SECRETARA DE EDUCACIN PBLICADIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA YARCHIVONOMA

ESTUDIO COMPARATIVO DE LA VALORACIN

DOCUMENTAL EN ARCHIVOS NACIONALES DE CINCO

PASES DE AMRICA LATINA

T E S I S

Q U E P A R A O B T E N E R E L T T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M A

P R E S E N T A N :

J O N HY E L I S E O C A L I X T O C A M A C H O

M N I C A J U R E Z V Z Q UE Z

A S E S O R E S : L ic . M a r a L o n g i na v i l a L u n a L ic . G e o r g in a F l o r e s P a d i l l a

MXICO, D. F. 2006

ESTUDIO COMPARATIVO DE LA VALORACIN DOCUMENTAL ENARCHIVOS NACIONALES DE CINCO PASES DE AMRICA LATINA

TABLA DE CONTENIDO

Prefacio..................................................................................................................................... IIntroduccin............................................................................................................................. II

CAPTULO 1 LA VALORACIN DOCUMENTAL

1.1 El Valor: Concepto Filosfico..... 1 1.1.1 La Valoracin: Concepto Filosfico..... 3 1.1.2 La Valoracin: Concepto Archivistico..... 3 1.1.3 El Valor del Documento 41.2 Antecedentes de la Valoracin Documental.... 8 1.2.1 Ciclo Vital del Documento.... 111.3 Concepto de Valoracin Documental.......... 131.4 Valoracin Primaria......... 161.5 Valoracin Secundaria......... 201.6 Fundamentos de la Valoracin Documental como medida de conservacin.......... 22 1.6.1 Seleccin....... 22 1.6.2 Expurgo..... 24 1.6.3 Depuracin 261.7 Caractersticas de la Valoracin Documental.. 271.8 Impacto de la Valoracin Documental a nivel social y cultural.. 30 1.8.1 Ventajas y Desventajas de la Valoracin Documental..... 31 1.8.2 Explosin Documental.. 321.9 La Conservacin.. 33

CAPTULO 2 CRITERIOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE VALORACIN DOCUMENTAL EN CINCO PASES DE AMRICA LATINA

2.1 Archivo General de la Nacin de Mxico (AGN)... 342.2 Archivo General de la Nacin de la Republica de Argentina.. 472.3 Archivo General de la Nacin de Colombia... 542.4 Archivo Nacional de Costa Rica. 622.5 Archivo Nacional de la Republica de Cuba. 69

CAPTULO 3 ESTUDIO COMPARATIVO DE LA VALORACIN DOCUMENTAL EN ARCHIVOS NACIONALES DE CINCO PASES DE AMRICA LATINA

3.1 Mtodo de Investigacin.. 833.2 Anlisis de la Valoracin Documental de los Archivos Nacionales de cinco pases de Amrica Latina. 853.3 Cuadro Comparativo de la Valoracin Documental en Archivos Nacionales de cinco pases de Amrica Latina, confrontando a Mxico con cada uno de ellos 106 3.3.1 Organizacin y Objetivos del Proceso de Valoracin Documental en cada

Archivo Nacional.. 106 3.3.2 Comparacin de los Criterios de la Valoracin Documental de cada Archivo

Nacional 112 3.3.3 Normatividad utilizada para la realizacin de los criterios de Valoracin

Documental en cada Archivo Nacional. 1173.4 Evaluacin de los Criterios de la Valoracin Documental.. 119

CAPTULO 4 PROPUESTA DE UNIFICACIN DE CRITERIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL

4.1 Propuesta de Unificacin de Criterios de Valoracin Documental, a travs de un Instructivo de acuerdo a los resultados del Estudio Comparativo... 127 4.1.1 Ventajas de la Unificacin de los Criterios de la Valoracin Documental... 1284.2 Instructivo para la aplicacin del proceso de la Valoracin Primaria.. 1304.3 Instructivo para la aplicacin del proceso de la Valoracin Secundaria 131

Conclusiones............................................................................................................................. 132

Bibliografa.. 135

Anexos

P R E F A C I O

Las razones que nos motivaron a realizar el presente trabajo se derivan de nuestrasexperiencias personales vividas en el campo laboral, en donde hemos podido constatar que noexisten los conocimientos claros, amplios y precisos en relacin al qu, cmo, cundo y quindebe llevar acabo el proceso de valoracin documental, ya que sus lineamientos, cuandoexisten, son homogneos y subjetivos, dado que en ocasiones fuero elaborados por personalsin preparacin acadmica que trabaja en esos archivos. Tal situacin ocasiona laindiscriminada eliminacin de documentos, o cuando ni siquiera se cuenta con lineamientosex profeso, se tiene por resultado la consabida saturacin de espacios en las oficinas.

Asimismo, desde nuestra experiencia, consideramos que el tema de la valoracindocumental no ha sido lo suficientemente estudiado, de all que eligiramos este tema. Elobjetivo es analizar tericamente el concepto de valoracin documental, para despus estudiarel como, cundo y por que se aplica dicho proceso en los archivos nacionales de cinco pasesde Latinoamrica, a saber: Mxico, Argentina, Colombia, Costa Rica y Cuba.

De igual forma, en el presente trabajo comparemos los criterios que sobre la materiase siguen en Mxico con los cuatro pases mencionados, ello con el propsito de analizar,distinguir, comprender, evaluar y definir los criterios de valoracin documental empleados enlos distintos archivos. Finalmente, presentamos dos instructivos que a manera de propuestaincluimos en este trabajo. Los instructivos tienen como propsito el unificar trminos yprocedimientos archivisticos tanto en las transferencias primarias como en las secundarias.

A travs del uso y empleo de esos dos instructivos auxiliaran a los Archivnomos aanalizar, distinguir, comprender, evaluar y formar nuevas alternativas para resolver dudas ylagunas en conocimiento sobre el procedimiento que se llevar a cabo para efectuar lavaloracin documental, logrando as cumplir con una recuperacin eficaz de la informacin,evitando con ello la explosin documental y/o la perdida de documentos tiles, logrando deeste modo una funcin bsica de la Archivonoma.

Para la realizacin de este estudio le agradecemos al Archivo General de Mxico,Archivo General de la Repblica de Argentina, Archivo General de la Nacin de Colombia,Archivo Nacional de Costa Rica y al Archivo Nacional de la Repblica de Cuba, por laatencin y el habernos enviado informacin sobre sus criterios de valoracin documental .

Tambin agradecemos a los asesores de tesis: Licenciada Mara Longina vila Lunay a la Licenciada Georgina Flores Padilla por su invaluable apoyo, atencin, lectura y revisinque permiti el logro y culminacin de este trabajo de titulacin. As como el agradecimientoa la Licenciada Irma Betanzos, Licenciada Patricia Alfaro y Licenciada Rosalba Tena, delArchivo Histrico de la Secretara de Salud, por su apoyo moral y bibliogrfico sobre el temade la valoracin documental.

Un especial agradecimiento al Licenciado Eric Aquino Hernndez, por su apoyoprofesional, moral y acadmico que nos condujo al buen termino y logro de nuestros objetivosen la culminacin de este trabajo de titulacin.

A todos por su valiosa atencin Gracias!

I N T R O D U C C I N

Para introducirnos al mundo de la organizacin documental dentro de los archivos, esconveniente estudiar la historia de la valoracin documental, la cual es y ha sido planteada pordiversos autores quienes afirman su importancia, accin y alto grado de competenciacientfica y profesional.

Se ve la necesidad de establecer criterios bien definidos para resolver los problemasoriginados por la explosin documental, problema al que debemos enfrentarnos nosotros losarchivstas y lograr con ello su organizacin, conservacin y/o eliminacin total parcial.

A pesar de los mltiples avances producidos en los ltimos aos, en el mbito de laarchivistica creemos que es muy poco aun lo que sabemos acerca del proceso de valoracindocumental, sin embargo su importancia es innegable, ante nosotros los profesionales enarchivo, al considerarla como una necesidad mayor en el estudio y desarrollo organizacional einvestigacin de los documentos.

Es por ello que en el primer capitulo de este estudio comparativo de la valoracindocumental, se plantea al valor como: Concepto Filosfico, que se fundamenta por todaaquella actividad humana orientada al comportamiento, transformacin y realizacin dentrode una sociedad, en donde su objetivo son los valores individuales que radican en laexistencia de darle valor a una cosa o persona que lo posee y un sujeto que lo aprecia lodescubre.

Es as que la valoracin como: Concepto Archivistico, consiste en el estudio de lasseries documentales que permiten identificar su origen o naturaleza de su tipologadocumental. En cuanto al valor del documento, se reafirma su importancia tiene para quepueda y deba ser conservado como fuente primaria de informacin e investigacin.

En efecto; en pases como Alemania, Inglaterra, Estados Unidos y Canad hanestudiado a la valoracin documental, gracias a sus experiencias para resolver problemasentorno a la conservacin de grandes cantidades de documentos y la forma indiscriminadapara eliminarlos o destruirlos.

Tomando en cuenta que el proceso de valoracin documental se sustenta en la teoradel ciclo vital de Carlos Wifields, el cual plantea efectuar dos tipos de valoracin: lavaloracin primaria y la valoracin secundaria, que son efectuados antes de transferir ladocumentacin del archivo de tramite al archivo de concentracin y de ste al archivohistrico. Por lo tanto se vinculan al planteamiento antes dicho, los fundamentos en torno a lavaloracin documental; siendo estos la seleccin, expurgo y depuracin como medidas quenos llevan a la conservacin documental.

Otra parte de la valoracin tendr que ver con el impacto de las necesidades socialesy culturales de cada pas, que se ve reflejado en sus archivos, siendo estos los que representanla utilidad pblica de investigacin o bien para la memoria de las instituciones empresas.

La investigacin de este estudio comparativo, radica principalmente en los criteriosde valoracin documental que son aplicados en los archivos nacionales de cinco pases deAmrica Latina, tales como: Mxico, Argentina, Colombia, Costa Rica y Cuba, as como lospuntos ms relevantes en el desarrollo de sus funciones y actividades para el logro de susobjetivos, que conllevan al desarrollo de sus propios criterios de valoracin documental,sustentados bajo la legislacin y normatividad vigente de cada pas

Es importante la aplicacin de un mtodo de investigacin y conocimiento quepermita reflexionar, conocer y comparar los sistemas, tcnicas, polticas y procesos devaloracin documental que se aplican en los acervos documentales. Siendo este el MtodoComparativo, mismo que nos permite realizar el anlisis de la valoracin documental encada pas, presentando los puntos ms relevantes y metodolgicos que permiten establecer yasignar un valor al documento, identificando las diferencias y semejanzas de los criterios devaloracin documental que se emplean en cada pas, sustentndose a travs de Leyes yDecretos nacionales que se enmarcan en torno al quehacer archivistico.

Los resultados que se reflejan en este estudio muestran la existencia de una falta deunificacin de criterios claros, precisos, definidos, y argumentados que sean permanentes yque lleven a entender cual es el real y eficaz proceso de la valoracin documental, respetandoel ciclo de vida y tipo de informacin del documento. Por otro lado, se detecta la falta de unSistema Nacional de Archivo, y una metodologa a seguir que permita identificar losvalores primarios y secundarios de las series documentales.

Para finalizar, se propone la unificacin de los criterios de valoracin documental,que nos permita el conocer su importancia y utilidad, sin tener que aplicar procedimientossubjetivos empricos, teniendo como ventajas en esta unificacin el mejoramiento de laorganizacin y servicio en los archivos, en la toma de decisiones investigaciones de unainstitucin de toda una sociedad.

En este sentido se propone dos instructivos que detallan el qu el cmo y a quin lecorresponde el desarrollo de las actividades del proceso de valoracin documental, con elobjetivo de facilitar las actividades de seguimiento y anlisis que ayudan y mejoran elprocedimiento de valoracin documental alcanzando resultados ptimos.

Mnica Jurez y Jonhy E. Calixto

CAPTULO 1

CAPTULO 1 LA VALORACIN DOCUMENTAL

1.1 El Valor: Concepto Filosfico

Es fundamental comenzar diciendo que la clarificacin del valor de los documentosdentro de un contexto de la Archivonoma persigue como objetivo bsico, el ayudar al hombrea recobrar los protagonismos de su historia, a liberarlo del pesimismo originado por suincapacidad de hacer frente a las circunstancias del desarrollo de la informacin o explosindocumental, que genera una persona grupo de personas; la bsqueda y consulta de dichainformacin permitir el anlisis, orden y evaluacin que requiere de un valor, el cualbeneficiara a la conservacin de informacin til para el buen funcionamiento de actividadespara los futuros proyectos de vida, sea este individual e institucional.

Aun cuando el tema de valor es considerado relativamente reciente en filosofa, losvalores estn presentes desde los inicios de la humanidad. Para el ser humano siempre hanexistido cosas valiosas; el bien, la verdad, la belleza, la felicidad, la virtud. Sin embargo, elcriterio para darles valor ha variado a travs de los tiempos. Se puede valorar de acuerdo concriterios estticos, esquemas sociales, costumbres, principios ticos en otros trminos, por elcosto, la utilidad en bienestar, el placer, el prestigio.

Los valores son producto de cambios y transformaciones a lo largo de la historia surgen,con un especial significado, cambian y desaparecen en las distintas pocas. Es precisamente elsignificado social que contribuye a los valores uno de los factores que influyen paradiferencias los valores tradicionales, aquellos que guiaron a la sociedad en el pasado,generalmente referidos a costumbres culturas principios religiosos y a los valores modernosque comparten las personas de la sociedad actual.

El valor abarca contenidos y significados diferentes ha sido abordado desde diferentescontextos y teoras. En sentido humanista, se entiende por valor lo que hace que el hombre seatal, sin lo cual perdera la humanidad parte de ella. El valor se refiere a una excelencia unaperfeccin. Desde un punto de vista socio-educativo, los valores son considerados referentes,pautas abstracciones que orientan el comportamiento humano hacia la transformacin socialy a la realizacin de las personas. Son guas que dan determinada orientacin a conductas y ala vida de cada individuo de cada grupo social.

El valor se define como aquello que es apetecible, amable digno de aprobacin,admiracin til para un fin determinado. Como concepto, el valor siempre esta en relacincon la persona en cuanto constituye un bien para ella, en lo que se refiere a la personaindividual en cuanto tal y a la sociedad (valor social lo que dice relacin de la persona aotras), ya que el valor moral otorga el adjetivo de bondad maldad. Desde una perspectivams definida podemos apreciar los valores como: Todo valor que supone la existencia de unacosa persona que lo posee y de un sujeto que lo aprecia descubre, pero no es ni lo uno nilo otro. Los valores no tienen existencia real sino adheridos a los objetos que los sostienen,antes son meras posibilidades.1

1 PRIETO FIGUEROA, LB. Principios generales de la Educacin. Caracas: Monte vila. 1984. p. 186

Es decir, que la visin subjetivista considera que los valores no son reales no valen en simismos, sino que son las personas quienes les otorgan un determinado valor dependiendo delgrado desagrado que producen. Desde esta perspectiva los valores son subjetivos, dependende la impresin personal del ser humano.

La escuela neokantiana afirma que el valor es ante todo una idea. Se diferencia lo que esvalioso de lo que no lo es dependiendo de las ideas conceptos generales que compartan laspersonas. Algunos autores indican que los valores no son producto de la razn; no tiene suorigen y su fundamento en lo que nos muestran los sentidos; por lo tanto no son concretos, nose encuentran en el mundo sensible y objetivo. Es en el pensamiento humano donde losvalores se aprenden, cobran forma y significado.

Las principales caractersticas de la valoracin en torno a un status, categora jerarqua de los valores, son las siguientes:2

Durabilidad: los valores reflejan en el curso de la vida. Hay valores que son mspermanentes en el tiempo que otros. Por ejemplo: el valor del placer es ms fugaz que elde la verdad.

Integridad: cada valor es una abstraccin integra en si mismo, no es divisibles.

Flexibilidad: los valores cambian con las necesidades y experiencias de los sereshumanos.

Satisfaccin: los valores generan satisfaccin en los seres humanos que los practican.

Polaridad: todo valor se presenta en sentido positivo y negativo; todo valor conlleva a uncontravalor.

Jerarqua: hay valores que son considerados superiores (dignidad, libertad) y otros comoinferiores (los relacionados con las necesidades bsicas vitales). Las jerarquas de losvalores no son rgidas ni predeterminadas; se van construyendo progresivamente a lolargo de la vida de cada ser humano.

Trascendencia: los valores trascienden al plano concreto; dan sentido y significado a lavida humana y a la sociedad.

Dinamismo: los valores se transforman con las pocas.

Aplicabilidad: los valores se aplican en las diversas situaciones de la vida; entraanacciones prcticas que reflejan los principios valorativos de los seres humanos.

Complejidad: los valores obedecen a causas diversas, requieren complicados juicios ydecisiones.

2 MARN IBEZ, R. Valores, Objetivos y Actitudes en Educacin. Valladolid: Min. 1976 p. 53

1.1.1 La Valoracin: Concepto Filosfico

El proceso de la valoracin del ser humano incluye una compleja serie de condicionesintelectuales y afectivas que suponen: la toma de decisiones, la estimacin y la actuacin. Losseres humanos valoran al preferir, al elegir algunas cosas en lugar de otras, al formular metasy propsitos personales. Las valoraciones se expresan mediante creencias, intereses,sentimientos, convicciones, actitudes, juicios de valor y acciones. Desde el punto de vistatico, la importancia del proceso de valoracin deriva de su fuerza en aras de una moralautnoma del ser humano.

La clasificacin detallada de valor que ofrece Marn Ibez (1976) son:

Valores tcnicos y econmicos tiles.

Valores vitales (dedicacin fsica, educacin para la salud)

Valores estticos (literarios, musicales, pictricos)

Valores intelectuales (humansticos, cientficos, tcnicos)

Valores morales (individuales y sociales)

Valores trascendentales (cosmovisin, filosofa, religin)

1.1.2 La Valoracin: Concepto Archivistico

La valoracin implica un juicio que consiste en afirmar negar de lo que se percibe,valorar es algo pleno que involucra a todo el ser humano, la valoracin archivstica formaparte de este proceso lgico y exige varios conocimientos que el estudiante con una formacinprofesional en Archivonoma, debe tomar en cuenta como una gran responsabilidad individualy colectiva.

Para definir documento de archivo; es aquel que refleja el testimonio material de unhecho acto realizado por personas natural jurdica en el ejercicio de sus funciones y quepor su valor administrativo, fiscal, econmico, histrico cultural debe ser objeto deconservacin.3 Es decir el documento contiene un valor testimonial archivstico que seconvierte en el documento vital ms poderoso de la transformacin poltica, social econmicay cultural de la sociedad.

3 Ley No. 714: Decreto de Ley N. 221. De los Archivos de la Repblica de Cuba. Consejo de Estado Presidencial Repblicade Cuba. Cp. I Art. 2 1960. [en lnea]. Disponible en pagina Web: [ Consulta:10 septiembre 2005] 3

http://www.arnac.cu/webxtras/leyarch.html

El concepto de la valoracin de acuerdo con el diccionario de terminologa archivsticadice: La fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valoresprimarios y secundarios de las series documentales fijando plazos de transferencia, acceso yconservacin eliminacin total parcial. Es el desarrollo de un procedimiento documentadoque permite la identificacin, almacenamiento, acceso, recuperacin, proteccin y destinofinal de los documentos.4

El valor de los documentos es estable en virtud de la normatividad jurdicoadministrativa que los crea, y de los testimonios que contiene. La estimacin del valor deldocumentos estar en funcin de sus caractersticas internas y externas de sus relaciones conotros documentos producidos por una institucin.5

Jos Ramn Cruz Mundet, define de forma clara el trmino de valoracin como: Lafase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a losdocumentos y su degradacin.6 La valoracin debe hacerse sobre la base de un conocimientogeneral de tota la documentacin de una entidad, no sobre una base parcial.

La valoracin documental consiste en un estudio de las series documentales una poruna; su origen funcional, la naturaleza de los actos que recoge la tipologa documental, elvalor que han tenido pueden conservar en adelante para la entidad que los ha creado, el quepueda ofrecer para su propia historia, para la investigacin en general y para la difusincultural.

Para que un documento pueda tener un valor probatorio, debe de ser consideradoconfiable y autentico. La confiabilidad esta ligada al hecho de que el documento estaautorizado y es digno de fe (es decir corrobora los hechos). La autenticidad se refiere a que eldocumento es lo que pertenece ser. Esas dos cualidades del contenido, la estructura y elcontexto en el que se genera el documento7

1.1.3 El Valor del Documento

Conviene mencionar en este apartado, cual es el concepto de documento. Undocumento de archivo es el testimonio material de un hecho acto realizado en el ejercicio desus funciones por personas fsicas jurdicas, pblicas privadas, de acuerdo con unascaractersticas de tipo material y formal.8

4 PARRA BENTACOURT, Margarita. La valoracin de los Documentos I. [en lnea]. Disponible en pgina web:[ Consulta: 10 septiembre 2005]5 NOBORGES DOMENECH, Natividad y Mara Jos Sigalat Vaya. Gua para el tratamiento de la documentacin deempresa: Los rganos de representacin de los trabajadores. [en lnea]. FESABID 98 VI Jornadas Espaolas deDocumentacin. Disponible en pgina Web:< http://fesabid 98.floridauni.es/comunicaciones/mj_sigalat.html> [ consulta: 10septiembre 2005]6 CRUZ MUNDET, Ramn. Manual de Archivstica. Fundacin German Snchez Ruiperez. Biblioteca del Libro 2 Edicin,Madrid Espaa. P 2117 Gaceta No. 221 Cultura Juventud y Deporte, Junta Administrativa del Archivo Nacional: Directriz con las regulacionesTcnicas sobre la Administracin de los Documentos Producidos por medios automticos. [en lnea]. MAG. Gobierno deCosta Rica. Noviembre de 2004. Disponible en pgina Web: [ Consulta: 10 septiembre 2005]8 Diccionario de terminologa archivstica. Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales. Ministerio de Cultura.Direccin General de Bellas Artes y Archivos. Madrid, Espaa. p. 32 4

http://www.Adabi.org.mx/investigacin/2004/art_mpb01.htmlhttp://mag.gob.cr/doc_d/directriz_doc_electronico.html

De tal modo que un documento representa la informacin sobre los objetos de larealidad objetiva y de la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica,la fotografa, la grabacin otro medio. Y que sirve para justificar acreditar algo.

En tanto; el valor de todo documento, radica en cualquier soporte de informacin, yque puede ser admitido como medio de prueba en relacin a actos jurdicos, siempre querena el carcter inalterable y de autenticidad. Adems hace conocer un hecho que representa,por contraposicin al testigo; que es una persona que narra un hecho.

La representacin de un hecho mediante un objeto como lo es el documento,representa un valor documental, debe expresarse por un medio permanente que permita sureproduccin, siendo este por excelencia su representacin. Como vemos, el documento esuna cosa, un objeto, con una significacin determinada. Por lo tanto la estructura de losdocumentos debe ser estndar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto devista funcional, entre otros aspectos tambin correlaciona las actividades entre grupos depersonas (reas administrativas departamentos), capacitando as a los profesionales yproporcionndoles un marco lgico para evaluar la efectividad de las operaciones.

Entre los siglos XVI y XVII se reconoci el valor del documento escrito, surgi lanecesidad de crear registros administrativos, de poblacin, polticos, as como lastransacciones econmicas. Adems, el documento tom un sentido ms all del administrativoy se le empez a considerar y a valorar como un testimonio con valor a largo plazo. As, sereconoci la importancia de los archivos.9

Existen diversos aspectos importantes que los investigadores, la historia y laUNESCO, plantean sobre el valor del documento:

1.- El valor del documento para el Investigador:10

Un documento est representado por un conjunto de elementos (autor, ttulo,resumen, fecha de publicacin, etc.). Dichos elementos son evaluados de acuerdo con elconocimiento del investigador sobre el tema y con base en diversos criterios (temtica,autoridad, cobertura, etc.). La aplicacin de los criterios permite al investigador determinar elvalor del documento (epistmico, funcional, condicional, etc.). Finalmente, el valor concedidoal documento es la base para la decisin ltima sobre su utilizacin. Las reglas de decisinpermiten al investigador controlar el proceso completo de evaluacin.

Los criterios se tratan de un conjunto de filtros que el investigador aplica a undocumento a fin de determinar su valor. Primero, los documentos son evaluados en funcindel tema de investigacin, es decir, el investigador hace una revisin superficial para

9 Boletn Informativo. Archivo: una visin general. [en lnea]. Direccin del Archivo Histrico y Memoria Legislativa.Boletn Informativo. Senado de la Republica LIX Legislatura. Publicacin Trimestral. Edicin julio-septiembre 2005.Mxico. Ao V, No 37. Disponible en paginaWeb: [ Consulta: 12 noviembre 2005]10 Anlisis y evaluacin de la informacin. [en lnea]. Disponible en pagina Web:[ Consulta: 15 noviembre 2005] p. 1-3

5

http://64.233.187.104/search?q=cache:xicC9HG3ynkJ:www.senado.gob.mx/content/sp/memoria/content/estatico/conthttp://biblio.colmex.mx/curso_investigacion_documental/An%C3%A1lisis%20y%20evaluaci%C3%B3n%20de%20la%20i

asegurarse de que efectivamente le interesan. Posteriormente, los evala en trminos de suactualidad, autoridad, alcance, cobertura, audiencia, y objetividad.

El valor de un documento es la percepcin del investigador sobre la conveniencia outilidad potencial de dicho documento:

Valores que considera el investigador:

Epistmico: El investigador reconoce el valor del contenido intrnseco del documentoindependientemente de su utilidad para la tarea a realizar. p.e.: Este documento es muyinteresante, pero no s si lo utilizar para esta investigacin.Funcional: El investigador considera que el documento tiene un valor funcional cuandopuede servir como base terica, soporte emprico o gua metodolgica para la tarea a realizar.p.e.: Voy a consultar este libro porque me es til para completar el marco terico de miproyecto.Condicional: El investigador condiciona el valor del documento en funcin del enfoque operspectiva desde la cual abordar su tema. Es probable que algunos de los documentos convalor condicional lleguen a tener un valor funcional, es decir, que sern utilizados. p.e.: Estedocumento me podra ser til si incluyo en mi trabajo un apartado sobre la poblacinindgena.Social: El investigador otorga valor social a un documento cuando reconoce en l el prestigiodel autor, institucin u organismo responsable del documento. p.e.: El artculo fue publicadopor Naciones Unidas, seguramente ofrece una perspectiva interesante sobre el tema.Emocional: El investigador subordina el valor del documento a sus preferencias o gustospersonales. p.e.: No me agrada mucho el estilo de este autor porque no es objetivo en susaseveraciones.

2.- El valor del documento y la historia.

El archivista ayudado por la historia, devela o descubre el valor que tienen losexpedientes y los documentos contenidos en ellos para la institucin y para la sociedad. Laformacin archivstica, considerada en forma integral, para cualquier aspirante, debe estarsustentada en el conocimiento histrico y sus tendencias o preocupaciones de estudio. Hoy enda se le ha dado un fuerte impulso a la historia econmica y social; a la historia de la mujer; ala historia de las comunidades pequeas con la llamada microhistoria; a la mayor valoracindel hombre comn a travs del estudio de la vida cotidiana y de las mentalidades.11 Y losmateriales de archivo que brindan informacin en esos temas han recibido una mayoratencin.

La valoracin histrica de los documentos (de las fuentes) se fundamenta en unaserie de pasos que ofrecen la certeza de tener un criterio de verdad. Por ejemplo, un factorimportante por determinar es la autenticidad diplomtica del manuscrito, es decir, si la fuenteafirma o no lo verdadero de si misma.

11 Cfr. AA.VV. El historiador frente a la Historia, corrientes historiogrficas actuales. UNAM. Mxico 1992. 6

Para llegar a corroborar la autenticidad, la historia se vale de los criterios internos yexternos:12

Criterios internos: el tiempo, el lugar, la lengua, los elementos culturales, jurdicos, fiscales,etc., de los que confeccionan el documento tipologa diplomtica; los diversos erroreshistricos.Criterios externos: examen de la materia en la que se escribe, pergamino, papel, papiro,tintas, escritura, sellos, firmas, dobleces, etc. Los criterios externos toman en cuenta tambin,a otros documentos que refuerzan el anlisis del documento estudiado.

3.-En este sentido la UNESCO, a travs de su programa Memoria del Mundo ,aade la preocupacin por facilitar la preservacin del patrimonio documental mundialmediante las tcnicas ms adecuadas al manejo de los documentos y de su informacin,proponiendo algunas medidas de forma definitiva para la memoria histrica del mundo actualy que ser el legado del futuro.

Hoy por hoy el valor del documento representa para la Memoria del Mundo : lamemoria colectiva y documentada de los pueblos del mundo su patrimonio documental que, asu vez, representa buena parte del patrimonio cultural mundial. Traza la evolucin delpensamiento, de los descubrimientos y de los logros de la sociedad humana. Es el legado delpasado a la comunidad mundial presente y futura.13

12 Secretaria de Educacin Pblica. La cuestin del valor. [en lnea]. Modulo IV-B. Mxico. Disponible en pagina Web:[Consulta: 15 noviembre 2005]13 Memoria del Mundo. Directrices para la Salvaguardia del Patrimonio Documental. Divisin de la Sociedad de laInformacin. UNESCO. 2002. p. 1-2 7

http://www.google.com.mx/search?hl=es&q=+valor+del+documento+en+la+archivistica&meta=cr%3DcountryMX

1.2 Antecedentes de la Valoracin Documental

Se cree que la valoracin aplicada a los documentos nace en la poca contempornea, apartir de la Segunda Guerra Mundial, con la denominada administracin de Documentos.14

En la historia del pensamiento archivstico, la valoracin documental que ha sidoplanteada por diversos autores que afirman su importancia, accin y alto grado decompetencia cientfica y profesional.

Para resolver el problema grave de la gran cantidad documental, lo evidente era noconservarlo todo15 Para ello se tendra que distinguir entre conservar papeles conservarinformacin. La valoracin documental es estudiada por diversos pases fundamentalmenteexiste mayor aportacin de Alemania, Inglaterra, Estados Unidos y Canad.

Alemania

Se le reconoce al pas de Alemania como el que ha tenido una larga tradicinracionalista, ya que han sido los primeros en preocuparse por la valoracin documental. EnAlemania se utiliza la valoracin documental para conservar, en cuanto a lo referente a laimportancia que le ha venido dando, surgiendo as desde sus cuadros de seleccin documentalque datan desde 1832, y en 1858 prohbe eliminar documentos sin que las autoridadesencargadas de resguardar la documentacin estuvieran informadas, en 1897 se determina elpapel profesional del archivista nacional en materia de conservacin. Y finalmente en 1927 enlos archivos de Prusia se decreta hacer un inventario de todos los documentos producidos porla administracin pblica, para evaluar la conservacin de los documentos.

Algunos incursionistas en archivstica que han hecho propuestas de valoracindocumental, que los alemanes asocian invariablemente a la conservacin son:

Meisner, estableci en 1937, tres reglas bsicas para la valoracin documental: la edadde los documentos, el contenido informativo y el orden jerrquico de lasadministraciones (central y regional).

Zimmermann, propuso en 1958, que el contenido informativo del documento es elelemento determinante, lo cual tiene que ver con su utilizacin.

Sechel, en su aportacin menciona que el archivista en el acto de valorar se interese porlos documentos desde un punto de vista archivstico, en cambio sostiene que cuandodifunde los archivos y los vuelve accesibles, los tiene que trabajar como historiador.

Booms, propone que la contemporaneidad de la valoracin (evaluar los archivos conuna escala de valores que sea contempornea al periodo en que han sido creados), y porconsecuencia la valoracin que ha de permitir tener un mximo de informacin en unmnimo de documentos.

14 NACIF MINA, Jorge y Ramn Aguilera Murgua. Valoracin de Archivos. 1 edicin: Archivo General de la Nacin.Mxico 2002. p. 2315 Ibidem p. 24

8

Inglaterra

En Inglaterra tiene otro enfoque diferente a los alemanes, ya que stos evalan paraconservar, y los ingleses lo hacen para eliminar. Es en este pas, donde se enfrentaronproblemas de exceso de documentos, pero en 1877 en el Acta de Registro de OficinasPblicas, se autorizaba destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieron valor deuso legal, histrico, genealgico anticuario. Y es as que en 1898 la autorizacin se amplia alos fondos posteriores a 1660.

Desde sus orgenes en la archivstica inglesa, las personas de las oficinas son lasencargadas de seleccionar la documentacin a conservar antes de remitirla al archivo. Es poreso que esta tradicin la recoge Sir Hilary Jenkinson, en 1922 en su obra titulada Manual deArchivos Administrativos; en donde establece que la eliminacin es responsabilidad de lasadministraciones y el archivista es un intermediario entre la administracin y losinvestigadores16

En 1952 se estableci en Inglaterra el Comit Grigg, encargado de estudiar un nuevomtodo de seleccin, el cual se basa en dos criterios; el administrativo y el histrico. Enconsecuencia los documentos son seleccionados en dos etapas: la primera, realizada poradministraciones de origen, en donde a los cinco aos de su tramitacin los documentos en un50 % y 90 % son destinados a la destruccin. Aqu es aplicado el criterio administrativo,despus de transcurrir veinticinco aos se realiza la segunda revisin en la que se aplica elcriterio histrico.

Estados Unidos

Philiph Brooks, en su libro La seleccin de los registros para su preservacin. Nostransmite dos ideas en materia de valoracin documental: el valor que la institucin da origena los documentos y a la utilidad que tienen los documentos para la historia administrativa dela institucin a la que se refieren. A partir de los aos sesenta, el terico archivistaShellenberg, que se convirti en el padre de la teora de la valoracin documental. Contribuyoa elaborar los criterios de seleccin y valoracin, l afirma que los documentos tienen valoresprimarios para la administracin de origen, y los valores secundarios que poseen para lainvestigacin.

En 1970 la sociedad de archivistas Americanos le encarga a Brichford un manual devaloracin, en el cual afirma que el xito de la valoracin documental esta directamenterelacionado con el papel protagonista que desempea el archivista como representante de lacomunidad de investigadores.

Estados Unidos ha desarrollado un papel importante en materia de valoracindocumental en los archivos, lo cual ha consistido en sacar provecho de las reflexiones yahechas por los europeos, al elaborar criterios y nuevas formas de ver el tema.

16 ALDAY GARCIA, Araceli J. El proceso de Valoracin Documental. Archivo General de la Nacin. Vertientes dedesarrollo AGN [en lnea] Mxico.2005. Disponible en World Wide Web: [ Consulta: 10 octubre2005]

9

http://www.agn.gob.mx

En 1991 en la obra publicada por Frank Boles y Julia Marks Young sobre la valoracinde los archivos, identifican y estructuran los criterios de valoracin documental en tresmdulos bsicos:

Criterios ligados al valor de la informacin Criterios ligados al costo de la conservacin. Criterios ligados a la consecuencia de las decisiones resultantes de la valoracin.

Canad

En el ao 1995 los archivistas canadienses Carol Couture y Jean- Yves Rousseaudefinen, proponen cinco principios rectores que el archivista tiene que aplicar en un acto devaloracin documental.

Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad. Cuando se valora, el archivista tiene que asegurar la objetividad y contemporaneidad del

juicio que lo produce. Cuando se valora, el archivista tiene que asegurar el respetar las relaciones que unen a la

valoracin con otras intervenciones archivsticas. Cuando se valora, el archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades

patrimoniales de su intervencin. Cuando se valora, el archivista debe asegurar que hay un equilibrio entre las

consideraciones relativas al contexto de creacin y aquellas relacionadas con suutilizacin.17

Rousseau y Couture reivindican una archivstica integral que otorgue un lugarimportante a la valoracin con vistas a prestar un mejor servicio al productor de losdocumentos. La valoracin es en nuestros das pieza clave porque no slo debe ser losuficientemente precisa y ser aplicada sistemticamente para racionalizar y planificar unsistema de archivo, sino adems pensada para que de un fiel testimonio del devenir de lasinstituciones, del paso del hombre por la sociedad y de la sociedad que los cre.

De acuerdo con el desarrollo de la valoracin documental en los distintos pasestambin podemos mencionar que en la edad media no fue la excepcin en cuanto a losarchivos, ya que estos pierden la fe pblica que mantenan en pocas pasadas y se conviertenen un privilegio de conventos y monasterios; el conservar los documentos. En este periodo,el impacto que tuvo la iglesia se vio reflejada tambin en los archivos pues se mantenan enestos recintos no slo documentos que acreditaban derechos de la iglesia, sino de institucionesde gobierno y de particulares18

17 Ibidem.18 ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental. Gua de Auto Aprendizaje: Modalidad de Educacin Abierta y aDistancia. Direccin General de Educacin Superior. ENBA. Mxico, 2003 p. 10 10

As como En la monarqua el principal inters del rey era conservar los documentosque le pudieran dar derecho sobre las posesiones, de ah que los documentos siempreestuvieran junto a la Corona y de que se dieran instrucciones para que los archivos, hasta esemomento dispersos en manos de los funcionarios menores, se concentraran en uno slo, alservicio del Estado.19

1.2.1 Ciclo Vital del Documento

El ciclo vital del documento esta sustentado en la teora de Carlos Wifields, queestableci en 1972 como la teora de las tres edades de los documentos. Por conceptoasumimos que son etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que seproducen en el archivo de gestin (trmite), y pasan por el archivo central inmediato(concentracin), hasta que se eliminan conservan permanentemente en un archivohistrico.20

Teniendo en cuenta que la documentacin se debe valorar, surge el llamado ciclo vitaldel documento, el cual dicta dos tipos de valoracin: la Valoracin primaria y la Valoracinsecundaria, que se asignan antes de transferir la documentacin del archivo de trmite alarchivo de concentracin y de este al archivo histrico.21 El ciclo vital del documento abarcadesde su creacin siguiendo el curso de una tramitacin, hasta el momento que se decide suconservacin parcial, definitiva su eliminacin total.

Se establecen tres fases de la vida del documento, las cuales son las siguientes:

La primera, que es la fase activa corresponde a la formacin, cuando se origina eldocumento en las oficinas productoras gestoras de los trmites administrativos, legales,fiscales contables; esta primera fase corresponde al archivo de trmite.

En la segunda fase, semiactiva los documentos ya perdieron el carcter de asuntos entrmite; sin embargo existe un ordenamiento legal y un inters especial por mantenerguardado el expediente por un tiempo prudente, ya sea para aclaraciones posteriores para consultas, en esta segunda fase es establece el archivo de concentracin.

La tercera fase inactiva, corresponde al archivo histrico, es aqu cuando el documentoha perdido completamente el inters para la oficina productora y la obligacin deconservarlo. Sin embargo algunos documentos tienen que ser conservados de maneradefinitiva por su valor permanente para uso consulta de la sociedad.

Para la valoracin documental es importante tener como base al ciclo vital deldocumento as como el funcionamiento institucional, para tales efectos es importante tener encuenta su uso, su frecuencia y las normas que regulan su produccin documental, stospermitirn determinar si un documento esta en su fase activa, semiactiva inactiva. Las dosprimeras fases hacen relacin a los valores primarios y la ltima fase puede no contenerdocumentos con valores secundarios.19 RUZ RODRGUEZ, Antonio. Manual de Archivstica. p. 19-2220 Comisin de terminologa de la Subdireccin General de los Archivos Estatales. Diccionario de Terminologa Archivstica.2 edicin. Madrid, 1995. p. 6221 SANCHEZ SANCHEZ, Elvia Elena, Tomas Muoz Godinez y Jos A. Venegas Serna. Nueva Propuesta del ciclo vitalpara la valoracin documental. Sptimo Congreso Nacional de Archivos. Serie Informacin de Archivos No 35. ArchivoGeneral de la Nacin, Mxico. p 236 11

Estos valores del documento estn ntimamente relacionados con su ciclo vital, conlas etapas del archivo y con la valoracin (de ah su nombre) de la documentacin previa a suseleccin y depuracin o expurgo, operaciones que se realizan mediante la fijacin de plazosprecaucinales vertidos en los cuadros de disposicin documental y la regulacin detransferencias.22

A cada fase de la vida del documento corresponde un tipo de archivo diferente dondese conserva la documentacin.23 Vase esquema No.1

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ESQUEMA 1

22 FLORES PADILLA, Georgina. Balance Bibliogrfico del Ciclo Vital del Documento. Teora y Prctica Archivistica IV.Nicols Zepeda / Coordinador. Cuadernos del Archivo Histrico de la UNAM 14. 1 Edicin: 2004. Mxico, D. F. 2004 p.6223 ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental. Gua de Auto Aprendizaje: Modalidad de Educacin Abierta y aDistancia. Direccin General de Educacin Superior. ENBA. Mxico, 2003 p. 15 12

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

EXPURGO

SELECCIN

VALORACIN PRIMARIA

ARCHIVO DETRMITE

DEPURACIN

TRANSFERENCIAPRIMARIA

ARCHIVO DECONCENTRACIN

VALORACINSECUNDARIA

TRANSFERENCIASECUNDARIA

SELECCIN

DEPURACIN

ARCHIVOHISTORICO

CONSERVACINPERMANENTE

1.3 Concepto de Valoracin Documental

Antes de mencionar el concepto de valoracin documental, hablaremos del valor, quetienen los documentos como: la calidad y veracidad de informacin contenida en cada uno delos archivos.

El valor de los documentos depende del lugar que la oficina productora ocupe en lapirmide organizativa. Por ejemplo:

Direccin: donde se toman las decisiones relativas a las polticas, procedimientos y ala misma organizacin.

Desarrollo: donde las polticas son desde el punto de vista legal, econmico,administrativo, etc. En donde se tienen a cargo funciones sustantivas, aquellas quepermiten el trabajo profesional y tcnico de la entidad.

Gestin: administrativa y financiera, a travs de las cuales se realizan operacionesconcretas y frecuentemente rutinarias, denominadas funciones facilitativas.

La valoracin documental es una intervencin archivstica que ha incursionado muchoen la organizacin de acervos documentales de una institucin empresa, existen diversasinterpretaciones sobre su concepto.

La valoracin documental constituye la piedra angular del tratamiento de losdocumentos, ya que es un elemento importante para el proceso de depuracin, expurgo yconservacin de los mismos.

Existen dos vas para la valoracin, por un lado el que concibe a la valoracin como unmecanismo para la eliminacin de los documentos y por el otro lado el que considera a lavaloracin como un medio para seleccionar los documentos que merecen ser conservadospermanentemente.

La valoracin documental es hoy por hoy en nuestros das pieza clave, porque no slodebe ser lo suficientemente precisa y ser aplicada sistemticamente para racionalizar yplanificar un sistema integral de archivo, sino tambin pensada para que de un fiel testimoniodel devenir de las instituciones, desde la propia evolucin del hombre por la sociedad y de lamisma sociedad que los creo.

Sin embargo, algunos autores definen el concepto de valoracin documental de lasiguiente manera:

La valoracin documental es el anlisis de los documentos para determinar suutilidad (valores), a lo largo de su ciclo de vida, as como asignarles tiempo y espacio deconservacin eliminacin.24

24 Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos. Lineamientos para la depuracin preliminar de acervosdocumentales en las unidades administrativas de los poderes del Estado y Municipios. Toluca, Edo. De Mxico. 1993 p. 30

13

Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar los valores primarios ysecundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso yconservacin eliminacin total parcial.25

El Archivo General de la Nacin de Colombia, en su reglamento general de archivosdefine la valoracin documental como Proceso por el cual se determinan los valoresprimarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en lasdiferentes fases de archivo.

Para el Consejo Internacional de Archivos Apprasial. (valoracin), significa la funcinbsica de la archivstica por la que se determina la eventual disposicin de losdocumentos, basada sobre los valores archivsticos. Tambin se refiere a la evaluacin,revisin. seleccin retencin.26

Para Jos Ramn Cruz Mundet, la valoracin es La fase del proceso de expurgodestinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y sudegradacin.27

As podemos decir que la valoracin documental es, Un mecanismo para laeliminacin de documentos, esta busca responder a un inters de carcter administrativo institucional, tratando de dar solucin a los problemas inmediatos sin hacer otro tipo deconsideraciones. Y el que considera a la valoracin documental como un medio paraseleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razn de sucarcter histrico, aqu se busca tambin dar solucin a los problemas institucionales, no selimitan slo a estos aspectos, sino que consideran a dems el valor social, cultural yeconmico que pudiera tener la documentacin.28

El proceso de valoracin tiene como finalidad el de planificar la conservacin,disposicin destruccin adecuada de los documentos, para tener los documentos necesariosen la unidad de archivo que es el objetivo de este proceso.

Esta actividad se encamina a vigilar y regular el cumplimiento cabal de los elementoscomprendidos en la seleccin de la documentacin, la determinacin de los valoresdocumentales como tarea esencial de la evaluacin constituye la fase clave en el proceso detransferencia a archivos histricos, por lo tanto las decisiones de evaluacin determinanirrevocablemente el contenido ndole de las fuentes que han de servir para una consultapermanente.

25 Comisin de Terminologa de la Subdireccin General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminologa archivstica.p. 5626 International Council Archival. Dictionary of archival terminology. p. 2127 MUNDET CRUZ, Ramn. Manual de Archivstica. p. 21128 FRANCO HUERTA, Eutiquio. Tendencias Contemporneas de la Valoracin Documental. Memoria de la XI Reunin delSistema Nacional de Archivos. AGN, Mxico p. 175

14

Para realizar una valoracin documental adecuada se requiere para ello tenerconocimiento de los siguientes puntos:

Conocer las responsabilidades, la organizacin y el funcionamiento de la entidadproductora de la documentacin.

Conocer la tcnica del manejo primario de los documentos y de los gruposdocumentales constituidos dentro de la dependencia.

Identificar la legislacin relevante para las actividades estructurales de la entidadproductora.

Conocer las relaciones internas y externas de cada unidad administrativa.

Identificar los factores sociales, econmicos, polticos culturales que enmarquen lasactividades de la entidad productora.

La valoracin resultante, realizada por personal competente constituye un recurso parael funcionamiento correcto y subsistente de la seleccin documental.

15

1.4 Valoracin Primaria

Uno de los problemas ms frecuentes en las unidades administrativas, es la irracionalgeneracin de documentos que provocan la saturacin de espacios destinados a preservar suacervo documental. La determinacin de los valores documentales como tarea esencial delanlisis constituye por lo tanto la base de la toma de decisiones en una organizacin.

Una valoracin adecuada requiere de conocimiento, responsabilidad, organizacin yfuncionamiento de la entidad productora de la documentacin.

La valoracin documental esta dividida en dos etapas:

La valoracin primaria La valoracin secundaria

Los documentos con valores primarios son de particular importancia para lasinstituciones, pues constituyen la materia prima para la realizacin de sus actividades, estevalor es en si, un valor de uso. 29 Es decir que un valor primario del documento estadeterminado por el uso inmediato que la institucin pblica privada hace de l.

Valor primario es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institucinproductora y al iniciador, destinatario beneficiario del documento. Es decir a losinvolucrados en el tema asuntos.

El valor primario que poseen los documentos desde su nacimiento se da, en cuantotienen por objetivo principal la gestin de una actividad determinada. El desarrollo de unafuncin que se manifiesta por medio de la redaccin escrita; es un valor administrativo y es departicular importancia para las instituciones porque representa la materia prima para larealizacin de sus actividades.

Valoracin primaria: es la identificacin y determinacin de los plazos y modalidadesde uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen conservan. Elvalor primario de la documentacin es la importancia que tienen los documentos para elpersonal que trabaja en las oficinas productoras de los mismos; esta valoracin se relacionaexclusivamente con las dos primeras etapas de vida del documento y se ve plasmada en fechasprecisas que tienen que permanecer en un archivo de trmite y de concentracin.

Los documentos desde su origen e incluso despus de haber perdido su valor corrientede gestin, pasan por un proceso de valoracin primaria identificando el valor de carcter:administrativo, legal y fiscal.

Los criterios para el establecimiento de los plazos de permanencia en los archivosadministrativos (trmite y concentracin), suelen ser muy variados sobre todo en Mxicodonde no existe una disposicin de carcter general que establezca los mismos. Por lo tantoaqu se definir de manera terica como pueden identificarse y plasmar ese valor primario de

29 FRANCO HUERTA, Eutiquio. Tendencias Contemporneas de la Valoracin Documental. Memoria de la XI Reunin delSistema Nacional de Archivos. AGN, Mxico. p. 174

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la documentacin.30 El valor primario, inmediato continuo lo establece un lapso que abracaun uso activo, denominado vigencia y otro denominado guarda precautoria.

La conclusin de la vigencia puede darse por una serie de factores. Consideramos laspropuestas de Manuel Vzquez en su Manual de seleccin documental:

Porque se venci el plazo establecido en el mismo documento.

Porque se produce un documento que modifica anula al primero.

Porque desaparece el objeto fsico que da razn al documento.

Porque los documentos informativos pierden vigencia cuando el destinatario se enterade su contenido.

Cuando se establece convencionalmente la fecha de trmino.

El plazo precautorio: los valores primarios, inmediatos continuos del expedientetambin estn determinados por el periodo de conservacin plazo precautorio que se leasigna. Este plazo abarca un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al destinatario laposibilidad de revisar algn aspecto que parezca impugnable; es decir, se retienen losexpedientes con el fin de responder a posibles reclamaciones administrativas jurdicas,igualmente durante este plazo el expediente sirve de antecedente de otro, y es a su vez,testimonio de lo ejercido ejecutado en una oficina. De tal modo, que el periodo deprecaucin es un lapso de tiempo entre el trmino de la vigencia y el destino final de losexpedientes.

Valor administrativo: este valor es asignado a los documentos que sirven para realizaroperaciones administrativas propias del organismo y las relaciones con los destinatarios de untrmite interno externo.

La vigencia administrativa: esta se da prcticamente en todos los documentosgenerados por las instituciones pblicas privadas. Por la necesidad que existe de comunicaralgo dejar constancia del hecho. La vigencia tiene, con el establecimiento de fechas queestn determinadas por la frecuencia de consulta, la utilidad que puede presentar para laadministracin y por la normatividad interna de la institucin empresa, por las leyes yfinalmente por las costumbres.

Los plazos se establecen y sern usados para mantener los documentos en el archivo detrmite y en el archivo de concentracin.

30 ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental. Gua de Autoaprendizaje: Modalidad de Educacin Abierta y aDistancia. Direccin General de Educacin Superior, ENBA. Mxico, 2003. p. 35

17

La vigencia administrativa del documento es la que determina su valor primario,inmediato continuo.

El valor inherente al expediente radica en su actividad operativa. De ah que semencione de un expediente en trmite corriente, que se consulta con frecuencia en relacina su asunto.

La vigencia de un expediente comienza con el primer documento con el que se iniciauna accin administrativa de cualquier ndole; la simple recepcin en una institucin seapblica privada, a travs de un acuse de recibo del mismo documento de cualquier otrarea autorizada, es un acto jurdico y administrativo que compromete a la institucin para larealizacin expedita y eficiente de un trmite institucional. Por otra parte la vigenciaadministrativa establece cuanto tiempo, debe de conservarse en el archivo de una unidadadministrativa, los expedientes de una serie documental de acuerdo al uso consulta que lasreas tramitadoras puedan hacer de los mismos en la gestin que se les encomienda,ciertamente todos los documentos fueron producidos recibidos para responder a unanecesidad; derivada de una funcin atribucin especfica; mientras dura tal necesidad.31

La tcnica del manejo primario de los documentos y de los grupos documentalesconstituidos dentro de la dependencia enmarca factores sociales, econmicos, polticos culturales en las actividades de la entidad productora.

Valor legal: en segundo lugar debe considerarse el aspecto legal, entendido como losdispositivos que contiene los documentos del estado que afectan el orden general. Porejemplo, los documentos que sustentan derechos, como los libros de registro pblico de lapropiedad y del comercio; un acta de registro civil, los contratos legales, etc.

La vigencia corresponde al plazo que la legislacin establece que deben de guardarselos expedientes de determinada serie documental por su calidad preparatoria testimonialacreditable ante tribunales competentes, en respaldo de los derechos legales de la propiainstitucin productora de los ciudadanos que efectan trmites ante ella. Se recomienda lavigencia legal cuando existe una disposicin jurdica que implcita explcitamente,determina un plazo de conservacin documental.

El aspecto legal de manera estricta corresponde al carcter normativo que adquiere undocumento, cuando por disposicin amparo por una ley se puede recurrir a la misma. Entodo documento donde se establecen obligaciones y derechos que emanan del gobierno, dondese establezcan reglas de control ambiental, de seguridad entre otras.

Valor fiscal: en tercer lugar es importante advertir el aspecto contable fiscal. Cabesealar que estos documentos tienen carcter legal. El uso que puede tener esta marcado porreglamentos normas que deben ser entendidas por la vigencia, la retencin guardaprecautoria y para la disposicin final. En este caso del archivo contable gubernamental sedistinguen dos clases de documentos los justificativos y los comprobatorios.

El valor fiscal corresponde al plazo durante el cual cierta documentacin debe guardarsede conformidad con las disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobacin dejustificacin presupuestal. Son documentos probatorios que generan y amparan registros que

31 AMAYA OLGA, Compilacin AGN. Mxico. 1992. p. 124 18

comprueban que la institucin la dependencia: recibi, proporcion bienes y servicios dandoorigen a facturas, notas, recibos de honorarios, as como el entrego de efectivo a ttulos decrdito: cheques, plizas, contra recibos, nminas etc.

La vigencia fiscal corresponde al plazo durante el cual cierta documentacin debeguardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable decomprobacin justificacin presupuestal.32

Como conclusin del tema presentamos el siguiente esquema:33

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES

32 Op. Cip. P. 12533 ALDAY GARCA, Araceli J. Introduccin a la Operacin de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder EjecutivoFederal. Archivo General de la Nacin, Mxico. p. 41

19

ADMINISTRATIVOActividades rutinarias

documentales de laInstitucin.

FISCALESRegistro de relaciones con

la Hacienda Pblica.

LEGALESRegistros de trmites

jurdicos.

Oficios administrativos;personales, oficinas,memoranda, trmites

relacionados con:Proyectos, planes,

presupuestos, contabilidad.

Impuestos, ventas,finanzas, contabilidad,

estados financieros,crditos hipotecarios

manifestacin de bienes.

Propiedad, laborales,escrituras, bienes, leyes,

decretos, acuerdos.

1.5 Valoracin Secundaria

La valoracin secundaria tiene que ver con la utilidad pblica de los documentos,despus de que han perdido toda utilidad administrativa, legal fiscal para la institucinpblica privada que los produjo.

La valoracin secundaria esta determinada por la utilidad que pueden tener losdocumentos para los investigadores del futuro, en este tenor, por muchas tcnicas que seadopten y que se empleen en la seleccin de la documentacin, es difcil saber cuales sern lasnecesidades de consulta de los investigadores del futuro.

En este apartado lo que haremos ser recoger lo que los autores de reconocido prestigiohan dicho, estudiado y establecido en cuanto a los documentos que posiblemente puedanservir a generaciones futuras, pero siempre tendr que considerarse el factor subjetivoinherente a cualquier determinacin de ser humano como tal.

Los valores secundarios se refieren a los expedientes que han terminado su vigenciaoperativa, su uso continuo y su plazo de retencin precautoria porque han concluido sutrmite, ha caducado en el tiempo por otra razn determinada por los sectores del trmite.

Valor secundario significar permanencia definitiva, ms amplio, en el cual el carcterde cientfico cultural ser la nota constituida del expediente34 Esto implica vislumbrar suuso futuro. Un uso no slo para los empleados que crearon utilizaron por ltima vez elexpediente parta los fines de su quehacer; sino tambin para otras personas como loshistoriadores e investigadores. Por est razn, el valor del expediente y de sus documentosadquiere un carcter diferente al de la utilidad continua de los trmites administrativos.

Para encontrar el valor secundario, se deben de descubrir ciertas caractersticas que loshacen trascender. Estos criterios se basan en la singularidad de la asociacin histrica cultural de los documentos con sucesos, personas y lugares; con el formato del documento ycon su valor monetario. Por ejemplo, un decreto con el que se forma una institucin puedeestar ampliamente disponible de manera impresa, pero el original, firmado por la autoridadrespectiva, tendr indudablemente un valor intrnseco.

Schellenberg, sostiene que los documentos y expedientes que deben conservarseperpetuamente son los que evidencian dan testimonio de las actividades sustantivas vitalesdel organismo. Del mismo modo que aquellos documentos que ofrecen informacinrelevante.35

34 NACIF MINA, Jorge, Aguilera Murgua Ramn. Valoracin de Archivos. Archivo General de la Nacin Mxico D. F., 1edicin. 2002. p. 5035 Ibidem

20

Manuel Vzquez seala que los documentos y expedientes que deben ser custodiadospara siempre pueden ser detectados de ante mano, por su importancia para el organismo comolo propone Schellenberg.36

Los valores secundarios pueden dividirse para efectos de anlisis y estudio enevidencial, testimonial y de informacin, estos valores dan la pauta para conservar ladocumentacin que muestre el origen, desarrollo y desaparicin de cualquier institucinpblica privada, de una comunidad de un individuo, es decir muestran sus races ycostumbres, trasmitiendo su desarrollo poltico, social, econmico y cultural.

El valor secundario: es el valor que pueden tener los documentos que transmiten lasprcticas y experiencias del hombre en todos los mbitos. Se refiere a aquellos documentoscon informacin relevante para apoyo del conocimiento. Son instrumentos de comunicacin acorto, mediano y largo plazo entre una generacin y otra, que permite conocer y tener unahistoria.

Valor informativo: el valor que pueden tener algunos documentos, es decir se refiere aaquellos documentos que tienen informacin sobre personas, corporaciones, cosas, problemasy condiciones. Son documentos que tienen que ver con la funcin que estn desempeando enel transcurso de su vida.

Valor testimonial: este valor esta estrechamente ligado con el valor legal de losdocumentos, se caracterizan por ser el testimonio fiel de un hecho, tienen un carctercomprobatorio que ilustra una accin, que por si slo se describe. Es un documento avaladopor un funcionario pblico. Con caractersticas especiales, su autenticidad se comprueba conuna firma, un sello bien el mismo soporte donde esta plasmada la informacin.

Valor evidencial: este valor secundario lo poseen los documentos que muestran elorigen, organizacin, desarrollo y funcionamiento de un individuo de las institucionespblicas privadas.

La valoracin de la documentacin semiactiva, consiste en analizar una serie de datosde cada documento para poder determinar su valor secundario y lo que representa para ladependencia u organizacin.

36 Ibid., pp. 5121

1.6 Fundamentos de la Valoracin Documental como medida de Conservacin

Cuando hablamos de valoracin documental, lo primero que debemos ubicar es desdeque punto de vista analizaremos los documentos, sin embargo el proceso de la valoracintiene que ver ms con la teora del conocimiento que abarca diferentes perspectivas de larealidad.

Para efectuar el estudio de la valoracin documental debemos tomar en cuenta cuatroprocesos importantes:

La seleccin, el expurg y la depuracin.

1.6.1 Seleccin

En la Archivstica, la seleccin constituye el estudio de los criterios de valor y lastcnicas por medio de las cuales se realizan, dicho acto para elegir la transferencia destruccin de los documentos.

La seleccin documental es el proceso tcnico por el cual se establece el tiempo en quelos documentos de archivo sirven a fines administrativos, y cuales de ellos han de conservarsepara que sirvan a fines de investigacin.37

La seleccin es un proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de ladocumentacin por medio del muestreo. La seleccin documental consiste en el estudio de losvalores, como lo es el valor para la administracin que los produce y el valor para lainvestigacin del pasado. Para realizar una valoracin y una seleccin adecuada y racional esneceara para una correcta circulacin, transferencia, conservacin y eliminacin de los tiposdocumentales. Los objetivos de un programa de seleccin documental son:

Obtener una corriente fluida de documentos. Realizar ahorros sustanciales. La eliminacin de expedientes Despus los expedientes deben quedar de la forma ms coherente y completa posible.

Las polticas de valoracin y seleccin documental deben disearse y aplicarse con undoble propsito: conservar nicamente documentos necesarios y tiles reuniendo el mximode informacin en un mnimo de documentos. La seleccin debe ver a la documentacin enconjunto y no como papeles aislados, ya que de esta manera se podr tener informacincompleta facilitando su organizacin, a partir de grupos documentales.

37 Thornton Mitchell. Aporta una definicin de seleccin y ofrece la de Posner. p. 16322

La seleccin permite:

Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos, para laadministracin por el usuario externo.

Ofrece acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidadproductora

Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. Garantiza la conservacin documental.

La seleccin ofrece dos aspectos muy importantes: el primero preserva ladocumentacin por su contenido y considerada de utilidad para la toma de decisiones y comotestimonio del diario acontecer de la sociedad. En segundo lugar, elimina toda aquelladocumentacin adjetiva que ocupa innecesariamente un espacio dentro de los archivos.

Menciona Manuel Vzquez Murillo en su libro Manual de Seleccin Documental, unapropuesta para realizar la seleccin documental de acuerdo a:

Seleccin por tipos documentales: se establece por la significacin del tema asunto deldocumento.

Seleccin por antigedad: Se extrae del documento todo lo que es valido (antigedad).

Seleccin por valor administrativo: La documentacin es valiosa mientras este vigente,seguir siendo valiosa para la historia. Es todo documento vigente en una institucin yque tambin interesa a la investigacin.

Seleccin por nivel del organigrama: conserva los documentos producidos en altosniveles del organigrama, eliminando los producidos en oficinas de nivel inferior.

Seleccin por la frecuencia de uso: sirve para decidir en que lugar han de estar losdocumentos: archivo de trmite, archivo de concentracin y archivo histrico.

Seleccin por el criterio de un empleado: aqu es cuando el archivista es responsable dela conservacin y eliminacin de la documentacin del archivo, es aqu en donde serequieren de perspectivas muy amplias: conocimientos de archivos, relacionados entresi, en este caso se exige de un buen archivista profesional que posea algn ttulouniversitario.

23

1.6.2 Expurgo

Es bien sabido que cualquier acto de gobierno genera informacin, en consecuencia serequiere de la materia prima (papel), como soporte para crear un sin fin de documentos, quepodra variar dependiendo del desarrollo tecnolgico.

La necesidad de transmitir informacin y dejar un registro de la misma, ha provocadouna produccin constante de materiales que tendrn que conservarse en algn lugar para suposterior consulta y de este modo permitir una oportuna toma de decisiones. Slo que lasmodernas tecnologas de produccin y reproduccin masivas de documentos caus unproblema, de saturacin de espacios en los archivos; ya que la creacin de mquinas deescribir manuales, elctricas y electrnicas, fotocopiadoras incluso microfilmadoras causaronexplosin informativa y documental.38

La problemtica generada por la alta produccin de documentos, no slo se reflejo enlas dificultades para su archivacin y almacenaje; sino como obstculos operativos al verseretrazado por la toma de decisiones, por no contar de manera rpida y eficaz con informacinnecesaria.39

Una de las primeras soluciones fue que los archivistas pensaron que era mejor hacer unavaloracin, seleccin y expurgo. El expurgo se empez a realizar despus de una valoracin yseleccin a los expedientes; ya que slo el expurgo se encarga de retirar documentacin intil repetitiva que no es til para investigaciones administrativas, culturales y sociales, estaactividad es realizada previa a su transferencia al archivo semiactivo y al inactivo.

El expurgo constituye un compromiso entre la exigencia terica de conservar losarchivos en su integridad y los motivos prcticos relativos al costo, que implicara lasatisfaccin de aquella exigencia. A partir de los criterios de conservacin se deben plantearlos de eliminacin expurgo, que es la operacin por la que se seleccionan documentos yexpedientes de las series documentales.

Antonia Herrera Heredia (Espaa) y Elio Lodolini (Italia), fundamentan un plan deexpurgo en el que pueden vislumbrar una reglamentacin general que apunta hacia ladocumentacin duplicada y reproducida de manera mltiple y una reglamentacin especificaque lo haga segn la historia institucional de la dependencia y las caractersticas del fondodocumental. En el plan de expurgo y el de la valoracin deben participar investigadores,representantes de la administracin pblica, especialistas en la administracin de documentos,los responsables de los archivos y los archivistas; dicho plan de expurgo evitara que elproceso contenga criterios personales y como lo manifest Federico Lazarin Miranda(Mxico), se contribuira A los criterios tcnicos y metodolgicos estrictamenteprofesionales aportados por quienes intervengan en l, permitiendo que las nuevasgeneraciones continen con el estudio y conocimiento de nuestra historia.

38 JUREZ VZQUEZ, Mnica. Criterios de Expurgo y Medidas de Conservacin aplicado a los Expedientes del FondoSecretaria de Salubridad y Asistencia, del Archivo Histrico de la Secretaria de Salud. Informe de Servicio Social-EstanciaProfesional, ENBA. Mxico, D. F. 2003. p. 1839 Ibidem p. 16

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Expurgo: el expurgo consiste en el retiro de los documentos repetitivos intiles dentrode un expediente determinado, durante su transferencia al archivo de concentracin. Estaaccin debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetndose a lasnormas y principios vigentes en la institucin en materia de disposicin documental.

Tambin es el proceso que permite seleccionar, conservar, y eliminar, previaautorizacin aquellos documentos de archivo, que habiendo perdido sus otros valores notienen, ni se prev que tengan valor histrico. El expurgo entraa una operacin, seleccin yuna tarea de eliminacin.

El expurgo eliminacin, no es otra cosa que la operacin por la que se seleccionanlos documentos, a fin de que slo aquellos que renen las mejores condiciones de testimonio informacin alcancen la tercera edad, es decir pasen a los archivos histricos para suconservacin perpetua en ellos, como piezas valiosas del patrimonio documental.40

El expurgo esta unido al ciclo vital del documento y las fases del archivo; el ciclo vitaldel documento abarca desde su creacin en el curso de una tramitacin hasta el momento enque se decide su eliminacin su conservacin definitiva. Uno de los instrumentos que es degran ayuda para la realizacin de esta tarea es el cuadro de expurgo, el cual es elaborado poruna comisin de expertos y por la administracin competente con categora de reglamentos,siguiendo los principios de legalidad, publicidad etc.41

Incluso si los archivos pudieran almacenar y atender la totalidad de los complejos yvoluminosos expedientes, informes, memorias, fotografas, mapas, documentos informativosy otros documentos de una organizacin institucin moderna, la propia cantidad demateriales los hara de hecho inutilizables.42

Existen dos tipos de cuadro de expurgo:

1. Los cuadros de expurgo generales: Aplicados a las series documentales que son comunesa todas las administraciones centrales, muchas de entre ellas como son los expedientes depersonal y los de contratacin, etc.

2. Cuadros de expurgo especiales: Concierne nicamente a las series documentales de unaadministracin de un grupo de administrado emparentadas.

Ahora bien los criterios de seleccin son empleados en la valoracin:

Depuracin de los expedientes (durante la fase activa).

Una primera seleccin (al trmino del periodo de trmite y durante la etapa intermedia).

Una segunda seleccin (al trmino del periodo intermedio incluso durante el periododefinitivo).

40 CORTES ALOSNSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. ANABAD. Estudios Madrid. 1982. p. 28 prrafo. 3341 H. Bastien: op. Cit. p. 23042 M. F. Daniels: Records Apprasial and disposition, en J.C. Bradsher (ed): Managing archival institutions. Londres. Mansel.1990. p. 53

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1.6.3 Depuracin

Al hablar de depuracin documental, nos referimos a una actividad en extremodelicada que exige un tratamiento ordenado, integrado y coherente, capaz de evaluar con unmargen de error mnimo las jerarquas de los documentos institucionales y la informacin quecontienen, as como su importancia orgnica, su incidencia social, su contexto institucional,su cobertura geogrfica, su entorno legal etc.43

Existen varios actos que en trminos archivsticos designamos con la palabradepuracin, actos que en conjunto tienen por objeto:

Retirar: de los cuerpos de archivos la documentacin y expedientes cuyo trmite hayaconcluido.

Transferir: parte de los expedientes activos que por causa de exagerado volumenimpidan su fcil manejo.

Remover: aquellos registros y controles de archivo que ya no tengan vigencia. Extraer: los documentos que consideren innecesarios y los mal archivados.

La llamada depuracin es en realidad, una seleccin entre los documentos que van aconservarse y los que se destruirn, basta pensar en los criterios radicales de destruir todo loque parece sobrar de conservar lo que puede interesar. Para llevar a cabo una depuracinracional y adecuada, es necesario realizar procedimientos que consisten en la seleccin yemplear la destruccin fsica de los documentos. Pablo Bez Rivera, menciona quetramitadores y archivistas debern determinar el momento en que estos documentos quedanconcluidos y de este modo proceder a su separacin retiro.

La depuracin se ve como una solucin que contribuye al abatimiento de la explosindocumental que sufren los acervos documentales y no como un proceso destructivo depatrimonios documentales. Si es cierto que la documentacin constituye una fuente valiosapara el desarrollo de las actividades. Por tal motivo es necesario que se cuenten con unidadesdocumentales bien organizadas que permitan la recuperacin de la informacin que serequiere. La oportuna aplicacin de la depuracin en los acervos permitir que se eliminentodos aquellos documentos de nulo valor informativo, coadyuvando as al mejoramiento delos servicios archivistitos.

Para llevar a cabo una depuracin deben considerarse los siguientes criterios:

La creacin de un marco jurdico que proteja el material. Llevar un registro que contenga la evaluacin de los documentos que reportan valor

administrativo, jurdico econmico y valor histrico. Realizar estudios, emitir opiniones a los responsables de la conservacin y Restauracin de documentos Llevar una vigilancia hacia los responsables de cada archivo en la depuracin.

43 RAMIREZ D. Jos Antonio. La depuracin dentro de la administracin documental. Boletn del Sistema Nacional deArchivos. AGN. No. 4 Marzo-Abril Mxico 1984. p. 37

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1.7 Caractersticas de la Valoracin Documental

Uno de los problemas ms frecuentes en las unidades documentales, es la irracionalgeneracin de documentos que provocan la saturacin de espacios en los lugares destinados apreservar el acervo documental. La valoracin nos proporciona criterios para la conservacin eliminacin de los documentos sin embargo; debe hacerse un estudio previo de laorganizacin, este comprende una revisin de los documentos que dieron origen a lainstitucin.

En un archivo la documentacin ser sometida a una valoracin, nos va a dar a conocerlas reas sustantivas que han producido la documentacin en diferentes tiempos en unainstitucin empresa. El anlisis de la estructura permitir identificar con precisin lasdivisiones orgnicas, que sufren las instituciones a lo largo de su vida; toda la documentacindeber ser analizada y valorada44 La valoracin es el anlisis de los documentos paradeterminar su utilidad, a travs de su ciclo de vida realizada como un proceso terico-practico, metdico que permite el rescate y conservacin mxima de informacin, de utilidadinstitucional y social.

Los criterios y orientaciones que proporcione la valoracin documental deben deresponder a las necesidades y condiciones del hoy as como las futuras demandas delmaana,45 en los archivos. Por lo tanto; la valoracin implica un trabajo que se realiza conbase a los anlisis realizados en la etapa de identificacin de fondos , en los llamados valoresprimarios y secundarios de la documentacin,46 estos implican atender factores como: lahistoria del creador de documentos, sus funciones, las atribuciones fiscales-legales, laestructura organizacional, su naturaleza y los procedimientos de los documentos, organizaciny administracin de los mismos y los cambios ocurridos en el tiempo.

Su estudio se realiza por dos vas principales: La valoracin primaria que considera losvalores (administrativo, legal y fiscal), y la valoracin secundaria que considera los valores(evidencial, testimonial e informativo), considerando que todo documento tiene una utilidadinstitucional es decir, que desde que se habr el expediente hasta que se cierra. Cuando ladocumentacin rebasa el mbito administrativo y pasa a uno ms amplio empieza a tener unautilidad social, ya que contiene informacin de mayor importancia. Es por eso que seconsidera que la recopilacin de informacin entorno a un tipo documental es muy importantepara el procedimiento de la valoracin documental, y en base a ello se tomara la decisinrespectiva de conservar eliminar.

En este sentido la valoracin nicamente persigue que la seleccin, conservacin yeliminacin de documentos, respondan a un mejoramiento de organizacin de la informacin,siendo esta la razn principal de organizacin y servicio en los archivos, pues son fuentesimportantes para la toma de decisiones e investigaciones de una institucin de toda unasociedad.

44 ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental. Gua de Autoaprendizaje: Modalidad de Educacin Abierta y aDistancia. Direccin General de Educacin Superior, ENBA. Mxico, 2003 p. 4845 Boletn del Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nacin. No. 4 Marzo-Abril, 1984 p. 546 VAZQUEZ, Manuel. Como definir el termino de valor administrativo de los documentos. Boletn del Sistema Nacional deArchivos. Archivo General de la Naci. Mxico. No. 4 Marzo-Abril de 1984. pp. 6-14

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Debido a que como ya vimos la valoracin documental tiene su fundamento en laconservacin de ciertos tipos documentales, las leyes y normas establecen principios para quela documentacin sea debidamente resguardada.

A continuacin hacemos mencin de ellos:

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.

Establece en su artculo segundo las Secretarias de Estado y los departamentosadministrativos establecen sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materiade planeacin, presupuesto, informtica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad,fiscalizacin, archivos y los dems que sean necesarios en los trminos que fije el ejecutivofederal,47 esta ley es de aplicacin para las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal, yestablece la obligacin de que las unidades cuenten con su correspondiente servicio dearchivo con las implicaciones que esto conlleva.

Ley General de Bienes Nacionales.

En el captulo I artculo dos establece que son bienes del dominio pblico:

Fraccin IX. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no seannormalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; losmanuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas,planos, folletos, grabados importantes raros, as como las colecciones de esos bienes; laspiezas etnolgicas y paleontolgicas, los especimenes tipo de la flora y fauna; coleccionescientficas tcnicas, de armas, numismticas y filatlicas, los archivos, las fonograbaciones,pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetnicas y cualquier otro objeto que contengaimgenes y sonidos, y las piezas artsticas histricas de los museos.48 Esto es son bienesdel dominio pblico los documentos que se producen en las oficinas de gobierno.

Ley Federal sobre monumentos y zonas arqueolgicas, artsticas histricas.

Establece en su artculo 36, que son monumentos histricos:

Fraccin II.- los documentos y expedientes que pertenezcan hayan pertenecido a lasoficinas y archivos de la Federacin de los Estados Municipios y de las casa crales.

Fraccin III.- los documentos originales y manuscritos, relacionados con la historia deMxico y los libros, folletos y otros impresos en Mxico en el extranjero, durante los siglosXVI al XIX, que por su rareza e importancia para la historia de nuestro pas, merezcan serconservados.

Fraccin IV.- las colecciones cientficas y tcnicas podrn elevarse a esta categora,mediante la declaracin correspondiente.

47 Mxico, Leyes, etc. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. En Diario Oficial de la Federacin. 29 deNoviembre de 1976.48 Mxico, Leyes, etc. Ley General de Bienes Nacionales. En: Diario Oficial de la Federacin. 8 de Enero de 1992.

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Estas disposiciones son las ms importantes que se relacionan con la valoracindocumental, existen otras ms que facultan a las dependencias del ejecutivo Federal, aconservar cierto tipo de documentacin, cabe hacer mencin, por ejemplo, el acuerdopresidencial del 14 de Julio de 1980 por el que se dispone que el AGN ser la entidad centraly de consulta del Ejecutivo Federal en materia de archivos, en el se establecen tambin ciertasdisposiciones sobre valoracin. Al igual que las disposiciones de carcter fiscal contable, parala documentacin comprobatoria del gasto pblico (documentacin contable). Sin embargoexisten otros ordenamientos de carcter general que tienen que ver con la obligacin deconservar los documentos y las sanciones a que son sujetos las personas que no cumplen conesta obligacin. Tal es el caso de la Ley Federal de Responsabilidades de los ServidoresPblicos, captulo I, Artculo 47, Fraccin IV. Cdigo Penal para el Distrito Federal enmateria del fuero comn y para toda la repblica en materia del fuero Federal, articulo 214,fraccin IV.

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1.8 Impacto de la Valoracin Documental a nivel social y cultural

La valoracin documental tiene impacto no slo en instituciones archivsticas, sino entodos los sectores productivos que tienen que ver con los archivos, esto es si se mira desde unpunto de vista general, tiene impacto sobre la generacin de empleos para las personas que seencargan de la administracin documental, de la fabricacin de mobiliario y equipo de sudestruccin reciclado de papel, entre otros.

Otra parte de la valoracin tendr que ver con la posibilidad de que los documentos seanrequeridos, pasados algunos aos, por el organismo productor, ya sea porque es necesarioconsultar algn dato importante porque exista la necesidad de hacer alguna auditoria, alguna aclaracin ante los organismos de fiscalizacin.

Despus de que los documentos han cumplido su tiempo de permanencia en losarchivos de trmite y de concentracin, es necesario determinar la posible utilidad querepresenten para la sociedad y en su conjunto para el pas, estos valores de la documentacinvan a determinar el posible valor histrico de los mismos y entonces se podr determinar suconservacin de manera permanente, con fines de utilidad pblica, de investigacin para lamemoria de las instituciones y empresas.

En archivos administrativos el impacto en estos archivos se da en el eficiente manejode la masa documental que produce, ahorro en los espacios para el almacenamiento, as comode los equipos empleados para la guarda de los documentos, eficiencia en el personal al poderlocalizar con mayor rapidez la informacin, ahorro de recursos humanos, y de recursosfinancieros.49

Pero podemos afirmar que lo ms importante de todas ellas tiene que ver con laeficiencia que se logra al manejar un menor volumen de documentacin y no tenerlaaglutinada en una masa que no permita su recuperacin; la eficiencia de los archivistas alpresentar la documentacin de manera oportuna para la toma de decisiones de forma eficiente,al tener la informacin a la mano.

En Archivos histricos, se puede afirmar que las apreciaciones de carcter econmicoque se presento en al prrafo anterior para los archivos administrativos operan tambin para elarchivo histrico, sin embargo en este ltimo adquieren mayor relevancia ya que en l seconservarn los documentos de forma definitiva por lo que los recursos destinados para elmanejo y la organizacin de los documentos, estn determinados por el volumen documentalque se maneja, de ah que a menor produccin documental y menores ingresos de documentosa los archivos histricos, se podr manejar de mejor manera la informacin que se requiera.

49 ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental. Gua de Autoaprendizaje: Modalidad de Educacin Abierta y aDistancia. Direccin General de Educacin Superior, ENBA. Mxico, 2003 pp.23-24

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1.8.1 Ventajas y Desventajas de la Valoracin Documental

Desde muchos puntos de vista la valoracin documental tiene relevancia e impactasobre la organizacin de toda institucin archivstica, de todo sistema ya sea micro macro,de ah que las ventajas se pueden establecer en los siguientes aspectos:

VENTAJAS

Existe un tiempo determinado para la guarda de los documentos. No se emplean recursos para la guarda de los documentos, que no sean necesarios para

conservar. Ahorro de dinero en la renta de locales costosos. Ahorro de espacio, dejando libre reas para la documentacin de importancia. Agilidad en el tiempo de bsqueda de la informacin. No se deja a criterios subjetivos la depuracin de los archivos. Permite un crecimiento planificado. Evita saturacin de espacios Permite conservar documentos con valores secundarios nicamente

DESVENTAJAS

Se tiene que destruir documentacin y por ende se pierde cierto tipo de informacin. Se pierde integridad en las series documentales bien las series completas. Se requiere de personal calificado para que realice la seleccin documental La etapa de anlisis y seleccin documental es prolongada Se debe realizar un anlisis con conocimiento para evitar destruir documentacin til Se debe realizar un registro de la documentacin a destruir Se debe contar con la autorizacin de los productores de la documentacin para

destruirla.

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1.8.2 Explosin Documental

Este trmino que hace algunos aos se encontraba en bodega y que actualmente se haquedado entre los archi