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Blanca Estela Medina Morataya
REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE EXTENSIÓN DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES DE LA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA.
Asesora Dra. Carmen Alicia Diéguez de Padilla
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Escuela de Bibliotecología
Guatemala, septiembre de 2015
2
Este informe fue presentado por la
autora como trabajo de Ejercicio
Profesional Supervisado previo a
optar al grado de licenciada en
Bibliotecología.
Guatemala, septiembre de 2015
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INDICE
INTRODUCCION 1 CAPITULO 1 2 1 DIAGNOSTICO 2 1.1 Datos generales de la institución. 2 1.1.1 Nombre de la institución 2 1.1.2 Tipo de institución 2 1.1.3 Ubicación geográfica 2 1.1.4 Visión 2 1.1.5 Misión 2 1.1.6 Políticas (Base legal) 2 1.1.7.Objetivos: 3 1.1.8.Funciones: 3 1.1.9 Organigrama Departamento de Extensión, 4 Facultad de Humanidades de la Universidad de 4 San Carlos de Guatemala 4 1.1.10Recursos 5 1.1.10.1 Recursos humanos: 5 1.1.10.2 Recursos físicos y materiales: 5 1.2 Técnicas utilizadas para la elaboración del Diagnóstico. 6 1.2.1. Análisis Administrativo de Oscar Ozlak. 6 1.2.2. Observación directa 6 1.2.3.Entrevista 6 1.2.4. Análisis documental 7 1.3 Lista de Carencias. 7 1.4 Cuadro de Análisis y Priorización del Problema. 8 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad. 9 1.6 Problema seleccionado 10 1.7 Solución propuesta como viable y factible 10 CAPÍTULO 2
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2 PERFIL DEL PROYECTO 11 2.1 Aspectos Generales 11 2.1.1 Nombre del Proyecto 11 2.1.2 Problema 11 2.1.3 Localización 11 2.1.3 Unidad Ejecutora 11 2.1.4 Tipo de proyecto 11 2.2 Descripción del proyecto 11 2.3 Justificación 11 2.4 Objetivos del proyecto 12 2.4.1 General 12 2.4.2 Específicos 12
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2.5 Metas 12 2.6 Beneficiarios 12 2.6.1 Directos: 12 2.6.2 Indirectos: 12 2.7 Presupuesto 13 2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 14 2.9 Recursos 15 2.9.1 Humano: 15 2.9.2 Materiales: 15 2.9.3 Fisicos 15 2.9.4Financieros 15 2.10 Evaluación 16 2.11 BIBLIOGRAFIAS 17 CAPÍTULO 3 18 3 PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 18 3.1 Actividades y resultados 18 3.2 Productos y logros 18 3.2.1Informe de Reorganización 19 del Archivo 19 3.2.2 Manual de Procedimientos 20 CAPÍTULO 4 21 4. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO 21 4.1 Evaluación de la Etapa de Diagnóstico 21 4.2 Evaluación de la Etapa Perfil del Proyecto 22 4.3 Evaluación de la Etapa Ejecución del Proyecto 22 4.4 Evaluación Final del Proyecto. 23 CONCLUSIONES 23 RECOMENDACIONES 23 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 24 ANEXOS 25 A. Carta de nombramiento de Asesora 26 B. Guía de entrevista a Decano 28 de la Facultad de Humanidades. C.Guía de entrevista a Directora 30 del Departamento de Extensión D. Ficha de Observación 32 E. Carta de solicitud a Decano 34 F. Carta de Solicitud Directora. 36 del Departamento de Extensión G.Carta de Solicitud de Espacio 38 Físico a Directora del Departamento De Extensión.
iii
H. Solicitud de Materiales de Oficina. 40 I. Caratas de Solicitud de Insumos. 42 J. Formato de Registro Electrónico. 44
1
INTRODUCCION
La realización del presente informe, da a conocer las actividades administrativas y técnicas, realizadas durante la elaboración del Ejercicio Profesional Supervisado de la carrera de Licenciatura en Bibliotecología, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
El Diagnóstico fue base fundamental para determinar la realización de este proyecto, con la finalidad de contribuir a la reorganización del archivo documental del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, facilitando así la consulta que los estudiantes realicen en el proceso de su Ejercicio Profesional Supervisado.
Por lo anterior el proyecto mencionado se denomina: Reorganización del Archivo del Departamento de Extensión de la Faculta d de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Las actividades están estructuradas de la siguiente manera:
Capítulo 1. Diagnóstico . Contiene los datos generales de la institución, las técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico, la lista de carencias, análisis de problemas, análisis de viabilidad y factibilidad, problema seleccionado, la solución propuesta como viable y factible.
Capítulo 2. Perfil del proyecto. Presenta los aspectos generales del proyecto; nombre, problema, localización, la unidad ejecutora, tipo de proyecto, descripción, justificación, objetivos, metas que se pretenden alcanzar, beneficiarios, fuentes de financiamiento y presupuesto, cronograma de actividades y el recurso para llevar a cabo la investigación.
Capítulo 3. Proceso de ejecución del proyecto. En éste se dan a conocer las actividades y los resultados alcanzados durante el proceso de ejecución, los productos y/o logros obtenidos.
Capítulo 4. Proceso de Evaluación . Se da a conocer la evaluación del diagnóstico, el Perfil, la ejecución y la evaluación.
Este informe contiene conclusiones, recomendaciones, bibliografía basada en el sistema APA y anexos.
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CAPITULO 1
1. DIAGNÓSTICO
1.1 Datos generales de la institución. 1.1.1 Nombre de la institución
Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.1.2 Tipo de institución
Educación superior
1.1.3 Ubicación geográfica
Universidad San Carlos de Guatemala, zona 12. Edificio S-4, , 2do. Nivel.
1.1.4 Visión
Facultad de Humanidades, Universidad San Carlos de Guatemala (2015), “Ser la entidad rectora en la formación de profesionales humanistas, con base científica y tecnológica de acuerdo con el momento socioeconómico, cultural, geopolítico y educativo, con impacto en las políticas de desarrollo nacional, regional e intercultural”.
1.1.5 Misión
Facultad de Humanidades, Universidad San Carlos de Guatemala (2015), “Ser ente de expansión cultural y educativa hacia los lugares más lejanos de la Capital y a las personas de escasos recursos que no pueden participar en una educación sistemática”.
1.1.6 Políticas (Base legal):
Gatica Secaida (2009), “El Departamento de Extensión fue creado por Junta Directiva de la Facultad de Humanidades, tiene como base legal el Acta No. 48, Punto dos y tres, de fecha cinco de diciembre de 1949 y Acuerdo No. 8.”). Luego fue rediseñado en punto 19 del Acta 15-2006, de la sesión de Junta Directiva del 23 de mayo de 2006, y se incluye en el Organigrama General de la Facultad de Humanidades. Luego en Acta 07-2007 Junta Directiva, acuerda ampliar la cobertura del Departamento de Extensión, que tendrá a su cargo la Coordinación de EPS y prácticas a nivel de Pregrado y Coordinación de Deportes. ”. Acta 07-2007 la Junta Directiva.
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1.1.7. Objetivos:
a. Contribuir a fomentar la cultura y la educación en forma no sistemática.
b. Divulgar los diversos valores con que cuenta el país en las distintas ramas del conocimiento científico, artístico y cultural.
c. Contribuir a la formación de los educandos y maestros/as en la búsqueda de un mejor desempeño.
d. Contribuir con organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales en la proyección cultural y educativa del país.
e. Contribuir al más efectivo logro de los fines de la Facultad y de la Universidad.
f. Proveer por medio de la Escuela de Vacaciones de junio y diciembre, oportunidad de iniciar o continuar estudios universitarios a los/as maestros/as, del país cuando ellos estén en mejores condiciones laborales para hacerlo. Gatica Secaida (2009)
1.1.8. Funciones: Universidad de San Carlos de Guatemala (2006) a. Divulgar la cultura a nivel nacional.
b. Proveer de oportunidades de superación a las personas que viven en lo los distintos departamentos del país.
c. Dar a conocer los distintos valores con que cuenta la Universidad en las diversas ramas humanísticas.
d. Supervisar la Escuela de Vacaciones de junio y diciembre.
e. Es el órgano responsable de los EPS.
f. Entidad encargada de Escuela de Vacaciones de junio y diciembre.
4
Figura No.1
1.1.9 Organigrama Departamento de Extensión, Facult ad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Aprobado en el Punto decimo, del acta 16-2015 de la sesión de Junta Directiva del 21-05-2015. El Departamento de Extensión es una instancia que depende del Decano de la
Facultad de Humanidades; está a cargo de un Director, nombrado por Junta Directiva. Del Director del Departamento de Extensión dependen, la Coordinación de Deportes, Coordinación de Escuela de Vacaciones, Coordinación de Prácticas, Coordinación de EPS, Coordinación de Cultura, Coordinación Voluntariado y Convivencia.
Junta Directiva
Decano
Departamento de Extensión
Coordinación Voluntariado y Convivencia
Coordinación de
EPS
Coordinación de
Prácticas
Coordinación de
Cultura
Coordinación de
Escuela de Vacaciones
Coordinación de
Deportes
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1.1.10 Recursos El Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala cuenta con recursos humanos, materiales y financieros necesarios para su desarrollo.
1.1.10.1 Recursos humanos: Dentro de sus recursos humanos del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, cuenta con el siguiente personal administrativo:
Tabla 1
PERSONAL ADMINISTRATIVO
PROFESIÒN
PUESTO
TOTAL
PERSONAL
Licenciada en Psicología
Directora del
Departamento de
Extensión
1
Secretaria Secretaria 2
Fuente: Elaboración propia
1.1.10.2 Recursos físicos y materiales: Edificio; (espacio físico): El área física del Departamento de Extensión es de 8.09 mts. de ancho por 8.53 mts de largo. Su estado de conservación es aproximadamente de un 95%. El espacio físico se divide en dos áreas:
� Ventanilla de atención al público. � Oficinas administrativas.
Ambientes y Equipamiento: (mobiliario, equipo y materiales):
� Un archivo de madera con 9 gavetas � Un archivo de metal con 4 gavetas. � Tres computadoras � Tres impresoras � Una fotocopiadora � Tres escritorios modulares � Cinco mesas (escritorios) � Suministros de oficina para preparación física de expedientes: (papel bond,
goma, tape, etc.)
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Tabla No. 2
ESTRUCTURA FISICA DEL INMUEBLE
ESPACIO FÍSICO DIMENSIÓN CONDICIONES
Área física 8.09mts de largo por
8.53mts. de ancho
Cuenta con iluminación y ventilación natural, cuatro personas utilizan el espacio, cada una con su respectivo escritorio y equipo tecnológico (computadora, impresora). Allí mismo se resguardan los archivos para almacenamiento de expedientes
Fuente: Elaboración propia
1.2 Técnicas utilizadas para la elaboración del Di agnóstico.
1.2.1. Análisis Administrativo de Oscar Ozlak.
Se entrevistó al Decano de la Facultad de humanidades, Licenciado Walter Mazariegos y a la entonces directora del Departamento de Extensión, Licenciada María Teresa Gatica por medio de la cual se obtuvo una perspectiva de las características que distinguen al Departamento de Extensión, de acuerdo con su organización.
1.2.2. Observación directa
A través de la técnica de observación, se logró conocer el archivo del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala y los expedientes que contiene el mismo, así como la forma en la que se encuentran clasificados
1.2.3. Entrevista
Se utilizó cuestionarios dirigidos al señor Decano de la Facultad de Humanidades-USAC Lic. Walter Mazariegos y Directora del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades-USAC Licda. María Teresa Gatica Secaida.
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1.2.4. Análisis documental
Por medio de la revisión de expedientes del archivo se procedió a analizar, el tipo de clasificación y el tipo de documentos que contienen.
1.3 Lista de Carencias.
El Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades en la Universidad de San Carlos de Guatemala, presenta en el control de su archivo las siguientes limitaciones:
1. Desorganización en el manejo del archivo. 2. Desorganización documental en expedientes 3. Falta de orden en los expedientes 4. Descontrol para localizar expedientes 5. Desorganización administrativa en el departamento. 6. La estructura organizacional no responde a sus funciones. 7. Insuficiente recurso humano. 8. No hay comunicación fluida 9. Carencia de base de datos para gestión de información 10. No hay manuales de procedimientos. 11. Descontrol en el manejo de la información. 12. Descontrol y pérdida de tiempo en localizar expedientes. 13. Identificación manual en expedientes. 14. Insuficiente espacio adecuado para el archivo.
8
1.4 Cuadro de Análisis y Priorización del Problema .
De la lista de carencias se priorizan los problemas: 1. Desorganización en el archivo, 2. Desorganización administrativa, 3.Carencias en la gestión de información, 4. Insuficiente espacio adecuado para el archivo.
PROBLEMA FACTORES QUE LO PRODUCEN
SOLUCIÓN
1. Desorganización en el manejo del archivo.
1. Descontrol para localizar expedientes
2. Insuficiente recurso humano.
3. No hay manuales de procedimientos.
4. Identificación manual.
1. Cambiar el sistema de clasificación por número de carné
2. Contratar personal específico para manejo del archivo.
3 Crear manuales de procedimientos.
4. Implementar un Programa Computarizado.
2.Desorganización administrativa en el departamento
1. La estructura
organizacional no responde a sus funciones.
2. Desorganización documental en expedientes
3. No hay comunicación fluida
1. Establecer políticas para la
gestión administrativas. 2. Establecer gestión documental.
2. Mejorar la comunicación.
3. Carencias en la gestión de información
1. Falta de orden en los expedientes.
2. Descontrol en el manejo de la información.
1. Implementar manejo de inventario.
2. Implementar gestión de calidad.
4.Inadecuado espacio para el archivo
1. El espacio para el archivo físico es reducido.
1. Adquirir mobiliario para archivo de oficina.
Tabla No. 3
9
1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad.
Después de priorizar el problema.” Desorganización en el manejo de archivo”, en base al cuadro de análisis y priorización de problemas, se procede a viabilizar y factibilizar las siguientes opciones:
Opción 1: Cambiar el sistema de clasificación en el archivo. Opción 2: Contratar personal específico para manejo del archivo Opción 3: Crear manuales de procedimientos
Indicadores Opción1 Opción 2 Opción 3
si no si no si no Financiero 1. ¿Se cuenta con suficientes recursos financieros? x x x
2. ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? x x x Administración legal 3. ¿Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto? x x x Técnico: 4¿Se tienen las instalaciones adecuadas para el proyecto? x x x 5. ¿Se diseñaron controles de calidad para la ejecución del
proyecto? x x x
6. ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x x 7. ¿Se tienen los insumos necesarios para el proyecto? x x x 8. ¿Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto? x x x 9. ¿Se han cumplido las especificaciones apropiadas en la
elaboración del proyecto? x x x
10. ¿El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto?
x x x
Mercadeo 11. ¿El proyecto satisface las necesidades de la población? x x x 12. ¿Puede el proyecto abastecerse de insumos? x x x 13. ¿El proyecto es accesible a la población en general? x x x 14. ¿Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución
del proyecto? x x x
Político: 15. ¿La institución será responsable del proyecto? x x x 16. ¿El proyecto es de vital importancia para la institución? x x x Social: 17. ¿El proyecto beneficiará a la mayoría de la población? x x x
Total 18 7 10 4 13
Después de aplicarse el análisis de viabilidad y factibilidad, con base a los indicadores financiero, administrativo legal, técnico, mercadeo, político y social, se obtiene como resultado que la opción uno, es viable y factible.
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1.6 Problema seleccionado
Se analizaron los problemas del Departamento de Extensión, y se llegó a la conclusión que el problema “Desorganización en el manejo del archivo” , es el seleccionado para este proyecto.
1.7 Solución propuesta como viable y factible
Se propone, la reorganización del archivo de gestión EPS por n úmero de carné : pues permite una fácil administración y localización documental (expediente) ya que el número de carné es único. En el Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala
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CAPÍTULO 2 2 PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos Generales
2.1.1 Nombre del Proyecto
• Reorganización del archivo del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala.
2.1.2 Problema
• “Desorganización en el manejo del archivo de expedientes de estudiantes que están en proceso de Ejercicio Profesional Supervisado y TESIS del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala.
2.1.3 Localización
• El Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades, Edificio S-4, segundo nivel, Universidad de San Carlos de Guatemala, zona 12
2.1.3 Unidad Ejecutora • Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.4 Tipo de proyecto
• Productos
2.2 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en la reorganización del archivo de gestión del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, para facilitar la consulta y gestión de expedientes de estudiantes que estén en proceso de Ejercicio Profesional Supervisado y Tesis. Dicha reorganización se hará por número de carné, para facilitar la consulta. Para ello se creará una lista de estudiantes graduandos, en el programa Excel, la cual generará una etiqueta, con los datos del estudiante, para la identificación de los expedientes.
2.3 Justificación
El diagnóstico realizado en el Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala, puso de manifiesto que una de las necesidades más urgentes es la reorganización del archivo de gestión EPS por número de carné. El cambio de clasificación facilitara la consulta y gestión de expedientes de estudiantes que estén en proceso de Ejercicio Profesional Supervisado y Tesis.
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2.4 Objetivos del proyecto
2.4.1 General
Reorganizar el archivo de expedientes de estudiantes, que están en proceso de graduación por Ejercicio Profesional Supervisado y trabajo de Tesis del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala, para facilitar su consulta.
2.4.2 Específicos
• Reorganizar por número de carné los expedientes del archivo de estudiantes, en gestión de Ejercicio Profesional y Supervisado y trabajo de Tesis.
• Crear registró electrónico por número de carné, para identificar de manera impresa el total de expedientes de estudiantes en gestión de Ejercicio Profesional y Supervisado y trabajo de Tesis, y dejar organizado e identificado el archivo como un modelo a seguir, para su práctico funcionamiento. y Dejar Manual de Procedimientos para dar orientación al personal que labora en el Departamento de Extensión
2.5 Metas
• Identificar 2,312 expedientes del archivo del Departamento de Extensión, por número de carné.
• Ingresar a registro electrónico 2,312 expedientes y dejar identificados los expedientes y el archivo del Departamento de Extensión. Elaborar manual de procedimientos, para que se de continuidad al trabajo realizado.
2.6 Beneficiarios
2.6.1 Directos: • Personal que labora en el Departamento de Extensión de la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. • Cuerpo docente que labora en la facultad: directores, asesores y examinadores. • Estudiantes que realizan gestión de EPS y TES.
2.6.2 Indirectos:
• Familias de estudiantes en Ejercicio Profesional Supervisado de las distintas carreras que ofrece la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
• Centros de trabajo de estudiantes en gestión de EPS y TESIS. • Población guatemalteca.
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2.7 Presupuesto
El financiamiento del proyecto es un aporte de la Epesista y El Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
DESCRIPCION MONTO
400 horas de ejecución del proyecto y elaboración de Informe final.
Energía eléctrica Transporte 500 hojas de papel para impresora 2 cartuchos de tinta para impresora 10 rollos de tape. 8 dispensadores de pegamento pritt. Imprevistos.
Q10,000.00
Q. 1000.00 Q. 1000.00
Q. 35.00 Q 500.00
Q. 100.00 Q. 120.00 Q. 500.00
Total Q 13,255.00
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2.8 Cronograma de actividades de ejecución del p royecto.
N0
ACTIVIDADES AÑO 2009
AÑO 2010
AÑO 2011
O N D E F M A M J J A S O N D E F M A J A S O
1 Entrevistas a Autoridades de Facultad de Humanidades y Departamento de Extensión.
2 Elaboración del Diagnostico
3 Redacción de Perfil
4 Inicio de procesos en el archivo del Departamento de Extensión.
5 Elaboración y preparación de etiquetas.
6 Identificación de expedientes por número de carné, ordenamiento e identificación de archivo.
7 Redacción de informe
8 Correcciones
9 Revisión
10 Presentación de Informe
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2.9 Recursos
2.9.1 Humano:
� Asesora de Proyecto. � Directora del Departamento de Extensión � Secretarias del Departamento de Extensión � Epesista
2.9.2 Materiales:
� Equipo de oficina ( computadora, impresora, menoría USB) � Útiles de oficina (lapiceros, lápices, clips, tijeras, cinta adhesiva, goma, pos-tic,
folder, fastenes ) � Cuaderno para notas � Hojas de papel bond. � Cartuchos para impresora � Cámara
2.9.3 Fisicos Salon 213 (Facultad de Humanidades) Mobiliario y equipo de oficina (Departamento de Extensión) 2.9.4 Financieros Alumna Epesista Departamento de Extensión
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2.10 Evaluación
Evaluación del perfil del proyecto. Lista de Cotejo
Criterios Si No 1 Se describe el proyecto a ejecutar? X 2 Están relacionados los objetivos con las metas del proyecto? X 3 Las metas son cuantitativas? X 4 Aparece el cronograma de las actividades y tiempo para la ejecución del proyecto? X 5 Se justifica el proyecto a realizar? X 6 Se establece el presupuesto para el proyecto? X 7 Se contemplan imprevistos en el presupuesto para el proyecto? X 8 Se establecen los recursos necesarios? X
9 Todos los elementos del perfil guardan relación y congruencia con el objetivo general? X
Interpretación: Prevalece en un 100% el criterio "Si" en los indicadores planteados.
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2.11 BIBLIOGRAFIAS
1. Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Misión y Visión. Recuperado el 21 de julio de 2015 en Aula Virtual http://www.humanidades.usac.edu.gt/usac/?page_id=13.
2. García García, E., Méndez Pérez, J., Girón López, S., Barrientos, A., Serech Santizo, M., Gaytán, G., et al. (2008). Propedéutica para el Ejercicio Profesional
Supervisado –EPS- 2008 (8ª. ed.). Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. García García, E., Méndez Pérez, J., Girón López, S., Barrientos, A., Serech Santizo, M., Gaytán, G., et al. (2010). Propedéutica para el Ejercicio Profesional
Supervisado –EPS- 2010. Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala. Recuperado el 21 de julio de 2015, de http://www.humanidades.edu.gt/usac/?page_id=31
4. Gatica Secaida, M. T., (2009). Proyección del Departamento de Extensión.
Humanidades: educación superior incluyente y proyectiva. (1), 12-13 Recuperado el 16 de junio de 2011, en http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/bases-datos-concepto-caracteristicasfuncionalidades
5. Gaitán Monterroso, G.A,. (s.f.). ¿Qué es la extensión universitaria? Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala.
6. Guzmán Domínguez, J., Godoy López, D.C. (2012). Guía para presentar trabajos de investigación según APA y otros sistemas de citas y referencias Bibliográficas (Investigación y Selección de Textos). Recuperado el 21 de julio de 2015, en: http://www.humanidades.usac.edu.gt/
7. Universidad de San Carlos de Guatemala (2006). Manual de Organización y Funciones Facultad de Humanidades. Guatemala: Universidad San Carlos de Guatemala.
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CAPÍTULO 3 3. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
No. Actividades Resultados
1 Entrevistas Se redactaron cuestionarios para entrevistar al Decano de Facultad de Humanidades, Lic. Walter Mazariegos y la Lcda. María Teresa Gatica/Jefe Departamento Extensión EPS y conocer las necesidades del Departamento de Extensión.
2 Elaboración de Diagnostico Se aplicaron técnicas de análisis administrativo y documental para dar solución de Viabilidad y Factibilidad al problema seleccionado.
3 Redacción del Perfil Se redactó el perfil del proyecto y se dio a conocer a la asesora para su aprobación
4 Inicio de procesos en el archivo del Departamento de Extensión.
Revisión de expedientes y digitalización de 2312 etiquetas de manera impresa.
5 Elaboración y preparación de etiquetas. Se imprimieron 2312 etiquetas y se ordenaron agrupándolas siguiendo un correlativo.
6 Identificación de expedientes por número de carné, ordenamiento e identificación de archivo.
Se procedió a colocar etiqueta impresa a expedientes, luego se ordenaron en archivo y se identificó física y externamente los archivos.
7 Redacción de informe Redacción final de: Diagnostico, Perfil, Ejecución, y Evaluación del Proyecto
8 Correcciones Se hacen correcciones al informe.
9 Revisión Pasa proceso de revisión
10 Presentación de Informe Se hace presentación de informe.
3.2 Productos y logros
PRODUCTOS LOGROS 1. Expedientes de archivo
reorganizados. 1. Clasificación de expedientes por número de carné. 2. Identificación de expedientes con etiqueta impresa por número
de carné. 3. Ordenamiento de expedientes en archivo por orden
cronológica por número de carné. 2. Creación de registro electrónico y
Manual de procedimientos. 1. Se diseñó un registro electrónico en el programa Excel. Lo cual genera etiquetas para identificación de expedientes y se elaboró un manual de procedimientos para el departamento
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Universidad San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Bibliotecología Licenciatura en Bibliotecología Ejercicio Profesional Supervisado EPS
Reorganización del Archivo Del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala
Informe de Reorganización del Archivo
Blanca Estela Medina Morataya. Carné: 200215531
Guatemala, septiembre de 2015.
20
INDICE
Introducción
i
Justificación
i
Objetos
ii
1. Recepción de los expedientes
1
2. Registro electrónico.
2
2.1 Creación del listado electrónico.
2
2.2 Ingreso expedientes al listado.
3
2.3 Impresión de Etiquetas
4
3. Identificación de folders.
5
3.1 Materiales usados para identificar expedientes.
5
3.2 Recorte de etiquetas.
6
3.3 Agrupación de etiquetas.
7
3.4 Identificación de expedientes.
8
4. Ordenamiento de expedientes en archivo.
8
5. Identificación de gavetas de archivos.
10
Conclusión
11
19
21
INTRODUCCIÓN
La reorganización del archivo, del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala, consistió en el cambio de clasificación, de alfabético a número de carné, en los expedientes. Cuando los expedientes llegan al departamento, pasan por un proceso de revisión, dónde se agrupan por carrera, para luego proceder a ingresar a un registro electrónico, dónde se realiza un listado por número de carné. Este listado sirve a su vez para la creación de etiquetas, las cuales se imprimen y sirven para la identificación respectiva de cada expediente.
Por último se colocan en el archivo, siguiendo el número correlativo de carné, para una fácil localización. El propósito principal de esta reorganización, es agilizar toda consulta a los expedientes del archivo, con mayor rapidez y exactitud. Y los nuevos expedientes que ingresan, puedan ser incorporados con facilidad en el archivo físico, para que así el Departamento de Extensión tenga mejor control en el manejo del archivo.
En este proyecto, se realizó la reorganización de 2312 expedientes. Este proceso de reorganización del archivo del Departamento de Extensión, se realizó con una demanda de urgencia, ya que el anterior sistema, presentaba problemas al momento de gestionar información, pues se daba mucha confusión y desorden. Con la identificación externa de etiquetas por gaveta, queda totalmente reorganizado el archivo.
JUSTIFICACIÓN
La reorganización del archivo, del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la universidad de San Carlos de Guatemala. Permite agilizar la gestión de los expedientes en el Archivo. Dando como resultado, un cambio de clasificación a 2,312 expedientes, proporcionarán mayor control y rapidez, al momento de realizar algún trámite, de parte de los estudiantes en proceso de graduación. También ayudará, al personal que labora a cargo del archivo, a realizar con más satisfacción su trabajo.
19 i
22
OBJETIVOS
• Reorganizar de sistema alfabético a número de carné, en los expedientes archivísticos de los estudiantes, que se encuentran en proceso de graduación, en la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
• Crear registró electrónico por número de carné, para identificar de manera impresa, el total de expedientes de estudiantes, en gestión de Ejercicio Profesional y Supervisado, y trabajo de Tesis, y dejar organizado e identificado, el archivo como un modelo a seguir, para su práctico funcionamiento.
19 ii
23
1. Recepción de los Expedientes
En estas fotografías, se puede apreciar de qué forma, entran los expedientes, al Archivo del Departamento de Extensión. Ingresan en un folder tamaño oficio, se les coloca en la portada una hoja pegada, en la cual tiene impresa la carrera del estudiante, y dos espacios en blanco para que el estudiante coloque su nombre y número de carné.
Recepción de expedientes para ser procesados e ingresados al archivo.
19 1
24
2. Registro electrónico.
2.1 Creación del listado electrónico, con el programa Excel, para dicho fin.
Listado electrónico en programa Excel.
19 2
25
2.2. Ingreso expedientes al listado. Se procedió a registrar el número de carné, de cada expediente al registro electrónico.
Se ingresó cada expediente por número de carné.
19 3
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2.3 Impresión de Etiqueta. Se imprimieron 2312 etiquetas, con las que se identificó la misma cantidad de expedientes.
Imprimiendo etiquetas.
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3. Identificación de folder
3.1 Materiales usados para identificar expedientes. Se utilizó: tape sellador, pegamento pritt, folder nuevos, tijeras y listados impresos.
Folders Tamaño Oficio
Sellador grueso Pegamentos pritt en barra
Tijeras para recortar Etiquetas
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3.2. Recorte de etiquetas. Se recortaron 2312 etiquetas, para la identificación de expedientes.
Recorte individual con tijera.
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3.3 Agrupación de etiquetas. Después de recortadas, se van agrupando por número de carné, de manera cronológica.
Agrupación de etiquetas.
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3.4 Identificación de expedientes. Se colocó etiqueta, a un total de 2312 expedientes.
Identificación individual a cada expediente.
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4. Ordenamiento de expedientes en archivo.
Después de identificar cada expediente, se archivó 2312 expedientes de acuerdo al número de carné, quedando debidamente archivados.
Se buscó el correlativo de número de carné y se archivó cronológicamente.
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5- Identificación de gavetas de archivos.
Se procedió a realizar etiquetas, colocándolas al frente de cada gaveta del archivo para su fácil localización. Se verificó por sus números de carné, de menor a mayor.
Identificación de gavetas de archivo.
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Conclusión
Se reorganizo el archivo del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la universidad de San Carlos de Guatemala. Dejando debidamente identificados 2312 expedientes, contenidos en el archivo. Los cuales pasaron por un proceso de cambio de clasificación, de sistema alfabético a número de carné.
Dicha reorganización, permitirá a las autoridades, y personal que labora en el departamento de extensión, realizar con mayor facilidad, todo tramite que realicen los estudiantes, que se encuentran en proceso de graduación, en Ejercicio de Practica Supervisada, como también TESIS.
El presente informe de procedimientos, en la reorganización del archivo, deja claro cada uno de los pasos y acciones efectuadas, para llegar a presentar el producto terminado satisfactoriamente. Cumpliendo con la demanda presentada, para realización del presente proyecto.
Este proyecto tuvo una demanda de tiempo, dedicación y esfuerzo, debido a que los procesos realizados fueron bastante minuciosos, y requirieron de mucho compromiso y responsabilidad.
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Universidad San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Bibliotecología Licenciatura en Bibliotecología Ejercicio Profesional Supervisado EPS
Reorganización del Archivo Del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala
Manual de Procedimientos
Blanca Estela Medina Morataya
Carné: 200215531
Guatemala, septiembre de 2015.
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INDICE
Introducción
i Objetivos
i 1. Procedimientos
1 1.1 Recepción de expedientes.
1 1.2 Almacenamiento.
2 1.3 Ingreso electrónico.
3 1.4 Impresión de etiquetas.
4 2. Identificación de expedientes.
5 3. Archivo de expedientes.
6 4. Identificación de archivo.
7 4.1 Diseño de etiquetas.
7 4.2 Colocación de etiquetas en gavetas de archivo.
8 4.3 Archivo listo para ser consultado
9 Conclusión 10
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Introducción
Este manual se elaboró, con el propósito de servir de apoyo y orientación, para la aplicación de procedimientos, para la organización del Archivo Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la universidad de San Carlos de Guatemala.
Todo expediente que ingresa al archivo, debe pasar por un proceso de selección, ya que son diversas carreras las que se ofrecen en la Facultad de Humanidades, por lo que se agrupan por carrera, para luego verificar que contengan la papelería en orden, y el número de carné este bien escrito, de acuerdo a su respectiva solvencia. Se ingresa a un registro electrónico, para luego imprimir etiquetas, para identificarlos y por ultimo colocarlos en el archivo físico, debidamente identificados.
De la misma manera el archivo físico, debe identificarse externamente, con etiquetas visibles. Lo cual facilita la búsqueda de información en el mismo.
La gestión de la información, se ha vuelto cada vez más necesaria para las organizaciones. Por tal motivo la custodia de documentación, se ha considerado un deber organizacional necesario y estratégico, para la gestión de información, por lo que es relevante la creación de normativas internas en los archivos.
Objetivos.
1- Proporcionar material de apoyo a las autoridades del Departamento de Extensión, y al personal encargado de llevar control de expedientes en el archivo.
2 - Dar lineamientos precisos, para la organización del acervo documental.
3- Definir los procesos, por los cuales deben ser organizados los documentos.
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1. PROCEDIMIENTOS
En el archivo se realizan procesos, con el fin de brindar una serie sistemática de acciones, dirigidas hacia el logro de los objetivos del archivo.
1.1Recepción de expedientes.
Cada expediente que ingresa al archivo, debe ser identificado, colocándole una etiqueta grande, que contiene el logo de la Facultad de Humanidades, nombre del estudiante, número de carné y carrera que cursa
Expediente con su identificación general.
Expediente
Etiqueta
Identificación
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1.2 Almacenamiento.
Después de dar una identificación general, se ordenan por carrera. Se debe tener un mueble apropiado para almacenarlos, mientras pasan por la primera etapa de selección
Expedientes agrupados.
Mueble para Almacenamiento.
Mueble para almacenamiento de expedientes.
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1.3 Ingreso electrónico.
Se debe ingresar los datos, con los cuales será clasificado el expediente, a un listado previamente elaborado electrónicamente. Se recomienda el programa Excel u otro que pueda ayudar a realizar el listado y a su vez, crear la respectiva etiqueta.
Ingresar datos a listado computarizado.
Verificar datos.
Ingreso de datos a listado electrónico.
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1.4 Impresión de etiquetas
Después de registrar los datos de clasificación, de cada expediente, se procede a imprimir los listados, que a su vez generan etiquetas, para identificación individual.
Etiquetas.
Número de carné.
Impresión de etiquetas.
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2. Identificación de expedientes.
Colocación de etiqueta. En la pestaña correspondiente de cada expediente, se procede a pegar la etiqueta que lo identifica, con el número de carné del estudiante.
Pestaña de Folders. Etiqueta.
Colocación de etiqueta de identificación con su respectiva clasificación.
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3. Archivo de expedientes. Se ubican los expedientes, de acuerdo al número asignado, y se colocan en el archivo siguiendo el orden correlativo Identificación de archivo siguiendo el correlativo de número de carné.
Archivo Expediente identificado con su número de carné.
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4. Identificación de archivo.
4.1 Diseño de etiquetas. De acuerdo al tamaño de las gavetas del archivo, y siguiendo el orden cronológico de los números de carné, contenidos en cada gaveta, se diseña la respectiva etiqueta, conteniendo los siguientes datos: número de gaveta, título y las numeraciones de menor a mayor contenidas en ella.
Titulo.
Número De gaveta.
Números de expedientes.
# 1 EXPEDIENTES
DEL: # 200114621
AL: # 200512445
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4.2 Colocación de etiquetas en gavetas de archivo.
Se procede a identificar cada gaveta del archivo físico, pegando la etiqueta previamente elaborada, con la numeración siguiendo un orden cronológico
Etiquetas de Gavetas identificadas. archivo.
Archivo con su debida identificación.
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4.3 Archivo listo para ser consultado.
El resultado de una buena organización en el archivo, se verá reflejado en la fácil, rápida y efectiva consulta cuando se requiera información precisa del mismo.
Búsqueda en archivo con facilidad.
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Conclusión
El presente manual de procedimientos, fue elaborado para el archivo del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Se presenta como un manual práctico, dirigido a las autoridades y personal que labora en dicha entidad, para prestar un servicio de orientación, en los procesos que se deben realizar, al momento de dar ingreso a cada expediente, que se recibe de estudiantes, que se encuentran en la fase de Ejercicio de Practica Supervisada y TESIS.
Cada uno de los pasos aquí diseñados, muestra de manera sencilla y práctica, como se debe dar trámite a los expedientes, para organizarlos de tal forma, que al momento de ser consultados, se haga con rapidez y exactitud. Y no se presente ninguna confusión.
Tomando como base, que el archivo del Departamento de Extensión, no cuenta con dicho recurso, se elabora con el fin de serles de ayuda, para el mejor manejo los expedientes y tramite que de ellos se requiera.
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CAPÍTULO 4 4. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
4.1 Evaluación de la Etapa de Diagnóstico Para la evaluación de esta etapa, se utilizó una lista de cotejo, que prioriza el problema.” Desorganización en el manejo del archivo”, del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. En base al cuadro de análisis y priorización de problemas, se procede a viabilizar y factibilizar las siguientes opciones:
Opción 1: Cambiar el sistema de clasificación en el archivo. Opción 2: Contratar personal específico para manejo del archivo Opción 3: Crear manuales de procedimientos.
La información obtenida, fue clara y permitió conocer la problemática, del Departamento de Extensión, para determinar cuáles eran las necesidades o problemas que afectan a la institución. Se alcanzó realizar las actividades programadas en un 90%. Las que se realizaron durante los años, 2009 al 2011. Desde el Diagnostico hasta la redacción del informe final. Las autoridades del Departamento de Extensión y demás personal, se mostraron con actitud de colaboración y con su aporte a la información requerida fue posible presentar el informe elaborado por epesista. Se aplicaron las técnicas de Análisis Administrativo de Oscar Ozlak, Observación directa, Entrevista y Análisis documental. Las que proporcionaron los elementos necesarios para la elaboración de un buen diagnóstico. Se realizó una lista de carencias y después de conocerlas, se determinó el problema principal, considerando que el manejo de los expedientes del archivo en el Departamento de Extensión presenta problemas, se trabajó la viabilidad de la propuesta para dar solución. 4.2 Evaluación de la Etapa Perfil del Proyecto
Con base en la lista de carencias, y el cuadro de análisis y priorización de problemas, realizadas en la etapa de diagnóstico, en el Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se priorizó:
• Reorganizar por número de carné, los expedientes del archivo de estudiantes, en gestión de Ejercicio Profesional Supervisado y trabajo de Tesis.
• Crear registró electrónico, por número de carné, para identificar de manera impresa, el total de expedientes de estudiantes, en gestión de Ejercicio Profesional Supervisado y trabajo de Tesis, y dejar organizado e identificado el archivo, como un modelo a seguir, para su práctico funcionamiento. Como también un manual de procedimientos para el mismo.
Para evaluar el perfil del proyecto se utilizó una lista de cotejo, los elementos evaluados dieron como resultado la delimitación del título quedando así: “Reorganización del Archivo del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala. Con base al problema seleccionado como: “Desorganización en el manejo del archivo de expedientes, de estudiantes, que están
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en proceso de Ejercicio Profesional Supervisado y TESIS, del Departamento de Extensión “. Dando un proyecto que deja como resultado productos, los cuales son: la Reorganización del Archivo, un registro computarizado, para la elaboración de etiquetas, para identificar expedientes y un manual de procedimientos. El proyecto cumple con las características, tales como: Titulo, Justificación, Objetivos general y específicos, metas, y beneficiarios directos e indirectos; componentes fundamentales de diseño. Justificando así el proyecto, la necesidad de reorganizar el archivo, con el fin de agilizar los trámites, que realizan los estudiantes, en proceso de graduación. Los objetivos específicos que son de carácter cualitativo, se interrelacionan con el objetivo general. Las metas presentadas en el proyecto, tienen un énfasis cualitativo. Y se relacionan directamente con los objetivos específicos. Se definieron los beneficiarios directos e indirectos. El presupuesto incluyó todos los rubros que señalan el uso de recursos y su fuente de procedencia. Con el fin de dar una imagen completa, para la efectiva ejecución. El cronograma elaborado cumplió su función, permitiendo que la ejecución de las actividades programadas, se realizaran en su tiempo.
4.3 Evaluación de la Etapa Ejecución del Proyecto
La evaluación de la etapa de ejecución del proyecto, se basó en un control de actividades, fechas y horarios, con el propósito de comparar lo programado con lo realizado. Definiendo como importantes las siguientes:
1. Entrevistas a Autoridades de Facultad de Humanidades y Departamento de Extensión.
2. Elaboración del Diagnóstico. 3. Redacción de Perfil 4. Inicio de procesos en el archivo del Departamento de Extensión 5. Elaboración y preparación de etiquetas. 6. Identificación de expedientes por número de carné, ordenamiento e identificación de
archivo. 7. Redacción de informe. 8. Correcciones. 9. Revisión. 10. Presentación de informe. Los inconvenientes entre el tiempo estipulado y el real, se dio por algunas protestas y cierre de las instalaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Pero se lograron realizar las actividades programadas.
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4.4 Evaluación final del Proyecto
Se concluyó la evaluación del proyecto, con la entrega de los productos, en una reunión con las autoridades del Departamento de Extensión y La Asesora de Ejercicio Profesional Supervisado de la Facultad de Humanidades de la Universidad San Carlos de Guatemala. Manifestando satisfacción en el aspecto cualitativo del proyecto.
CONCLUSIONES
Se realizó, la reorganización del archivo, del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de expedientes de estudiantes, que se encuentran en proceso, de Ejercicio Profesional Supervisado y TESIS. El proyecto realizado, a dado un significativo avance, al Departamento de Extensión, ya que las autoridades y el personal a cargo, tienen una mejor organización, para facilitar los procedimientos de búsqueda y localización de expedientes.
Se creó registro electrónico, para la elaboración de etiquetas, con las cuales se dio identificación 2312, expedientes por número de carné. Facilitando su gestión.
Se elaboró un Manual de Procedimientos, en el que se detallan cada uno de los procedimientos, por los que debe pasar un expediente, hasta llegar a ser ubicado en el archivo, para su práctica localización y tramite. Ayudará en la organización de los expedientes del archivo del Departamento de extensión
RECOMENDACIONES
Se recomienda, a las autoridades del Departamento de Extensión, de la Facultad de Humanidades, de la Universidad de San Carlos de Guatemala, dar seguimiento a la reorganización realizada en el archivo, que consiste en: el cambio de clasificación por número de carné en expedientes.
Que se dé continuidad, al registro electrónico, ingresando el número de carné, por cada expediente, para producir las etiquetas, que servirán para dar identificación a los nuevos expedientes que ingresen al archivo, y mantener así el debido orden, en manejo del archivo.
Conservar el manual de procedimientos, el cual será de gran ayuda, para dar orientación en los procesos, por los que debe pasar todo expediente nuevo, que ingresa al archivo, del Departamento de Extensión, dando así mantenimiento al mismo.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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2. García García, E., Méndez Pérez, J., Girón López, S., Barrientos, A., Serech Santizo, M., Gaytán, G., et al. (2008). Propedéutica para el Ejercicio Profesional
Supervisado –EPS- 2008 (8ª. ed.). Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. García García, E., Méndez Pérez, J., Girón López, S., Barrientos, A., Serech Santizo, M., Gaytán, G., et al. (2010). Propedéutica para el Ejercicio Profesional
Supervisado –EPS- 2010. Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala. Recuperado el 21 de julio de 2015, de http://www.humanidades.edu.gt/usac/?page_id=31
4. Gatica Secaida, M. T., (2009). Proyección del Departamento de Extensión.
Humanidades: educación superior incluyente y proyectiva. (1), 12-13 Recuperado el 16 de junio de 2011, en http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/bases-datos-concepto-caracteristicasfuncionalidades
5. Gaitán Monterroso, G.A,. (s.f.). ¿Qué es la extensión universitaria? Guatemala: Universidad de San Carlos de Guatemala.
6. Guzmán Domínguez, J., Godoy López, D.C. (2012). Guía para presentar trabajos de investigación según APA y otros sistemas de citas y referencias Bibliográficas (Investigación y Selección de Textos). Recuperado el 21 de julio de 2015, en: http://www.humanidades.usac.edu.gt/
7. Universidad de San Carlos de Guatemala (2006). Manual de Organización y Funciones Facultad de Humanidades. Guatemala: Universidad San Carlos de Guatemala.
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ANEXOS
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A
Carta de nombramiento de Asesora
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B
GUIA DE ENTREVISTA A DECANO DE LA FACULTAD DE HUMA NIDADES
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Universidad San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Escuela de Bibliotecología
Guía de Entrevista
Nombre: Lic. Walter Mazariegos / Decano Facultad de Humanidades Lugar: Facultad de Humanidades, Universidad San Carlos de Guatemala Fecha: 01 de octubre de 2009.
1. ¿Bajo qué criterio considera necesario el aporte profesional de Estudiantes de la carrera de Bibliotecología? Los bibliotecarios son los profesionales idóneos para organizar información
2. Especifique su demanda.
Reorganización del archivo / departamento extensión EPS Facultad de Humanidades USAC.
3. Quien es la persona responsable del Departamento de Extensión EPS.
Licenciada María Teresa Gatica Secaida
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C GUÍA DE ENTREVISTA DIRECTORA DEL DEPARTAM ENTO EXTENSIÓN.
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Universidad San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Escuela de Bibliotecología
ENTREVISTA
Nombre: Licda. Teresa Gatica / Jefe Departamento Extensión EPS Lugar: Facultad de Humanidades, Universidad San Carlos de Guatemala Fecha: 06 de octubre de 2009.
1. ¿Qué tipo de información contiene el archivo de esta extensión? Expedientes de estudiantes de las carreras que ofrece la Faculta de Humanidades, en procesos de Ejercicio Profesional Supervisado y Tesis.
2. ¿Bajo qué sistema está organizado el archivo?
Alfabético
3. ¿Porque considera necesaria la reorganización del archivo?
Actualmente el sistema alfabético resulta lento para su pertinente gestión.
4. ¿El sistema de archivo es manual o electrónico?
Manual
5. Especifique su demanda de organización: - Reorganización de expedientes correlativo por número de carné y nombre
6. ¿Con que espacio físico y recursos cuenta el Departamento, para la realización
del proyecto? El espacio que actualmente ocupa la extensión, la maquina PC de Jefe de Extensión y el archivo de almacenaje.
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D
FICHAS DE OBSERVACIÓN
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Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Escuela de Bibliotecología
Fichas de observación
Observación institucional
Observación documental
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Extensión Expedientes de estudiantes en Ejercicio Profesional Supervisado y trabajo
de Te de Tesis:
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Extensión INSTITUCIÓN
Recurso humano Espacio en área física Equipo tecnológico Iluminación Mobiliario Ventilación
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E
Carta de solicitud a Decano
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Guatemala, 15 de octubre de 2009. Licenciado Walter Mazariegos Decano Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala Respetable Licenciado: Le saludo cordialmente augurando éxito en sus labores diarias. Por este medio, hago de su conocimiento que para la reorganización del archivo del Departamento de Extensión de la Facultad de Humanidades, es indispensable contar con los requerimientos siguientes:
1. Computadora para uso exclusivo del proyecto- 2. Espacio físico. 3. Suministros de oficina.
Agradeciendo de antemano su favorable resolución, quedo de usted.
Atentamente,
_________________________ Blanca Estela Medina Morataya
Estudiante EPS Escuela de Bibliotecología
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F
CARTA DE SOLICITUD DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO DE EX TENSIÓN
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G
CARTA DE SOLICITUD DE ESPACIO FISICO A DIRECTORA DE L DEPARTAMENTO DE EXTYENSION
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Guatemala, febrero 24 de 2010. Licenciada María Teresa Gatica Secaida Departamento de Extensión Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Presente Estimada Licenciada Gatica:
Es un gusto saludarle y a la vez desear éxito en sus actividades diarias. El motivo de la presente es hacer de su conocimiento que en la primera semana
de marzo, del año en curso; daré inicio a la fase de preparación física de expedientes del archivo y su reordenamiento por número de carné, de acuerdo a las demandas actuales del departamento que usted dirige.
Debido a lo anteriormente expuesto es necesario contar con un espacio físico de
características tales como:
� Exclusivo y seguro (bajo llave) para el resguardo del material en proceso, aproximadamente por quince días hábiles.
� Mesas amplias para clasificación de expedientes. � Sillas
Es importante mencionar que la llave de dicho espacio físico quedará bajo su
custodia, para los usos que considere pertinentes. Agradeciendo su atención, me suscribo
Atentamente,
__________________________ Blanca Estela Medina Morataya Estudiante EPS Bibliotecología
40
H
SOLICITUD DE MATERIALES DE OFICINA
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42
I
CARTAS DE SOLICITUD DE INSUMOS DE OFICINA
43
44
J
FORMATO DE REGISTRO ELECTRONICO
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Formato de Etiquetas para Identificación de Documentos
8618014 363
Coloma López, Eugenia Nineth
45963 364
Conde de Ishlaj, Juana
47159 365
Canel Torres, Suen Elen
200114048 365
Concohá Chet, Olga Jimena
47537 366
Contreras de López, Ana Cecilia
200112341 367
Contreras Cruz, Hugo Leonel
