DOCUMENTOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 2014€œ2014, Año de Octavio Paz” Coordinación General de Archivos del CONALEP 5 Marzo del 2014 660-APO-PR-07-DO01 REV: 02 El nombre del asunto

“2014, Año de Octavio Paz”

Coordinación General de Archivos del CONALEP

1 Marzo del 2014 660-APO-PR-07-DO01 REV: 02

DOCUMENTOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

2014 (Planteles del Distrito Federal y Oaxaca)




CONTENIDO

OBJETIVO Pág. 3

FUNDAMENTO LEGAL Pág. 3

ARCHIVO DE TRÁMITE

SERVICIOS DE RECEPCIÓN, REGISTRO, TURNO Y CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA

Pág. 3

REGISTRO, CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES QUE SE APERTURAN

Pág. 3

INVENTARIO DE EXPEDIENTES GENERADOS EN EL PRESENTE EJERCICIO FISCAL Y ANTERIORES

Pág. 7

PRIMERA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL CONALEP PARA BAJA DOCUMENTAL

Pág. 9

ANEXOS Pág. 12




OBJETIVO

Proporcionar los elementos básicos para la clasificación, organización, conservación y resguardo de la documentación institucional, para un adecuado desempeño de las responsabilidades y funciones archivísticas de los planteles del CONALEP, contribuyendo así a la transparencia de la información y a la consolidación de la memoria institucional.

FUNDAMENTO LEGAL

- Ley Federal de Archivos D.O.F. 23 de enero del 2012 - ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las disposiciones del diverso por el que se

emitió el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia D.O.F. 27 de julio del 2011

- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal D.O.F. 20 de febrero del 2004

ARCHIVO DE TRÁMITE

SERVICIOS DE RECEPCIÓN, REGISTRO, TURNO Y CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA

Cada plantel llevará a cabo la recepción, registro y control de la correspondencia de entrada, el control de la gestión documental de la correspondencia en trámite y el registro y control de la correspondencia de salida.

La correspondencia de entrada original y en su caso, la correspondencia de salida original para la atención de los asuntos (acuse de recibo), así como los anexos correspondientes, se integraran en los expedientes respectivos bajo el resguardo directo del área interna del plantel que los atendió.

Los responsables de las áreas internas del plantel deberán evitar la producción o reproducción excesiva de documentos, instruyendo a su personal para que adopten las medidas necesarias y únicamente se marquen las copias estrictamente indispensables.

Aquellos comunicados que sean únicamente para conocimiento del personal, en la medida de lo posible, se deberán difundir a través de correo electrónico.

REGISTRO, CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES QUE SE APERTURAN

Registro de expedientes

Es importante llevar un estricto control de los expedientes que se van generando en cada una de las áreas internas de los planteles del CONALEP. Para eso se llevara un registro de todos los expedientes que se aperturan de manera anual, en el formato denominado “REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES” (ANEXO 1).

Este formato de control es por cada una de las áreas internas del plantel, es decir, uno para la Dirección del plantel, otro para cada Coordinación y otro para cada Jefatura de Proyecto.

Ejemplo:

El plantel “X” tiene dos Coordinaciones a su cargo, la Coordinación Ejecutiva de Formación Técnica y Capacitación y la Coordinación Ejecutiva de Apoyo Operativo.

La mayoría de los asuntos que ingresan al plantel “X”, la Dirección los turna a sus Coordinaciones. Algunos de estos asuntos los atenderá directamente la Coordinación y otros serán reenviados a la Jefatura de Proyecto respectiva.




Por lo tanto, cada una de estas áreas irá generando sus propios expedientes. Es decir, cada Coordinación debe de tener su propio registro de expedientes que va aperturando en un ejercicio fiscal de aquellos asuntos que la misma Coordinación atiende directamente, así también cada Jefatura de Proyecto.

También la Dirección del plantel, atenderá asuntos que son exclusivamente de su competencia, generando los expedientes correspondientes. Estos expedientes se deben de registrar en un formato propio de la Dirección.

Por lo tanto, cada vez que alguien vaya a abrir un expediente, por tratarse de un asunto nuevo o por ser ya otro ejercicio fiscal, lo tiene que registrar en este formato. Para ello, ya debe de haber relacionado su expediente con alguna de las series documentales que están en el Cuadro General de Clasificación Archivística (ANEXO 2).

Todo el personal que apertura un expediente debe de tener conocimiento de esto, por lo tanto, el formato debe de estar disponible en cada una de dichas áreas y podrá ser llenado a mano o de manera electrónica, como mas les convenga. Lo importante es llevar dicho control.

Este registro viene a ser el origen, el nacimiento de un expediente y a partir de este momento deberá aparecer en cada uno de los siguientes formatos, de acuerdo a sus plazos de conservación en la Institución y a su disposición final:

- Registro y control de expedientes - Inventario de expedientes en el Archivo de Trámite - Relación de Transferencia Primaria al Archivo de Concentración - Inventario de expedientes en el Archivo de Concentración - Inventario de Baja Documental o Relación de Transferencia Secundaria al Archivo Histórico, de acuerdo

a lo señalado en el Catálogo de Disposición Documental, según sea el caso. - Dictamen de baja documental por parte del Archivo General de la Nación, en su caso. - Inventario de expedientes en el Archivo Histórico, en su caso.

Clasificación de expedientes de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística

Después de crear un nuevo expediente y de registrarlo en el formato ya señalado, se le tiene que crear un código de clasificación, el cual va a ser único y que lo va a distinguir de todos los demás.

Este código de clasificación viene a ser el elemento de identificación del expediente durante todo su ciclo de vida.

El código de clasificación esta integrado por los siguientes elementos:

Clave del plantel. La clave de determinante de oficina. La clave de la serie documental con la que se relaciona el asunto sujeto a clasificación. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se apertura. El número progresivo que corresponde al expediente, al registrarlo en el formato “Registro y control de

expedientes”, dado en forma progresiva de manera anual y para cada expediente que se apertura. El año de apertura del expediente que se clasifica. Número de volumen del expediente (en su caso).

Clave del plantel: Número de la clave del plantel.

Clave de determinante de oficina: Clave de identificación de la unidad administrativa generadora del expediente (ANEXO 3).

La clave de la serie documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación: La clave de una de las series documentales con la que se vincula el asunto del expediente, mismas que aparecen en el Cuadro General de Clasificación Archivística (ANEXO 2). Una serie documental es un concepto genérico que debe de reflejar una función sustantiva del plantel. De esta función sustantiva se pueden desprender varios expedientes, cada uno sobre asuntos diferentes pero relacionados con dicha función o serie documental.




El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se apertura: Mismo que debe de ser claro y preciso, de tal manera que indique cual es el tema genérico que vincula a todos los documentos que se integran al expediente. Este viene a ser el nombre del expediente.

El número progresivo que corresponde al expediente al momento de registrarlo: Forma parte del código de clasificación, el número consecutivo que le tocó al expediente cuando lo registre en el formato “Registro y control de expedientes”. Este número puede cambiar de un año a otro, ya que el registro de expedientes es anual.

El año de apertura del expediente y número de volumen: Finalmente se anota el año de creación del expediente y en caso de ser necesario, por la cantidad de documentos que lo integran, el número de volumen.

Ejemplo de un código de clasificación:

132/S4/16.3/Sesiones del Comité de Vinculación/01-2014

Dónde:

132: Es la clave del plantel.

S4: Corresponde al código de la determinante de oficina de la Jefatura de Proyecto de Promoción y Vinculación.

16.3: Corresponde a la serie documental COMITÉ DE VINCULACIÓN, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.

“Sesiones del Comité de Vinculación”: Corresponde al asunto o tema en común que tienen los documentos que se resguardan en este expediente y que guardan relación con la serie COMITÉ DE VINCULACIÓN.

01: Corresponde al número consecutivo que le correspondió al expediente al momento de registrarlo en el formato “Registro y control de expedientes”, dado en forma progresiva de manera anual y para cada expediente que se apertura en cada ejercicio fiscal.

2014: Año en que se creó el expediente.

Todos los expedientes que generamos deben de estar clasificados de acuerdo a esta estructura, resaltando que todos los elementos ya están predeterminados, con excepción del número consecutivo que le correspondió al expediente al momento de registrarlo y el ASUNTO, el cual nosotros lo definimos, por que debe de ser lo más claro y preciso posible, ya que al final de todo el ciclo de vida de los expedientes, solo nos vamos a quedar con un listado, en el cual van a estar relacionados todos los expedientes que en algún momento generamos, identificándolos únicamente por la descripción del ASUNTO.

De los expedientes que tenemos en nuestros archivos generados en el 2011, 2012, 2013 y 2014, lo único que tenemos que hacer es relacionarlos con alguna de las series documentales, registrarlos y crearles su código de clasificación.

Habrá expedientes que NO contienen documentos relacionados con un tema en común, es decir, que abarquen temas diversos que tienen que ver con dos o más series documentales y que por lo tanto nos puede costar trabajo designarles una serie en particular y también darle un nombre al expediente que defina claramente lo que contiene. En este caso, lo recomendable es separar de dicho expediente los documentos por temas, para que sea más fácil asignarles una serie documental y darle un nombre adecuado. Es decir, de un expediente se generarían dos o más expedientes.

En el caso de las secretarias de la Dirección del plantel, que reciben toda la correspondencia, misma que se refiere a diversos asuntos, ellas si pueden integrar en un solo expediente dichos documentos, ya que los




originales los canalizan al área interna que los va a atender, los cuales serán integrados en un expediente debidamente clasificado de acuerdo al tema de que se trate.

En este caso, las secretarias de la Dirección del plantel pueden nombrar a sus expedientes como OFICIOS RECIBIDOS u OFICIOS ENVIADOS e internamente con separadores detallar a que área corresponden (solo como ejemplo, no necesariamente debe de ser así). También, si así lo desean y les es manejable, pueden crear expedientes por área o por temas. Reiteramos, depende de lo que sea funcional para cada una de ellas.

Elaboración de carátulas

Un expediente, dependiendo de la información que contengan, se clasificará como PÚBLICO, RESERVADO o CONFIDENCIAL.

Para cada una de estas clasificaciones, se tiene una carátula específica.

La mayoría de la información que contienen los expedientes de los planteles del CONALEP es PÚBLICA, atendiendo al principio de máxima publicidad señalada en la normatividad vigente. Sin embargo, existen expedientes que contienen datos personales de particulares, mismos que deben de tener una carátula de CONFIDENCIAL. Hay datos personales en los expedientes de los alumnos, en los expedientes del personal, de los Docentes, de los instructores de capacitación, portafolios de evidencias, entre otros.

También hay expedientes que tienen información, que por su naturaleza y por estar en los supuestos señalados en los artículos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, esta clasificada como RESERVADA, misma que es difícil encontrar en los planteles.

Registrado el expediente y creado el código de clasificación, se deben de elaborar inmediatamente las carátulas correspondientes, incluido el lomo de la carpeta, en su caso.

En el ANEXO 4 hay ejemplos de llenado de las carátulas que deben de llevar cada uno de los expedientes que se generen.

Integración de los expedientes

Todos los documentos que se vayan incorporando al expediente, deben de estar relacionados al ASUNTO, TEMA o MATERIA PRINCIPAL del mismo. Esto nos va a permitir ubicar rápidamente cualquier documento que nos sea requerido.

Los expedientes deberán integrarse en una forma lógica, por fechas, ordenando internamente la documentación del expediente con el criterio de organización siguiente: el documento de fecha más antigua en la parte final de la carpeta o folder que lo contenga y el documento más reciente en la parte inicial.

Para tener un mejor control del contenido de los expedientes, estos se deberán de foliar en todas sus fojas, como un elemento de seguridad e integridad de la información que contienen, del documento mas antiguo al mas reciente, es decir, de atrás hacia enfrente.

Ordenación de expedientes

Los expedientes se deberán ordenar en los muebles de archivo, de conformidad con el criterio de ordenación que mejor convenga a su organización interna, respetando siempre el código de clasificación que se les asigne.

Por ejemplo, si un área decide ordenar sus expedientes siguiendo el criterio de ordenación alfabético, entonces tendrá que hacerlo tomando como referencia el nombre o la denominación del asunto que se asigne a los expedientes en cuestión. Si desea ordenarlos siguiendo un criterio numérico progresivo, entonces los expedientes tomarán como referencia los dígitos del número que se registro en el código clasificación del expediente. Si el expediente se ordena siguiendo un criterio cronológico, entonces se toman como referencia los dígitos del año en que se aperturó el expediente.

Los métodos de ordenación habituales son los siguientes:




a) Alfabético

b) Numérico

c) Alfa – numérico

d) Onomástico

e) Cronológico

f) Geográfico

g Cromático

h) Estructural (por el código del área)

i) Funcional (por el código de la serie)

Finalmente, debemos identificar los espacios físicos en los que se depositan los expedientes, asignándole un número a la oficina y a los archiveros que se encuentran en la misma, numerándolos de izquierda a derecha y también sus niveles de arriba hacia abajo.

El espacio abierto en el que se encuentren archiveros o expedientes, se tendrá que identificar también, ya sea como AREA COMÚN DE LA DIRECCIÓN…; ÁREA SECRETARIAL DE LA COORDINACIÓN…; etc.

Lo que hemos revisado hasta este momento se debe de aplicar para todos los expedientes que se crearon a partir del 2011, que fue el año en el que se difundió entre los planteles, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

Los expedientes que se crearon en el 2010 y ejercicios anteriores NO LES APLICA LO QUE HEMOS REVISADO HASTA ESTE MOMENTO, es decir, no se tienen que registrar en el formato “Registro y control de expedientes”, no se les tiene que asignar un código de clasificación y tampoco se les tiene que elaborar una carátula.

INVENTARIO DE EXPEDIENTES GENERADOS EN EL PRESENTE EN EL 2011 Y EJERCICIOS ANTERIORES

En el caso de los planteles, es necesario realizar un inventario de los expedientes que se tienen bajo su resguardo y que fueron generados desde la operación y funcionamiento del plantel a la fecha.

Para llevar a cabo este inventario de expedientes, es necesario llevar a cabo una serie de actividades:

- Debemos de identificar nuestros expedientes por año, es decir, debo de identificar planamente los expedientes que abrí en el 2013, los que abrí en el 2012, en el 2011, 2010, 2009, 2008, etc., etc., hasta el expediente más antiguo que este en el plantel, que pudiera ser en 1985, dependiendo de cuando entro en funcionamiento el plantel. Esto no significa que tengo que agrupar todos los expedientes por estos años, lo que significaría hacer todo un reacomodo de los mismos. Si tienen la oportunidad de hacerlo, esta bien, pero si no lo pueden hacer no hay problema, lo importante es tenerlos bien identificados y saber en donde están.

- Una vez identificados por año y dependiendo de los documentos que contiene cada expediente, les deben de asignar solamente una serie documental (RECUERDEN, DEL 2010 HACÍA ATRÁS NO DEBEN DE REGISTRARLOS, NO DEBEN CREAR CÓDIGOS DE CLASIFICACIÓN Y TAMPOCO HACER CARÁTULAS). La serie documental debe ser de acuerdo a los documentos que contienen, marcando el número de la serie correspondiente en la portada o en el lomo del expediente, de tal manera que sea claramente visible. Esto nos va a ayudar bastante al momento de hacer el inventario.




- Algo muy importante al hacer estas actividades es verificar que el asunto que describe al expediente en su portada o lomo, sea el adecuado, de acuerdo a los documentos que contiene, ya que muchos de estos expedientes, sobre todo los mas antiguos, serán dados de baja y lo único que vamos a tener como referencia es el NOMBRE del expediente en un listado de baja documental. Solo así podremos demostrar en algún momento que nos soliciten información, que ya no la tenemos porque esta se encontraba en tal expediente, mismo que ya fue dado de baja. Por lo tanto, si ustedes consideran necesario renombrar el expediente, lo pueden hacer, plasmándolo claramente en la portada o lomo del mismo.

- Realizado lo anterior, daremos inicio al levantamiento del inventario, el cual se debe de realizar a través de dos formatos: INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE DEL 12 DE JUNIO DEL 2003 A DICIEMBRE DEL 2013 (ANEXO 5) e INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES DEL 11 DE JUNIO DEL 2003 Y EJERCICIOS ANTERIORES (ANEXO 6). Como pueden ver en estos dos formatos, el año 2003 está dividido, sin embargo y para fines prácticos, respetaremos estos encabezados, pero en el primer formato INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE DEL 12 DE JUNIO DEL 2003 A DICIEMBRE DEL 2013 incluiremos todos los expedientes del 2003 y en el segundo formato INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES DEL 11 DE JUNIO DEL 2003 Y EJERCICIOS ANTERIORES incluiremos los expedientes del 2002 y ejercicios anteriores.

- Empezaremos elaborando el formato INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE DEL 12 DE JUNIO DEL 2003 A DICIEMBRE DEL 2013 (ANEXO 5). Este formato es por serie documental, es decir, voy a registrar únicamente expedientes que relacione con cierta serie documental, empezando por el año 2013, después 2012, 2011 y hasta el 2003 de manera continua. Este registro es expediente por expediente. Ejemplo: De la serie 16.3, relaciono todos los expedientes que ubique con esta serie, empezando por el año 2013 y concluyendo con el 2003 de manera continua, utilizando las hojas que sean necesarias. Al final puedo tener una sola hoja o varias, dependiendo de la cantidad de expedientes que identifique con esta serie. Tomo un nuevo formato y empiezo a relacionar los expedientes de otra serie documental, siguiendo los mismos pasos y así sucesivamente hasta concluir con todas las series documentales que vincule con mis expedientes. Los demás datos del formato se especifican en el instructivo de llenado. De este inventario voy a tener al final varios juegos, cada uno correspondiendo a una serie documental y que incluye todos los expedientes que vincule con las mismas.

- Concluido lo anterior, continúo con el formato INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES DEL 11 DE JUNIO DEL 2003 Y EJERCICIOS ANTERIORES (ANEXO 6). En este formato el registro ya NO ES EXPEDIENTE POR EXPEDIENTE, el registro es por serie documental. En este formato es un renglón por serie documental. Lo que tengo que hacer es identificar los expedientes que tienen la misma serie documental del 2002 hacia atrás, contarlos y verificar de que temas o asuntos tratan, si son originales o copias, en donde están ubicados, etc. Ejemplo: Serie 16.3, localice 60 expedientes que se abrieron del año 1985 al 2002, mismos que se refieren a sesiones del comité de vinculación, ordinarias como extraordinarias. En la descripción del contenido de los expedientes se tiene que resumir de manera muy clara el contenido de esos 60 expedientes sin importar que la celda se habrá un poco; ejemplo: Sesiones ordinarias del Comité de Vinculación, Actas. Concluido el llenado de los datos para esta serie, continuo con el siguiente renglón siguiendo los mismos pasos. En este formato y por cuestión de orden, debemos de registrar las series en orden ascendente. Al final tendremos quizás una sola hoja de este inventario, ya que es muy genérico. Los demás datos del formato se especifican en el instructivo de llenado.

Concluidos estos inventarios, podremos llevar a cabo nuestra primera transferencia primaria de expedientes, es decir, tendremos la oportunidad de dar de baja información muy antigua que tienen bajo su resguardo, que ya no se utiliza y que sobre todo, ocupa espacios que tanta falta hacen en los planteles para los nuevos expedientes que se van generando año con año.




Esta primera transferencia primaria será únicamente de expedientes que, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental (ANEXO 7), han vencido sus plazos de conservación, tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración y que son motivo de BAJA.

Aquellos expedientes que en el Catálogo de Disposición Documental estén seleccionados como CONSERVACIÓN o como MUESTREO, por el momento permanecerán en los planteles.

IMPORTANTE: En el caso de expedientes que contengan DOCUMENTACIÓN CONTABLE es muy importante identificar aquellos que son ORIGINALES, ya que tienen un tratamiento especial.

PRIMERA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL CONALEP PARA BAJA DOCUMENTAL

Para llevar a cabo las actividades relacionadas con la primera Transferencia Primaria de Expedientes, es necesario concluir con los inventarios.

La Coordinación General de Archivos del CONALEP convocará al personal de planteles para revisar este apartado a detalle.

Algunas de las actividades que sí pueden ir realizando, de manera opcional, son las siguientes:

Identificar en una COPIA o RESPALDO de los inventarios, ya validados por la Coordinación General de Archivos del CONALEP, los expedientes que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, concluyen con su periodo de resguardo en el Archivo de Trámite y en Archivo de Concentración y que por lo tanto son motivo de BAJA DOCUMENTAL.

Los expedientes que se van a transferir para su BAJA DOCUMENTAL, deberán separarse de la carpeta en la que están resguardados e ir dentro de un folder, sujetado con ligas a su alrededor y no deben contener clips, grapas, broches, ni algún otro material metálico.

Se pueden conservar dentro del expediente los índices y los separadores, siempre y cuando no sean de plástico (Si la hoja del separador es de papel y la pestaña de plástico si se pueden conservar).

En la portada del folder que contiene el expediente deberá aparecer la descripción del asunto y año de creación, así como la serie documental con la que se le vinculó. Se puede dejar la misma carátula que tenía el expediente, adherida al folder, siempre y cuando contengan dichos datos.

Los expedientes que se relacionaron en el formato INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES DEL 11 DE JUNIO DEL 2003 Y EJERCICIOS ANTERIORES (ANEXO 5), y que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental han concluido sus plazos de conservación, se pueden ir acomodando en cajas por serie documental. Los datos para la transferencia primaria de estos expedientes, que fueron generados en el 2002 y ejercicios anteriores, se pueden ir registrando en el formato RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA (Baja Documental Directa de expedientes del 2002 y ejercicios anteriores) ANEXO 8

Cabe recordar que este inventario se hizo por serie documental, misma que incluía varios expedientes, por lo tanto puede salir una o varias cajas. La descripción del contenido de los expedientes que contiene cada caja de una misma serie será la misma para todas, lo único que puede cambiar en el formato de Transferencia a la hora de registrarla es el año de creación de los expedientes que contiene. En caso de que una caja no se complete en su totalidad y quede un hueco, este se deberá rellenar de papel reciclado o cartón, de tal manera que queden bien sujetados.

Para el caso de los expedientes que están relacionados en el formato INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE DEL 12 DE JUNIO DEL 2003 A DICIEMBRE DEL 2013 (ANEXO 5), y que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental han concluido sus plazos de conservación, también se pueden ir acomodando los




expedientes en cajas, independientemente de la serie documental y del año al que correspondan, ya que en este caso si se tendrá que registrar EXPEDIENTE por EXPEDIENTE en el formato “RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA” (Expedientes generados a partir del 2003 para Baja Documental Directa) ANEXO 9, asignándole a cada expediente un número consecutivo en cada caja de manera independiente, iniciando con el 01, 02, 03, 04, 05 etc. En caso de que un expediente tenga 2 o más volúmenes, se deberán identificar dentro de la caja de la siguiente manera: Expediente 04- Vol. 1; Expediente 04- Vol. 2; Expediente 04- Vol. 3; etc. El número que le toco al expediente en la caja debe de coincidir con el consecutivo que le toco al registrarlo en el formato “RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA” (Expedientes generados a partir del 2003 para Baja Documental Directa) ANEXO 9.

Aquellos expedientes que tienen varios volúmenes y que pueden llenar una sola caja, se numerarán como lo vimos en el ejemplo anterior, es decir, Expediente 01- Vol. 1; Expediente 01- Vol. 2; Expediente 01- Vol. 3; Expediente 01- Vol. 4; Expediente 01- Vol. 5; Expediente 01- Vol. 6.

Los formatos de “RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA” se deberán presentar en original y copia, debidamente firmados.

Utilizar las cajas necesarias, de acuerdo a la cantidad de expedientes que se van a transferir.

Identificar las cajas con una etiqueta colocada en cada uno de sus 4 costados (ANEXO 10).

Presentarse puntualmente en el día y hora señalada para realizar la transferencia primaria de expedientes.

Resguardar adecuadamente su acuse para cualquier consulta posterior del expediente.

El Archivo de Concentración no recibirá:

Diarios Oficiales de la Federación. Carpetas o engargolados. Documentación personal (estados de cuenta, invitaciones, felicitaciones, reconocimientos, etc.) Libros, revistas, directorios telefónicos, periódicos. Formatos en desuso. Folletos y publicidad en general. Materiales didácticos. Videos, cintas, discos (a menos de que forme parte de un anexo que no se encuentre impreso, etiquetado con los datos del expediente y/u oficio del que forma parte)

Todos los servidores públicos de las áreas internas del plantel, deberán respetar lo señalado en el Catálogo de Disposición Documental, por lo que no podrán conservarse los expedientes de acuerdo con la voluntad personal de cada servidor público, sino bajo los lineamientos establecidos y las disposiciones contenidas en el presente documento.

Esta primera transferencia primaria se hará al Archivo de Concentración del CONALEP, ubicado en Toluca, Edo. de México y el objetivo es sacar de los archivos de cada plantel, los expedientes más antiguos que ya no tienen ninguna utilidad y que únicamente están ocupando un espacio.

En esta primera transferencia primaria no es necesario que los expedientes vayan foliados, ya que son para BAJA DOCUMENTAL DIRECTA.

IMPORTANTE: Para las actividades relacionadas a la TRANSFERENCIA, se llevará a cabo una sesión informativa por parte de la Coordinación General de Archivos del CONALEP.




LOS FORMATOS REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES, CARATULAS E INVENTARIOS, TRANSFERENCIA, ASÍ COMO EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y OTRA INFORMACIÓN NORMATIVA, ESTA DISPONIBLE EN EL PORTAL CONALEP EN:

- QUIENES SOMOS - TRANSPARENCIA - ARCHIVOS - DOCUMENTOS SOPORTE PARA PLANTELES

Cualquier duda o comentario sobre el contenido de este documento, favor de contactar a José de Jesús Xospa Cruz, en la extensión 2450 ó al correo electrónico [email protected]




ANEXO 1

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP

REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES ( 1 )

660-APO-PR-07-FO04

Unidad Administrativa: ( 2 ) Área: ( 3 )

EXP. No.

SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE

( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 )




Instructivo de llenado

1. REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES: Anotar el año del ejercicio fiscal en el que se están aperturando los expedientes.

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre del plantel.

3. ÁREA: Nombre del área a la que corresponden los expedientes, es decir, la Dirección del Plantel; Coordinación o Jefatura de Proyecto (Este listado lo deberán controlar las secretarias de dichas áreas para el registro de los expedientes).

4. EXP. No. : Número consecutivo que le corresponde al expediente que se registra y que forma parte del código de clasificación.

5. SERIE: Anotar la serie documental que corresponde al expediente.

6. ASUNTO DEL EXPEDIENTE: Describir el tema o asunto de la información que va a contener el expediente.

7. RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE: Anotar el nombre de la persona responsable de la integración del expediente.

8. UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE: Anotar el número de la oficina o describir el espacio abierto en el que se va a resguardar el expediente, así como el número de archivero y el número de nivel en el que se localiza.




ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP

REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES __________

660-APO-PR-07-FO04

Unidad Administrativa: ____________________________________________________________ Área: __________________________________________________________________________

EXP. No.

SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE




ANEXO 2 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO

ACTAS 01 ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS 02 ACUERDOS 03 ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS 04 ATENCIÓN A LA COMUNIDAD 05 AUDITORIAS 06 AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS 07 BECAS 08 BITACORAS 09 BOLSA DE TRABAJO 10 CAMPOS CLINICOS 11 CAPACITACIÓN 12 CENTROS DE EVALUACIÓN 13 CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA 14

COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD 15

COMITÉS 16 COMITÉ ACADÉMICO 16.1 COMITÉ DE TITULACIÓN 16.2 COMITÉ DE VINCULACIÓN 16.3 COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR 16.4 COMITÉS DELEGACIONALES 17 COMODATOS 18




CONCILIACIONES BANCARIAS 19 CONSTANCIA DE RETENCIONES Y PERCEPCIONES 20 CONTRATOS, CONVENIOS Y CARTAS DE INTENCIÓN 21 CORRESPONDENCIA GENERAL 22 DONACIONES 23 EQUIPAMIENTO 24 ESTADÍSTICAS 25 ESTIMULO AL DESEMPEÑO DOCENTE 26 ESTRUCTURAS EDUCATIVAS 27 EVALUACIONES DE ALUMNOS 28 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL 29 EXPEDIENTES ALUMNOS 30 EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN LABORAL 31 EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES 32 EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES CAMPO CLINICO 33 INCIDENCIAS 34 INFORMES 35 INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS 36 CIERRES CONTABLES 36.1 INFRAESTRUCTURA 37 INVENTARIOS 38 LIBROS DE COPIAS FIEL DE CERTIFICADOS 39 LIBROS DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 40 LIBROS DE REGISTRO DE TITULACIÓN 41 LICENCIAS DE SOFTWARE 42 MANTENIMIENTO 43




NOMINAS 44 POLIZAS 45 PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE CANDIDATO EVALUADOS (CENTRO DE EVALUACIÓN) 46 PRACTICAS TECNOLÓGICAS 47 PRESTACIONES 48 PROCESO DE SELECCIÓN A LOS ASPIRANTES A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES 49 PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES 50 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) 51 PROGRAMAS 52 PROGRAMAS ESPECIALES 53 PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA 54 PRUEBA ENLACE 55 RECIBOS DE PAGO 56 RESGUARDOS 57 REUNIONES DE ACADEMIA 58 SEGUIMIENTO DE EGRESADOS 59 SEGUROS 60 SERVICIOS 61 SINODALÍAS 62 SOLICITUDES DE REMESA MENSUAL 63 SOLICTUDES DE AUTORIZACIÓN DE COMPRA 64 TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS 65 UNIDADES MÓVILES, UNIDADES DE ARASTRE 66 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO 67 BAJA DOCUMENTAL 68 CONTROL DE GESTIÓN 69




ANEXO 3

TABLA DE DETERMINANTES DE OFICINA DE PLANTEL

NOMBRE DE LA SECCIÓN CÓDIGO

DIRECCIÓN DEL PLANTEL DP

COORDINACIÓN EJECUTIVA DE FORMACIÓN TÉCNICA Y CAPACITACIÓN CE01

COORDINACIÓN EJECUTIVA DE APOYO OPERATIVO CE02

CAPACITACIÓN S1

FORMACIÓN TÉCNICA S2

INFORMÁTICA S3

PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN S4

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS S5

SERVICIOS ESCOLARES S6

TALLERES Y LABORATORIOS S7




ANEXO 4

Los datos que contienen las carátulas se toman del Catálogo de Disposición Documental, es decir, el VALOR DOCUMENTAL, que puede ser Administrativo, Legal o Fiscal, las VIGENCIAS, que son los años de conservación tanto en AT= Archivo de Trámite como en AC= Archivo de Concentración.

La FECHA DE TRANSFERENCIA PRIMARIA, es el año en el que va a enviar el expediente al Archivo de Concentración después de haberlo conservado por un tiempo en el Archivo de Trámite.

Si el expediente se creó en el 2013 y de acuerdo al Catálogo de disposición Documental se debe de conservar 1 año en el Archivo de Trámite, lo debo de conservar un año adicional, es decir, todo 2014 y ese mismo año se transfiere, ya que la transferencia es en el mes de noviembre, por lo que el expediente ya casi cumple dicho periodo de resguardo. Por otro lado, no se va a dar de baja, sino que se va a resguardar ahora en el Archivo de Concentración el plazo que este determinado en el Catálogo de Disposición Documental.

Por lo tanto, en este ejemplo, la fecha de transferencia sería 2014.

Si fuera un expediente que lo debo de conservar 3 años en Archivo de Trámite, creado en el 2011, lo conservo 3 años más, 2012, 2013 y 2014. Por lo tanto el año de transferencia es en el 2014.

FECHA DE APERTURA y FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE, es la fecha en la que creo mi expediente y la fecha en la que se cerró (día/mes/año).

En el recuadro se anota el CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE, como los ejemplos que vimos anteriormente:

132/S4/16.3/Sesiones del Comité de Vinculación/01-2014

No. DE FOJAS ÚTILES AL CIERRE DEL EXPEDIENTE, se anota el total de fojas útiles, mismas que deben de estar foliadas a partir del primer documento que integra el expediente.

En la parte inferior de la carátula y de la costilla, se puede anotar cualquier otro elemento de identificación del expediente que para ustedes sea importante.




Clasificación del expediente: Público

Valor documental:

Vigencias

Archivo de trámite: años Archivo de concentración: años

Fecha de transferencia primaria:

Fecha de apertura del expediente:

Fecha de cierre del expediente:

Número de fojas útiles al cierre del expediente:




Clasificación del expediente: Público

Valor documental: (1)

Vigencias

Archivo de trámite: (2) años Archivo de concentración: (3) años

Fecha de transferencia primaria: (4)

Fecha de apertura del expediente: (5)

Fecha de cierre del expediente: (6)

Número de fojas útiles al cierre del expediente: (7)

(8)




INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA FORMATO DE CARÁTULAS DE EXPEDIENTES PÚBLICOS

1. VALOR DOCUMENTAL: ANOTAR EL VALOR (ES) DEL EXPEDIENTE, MISMO QUE PUEDE SAR ADMINISTRATIVO, LEGAL O

FISCAL, DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

2. ARCHIVO DE TRÁMITE: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE, DE ACUERDO AL

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

3. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACION, DE

ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

4. FECHA DE TRANSFERENCIA PRIMARIA: ANOTAR EL AÑO EN QUE DEBERA SER TRANSFERIDO EL EXPEDIENTE AL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, UNA VEZ CONCLUIDO EL PLAZO DE CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

5. FECHA DE APERTURA DE EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE APERTURA EL EXPEDIENTE (EN LA

MEDIDA DE LO POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

6. FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE CIERRA EL EXPEDIENTE (EN LA MEDIDA DE

LO POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

7. No. DE FOJAS AL CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR EL NÚMERO TOTAL DE FOJAS ÚTILES AL CIERRE DEL

EXPEDIENTE, PARA RECEPCIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

8. CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE CONFORME AL SISTEMA DE

CLASIFICACION INSTITUCIONAL, MISMA QUE SE INTEGRA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:

Código asignado a la unidad administrativa (tabla de determinantes de oficina); código asignado a serie documental de acuerdo al cuadro general de clasificación archivística; Asunto del expediente; número consecutivo del expediente asignado por el área productora al momento de registrarlo; el año de apertura del expediente y en su caso, el volumen.




Fecha de clasificación:

Unidad Administrativa:

Carácter del expediente: Reservado

Partes o secciones reservadas:

Periodo de reserva:

Fundamento legal:

Firma del Titular de la Unidad Administrativa: _________________________

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa:

Ampliación del periodo de reserva:

Fecha de desclasificación:

Nombre, cargo y firma del servidor público que desclasifica: ______________________

Valor Documental:

Vigencias:

Archivo de Trámite: años Archivo de Concentración: años

Fecha de Transferencia primaria:

Fecha de apertura del expediente: Fecha cierre del expediente:

No. de fojas al cierre del expediente:




Fecha de clasificación: (1)

Unidad Administrativa: (2)

Carácter del expediente: Reservado

Partes o secciones reservadas: (3)

Periodo de reserva: (4)

Fundamento legal: (5)

Firma del Titular de la Unidad Administrativa: ____________(6)___________

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa: (7)

Ampliación del periodo de reserva: (8)

Fecha de desclasificación: (9)

Nombre, cargo y firma del servidor público que desclasifica: __________(10)__________

Valor Documental: (11)

Vigencias:

Archivo de Trámite: (12) años Archivo de Concentración: (13) años

Fecha de Transferencia primaria: (14)

Fecha de apertura del expediente: (15) Fecha cierre del expediente: (16)

No. de fojas al cierre del expediente: (17)

(18)




INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA FORMATO DE CARÁTULAS DE EXPEDIENTES RESERVADOS

1. FECHA DE CLASIFICACIÓN: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE CLASIFICA EL EXPEDIENTE COMO RESERVADO.

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA DEL EXPEDIENTE.

3. PARTES O SECCIONES RESERVADAS: EN CASO DE QUE EN EL EXPEDIENTE EXISTAN PARTES O SECCIONES RESERVADAS, SE

SEÑALARA ESTE HECHO.

4. PERIODO DE RESERVA: SE ANOTARÁ EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS QUE SE MANTENDRÁ EL EXPEDIENTE CON EL CARÁCTER

DE RESERVADO.

5. FUNDAMENTO LEGAL: ANOTAR EL O LOS ORDENAMIENTOS JURÍDICOS, ASÍ COMO LOS ARTÍCULOS, FRACCIONES, PÁRRAFOS,

CON BASE A LOS CUALES SE SUSTENTA LA RESERVA.

6. FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: FIRMA AUTOGRAFA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA EN LA

CUAL ESTÁ RESGUARDADO EL EXPEDIENTE.

7. NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE COMPLETO DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

8. AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA: ANOTAR EL NÚMERO DE AÑOS POR LOS QUE SE AMPLÍA LA RESERVA.

9. FECHA DE DESCLASIFICACIÓN: ANOTAR LA FECHA EN QUE SE DESCLASIFICA LA INFORMACIÓN COMO RESERADA.

10. NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE DESCLASIFICA: ANOTAR EL NOMBRE COMPLETO DEL FUNCIONARIO

QUE DESCLASIFICA LA INFORMACIÓN COMO RESERVADA, ASÍ COMO SU CARGO Y FIRMA AUTOGRAFA.

11. VALOR DOCUMENTAL: ANOTAR EL VALOR (ES) DEL EXPEDIENTE, MISMO QUE PUEDE SAR ADMINISTRATIVO, LEGAL O

FISCAL, DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

12. ARCHIVO DE TRÁMITE: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE, DE ACUERDO AL CATALOGO

DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

13. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACION, DE

ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

14. FECHA DE TRANSFERENCIA PRIMARIA: ANOTAR EL AÑO EN QUE DEBERA SER TRANSFERIDO EL EXPEDIENTE AL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, UNA VEZ CONCLUIDO EL PLAZO DE CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

15. FECHA DE APERTURA DE EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE APERTURA EL EXPEDIENTE (EN LA MEDIDA DE

LO POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

16. FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE CIERRA EL EXPEDIENTE (EN LA MEDIDA DE LO

POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

17. No. DE FOJAS AL CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR EL NÚMERO TOTAL DE FOJAS ÚTILES AL CIERRE DEL EXPEDIENTE,

PARA RECEPCIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

18. CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE CONFORME AL SISTEMA DE CLASIFICACION

INSTITUCIONAL, MISMA QUE SE INTEGRA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:





Fecha de clasificación:

Unidad Administrativa:

Fundamento legal: Artículo 18, fracción II, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental

Carácter del expediente: Confidencial

Firma del Titular de la Unidad Administrativa: __________________________

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa:

Partes o secciones confidenciales:

Valor Documental:

Vigencias:

Archivo de Trámite: años Archivo de Concentración: años

Fecha de Transferencia primaria:

Fecha de apertura del expediente: Fecha cierre del expediente:

No. de fojas al cierre del expediente:




Fecha de clasificación: (1)

Unidad Administrativa: (2)

Fundamento legal: (3)

Carácter del expediente: Confidencial

Firma del Titular de la Unidad Administrativa: ___________(4)___________

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa: (5)

Partes o secciones confidenciales: (6)

Valor Documental: (7)

Vigencias:

Archivo de Trámite: (8) años Archivo de Concentración: (9) años

Fecha de Transferencia primaria: (10)

Fecha de apertura del expediente: (11) Fecha cierre del expediente: (12)

No. de fojas al cierre del expediente: (13)

(14)




INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA FORMATO DE CARÁTULAS DE EXPEDIENTES CONFIDENCIALES

1. FECHA DE CLASIFICACIÓN: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE CLASIFICA EL EXPEDIENTE COMO CONFIDENCIAL.

2. UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA DEL EXPEDIENTE.

3. FUNDAMENTO LEGAL: ANOTAR EL O LOS ORDENAMIENTOS JURÍDICOS, ASÍ COMO LOS ARTÍCULOS, FRACCIONES,

PÁRRAFOS, CON BASE A LOS CUALES SE SUSTENTA LA CONFIDENCIALIDAD.

4. FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: FIRMA AUTOGRAFA DEL TITULAR DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA EN LA CUAL ESTÁ RESGUARDADO EL EXPEDIENTE.

5. NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: NOMBRE COMPLETO DEL TITULAR DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA.

6. PARTES O SECCIONES CONFIDENCIALES: EN CASO DE QUE EN EL EXPEDIENTE EXISTAN PARTES O SECCIONES

CONFIDENCIALES, SE SEÑALARA ESTE HECHO O EN SU CASO TODO EL EXPEDIENTE.

7. VALOR DOCUMENTAL: ANOTAR EL VALOR (ES) DEL EXPEDIENTE, MISMO QUE PUEDE SAR ADMINISTRATIVO,

LEGAL O FISCAL, DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

8. ARCHIVO DE TRÁMITE: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE, DE ACUERDO AL

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

9. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: ANOTAR EL TIEMPO DE CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACION,

DE ACUERDO AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

10. FECHA DE TRANSFERENCIA PRIMARIA: ANOTAR EL AÑO EN QUE DEBERA SER TRANSFERIDO EL EXPEDIENTE

AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, UNA VEZ CONCLUIDO EL PLAZO DE CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

11. FECHA DE APERTURA DE EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE APERTURA EL EXPEDIENTE (EN LA

MEDIDA DE LO POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

12. FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA FECHA EN LA QUE SE CIERRA EL EXPEDIENTE (EN LA MEDIDA

DE LO POSIBLE DÍA, MES Y AÑO).

13. No. DE FOJAS AL CIERRE DEL EXPEDIENTE: ANOTAR EL NÚMERO TOTAL DE FOJAS ÚTILES AL CIERRE DEL

EXPEDIENTE, PARA RECEPCIÓN EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

14. CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE: ANOTAR LA CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE CONFORME AL SISTEMA DE

CLASIFICACION INSTITUCIONAL, MISMA QUE SE INTEGRA DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:





132/S4/16.3/Sesiones del Comité de Vinculación

/01-2014




ANEXO 5

Hoja de

Sección:

Serie: Fecha de registro:

A L F AT AC Total E C M

Responsable de la información

Condiciones de

Acceso

Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica660-APO-PR-07-FO03-A

Inventario de Archivo de Trámite del 12 de Junio del 2003 a Diciembre del 2013

Plazo de

conservaciónTécnica de selección

Autorizó

Valoración

primariaUbicación del expediente

Fondo:

No.

ProgAsunto del expediente Año Unidad de intalación

Original o

copia

Total de

volúmenes





Fondo: Clave y nombre del plantel.

Sección: Especificar a que unidad administrativa corresponden los expedientes (Dirección del plantel; Coordinación …; Jefatura de Proyecto …)

Serie: Clave y nombre de la serie documental conla que tienen relación los expedientes.

Hoja: Anotar el número de hoja y el total de las mismas.

Fecha de registro: Anotar la fecha completa en la que se concluye el registro de la información en el formato.

No. Progresivo: Número consecutivo por expediente que se va registrando.

Asunto del expediente: Describir brevemente y de manera general el tema o asunto de la información que contiene el expediente.

Año: Registrar el año al que corresponde la información que contiene el expediente

Unidad de instalación: especificar en que medio esta resguardada la información (Carpeta, folder, legajo, etc.)

Total de volúmenes: Número de volúmenes que integran el expediente.

Original o copia: Determinar si el expediente contiene información original o copias (Un acuse de recibo con sellos o firmas originales se considera ORIGINAL)

Valoración primaria: (A) administrativa;(L) legal o (F) fiscal; este dato lo obtenemos del CADIDO.

Autorizó: Anotar el nombre y la firma del Director del Plantel o quien en el momento este a cargo del mismo.

Ubicación del expediente: Determinar en que espacio físico se encuentra el expediente, es decir, en que número de oficina o archivo, en que número de archivero que se

encuentra dentro de la oficina o el archivo y en la medida de los posible en que nivel (Para esto se deben de identificar con un número todas las oficinas del plantel,

empezando por la de la Dirección, así como todos aquellos espacios que se han habilitado como archivos, es decir, bodegas o aulas).

Condiciones de acceso: Especificar si la información que contiene el expediente es Pública, Reservada o Confidencial (La mayoría de la información de los planteles es

Pública, con excepción de los datos personales que obtenemos de los PSP, alumnos y personal que labora en el plantel, la cual tiene un carácter de Confidencial).

Plazo de conservación: Periodo en años en que el expediente se debe de resguardar en el (AT) archivo de trámite; (AC) archivo de concentración y el total de ambos

periodos (Este dato lo obtenemos del CADIDO)

Técnica de selección: Anotar si el expediente se (E) elimina; (C) conserva en su totalidad o se toma una (M) muestra para seguirse resguardando (Este dato lo obtenemos

del CADIDO)

Responsable de la información: Anotar nombre y firma de la persona que esta al frente del área a la que corresponde la información (Coordinador, Jefe de proyecto o

persona que tenga delegada alguna responsabilidad como jefe de área)




ANEXO 6

660-APO-PR-07-FO03-B

Fondo: Hoja ____ de _____

Sección: Fecha de Registro:

A L F AT AC Total E C M

Total de

expedientes

Responsable de la información Autorizó

Colegio Nacional de Educación Profesional TécnicaInventario General de Series Documentales del 11 de Junio del 2003 y ejercicios anteriores

Condiciones de acceso Breve descripción del contenido de los expedientesNo.

Prog.

Plazo de

conservaciónTécnica de selección

Ubicación de los expedientesSerie

Valoración

primariaOriginales o

copiasAños extremos





Fondo: Clave y nombre del plantel.

Sección: Especificar a que unidad administrativa corresponden los expedientes (Dirección del plantel; Coordinación …; Jefatura de Proyecto …)

Hoja: Anotar el número de hoja y el total de las mismas.

Fecha de registro: Anotar la fecha completa en la que se concluye el registro de la información en el formato.

No. Progresivo: Número consecutivo por serie que se va registrando.

Serie: Clave de la serie con la que tienen relación los expedientes.

Valoración primaria: (A) administrativa;(L) legal o (F) fiscal; este dato lo obtenemos del CADIDO.

Técnica de selección: Anotar si el expediente se (E) elimina; (C) conserva en su totalidad o se toma una (M) muestra para seguirse resguardando (Este dato lo obtenemos del CADIDO)

Años extremos: Registrar el año del expediente mas antiguo que se localizo y el del mas reciente, hasta el año 2002 como máximo y que tienen relación con la serie documental.

Total de expedientes Número de expedientes que se localizaron en el periodo y que tienen relación con la serie documental.

Originales o copias: Determinar si los expedientes localizados contiene información original o copias (Un acuse de recibo con sellos o firmas originales se considera ORIGINAL) o ambas.

Breve descripción del contenido de los expedientes: De manera muy general, describir el tipo de información que contienen los expedientes que tienen relación con esta serie documental.

Autorizó: Anotar el nombre y la firma del Director del Plantel o quien en el momento este a cargo del mismo.

Plazo de conservación: Periodo en años en que el expediente se debe de resguardar en el (AT) archivo de trámite; (AC) archivo de concentración y el

total de ambos periodos (Este dato lo obtenemos del CADIDO)

Ubicación de los expedientes: Determinar en que espacio físico se encuentran los expedientes, es decir, en que número de oficina o archivo, en que

número de archivero que se encuentra dentro de la oficina o el archivo y en la medida de los posible en que nivel (Para esto se deben de identificar

con un número todas las oficinas del plantel, empezando por la de la Dirección, así como todos aquellos espacios que se han habilitado como archivos,

es decir, bodegas o aulas).

Condiciones de acceso: Especificar si la información que contienen los expedientes es Pública, Reservada o Confidencial (La mayoría de la información

de los planteles es Pública, con excepción de los datos personales que obtenemos de los PSP, alumnos y personal que labora en el plantel, la cual tiene

un carácter de Confidencial).

Responsable de la información: Anotar nombre y firma de la persona que esta al frente del área a la que corresponde la información (Coordinador, Jefe

de proyecto o persona que tenga delegada alguna responsabilidad como jefe de área)




ANEXO 7

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO

NOMBRES PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN INFORMACIÓN

SERIES DOCUMENTALES

VALORACIÓN PRIMARIA

VIGENCIAS

ELIMINACIÓN CONSERVACIÓN MUESTREO ACCESO PERIODO

DE RESERVA

OBSERVACIONES

A L F AT AC Total

1 ACTAS X 2 1 3 X

2 ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS

X 1 1 2

X

3 ACUERDOS X 1 1 2 X

4 ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS

X 1 1 2

X

5 ATENCIÓN A LA COMUNIDAD X 1 2 3 X

6 AUDITORIAS X 2 3 5 X

7 AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS

X 1 1 2

X

8 BECAS X 1 1 2 X

9 BITACORAS X 1 1 2 X

10 BOLSA DE TRABAJO X 1 1 2 X

11 CAMPOS CLINICOS X 1 2 3 X

12 CAPACITACIÓN X 2 1 3 X

13 CENTROS DE EVALUACIÓN X 2 2 4 X

14 CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA X 1 1 2 X

15 COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD

X 1 1 2 X




16 COMITÉS X 1 1 2 X

16.1 COMITÉ ACADÉMICO X 1 1 2 X

16.2 COMITÉ DE TITULACIÓN X 1 1 2 X

16.3 COMITÉ DE VINCULACIÓN X 1 1 2 X

16.4 COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR X 1 1 2 X

17 COMITÉS DELEGACIONALES X 1 1 2 X

18 COMODATOS X X 2 1 3 X

19 CONCILIACIONES BANCARIAS X X 2 4 6 X

20 CONSTANCIA DE RETENCIONES Y PERCEPCIONES

X X 1 1 2

X

21 CONTRATOS, CONVENIOS Y CARTAS DE INTENCIÓN

X X X 1 1 2

X

22 CORRESPONDENCIA GENERAL X 1 1 2 X

23 DONACIONES X 1 1 2 X

24 EQUIPAMIENTO X 1 1 2 X

25 ESTADÍSTICAS X 2 2 4 X

26 ESTIMULO AL DESEMPEÑO DOCENTE X 1 1 2 X Digitalización

27 ESTRUCTURAS EDUCATIVAS X 1 2 3 X Digitalización

28 EVALUACIONES DE ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial

Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)




29 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL X 0 35 35 X Confidencial Vigencia 0= Un año en archivo

de trámite después de terminada la relación laboral

30 EXPEDIENTES ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial

Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)

31 EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN LABORAL

X 1 2 3 X

32 EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES

X 1 2 3

X Confidencial

33 EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES CAMPO CLINICO

X 1 2 3

X Confidencial

34 INCIDENCIAS X 1 2 3 X Confidencial

35 INFORMES X 1 1 2 X

36 INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS

X X 2 4 6 X

36.1 CIERRES CONTABLES X X 2 4 6 X

37 INFRAESTRUCTURA X 3 3 6 X

38 INVENTARIOS X 1 2 3 X

39 LIBROS DE COPIAS FIEL DE CERTIFICADOS

X 15 15 30 X

40 LIBROS DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN

X 15 15 30 X




41 LIBROS DE REGISTRO DE TITULACIÓN X 15 15 30 X

42 LICENCIAS DE SOFTWARE X 1 1 2 X

43 MANTENIMIENTO X 1 1 2 X

44 NOMINAS X X 20 10 30 X

45 POLIZAS X X 2 4 6 X

46 PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE CANDIDATO EVALUADOS (CENTRO DE EVALUACIÓN)

X 1 1 2

X Confidencial

47 PRACTICAS TECNOLÓGICAS X 1 1 2 X

48 PRESTACIONES X 1 1 2 X

49 PROCESO DE SELECCIÓN A LOS ASPIRANTES A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES

X 1 1 2

X Confidencial

50 PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES

X 1 2 3

X

Digitalización

51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) X 1 1 2 X

52 PROGRAMAS X 1 1 2 X

53 PROGRAMAS ESPECIALES X 2 1 3 X

54 PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA

X 1 1 2

X

55 PRUEBA ENLACE X 1 1 2 X Digitalización

56 RECIBOS DE PAGO X X 20 10 30 X

57 RESGUARDOS X 1 1 2 X

58 REUNIONES DE ACADEMIA X 1 1 2 X

59 SEGUIMIENTO DE EGRESADOS X 2 2 4 X

60 SEGUROS X 1 2 3 X

61 SERVICIOS X 1 1 2 X




62 SINODALÍAS X 1 1 2 X

63 SOLICITUDES DE REMESA MENSUAL X 1 2 3 X

64 SOLICTUDES DE AUTORIZACIÓN DE COMPRA

X X 1 1 2

X

65 TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS

X 1 1 2 X

66 UNIDADES MÓVILES, UNIDADES DE ARRASTRE

X 1 2 3 X

67 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO X 5 7 12 X

68 BAJA DOCUMENTAL X X 1 5 6 X

Legal, con base a lo señalado en el

Vigesimoprimero de los Lineamientos para la

organización y conservación de archivos

69 CONTROL DE GESTIÓN X 1 2 3 X




ANEXO 8

N O.

C ON .SEC C IÓN

C ÓD IGO D E

C LA SIF IC A C IÓN O

SER IE

D OC U M EN TA L

N OM B R E D E LA

SER IE

N O.

C A JA

N O. EX PED IEN TES

QU E C ON TIEN E LA

C A JA

B R EV E D ESC R IPC IÓN D EL C ON TEN ID O D E

LOS EX PED IEN TES

V A LOR

PR IM A R IO

OR IGIN A L

O C OPIAPER IOD O

V IGEN C IA

D OC U M EN TA L

TOTA L

( A T + A C )

D EST IN O

1

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2

ACTIVIDADES

CÍVICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS Y

EVENTOS

1 8

PROGRAM AS DEPORTIVOS DEL PLANTEL,

CONM EM ORACIONES, EVENTOS

INTERINSTITUCIONALES, TOM A DE

PROTESTA

Administrativo ORIGINAL 1985-1990 2 Eliminación

2

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2

ACTIVIDADES

CÍVICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS Y

EVENTOS

2 10




PROTESTA


3

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2

ACTIVIDADES

CÍVICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS Y

EVENTOS

3 2




PROTESTA


4

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

16.3COM ITÉ DE

VINCULACIÓN4 13

SESIONES ORDINARIAS Y

EXTRAORDINARIAS DEL COM ITÉ DE

VINCULACIÓN, ACTAS


5

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

16.3COM ITÉ DE

VINCULACIÓN5 5



VINCULACIÓN, ACTAS


6

7

8

9

Fecha de Transferencia: Este dato lo proporciona la Coordinación General de Archivos

Transferencia Número:

RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

(Baja Documental Directa de expedientes del 2002 y ejercicios anteriores)

Nombre y clave del plantel

Este dato lo proporciona la Coordinación General de Archivos

Fondo o Subfondo:

660-APO-PR-07-FO01-A

Responsable de la InformaciónNombre y Firma

Director del plantelNombre y Firma




ANEXO 9

N O.

C ON .SEC C IÓN

C ÓD IGO D E

C LA SIF IC A C IÓN

O SER IE

D OC U M EN TA L

N OM B R E D E LA SER IEN O.

C A JA

N O.

EX P.A SU N TO D EL EX PED IEN TE

N O.

V OLÚ M EN ES

D EL

EX PED IEN TE

V A LOR

PR IM A R IO

OR IGIN A L

O C OPIAPER IOD O

V IGEN C IA

D OC U M EN TA L

TOTA L

( A T + A C )

D EST IN O

1

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2

ACTIVIDADES CÍVICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS Y EVENTOS

1 1 M INIOLIM PIADA ESTUDIANTIL 2003 1 Administrativo ORIGINAL 2003 2 Eliminación

2

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,


1 2 EVENTOS CONM EM ORATIVOS Y CÍVICOS 3 Administrativo ORIGINAL 2003 2 Eliminación

3

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,


1 3 PRESEA BERNARDO QUINTANA 1 Administrativo ORIGINAL 2003 2 Eliminación

4

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

16.3 COM ITÉ DE VINCULACIÓN 1 4



VINCULACIÓN

2 Administrativo ORIGINAL 2003 2 Eliminación

5

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,



6

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,



7

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

16.3 COM ITÉ DE VINCULACIÓN 1 7



VINCULACIÓN

2 Administrativo ORIGINAL 2004 2 Eliminación

8

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,



9

JEFATURA DE

PROYECTO DE

PROM OCIÓN Y

VINCULACIÓN

2


CULTURALES,



RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

(Expedientes generados a partir del 2003 para Baja Documental Directa)

Fondo o Subfondo:

Transferencia Número:

Fecha de Transferencia:

Nombre y clave del plantel



660-APO-PR-07-FO01-B

Responsable de la InformaciónNombre y Firma

Director del plantelNombre y Firma




ANEXO 10

FONDO O SUBFONDO: (1)

SECCIÓN: (2) 660-APO-PR-07-FO05-A

TRANSFERENCIA No.: (3)

FECHA: (4)

TOTAL DE EXPEDIENTES: (5)

PERIODO: (6)

UBICACIÓN

TOPOGRAFICA: (7)

________________________________

CAJA No.

(8)





1. Anotar el nombre completo del plantel.

2. Anotar el nombre completo del área interna del plantel productora de la información.

3. Anotar el número de transferencia primaria, mismo que otorgará la Coordinación General de Archivos.

4. Registrar la fecha que, de acuerdo al calendario emitido por la Coordinación General de Archivos, le corresponde a su plantel para llevar a cabo la

transferencia.

5. Anotar el número de expedientes que van en la caja (No volúmenes, sino número de expedientes)

6. Registrar los años en que se generaron los expedientes que van en la caja.

7. ESTE ESPACIO ES LLENADO POR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

8. Anotar el número de caja, mismo que es asignado por el responsable del archivo de trámite del plantel.

Documents

DOCUMENTOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 2014€œ2014, Año de Octavio Paz” Coordinación General de Archivos del CONALEP 5 Marzo del 2014 660-APO-PR-07-DO01 REV: 02 El nombre del asunto