UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁCentro Interamericano de Post-Grado

Asignatura: Estructura Informática de la Empresa

Facilitador: Máster José Antonio Pernett

Diseño de un Sistema de Información

para el Área de Contabilidad de una PYME

“Para la toma de decisiones es importante

contar con la mayor cantidad de

información relevante y oportuna, que

permita identificar claramente la situación

de la empresas en el rubro deseado”

Integrantes:

Amilca Rico

Carlos León

Ana Isabel Morán

Ileana Chen

Jorge Sánchez

Elisa Mariscal

• La presente propuesta está dirigida a una empresa que hoy realiza

sus registros contables de forma semi-automatizada.

• Convertirnos en una solución integral que busca asesorar al cliente,

dado que no brinda datos específicos de la solución requerida.

• Nuestra empresa desarrolla soluciones dirigidas a empresas PYME,

y su factor diferenciador está en la venta de software con precios

moderados y contratos de mantenimientos extendidos.

ALCANCE

CONTEXTO DE LA

PROPUESTA

Nuestra empresa, JD TECHNOLOGY, ofrece esta propuesta a una empresa

que muestra una problemática específica en la captura de datos semi-

automatizada de los registros contables.

Se puede percibir que el crecimiento no esperado de esta empresa, los obliga

a evaluar la compra de un software que no sólo le agilice dichos procesos,

sino también, que garantice la consistencia de la información, sin embargo, el

aspecto más importante radica en brindar información digerida que facilite la

toma de decisiones.

Otro aspecto importante, al momento de establecer la relación de negocios

con el cliente, está en evaluar no sólo el potencial de crecimiento de la

empresa, sino también, la oportunidad de ofrecer otros módulos que

complementen la operación del cliente, creando un “core” central que agilice

la operatividad de nuestro cliente, de cara, a la competencia.

¿QUIÈNES SOMOS?

JD TECHNOLOGY es una empresa líder en desarrollo de software. Las soluciones que

construimos ayudan a nuestros clientes a reducir los costos, aumentar la productividad y

aprovechar las nuevas oportunidades de negocio.

Tenemos un amplio conocimiento técnico y de negocios para ayudar a nuestros clientes a usar las

nuevas tecnologías en la resolución de los problemas diarios.

Concientes de los difícil que puede ser para las PYME y Micropymes, el acceso a las nuevas

Tecnología de la Información, nosotros podemos ayudarle a innovar garantizando mejoras en la

calidad de su gestión empresarial y competitividad, a través del desarrollo de aplicaciones a la

medida.

Análisis empresariales de procesos, con los que usted podrá darse cuenta de cómo puede

aumentar la productividad y reducir los costos implementando nuevas herramientas para

optimizar los procesos claves en su empresa.

Para ello, JD TECHNOLOGY cuenta con la mejor tecnología, los consultores más

experimentados y los “partners” más competentes.

ALIANZAS ESTRATÉGICAS

Alianzas Tecnológicas

NUESTRO PRODUCTO

JDConta es una aplicación diseñada en Java con un entorno gráfico JDBase® para resolver la contabilidad de

partida doble de cualquier tipo de empresa; muy útil para asesorías fiscales que gestionan la contabilidad de

gran cantidad de empresas. Permite hacer presupuestos y seguimiento, así como contabilidad por centros de

costos.

Incluye:

•plan general de cuentas

•asientos tipificados

•definición de centros de coste

•registro de asientos

•definición de grupos o masas patrimoniales

•ratios y agrupaciones contables

•conciliación de asientos

•balances de situación

•cuentas de resultados

•tratamiento de inmovilizado

•confección de registros, retenciones y posibilidad de Consolidación.

Todas las aplicaciones de gestión desarrolladas en JDBase®, generan de forma automática los asientos

contables en JDConta mediante procesos independientes. JDConta permite consultar el estado de la

empresa en tiempo real.

JDnòmina

Nómina y Seguros Sociales y Gestión de Recursos Humanos. Sistema Red. Gestión de pagos a personalautomatizados.

JDges

Solución genérica para empresas comerciales mayoristas. Compra, venta, almacén, y tesorería (cobros ypagos), gastos. Conexión Contabilidad. Incluye CRM sencillo. Opcionalmente incluye módulo B2B.

JDcpres

Control de Presencia. Uso de terminales táctiles y códigos de barras. Solución centralizada para empresas convarias delegaciones o centros de trabajo. Posible conexión con JDnòmina.

JDmail

Solución correo centralizado. Permite gestionar los correos de todos los usuarios de la empresa de formacentralizada vía JDBase (todos los correos están en un sólo archivo, no desperdigados en los equipos de lared). Incluye cliente de envío y recepción. Uso de una sola libreta de direcciones: base de datos de la empresa.

JDeos

Solución para gestión multiempresa Estimación Objetiva y Módulos. Pensada especialmente para asesorías ogestorías. Confección de Libros e Impresos Oficiales.

POSIBILIDAD DE

CRECIMIENTO

ANÁLISIS FODA

Debilidades

• Actualmente no existe un programa que manipule en su totalidad la

gestión contable de la empresa.

• Reporte de información mensual a la gerencia transcurrido 10 días

hábiles después del cierre.

• No existe integración de la contabilidad con las diferentes afectaciones

de la empresa

Amenazas

• Impacto en el riesgo de imagen de la empresa, frente a la posibilidad de

reportar de forma errada los datos.

• Pérdida de la confiabilidad de la información al existir abierta

manipulación de los datos.

• Imposibilidad para la toma de decisiones en tiempo real.

ANÁLISIS FODA

Fortaleza

• Luego de la implantación del software se espera:

• Manejo automatizado de todos los aspectos contables de la empresa.

• Entrega de información de forma oportuna a la gerencia.

• Manejo integral de todos los aspectos contables de la empresa.

Oportunidades

• Seguridad en la entrega de información a las diversas entidades

financieras.

• Integridad de los datos y confiabilidad de los mismos.

• Tomas de decisiones en tiempo real.

MACROPROCESOS

Plataforma Operativa

Gerencia

Toma de

decisiones

DIAGRAMA DE LA

SITUACIÓN ACTUAL

Pérdida del control financiero

Disminución de

ganancias.

Muchos datos, nada de información

Poca integración de los procesos.

Procesos manuales

apoyados en

herramientas no aptas

para el volumen de

negocio manejado.Manipulación de los datos.

Posibles errores humanos.

Aumento del riesgo imagen.

DIAGRAMA DE LA

SITUACIÓN DESEADASeguridad en la captura de la

información y mayor capacidad de

análisis de la misma.

Información automatizada y

tecnológicamente confiable,

Crecimiento

económico

Se minimizan los errores.

Respuesta oportunas a la gerencia.

Información necesaria para la toma

de decisiones.

Información y no datos

HARDWARE Y LICENCIAS

REQUERIDAS

Tanto la programación como la estructura lógica del módulo JDconta, son realmente livianos

ya que manejan elementos de programación recursiva que permite que las rutinas y

subrutinas del mismo sean más eficientes en su ejecución. Sin embargo, se necesitan

requerimientos de hardware básicos para su implementación, tales como:

•128 MB de memoria RAM

•2 GB de espacio libre en el disco duro

•Un procesador Pentium 3.

La adquisición de las licencias está basada en sus

necesidades, siendo así, se ha definido la adquisición

de tres en la propuesta las cuales interactuarán en

red y serán distribuidas de la siguiente manera:

•Jefe de Contabilidad

•Analista de Contabilidad

•Auxiliar de Contabilidad

ENTRADAS

Gestión de asientos contables

ENTRADAS

Pantallas de Captura - Gestión de asientos contables

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de asientos tipificados

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de grupos contables

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Fichas de Centro de Costos

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Acumulados centro de costos

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de presupuesto general

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de ratios contables

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Conciliación de cuentas

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de registros

ENTRADAS

Pantallas de Captura – Definición de cuentas resultados analíticas

SALIDAS

Pantalla de simulación de eventos. En esta pantalla se debe incluir

la cuenta a analizar, los diferentes años y eventos que alimentarían

dicha simulación.

Modelos de Simulación

SALIDAS

En este ejercicio de simulación se muestra la cuenta de tesorería

proyectada en períodos trimestrales y a tres años, el comportamiento

de esta cuenta no muestra crecimiento (si se mantiene en las mismas

condiciones de los últimos 2 años) por lo que pudiera pensarse en

otras formas de inversión más rentables para la empresa.

Modelos de Simulación

SALIDASSimulación del crecimiento de la cuenta Banco para el 2006

Modelos de Simulación

SALIDAS

Basados en una simulación de crecimiento para el año 2005, se sugiere un

porcentaje de crecimiento. El software es capaz de arrojar automáticamente por

medio de varianzas los saldos que deben obtenerse para sostener este

crecimiento.

Modelos de Simulación

SALIDASModelos de Simulación

SALIDASAnálisis comparativos por períodos

Modelos de Simulación

SALIDAS

Análisis de la cuenta Intereses por cobrar

En esta simulación puede notarse que existe una pobre

recaudación para los meses de Agosto, tanto del 2004, 2005 y de

hecho el evento podría volverse a presentar para el 2006. Esto

obliga prácticamente a realizar una gestión de cobro un poco más

agresiva para este mes.

Modelos de Simulación

SALIDAS

1

2

3

Esta cuenta de vital importancia para las empresas puede ser analizada

con opciones propias de sistemas que apoyan a la toma de decisiones,

tales como: enfoques por valores absolutos y acumulados, análisis por

períodos mensuales, trimestrales y anuales, todo simulado con la inclusión

de variables específicas.

Modelos de Simulación

SALIDASModelos de Simulación

SALIDAS

Análisis de gastos simulado a 3 años y presentado por cuatrimestres.

Modelos de Simulación

Balance Mayor Detallado

Panamá, 24 de septiembre de 2006

Señores

CLIENTES,S.A.

Ciudad.-

Estimado señores:

En atención a su solicitud de propuesta del software JDconta para la automatización y agilización de los registros

contables de su empresa, adjuntamos el siguiente desglose:

Propuesta para la adquisición del módulo Jdconta

Módulo Jdconta 10,000.00

Programa de Capacitación 2,000.00

Venta de 3 licencias Jdconta 3,000.00

Precio Total de la Propuesta 15,000.00

Dicha propuesta, contempla las etapas de análisis y recolección de sus necesidades, diseño personalizado (10

personalizaciones menores) e implementación del mismo, además de las capitaciones a los usuarios seleccionados

para el uso de la herramienta.

Los costos de mantenimiento de la empresa se excluyen de esta propuesta.

Saludos Cordiales,

Elisa Mariscal

Gerente General

JD Technology

COSTO DE LA PROPUESTA

ANÁLISIS DE RENTABILIDAD

AÑOS

INGRESOS 1 2 3 4 5

AHORRO POR ELIMINACIÓN DE HORAS EXTRAS 21605 21605 21605 21605 21605

AHORRO POR DISMINUCIÓN EN EL USO DE TINTAS 2750 2750 2750 2750 2750

AHORRO POR LA DISMINUCIÓN DEL USO DE PAPEL BOND 2250 2250 2250 2250 2250

TOTAL DE INGRESOS 26605 26605 26605 26605 2665

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

Software

Módulo Jdconta 1 10,000.00 10,000.00

Capacitación 2,000.00 2,000.00

Licencias JdConta 3 1,000.00 3,000.00

Total 13,000.00 15,000.00

Servicios

Soporte Técnico a la Aplicación (Fabricante anualidad) 1 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00 3,600.00

Personal de sistema 2 500.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00 1,000.00

Instructor 4,200.00 4200 4200 4200 4200 4200

Total 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00 8,800.00

FLUJO DE FONDO NETO -23,800.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00 11,055.00

FLUJO DE FONDO ACUMULADO -23,800.00 -12,745.00 -1,690.00 9,365.00 20,420.00 31,475.00

TASA DE RENDIMIENTO REQUERIDA = 10%

VAN= $ 18,107.15

TIR=36.7%

PERIODO DE RECUPERACIÓN= 2.55 AÑOS

• Asesoramiento sobre las necesidades informáticas de crecimiento y

actualización.

• Mano de obra para cualquier ampliación/modificación en los equipos

informáticos.

• Asistencia técnica ante cualquier avería o percance que puedan sufrir los

equipos.

• Servicio técnico telefónico para resolver inmediatamente cualquier duda que

pueda surgirles.

• Mantenimiento periódico de discos duros, con lo que se consigue una mayor

fiabilidad y rendimiento de los equipos, mejorando tanto la velocidad como

la tolerancia a fallos.

• Actualización periódica de los datos de programas antivirus, tanto locales

como distribuidos.

• Chequeo remoto bajo solicitud y autorización de la empresa.

MANTENIMIENTO

EXTENDIDO

Mantenimiento preventivo para equipos de trabajo, incluye los siguientes

servicios:

Muchas Gracias