ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DEL … · Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos 3.2.3 Formato normalizado e instructivo, de la guía simple

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO

MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA, BASADA EN NORMAS

INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

T E S I N A

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

L I C E N C I A D O

EN ARCHIVONOMÍA

P R E S E N T A:

MARINA JONGUITUD GARCÍA

ASESOR: LIC. GLORIA CELIA CARREÑO ALVARADO

MÉXICO, D. F. 2012

Prefacio I

Introducción III

Capítulo 1. El Instituto Mexicano de Cinematografía

y su Sistema de Archivos

1

1.1 Instituto Mexicano de Cinematografía 1

1.2 Misión, visión y objetivos 7

1.3 Estructura orgánica 8

1.4 Sistema de archivos 17

1.4.1 Coordinación de Archivos 18

1.4.2 Oficialía de Partes 19

1.4.3 Archivo de Trámite 20

1.4.4 Archivo de Concentración 22

1.4.5 Archivo Histórico 24

Capítulo 2. La Guía simple de archivos y las Normas

internacionales de descripción archivística

27

2.1 Descripción archivística 28

2.2 Instrumentos de descripción 30

2.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística 32

2.2.1.1. Sistemas de clasificación 33

2.2.1.2. Niveles de descripción (estructura documental) 37

Tabla de Contenido

2.2.1.3. Secciones documentales por funciones comunes y

sustantivas

38

2.2.2 Guía Simple de Archivos 40

2.2.2.1. Importancia y objetivos 42

2.2.2.2. Requerimientos legales 43

2.2.2.3. Interrelación con el cuadro general de clasificación

archivística

45

2.3 Normas internacionales de descripción archivística 46

2.3.1 Conceptos y objetivos 48

2.3.1.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística

ISAD (G)

49

2.3.1.2. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de

Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR

(CPF)

50

2.3.1.3. Norma Internacional para la Descripción de Funciones

ISDF

51

2.3.1.4. Norma Internacional para Describir Instituciones que

Custodian Fondos de Archivo ISDIAH

52

2.3.2 Términos estandarizados 53

2.3.3 Interrelación de las normas con la Guía Simple de Archivos 53

Capítulo 3. Criterios estandarizados de descripción archivística para

la elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE

55

3.1 Diagnóstico de las descripciones en las Guías Simples de 2007 a 2009,

y de las de 15 dependencias seleccionadas

56

3.2 Aplicación de las normas internacionales de descripción 65

Tabla de Contenido

3.2.1 Elección de las áreas y los elementos de información de las

normas internacionales de descripción aplicables

66

3.2.2 Fusión de los elementos de información de las normas

internacionales de descripción archivística seleccionados, con los

elementos establecidos por el Archivo General de la Nación en el

77

Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos

3.2.3 Formato normalizado e instructivo, de la guía simple de archivos 82

3.2.4 Capacitación para implementar la guía simple de archivos

normalizada

92

3.3 Elaboración de la Guía Simple de Archivos 94

3.3.1 Recopilación de la información, análisis y desarrollo de los

elementos de información de las normas internacionales de

descripción

94

3.3.2 Propuesta de Guía simple de archivos para el IMCINE 96

3.3.3 Ejemplos de descripción (alcance y contenido) de series comunes

y sustantivas

105

3.3.4 Beneficios esperados 107

Conclusiones 108

Bibliografía 111

Anexos 116

1. Esquemas: Proceso de clasificación y Sistema de clasificación por

funciones

117

Tabla de Contenido

2. Propuesta de cuadro ilustrativo sobre la aplicación de las normas

internacionales de descripción archivísticas en los instrumentos de

descripción

119

3. Esquema: Procesos archivísticos implicados en la descripción documental 123

4. Listado de Disposiciones y Manuales Administrativos emitidos por la

Secretaría de la Función Pública en 2010

124

5. Propuesta de cuadro en el que se señalan los elementos de información

de las normas internacionales de descripción archivística aplicables en la

elaboración de la Guía simple de archivos

125

6. Cuadro: Lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas de medidas

documentales

131

7. Cuadro: Lenguaje controlado para formatos o tamaños documentales 132

8. Cuadro: Lenguaje controlado para soportes documentales 133

Tabla de Contenido

Prefacio

La oportunidad de contribuir en la homogenización y/o normalización de criterios que

permitan elaborar descripciones objetivas y precisas de las series documentales

comunes o sustantivas de una dependencia o entidad, fue la motivación para

desarrollar el presente trabajo. Así mismo, el objeto personal es concretar la

certificación de los conocimientos y experiencia que la carrera de Archivonomía me

brindó.

Es así que en el ámbito profesional, como archivónoma, debido a las vicisitudes

encontradas en la elaboración de dicho instrumento, me surgió el interés para investigar

sobre el tema y desarrollar una guía fruto de un proceso razonado. Por ende, el

presente trabajo versó en la necesidad de conocer y comprender la teoría y las normas

internacionales de descripción archivística, así como la normatividad nacional en la

materia, que sustentan la metodología para la elaboración de la guía simple de

archivos.

Como todo proceso de trabajo o de investigación, aunque la responsabilidad por errores

será sólo mía, se ha alimentado de un trabajo conjunto previo; hubiera sido imposible

llegar al final, sin la ayuda de instancias y personas, que me brindaron su consejo y

colaboración. Sirvan estas líneas para testimoniarles mi más sincero agradecimiento.

Quiero agradecer en primer lugar al Instituto Mexicano de Cinematografía, a sus

autoridades, al Ing. Nicolás Cornejo Bermejo (Subdirector de Recursos Materiales y

Servicios Generales y actual Coordinador de Archivos), al Sr. Rafael Silva Mauleón

(Encargado de Archivo de Concentración), a los Responsables de Archivo de Trámite

de cada una de las Unidades Administrativas, y a todo el personal administrativo, por

las facilidades prestadas para recabar, asentar y difundir la información requerida para

el desarrollo de esta investigación.

I

También de manera especial, a Miguel Ángel Blancas Moreno quien fue el Coordinador

de Archivos (2009 a mayo de 2011), por sus consejos y enseñanzas.

Por otro lado, a la Lic. Gloria Celia Carreño Alvarado, por su labor como asesora del

presente reporte de investigación, le agradezco su apoyo en todo momento, sus

valiosos comentarios y sugerencias a lo largo del desarrollo del mismo.

A la Lic. Beatriz Santoyo Bastida, por su apoyo constante como revisora, agradezco los

comentarios objetivos que contribuyeron en la mejora de este trabajo.

Así mismo a la Mtra. Mercedes Fernández Carbajal, que por sus valiosas

observaciones contribuyeron a mejorar importantes aspectos de este trabajo.

También al Lic. Arturo Hernández Rojas, agradezco sus reflexiones las cuales

permitieron puntualizar algunos temas de la presente investigación.

Finalmente, expreso mi reconocimiento a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía, por haberme formado profesionalmente en la Archivonomía, profesión

que respeto y venero porque me ha dado crecimiento personal y laboral. Así como, por

los cursos de actualización a egresados que brinda esta Institución, de los cuales

obtuve conocimientos específicos para la realización del presente trabajo.

II

Introducción

El presente reporte de investigación aborda el tema de la elaboración de la guía simple

de archivos (de trámite) aplicando elementos de las normas internacionales de

descripción archivística. La guía simple de archivos es el esquema general de

descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad,

que indica sus características fundamentales, funciones y/o atribuciones, conforme al

cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

La principal característica de la guía simple de archivos (en las dependencias o

entidades federales) es que, pese a que sirve para identificar los documentos de

archivo, su contexto y contenido en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e

inactiva), así como a los productores por medio de su descripción archivística; no ha

logrado la homogenización de las descripciones de las series documentales de la

administración pública.

Para analizar esta problemática es necesario mencionar sus causas, una de ellas es

que, la guía simple de archivos no ha cobrado la importancia que merece, esto puede

deberse a que es concebida sólo como una obligación de la Ley de Transparencia, otra

causa puede ser que las dependencias desconozcan la existencia de bibliografía sobre

el tema y la existencia de las normas internacionales de descripción archivística, por

ende, la ausencia de su aplicación.

En el marco de la teoría archivística, la investigación se realizó mediante la búsqueda

de información teórica y práctica, analizando, comprendiendo, interpretando

objetivamente, seleccionando y ajustando la información a los requerimientos; para

realizar el análisis y comparación de las descripciones de series documentales; la

muestra estudiada comprendió las guías simples de archivos del Instituto (2007, 2008 y

2009) y la revisión de 15 guías de otras dependencias.

III

De ahí que la finalidad de este reporte es proponer la aplicación de las normas

internacionales de descripción archivística en la elaboración de la Guía simple de

archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía (IMCINE), con el propósito de

establecer criterios de descripción documental homogéneos, así como lograr que, a

través de la publicación de la Guía simple de archivos del IMCINE en el portal

institucional, ésta sirva de modelo para establecer criterios de descripción archivística

de las series documentales por funciones comunes y sustantivas de la Administración

Pública Federal, así como el intercambio nacional e internacional de información

estandarizada. Por ende está dirigido principalmente a toda la comunidad archivística y

a los servidores públicos de las dependencias y entidades que están obligados a

elaborar la guía.

Para sustentar y facilitar el logro de los objetivos arriba citados, este trabajo comprende

tres capítulos en los cuales se desarrolla lo siguiente:

En el capítulo uno se abordan los antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, y

estructura orgánica del Instituto Mexicano de Cinematografía para ubicar su contexto;

también se establece y conceptualiza el sistema de archivos del Instituto.

El capítulo dos desarrolla la base teórica y el marco legal que permiten comprender la

descripción documental aplicada en la guía simple de archivos; así como los conceptos

y objetivos de las normas internacionales de descripción archivísticas.

En el capítulo tres se presenta el diagnóstico, de la situación de las descripciones de las

Guías simples de archivo del IMCINE y las de otras instituciones; por otro lado, se

especifican y desarrollan los elementos de información seleccionados de las normas,

aplicados en la descripción archivística normalizada como propuesta metodológica para

el proceso de descripción de series documentales, esto por un lado mediante

aportaciones y ejemplos y por otro fusionando los objetivos y reglas de las normas con

los del Instructivo del Archivo General de la Nación; se expone la propuesta del formato

e instructivo de la Guía simple de archivos del IMCINE; se presenta de manera general

IV

la importancia de la capacitación al personal para su implementación; se exhiben

ejemplos de la descripción de algunas series documentales aplicando los criterios

obtenidos; y se señalan los beneficios que aportan las normas a la guía simple de

archivos.

En las conclusiones se asienta que se llegó a la elaboración de un formato o cédula de

Guía simple de archivos normalizado y apegado a los objetivos teóricos de este

instrumento de descripción; también derivado de las reflexiones señaladas en las

conclusiones, se formulan algunas recomendaciones que se deben contemplar en el

proceso de elaboración de la guía simple de archivos.

Así mismo, se incluyen anexos que, son parte nodal en la realización de esta

investigación, ya que ayudan a entenderla y a desarrollarla con otras vertientes

expresadas en información gráfica (esquemas o mapas conceptuales, cuadros y

formatos), por lo tanto complementan y dan fuerza a la investigación, incluso facilitan

los procesos de revisión y aprobación del proyecto.

V

Capítulo 1. El Instituto Mexicano de Cinematografía y su sistema de archivos

Este capítulo permite conocer de manera abreviada cuándo surgió y cómo ha

evolucionado la Institución en la que se desarrolla el presente trabajo, así como cuál es

su giro (actividad económica) o la finalidad de su creación, su estructura orgánica

actual, así como el sistema de archivo que ha implementado.

1.1. Instituto Mexicano de Cinematografía

El Instituto Mexicano de Cinematografía es la entidad pública descentralizada,

encargada de fortalecer y apoyar al sector de la producción de cine nacional, así como

de fomentar la actividad industrial cinematográfica del país1. De ahí la importancia de

proporcionar una breve reseña de los antecedentes de su creación y su evolución hasta

su definición actual, como se puntualiza a continuación.

AAnntteecceeddeenntteess yy ccoonntteexxttoo

La cinematografía en México se inicia con la producción

de brevísimos cortos documentales, llamados vistas,

muchas de las cuales registran acontecimientos

cotidianos y personajes populares que son observados

por personas cercanas a ellos. Durante la lucha armada

de la Revolución el cine se convirtió en el medio más

importante para conocer dicho desarrollo histórico.

Con el paso del tiempo la gran aceptación que tuvo el cine por parte del

público mexicano motivó el desarrollo de una incipiente industria que

para el año de 1929, cobijó el nacimiento de las primeras producciones

de películas sonoras. Poco tiempo después, los hermanos José y

Roberto Rodríguez (mexicanos) inventaron un aparato que permitió la

1INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. 2010. p. 1,

EEll IInnssttiittuuttoo MMeexxiiccaannoo ddee CCiinneemmaattooggrraaffííaa yy ssuu SSiisstteemmaa ddee aarrcchhiivvoo.. CCaappííttuulloo 11..

Anuario Imcine

Anuario Imcine

1

incorporación del sonido directo a las películas, tras la producción de varias cintas de

calidad con esta nueva aportación, el cine mexicano conquista también los mercados

internacionales.2

En la década de los 40’s la industria cinematográfica se

consolida con la producción de casi 100 largometrajes al

año. Esos tiempos son conocidos como “Época de Oro

del Cine Mexicano”, durante los cuales dicha actividad

artística logra captar una buena cantidad de divisas, con

lo que se tiene una balanza de pagos favorables. Fue la

industria cinematográfica el medio a través del cual México se dio a conocer en el

mundo. Durante esa época el apoyo gubernamental a la industria fue importante, el 14

de abril de 1942, se creó el Banco Nacional Cinematográfico, S. A., como una sociedad

financiera y fiduciaria para financiar a los productores nacionales, mismo que promovió

el establecimiento de la compañía distribuidora Películas Nacionales, S. A. Con el

propósito de promover el adelanto de las artes y ciencias cinematográficas, se

reconocieron públicamente los trabajos sobresalientes en la producción de películas

mexicanas, el 3 de julio de 1946 se formalizó la creación de la Academia Mexicana de

Ciencias y Artes Cinematográficas A. C.3

Posteriormente, el Ejecutivo Federal emitió la primera ley de la Industria

Cinematográfica (DOF 31-XII-1949) y su Reglamento (DOF 06-VII-1951) en los cuales

se establecen los lineamientos para la Cineteca Nacional, prevista en la fracción XIV del

artículo 2º de la citada Ley. Esta ley fue un ejemplo para toda América Latina que

propició y consolidó el fortalecimiento de la industria del cine mexicano. En 1960 se

discutió en el Congreso de la Unión un nuevo proyecto de Ley de Cinematografía que

2INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano

de Cinematografía. México: IMCINE. 2008. p. 6. 3 Ibíd. p. 7.


Anuario Imcine

2

entre otros aspectos consideraba por primera vez la creación de un Instituto Nacional

Cinematográfico; sin embargo, dicha iniciativa no fue aprobada.4

En los años 70’s el Estado fortalece su presencia en el Sector Cinematográfico ya que

se crean algunas instituciones para reactivar la producción cinematográfica de calidad,

así como nuevas formas de inversión, con ello se da una intensa promoción y

distribución de los filmes realizados. Así, al inicio de la década de los años 80's el

Estado regula y promueve la actividad cinematográfica en sus diversas fases como son:

a) producción cinematográfica; b) de promoción y publicidad; c) de distribución

cinematográfica; d) de exhibición y e) de capacitación5.

En atención a que el Estado había creado, adquirido y

desarrollado diversas entidades públicas dedicadas a promover

e impulsar el Sector Cinematográfico a fin de contribuir a la

difusión de la cultura cinematográfica, se hizo necesario

modernizar y reordenar dicho sector y delimitar las funciones

normativas de las operativas.6

HHiissttoorriiaa IInnssttiittuucciioonnaall

En consecuencia del contexto expuesto, por decreto presidencial, publicado en el Diario

Oficial de la Federación el 25 de marzo de 1983, se crea el Instituto Mexicano de

Cinematografía como un organismo público descentralizado del Gobierno Federal,

incorporado al sector de la Secretaría de Gobernación, y quedando como encargada la

Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía.7

Conforme a lo establecido en el decreto de su creación, el Instituto tuvo por objeto

operar de manera integrada, las empresas pertenecientes al Poder Ejecutivo Federal

relacionadas con la actividad cinematográfica, adoptando en sus inicios una estructura

4 INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano

de Cinematografía. op cit. p. 8. 5 Ibíd. p. 9.

6 Ídem.

7 INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Decreto de Creación. D.O.F. 1983. p.1.


Informe Anual 2010 Imcine

3

orgánica mínima, conformada por: una Dirección General, una Dirección de

Programación y Sistemas, y una Dirección de Servicios Administrativos. Para fortalecer

la estrategia adoptada y la ejecución de proyectos relacionados con la producción,

distribución, exhibición, comercialización y capacitación cinematográfica, en 1984 se

incorporan a la estructura orgánica la Dirección de Comercialización y la Dirección de

Producción, y a finales de 1985 se crea la Contraloría Interna y la Unidad de

Informática. En 1986 se estableció la Coordinación General y posteriormente la Unidad

Jurídica, desapareciendo la Dirección de Producción. Por carecer de personalidad

jurídica propia, a partir de 1987 se inician las gestiones para incorporar al Instituto al

Centro de Producción de Cortometraje, mismo que se integra funcionalmente a la

estructura del Instituto hasta 1988 bajo la denominación de Dirección de Investigación,

Desarrollo y Experimentación Cinematográfica y de Cortometraje.8

Pasados algunos años y dado que el quehacer cinematográfico en nuestro país es

considerado como una actividad estratégica dentro del campo de las expresiones

artísticas y culturales, el Instituto Mexicano de Cinematografía (IMCINE) fue

resectorizado a la Secretaría de Educación Pública (DOF del 13 de febrero de 1989)

quien ejerce esta facultad, a través del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, en

su carácter de órgano responsable del diseño e instrumentación de la política cultural.9

La entonces Secretaría de Programación y Presupuesto autorizó una nueva estructura

y distribución funcional para el Instituto Mexicano de Cinematografía. Esta

reestructuración permitió al Instituto atender las funciones de producción y distribución

cinematográfica y asumió la responsabilidad de promover y fomentar la

descentralización de la cultura cinematográfica. A la Dirección de Distribución

Cinematográfica, también de nueva creación, se le responsabilizó de llevar a cabo las

funciones relacionadas con la distribución de la producción cinematográfica nacional e

internacional. Cabe señalar que, de conformidad con las políticas adoptadas, a partir de

8 INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano

de Cinematografía. op cit. p. 10. 9 Ibíd. p. 10


4

1989, la presidencia del Comité Coordinador de la Academia Mexicana de Ciencias y

Artes Cinematográficas, A.C., recae en el Director General de este organismo.10

Posteriormente, en el mes de diciembre de 1992, se aprueba la Ley Federal de

Cinematografía. En el mes de junio de 1993, le es autorizada al Instituto, una estructura

más amplia por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, compuesta de

ocho Direcciones y una Contraloría Interna aún incorporada a la estructura funcional del

organismo.11

Luego de la fuerte crisis económica que vivió el país en 1995, la comunidad

cinematográfica y el IMCINE, como órgano responsable de este sector estatal,

manifestaron al Ejecutivo Federal su preocupación por la casi inminente extinción de

una de las industrias con mayor tradición histórica y artística de América Latina. Como

resultado de ello, el Gobierno brindó apoyo económico en diciembre de 1997, con el

cual se creó el Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE).

En 1998, el Gobierno Federal realizó una aportación extra al fondo.12

El Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) e IMCINE, con el apoyo

de la Secretaría de Gobernación, realizaron las gestiones necesarias para que el 29 de

marzo del 2001, se publicara en el Diario Oficial de la Federación, el Reglamento de la

Ley Federal de Cinematografía (LFC), pendiente desde 1999. El aspecto relevante de la

publicación de este Reglamento, fue la creación en 2002 del Fondo de Inversión y

Estímulos al Cine (FIDECINE), como lo establece el artículo 33 de la Ley Federal de

Cinematografía. Para fomentar la producción cinematográfica en el país, el 1 de

diciembre del 2004, el H. Congreso de la Unión adicionó el artículo 226 a la Ley del

Impuesto Sobre la Renta (LISR), a través de la instancia denominada Estímulo Fiscal a

Proyectos de Inversión en la Producción Cinematográfica Nacional (EFICINE)13. “La

implementación del EFICINE marca un hito en la historia cinematográfica del país, no

10

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. op cit. p. 11. 11

Ibíd. p. 12. 12

Ídem. 13

Ibíd. p. 13.


5

sólo por ser el único estímulo fiscal existente para actividades del ámbito de la cultura

hasta ahora, sino que ha resultado determinante para el aumento considerable en la

producción fílmica mexicana y la atracción paulatina de nuevos inversionistas en la

industria”.14

En 2008, aprueban y registran la modificación a la estructura orgánica del IMCINE, de

acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación. Mediante el desarrollo de

funciones adecuadas de divulgación, el IMCINE crea una nueva dinámica de

interacción con los diferentes actores de la vida cinematográfica y la sociedad civil en

general, en lo que concierne a la difusión del conjunto de expresiones artísticas de la

cultura mexicana a través del cine. A su vez, otro aspecto prioritario consistió en

encauzar una política de fomento industrial cinematográfico que promueva las mejoras

regulatorias respectivas a la cinematografía nacional y conformar una red de servicios

de información a personas y organismos de carácter nacional e internacional

interesados en la producción audiovisual, además de promover locaciones naturales y

riquezas arquitectónicas e históricas de nuestro país. Adicionalmente se requirió de

impulsar la red de comisiones de filmaciones estatales, así como la capacitación

profesional al personal técnico que incluye productores.15

Actualmente el Instituto Mexicano de Cinematografía coordina el trabajo de los Estudios

Churubusco Azteca S.A.: empresa pública que proporciona servicios de producción,

postproducción y estructura inmobiliaria a la producción cinematográfica, televisiva y

video nacional o extranjera; del Centro de Capacitación Cinematográfica A.C.: entidad

pública, cuya labor fundamental es la formación teórica y práctica de profesionales del

cine en sus diversas especialidades; y de la Cineteca Nacional: fideicomiso público,

cuya tarea fundamental es el rescate, la preservación, conservación y restauración del

patrimonio fílmico y documental del cine mexicano.16

14

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. op cit. p.4. 15

Ibíd. p. 14. 16

Ibíd. p. 26.



6

En materia de producción de largometrajes, el IMCINE ha logrado acrecentar el número

de películas producidas anualmente que, a principios de la década no superaba las 10

por año, en el 2005 llegó a 42 y los últimos tres años ha superado las 5517.

En 2010, 58 películas fueron apoyadas con recursos públicos, lo

que representa el 85% del total de la producción de cine

nacional que llegó a 68 cintas. El gobierno federal destinó

presupuesto a la producción de películas mexicanas durante

2010 a través de sus diversos mecanismos de apoyo. Con ello,

se logra mantener el impulso del estado en la producción

cinematográfica en el nivel más alto registrado en los más de 25

años de historia del Instituto18.

1.2. Misión, visión y objetivos

Una dependencia o entidad es creada para desarrollar actividades para el logro de un

fin (bienestar general), a través de los servicios públicos, que es el medio de que

dispone la Administración Pública para lograr el Bienestar General, regulada en su

estructura y funcionamiento, por la normatividad que le aplique. Es así que, conociendo

su misión, visión, objetivos y todo lo que ella abarca, se puede conocer la naturaleza y

orientación de la misma. Por esta razón se exponen estos elementos del Imcine.

MMiissiióónn.. Fomentar el desarrollo de la actividad cinematográfica nacional a través de sus

programas de estímulo a creadores; producción de largometrajes, cortometrajes y

documentales; fomento a la industria audiovisual, y promoción, difusión y divulgación de

nuestra cinematografía19.

17

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. op cit. p. 1. 18

Ídem. 19

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html.


Infored Imcine

7

VViissiióónn.. Contribuir a que la actividad cinematográfica nacional tenga un papel

preponderante en el ámbito cultural del país, que fortalezca los valores, costumbres y

formas de vida en nuestra nación20.

OObbjjeettiivvooss IInnssttiittuucciioonnaalleess::

Consolidar y acrecentar la producción cinematográfica nacional.

Ampliar la promoción, difusión y distribución de películas mexicanas.

Establecer una política de fomento industrial del audiovisual.

Implementar acciones de divulgación que fortalezcan y generen nuevos vínculos

institucionales, así como garantizar una mayor cobertura de las actividades que

realiza el Instituto.

Orientar las acciones administrativas del instituto a nuevos esquemas

organizacionales que optimicen los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos bajo criterios de eficacia y transparencia21.

1.3. Estructura orgánica

Tan importante es conocer la misión, visión y objetivos de una dependencia o entidad,

como el conocer su estructura orgánica, ya que ésta refleja las estrategias, funciones y

acciones que permiten el logro de los objetivos. Partiendo de lo anterior se expone a

manera de antecedentes que la aprobación de la nueva estructura orgánica del IMCINE

en el mes de agosto de 2007, fue congruente con los cambios producidos dentro del

Estatuto Orgánico. El objetivo fundamental de la adecuación orgánica del Instituto

consistió en dar respuesta a la necesidad de alinear funcionalmente los procesos de

trabajo de acuerdo al nuevo modelo estratégico cinematográfico, que incluye la

participación de nuevas tecnologías en materia de divulgación y comunicación, basadas

en la convergencia y la digitalización. En el aspecto administrativo, los cambios

20

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html. 21

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/lineas-de-accion.html.


8

generados se basan en los ordenamientos emitidos por la Secretaría de la Función

Pública para establecer un modelo de estructura de aplicación general en las Oficialías

Mayores que responda a las dimensiones y complejidad que caracteriza al IMCINE22.

En consecuencia, se cuenta con la estructura orgánica funcional mínima indispensable

acorde a los requerimientos de operación del Instituto, orientada a mantener una

política de mejoramiento en los niveles de eficiencia y eficacia, mediante una estrategia

de operación que tiende a reducir los tramos de control en sus áreas, fortalecer los

controles internos, transparentar las acciones y lograr un efectivo proceso de rendición

de cuentas a efecto de cumplir adecuadamente con los objetivos y metas del Instituto23,

quedando de la siguiente manera24:

22

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. op cit. p. 13. 23

Ibíd. p. 14. 24

Estatuto Orgánico del Instituto Mexicano de Cinematografía. (D.O.F. 27 de mayo de 2008). p. 2.

CCoooorrddiinnaacciióónn

GGeenneerraall

DDiirr.. AAppooyyoo aa

llaa PPrroodduucccciióónn

CCiinneemmaatt..

DDiirr..

PPrroommoocciióónn

CCuulltt.. CCiinneemmaatt..

DDiirr..

DDiivvuullggaacciióónn

CCiinneemmaatt..

DDiirr..

JJuurrííddiiccaa

DDiirr.. FFzzaass.. EEvvaall..

yy RReenndd.. CCttaass..

DDiirr.. RReecc.. HHuumm..

MMaatt.. yy TTeecc..

DDiirreecccciióónn

GGeenneerraall

ÓÓrrggaannoo IInntteerrnnoo

ddee CCoonnttrrooll

FFOOPPRROOCCIINNEE FFIIDDEECCIINNEE EEFFIICCIINNEE


9

OOrrggaanniiggrraammaa ccoommpplleettoo

1. Dirección General

2. Coordinación General

3. Dirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica

3.1. Subdirección de Cortometraje

3.1.1. Departamento de Servicios a la Producción

3.2. Subdirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica

3.2.1. Departamento de Apoyo a la Producción Cinematográfica

3.2.2. Departamento de Contenidos

3.3. Subdirección de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

3.3.1. Departamento de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

4. Dirección de Promoción Cultural Cinematográfica

4.1. Subdirección de Proyectos y Eventos Internacionales

4.1.1. Departamento de Eventos Internacionales

4.2. Subdirección de Evaluación y Control Comercial

4.2.1. Departamento de Medios Audiovisuales

4.3. Subdirección de Distribución y Promoción Nacional

4.3.1. Departamento de Distribución

4.3.2. Departamento de Festivales y Eventos Cinematográficos

4.4. Subdirección de Acervo y Circuitos Culturales

4.4.1. Departamento de Circuitos Culturales

4.4.2. Departamento de Tráfico de Material Fílmico

5. Dirección de Divulgación Cinematográfica

5.1. Subdirección de Divulgación y Medios

5.1.1. Departamento de Prensa

6. Dirección Jurídica

6.1. Subdirección Jurídica

6.1.1. Departamento de lo Contencioso

6.1.2. Departamento de Convenios y Contratos


10

7. Dirección de Finanzas, Evaluación y Rendición de Cuentas

7.1. Subdirección de Programación y Presupuesto

7.1.1. Departamento de Programación

7.1.2. Departamento de Planeación Estratégica

7.1.3. Departamento de Evaluación y Gestión

7.2. Subdirección de Finanzas

7.2.1. Departamento de Tesorería

7.2.2. Departamento de Contabilidad

8. Dirección de Recursos Humanos, Materiales y Tecnológicos

8.1. Subdirección de Informática y Telecomunicaciones

8.1.1. Departamento de Informática

8.1.2. Departamento de Telecomunicaciones

8.2. Subdirección de Recursos Humanos

8.2.1. Departamento de Remuneraciones

8.2.2. Departamento de Desarrollo de Recursos Humanos

8.3. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

8.3.1. Departamento de Recursos Materiales

8.3.2. Departamento de Servicios

9. Órgano Interno de Control (OIC)

10. Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE)

11. Fondo de Inversión y Estímulos al Cine (FIDECINE)

12. Estímulo Fiscal a Proyectos de Inversión en la Producción Cinematográfica

Nacional (EFICINE)

Con el objeto de que queden mejor comprendidas las funciones que desempeñan cada

una de las Unidades Administrativas del Instituto (Direcciones y Subdirecciones), se

proporciona una breve explicación de estas:25

25

Todas las descripciones de las funciones fueron tomadas de la fuente siguiente: INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. op cit. p. 53-203.


11

1. DDiirreecccciióónn GGeenneerraall

Dirige y coordina la producción, distribución, divulgación y exhibición de materiales

cinematográficos, a efecto de garantizar al fortalecimiento del cine mexicano en el

ámbito nacional e internacional, apoyándose para ello en el sector cinematográfico en

general, además de conducir estratégicamente la operación del Instituto dentro de un

esquema basado en la transparencia, la Rendición de Cuentas y el fortalecimiento del

control interno.

2. CCoooorrddiinnaacciióónn GGeenneerraall

Coordina, supervisa y controla las funciones de planeación, presupuestación, finanzas,

administración e informática del instituto; así como supervisar las funciones sustantivas

que determine la Dirección General, además de realizar las gestiones

interinstitucionales relacionadas con las funciones inherentes.

3. DDiirreecccciióónn ddee AAppooyyoo aa llaa PPrroodduucccciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Coordina y establece mecanismos que coadyuven al fomento de la producción de

películas cinematográficas, de cortometraje y largometraje, con alto contenido de

calidad temática y técnica que permitan la difusión de los valores culturales y artísticos

nacionales a través de la realización y exhibición de películas cinematográficas de

calidad.

3.1. Subdirección de Cortometraje

Consolida y concreta acciones que permitan impulsar y sustentar la producción de

cortometrajes, en sus diversos géneros, mediante la obtención de apoyos materiales y

financieros externos para la producción de los proyectos seleccionados, así mismo

coordina y vigila las etapas de su realización.

3.2. Subdirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica

Apoya la producción cinematográfica para propiciar mayores espacios de creación y

experimentación, que fomenten el desarrollo del cine de calidad en las nuevas

generaciones y en la comunidad cinematográfica nacional.


12

3.3. Subdirección de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

Orienta, coordina y supervisa el otorgamiento de apoyos para los proyectos

cinematográficos, a efecto de garantizar el cumplimiento a las disposiciones normativas

y administrativas aplicables.

4. DDiirreecccciióónn ddee PPrroommoocciióónn CCuullttuurraall CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Apoya a la promoción, distribución y difusión de las películas producidas o

coproducidas por el Estado en el ámbito nacional e internacional, como genuina

expresión artística y cultural de nuestro país.

4.1. Subdirección de Proyectos y Eventos Internacionales

Posiciona la presencia y participación del cine mexicano a nivel internacional, mediante

el desarrollo de diversas estrategias.

4.2. Subdirección de Evaluación y Control Comercial

Administra, controla y da seguimiento a los derechos y obligaciones derivados de los

Contratos de distribución de las películas y demás materiales fílmicos a cargo del

IMCINE, a nivel nacional e internacional.

4.3. Subdirección de Distribución y Promoción Nacional

Contribuye a la distribución estratégica de los materiales fílmicos nacionales, así como

de las producciones internacionales bajo la responsabilidad del Instituto a efecto de

garantizar su promoción y difusión.

4.4. Subdirección de Acervo y Circuitos Culturales

Procura la conservación y depuración de los archivos y acervos fílmicos e iconográficos

del Instituto y contribuye así en el fomento del conocimiento del cine mexicano.

Establece los lineamientos para mantener actualizados los acervos bibliográficos,

iconográficos y hemerográficos del Instituto, y atender con oportunidad las solicitudes

de la comunidad cinematográfica nacional y del público en general.


13

5. DDiirreecccciióónn ddee DDiivvuullggaacciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Divulga el quehacer cinematográfico nacional en México y en el extranjero,

desarrollando para ello diversos instrumentos como portales y revistas electrónicas,

boletines de prensa, programas de televisión y radio, catálogos, utilizando herramientas

de la Web, recursos multimedia, prensa escrita, revistas especializadas, medios

electrónicos, redes sociales y herramientas informáticas por venir.

5.1. Subdirección de Divulgación y Medios

Desarrolla, coordina e implementa los programas y las estrategias de divulgación del

Instituto Mexicano de Cinematografía y, cuando así convengan las partes, los del

FOPROCINE, el FIDECINE y el EFICINE 226 en los diversos medios de comunicación,

y establece un enlace permanente con instituciones culturales de los estados del país,

con el fin de comunicar y difundir la imagen y las actividades del organismo.

6. DDiirreecccciióónn JJuurrííddiiccaa

Asesora y apoya a las áreas del Instituto, y en su caso a las entidades del subsector,

para que sus acciones se realicen dentro de un marco de seguridad, legalidad y

certeza jurídica.

6.1. Subdirección Jurídica

Apoya oportuna y eficientemente las solicitudes y consultas de orden jurídico que sean

turnadas de acuerdo a las necesidades de las áreas del Instituto.

7. DDiirreecccciióónn ddee FFiinnaannzzaass,, EEvvaalluuaacciióónn yy RReennddiicciióónn ddee CCuueennttaass

Orienta y coordina los procesos de planeación, programación, presupuestación, control,

ejercicio presupuestario, contabilidad, seguimiento, evaluación y rendición de cuentas.

7.1. Subdirección de Programación y Presupuesto

Coordina los procesos de planeación, programación y ejercicio del presupuesto del

Instituto.


14

7.2. Subdirección de Finanzas

Administra el ejercicio del presupuesto para contribuir a transparentar los gastos y

lograr una efectiva rendición de cuentas del Instituto.

8. DDiirreecccciióónn ddee RReeccuurrssooss HHuummaannooss,, MMaatteerriiaalleess yy TTeeccnnoollóóggiiccooss

Orienta, coordina y controla los recursos informáticos, y de telecomunicaciones,

humanos y materiales, con el propósito de asegurar la correcta operación y

transparencia en el desarrollo de las actividades institucionales.

8.1. Subdirección de Informática y Telecomunicaciones

Proporciona servicios de tecnología de la información y telecomunicaciones en apoyo a

las áreas del Instituto, a efecto de lograr una mejora continua de las operaciones, la

sistematización de los procesos y el uso adecuado de la infraestructura de cómputo.

8.2. Subdirección de Recursos Humanos

Garantiza la seguridad y oportunidad de los pagos de sueldos y prestaciones; y el

desarrollo personal y profesional del factor humano del Instituto, mediante una

administración eficiente, dentro de un clima laboral sano y cordial, contribuyendo con

esto al logro de los objetivos institucionales

8.3. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Administra con eficiencia, eficacia, economía, transparencia, imparcialidad, legalidad y

honradez los recursos materiales y servicios generales destinados para el cumplimiento

de los planes y programas institucionales.

9. ÓÓrrggaannoo IInntteerrnnoo ddee CCoonnttrrooll

Impulsa la mejora continua de los procesos administrativos y servicios públicos, a

través de la detección de áreas de oportunidad. Previene prácticas de corrupción e

impunidad a través de la difusión de normas, el establecimiento de controles internos y

de asesoría. Enfoca a obtener en las auditorías resultados válidos, significativos y

debidamente fundamentados. Otorga la debida atención a las quejas, denuncias,


15

inconformidades y sugerencias de la sociedad. Impulsar la debida rendición de cuentas

a la sociedad sobre la gestión y los resultados del Instituto.

10. FFoonnddoo ppaarraa llaa PPrroodduucccciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa ddee CCaalliiddaaddeess ((FFOOPPRROOCCIINNEE))

Es un fideicomiso a cargo del IMCINE, fomenta el desarrollo de la actividad

cinematográfica nacional de calidad no contemplada en el artículo 33 de la Ley Federal

de Cinematografía, con la participación de la comunidad de cineastas, a fin de

satisfacer las necesidades y requerimientos culturales y de entretenimiento de la

población en general, a través del apoyo a la producción de largometrajes; tiene como

objetivo fomentar el desarrollo de la actividad cinematográfica nacional de calidad,

mediante la operación de un sistema de otorgamiento de apoyos financieros a los

productores de largometrajes (personas físicas y/o morales mexicanas), mediante

convocatorias de apoyo para producción o postproducción de largometrajes (de 75

minutos o más) de ficción, documental y/o animación.

11. FFoonnddoo ddee IInnvveerrssiióónn yy EEssttíímmuullooss aall CCiinnee ((FFIIDDEECCIINNEE))

Es un fideicomiso sectorizado en la Secretaría de Educación Pública, fomenta y

promociona permanentemente a la industria cinematográfica nacional, brinda un

sistema de apoyos financieros, de garantía, de estímulos e inversiones en beneficio de

los productores, distribuidores, comercializadores y exhibidores de películas

nacionales, impulsando la cinematografía con viabilidad comercial que reactive y

estimule la recuperación financiera en la cadena productiva de dicha industria;

mediante apoyos a la producción, postproducción, distribución y exhibición de

largometrajes (de 75 minutos o más) de ficción y/o animación vía capital de riesgo y

créditos. Asimismo, realiza el otorgamiento anual de estímulos económicos a las

películas que lograron una media de espectadores durante su corrida comercial.

12. EEssttíímmuulloo FFiissccaall aa PPrrooyyeeccttooss ddee IInnvveerrssiióónn eenn llaa PPrroodduucccciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

NNaacciioonnaall ((EEFFIICCIINNEE))

Es un estímulo fiscal para los contribuyentes que otorga el Artículo 226 de la Ley del

Impuesto sobre la Renta y que apoya la producción o postproducción de largometrajes


16

de ficción, animación y/o documental. A través de Eficine 226, los contribuyentes que

inviertan en proyectos cinematográficos en México pueden obtener un crédito fiscal,

equivalente al monto de su inversión, contra el impuesto sobre la renta en el ejercicio

en el que se determine el crédito.

A continuación se presenta cuál es la estructura de archivos que ha implementado el

Imcine, para la organización documental del Instituto.

1.4. Sistema de archivos

Al mostrar la estructura orgánica y funciones del Imcine, se visualiza la importancia de

organizar, controlar y conservar la información contenida en sus documentos. Así como

establecer quiénes y cómo se responsabilizan de dicha organización. Esto se logró a

través de la implementación de un sistema de archivos, el cual se define como “un

modelo común para la operación de los sistemas archivísticos que sugiere y plantea el

Archivo General de la Nación (AGN), a través de normas generales a las que deben

sujetarse las instituciones de la administración pública”26.

“Este modelo conceptual del que se parte, concibe la operación de los archivos como

un conjunto de elementos que comparten fines comunes: la administración de

documentos a lo largo de su ciclo vital, la eficiente organización, el eficaz uso de la

información archivística en los procesos de gestión para la construcción de la memoria

histórica de las instituciones, la difusión social de la información archivística, como un

elemento clave para las acciones de transparencia y rendición de cuentas y el fomento

de una nueva cultura institucional y social en torno de los archivos”27; por ende

establece la creación de una Unidad Central de Administración de Documentos, la cual

contempla la sistematización y reglamentación del manejo de los documentos, la

26

ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN. 2002. p. 28. 27

RAMÍREZ DELEÓN, José Antonio. Archivos gubernamentales: Un dilema de la Transparencia. Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de México – INFODF. México: IFAI. 2007. p. 32-33


17

creación de estructuras que integren las unidades especializadas (Unidad Central de

Correspondencia u Oficialía de Partes, Archivo(s) de Trámite, Archivo de Concentración

y Archivo Histórico), la especialización de recursos, la capacitación de personal, etc.28

Así mismo, dicha estructura (sistema de archivos) es reforzada a través de los

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, que señala que las

áreas o instancias responsables de la organización de los archivos, serán la

Coordinación de Archivos, el (o las) área(s) encargadas del Control de Gestión, el

Archivo de Trámite, el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico.

Por esta razón el IMCINE implementó el establecimiento y/o desarrollo de su sistema de

archivos, a través de las instancias encargadas de vigilar la administración de los

documentos recibidos o generados por el Instituto y sus Fideicomisos, como se muestra

en el siguiente esquema, y las cuales se describen a continuación.29

1.4.1. Coordinación de Archivos

En este apartado se proporciona el concepto y las atribuciones de la Coordinación de

Archivos del Imcine.

El “Área coordinadora de archivos es la designada para realizar las acciones

necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, de

manera conjunta con las áreas competentes en cada dependencia y entidad, así

como con el AGN”.30

28

ALDAY GARCÍA, op cit. p. 24 29

Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía y sus Fideicomisos. Actualizados en 2011. p. 17. 30

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. (D.O.F. 12 de julio de 2010, reformado el 11 de julio de 2011) p. 13


18

Consciente de su importancia, desde 2004 el IMCINE cuenta con el área Coordinadora

de Archivos, siendo el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, el

servidor público asignado para desempeñar esta función. La Coordinación de Archivos

del Instituto tiene las siguientes atribuciones:

Establecer los criterios específicos en materia de organización y conservación de

archivos. Elaborar y presentar al Comité de Información del IMCINE, los

procedimientos archivísticos y criterios específicos en materia de organización y

conservación de archivos para facilitar el acceso a la información.

Instrumentar las acciones destinadas para coordinar, promover, asesorar y vigilar el

cumplimiento de los criterios y procedimientos en materia de archivos.

Coordinar las acciones de Oficialía de Partes, los Archivos de Trámite,

Concentración e Histórico.

Elaborar, revisar y actualizar periódicamente en coordinación con los responsables

de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, el Cuadro General de

Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple,

así como el Inventario General del Instituto y sus Fideicomisos.

Elaborar y actualizar el registro de los responsables de los archivos del Instituto.

Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con

base en la normatividad.

Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la

gestión de documentos electrónicos.

Vigilar la integridad física de los documentos, diseñando programas preventivos ante

la presencia de goteras, filtro solar o de polvo, plagas, etc. y planes de emergencia

ante posibles siniestros como las inundaciones, incendios, etc.

1.4.2. Oficialía de Partes

Antes de indicar las funciones de la Oficialía de Partes del IMCINE, se menciona el

concepto y una breve reflexión sobre su importancia.


19

La Oficialía de partes es la unidad responsable de la administración de correspondencia

y paquetería oficial interna y externa, desde el momento de su recepción hasta su

entrega.

“Es a partir de la recepción o creación de los documentos que toda actividad

administrativa dentro de las dependencias tiene sustento; también es a partir de ese

momento que se inicia su ciclo de vida en los archivos. Por tanto, del mejor manejo de

los archivos dependerá que la ciudadanía que realiza actividades ante una

dependencia, y que los funcionarios que tienen que cumplir con sus funciones, puedan

hacerlo de una forma oportuna y ágil. De ahí que es el inicio donde se sentarán las

bases para contar con archivos organizados”.31

Partiendo de lo anterior, el área de Oficialía de Partes, inicia su operatividad en el

IMCINE el 17 de octubre de 2005. La regulación de esta instancia32 está a cargo de la

Coordinación de Archivos del IMCINE. La parte operativa está bajo el apoyo y vigilancia

del Departamento de Servicios Generales. Sus funciones son:

Proporcionar en tiempo y forma el servicio de recepción, entrega y envío de

correspondencia y paquetería oficial, externa e interna, a todas las áreas del Instituto,

respetando el principio de privacidad.

1.4.3. Archivo de Trámite

De igual manera, en este apartado se proporciona el concepto y una breve reflexión

sobre la importancia del Archivo de trámite del IMCINE.

31

ALDAY GARCÍA. op cit. p. 29. 32

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Circular 01/DG/001/05, 17 de octubre de 2005.


20

El “Archivo de trámite es la unidad responsable de la administración de documentos

de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad

administrativa”.33

“Los archivos de trámite se constituyen por los documentos activos de cada una de las

áreas de los sujetos obligados, cuya conservación es necesaria hasta el término de su

utilidad administrativa dentro del área que los reúne”34. Igual de importante es en esta

etapa, el seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la

dependencia para su trámite, ya que constituye un aspecto fundamental tanto para el

correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada

integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones. De tal

actividad, por ende, destaca la íntima vinculación entre la labor administrativa y el

trabajo documental, lo que hace que su cumplimiento efectivo requiera de la

participación respetuosa y corresponsable del personal administrativo y el (o los)

archivista(s).35

Es así que el Instituto cuenta con Archivos de Trámite por cada Unidad Administrativa,

así mismo los Titulares de cada una designan a los Responsables de Archivo de

Trámite, quienes deben conservar la documentación que integra dichos archivos en

términos de las disposiciones aplicables. Las funciones del Archivo de Trámite son las

siguientes:

Vigilar el seguimiento de los asuntos en gestión, derivado de los documentos

recibidos o generados por las áreas de su Unidad Administrativa.

Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos o en su caso, con el archivo de

concentración, en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, el

Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario

documental.

33

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. op cit. p. 13. 34

Manual de Trabajo Archivístico. Disponible en: http://archivos.ieaip.org/index.php?pagina=archivos 35

ALDAY GARCÍA. op cit. p. 31.


21

Hacer del conocimiento a todo el personal administrativo de su área, dichos

instrumentos, así como las constantes actualizaciones.

Coordinar al personal administrativo de cada Unidad Administrativa que genera y

resguarda los documentos producto de sus funciones, para integrar, clasificar,

describir, foliar, archivar y conservar los expedientes de archivo.

Vigilar que el préstamo de expedientes se realice a través del Vale de Préstamo.

Vigilar que se conserve la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha

sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición

Documental.

Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con

el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración,

conforme al Catálogo de Disposición Documental.

1.4.4. Archivo de Concentración

En este apartado también se proporciona el concepto, una breve reflexión y las

funciones del Archivo de concentración de Instituto.

El Archivo de concentración es la unidad responsable de la administración de

documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de

las dependencias y entidades, y que permanecen en éste hasta su destino final.36

Los archivos de concentración contienen documentos de asuntos terminados o de

escaso movimiento, es decir, semiactivos, que han sido transferidos de los archivos de

trámite al archivo de concentración para su guarda precautoria. Al término de su

vigencia se procede previa valoración, a su depuración, a efecto de seleccionar

36

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la

Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. op cit. p. 13.


22

aquellos documentos susceptibles de ser eliminados o bien aquellos que formarán parte

del archivo histórico.37

Es por esto que el Archivo de Concentración del Instituto, inició formalmente, en 2005,

derivado de las disposiciones de los Lineamientos Generales para la Organización y

Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Federal, en la actualidad se encuentra ubicado en una instalación arrendada.

Con la contratación de una Consultoría en 2005, se depuró e inventarió toda la

documentación generada en ejercicios fiscales anteriores a 2004, con el traslado de las

cajas ya inventariadas, identificadas y ubicadas topográficamente, se reglamenta en

2006 el servicio de dicha instancia, asignando a un Responsable. Las funciones del

Archivo de Concentración son:

Proporcionar el servicio de préstamo y consulta de expedientes a la Unidad

Administrativa que los haya transferido, previo cumplimiento de los lineamientos.

Proporcionar la asesoría técnica que se requiera para la oportuna y correcta

transferencia de los documentos de trámite concluido, en cada una de las Unidades

Administrativas.

Recibir los documentos que envíen las Unidades Administrativas para su

conservación precaucional bajo los requisitos establecidos en el presente

documento, procediendo a ubicarlos inmediatamente en el lugar físico que le

corresponda (ubicación topográfica),

Llevar el control de fechas para la recepción de transferencias (en coordinación con

la Coordinación de Archivos) con el objeto de fijar la fecha y hora para su

realización.

Analizar la documentación cuya vigencia administrativa, contable o legal haya

prescrito y determinar el tratamiento que corresponda a la misma, de acuerdo con las

normas establecidas y promover las bajas documentales ante el Archivo General de

la Nación.

37

Manual de Trabajo Archivístico. op cit. s/n p.


23

Vigilar la integridad física de los documentos, notificando la incidencia de posibles

siniestros como las inundaciones, goteras, filtro solar o de polvo, etc.

1.4.5. Archivo Histórico

En este apartado se proporciona el concepto y una breve reflexión del Archivo Histórico.

El “Archivo histórico es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar,

describir y divulgar la memoria documental institucional”.38

El archivo histórico se integra por los documentos inactivos que mantienen sus valores

secundarios, los cuales permiten dar testimonio, evidencia e información acerca de la

evolución y desarrollo del sujeto obligado y se constituyen así en patrimonio cultural.

Estos archivos se orientan al desarrollo de las funciones de conservación, preservación

y difusión del patrimonio histórico documental, así como al servicio de la investigación.39

Sin embargo, el Instituto aun no cuenta con esta unidad. Pero es conveniente

mencionar que se ha elaborado el Proyecto para su implementación, el cual está en

revisión de las autoridades institucionales.

No obstante, cabe señalar, que el Instituto cuenta con el Acervo Iconográfico y el

Acervo de Material Fílmico, los cuales comparten las instalaciones con el Archivo de

Concentración. Estos acervos gráficos constituyen la Filmoteca del IMCINE y

corresponden a series sustantivas con valor histórico, relacionadas con la

Cinematografía Mexicana: por una parte las películas apoyadas por el IMCINE y sus

Fideicomisos, por otra las que son de su propiedad (por cesión de derechos), los

38

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. op cit. p. 13. 39

Manual de Trabajo Archivístico. op cit. s/n p.

24


actores, personajes, los directores, productores, fotógrafos, etc.; esta información puede

consultarse a través de los carteles, mini carteles, hojas publicitarias,

originales mecánicos, material publicitario, biografía de actores, fotomontajes, stills y

fotografías, que dan testimonio de la importancia y trascendencia nacional y extranjera,

de esta industria, que ha creado estilos, géneros, estrellas e imágenes; los acervos

fueron creados con el objetivo de brindar el servicio de préstamo y consulta a la

comunidad cinematográfica y público en general.

Una vez expuesta estas instancias cabe señalar que en sentido estricto del sistema de

archivos, se obtendría una estructura jerárquica, como se muestra en el siguiente

esquema.

Sin embargo, por razones administrativas y normativas, esta estructura no se ha

integrado a la estructura orgánica del Instituto, no obstante, el área Coordinadora de



Informe Anual 2010 Imcine

25

CCoooorrddiinnaacciióónn ddee

AArrcchhiivvooss

DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss

MMaatteerriiaalleess DDeeppaarrttaammeennttoo ddee

SSeerrvviicciiooss

DDiirreecccciióónn ddee RReeccuurrssooss

HHuummaannooss MMaatteerriiaalleess yy

TTeeccnnoollóóggiiccooss

SSuubbddiirreecccciióónn ddee RReeccuurrssooss

MMaatteerriiaalleess yy SSeerrvviicciiooss GGeenneerraalleess

Archivos se encuentra adscrita a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales, como un área (de asesoría) con autoridad en materia archivística para todo

el Instituto, como se observa en el esquema siguiente:

Al concluir este capítulo, vemos que la historia institucional del IMCINE, es de gran

importancia y trascendencia en la vida del país, ya que tiene que ver con la realidad del

México pasado y contemporáneo, que sus funciones y estructura orgánica responden a

las necesidades actuales de la industria fílmica nacional, y que el Instituto tomó

conciencia de la importancia de contar con un sistema de archivos, casi desde su inicio,

aunque esto cobró fuerza con la emisión de la Ley Federal de Transparencia y Acceso

a la Información Pública Gubernamental y de los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal.

Ahora, en el siguiente capítulo se abordará el marco teórico necesario para la

comprensión del tema objeto de estudio, es decir, la guía simple de archivos, así como

de las normas internacionales de descripción archivística.


26

Capítulo 2. La Guía simple de archivos y las Normas internacionales de

descripción archivística

En este capítulo se señalan los conceptos teóricos que se relacionan con la guía simple

de archivos, como el de descripción archivística, el de instrumentos de descripción,

dentro de los cuales se aborda el cuadro general de clasificación archivística por ser la

base para la elaboración del instrumento objeto de estudio, y de los principios teóricos

de organización, clasificación y ordenación; el concepto de guía simple de archivos, su

importancia, objetivos y requerimientos; así mismo, se presenta una breve introducción

a las normas internacionales de descripción archivística que se han seleccionado para

la normalización de la guía, señalando su contexto de aplicación, sus conceptos y sus

objetivos.

Partiendo de lo anterior, cabe señalar, que antes de iniciar el proceso de descripción de

un fondo documental y sus partes, se deben seguir ciertos pasos esenciales, como son:

identificar los documentos; clasificarlos y ordenarlos; realizar el análisis que permita

determinar tanto su valor documental, como sus vigencias, así como señalar la forma

de acceso. Estos pasos permiten conocer los documentos, la institución productora, y a

su vez determinar las características internas y externas más sobresalientes, las cuales

son indispensables para una buena descripción de las series documentales.40

“Una vez realizados estos procesos se debe trasladar la información contenida en los

documentos a un instrumento de descripción, que sea sencillo y de fácil manejo, para

que el usuario pueda tener una noción clara del origen del documento, su contexto,

procedencia, tipo documental, contenido, formato, soporte y los modos en que puede

recuperarse y ser consultado”.41

40

CABEZAS BOLAÑOS, Esteban. La descripción archivística y su aplicación en documentos particulares: el caso del Álbum de Figueroa. Disponible en http://escuelahistoria.fcs.ucr.ac.cr/contenidos/archivo/art-fige.htm 41

Ídem.

LLaa GGuuííaa ssiimmppllee ddee aarrcchhiivvooss yy llaass NNoorrmmaass iinntteerrnnaacciioonnaalleess ddee ddeessccrriippcciióónn aarrcchhiivvííssttiiccaa.. CCaappííttuulloo 22..

27

Para lograr este propósito, es importante que todos los archivos desarrollen criterios de

descripción, fundamentados en normas nacionales o internacionales que planteen un

procedimiento homogéneo para la síntesis de cada unidad documental, de manera que

se le facilite al usuario el acceso a la documentación custodiada42. Para la mejor

comprensión de lo mencionado en estos párrafos, se exponen y desarrollan los

siguientes principios archivísticos relacionados con la guía simple de archivos.

2.1. Descripción archivística

En este apartado se proporcionan los conceptos de descripción archivística (o

documental), como proceso archivístico.

De manera teórica se define la descripción archivística como el análisis realizado por el

archivista sobre los fondos y los documentos de archivo agrupados natural o

artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para

ofrecerla a los interesados (productores y usuarios), lo cual equivale a dar al documento

de archivo o sus agrupaciones sus señas de identidad, es decir los rasgos que los

definen con precisión (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que

permiten y facilitan la comunicación (consulta y recuperación).43

Respecto a este concepto puede destacarse que se señala a la descripción documental

como una actividad importante, pero aislada dentro del proceso archivístico, donde la

finalidad principal es la consulta.

Por otro lado, se conceptúa que la descripción documental “es una tarea primordial del

quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos,

42

CABEZAS BOLAÑOS. op cit. s/n. p. 43

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. 5ª. Edición. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. p. 299-300.


28

encaminada a poner los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un útil

disponible para la sociedad”44.

En este concepto ya se señala a la descripción documental como una actividad esencial

y simultánea de la organización documental, coincidiendo en que la finalidad es la

consulta.

Mientras que la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G),

define que la descripción archivística “es la elaboración de una representación exacta

de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la

recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar,

gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el

sistema que los ha producido”45.

Esta definición es una de las más completas ya que dice cómo y cuáles son los

beneficios que se obtienen, por ser de carácter internacional cualquier persona

involucrada en la materia archivística debe adoptarla; sin embargo, se considera que

haría falta explicar qué es “representación exacta”, ya que para personas que no están

familiarizadas, con el concepto de describir46 podría no quedar claro.

Cabe señalar que las definiciones anteriores se refieren a la descripción, desde una

visión general que incluye todos los elementos descriptivos, sin embargo, la descripción

o alcance y contenido, es un proceso que busca transmitir la información presente en

un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos

44

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2ª. Edición. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 2001. p. 255. 45

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Segunda edición Adoptada por el Comité de Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre de 1999. Traducida por el Ministerio de Educación, Cultural y Deporte de España. Madrid: Subdirección de Archivos Estatales. 2000. p. 16. 46

Describir consiste en la representación (idea o imagen de la realidad) o explicación detallada de las cualidades, características o circunstancias de algo o de alguien (personas, objetos, lugares o procesos), mediante el lenguaje. La descripción se clasifica en denotativa y connotativa, la primera, consiste en una descripción objetiva, donde el autor tiene una actitud ajustada al objeto, eliminando al máximo sus opiniones personales y enumera con precisión los rasgos que definen lo descrito, por lo tanto este tipo de descripción es el que se aplica en la descripción documental o archivística, aunque la segunda suele aplicarse en la descripción de documentos especiales (gráficos y/o artísticos).


29

permitirá ver el asunto, por medio de términos normalizados47. Por su parte, los

elementos descriptivos son los elementos específicos de información sobre los

documentos de archivo que se consignan en cada una de las fases de su gestión, las

cuales se refieren a las características internas y externas de los documentos, así como

a la estructura y funciones del ente que los generó.48

Estos conceptos tienen en común aterrizar la descripción en instrumentos,

desarrollados a continuación.

2.2. Instrumentos de descripción

En este apartado se expone qué y cuáles son los instrumentos de descripción,

centrándose en aquellos relacionados con el objeto de estudio de este trabajo, así

mismo se señalan conceptos que permitirán tener una visión general del proceso de

descripción archivística.

Antonia Heredia, especialista en materia archivística, para definir el término de

instrumentos de descripción, parte del término descripción como tarea específica del

archivero y como concepto que abarca la actividad de hacer posible el conocimiento y

localización de los documentos tras haberlos identificado, después de enumerar sus

caracteres externos e internos, de manera que los instrumentos de descripción deben

ser tomados como resultado de una operación de análisis específico de los documentos

de archivo o de sus agrupaciones.49

Este concepto resalta la importancia de la actividad de análisis del archivista, para

recuperar la información a través de los instrumentos de descripción.

47

CABEZAS BOLAÑOS. op cit. s/n p. 48

Concepto inferido de la ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. p. 12-13. 49

HEREDIA HERRERA. op cit. p. 314-315.


30

Por otro lado se conoce con este término a aquellos instrumentos de referencia por

escrito (o automatizados) de los que se sirve el archivista para plasmar en ellos el

resultado de su actividad profesional con la doble finalidad de controlar los fondos a su

cargo y dar la máxima difusión al contenido de los mismos facilitando su conocimiento

al simple consultante o al investigador.50

Este concepto coincide con el anterior, sobre la importancia de la actividad profesional

del archivista, y hace referencia a la finalidad de control y de difusión (consulta).

La ISAD (G) define los instrumentos de descripción como el “término genérico que sirve

para denominar cualquier descripción o instrumento de referencias realizado o recibido

por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los

documentos”.51

Este concepto se centra en la parte medular que es la descripción, plasmada en

cualquier “herramienta o documento”, por no mencionar el término “instrumento”, ya que

no es válido repetir el término en la definición, y hace referencia a que este puede ser

elaborado o recibido en el transcurso de la administración o control de los documentos,

sin embargo queda demasiado generalizado, u omite la finalidad principal que es

difundir y/o recuperar la información.

Como se observa en la segunda definición, estos instrumentos tienen una doble misión

que consiste en controlar los fondos a su cargo (permiten al archivista conocer el

contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización en el espacio

físico) y dar la máxima difusión al contenido de los mismos facilitando su conocimiento

al consultante o al investigador (creando un contexto que permita orientar al usuario

que ingresa por primera vez a un archivo y facilitar la búsqueda a los que ya lo

50

PESCADOR DEL HOYO, Ma. del Carmen. El archivo instrumentos de trabajo. Madrid: Ediciones Norma. 1986. p. 3. 51

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. p. 17.


31

conocen)52. Por lo anterior los instrumentos de descripción pueden ser de dos clases:

instrumentos de control e instrumentos de información53. En los de control podemos

encontrar el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición

documental principalmente. En los de información (o de consulta) están los inventarios,

los índices, las guías y los catálogos.

Para el presente trabajo se aborda el cuadro general de clasificación archivística

(instrumento de control) y la guía simple de archivos (instrumento de información o

consulta).

2.2.1. Cuadro General de Clasificación Archivística

En este apartado se explicará qué es el cuadro general de clasificación archivística, así

como qué son los sistemas de clasificación, niveles de descripción (estructura

documental) y secciones documentales por funciones comunes y sustantivas, por

tratarse de conceptos relacionados entre sí.

Cabe señalar que inmerso al sub apartado de sistemas de clasificación se encuentran

conceptos teóricos como el principio de procedencia, el principio de orden original y

métodos de ordenación.

Ahora bien, antes de explicar el concepto de cuadro general de clasificación

archivística, es imprescindible partir del concepto de clasificación, la cual consiste en

dividir o separar un conjunto de documentos estableciendo clases o series, de tal

manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura de un todo (desde

los más amplios hasta los más específicos, estableciendo una jerarquización entre los

mismos). Cabe señalar que cada grupo de la estructura debe ser único, distinto a los

demás, con características propias y susceptibles de subdividirse en otros dependientes

52


PESCADOR DEL HOYO. op cit. p. 3.


32

del mismo54. En consecuencia, “clasificar consiste en la elaboración de un cuadro

clasificador estructurado, con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos

todos aquellos que tengan características similares”55. En consecuencia el cuadro de

clasificación, es “una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, los divide en

grupos evidenciados por ser reflejo de una acción, función o actividad”.56

Por otro lado, en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de

los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal se

define el cuadro general de clasificación archivística como “el instrumento técnico que

refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada

dependencia o entidad”57; concepto que adoptaremos en lo sucesivo.

Una vez expuesto el concepto de cuadro general de clasificación archivística, es

importante indicar que para su definición (elaboración o diseño) es imprescindible elegir

y/o establecer un sistema de clasificación, término que se define a continuación.

2.2.1.1. Sistemas de clasificación

El principio archivístico denominado Sistemas de clasificación tiene sustento en el

Principio de procedencia, el cual determina que los documentos pertenecen a la unidad

administrativa que los generó, bajo este postulado, los documentos se agrupan en base

a sus productores58. Los productores se entienden como las dependencias, áreas y/o

personas (servidores públicos) responsables (o sujetos obligados) de generar, recibir,

acumular, gestionar y custodiar los documentos. Sin embargo, la complejidad en el flujo

de la información entre los productores y sus destinatarios (resguardantes), implicó el

54


Idem. 56

CRUZ MUNDET. op cit. p. 244. 57

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 20 de febrero de 2004). p. 3. 58



33

establecimiento de otros criterios para agrupar los documentos. A estos criterios se les

conoce como Sistemas de clasificación.

Pero, ¿qué se entiende por sistemas de clasificación? Para conceptuarlos es necesario

partir de la definición del término sistema, el cual en sentido estricto, es un conjunto de

reglas o principios sobre una materia, estructurados y enlazados entre sí; también se le

define como el conjunto de elementos que, ordenadamente relacionados entre sí,

contribuyen a determinado objetivo59. Así mismo, el principio en mención se compone

de un segundo término, clasificación, definido en el apartado anterior, y el cual puede

resumirse como el proceso de separar por diferencias y agrupar por semejanzas para

formar una estructura documental.

Y ¿cuáles son estas diferencias y semejanzas?, precisamente es aquí donde la teoría

archivística establece que, tres son los elementos que se pueden considerar en la

clasificación de los documentos: la estructura orgánica de la dependencia que los

produce, las acciones a que éstos se refieren, y los asuntos o materias sobre los que

tratan60, donde cada elemento tiene sus propias semejanzas y diferencias, explicadas

en el segundo párrafo posterior a este. Por su parte la estructura documental está

basada en los conceptos de fondo, sección y serie, que establecen un principio de

diferenciación, estratificación y jerarquía de los diversos conjuntos documentales que

conforman el acervo.61

Ahora bien, en base a estos principios, definiciones, conceptos y criterios, a manera

personal se conceptúa a los Sistemas de clasificación como, el conjunto de principios,

reglas o criterios que permiten homogenizar el proceso de diferenciación (separación de

los documentos en clases o series por sus diferencias) y estratificación (agrupación de

los documentos por sus semejanzas) del acervo documental de una dependencia o

entidad, “atendiendo los conceptos básicos de fondo, sección y serie, para obtener un

59

REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. 22ª. Edición. 2001. Madrid: Espasa Calpe. 60

CRUZ MUNDET. op cit. p. 239-240. 61



34

conjunto de documentos debidamente organizados e interrelacionados en una

estructura lógica y jerárquica, con fundamento en los caracteres o elementos de la

entidad”.62

De acuerdo con estos elementos, se establecen tres tipos de sistemas de clasificación:

OOrrggáánniiccoo. “Los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura de la

institución, por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o

dependencias”.63

FFuunncciioonnaall. “Los documentos se reúnen de acuerdo con las funciones de la

institución”64. Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o más

amplias sobre la base de las funciones generales, las secundarias sobre la base de

las subfunciones y las clases elementales o series documentales deberán

comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada

proceso, actividad o tarea.65

PPoorr aassuunnttooss oo tteemmaass. Los documentos se reúnen como resultado del análisis del

contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que

versan66. “Utilizada en colecciones o archivos particulares, no es aplicable a archivos

de instituciones, pues rompe la estructura de los fondos y dispersa su

documentación”.67

Cuando un organismo se divide en varias entidades o dependencias, se corresponden

con una o varias funciones, en este caso la clasificación será mixta: orgánico-funcional,

62

HEREDIA HERRERA. op cit. p. 273. 63


Ídem. 65

CRUZ MUNDET. op. cit. p. 241. 66

Ibíd. p. 242. 67



35

la cual surge de la elección del tipo de sistema orgánico para respetar la procedencia, y

del sistema funcional para basarse en las atribuciones o funciones de la misma.68

Cabe señalar que en la administración pública el sistema de clasificación más

adecuado, es el funcional, sobre todo para archivos de instituciones de larga vida, con

complejidad orgánica, en que las funciones son más claras y lineales, con menos

cambios en la evolución de las funciones que de la estructura y organigrama, como lo

marca el Archivo General de la Nación (México).69

Por otro lado, en este apartado es esencial abordar el concepto de Métodos de

ordenación, el cual tiene sustento en el Principio de orden original, que establece que

los documentos deben agruparse en el orden asignado durante su función

administrativa70. Los Métodos de ordenación, se definen como el conjunto de reglas que

permiten homogenizar el proceso de unir un conjunto de documentos relacionados unos

con otros, a partir de elementos (caracteres) internos del documento: forma, fecha,

nombre, asunto, etc., de acuerdo con el tipo de ordenación (numérico, alfabético,

cronológico, geográfico, etc.) establecido de antemano.71

Es así que la importancia de abordar dicho concepto, radica en que la estructura

documental es el resultado de la aplicación de los Principios de Procedencia y Orden

original, y establece el esquema de organización del archivo72 (clasificación –

ordenación, procesos concatenados). En este sentido, resulta básico seguir insistiendo

en exponer las diferencias entre clasificar y ordenar, ya que son procesos distintos:

La clasificación es una actividad intelectual (sistemática) que permite relacionar unos

documentos con otros para disponer clase o conjuntos de documentos (aplicable en

fondo, sección y serie). Facilita la localización conceptual de la información contenida

en el acervo.

68



Ibíd. p. 50. 71

Ibíd. p. 56. 72

Ibíd. p. 54.


36

La ordenación es una actividad manual (metódica) que permite relacionar unos

documentos con otros para ordenarlos (aplicable en series, expedientes y piezas

documentales). Facilita la localización física de cada documento o expediente.73

Para concretar, la combinación de un sistema de clasificación establecido y un método

de ordenación definido, dan como resultado la organización de un archivo, a través del

conjunto de operaciones intelectuales y manuales (sistematización) por las que las

diferentes clases documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios

orgánicos o funcionales y por sus caracteres internos, para revelar su contenido y para

tener el control de cada pieza del conjunto de documentos.74

Por otro lado, como se observa, se ha mencionado en repetidas ocasiones el concepto

de estructura documental, para su mejor comprensión en el siguiente apartado se

explica qué es y por qué se relaciona con el concepto de niveles de descripción.

2.2.1.2. Niveles de descripción (estructura documental)

Como ya lo ha abordado Antonia Heredia en su libro “Archivística general. Teoría y

práctica”, los niveles de descripción son paralelas a las agrupaciones documentales75

(estructura documental), por tal motivo resulta importante explicar en este apartado

dicho paralelismo.

La ISAD (G), presenta una estructura de niveles de organización, basada en principios

archivísticos, compuesta por fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental

compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento). A dichos niveles los

denomina nniivveelleess ddee ddeessccrriippcciióónn, refiriéndose a la situación de la unidad de descripción

en la jerarquía del fondo o estructura documental, como comúnmente se le conoce76.

73

ALDAY GARCÍA. op cit. p. 54-55. 74

Ibíd. p. 54. 75


CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. p.19.


37

Esta sinonimia tiene fundamento, en que la descripción archivística es una

consecuencia ineludible de la organización de un fondo. Es así que el archivista deberá

adoptar el término normalizado de niveles de descripción para referirse a niveles de

organización.

Por su parte, el Archivo General de la Nación establece que, la estructura del cuadro

general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos

de fondo, sección y serie. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones

naturales: fondo, sección, serie, subserie, expediente y unidad documental77. Dicho en

otras palabras, son las divisiones del fondo documental que permiten organizar los

documentos de manera lógica en grupos relacionados entre sí en base a su origen y su

orden natural. Así mismo cabe señalar que en la ISAD (G) se menciona el concepto de

subfondo (refiriéndose a la sección), mientras que en la archivística mexicana a través

del AGN, se establecen los conceptos de subfondo (para subdivisiones del fondo) y

sección (para las subdivisiones del fondo o subfondo).

Una vez esclarecido qué son los niveles de descripción o estructura documental, es

necesario abordar que dentro de la Administración Pública se manejan secciones

documentales comunes y sustantivas, para lo cual se explica a continuación en qué

consiste este escenario.

2.2.1.3. Secciones documentales por funciones comunes y sustantivas

Además de los sistemas de clasificación mencionados, “la teoría archivística presenta

una nueva propuesta sobre la clasificación conocida como Sistema de Clasificación

Universal Corporativo, establecida por Michel Roberge, que consiste en organizar y

tratar la documentación de todas las unidades administrativas de una organización a

partir de los mismos criterios y por medio de un plan corporativo de clasificación. Este

77

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación

archivística. . México: AGN. 2006. op cit. p. 16


38

plan debe basarse en la función de gestión de las actividades administrativas (gestión

de recursos humanos, materiales, financieros, etc.), los cuales están presentes en todas

las administraciones y en las funciones de la gestión de actividades específicas de cada

una de las organizaciones. El plan se debe aplicar a todos los soportes de

información”.78

La propuesta del Sistema de Clasificación Universal Corporativo79, se sustenta en el

principio de que en toda institución, pública o privada, existen dos tipos de funciones de

gestión administrativa. Las que son generales para cualquier entidad, tales como

personal, contabilidad, servicios generales, etc. Y aquellas que son propias o

específicas de esa institución, que por su naturaleza y razón de ser únicamente se

desarrollan en dicha entidad.80

Partiendo de esta propuesta de clasificación, y conforme lo indicado por el AGN de

acuerdo con el sistema de clasificación funcional, en el establecimiento de las

categorías de agrupamiento se debe contemplar, lo siguiente:

Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la

Administración Pública Federal (Funciones comunes).

Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que

corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una

dependencia o entidad con otra (Funciones sustantivas).81

De ahí que, el Cuadro general de clasificación por funciones comunes, establecido por

el AGN, como resultado logrado por el Grupo de trabajo del Comité Técnico de

78

M. ROBERGE. La gestión de la información administrativa. Aplication globale, systémique et systématique. 1992, Quebec: Documentor. pág. 159, citado por JAÉN GARCÍA, Luis Fernando. Los Retos de los Archivistas en el Nuevo Milenio. p. 2. Disponible en: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/retos_archivistas_nuevo_milenio.pdf. 79

Entiéndase corporativo como sinónimo de dependencia, entidad, u organismo. 80

JAÉN GARCÍA, Luis Fernando. Los Retos de los Archivistas en el Nuevo Milenio. p. 2. Disponible en: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/retos_archivistas_nuevo_milenio.pdf. 81

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. op cit. p. 16.


39

Unidades de Correspondencia y Archivo del Ejecutivo Federal (COTECUCA), para el

desarrollo del mismo, el cual fue coordinado por la Secretaría de Salud, según acuerdo

del 26 de abril de 2001 del citado Comité, es de aplicación obligatoria y se integra por

12 secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo y la letra “C” (de

comunes), y 243 codificadas e identificadas con un número consecutivo, que

corresponden a las funciones comunes de las dependencias y entidades del Poder

Ejecutivo Federal82; por lo que deberá ser utilizado por todas y cada una de ellas. Como

regla general los niveles de Sección y Serie deberán ser respetados como aparece, es

decir, no cambiar la nomenclatura ni los códigos, y sólo en el nivel de serie según lo

determinen las unidades responsables que requieran de mayor especificación, se

pueden agrupar, desagrupar o subdividir para crear un subnivel, es decir, cada serie

podrá ampliarse un nivel más de manera horizontal (subserie). Así mismo es

responsabilidad de cada dependencia agregar el número de secciones y series

sustantivas conforme a sus necesidades de organización documental. Para representar

lo abordado en este apartado 2.2.1, se presentan 2 esquemas en el anexo 1.

En seguida se aborda el otro instrumento de descripción citado en el apartado 2.2, el

cuál además es el objeto de estudio del presente trabajo.

2.2.2. Guía Simple de Archivos

En este apartado se exponen el concepto de guía simple de archivos, su importancia,

objetivos, marco legal y la relación que existe entre dicho instrumento y el cuadro

general de clasificación archivística.

La “Guía es el instrumento de descripción de fondos, que sirve para orientar al

investigador en el conocimiento y exploración del contenido de todos, o parte, de los

fondos, de uno o varios archivos”83.

82

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. op cit. p. 25. 83

PESCADOR DEL HOYO. op cit. p. 116.


40

Este concepto está más enfocado a la guía general, aunque puede aplicar a la guía

simple de archivos, pues el propósito es orientar sobre la información del archivo.

En un concepto general, una guía “es una visión sinóptica de la documentación de uno

o más archivos, cuyo objetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los

documentos y servicios que prestan los archivos en forma general”.84

Este concepto es muy parecido al anterior, además aborda los servicios que ofrecen los

archivos.

En este sentido, Antonia Heredia señala dos tipos de guías: la general y la especial. La

general la refiere como aquella que centra la información sobre el archivo o servicio de

archivo: creación, vicisitudes, edificio, dependencias, personal servicios que presta;

sobre la historia de la institución o instituciones cuyos fondos se albergan en esos

archivos; exposición sistemática de los fondos, de sus secciones con indicación del

volumen de unidades, fechas límite, modificación en los fondos por cesiones o

adquisiciones; orientación bibliográfica sobre el archivo pero, sobre todo, relación

completa de los instrumentos de descripción sobre dichos fondos. Mientras que en las

guías especiales de un fondo o una sección de fondo integrantes de un archivo, los

datos sobre el archivo se reducen, se presta más atención a la historia de la institución

productora de los documentos integrantes del fondo o de la sección y de sus series,

insistiendo en las funciones y actividades de aquéllas que van a dar origen a dichas

series. Se desciende hasta particularizar la génesis de éstas y al contenido informativo

general que pueden ofrecer al investigador, tanto en un sentido positivo como negativo

o de exclusión. Se trata también de fijar las relaciones unas series con otras, tras una

tarea de reclasificación, precisa en muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador

el camino de la investigación.85

84


HEREDIA HERRERA. op cit. pp. 326 - 327.


41

Ahora bien, con la emisión de los Lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración

pública federal (en los sucesivo Lineamientos generales), surge el concepto de Guía

simple de archivos, la cual se define como el esquema general de descripción de las

series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus

características fundamentales, funciones y /o atribuciones, conforme al Cuadro general

de clasificación archivística y sus datos generales86.

Este concepto es el más completo y tal vez valdría la pena equipararlo con el de guía

especial, ya que el objetivo y los elementos descriptivos, son prácticamente los mismos;

para fines del presente trabajo este es el concepto que adoptaremos en lo sucesivo.

Una vez asentado el concepto de guía simple de archivos, se expone su importancia y

objetivos.

2.2.2.1. Importancia y objetivos

La importancia de la elaboración de la Guía simple de archivos de cada entidad o

dependencia es, además de dar cumplimiento a los Lineamientos generales, que sirve

para identificar los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en

la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido

de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como

los productores.87

“Los objetivos de la Guía Simple son:

86

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, op cit. p. 3. 87

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. México: AGN. 2006. p. 3.


42

Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de

clasificación archivística, así como su esquema de organización y sus datos

generales para transparentar su sistema de clasificación.

Asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas para facilitar la

recuperación y el intercambio de información.”88

Coadyuvar en la transparencia de la información de las dependencias o entidades.

2.2.2.2. Requerimientos legales

Es conocido por la administración pública, que a razón de la emisión de la Ley Federal

de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, es obligatorio

elaborar la Guía simple de archivos, de cada dependencia o entidad89 y publicarla en

los portales institucionales90, la cual deberá actualizarse anualmente91. Así mismo que

el AGN, como ente rector en la materia, debe proporcionar el instructivo para su

elaboración92.

El Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos, fue emitido por dicha

instancia en 2006, es de carácter obligatorio, y proporciona las disposiciones generales

siguientes:

88

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. op.cit. p. 5. 89

Artículo 32, 2do. Párrafo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (D.O.F. 11 de junio de 2002) y en el Lineamento Séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F. 20 de febrero de 2004). 90

Artículo Cuarto Transitorio de Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. op cit. 91

Artículo 46 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (D.O.F. 11 de junio de 2003). 92

Lineamento Séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. op cit.


43

DDee aapplliiccaacciióónn.

1) El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los archivos de

trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa semiactiva)

y, por último, los históricos (etapa inactiva).

2) Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos y

obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar

elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control.

DDee eexxcceeppcciióónn.

1) En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia contienen

más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel.

2) En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie, se

aplicará el nivel inmediato superior.

DDee rreessppoonnssaabbiilliiddaaddeess.

El área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad será la responsable de

integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o

entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.

DDee eessttrruuccttuurraa.

Se establecen 25 elementos de descripción para la guía simple de archivos, en dos

áreas de información (Identificación y Contexto y Contenido), de los cuales hay 12

elementos comunes y 13 elementos específicos de actualización que serán

seleccionados según el tipo de archivo que se describe (trámite, concentración e

histórico)93. Como se muestra en la tabla siguiente:

93

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. op cit. p. 13.


44

ÁREAS

IDENTIFICACIÓN CONTEXTO Y CONTENIDO

EL

EM

EN

TO

S

Para

la

s 3

eta

pas 1. Unidad Administrativa

2. Área de procedencia del Archivo

3. Nombre del responsable y cargo

4. Domicilio

5. Teléfono

6. Correo electrónico

Com

unes

Para

la

s 3

eta

pas 7. Ubicación física

8. Fondo

9. Sección

10. Serie (s)

11. Fecha (s)

12. Descripción

Com

unes

Trá

mite

13. Volumen

14. Apertura de expedientes

15. Transferencias primarias (envío)

16. Bajas documentales

17. Volumen total

Actu

aliz

ació

n

Concentr

ació

n 18. Volumen

19. Transferencias primarias (recepción)

20. Bajas documentales

21. Transferencias secundarias (envío)

22. Volumen total

His

tórico

23. Volumen

24. Transferencias secundarias (recepción)

25. Volumen total

Posterior a las disposiciones generales, el Instructivo indica las reglas por cada

elemento de descripción, donde señala que la guía simple de archivos deberá basarse

en el cuadro general de clasificación archivística de cada dependencia o entidad, así

como, que el nivel de descripción será a partir de la serie documental.

2.2.2.3. Interrelación con el cuadro general de clasificación archivística

Como ya se mencionó al principio de este capítulo, antes de iniciar el proceso de

descripción documental, debe estar perfectamente organizado el fondo documental, de

manera que, la guía simple de archivos, a través de la descripción básica de sus series

documentales, refleje la estructura del cuadro general de clasificación archivística, es

decir, los niveles de descripción (niveles de organización).


45

Después de establecer la visión integral de todos los componentes que conforman la

guía simple de archivos, para los fines de este trabajo es necesario abordar las normas

internacionales de descripción, las cuales se exponen a continuación.

2.3. Normas internacionales de descripción archivística

Actualmente, se cuenta con las Normas internacionales de descripción archivística, las

cuales consisten en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la

creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligibles por sí mismos. Tienen

como finalidad facilitar la recuperación, lograr la homogeneidad en la descripción de

archivos y estar en posibilidad de intercambiar información a nivel internacional

mediante un código común, normalizar los encabezamientos autorizados y posibilitar la

integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de

información.94

Como información general, las normas se deben utilizar con las normas nacionales

existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales. Los elementos

descriptivos de las normas son en sí las reglas que constituyen la descripción de una

unidad de descripción (o entidad archivística). Las reglas (o elementos de descripción)

que conforman a cada una de las normas se estructuran en áreas de información

descriptivas las cuales permiten organizar dichos elementos. Así mismo, cada regla

consta de: el nombre del elemento de descripción, el objetivo del elemento de

descripción, la(s) regla(s) aplicable(s) a cada elemento, observaciones y cuando

corresponda, ejemplos que ilustran la aplicación de la(s) regla(s).95

El nivel de descripción a partir del cual se iniciará la descripción, dependerá de las

necesidades de cada instrumento o dependencia. Así mismo el número de elementos

94


Tomado de la introducción y/o de la estructura y uso de las normas internacionales de descripción archivísticas a describir en este apartado.


46

que, además de los esenciales (obligatorios), debe incluir una descripción archivística

dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción.

Así mismo es conveniente exponer una breve reseña histórica y de contexto, para

enfatizar su importancia de aplicación.

CCoonntteexxttoo ddee aapplliiccaacciióónn

Estas normas fueron elaboradas por el Consejo Internacional de Archivos a través del

Comité de las Buenas Prácticas. Por lo que a manera de antecedentes es importante

exponer qué son estos organismos y cuál es su finalidad.

“El Consejo internacional de Archivos (CIA) es una organización descentralizada regida

por una Asamblea general y administrada por un Comité ejecutivo. Sus ramas

constituyen otros tantos foros regionales para los archiveros de todas las partes del

mundo; sus secciones reúnen a archivistas e instituciones interesadas en determinados

aspectos o áreas de la profesión; sus comités y grupos de trabajo se forman para lograr

la contribución de expertos a la solución de problemas concretos. La Secretaría del CIA

se dedica a la gestión de la organización y sirve de pivote que vincula a los miembros

entre ellos y coopera con organizaciones cercanas y otros organismos internacionales.

El CIA como la organización profesional de la comunidad de archivos, se dedica a

promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los

archivos. Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de

archiveros, archivos locales y regionales y archivos de otras organizaciones así como

archiveros a título individual. El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y

territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.

El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales

tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones

no gubernamentales”.96

96

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Disponible en:


47

“El Comité de Buenas Prácticas y Normas (ICA/CBPS) (anteriormente denominado de

forma provisional Sección de Buenas Prácticas y Normas) se creó después del

Congreso que el Consejo Internacional de Archivos celebró en Viena en 2004, con el fin

de desarrollar y mantener normas y directrices sobre buenas prácticas para todos los

ámbitos del trabajo archivístico. Durante la primera reunión de la Sección provisional,

que tuvo lugar en Berna (Suiza) en junio de 2005, se decidió impulsar los puntos del

programa de trabajo que habían sido identificados y sistematizados por el antiguo

Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS). En este sentido, y por sugerencia de

miembros de la comunidad archivística internacional, se creó un grupo de trabajo para

desarrollar las normas internacionales de descripción archivística”. 97

Entre las personas - que son miembros del Comité de Buenas Prácticas y Normas

Profesionales del CIA - que se encargaron del desarrollo de estas normas, se encuentra

una persona del AGN como representante de México, de ahí que se tenga la

responsabilidad de conocer, aplicar y difundir estas normas.

A continuación se exponen las normas que son aplicables en la guía simple de

archivos.

2.3.1. Conceptos y objetivos

Las normas que se desarrollan en los apartados subsecuentes son las que permiten

establecer los elementos de descripción normalizados para la elaboración de la Guía

simple de archivos, por lo que se proporcionarán sólo los conceptos y objetivos de las

mismas, así como información relevante, con el propósito de sensibilizar a toda aquella

persona interesada en realizar descripciones archivísticas en base a criterios

normalizados.

http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html 97

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Primera edición Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Francia: El Consejo.


48

http://www.ica.org/6365/welcome/espaol

2.3.1.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), es una guía

general para la elaboración de descripciones archivísticas. Es decir, la descripción de

los documentos de archivo a partir del momento en que se han seleccionado para su

conservación (históricos), aunque también puede aplicarse a las fases previas. 98

Objetivos:

Identificar y explicar el contexto contenido en los documentos de archivo con el fin de

hacerlos accesibles.

Establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones fiables,

auténticas, significativas y accesibles puedan permanecer a través del tiempo.99

Este conjunto de reglas generales permiten:

Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas.

Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de

archivo.

Compartir los datos de autoridad.

Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en

un sistema unificado de información.100

Así mismo, de esta norma es importante destacar que para describir el fondo como un

todo se utiliza los elementos de descripción de la misma, si se describen las partes que

integran el fondo, éstas se describen por separado, utilizando sólo los elementos más

convenientes. La suma total de todas las descripciones, jerárquicamente unidas entre

sí, representan el fondo, a esta técnica de descripción se denomina descripción

multinivel101.

98

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. 99

Ídem. 100

Ídem. 101

Ídem.


49

Al establecer una jerarquía de descripciones deben aplicarse 4 reglas fundamentales:

Descripción de lo general a lo particular.

Información pertinente para el nivel de descripción.

Vinculación de las descripciones.

No repetición de la información.102

2.3.1.2. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a

Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF)

La Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a

Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), es una guía para elaborar registros de

autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones,

personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.103

Objetivos:

Determinar el tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de

archivos y servir de orientación sobre la forma de integrar estos registros en un

sistema descriptivo controlado.

Sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas

relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su

producción.104

Este conjunto de reglas permiten:

El acceso a los archivos y sus documentos, basado en una descripción de su

contexto de producción, la cual que está relacionada con las descripciones de los

propios documentos.

102

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. 103

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Adoptada por el Comité de Normas de Descripción. Canberra, Australia, 27-30 de octubre de 2003. Versión española. 2004. Madrid: El Consejo. 104

Ídem.


50

La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción

y la utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su

significado y trascendencia.

La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la

descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información

relativa al cambio administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias

personales en individuos y familias.

El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.105

Así mismo, los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:

Describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de

descripción archivístico.

Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones

archivísticas.

Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas

entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les

conciernen.106

2.3.1.3. La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF

La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, es una guía para

elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y

conservación de documentos.107

Objetivos:

Ayudar a situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y

utilización.

105

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. op cit. 106

Ídem. 107

Consejo Internacional de Archivos. ISDF Norma internacional para la descripción de funciones. Primera edición Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales. Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Traducida por el Ministerio de Educación, Cultural y Deporte de España. 2007. Madrid: El Consejo.


51

Ayudar a explicar cómo y por qué los documentos fueron producidos y

posteriormente utilizados, el objetivo o la función que estaban destinados a cumplir

dentro de la organización, y cómo los documentos concuerdan y se relacionan con

otros documentos producidos por la misma organización.108

Las descripciones de funciones pueden usarse:

Para describir funciones como unidades dentro de un sistema de descripción

archivística.

Para controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones

archivísticas.

Para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y

las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los

documentos que originaron.109

2.3.1.4. La Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de

Archivo ISDIAH

La Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo

ISDIAH, es el conjunto de reglas generales para la normalización de la descripción de

instituciones que conservan fondos de archivo.110

“Objetivos:

Facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la

conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general.

Ofrecer directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con la

descripción de los documentos que éstas custodian y con sus productores.

108

Consejo Internacional de Archivos. ISDF Norma internacional para la descripción de funciones. op cit. 109

Ídem. 110

Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Primera edición Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Francia: El Consejo.


52

Estas descripciones pueden utilizarse:

Para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripción

archivística; y/o

Para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los

fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de información

archivística o en la red.

Para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los

documentos de archivo que custodian”.111

2.3.2. Términos estandarizados

Los términos y definiciones que presentan las normas descritas, constituyen una parte

integrante de estas reglas de descripción, y sirven para normalizar el lenguaje

documental, en el glosario de cada una, se proporciona el término, el significado y al

final, entre paréntesis se escribe la palabra en inglés, precisamente con el propósito de

que se pueda facilitar el intercambio de información independientemente del lenguaje.

2.3.3. Interrelación de las normas con la guía simple de archivos

Las normas internacionales de descripción archivística son perfectamente aplicables en

el diseño de la estructura de los instrumentos de control y en los de descripción, ya que

recogen en sus distintos campos toda la información contenida en dichos instrumentos.

Además, aunque las normas están concebidas como un formato único para la

descripción, no es necesario tomar los elementos de descripción en su totalidad112. Ver

anexo 2.

111

Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. op cit. 112

CRUZ MUNDET. op cit. p. 272.


53

La idea de emplear estas normas es que se apliquen a las descripciones de

documentos sin tomar en cuenta la naturaleza o volumen de la unidad de descripción

con el fin de constituir la descripción de cualquier unidad a través de varios niveles, de

manera que se represente el fondo desde lo más general a lo específico,

informándonos bajo qué circunstancias surgen los documentos y en forma muy general

cuál es el tipo documental que generó, plasmando estas descripciones en los

instrumentos de información (o de consulta)113, en este caso, la Guía simple de

archivos.

Una correcta interpretación y aplicación de las normas dará como resultado un trabajo

objetivo y eficiente, pero sobre todo normalizado. Para representar lo abordado en este

capítulo, se muestra un esquema en el anexo 3.

Ahora bien, en este capítulo, se puntualizaron los conceptos y principios teóricos de los

procesos archivísticos que conllevan a la elaboración de la guía simple de archivos,

partiendo desde la organización documental (clasificación y ordenación) a través de la

elección de un sistema de clasificación y uno o más métodos de ordenación, se abordó

el concepto de niveles de descripción (estructura documental), hasta el de la

descripción documental, específicamente en la guía simple de archivos como

instrumento de consulta, haciendo énfasis en la normativa que obliga a las

dependencias y entidades a su elaboración, para lo cual se expusieron las

disposiciones del AGN en su Instructivo; también se abordaron las 4 normas

internacionales de descripción que se propone implementar en la guía.

Lo anterior con la finalidad de contar con la teoría que permita comprender y/o contar

con la visión general de los procesos archivísticos previos y durante la elaboración de la

guía simple de archivos, así como con la normatividad aplicable para lograr

descripciones normalizadas de las series documentales, lo cual se desarrolla en el

capítulo siguiente.

113

CABEZAS BOLAÑOS. op cit. s/n p.


54

Capítulo 3. Criterios estandarizados de descripción archivística para la

elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE

En este capítulo, se expone como punto de inicio, el diagnóstico de la situación de las

guías simples de archivo del Imcine y otras dependencias (muestra seleccionada), las

razones y metodología para aplicar las normas internacionales de descripción

archivística, desde la elección de los elementos, la fusión de lo elementos

seleccionados con los elementos del Instructivo del AGN, la elaboración del formato e

instructivo y su implementación, hasta la propuesta de Guía simple de archivos para el

IMCINE, señalando cómo se recopiló la información, .

Partiendo de este esbozo, cabe señalar que, en el Instructivo para la elaboración de la

Guía simple de archivos emitido por el AGN, se señala que la guía simple de archivos

se basa en el Cuadro general de clasificación archivística de cada dependencia, por

inferencia el Cuadro general de clasificación archivística a su vez, deberá apegarse al

Cuadro general de clasificación archivística por funciones comunes, establecido por el

Archivo General de la Nación, es decir en las 12 secciones y sus respectivas series

documentales, además de las series sustantivas.

Bajo las premisas de que todas las dependencias públicas federales manejan las 12

secciones comunes en su Cuadro general de clasificación archivística y de que la Guía

simple de archivos deberá basarse en esas secciones y/o series documentales, todas

las dependencias deberían coincidir en las descripciones de dichas series comunes

plasmadas en la Guía simple de archivos, y más ahora que la Secretaría de la Función

Pública emitió en el 2010, disposiciones y manuales administrativos con el objetivo de

homologar y estandarizar los procedimientos de dichas funciones comunes (ver anexo

4). Sin embargo al consultar y comparar las Guías Simples de Archivo publicadas en los

portales institucionales de otras dependencias con la más reciente (2009) del Instituto

Mexicano de Cinematografía, se observó que cada dependencia tiene una descripción

diferente de estas series documentales comunes.

Criterios estandarizados de descripción archivística para la

elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE.. CCaappííttuulloo 33..

55

Para las secciones y/o series documentales de funciones sustantivas podría parecer

que no se tiene un parámetro de comparación y que las descripciones pudieran ser

libres, no obstante entre sectores o ramos de la administración pública existen

dependencias con cierta interrelación, donde sus funciones sustantivas coinciden en

algunas series, más no se observa homogeneidad en las descripciones.

Por lo anterior, en el apartado siguiente, se presenta el diagnóstico que desarrolla con

mayor detalle y objetividad, el análisis comparativo de los elementos de descripción.

3.1. Diagnóstico de las descripciones en las Guías Simples de Archivo del

IMCINE, de los años 2007 a 2009, y de las de 15 dependencias seleccionadas

El Instituto Mexicano de Cinematografía cuenta con ocho Unidades Administrativas, dos

Fideicomisos (FOPROCINE y FIDECINE) y una instancia que funciona como enlace

con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (el EFICINE), sumando 11 Unidades

de las cuales 6 son sustantivas, cada una cuenta con sus respectivos archivos de

trámite114. Así mismo, genera un promedio de 3,000 expedientes por año, la tipología va

desde los documentos convencionales, hasta los gráficos y audiovisuales. Como se

mencionó en el primer capítulo, desde 2004 se inició el proceso de organización

documental, por lo que los documentos se encuentran clasificados y ordenados, y en

general en buenas condiciones físicas.

En este contexto, el Instituto elaboró su primera Guía Simple de Archivos (en la etapa

de Trámite) en 2007, a partir de ésta, anualmente se ha actualizado. Sin embargo al

analizar las actualizaciones de dicho instrumento, se observó que las descripciones

114

Se omite el Órgano Interno de Control y sus respectivas Áreas en atención a lo establecido en el oficio. No CI-SFP-368/2004 expedido por la Secretaria de la Función Pública el día 6 de julio de 2004.



56

realizadas en los años 2007, 2008 y 2009, eran diferentes e inconsistentes entre sí,

independientemente de que en 2008 se dio la última reestructuración orgánica115.

Para actualizar la Guía simple de archivos 2010, se consultaron las Guías de otras

dependencias y se observó que las descripciones de las series comunes varían por

mucho unas de otras, unas se refieren a procesos, otras a la tipología, o en su defecto

carecen de información de calidad. Los datos de volumen son indistintos, ya que se

manejan expedientes, cajas y metros lineales, aunque esto es válido conforme al

instructivo del AGN, también provoca confusión. La forma de escribir las fechas

tampoco es uniforme. Los elementos de actualización de la Guía simple de archivos,

para la etapa de archivo de trámite casi no son descritos. De las guías consultadas se

seleccionaron las 15 más representativas, primero por orden de importancia dentro de

la Administración Pública, es decir las que tienen inferencia normativa en materia

archivística , luego las que son más gráficas para ejemplificar las diferencias a las que

se hace referencia.

Derivado de lo expuesto, se puede deducir que, el Instructivo para la elaboración de la

Guía simple de archivos del AGN, ofrece áreas de oportunidad en las que se debe

trabajar, para desarrollar descripciones homogéneas, coherentes, pertinentes y

explícitas, de ahí que se enfatice la necesidad de realizar descripciones normalizadas.

Para hacer más gráfico lo expuesto se presenta el cuadro del análisis de las Guías

simples de archivo del Imcine 2007, 2008 y 2009, y su comparación con la guía del

2010. En otro cuadro se presenta el análisis de las Guías simples de archivo de las 15

dependencias seleccionadas como muestra de estudio. Los componentes estudiados

se describen de la manera siguiente:

Para el cuadro comparativo del Imcine, se exponen los años de actualización de dicho

instrumento, se evalúa que los datos de Identificación y de Contexto y contenido

115

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Guías simple de archivos 2007. Instituto Mexicano de Cinematografía. Guías simple de archivos 2008. Instituto Mexicano de Cinematografía. Guías simple de archivos 2009.



57

(citados en el apartado 2.2.2.2), estén completos conforme a lo establecido por el AGN,

y se hacen observaciones generales. Cabe mencionar que el estudio comprendía hasta

2010, sin embargo, por las acciones correctivas de la estructura documental de este

Instituto, se agregó el análisis de 2011 y el análisis bajo la perspectiva de la meta

contemplada para 2012. Así mismo se adjuntan las guías 2007 a 2010.

AAnnáálliissiiss ccoommppaarraattiivvoo ddee llaass GGuuííaass ssiimmpplleess ddee aarrcchhiivvoo ddeell IIMMCCIINNEE.

No. Actualización Datos de

Identificación

Datos de Contexto y contenido Observaciones Elementos

comunes Elementos de actualización

1 2007 Completos Completos Sólo volumen

La estructura documental es en base al sistema de clasificación funcional, sin embargo, no señalan las series comunes y sustantivas conforme lo establece el AGN. La descripción (alcance y contenido) en la mayoría de las series es lo mismo que el nombre de la serie. O en su caso una descripción inconsistente. Las fechas las tomaron desde los documentos más antiguos, los cuales en su mayoría ya se encuentran en el Archivo de concentración. El volumen lo indican ya sea en metros lineales, o en carpetas o en centímetros. En la ubicación señalan ya sea el área, el piso o si se encuentran en libreros o archiveros.




Se iniciaron las sesiones correspondientes para corregir el Cuadro General de Clasificación Archivística. Se implementó un instructivo de llenado, para homogenizar las descripciones. En el cual se enfatizó que la descripción (alcance y contenido) es un breve resumen de la información que refleja el conjunto de expedientes que integran la serie documental que se describe. El volumen (en expedientes), la ubicación física (en piso), y las fechas (reportando sólo los expedientes generados el año anterior a la actualización).




58

No. Actualización Datos de

Identificación

Datos de Contexto y contenido Observaciones Elementos



Se implementará el nuevo formato e instructivo, y se describirán las series de la nueva estructura documental, aprobada por AGN en octubre de 2011.

Ahora se muestra la descripción de las series documentales generadas por la Dirección

General, durante el periodo 2007 a 2010, para ubicar el mismo parámetro de

comparación.

GGuuííaass ssiimmpplleess ddee aarrcchhiivvoo ddeell IIMMCCIINNEE ddee 22000077 aa 22001100.



59



60



61

Para el cuadro comparativo de las 15 dependencias, se señalan los nombres de cada

una, se evalúa que los datos de Identificación y de Contexto y contenido (citados en el

apartado 2.2.2.2), estén completos conforme a lo establecido por el AGN, y se hacen

observaciones generales.

AAnnáálliissiiss ccoommppaarraattiivvoo ddee llaass GGuuííaass ssiimmpplleess ddee aarrcchhiivvoo ddee llaass 1155 DDeeppeennddeenncciiaass sseelleecccciioonnaaddaass.

No. Dependencia / Entidad Datos de

Identificación

Datos de Contexto y contenido Última actualización Elementos


1

Instituto Federal Electoral (IFE) Completos Completos Sólo volumen 2008

Observaciones La guía corresponde a la Representación del IFE en el Estado de México. La estructura documental no se refleja claramente y parece sólo un listado, mezclando la descripción (alcance y contenido) de series comunes con las sustantivas, sin homogenizar unidad de volumen señalando expedientes y/o cajas. La información proporciona de manera general el quehacer de la Institución

2

Órgano Interno de Control en el Servicio Geológico Mexicano

Completos Falta elemento de descripción

Sólo volumen 2005

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable, señalan series comunes y sustantivas, el volumen lo indican en metros lineales. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Instancia

3

Patronato de Obras e Instalaciones del Instituto Politécnico Nacional (POI-IPN)


Sólo volumen 2005

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable, señalan series comunes y sustantivas, el volumen lo indican en centímetros. Los códigos de la estructura documental son diferentes al Cuadro de Clasificación Archivística por funciones del AGN. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer del Organismo

4

Programa de Desarrollo Humano Oportunidades

Falta dato de domicilio

Completos Sólo volumen 2005

Observaciones El dato de domicilio lo ponen en ubicación física. Sólo describen una sola serie sustantiva aplicada en las Delegaciones Estatales, por lo que la descripción (alcance y contenido) es la misma para todas las Delegaciones. Aunque indican el elemento de fecha, no ponen el dato, señalan el volumen en cajas. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Entidad



62


Identificación



5

Correos de México (SEPOMEX) Sin datos Falta fondo,

fecha y ubicación física

Sin dato de volumen

2007

Observaciones Buen ejercicio de descripción (alcance y contenido), sin embargo no cumple con los elementos mínimos solicitados. Señalan series comunes y sustantivas conforme lo establece el AGN. La información proporciona de manera concisa el quehacer de la Institución

6

Consejo de la Judicatura Federal (CJF)

Falta correo electrónico

Falta elemento de descripción

Sólo volumen 2010

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable, el volumen lo indican en metros lineales. Aunque la presentan a través de ligas en internet, dando como opción la búsqueda por serie documental, esto no refleja la estructura documental, y no indican los códigos de clasificación, describen sólo series sustantivas. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Entidad

7

Servicio de Administración y Enajenación de Bienes (SAE)

Completos Falta el fondo, la

sección y la descripción

Volumen y transferencia

2007

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable, el volumen lo indican en expedientes y cajas. Falta el código de clasificación y no se refleja la estructura documental. Indican series (o asuntos) comunes y sustantivas. Los nombres de sus series no reflejan con claridad el quehacer de la Entidad

8

Subsecretaría de Comercio Exterior

Completos Completos Falta la apertura de expedientes

2010

Observaciones El dato de expedientes abiertos lo nombraron Volumen (2010) y omiten el dato de volumen (inicial, que debería ser anterior a 2010), lo que podría prestarse a confusión o incongruencia con el volumen total, aunque quienes están familiarizados con ello lo puedan inferir. La información proporciona de manera general el quehacer de la Institución

9

Archivo General de la Nación (AGN)


Sólo volumen 2005

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable. El volumen lo indican en expedientes y cajas. Es un reporte que se deriva del sistema informático Sistema de Administración de Archivos (SAA) del AGN. La estructura documental es orgánica para el archivo de trámite y el archivo de concentración, mientras que en archivo histórico la estructura está basada en el sistema de clasificación mixto, dada la complejidad de los tipos, asuntos y productores documentales. La información que proporciona no refleja de manera concisa el quehacer de la Institución



63


Identificación



10

Secretaría de la Función Pública (SFP)

Completos Completos Sólo volumen 2004

Observaciones Buen ejercicio de descripción (alcance y contenido), aunque sólo señalan las series comunes, el volumen lo indican en metros lineales. La información no refleja de manera concisa el quehacer de la Institución

11

Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI)

Completos Falta indicar

fondo, sección y fecha

Sin datos 2011

Observaciones Buen ejercicio de descripción (alcance y contenido), sólo señalan las series sustantivas. La información proporciona de manera general el quehacer de la Institución, aunque el carecer de los elementos mínimos, no da una proporción de tiempo y espacio físico

12

Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT)

Completos Falta indicar

fondo, sección y descripción

Sólo volumen 2010

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable. El volumen lo indican en expedientes. Describe sólo series sustantivas. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Entidad

13

Dirección General de Televisión Educativa (DGTVE-SEP)

Completos Falta fondo, descripción y

ubicación física Sólo volumen 2010

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable. El volumen lo indican en cajas, expedientes y metros lineales. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Entidad

14

Comisión Nacional de Hidrocarburos (CNH)


Sólo volumen 2010

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable. El volumen lo indican en cajas, expedientes y centímetros lineales. Citar el nombre de las series no refleja de manera concisa el quehacer de la Entidad

15 Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH)


Sólo volumen

2006



64


Identificación



15

Observaciones La descripción (alcance y contenido) de las series es indispensable. El volumen lo indican en cajas y expedientes. La estructura documental es muy generalizada. Los nombres de sus series no reflejan con claridad el quehacer de la Entidad

Nota: Las Guías simples analizadas, pueden consultarse en los portales

institucionales de cada una de las 15 dependencias.

Realizar el análisis para determinar cuál es la situación y cuáles son las tendencias de

dicho instrumento, a través de la información, datos y hechos recogidos y ordenados

sistemáticamente en ambos cuadros comparativos, los cuales permiten juzgar mejor

qué es lo que está pasando, o la naturaleza específica de las anomalías que están

ocurriendo y descubrir las causas, sirvió para proponer la solución más adecuada. La

cual consiste en la aplicación de las normas internacionales de descripción archivística

para lograr la homogenización de la descripción de las series documentales de

dependencias o entidades. De tal forma que en el siguiente apartado y sus divisiones

se desarrolla y explica cómo se aplican a dicho instrumento.

3.2. Aplicación de las normas internacionales de descripción

Con base en que, el Instructivo del AGN señala que las dependencias podrán agregar

elementos para complementar la información de la Guía simple de archivos, se

propone, con la implementación de las normas internacionales de descripción

archivística, unificar los criterios de descripción para la elaboración de dicho instrumento

Como ya se mencionó en el capítulo 2 de este trabajo, la Norma Internacional General

de Descripción Archivística ISAD (G), la Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), la

Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, y la Norma Internacional



65

para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH, son las normas

que aplicaremos para establecer los elementos de descripción normalizados para la

elaboración de la Guía simple de archivos. Su aplicación consiste en los pasos

siguientes:

Elegir de las 4 normas, los elementos que sean útiles para la conformación de

elementos que deberá contener la guía simple de archivos.

Fusionar o acoplar los elementos elegidos de las normas, con los del Instructivo del

AGN.

Elaborar el formato e instructivo para la guía simple de archivos.

Capacitar al personal responsable de requisitar dicho instrumento, previo a su

implementación.

A continuación se describirán cada uno de estos pasos.

3.2.1. Elección de las áreas y los elementos de información de las normas

internacionales de descripción aplicables

En el apartado 2.3 se refirió que, el número de elementos que, además de los

esenciales (obligatorios), debe incluir una descripción archivística dependerá de la

naturaleza de la unidad de descripción, bajo este sustento, en este apartado se

mencionarán sólo los elementos de descripción que se han seleccionado de las 4

normas, para aplicarlos en la guía simple de archivos; mismos que ya fueron reflejados

en el anexo 2, al elaborar una propuesta de cuadro que tiene la finalidad de servir de

guía para la aplicación de las normas en los instrumentos de control y de descripción.

La descripción de los elementos elegidos, consistirá en citar el nombre del elemento, la

razón por la cuál es útil y algunas consideraciones teóricas, técnicas o normativas en

materia archivística, tomando como base lo establecido en las normas internacionales y

la normatividad nacional y/o local aplicable en la materia. Los objetivos y reglas de cada



66

uno de los elementos se pueden consultar en el cuadro “Propuesta de cuadro en el que

se señalan los elementos de información de las Normas internacionales de descripción

archivística aplicables en la elaboración de la Guía simple de archivos: objetivos, reglas

y observaciones”, que se encuentra en el anexo 5.

Cabe señalar que por una parte las normas especifican que la numeración de los

elementos señalada en cada una de éstas, no se debe utilizar para designar los

elementos de la descripción o para prescribir el orden o estructura de las descripciones,

por lo que derivado de que existen algunas áreas de información comunes entre las

normas, el orden de los elementos que se describen a continuación, corresponde a

dichas áreas, y por otra que los elementos señalados con (*) son de carácter

obligatorio.

CCóóddiiggoo ddee rreeffeerreenncciiaa* ISAD (G)

Es el código que identifica a una dependencia o archivo de un modo único a nivel

mundial, de ahí su importancia. Está conformado por las siguientes claves: el código

ISO 3166116 (códigos para la representación de los nombres de los países) donde para

México es MX, la clave del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI)117 para

las entidades del país, la clave INEGI para municipios o delegaciones y las siglas que

otorga la Red de Archivos Históricos Mexicanos (RAHMEX)118 del AGN para un Archivo

Histórico (en caso de contar con su registro), o el acrónimo119 de la dependencia u

organismo. Por ejemplo en el caso del Imcine, quedaría de la siguiente forma:

116

Citado en la ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. 117

INEGI. Catálogo de Claves de Entidades Federativas, Municipios y Localidades. En: http://mapserver.inegi.org.mx/mgn2k/ 118

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía del Registro de Archivos Históricos de México. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/RAHMEXC/ 119

En base al elemento de descripción Otras formas del nombre, de la ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. op cit.

Área de identificación



67

Siglas Significado Código completo

MX México

MX09014IMCINE 09 Distrito Federal

014 Delegación Benito Juárez

IMCINE Instituto Mexicano de Cinematografía

Así mismo el código de referencia de una dependencia o archivo, es equivalente al

fondo documental. De tal forma, que también es aplicado para los demás niveles de

descripción según sea el caso, o el nivel de detalle de la descripción, asignando las

claves para cada nivel.

TTiittuulloo* ISAD (G)

Para describir cualquier unidad de descripción, es imprescindible indicar el título formal

(o atribuido) con el que se le identifica de manera unívoca. En este sentido, resalta la

importancia de asignar correctamente los títulos formales o atribuidos, desde que se

está elaborando el cuadro general de clasificación archivística para el caso de las

secciones, series y subseries, así como el título de los expedientes cuando se está

clasificando (elaboración de la carátula y ceja del expediente), inclusive en el momento

en que se realiza la descripción si se carece del título. Por ende, se deberá indicar el

nombre del nivel de descripción, conforme al cuadro general de clasificación

archivística, asentando el nombre tal cual aparece en dicho instrumento.

Esta norma establece que el título formal es el que figura en un lugar preferente de la

documentación que se describe, mientras que el título atribuido es el inferido por el

archivista (o quien realiza la descripción) a la unidad de descripción que carece de título

formal. En nuestro país no se cuenta con normas específicas para el caso, pero pueden

estudiarse o consultarse los trabajos que ya se han realizado al respecto como el de

Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP), quienes presentan ejemplos claros

al respecto120. Aunque la norma es flexible en cuanto a abreviar títulos si son largos, se

recomienda no abreviar, ni poner siglas.

120

Documento sin título (extracto) de los Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP). Disponible en: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NEDA/01_titulo_v3.pdf



68

FFeecchhaa((ss)) * ISAD (G)

Es esencial indicar la fecha o periodo de la unidad de descripción para situarla en el

tiempo y contexto en el que se produjo o acumuló la documentación. En este punto vale

la pena señalar que dependiendo del nivel de descripción y la variación de fechas en

un conjunto de documentos, se anotará ya sea las fechas extremas o ya sea el periodo,

pero siguiendo siempre el mismo criterio.

Para indicar un periodo este será por año fiscal es decir, que comprenderá de enero a

diciembre de un mismo año, mientras que las fechas extremas pueden ser de dos

formas: a) se pondrá el año inicial y el año final separados por un guión, b) se

indicará(n) con día mes y año separados entre sí con una diagonal, de la siguiente

manera (dd/mm/aaaa) y entre cada fecha separados por un guión, en todos los casos

con números arábigos. Cuando se trate de la descripción a nivel unidad documental

simple (documento) de igual forma se indicará con día, mes y año.

Periodo (una sola fecha)

Fechas extremas (un intervalo de fechas)

2010 a) 1995 - 2000

b) 15/02/2008 - 31/12/2008

Tal vez sea conveniente, mencionar que el Archivo General de la Nación, en este

punto, tomando como base las Directrices metodológicas relativas a la preparación de

las guías generales de archivos nacionales: un estudio RAMP (Programa de Gestión de

Documentos y Archivos), indica las fechas de producción de los documentos de la

siguiente forma: las fechas extremas separadas por un guión “año inicial – año final”,

las fechas predominantes entre corchetes y separadas por un guión “[año inicial – año

final]”, las fechas aisladas entre paréntesis y separadas por coma o guión según sea el

caso “(año, año – año, año), y fechas faltantes entre diagonales y separadas por coma

“/año, año/”121. Ejemplos:

121

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General 2008. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/guiageneral/, en la barra de herramientas de esta liga y ir a Documentos de interés, luego ir a Estructura de la guía.



69

http://www.agn.gob.mx/guiageneral/

Pautas para indicar las fechas (tipos)

Forma de escribir las fechas

Fechas extremas 1956 - 1998

Fechas predominantes [1960 - 1966]

Fechas aisladas (1956, 1958 – 1959, 1990)

Fechas faltantes /1957, 1992/

NNiivveell ddee ddeessccrriippcciióónn* ISAD (G)

Es importante situar al usuario en el nivel de descripción (nivel de organización

documental) en el que se encuentra la unidad de descripción, es decir, fondo, sección,

subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad

documental simple (documento o pieza documental), en perfecta correspondencia con

el cuadro general de clasificación archivística de la entidad.

Cabe señalar que aunque esta norma no especifica alguna clave o identificador para

cada nivel, el AGN, les asignó claves para diferenciar entre cada nivel y poder

complementar el código de referencia de cada unidad de descripción122, quedando de la

siguiente manera:

Estas claves son de uso del AGN y algunas instituciones las han adoptado, por lo que

podrían normalizarse, para facilitar el lenguaje documental nacional.

122

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General 2008. op cit. s/n p..

Nivel de descripción Identificador o clave

Fondo FO

Subfondo SF

Sección SC

Subsección SU

Serie SE

Subserie SS

Unidad documental compuesta (expediente) UC

Unidad documental simple (pieza documental) US



70

VVoolluummeenn yy ssooppoorrttee ((ccaannttiiddaadd,, ttaammaaññoo oo ddiimmeennssiioonneess))* ISAD (G)

Conocer la extensión física o lógica de la unidad de descripción, permite planificar los

tiempos y métodos de búsqueda de la información; así mismo conocer el soporte en el

que está plasmada la información permite tomar las medidas o acciones necesarias

para su consulta. De acuerdo con lo establecido en esta norma, el volumen se indica

con la cantidad o número de las unidades físicas en arábigo así como la unidad de

medida física (m.l., cajas, legajos, hojas, etc.) y/o unidades lógicas (documentos

electrónicos, ficheros informáticos, etc.); para indicar el soporte se especificará el

material físico donde está plasmada la información. Se medirá en metros lineales (m.l.)

en los niveles de fondo, sección y serie preferentemente.

En este punto, aunque no se pretende catalogar, por la experiencia conseguida en la

descripción de documentos convencionales (textuales) y especiales (gráficos, sonoros,

audiovisuales), se considera conveniente agregar el formato y características externas

que detallen tanto el volumen como el soporte, indicándolo entre paréntesis como lo

señala la norma en relación a información adicional, no obstante la entidad que

describe no sea un acervo especial. Ejemplos:

Cantidad o número

(extensión)

Unidades de medida físicas o lógicas

Formato (tamaño o dimensiones) y caracteres externos

Soporte

125 m.l. (35 cajas AG12 con 3,000 expedientes de tamaño carta)

papel

4 cajas (AG30 con 125 expedientes en tamaño oficio)

papel

1 mapa (de 17.5 x 46.7 cm, a color) tela

55 rollos de microfilm

(de 35 mm x 30.5 m) plástico flexible

5 negativos (de 5” o 12.5 x 7 cm, a color) placa de vidrio

16 fotografías (positivos de 5” o 12.5 x 7 cm, en sepia) papel (calidad fotográfico)



71

Existen lenguajes controlados para nombrar y/o escribir medidas (físicas o lógicas),

formatos y soportes, los cuales pueden variar de un país a otro, sin embargo no se

cuenta con alguno normalizado en nuestro país. Como referencia, en los anexos 6, 7 y

8 se presentan unas tablas que podrán enriquecerse con otras aportaciones que

completen su contenido, con la finalidad de iniciar y/o continuar un esfuerzo de control

del lenguaje para denominar las diferentes realidades, relacionadas con este elemento.

TTiippoo ddee eennttiiddaadd* ISAAR (CPF)

Para los fines del presente trabajo, este elemento tiene dos aplicaciones, por un lado

indicar que la entidad que se está describiendo es una institución (a nivel fondo), y por

otro especificar que se está describiendo la unidad de descripción de los documentos

generados por una dirección, subdirección o jefatura de departamento (a nivel sección,

serie o subserie).

FFoorrmmaa aauuttoorriizzaaddaa ddeell nnoommbbrree* ISAAR (CPF)

De igual forma, se debe registrar el nombre oficial de la entidad, así como de la

dirección, subdirección o jefatura de departamento en base al estatuto orgánico u otra

normatividad nacional o local aplicable, ya que será el punto de acceso normalizado

para identificar de manera unívoca a la institución y/o sus áreas.

OOttrraass ffoorrmmaass aauuttoorriizzaaddaass ddeell nnoommbbrree ISAAR (CPF)

Es importante señalar otras formas del nombre, con las que se conoce a una institución

o dependencia, por ejemplo los acrónimos, esto permite normalizarlos y lograr una

mejor identificación de la institución.

TTiippoo* ISDF

Este elemento servirá para indicar si la descripción de la unidad de descripción

corresponde a una función o a una de sus divisiones, en base a los manuales de

organización y de procedimientos de la entidad. Cabe señalar que conforme a esta

norma, las divisiones de la función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción.



72

Así mismo, se considera conveniente especificar si es una función común o una

sustantiva.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ISDF

Indicar el código de clasificación que se asignó a la función que se describe, conforme

al cuadro general de clasificación archivística de la entidad.

TTiippoo ddee iinnssttiittuucciióónn ISDIAH

Informar al usuario que tipo de institución o entidad es la que se está describiendo sus

unidades de archivo, conforme a la organización de la administración pública (o

privada), permitirá ampliar o delimitar líneas de búsqueda de información.

NNoommbbrree ddeell oo ddee llooss pprroodduuccttoorr((eess))* ISAD (G)

Es importante consignar el nombre de la entidad como productora de un fondo

documental; así como el nombre de la dirección, subdirección, jefatura de

departamento, y/o el nombre del o los individuo(s) responsables de la producción de los

documentos.

HHiissttoorriiaa iinnssttiittuucciioonnaall ISAD (G)

Se debe proporcionar la historia institucional de la unidad de descripción (fondo) para

situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. Para una

dependencia se consigna sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen,

evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus

nombres primitivos, diversos o sucesivos. En el caso de que exista información

adicional en alguna publicación, citar la fuente.

El propósito de incluir este elemento en la guía simple, es que permita al usuario

conocer de manera sintética cuándo surgió y cómo ha evolucionado la entidad, así

Área de contexto



73

como cuál es su giro o la finalidad de su creación. Aunque este punto es más aplicable

a una guía general, se utilizará en la guía simple ya que las dependencias usualmente

tienen un solo fondo documental, por tanto la guía simple es el instrumento esencial, si

no es que el único, que sirve como primer acercamiento de los usuarios internos y

externos (ciudadanos y /o investigadores) a los documentos de la entidad.

AAllccaannccee yy ccoonntteenniiddoo ISAD (G)

Este elemento podrá ser llenado con la información de los elementos de “Funciones,

ocupaciones y actividades” de la ISAAR (CPF) y el de “Descripción” de la ISDF,

desarrollados previamente en la elaboración del cuadro general de clasificación

archivística y el catálogo de disposición documental, ya que con el primero se describe

la naturaleza de la función, ocupación o actividad realizadas por la dirección,

subdirección, jefatura de departamento, o persona, y el segundo lo complementa con la

descripción de los objetivos de la función123.

Esto se fundamenta en que para describir la documentación derivada de funciones

comunes o sustantivas, donde la unidad de descripción es a nivel de series y/o

subseries, como la norma ISAD (G) señala, se deben proporcionar procedimientos

administrativos, asunto y tipos documentales. Con ello se busca transmitir la

información presente en los documentos, a través de una idea general, producto del

análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el asunto; proporcionando a los usuarios la

información necesaria para apreciar su valor potencial.

En este sentido, es conveniente mencionar que en el año 2004, dentro de la

administración pública mexicana y derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, surge el concepto de lenguaje ciudadano, el cual

123

Idea tomada del planteamiento y desarrollo de cédulas de valoración documental, en el curso de actualización para egresados de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: Valoración Documental, en diciembre de 2010, impartido por el profesor Arturo Hernández Rojas.

Área de contenido y estructura



74

es la expresión simple, clara y directa de la información que los lectores (servidores

públicos y ciudadanos) necesitan conocer; la finalidad de dicho concepto es regular el

lenguaje utilizado en la escritura de la información dirigida a los usuarios (público en

general), en consecuencia, para el archivista o servidor público sirve de herramienta

para fijar criterios homologados de redacción aplicables en este elemento.124

CCoonnddiicciioonneess ddee aacccceessoo ISAD (G)

En contexto con la normatividad mexicana, en materia de transparencia y acceso a la

información pública, indicar si la información de la serie que se describe es pública,

reservada o confidencial, según la clasificación del Instituto Federal de Acceso a la

Información y Protección de Datos Personales (IFAI); permite al usuario conocer las

posibilidades de acceso para consultar la información. Cabe mencionar que dicha

instancia emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina

que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o

confidencial125, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total,

por un tiempo determinado a la información que contiene datos confidenciales o

reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada pública.

LLooccaalliizzaacciióónn yy ddiirreecccciióónn((eess))* ISDIAH

Una entidad que describe (y publica o difunde) el (o los) fondo(s) documental(es) que

genera, recibe y custodia, necesariamente debe consignar los datos de localización del

(o los) archivo(s) con el(los) que cuenta, como son: calle y número, código postal,

124

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para escribir documentos en Lenguaje Ciudadano. 2006. pp. 3 - 4. Disponible en: http://www.pa.gob.mx/pa/normateca/Documentos%20Informativos/26%20Guia%20LC%202006final.pdf 125

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. 11 junio 2003. p.1.

Área de condiciones de acceso y utilización

Área de contacto



75

ciudad, provincia, demarcación, país, etc.; indicar asimismo cualquier otra dirección

necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). También

debe consignar, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del

sitio Web). Con el fin de informar a los usuarios (investigadores o ciudadanos) sobre el

lugar en el que se encuentra la información.

TTeellééffoonnoo,, ffaaxx,, ccoorrrreeoo eelleeccttrróónniiccoo ISDIAH

Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta

electrónica facilita a los usuarios el contactar y/o comunicarse con la institución,

dirección, subdirección, o jefatura de departamento, así como con el (o los) individuo(s)

responsable(s) de la producción y custodia de documentos de archivo.

PPeerrssoonnaass ddee ccoonnttaaccttoo ISDIAH

Registrar los datos del contacto con quien se podrá consultar en relación a los

documentos que custodia, como son: el nombre, apellidos, área de responsabilidad,

cargo, correo electrónico, brinda un servicio personificado para consultar – informar,

reduciendo los riesgos de búsqueda no productiva.

NNoottaa ddeell aarrcchhiivveerroo ISAD (G)

Registrar el nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado o controlado la(s)

descripción(es) vertidas en los otros elementos, y las fuentes consultadas. En este

punto se deben mencionar la normatividad interna o aplicable; manuales de

organización; publicaciones institucionales; la página web del Instituto; el Catálogo de

disposición documental de la Institución, agregando entre paréntesis el dato de la

actualización utilizada, de la manera siguiente: clave del instrumento si cuenta con este

y la fecha de elaboración o actualización; etc.

Área de control de la descripción



76

RReeggllaass oo nnoorrmmaass ISAD (G)

Citar las normas internacionales de descripción archivística, así como las leyes,

disposiciones y acuerdos nacionales y/o locales.

FFeecchhaa((ss)) ddee llaa((ss)) ddeessccrriippcciióónn((eess)) ISAD (G)

Indicar fecha de elaboración y/o actualización o revisión de la(s) descripción(es).

Una vez descritos los 21 elementos de las normas internacionales de descripción que

se aplicarán en la elaboración de la Guía simple de archivos, se indicará cuáles son los

elementos establecidos en el Instructivo que proporciona el AGN, con los que se

fusionan.

3.2.2. Fusión de los elementos de información de las normas internacionales de

descripción archivística seleccionados, con los elementos establecidos por el

Archivo General de la Nación en el Instructivo para la elaboración de la Guía

simple de archivos

En este apartado se señala cuáles elementos de las normas se fusionan con los 12

elementos comunes del Instructivo del AGN, y los niveles de descripción en los que

aplican, a través de la siguiente tabla comparativa, cabe señalar que la tabla muestra el

orden de aparición de los elementos, aclarando que en algunos casos existen

elementos que se repiten conforme al nivel de descripción.

Elementos de las Normas Elementos del Instructivo del

AGN Niveles donde aplican

1) Forma autorizada del nombre* 1) Unidad Administrativa / 2) Área de procedencia / 8) Unidad Administrativa de procedencia

Información general, el fondo y por cada sección

2) Tipo de entidad*

3) Otras formas autorizadas del nombre

---------

General (1 vez)



77



4) Código de referencia* --------- Información general, el fondo y por cada sección (opcional en serie)

5) Tipo de institución --------- Información general

6) Historia institucional --------- Información general

7) Nombre del o de los productores*

3) Nombre del responsable y cargo

Para el fondo y por cada sección

8) Localización y dirección(es) * 4) Domicilio Para el fondo y por cada sección

9) Nivel de descripción*

9) Sección / 10) Serie

Para el fondo, por cada sección, serie o subserie

10) Clasificación Para el fondo, por cada sección, serie o subserie

11) Título* Para el fondo, por cada sección, serie o subserie

12) Personas de contacto --------- Por cada sección

13) Teléfono, fax, correo electrónico

5) Teléfono / 6) correo electrónico Por cada sección

14) Tipo* --------- Por cada sección

15) Alcance y contenido 12) Descripción Para el fondo y por cada serie o subserie

16) Fecha(s) 11) Fecha(s) Por cada serie o subserie

17) Volumen y soporte de la unidad de descripción

Volumen total (elemento de actualización en las 3 etapas)

Por cada serie o subserie

18) Condiciones de acceso --------- Por cada serie o subserie

--------- 7) Ubicación física Por cada serie o subserie



78



19) Nota del archivero --------- Información general

20) Reglas o normas --------- Información general

21) Fecha(s) de la descripción(es) --------- Información general

Los 13 elementos específicos de actualización que establece el AGN, tienen el

propósito de incluir información sobre la circulación de los documentos de archivo en

sus distintas etapas (trámite, concentración e histórico), y son los siguientes126:

Etapas del ciclo vital

Elementos de actualización

A B C D E F

Archivo de trámite

Volumen Apertura de expedientes

Transferen-cias

primarias (envío)

Bajas documen-

tales -----

Volumen total

A A+B A + B - C A + B – C - D = F

Archivo de concentración

Volumen -----

Transferen-cias

primarias (recepción)

Bajas documen-

tales

Transferen-cias

secundarias (envío)

Volumen total

A A + C A + C - D A + C – D - E = F

Archivo histórico

Volumen ----- ----- -----

Transferen-cias

secundarias (recepción)

Volumen total

A A + E = F

Todos estos elementos se refieren a volumen o cantidad de expedientes que se crean,

transfirieren o se dan de baja, por ejemplo, haciendo referencia de una misma serie

documental, la actualización en las 3 etapas quedaría de la manera siguiente:

126

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. op cit. pp. 5, 19 y 24.



79

Etapas del ciclo vital

Elementos de actualización 2011

Volumen (inicial)

Apertura de expedientes

Transf. primaria

Baja documental

Transf. secundaria

Volumen total

Archivo de trámite

175 expedientes

(al 2010)

35 expedientes (en 2011)

20 expedientes (del 2009)


------ 165 expedientes (en 2011)

175 + 35 – 20 – 25 = 165 A + B – C – D = F

Archivo de concentración

556 expedientes

(al 2010)

----- 20 expedientes (en 2011)




556 + 20 – 10 – 100 = 461 A + C – D – E = F

Archivo histórico

148 expedientes

(al 2010)

----- ----- ----- 100 expedientes (en 2011)


148 + 100 = 248 A + E = F

En relación a estos elementos, se tomó sólo el de volumen (para las 3 etapas), el cual,

en la anterior tabla de elementos se fusionó con el de volumen y soporte de la unidad

de descripción de la norma ISAD (G), ya que sin demeritar lo establecido en el

Instructivo, el propósito de una guía, ya sea simple o general, es informar el contenido,

acceso y servicios que ofrece el archivo (fondo) que se está describiendo.

En este sentido, destaca la importancia de señalar que en el Instructivo del AGN, se

describen los elementos, indicando el nombre, el objetivo, la regla y las observaciones,

bajo el modelo de las normas citadas; siendo así que por tratarse de disposiciones

generales, se deben observar dichos elementos al elaborar la guía simple de archivos,

los elementos fusionados con los de las normas, coinciden en la idea general que se

plasma en objetivos, reglas y observaciones de las normas, sin embargo hay 3 casos,

en el Instructivo que manejan información relevante que no aparece en las normas, por

lo que se considera importante citar:



80

Elementos del Instructivo del AGN

Objetivo / Reglas / Observaciones

Descripción Fusionado con alcance y contenido de la norma ISAD (G)

Observaciones: No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en descripción. La descripción informativa busca clarificar su contenido, en particular de aquellas series documentales que se registran con el nombre de las unidades administrativas.

Volumen Elemento de actualización en las 3 etapas, fusionado con volumen y soporte del a unidad de descripción de la norma ISAD (G)

Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año anterior al que se efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el caso.

Ubicación física No aportado por las normas y de utilidad para la descripción documental

Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es). Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es). Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se encargará de asignar tanto la etapa como la ubicación física.

Aunque la Ley Federal de Transparencia, su Reglamento, los Lineamientos generales

para la organización y de conservación de archivos y el Instructivo del AGN, no

especifiquen una fecha exacta, si se señal que todas las dependencias y entidades

están obligadas a elaborarla a partir de 2005 y actualizarla anualmente. Es decir que la

primera guía debería comprender por lo menos, la información generada de 2002 a

2005, y posteriormente las actualizaciones por cada año fiscal. A manera de propuesta,

las actualizaciones deben elaborarse en los meses de enero y febrero para reportar la

información generada el año anterior al de la actualización.

Una vez elegidos los 21 elementos de información de las normas, de los cuales 9 se

fusionan con los 12 de actualización y 1 de los específicos establecidos por el AGN, el

siguiente paso es elaborar un formato e instructivo para la guía simple de archivos.



81

3.2.3. Formato normalizado e instructivo, de la guía simple de archivos

Es en este punto dónde se señala la metodología que se siguió al elaborar el formato y

el instructivo de la guía simple de archivos de la Institución.

Partiendo de lo general a lo particular, se diseñó el formato de tal forma que, por una

parte el archivista tendrá que indagar o buscar información para los elementos

generales de la guía, y por otra solicitar al personal administrativo el llenado de los

elementos particulares, es decir, la descripción de las series y subseries si es el caso

(ya que son los responsables de su organización, manejo y resguardo), para que

finalmente sea el archivista (o persona encargada) quien analice, corrija, depure e

integre en un solo documento, la información recabada.

PPrroocceeddiimmiieennttooss yy ppoollííttiiccaass

Los elementos de las normas seleccionados, están estructurados en tres módulos, los

cuales se desglosan de la siguiente manera: 1) la información general, con la cual se da

a conocer a la Institución y los datos del fondo documental; 2) la información particular,

la cual se divide en los datos de responsabilidad y contacto por cada sección

documental y en la descripción de las series documentales; y 3) los datos de control de

la descripción. Así mismo su elaboración requiere de tres etapas descritas a

continuación:

Etapa I.

Corresponde al archivista, o personal de apoyo en la coordinación de archivos de la

Institución, elaborar los módulos 1 y 3. Para ello tendrá que investigar y estructurar la

información general de la institución, bajo los siguientes elementos: forma autorizada

del nombre, otras formas del nombre, código de referencia, tipo de institución y la

historia institucional. Así mismo proporcionar la información del fondo documental, con

los siguientes elementos: tipo de entidad, forma autorizada del nombre, nombre de los



82

productores, localización y dirección(es), nivel de descripción, clasificación y título,

código de referencia y alcance y contenido.

Y al final del documento, es decir de la guía simple de archivos, aportará los elementos

de: nota del archivero, reglas o normas y fecha(s) de la(s) descripción(es). Cabe

mencionar que estos son los elementos mínimos o más relevantes que permiten dar a

conocer a la institución y el fondo. Para obtener datos confiables consultará la

normatividad interna o aplicable, manuales de organización, publicaciones

institucionales y la pagina web del Instituto.

Etapa II.

El Coordinador de archivos solicitará a los responsables de archivo de trámite,

concentración e histórico elaborar el módulo 2, mediante los siguientes elementos: tipo

de entidad y forma autorizada del nombre, nombre del o los productores (y cargo),

localización y dirección(es), personas de contacto, y teléfono, fax, correo electrónico,

para indicar los datos de responsabilidad y contacto de la documentación que se va a

describir; por otro lado el nivel de descripción, clasificación y título, código de

referencia, y tipo, por cada sección documental.

Para la descripción de las series y subseries documentales conforme al Cuadro general

de clasificación archivística de la Institución, observará los elementos de: código y título,

alcance y contenido, código de referencia, nivel de descripción, fecha(s), volumen y

soporte de la unidad de descripción, ubicación física, y condiciones de acceso, cabe

señalar que se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran

el archivo en custodia; y finalmente el nombre, firma y cargo de quien elabora y de

quien valida la información presentada (datos solicitados en el instructivo del AGN).

Los responsables de los archivos y/o el personal administrativo, podrán consultar: el

Catálogo de disposición documental de la Institución, instrumento que refleja la

estructura documental, es decir, el Cuadro general de clasificación archivística; los



83

inventarios documentales (por expediente, transferencia primaria y secundaria); y los

expedientes mismos.

En este punto cabe señalar que como se mencionó en el apartado de alcance y

contenido del punto 3.2.1, en el ejercicio previo de elaboración del catálogo de

disposición documental, ya se habrán descrito las funciones (y sus divisiones), las

cuales corresponden a las series documentales de cada sección, por lo que podrá

retomarse esa información, de lo contrario, para la descripción (alcance y contenido) de

las series documentales se deberán consultar los manuales de procedimientos emitidos

por la Secretaría de la Función Pública principalmente (para las series comunes) y los

internos (para las series sustantivas).

Previo o durante este proceso, el archivista supervisará y/o asesorará al personal

administrativo para la elaboración y entrega de la información, con el propósito de

obtener información concreta, certera, homogénea y de calidad.

Hasta este momento se ha contemplado la descripción de un fondo documental, sin

embargo en el caso de dependencias con estructura orgánica compleja existen

subfondos, que corresponden a sus delegaciones federales con representación en los

estados de la república mexicana, los cuales generalmente están adscritos a una sola

Dirección. ¿Cómo describirlos sin hacer más extenso el volumen de la información

plasmada en el formato de guía simple de archivos?, ¿se describen por separado?

Como ya se mencionó arriba, y en apego a lo que indica el AGN en su Instructivo: el

uso del elemento Unidad administrativa de procedencia o fondo (fusionado con Tipo de

entidad), dependerá de la estructura y jerarquía de la organización del archivo, por

consecuencia para indicar los datos de responsabilidad y contacto de la documentación

que se va a describir en la sección documental correspondiente, se deberá agregar la

descripción de la(s) serie(s) pertenecientes a estas unidades administrativas, señalando

antes de la descripción de sus series, los datos siguientes: nombre del o los

productores (y cargo), localización y dirección(es), personas de contacto, y teléfono, fax,



84

correo electrónico, considerando que generalmente dependen orgánicamente de la

misma Dirección o Unidad Administrativa no se repetirá el nombre y cargo del titular.

Etapa III..

En esta etapa se analiza y depura la información desarrollada. La información

compilada se vacía ordenadamente en un solo documento, es decir en el formato

normalizado de guía simple de archivos, de manera tal que se vea reflejado el Cuadro

general de clasificación archivística, con el propósito de simplificar su consulta.

Por otro lado, la presentación de este instrumento, deberá contar con la debida

estructura y/o diseño para su publicación en el portal institucional. De ser necesario,

para sensibilizar a las autoridades y/o personal del Instituto sobre la implementación de

los elementos propuestos, el archivista deberá:

Redactar una introducción y los objetivos (que contemplen la importancia de la guía y

los beneficios que se obtendrán).

Asentar la metodología (describiendo los procesos archivísticos realizados), el marco

legal, las políticas (si lo considera necesario) y el instructivo de uso y/o descripción

de los elementos.

Integrar el cuerpo del trabajo (la descripción de cada una de las series

documentales).

Así como dar una conclusión que resuma las facilidades o contrariedades

encontradas, si se cumplió o no con los objetivos, etc.

Una vez desarrollados los módulos, con sus respectivos elementos, y las etapas de las

que consta la elaboración de la guía, se presenta el formato y el instructivo de llenado.

El formato respeta los nombres de los elementos de las normas, señalando con

asterisco los elementos que son obligatorios; por cada módulo se asigna un número

para su llenado y se agrega los elementos de formalidad como logotipo, fecha de

actualización, firmas de elaboración y validación, así como el número de fojas como se

muestra a continuación:



85

1.5

Formato (Logotipo) (Foja _ de _)

El módulo 1 es requisitado por el archivista.

IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL DDEE LLAA IINNSSTTIITTUUCCIIÓÓNN

FFoorrmmaa aauuttoorriizzaaddaa ddeell nnoommbbrree* 1.1

OOttrraass ffoorrmmaass aauuttoorriizzaaddaass ddeell

nnoommbbrree 1.2

CCóóddiiggoo ddee rreeffeerreenncciiaa* 1.3

TTiippoo ddee iinnssttiittuucciióónn 1.4

HHiissttoorriiaa iinnssttiittuucciioonnaall

IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN DDEELL FFOONNDDOO DDOOCCUUMMEENNTTAALL

Datos de responsabilidad y contacto

Tipo de entidad* / Forma autorizada del nombre*

1.6

Nombre del o de los productor(es)*

1.7

Localización y dirección(es) 1.8

Descripción documental

Nivel de descripción* 1.9 Clasificación / Título* 1.10 Código de referencia* 1.11 Alcance y contenido 1.12

MÓDULO 1



86

El módulo 2 es elaborado por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.

DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE LLAASS SSEERRIIEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS PPOORR SSEECCCCIIOONNEESS



2.1

2.2

Nombre del o de los productor(es) */ y cargo

2.3

2.4

Localización y dirección(es)

2.5

Personas de contacto 2.6

Teléfono, fax, correo electrónico

2.7 Ext. 2.8

Datos de contexto y contenido

Nivel de descripción* 2.9 Clasificación / Título* 2.10 Código de referencia* 2.11 Tipo* 2.12

Series y subseries documentales

Clasificación (2.13) Título* (2.14) Alcance y contenido (descripción) (2.15)

Código de referencia * (2.16). Nivel de descripción* (2.17). Fecha(s)* (2.18). Volumen y soporte* (2.19). Ubicación física (2.20). Condiciones de acceso (2.21).

Elaboró Validó

(2.22)

(2.23)

(Nombre) (Nombre)

(Cargo) (Cargo)

MÓDULO 2



87

El módulo 3 es cumplimentado (llenado) por el archivista.

CCOONNTTRROOLL DDEE LLAA DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

NNoottaa ddeell aarrcchhiivviissttaa Descripción supervisada por (3.1) . Para realizar la descripción se consultaron las siguientes fuentes:

(3.2) .

RReeggllaass oo nnoorrmmaass (3.3) .

FFeecchhaa((ss)) ddee llaa((ss)) ddeessccrriippcciióónn((eess)) (3.4) .

Elaboró Validó

(3.5)

(3.6)

(Nombre) (Nombre)

(Cargo) (Cargo)

Por su parte, el instructivo de llenado, está descrito de tal forma que sea entendible por

cualquier persona aunque no esté familiarizado con las normas, es decir, que se tomó

lo esencial de la regla de cada uno de los elementos, apegándose al Instructivo del

AGN, y a la normatividad aplicable.

MÓDULO 3



88

Instructivo

MMóódduulloo 11 A llenar por el archivista

1.1. Forma autorizada del nombre * Nombre formal y completo de la Institución

1.2. Otras formas autorizadas del nombre Acrónimo¹ y otras formas del nombre de la Institución

1.3. Código de referencia * Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 014 (Delegación Benito Juárez) + IMCINE (acrónimo formal)

1.4. Tipo de institución Indicar la titularidad, gestión y tipología de la Institución

1.5. Historia institucional Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos

1.6. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre*

Para indicar los datos de responsabilidad y contacto sobre la documentación generada a nivel fondo documental, se indicará el nombre formal de la Institución, donde en el mismo nombre ya se indica que el tipo de entidad es una Institución

1.7. Nombre del o los productor(es) * Nombre del titular de la Institución, quien es el responsable de la documentación a nivel fondo

1.8. Localización y dirección(es)

Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia, delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país, así como la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web)

1.9. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo a nivel fondo

1.10. Clasificación / Título * Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (fondo)

1.11. Código de referencia * En este caso es el mismo que el señalado en el punto 1.3 (para el fondo)

1.12. Alcance y contenido (descripción)

Describir el asunto y/o contenido del fondo documental, señalando el tipo y o valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de las funciones o procedimientos del Instituto

1 Acrónimo: Palabra formada por la unión de las iniciales o siglas de dos o más palabras o elementos.

ELEMENTOS DESCRIPCIÓN DEL LLENADO



89

MMóódduulloo 22 A llenar por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico

2.1. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre *

Nombre formal de la Dirección o Unidad Administrativa (común o sustantiva)

2.2. Tipo de entidad * / Forma autorizada del nombre *

Nombre formal de la Subdirección o Jefatura de Departamento o Área de procedencia

2.3. Nombre del o los productor(es) * / y cargo

Nombre y cargo del Titular de la Unidad Administrativa y del Subdirector o Jefe de Departamento, responsable(s) de la producción y custodia de documentos de archivo

2.4. Nombre del o los productor(es) * / y cargo

Nombre y cargo del Responsable de Archivo de Trámite

2.5. Localización y dirección(es) Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia, delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país, donde se encuentra ubicado el archivo

2.6. Personas de contacto Nombre del Responsable de Archivo de Trámite y/o del suplente o secretaria

2.7. Teléfono, fax, correo electrónico Consignar el teléfono y/o extensión del responsable de archivo

2.8. Teléfono, fax, correo electrónico Consignar el correo electrónico del responsable de archivo

2.9. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo el nivel: Sección

2.10. Clasificación / Título * Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (sección correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística

2.11. Código de referencia*

Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 014 (Delegación Benito Juárez) + IMCINE (acrónimo formal) + SC (Sección) + Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva). Ejemplo: MX09014IMCINESC1C

2.12. Tipo* Especificar si es una función común o una sustantiva

2.13. Clasificación Código o clave archivística del nivel de descripción (serie correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

2.14. Título *

Indicar el nombre del nivel de descripción (serie correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. Asentando el nombre de la serie tal cual aparece en el CGCA. No abreviar, ni poner siglas

2.15. Alcance y contenido

Describir el asunto y/o contenido de la serie documental, señalando el tipo y o valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de las funciones o procedimientos del Instituto, es decir, registrar un breve resumen de la información que refleje el conjunto de expedientes que integran la serie documental que se describe. La descripción informativa busca clarificar su contenido. No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en cuestión, no abreviar, ni poner siglas, utilizar lenguaje ciudadano




90

2.16. Código de referencia* Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) + 014 (Delegación Benito Juárez) + IMCINE (acrónimo formal) + SC (Sección) + Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva) + SE (Serie) + Número (__). Ejemplo: MX09014IMCINESC1CSE1

2.17. Nivel de descripción * Indicar que se está describiendo el nivel: Serie

2.18. Fecha(s) * Indicar el año fiscal (enero a diciembre) de acumulación de la documentación, ejemplo: 2009

2.19. Volumen y soporte* Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte

2.20. Ubicación física Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es)

2.21. Condiciones de acceso Indicar si la información de la serie que se describe es pública, reservada o confidencial

2.22. Elaboró Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que elaboró la descripción

2.23. Validó Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que valida la información, puede ser el responsable de archivo de trámite o el titula r de la unidad administrativa

Nota: se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran el archivo en custodia.

MMóódduulloo 33 A llenar por el archivista

3.1. Nota del archivista Nombre y cargo del archivista o servidor público que compiló, analizó e integró la información, y/o elaboró las descripción

3.2. Nota del archivista Citar las fuentes consultadas para las descripciones

3.3. Reglas o normas Citar las normas utilizadas para las descripciones

3.4. Fecha(s) de la(s) descripción(es) Indicar la fecha de elaboración y/o actualización de la guía

3.5. Elaboró Indicar el nombre, firma y cargo del archivista o servidor público que compiló, analizó e integró la información, y/o elaboró las descripción

3.6. Validó Indicar el nombre, firma y cargo del coordinador de archivos o de la autoridad institucional que valida la información

Ahora bien, un formato normalizado y su instructivo no tendría un éxito certero, si no se

capacita al personal que lo pondrá en práctica. Es por ello que en el siguiente apartado,

se expone el desarrollo de la capacitación impartida.




91

3.2.4. Capacitación para implementar la guía simple de archivos normalizada

Para poder elaborar la guía simple de archivos 2010, se dio una capacitación previa a la

de la implementación del formato normalizado, propuesto, y se hizo énfasis en la

descripción (alcance y contenido) de las series documentales, sin embargo, la

modificación de la estructura documental del Instituto, ha retrasado la implementación

del mismo.

En 2011, se impartió el curso127 para que conocieran el nuevo formato y su llenado, el

cual se desarrolló bajo el esquema siguiente:

OObbjjeettiivvooss

Proporcionar nociones básicas en materia de descripción archivística.

Definir qué es la guía simple de archivos, su importancia y objetivos.

Explicar la justificación y fundamentación, para la implementación de las normas

internacionales de descripción archivística.

Explicar el nuevo formato de guía simple de archivos y su correcto llenado.

MMeettooddoollooggííaa

Estructura

1. Concepto e importancia de la guía simple de archivos

2. Objetivos de la guía

3. Justificación para la implementación de las normas

4. Fundamentación para la implementación de las normas

Contexto teórico

127

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Memorando 08DRHMT/M-317/2011, 8 de junio de 2011.



92

Contexto normativo

Elementos del Instructivo del AGN

Contexto archivístico

Elementos de las normas que coinciden con los del AGN

Elementos de las normas que se fusionan con los del AGN

Otros elementos de las normas que se pueden implementar

5. Criterios de descripción normalizados

Descripción de los elementos

Guías simples de archivos, publicadas por las dependencias

Formato normalizado

Dirigido a

1. Responsables de Archivo de Trámite.

2. Personal administrativo asignado para la organización de los archivos.

3. Secretarias.

Resultados alcanzados

1. Una mejor comprensión, por parte de los participantes, del marco conceptual que

sirve de base para la elaboración de la guía simple de archivos.

2. Conocimiento teórico de las Normas internacionales de descripción archivística.

3. Conocimiento del nuevo formato y su llenado.

4. Criterios estandarizados para la descripción de las series documentales.

Después de explicar cómo se aplicaron las normas en la elaboración del formato e

instructivo de la guía simple de archivos, en el apartado siguiente se expone la

metodología para el desarrollo de elaboración de la guía del Instituto.



93

3.3. Elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE

Una vez diseñado el formato de guía simple de archivos, se propone implementarlo en

el Instituto para el año 2012, esto debido a la actualización del cuadro general de

clasificación archivística, ya que este instrumento sufrió cambios en los códigos,

nomenclatura y se redefinió la estructura de las series sustantivas en 2011.

Sin embargo desde la elaboración de las guías 2010 y 2011, se inició el proceso de

homogenización de los criterios, sobre todo, se trabajó en la descripción (alcance y

contenido) de las series documentales. Sin modificar el fondo del formato existente de

2007 a 2009, sólo se dio otra presentación del formato en 2010 y se elaboró un

instructivo de llenado. Estas acciones previas aunadas a la capacitación impartida, son

la base que permitirá facilitar la implementación del nuevo formato.

En base a lo anterior, en los siguientes apartados se presentan por una parte las

experiencias obtenidas en la recopilación de la información (2010-2011), por otra la

propuesta de la Guía simple de archivos del IMCINE, para 2012, y finalmente algunos

ejemplos de descripciones (alcance y contenido) de series documentales comunes y

sustantivas, así como los beneficios esperados con su implementación.

3.3.1. Recopilación de la información, análisis y desarrollo de los elementos de

información de las normas internacionales de descripción

En primera instancia, mediante oficio se solicitó la actualización de la guía simple de

archivos a cada una de las unidades administrativas, anexando el formato e instructivo,

e indicando un plazo de tiempo para su entrega debidamente requisitada. En paralelo

se proporcionó asesoría individual (independiente a la capacitación), por cada área, en

razón del uso de sus series específicas.



94

Conforme fueron avanzando en el llenado de los elementos, se fueron aclarando dudas,

sin embargo el punto de mayor dificultad o detalle, fue dar una descripción (alcance y

contenido) de cada serie en su totalidad, ya que confundían esta descripción con el

contenido de cada uno de los expedientes, o por el contrario eran escuetas. Para el

desarrollo de este punto, se les solicitó investigaran o se apegaran a sus manuales de

funciones, y en los manuales emitidos por la Secretaría de la Función Pública en 2010,

o incluso investigarán conceptos.

Una vez elaboradas y entregadas las guías de cada área, se procedió a su revisión,

concentrado, y corrección si fuera el caso. Posteriormente se entregaron al área

competente, para subirlo al portal institucional.

El proceso citado, es de gran valía, para introducir el nuevo formato, puesto que ya son

mínimos los elementos que se incorporan (ocho), y que por otra parte los nombres de

los elementos de las normas se asemejan a los del instructivo del AGN, conocidos ya

por el personal del Imcine, y por su parte la descripción (alcance y contenido) de las

series, que ya realizaron correctamente (en 2010 y 2011), adelanta y/o, en su caso,

omite este punto.

Partiendo de lo anterior, y tomando en cuenta que en el apartado 3.2.3, se señala que

el nuevo formato, se divide en 3 módulos, dónde el 1 y 3, son elaborados por el

archivista, se han desarrollado los elementos siguientes:

Para el módulo 1, la primera acción fue investigar en el Estatuto orgánico del IMCINE; la

posición legal del Instituto, es decir, si es de representación federal o estatal, de qué

organismo depende, y qué tipo de entidad es; en el Manual de organización se

investigó su historia y contexto; y en base a sus funciones y descripciones de series,

hacer un concentrado de la información del fondo documental. Por otro lado se

investigó a través de la página del INEGI, cuál es el código que le corresponde por

entidad y por delegación para obtener el código de referencia.



95

Los elementos de responsabilidad y contacto del segundo módulo, son similares a los

del Instructivo del AGN, en lo elementos de descripción documental sólo se agrega el

de código de referencia, el cual se forma con los códigos de cada nivel de descripción,

en este caso, fondo, sección, serie y/o subserie; y el elemento de condiciones de

acceso el cual se basa en el catálogo de disposición documental actualizado en 2011.

Para la descripción de las series será necesario que el personal encargado de elaborar

la guía, se base en el cuadro general de clasificación archivística 2011, y en los propios

expedientes para los datos de actualización.

En el módulo 3, además del nombre de archivista se citaron las fuentes consultadas, y

la normatividad aplicada, en este caso las 4 normas internacionales de descripción

archivística y la normativa nacional o local. De manera que, si bien ya se mencionó que

el archivista elabora los módulos 1 y 3, es responsabilidad del archivista supervisar,

analizar y/o corregir la información vertida en los elementos del segundo módulo, para

que se proporcione información certera. Bajo este panorama, en el siguiente apartado

se presenta la propuesta de formato de guía simple para el Imcine.

3.3.2. Propuesta de Guía simple de archivos para el IMCINE

Como ya se abordó en el apartado anterior, el llenado de los elementos normalizados

propuestos para la Guía simple de archivos del IMCINE, se realizaron en su totalidad

para los módulos 1 y 3, y en el caso del módulo 2, se llenaron los elementos de

responsabilidad y contacto, en cuanto a la descripción de las series, se realizó un

ejemplo para series comunes y un ejemplo para series sustantivas. Con el objeto de

proporcionar la visión general de la propuesta del formato, en este apartado se presenta

la Guía simple de archivos del Instituto.

Antes, cabe señalar que lo importante no es el diseño, porque este depende de cada

dependencia o entidad, sino su contenido, es así que el formato puede subirse en

archivo pdf (de word o excel) al portal institucional o mediante programas informáticos,



96

para hacerlo más amigable al usuario, como en el caso del Consejo de la Judicatura

Federal (CJF), el cual ofrece la opción de ver su guía por estructura orgánica, por área

o por serie documental, el inconveniente de este es que quien no conoce la estructura

documental o las áreas no puede tener metadatos de búsqueda, estas 2 opciones

funcionan para los usuarios internos; en cambio en la opción de estructura orgánica, si

va desglosando la guía, incluso por archivo de trámite, concentración o histórico,

indicando si cuenta con la información o no, mediante íconos de enlaces (ligas).

Aunque existe un sitio en internet, para difundir la guía simple de archivos de cada

dependencia o entidad, el SICCA (Sistema Automatizado de Integración de los

Instrumentos de Control y Consulta) a través del portal del IFAI, este ofrece limitantes

en el número de caracteres que pueden ser aceptados, también se encuentra esta

información en las ligas de la sección de Transparencia de cada portal institucional.

A manera de sugerencia, sería conveniente presentarlo en primera página del portal

institucional, puesto que el objetivo principal de este instrumento es que usuarios

internos o externos, sepan qué información maneja cada dependencia o entidad y sirva

como su nombre lo indica, de guía para la fácil búsqueda o consulta de información.

Expuesto lo anterior, sólo queda mostrar la propuesta de guía del Imcine, que se exhibe

en la siguiente página.



97

ETAPA ARCHIVO DE TRÁMITE

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

Instituto Mexicano de Cinematografía

AApplliiccaacciióónn ddee llaass NNoorrmmaass IInntteerrnnaacciioonnaalleess ddee

DDeessccrriippcciióónn AArrcchhiivvííssttiiccaa

2011

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

GSA



98

INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN

FFoorrmmaa aauuttoorriizzaaddaa ddeell nnoommbbrree* Instituto Mexicano de Cinematografía

OOttrraass ffoorrmmaass aauuttoorriizzaaddaass ddeell nnoommbbrree IMCINE, Imcine

CCóóddiiggoo ddee rreeffeerreenncciiaa* MX09014IMCINE

TTiippoo ddee iinnssttiittuucciióónn

Titularidad: Institución pública con representación Federal. Gestión: Institución descentralizada de la Secretaría de Educación Pública (SEP), y a su vez es una entidad coordinada por el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA). Tipología: Sector audiovisual de SEP - CONACULTA.

HHiissttoorriiaa iinnssttiittuucciioonnaall Por decreto presidencial, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de marzo de 1983, se crea el Instituto Mexicano de Cinematografía como un organismo público descentralizado del Gobierno Federal, incorporado al sector de la Secretaría de Gobernación, y quedando como encargada la Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía, adoptando en sus inicios una estructura orgánica mínima, conformada por: una Dirección General, una Dirección de Programación y Sistemas, y una Dirección de Servicios Administrativos. En 1984 se incorporan a la estructura orgánica la Dirección de Comercialización y la Dirección de Producción, y a finales de 1985 se crea la Contraloría Interna y la Unidad de Informática. En 1986 se estableció la Coordinación General y posteriormente la Unidad Jurídica, desapareciendo la Dirección de Producción. En 1988 se crea la Dirección de Investigación, Desarrollo y Experimentación Cinematográfica y de Cortometraje. Dado que el quehacer cinematográfico en nuestro país es considerado como una actividad estratégica dentro del campo de las expresiones artísticas y culturales, el Instituto Mexicano de Cinematografía (IMCINE) fue resectorizado a la Secretaría de Educación Pública (DOF del 13 de febrero de 1989) quien ejerce esta facultad, a través del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, en su carácter de órgano responsable del diseño e instrumentación de la política cultural. La entonces Secretaría de Programación y Presupuesto autorizó una nueva estructura y distribución funcional para el Instituto Mexicano de Cinematografía. Esta reestructuración permitió al Instituto atender las funciones de producción y distribución cinematográfica y asumió la responsabilidad de promover y fomentar la descentralización de la cultura cinematográfica. A la Dirección de Distribución Cinematográfica, también de nueva creación, se le responsabilizó de llevar a cabo las funciones relacionadas con la distribución de la producción cinematográfica nacional e internacional. Cabe señalar que, de conformidad con las políticas adoptadas, a partir de 1989, la presidencia del Comité Coordinador de la Academia Mexicana de Ciencias y Artes Cinematográficas, A.C., recae en el Director General de este organismo. En el mes de junio de 1993, le es autorizada al Instituto, una estructura más amplia por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, compuesta de ocho Direcciones y una Contraloría Interna aún incorporada a la estructura funcional del organismo.

2 de 7

GGuuííaa SSiimmppllee ddee AArrcchhiivvooss



MÓ

DU

LO

1

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

99

En diciembre de 1997, se creó del Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE). Con la aprobación el 29 de marzo del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, del Reglamento de la Ley Federal de Cinematografía (LFC), se creó el Fondo de Inversión y Estímulos al Cine (FIDECINE). Posteriormente, como lo establece el artículo 33 de la Ley Federal de Cinematografía, para fomentar la producción cinematográfica en el país, el 1 de diciembre del 2004, el H. Congreso de la Unión adicionó el artículo 226 a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), a través de la instancia denominada Estímulo Fiscal a Proyectos de Inversión en la Producción Cinematográfica Nacional (EFICINE). En 2008, aprueban y registran la modificación a la estructura orgánica del IMCINE, de acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación. Mediante el desarrollo de funciones adecuadas de divulgación, el IMCINE crea una nueva dinámica de interacción con los diferentes actores de la vida cinematográfica y la sociedad civil en general, en lo que concierne a la difusión del conjunto de expresiones artísticas de la cultura mexicana a través del cine. A su vez, otro aspecto prioritario consistió en encauzar una política de fomento industrial cinematográfico que promueva las mejoras regulatorias respectivas a la cinematografía nacional y conformar una red de servicios de información a personas y organismos de carácter nacional e internacional interesados en la producción audiovisual, además de promover locaciones naturales y riquezas arquitectónicas e históricas de nuestro país. Adicionalmente se requirió de impulsar la red de comisiones de filmaciones estatales, así como la capacitación profesional al personal técnico que incluye productores. Cabe mencionar que el Instituto Mexicano de Cinematografía coordina el trabajo de los Estudios Churubusco Azteca S.A.: empresa pública que proporciona servicios de producción, postproducción y estructura inmobiliaria a la producción cinematográfica, televisiva y video nacional o extranjera; el Centro de Capacitación Cinematográfica A.C.: entidad pública, cuya labor fundamental es la formación teórica y práctica de profesionales del cine en sus diversas especialidades; y la Cineteca Nacional: fideicomiso público, cuya tarea fundamental es el rescate, la preservación, conservación y restauración del patrimonio fílmico y documental del cine mexicano. Actualmente el Instituto Mexicano de Cinematografía es la entidad pública descentralizada encargada de fortalecer y apoyar al sector de la producción de cine nacional, así como de fomentar la actividad industrial cinematográfica del país.

Para ampliar la información se puede consultar la siguiente liga: Instituto Mexicano de Cinematografía. En http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html


3 de 7



MÓ

DU

LO

1

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

100

INFORMACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL



Instituto Mexicano de Cinematografía

Nombre del o de los productor(es)*

Lic. Marina Stavenhagen Vargas


Av. Insurgentes Sur 674, Col. Del Valle, Del. Benito Juárez, C.P. 03100, México D.F., Piso 4. http://www.imcine.gob.mx

Descripción documental

Nivel de descripción* Fondo

Clasificación / Título* IMCINE Instituto Mexicano de Cinematografía

Código de referencia* MX09014IMCINE

Alcance y contenido Información administrativa, legal, fiscal o contable, relativa a los Apoyos a la producción y/o postproducción de proyectos cinematográficos de México, que se brindan a través de los diferentes mecanismos del Instituto; así como a la que se deriva de la distribución y exhibición de los mismos; de igual forma información de la promoción cinematográfica a través de festivales, muestras, ciclos y foros en todas las regiones del país, publicaciones, entre otros medios; y la información electrónica generada por acciones de difusión multimedia, en relación a las funciones y/o servicios del Imcine, redes sociales, etc. Así mismo, el Instituto cuenta con el acervo iconográfico y el acervo de material fílmico, los cuales constituyen la Filmoteca del Imcine, donde se resguardan los documentos gráficos y audiovisuales con valor histórico, relacionadas con la Cinematografía Mexicana.


4 de 7



MÓ

DU

LO

1

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

101

DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES POR SECCIONES



Nombre de la Dirección o Unidad Administrativa (común)

Nombre de la Subdirección o Jefatura de Departamento o Área de procedencia

Nombre del o de los productor(es)*/ y cargo

Nombre del Titular y del Subdirector o Jefe de Departamento y cargo

Responsable de Archivo de Trámite: Nombre y cargo


Av. Insurgentes Sur 674, Col. Del Valle, Del. Benito Juárez, C.P. 03100, México D.F. (Piso 4)

Personas de contacto (Responsable de Archivo de Trámite o secretaria o suplente)


54485300 Ext. 7079

[email protected] (del Responsable de Archivo de Trámite y/o secretaria o suplente)


Nivel de descripción* Sección Clasificación / Título* Código de referencia*

Tipo* Función común


Clasificación Título* Alcance y contenido (descripción)

Código de referencia *. Nivel de descripción*. Fecha(s)*. Volumen y soporte*. Ubicación física. Condiciones de acceso.

Ejemplo:

1C.10.1 Convenios. Convenios celebrados por el Instituto, una vez que fueron revisados y validados los proyectos de convenios solicitados por las diferentes áreas, en apego a los lineamientos establecidos.

MX09014IMCINESC1C.SE10.SS1. Subserie. 2009. 7 expedientes (0.42 m.l.) en soporte papel. Ubicado en el 3er. Piso. Pública.

5 de 7




MÓ

DU

LO

2

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

102

mailto:[email protected]

DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES POR SECCIONES

DATOS DE RESPONSABILIDAD Y CONTACTO


Dirección o Unidad Administrativa (sustantiva)

Nombre de la Subdirección o Jefatura de Departamento o Área de procedencia

Nombre del o de los productor(es)*/ y cargo

Nombre del Titular y del Subdirector o Jefe de Departamento y cargo

Responsable de Archivo de Trámite: Nombre y cargo

Localización y dirección(es) Av. Insurgentes Sur 674, Col. Del Valle, Del. Benito Juárez, C.P. 03100, México D.F. (Piso 4)

Personas de contacto (Responsable de Archivo de Trámite y/o secretaria o suplente)


54485300 Ext. 7079

[email protected]


Nivel de descripción* Sección Clasificación / Título* Código de referencia* Tipo* Función sustantiva


Clasificación Título* Alcance y contenido (descripción)

Código de referencia *. Nivel de descripción*. Fecha(s)*. Volumen y soporte*. Ubicación física. Condiciones de acceso.

Ejemplo:

1S.1 Junta Directiva. Órgano colegiado con representación de diferentes Secretarías e Instituciones para establecer las políticas generales y definir las prioridades a que habrá de sujetarse el Instituto, en materia de producción, productividad, comercialización e investigación cinematográfica, finanzas y administración en general.

MX09014IMCINESC1S.SE1 Serie. 2009. 15 expedientes (0.42 m.l.) en soporte papel. Ubicado en el 4to. Piso. Pública.


6 de 7



MÓ

DU

LO

2

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

103


CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

NNoottaa ddeell aarrcchhiivveerroo Descripción supervisada por Marina Jonguitud García, personal de Apoyo en la Coordinación de Archivos. Para realizar la descripción se consultaron las siguientes fuentes:

Instituto Mexicano de Cinematografía. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. México: IMCINE. 2008.

Instituto Mexicano de Cinematografía. Decreto de Creación. DOF. 1983.

Instituto Mexicano de Cinematografía. En http://www.imcine.gob.mx

Disposiciones y Manuales Administrativos emitidos por la Secretaría de la Función Pública en 2010.

Cuadro General de Clasificación Archivística (Actualización 2011).

Catálogo de Disposición Documental (Actualización 2011).

RReeggllaass oo nnoorrmmaass Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF y Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH. Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos, del Archivo General de la Nación. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

FFeecchhaa((ss)) ddee llaa((ss)) ddeessccrriippcciióónn((eess)) Del 15 de febrero al 30 de abril de 2011.

Elaboró Validó

(Nombre) (Nombre)

(Cargo) (Cargo)


7 de 7

CCoooorrddiinnaacciióónn ddee AArrcchhiivvooss



MÓ

DU

LO

3

Form

ato

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

104

http://www.imcine.gob.mx/

Para enfatizar en las descripciones (alcance y contenido) de series comunes y sustantivas, en el siguiente apartado se proporcionan algunos ejemplos.

3.3.3. Ejemplos de descripción (alcance y contenido) de series comunes y

sustantivas

La información vertida en los campos (o elementos de las normas internacionales de

descripción) de la Guía simple de archivos corresponderá a las particularidades de cada

entidad por lo que variará enormemente de una dependencia a otra, sin embrago en el

elemento de alcance y contenido se puede lograr la homogenización de las

descripciones de las series documentales comunes a través de los manuales emitidos

por la Secretaría de la Función Pública, e iniciar un proceso de homogenización en la

descripción de series documentales sustantivas por sectores de entidades afines.

Bajo este contexto, se exponen algunos ejemplos de descripción de series comunes y

sustantivas de este Instituto. Sin entrar en detalle de los datos de las secciones, sólo se

presentarán las descripciones de las siguientes series:

CCoommuunneess

CLASIFICACIÓN / TÍTULO Alcance y contenido

Código de referencia. Nivel de descripción. Fecha(s). Volumen y soporte de la unidad de descripción. Ubicación física. Carácter de la información.

4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL. Documentos que formalizan la relación laboral entre la Institución y el candidato seleccionado cumpliendo con la normatividad aplicable, a través de los instrumentos legales correspondientes, desde el inicio hasta el fin de la relación laboral.

MX09014IMCINESC4C.SE3. Serie. 2012. 15 expedientes. Piso 3. Confidencial.

5C.27 FONDO ROTATORIO. Información presupuestaria requerida para cubrir compromisos de las dependencias derivados del ejercicio de las funciones, programas y presupuestos autorizados.

MX09014IMCINESC5C.SE7. Serie. 2012. 11 expedientes. Piso 3. Pública.



105



6C.3 LICITACIONES. Información derivada del concurso para la adjudicación de bienes, arrendamientos o servicios que requiere el instituto, ofrecidos por personas físicas y/o morales, en un acto público, aplicando criterios de responsabilidad, eficiencia, economía equidad y transparencia.

MX09014IMCINESC6C.SE3. Serie. 2012. 25 expedientes. Piso 1. Pública.

12C.8 CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES RESERVADOS. Índices de expedientes reservados actualizados semestralmente a través del sistema de índices de expedientes reservados establecido por el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

MX09014IMCINESC12C.SE8. Serie. 2012. 1 documento electrónico. En servidor. Pública.

SSuussttaannttiivvaass



1S.1 JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO. Sesiones e informe del cumplimiento de los acuerdos previstos y adoptados por el Órgano de Gobierno del Instituto.

MX09014IMCINESC1S.SE1.SS1. Subserie. 2012. 7 expedientes. Piso 4. Pública.

2S.2.2.2 APOYO PARA LA PRODUCCIÓN Y POSTPRODUCCIÓN DE LARGOMETRAJES. Documentación administrativa, legal, contable y técnica que sustenta la aprobación de los proyectos de largometrajes apoyados por el Instituto.

MX09014IMCINESC2S.SE2.SS2. Subserie. 2012. 28 expedientes. Piso 2. Reservada.

2S.2.5.1 APOYO PARA LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y EXHIBICIÓN DE LARGOMETRAJES DE CARÁCTER COMERCIAL. Documentación administrativa, legal, contable y técnica que sustenta la aprobación de los proyectos de largometrajes apoyados por el Fondo de Inversión y Estímulos al Cine.

MX09014IMCINESC2S.SE2.SS5. Subserie. 2012. 17 expedientes. Piso 4. Confidencial.

3S.4 EXHIBIDORES Y DISTRIBUIDORES INTERNACIONALES. Comunicaciones y acuerdos con los distribuidores internacionales para la adquisición de largometrajes y cortometrajes producidos por el Instituto.

MX09014IMCINESC3S.SE1. Serie. 2012. 5 expedientes. Piso 2. Pública.



106

3.3.4. Beneficios esperados

Para concluir este capítulo cabe resaltar cuáles son los beneficios que se espera con la

elaboración de una guía simple de archivos normalizada:

La aplicación de las normas internacionales de descripción facilita la descripción

archivística, unifica criterios y permite el intercambio normalizado de información.

La descripción cobrará importancia paralela a la organización documental.

Los criterios de descripción se normalizarán y orientarán hacia un mismo objetivo, el de

brindar información concreta, certera y homogénea.

Finalmente la guía simple de archivos cobrará importancia al ser un instrumento

profesional que permita a usuarios internos y externos, tener una visión sinóptica de la

información que resguardan sus archivos.



107

Conclusiones y recomendaciones

Elaborar documentos como los instrumentos de descripción, que demandan del apego

a normas o disposiciones que determinen los elementos de información, características

y estructura que deben contener dichos instrumentos, para registrar con homogeneidad

los datos y difundir la información que se resguarda en los archivos de una

dependencia o entidad, requiere de una apertura total de pensamiento, ya que el

proceso de descripción como actividad intelectual, implica analizar, comprender, e

interpretar objetivamente lo que las normas señalan. Es en este punto, donde

precisamente se corre el riesgo de que quienes intervienen en su elaboración, realicen

interpretaciones propias (subjetivas) que se desvían de los objetivos o reglas, en

consecuencia de que las normas no fueron bien comprendidas.

Definir, explicar y desarrollar los elementos que conforman el proceso de descripción

documental; el concepto, objetivos, importancia y elementos de la guía simple de

archivos; así como presentar las normas internacionales de descripción, fue la base

para precisar el rumbo de esta investigación. Las aportaciones vertidas en las

observaciones y ejemplos en cada uno de los elementos seleccionados de las normas

(adaptadas a las necesidades y/o realidad actual que deriva de la normatividad local),

proporcionan un panorama más amplio para comprender y aplicar dichas normas;

logrando obtener un formato o cédula de la Guía simple de archivos sustentado y

objetivo, de fácil llenado. Toda vez que las aportaciones referidas funcionan como un

instructivo claro, preciso e ilustrativo, a través del cual se cumple con el objetivo del

presente trabajo de investigación: por un lado elaborar la Guía simple de archivos del

IMCINE, y por otro, proponer un modelo que permita homogeneizar las descripciones

de las series documentales de dependencias o entidades.

En consecuencia, se pretende influir para desaparecer la concepción errónea que se

tiene de la Guía simple de archivos, concepción en la que pareciera que el término

simple, permita inferir que es un instrumento de información (consulta) que careciera de

valor informativo, o que es relativamente simple su elaboración, tal vez si se hubiera

108

manejado desde el principio el nombre correcto de Guía documental, la concepción del

mismo fuera diferente. Sin embargo, después de analizar y plantear el escenario que

guarda dicho instrumento no sólo para este Instituto, sino para la Administración

Pública, se enfatizó la importancia de ocuparse en el establecimiento de criterios

normalizados para su elaboración, con el fin de unificar las descripciones, y a su vez

lograr el intercambio de información.

Es así que, de manera optimista concluyo que, si es posible aplicar las normas

internacionales de descripción archivística en los instrumentos de información (o

descripción), y que debemos atrevernos a innovar en la teoría y/o práctica archivística y

romper paradigmas para introducir las normas en el ámbito laboral.

Considero que lo expuesto puede suscitar, el debate, la reflexión, las opiniones, etc.,

que como profesionales estamos llamados a ejercer, para demostrar nuestro

profesionalismo y poder obtener el estatus y reconocimiento que ameritamos, mediante

acciones como las propuestas en este trabajo: la elaboración de instrumentos de

control y/o descripción debidamente sustentados en la teoría, la práctica y la

normatividad archivísticas.

Así como con la proyección interna y externa de los archivos en el ámbito institucional y

en la sociedad en general, la difusión de los archivos y la correcta aplicación de los

procesos técnicos archivísticos teniendo en cuenta los avances teóricos en nuestra

disciplina y las afines.128

A manera también de conclusión y en el marco de la reflexión anterior, formularía las

siguientes recomendaciones::

1. Proponerse aplicar las normas en la elaboración de la guía simple de archivos y

romper el reto personal e institucional de aceptar un nuevo modelo.

128

JAÉN GARCÍA. op cit. s/n p.

109

2. Conocer, analizar e interpretar correctamente las normas internacionales de

descripción archivística, así como los elementos establecidos por el AGN. Asentir

que las normas son claras en señalar que éstas se auxilian de las normas locales,

por ende van de la mano con lo dispuesto por el AGN.

3. Desarrollar los elementos apegándose a las reglas y respetando su terminología.

4. Basarse en la estructura documental de la dependencia o entidad. Tomar en cuenta

la teoría archivística, así como los términos y definiciones que se establecen en las

disposiciones federales en la materia.

5. Dar la correcta estructura, presentación y/o diseño para su publicación y difusión.

6. Dar la debida importancia a este instrumento, ya que constituye el primer

acercamiento de usuarios e investigadores a la información que genera, recopila y

custodia la dependencia o entidad.

7. Difundir la aplicación de las normas entre la comunidad archivística, a través del

ejemplo.

8. Destacar la importancia del quehacer archivístico y el trabajo intelectual que debe

desarrollar un archivista al elaborar instrumentos de descripción debidamente

sustentados.

9. Contribuir a la mejora de dicho instrumento con aportaciones útiles y sustentadas.

10. Ajustarse en medida de lo posible a los medios informáticos, para subir el

instrumento al portal institucional o en las ligas del IFAI.

110

Bibliografía

ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y

Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN. 2002. 68 p.

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2ª ed. Madrid: Fundación

Germán Sánchez Ruipérez. 2001. 402 pp. ISBN 84-8984-31-2.

FLORES VALDERRAMA, Armando. Metodología de la Investigación en

Biblioteconomía. México: Imprenta Hermosillo. 2002. 157 p. ISBN 970-93275.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. 5ª. Edición.

Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla. 1991. 512 p.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización

Instituto Mexicano de Cinematografía. México: IMCINE. 2008. 209. p.

PESCADOR DEL HOYO, Ma. del Carmen. El archivo instrumentos de trabajo. Madrid:

Ediciones Norma. 1986. 229 p.

RAMÍREZ DELEÓN, José Antonio. Archivos gubernamentales: Un dilema de la

Transparencia. Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de México – INFODF.

Ensayo 2. México: IFAI. 2007. 52 p.

REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. 22ª. Edición. 2001.

Madrid: Espasa Calpe.

Normatividad internacional

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre

los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.

111

Adoptada por el Comité de Normas de Descripción. Canberra, Australia, 27-30 de

octubre de 2003. Versión española. Madrid: El Consejo. 2004. 95 p.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General

de Descripción Archivística. Segunda edición Adoptada por el Comité de Estocolmo,

Suecia, 19-22 de septiembre de 1999. Traducida por el Ministerio de Educación,

Cultural y Deporte de España. Madrid: Subdirección de Archivos Estatales. 2000. 125 p.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISDF Norma internacional para la

descripción de funciones. Primera edición Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas

y Normas Profesionales. Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Traducida por el Ministerio

de Educación, Cultural y Deporte de España. Madrid: El Consejo. 2007. 79 p.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISDIAH Norma internacional para

describir instituciones que custodian fondos de archivo. Primera edición Adoptada por el

Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008.

Francia: El Consejo. 106 p.

Normatividad nacional

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los

Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación

General en las materias de Transparencia y de Archivos. (D.O.F. 12 de julio de 2010,

reformado el 11 de julio de 2011) p. 56

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para elaborar el Cuadro general de

clasificación archivística. México: AGN. 2006. 49 p.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para la elaboración de la Guía simple

de archivos. México: AGN. 2006. 26 p.

112

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

(D.O.F. 11 de junio de 2002). Última actualización el 6 de junio de 2006. 22 p.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 20 de febrero

de 2004). 9 p.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. (D.O.F. 11 de junio de 2003). 16 p.

Documentos

Estatuto Orgánico del Instituto Mexicano de Cinematografía. (D.O.F. 27 de mayo de

2008). 18 p.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. 2010. 116 p.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Circular 01/DG/001/05, 17 de octubre

de 2005.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Criterios Específicos para la

Organización y Conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía

y sus Fideicomisos. Actualizados en 2011. 103 p.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Decreto de Creación. (D.O.F. 25 de

marzo de 1983). 8 p.

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Cuadro General de Clasificación

Archivística 2009. 16 p.

113

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Cuadro General de Clasificación

Archivística 2011. 18 p

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Guía simple de archivos 2007. 16 p.





INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Memorando 08DRHMT/M-317/2011,

8 de junio de 2011.

Internet

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía del Registro de Archivos Históricos de

México. [En línea] México. Consultado el 29 de mayo de 2011. Disponible en:

http://www.agn.gob.mx/RAHMEXC/

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General 2008. Disponible en:

http://www.agn.gob.mx/guiageneral/, Hacer clic en la barra de herramientas de esta liga,

e ir a Documentos de interés, luego, ir a Estructura de la guía.

CABEZAS BOLAÑOS, Esteban. La descripción archivística y su aplicación en

documentos particulares: el caso del Álbum de Figueroa. s/p. Disponible en:

http://escuelahistoria.fcs.ucr.ac.cr/contenidos/archivo/art-fige.htm

114

http://www.agn.gob.mx/guiageneral/

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Disponible en:

http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html.

Documento sin título (extracto) de los Archiveros Españoles en la Función Pública

(AEFP). Disponible en:

http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NEDA/01_titulo_v3.pdf

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA. Catálogo de Claves de

Entidades Federativas, Municipios y Localidades. Disponible en:

http://mapserver.inegi.org.mx/mgn2k/

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en:

http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html


http://www.imcine.gob.mx/lineas-de-accion.html


http://www.imcine.gob.mx/organigrama.html, y en:

http://www.imcine.gob.mx/media/organigrama.pdf

JAÉN GARCÍA, Luis Fernando. Los Retos de los Archivistas en el Nuevo Milenio. 15 pp.

En: http://www.archivonacional.go.cr/pdf/retos_archivistas_nuevo_milenio.pdf

Manual de Trabajo Archivístico. Disponible en:

http://archivos.ieaip.org/index.php?pagina=archivos

Secretaría de la Función Pública. Guía para escribir documentos en Lenguaje

Ciudadano. 2006. Disponible en:

http://www.pa.gob.mx/pa/normateca/Documentos%20Informativos/26%20Guia%20LC%

202006final.pdf

115

http://www.ica.org/6365/welcome/espaol

http://www.imcine.gob.mx/organigrama.html

AAnneexxooss

116

Anexo 1 * Clasificar, en la práctica archivística, también es ubicar los documentos y/o expedientes dentro de la estructura documental, para asignarles sus códigos y elaborar las carátulas y cejas de los expedientes, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

Identificar MÓDULO 1

Elaborar

Formar Elegir

CLASIFICACIÓN

Dividir un conjunto de

documentos, en clases,

grupos o series

Sistema de Clasificación

(orgánico, funcional, asunto)

Niveles de descripción

o niveles de organización

(fondo, sección, serie)

Clasificar*

Integrar un todo

Cuadro General de

Clasificación Archivística

Documentos con

características similares,

para reunirlos en series

Estructura jerárquica y lógica, de lo

general a lo particular, con niveles

únicos y susceptibles de subdividirse

Esquema 1: Proceso de clasificación documental.

Esquema elaborado por la autora.

117

Esquema elaborado por la autora.

Esquema 2: Sistema de clasificación documental por funciones.

118

PROPUESTA DE CUADRO GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICAS EN LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN

NORMAS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

(CARÁTULA) ISAD (G)İ

ISAAR (CPF)İİ

ISDFİİİ

ISDIAH İİİİ

CONTROL INFORMACIÓN O CONSULTA

CGCA CADIDO INV. GG GSA CATÁL.


Código de referencia* /

Identificador X X X X X X X X X

Titulo* X X X X X X X X Fecha(s) * X X X X X X Nivel de descripción* X X X X X X X X Volumen y soporte de la

unidad de descripción* X X X X X X

Tipo de entidad* X X X X X Forma autorizada del

nombre* X X X X X X X

Forma normalizada del nombre

X X X

Otras formas del nombre X X X X X X Tipo* X X X X Clasificación X X X X X X X X Tipo de institución X X Área de contexto Nombre del o de los

productor(es) * X X X X X X X X

Historia institucional X X X X Historia archivística X X X X Forma de ingreso X X Fechas X X X Descripción X X X Historia X X X Legislación X X X Área de descripción Fechas de existencia* X X X X

An

ex

o 2

Cuadro elaborado por la autora.

119




ISAAR (CPF)İİ

ISDFİİİ

ISDIAH İİİİ



Historia X X X X Lugares X X X X Estatuto jurídico X X X X Funciones, ocupaciones y actividades

X X X

Estructura interna X X X Contexto general X X X Área de contenido y estructura Alcance y contenido X X X X X X Valoración, selección y eliminación

X X X X X X

Nuevos ingresos X X Organización X X X X Área de contacto Localización y

dirección(es)* X X X X


X X X

Personas de contacto X X X Área de condiciones de acceso y uso Condiciones de acceso X X X X X X X Condiciones de reproducción

X X X

Lengua/escritura(s) de la documentación

X X X

Características físicas y requisitos técnicos

X X X

Instrumentos de descripción

X X X

Área de documentación asociada Existencia y localización de originales

X X

Existencia y localización de copias

X X


120




ISAAR (CPF)İİ

ISDFİİİ

ISDIAH İİİİ



Unidades de descripción relacionadas

X X

Nota de publicaciones X X Área de notas Notas X X X Área de control de la descripción Nota del archivero X X X X X X X Reglas o normas X X X X X X Fecha(s) de la(s) descripción(es)

X X X X X X X

Área de relaciones Nombre(s)/ identificador(es) de instituciones

X X X X X

Naturaleza de la relación X X X X Descripción de la relación

X X X X X

Fechas de la relación X X X X X Tipo X X X X Categoría de la relación X X X X Área de control Identificador del registro

de autoridad* X X X X

Identificadores de la institución

X X X X

Reglas y/o convenciones X X X X Estado de elaboración X X X X X Fechas de creación, revisión o eliminación

X X X X X

Lengua, escritura X X X X X Fuentes X X X X X Notas de mantenimiento X X X X X


121




ISAAR (CPF)İİ

ISDFİİİ

ISDIAH İİİİ



Identificador de la descripción de la

función* X X X

Los elementos con (*) son de carácter obligatorio, es decir, los elementos mínimos que debe contemplarse en la descripción de unidades de archivo, conforme a

lo señalado por las normas.

i ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística. ii ISAAR (CPF) Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias. iii ISDF Norma internacional para la descripción de funciones. iiii ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo.


122

Anexo 3

Cuadro realizado para ejemplificar la base teórica desarrollada en el capítulo 2, del presente trabajo.

PROCESOS ARCHIVÍSTICOS IMPLICADOS EN LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Cu

adro

ela

bo

rad

o p

or

la a

uto

ra.

123

Anexo 4

Disposiciones y Manuales Administrativos emitidos por la Secretaría de la Función Pública en 2010

1. Acuerdo por el que se emite el Manual administrativo de aplicación general en materia de Transparencia. (DOF 12 de julio de 2010 y reformado el 11 de julio de 2011)

Con el siguiente título:

Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos. 2. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en materia de Control Interno y se expide el Manual administrativo de aplicación general en materia de Control Interno. (DOF 12 de julio de 2010) 3. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. (DOF 16 de julio de 2010 y reformado el 20 de julio de 2011) 4. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones generales para la realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección. (DOF 12 de julio de 2010) 5. Manual administrativo de aplicación general en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (DOF 09 de agosto de 2010) 6. Manual administrativo de aplicación general en materia de Obras Públicas y servicios relacionados con las mismas. (DOF 09 de agosto de 2010) 7. Acuerdo por el que se expide el Manual administrativo de aplicación general en materia de Recursos Financieros. (DOF 15 de julio de 2010) 8. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en materia de Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos, y se expide el Manual administrativo de aplicación general en dicha materia. (DOF 12 de julio de 2010) 9. Manual administrativo de aplicación general en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. (DOF 13 de julio de 2010) Se pueden consultar en: http://www.normateca.gob.mx/NF_Cuadro_Contenido.php?Text=%20AND%20d.Clave_Tipo_Documento=30%20AND%20d.Clave_Dependencia=1182

Disposiciones y Manuales Administrativos emitidos por la Secretaría de la Función Pública en 2010

124

http://www.normateca.gob.mx/documento.php?URL=/Archivos/50_D_2428_12-07-2010.pdf&Clave=2067&Forma=Seccion&Clave_F=29



















PROPUESTA DE CUADRO EN EL QUE SE SEÑALAN LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA APLICABLES EN LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

(OBJETIVOS, REGLAS Y OBSERVACIONES)

ELEMENTOS DE INFORMACIÓN

CONCEPTO U OBJETIVO DE LOS ELEMENTOS

REGLAS DE LOS ELEMENTOS

NORMAS

OBSERVACIONES ISAD (G)

ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH


Código de

referencia*

Identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.

Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos: el código del país de según la última versión de la Norma ISO 3166 (códigos para la representación de los nombres de los países), el código del archivo según norma nacional de códigos de archivo u otro identificador único de su ubicación, código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

X Código ISO 3166 (MX) para país México, clave INEGI para las entidades del país, clave INEGI para municipios o delegaciones, siglas RAHMEX-AGN para Archivo Histórico (en caso de tener su registro), o siglas formales de la dependencia u organismo.

Titulo* Denominar la unidad de descripción.

Consignar bien el título formal, bien asignarle un título conciso de acuerdo con las reglas de descripción multinivel nacionales. En caso necesario, si el título formal es largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial. En el caso de que se utilice un título atribuido, incluir en el nivel superior el nombre del productor. En los niveles inferiores puede incluirse, por ejemplo, el nombre del autor del documento, así como un término que indique el tipo documental de los documentos de la unidad de descripción, y en su caso, alguna expresión que refleje la función, la actividad, el objeto, la ubicación, o el tema. Distinguir entre los títulos formales y los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomáticas.

X Anotar el nombre completo del fondo, sección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) o unidad documental simple (documento).

Fecha(s) * Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad

Para cada unidad de descripción consignar, al menos, uno de los siguientes tipos de fechas, el

X Periodo en el que el productor acumuló los documentos de la

An

ex

o 5


125




NORMAS


ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH

de descripción. más adecuado a la documentación y al nivel de descripción: la(s) fecha(s) en la(s) que el productor acumuló los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad; la(s) fecha(s) de producción de los documentos. Aquí se incluyen las fechas de las copias, ediciones o versiones, anexos, u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulación. Consignar según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas.

unidad de descripción en el ejercicio de su actividad: año fiscal (enero a diciembre) o fechas extremas (dd/mm/aaaa de inicio y fin del trámite o asunto).

Nivel de

descripción*

Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.

Consignar el nivel de la unidad de descripción. X Señalar si se está describiendo un fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, expediente o unidad documental.

Volumen y soporte de la unidad de

descripción*

Identificar y describir: la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción.

Consignar el volumen de la unidad de descripción especificando el número de las unidades físicas o lógicas en cifras árabes y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de descripción. Alternativamente, consignar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de la unidad de descripción. Si el volumen se especifica en metros lineales y se considera conveniente añadir información adicional, ésta debe figurar entre paréntesis.

X Volumen: cantidad o número de las unidades físicas en arábigo y unidad de medida. Soporte: material físico donde está plasmada la información. Aunque no se pretende catalogar, es conveniente agregar el formato y características externas. Los metros lineales aplica a nivel fondo, sección y serie preferentemente.

Tipo de entidad* Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia.

Especificar el tipo de entidad (institución, persona o familia) que se está describiendo en este registro de autoridad.

X Indicar si se está describiendo una entidad, dirección, subdirección o jefatura de departamento.

Forma autorizada

del nombre*

Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución,

Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se está describiendo, siguiendo las normas o convenciones nacionales o internacionales que haya utilizado el servicio de

X Registrar la forma autorizada de la entidad, dirección, subdirección o jefatura de departamento.


126




NORMAS


ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH

persona o familia. archivos responsable del registro de autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios - fechas, lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc. - para distinguir la forma autorizada del nombre de los de otras entidades que tengan nombres similares.

Otras formas del nombre

Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación

Registrar otros nombres por los que puede ser conocida la entidad.

X Otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrónimos.

Tipo* Indicar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones.

Especificar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones, de acuerdo con la terminología nacional o internacional.

X Las divisiones de la función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción u otro término de uso internacional, nacional o local.

Clasificación Clasificar la función de acuerdo con un cuadro de clasificación.

Cumplimentar cualquier término y/o código tomado de un cuadro de clasificación de funciones. Consignar el cuadro de clasificación utilizado en el elemento Reglas y/o convenciones utilizadas (5.4.3)

X En base al cuadro de clasificación funcional de la dependencia que describe, indicar el código asignado a la función que se describe.

Tipo de institución Identificar la tipología de la institución que custodia los fondos de archivo.

Registrar el tipo de institución que detenta los documentos de archivo.

X

Área de contexto

Nombre del o de

los productor(es)*

Identificar el productor o los productores de la unidad de descripción.

Consignar el nombre de la(s) entidad(es) o persona(s) física(s) responsables de la producción, acumulación y conservación de los documentos de la unidad de descripción. El nombre deberá

X Indicar el nombre de la entidad, dirección, subdirección, jefatura de departamento y/o nombre del o los individuo(s) responsables de la


127




NORMAS


ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH

especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e internacionales y con los principios de la ISAAR (CPF).

producción de documentos.

Historia institucional

Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor o de los productores de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible.

Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución desarrollo y trabajo de la entidad (o entidades), o sobre la vida y trabajo de la(s) persona(s) física(s) responsable(s) de la producción de la unidad de descripción. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar la fuente. Las áreas de información de la ISAAR (CPF) contienen elementos informativos específicos que pueden incluirse en este elemento. Para las personas o familias consignar los nombres completos y títulos, fechas de nacimiento y fallecimiento, lugar de nacimiento, domicilios sucesivos, actividades, empleos o cargos, nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos significativos, y lugar de fallecimiento. Para las entidades, consignar datos como el nombre oficial, fechas de existencia, legislación aplicable, funciones, finalidad y evolución de la entidad, organigrama, y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos.

X Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre oficial, fechas de existencia, finalidad, y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos.

Área de contenido y estructura

Alcance y contenido

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción.

Dar una visión de conjunto (por ejemplo, periodos de tiempo, ámbito geográfico)* y realizar un resumen de contenido (por ejemplo, tipos documentales, materia principal, procedimientos administrativos)** de la unidad de descripción, apropiados al nivel de descripción. Comentarios: * A nivel fondo y sección ** A los niveles inferiores

X Para describir la documentación derivada de funciones comunes o sustantivas proporcionar procedimientos administrativos, asunto y tipos documentales. Se busca transmitir la información presente en un (o los) documento(s) a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el asunto.


128




NORMAS


ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH

Área de condiciones de acceso y utilización

Condiciones de acceso

Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.

Especificar la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte al acceso a la unidad de descripción. En su caso, indicar el periodo de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no accesible y la fecha en la que la documentación sí lo será.

X Indicar si es pública, reservada o confidencial, según la clasificación IFAI.

Área de contacto

Localización y

dirección(es) *

Facilitar todas las direcciones pertinentes de la institución detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las direcciones físicas como electrónicas.

Consignar los datos de localización de la institución que conserva los fondos de archivo para el acceso público (calle y número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país, etc.). Indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). Consignar también, la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web).

X


Proporcionar los datos necesarios para contactar con la institución que tiene la custodia de los documentos de archivo.

Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta electrónica que pueda ser empleada para contactar y/o comunicarse con la institución que custodia los fondos de archivo.

X

Personas de contacto

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para contactar con los miembros del personal.

Registrar el nombre, los datos de contacto y el cargo de los miembros del personal (nombre, apellido, área de responsabilidad, correo electrónico, etc.). Esta información debe ser coherente con la información proporcionada en el elemento Estructura Administrativa (5.3.4).

X

Área de control de la descripción


129




NORMAS


ISAAR (CPF)

ISDF

ISDIAH

Nota del archivero Explicar quién y cómo ha preparado la descripción.

Especificar las fuentes consultadas para preparar la descripción y quien la ha elaborado.

X Nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado la descripción, y las fuentes consultadas.

Reglas o normas Identificar la normativa en la que está basada la descripción.

Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción.

X Citar las normas internacionales de descripción y las leyes, disposiciones y acuerdos nacionales y/o locales.

Fecha(s) de la(s) descripción(es)

Indicar cuándo se ha elaborado y/o revisado la descripción.

Consignar la(s) fecha(s) en la que se ha preparado y/o revisado la descripción.

X Indicar fecha de elaboración y/0 actualización o revisión.

Notas: 1. Los elementos, sus objetivos y reglas fueron tomados de las normas citadas. 2. Los elementos con (*) son de carácter obligatorio, es decir, los elementos mínimos que debe contemplarse en la descripción de unidades de archivo, conforme a lo señalado por las normas.

Las observaciones vertidas en este cuadro, fueron tomadas y/o adaptadas de los siguientes documentos:

Parra Betancourt, Margarita. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). En http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm

Hernández Rojas, Arturo. Cédula de prevaloración secundaria basada en las normas internacionales (ISAAR CPF e ISDF) del Consejo Internacional de Archivos. Documento presentado en el curso de actualización para egresados de la ENBA: Valoración Documental. 2010.

También se encuentran propuestas de la autora, producto del análisis y la experiencia adquirida. El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI), emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado, a la información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada pública.


130

http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm

Anexo 6

Lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas de medidas documentales

Unidades físicas de medida

Son tangibles y tienen que ver con los tipos de documentos y con los contenedores

Nombre Abrev. Nombre Abrev. Nombre Abrev.

Álbum(es) Documento(s) sonoro(s) Negativo(s)

Atado(s) Estampilla(s) Objeto(s)

Caja(s) Expediente(s) / Legajo(s) Partitura(s)

Caricatura(s) Foja(s) / Hoja(s) / Página(s)

Pergamino(s)

Carpeta(s) Folleto(s), tríptico(s), díptico(s)

Pieza(s) / objeto(s) pz

Carta(s) de navegación aérea

Fotografía(s) o positivo(s) Placas radiográficas

Carta(s) náutica(s) Grabado(s) Postales

Cartel(es) / Póster(s) Ilustración(es) Rollo(s) de microfilm

Casete(s) / audiocasete(s) Imagen(es) Sello(s)

Carta(s) topográfica(s) Impreso(s) Sobre(s)

Cinta(s) de carrete abierto / película(s)

Interpositivos / internegativos

Stills

Cinta(s) fonográfica(s) Kilómetro(s) km Timbre(s) postal(es)

Diapositiva(s) Lámina(s) Transparencia(s)

Dibujo(s) Libro(s) o volumen(es) Videocasete(s)

Disco(s) compacto(s) CD(s) Litografía(s) /grabado(s) Videocasete(s)

Disco(s) de acetato o laca Mapa(s)/ Plano(s) Videodisco / audiodisco

Disco(s) de vinilo Metro(s) m Vista(s) estereoscópica(s)

Disco(s) fonográfico(s) Metro(s) cuadrado(s) m²

Disco(s) versátil digital DVD(s) Metro(s) cúbico(s) m³

Disquete(s) Metro(s) lineal(es) m.l.

Documento(s) Microficha(s)

Unidades lógicas de medida

Son intangibles y tienen que ver con los tipos de documentos (virtuales) y los contenedores (informáticos)

Nombre Abrev. Nombre Abrev.

Correo(s) electrónico(s)

Documento(s) electrónico(s)

Fichero(s) informático(s)

Abrev. = abreviatura.

Este cuadro puede enriquecerse y/o modificarse con las aportaciones sustentadas de la comunidad archivística.

Tabla elaborada por la autora.

131

Anexo 7

Lenguaje controlado para formatos o tamaños documentales

Formatos (tamaños, dimensiones o capacidad de almacenaje)

Nombre del formato Especificaciones

Tamaño o dimensiones Capacidad de almacenaje Observaciones*

----- 16 mm o 35 mm Negativos

----- 16 o 35 mm x 30.5 m Rollos de microfilm

----- 3 ½” o 5 ¼” Disquetes

----- 3 mm (30, 60, 90 y 120 min) Audiocasetes

----- 5” (12.5 cm), 7” (17.5 cm) Fotografías

----- 80 a 120 mm de diámetro x 1.2 mm de grosor

Discos ópticos

Beta 1/2” Videocintas

Betacam 1/2” Videocintas

Betamax 1” Videocintas

AG12 AG30 AG50

12 cm x 40 cm x 26.5 cm 30 cm x 40 cm x 26.5 cm 50 cm x 40 cm x 26.5 cm

Variable Cajas

Cajas de cartón archivo muerto tamaños carta y oficio

Carta 21.59 x 27.94 cm ----- Papel

Extended play EP 10” o 25 cm Discos de vinilo

Folio u Oficio 21.59 x 33.02 cm ----- Papel

Legal 21.59 x 35.56 cm ----- Papel

Long play LP 12” o 30 cm Discos de vinilo

Media carta 13.97 x 2.16 cm ----- Papel

RK60 1 ½” 60 min Videocasetes

Sencillo 7” o 17.5 cm Discos de vinilo

VHS 1/2” 120 min Videocintas

* Cabe señalar que los tipos documentales y/o contenedores (unidades físicas y lógicas de medida) tienen diversos formatos, y estos a su vez se encuentran en diferentes tamaños o dimensiones y capacidades.

Este cuadro puede enriquecerse y/o modificarse con las aportaciones sustentadas de la comunidad archivística.


132

Anexo 8

Lenguaje controlado para soportes documentales

Soportes documentales (físicos o lógicos) Nombre Nombre

Acetato Piedra

Albúmina Placa de vidrio

Analógico - digital Película flexible

Cinta magnética Soporte digital óptico (policarbonato de plástico, capa de aluminio y capa de laca)

Metal Soporte magnético (videoccasete o audiocasete)

Nitrato Tela

Internet Vinilo

Intranet Vitela

Papel

Papel fotográfico

Papiro

Pergamino

De igual manera, los tipos documentales y/o contenedores (unidades físicas y lógicas de medida) están plasmados en algún soporte documental. Este cuadro puede enriquecerse y/o modificarse con las aportaciones sustentadas de la comunidad archivística. Para comentarios o aportaciones sobre estos cuadros y/o la guía, escribir al siguiente correo electrónico: [email protected]


133

http://es.wikipedia.org/wiki/Policarbonato

http://es.wikipedia.org/wiki/Aluminio


Documents

ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DEL … · Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos 3.2.3 Formato normalizado e instructivo, de la guía simple