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Diagnóstico empresarial transformación organizacional
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Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
INFORME FINAL
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
Aspecto Confidencial
“Es importante resaltar que el presente Diagnostico Empresarial es un instrumento de uso
exclusivo y único de la Presidencia del Grupo, pues contiene información, opiniones,
análisis y comentarios que si no son asumidos y tomados con objetividad por quienes lean
esta información puede ser interpretados de manera equivocada desvirtuándose del
objetivo inicial de este proyecto.“
OBJETIVO:
Realizar Diagnóstico Empresarial, con el fin de detectar posibles problemas que impidan el
crecimiento, sobrevivencia o desarrollo; como también el destacar las buenas prácticas con el fin de
hacerlas extensivas, a través de metodologías previstas para la evaluación de trabajo de campo.
Detectar las causas principales de sus procesos internos y externos al igual que riesgos,
oportunidades de negocio, esfuerzos, análisis de personal proactivo o negativo, midiendo
las fortalezas de desarrollo empresarial.
Aplicar la metodología del Diagnóstico Empresarial, con el fin de conocer la situación actual
del Grupo Empresarial; determinar su organización y detectar no solo los posibles
problemas que impiden su crecimiento, sino también sus fuertes como; personal clave,
imagen corporativa, clima laboral, procesos efectivos, operativos, administrativos,
financieros y métodos de trabajo por País en cada una de sus oficinas, destacando sus
fortalezas y Habilidades empresariales.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
EMPRESA:
GRUPO EMPRESARIAL
La Empresa tiene como actividad principal dentro de su portafolio de servicios importación,
exportación, transito, asesoría y comercio internacional.
Lo componen:
VOLCANES PRADA AGENTES ADUANALES
VENEZUELA TRANSPORT
INTORVOLCA
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y METODOLOGIA UTILIZADA
Se inicia el contacto a través de una Consultoría especializada en C.I., para la transformación
organizacional, por lo cual se desarrolló la intervención en diferentes metodológicos especializados,
con el fin de brindar resultados tangibles y duraderos que permitan el empalme con la siguiente
etapa y culminar con éxito todas las dimensiones de la empresa la continuidad en el desarrollo de
un proyecto empresarial.
El desarrollo de esta metodología se obtuvo en los siguientes pasos
CONOCIMIENTO Y DISEÑO DE INTERVENCION
1. Solicitud a Presidencia: El apoyo permanente y compromiso de la Presidencia del Grupo
para iniciar y culminar la primera parte del proyecto (diagnostico empresarial).
Se obtuvo por parte de la Presidencia el interés permanente tanto en la programación,
como en la gestión y la coordinación de las diferentes visitas por parte de las consultoras.
Igualmente fue punto central de motivación y emprendimiento a fin de que todos sus
empleados y colaboradores se involucraran, en la participación activa, estando presto a
cualquier solicitud.
2. Revisión de información: Se analizó la información general encontrada en página web,
internet y la entregada por la Presidencia del Grupo.
3. Consulta de la empresa en listas de seguridad internacional, como lista Clinton.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
4. Se establece Análisis Integral: Desde el punto de vista de Direccionamiento,
Funcionamiento y Talento Humano
5. Trabajo de campo; se enfocó al reconocimiento físico de las diferentes oficinas,
comprensión inicial de funcionamiento y conocimiento del equipo del talento humano.
a. Se estableció una programación de visitas con la asesoría de Presidencia, con el fin de
visitar cada punto de la compañía. (ver anexo 1)
b. Se diseñó una guía de trabajo para dar inicio en cada oficina:
Guía Inicial de trabajo: (ver anexo 2).
Presentación general de la actividad de recolección de información
“Señores y Señoras: Para nosotras es un placer estar acá, teniendo la oportunidad de conocer empresas que han venido
siendo exitosas y poder contribuir a su mantenimiento y desarrollo empresarial, enfocado en las personas, por lo cual vamos
a requerir de su tiempo para tener una aproximación sobre lo que hacen, las expectativas y comentarios generales”.
Identificación de la empresa y de la oficina
Fecha de inicio de actividades de la oficina
Quienes hacen parte del equipo
Foto del equipo de trabajo
Organización y datos generales de la oficina
Entrevista individual: Datos personales (incluye fecha de cumpleaños); Datos
estudio; Datos experiencia; Datos empresa (incluye fecha de ingreso, tipo de
contrato, descripción de la actividad que realiza, expectativas y comentarios)
o Diseño de intervención en la visita Tanto para nivel de staff como para nivel
de personas claves y directivas, se diseñó una guía especial de trabajo
flexible según condiciones y situaciones puntuales de dichas personas,
donde se evaluó la parte cognitiva, comportamental, profesional y manejo
de situaciones tanto en la toma de decisiones como manejo de personal;
para lo cual se aprovecharon diversos espacios dentro de la oficina y fuera
de ella.
Cierre de la visita, Con la pregunta “si estuviera en tus manos cambiar algo para la
empresa, qué cambiarias?”
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
COMPAÑIA
Gracias a la información en varias reuniones y en el acompañamiento por parte de la Presidencia
durante el desarrollo del proyecto, y en el diligenciamiento parcial del formato de Análisis de
Direccionamiento, entregamos la siguiente reseña.
Fundada: El 6 de Octubre de 1994 – Volcanes Prada Agentes Aduanales C.
Reseña:
Se crea inicialmente VOLCANES PRADA, por el instinto emprendedor del
Fundador JAVIER ALI VOLCANES PRADA, quien vio la oportunidad de
independizarse y emprender su propio negocio en algo que ya conocía, al
haber estado inmerso en el sector desde una empresa familiar. Es así como en
el año 1994, crea su propia Agencia Aduanal, con su propio estilo.
Posteriormente se crea VENEZUELA TRANSPORT, Transporte terrestre, como
complemento de la Agencia Aduanal, para darle un servicio integral al cliente,
en Venezuela.
Y finalmente, INTORVOLCA, en el año 2010, para consolidar aún más el
servicio integral al cliente, pues permitiría manejar fuera de Venezuela
mercancías de los clientes.
Composición:
EMPRESA QUE FUNDADA ACTIVIDAD SERVICIOS QUE PRESTA PAIS Y CIUDADES
DONDE OPERA
VOLCANES
PRADA
Agentes
Aduanales
3 de enero
de 1994
(son creadas
las
sucursales
de puerto
cabello,
Maracaibo,
puerto de la
cruz y san
Antonio).
Atender las
mercancías que
vienen de
importaciones,
exportaciones y
tránsito en la
República de
Venezuela.
Presta servicios de comercio
exterior en lo concerniente a:
Agenciamiento
Aduanal
Consultoría
Venezuela:
Puerto Cabello
Guaira
Maracaibo
San Antonio
VENEZUELA
TRANSPORT
Transporte
de Carga
Terrestre
22 de
septiembre
de 2006
Dedicada al
transporte
nacional en
Venezuela,
específicamente
, con los
contenedores
Soluciones específicas en
procesos logísticos de
trasporte con el objetivo de
planear, optimizar y organizar
los movimientos físicos de
diferentes operaciones en
cualquier punto de Venezuela.
Venezuela:
Puerto Cabello
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
EMPRESA QUE FUNDADA ACTIVIDAD SERVICIOS QUE PRESTA PAIS Y CIUDADES
DONDE OPERA
y/o clientes de
Volcanes Prada,
para prestar el
servicio
completo.
INTORVOLC
A
Apoyo
logístico en
la operación
de comercio
internaciona
l
Intorvolca
internationa
l
Intorvolca
Logistic
8 de abril de
2011
(Venezuela)
*
1 de Abril de
2012
(Bogotá-
Colombia)
27 de
febrero de
2007
(Cúcuta-
Colombia)
18 de junio
de 2012
(México-
D.F.)
Junio del
2011
(Miami-
EEUU)
Operadora
logística que les
da la posibilidad
a los clientes a
que se les
manejen las
cargas o
mercancías
desde cualquier
parte del
mundo para ser
ingresada al
territorio
venezolano o al
resto del
mundo
Apoyo logístico:
Trasporte terrestre
nacional e
internacional
Agencia de Carga
internacional y
operador de
trasporte
multimodal (OTM)
Almacenamiento y
distribución de
mercancías
Venezuela:
Valencia
San Antonio
Miami (a
revisión)
Colombia:
Bogotá
Cúcuta
México:
México D.F.
Estados Unidos:
Miami
NOTA: En el año 2011, se hace cambio de nombre de INTORVOLCA LOGIST A INTORVOLCA
INTERNATIONAL PARA VENEZUELA.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
INFORMACION INICIAL ENTREGADA:
En reunión con presidencia se recibe información de trabajos anteriormente realizados sin continuidad alguna de Volcanes
Prada Agentes Aduanales y para Venezuela Transport e Intorvolca fueron apreciaciones del presidente; con estos insumos
se hace el siguiente esquema:
VOLCANES PRADA-Agentes Aduanales CA VENEZUELA TRANSPORT INTORVOLCA
Información al vacío de dos trabajos:
1. Trabajo: Proyecto organización y métodos, etapa uno (2004)
Se encuentra un trabajo estructurado, bajo lineamientos básicos administrativos, que dejan ver algunos puntos clave de diagnóstico empresarial. Enuncian aspectos como visión, misión, y objetivos de manera que es fuente importante de información. Realizan una aproximación al organigrama. Realizan un análisis de la situación actual, donde mencionan fortalezas. Consideraciones de la consultoría especializada *No se sabe cómo logran realizar la conclusión estratégica sobre visión, misión, valores y objetivos, es importante determinar si fue un trabajo conjunto para lograr estas definiciones y si son compartidas con la presidencia y los diferentes niveles de la organización. *Se evidenciaron fortalezas, debilidades y recomendaciones que lamentablemente no se llevaron a cabo en el transcurrir del ejercicio, lo que genera una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero.
2. Trabajo: Manual de organización (2010).
Encontramos que es un trabajo de descripción narrativa de las funciones que en su momento realizaban las personas en sus diferentes cargos, denominado Funciones de las Unidades Organizativas, descripción de puesto; Se menciona en el informe sobre la relación de VOLCANES PRADA con INTORVOLCA y VENEZUELA TRANSPORT como filiales; Es importante resaltar que en este punto no se concreta una figura legal. Se realiza un bosquejo sobre un organigrama basado en descripción de puesto. Consideraciones de la consultoría especializada *Es un trabajo que realiza una aproximación y un avance de recolección de información, no tiene un análisis de mejora frente a la estrategia de la empresa. *Por parte de la Gerencia y de quien corresponda, no se hace seguimiento a este trabajo; considerando que es una pérdida tanto en tiempo como en dinero.
La información inicial que se da, es por parte del Presidente de la empresa, la cual es básica y general sobre todos los aspectos de ubicación en las oficinas y de su interacción con las demás. Se da algunos detalles sobre el manejo que se tiene en la actualidad, sobre las personas claves de la organización como es el Gerente Financiero, los Gerentes de las oficinas y el vicepresidente.
La información inicial que se da, es por parte del Presidente de la empresa, la cual es básica y general sobre todos los aspectos de ubicación en las oficinas y de su interacción con las demás. Se da algunos detalles sobre el manejo que se tiene en la actualidad, sobre las personas claves de la organización como es el Gerente Financiero, los Gerentes de las oficinas y el vicepresidente.
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MISION, VISION OBJETIVOS
En un esfuerzo por realizar la plataforma estratégica se observan evoluciones de los conceptos de
Misión, Visión y Objetivos, los cuales se encuentran plasmados en la página Web actual; sin
embargo es necesario revisarla a la luz de un trabajo integrado con los integrantes de las empresas
a fin de lograr uno de los pasos de la llamada ALINEACION ESTRATEGICA.
En la página Web se encuentra:
“Es una empresa constituida por tres sucursales (INTORVOLCA LOGISTIC LLC, en MIAMI USA,
INTORVOLCA LOGISTIC C.A., en Venezuela e INTORVOLCA LOGISTIC Ltda. En Colombia e
INTORVOLCA LOGISTICS DE MEXICO SA DE CV en el DF-México…”
Consideración de la consultoría: Se nombra “empresa constituida por tres sucursales” como
sugerencia en el futuro la introducción deberá ir guiado hacia Grupo empresarial y no decir
sucursales sino sedes. Igualmente hacer la aclaración de las diferentes razones sociales.
“…actualmente es una organización capaz de ofrecer excelentes servicios de importación,
exportación, transito, asesoría y comercio exterior….-“
Consideración de la consultoría: eliminar el “actualmente” y redactar con fuerza en ES. Es
importante que lo que se ofrece debe estar respaldado dentro de la compañía por eso, al decir que
ofrece un excelente servicio.., hay que trabajar en todos los procesos de calidad que garanticen
que esa promesa sea real.
“…Cuenta con un eficiente grupo de profesionales con amplia experiencia en el mercado, de esta
manera se conjuga un servicio eficiente y personalizado, el cual ha generado una estrecha relación
con cada uno de nuestros clientes, logrando así diseñar las estrategias adecuadas de acuerdo a sus
necesidades, superando constantemente costos y tiempos de entrega de sus embarques…”.
Consideraciones de la consultoría: Se hacen varias promesas de servicio que deben ser cumplidas o
de lo contrario sería a futuro un riesgo alto de pérdida de credibilidad. Es importante generar
planes de desarrollo que garantice un grupo de profesionales eficiente y con amplia experiencia;
como también generar las políticas necesarias de manejo de cliente para el “servicio eficiente y
personalizado”, por lo cual hay que formar al personal en este aspecto, con el fin de que lean al
cliente en un alto grado de profundidad para poder diseñar el servicio que requiera “a su medida”
siendo atractivos por los tiempos de entrega y los costos adecuados.
“Misión: Proveer a través de un excelente asesoramiento soluciones efectivas en materia aduanal y
trafico internación a todos sus clientes en Venezuela y el mundo entero, con la finalidad de hacer
de sus empresas, organizaciones exitosas garantizando así una administración tributaria eficaz”.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
“Visión: Ser los mejores en brindar los servicios de soporte logístico en la cadena del comercio
exterior, satisfaciendo las necesidades de los clientes y logrando el bienestar de nuestros
colaboradores, desarrollando un ambiente en la cual puedan innovar y sobresalir”.
“Objetivos; Ofrecer mayores y mejores servicios a nuestros clientes, comprometidos a ser
reconocidos como un factor de bienestar económico, intelectual y social en cada comunidad, región
y país donde operemos. Fortalecer el proceso aduanal con la finalidad de agilizar los trámites de
comercio nacional e internacional. Mantener e impulsar un desarrollo continuo orientado a la
aplicación, en forma correcta y oportuna de legislación tributaria”.
Consideraciones de la consultoría: son tres conceptos los que se observan, sin embargo se
encuentran en lenguaje de objetivos. La información es interesante pero debe existir la definición
de los términos que en adelante se deben manejar…por ejemplo “comercio exterior” o “comercio
internacional”….buscando unificación. Es conveniente validar estos conceptos con jornadas de
Alineación Estratégica con el fin de que se identifiquen todos y cada uno de los integrantes de las
empresas.
VENTAS, MARKETING E IMAGEN CORPORATIVA
En estos conceptos las empresas han venido manejando acciones aisladas que en algunos
momentos han salido exitosas, debido a la experiencia y experticia del Presidente de la compañía,
como también de personas que soportan la labor en cargos medios como la persona encargada de
operaciones en Valencia-Venezuela quien realiza acercamientos claros de esquemas de costos y
pensamiento integral del servicio a ofrecer.
Sin embargo, es claro que para todo el grupo a nivel de las tres (3) empresas no se presenta un
responsable directo de estos conceptos, como también el desarrollo de los mismos.
Se encuentran los siguientes aspectos:
Logos: Se encontraron múltiples logos en un afán de identificar las empresas, con énfasis
en INTORVOLCA, donde se encuentran más de tres.
Identificación de las empresas: Todas tienen alguna identificación, menos la de Bogotá-
Colombia. Pero esta identificación no guarda una misma línea.
Se ve el intento y el interés de las personas de unificar las empresas, según indicación de la
presidencia se hace “página WEB”, que agrupa las tres empresas en una y que genera
información general de cada una de las oficinas; sin embargo, este intento debe ir guiado
por una “alineación estratégica” que unifique e integre el servicio que quiere ser
presentado ante el público en general.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Es necesario realizar un estudio y generar plan de trabajo frente a la generación de imagen
corporativa unificada, lo que guiará de manera permanente la parte comercial.
Existen a nivel local, por países y/o por oficinas, acciones aisladas de manejo de imagen
corporativa, encontrando inconsistencias en:
Manejo de imagen corporativa a nivel de planta física, donde se encuentran diversos
estilos de logo, nombres de cada una de las empresas y espacios manejado
aleatoriamente.
A nivel de uniformes, en algunos sitios existen la uniformidad y en otros carecen
completamente de identificación; igualmente el uso del carné no está unificado ni es
exigido a menos que sean los cargos que involucren las entradas a puerto.
Tarjetas de presentación existen para algunos cargos, no se tiene unificada la imagen y
contienen en algunos casos enmendaduras, lo que deteriora la imagen de la empresa.
Portafolio de servicios, se encuentra atomizado por oficinas y no está integrado a la
estrategia empresarial, lo que hace que no se lea claramente la intención de brindar un
“servicio integral” a nuestros clientes y/o futuros clientes.
Presentaciones empresariales, no existen
Personas encargadas de generar directorio de posibles clientes, seguimiento y
captación no se encuentra definidas, llamados Ejecutivos de Cuenta.
Responsabilidad comercial centrada en el Presidente de la compañía, aunque se ha
hecho intentos en la ciudad de México D.F.; para lo cual se deberá entregar
parámetros de funcionamiento, límites y gestión para captar clientes.
No se encuentra estipulada la FUNCION COMERCIAL en los Gerentes; estos se mueven
solo por comisión inicial de cliente por el manejo que se tiene al respecto, ocasionando
pérdida de dinero, pues el deber ser, es que sea parte de sus funciones y no como
beneficios extralegales.
No se tiene estructura comercial en la búsqueda de nuevos clientes
No hay un programa de fidelización ni de fortalecimiento a los clientes existentes
No existe un departamento comercial ni un represente como ejecutivo de cuenta para
los clientes VIP.
No se tiene definido el portafolio de servicios del Grupo para ofrecerlo y hacer un
programa de mercadeo.
Desarrollar estrategias que permitan la continuidad del posicionamiento del Colombia y la
posibilidad de llegar de manera efectiva a nuevos clientes y mercados.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Poca participación en actividades y eventos gremiales
Situación preocupante tanto a nivel Comercial como Financiero, es la DEPENDENCIA DE UN
SOLO CLIENTE.; punto a ser trabajado de manera inmediata.
Se debe revisar las perspectivas del sector, buscando la oportunidad real, revisando el servicio que
se ofrece, quien es nuestro cliente, cual es el mercado potencial, cual es nuestra competencia, cual
es nuestro diferencial, a nivel de marketing realizar un análisis, establecer políticas, estrategia de
comunicación, publicidad y promoción, plan de acción de marketing, estrategia de ventas, los
responsables, plan de ventas y las proyecciones de ventas.
ESTRUCTURA HALLADA
Marco Estratégico:
ESTRATEGIA EMPRESARIAL:
Se encuentra un interés real desde la presidencia de crecimiento y fortalecimiento de la empresa,
como también el buscar su funcionamiento a todo nivel, generando mayor autonomía, en éste
reconocimiento y en la intervención realizada por esta consultoría, podemos detectar que la
estrategia empresarial está enfocada CRECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO de la empresa
UNIFICADA, con el fin de prestar el SERVICIO INTEGRAL desde el inicio del proceso de comercio
internacional hasta su culminación ; Sin embargo, es evidente que la estrategia empresarial no ha
bajado de presidencia a los niveles altos, medios y bajos esto quizá por la falta del despliegue
estratégico y la claridad de la estrategia empresarial.
MISION, VISION y OBJETIVOS:
Aunque se denota que existe la preocupación sobre tener estos conceptos; se encuentran
publicados en la página web y han sido revisados por la presidencia, no se encuentran
debidamente trabajados bajo el esquema de alineación estratégica, no están unificados, ni
difundidos dentro de la empresa lo que se hace evidente cuando se les pregunta a las diferentes
personas dentro de la organización y su respuesta es evasiva ante estos conceptos o nula en
muchos casos. Surge la pregunta, si esta responde a la Estrategia Empresarial.
Gobierno Corporativo:
Hay una preocupación sobre la conformación del gobierno corporativo; es necesario se ajuste al
lineamiento que se va a dar, si se constituirá como grupo y la revisión de unas empresas de las
cuales no se tenían hasta el momento del envío de la composición accionaria.
Composición accionaria:
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Por parte de la Presidencia se hace entrega de cuadro resumen de la composición accionaria del
grupo como lo denominan “Volcanes Prada”, con unas notas pie de página, (ver anexo 3)
Porcentaje en la empresa
Capital c/u de Acc. en las empresa Consideraciones
de la consultoria EMPRESAS
Capital Social
Accionistas Nº de acciones
Volcanes Prada; Ag.Ad. C.A.
Bs. 600.000,00
Javier Alí Volcanes P. 450.000 75%
Bs. 450.000,00 Según anotación de pie de página como
se puede observar en el anexo 3, se
menciona que el 100% ya se encuentra
en cabeza de Javier Alí Volcanes P.
Bs. 150.000,00
Doc. Aut. Prop. 100 % acc.
Javier Eduardo Volcanes U.
150.000 25%
Intorvolca International C.A.
Bs. 400.000,00
Javier Alí Volcanes Prada 38.000 95% Bs.
380.000,00 Falta la información de Intorvolca Logistic, Colombia, México y
EEUU Javier Eduardo Volcanes U.
2.000 5% Bs. 20.000,00
Venezuela Transport C.A.
Bs. 170.000,00 Javier Alí Volcanes Prada 17.000 100% Bs. 170.000,00
Voluzca Inversiones C.A.
Bs, 200.000,00 Javier Alí Volcanes Prada 20.000 100% Bs. 200.000,00
Esta empresa se conoció hasta el momento del
levantamiento de información de
campo; igualmente se debe hacer la
precisión si entrarán dentro del "grupo".
Volpra RR Transp. Bs. 40.000,00
Javier Alí Volcanes Prada 34.000 85% Bs. 34.000,00
Esta empresa se conoció hasta el
momento del levantamiento de
información de campo; igualmente se
debe hacer la precisión si entrarán dentro del "grupo". Igualmente llama la
atención quienes integran la
composición accionaria; pues
aparecen dos hermanos Rodríguez
lo cual es de aclarar si se trata de alguien que pertenece al grupo o son otras
personas.
Javier Eduardo Volcanes U. 2.000 5% Bs. 2.000.oo
Hnos. Rodríguez 2.000 5% Bs. 2000,oo
2.000 5% Bs. 2.000.,oo
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Organigrama:
Se encuentran organigramas a nivel de cargos, ahí aproximaciones a esquemas de operación,
Estos organigramas no obedecen a un esquema general de empresa, no se encuentran unificados,
ni socializados al interior de la empresa. No se cuenta con una estructura organizativa que
responda a la estrategia empresarial.
El personal de acuerdo a la entrevistas sabe lo que tiene que hacer en un 70% pero no saben hacia
dónde va la empresa como organización.
Responsabilidad de cada integrante
Se evidencia durante la revisión y levantamiento de información, que aunque existen intentos de
organigramas y por ende de determinar sus líneas conectoras con las responsabilidades y funciones
que se deben determinar; como también la existencia de funciones que fueron generadas a nivel
del País de Venezuela para efectos de contratación; No existe claridad en las responsabilidades y
acciones de las personas, sobretodo en el nivel gerencial, generando con ello pérdida de tiempo,
desgaste administrativo y demora en la acción.
Nivel de empoderamiento
En los últimos meses, por interés de la Presidencia , se ha venido adelantando acciones tendientes
a generar responsabilidades directas para lograr un acercamiento al empoderamiento de las
personas claves de la organización, lo que se evidencia en la creación de cargos como: Adjunto de
presidencia, Vicepresidente, Gerente Administrativo y Financiero, Directores de oficinas, Gerentes
de oficinas, personales encargados y la contratación de consultorías; sin embargo cabe anotar que
el proceso para que se dé el empoderamiento dentro de las personas, va más allá de dar
indicaciones y nombramientos; pues debe existir además vínculos de confianza, comunicación,
procesos y procedimientos claros, indicadores de gestión, generación de límites y campos de
acción, toma de decisiones, control y seguimiento a la gestión, retroalimentación, y estímulos a la
labor.
Estilo de dirección
Dentro del análisis realizado, se destaca el estilo de dirección entendido Cómo la persona directiva
se relaciona con sus mandos medios para conducir la organización, en ese orden de ideas y
comparándolo con lo encontrado durante las diferentes visitas, podemos ver rasgos en la
Presidencia del Estilo de Dirección AUTOCRATICO; en el cual, se reserva las funciones de:
Definición de los objetivos y metas y/o problemas, evidenciado esto en todas las vistas de las
diferentes oficinas a nivel internacional, encontrándose siempre un problema de cualquier índole
sea financiero, administrativo, personal u/o operativo, selección de las alternativas posibles de
acción, no por sus encargados si no a la espera directa del Presidente evaluación de las diferentes
alternativas, decisión de cuál de las alternativas se llevará a cabo, generar indicaciones a sus
subordinados (donde define la tarea y la función para ese caso en particular), control sobre la
acción (compara lo real con lo presupuestado); lo que significaque normalmente en este estilo de
dirección se selecciona personal no muy profesional, con el fin de que se hagan las cosas tal y
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
como él las define, lo que pone en riesgo el crecimiento y desarrollo de la empresa y genera una
centralización que en ocasiones puede llegar a ser nociva en torno a él. Igualmente este estilo de
dirección llega a ser efectivo mientras la persona esté presente, pero es obvio que nadie puede
estar presente en todo momento ni en todas las instancias de la organización, generando con ello
dependencia en las tomas de decisión.
A nivel de los Gerentes, podemos ver rasgos del Estilo Laissez faire, donde el jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los
empleados, los cuales en ocasiones realizan su trabajo libremente, este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo. Un claro ejemplo de esta
percepción es el trabajo de campo en las diferentes reuniones con directivos, jefes en cargados o líderes que se encontrara especificado en la tercera etapa del diagnóstico de problemas puntuales
y riesgos
Valores
Dentro de la definición de los valores de la empresa, no se encuentran explícitos ni enunciados, sin
embargo se evidencias dentro de las personas y el ambiente vivido, se pueden destacar a niveles
parcialmente y en algunas oficinas los siguientes: Compromiso y Trabajo en equipo
Relaciones industriales
Tomando en cuenta que las relaciones industriales son un conjunto de normas, procedimiento y
recomendaciones que se desarrollan con el objeto de alcanzar eficiencia y cumplir con los objetivos
de la empresa, dentro de la GRUPO claramente no existe un vínculo que una todos los
componentes y funciones de las relaciones industriales, como son el reclutamiento de personal,
selección de personal, salud ocupacional, capacitación, evaluación de personal, administración de
remuneraciones, comunicaciones internas, movimientos internos del personal, negociaciones,
control de personal,
Cultura empresarial
En una organización es necesario que se identifique claramente la CULTURA EMPRESARIAL o
también llamada CULTURA ORGANIZACIONAL, la cual debe expresar los valores centrales que
comparten la gran mayoría de los miembros de la organización.
Cuando se habla de cultura organizacional se habla de CULTURA DOMINANTE, teniendo en cuenta
lo anterior se puede afirmar que para el grupo empresarial, no se encontró claramente una
identificación sobre valores que se compartan; si es cierto, como se comentó en el anterior ítem de
valores no se encuentran explícitos ni enunciados, se puede decir que existen rasgos de los valores
de compromiso y trabajo en equipo, pero a nivel focalizado y no generalizado; por lo cual se
encuentra una deficiencia de Cultura claramente identificable.
Lo que se detecta en este levantamiento de información es que dentro del grupo se encontraron
SUBCULTURAS, que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten algunos de
miembros. Encontrando Subculturas según oficinas y /o países, como la subcultura donde
predomina el temor, miedo, otras en donde esta las dudas en ejecución y en dar sus propias
opiniones, falta de sentido de pertenencia, subculturas de necesidad económica personal, de dobles
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
intereses y no de crecimiento profesional. Igualmente se detectó el comportamiento de idoneidad
de algunos de los miembros en donde las personas toman su estadía dentro de la empresa como
una situación temporal para tener experiencia y luego buscar en otras empresas mejores
condiciones.
Al no tener una CULTURA DOMINANTE y prevalecer SUBCULTURAS, la empresa perderá el valor del
hilo conductor a lograr de manera conjunta los objetivos corporativos y determinar un marco de
referencia de conducta.
Capacidad Académica
Este punto es supremamente importante dentro del desarrollo de las organizaciones; la capacidad
académica en este informe obedece no sólo y exclusivo al “nivel” educativo; sino a la capacidad
cognitiva, conocimientos que pueden haberse dado por su formación académica o por su
experiencia en el medio, que desde todo punto de vista es homologable.
Realizando esta aclaración, referente al concepto que se tomó en la revisión de la información, se
resalta que la CAPACIDAD ACADEMICA del grupo en general se encuentra en un NIVEL MEDIO-
BAJO, correlacionándose con lo mencionado anteriormente en lo referente al estilo de dirección, las
subculturas y la falta de conocimiento integrado de la empresa.
En una aproximación por identificar los perfiles requeridos de la empresa, se puede mencionar que
las personas carecen en su mayoría de evaluaciones que permitan identificar su desempeño
profesional y apoyarlos en su desarrollo y formación; igualmente existen personas que podrían
estar ocupando cargos de mayor responsabilidad al tener conocimientos, experiencia y actitud,
pero no son tomadas en cuenta ni evaluadas por no existir un departamento de recursos humanos
que lo realice junto con la presidencia.
Han existido casos dentro de la empresa, en los cuales se han realizado ascensos y/o ubicaciones
en diferentes cargos de responsabilidad, sin tener una evaluación previa y ajustada al perfil, lo que
ha ocasionado una perdida invaluable de tiempo, esfuerzo y dinero, generando situaciones
riesgosas de toma de decisiones inadecuadas y desarrollo del cargo.
Una clasificación inicial de los niveles en la empresa, se podrían determinar de la siguiente manera:
Nivel Gerencial: Nivel Bajo Carencias habilidades gerenciales
Nivel Directivo: Nivel Bajo Carencias planeación y seguimiento
Nivel Coordinador: Nivel Medio Carencias en pensamiento integral
Nivel Asistente: Nivel Medio-bajo Carencias de información
Nivel Operativo; Nivel Medio-bajo Carencias de información
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
SISTEMAS DE DIRECCION
Se encontró que existen acciones aisladas, tendientes a dar respuesta a los componentes que se
enumeran a continuación:
Selección:
En la actualidad se realizan los procesos de selección de manera desarticulada tanto con la
estrategia empresarial, quizá por desconocimiento; como con políticas generales; es así
como el proceso se reduce a cumplir con los siguientes pasos:
-Necesidad: La cual se determina a raíz de situaciones de observación sin sustento de
impacto en la empresa. No existe formato de requisición de personal, obviamente carece
de sustento de la solicitud. No existen perfiles; se encuentran en algunas oficinas: caso
Venezuela, descripción de funciones.
-Reclutamiento de hojas de vida: Se realiza a través de internet en algunos casos o por
referencia de alguna persona “conocida” de los mandos gerenciales o líderes.
No contar con el apoyo de baterías de pruebas psicotécnicas para procesos de selección y
evaluación de desempeño
-Evaluación Hoja de vida: No existe formalmente. Se hace una revisión general en el
momento que se convoca a entrevista única
-Entrevista Técnica: No existe formalmente. Se hace en el momento que se convoca a
entrevista única
-Entrevista Psicológica: No existe.
-Estudio de seguridad: Cuando se requiera por nivel de responsabilidad. No existe
-Evaluación final y elección del candidato., Se realiza según la revisión del Presidente y/o
vicepresidente y/o Adjunto, en el caso de Venezuela y Colombia. En el caso de México se
realiza a través de la Gerente de la oficina.
Entrenamiento – Capacitación – Formación
Existen acciones aisladas dentro de algunas de las oficinas en donde las personas de la
organización asisten a cursos de actualización o reciben algún tipo de apoyo para su formación;
sin embargo esta situación es aislada, poco frecuente y en algunas oficinas es nula.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
No hay parámetros de formación, por ausencia nuevamente de los perfiles y estos a su vez por
la ausencia de la estrategia formal empresarial, es así como planes de entrenamiento,
capacitación y formación no están vigentes dentro del Grupo empresarial.
Hacen énfasis en los cursos especializados en actualización de valoración, operaciones, logística
y tema de agenciamiento aduanal.
Inducción – Re-inducción
Actualmente las personas que ingresan a la empresa no tienen ningún proceso de
Inducción Empresarial ni entrega de su cargo mediante el jefe inmediato y la persona a
cargo de dicho cargo que corresponda.
No existe un área de Recursos Humanos o una persona explícitamente encargada para las
funciones propias de un área como la mencionan. Estas funciones están siendo
desempeñadas por los mismos jefes inmediatos
Salud ocupacional (seguridad industrial, medicina laboral).
Tomando en cuenta que Salud ocupacional se define como una disciplina que busca el bienestar
físico, mental y social de los empleados en sus diferentes sitos de trabajo.
En las diferentes visitas se encontró que no existe un plan elaborado para la compañía, se
encuentran acciones referentes al tema de manera aislada y cumpliendo con lo básico
reglamentado por la ley sin tener una continuidad ni la exigencia necesaria para cumplir con el
objetivo y el tema de ley.
Es así, como en algunos sitios se encontraron implementos de seguridad industrial como chalecos
reflectivos en mal estado, cascos, linternas, entre otros; que si bien estaban no cumplían con los
requisitos para proveer la seguridad al empleado. Igualmente la carencia de botiquines y rutas de
evacuación, como claros ejemplos de incumplimiento.
Seguimiento
A nivel grupo este punto esta descubierto desde la dimensión de la planeación, se realiza de
manera aislada frente a la dimensión del día a día y no representa una exigencia en ninguna de las
oficinas.
El seguimiento se realiza telefónicamente y por múltiples mails que pierden su objetivo al ser
dirigidos de manera indiscriminada a todos los niveles de la compañía, generando un “MAIL-MANIA
INTORVOLCA”, que está lejos de cualquier tipo eficiente de comunicación y mucho menos de
seguimiento.
Se han realizado intentos sobre seguimientos a nivel gerencial por medio de un cuadro de
“pendientes”, en el país de Venezuela, donde todos los viernes deben entregar “informe” sobre
estos puntos y sus avances; al revisarlo se puede observar que realmente no se tiene avance
significativo, carece de ejecución real, la toma de decisión debe esperar a la Presidencia de la
compañía; igualmente, se denota que no está siendo interiorizado, pues a la primera
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
“imposibilidad” de reunirse con el Presidente, se deja a un lado por parte de los Gerentes y no
tienen continuidad.
Remuneración – Imperativos – Beneficios
La remuneración a nivel de Grupo empresarial, se encuentra por debajo del mercado laboral en
todos los países visitados, lo que significa que en su generalidad las personas tienen expectativa de
mejora.
Existen algunos beneficios o imperativos, pero estos no llegan a todos los empleados, ya que son
manejados con preferencias o negociaciones personales, que hacen que se vea una
“discriminación” en este tema y no un reconocimiento por labor, experiencia y nivel profesional,
bajo un estudio de escala salarial para cada País.
Hay situaciones puntuales, en las que esta situación genera descontento
Políticas
Hay aproximaciones sobre algunas indicaciones que ha venido haciendo la Presidencia, el Gerente
Administrativo y algunos jefes o personas coordinadora; sin embargo no existen políticas generales
en ninguna área, se encuentran indicaciones por mail, difíciles de recordar y por ende de darle
seguimiento.
Entorno
Esta variable aunque se ha tomado en cuenta y de ahí han surgido varias decisiones desde
presidencia, existe una seria dificultad en profundizar más sobre el tema, antes de decidir sobre el
futuro de las empresas.
Personas Claves iniciales
Javier volcanes
Presidente
Javier Edo. Volcanes
Vicepresidente (encargado de la oficina de Valencia-Intorvolca logistic); (encargado de la
oficina de Maracaibo-Volcanes Prada); (encargado de la oficina de Puerto Cabello)
José Francisco Rodríguez
Adjunto de Presidencia
Gerente Administrativo y Financiero
Encargado de Valencia y Puerto Cabello
Ana Ibis
Gerente Oficina México
José Manuel Rodríguez
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Encargado Oficina Miami (EEUU)
Pedro Guardado
Contador EEUU
Rubén Colmenares
Gerente oficina Bogotá-Colombia
Judith Hernández
Asistente encargada oficina Cúcuta-Colombia
Luis Carlos Fuentes
Revisor Fiscal oficina Cúcuta, Bogotá – Colombia
Yorley Jaimes (Diana
Contadora oficinas Cúcuta y Bogotá-Colombia
Luis Edhgardo Jiménez
Gerente oficina de San Antonio
Humberto Arrayana
Gerente oficina de la Guaira
Idelfonso Volcanes
Director oficina de Puerto Cabello
Angie Ramírez
Asistente de presidencia
Amadalys Conde Morales
Asistente de presidenci
Yetsydelia del Carmen Aular Chirinos
Contadora de oficina Puerto Cabello
Marylin de Caibes
Abogada
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
DIAGNOSTICO DE PAISES POR OFICINA
Para el desarrollo de esta información se determinó un análisis situacional de la forma como se
maneja la información entre países y sucursales de cada oficina a nivel general con la información y
el manejo que se tiene por cada una. En este campo enfocamos la estructura organizativa definida
a la actualidad dado que no están los cargos y las funciones de cada miembro de la sucursal y/o
oficina Internacional y Nacional.
Es de aclarar las siguientes descripciones se complementan con la presentación en PP, la cual hace
parte del presente informe.
Igualmente se hizo entrevista con TODOS los empleados, las cuales quedan como sustento de la
información y podrá servir en el desarrollo de los planes futuros de desarrollo.
COLOMBIA-BOGOTÁ
Visita; Intorvolca Logistic
Fecha; 4, 6 y 13 de Febrero de 2013.
Atendidas por; Rubén Colmenares
Jenny Ramírez
Desarrollo de la vista;
La vista se hace fraccionada en tres momentos, debido a la agenda de trabajo. En un primer
momento se habla con la señora Jenny Ramírez quien nos hace un bosquejo general del
funcionamiento la oficina en Bogotá y concreta con el Gerente Encargado de la Oficina la
segunda reunión, debido a la imposibilidad de su acompañamiento.
La oficina tiene como empleados directos a (2) personas Rubén Colmenares como Gerente Bogotá
y Jenny Paola Ramírez como Asistente Oficina Bogotá. Personal indirecto (1) a tiempo parcial por
out-sourcing para el área de aseo y mantenimiento de oficina.
Se tienen dos tipos diferentes de contratos firmados, en el momento de pedirlos no se encontraba
el del Gerente de la oficina; igualmente no se tiene una carpeta de hoja de vida empresarial con la
documentación legal, por lo cual, se hace una intervención básica orientándolos a tener el archivo
recuperado, unificado y actualizado, donde se tenga fácil acceso a la misma.
Se encuentran inconsistencias como;
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
el valor con que se realiza las cotizaciones al sistema de seguridad social son diferentes
entre lo real asignado en el contrato laboral y lo pagado cotizado a nombre de la empresa.
Dificultades en afiliar a la caja de compensación familiar al gerente encargado de la oficina
de Bogotá
En el cuerpo del contrato del Gerente de la oficina de Bogotá, se encuentran porcentajes a
revisar.
No se encuentran formalizados ni legalizados los valores percibidos por el empleado,
diferentes a salarios; lo que se hizo evidente al realizar por parte de esta consultoría una
revisión debido a que la información no se dio claramente al inicio y por indicios
encontrados, se dio a la tarea de revisar los manejos no legalizados por la empresa,
detectando que existen valores o porcentajes pactados que no se encuentran estipulados
en ningún documento que soporte la cuenta de cobro, no teniendo claro el concepto de
cobro; y solo al hacer esta revisión fuimos enteradas; ejemplo de ello “los porcentajes que
ganan las cabezas líderes y familiares”.
No se tienen formalizados los beneficios extralegales que gozan los empleados, ejemplo:
automóvil Bogotá, auxilios celulares, entre otros.
No existe un ente dentro de la empresa que haga seguimiento a los contratos, a la
documentación y a los otro si, que puedan surgir.
En el contrato con el Gerente de la oficina Bogotá, el nombre del empleador es JAVIER ELI
VOLCANES PRADA, sin involucrar a ninguna de las tres empresas; en el contrato de La
Asistente, el nombre del empleador es INTORVOLCA
No existe la figura de Asesor Laboral especializado, con lo que se cuenta es con la revisión
por parte del Revisor Fiscal que se encuentra en Cúcuta, quien no cuenta con el
conocimiento adecuado y lo hace por intuición bajo modelos de página web; creando un
riesgo laboral creciente.
La selección del personal, se hace de manera empírica y por recomendación personal, sin
levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica; este el caso de la Asistente
de la Oficina, quien llego por intermedio de la recomendación de un allegado de la empresa, sus
estudios son en estética y técnico de administración de empresas. Igualmente el Cargo de Gerente
de Oficina es asumido por conexión familiar cumpliendo parcialmente las necesidades del cargo a
nivel operativo con necesidad prioritaria de desarrollar en él habilidades gerenciales.
No existe inducción formalizada para ninguno de los cargos, ni general para la empresa ni para el
grupo, inexistencia del Manual de Inducción; La asistente fue orientada por el personal de Cúcuta
vía mail y telefónicamente; en el caso del Gerente de la oficina, asistió a las oficinas principales de
INTORVOLCA en Valencia-Venezuela, con el fin de adelantar instrucción practica en el manejo de
los procesos generales.
No hay evidencias ni los respectivos soportes académicos en los empleados directos. No existe un
programa institucional o de asistencia a eventos.
Los procesos administrativos son llevados por la Asistente, quien organiza y tiene a cargo la parte
de caja menor, aseo y mantenimiento, mensajería, correspondencia, archivo, recepción y aspectos
generales de la oficina.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
No existen evidencias de procesos ni procedimientos que guíen su labor; al preguntarle sobre los
instructivos, normas y procedimientos no existen formalizados lo que dificulta su seguimiento y
control, ejemplo; caja menor, menciona que existen indicaciones vía mail, sin tener instructivo
formalizado alguno.
No se realiza ningún informe de actividades de gestión, no hay seguimiento puntual a las funciones
que se deben realizar.
No existe gestión documental, ejemplo: archivo de la oficina, inventarios de activos fijos,
información general de la oficina
Los pagos realizados por nomina a los dos empleados directos son por Colombia; y los adicionales
en el caso del Gerente son por transferencia directamente desde Venezuela.
Se encuentra un control negligente sobre las facturas emitidas y requeridas por los clientes, en
especial por el cliente PEPSICO COLOMBIA, para esto nos basamos en una información registrada
por correo electrónico, donde como referencia se coloca “solicitud DEX”, donde se encuentran las
siguientes inconsistencias:
No hay control del registro de facturación, lo que se evidencia en la solicitud directa por
parte del cliente en especial Pepsico, con la búsqueda de más de 20 facturas entre el 2010
y el 2012.
Manejo inadecuado de la información presentando incongruencias en la redacción,
generación de copias masivas a 18 personas, lo que se podría denominar “MAIL-MANIA
INTORVOLCA”.
Las operaciones de la oficina de Bogotá, se realizan a través de la intervención tanto de la Asistente
como del Gerente, sin tener un jefe inmediato constante a quien se le reporte el informe de sus
actividades y control de las mismas.
Se encontraron varias deficiencias en el manejo operativo:
Las órdenes de compra se realizan basadas en cotizaciones más no en contratos, como
anteriormente si se realizaban
En la negociación con los proveedores de transporte encontramos un alto riesgo en el
manejo de dinero, respecto al valor del alquiler y la tarifa de arrendamiento, toda vez que
no existe una tabla definida de precios debidamente acordada y aprobada con la
presidencia.
Anteriormente se manejaban contratos de arrendamiento de contenedores, llama la
atención que a la fecha se hacen por cotizaciones o verbalmente; afectando que los
valores no son constantes sino que sufren volatilidad de precio.
No existe un auto regulador del proceso o contrato de arrendamiento de contenedores, lo
que puede generar una mala utilización de los mismos, poniendo en mercancía y la
compañía en general.
Se hace la anotación directa al Gerente de la oficina, respecto a las buenas prácticas que se
tiene en San Antonio, como es el control fotográfico y documental de las condiciones en
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
que salen e ingresan dichos contenedores, con el fin de que el Gerente de Bogotá,
implemente las buenas prácticas de las otras oficinas.
Las firmas autorizadas son únicamente las del mismo Gerente, quien revisa, autoriza y
cierra la negociación.
No existe el debido proceso de evaluación para la contratación de proveedores, en las
cuales deberían evaluarse varios aspectos de antecedentes legales, financieros, precios,
oportunidad, tiempo de entrega, clientes con los que han trabajado, entre otros.
Es importante revisar la comunicación escrita donde una vez definida se involucre la debida imagen
corporativa.
Se detecta que no existe una identificación clara con el logo, no existe portafolio de servicios
adecuado para reuniones comerciales, el mal manejo de la información en las tarjetas de
presentación, igualmente la oficina no cuenta con íconos de imagen corporativa “logotipo” siendo
así la única oficina que no tiene ninguna identificación comercial del grupo.
Se ha venido manejando desde su apertura un solo cliente que es PEPSICO COLOMBIA
manteniendo un desarrollo netamente operativo más no comercial, se han intentado buscar nuevos
clientes por intermedio la Presidencia.
No se tiene estructura comercial en la búsqueda de nuevos clientes prospectivos.
No hay un programa de fidelización ni de fortalecimiento a los clientes existentes.
No existe un departamento comercial ni un represente como ejecutivo de cuenta para
los clientes VIP.
No se tiene definido el portafolio de servicios del Grupo para ofrecerlo y hacer un
programa de mercadeo.
Aproximaciones sobre seguimiento y controles aislados. No existe estructurado.
COLOMBIA-CÚCUTA
Visita; Intorvolca Logistic
Fecha; 7 Y 8 de Febrero de 2013.
Atendidas por; Luis Carlos Fuentes
Judith Hernández
Yorley Jaimes Valencia
Desarrollo de la vista;
La vista se tenía programada para dos días, sin embargo se ajustó a un día una vez se tuvo
información respecto a la oficina de San Antonio y la consultoría teniendo en cuenta la optimización
de recursos tanto económicos y de tiempo, decidió en coordinación con la Presidencia, realizar la
visita en este tiempo y dejar un día para realizar la de San Antonio.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
La primera persona con la que se tuvo contacto fue la Señora Yorley Jaimes Valencia, quien se
mostró receptiva durante toda la jornada, sin embargo llamo la atención el hecho que ella maneja
el área contable, pero quien firma es otra persona de “confianza”, quien es la encargada de firmar
los libros contables; esta situación obedece al hecho de tener una inhabilidad por sostener una
relación familiar con el Revisor Fiscal (esposos); así las cosas, el Revisor Fiscal no debe tener
ningún vínculo con el contador a quien le revisará todo su trabajo; igualmente el hecho de que
otra persona se encuentre firmando y quien haga la labor sea otra, es tema de revisión y ajuste,
con el fin de evitar futuros inconvenientes tanto administrativos, legales como económicos.
Se solicitó la presencia del Sr. Luis Carlos Fuentes y hasta horas de la tarde pudo atender nuestro
requerimiento, se conversó sobre varios temas y se detectaron situaciones que generan
preocupación y que más adelante detallaremos.
La oficina tiene como empleados directos a (1) persona Judith Hernández como Asistente Cúcuta.
Personal indirecto (2) a tiempo parcial por turno. En este punto se vuelven a presentar las
relaciones familiares al interior de la oficina.
Relaciones personales:
REVISOR FISCAL COMPADRE PRESIDENTE
ESPOSO CONTADORA REAL
AMIGOS CONTADORA FIRMANTE
CONTADORA REAL COMADRE PRESIDENTE
AMIGA CONTADORA FIRMANTE
HIJA AUX. OFICINA
ESPOSA REVISOR FISCAL
AUXILIAR OFICINA MAMA CONTADORA REAL
SUEGRA REVISOR FISCAL
ASISTENTE DE OFICINA AMIGA REVISOR FISCAL
AMIGA CONTADORA REAL
HIJA AUX. SERVICIOS GENERALES
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Se tienen un contrato firmado de Judith. No se encontró documento sobre la contratación de la
parte contable.
el valor con que se realiza las cotizaciones al sistema de seguridad social son diferentes
entre lo real asignado en el contrato laboral y lo pagado cotizado a nombre de la empresa.
No se encuentran formalizados ni legalizados los valores percibidos por el empleado,
diferentes a salarios;
No existe un ente dentro de la empresa que haga seguimiento a los contratos, a la
documentación y a los otro si, que puedan surgir.
No existe la figura de Asesor Laboral especializado, con lo que se cuenta es con la revisión
por parte del Revisor Fiscal que se encuentra en Cúcuta, quien no cuenta con el
conocimiento adecuado y lo hace por intuición bajo modelos de página web; creando un
riesgo laboral creciente.
La selección del personal, se hace de manera empírica y por recomendación personal, sin
levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica
No existe inducción formalizada para ninguno de los cargos, ni general para la empresa ni para el
grupo, inexistencia del Manual de Inducción;
No hay evidencias ni los respectivos soportes académicos en los empleados directos. No existe un
programa institucional o de asistencia a eventos.
La oficina en cuanto a los procesos administrativos es llevada por la Asistente de la Oficina Judith,
quien tiene a cargo todo el proceso de afiliaciones tanto de las personas de Bogotá como de
Cúcuta, la nómina, caja chica, compras de útiles de oficina y demás procesos administrativos.
Existen unos pocos instructivos y algunas normas que ejercen un valor organizativo pero no
se encuentran debidamente formalizados, lo que impide llevar un control puntual de los
mismos.
No se realiza ningún informe de actividades de gestión, no hay seguimiento puntual a las
funciones que se deben realizar.
No existe gestión documental, ejemplo: archivo de la oficina, inventarios de activos fijos,
información general de la oficina
Falencia en las actas de las reuniones de los socios, hay que registrarlas. Revisar a la fecha
que se ha hecho con la recuperación de la información de las actas de socios, que
menciona el Revisor Fiscal, se perdieron.
Se hacen las depreciaciones pero no se tienen los elementos identificados.
Los estados financieros se sacan a necesidad.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
El Revisor Fiscal permanentemente prepara información a solicitud del presidente para
toma de decisiones en aspectos tributarios y negocios.
Maneja y revisa conceptos para el manejo y aclaración de los procesos de facturación.
El Revisor Fiscal le realiza a Presidencia asesoramiento a nivel laboral, finca raíz,
convirtiéndose en hombre de confianza para el Presidente.
Hay una situación puntual que llama la atención y de la cual se debe tener mucha
prudencia y es el de generar una cuenta de cobro por parte del revisor fiscal por un valor
superior, posterior a ello se hace la trasferencia y el Revisor Fiscal debe devolver parte del
dinero. Esta situación es riesgosa toda vez que puede llegar a generar conflictos
personales, laborales y legales.
Las operaciones de la oficina de Cúcuta, se realizan a través de la intervención de la Asistente en
coordinación con las diferentes oficinas; en ésta oficina hace mayor presencia el Presidente de la
compañía; el control se realiza vía telefónica, no se ve la presencia de un gerente de oficina.
VOLCANES PRADA Agentes Aduanales
SAN ANTONIO
Visita; VOLCANES PRADA, Agentes aduanales
Fecha; 8 de Febrero de 2013.
Atendidas por; Luis Edgardo Jiménez Sanabria
Desarrollo de la vista;
La visita se concertó vía telefónica directamente con Luis Edgardo Jiménez quien es el Encargado
de la Oficina, y quien aunque no tenía conocimiento del proyecto, programo y organizo de manera
efectiva nuestra llegada y la intervención con cada integrante de su equipo.
Es de resaltar que el señor Luis, presenta controles de su gestión que le permiten generar
instrucciones claras, indicaciones y mantiene un nivel de motivación adecuado en la oficina. Es
importante apoyar al Sr. Jiménez en su formación y actualización.
El equipo de trabajo reconoce como líder al Sr. Luis, clara y abiertamente; mantienen un buen
clima laboral.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
A nivel Venezuela, se realizó una organización de contratos laborales, en los cuales la abogada
contratada realizo un solo modelo, donde incluía la descripción de las funciones y/o actividades que
viene realizando, con el fin de dar alcance a la legislación actual.
La selección del personal, se hace de manera empírica y por recomendación personal, sin
levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica.
No existe inducción formalizada para ninguno de los cargos, ni general para la empresa ni para el
grupo, inexistencia del Manual de Inducción. Las personas que han llegado nuevas, como
organización propia de la oficina han estado inmersas en un proceso montado por el Sr. Luis en
cuanto a conocimiento de los procedimientos básicos en permanente contacto con puerto cabello-
Venezuela.
No hay evidencias ni los respectivos soportes académicos en los empleados directos. No existe un
programa institucional o de asistencia a eventos. Para esta oficina es importante tener en cuenta el
interés general que tienen las personas en las actualizaciones permanentes y la terminación de
estudios que se han visto truncados por las distancias en las que quedan las entidades educativas.
Igualmente las personas sienten que debe existir mayor apoyo en este aspecto a nivel empresa.
Hay situaciones puntuales a trabajar, como los espacios físicos y la redistribución de espacios con el
fin de adecuar sitios tanto para manejo de documentación como para archivo. Es una constante
que se repite en todas las oficinas (espacio adecuado para archivo de expedientes).
Las operaciones de la oficina de San Antonio, se realizan a través de la forma coordinada del
equipo que lleva a cabo un buen funcionamiento.
Toman correctivos inmediatos y ajustan situaciones que pueden generarse a nivel externo, como
los controles que han montado con el fin de garantizar la Buena Utilización de los contenedores,
haciendo el seguimiento fotográfico y generando permanente control sobre la mercancía.
Según sus propios términos la empresa se dedica a todos los trámites de importación, exportación
y todo lo que tenga que ver con trámites aduaneros.
Los negocios son manejados desde puerto cabello a través de Presidencia y Vicepresidencia y los
dineros son enviados desde allí para la operación.
El funcionamiento de la oficina reporta directamente y permanentemente se comunica con Puerto
cabello que es desde allí donde se imparten indicaciones, se le reporta directamente a presidencia o
vicepresidencia. La figura del adjunto o del gerente administrativo y financiero no le es clara a la
oficina de San Antonio.
Existe a la entrada un logo como Volcanes Prada, agente aduanal, y se trabaja bajo este; no hay
línea conductora en el manejo de la imagen corporativa.
Revisar continuas idas de luz.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
INTORVOLCA INTERNATIONAL
VALENCIA
Visita; INTORVOLCA INTERNATIONAL
Fecha; 4 Y 5 Marzo de 2013.
Atendidas por; Javier Eduardo Volcanes
José Francisco Rodríguez
Desarrollo de la vista;
Se establece agenda desde Bogotá y se inicia con un almuerzo de trabajo donde se comienza a
indagar sobre la generalidad de la oficina, su funcionamiento y su composición.
Se hace entrevista con cada uno de los integrantes del equipo, se incluye a las personas
encargadas, a saber, José Francisco y Javier Eduardo.
Se detecta la primera prioridad a trabajar y es la claridad que debe existir entre las dos figuras,
debido a que se diluye la responsabilidad de muchas situaciones en las cuales deberían estar
concretas.
Para fortalecer la figura de vicepresidente, se debe generar un plan de sucesión, en el cual se
determine un orden lógico y efectivo para ir integrando todos los conocimientos que debe tener con
el fin de aliviar el trabajo del Presidente. Hay que desarrollarle habilidades gerenciales, que le
permita generar vínculos fuertes encaminados a cumplir la estrategia empresarial.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
A nivel del adjunto de presidencia, debe haber claridad de su figura, sus funciones y así mismo la
exigencia de sus resultados, pues es aquí donde se pierde la responsabilidad, generando
situaciones en las que no se responde claramente y se generan pérdidas de tiempo.
En la oficina de Valencia llama poderosamente la atención el equipo que se ha venido
conformando, debido a que hay dos personas que convocan y organizan desde su saber y las
cuales presentan una buena actitud, conocimiento y gestión positiva con respecto al desarrollo de
la empresa, estos son Angie Ramírez y Josverth Colmenares, quienes manejan de forma integral
los procesos de la oficina.
Por lo anterior, se considera que se podría pensar en ir trabajando sobre la nueva estructura, e
involucrar a Josverth en posiciones de coordinación de todo el Grupo Empresarial.
A nivel Venezuela, se realizó una organización de contratos en los cuales la abogada contratada
realizo un solo modelo de contratos donde incluía la descripción de las funciones y/o actividades
que viene realizando, con el fin de dar alcance a la legislación actual. Se tienen todos los contratos
menos los de las personas que cumplieron el periodo de prueba.
La selección del personal, se hace de manera empírica y por recomendación personal, sin
levantamiento de perfiles de cargo, ni evaluación técnica ni psicológica. Durante la permanencia
en Valencia se pudo constatar la falencia en este punto, debido a que la contadora Isis, renunció y
se encontraban en la búsqueda de quien debería ser su reemplazo; así llega por recomendación
una candidata y es atendida por el Adjunto y el vicepresidente, donde le hacen preguntas generales
sin llegar a un nivel de profundidad sugerido para este tipo de cargos.
No existe inducción formalizada para ninguno de los cargos, ni general para la empresa ni para el
grupo, inexistencia del Manual de Inducción. Las personas que han llegado nuevas, son atendidas
por cualquiera de sus integrantes y han constituido unos procedimientos propios para ayudar a sus
compañeros.
No hay evidencias ni los respectivos soportes académicos en los empleados directos. No existe un
programa institucional o de asistencia a eventos. Para esta oficina se encuentra que a Josverth se
le ha ayudado en un pequeño porcentaje con una Maestría de logística que en el momento se
encuentra cursando.
Respecto a las funciones administrativas y financieras fueron asumidas por el Señor José Francisco
Rodríguez, se espera que se focalicen y se logren sacar procesos, procedimientos y normas para su
funcionamiento, pues hasta el momento no existe ninguna formalización de los mismos; al
preguntar el porqué de las ausencias de estos conceptos, el señor Rodríguez menciona que ha
tenido que asumir “múltiples” funciones y no ha podido dedicar el tiempo suficiente a lo que debe
ser su cargo.
Las operaciones de la oficina quedaron a cargo del Vicepresidente, con el fin de no entrar en
conflicto con la otra persona encargada (adjunto de presidencia), y así Javier Eduardo Volcanes
estuviera al tanto de toda la operación.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Esta distribución se ha tratado de manejar, sin embargo se puede observar situaciones incomodas
de manejo y responsabilidad, donde terminan o “todos” respondiendo, o “ninguno”.
En general se hace una retroalimentación al Vicepresidente sobre las intervenciones y las relaciones
que tiene con el Adjunto de presidencia, en la cual se le menciona, entre muchas de las
situaciones, que debe prevalecer una posición gerencial con distribución de responsabilidades y
asumir su posición como vicepresidencia y de sucesor, más no el de responder como subordinado a
la figura del Adjunto.
Igualmente es importante se revise la distribución de tareas, debido a que el equipo es un grupo
proactivo, generan entre ellos mismos la coordinación y distribución con el fin de optimizar el
tiempo y dar respuesta oportuna a los requerimientos; sin embargo al parecer por una indicación
de la Presidencia, no se podrán distribuir las tareas, a fin de que todos respondan por todo, tema a
reevaluar.
El grupo en general sostiene tener una comunicación fluida y apoyo como equipo de trabajo, lo que
no sucede con otras oficinas, por lo cual sugieren mayor integración, revisión de todos los procesos
y generación de políticas que ayuden en que se vean como grupo empresarial.
Igualmente el grupo sostiene que es importante revisar la estructura y definición de prioridades y
que la idea de generar mayores niveles de decisión con el fin de que las cosas no se demoren a
causa de la no definición de otras personas diferentes al presidente.
Igualmente hay que revisar la parte motivacional de las personas de las oficinas, por cuanto se ha
detectado que la retención del personal se da por necesidad y no por que se sientan plenos en la
empresa.
Una oportunidad que menciona Josverth es utilizar la figura de SOUCING, que es el desde ubicar el
producto, comprarlo y traerlo al cliente. Se menciona que puede ser una buena oportunidad en el
momento que atraviesa Venezuela.
Es importante que se revise y se defina de manera prioritaria la situación de nombre e
identificación de la oficina, pues aunque se trabaja allí todos los procesos de INTORVOLCA y es allí
donde se centran todos sus trabajos; no se puede identificar como tal, ya que por situaciones de
propiedad aparece con el nombre de VOLCANES PRADA, así las cosas se deberá solucionar este
aspecto; situación de la cual está enterada la parte Directiva de las empresas.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
VOLCANES PRADA Agentes aduanales
LA GUAIRA
Visita; VOLCANES PRADA
Fecha; 4 Y 5 de marzo.
Atendidas por; José Ángel López
Coralia Fernández
Desarrollo de la vista;
Inicialmente se realiza entrevista con el señor Humberto Arellano vía Skype debido a su
imposibilidad de estar presente en las fechas programadas para dicha reunión. En el contacto que
se realizó con el Sr. Arellano, se hablaron sobre generalidades y situaciones puntuales sobre el
funcionamiento, donde se destacaron los temas de su relación frente a la estructura de la oficina,
su relación estrecha con el presidente y sus convenios anteriores por comisiones al 50% de la
facturación, y las nuevas propuestas que al respecto se han venido hablando con la presidencia.
Es de anotar acá, que esta situación ha sido tema de discusión y que deberá ser resuelta con el fin
de generar un ambiente mejor, no solo al interior de la Guaira, sino con respecto a las otras
oficinas.
La entrevista física es atendida de manera amplia y efectiva por todo el grupo de trabajo (10)
personas que se encuentran con la mejor disposición y realizan un trabajo realmente constructivo
al generar los flujo gramas de sus procesos con base en la recomendación dada por la consultora,
con el fin de dar claridad a lo que realizan
Cuentan con un equipo humano comprometido, calificado y motivado, en torno a lo que han
logrado con el Gerente. Sin embargo sienten que están alejados de las demás oficinas y que
deberían estar más al pendiente de las situaciones que se viven dentro de la organización.
Los procesos en general son manejados desde la Gerencia y es de resaltar que todas las personas
que integran el equipo de trabajo están en la capacidad de reemplazarse llegada la necesidad,
debido a que han logrado un conocimiento general de la operación que sería digno de adoptar en
otras oficinas.
La relación que se tiene entre el Gerente de la Guaira y el Presidente, junto con sus negociaciones
y convenios, han venido revisándose con el fin de llegar a acuerdos que en la actualidad favorezcan
a las dos partes; por lo tanto esta en el proceso de revisión.
Sin embargo es importante tener en cuenta que esta situación es de prioridad, pues ha venido
generando pérdidas por la forma convenida de distribución de ingresos y el desequilibrio que se
encuentra en los gastos que son asumidos según convenio por el Gerente, como también la
cantidad de clientes que se tiene y la relación con ellos.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Hay que aclarar lo asumido por el gerente versus lo que realmente es entregado al empleado y a la
oficina, teniendo en cuenta que el riesgo total es de la empresa.
VOLCANES PRADA Agentes aduanales, VENEZUELA
TRANSPORT
PUERTO CABELLO
Visita; VOLCANES PRADA-VENEZUELA TRANSPORT
Fecha; 7 Y 8 de marzo.
Atendidas por; José Francisco Rodríguez
Javier Eduardo Volcanes
Idelfonso Volcanes
Desarrollo de la vista;
Se establecen programaciones para generar las diversas entrevistas por grupos y por prioridad en
tiempo; se observa en diferentes momentos tanto directamente como en espacios de interacción
con equipos de trabajo de subordinados como de directivos, al director de la oficina Idelfonso
Volcanes, con el fin de revisar sus habilidades.
Es importante mencionar que en los días visitados se contó con las tres personas que han sido
asignadas por presidencia, como las responsables de la oficina.
Igualmente se programan con cada equipo de trabajo las entrevistas, equipo que mostró
disposición, apoyo y generó un ambiente adecuado.
A nivel de área física la oficina cuenta con unos espacios que han sido ajustados a medida de su
crecimiento, que para la actualidad resultan ser insuficientes e incomodos para la labor. Se debe
realizar un rediseño con el fin de optimizar los puestos de trabajo y generar políticas para archivo y
gestión documental.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Esta oficina es el punto neurálgico de las relaciones industriales que pueden llegar a darse en el
Grupo Empresarial, pues es aquí donde se maneja la mayor cantidad de procesos encontrados; en
esta oficina si existe una persona encargada de los procesos administrativos y de talento humano;
sin embargo están dedicados al cumplimiento básico de ley, manejo de nómina y los programas de
salud ocupacional se dan por intervención de la ley.
Salud Ocupacional: Existe un proveedor que se ocupa de realizar charlas sobre el tema, son
programadas bajo el cumplimiento de la ley, pero como programa institucional no existe y mucho
menos que abarque a las otras oficinas o empresas.
Se encuentra falta de acompañamiento al trabajador frente a temas personales que afecten su
permanencia en la oficina.
No hay actividades como empresa a nivel de bienestar, si se hace alguna actividad, esta se da por
iniciativa de alguna persona o grupo que quiera generarla.
Se revisan cada uno de los procesos, con el fin de confirmar el grado de interiorización con los que
cuentan cada uno de los integrantes del equipo; llevando a confirmar que el grupo en su gran
mayoría saben que hacer por su experiencia y por su práctica.
Se pueden mencionar algunas deficiencias detectadas:
Toma de decisiones por parte de los encargados de la oficina, es demorada y debe ser
consultada a presidencia-
No se hace un análisis de situaciones que permita ver como, por ejemplo: la compra de una
impresora, puede llegar a generar demora en la operación, o si realmente es necesaria, por
lo que no se indaga y se da una respuesta no oportuna.
Acciones aisladas de salud ocupacional y el no seguimiento de las mismas dentro de un
programa que permita elevar el nivel del personal. Igualmente las situaciones que no son
generalizadas para las demás empresas.
El proceso de selección ha venido ajustándose, pero sigue manteniéndose en las fases
iniciales de recolección de hojas de vida y entrevistas por parte de alguno de los encargado
Tres figuras de autoridad que diluyen la responsabilidad y generan confusión entre las
personas, generando situaciones conflictivas entre ellos.
Falta de dotación mínima para las personas que ingresan a puerto
Mejora en los auxilios para moto de 250 bolívares, el cual no había sido ajustado en el
último año; de lo que tenía conocimiento el Sr. José Francisco y que hasta la semana de
nuestra visita se dio respuesta.
Solicitan se revise la forma en que se están dando las vacaciones, los auxilios de ley, como
la guardería y otros adicionales.
Dentro del marco de desarrollo del personal, no se encuentra estructurado un plan de capacitación,
ni de desarrollo de carrera que sostenga la promesa de servicio. Esto debido a que se desconoce
las necesidades de capacitación, entrenamiento y formación que requieren las personas, según su
participación dentro del proceso de la empresa.
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
Situaciones puntuales frente a las diversas maneras en que se ha venido adelantando la gestión de
la oficina, llaman la atención; ejemplo de ello, es el manejo de situaciones como es el caso de la
del robo continuado detectado y puesto en conocimiento de las autoridades; situación que debió
haber ameritado la generación de procesos no solo legales, sino disciplinarios y revisión de todos
los procesos y procedimientos junto con las personas responsables tanto a nivel directivo como
operativo; generando con ello normas y correctivos inmediatos que procuren dar controles más
efectivos.
Igualmente importante, es el generar revisión de todos los puntos de control que deben existir en
la oficina, puesto que no se evidencia que se haga un seguimiento puntual tanto a los procesos
como a las personas, es decir, no existen reuniones de revisión de la gestión de cada uno de los
grupos con el fin no solo de solicitar resultados, sino de apoyarlos y darles las herramientas e
información necesarias en miras a mejorar día a día.
Se detectaron situaciones donde es importante generar acciones inmediatas de organización del
trabajo y posibles reubicaciones de personal; igualmente situaciones de manejo de información que
generan malestar dentro de los diferentes canales de comunicación.
Se debe trabajar más en el área de Administración con la persona encargada, ya que debe ser de
allí, donde se irradie la organización,
Hay situaciones que deben ser revisadas, como son las salidas de dinero para pagar aportes;
aunque esta situación fue comentada con el Gerente Administrativo y Financiero, es importante que
se revise cuál será su procedimiento y la forma de actuación con el fin de evitar situaciones
complejas en el futuro.
Tema a revisar es la operatividad de las diferentes empresas de transporte y su relación con
Venezuela Transport, esto debido a la generación de diferentes informaciones y tarifas que deben
estar coherentes con la empresa.
VOLCANES PRADA Agentes Aduanales
MARACAIBO
Visita; VOLCANES PRADA
Fecha; 11 Y 12 de marzo.
Atendidas por; Kenya, Andreina y Alfredo
Desarrollo de la vista;
Se hace reunión con todos los integrantes del equipo, (3) personas y se incluyó a la señora de
servicios generales con el fin de revisar todos los puntos de vista posibles.
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Al llegar a la oficina, se encuentra personal con muchas expectativas y con el agrado de sentirse
escuchados y parte de la empresa.
Este trabajo les generó las expectativas de volver a ser una oficina fuerte, mencionan tener
enormes ilusiones de trabajar y producir, pues sienten que no están siendo productivos, que se
están atrasando en los conceptos del sector, que van a dejar de ser competitivos y que puede
llegar a peligra no solo la estabilidad de la oficina sino la de ellos mismos.
El talento humano, da fuertes rasgos de compromiso, pero en un grado importante de
desmotivación e incertidumbre, debido a la situación de baja en las operaciones de la oficina. Es
un grupo humano con fuertes conocimientos por su experiencia en el sector, por sus estudios y por
el ánimo que proyectan.
Es ejemplo de ello Alfredo, quien lleva 11 años de antigüedad y ha sido tramitador con 24 años de
experiencia en el sector, persona que ha estado al tanto de la operación y que ha generado
cuestionamientos frente al porqué la operación de la oficina viene decayendo y al parecer no se
han tomado medidas al respecto.
Así mismo, Kenya, quien es la persona que se encuentra encargada en general de la oficina, y que
por sus estudios y experiencia proyecta seguridad en el manejo del tema; siente preocupación por
quedarse desactualizada, ella que es TSU en Aduanas y Profesional en Administración de Empresas,
manifiesta la preocupación por la estabilidad económica debido a la falta de operación continua de
la oficina, llegando a sentirse en ocasiones sin orientación alguna.
Andreina, por su lado, es la más joven del grupo, llego a la oficina sin inducción alguna y con
muchas expectativas, la personas la han acogido y la han entrenado en el manejo de su funciones
con apoyo de puerto cabello. Está pendiente de realizar sus prácticas empresarias en el área de
ingeniería industrial, aspecto que podría ser de utilidad en el levantamiento de procesos y
procedimientos que se avecina con la continuidad de este proyecto.
Hay una preocupación generalizada por la pérdida de clientes y la falta de acciones tendientes a la
recuperación de los mismos, como también en la falta de consecución de nuevos clientes.
Comparados con las demás agencias, y sabiendo del manejo que ellas realizan, considera el grupo
que debería hacerse un ejercicio y tomar acciones que permitan ir recuperarse; pero para esto es
indispensable que se tenga en cuenta a las personas, su sentir, lo que ellos viven a diario y que
entregan una realidad muy aproximada de lo que está sucediendo en el medio.
Se han perdido clientes como COLOMBINA, quien se fue por falta de confianza en la agencia
aduanera, se molestó por un manejo inadecuado en la atención con dicho cliente, y después de
esta situación no se hizo ninguna gestión por recuperarlo. Igualmente se tenían aproximadamente
12 clientes y se fueron perdiendo, las causas? Pueden ser múltiples, pero no existe un argumento
sólido que permita decir el por qué.
Al preguntarles porque consideran ésta perdida, salen a discusión varias situaciones, en las cuales
se menciona: las nuevas disposiciones del gobierno, las acciones que toman otras agencias y el
no seguimiento por parte nuestra, las cuales podrían ser parte de la respuesta.
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Ellos consideran que para volver a crecer en operaciones se necesita de apoyo permanente del
Grupo, en especial de INTORVOLCA Colombia, para que la oficina pueda a ayudar a impulsar la
mercancía por Maracaibo. Para esto sería conveniente revisar y hacer pruebas con análisis
numérico de cómo se nacionaliza por San Antonio y Maracaibo, y los requerimientos de los clientes
y las ofertas que INTORVOLCA pueda hacer. Es importante acá revisar los puntos de intereses
ocultos o manejos inadecuados sobre la operación.
La oficina de Maracaibo, en el proceso operativo se están demorando dos a tres días, situación que
genera una oportunidad de agilidad en la respuesta a nuestro cliente y alivio en operaciones de
otras de nuestras oficinas, consideran que conocen el negocio, que están inmersos en las
situaciones actuales que les permite ver con mayor visión lo que sucede y poder anticiparse a los
movimientos de otras agencias; pero que sin embargo, en los últimos meses no se han tomado en
cuenta.
No tienen claro porque Pepsico se fue para San Antonio, ya que ellos dicen, que era más ágil por
Maracaibo, según lo que mencionan podríamos decir que sucedió un evento entre la empresa de
canibalismo, pues comenzó la operación en San Antonio de este cliente y murió en Maracaibo.
En la actualidad carecen de figura Gerencial, para ellos sigue siendo su jefe el sr. Javier Eduardo
Volcanes, quien estuvo muchos años ejerciendo su función allí, y a quien recuerdan como buen
jefe, una persona que sabe, pero que lamentablemente no va continuamente.
Hubo un intento de mandar una figura gerencial “Moisés Volcanes” quien lamentablemente no tenía
experiencia en el sector aduanero dejando falencias en el acompañamiento del equipo de trabajo y
en su orientación.
Como anomalías, se presentan falta de respuesta a solicitudes puntuales de las personas, en lo
referente a manejo del talento humano (descanso por maternidad – apoyo frente a las entidades y
guardería); como también el no pago del seguro del señor Alfredo, a quien esta situación lo tiene
con incertidumbre, pues no encuentra respuesta del porque no lo han renovado
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MÉXICO
Visita; INTORVOLCA
Fecha; 19 Y 20 de Febrero de 2013.
Atendidas por; Ana Ibis Anton
Desarrollo de la vista;
Se concertó con tiempo la entrevista, no solo con la Gerente sino también con todo el equipo.
Se presentó la oportunidad de ir revisando desde el inicio las habilidades gerenciales de la Sra. Ana
Ibis, con el fin de emitir un primer concepto al Presidente; esto debido a la preocupación que
surgió al enterarse ésta consultoría, sobre las previas negociaciones y proyecciones que se tenían o
se tienen con la Sra. Anton por parte de la Presidencia, al dejarla a cargo de toda la oficina y como
representante legal.
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La señora Anton, es una persona que posee habilidades operativas y comerciales en la línea de su
experiencia de más de 15 años en el sector y su capacidad de relacionarse con las personas; sin
embargo es necesario brindarle mayor apoyo en lo que se refiere a que adquiera las habilidades
gerenciales que requiere para prestar adecuadamente su labor como Gerente.
Demostró falencias en el alistamiento de información y formulación de agenda en lo que se refiere
a las diversas visitas que organizo entre los proveedores y la presidencia; llegando a dichas
reuniones sin información analizada y sin eventos puntuales que permitieran generar discusión en
las negociaciones para el nuevo año, pese a que algunos de los temas habían sido abordados por
personas a cargo que con preocupación le habían informado de impases para ser tratados en la
reunión.
Igualmente se ve debilidad en el seguimiento y control de la actividad gerencial perteneciente a la
parte administrativa y financiera, situación que fue evidenciada al preguntar por los contratos, la
nómina y los estados financieros, junto con toda la información de esta índole, a lo que
sorpresivamente se encontró atraso y por ende ausencia del cierre contable.
En lo referente a los contratos con los empleados, se encuentra atraso y falta de gestión para que
fueran entregados a tiempo, generando con ello incertidumbre en las personas que se encuentran
laborando en la oficina.
Las instalaciones de las oficinas son nuevas, es la que mejor maneja la imagen corporativa.
Se revisaron los procesos a nivel general y de intervención de las personas, se detectó que aunque
tienen una comunicación fluida entre el equipo, deben mejorar de manera puntual, la calidad, la
oportunidad y el apoyo entre el equipo de trabajo.
Debe existir mayor apoyo por parte de la Gerencia en el manejo de la información y en la
actualización de las personas a cargo.
Es relevante mencionar que México, como las demás oficinas debe trabajar en concordancia con
todo un equipo empresarial, esto es el deber estar alineado con lo que se va a proponer, de ser el
caso, desde la casa matriz.
El equipo de trabajo lo componen 3 personas, es de resaltar la capacidad que tiene Claudia, quien
se desempeña en la parte de operaciones y quien ha asumido su labor de manera clara y efectiva.
Es contadora, pero su expectativa esta puesta en mejorar sus conocimientos en la parte de
comercio internacional, pues es ésta la parte que más le gusta y la cual ha venido desempeñando.
Por lo anterior y sabiendo que es una persona que tiene capacidad académica y formación por
experiencia, podría pasar a un nivel más alto y así mismo servir más de apoyo al desarrollo de la
oficina si se le garantiza los espacios y se le dan las herramienta para que asista a formación y
actualización con el fin de reforzar conceptos y generar pensamiento integral.
La persona que realiza actividades administrativas Maryan Pacheco, tiene estudios sobre atención al
público, piloto comercial y maneja idiomas; esto sería un valor agregado para la oficina, si estos
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conceptos fueran bien manejados frente a las reales expectativas de la señorita Pacheco y de la
empresa. Vemos como el desequilibrio entre lo que se “quiere” y lo que “toca” realizar va
generando distancias entre lo que realmente se necesita, es decir, Maryan cuenta con habilidades
que le permitirían ejercer bien el cargo, sin embargo sus intereses están puestos de manera
diferente y ha causado que el integrarse a la labor sea difícil y haya presentado dificultades en el
manejo con el cliente interno, situación que deberá revisarse y delimitar claramente con el fin de
generar oportunidades de mejora.
Se estaba solicitando una persona de apoyo, sin embargo, no existía la claridad de el para qué.
Con el fin de aclarar esta solicitud, se hizo una intervención por parte de ésta consultoría, en lo
que se refiere a analizar la situación general actual, junto con sus integrantes y generar puntos de
quiebre donde se requeriría de mayor apoyo, esto con el fin de revisar qué tipo de persona se
requeriría y qué entraría hacer; o si, simplemente se requería de reorganizar las actividades.
Se realizó intervención directa por parte de la Consultoría en lo referente a asistir a reuniones que
no estaban programadas, como resultado de las primeras revisiones, que dieron lugar a la directriz
del presidente en buscar un nuevo escritorio de contadores y de abogados. Estar intervenciones
tenía como fin generar una evaluación sobre estas nuevas propuestas y apoyar en las primeras
reuniones; igualmente se realizó revisión de documentación y generación de conceptos.
Hay que tener y dejar claramente estipulado en un manual de ética empresarial, las relaciones que
deben tener las personas de la empresa, con respecto a proveedores, clientes y competencia.
Puntualmente, revisar relaciones que puedan llegar a generar sospecha de triangulación.
Existen situaciones que serán dignas de revisar del actuar de la Gerente actual.
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EE.UU. MIAMI
Visita; INTORVOLCA, Agentes aduanales
Fecha; 22 y 23 de Febrero de 2013.
Atendidas por; José Manuel Rodríguez
Desarrollo de la vista;
Se coordinó la reunión a través de la Presidencia, y fue atendida por el Señor José Manuel en
primera instancia y posteriormente se adelantó con el señor Pedro Guardado.
El señor José Manual tiene una condición de ser Venezolano de nacimiento, Español por residencia
y con visa de trabajo en estados unidos.
Presenta una dificultad con respecto a la entrada y salida a Venezuela, por lo cual es importante
que se le apoye a solucionar el inconveniente que presenta con su documentación venezolana,
debido a que en el momento que se requiera el señor José Manuel deberá asistir a las oficinas con
sede Venezuela y deberá tener todo en regla.
Dentro de la oficina solo se encuentra el Señor José Manuel, quien según legislación Americana, no
requiere de contrato físico, ya que las condiciones americanas son diferentes, se cumple con todo
lo estipulado y permanentemente están revisando los temas legales con la oficina de contadores.
Se considera que la persona que se encuentra a cargo de la oficina, tiene las capacidades para
ejercer el cargo; sin embargo deberá dársele más apoyo, entregarle herramientas suficientes para
que desarrolle su labor, claridad en sus responsabilidades y espacios de formación básica y puntual
en temas relacionados con el fortalecimiento de la empresa y su desarrollo.
José Manuel, ha contado con el apoyo de las oficinas de Venezuela, en especial de Valencia, donde
han mantenido un contacto directo y han generado una formación no formal, de lo relacionado con
todos los temas de INTORVOLCA.
Tratando de que “todo el personal se encuentre enterado de todo” y así pueda “dar respuesta de
todo”, se ha generado en toda la organización una “MAIL-MANIA INTORVOLCA”, donde se copia de
todo a todos, donde se pierde la razón de un buen mail, donde se generan órdenes contradictorias
y multitud de instrucciones que lo que generan son pérdida de tiempo, poca claridad en lo que se
requiere y las prioridades. Al hacer la revisión detectamos miles de mails que llegan y de los cuales
no tienen por qué llegar a manos del señor José Manuel (esta revisión se tiene en físico).
Es necesario revisar la parte salarial y los auxilios a que tiene lugar, se solicita revisar la posibilidad
de un auxilio para el seguro de salud, y otras prerrogativas que mejorarían su condición y
generarían mayores resultados.
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El proceso de la facturación se emite para la ciudad de México y se realiza un permanente
seguimiento a las cuentas.
Se vienen adelantando algunas acciones tendientes a incrementar las operaciones desde estados
unidos, que en estos casos, son la consecución de elementos que requieren nuestros clientes,
ubicarlos y suministrárselos. Este trabajo requiere de mayor énfasis y estudio para poder
desarrollar.
Se puede ver la gran posibilidad que existe al tener la oficina en territorio Americano y el desarrollo
que tiene el generar desde allí todo lo relacionado con el Grupo, volviéndose la Casa Matriz, debido
a las prerrogativas que presenta el estar en un país que abre puertas y que genera posición dentro
del mercado, al igual, que cuenta con una persona de apoyo en el área contable que conoce del
tema y que podría desarrollar el proyecto junto con algunas personas claves de la organización,
generando con ello un equipo de trabajo eficiente.
Es importante comenzar a revisar la construcción de la casa matriz en compañía del Señor Pedro ,
quien conoce la normatividad americana y quien sería un apoyo invaluable en la generación de los
lineamientos.
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
Falta de Análisis a Nivel Gerencial:
Fundamental
Técnico
Financiero.
Dentro las reuniones de campo se evidencia que quien toma las decisiones, la estructura y
quien genera instrucciones es la Presidencia sin que exista un previo análisis de la situación
encontrada de los lideres encargados de cada oficina de esta manera no se cumple el nivel
gerencial ni el desarrollo del nombre del cargo. ejemplos puntales
Son situaciones que se presentaron a nivel de todos los países visitados, ejemplo
de ello:
México: La falta de análisis en la situación financiera de la oficina y el
seguimiento a la parte contable que hace que su acción como gerente se vea
limitada. Desconocimiento general de la información contable y financiera por
parte de la Gerente encargada Ana Ibis Antón, falta de preparación de
información y agenda de trabajo puntual con respecto a las reuniones con sus
clientes y/o proveedores.
Colombia-Bogotá: Se limita a la operatividad de la oficina, siendo consciente de
su falta de habilidades gerenciales y comerciales donde profundice en el análisis
de situaciones que conduzcan al crecimiento y fortalecimiento de la oficina.
Colombia-Cúcuta: Ausencia de figura como Gerente, la persona que se encarga
de algunos de los análisis es el revisor fiscal como aporte personal.
Venezuela-Valencia y Puerto Cabello: Se encuentran dos figuras gerenciales, en
donde se han dividido la tarea “administrativa” y “operativa”, con componentes
adicionales de cargos como Adjunto de presidencia y vicepresidente. En ninguno
de los dos se observa un análisis gerencial de ningún nivel, pues se han dedicado
al día a día
En el caso del Gerente Administrativo y Financiero, José Francisco, y según la
información recibida de lo que debería realizar, se esperaría que hiciera:
proyecciones financieras en diversos escenarios con el fin de orientar la gestión
financiera y administrativa de las oficinas, Presupuestos específicos para cada
sucursal a cargo y su ejecución. Procuramiento de fondos. Análisis financieros
periódicos. Análisis y control de costos, disminución de gastos. Procedimientos
en las decisiones de efectivo., Apoyo en el desarrollo de estructura de costos de
la logística a nivel nacional e internacional, análisis financiero por cliente entre
otros.
Venezuela Puerto Cabello: Donde existe la figura nueva de Director de Oficina
pero por la intervención directa de los dos gerentes antes mencionados, esta
persona se encuentra realizando la labor sin una previa inducción de director,
realiza parte de la operación sin poder de decisión y con análisis de situaciones
bajo.
Venezuela Guaira: La figura de la persona que se encuentra a cargo, tiene
mayor poder de análisis y genera mejores resultados, esto debido a intereses
personales, sin embargo no tiene la concepción de empresa como grupo,
haciendo que sus acciones no trasciendan y se torne en un enfoque individualista.
Falta de Toma de decisiones a nivel
Gerencial
La toma de decisiones se torna lenta y en ocasiones tiene el riesgo de perder
oportunidades valiosas en generar eficientemente respuestas ante cualquier
solicitud. Es el caso que hasta que no se tenga la decisión por parte del
Presidente no se da movimiento a la acción, lo que deja ver la falta de
lineamientos claros de actuación con responsabilidades. Ej: Demora en
cotizaciones.
Déficit en el desarrollo, conocimiento e implementación correcta para todas las
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
oficinas del sistema OPENPLUS y PROFIPLUS.
Riesgo en el manejo de control y captación de cartera como de facturación a nivel
de las tres empresa, no hay quien lo regule de sus funciones.
Percepción por parte del empleado que el nivel gerencial, poco o nada tiene poder
de decisión.
Firmas autorizadas sin que medie
documento en el que estipule
restricciones, límites o privilegios.
Ejemplo: Firma autorizada en la mayor parte financiera y movimientos de
autorización de operaciones nacionales e internacionales, menos con EE.UU.
Las personas como el Gerente Administrativo y Financiero, la Gerente de México y
demás gerentes, tienen autorizadas por Presidencia algunos privilegios que
deberían quedar consignados en un documento de confidencialidad de la
información, generación de compromisos, manejo adecuado de los recursos,
límites en monto y generación de pólizas y posibles acciones legales de no dar
cumplimiento al buen nombre de la compañía.
Igualmente, existen cargos diferentes dentro de la empresa con firmas
autorizadas por la Presidencia, pero no se tiene claridad de su proceder.
Centralización de la toma de decisión
en la figura de presidencia
Por la falta de conocimiento de su equipo y confianza en el manejo se ha
centralizado en la presidencia gran parte de las decisiones de la empresa desde
las cosas básicas hasta las más complejas.
Es importante compartir que más del 80 % del personal tienen una percepción
acerca del cargo del Director Administrativo y Financiero; José Francisco
Rodríguez de poco interés y apoyo en el desarrollo del ejercicio de las
diferentes áreas de la empresa.
Similar a la toma de decisión.
Conflicto de intereses Conflictos de relaciones interpersonales laborales como lo son;
Mejorar la comunicación empresarial interna y externa, entre oficinas hacerla más clara y
fluida para evitar posibles errores por falta de direccionamiento.
Intermediación de clientes a externos en Maracaibo “Transporte Carvajal” “Botero Soto”
están importando Jarabe de Maíz para otras empresas sin tener en cuenta que Intorvolca es
el Proveedor de base.
Se nota en muchos empleados el interés y el resguardo de su estrategia frente al negocio y
por la estabilidad financiera, mas no por su interés de proyección profesional.
Se destaca una generalidad por todas las oficinas a nivel internacional en cuento las buenas
prácticas y relaciones industriales y encontramos que todas las personas se quejan por el
mal manejo en las instrucciones generadas, la toma de decisiones en algunos momentos, el
mal trato a las personas y la posición de querer tener la misma figura de mando del
Presidente del Grupo. De la misma manera hacia el Vicepresidente.
Intereses ocultos Por las relaciones que se han mantenido y las diversas negociaciones realizadas
con las personas que dirigen
Priman el interés financiero personal a los laborales; esto se puede observar en
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
varias actuaciones.
Riesgo del mal manejo administrativo y financiero en no cerrar y puntualizar los
casos de verdadera importancia. Este es el caso de Katiuska Gómez en realizar
una Pre auditoría Interna al caso de “ Desfalco Empresa”
La liquidación y paz y salvo - recibo de saldo y finiquito frene a la empresa no se
ha cerrado, sigue abierto.
Tiene copia de todas las claves empresariales de correo electrónico. No se ha
hecho ninguna gestión al respecto. Tiene acceso a información de la empresa
para usarla en beneficio propio.
Las actuaciones de los Gerentes, deben ser transparentes y dar crédito a quienes
debe ser; con el fin de evitar suspicacias o generar inconsistencias en la
información; este es uno de los casos, en el cual y luego de entrevistar a todo el
equipo se detecta que quienes dieron aviso inicial en el caso del robo continuado
en puerto cabello fueron la contadora y la asistente de dirección y no fue de
manera exclusiva el Gerente Administrativo y Financiero, como él lo reportó y
como debería ser, de haber hecho realmente un seguimiento puntual con puntos
de control, pues al realizar una revisión y seguimiento continuo, debió haberse
dado cuenta, de esta situación.
Información omitida o errada al inicio
del proyecto
Con respecto a este punto, se ve claramente como no hay claridad en la información
general que compone el grupo, de tal manera que al inicio se omite la oficina de San
Antonio y Maracaibo; posterior a este punto, se encuentra la situación sobre la composición
de cada una de las oficinas donde no hubo claridad de cuantas personas existían y en qué
condiciones.
Manejo de divisas Situación que de expandirse el negocio y tener como casa matriz tendría que generar un
procedimiento especial y confidencial.
Déficit en el control de manejo de efectivo entrada y salida sin control en el “Manejo de
Divisas”, manejado como una caja abierta bajo una figura de cooperativa, sin ánimo de
lucro con la objetividad de varios servicios. (Mercado Negro) bajo una persona de confianza
del Adjunto Financiero y para el resto del mundo, (Familiar de Cúcuta) siendo esto un riesgo
interno de manejo de efectivo para prestarse figuras de doble interés compartido.
Tipo de cambio Las fluctuaciones que genera la situación venezolana con respecto a los otros países donde
se opera y el análisis que se debe hacer como grupo para disminuir los riesgos.
Políticas País Las políticas cambiantes en la actualidad tres de los cuatro países donde se operan, están
sufriendo cambios frente a las diferentes leyes.
Inexistencia del Reglamento Interno de Trabajo para todos los Países a nivel internación
con sus respectivas funciones de ley del trabajo.
Falencia de los perfiles de los Niveles
Gerenciales
El Adjunto de Presidencia que hace funciones Financieras; tiene fortalezas a nivel comercial,
pero presenta altas falencias en el manejo del sector real, a nivel financiero, no presenta
evaluación de escenarios, proyecciones, estrategias financieras a nivel empresarial,; esto
quizá debido a que su experiencia se ubica en el sector bancario y no en el sector real.
Beneficios diversificados para todas las oficinas a nivel de Venezuela como; Auxilio de moto,
Póliza de Seguro de Vida (HCM), Comisiones por Expediente, entre otros beneficio
personales más cercanos a familia y amistades sin un eje conductor o políticas establecidas.
No se tiene una asignación de proyecciones financieras por oficina a nivel país, no tiene
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
definida la estructura financiera para todo el grupo a nivel internacional y de las oficinas
que tiene a cargo; visto que la empresa le patrocino una inversión en hacer las vistas
internacionales y conocer la metodología de trabajo en cuento la parte administrativa y
financiera desde su comienzo en la empresa y este quedo nulo en su ejecución hasta la
fecha.
Los gerentes no cuentan con habilidades gerenciales.
No se realizan reuniones gerenciales, seguimiento a la gestión y no manejan indicadores
que garanticen la evaluación continua de su qué hacer.
No existe, formación interna sobre el GERENTE INTORVOLCA
Diferencias entre los niveles
gerencias o encargados de las
oficinas
Existen diferencias notorias entre las condiciones entre oficinas y sus encargados, no se
encuentran nivelados ni establecidas funciones, responsabilidades y límites. Ejemplo: Las
diferencias entre México y EEUU; las de las oficinas de San Antonio y las de Puerto Cabello
y la Guaira.
Multiplicidad de funciones en algunos
cargos
Se observa multiplicidad de funciones que afectan claramente la definición de
responsabilidades dentro de los procesos de la empresa, es el caso de Puerto Cabello
donde se confunden funciones entre empresas, y entre cargos. El caso del nivel gerencial
donde se encuentran a tres figuras en la actualidad, entre otros.
Claridad en manejo de personal por
conflictos
Necesidad de crecimiento de calidad para el servicio al cliente interno y externo como del
personal de todas las empresas.
Manejo en la mejora de relaciones industriales “ Manejo de Poderes Personales- “
Creación de vínculos de sociedades que pueden ser perjudícales en el tiempo dado que
traspasan todo límite de confianza como es el caso de Humberto Arellano Oficina la Guaira,
José Francisco Rodríguez- oficinas de Venezuela, Ana Ibis Antón- Oficina México, Luis Carlos
Fuentes – Oficina de Cúcuta, Rubén Colmenares – Oficina Bogotá se convierten en socios
con el tiempo en las diversas formas de convenios y/o acuerdos.
Falta de definición de funciones,
responsabilidades, seguimiento y
control
Cuadro de ASUNTOS PENDIENTES, donde se hace una aproximación de control y
seguimiento a tareas puntuales en una reunión de trabajo de instrucciones, donde se debe
presentar avance cada ocho días, presentándolos los días viernes junto con los temas que
salgan durante la semana. Es evidente que no existe avance significativo, no hay toma de
decisiones respecto a las indicaciones que genera presidencia.
Falta de supervisión, entrega y desarrollo del Vicepresidente Javier Eduardo Volcanes en
cuento a tomar decisiones, estar empapado del funcionamiento de las tres empresas del
grupo y control del adjunto financiero.
Régimen Especial para Extranjeros –
Visa de Trabajo y Permisos para
trabajo en todos los países.
Bogotá Gerente de oficina Venezolano.
México Gerente de oficina Cubana pero con nacionalidad Mexicana.
EE.UU. Encargado de Oficina Miami – Venezolano con nacionalidad Española y
visa de trabajo Americana.
Presidente venezolano con intervención en todos los países.
Blindaje de la información
No hay ningún manejo de contrato por servicios, alquiler o acuerdos con ninguno
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
de los transportistas en Bogotá y Cúcuta a cargo de Rubén Colmenares.
Riegos de inspecciones sanitarias a los contenedores y mercancías bajo un
formato de diligenciamiento que hace la oficina de San Antonio – Venezuela y la
resistencia de la Oficina de Bogotá al realizar este mismo procedimiento y
registros de control en cuento registro fotográfico y soportes de legalización de
envió.
Rubén Colmenares Gerente de la Oficina de Bogotá no está a cargo como debe
ser de la dirección como jefe inmediato de la persona encargada de Intorvolca
(Jean Alfred Leal García, en la Oficina de San Antonio de Venezuela y Cúcuta.
Rubén Colmenares tiene un apoyo completo de formación de un Curso de Inglés
del cual no hay un seguimiento ni rol de formación para su cargo y es visto como
un gasto de la empresa a nombre del el particularmente.
Se encuentra una generalidad del adjunto Financiero, que no tiene ninguna
vinculación de contratación laboral con la empresa, No tiene contrato bajo ningún
esquema, solo de “dichos acuerdos “. Ahora bien el pago sus servicios llama
mucho la atención, una factura por cada una de las empresas mensualmente de $
7.000 bolívares, porcentaje de comisiones por un valor de del 0,35% sobre la
operación de base disponible en Colombia por Pepsico, sin razones tangibles “”
por agradecimiento del señor volcanes por haber revisado temas de la oficina de
San Antonio por las tres empresas.
Rotación de personal directivo Se encuentra inconsistencias en la rotación y en el comportamiento administrativo,
operativo y financiero de:
Gerente oficina de Bogotá, basado en observaciones sobre Venezuela y el porqué
de la razón del ascenso cuando se tienen dificultades en las áreas que
anteriormente ha manejado.
Inexistencia de Reporte gerenciales No es exigencia los reportes gerenciales, ni los informes de gestión de cada
oficina. Se han realizado intentos sobre el tema, pero sin continuidad ni análisis
integral.
Manejo inadecuado de contratación
laboral y falta de asesoría
permanente en algunos países del
grupo
Errores en el proceso de selección de personal por impresión y acercamientos de
amistad, familiar y referenciados; mas no por méritos de convocatoria y procesos
de selección profesional.
Firma de documentos por confianza
personal, familiar e intuitiva por parte
de la presidencia
Situación con el contrato del Gerente de oficina Bogotá, donde existe un contrato
sin el debido soporte legal, inconsistencias serias, donde se contrata por servicios
personales, siendo el presidente el directo patrono sin tener el nombre de la
empresa, entre otros. Situaciones Gerentes varios.
Desinterés Comercial y Actitud frente
al cambio
Bogotá; Al indagar con su asistente, menciona que ha habido diferentes
alternativas comerciales y o contactos los cuales no han sido trabajados por el
gerente, esperado que el Presidente tome la acción correspondiente y en alguno
de sus viajes a Colombia tenga tiempo en la agenda para programar alguna
reunión.
México: Situaciones donde prevalecen intereses personales
Proyecto de transformación organizacional Intorvolca
PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
Venezuela. Situaciones con la Guaira y Puerto Cabello
Diferentes empresas que no están contempladas en el grupo.
Problemas de traslados de la
mercancía en los contenedores
Situaciones riesgosas entre San Antonio-Bogotá-Cúcuta-México, donde no existe
control y se puede generar mala utilización de los contenedores y usos
inadecuados que generen contaminación de la mercancía y descontento del
cliente. Ejemplo: Utilización inadecuada de los contenedores desde Bogotá a San
Antonio con malos olores, manchados de aceite, olor fuerte a detergente, entre
otros.
Relaciones existentes entre los
diferentes directivos de la empresa
con proveedores
Bogotá: Relación a evaluar con respecto a Botero Soto
México: Relación con las navieras en especial, CCV, debido a
incumplimiento; Asesora Legal Laboral, Gerente Administrativo y Financiero,
Vicepresidente. Respecto de una situación como lo establece el Reglamento de la
Ley Orgánica del Trabajador Art. 102 Literal B. El pago de la matricula o
mensualidades a la guardería o servicio de educación inicial, debidamente inscrita
ante las autoridades competentes, es del 40 % del salario mínimo obligatorio de
Ley. La empresa le realizara el pago directamente a la guardería, por ende la
factura deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por el Seniat.
Contratación laboral países Bogotá: No se cumplen su totalidad con los requisitos de ley laboral Colombiana.
Cúcuta: Triangulo de relaciones afectivas y familiares en las diferentes
contrataciones de la oficina. Contador con Revisor Fiscal esposos; Revisor Fiscal
con Auxiliar de oficina. Contador Ficticio que solo cobra por la firma y colocar su
número de tarjeta profesional como contadora
México : Pendiente nuevos proveedores o contratación.
Venezuela; Manejo de conflictos de intereses en la Oficina de la Guaira, un tema
es la contratación indefinida del Gerente a Cargo y los pagos, incentivos,
promesas a favor de interés a los empleados.
EEUU: Por condiciones puntuales, riesgo en oportunidades más atractivas en el
mercado.
Remuneración Salarial a nivel País
Plan y líneas de carrera
Encontramos situaciones que se presentan a nivel de todos los países con casos
específicos,
MEXICO: Ana Ibis Antón Gerente Oficina
VENEZUELA: José Francisco Rodríguez
Josbelt Colmenares
COLOMBIA: Rubén Colmenares
ESTADOS UNIDOS : José Manuel Rodríguez
Problema de Insatisfacción Laboral
causal de riesgos específicos
Un posible sindicato
Existen demasiados temores en la mayoría de empleados para decir las cosas y se
restringen en decir malos movimientos o mala información vista entre los
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PROBLEMA Y RIESGO EJEMPLO DE SITUACION ENCONTRADA
funcionarios que son netamente responsables.
Baja productividad
Incertidumbres
Desconocimiento para dónde va la empresa.
No se sienten parte del grupo empresarial, por desconocimiento y falta de
información.
Generación de subculturas que impiden el crecimiento de la empresa.
Errores y accidentes laborales
Perdida de talento humano valioso.
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La siguiente propuesta se base en presentar aspectos fundamentales a tener en cuenta
y desarrollar frente a las falencias y fortalezas que se han podido detectar en el
diagnóstico previo.
Se trata entonces de enmarcarlo en:
Marco Estratégico Propuesto.
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Orientadores Estratégicos
Crecimiento Financiero y
Rentable
Busca focalizar al grupo de empresas en la incursión en nuevos sectores con perspectivas de crecimiento, ofreciendo servicios integrados y propuestas integrales, usando como ventaja el Grupo Empresarial. Así mismo conformar un equipo y modelo de gestión comercial que permita mejorar las relaciones con los clientes actuales y diversificar los clientes en Latinoamérica, mitigando los riesgos para incrementar la participación en el mercado y garantizar los márgenes de rentabilidad por encima de la media del sector.
Busca ofrecer estándares de Operación, HSEQ, Mantenimiento, Gestión de Proyectos, Diseños de Reingeniería de clase mundial a través del cumplimiento de la normatividad técnica, laboral, ambiental, contractual y legal que permitan garantizar la satisfacción de los grupos de interés en términos de oportunidad, costo y especificaciones y así asegurar márgenes de rentabilidad por encima de la media del sector.
Busca implementar un Modelo Organizacional y de Procesos que asegure las sinergias necesarias para desarrollar la cultura, el ambiente laboral y el “Talento Humano” definido en Nuestra Esencia Empresarial, implementando Sistemas de Información y Comunicación necesarios para garantizar una toma de decisiones oportuna, relacionarnos con los grupos de interés y gestionar el conocimiento a través de la implementación de tecnologías y buenas prácticas que nos diferencien de la competencia.
Excelencia Operativa
Consolidación Organizacional
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Alineación de los orientadores estratégicos con Nuestra Esencia
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ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Dentro de los aspectos que se tendrán que comenzar a trabajar se encuentran:
DECISION DE CONVERTIRSE EN GRUPO EMPRESARIAL
De acuerdo con la ideología de las empresas y su éxito de expansión en el mercado internacional y
en el análisis emprendido en este proyecto empresarial de transformación Organizacional vemos la
necesidad y la propuesta de crearse como Grupo empresarial - Multinacional. Encontramos que el
Grupo de las (3) tres empresas tiene una extensión y tamaño de una concentración que supera
las fronteras nacionales e internacionales y este se denomina multinacional o transnacional. Este
es un conglomerado empresarial o conglomerado industrial en la unificación de varias empresas
que dependen todas de una misma empresa con una casa matriz ( proponemos sea Estados
unidos en la Oficina de Miami), porque ésta tiene una participación económica suficiente y amplia
en su capital para tomar las decisiones a nivel nacional e internacional y sea por su mismo
presidente u socios. Es claro que para que se configure un grupo empresarial, se requiere la
concurrencia de dos elementos a saber:
La subordinación y la existencia de unidad de propósito y dirección.
Es importante ver los beneficios y requisitos que se requieren en este proyecto y tener en cuenta
que cada empresa es una persona jurídica diferente, en ocasiones se tienen en cuenta las
regulaciones especiales de cada país y para los grupos de empresas con el fin de evitar fraudes de
ley que provoquen perjuicios a terceros.
Motivos para la creación de Grupo Empresarial- Multinacional
En el tráfico económico es habitual acudir a la formación de grupos de empresas por distintos
motivos:
Fusiones: En ocasiones, para evitar una fusión completa de dos sociedades, con toda su
complejidad administrativa, se procede a una simple adquisición de las acciones. La
sociedad adquirente pasa a ser matriz de la adquirida, tomando el control de sus
decisiones.
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Motivos organizativos: Una empresa decide dividir su negocio en diferentes particiones,
cada una controlada por una empresa con órganos de administración específicos. Con ello
logra un control más especializado, y convierte a la matriz en una empresa holding, o
simple propietaria de acciones.
Limitación de responsabilidad: Ante la implantación de negocios nuevos con cierto riesgo,
en ocasiones se decide crear una sociedad nueva que los lleve a cabo con un capital
específico, limitando los riesgos de la operación.
Inversión en el extranjero: Para simplificar las operaciones, se crean empresas nuevas en el
país en el que se va a invertir. Con ello se evitan desde problemas administrativos hasta
aranceles
SE HACE UN BOSQUEJO DE COMO SE MANEJARIA LA TRANSICION A GRUPO EMPRESARIAL – MULTINACIONAL
Identificación de Empresas que lo compondrán:
La nueva organización agrupará las empresas INTORVOLCA, VOLCANES PRADA AGENTES ADUNALES Y VENEZUELA
TRANSPORT …. Definir cuales otras empresas, teniendo en cuenta el cuadro entregado de composición accionaria donde se
ven otras empresas
Propósito
Con el propósito de lograr mayores niveles de integración y contribuir con el desarrollo del comercio internacional, y como parte del proceso
de transformación empresarial que se lleva desde el 2013 por solicitud del Presidente de la compañía con la intervención de un grupo de
consultores, es que surge el Grupo Empresarial….Definir nombre, opciones Grupo Empresarial Intorvolca, o Grupo Empresarial Volcanes…
El surgimiento de “Grupo Empresarial…….” consolidará……..
La nueva Organización reunirá las empresas de agencias aduanales, transporte terrestre, marítimo y aéreo y logística, con el fin de brindar el
servicio integral cubriendo la necesidad del cliente atendiendo las mercancías que requieran de importaciones, exportaciones y tránsito; con el
servicio de transporte, a través de una operadora logística que les de posibilidades a los clientes que se le manejen la mercancía desde
cualquier parte del mundo para ser ingresada a cualquier territorio.
Esta nueva organización permitirá elevar estándares de calidad y niveles oportunidad; emplear con mayor eficiencia los recursos y
fundamentalmente, el capital humano que se posee.
El servicio integral figura entre las funciones del grupo.
El proceso de formación del Grupo Empresarial “………." se producirá gradualmente en un plazo de hasta XXXXXXX.
Para realizar este trabajo debe existir la participación de personas claves como lo es el Señor Pedro Guardado quien apoyaría la creación del
grupo como casa Matriz EEUU y sedes México, Colombia, y Venezuela ……
EL NUEVO GRUPO EMPRESARIAL
Crear la misión del grupo…….La misión que guiará el trabajo del Grupo Empresarial será ………… destinados al desarrollo del comercio
internacional…….. la generación de ……
Crear los objetivos del grupo……los cuales guiaran las diferentes sedes ……….. que contará, con un Órgano Superior de Dirección Empresarial,
denominado “presidencia del grupo” …..
La nueva organización funcionará íntegramente bajo los principios empresariales, por lo que las entidades empresariales……..
LA REORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: DE CARA A LA EFICIENCIA
Uno de los pilares en que se sustenta el progreso y sostenibilidad de del sector de comercio internacional son la legalidad, oportunidad, justo
a tiempo y calidad del servicio que se presta.
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De ahí que se hace necesario crear el concepto de "empresas de servicio integral", definidas como aquellas que tienen ciclo completo de
manejar desde cualquier parte del mundo las mercancías, con las legalizaciones en cada país, hasta el punto de entrega.
La integración de los servicios en comercio internacional representa una obtención de beneficios para los clientes, proveedores y para el
grupo. De un lado los clientes podrán obtener un servicio consolidado y tener………..los proveedores podrán tener………..y el grupo podrá
elevar sus estándares de calidad a partir control total ……..
Con la creación del Grupo "XXXXXXXX" surge una nueva organización que solo cumplirá funciones empresariales, de elevado nivel científico y
productivo a escala nacional e internacional. ……
LA PLATAFORMA ESTRATEGICA:
Debe responder a la unificación de la empresa para ser expresada y confrontada a nivel
internacional.
Esta plataforma debe incluir la siguiente información: Estructura (organigrama) general de la
empresa, historia, misión, visión y filosofía corporativa, socios del Grupo, Manual de Marca,
Reglamento Interno de Trabajo por País posicionamiento en el mercado, servicios que presta el
Grupo, proyectos de certificación en los cuales está trabajando la Organización, horario de trabajo,
tiempos de alimentación, prestaciones y beneficios, días de pago, políticas de presentación
personal, manual de conducta, seguridad interna, ubicación de baños, comedor, salidas de
emergencia, parqueaderos, y procedimiento básico en caso de accidente o emergencia (salidas de
emergencia, rutas de evacuación y ubicación de los extintores) seguridad industrial siendo una
empresa del sector real , entre otros aspectos importantes más de estructura empresarial
ESTRUCTURA FUNCIONAL:
Definir Estructura Gerencial para manejo de los procesos macros de la empresa
EXPECTAIVAS DEL GRUPO A NIVEL GENERAL
Conscientes de que las empresas las hacen las personas y son el factor humano para desarrollarse
e integrasen y crecer la guía de trabajo o formato de entrevista personal y laboral mediante (2)
preguntas muy puntuales para medir la necesidades, exceptivas, ideas, críticas constructivas y
negativas.
“si estuviera en tus manos cambiar algo para la empresa, qué cambiarias?”
Que desearías desarrollar dentro de la empresa?
Es así como el sentir de las personas se tratará de resumir en el siguiente listado:
Actualización sobre los servicios que presta la empresa, comercio internacional, logística y
transporte.
Realizar programas de visitas a las empresas del grupo a fin de conocer el funcionamiento
general y hacer entrenamiento por ciudades.
Continuar con estudios permanente y generar oportunidades de mejora
Solicitud de mejora en beneficios empresariales.
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Creación de una área que se preocupe por el desarrollo integral del empleado
Continuidad en el proceso que se inició con el diagnostico empresarial
Manejar con mayor confidencialidad la información
Tener conciencia de lo valioso de las personas que tiene la empresa y buscar retenerlo con
beneficios que sean atractivos.
Buscar ser competitivo en los niveles salarias, generando aumentos y/o reubicaciones
según las condiciones de las personas.
Organizarían las empresas y definirían los cargos, harían la estructura real y definirían los
cargos, manuales de procesos y procedimientos, pues la empresa es muy empírica.
Tratarían de que no dependiera todo del dueño, pues por esto se demoran muchas
decisiones.
Trabajar en el sentido de pertenencia
Observan que hace falta gerencia
Estandarizarían las firmas al pie del correo
Trabajarían imagen corporativa, tarjetas de presentación.
Ven con preocupación que no se buscan más clientes
Trabajar más en las importaciones desde Venezuela
Invertir en otros países como Colombia
Hacer mas Soucing, ubicación de productos, comprarlos y traerlos al cliente.
Que no exista discriminación entre las oficinas
Actualización de infraestructura tecnológica, equipos de trabajo, computadores, tableros
acrílicos y todo elemento que contribuya a la ejecución de la labor.
Efectividad de la comunicación entre todos los empleados de la empresa
Tener capacitaciones permanentes, conocimientos de las funciones básicas.
Beneficios de póliza de seguros HCM
Revisión de los salarios frente al mercado laboral.
CONTROL DE LA GESTION
Es una aproximación, pues según lo que se desarrolle estaría generandose el esquema propio para
el grupo.
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ESTILO DE DIRECCION
A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar
el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los
colaboradores.
Dicho estilo de dirección, debe estar enmarcada en la estrategia empresarial contribuyendo a la
consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa.
Revisaremos que o cuales sería los estilos de dirección que se ajustaría a la necesidad de la
empresa y se podrían implementar y combinar según sea el caso.
Estilo Autocrático:
El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe
quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele
generar ambientes de trabajo tensos.
Estilo Paternalista:
Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.
No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.
Estilo Laissez faire:
El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja
libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando
sus propias decisiones.
Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las
pautas de trabajo.
Estilo Democrático:
Se obstaculizan la tomas de decisiones importantes a largo o corto plazo como debería de
ser por un tema de Democracia Familiar y falta de personal con alto nivel profesional y
gerencial, esto es un nivel destructivo y totalmente improductivo para la organización,
El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando
pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.
Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.
Estilo Burocrático:
La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación
rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.
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Estilo Institucional:
El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con
confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar
el trabajo realizado.
VALORES EMPRESARIALES
Tomados como principios-guías que orientan y comparten los miembros de una organización, son
creencias que energizan o motivan al cumplimiento de acciones y pueden lograr que una empresa
sea más o menos competitiva.
Los valores de la empresa son los pilares importantes de cualquier organización, e identifican la
realidad de la misma, debido a que son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus
dirigentes. Igualmente son necesarios para producir cambios a favor del desarrollo empresarial y
deben ser más que un simple enunciado.
Se propondría trabajar en los siguientes valores, debido a que guardan correlación entre lo que se
pretende sea el grupo y a desarrollar dentro del equipo de trabajo.
Compromiso
Entregamos nuestro mejor esfuerzo en el logro de los objetivos de la empresa y la
satisfacción del cliente, a través de la responsabilidad y la lealtad en nuestras
relaciones con los compañeros, clientes y proveedores.
Integridad
Actuamos conforme a altos valores morales que brindan seguridad y confianza a
nuestros clientes, personal y proveedores.
Comunicación
Trabajamos con sistema fluido de comunicación cordial y confidencial, el cual
proporciona información transparente, oportuna y veraz para el mejoramiento
continuo.
Trabajo en Equipo
Contamos con un personal que se complementa para alcanzar los objetivos de la
empresa de manera responsable, a través de la cooperación y el compromiso
aprovechando al máximo los recursos disponibles.
Se debe diseñar conjuntamente entre las divisiones y para todos los países y el área
de TH, sistemas de incentivos de diferente índole que les ayuden a disminuir los altos
niveles de rotación de personal.
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Actitud de Liderazgo:
Buscamos el mejoramiento continuo, para constituirnos en el mejor referente del desarrollo local,
regional, nacional e internacional, desarrollando el liderazgo en cada uno de los miembros de la
organización los cuales sumados harán de una empresa líder.
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Es necesario levantar un esquema de comunicación empresarial tanto a nivel interno como externo,
lo que permita que a nivel de empresa se tengan claros los flujos de comunicación, se tenga un
esquema claro y objetivo de comunicar el mensaje, se disminuya el correo inoficioso e injustificado
a todas las áreas
Comunicación interna
Redacción
Ortografía
Orden de ideas
Estilo flash informativos a nivel memorando por tipo, circulares y generales.
A quien van dirigidos
Comunicación externa
Que guarde el equilibrio entre lo que se quiere trasmitir y lo que llega al cliente y lo que se
confronta al interior de la organización.
POLITICAS
Algunas de las políticas a desarrollar:
Política de Grupo Empresarial – Multinacional
Política Manejo de caja menor
Política Viáticos
Política Legalización y gastos de viaje
Política Beneficios de ejecutivos y gerentes
Política Gastos personales
Política Gastos de representación
Política de gastos operacionales
Política de compras
Política de contratación
Política de imagen corporativa
Política de comunicaciones internas y externas
Política de gobierno corporativo-empresa familiar
Política de Talento Humano
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Política de Facturación
Política de proveedores
Política de formación, capacitación y líneas de carrera
Política de Remuneración
Política de Calidad
Política de Producto y Servicio
Política de Precios
Política de Servicio y Atención al cliente
Política de Aceptación de clientes
Política de Antigüedad
SALUD OCUPACIONAL
Tomando en cuenta que Salud ocupacional se define como una disciplina que busca el bienestar
físico, mental y social de los empleados en sus diferentes sitos de trabajo.
De acuerdo al tipo de necesidad que vemos en la empresa se debe implementar
Con tres planes a saber:
Plan de medicina preventiva del trabajo (acciones que se tomarán a fin de mantener
a su personal informado en todo aquello que sea necesario a fin de prevenir cualquier tipo
de enfermedad, como también establecer su condición inicial al ingresar al trabajo y su
permanencia, exámenes de ingreso, exámenes periódicos, exámenes pre-vacacionales,
exámenes ejecutivos y exámenes de retiro).
Plan de higiene industrial, (se relaciona con la asepsia y la seguridad en torno a las
cuestiones higiénicas de los puestos de trabajo, junto con la integridad física y las pausas
activas).
Plan de seguridad industrial, (es indispensable para asegurar la vida de los empleados,
en aspectos relacionados con riesgos, o accidentes laborales).
CONSOLIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA.
Se debe despertar la conciencia para empezar en este punto la falta del Recurso Humano para
definir la importancia en mecanismos de control para la entrega y uso de los recursos físicos y el
registro de la información en los formatos previamente definidos para efectuar controles internos
administrativos y contables.
Riesgos en el apalancamiento financiero de sus operaciones productivas y de nuevas inversiones en
las diferentes servicios de la empresa basada bajo unas figuras de mala manejo llamadas
estrategias financieras por el Adjunto de Presidencia.
No se encuentra un andamiaje ni una estructura Financiera a nivel internacional – nacional o de
casa matriz del grupo.
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Gran cantidad las erogaciones solicitadas por las divisiones a nivel nacional e internacional son
apresuradas (no debidamente planeadas ni estructuradas)
La mala Comunicación interna entre las diferentes divisiones y el área administrativa y financiera no
es clara ni tiene dirección gerencial por el Adjunto de Presidencia el señor José Francisco
Rodríguez.
Las bases de datos en nómina a nivel de todo el grupo es de manejo fuera del cumplimiento legal
para cada legislación de País y la contabilidad están en programaciones diferentes como hacer las
nóminas en Excel y no tener el debido análisis y persona encargada. Allí se encuentra información
como el mal manejo de los dineros no laborales como comisiones, préstamos, ganancias por mera
liberalidad, auxilios,
REMUNERACION
Retomando el tema, es de manera prioritaria y luego de establecer toda la plataforma estratégica,
la estructura funcional y la organización de la empresa en cuanto a los perfiles requeridos, se debe
establecer una política de remuneración basada en los siguientes ítems:
Remuneración Básica
Remuneración Incentivos Salariales
Remuneración indirecta
Remuneración beneficios
Con el objetivo de diseñar un sistema de remuneración empresarial unificada para mejorar y tener
claro los objetivos en cuanto a:
Motivación, Evaluación y Compromiso del Personal
Aumento de la productividad
Control de costos y escala salarial
Trato justo de los empleados
Cumplimiento de la legislación por País.
MANUAL DE FIRMAS: Es importante generar este tipo de manual, con el fin de que todas las
personas se encuentren debidamente informadas sobre que privilegios tienen frente a la firma en
aspectos empresariales y cuáles son sus responsabilidades.
ATOMIZAR EL MERCADO, PARA DISMINUIR LOS RIESGOS
SE CONCLUIRIA CON EL DILIGENCIAMIENTO DE LO QUE SE PODRIA DEFINIR COMO EL PLAN DE NEGOCIO
DEL GRUPO EMPRESARIAL, UNA VEZ SE TRABAJEN LOS ITEMS DE DIRECCIONAMIENTO Y ANALISIS,
ENTREGANDOSE UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE INTERIORIZADO POR CADA MIEMBRO DEL GRUPO.
Proyecto y Objetivos
La idea: Grupo Empresarial Por qué: DIFERENCIAL
Los promotores:
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Misión
Visión
Objetivos
Sector, Producto y Mercado
Perspectivas del Sector:
Oportunidad real
Crecimiento de los usuarios:
Nuestro producto y servicios
Puntos fuertes y desventajas:
El cliente
Target
El mercado potencial
Claves de futuro
Competitividad
La competencia
Principales competidores
Análisis de la competencia.
Competitividad
Plan de Marketing
DOFA
Política de Producto y Servicio
Política de Precios
Política de Servicio y Atención al cliente
Política de promociones y descuentos
Estrategia de comunicación
Estrategia de penetración en el mercado
Publicidad y Promoción
Plan de acción de marketing
Plan de Ventas
Estrategia de ventas
Fuerza de ventas
Plan de ventas anual
Estimados de ventas
Organización y Recursos Humanos
Dirección de la empresa
Personas claves del proyecto
Organización funcional de la empresa
Condiciones de trabajo y remuneración
Plan de recursos humanos
Provisión de recursos humanos
Aspectos Legales y Societarios
Sociedad y sede social y operativa
Licencias y Derechos
Obligaciones legales
Permisos y limitaciones
Establecimiento, lanzamiento e inversiones
Plan de establecimiento
Plan de lanzamiento
Resultados previstos
Para cerrar, nos permitimos entregarles las siguientes consideraciones:
1. Las Empresas que hasta el momento han venido funcionando bajo la dirección del Sr. Javier Ali
Volcanes Prada; son empresas de proyección, con alta definición de quien las dirige, que han tenido
éxito a nivel Nacional y las cuales buscan encontrar una expansión de manera tal que se fortalezcan y
crezcan en pro del Comercio Internacional y como legado de su Fundador Internacionalmente.
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2. Que cuenta con un factor de éxito clave en lo referente a que tiene un “doliente”, persona que se
interesa por la definición, interiorización y continuidad de la filosofía de la empresa buscando un
mayor crecimiento.
3. Que posee altos conocimientos del manejo de las operaciones y que cuenta con conexiones propias
del sector que le facilitan su actuar y su futuro en el mercado.
4. Que posee un alto interés en lograr posicionarse como la empresa líder y generar altos dividendos
con el fin de expandir su operación en más países.
Por lo cual, se han interesado en generar el presente diagnóstico empresarial, realizado de manera prioritaria y
en un tiempo record, se ha logrado tener una visión general de lo que es la empresa y en lo que podría llegar
a evolucionar.
La propuesta como se mencionó anteriormente se manejaría por medio de un plan de trabajo, con
entregables y por niveles estratégicos, con el fin de dar un alcance a lo que en una primera sesión de
alineación estratégica se pueda concretar con la parte directiva. Igualmente se requerirá de estudios
adicionales con proyecciones que generaran puntos de encuentro y negociación con el fin de evitar situaciones
no coordinadas.
Se considera que se realizará la intervención del trabajo de manera continua y por periodos revisados
mensualmente, con el fin de ir avanzando e ir obteniendo resultados tangibles que permitan ver de manera
concreta la mejora de las empresas. Esto es, que por una asignación mensual y por un periodo no inferior a
un año, estaríamos dispuestos a concretar el plan de trabajo.
Esperamos que este valioso trabajo no solo implique a una parte económica o de inversión de tiempo, sino
que, sea un aporte de alta importancia y enriquecida por los múltiples aportes recibidos de manera directa o
indirecta de toda la organización; no sea objeto de un trabajo más que queda en el olvido y que deja las
expectativas de todo el talento humano truncadas, sino que al contrario, se le encuentre eco y continuidad
con el fin de lograr lo que el Presidente de la compañía se ha puesto como meta “Ser líderes” y “generar
productividad” negocios. Con mucho que aportar y con un enorme ánimo de contribuir a que sus empresas
avancen a otro nivel, quedamos atentas a cualquier situación, negociación y/o aporte.
Cordialmente,
Consultoras Especializadas
PSI. MILENA CASTILLO P. PSI. HOLMYS WALTEROS
Especialista en Gerencia de Recursos Humanos Especialista en Dirección de Empresas MBA