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SIG-F05 VERSIÓN 2 ( 28 de Noviembre del 2014)
EL ABC DEL CARGUE DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, FEBRERO DE 2016
ABC DEL CARGUE DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:
2 SIG-F05 VERSIÓN 2 ( 28 de Noviembre del 2014)
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO................................................................................................................................ 2 2. EL ABC DEL CARGUE DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA ............ 3
1. PROPÓSITO
Instruir al usuario (Funcionario público o contratista del Ministerio) con preguntas que son útiles para el cargue de informes parciales y finales de supervisión e interventoría en el aplicativo de informes de Supervisión, con el fin de facilitar la publicación de los mismos en el SECOP por parte del Grupo Ejecución y Liquidación Contractual.
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2. EL ABC DEL CARGUE DE LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
Las siguientes preguntas se realizaron con el fin de solucionar inquietudes con respecto al cargue de los informes de supervisión o interventoría: 1. ¿Por qué se debe cargar los informes de supervisión en el Aplicativo? Para el cumplimiento del Decreto Reglamentario 0103 de 2015 que garantiza el derecho de los ciudadanos a acceder a la información que genera las entidades públicas de acuerdo a su misión. 2. ¿Cuáles son los contratos cuyos informes de supervisión e interventoría deben ser cargados en el aplicativo? Todos los contratos prestación de servicios, convenios o negocios jurídicos de naturaleza contractual. 3. ¿Qué documento debo cargar en el aplicativo? El Formato GCO-F18 Informe parcial de supervisión y/o el Formato GCO-F19 Informe final de supervisión (dependiendo de la fase de ejecución contractual en que se encuentren) los cuales se encuentran publicados en la Intranet del Ministerio de Salud y Protección Social. 4. ¿Si los informes de supervisión parciales o finales contienen anexos, estos los debo cargar en el aplicativo? NO, tal y como se explicó en la respuesta a la pregunta 2, solo los formatos GCO-F18 Informe parcial de supervisión y/o GCO-F19 Informe final de supervisión 5. ¿Si el último mes de ejecución del contrato es Marzo, debo cargar el informe parcial de Marzo y además el informe final? SI, se deben cargar los dos informes, el del mes respectivo (Informe parcial de supervisión e interventoría) y el informe final (Informe final de supervisión e interventoría). 6. ¿A partir de cuándo se debe empezar a cargar los informes de supervisión en el aplicativo?
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A partir del 1 de Marzo de 2016, es decir el informe del periodo de Febrero (del 1 al 29 de Febrero de 2016). 7. ¿Quién es el responsable de cargar los informes de supervisión o interventoría en el aplicativo? Esta responsabilidad recae sobre el supervisor o interventor, sin perjuicio que dicha tarea sea apoyada por un funcionario o contratista del Ministerio de Salud y Protección Social. 8. ¿Cuánto tiempo se tiene para cargar el informe al aplicativo? Un día (1) hábil a partir de su firma y aprobación. 9. ¿En qué formato debo cargar el informe de supervisión? En formato PDF (texto). 10. ¿Al cargar los informes de supervisión parcial o final al aplicativo continua la obligación de remitir los originales para que se archiven en el expediente contractual? Sí, porque el cargue de los informes tiene como propósito que se publiquen en el SECOP y no suple la necesidad de que la carpeta contractual cuente con cada uno de los documentos que soportan su ejecución. 11. ¿Cuándo se carga el informe de supervisión en formato PDF (texto), automáticamente queda publicado en el SECOP? NO, al momento de cargar el informe al aplicativo, este quedará almacenado para que el Grupo de Ejecución y Liquidación Contractual lo publique en el SECOP. 12. ¿Qué pasa si un informe de supervisión está fechado 1 de Marzo de 2016, pero debido a su revisión y/o ajuste se firma y aprueba solo hasta día 4 de Marzo y se carga en el aplicativo en esta última fecha? No se estaría acatando la recomendación de la circular 12 de 2016 y en consecuencia se generaría una mora en la publicación del informe en el SECOP, como quiera que se cuenta con tres (3) días hábiles para su publicación. Para evitar el incumplimiento se debe ajustar la fecha del informe a la fecha de aprobación y firma, y cargar el informe al aplicativo dentro del siguiente día hábil.
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13. ¿Qué pasaría si luego de cargar el informe de supervisión en el aplicativo, es necesario realizar un ajuste, modificación o reemplazo del archivo cargado? El supervisor o interventor deberá enviar un correo de manera INMEDIATA a la dirección [email protected] explicando el motivo del error y solicitando la eliminación del archivo erróneo o equivocado de la base de almacenamiento que administra el Grupo de Ejecución y Liquidación contractual y esperar la confirmación de la eliminación del documento de dicha base, procediendo a cargar el informe de supervisión corregido en los términos de la circular 012 de 2016. Por último si el informe es cargado en el aplicativo de informes de supervisión e interventoría y se encuentra alguna inconsistencia, la persona encargada del Grupo de Ejecución y Liquidación Contractual de la publicación de los informes en el SECOP, le solicitara por correo electrónico modificar el documento. Si no recibe una respuesta al día hábil de ser enviado el correo, se procederá a publicar el informe bajo la responsabilidad del respectivo supervisor e interventor. Cualquier duda e inquietud adicional por favor comunicarse a las extensiones 7019- 7003.
