Documento de Planificación Proyecto ERP

SCOPE STATEMENT

Nombre del Proyecto Siglas del proyecto

Implementación de ERP ERP

Descripción del alcance del producto

Requerimientos Características

1. Lograr facilitar la planificación de los recursos de la empresa

1 contar con información en tiempo real referente al desempeño que este teniendo la empresa.

2. Lograr integrar la información de las distintas áreas estandarizando la información desde inventarios hasta personal

2 modelar y realizar de manera automática los procesos de la empresa de distintas áreas tales como finanzas, logística, producción, ventas, compras, etc.

3. Permitir evaluar, controlar y gestionar de una manera mas eficiente el negocio.

3 Gran capacidad de adaptación, modularidad e integración de la información

4. Proporcionará una visión completa de

las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones.

5. Gestiona los cobros realizados tanto a

proveedores como a clientes.

Criterios de adaptación del producto

Conceptos Criterios de adaptación

1. Técnicos - visión completa de las funciones tanto contables como financieras a manera de generar informes de tiempo real para la toma de decisiones.

- Gestiona los cobros realizados tanto a proveedores como a clientes.

- Gestionar cadena de suministros de la organización desde la adquisición hasta la entrega al cliente

- Manejar procesos de compra y venta de manera automática

- Mantener al dia el valor neto de los activos fijos.

2. De calidad - Llevar un control en tiempo real de los inventarios tanto de materia prima, producto en proceso como producto terminado.

- Integrar información necesaria para cado uno de los procesos de fabricación

3. Administrativos - El sistema debe ser aprobado por la gerencia general de la empresa para su implementación.

Entregables del proyecto

Fases del proyecto Productos entregables

1. Gestión del proyecto Proyecto Gestionado

2. Requisitos y Diseño del sistema Todos aquellos elementos listos para formar parte de la instalación de del sistema

3. Post-Implementación Documentos referidos a los temas legales, económicos y de conclusión del sistema

Exclusiones del proyecto

1. Responsabilidad sobre el proceso de implementación

2. Responsabilidad sobre el perfil del sistema

3. Capacitaciones de acuerdo al conocimiento y potencial del personal para adaptarse al sistema

Restricciones del Proyecto

Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización

Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías

Cambios climáticos puede afectar la red

Contar con datos importantes y confidenciales

No generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado

Planificación deficiente

Costo de la implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema

Supuestos del Proyecto

Internos a la Organización Ambientales o Externos a la Organización

Disponibilidad de recursos de la empresa para la implementación del sistema

Contratos con el proveedor se rigen a la política de Compras de la empresa

Control de versiones

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por

Fecha Motivo

1.0 Equipo de implementación

PM PM 06.12.13 Versión original

DOCUMENTACION DE REQUERIMIENTOS

Nombre del Proyecto Implementación de un Sistema ERP en Litografía global S.A.

Necesidades del Negocio u Oportunidad a Aprovechar

Facilitar la administración de manera eficiente y eficaz de los recursos de la empresa. Mejorando lead times, disminuyendo re procesos, etc.

Incrementar la participación de mercado de empaques; creciendo a nivel regional.

Objetivos del Negocio y del Proyecto Implementación de cada uno de los módulos que componen el ERP. Proporcionar a la empresa una herramienta que permita incrementar su productividad y eficiencia Capacitar al personal en el uso de los módulos asignados Completar la implementación del ERP en su totalidad en 10 meses Percibir el retorno de la inversión a partir del primer semestre en funcionamiento No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70,000

Requerimientos Funcionales

Stakeholder Prioridad Otorgada por

el Stakeholder Requerimientos

Sponsor

Muy Alta

Los módulos del sistema ERP deben llenar las expectativas técnicas de la empresa.

Muy Alta

La implementación de los módulos no debe exceder el presupuesto del proyecto de

USD70,000 con margen de error del 10%.

Gerente de proyecto cliente

Muy Alta Administre el equipo implantador cliente de manera eficiente y eficaz durante todas las

fases.

Gerente proyecto implementador

Muy Alta Contar con todas las especificaciones técnicas

necesarias en la implementación del ERP.

Muy Alta Mantenga a detalle la información respecto a

avances en tiempo y costos a lo largo del proyecto.

Comité Directivo Litografía

Muy Alta

Busque la constante capacitación en todos los niveles jerárquicos de la empresa a fin que todos puedan tener una apertura al nuevo

sistema.

Equipo Implantador cliente (key users)

Alta Facilite la integración del sistema con la atención a clientes internos y externos.

Equipo Investigación y

Análisis Alta

Identifique las oportunidades del negocio respecto a la utilización del sistema ERP y

determine análisis de desempeño para la toma de decisiones.

Equipo de IT Alta Adecue sus conocimientos del negocio en la

migración eficiente de data.

Consultores Implementadores

Alta Conozcan y participen desde la fase de previa

a la implementación hasta la fase post-implementación.

Usuarios Alta Usuario pueda identificarse y relacionarse con el nuevo software. Apertura a la tecnificación.

Proveedor Muy Alta

El software vendido cumpla con las especificaciones técnicas y tecnológicas

mostradas.

Muy Alta Exista un compromiso legal mediante un

contrato.

Requerimientos No Funcionales



Sponsor Muy Alta Buscar que la implementación tenga impacto a

nivel financiero, posterior a su implementación.

Consultores Implementador

Muy Alta Maneje competencias eficientes que permitan

guiar la implementación de la manera más productiva.

Proveedor Alta Mantenga una apertura con el negocio

respecto a dudas o criterios específicos que puedan surgir a lo largo del proyecto.

Requerimientos de Calidad



Equipo de Desarrollo de

Calidad Muy Alta

Buscar un nivel óptimo respecto a calidad en cada etapa de la implementación; de manera que se lleve a cabo sin incidencias técnicas.

Criterios de Aceptación

Concepto Criterio de Aceptación

Técnicos El sistema ERP debe cumplir con las especificaciones tanto técnicas como

a nivel de virtualización requeridas.

De calidad Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares de calidad

establecidos a manera de evitar las incidencias en el proceso.

Administrativos Todo entregable debe ser analizado por el Sponsor y aprobado por la

Presidencia de la Organización.

Financieros Cumplir con los presupuestos de cada etapa.

Reglas del Negocio

Documentar todo procedimiento realizado a manera de mantener respaldo de lo realizado.

Mantener una comunicación libre, con confianza y constante con cada uno de los involucrados en dicha implementación.

Impactos en otras áreas organizacionales

Regirse en base a la misión y visión de la empresa, compartiendo entre áreas las oportunidades de aprendizaje.

Impacto en otras entidades

N/A

Requerimientos de Soporte y Entrenamiento

Mantener una constante capacitación respecto al sistema y sus actualizaciones a manera que se convierta en amigable al usuario.

Supuestos Relativos a Requerimientos

Mantener una disponibilidad de tiempo y personal para la realización de cada entregable.

Restricciones relativas a requerimientos

N/A

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUERIMIENTOS

Código Descripción Sustento de

inclusión

Prio-ridad

Versión Estado Actual

Nivel de Estabilidad

Grado de comple-

jidad

Criterio de Aceptación

Necesidades, metas del negocio

Objetivo del proyecto

Entregable del WBS

Estrategia de

Prueba

ROO1

Los módulos del sistema ERP

deben llenar las expectativas técnicas de la

empresa.

Junta Directiva

de empresa

Muy Alta

1

Activo Alto Alto

El sistema ERP debe cumplir con las

especificaciones tanto técnicas como

a nivel de virtualización

requeridas

Facilitar la administración de manera eficiente y

eficaz de los recursos de la

empresa. Mejorando lead

times, disminuyendo re

procesos, etc.

Implementación de cada uno de los

módulos que componen el ERP.

1.1.1 Definición de requerimient

os preliminares

Aplica

ROO2

La implementación de los módulos

no debe exceder el presupuesto del proyecto de USD70,000 con margen de error

del 10%.

Junta Directiva

de empresa

Muy Alta

1 Activo Alto Alto

Cumplir con el presupuesto en

cada etapa





procesos, etc.

No exceder el presupuesto del proyecto; con un costo de USD70K

1.2.1 Plan del proyecto

No aplica

ROO3

Administre el equipo

implantador cliente de

manera eficiente y eficaz durante todas las fases.

Junta Directiva

de empresa

Muy Alta

1 Activo Alto Alto

Todo entregable debe ser analizado

por el Sponsor y aprobado por la Presidencia de la

Organización.





procesos, et

Capacitar al personal en el uso

de los módulos asignados

1.3.1 Etapa de

visualización No Aplica

ROO4

Contar con todas las

especificaciones técnicas

necesarias en la implementación

del ERP.

Equipo de IT

Muy Alta

1 Activo Alto Alto

Cada una de las etapas debe cumplir con los estándares

de calidad establecidos a

manera de evitar las incidencias en el

proceso.




times,

Proporcionar a la empresa una

herramienta que permita

incrementar su productividad y

eficiencia

1.1.2 Acta de constitución

Aplica

disminuyendo re procesos, et

ROO5

Mantenga a detalle la

información respecto a avances en

tiempo y costos a lo largo del proyecto.

Junta Directiva

de empresa

Muy Alta

1 Activo Medio Medio Cumplir con el

presupuesto en cada etapa

Incrementar la participación de

mercado de empaques;

creciendo a nivel regional.

Completar la implementación en su totalidad de 10 meses. No exceder el presupuesto del proyect; USD70K

1.4.1 Informe de avances y

costos No aplica

ROO6

Busque la constante

capacitación en todos los niveles jerárquicos de la

empresa a fin que todos

puedan tener una apertura al nuevo

sistema.

Equipo de

Implementación

Muy Alta

1 Activo Medio Medio



Organización





procesos, et



2.3.2 Plan de capacitación por niveles

jerárquicos y evaluaciones

No aplica

ROO7

Facilite la integración del sistema con la

atención a clientes internos

y externos.

Equipo de

implementación

Alta 1 Activo Alto Alto



Organización






2.2.2 Aprovisionam

iento y acondicionam

iento de software,

hardware y otros

insumos

Aplica

ROO8

Identifique las oportunidades

del negocio respecto a la utilización del sistema ERP y

determine análisis de

desempeño para la toma de decisiones.

Junta Directiva

de empresa

Alta 1 Activo Alto Alto Cumplir con el





Percibir el retorno de la inversión a partir del primer

semestre en funcionamiento

3.2.1 Registros de

desarrollo del sistema

No Aplica

ROO9 Adecue sus

conocimientos del negocio en la

Equipo de

Implementación





eficaz de los



2.1.2 Plan de lanzamiento

No aplica

migración eficiente de data.


requeridas

recursos de la empresa.

Mejorando lead times,


RO10

Conozcan y participen desde la fase de previa

a la implementación

hasta la fase post-

implementación.

Junta Directiva

de empresa

Alta 1 Activo Medio Medio




requeridas





procesos, et

Completar la implementación del ERP en su totalidad

en 10 meses


Aplica

RO11

Usuario pueda identificarse y

relacionarse con el nuevo software.

Apertura a la tecnificación.

Junta Directiva

de empresa





requeridas





procesos, et



2.3.2 Plan de capacitación por niveles

jerárquicos y evaluaciones

No aplica

RO12

El software vendido cumpla

con las especificaciones

técnicas y tecnológicas mostradas.

Junta Directiva

de empresa

, Equipo

de Implementación

Muy Alta

1 Activo Alto Alto




proceso.





procesos, et



1.3.3 Acta de adquisiciones

Aplica

R013

Exista un compromiso legal

mediante un contrato.

Proveedor

Muy Alta

1 Activo Alto Medio



Organización




times,




No aplica


R014

Buscar que la implementación tenga impacto a nivel financiero,

posterior a su implementación.

Junta Directiva

de empresa

Muy Alta

1 Activo Alto Alto Cumplir con el





Percibir el retorno de la inversión a partir del primer

semestre en funcionamiento

3.2.1 Registros de


No Aplica

R015

Maneje competencias eficientes que

permitan guiar la implementación

de la manera más productiva.

Equipo de

Implementación

Muy Alta

1 Activo Alto Alto




requeridas





procesos, et


en 10 meses


costos No aplica

R016

Mantenga una apertura con el

negocio respecto a dudas o criterios

específicos que puedan surgir a

lo largo del proyecto.

Proveedor

Alta 1 Activo Alto Medio



Organización





procesos, et


en 10 meses

2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas

Aplica

R017

Buscar un nivel óptimo respecto a calidad en cada

etapa de la implementación; de manera que se

lleve a cabo sin incidencias

técnicas.

Equipo de

calidad

Muy Alta

1 Activo Alto Alto




proceso.




Proporcionar a la empresa una

herramienta que permita

incrementar su productividad y

eficiencia

1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad

No aplica

DICCIONARIO WBS

ESPECIFICACIONES DE PAQUETES DE TRABAJO DEL PROYECTO

Fase

1: G

esti

ón

del

pro

yect

o

1.1 Proceso de Iniciación

1.1.1 Definición de requerimientos preliminares

Descripción del proyecto, definición del producto del proyecto, definición de los requerimientos del proyecto; definición de amenazas y oportunidades del proyecto


Desarrollo del acta de constitución, Definición de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y tiempo; definición de la finalidad del proyecto; justificación del proyecto; definición de sponsor que autoriza, stakeholders

1.2 Proceso de Planificación 1.2.1 Plan del proyecto

Estructura de trabajo desglosada; responsables de tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se organización; definición de tiempos y programación en CPM y Gantt; Identificación de presupuesto del proyecto; descripción de la adquisición y asignación de recurso; plan de gestión de calidad, plan de comunicaciones; plan de gestión de riesgos, plan de gestión de recurso humano.

1.3 Proceso de Ejecución

1.3.1 Etapa de visualización

Conformación de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del cronograma; Implementación de entregables; Implementación de requerimientos; implementación de capacitaciones; preparación y ejecución de escenarios prueba.

1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad Línea base de calidad, registro de discusiones y políticas respecto al tema de calidad del proyecto.

1.3.3 Acta de adquisiciones Registro de requisiciones, órdenes de compra y facturas de compra.

1.4 Proceso de Seguimiento y Control

1.4.1 Informe de avances y costos Informe del avance de los entregables, planes y objetivos de cada etapa y el proyecto global.

1.4.2 Informe de control de riesgos Informe de políticas del manejo de control de riesgos y sus respectivos desempeños.

1.5 Proceso de Cierre

1.5.1 Informe de revisión y evaluación de fases

Evaluación de cada fase finalizada según criterios de aceptación; certificación de los entregables del proyecto.

1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto

Evaluación del proyecto según criterios de aceptación; certificación de los entregables del proyecto.

1.5.3 Cierre contractual

Verificación del cumplimiento de planes y aseguramiento que los procesos se llevaron adecuadamente. Documentación y archivo de resultados, garantías, manuales, comunicados, etc.

1.5.4 Cierre administrativo

Documentación de las actividades del equipo del proyecto y las partes interesadas. Aprobación y confirmación de resultados. Documentación del presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de cambios, etc.

Fase

2: R

equ

isit

os

y D

iseñ

o d

el

Sist

em

a 2.1 Construcción del sistema

2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica

Diseño de modelos, identificación de opciones tecnológicas, Instalación de la plataforma tecnológica a nivel de: dispositivos de acceso, sistema operativo, dispositivos de visualización, conectividad externa e interna, infraestructura energética, gestión y administración de datos, aspectos arquitectónicos.

2.1.2 Plan de lanzamiento Descripción detallada de las etapas y procesos de lanzamiento en la empresa del sistema ERP.

2.2 Implementación 2.2.1 Presupuesto de costo de implementación

Conceptualización de flujos de efectivo específicos y detallados de la implementación.

2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos

Instalación de infraestructura y paquetes del EPR, configurar y modificar paquetes, parametrización y migración de datos, construir interfaces.

2.3 Pruebas y soporte


Descripción del flujo del proceso de mitigación de errores o fallas.

2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones

Entrenamiento a usuarios finales y personal administrativo y directivos.

Fase

3: P

ost

Im

ple

men

taci

ón

3.1 Estabilización

3.1.1 Bitácoras de soporte Análisis de las fallas ocurridas con sus respectivas soluciones.

3.1.2 Sistemas desempeño Determinación de los beneficios estratégicos; medición de eficiencias, benchmarking

3.2 Mejoramiento continuo

3.2.1 Registros de desarrollo del sistema Registro de indicadores de desempeño y retroalimentaciones realizadas.

3.2.1 Plan de actualizaciones futuras Etapas propuestas para integración futura, evaluación de posibles alternativas de crecimiento.

CONTROL DE VERSIONES VERSION HECHA POR REVISADA POR APROBADA POR FECHA MOTIVO


PM PM 11/30/2013 Versión original

IDENTIFICACION Y SECUENCIAMIENTO DE TRABAJO

Código WBS

Nombre Código Nombre

Alcance de trabajo de la

actividad

Actividad Predecesora

Tipo de relación adelanto /atraso

Persona Responsable

Zona Geográfica

Tipo de actividad

(Time Driven,

Resource Driven)

Secuenciamiento de actividades dentro del paquete de trabajo

1.1.1 Definición de

requerimientos preliminares

1.1.1.A01 Definir y describir

proyecto y sistema ERP

Redactar la definición del

proyecto y sistema

P. Gonzáles Guatemala Resource

Driven

1.1.1.A02 Definir

requerimientos Redactar los

requerimientos 1.1.1.A01 P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

1.1.1.A03 Definir amenazas y oportunidades

Redactar amenazas y

oportunidades 1.1.1.A02 P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven


1.1.2.A01

Reunión para definición del

Acta de Constitución

Reunión con el área

responsable P. Gonzáles Guatemala

Time Driven

1.1.2.A02 Definición final

del Acta de Constitución

Redactar el Acta de Constitución

1.1.2.A02 P. Gonzáles Guatemala Resource

Driven

1.1.2.A03

Revisión y aprobación del


Aprobación Acta de

Constitución 1.1.2.A03 J. Castañeda Guatemala

Time Driven


1.2.1.A01 Elaborar Plan del

proyecto Redactar el plan

de proyecto P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

1.2.1.A02 Aprobar plan del

Proyecto

Aprobación Plan del Proyecto

1.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala Time

Driven


1.3.1.A01

Conformación de equipos para reunión de arranque

Conformar equipos previos

al arranque P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

1.3.1.A02 Implementación de entregables y requerimientos

Implementar entregables y

requerimientos 1.3.1.A01 P. Gonzáles

Resource Driven

1.3.1.A03 Ejecución de

escenarios prueba

Realizar escenarios

prueba 1.3.1.A02 P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

1.1.1.A0

1

1.1.1.A0

2

1.1.1.A0

3

1.1.2.A0

1

1.1.2.A0

2

1.1.2.A0

3

1.3.1.A0

1

1.3.1.A0

2

1.3.1.A0

3

1.2.1.A0

1 1.2.1.A0

2

1.3.2 Acta de

aseguramiento de calidad

1.3.2.A01


Acta De aseguramiento de

Calidad



Time Driven

1.3.2.A02

Definición final del Acta de

Aseguramiento de Calidad

Redactar Acta de



Driven

1.3.2.A03

Revisión y aprobación de

Acta de Aseguramiento de

Calidad

Aprobación Acta de

Aseguramiento de calidad


Driven


1.3.3.A01 Desarrollo del

acta de adquisiciones

Redactar acta de

adquisiciones P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

1.3.3.A02

Reunión revisión y validación del



responsable 1.3.3.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven


costos

1.4.1.A01 Elaboración del

informe de avances y costos

Redactar informe de avances y

costos


Driven

1.4.1.A02 Revisión del informe de

avances y costos

Revisión informe de avances y

costos


Driven

1.4.2 Informe de control de

riesgos


informe de control de riesgos

Redactar informe de control de

riesgos


Driven


control de riesgos

Revisión informe de control de

riesgos


Driven


1.5.1.A01 Evaluación de las etapas finalizadas

Evaluar la finalización de

cada etapa P. Gonzáles Guatemala

Time Driven

1.5.1.A02 Certificación de

etapas finalizadas

Certificar la finalización de

cada etapa 1.5.1.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven

1.3.2.A0

1

1.3.2.A0

2

1.3.2.A0

3

1.3.2.A0

1 1.3.2.A0

2

1.3.3.A0

1 1.3.3.A0

2

1.4.1.A0

1 1.4.1.A0

2

1.4.2.A0

1 1.4.2.A0

2

1.5.1.A0

1 1.5.1.A0

2

1.5.2 Informe de revisión y

evaluación del proyecto

1.5.2.A01 Evaluación del

proyecto finalizado

Evaluar la finalización del proyecto global

P. Gonzáles Guatemala Time

Driven

1.5.2.A02 Certificación del

proyecto finalizado

Certificar la finalización del

proyecto 1.5.2.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven


1.5.3.A01

Verificación de la documentación

de planes y procesos

Verificar documentación


Driven

1.5.3.A02 Certificación y

cierre contractual

Certificar el cierre

contractual

1.5.3.A01

J. Castañeda Guatemala Time

Driven


1.5.4.A01


de actividades de interesados y

equipo del proyecto

Verificar documentación


Driven


cierre administrativo

Certificar el cierre

administrativo 1.5.4.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven

2.1.1 Plan de instalación de

infraestructura tecnológica

2.1.1.A01

Reunión para definición de Instalación de

Infraestructura tecnológica



Time Driven

2.1.1.A02

Definición final de Instalación de


Redactar plan de instalación

de infraestructura


Driven

2.1.1.A03

Revisión y aprobación de Instalación de


Aprobación de Instalación de



Driven


2.1.2.A01 Reunión para

definición del Plan de Lanzamiento



Time Driven


del Plan de Lanzamiento

Redactar plan

de lanzamiento


Driven

1.5.2.A0

1 1.5.2.A0

2

1.5.3.A0

1 1.5.3.A0

2

2.1.1.A0

1

2.1.1.A0

2

2.1.1.A0

3

2.1.2.A0

1

2.1.2.A0

2

2.1.2.A0

3

1.5.4.A0

1 1.5.4.A0

2

2.1.2.A03


Plan de lanzamiento

Aprobación del plan de

lanzamiento 2.1.2.A02 J. Castañeda Guatemala

Time Driven

2.2.1 Presupuesto de Costo

de Implementación

2.2.1.A01 Detalle del

Presupuesto de Implementación

Realizar Presupuesto de

Implementar P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

2.2.1.A02 Aprobación del presupuesto de Implementación

Aprobar el presupuesto de

Implementar 2.2.1.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven

2.2.2

Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y

otros insumos

2.2.2.A01 Instalación de

Infraestructura Instalar

Infraestructura P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

2.2.2.A02 Parametrización y

Migración de datos

Migrar datos parametrizados


Driven

2.2.2.A03 Construcción de

Interfaces

Construir interfaces del

sistema 2.2.2.A02 P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

2.3.1 Plan de mitigación del

sistema ERP por etapas

2.3.1.A01

Reunión para definición del Plan de mitigación por

etapas



Time Driven

2.3.1.A02

Definición final del Plan de

mitigación por etapas

Redactar plan de mitigación

por etapas 2.3.1.A01 P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

2.3.1.A03


Plan de mitigación por etapas

Aprobar el plan de mitigación

por etapas 2.3.1.A02 J. Castañeda Guatemala

Time Driven

2.3.2 Plan de capacitación

por niveles jerárquicos y evaluaciones

2.3.2.A01

Definición de plan de capacitación

por niveles jerárquicos

Redactar plan de capacitación


Driven

2.3.2.A02

Capacitación por niveles

jerárquicos de la empresa

Capacitar a los involucrados


Driven

2.3.2.A03 Revisión,

evaluación y retroalimentación

Evaluar y retroalimentar

las capacitaciones


Driven

2.2.2.A0

1

2.2.2.A0

2

2.2.2.A0

3

2.3.1.A0

1

2.3.1.A0

2

2.3.1.A0

3

2.3.2.A0

1

2.3.2.A0

2

2.3.2.A0

3

2.2.1.A0

1 2.2.1.A0

2

de capacitaciones impartidas.

3.1.1 Bitácoras de soporte

3.1.1.A01

Desarrollo periódico de bitácora de

soporte

Desarrollar la bitácora de

soporte P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

3.1.1.A02 Reunión revisión

de bitácora de soporte



Time Driven

3.1.2 Sistemas desempeño

3.2.1.A01

Desarrollo periódico de

indicadores de desempeño

Desarrollar indicadores de

desempeño P. Gonzáles Guatemala

Resource Driven

3.2.1.A02 Reunión revisión de indicadores de

desempeño



Time Driven

3.2.1 Registros de


3.2.1.A01

Desarrollo periódico de registros del progreso del

sistema

Desarrollar registros de progreso del

sistema


Driven

3.2.1.A02 Reunión revisión de registros de

progreso



Time Driven

3.2.2 Plan de

actualizaciones futuras

3.2.2.A01

Desarrollo del Plan de


Redactar plan de



Driven

3.2.2.A02 Aprobación del plan para futras actualizaciones

Aprobar el plan de

actualizaciones 3.2.2.A01 J. Castañeda Guatemala

Time Driven




3.1.1.A0

1 3.1.1.A0

2

3.1.2.A0

1 3.1.2.A0

2

1.2.1.A0

1 1.2.1.A0

2

3.2.2.A0

1 3.2.2.A0

2

RED DE TRABAJO

ESTIMACION DE RECURSOS Y DURACION

Entregable

Actividad TIPO DE RECURSO: PERSONAL TIPO DE RECURSO: MATERIAL NO CONSUMIBLE

Nombre de Recurso

Trabajo (h-h)

Cantidad Costo Unitario

Costo total

Nombre de Recursos

Cantidad Costo

unitario Costo total

1.1.1 Definición de requerimientos

preliminares

1.1.1.A01 Definir y describir

proyecto y sistema ERP

P. Gonzáles 3

1 Q30 Q90

1.1.1.A02 Definir

requerimientos P. Gonzáles

2 1 Q30 Q60

1.1.1.A03 Definir amenazas y oportunidades

P. Gonzáles 2 1 Q30 Q60


1.1.2.A01



P. Gonzáles

3 1 Q30 Q90


del Acta de Constitución


1.1.2.A03



J. Castañeda

2 1 Q30 Q60


1.2.1.A01 Elaborar Plan del

proyecto P. Gonzáles

15 2 Q30 Q900

1.2.1.A02 Aprobar plan del

Proyecto J.

Castañeda 2 1 Q30 Q60


1.3.1.A01

Conformación de equipos para reunión de arranque

P. Gonzáles

8 3 Q30 Q720

1.3.1.A02 Implementación de entregables y requerimientos


1.3.1.A03 Ejecución de

escenarios prueba P. Gonzáles

48 2 Q30 Q2880 Pruebas de conexión

8 50,000 400,000

1.3.2 Acta de aseguramiento de

calidad 1.3.2.A01


Acta De aseguramiento de

Calidad

P. Gonzáles

3 1 Q30 Q90

1.3.2.A02

Definición final del Acta de


P. Gonzáles

12 1 Q30 Q360

1.3.2.A03

Revisión y aprobación de

Acta de Aseguramiento de

Calidad

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90


1.3.3.A01 Desarrollo del



1.3.3.A02

Reunión revisión y validación del


J. Castañeda

3 1 Q30 Q90

1.4.1 Informe de avances y costos


informe de avances y costos



avances y costos

J. Castañeda

4 1 Q30 Q120

1.4.2 Informe de control de riesgos


informe de control de riesgos



control de riesgos

J. Castañeda

4 1 Q30 Q120


evaluación de fases

1.5.1.A01 Evaluación de las etapas finalizadas


1.5.1.A02 Certificación de

etapas finalizadas J.

Castañeda

3 1 Q30 Q90



1.5.2.A01 Evaluación del

proyecto finalizado


1.5.2.A02 Certificación del

proyecto finalizado

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90


1.5.3.A01


de planes y procesos

P. Gonzáles

8 1 Q30 Q240


cierre contractual J.

Castañeda 3 1 Q30 Q90


1.5.4.A01


de actividades de interesados y

equipo del proyecto

P. Gonzáles

8 1 Q30 Q240


cierre administrativo

J. Castañeda

2 1 Q30 Q60

2.1.1 Plan de instalación de

infraestructura tecnológica

2.1.1.A01

Reunión para definición de Instalación de


P. Gonzáles

3 1 Q30 Q90

2.1.1.A02

Definición final de Instalación de


P. Gonzáles

12 3 Q30 Q1080

2.1.1.A03

Revisión y aprobación de Instalación de


J. Castañeda

3 1 Q30 Q90


2.1.2.A01 Reunión para

definición del Plan de Lanzamiento



del Plan de Lanzamiento


2.1.2.A03


Plan de lanzamiento

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90

2.2.1 Presupuesto de Costo de

Implementación

2.2.1.A01 Detalle del

Presupuesto de Implementación


2.2.1.A02 Aprobación del presupuesto de Implementación

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90

2.2.2 Aprovisionamiento

2.2.2.A01 Instalación de

Infraestructura P. Gonzáles

40 3 Q30 Q3600 Software, Hardware

1 software 30 hardware

2,250,000 20,000

Q2,850,000

y acondicionamiento

de software, hardware y otros

insumos

2.2.2.A02 Parametrización y

Migración de datos


Migración de datos

1 1,200,000 1,200,000

2.2.2.A03 Construcción de

Interfaces P. Gonzáles

48 3 Q30 Q3600

2.3.1 Plan de mitigación del

sistema ERP por etapas

2.3.1.A01

Reunión para definición del Plan de mitigación por

etapas

P. Gonzáles

3 1 Q30 Q90

2.3.1.A02

Definición final del Plan de

mitigación por etapas

P. Gonzáles

12 1 Q30 Q360

2.3.1.A03


Plan de mitigación por etapas

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90

2.3.2 Plan de capacitación por

niveles jerárquicos y evaluaciones

2.3.2.A01

Definición de plan de capacitación

por niveles jerárquicos

P. Gonzáles

3 1 Q30 Q90

2.3.2.A02

Capacitación por niveles

jerárquicos de la empresa

P. Gonzáles

24 3 Q30 Q2160 Capacita-

ciones 10 50,000 500,000

2.3.2.A03

Revisión, evaluación y

retroalimentación de capacitaciones

impartidas.

J. Castañeda

24 1 Q30 Q720

3.1.1 Bitácoras de soporte

3.1.1.A01

Desarrollo periódico de bitácora de

soporte

P. Gonzáles

8 1 Q30 Q240

3.1.1.A02 Reunión revisión

de bitácora de soporte

J. Castañeda

4 1 Q30 Q120

3.1.2 Sistemas desempeño

3.2.1.A01

Desarrollo periódico de

indicadores de desempeño

P. Gonzáles

8 1 Q30 Q240

3.2.1.A02 Reunión revisión de indicadores de

desempeño

J. Castañeda

4 1 Q30 Q120

3.2.1 Registros de desarrollo del

sistema

3.2.1.A01

Desarrollo periódico de registros del progreso del

sistema

P. Gonzáles

8 1 Q30 Q240

3.2.1.A02 Reunión revisión de registros de

progreso

J. Castañeda

4 1 Q30 Q120

3.2.2 Plan de actualizaciones

futuras

3.2.2.A01

Desarrollo del Plan de


P. Gonzáles

15 1 Q30 Q450

3.2.2.A02 Aprobación del plan para futras actualizaciones

J. Castañeda

3 1 Q30 Q90




PLANTILLA DE METRICA DE CALIDAD

Métrica de:

Producto ERP Proyecto Implementación de ERP

Factor de calidad relevante

Nivel de éxito en la implementación del software

Definición del factor de calidad

El nivel al cual se considera en cada etapa que la implementación del ERP se está llevando a cabo sin incidencias técnicas en los puntos de control seleccionados.

Propósito de la métrica:

Proporcionar una idea clara de la dificultad que está presentando la instalación, pruebas

y puesta en funcionamiento del software en una fase previa a su uso y sin tomar en

cuenta su funcionalidad en operaciones.

Definición operacional:

Al final de cada fase de iniciación IT realiza reportes de todas las fallas (momentos los cuales el sistema dejo de funcionar con normalidad) su gravedad, tiempo necesario para volver el sistema aun estado estable y si la falla hubiese afectados uno o varios usuarios.

Métodos de medición

En base a la experiencia y análisis se determinara la gravedad de las fallas agrupadas por categorías en severas, de consideración y leves. Se espera que al final de cada etapa el número de fallas severas se convierta en fallas de consideración posteriormente fallas leves hasta quedar completamente resueltas y considerar que el sistema funciona sin fallas y las que se lleguen a presentar quedan completamente fuera de control (fallas en la red eléctrica, hardware defectuoso, etc.)

Resultado deseado

Tiempo de resolución de incidencias: 1 día o menos: leve 2 a 5 días: de consideración 5 días en adelante: severos Se busca que las incidencias sean sobre todo leves y que pasen el menor tiempo posible en cada estado.

Responsable del factor de calidad

Departamento de IT junto con la empresa que vende el software.

Métrica de:



Cumplimiento con el presupuesto establecido para el proyecto


En qué medida se cumple con el presupuesto establecido para una etapa del proyecto y para la totalidad del mismo.


Proveer un indicador exacto de cómo se ejecuta el presupuesto establecido, si es

suficiente o demasiado y si se están teniendo que hacer demasiados recortes para cubrir

todos los gastos.


Para cada uno de los paquetes de trabajo en la EDT se analizara su costo en materiales, horas de trabajo, insumos consumidos y otros gastos en un formato preestablecido y se comparara con el presupuesto asignado a la tarea.


Para cada paquete de trabajo se analiza si el presupuesto está dentro del 10% de tolerancia analizando si se realizó algún ahorro en o algún gasto adicional y de esta forma re acomodar el presupuesto general de cada sub proyecto.

Resultado deseado

Se tomara como exitoso un paquete de trabajo que no exceda el presupuesto, Bueno si lo excede por 3% como máximo y malo si llega o sobrepasa el límite de 10%


Equipo de finanzas asignado por el PM realiza el análisis y reporta al PM quien es el tomador de decisiones principal.

Métrica de:



Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.


En qué medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y área.


Proporcionar un indicador del grado de conocimiento técnico y habilidad para utilizar el

sistema a causa de las capacitaciones y sesiones de simulación.


Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada área en específico se realizara una prueba diagnóstica al final de cada módulo la cual estará diseñada por el equipo de investigación y desarrollo. De aquí se puede desprender un análisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto.


Se realizara un diagnóstico teórico y práctico tanto para cada colaborador como para los equipos.

Resultado deseado

Para cualquier tipo de evaluación se tomara como satisfactoria una calificación a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%.


Departamento de Investigación y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar.

Métrica de:



Capacidad del personal para operar con el nuevo sistema.


En qué medida los empleados son capaces de emplear adecuadamente el sistema ERP en las tareas propias de su puesto y área.


Proporcionar un indicador del grado de conocimiento técnico y habilidad para utilizar el sistema a

causa de las capacitaciones y sesiones de simulación.


Una vez realizado el plan de capacitaciones para cada área en específico se realizara una prueba diagnóstica al final de cada módulo la cual estará diseñada por el equipo de investigación y desarrollo. De aquí se puede desprender un análisis FODA que permita mejorar de forma continua esta parte del proyecto.


Se realizara un diagnóstico teórico y práctico tanto para cada colaborador como para los equipos.

Resultado deseado

Para cualquier tipo de evaluación se tomara como satisfactoria una calificación a partir de 85%. Se busca no obtener dentro del equipo o para empleados individuales calificaciones debajo del 60%.


Departamento de Investigación y desarrollo, Equipo de la empresa proveedora encargado de capacitar.




LINEA BASE DE CALIDAD

LINEA BASE DE CALIDAD FACTOR DE

CALIDAD RELEVANTE

OBJETIVOS DE CALIDAD

MÉTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE

MEDICIÓN

FRECUENCIA Y MOMENTO DE

REPORTE

Nivel de éxito en la

implementación del software

Eliminar incidencias y llegar a un funcionamiento estable del sistema

Tiempo de resolución de incidencias

Al final de cada semana.

Al completar cada etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde

Cumplimiento con el

presupuesto establecido para

el proyecto

No exceder en más de 10% el presupuesto inicial del proyecto

Informes financieros de cada paquete de trabajo

Al finalizar cada paquete de trabajo.

Al final de cada sub proyecto, martes por la mañana.

Capacidad del personal para operar con el

nuevo sistema.

Que el personal tenga como mínimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento

Evaluaciones teóricas y prácticas a individuos y equipos

Al finalizar cada módulo de capacitación

Al finalizar cada módulo de capacitación. Martes más próximo por la tarde.

Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto

No exceder el tiempo inicial estimado en más de 2 meses

Proyección de tiempos

Al finalizar cada paquete de trabajo

Al finalizar cada su proyecto jueves más próximo por la tarde.

MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD

ENTREGABLE ESTÁNDAR DE CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL


Estándares del PMI

Aprobación de Equipo de implementación.

1.1.2 Acta de constitución Estándares del PMI

Revisión detallada de documentos y actas

1.2.1 Plan del proyecto Estándares del PMI

Aprobación del PM.


Estándares del PMI

Aprobación del PM.


Estándares del PMI



Estándares del PMI

Aprobación del PM y depto. De IT.


Estándares del PMI

Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalización del proyecto

Aprobación de PM y depto. Financiero.


Estándares del PMI

Aprobación de PM


Estándares del PMI

Aprobación de PM


Norma CMM para desarrollo de software

Aprobación de PM


Estándares del PMI

Revisión de documentos de contrato y especificaciones

Aprobación de PM

1.5.4 Cierre administrativo Estándares del PMI

Aprobación de PM



Aprobación de PM e IT.

2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluación del ERP


Aprobación de PM

2.2.1 Presupuesto de costo de implementación

Estándares del PMI

Aprobación de PM y depto. Financiero

2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos


Revisar especificaciones de compra e instalación





Estándares del PMI

3.1.1 Bitácoras de soporte Estándares del PMI

Aprobación de PM y depto. De investigación y desarrollo.

3.1.2 Sistemas desempeño Norma CMM para desarrollo de software

3.2.1 Registros de desarrollo del sistema


3.2.1 Plan de actualizaciones futuras





PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO.

El presente proyecto esta sujeto a restricciones de tiempo, presupuesto y sobre todo calidad de la implementación del sistema tanto desde el punto de vista de capacitación del personal como del funcionamiento estable de cada módulo en el software.

LINEA BASE DE CALIDAD FACTOR DE

CALIDAD RELEVANTE

OBJETIVOS DE CALIDAD

MÉTRICA A USAR FRECUENCIA Y MOMENTO DE

MEDICIÓN

FRECUENCIA Y MOMENTO DE

REPORTE

Nivel de éxito en la

implementación del software

Eliminar incidencias y llegar a un funcionamiento estable del sistema

Tiempo de resolución de incidencias

Al final de cada semana.

Al completar cada etapa determinada por I.T. Lunes por la tarde

Cumplimiento con el

presupuesto establecido para

el proyecto

No exceder en más de 10% el presupuesto inicial del proyecto

Informes financieros de cada paquete de trabajo

Al finalizar cada paquete de trabajo.

Al final de cada sub proyecto, martes por la mañana.

Capacidad del personal para operar con el

nuevo sistema.

Que el personal tenga como mínimo un 85% de conocimiento y buen manejo del sistema previo al lanzamiento

Evaluaciones teóricas y prácticas a individuos y equipos

Al finalizar cada módulo de capacitación

Al finalizar cada módulo de capacitación. Martes más próximo por la tarde.

Cumplimiento con los tiempos pre establecidos para el proyecto

No exceder el tiempo inicial estimado en más de 2 meses

Proyección de tiempos

Al finalizar cada paquete de trabajo

Al finalizar cada su proyecto jueves más próximo por la tarde.

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS

Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar información relevante 4. Definir un plan de acción basado en el análisis 5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados

MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD

ENTREGABLE ESTÁNDAR DE CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL


Estándares del PMI

Aprobación de Equipo de implementación.

1.1.2 Acta de constitución Estándares del PMI


1.2.1 Plan del proyecto Estándares del PMI

Aprobación del PM.


Estándares del PMI

Aprobación del PM.


Estándares del PMI



Estándares del PMI

Aprobación del PM y depto. De IT.


Estándares del PMI

Proyecciones de tiempos y costos estimados hacia la finalización del proyecto

Aprobación de PM y depto. Financiero.


Estándares del PMI

Aprobación de PM


Estándares del PMI

Aprobación de PM



Aprobación de PM


Estándares del PMI

Revisión de documentos de contrato y especificaciones

Aprobación de PM

1.5.4 Cierre administrativo Estándares del PMI

Aprobación de PM




2.1.2 Plan de lanzamiento y evaluación del ERP


Aprobación de PM

2.2.1 Presupuesto de costo de implementación

Estándares del PMI

Aprobación de PM y depto. Financiero

2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software y otros insumos


Revisar especificaciones de compra e instalación





Estándares del PMI

3.1.1 Bitácoras de soporte Estándares del PMI

Aprobación de PM y depto. De investigación y desarrollo.

3.1.2 Sistemas desempeño Norma CMM para desarrollo de software

3.2.1 Registros de desarrollo del sistema


3.2.1 Plan de actualizaciones futuras


ROLES PARA LA GESTION DE CALIDAD

ROL # 1 Directivos

Objetivo del rol: Analizar resultados y tener la responsabilidad por el proyecto

Funciones del rol: Analizar, dar aprobaciones y sugerir o solicitar cambios y/o mejoras

Nivel de autoridad: Exigir al PM cumplimiento de todos los entregables y fases

Reporta a: N/A

Supervisa a: PM

ROL # 2 Project Manager

Objetivo del rol: Persona encargada de liderar el proyecto y transmitir las exigencias y expectativas del proyecto al resto del equipo.

Funciones del rol: Supervisar, dar seguimiento y aprobaciones, toma de decisiones internas.

Nivel de autoridad: Exigir a equipo de implementación, IT, I&D y empresa proveedora.

Reporta a: Directivos

Supervisa a: Jefes de cada equipo

ROL # 3 Equipo de

implementación

Objetivo del rol: Equipo totalmente dedicado a la supervisión del proyecto completo, análisis de información y apoyo en toma de decisiones.

Funciones del rol: Proporcionar apoyo y seguimiento a todas las áreas, realizar los reportes y documentación necesaria

Nivel de autoridad:

Reporta a:

Supervisa a:

ROL # 4 Equipo de Investigación y

Desarrollo

Objetivo del rol: Equipo dedicado al control de calidad y de métricas apoyado por los departamentos necesarios.

Funciones del rol: Reportes de calidad y resultados de métricas, apoyo en mejoras y calidad de procesos

Nivel de autoridad: Exigir la correcta aplicación de las herramientas que llegasen a desarrollar.

Reporta a: PM.

Supervisa a: N/A

ROL # 3 Equipo de IT.

Objetivo del rol: Encargados del aspecto técnico y operacional del software de ERP.

Funciones del rol: Adaptar, instalar y echar a andar el sistema, dar capacitaciones apoyados por la empresa proveedora

Nivel de autoridad: Exigir todo lo necesario y permitido de acuerdo al contrato a la empresa proveedora

Reporta a: PM

Supervisa a: Empresa proveedora

ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD

Procedimientos 1) Auditorias

2) Reportes para reuniones

Plantillas

1) Para métricas

2) Reporte de tiempos

3) Reporte financiero

Formatos

1) Métricas

1) Rendición de cuentas

2) Plan de gestión de calidad

Checklist

1) Métricas

2) Auditorias

3) Mejora de procesos

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD

Enfoque de aseguramiento de calidad

Se realizara durante la realización de cada paquete de trabajo, se tomaran decisiones en caso sea necesario mejorar o corregir ciertas acciones en cuyo caso se seguirá el procedimiento establecido.

Enfoque de control de la calidad

Se evaluara cada entregable contra las especificaciones fijadas para el mismo y se evaluara de acuerdo a la métrica o norma de calidad correspondiente. En caso se necesite un re proceso se repetirá todo el proceso nuevamente.

Enfoque de mejora de procesos

Pasos a seguir cuando se requiera mejorar un proceso: 1. Delimitar proceso 2. Identificar posible mejora 3. Recabar y analizar información relevante 4. Definir un plan de acción basado en el análisis

Junta directiva

Equipo de I&D Equipo de IT

Empresa proveedora de

software

Project Manager

Equipo de implementación.

5. Aplicar el plan 6. Evaluar resultados




ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto

implementación de ERP IERP

C Comité Ejecutivo

Sponsor

Comité de Consulta: Director de Calidad, Director de Data

Comité de Control de Cambios: Comité Ejecutivo y Sponsor

Project

Manager

Director de

Investigación y desarrollo

Director de

Diseño

Director de

Ingeniería

Director de

Calidad

Diseñador

Soporte Control

de calidad

Planificación

Analistas

Desarrollador

software

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES

Leyenda

Código de Responsabilidades Código de Roles

R = Responsable P = Participa V = Revisa A = Aprueba

CE = Comité Ejecutivo SP = Sponsor del Proyecto PM = Project Manager CC = Comité de Consulta CAM = Comité de Cambio ERD = Encargado de Base de Datos DAR = Director Asuntos Regulatorios DID = Director Investigación y Desarrollo DIM = Director Imagen DSM = Diseñadores de Imagen DIN = Director de Ingeniería ING = Ingenieros DISN = Diseñador de Ingeniería CCD = Control de Calidad

Entregables Roles/Responsabilidades

CE SP PM CC CAM ERD DAR DID DIM DSM DIN ING DISN CCD

1.0 Gestión de Proyectos

1.1 Iniciación

1.1.1 Definición de requerimientos preliminares A R

1.1.2 Acta de constitución R

1.2 Planificación

1.2.1. Plan de Proyecto A R V

1.3 Ejecución

1.3.1 Etapa de visualización V R V

1.3.2 Acta de aseguramiento de calidad V R

1.3.3 Acta de adquisiciones V R

1.4 Control y Seguimiento

1.4.1 Informe de avances y costos V R V

1.4.2 Informe de control de riesgos V R V

1.5 Cierre


1.5.2 Informe de revisión y evaluación del proyecto A R V

1.5.3 Cierre contractual A R V

1.5.4 Cierre administrativo A R V

2.0 Requisitos y Diseño del sistema

2.1 Construcción del Sistema

2.1.1 Plan de instalación de infraestructura tecnológica V V V V

2.1.2 Plan de lanzamiento V V V V

2.2 Implementación

2.2.1 Presupuesto de costo de implementación V V V

2.2.2 Aprovisionamiento y acondicionamiento de software, hardware y otros insumos V

2.3 Pruebas y Soporte

2.3.1 Plan de mitigación del sistema ERP por etapas V

2.3.2 Plan de capacitación por niveles jerárquicos y evaluaciones V

3.0 Pos-Implementación

3.1 Estabilización

3.1.1 Bitácoras de soporte V V V R P P

3.1.2 Sistemas desempeño V V V R P P

3.2 Mejora continua

3.2.1 Registros de desarrollo del sistema A R V V V V V V V

3.2.1 Plan de actualizaciones futuras R V P P

3.2.2.3. Componentes Liberados V V V V R P V

DESCRIPCION DE ROLES

Nombre del Rol

Comité Ejecutivo

Objetivos del Rol:

- Son los dueños de la organización, por lo que se encargan de verificar y aprobar el desarrollo del sistema según el perfil dado.

Responsabilidades:

- Aprobar las especificaciones del Software - Aprobar el prototipo del Software

Funciones:

- Verificar y aprobar los docuemtnso de entregables del desarrollo del software, para dar inicio a otra fase.

Niveles de Autoridad:

- Decide sobre los entregables del Software - Decide sobre los planes y programas del proyecto

Reporta a:

Supervisa a:

- Sponsor

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Estrategia de la empresa, dirección de la empresa y las

rentabilidades de la organización.

Habilidades: - Liderazgo y la comunicación.

Experiencia: - Nivel Estratégico

Otros: - Mentalidad abierta al cambio

Nombre del Rol

Sponsor

Objetivos del Rol:

- Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito del proyecto y por tanto la persona que apoya, soporta y defiende el proyecto.

Responsabilidades:

- Aprobar el Project Charter - Aprobar el Plan del Proyecto - Aprobar el cierre del proyecto - Aprobar el Informe de Factibilidad - Revisar los informes

Funciones:

- Iniciar el proyecto - Aprobar la planificación del proyecto - Monitorear el estado general del proyecto - Cerrar el Proyecto - Gestionar el Control de Cambios del proyecto - Asignar recursos al proyecto. - Designar y empoderar al Project Manager. - Ayuda en la solución de problemas y superación de obstáculos del proyecto


- Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto. - Decide sobre modificaciones a las líneas base del proyecto. - Decide sobre planes y programas del proyecto

Reporta a:

- Comité Ejecutivo

Supervisa a:

- Project Manager

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Gestión estratégica para tener un mayor control de la

empresa

Habilidades: - Liderazgo - Comunicación - Inteligencia Emocional

Experiencia: - Experiencia en trabajos similares (4 años)

Otros:

Nombre del Rol

Comité de Consulta

Objetivos del Rol:

- Está conformado por los Directores de Calidad y Director de Base de datos, a los cuales se les consulta e informa de cómo va el desarrollo del software.

Responsabilidades:

- Verifican el Prototipo de Componentes. - Verifican la Prueba Piloto - Verifican el Informe de Análisis Costo/Beneficio

Funciones:

- Verificar que el desarrollo del Software este de acuerdo al perfil dado y a los estándares de la empresa.


- Decide en la gestión de desarrollo del Software.

Reporta a:

- Sponsor

Supervisa a:

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Estándares y políticas de la organización - Lineamiento con el plan estratégico de la organización.

Habilidades: - Liderazgo - Comunicación


Otros:

Nombre del Rol

Project Manager

Objetivos del Rol:

- Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable por el éxito del proyecto, y por tanto la persona que asume el liderazgo y la administración de los recursos del proyecto para lograr los objetivos fijados por el Sponsor.

Responsabilidades:

- Elaborar el Project Charter - Elaborar el Registro de Stakeholders. - Elaborar el Plan de Proyecto. - Elaborar el Informe de Performance del Proyecto. - Realizar la Reunión y generar las actas. - Elaborar el Informe de Cierre de componentes y de formulación. - Elaborar el Informe de Cierre de Proyecto.

Funciones:

- Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto. - Planificar el proyecto - Ejecutar el Proyecto - Controlar el Proyecto - Cerrar el Proyecto. - Ayudar a Gestionar el Control de Cambios del Proyecto - Gestionar los recursos del proyecto. - Solucionar problemas y superar los obstáculos del proyecto.


- Decide sobre la programación detallada de los recursos humanos y materiales asignados al proyecto.

- Decide sobre la información y los entregables del proyecto.

Reporta a:

- Sponsor

Supervisa a:

- Dirección de Investigación y Desarrollo - Dirección de Imagen /Diseñadores - Dirección de Ingeniería / Ingeniería – Diseñador - Área de Sistema – Encargado de base de datos.

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Gestión de Proyecto según el PMBOK.

Habilidades:

- Liderazgo - Comunicación - Negociación - Solución de Conflictos - Motivación.

Experiencia: - Gestión de Proyectos - Procesos de Desarrollo del Software

Otros:

Nombre del Rol

Comité de Cambios

Objetivos del Rol:

- Está conformado por los dueños de la organización, el sponsor del proyecto (Comité Ejecutivo y el Sponsor.

- Su objetivo es tomar decisiones y aprobar cambios en la gestión del proyecto y en la elaboración del Software

Responsabilidades:

- Aprobar cambios en la gestión del proyecto. - Aprobar cambios en el desarrollo del Software

Funciones:

- Solución de conflictos. - Tomar decisiones.


- Decide en la gestión de desarrollo del Software y en la gestión del proyecto

Reporta a:

Supervisa a:

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Lineamiento con el plan estratégico de la organización.

Habilidades: - Liderazgo - Comunicación


Otros:

Nombre del Rol

Director de Investigación y Desarrollo

Objetivos del Rol:

- Es la persona que gestiona todos los procesos involucrados en la generación de la fórmula.

Responsabilidades:

- Responsable por los informes de componentes del Software

Funciones:

- Asegurarse que se elabore el patrón


- Tomar decisiones sobre la gestión del desarrollo del Software - Decide sobre la información y los entregables.

Reporta a:

Project Manager

Supervisa a:

Ingeniería

Requisitos del Rol:

Conocimientos: - Composición de las fragancias.

Habilidades: - Habilidad en la formulación - Habilidad para la identificación de las pruebas y aplicación

Experiencia: - Haber pasado 5 años en trabajo similar. (5 años)

Otros:

ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

A continuación presentamos los tres grupos de personas necesarias para implementar el proyecto

ERP en Litografía Global S.A.

Muchas veces se cuenta ya con estas personas dentro de la organización, solamente se les notifica

del proyecto y se les requiere que participen, asignando una parte significativa de su tiempo

productivo, a realizar todas las tareas necesarias para que este proyecto salga adelante.

En el caso de Litografía Global S.A. no necesitamos contratar a nadie. Muchas personas serán

asignadas a cubrir estas necesidades y se sabe que cuentan con el tiempo necesario para llevarlas a

cabo.

Lo mas importante, es que esto no se tome como algo que hacer en tiempos libres, sino mas bien

como una responsabilidad que debe de ser cubierta con el mayor esfuerzo y dedicación posible.

DESCRIPCIÓN DE ROLES

Equipo Implementador:

Para asegurar el éxito de la implementación del sistema ERP en Litografía Global S.A. se debe de

asegurar que se dispongan de los recursos humanos necesarios para llevar a cabo todas las tareas

necesarias que requiere un proyecto de esta magnitud.

El objetivo de este equipo es llevar a cabo la implantación del sistema y tomar decisiones, deben de

estar involucradas las siguientes áreas:

1. Compras

2. Ventas

3. Inventarios

4. Bodegas

5. Producción

6. CXC

7. CXP

8. Tesorería

9. Informática

10. Finanzas

Sus funciones serán las siguientes:

Funciones: Participar en la definición del modelo de negocios en el área y módulos que le sean asignados Validar el modelo y las definiciones de las áreas y módulos relacionados con su área de

responsabilidad Participar en todas las reuniones y actividades de definición, diseño, preparación, migración y

capacitación para la implantación Elaboración de la documentación de los procesos definidos y de las guías rápidas de capacitación

a usuarios finales Capacitar y dar soporte a los usuarios finales de su área de responsabilidad Analizar los procesos vigentes y proponer los cambios necesarios

Perfil: Alto conocimiento y liderazgo en su área de responsabilidad Habilidades para trabajar con sistemas de información y trabajar en equipo Organizado mentalmente para definir funciones y procesos del negocio. Alto compromiso con el proyecto Abierto al cambio

No debe tener liga sentimental ni de ningún tipo con los sistemas, manuales ó automáticos, actuales de la empresa

Si no existen actualmente recursos que cumplan el perfil mencionado anteriormente, se deberán

de proceder a contratar personal que si lo cumpla. Este personal puede ser contratado bajo

términos temporales, y se deberá analizar que tanto puede ser su aporte post implementación y

ponderar si es necesario que sigan contribuyendo a las operaciones de la empresa luego de

terminada la implementación

Cargo: Usuario final (UF)

Objetivo: Ejecutar los procesos diarios de la compañía, usando el sistema.

Funciones: Capturar la información inicial para la ejecución de los procesos en el sistema Llevar a cabo las actividades comprendidas en los procesos bajo su responsabilidad Aportar toda la información solicitada por el equipo del proyecto para la definición de los procesos Participar en la depuración de la información actual del área bajo su responsabilidad.

Perfil: Conocimiento de los procesos bajo su responsabilidad Actitud positiva al proyecto Estar desempañando la función operativa referente al caso de implantación.

Cargo: Gerente Interno del Proyecto – Litografía Global S.A.

Objetivo: Establecer las directrices y facilitar los medios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto

Funciones: Responsable directo del desarrollo del proyecto Enlace entre Litografía Global S.A. y el grupo de consultores Dirigir y monitorear todas las actividades del proyecto Proporcionar y coordinar los recursos de la empresa necesarios para la realización del proyecto Dar seguimiento al proyecto, asegurando que éste se cumpla de acuerdo al plan propuesto,

tomando las acciones correctivas en caso de desviaciones Requerir y disponer de los recursos adecuados para el desarrollo del proyecto Reportar el avance del proyecto periódicamente al comité directivo Definir los criterios de aceptación de los entregables

Perfil: Liderazgo e influencia sobre el equipo de trabajo Tener acceso a todos los niveles de la empresa, Director General, Gerencias, etc. Altamente organizado. Facilidad para organizar y administrar actividades y planes de trabajo. Iniciativa para generar planes de acción, - correctivos, preventivos -. Alto compromiso con el proyecto. Conocimiento conceptual de todas las funciones de la empresa.

CARGA DEL PERSONAL

Equipo Implementador Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto

1. Compras 35%

2. Ventas 35%

3. Inventarios 30%

4. Bodegas 20%

5. Producción 25%

6. CXC 25%

7. CXP 25%

8. Tesorería 15%

9. Informática 40%

10. Finanzas 35%

Usuarios Finales Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al

proyecto

1. Compras 50%

2. Ventas 50%

3. Inventarios 50%

4. Bodegas 50%

5. Producción 50%

6. CXC 50%

7. CXP 50%

8. Tesorería 50%

9. Informática 50%

10. Finanzas 50%

* Se requiere de un 50% durante el plan piloto, y un 100% post-implementación

Gerente de Proyecto Porcentaje de Tiempo necesario a dedicar al proyecto

Todas las áreas 100%

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Como se menciona en el tema del plan de adquisición de personal, se han descrito los perfiles de

los puestos necesarios para llevar a cabo este proyecto. Un plan de recursos humanos efectivo sigue

una estrategia en la que se incluye personal suficiente, en los puestos adecuados, con el grado

adecuado de talento para cada puesto y con la motivación necesaria para realizar el trabajo en las

mejores condiciones de efectividad. Aquí los recursos humanos no juegan un simple papel de

control administrativo y pasa a ser un componente esencial que aporta valor añadido a la empresa

durante este proyecto de implementación de un sistema ERP.

Dado que muchas de las personas necesarias para llevar a cabo este proyecto ya están dentro de la

organización, lo que debemos de hacer es contar con un plan de incentivos y bonificaciones que

motiven a las personas a ser participantes activos de este proyecto cumpliendo con todas sus tareas

de manera eficaz y eficiente.

Hemos pensado llevar a cabo bonificaciones de acuerdo a:

Cumplimiento de las tareas en fecha

Calidad de las tareas luego de cumplidas.

Como bien hemos visto, toda documentación y proceso realizado en este periodo lleva cierto tipo

de revisiones. Luego de ser aprobado cada documento y cada proceso durante esta revisión, se

procederá a pagar la bonificación al empleado, siempre y cuando esta haya salido en tiempo.

Dependiendo del rol, las bonificaciones se pagaran de la siguiente manera:

Gerente de Proyecto 20%

Equipo Implementador 15%

Usuarios Finales 10%

El porcentaje mencionado anteriormente, es una bonificación adicional que se le hará al empleado

sobre su salario base mensual. Para lograr esto el empleado debe de:

1. Cumplir todas sus tareas en tiempo

2. Que cada una de estas tareas pase las revisiones correspondientes.

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

La comunicación es un factor determinante en la implementación de un proyecto ERP, por esto

mismo, toda esta debe de quedar documentada de una manera especifica.

A continuación dividimos la comunicación en 3 partes y esta son notificaciones, protocolo de

aceptación y un reporte semanal que contiene las dos mencionadas anteriormente.

Todas las personas involucradas en el proyecto deben de seguir con estos lineamientos para

asegurar que no queden cabos sueltos en ningún momento durante la implementación.

El seguir estos lineamientos nos permitirá ahorrar tiempo y dinero si evitamos constantes

confusiones que podrían llegar a darse cuando la comunicación no es eficaz.

Notificaciones

Las notificaciones son utilizadas para soportar la entrega de documentos, acuerdos, actividades, sin

la formalidad de una minuta, pero si con firmas como respaldo para el control de un proyecto.

Es muy importante que todos los notificados firmen, así se asegura que la información sea difundida

por completo.

Protocolo de Aceptación

Los protocolos de aceptación son utilizados para soportar la entrega de documentos, con la

formalidad de las firmas de entrega y recepción, ya que este documento es el soporte de las tablas

y documentos que quedan configurados como definitivos dentro de un proyecto. Es importante

que cada vez que se de por terminado una de las fases del proyecto sea firmado este documento

en el que se declare además de la finalización de la etapa también que archivos son entregados

como prueba de la misma.

Reporte Semanal

Los reportes semanales son muy útiles para la continuidad de las actividades dentro de un proyecto,

además de que el seguimiento es más detallado, puesto que se lleva un control de los porcentajes

de avance lo que nos asegura un buen control de seguimiento.

En él se declaran todas las actividades que se realizaron en la semana, todos aquellos acuerdos que

se obtuvieron y por ultimo una breve agenda de las actividades a realizarse la semana entrante.

MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Información Contenido Nivel

de Detalle

Responsable Grupo

Receptor Metodologia

Frecuencia de

Comunicación

1.1.1 Definición

de requerimien

tos preliminares

Descripción del proyecto, definición del producto del proyecto, definición de los

requerimientos del proyecto; definición de amenazas y

oportunidades del proyecto

ALTO PM-Equipo implementa

dor

STAKEHOLDERS

WORD UNICO

1.1.2 Acta de

constitución

Desarrollo del acta de constitución, Definición de los objetivos del proyecto a nivel de alcance, costos y tiempo; definición de la finalidad del

proyecto; justificación del proyecto; definición de sponsor

que autoriza, stakeholders


dor

STAKEHOLDERS

WORD UNICO


Estructura de trabajo desglosada; responsables de

tareas; red del proyecto; estimaciones de costos; plan se

organización; definición de tiempos y programación en

CPM y Gantt; Identificación de presupuesto del proyecto;

descripción de la adquisición y asignación de recurso; plan de

gestión de calidad, plan de comunicaciones; plan de

gestión de riesgos, plan de gestión de recurso humano.


dor

STAKEHOLDERS

PROJECT SEMANAL

1.3.1 Etapa de

visualización

Conformación de equipos de trabajo; reuniones de arranque; ajuste del

cronograma; Implementación de entregables;

Implementación de requerimientos;

implementación de capacitaciones; preparación y


dor

STAKEHOLDERS

VISIO DIARIO

ejecución de escenarios prueba.

1.3.2 Acta de

aseguramiento de calidad

Línea base de calidad, registro de discusiones y políticas

respecto al tema de calidad del proyecto.

ALTO

PM-Equipo implementa

dor-Usuarios

Clave

STAKEHOLDERS

EXCEL DIARIO

1.3.3 Acta de

adquisiciones

Registro de requisiciones, órdenes de compra y facturas

de compra. ALTO PM

STAKEHOLDERS

EXCEL DIARIO


costos

Informe del avance de los entregables, planes y objetivos

de cada etapa y el proyecto global.

MEDIO PM

STAKEHOLDERS-

EQUIPO IMPLEMENTADOR

PROJECT DIARIO

1.4.2 Informe de control de

riesgos

Informe de políticas del manejo de control de riesgos y sus respectivos desempeños.

BAJO PM

EQUIPO IMPLEMENTADOR-

PM

WORD DIARIO


evaluación de fases

Evaluación de cada fase finalizada según criterios de

aceptación; certificación de los entregables del proyecto.

ALTO


dor-Usuarios

Clave

STAKEHOLDERS

WORD SEMANAL



Evaluación del proyecto según criterios de aceptación;

certificación de los entregables del proyecto.

MEDIO


dor-Usuarios

Clave

STAKEHOLDERS

WORD SEMANAL


Verificación del cumplimiento de planes y aseguramiento que

los procesos se llevaron adecuadamente.

Documentación y archivo de resultados, garantías,

manuales, comunicados, etc.

BAJO PM STAKEHOL

DERS PROJECT DIARIO

1.5.4 Cierre administrati

vo

Documentación de las actividades del equipo del

proyecto y las partes interesadas. Aprobación y

confirmación de resultados. Documentación del

presupuesto real, lecciones aprendidas, reportes de

cambios, etc.

ALTO Usuarios

Clave STAKEHOL

DERS WORD SEMANAL

2.1.1 Plan de

instalación de

infraestructura

tecnológica

Diseño de modelos, identificación de opciones

tecnológicas, Instalación de la plataforma tecnológica a nivel

de: dispositivos de acceso, sistema operativo, dispositivos de visualización, conectividad

externa e interna, infraestructura energética, gestión y administración de

datos, aspectos arquitectónicos.

ALTO Equipo

Implementador

STAKEHOLDERS-PM

VISIO-EXCEL SEMANAL

2.1.2 Plan de

lanzamiento

Descripción detallada de las etapas y procesos de

lanzamiento en la empresa del sistema ERP.

ALTO PM

STAKEHOLDERS-

USUARIOS CLAVE

PROJECT SEMANAL

2.2.1 Presupuesto de costo de implementa

ción

Conceptualización de flujos de efectivo específicos y

detallados de la implementación.

MEDIO PM STAKEHOL

DERS EXCEL SEMANAL

2.2.2 Aprovisiona

miento y acondicionamiento de software,

hardware y otros

insumos

Instalación de infraestructura y paquetes del EPR, configurar y

modificar paquetes, parametrización y migración de

datos, construir interfaces.

BAJO Equipo

Implementador

USUARUIOS CLAVE

EXCEL UNICO

2.3.1 Plan de

mitigación del sistema

ERP por etapas

Descripción del flujo del proceso de mitigación de

errores o fallas. ALTO PM

USUARUIOS CLAVE

VISIIO SEMANAL

2.3.2 Plan de

capacitación por niveles jerárquicos

y evaluacione

s

Entrenamiento a usuarios finales y personal

administrativo y directivos. MEDIO

Equipo Implementa

dor

USUARUIOS CLAVE

WORD DIARIO

3.1.1 Bitácoras de

soporte

Análisis de las fallas ocurridas con sus respectivas soluciones.

MEDIO Usuarios

Clave

EQUIPO IMPLEMENTADOR-

PM

EXCEL DIARIO

3.1.2 Sistemas

desempeño

Determinación de los beneficios estratégicos; medición de eficiencias,

benchmarking

MEDIO PM STAKEHOL

DERS WORD UNICO

3.2.1 Registros de desarrollo

del sistema

Registro de indicadores de desempeño y

retroalimentaciones realizadas. MEDIO PM

STAKEHOLDERS

EXCEL DIARIO

3.2.1 Plan de


Etapas propuestas para integración futura, evaluación

de posibles alternativas de crecimiento.

MEDIO PM-Equipo Implementa

dor

STAKEHOLDERS

WORD MENSUAL

CLASIFICACION DE STAKEHOLDERS

Como hemos mencionado al inicio de este documento, en este proyecto existe solamente un StakeHolder que

es el señor Juan Maegli, propietario de la empresa. Por esto mismo, él cuenta con todo el nivel de influencia

y poder en este proyecto. Por tanto, la clasificación de stake holders queda de la siguiente manera:

PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES

Adquisiciones del Proyecto

Ver matriz de adquisiciones

Procedimientos estándar a seguir

Según manuales de compras internos

Formatos estándar a utilizar

Litografía Global S.A. cuenta con un departamento de compras; el cual tiene definido el proceso de cualquier adquisición mediante una requisición de compras, matriz de evaluación de proveedores,

orden de compra, registro de facturas comerciales.

Coordinación con otros aspectos de la gestión del proyecto

Según la planificación del proyecto la adquisición de infraestructura; incluyendo software, hardware, cableado, etc. Se realizará 8 de diciembre de 2013

Coordinación con la Gestión de Proyectos de los Proveedores

REQUISICIÓN DE COMPRA: Generadas y enviadas a los negociadores por parte de los diversos usuarios. La distribución de las requisiciones se efectúa mediante la clasificación de 3 áreas de abastecimiento:

Insumos básicos y materiales

Bajo Alto

Baj

o

JM JM

Alt

o

JM JM

Poder sobre el proyectoIn

flu

en

cia

sob

re e

l pro

yect

o

Equipos

Servicios

Recepción y revisión de Requisición: Una vez recibida la requisición, los encargados del área de compras aseguran su correcta revisión con el fin de verificar que contenga toda la información requerida y la descripción del producto o servicio sea preciso y completo. Pre-Selección de Proveedores: Se identificará a los proveedores potenciales de la lista de Proveedores Aprobados por el Departamento de Compras. En caso de no contar con un proveedor aprobado para el producto/servicio se deberá realizar una licitación para proveedores con el fin de iniciar una lista de proveedores. Cotización: Se procederá a realizar el proceso de cotización con el/los proveedores que se designen como potenciales de abastecer el sistema y servicios. Matriz de ponderación: Una vez recibidas y analizadas las cotizaciones, se realizará una matriz de ponderación otorgada por el Departamento de Compras. Finalizada su realización, se procede a su aprobación. ORDEN DE COMPRA: Colocación: Una vez se cuenta con la requisición revisada, procede según sea aplicable a generar la orden de compra, asegurando que contenga una clara descripción del sistema y/o servicio. Una vez generada la Orden de Compra el negociador autoriza y realiza la distribución correspondiente. La orden de compra es enviada por correo, correo electrónico, o cualquier otro canal que lo requiera físico. Seguimiento: El Proyect Managment designará al personal que harán seguimiento a los pedidos correspondientes. Recepción del bien o servicio: Una vez recibido el bien o servicio comprado, el personal asignado del proyecto realiza las verificaciones correspondientes mediante un check list. De tal forma que verifique si la orden se encuentra completa, parcialmente completa o incompleta. De estar incompleta se procederá a rechazar y renegociar con el Proveedor.

Restricciones y Supuestos

El tiempo estipulado en el cronograma posee una holgura del 10%.

Riesgos y Respuestas

En caso de incumplimiento del contrato, el Proyect Managment será el encargado de contactar con los proveedores y sancionar según corresponda.

En caso de atrasos, el personal designado para la recepción de las adquisiciones será el encargado de velar por mitigar el tiempo perdido por el atraso y darle el seguimiento respectivo con el proveedor.

MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Producto

o servicio

WBS Tipo de

Contrato

Procedimiento

de contratación

Forma de

contactar

proveedor

Área

respo

nsable

Proveedores

precalificados

Contrato Solicitud Selección Admón.

contrato

Cerrar

contrato

Sistema

ERP

Módulos

2.2.1 Fijo Según

planificación y

manual

Depto. De

Compras

Depto.

De

Compr

as

-SAP

-ORACLE

-PEOPLESOFT

6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13

Hardware 2.2.1 Fijo Según

planificación y

manual

Depto. De

Compras

Depto.

De

Compr

as

-Baan

- JDEdwards

-Intelaf

6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13

Cableado 2.2.1 Fijo Según

planificación y

manual

Depto. De

Compras

Depto.

De

Compr

as

-Intelaf

- Compusys

-Dell store

6/12/13 7/12/13 8/12/13 9/12/13 10/12/13

PLAN DE GESTION DE RIESGOS


Implementación de ERP IERP

Metodología de gestión de riesgos

Proceso Descripción Herramientas Fuentes de Información

Planificación de gestión de riesgos

Elaborar plan de gestión de riesgos

La guía de los fundamentos para la gestión de proyectos, cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. Project Management Institute

Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto

Identificación de los riesgos

Identificar que riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características

Checklist de riesgos Sponsor y usuarios. PM y equipo de proyecto

Análisis cualitativo de riesgos

Evaluar probabilidad e impacto. Establecer ranking de importancia

Definición de probabilidad de impacto. Matriz de probabilidad de impacto.


Planificación de respuesta a los riesgos

Definir respuesta a riesgos. Planificar ejecución de respuestas


Seguimiento y control de riesgos

Verificar la ocurrencia de riesgos. Supervisar y verificar la ejecución de respuestas. Verificar aparición de nuevos riesgos


Roles y responsabilidades de gestión de riesgos

Proceso Roles Personas Responsabilidades

Planificación de Gestión de Riesgos.

Líder Apoyo Miembros

Dirigir actividad, responsable directo. Proveer definiciones. Ejecutar actividad

Identificación de los riesgos.



Análisis Cualitativo de Riesgos.



Planificación de Respuesta a los Riesgos.



Seguimiento y Control de Riesgos.



Presupuesto de gestión de riesgos

Proceso Personas Materiales Equipos











Periodicidad de la gestión de riesgos

Proceso Momento de ejecución

Entregable del WBS Periodicidad de ejecución


Al inicio del proyecto Plan de proyecto De acuerdo al cronograma


Al inicio del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto

Plan de proyecto Reunión de coordinación semanal

De acuerdo al cronograma










En cada fase del proyecto En cada reunión de equipo de proyecto

Reunión de coordinación semanal


Formatos de la gestión de riesgos

Planificación de gestión de riesgos Plan de gestión de riesgos

Identificación de riesgos Identificación y evaluación cualitativa de riesgos

Análisis cualitativo de riesgos Identificación y evaluación cualitativa de riesgos

Planificación de respuesta a riesgos Plan de respuesta a riesgos

Seguimiento y control de riesgos Informe de monitoreo de riesgos Solicitud de cambios Acción correctiva



Fecha Motivo




PM PM 15.04.14 Ajustes y actualizaciones

IDENTIFICACION Y EVALUACION CUALITATIVA DE RIESGOS



Probabilidad Valor numérico Impacto Valor numérico

Muy probable 0.1 Muy bajo 0.05

Relativamente probable

0.3 Bajo 0.10

Probable 0.5 Moderado 0.20

Muy probable 0.7 Alto 0.40

Casi certera 0.9 Muy alto 0.080

Tipo de riesgo Probabilidad x Impacto

Muy alto Mayor a 0.5

Alto Menor a 0.5

Moderado Menor a 0.3

Bajo Menor a 0.1

Muy bajo Menor a 0.05



Fecha Motivo



PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS

PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS Nombre del Proyecto Siglas del proyecto


Código de riesgo

Descripción del riesgo

Causa raíz Trigger Entregables afectados

Estimación de probabilidad

Objetivo afectado

Estimación de impacto

Prob X impacto

Tipo de riesgo

R001 Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías

Falta de ideas y resistencia al cambio

Atraso en los cronogramas

Proyecto completo

0.50 calcance 0.20 0.1 Bajo

R002 Contar con datos importantes y confidenciales

Filtración de información confidencial de la empresa

Asegurar el sistema mediante contraseñas

Proyecto completo

0.70 alcance 0.40 0.28 moderado

R003 No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado

Perdida de activos, baja productividad

Capacitaciones constantes para el buen uso

Proyecto completo

0.1 alcance 0.05 0.005 Muy bajo

R004 Planificación deficiente



Proyecto completo

0.1 tiempo 0.05 0.005 Muy bajo

R005 Costo de implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema

Reducción de presupuesto en otras áreas, recorte de personal

Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades basicas

Proyecto completo

0.7 costo 0.40 0.28 Moderado

Código del riesgo

amenaza Descripción del riesgo

Causa raíz Trigger Entregables Afectados

Probabilidad Por impacto total

Tipo de riesgo

Responsable del riesgo

Respuestas planificadas

Tipo de respuesta

Fecha planificada

R002 Amenaza Contar con datos importantes y confidenciales

Filtración de información confidencial de la empresa

Asegurar el sistema mediante contraseñas

Proyecto completo

0.28 Moderado PM Plasmar las necesidades y prioridades de la información

mitigar Antes de presentar el proyecto

R005 Amenaza Costo de implementación, capacitaciones y actualizaciones del sistema

Reducción de presupuesto en otras áreas, recorte de personal

Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades básicas

Proyecto completo

0.28 Moderado PM Regular el presupuesto a manera que cubra las necesidades básicas

Mitigar Antes de presentar el proyecto

R001 Amenaza Asimilar que un ERP es la solución y no prestar atención a las nuevas tecnologías

Falta de ideas y resistencia al cambio


Proyecto completo

0.10 Bajo PM Mejor organización y planificación

mitigar Durante la ejecución

R003 Amenaza No puede llegar a generar una ventaja competitiva por su uso inadecuado


Capacitaciones constantes para el buen uso

Proyecto completo

0.005 Muy bajo PM Capacitaciones necesarias para aprovecha al 100%

Mitigar Durante la ejecución del proyecto

R004 Amenaza Planificación deficiente



Proyecto completo

0.005 Muy bajo PM Perdida de activos, baja productividad

Mitigar Antes de presentar el proyecto

Documents

Documento de Planificación Proyecto ERP