Diplomado Gerencia en Planeación Estratégica · Determinar el Tipo de Naturaleza Factores de la calidad: Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión y continuidad

Diplomado

Gerencia en Planeación Estratégica

Juan Pablo Cepeda [email protected]

3204219194

Módulo V – Contextualización

Planeación Estratégica

Temática Sesión IX

1. Formulación de Metas2. Formulación de Indicadores3. Alineación productos vs proyectos4. Equipos de trabajo5. Taller práctico

Definiciones



Oportunidad



Lectura recomendada



Meta

• Expresión de un objetivo entérminos cualitativos ycuantitativos.

• Valor esperado (objetivo)que espera alcanzar unindicador en un período detiempo.

• Conduce a lograr el objetivo.



¿Qué quiero?

¿A dónde quiero llegar?

¿Por qué lo quiero?

¿Cómo puedo hacerlo?

Metas



Tener en cuenta lo siguiente:

• Específicas

• Medibles

• Acordadas

• Realistas

• Delimitadas



Eficacia

Mide el grado de

cumplimiento de los

objetivos planteados,

cumplimiento de la meta.



Eficiencia

Describe la relación entre dos magnitudes

físicas, estableciendo la cantidad de

producto o servicio ofrecido dado el nivel

de recurso disponible, o la producción

física de un bien o servicio y los insumos

que se utilizaron para alcanzar el nivel de

producto.



Efectividad

Mide los resultados alcanzados frente a los bienes o

servicios generados a los clientes o usuarios, de esta

manera la medición de la efectividad se realiza luego de

finalizar lo planeado.



Gestión

Grupo de acciones necesariaspara transformar determinadosinsumos en productos en unperiodo determinado y dentrodel marco de una política,programa o proyecto enparticular.



Herramienta de Seguimiento

Corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos enExcel o cualquier otro paquete informático que permiten elregistro y la trazabilidad de productos y actividades.



Indicador

Es una expresión queestablece una relación entredos o más variables, la quecomparada con periodosanteriores, productossimilares o una meta ocompromiso, permiteevaluar el desempeño.



Línea Base

Valor del indicador que se

fija como punto de partida

para evaluarlo y darle

seguimiento.



Medición

Actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión deCalidad, el cumplimiento de los objetivos, el seguimiento de losproyectos y la gestión de las dependencias o los procesos através de indicadores o cualquier otro instrumento que permitaestablecer el grado de utilización de los recursos, el logro de losobjetivos propuestos y su impacto.



Oportunidad

Espacio o periodo de tiempo

conveniente o suficiente,

establecido por quien ofrece el

producto o servicio, para cumplir

con su elaboración y/o entrega.



Seguimiento

Proceso continuo en el

tiempo que genera

información sobre el

progreso de una política,

programa o proyecto.



Pertinencia

Aquello que viene a

propósito, corresponde o es

concerniente a la necesidad

que satisface el producto o

servicio generado.



Indicadores

Representación cuantitativa(variable o relación entrevariables), verificableobjetivamente, a partir del cualse registra, procesa y presentala información necesaria paramedir el avance o retroceso enel logro de un determinadoobjetivo.

Son insumos necesarios pararealizar seguimiento yevaluación, entendiéndose porseguimiento la verificacióncontinua en el tiempo deinformación que permitanconocer el progreso de unobjetivo específico.



Pasos para la formulación de Indicadores

1. Identificar qué se quiere

medir.

2. Seleccionar el indicador.

3. Definir el tipo o naturaleza del

indicador.

4. Definir variables y fuentes de Información.

7. Documentar a través de una hoja

de vida.

6. Establecer responsables del cálculo y análisis de los

indicadores

5. Definir periodicidad de la

medición.



Identificar que se quiere medir (objetivos o productos)

• La identificación representa elpunto de partida de laformulación de los indicadores.

• Se contrasta con un objetivo ouna meta.



Seleccionar el indicador

• Listar los posiblesindicadores que puedenser utilizados.

• Se contrasta con unobjetivo o una meta.



Criterios a tener en cuenta

CLARO

Debe ser preciso e inequívoco, fácil de

interpretar por quienes lo evalúan,

analizan y/o consultan

¿QUÉ O CUÁL es la medición?……. UNIVERSO a

considerar

RELEVANTE

Apropiado al tema tratado, debe

expresar claramente lo que se está

evaluando

¿Permite verificar el logro del objetivo?

ECONÓMICO

Disponible a costos razonables

¿El beneficio de la información es mayor

que el costo de obtenerla?



Nota: no necesariamente debe cumplir con todos los criterios.

MEDIBLEQue se pueda expresar en

números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando

subjetividad

ADECUADO

Las variables seleccionadas deben ser

reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se

pretende evaluar

¿Es suficiente para emitir un juicio respecto del

desempeño del proceso?

Criterios a tener en cuenta

Determinar el Tipo de Naturaleza

1) Eficacia

2) Eficiencia

3) Efectividad





Cobertura: grado en que las

actividades que realiza, o los

servicios que ofrece, una

empresa son capaces de

cubrir o satisfacer la demanda

total.




Calidad: capacidad de la institución para responder en formarápida y directa a las necesidades de sus usuarios, mejorandolos atributos o características de los servicios.


Factores de la calidad: Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión y continuidad en la entrega

de los servicios Comodidad Cortesía en la atención



Definir las variables de los indicadores y fuentes de información

• Estas pueden ser cuantitativas (seexpresan en forma numérica) ocualitativas (asociadas acaracterísticas o cualidades delaspecto a medir).

• Para cada una de las variables se debeidentificar la fuente de informaciónque brinda los datos requeridos parala fórmula matemática.



Definir la periodicidad de medición

Espacio de tiempo con el cualse deben calcular y registrar loslogros obtenidos tras lamedición del indicador (anual,mensual, bimestral, semestral,entre otros).

Nota: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del objetivo oproducto, facilidad para obtener información, analizar y generar los datos, la periodicidadde ejecución, así como la disponibilidad de los datos.



Establecer los responsables del cálculo y análisis

• Presentar al responsable delanálisis los resultados obtenidosy apoyar el ejercicio de análisis.

• Recolectar, tabular, registrar ypresentar de manera oportunala información de losindicadores.

Nota: corresponde al jefe del área realizar el análisis de los resultados y estableceracciones.



• Socializar periódicamente losresultados obtenidos.

• Definir, validar y/o ajustar losparámetros del indicador(programación de metas, tendenciay/o periodicidad de medición).

• Apoyar en la formulación deacciones preventivas, correctivas ode mejora cuando se requiera.

Establecer los responsables del cálculo y análisis



Documentar los indicadores

Registrar la información

asociada al indicador en una

hoja de vida.

Servicio de tecnologia de Inf y com-HV.xlsx

Servicio de tecnologia de Inf y com-HV.xlsx



Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto

explicativo, se sugiere que esté compuesto por dos elementos: la

condición deseada y el objeto a cuantificar y si se considera

pertinente una parte descriptiva.

Ejemplo:

Eficacia en la atención a incidentes

Condición deseada + el objeto a cuantificar



Objetivo del Indicador: razón de ser, para que fue

formulado.

Medir el grado en que se cumplen los servicios a usuarios de TIC



Proceso relacionado: Registrar el proceso asociado alSistema de Gestión de Calidad.

Servicio de Tecnología de Información y Comunicaciones

Área: Hace referencia a una dependencia y/o área específica.

Informática



Fórmula de cálculo: corresponde a la operación matemática a

realizar con las variables para obtener el resultado o logro del

indicador.

Número de incidentes cerrados del mes

Total de incidentes recibidos en el mes actual

* 100



Fuente de datos: identificar la

fuente de información donde se

van a tomar los datos para

registrar la información.

Bases de datos, personas,

sistemas de información entre

otros.



Fuente de datos: debe poseer

las siguientes características:

Confiable

Verificable



Periodicidad de medición:

Frecuencia con la cual se

recolectará, calculará y registrará

la información de los logros

obtenidos tras la medición del

indicador.

Puede ser: anual, semestral,

trimestral, bimestral y mensual.



Tendencia: corresponde al

comportamiento en que se

programarán las metas y se

deberán obtener los logros.

Constante: metas y logros para

todos los periodos es el mismo.



Tendencia creciente o incremental: los resultados esperadoscorresponderán a buscar siempre un mayor valor, de unperiodo a otro, lo cual indica metas ascendentes entre losperiodos.

Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril

Variable 1 18 11 75 50

Variable 2 20 12 80 50

Meta propuesta 90% 92% 95% 100%

Calculo Logro 18/20=90% 11/12=91% 75/80=93.7% 50/50=100%

Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100%



Creciente o incremental con línea base: los resultados esperadoscorresponderán a buscar siempre un mejor comportamiento.

Datos / Meses Enero Febrero Marzo AbrilVariable 1 18 28 45 89

Variable 2 20

2 (Sin atender del

periodo anterior)+30

(Del periodo evaluado)

=32

4 (Sin atender del

periodo anterior)

+50 (Del periodo

evaluado)=54

9 (Sin

atender del

periodo anterior)

+80 (Del

periodo evaluado

)=89

Meta propuesta 90% 92% 95% 100%Calculo Logro 18/20=90% 28/32=87.5% 45/54=83.3% 89/89=1

00%Logro tipoincremental con líneabase

100% 95.10% 87.68% 100%

Incluye el rezago delas variables delperiodoinmediatamenteanterior.

Gracias

Juan Pablo Cepeda [email protected]

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