ESTADO DE COSTOS EN EMPRESAS MANFACTURERAS Y EN EMPRESAS DE SERVICIOS

Presentado por:

CAROLINA GALINDRESALEJANDRA CERONPAOLA RUIZVIVIANA PAREDESGUSTAVO BERMUDEZARVID TENGANA

INTRODUCCIONToda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia en mercados competitivos, y la obtencin de utilidades; para el alcance de stos, los directivos deben realizar una distribucin adecuada de recursos financieros y humanos basados en buena medida en informacin de costos y el anlisis de los mismos, realizados para la toma de decisiones como eliminar lneas de productos, realizar compras, implementar procesos adicionales, sustituir materia prima, disear productos y procesos, y de manera general para la planeacin y control de las operaciones de una empresa. Anteriormente, los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para costear los productos elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera; sin embargo el desarrollo de las industrias, debido a los adelantos tecnolgicos introducidos por la globalizacin y la competitividad, han hecho que las operaciones industriales y las lneas de productos sean ms complejas. Las empresas manufactureras destinan grandes sumas de dinero por concepto de mano de obra, electricidad, materias primas, combustibles y otros, para realizar sus actividades de producir, vender y administrar; las empresas de servicios tambin tienen gastos de mano de obra, herramientas utilizadas, gastos indirectos, etc., todo con el fin de fabricar productos destinados a la produccin y venta o la prestacin de algn servicio respectivamente. Tambin se manejan miles de requisiciones, comprobantes, facturas y otros documentos que constatan las mltiples transacciones, lo que hace necesario mantener cierto orden para que la informacin resultante sea oportuna, objetiva, relevante y econmicamente factible de lograr.Dada la importancia de la informacin contable para el control y planeacin de las operaciones en organizaciones e industrias, en el presente trabajo se muestra como stas manejan, desarrollan y asignan los costos a sus productos o servicios dependiendo el tipo de organizacin.

CLASIFICACION DE LAS ORGANIZACIONESLa tarea de disear un estado de costo es delicada y muy importante pues aparte de dar informacin sobre las caractersticas y requerimientos de la organizacin, se debe conocer a profundidad la forma de operacin del sistema de costos utilizado en la empresa; debido a la variedad de caractersticas que se pueden presentar en las organizaciones de acuerdo a la estructura que posea la misma.Las organizaciones industriales se caracterizan porque, a travs de la adquisicin de unas materias primas y la transformacin de las mismas, obtienen un producto final. Las empresas industriales pueden ser: Extractivas: Se dedican a la explotacin de los recursos naturales. Manufactureras: Transforman la materia prima en productos terminados.Las organizaciones comercialesson las que adquieren bienes o mercancas para su posterior venta. Las empresas comerciales se clasifican en: Mayoristas: Adquieren bienes en grandes cantidades para distribuir, normalmente entre los minoristas. Minoristas: Venden a una escala mucho menor que los mayoristas, normalmente al consumidor final del producto. Comisionistas: Se encargan de vender productos a cambio de una comisin.Las organizaciones de serviciosse caracterizan por la venta de servicios, bien sean profesionales o de cualquier otro tipo. Los servicios tiene tres caractersticas: son intangibles, son diferentes en funcin de la demanda de las personas y caducan.Una de las diferencias en los tipos de empresas se puede evidenciar en el manejo que cada una de stas empresas tiene sobre el precio de venta por sus productos, el cual se compone de la siguiente manera:

ESTRUCTURA DEL PRECIO DE VENTA

En una empresa industrialEn una empresa comercialEn una empresa de servicios

UtilidadUtilidadUtilidad

masmasmas

Gastos operacionalesGastos operacionalesGastos operacionales

Administrativos, financieros, de ventasAdministrativos, financieros, de ventasAdministrativos, financieros, de ventas

masmasmas

Costo de produccinCosto de ventasCosto por prestacin de servicios

Materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos de fabricacinValor de compra de las mercancas adquiridas para la ventaValor de compra de insumos y servicios principales

Tambin se pueden observar diferencias de acuerdo con la actividad desarrollada por cada empresa; por esto, existen diversas clases de inventarios en las diferentes organizaciones:

EmpresaInventarios que manejaValor (costo)

Comercializadora o distribuidoraMercancasAl precio de compra o de adquisicin

Industrial (extractiva o manufacturera)Materias primas o insumosAl precio de compra o de adquisicin

Productos en procesoAl costo agregado por materias primas, mano de obra y costos indirectos de fabricacin

Productos terminados

De serviciosinsumosAl precio de compra o de adquisicin

contratosAl precio acumulado, al final del mes por la realizacin parcial de la obra contratada

Los inventarios deben ser valorizados al costo de adquisicin y deben estar adecuadamente controlados para evitar prdidas.En el caso de los servicios se tienen inventarios de los insumos utilizados en su actividad para poder prestar los servicios repetidamente, pero en el estado de costos solo se tiene en cuenta la cantidad de insumos utilizada en la prestacin de una cantidad de servicios determinada a la vez.

ESTADOS FINANCIEROSLos estados financieros son el resultado final de los procesos contables, los cuales reflejan todo el conjunto de conceptos de operacin y funcionamiento e informan sobre la situacin financiera de la empresa en cierta fecha, los resultados de operaciones y los cambios de la situacin financiera, para la toma de decisiones internas y externas.Los estados financieros bsicos son: el balance general, el estado de resultados, el estado de variaciones en el capital contable, el estado de cambios en la situacin financiera. Los elementos que componen el estado de resultados son los ingresos, costos, gastos, ganancias, prdidas, utilidad neta o prdida neta. El elemento costo, muestra el costo de los artculos vendidos, producidos o adquiridos, segn el tipo de empresa, que generaron los ingresos reportados en el mismo perodo.Dependiendo de la actividad de la empresa, la determinacin de los costos puede ser sencilla o compleja, pues cada una tiene distintos elementos a considerar haciendo que la informacin financiera que se genera pueda ser amplia y extensa. Al estar diseada la contabilidad de costos como una herramienta administrativa, el grado de detalle debe ser elevado de tal manera que la informacin se refleje claramente, en los estados financieros.ESTADO DE COSTOSEs un informe que tiene como objetivo recapitular los factores o elementos del costo, tales como insumos, materia prima, mano de obra y los costos o gastos indirectos de fabricacin para determinar el costo total incurrido por una organizacin en el desarrollo de su actividad.

COSTOS EN EMPRESAS MANUFACTURERASCuando se trata de una empresa manufacturera hay diferentes mtodos de contabilidad de costos que pueden servirle a este tipo de empresa, los ms relevantes son el sistema de costeo por procesos, el sistema de costeo por rdenes de trabajo y el sistema de costeo basado en actividades, los cuales pueden utilizarse segn las necesidades y caractersticas de cada empresa; stos determinan los costos incurridos por la empresa basndose en los siguientes elementos: Costo de adquisicin de Materias Primas o Materiales Directos: Es el costo de adquisicin de los bienes que sern transformados en productos terminados o que formarn parte de l, por ejemplo, partes, etiquetas, etc.

Costo de la Mano de Obra Directa: Costos conformados por los salarios y beneficios de los trabajadores que realizan su labor directamente en la fabricacin del producto.

Gastos Indirectos de Fabricacin: Costos de los elementos necesarios para la fabricacin del producto, pero que intervienen en forma indirecta en la elaboracin del mismo (materiales indirectos, mano de obra indirecta, otros gastos indirectos)Algunos tipos de empresas manufactureras, con sus correspondientes costos son:

EmpresaCostos de produccin

DirectosIndirectos

Productora de mueblesPor las materias primas:madera, tubera, materiales para tapicera, puntillas, pintura, soldadura, tornillos, rodachines, entre otros.Depreciacin y mantenimiento de maquinaria y equipo, valor de los seguros de las mquinas, valor del arrendamiento de la planta de produccin, valor de los servicios pblicos de fbrica, el salario deayudantes, supervisores, jefes de planta y algunas materias primas de difcil clculo como por ejemplo la lija y la cartulina utilizada en el diseo.

Por mano de obra directa, el salario de operarios como: pintores, cortadores, armadores, cepilladores, entre otros.

PanaderaPor las materias primas:azcar, harinas, levadura, huevos, leche, crema, sal, chocolate, mermeladas, frutas, mantequilla, entre otros.Depreciacin y mantenimiento de maquinaria y equipo, valor de los seguros de las mquinas, valor del arrendamiento de la planta de produccin, valor de los servicios pblicos de fbrica, el salario de ayudantes, supervisores, jefes de planta y algunas materias primas de difcil clculo como por ejemplo las esencias, los saborizantes y los colorantes.

Por mano de obra directa, el salario de operarios como: bizcochero, hornero, figurador, pastelero, mezclador, entre otros.

ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION Y VENTASEs un informe que relata todo el movimiento que ocurre en las cuentas de inventario de productos en proceso y de productos terminados, con el objetivo de hallar los costos de los productos vendidos, es decir los que generaron beneficios durante el perodo de tiempo al cual se refiere el informe; esta informacin es de vital importancia al momento de realizar el estado de resultados y el balance general al final de un proceso de costeo.

ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION Y VENTAS

(Fecha)

Inventario Inicial Materiales DirectosXXXX

Ms (+) Compras Netas Materiales DirectosXXXX

Menos (-)Inventario Final Materiales DirectosXXXX

Igual (=)Materiales Directos UtilizadosXXXX

Ms (+) Mano de obra directaXXXX

Igual (=)Costo PrimoXXXX

Ms (+)Costos Indirectos de FabricacinXXXX

Igual (=)Costo Total de ManufacturaXXXX

Ms (+)Inventario Inicial Produccin en ProcesoXXXX

Menos (-)Inventario Final Produccin en ProcesoXXXX

Igual (=)Costo Total de Artculos ProducidosXXXX

Ms (+)Inventario Inicial Productos TerminadosXXXX

Menos (-)Inventario Final Productos TerminadosXXXX

Igual (=)COSTO DE VENTASXXXX

A continuacin, se explican cada uno de los pasos que se realizan en la construccin de un estado de costos de produccin y ventas.Paso1. Clculo del Costo de la Produccin del Perodo. El estado de costos de produccin y ventas, comienza haciendo mencin de todos los costos de materiales directos, mano de obra directa, y costos indirectos de fabricacin adicionados a la produccin, lo cual constituye el costo de la produccin del perodo.La estructura del estado de costos de produccin y ventas vara dependiendo de si se trabaja con costeo por procesos o con costeo por rdenes de produccin. En el costeo por procesos se debe reflejar cada uno de los elementos del costo de produccin, comenzando por los costos primos, sumando costos de materiales directos y mano de obra directa usados en la produccin durante el periodo en el cual se presenta el informe; luego se presentan los costos indirectos de fabricacin reales incurridos durante el perodo y que han sido adicionados a los productos en proceso. El costo de los materiales directos usados, el cual se calcula en el estado de costos de produccin y ventas, se puede hallar a travs de la informacin mostrada en la cuenta de inventario de materiales, en donde al inventario inicial de materiales se le adicionan las compras netas de los mismos y se obtienen los costos de los materiales disponibles para ser usados; luego se le resta el costo del inventario final para obtener por diferencia el costo de los materiales usados en el perodo, excluyendo del total resultante los costos de los materiales indirectos usados en la fbrica y en otras reas como administracin y ventas, para obtener as solamente el costo del material directo usado.Paso 2. Clculo del Costo Total de la Produccin en Proceso.Adems de considerar los costos de produccin incurridos en el perodo se deben tener en cuenta los incurridos en el perodo pasado, contenidos en el inventario inicial de produccin en proceso, los cuales no generaron beneficio en el perodo pasado pero que en el actual son adicionados como parte de la produccin terminada.En la estructura del estado de costos de produccin y ventas, el inventario inicial de produccin en proceso debe aparecer sumado al total de los costos de produccin del perodo, para obtener el total de los costos de la produccin en proceso. Paso 3. Clculo de la Produccin Terminada en el Perodo. La totalidad de los productos elaborados no son terminados durante el perodo; en estas circunstancias, parte de los costos de produccin incurridos en el perodo actual y en el pasado, quedan valorando los productos a medio terminar, constituyndose as el inventario final de produccin en proceso. Para hallar el valor de la produccin terminada en el perodo, en la estructura del estado de costos de produccin y ventas, se resta a la totalidad de los costos de la produccin en proceso, que incluye los costos de produccin del perodo pasado y del actual, el valor del inventario final. De esta forma, por diferencia, se halla el crdito de la cuenta inventario de productos en proceso, que tiene como destino a la cuenta de costo total de artculos producidos.Paso 4. Clculo de la Produccin Terminada y Vendida en el Perodo. La produccin vendida, durante el perodo, no slo proviene de la terminada en el mismo, sino tambin de la produccin finalizada en el perodo anterior, contenida en el inventario inicial de productos terminados; por esto conviene calcular el costo de la produccin disponible para la venta, mediante la sumatoria de los costos totales de artculos producidos en el perodo y los costos de la produccin terminada en el inventario inicial. Luego, a dicho subtotal de venta, se le resta el valor del inventario final de productos terminados, para hallar el costo de ventas, es decir el costo de la produccin terminada y vendida.En resumen, a la totalidad de los costos de artculos producidos en el perodo se le debe sumar el valor del inventario inicial de productos terminados, para obtener el costo total de produccin terminada y disponible para la venta, luego se le deduce el valor del inventario final de productos terminados, para obtener el costo de la produccin vendida.

La estructura del estado de costos de produccin y ventas, vara segn si se realiza un costeo por procesos o costeo por rdenes de produccin. Anteriormente se ha descrito la elaboracin del estado de costos, segn el costeo por procesos y a continuacin se presenta la estructura del mismo basado en el costeo por rdenes de produccin. En este sistema de costeo, al inventario de productos en proceso se le asignan costos indirectos de fabricacin aplicados. De esta manera los inventarios o las unidades fabricadas se estn valorando con costos directos reales y costos indirectos aplicados que pasan ms tarde a representar el costo de la produccin terminada y vendida ajustada. Sin embargo, la empresa debe conocer, cules son los costos reales de la produccin vendida; por ello durante el transcurso del perodo econmico el sistema de contabilidad debe acumular los costos indirectos reales en una cuenta transitoria como costos indirectos de fabricacin, para ser comparada con los costos indirectos aplicados a la produccin. Una vez comparados los costos indirectos reales y los aplicados, al finalizar el perodo, pueden suceder dos situaciones. La primera, cuando los costos reales son superiores a los costos indirectos aplicados, lo cual indica la existencia de una sub-aplicacin de costos indirectos de fabricacin, es decir que los inventarios fueron valorados con faltantes en cuanto a costos indirectos. La segunda, cuando los costos reales son inferiores a los costos indirectos aplicados, lo cual indica la existencia de una sobre-aplicacin, es decir que los inventarios fueron valorados con excesivos costos indirectos.La sub y la sobre-aplicacin de costos indirectos se registra al finalizar el perodo como una cuenta transitoria, la cual se debe saldar antes de elaborarse el cierre del ejercicio econmico. Para ello, se suele usar la metodologa de cancelacin inmediata contra la cuenta de costo de ventas. De tal manera que la sub-aplicacin de costos indirectos de fabricacin, incrementa el costo de la produccin vendida por representar un faltante, y la sobre-aplicacin de costos indirectos de fabricacin disminuye el costo de la produccin vendida, por representar un exceso. La sub o sobre-aplicacin, tambin puede ser cancelada a travs de una distribucin de ste costo, entre los inventarios finales de productos en proceso, productos terminados y la cuenta de costo de produccin y ventas, en proporcin al saldo de cada una de ellas y as tratar de aproximar su valor, dado que, no es econmicamente factible volver a calcular el valor de los inventarios y los costos de la produccin vendida con los costos reales. Para organizar la estructura del estado de costos de produccin y ventas, en el costeo por rdenes de produccin, los costos primos se hallan y se presentan de forma idntica que en el costeo por procesos, pero en el rengln de los costos indirectos de fabricacin debe incluirse slo los costos indirectos aplicados a la produccin del perodo. El costo de la produccin terminada, se halla y se presenta en este estado, de forma idntica a la descrita en el costeo por procesos, pero al calcular el costo de la produccin terminada y vendida, la misma contiene costos indirectos aplicados; por tanto, debe definirse como costos de la produccin terminada y vendida ajustada .Para hallar el costo real de la produccin vendida se le debe sumar, al costo de ventas ajustado, el saldo de la cuenta transitoria de costos indirectos de fabricacin sub-aplicados, por tratarse de una aplicacin deficiente de costos indirectos a los productos elaborados, o en caso contrario se le debe restar el saldo de la cuenta de costos indirectos de fabricacin sobre-aplicados, por tratarse de una aplicacin excesiva de costos indirectos a los productos elaborados en el perodo.De esta manera, al restar o adicionar el exceso o faltante de costos indirectos, al costo de ventas ajustado, se obtiene el costo de la produccin vendida real. Este procedimiento se sigue cuando se utiliza el mtodo de cancelacin inmediata de los costos indirectos de fabricacin sub o sobre-aplicados.

COSTOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOSLas empresas de servicios, a diferencia de las manufactureras no tienen inventarios debido a la intangibilidad de los servicios que prestan, as que no pueden asignar costos a las actividades antes de hacer efectiva la prestacin de dicho servicio. En la mayora de las empresas de servicios el costo est representado por el valor de compra del servicio, los insumos necesarios, el valor de la mano de obra o del conocimiento, ms el valor de otros recursos utilizados en la prestacin del servicio; por tanto lo usual en este tipo de empresa es denominar como costos solamente a los incurridos en la prestacin del servicio.

Lacontabilidad de costosno tiene un mtodo o sistema estndar para las empresas de servicios por la diversidad en procesos y mtodos de actividad que pueden tener stas, sino que la empresa adapta el mtodo o sistema que ms le convenga de acuerdo a sus necesidades u objetivos.Los costos incurridos se clasifican as:Costos directos Costos de Suministros diversos: Costos conformados por las compras que realiza la empresa para poder brindar el servicio tales como, equipo mayor para su correcta ejecucin, equipo de transporte, materiales para su elaboracin, herramientas entre otros.

Costos de Mano de Obra para el servicio: Costos conformados por los sueldos de los trabajadores que ofrecen el servicio

Costos indirectos Costos conformados por elementos que intervienen indirectamente en la prestacin del servicio, tales como: depreciacin, energa, agua, telfono, arrendamiento, mantenimiento, reparaciones, etc.En la siguiente tabla, pueden observarse algunos tipos de empresas de servicios, con sus correspondientes costos:

EmpresaCostos de produccin

DirectosIndirectos

Telefnica y de InternetPor el pago de recibos de servicios pblicos de telfonos fijos por llamadas de larga distancia y locales, Internet, por el pago de servicios detelefona celular, licencias de software, entre otros.Depreciacin y mantenimiento de maquinaria y equipo, valor de los seguros de las mquinas, valor delarrendamiento del local, servicios pblicos de agua y energa, vigilancia,contabilidad.

Por A) mano de obra directa:el salario de operadores de telfonos, computadores, fotocopiadoras, escneres, entre otros. B) por el costo de adquisicin deinsumos como papelera, tintas, discos, entre otros, y C) por el valor de compra de accesorios para la venta como celulares carcasas, manos libres, entre otros.

Jardines y colegiosPor el valor de compra de A) insumos para enseanza como: tizas, marcadores, tableros,papelera en general, entre otros, y B) insumospara manutencin como leche, verduras, granos, carnes, golosinas, entre otros.Depreciacin y mantenimiento de equipo de cmputo, valor de los seguros de estos equipos, valor del arrendamiento del local, servicios pblicos.

Por el pago (compra de conocimiento) a profesores, conferencistas, psiclogos, enfermeras, entre otros.

CONCLUSIONESUna de las tareas de mayor importancia del departamento de contabilidad de costos dentro de cualquier organizacin es la elaboracin del estado de costos. sta es una tarea ineludible porque representa el primer paso para la elaboracin del estado de resultados; en ste se resumen los costos incurridos en el desarrollo de la actividad a travs de un desplazamiento coherente a lo largo de todas las cuentas relacionadas con las actividades de la organizacin. Este informe debe contener el resultado de todas las operaciones y debe ser adaptado a las necesidades de planificacin, control y toma de decisiones dentro de las organizaciones, generando informacin de forma pertinente para la gerencia.Para la elaboracin del estado de costos tambin se debe considerar el sistema de costeo utilizado por la empresa, lo cual depende de sus caractersticas y conocer el funcionamiento del mismo, pues ste define el tratamiento o la contabilizacin de las operaciones, dado que de acuerdo a las cuentas afectadas en la contabilizacin, debern presentarse dichas operaciones en la estructura del estado de costos. Todo esto con el objetivo de determinar eficientemente el total de los costos incurridos en la actividad.Con el desarrollo del presente trabajo se logr presentar el estado de costos de produccin y ventas en los sistemas de acumulacin de costos convencionales, como son el costeo por procesos y por rdenes de trabajo. El mismo informe puede ser ajustado a los distintos sistemas de costos y a circunstancias especiales tal como se hace para las empresas de servicios.Aunque en el presente trabajo se presento la estructuracin de estado se costos de produccin y ventas con dos de los ms usuales sistemas de contabilidad de costos, se pueden reflexionar muchas otras circunstancias en las empresas y su influencia en la elaboracin del estado de costos, ms an en la actualidad, cuando se dispone de gran variedad de sistemas de costos para ser adaptados a las caractersticas y necesidades particulares de cada organizacin, tales como el tipo de proceso productivo y el momento de requerimiento de la informacin. En la elaboracin de un estado de costos se debe mostrar slo la informacin necesaria y suficiente vigilando que el costo y esfuerzo de su generacin no supere sus beneficios, dado que debe existir equilibrio econmico y brindar suficiente informacin para fundamentar decisiones sin incurrir en excesos o faltantes de detalles de informacin.La toma de decisiones acertadas no se garantiza nicamente con un excelente sistema de informacin, el xito depende, entre otros factores, de la relacin entre las distintas reas funcionales de la organizacin; la importancia de un sistema de informacin, especialmente del estado de costos, radica en el apoyo dado a la gerencia para cumplir sus objetivos, pues un sistema de informacin ineficiente puede obstaculizar los mejores esfuerzos hacia el establecimiento de polticas de mejora continua.

BIBLIOGRAFIA[1] Pgina de internet: www.bogotaemprende.comDocumento de referencia: cmo definir los costos de tu empresaAutor: Casteblanco, Omar Eduardo.Organizaciones responsables: Alcalda mayor de Bogot DC-Secretara distrital de desarrollo econmico-, Cmara de comercio de Bogot.Disponible en la url:www.bogotaemprende.com/documentos/3362_como_definir_los_costos.pdfEditorial Kimpres Ltda., 2009.

[2] Libros:Horngren, Charles T. CONTABILIDAD DE COSTOS. Editorial Pearson. 1991.

Cuevas Villegas, Carlos Fernando, CONTABILIDAD DE COSTOS: ENFOQUE GERENCIAL Y DE GESTIN. Editorial Pearson Educacion, 2001