultados. Estas son unas de las direcciones más conocidas con las que puedes comenzar: http://www.altavista.com http://www.yahoo.com

LIBROS Brian Clegg, The Chameleon Manager, Butterwoth Heinemann, 1998 Este libro lleva el concepto de la administración del tiempo a una esfera más amplia, en la que se trata de adquirir las habilidades necesarias para triunfar en el ámbito laboral del nuevo milenio. Identifica la administración de la creatividad, comunicación y conocimiento como los requerimientos clave para salir adelante, e incluye un punto de vista diferente de la administración del tiempo. Jane Smith, How to be a better... Time Manager, Kogan Page, 1997 Patrocinado por la Sociedad Industrial, el libro de Smith es fácil de leer y con mucho sentido si te gusta el estilo de listas de verificación y pequeños cuestionarios para responder a lo largo del camino. Marion E Hayes, Make Every Minute Count, Kogan Page, 1996 De la serie Better Management Skills (Mejores habilidades de management). Tiene incluso más listas de verificación y cuestionarios que el libro de Smith; es una excelente manera de iniciarse en la materia.

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Lothar J Seiwert, Managing Your Time, Kogan Page, 1989 Un libro muy visual, con muchos diagramas, planos y caricaturas; puede impresionarte (aparentemente tiene más de 300,000 lectores) o dejarte frío. Es particularmente útil si te gusta la orientación específica y la información en jugosos bocados. Ted Johns, Perfect Time Management, Arrow, 1994 Un práctico libro de bolsillo que da una visión general de la administración del tiempo, desde un punto de vista muy pragmático. Varía desde aspectos muy generales hasta más detallados (por ejemplo: Sugerencias en la forma de hacer la agenda de una junta).

SISTEMAS Aunque los sistemas pueden ser peligrosamente adictivos y requerir más tiempo del que dejan libre, algunas personas los consideran ayudas efectivas. Esta sec-ción presenta algunos de los más conocidos, sin hacer ninguna recomendación. DAY-TIMER Sistema efectivo de agenda/organizador que coloca toda la información básica en dos hojas. http://www.daytimer.com Day-Timers Europe: freepost ANG6275, Hertford SG13 7YE (0800-542-0520). Day-Timers, Inc: One Day-Timer Plaza, Lehigh Valley, PA 18195-1551 (800225-5005) FILOFAX El más original y antiguo de los organizadores personales. Aunque Filofax no tiene su propio sistema de administración del tiempo, las carpetas de argollas y la papelería ayudan en todo lo necesario, sin cargas filosóficas. http://www.filofax.com Filofax Group PLC: Waverley House 8-12, Noel Street, London WIV 3PB (0171-432-3000) TIME MANAGER INTERNACIONAL Probablemente el sistema de administrador del tiempo de estilo más formal, TMI evidencia sus raíces escandinavas. Tiene la tendencia a generar muchos diferentes tipos de documentos, pero su centro se encuentra en definir el lugar

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correcto y estructurar las áreas clave, así como el desglose de tareas. http://www.tmiworld.com TMI UK: 50 High Street, Henley-in-Arden, Solihull, West Midlands B95 5AN, (01564-794100) TMI US: 181 Carlos Drive, Suite 102, San Rafael, California 94903, (415 4995500) TIME/SYSTEM INTERNATIONAL Otro proveedor de sistemas escandinavo, de nuevo muy pesado en formatos, pero con una postura un poco menos filosófica que TMI. Desglosa las actividades con mucho detalle. Un formato más grande en su carpeta de argollas, útil para quienes escriben con letra grande. http://www.timesystem.com Time/System UK: 6 Vincent Avenue, Crownhill Business Centre, Milton Keynes, MK8 OAB (01908-263333) Time/System US: 265 Main Street, Agawam, Massachusetts 01001 (800 6379942)

SOFTWARE (PROGRAMAS) Los programas surgen con la misma rapidez que las referencias de Internet, pero presentan una buena lista de los productos existentes para ayudarte a administrar tu tiempo. Revisa los sitios de la red para obtener información actualizada. ADMINISTRADORES DE INFORMACIÓN PERSONAL Microsoft Outlook (www.microsoft.com.) Ampliamente disponible porque viene en el Microsoft Office, Outlook es un paquete muy efectivo para administrar el tiempo, ya que combina agenda, lista de contactos, lista de tareas, noticias, (archivos utilizados por orden cronológico, etc.), notas, correo electrónico y fax. Es básicamente intuitivo y fácil de usar. Lotus Organizer (www.lotus.com) Antes de Outlook, Organizer era el administrador de información personal número uno, y aún es muy atractivo. Se basa mucho en los organizadores tradicionales, pero con la funcionalidad electrónica. Agenda, lista de tareas, libreta de direcciones, llamadas, planificador y libreta de notas.

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Office Talk (www.sareen.com) Este producto inglés es postura diferente. Ofrece las facilidades de un administrador de información personal para grupos de 5 a 500 personas, permitiendo compartir información de manera más sofisticada que cualquier de sus competidores. Agenda, planificador, administrador de proyectos, lista de tareas, libreta de direcciones, administrador de contactos y correo electrónico. Es significativamente más complejo que cualquiera de los otros, pero ofrece mucha funcionalidad para grupos. SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO TaskTimer (www.timesystem.com) – Time/System Internacional Automatiza la postura de Time/System respecto a la administración del tiempo. Probablemente más cercano a OfficeTalk en funcionalidad, pero con una es-tructura más sólida en cuanto a la administración del tiempo (actividades, tareas y otras). Time Manager (www.tmi.co.uk) – Time Manager Automatiza la postura de Time Manager, particularmente para organizadores electrónicos portátiles. NOTAS ORGÁNICAS VisiMap (www.coco.co.uk) VisiMap es un programa para ordenadores que ayuda a tomar notas. Produce un mapa mental muy fácil de editar. Aunque es menos visual que un mapa mental dibujado a mano, hace fácil organizar un mapa y automáticamente equilibra su presentación. Puede exportarse a Word y a otros programas. MindMan (www.mindman.com) Otro programa para hacer mapas mentales; MindMan es más gráfico que VisiMap, por lo que genera mapas más visuales, mejores para tomar notas de un libro (por ejemplo) cuando se busca información. Sin embargo, no es fácil ingresar la información, por lo que no es muy bueno para tomar notas en vivo, ya sea en una discusión o en una lluvia de ideas (brainstorming). Creativity Unleashed Limited (www.cul.co.uk) Los programas cambian con el tiempo. El sitio de Creativity Unleashed Limited tiene vínculos actualizados con sitios de mapas mentales y otras técnicas ade-cuadas para la administración del tiempo.