SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y

ARCHIVONOMÍA

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO COMO APOYO PARA EL

CONTROL, DESCRIPCION Y RESGUARDO DOCUMENTAL EN

UN ARCHIVO HISTÓRICO POR MEDIO DE DOCUMENTOS

DIGITALIZADOS

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

A R I E L A N T O N I O C A M A C H O E S C O B A R

A S E S O R E S : L i c . M a r í a L o n g i n a Á v i l a L u n a L i c . S a l v a d o r E l í a s R o d r í g u e z S o l í s

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MÉXICO, D. F. 2006

DEDICATORIAS

Esta tesina va dedicada especialmente a la memoria de mi Padre, quien me brindo todo su apoyo, por sus consejos y sus enseñanzas para ser mejor en todo momento. E indudablemente a mi Madre, quien me guió hacia el camino del estudio, por enseñarme a ser una persona responsable, optimista y a tener una visión de lucha competitiva para poder enfrentar y resolver los retos futuros.

Muchas Gracias.

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TABLA DE CONTENIDO

PREFACIO………………………………………………………………………………….......III INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………IV CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO 1.1 Concepto de Archivo Histórico………………………………………………………………..1 1.2 Constitución de Un Archivo Histórico…………………………………………………...........1 1.3 Importancia del Archivo Histórico…………………………………………………………….3 1.3.1 Principio de Procedencia…………………………………………………………….......3 1.3.2 Principio de Orden Original…………………………………………………………......4 1.4 Teorías del Ciclo Vital………………………………………………………………...............5 1.4.1 Ciclo vital del documento………………………………………………………….........7 1.4.1.1 Fase Activa……………………………………………………………………....7 1.4.1.2 Transferencia Primaria…………………………………………………………..8 1.4.1.3 Fase Semiactiva…………………………………………………………….........8 1.4.1.4 Transferencia Secundaria…………………………………………………….......9 1.4.1.5 Fase Inactiva……………………………………………………………………..9 1.5 El Archivo Histórico como Testimonio de la Memoria Institucional………………………..11 1.6 Funciones Básicas del Archivo Histórico…………………………………………………….12 1.7 Servicios que Brinda el Archivo Histórico…………………………………………………...17

CAPÍTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO PARA LA DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL EN DOS ARCHIVOS HISTÓRICOS 2.1 Definición de Sistema de Archivo……………………………………………………………21 2.2 Los Sistemas de Archivo……………………………………………………………………..22 2.3 Importancia de los Sistemas de Archivo……………………………………………………..31 2.4 Objetivos de los Sistemas de Archivo………………………………………………………..33 2.5 La Función de los Sistemas de Archivo……………………………………………………...35 2.6 Sistemas de Archivo Aplicados en un Archivo Histórico……………………………………38 2.6.1 La Descripción Documental……………………………………………………………40 2.6.1.1 Tipos de Instrumentos de Descripción…………………………………………42 2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripción……………………………...45 2.6.1.3 Función de los Instrumentos de Descripción en el Archivo Histórico………...46 2.7 Cuadro Comparativo de los Sistemas de Archivo y los Instrumentos de Descripción

Aplicados en el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaría de Educación Pública……………..48

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CAPÍTULO 3 LA AUTOMATIZACIÓN COMO MEDIDA DE CONTROL Y PROTECCIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA 3.1 Digitalización………………………………………………………………………………...58 3.1.1 Proceso de Digitalización……………………………………………………………....61 3.1.2 El escáner………………………………………………………………………………62 3.2 Base de Datos………………………………………………………………………………...63 3.3 Base de Datos para el Registro de Información del Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaria de Educación Pública………………………………………………………………………………………..64 3.4 El Marco Legal de la Digitalización……………………………………………………….....75 CONCLUSIONES...……………………………………………………………………….........76 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………..77

II

PREFACIO

El presente trabajo de investigación pretendió llevarse a cabo de manera clara y explícita, donde mi motivo principal es resaltar la importancia de mantener protegidos físicamente los documentos originales que se resguardan en los archivos históricos, ya que por su mal manejo tienden a dañarse y por consiguiente a perder su valiosa información. Lo que busco con la realización de este trabajo es mostrar que existen alternativas de uso hacia los documentos que se encuentran en los archivos históricos, para que no sufran un extravió, ni se altere o dañe su información contenida, ya que de ello depende los éxitos o fracasos que tengan las instituciones al momento de realizar su toma de decisiones. Por consiguiente se requiere del apoyo de una buena descripción documental, además de utilizar los sistemas de archivo para su correcta organización y sobre todo hacer uso de los servicios y ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, donde la finalidad de llevar a cabo la digitalización en las funciones de los archivos históricos, es contar con una alternativa para que la documentación original perdure como un fenómeno de expresión cultural. En muchos casos ésta ha sido la única forma en que el pasado de una sociedad se ha podido reconstruir y registrar por escrito para su conservación dentro de los archivos históricos, estos son sin duda el depositario de la información histórica lo cual permite su conservación a través del tiempo a fin de que las generaciones futuras puedan conocer y comprender como fueron los acontecimientos y hechos que las precedieron. Durante el desarrollo de este trabajo, realice una investigación en el archivo histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el archivo histórico y de reprografía de la Secretaria de Educación Pública para obtener información con respecto a sus fondos documentales, para lo cual tuve que realizar una labor de convencimiento y afortunadamente no se me negó el acceso. Al mismo tiempo la consulta a las fuentes documentales como sustento de información las tuve a mi alcance, donde en su mayoría es de autores especialistas en la temática, lo que permitió el auge de “los sistemas de archivo como apoyo para el control, descripción y resguardo documental en un archivo histórico por medio de documentos digitalizados”. Es justo dar mérito y gran reconocimiento a mis dos asesores, La Profa. Maria Longina Ávila Luna y el Prof. Salvador Elías Rodríguez Solís, quienes me guiaron en los momentos difíciles y confusos, porque que gracias a su calidad incuestionable de asesoria logre estructurar y concluir este trabajo.

III

INTRODUCCIÓN Las funciones y responsabilidades de las unidades de archivo y de los funcionarios encargados de administrarlas se han ampliado considerablemente. Ante la perspectiva del estancamiento o la disminución de los recursos, los archivistas han tenido que encontrar un sitio para un volumen cada vez mayor de documentos, adaptar las prácticas y los principios archivìsticos tradicionales a medios de registro y fuentes de información nuevos, asimilando los rápidos adelantos tecnológicos que han tenido lugar en las comunicaciones y en los medios de registros de datos. Dos grandes tareas constituyen este trabajo, la primera es la descripción de los contenidos básicos de cada documento y la segunda, la definición de los criterios que permiten ofrecer al usuario las mejores alternativas de consulta, con rapidez y seguridad en la información buscada, aprovechando al máximo las posibilidades que brindan los sistemas tecnológicos y de archivo. En el primer capítulo se menciona la conceptualización, la conformación, la importancia, el origen, las funciones y los servicios que se realizan en el archivo histórico. Así como también el valor que tiene su documentación a nivel social y cultural, como parte del patrimonio de la humanidad apoyándose a través de medidas de organización que ayuden a su ordenación, difusión, y conservación documental. En el segundo capítulo se aborda la conceptualización, la importancia, los objetivos, y la función que cumplen los métodos de ordenación en los archivos históricos como parte fundamental de su organización. Así como también, la importancia que conlleva la descripción documental a través de los diferentes instrumentos de descripción al detectar datos primordiales del documento, su función y permanencia, también se aplica un cuadro comparativo entre el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografìa de la Secretaria de Educación Pública. Esto es con la finalidad de saber cuales son las problemáticas que hay en estos dos archivos, fundamentando así la exposición del siguiente capítulo. En el tercer capítulo se menciona la propuesta de solución a la problemática que existe en los dos archivos históricos mencionados en el capítulo anterior, estas propuestas son: La implementación de la digitalización para protección del documento histórico, La creación de una base de datos, que asegure el almacenamiento y la recuperación rápida y oportuna de la información histórica para conservar el patrimonio histórico institucional. Todo esto sin olvidar el aspecto legal de propiedad intelectual , ya que la información se debe de mantener inalterable, segura y a disposición de los usuarios dentro de estos centros de información, de esta forma se contribuye para que el documento original se conserve y junto con ello se proteja de una mala manipulación ò extravió.

IV

Por todo esto, no se debe considerar a los archivos históricos como archivos muertos ó depósito de papeles sin valor alguno dejándolos expuestos a su maltrato físico y por lo tanto poniendo en riesgo la perdida de su información. Los archivistas debemos de cambiar esa concepción y realizar investigaciones para que los documentos que se encuentran en estas unidades de archivo puedan conservarse y así preservar la memoria institucional.

CAPÍTULO 1

EL ARCHIVO HISTÓRICO

CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO 1.1 CONCEPTO DE ARCHIVO HISTÓRICO Un archivo histórico es el conjunto de documentos que han concluido su vida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para su conservación permanente. 1 El archivo histórico corresponde a la tercera etapa del ciclo vital de todo documento y es al que han de transferirse desde el archivo de concentración para su conservación permanente. Sus fondos están constituidos por series documentales transferidas por el, o los distintos archivos de concentración de la administración, también puede conservar documentos recibidos por donación, depósito o adquisición. 2 Los archivos históricos son la consecuencia lógica de los archivos administrativos, ya que desde la información documental administrativa es posible extraer documentación histórica. Podemos hablar de dos etapas en la constitución de un archivo. La etapa prearchivística, que corresponde a la creación y formación de los documentos y la etapa propiamente archivística, en la que los documentos son organizados en un depósito, es decir en un espacio físico. 3 Para integrar un archivo histórico, irremediablemente debemos tomar como referencia al tiempo. Y constituye la línea que divide a un documento administrativo de un histórico. La documentación es por tanto, manejable y modificable. A manera de reflexión, considero que los documentos que logran mantenerse para ser históricos, deberían de ser y en ocasiones son aquellos que verdaderamente ameriten ser preservados, preservación que se decide en función del valor del documento mismo. 1.2 CONSTITUCIÓN DE UN ARCHIVO HISTÓRICO Un archivo histórico se constituye a partir de documentos que han sido evaluados para su preservación. Su propio nombre nos indica que la información que en él se conserva es de carácter histórico. La decisión sobre cuales documentos deben guardarse como información histórica, es un asunto de vital importancia. Podemos decir que un archivo histórico se constituye cuando la documentación ha llegado al final de su vida activa. 4 1 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Archivo Histórico. Modalidad de Enseñanza Escolarizada. p. 5 2 ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del poder ejecutivo federal. Archivo General de la Nación. 2004. p.48 3 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, op cit., p. 4 4 ENBA. Archivo Histórico. Modalidad de Enseñanza Escolarizada. México 2004. p. 3

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Para la integración de un archivo histórico se requiere de un comité dictaminador formado por un archivónomo, un historiador, un sociólogo, un administrador, un abogado y directivos que se encargaran de realizar un análisis exhaustivo de la información que contienen los documentos y seleccionar aquellos que consideran de especial trascendencia para la formación del acervo histórico. Tal documentación pasa a ser del dominio público, ya que además de ser útil para la institución que la genera, es de enorme interés para la investigación académica y a través de esta, para la nación en general. La formación de este tipo de archivo, es el resultado de la selección y extracción del acervo documental que las distintas áreas administrativas ya no utilizan de manera inmediata (han perdido sus valores administrativo, legal y fiscal), por lo cual son transferidos al archivo de concentración y de este al histórico. Resulta complicado pensar en el tiempo y su relación con la vigencia documental, en que momento un documento puede convertirse en histórico; ya que los periodos de tiempo son predeterminados por la misma entidad o individuo productor, el momento del cambio es definitivamente la perdida de la vigencia documental. 5 El momento justo en que un documento deja de ser presente, puede ser en diversos periodos de tiempo, el período puede ser de uno a varios años. Este tiempo de vida que finaliza y el momento en que un documento se conserva porque la información que guarda en si mismo es considerada como información histórica, definitivamente es particular para cada documento y su esencia misma. Los documentos históricos que son evaluados para constituir un archivo histórico pueden ser divididos en tres grandes categorías: 6

1ª Categoría.- Se refiere al grupo de documentos como unidad orgánica en archivos naturales, personales e institucionales. 2ª Categoría.- Se refiere a colecciones artificiales de documentos adquiridos por un coleccionista privado. 3ª Categoría.- Se refiere a documentos individuales adquiridos por un archivo con un interés especial para la investigación.

5 Ibíd., p.4 6 Loc. cit.

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1.3 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO El archivo histórico es fundamental para toda entidad o dependencia porque representa la memoria de la institución y facilita la toma de decisiones. Es importante porque conserva y difunde el acervo histórico de la dependencia, incorpora rápida y eficientemente a su propio acervo la documentación que recibe, formando con ella volúmenes y colocándolos en el orden establecido dentro del mismo, y también reconstruye la evolución organizada de una dependencia o una entidad efectuándola con estricto apego al principio de procedencia y orden original de los documentos y la organización del acervo, a partir de las categorías de fondo, sección, serie y unidad documental. Cuando se trata de expedientes generados tiempo atrás, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficina que los produjo ya no existe o bien que las características de los mismos como el asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se han instrumentado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos de una organización adecuada, tal es el caso de los llamados Principio de Procedencia y de Orden Original. Estos principios son de uso generalizado en la organización de archivos y han sido adoptados como elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos. 7 A continuación se describe el principio de procedencia y orden original que dan la pauta para identificar, seleccionar y organizar un archivo histórico. 1.3.1 Principio de Procedencia El archivista e historiador francés Natalis de Wailly, redacto el 24 abril de 1841 la circular titulada instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales el comunales (…) En dicho texto se anunciaba la noción de fondo del archivista que consiste en reunir los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. Aclararía más tarde el autor que la clasificación general por fondo es la única y verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. De este modo nacía el principio de procedencia o repect desfonds, el primer fundamento teórico de la Archivística. Este principio es básico en la organización de archivos y enuncia que cada documento debe permanecer dentro del fondo del que procede. Este principio le da a la archivonomía la posibilidad de mantener un orden a través de la organización. 7 Ibíd., p. 9

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El principio de procedencia postula que la documentación de un archivo debe ordenarse de tal manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgánica de la entidad administrativa que produjo ese grupo documental. Es decir “establece que los documentos deben agruparse en el archivo histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron” la aplicación de este principio permite aislar cada grupo documental producido por una entidad, distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizar que los documentos de un grupo documental se conserven reunidos, que no se saquen de su contexto, se dispersen y pierdan su valor de prueba. 8 1.3.2 Principio de Orden Original En Prusia, Hi von Seybal director de los archivos del estado enunció un nuevo principio: registraturprinzip, que disponía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que se les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se les asigno dentro de la oficina que los género y/o recibió. 9 Por su parte el principio de orden original señala que los documentos deberán mantener la disposición que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos respetar el orden de los legajos y la conformación de los expedientes ya formados, por lo que es fácil comprender que un documento separado del resto de los documentos que conforman un expediente; o en su caso un expediente considerado de forma aislada, resultará de poca utilidad para quien los consulta. La ordenación natural asegura entonces, la conservación integran del valor informativo de toda la documentación. Es decir que “establece que la documentación debe agruparse en el archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa”. Ya que todo documento tiene un lugar determinado en el grupo documental, y este orden hay que respetarlo o restituirlo si se ha modificado. La aplicación de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de tiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentación salvo en casos muy excepcionales, operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Es evidente que la organización en estos términos no es tarea fácil, para empezar a organizar y clasificar los archivos históricos, por lo que deberemos considerar las siguientes directrices: 10

a) Debemos actualizar constantemente el inventario de los volúmenes existentes dentro del

acervo, así como el catálogo de los expedientes que obran en el mismo facilitando su localización y consulta.

8 Alday García. Op. cit.., p. 50 9 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Op. Cit. p. 44 10 Ibíd., p. 10 - 11

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b) Elaborar guías, inventarios y catálogos descriptivos del fondo, así como publicaciones antológicas de documentos con especial relevancia e interés para la historia de la institución o del país en su conjunto.

c) Dar un servicio de consulta a todo el público interesado, brindando la orientación

necesaria para localizar las fuentes adecuadas para la investigación respectiva. Previa acreditación del uso del material documental.

d) Establecer programas amplios de difusión de la información histórica conservada en sus

fondos (investigaciones, exposiciones, reprografía, ciclos de conferencias), manteniendo plena coordinación con otras instituciones archivísticas o culturales afines del país.

e) Mantener un control preventivo de los fondos: (taller de restauración y encuadernación de

documentos). De los puntos anteriores, se puede constatar que la importancia fundamental de un archivo histórico, consiste en conservar la historia de la humanidad, ya que es un recinto de investigación documental que favorece y amplia el conocimiento de generaciones presentes y futuras, y que permite comparar los conocimientos científicos, técnicos y culturales de la humanidad. 1.4 TEORÍAS DEL CICLO VITAL La teoría del ciclo vital de los documentos ha sido aceptada de forma generalizada, no sólo porque analiza el flujo documental, de una manera integrada, sino también por su importancia y practica para el funcionamiento de todo sistema de gestión y tratamiento de los documentos. La teoría del ciclo vital del documento conlleva también con la formación de un sistema integral de archivos, de ahí que la archivística deba responsabilizarse de la gestión de documentos, lo cual implica evitar la explosión documental, simplificar los sistemas de creación y uso de la gestión documental. Mejorar la organización y recuperación del material documental, proporcionar un cuidado adecuado y su buen almacenamiento. A continuación presento las teorías del ciclo vital planteada por diversos autores: 11

11 Consideraciones Sobre el Método en Archivística. [en línea]. [citado 1 Octubre 2005; 15:40 EST]. Disponible en World Wide Web: <http://www.ucm.es/info/documen/articulos/ art_primera/art_conchita.pdf - Resultado Suplementario

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Wyffels: En 1972, planteo su teoría de las tres edades de los documentos que darían lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría esta en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital como otros, contempla después del nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte. A partir de esta teoría el ciclo vital del documento ha aparecido en las obras archivísticas de muchos países y ha sido aceptada y defendida por varios especialistas. Philips C. Brooks: En USA fue el primero que hizo referencia al ciclo vital de los documentos que se transformo en acción con la implementación de programas de gestión documental y la creación de los denominados archivos intermedios. La existencia del archivo intermedio se plantea como resultado del volumen cada vez mayor de la documentación que obliga a las instituciones a depositar aparte, los expedientes que son poco consultados a efectos administrativos, incluso antes de su depósito definitivo y permanente.

Frank Evans: En un intento por racionalizar la creación, mantenimiento, uso y eliminación de documentación, a partido de una encuesta en la que se ha demostrado que cada archivo refleja unas tradiciones y practicas administrativas y archivísticas diferentes, sin embargo pueden sentarse bases y servicios para conseguir la eficiencia y coordinación.

Elio Lodolini: En una línea tradicional y conservadora, razona en que si el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institución y por tanto unido por el vínculo de procedencia, la eliminación de alguna parte de ese conjunto resulta un hecho archivístico. Así púes, todos los documentos deberían de conservarse teóricamente, pero la producción actual crece notablemente lo que hace imposible su conservación total. Esta corriente italiana difiere de otra de archivistas norteamericanos que plantean la necesidad de una valoración documental con vistas a la selección en la que son razones de peso, para la consideración de los costos de almacenamiento y conservación. Manuel Vázquez: La valoración de los documentos y de su información, es el umbral de la eliminación, es algo que hay que llevar responsablemente y con perspectivas de futuro. A un evaluador responsable e imaginativo le asaltaran serias dudas sobre la conservación de documentos en cuanto que todos tienen valores diferentes y permanentes, teniendo en cuenta que lo que se destruye no se recupera jamás.

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1.4.1 Ciclo Vital del Documento El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas también como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene en cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la conservación ó guarda temporal en un archivo en específico. 12

La primera y segunda etapas corresponden con lo que se pudiera considerar el ejercicio del valor primario ò de gestión, mientras que la tercera etapa desarrollara en su plenitud y exclusivamente el valor secundario ò histórico. Es decir que la primera etapa se refleja en los archivos de gestión o trámite; la segunda etapa en los archivos centrales o de concentración y la tercera etapa en los archivos históricos o permanentes. Todo documento a traviesa por tres fases que son: 1.4.1.1 Fase Activa Se inicia cuando los documentos son creados y persiguen una finalidad específica, una respuesta o solución sobre algún asunto. Es una etapa de circulación y tramitación constante en donde los documentos están al alcance de los funcionarios y del personal de la oficina respectiva. La documentación forma parte de los archivos de gestión o de trámite. Es decir que el documento es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. Esta documentación forma parte de los archivos sectoriales, de gestión, también conocidos como unidad de archivo de trámite. Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la institución, que se reflejan de la siguiente manera: 13

Valor Administrativo: Es la condición de los documentos producidos o recibidos por una institución para realizar sus funciones o actividades comunes.

Valor Jurídico o Legal: Es la condición de los documentos que permite certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de los ciudadanos. Valor Fiscal o Contable: Es un atributo que se le da a los documentos para comprobar el origen de distribución y uso de los recursos financieros de una institución.

12 ALDAY GARCÍA. Op. Cit., p. 25 13 Ibíd. p. 25-26

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1.4.1.2 Transferencia Primaria. Esta representada por el traslado documental del archivo de trámite al de concentración, y esto sucede porque la documentación ya no es consultada con tanta frecuencia como cuando fue generada, ya que al mismo tiempo el volumen documental va creciendo día a día lo que hace que cada vez haya menos espacio en el archivo de trámite, por lo que debe trasladarse al archivo de concentración. Se debe siempre de recordar que la eficacia administrativa de los archivos de trámite y de concentración dará como consecuencia la existencia óptima de los archivos históricos. 1.4.1.3 Fase Semiactiva Una vez recibida la respuesta o solución del asunto iniciado, el documento o expediente debe seguir siendo guardado, con el propósito de servir de consulta o antecedentes. Esta fase corresponde a una fase intermedia de archivación. La documentación forma parte del archivo intermedio, central o de concentración. Donde el documento conserva sus valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal). Y su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un plazo precaucional, su conservación debe ser en una unidad de archivo de concentración. 14

Adicionalmente, esta archivación intermedia va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor secundario. En esta fase, deberá realizarse una selección documental en un plazo precautorio, para determinar que documentos concluyeron con su valor primario y poder depurarlos para evitar una explosión documental. En dicha selección deberán de separarse aquellos documentos que reflejan valores secundarios, es decir que sirvan de evidencia, testimonio o de fuente informativa a la sociedad. Así los valores secundarios que contiene un documento son los siguientes: 15

Valor Evidencial: Se define como la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y/o morales. Valor Testimonial: Se define como la utilidad permanente que los documentos tendrán por reflejar la evolución del organismo administrativo que los creo. Significa la utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolución del organismo administrativo que los creo. Valor Informativo: Se define como utilidad permanente que los documentos tendrán por aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber. Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber. Su uso ya no es institucional, sino social.

14 Ibíd., p. 26 15 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomìa. Op. Cit., p. 5

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Su conservación debe ser permanente en el Archivo Histórico, donde recibirá un tratamiento especializado. 16

1.4.1.4 Transferencia Secundaria Generalmente existen dos alternativas para aquella documentación que ha perdido su vigencia primaria: la conservación permanente o la depuración. Si se decide por la conservación, la documentación será transferida a la unidad de archivo histórico para ser custodiada permanentemente, donde adquiere un estatuto jurídico de bien cultural y por tanto permite conocer la memoria histórica institucional. El propósito de la conservación no es otro que la utilización de la información con fines de consulta e investigación. Los documentos que son transferidos al archivo histórico han adquirido los valores secundarios (Testimoniales, evidénciales e informativos); por lo que poseen asuntos de carácter social. 1.4.1.5 Fase Inactiva Se inicia cuando la actividad del documento se nulifica y se limita a ser consultado por su valor cultural o informativo con fines de investigación. Su archivación será definitiva y por lo cual la documentación forma parte de la unidad del archivo histórico. El documento asume un valor permanente y se usara para ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y conservación serán definitivas pero es aquí donde el documento ha perdido sus valores primarios para la institución, pero conserva sus valores secundarios. El archivo histórico constituye el último eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos. Debe pues demostrar la eficacia de todo el sistema. Normalmente, no se concede al archivo histórico la importancia que tiene, porque se piensa que, llegando a este punto, los documentos adquieren puramente un valor histórico y pierden todo su valor operativo y se almacenan allí esperando únicamente el momento de su destrucción. Si esto es en parte verdad es necesario, no olvidar que los documentos del archivo histórico pueden ser objeto de consulta. En todo caso se debe siempre de recordar que la eficacia de los archivos de trámite y de concentración dará como consecuencia la existencia de los archivos históricos. A continuación se muestra el diagrama del ciclo vital del documento:

16 ALDAY GARCÍA. Op Cit., p. 26

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“CICLO VITAL” DEL DOCUMENTO

Fase Activa Fase Semiactiva Fase Inactiva

Transferencia Transferencia Primaria Secundaria Depuración

Archivo Histórico Archivo de Concentración Archivo de Trámite

Valor Primario Valor Secundario Administrativo Informativo Legal Testimonial Fiscal Evidencial En este diagrama se puede observar de manera más clara como el Archivo de Trámite es la fase activa en donde la documentación es consultada con frecuencia, donde posteriormente se transfiere al Archivo de Concentración que es la fase semiactiva en donde la documentación es consultada esporádicamente, y donde conserva sus valores primarios (administrativo, legal y fiscal). Por último la transferencia secundaria se realiza del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, es la fase inactiva que es cuando los documentos pierden sus valores primarios y adquieren los valores secundarios (informativo, testimonial y evidencial), ya que se convierten en la memoria documental de quien los genero y su uso es con fines culturales y de investigación. Y para aquellos que no cuentan con los valores secundarios se hace una depuración.

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1.5 EL ARCHIVO HISTÓRICO COMO TESTIMONIO DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL El archivo histórico es fundamental para toda entidad o dependencia porque representa la memoria de la institución y facilita la toma de decisiones y es importante por las siguientes consideraciones:

a) Conservar y difundir el acervo histórico de la institución b) Incorpora rápida y correctamente a su propio acervo la documentación que recibe

formando con ella volúmenes documentales y colocándolos en el orden establecido dentro del mismo archivo.

c) Reconstruye la evolución organizada de la dependencia en cuestión, efectuando con

estricto apego al principio de procedencia y orden original de los documentos en la organización del acervo, a partir de las categorías de fondo, sección, serie y unidad documental.

Desde mi punto de vista considero que recuperar la memoria o historia institucional es trabajo de un profesional en el manejo de los archivos, es por ello que el archivísta debe de contar con los medios para recuperar la memoria institucional, siendo importante porque de ello dependerá la toma de decisiones que beneficiará a la institución. El papel del archivísta es contribuir en recuperar la memoria institucional de forma rápida, suficiente, veraz y servicial. Ya que es el modo, el como de la recuperación, que ha de hacerse no de forma aislada, sino como parte de un programa. Así mismo, establecerá las bases para una buena recopilación, clasificación y recuperación informativa. Es necesario seleccionar las técnicas archivísticas más adecuadas al tipo de acervo documental, de tal forma que garantice su guarda y conservación permanente, debiendo establecer un servicio de préstamo eficiente en beneficio de los usuarios o consultores del archivo histórico. El autor Sastres Santos, menciona que la memoria institucional es la huella cultural, que fue jurídico–administrativa, y que ha perdido su valor legal. Un interés cultural pide su recuperación. En el archivo histórico la documentación es de carácter cultural ya que es de gran utilidad para su estudio. El archivista debe de tener el interés por la recuperación de la memoria institucional a través de instrumentos de investigación al servicio del investigador y disponible en el archivo histórico. 17

17 SASTRE SANTOS, Eutimio. Manual de Archivos. Madrid, 1999. p. 117-118

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1.6 FUNCIONES BÁSICAS DEL ARCHIVO HISTÓRICO Para que un archivo histórico logre sus objetivos específicos y generales, deberá establecer sus políticas de organización desde la adquisición misma de los fondos documentales, para no saturarse de información que no cumpla con valores secundarios, hasta establecer sus estándares de organización que permitan la ubicación, recuperación, préstamo, reproducción, difusión y una conservación adecuada del acervo documental. A continuación se describen algunas de estas funciones: Adquisiciones: Es el método por el cual se recopila y constituye el acervo documental, esta se lleva a cabo mediante: 18

Transferencia Secundaria. Conjunto de procedimiento por los cuales la documentación pasa de la unidad de archivo de concentración a la unidad de archivo histórico, previa selección y valoración documental. Tiene lugar al término de la vida activa y semiactiva de los documentos, que caducando los valores que justificaron su resguardo en el archivo de concentración ya sean legales o fiscales pueden eliminarse o conservarse en el archivo histórico. Donación. Esta forma de adquisición se realiza cuando una persona física o moral, en plena posesión de sus archivos o de los archivos de otra, cede gratuitamente la propiedad de estos documentos a un archivo. Legado. Es un método de adquisición con casi las mismas características que la donación. Se distingue de este último porque el acto escrito que se establece es un testamento y no un contrato. Mediante el legado, un archivo se convierte en propietario del conjunto o de una parte de los archivos del legatario. Compra. Es aquella por la cual una persona entrega una cosa a otra mediante un precio en dinero que esta ultima se obliga a pagar, el riesgo de este método reside, sin duda, en la dificultad de juzgar el valor monetario de cualquier conjunto de documentos de archivo.

Depósito. Este tipo de adquisición se compara al préstamo con excepción de hecho que el depositario debe remitir, por demanda del propietario, el material depuesto sin que pueda ser invocado otro plazo. Además, el depositario no pude exigir de la persona que hizo el depósito la prueba de que es propietaria de la cosa depositada.

18 ALDAY GARCÍA, op. cit., p. 49-50

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Organización: Consiste en establecer las técnicas de archivo que facilite la ubicación y localización del acervo, tales como: 19

Identificar. Es la investigación sobre la historia de la institución que dio origen a la documentación, a fin de identificar sus orígenes, su periodizacion, las funciones para las que fue establecida, los cambios fundamentales que a sufrido a lo largo de su existencia, la estructura en que se organizaba para realizar sus fines y separarla de acuerdo al principio de procedencia. Clasificar. Consiste en la elaboración de un cuadro clasificador estructurado, con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que tengan características similares, y apoye a su guarda, ubicación y recuperación inmediata. Ordenar. Es la operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.

Descripción: Aquí se aplican los instrumentos descriptivos que desglosan la calidad y cantidad del contenido documental. Se apoya en: 20

Instrumentos de descripción o consulta: Llamaremos descripción archivística a la elaboración de registros a partir de la documentación que hay en el archivo. Estos además de servir como instrumentos de consulta y permitir la difusión, nos permite controlar la existencia documental y por lo tanto facilita su localización. La descripción archivística: Se realiza por que es necesario crear instrumentos que faciliten el acceso a los archivos quienes están conformados por documentos. La organización se plasma en un cuadro de clasificación, se delimita lo que se va a describir: fondo, sección, serie, unidad documental según sea el caso, por medio de los instrumentos de descripción documental como (la guía, el inventario y el catálogo).

Conservación: Aquí se determinan los métodos precautorios para la conservación, consulta y reproducción documental, consisten en: Realizar y aplicar programas preventivos y de restauración: Los documentos, por efectos de fabricación, contaminación, ataques de insectos devoradores de papel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como: inundaciones, incendios y terremotos, suelen deteriorar o destruirse dejando rupturas en la historia; por ello el archivo histórico entre sus funciones esenciales contempla la conservación, entendida esta como un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de estos cuando la alteración se ha producido.

19 Ibíd., p. 54-56 20 Ibíd. p. 59-62

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La conservación permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos documentales que se encuentran dentro del archivo; así también, evitar su deterioro para recurrir a la restauración sólo en caso extremo. Además, la conservación permitirá a futuras generaciones conocer documentos importantes para la historia de un país, institución y/o individuo. La conservación de los documentos inactivos se rige por procedimientos de administración del centro de archivos. Un centro de archivos debe responder a normas de seguridad respecto a temperaturas, índices de humedad y al sistema de prevención de incendios. Estos documentos inactivos se conservan permanentemente, por lo que el acondicionamiento de un centro de archivo debe realizarse bajo las mejores condiciones posibles. Formas de Conservar los Documentos del Archivo Histórico Una vez efectuada la selección a través del proceso de valoración secundaria, los archivos históricos pueden elegir entre dos tipos de conservación: 21

1. Conservar los documentos en el estado en que se encuentren sin Someterlos a ninguna transformación para reducir su volumen;

2. Reducir las dimensiones, volumen y peso de los documentos con el empleo de Microfilmes, cintas magnéticas o la digitalización documental. Esta última Solución es recomendable cuando el espacio en el archivo es insuficiente. Además, podemos considerar las siguientes medidas de preservación: Hay varios métodos disponibles para preservar los documentos históricos, tales como usar envases o carpetas libres de acido, laminación, encapsulación y micro formatos.

Envases.- La acidez que tienen los envases destruye los documentos que se guarda en ellos. La acidez se mide en ph. Un nivel aceptable es 6.5 a 8.5, lo que es neutral al promedio ph básico. Para combatir la posible destrucción por acidez, los documentos deben almacenarse en cajas y carpetas libres de ácido, aunque estas sean costosas. El envase aceptado generalmente como el más adecuado para los documentos históricos es la caja “Hollinger”. Esta es una caja gris de cartón de fibra que esta libre de ácido, la hay en varios tamaños para los diferentes tipos de documentos.

Carpetas.- Las carpetas a prueba de ácido están disponibles en tamaño estándar y legal en la mayoría de las empresas que venden materiales de oficina. Estas carpetas son hechas con papel permalife y protegen el contenido contra el daño que ocasiona la acidez.

21 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomìa, Op. Cit., p. 15

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Laminación.- Los documentos pueden preservarse utilizando el proceso de laminación. Este proceso requiere la contratación de técnicos con conocimientos tanto en la preparación de los documentos para la laminación como el proceso en si. La laminación convierte los documentos que están en condición pobre (rotos, sucios o corrugados) en documentos utilizables. Los documentos hay que lavarlos, quitarles el ácido y secarlos antes de que puedan laminarse. Para este proceso no deben usarse la lámina plástica disponible comercialmente y el proceso debe llevarlo un profesional en la restauración.

Encapsulación.- Es el proceso de colocar el documento entre hojas de una lámina de poliéster y sellar los bordes con cinta adhesiva de dos caras. Este proceso puede llevarse a cabo en la empresa o dependencia de los archivos históricos. Contrario a la laminación, la encapsulación no requiere ayuda profesional, ni equipo caro, ni químicos.

Micro formatos.- Los documentos pueden también preservarse microfilmando fotografiando los originales. Las copias originales del microfilm o de escáner de los documentos permanentes no deben utilizarse para propósitos de referencia. Se puede recurrir a la duplicación para proteger los documentos originales de su mal uso.

De acuerdo ala teoría vista en clase, para que el archivo histórico funcione adecuadamente, deben tenerse en cuenta las siguientes características: 22

a) Conservar, preservar y custodiar la documentación generada por la administración

pública. b) Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigación del patrimonio documental.

c) Disponer de un área propia para realizar la consulta d) Proporcionar guías, índices, inventarios y catálogos para agilizar el servicio.

e) Dar a conocer el reglamento interno y cuidar que el investigador no lo viole

f) Proporcionar con eficiencia y prontitud los informes requeridos por la administración

pública a través de una sistematización en el archivo.

g) Establecer mecanismos de difusión, para dar a conocer no solo el aspecto histórico del acervo documental, sino relacionado con los niveles de estudio superiores y con la comunidad.

h) Promover por medios masivos de comunicación (radio, prensa, televisión, etc.) la

existencia del archivo y los servicios que presta a la comunidad (eventos culturales)

i) Fumigar el acervo según las necesidades del archivo.

22 Ibíd., p. 8

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j) Establecer reglas claras para evitar el deterioro en los documentos, tales como: no fumar, no introducir alimentos y bebidas, etc.

Es por esto que el archivo histórico siempre debe de tomar en cuenta estas indicaciones, porque se trata de proporcionar un servicio de información general a quien lo solicite y si hay alguna problemática en alguno de estos puntos, es indispensable identificarlo para darle una solución inmediata buscando su correcto funcionamiento.

Políticas Las políticas en los archivos se elaboran para regular el uso, manejo y flujo documental que demandan los usuarios; por esta razón se requiere establecer un estatuto claro y explícito para estos mismos. Ello permitirá que el archivísta proporcione un servicio eficiente. Además cuando se establezca, no se debe perder de vista la base legal que regula al país al que pertenece el archivo, para estar dentro de los parámetros jurídicos que establece la ley. Así, dentro del archivo histórico, las políticas que se deben de contemplar son las siguientes: 23

Políticas de Servicio

• Desarrollar sus actividades con eficiencia y oportunidad; además de aplicar profesionalmente los procesos técnicos y utilizar los instrumentos necesarios que garanticen el adecuado manejo de la documentación.

• Garantizar la recuperación ágil y oportuna de la información documental, mediante la

correcta recepción, organización, conservación, préstamo y control de los documentos.

• Procurar en lo posible, contar con el mobiliario adecuado para ofrecer eficientemente el servicio de préstamo.

• Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el

servicio. 23 Ibíd., p. 27 - 28

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Políticas de Control

• Controlar adecuadamente la documentación histórica, ya que será responsabilidad del archivo histórico y de los empleados que laboren en el.

• Brindar a la institución a la que pertenece, el oportuno apoyo informativo que requiera,

controlando adecuadamente sus documentos.

• Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales como vales de préstamo e inventarios.

Políticas de Integración

• Garantizar y responsabilizarse de la integración de los expedientes, ya que estos se prestan completos y no se dividen.

• Aplicar el principio de procedencia en el archivo histórico, que permite tener expedientes

completos.

• Responsabilizarse de que toda hoja que se extraiga de un expediente se integre nuevamente a su lugar de origen.

1.7 SERVICIOS QUE BRINDA EL ARCHIVO HISTÓRICO Difusión: Es dar a conocer a los usuarios, la información contenida en los archivos por medio de las publicaciones, reproducciones, exposiciones, y prestamos documentales.

No es un fin en si mismo el adquirir, tratar y conservar los archivos. El objetivo primordial es hacer accesibles y preparar para una difusión las informaciones que contienen los documentos. En efecto, como ya se demostró, los archivos son indispensables para la reconstitución y a pesar de todos los cuidados técnicos que se les pueden aportar (evaluación, selección, clasificación, preparación de instrumentos de investigación, etc.), no podrá jugar plenamente este papel si no son difundidos en forma adecuada. Seria pertinente dividir los medios de difusión en dos categorías por un lado tenemos que se fundan sobre los archivos mismos y que participan en su difusión, poniendo en valor los instrumentos y las informaciones que contienen (se trata de la ocurrencia, la reproducción y la exposición). Por el otro lado, otros medios se fundan sobre el archivísta y el dinamismo de la relación directa que este estable con el investigador y el público en general. Se piensa entonces en la referencia y la promoción a través de la participación en actividades culturales o de formación.

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Así; por tanto, podemos mencionar como medios de difusión los siguientes: 24

La publicación: Es reunir bajo una misma cubierta la documentación, cuyo fin evidente es hacerlos accesibles a un público mas vasto y que se pueden consultar en los archivos.

La publicación de los documentos sigue siendo, a pesar de su costo elevado, un medio de difusión que puede ofrecer ventajas en las siguientes circunstancias:

• Cuando una pequeña cantidad de documentos que tratan sobre un tema o asunto

preciso están dispersos en varios lugares alejados e interesan a una serie de investigadores.

• Cuando una pequeña cantidad de documentos presentan dificultades de lectura o de

comprensión se puede acompañar los textos publicados de esta manera, con una trascripción y con explicaciones.

La reproducción: Es el medio por el cual se realiza la difusión de los archivos, a través de la trascripción, la fotocopia, el microfilme o el disco óptico ya que estos son los métodos de reproducción utilizados más comúnmente con fines de difusión de archivos. Su rapidez de ejecución, su costo y su presentación varían notablemente. La reproducción por trascripción, fue para todos los fines prácticos, abandonada en beneficio de métodos más rápidos y menos costosos. En esto se requiere frecuentemente tener total confianza en el juicio de copiar que muchas de las veces provoca dificultades. La fotocopia y la microfotografía son los medios de reproducción y de difusión que sustituyeron con mucha eficacia a la trascripción. La exposición: Es la representación que se realiza públicamente de la documentación que contiene información histórica y que al mismo tiempo sirve para estimular y realizar una mayor difusión cultural.

Es un medio de difusión de los más eficaces, en relación a otros métodos, ofrece la enorme ventaja de poder, en ciertas condiciones, alcanzar un público mucho más amplio. En efecto, mientras que la publicación y aún mas la reproducción se dirige a un público relativamente restringido; es decir, los investigadores que encontramos normalmente en los depósitos de archivo, la exposición amplia la difusión a los no iniciados. Sin embargo, no hay duda de que la exposición no es un medio de difusión que se utiliza de cualquier manera.

24 Ibid., p. 17 - 19

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La publicación, la reproducción y la exposición ponen en acento sobre los documentos de archivos que encierran en si mismos la justificación de su difusión; es decir, su valor de información y de testimonio. Préstamo Documental Es la operación que realizan los archivistas de otorgar o proporcionar los expedientes o documentos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta de estos por su gran valor informativo. Durante las dos primeras fases del ciclo vital, sólo la entidad que produce los documentos puede consultar estos y su préstamo esta restringido; pero, a partir de la frase inactiva, los documentos adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razón de que mas usuarios lo consulten. Un servicio muy importante que brinda el archivo histórico es el de préstamo de expedientes y la relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes primarias para obtener información. El préstamo se debe de realizar a través de un registro de control que llamaremos (vale de préstamo). De esta manera se puede llevar un control de la entrada y salida de los documentos para evitar perdidas. 25

Consulta de la Documentación Histórica La consulta de la documentación histórica es uno de los fines últimos dentro de los servicios que brinda el archivo histórico y se debe de brindar a los usuarios que acuden a el. Para brindar la consulta, se deben de establecer un reglamento interno de acuerdo a las políticas de la institución y este debe de estar a la vista de los usuarios. Sólo se dará consulta a quien cubra los requisitos establecidos por el archivo y que se comprometa a respetar el reglamento. El usuario deberá conocer el contenido del archivo a través de instrumentos de consulta tales como: Guías, Inventarios, Catálogos e índices, para evitar que manipulen directamente la documentación y ello provoque el deterioro del acervo. La consulta se debe de brindar dentro de un horario establecido y dentro de la sala de consultas, ya que la documentación histórica solo puede salir del área en casos especiales. Aún cuando existe una base legal que manifiesta que el usuario tiene derecho a la información y a la consulta dentro de los archivos históricos, no se debe olvidar que hay documentación que su consulta se debe restringir para evitar daños a terceras personas o a instituciones; como por ejemplo, expediente de seguridad nacional, de movimientos sindicales ó estudiantiles, etc. 26

25 Ibid., p. 22 26 Ibíd., p. 41

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Este capítulo representa el valor social y cultural que refleja un archivo histórico en bien de la humanidad, considerando sus valores documentales que dan la pauta para su conservación permanente, apoyando al archivísta con las medidas de organización y preservación que favorezcan su ordenación, difusión y préstamo con el fin de brindar a su vez un servicio de consulta documental con calidad.

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CAPÍTULO 2

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO PARA LA DESCRIPCIÓN Y

RECUPERACIÓN DOCUMENTAL EN DOS ARCHIVOS HISTÓRICOS

CAPÍTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO PARA LA DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL EN DOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Un sistema de archivo es la ordenación de la documentación, según determinados criterios, a fin de facilitar su hallazgo y permitir un conocimiento más detallado de la misma documentación. Son en si una técnica para la identificación y agrupación sistemática de términos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas, según su tipologìa documental. La identificación y la agrupación de términos semejantes constituyen la funcionalidad primordial de los sistemas de archivo. Esto conlleva a la existencia de caracteres distintivos que permitan diferenciar cada elemento del siguiente. Esta necesidad se hace patente cuando el elemento que caracteriza el documento es difícil de comprender o interpretar. Por lo tanto, es importante implementar un sistema archivístico, ya que es la base de la ordenación institucional. Sin un sistema todos los datos o informes sobre la actividad de la institución no serian más que elementos fragmentarios difícilmente interpretables. Sin la implementación de un sistema no habría archivos, ni se sabría que es lo que la institución posee, ni lo que necesitan, ni mucho menos lo que puede difundir. Es por esto que los sistemas archivísticos constituyen una necesidad para cualquier institución. 2.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA DE ARCHIVO Es el conjunto de reglas para ejecutar correctamente las labores dentro del archivo por medio del cual se logra regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento de las unidades de archivo de trámite, de concentración e histórico. Este surge ante la necesidad de contar con un archivo que cumpla con las funciones encomendadas de proporcionar un eficiente servicio y control de la documentación que coadyuve a la adecuada toma de decisiones en las instituciones. Esto es con el fin de conocer la problemática de las unidades de archivo en las instituciones y dar solución en lo referente a su organización, funcionamiento y control de los acervos documentales, es por ello la implementación de un sistema de archivos. 53

El autor Luís González Ramírez afirma que un sistema de archivo, descansa en el principio de ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución. 54

53 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. VII Congreso Nacional de Archivos. Serie de Información de Archivo de México. 1996. p. 259 54 GONZÁLEZ RAMÍREZ, Luís. Archivonomía. El Registro de la Información. México, Edit. Eca. 1984. p. 34

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2.2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO Desde el punto de vista del autor Luís González Ramírez el análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser, una numeración; un lugar; una fecha; día, mes, año; un nombre o nombres de personas físicas o morales; y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principal que se considere a cada uno de estos datos, de su importancia relativa, se originan los sistemas de archivo. De ahí la existencia de los sistemas: numérico, alfabético, geográfico, cronológico, por asunto y las combinaciones entre si. Por otro lado el Centro de Estudios Adams menciona que la clasificación es la base del sistema de archivo de una institución. Sin una clasificación adecuada, los datos y las informaciones sobre la vida institucional representarían solamente elementos fragmentarios, difícilmente interpretables. No se sabría con seguridad que información posee la institución ni cuales son sus necesidades. La clasificación documental es una técnica que consiste en la identificación y reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones que tengan algo similar, según características comunes que puedan posteriormente ser diferenciadas. El complemento de la clasificación es la codificación. Esta integra de forma ordenada la documentación previamente clasificada. La codificación es un sistema que consiste en asignar números, letras ù otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objetivo de poder distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y poderlos diferenciar entre si, en el ámbito de su categoría. 55

En la clasificación documental se utilizan los siguientes sistemas de archivo, que se dividen en dos grupos: 56

DIRECTOS: INDIRECTOS: Son los que están formados por aquellos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices para su localización y consulta como son: alfabético, geográfico y por asuntos.

Lo constituyen los que si requieren del empleo de catálogos o registros para su localización como son los: cronológico, numéricos simple, decimal, topográfico, etc.

55 CENTRO DE ESTUDIOS ADAMS. Técnicas de Archivo. Cursos Profesionales. Madrid 2002. p. 48 56 Loc., cit.

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A continuación se mostraran cada uno de los sistemas de archivo que pueden ser utilizados de acuerdo a la tipologìa documental y a las funciones que se realizan en una institución: SISTEMA ALFABÉTICO DE ARCHIVO. El autor González Ramírez menciona que el sistema alfabético de archivo consiste en clasificar y registrar documentos o expedientes tomando como base los nombres de las personas físicas o morales involucradas en los asuntos que en ellos se tratan. Para conservarlos dichos documentos o expedientes deberán arreglarse por riguroso orden alfabético de los nombres de los individuos o instituciones. Este ordenamiento de los expedientes se hace por un arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas, de dos o más palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda, y después la tercera, etc. Esta regla general de alfabetización, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de los catálogos, registros o índices, por lo cual en los sistemas y en las distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es una norma invariable e inolvidable del archivísta. 57 Según el maestro Lozano Herrera expresa que los nombres de personas deberán ordenarse por apellido paterno, materno y nombre, siguiendo la regla general de alfabetización. 58 Ejemplo: a) SIN UTILIZAR UN SISTEMA DE ARCHIVO

b) UTILIZANDO EL SISTEMA ALFABÉTICO DE ARCHIVO

PEDRO RUIZ DEL MAZO DÍAZ DE LEÓN, Mª Teresa JUDITH OCHOA MANCERA

DELGADO BAUTISTA, Gustavo

JOSEFINA MARTÍNEZ DÍAZ GUADARRAMA ORTEGA, Angélica

CARLOS GUERRERO JAIME GUDIÑO GARCÍA, Benjamín

Mª TERESA DÍAZ DE LEÓN GUERRERO JAIME, Carlos

ANGÉLICA GUADARRAMA ORTEGA MARTÍNEZ DÍAZ, Josefina

RAMÓN MEJÍA ZAVALA MEJÍA ZAVALA, Ramón

GUSTAVO DELGADO BAUTISTA MENDOZA FERNÁNDEZ, Francisco

57 GONZÁLEZ RAMÍREZ, Op. Cit., p. 34-35 58 LOZANO HERRERA, Leonor. Teoría y Prácticas de Archivonomía. México.1994. p. 56-57

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BENJAMÍN GUDIÑO GARCÍA OCHOA MANCERA, Judith

FRANCISCO MENDOZA FERNÁNDEZ RUIZ DEL MAZO, Pedro

El autor Giuseppe Continolo menciona que el sistema en orden alfabético es aconsejable como único sistema de ordenación de los documentos cuando estos no sean muy numerosos, la posibilidad de errores es limitada y cuando, adoptamos este criterio, se obtiene una notable elasticidad del sistema. Es por tanto, ideal para archivos y bibliotecas no muy grandes en los que no se provee un posterior crecimiento. 59 SISTEMA GEOGRÁFICO DE ARCHIVO. Según expresa González Ramírez, es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un sólo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, es decir; (Naciones, Estados, Ciudades, Provincias, etc.). Este sistema de archivo, es directo si se contrae (sic) a los lugares geográficos, en ordenamiento estrictamente alfabético; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los nombres de personas, instituciones o por asuntos, el lugar en que radican. 60

Aplicando el sistema mencionado, se presenta el siguiente ejemplo:

CONTINENTE: América del Norte

PAÍS: México

ENTIDAD FEDERATIVA: Distrito Federal

DELEGACIÓN O MUNICIPIO: Cuahutémoc

COLONIA: Centro

CALLE: Victoria No. 7

59 CONTINOLO, Giuseppe. El Archivo en la Organización Moderna. Centro de Información Científica y Técnica. La Habana, Cuba. 1973. p. 42 - 43 60 GONZÁLEZ RAMÍREZ, Op. cit., p. 36-37

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Giuseppe Continolo expresa que el sistema de archivo en orden geográfico es aconsejable cuando se siente la necesidad de subdividir la documentación con el fin de facilitar las operaciones sucesivas o cuando existen razones especiales, como la necesidad de controlar zonas de venta. Cuando los servicios comerciales quieren seguir de cerca la actividad de las filiales, o quieren mantenerse al corriente, mediante una organización especial de los propios archivos, de las ventas llevadas a cabo en una determinada localidad, el sistema geográfico es el mejor medio para conseguir este fin. 61

SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTOS. Y de acuerdo con González Ramírez este sistema de archivo se hace por su contenido, es decir, por el asunto de que se trate. Se emplean guías divisionarias principalmente para los asuntos que, como tales, se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o sub-guías para aquellos conceptos que representen sub-divisiones. El ordenamiento de las guías y el de los expedientes, dentro de estas, es alfabético de asuntos, pero sin un agrupamiento ideológico. Este sistema puede combinarse auxiliándose con las guías o sub-guías necesarias. 62 Ejemplo:

a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO

ASUNTOS: DEPARTAMENTO: Selección de Personal Recursos Humanos Adquisición de Mobiliario Recursos Materiales Relación de Proveedores Ventas Estadística de Gastos Recursos Financieros Registro de Clientes Ventas Solicitud de Pedidos Ventas Contratos de Propaganda Mercadotecnia Cobro de Cuentas Pendientes Recursos Materiales Cumplimiento de Obligaciones Legales Recursos Técnicos Clasificación y Guarda Documental Archivo

61 CONTINOLO, op. cit., p. 60 - 61 62 GONZÁLEZ RAMÍREZ. Op. Cit., p. 39

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b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO EN ORDEN ALFABÉTICO

ASUNTOS: DEPARTAMENTO: Adquisición de mobiliario Recursos Materiales Clasificación y Guarda Documental Archivo Cobro de Cuentas Pendientes Recursos Materiales Contratos de Propaganda Mercadotecnia Cumplimiento de Obligaciones Legales Recursos Técnicos Estadística de Gastos Recursos Financieros Registro de Clientes Ventas Relación de Proveedores Ventas Selección de Personal Recursos Humanos Solicitud de Pedidos Ventas Según Giuseppe Continolo el sistema de archivo por asuntos se aplica a toda institución en que el archivo no esta ordenado según un criterio unívoco, sino que esta dividido en grandes series (materias), que a su vez se ordenan según criterios particulares. Aunque es relativamente fácil y en muchos casos conviene separar la documentación de acuerdo al tipo documental y es evidente que cuanto más se profundiza en cierto grado, las dificultades que se encuentran son mayores. 63

SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLÓGICO El autor González Ramírez señala que este sistema priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días. También se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algún trámite que deba verificarse en ella. En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por representar actividades realizadas en determinados períodos de tiempo, que son la determinante de su formación y su consulta. El empleo como agenda, requiere del uso de guías divisionarias para señalar el año, los meses y los días. La guía principal se destinará al año, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un días. 64 Ejemplo: 63 CONTINOLO, op. cit., p. 69 64 GONZÁLEZ RAMÍREZ. Op. Cit. p. 40

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a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DÍA MES AÑO Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 25 Marzo 1980 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 14 Enero 1984 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 13 Abril 1981 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 24 Junio 1982 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 21 Noviembre 1977 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 17 Agosto 1981 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 25 Marzo 1978 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 14 Febrero 1983 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 17 Marzo 1984 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 11 Septiembre 1980 b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLÓGICO AÑO MES DÍA TOPOLOGÍA DOCUMENTAL 1977 Noviembre 21 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1978 Marzo 25 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1980 Marzo 25 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1980 Septiembre 11 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1981 Abril 13 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1981 Agosto 17 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1982 Junio 24 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1983 Febrero 14 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1984 Enero 14 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo 1984 Marzo 17 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo Según Continolo el sistema de archivo cronológico es también aconsejable como medio auxiliar de trabajo. Este sistema de clasificación puede también utilizarse en las pequeñas y medianas instituciones. Así siempre que haya necesidad de fijar el vencimiento para una determinada fecha, de un pago, cobro, obligación o solicitud, tal sistema es de aplicación muy sencilla y de coste reducido. 65

65 CONTINOLO, op. cit., p. 79

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SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO En este caso González Ramírez menciona que en este sistema se le asigna un número progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta ningún otro elemento. Cada asunto esta constituido por la serie de documentos que al mismo se refieran, y contenidos dentro de una carpeta con la asignación numérica respectiva. Este sistema presenta, prácticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores técnicas en su empleo. 66 Ejemplo:

a) SIN APLICAR UN SISTEMA DE ARCHIVO FOLIO TIPOLOGÍA DOCUMENTAL AÑO54895 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Específico 2004 24578 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Permitidos 2004 65879 Certificado Único de Zonificación de Uso de Suelo Específico y Factibilidades 2004 36874 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos 2004 45782 Certificado de Zonificación del Sistema de Información Geográfica 2004 78456 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Específico 2004 98745 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Permitidos 2004 85452 Certificado Único de Zonificación de Uso de Suelo Específico y Factibilidades 2004 12478 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos 2004 73658 Certificado de Zonificación del Sistema de Información Geográfica 2004

b) UTILIZANDO EL SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO FOLIO TIPOLOGÍA DOCUMENTAL AÑO12478 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos 2004 24578 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Permitidos 2004 36874 Certificado de Acreditación de Uso de Suelo por Derechos Adquiridos 2004 45782 Certificado de Zonificación del Sistema de Información Geográfica 2004 54895 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Específico 2004 65879 Certificado Único de Zonificación de Uso de Suelo Específico y Factibilidades 2004 73658 Certificado de Zonificación del Sistema de Información Geográfica 2004 78456 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Específico 2004 85452 Certificado Único de Zonificación de Uso de Suelo Específico y Factibilidades 2004 98745 Certificado de Zonificación de Uso de Suelo Permitidos 2004 Por su parte el autor Continolo menciona al respecto que el sistema de archivo numérico presenta un grave inconveniente: la localización del documento clasificado resulta imposible sino se conoce el número asignado. Esto significa que, siempre que se clasifica por orden numérico, es necesario emplear una lista o guía para su localización lo que hace más eficaz a este sistema. 67

66 GONZÁLEZ RAMÍREZ. Op. Cit., p.41. 67 CONTINOLO, op. cit., p. 50

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SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO DECIMAL En este caso la autora Domínguez Corona menciona que este sistema permite más subdivisiones que el numérico simple. Hasta la primera subdivisión los números de códigos son los mismos. Después de una primera subdivisión se añade un digito a la derecha del punto decimal. Para los encabezamientos en estos tipos de sistemas generalmente se utilizan las guías de primera posición para el título principal; segunda posición para el título de la división y la tercera posición para las subdivisiones. 68

Ejemplo:

LENGUAJES DOCUMENTALES TEMAS Y SUBTEMAS Unidad I COMUNICACIÓN DOCUMENTAL 1.1 Concepto de comunicación documental 1.2 Formas de comunicación documental 1.2.1 Comunicación del documento 1.2.2 Comunicación de la información Unidad II EL LENGUAJE NATURAL 2.1 Concepto de lenguaje 2.2 Concepto de lenguaje natural 2.3 Problemas de lenguaje natural 2.3.1 Sinonimia 2.3.2 Antonimia 2.3.3 Polisemia 2.4 Ventajas y desventajas del uso del lenguaje natural en el ámbito archivístico

68 DOMÍNGUEZ CORONA, Mª Thalía. Archivonomía. Teoría y Práctica. Edit. Mc. Graw Hill México 1986. p. 72.

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Unidad III EL LENGUAJE DOCUMENTAL 3.1 Concepto de lenguaje documental 3.2 Condiciones de elaboración de un lenguaje natural 3.2.1 Lenguaje unívoco 3.2.2 Lenguaje inequívoco 3.3 Elementos archivísticos para la elaboración de un lenguaje documental 3.3.1 Análisis del vocabulario archivístico 3.3.2 Construcción de un lenguaje documental 3.3.2.1 Elementos técnicos para la elaboración de un lenguaje documental 3.3.2.2 Búsqueda de la información

SISTEMA DE ARCHIVO TOPOGRÁFICO González Ramírez hace mención de que este sistema de archivo consiste en una serie de letras, números y guiones que nos indican el lugar físico preciso donde se encuentran los documentos y/o expedientes. Cada una de las letras y números nos indican un elemento de localización y cada guión la separación entre elemento y elemento. 69

A continuación se muestra un ejemplo de una descripción topográfica:

• LOCAL: Es el lugar donde se encuentran los documentos la letra “V” indica el nombre de la calle donde se encuentra el archivo “Victoria” y se identifica con la primera letra.

• EL SALÓN: Es el área donde se resguarda el fondo documental y este se encuentra dentro

del local.

• PASILLO: Nos indica el número de pasillo dentro del salón.

• LA BATERÍA: Esta formado de dos estantes y lleva una numeración consecutiva.

• EL ESTANTE: Lleva una numeración consecutiva.

• ENTREPAÑO: Son los espacios que hay dentro de cada estante para colocar las cajas.

• CAJA: En ellas se encuentran los expedientes y llevan una numeración consecutiva, que son colocadas dentro de cada estante o batería según corresponda.

• EXPEDIENTE: Es la documentación creada por la institución, que sirve para consultar su

información contenida.

69 GONZÁLEZ, RAMÍREZ. op. cit., p.44-45

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LOCAL SALÓN PASILLO BATERÍA ESTANTE ENTREPAÑO CAJA EXPEDIENTEV 1 7 5 - 6 6 12418 V 1 10 - 4 2 23 70654 V 1 9 7 - 4 38 34612 V 1 2 2 - 1 5 19666 V 1 5 4 - 3 60 50401

Para concluir Lozano Herrera hace mención de que para elegir el sistema de archivo adecuado a los asuntos de una institución deberán procederse de la siguiente forma: 70

a) Estudiar la organización y el funcionamiento de la empresa.

b) Determinar que clase de asuntos se manejan y la forma en que estos son tramitados.

c) Hacer un análisis de la documentación, para localizar el dato sobresaliente. 2.3 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO La importancia que tienen los sistemas de archivo para la organización documental es la de tener un control de la documentación para su buena conservación y para que la guarda sea útil también los documentos deben estar perfectamente clasificados y registrados a fin de hacer posible su localización y consulta en el momento en que se necesite. Desde mi punto de vista la conservación y organización documental no es cuestión de caprichos, ni sentimentalismos; por el contrario, tiene ciertos fines importantes como son el establecer la historia institucional y proporcionar datos en relación con el funcionamiento de los organismos, datos mediante los cuales podemos prevenir una falla, remediar los errores, y tomar decisiones importantes. Por lo tanto, para que los documentos puedan localizarse con facilidad, rapidez, y cumplan el objetivo para el cual se guardan, es necesario que se conserven de manera ordenada. Esto es posible lograrlo sólo mediante la aplicación de los sistemas de archivo y conjuntamente con la eficacia de los profesionales en el manejo de los mismos, es decir que los administradores de la información cuenten con los conocimientos necesarios para ordenar un conjunto de documentos para su fácil búsqueda y consulta de la información.

70 LOZANO HERRERA, Leonor. Teoría y Prácticas de Archivonomía. México. 1994. p. 38

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El autor Gilbert Kahn menciona que cualquiera que sea el sistema de archivo que se escoja, debe proveer la necesaria flexibilidad, expansión y adecuada distribución de los documentos, conceptos que se verán a continuación:

La flexibilidad.- En un sistema de archivo quiere decir que el sistema puede ser variado a medida que aumenta el volumen documental dentro del archivo a diferencia de otros sistemas implementados que en una época fueron eficaces hoy resultan inoperantes afectando con esto la eficiencia y control de la localización de los documentos. Expansión.- En un sistema de archivo significa tomar algunas disposiciones para poder guardar el creciente número de documentos resultante del desarrollo de la institución. La expansión se puede lograr bien sea por medio de sistemas que son fáciles de ampliar, como el archivo por asuntos y el numérico, o proporcionando espacio en cualquier sistema que se use, como el alfabético para integrar el creciente número de documentos. 71

Adecuada distribución de documentos.- Quiere decir que los documentos más consultados deben estar distribuidos uniformemente por todo el archivo y que el número de ellos debe ser casi el mismo en cualquier punto. Sin una adecuada distribución de los documentos, se crearán conflictos al momento de archivar o buscar la documentación y que en determinadas secciones de los archivos habrá espacios llenos mientras que en otros habrá espacios sin utilizar. 72

De acuerdo a lo mencionado anteriormente y a la teoría vista en clase puedo decir que los documentos generados de las funciones institucionales son vitales para el funcionamiento y el control de la misma. El éxito de un negocio depende de la eficiencia en el manejo de los documentos, por tal razón se recomienda hacer revisiones frecuentes de los sistemas de archivo, para ayudar a lograr un máximo de ejecución con un mínimo de costo en el menor tiempo posible. Por lo tanto el establecer límites requiere determinar la capacidad máxima de las carpetas en términos de la actividad relativa en un sistema de archivo. El grado de actividad de un sistema de archivo depende, entre otras cosas, del volumen de documentos que se archivan. Una vez que se conozca el grado de actividad, se pueden establecer normas específicas en cuanto a:

1) El número máximo de documentos que se guardarán en cada carpeta 2) El número de carpetas que se usará en cada gaveta de la estantería

3) El total de estantería que se necesitará

71 KAHN, Gilbert. Sistemas de Archivo y Manejo de Documentos. Edit. Mc. Graw Hill. México. 1998. p. 193-194 72 Loc. cit.

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4) El número de personal que se requiere para el manejo de la documentación y de los sistemas de archivo.

La autora Josefina Q. de Gorbea menciona que un sistema de archivo debe ser acorde a las necesidades documentales, ya que dará como beneficio institucional un ahorro en el aprovechamiento de sus recursos humanos, materiales y técnicos que coadyuven así mismo en el ahorro de dinero, tiempo y espacio. Este sistema debe ser lo más sencillo de usar no solamente para la persona que lo tiene a su cargo, sino para todos los demás empleado que deseen localizar los documentos, es por esto que los archivos deben estar sencilla y lógicamente organizados. 73

2.4 OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO De acuerdo a la teoría archivística puedo hacer mención de cuales son los objetivos que se deben de tomar en cuenta para los sistemas de archivo. Así como también los requisitos a tomar en cuenta. Con los objetivos siguientes se busca la apropiada elección y aplicación de un sistema de archivo racional acorde a las necesidades de un acervo documental:

1.- Establecer una recepción documental controlada bajo un procedimiento de archivo, que permita conocer las características de procedencia, presentación y destino de un documento. 2.- Determinar el orden metódico que debe seguir el documento a través de la clasificación que le sea asignado. 3.- Realizar un registro o catálogo de disposición documental, con los datos más relevantes de cada documento que ingresa al archivo para estar en posibilidades de localizarlo en forma inmediata, conocer el tipo y volumen real de la documentación que conforman el acervo. 4.- Que los documentos referentes a un mismo asunto se concentren en una carpeta o fólder a través de una expedientaciòn acorde al tipo y volumen documental, respetando las políticas institucionales. 5.- Ubicar físicamente el documento en un lugar y mobiliario de acuerdo a la clasificación adoptada, procurando conservar su integración física. 6.- Localizar en forma inmediata la documentación que sea solicitada para préstamo o consulta, cuidando que esta sea devuelta en las mismas condiciones de salida en el tiempo establecido.

73 Q. DE GORBEA, Josefina. Sistemas de Archivar y Control de Documentos. Cincinnatì, Ohio. EE.UU. 1977. P.224

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La finalidad última de los sistemas de archivo es la de apoyar en un momento determinado, a difundir la información a los usuarios que lo requieran. Esta difusión se debe de realizar por medio de un control, es decir implementando un sistema que facilite el seguimiento de los documentos una vez que están fuera del archivo (en préstamo), y en un momento determinado poder localizarlos para posteriormente recuperarlos. Para lograr los objetivos anteriores, se debe tomar en consideración los siguientes requisitos: 1.- Justificar la asignación de recursos financieros a través del desarrollo de estudios y proyecciones objetivas de la realidad del archivo. 2.- Implementar un sistema de archivo que conjugué la agilidad del trámite, satisfaga la necesidad de la información y resguarde el acervo histórico institucional, a través de:

I. Organizar programas de análisis documental intensivo para evitar la destrucción de documentos con valor histórico.

II. Organizar, sistematizar y digitalizar los acervos históricos como apoyo para la protección del documento original.

III. Diseñar, elaborar y promover el cumplimiento de un reglamento que defina y respalde el

desarrollo de las funciones que se lleven a cabo dentro de las unidades de archivo.

IV. Implementar el desarrollo de un sistema de información por medio de una base de datos relacionales, y así llevar a cabo la digitalización documental, para poder prestar un servicio ágil y eficiente en la toma de decisiones.

V. Actualizar las unidades de archivo incrementando la veracidad de respuesta en los

servicios y el grado de eficiencia de su organización.

3.- Capacitar al personal que desarrolla actividades archivísticas para:

a) Brindar apoyo a las unidades de trámite y concentración para que transfieran la

documentación a la unidad histórica al concluir su vigencia documental.

b) Difundir y dar apoyo a los usuarios a través de medios magnéticos e impresos, ya que su contenido es de gran relevancia por su fondo histórico.

4.- Justificar la construcción de un local adecuado y propio a las necesidades del archivo, dotado del mobiliario, equipo técnico y de seguridad, acordes con la tecnología, para el eficiente funcionamiento del archivo, esto con el fin de garantizar el eficiente resguardo y conservación de los acervos. 5.- Lograr una conciencia de la importancia de la labor archivística dentro de la institución en todos sus niveles jerárquicos.

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De esta forma el vínculo de estos requisitos con un sistema de archivo apropiado a las necesidades documentales o institucionales, aseguran el estudio de cualquier centro de documental. 2.5 LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO De acuerdo a la teoría archivística puede decir que las funciones de los sistemas de archivo, no deben limitarlos tanto para la recolección y el registro de la información ya que tienen el mayor de los vínculos con la memoria institucional y junto con ello viene siendo parte de la difusión como un centro de producción de la información. Se debe de tener una continuidad en el uso de estos sistemas para la recolección y clasificación de la documentación, esto como parte de las técnicas y organización del archivo ya que la información sirve de antecedente para las más arriesgadas desiciones que la institución ha de tomar. Las funciones de los sistemas adquieren una particular importancia como es:

Reunir ordenadamente todos los documentos que se concentran en el archivo para su buen funcionamiento y de acuerdo al criterio que se tome para implementar y hacer funcional el sistema de archivo adecuado.

Asegurar la mejor conservación de los documentos reunidos, disponiendo de los sistemas

de archivo y de mobiliario en general.

Asegurar la máxima rapidez en la localización documental solicitado por los diversos departamentos de la institución, esta eficiencia depende precisamente de la selección correcta del sistema de archivo.

Se comprueba si la documentación se archiva regularmente.

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Para lograr estas funciones es necesario dotar al archivo de una estructura adecuada que permita:

a) Disponer de un archivísta competente.

b) Dotar al archivo de personal que cuente con conocimientos archivísticos.

c) Instalar el archivo en locales idóneos.

d) Disponer de mobiliario que responda a las exigencias de su función.

e) Implementar un sistema de archivo acorde a la documentación.

f) Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo momento.

Una importante observación hace el autor Continolo cuando argumenta que la determinación del sistema más adecuado para satisfacer las particulares condiciones de la institución no se pueden realizar abstractamente, sino teniendo en cuenta la situación concreta de aquella. En otras palabras cada institución debe efectuar un detenido estudio, tanto de la documentación como de las fuentes de procedencia, antes de decidirse por un determinado sistema. Esta indagación preliminar debe prever el posible desarrollo de la institución, ya que el sistema de archivo debe adaptarse continuamente a las cambiantes condiciones que se producen en la misma. La elección de un sistema de archivo viene impuesta en primer lugar por el tipo de documentación a archivar. Es evidente que la documentación que los usuarios consultan debe ser clasificada y archivada. Por lo tanto a cada tipo documental debe de corresponder un sistema de archivación apropiado, teniendo en cuenta los elementos particulares que la distinguen como son: 74

a) El Valor de la documentación: cuando más importante sea esta, tanto mayor debe ser el grado de precisión del sistema elegido, para evitar que los documentos se disgreguen y su hallazgo resulte problemático;

b) Las características de la documentación: En cada tipo de documentación hay siempre una

serie de elementos destacables que permiten una más fácil identificación. El sistema elegido debe ser el que exige el menor trabajo preliminar de preparación de la documentación a archivar;

74 Continolo. Op Cit., p. 23-25

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c) La Frecuencia con que se supone que será utilizada la documentación una vez archivada: Si los documentos después de archivados no han de ser objeto de manipulación posteriormente, se puede elegir un sistema que permita un coste mínimo de clasificación y archivo; por el contrario, si la documentación ha de ser consultada con frecuencia, deberá adoptarse un sistema que asegure una gran precisión del trabajo y ofrezca las mayores facilidades de hallazgo, aunque los costes se eleven;

d) Los Métodos de conservación empleados: No toda la documentación se conserva en el

archivo el mismo tiempo; el tiempo señalado para esta conservación ha de influir, por tanto, en la elección del sistema que se adopte.

También el autor Continolo menciona que los sistemas elegidos para la organización del archivo deben ser sencillos y rápidos. Esta simplicidad y rapidez del sistema de organización adoptados depende, pues, en gran medida de cómo se coordinen y utilicen los sistemas de clasificación preestablecidos. La particular importancia que se le debe de atribuir a las funciones de los sistemas de archivo es que sin la utilización correcta de estos sistemas se puede generar una explosión documental difícil de manejar, ya que la diferente tipología documental que se resguardan en los archivos, no son más que ejemplos de los múltiples aspectos bajo los cuales se manifiesta este fenómeno que ha tenido como consecuencia el incrementar los costos administrativos. 75

La administración de la información es un enorme caudal de documentación que se convierte en uno de los aspectos más importantes de la actividad institucional. Es decir, todo lo que se relaciona con el tratamiento y la manipulación de los documentos que son el soporte de los datos y la información de la institución, es por ello que merece una especial atención por parte de los que se ocupan de la organización misma. Los sistemas de archivo representan el lugar donde se encuentran los datos ordenados y conservados que son los que interesan a la institución. Con estos instrumentos de archivo, naturalmente, ganan terreno las técnicas de clasificación, que llegan a perder el carácter de empirismo que las caracterizaba para convertirse en instrumentos fundamentales para lograr una mayor precisión en el proceso de ordenación de la información. Es por ello que viejas y nuevas exigencias han contribuido a acentuar la importancia de las funciones típicas de los sistemas de archivo hacia las instituciones y que son antiguo como concepción, pero siempre actual por su valor funcional. 75 Ibíd., p 30

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2.6 SISTEMAS DE ARCHIVO APLICADOS EN UN ARCHIVO HISTÓRICO Uno de los principios básicos es lograr una conciencia documentalista en el individuo que otorgue a la actividad archivística la jerarquía que le corresponde. Así pues, con la implementación de un sistema para un archivo histórico, se busca lograr integralmente la conjugación de la agilidad de la difusión documental, con la satisfacción de la necesidad de la información y la seguridad de poder resguardar los documentos valiosos de la institución, ya que estos forman parte de la memoria institucional. Esta información contenida tanto en los documentos como en los sistemas de archivo constituye un factor esencial para una eficiente administración de la información con carácter histórico, sin esto los procesos de planeación, organización, dirección y control en el archivo resultan inadecuados. El acervo histórico-documental no sólo constituye el testimonio histórico importante para la institución, sino también es el soporte para la adecuada toma de decisiones, y representa la manifestación de las actividades que se llevan a cabo, a nivel personal, institucional y nacional. Al archivo se le concibe como el centro de un sistema complejo, otorgándole diversas funciones. Esta es la razón por la cual la documentación debe de conservarse ordenadamente, al clasificarse, catalogarse y concentrarse en un sólo espacio físico. Todos estos aspectos que necesariamente conducen al diseño de instrumentos técnicos y de sistemas ágiles y modernos, permiten controlar y manejar de un modo más eficiente la documentación que se encuentra en el archivo, donde ésta se concentra y se garantiza la protección y conservación del patrimonio histórico. Un paso decisivo, aunque no el único para devolverles su utilidad y su riqueza potencial, sería el de diseñar un sistema de archivo acorde a la tipología documental de la institución y promover la publicación y el cumplimiento de un reglamento que defina su existencia, y que respalde el desarrollo de sus funciones institucionales. Otro de los factores fundamentales es la profesionalización de los recursos humanos, para que se este en condiciones de dirigir, regular y operar un sistema. La formación de archivístas calificados contempla dos aspectos muy importantes como son: (Ciencia Histórica – Técnicas de Investigación) y la otra es (Derecho Administrativo – Técnica administrativa), ya que constituyen la condición fundamental de todo desarrollo de los servicios archivísticos. Entre estas acciones, la primera sería permitir el descongestionamiento de los espacios físicos destinados a la archivación de la documentación, a través de la eliminación de todos aquellos documentos sin valor alguno (selección y valoración documental), y la segunda deberá estar encaminada a garantizar la protección y conservación de todos aquellos documentos que sirvan de fuentes de información para la resolución de las investigaciones que permitan reconstruir el quehacer institucional a través del tiempo, ya que las instituciones son ricas en historia y los funcionarios requieren del apoyo documental que les facilite su acción.

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El archivo histórico constituye el último eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos. Debe, pues demostrar la eficacia de todos los sistemas de archivo. Normalmente, no se concede al archivo histórico la importancia que tiene, porque se piensa que, llegados a este punto, los documentos adquieren un valor puramente histórico y pierden todo su valor operativo, y se almacenan allí esperando únicamente el momento de su destrucción. Esto en parte es verdad, sin embargo no olvidemos que los documentos del archivo histórico pueden ser objetos de consultas. En todo caso se debe tener siempre presente que de la eficacia de los archivos de trámite y concentración dependen de la existencia de los archivos históricos. Es decir que los archivos históricos se nutren, en efecto de la documentación que le envía directamente el archivo de concentración, ya que es la mayor parte de su documentación, según las normas en vigor, dentro de cada institución. En cuanto a los criterios de la implementación de los sistemas de archivo para ser adoptados por el archivo histórico, se aconseja conservar el mismo criterio utilizado para el archivo de trámite y concentración, pero hay que dejar en claro que esto puede ser utilizable para los sistemas de archivo que se mencionaron anteriormente como son el alfabético, por asuntos, cronológico, numéricos simple y decimal, ya que esto facilita la rápida extracción de los documentos ya que ofrecen sólo el interés puramente históricos. Esto permite evitar tener que revisar la documentación detalladamente por si existiera algún error de organización. En cuanto a los sistemas geográfico y topográfico se puede decir que estos sistemas pueden perder su validez o confiabilidad, al momento de realizar una transferencia documental del archivo de concentración al histórico; esto debido a que manejan una ubicación territorial vigente. Sin embargo, no en su totalidad, porque a pesar de que hayan perdido su vigencia estos sistemas todavía pueden ser confiables para los usuarios que solicitan información de la documentación que se concentran dentro de estos sistemas de archivo y que a pesar de su transferencia siguen siendo confiables como parte de la memoria histórica o institucional.

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2.6.1 La Descripción Documental. De acuerdo a Schellenberg se designa con el término descripción la parte de la tarea archivística que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivísta para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos y a los documentos en particular. La descripción comprende no sólo el análisis del origen de los documentos, de sus tipos, tanto diplomáticos, jurídicos, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres internos y externos, sino también los datos necesarios para su localización. 76

Cruz Mundet dice que la descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar. Si esta es clasificada, ordenada, en definitiva, conservada, es porque contiene información; si existen los archivos y sus profesionales no es por la mera complacencia de guardar objetos por valiosos que sean, sino por la necesidad de obtener información precisa en distintos momentos y para múltiples finalidades. Es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehículos, los instrumentos de descripción o de información, que median entre los consultantes y el acervo documental, previendo diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central. La información. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es el hacer accesibles los fondos documentales. Los procedimientos de descripción resultan útiles al sistema archivístico en general y a cada unidad administrativa en particular. Tradicionalmente las instituciones suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archivadoras que, a lo sumo, llevan una tira de papel en su lomo indicando el contenido de las mismas mediante términos más o menos significativos; así aparecen tantas palabras o líneas como expedientes hay en cada caja. Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administraciones pequeñas, ahora bien a medida que subimos en la escala también lo hace el volumen de documentos. En el caso de una institución que maneja cientos, miles de expedientes, no puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito: cada búsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descriptores (nombres, frases…) con la consiguiente perdida de tiempo, además basta con devolver algunos expedientes cosa frecuente a la caja equivocada, para que a partir de allí cualquier búsqueda sea un quebradero de cabeza, con el consiguiente despilfarro de trabajo/tiempo. 77

76 SCHELLENBERG, Theodoro. Técnicas Descriptivas de Archivo. Córdoba. 1961. p. 1 77 CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. Madrid. 1998. p. 232

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La descripción persigue 2 objetivos:

1. Dar información a los usuarios 2. Facilitar el control al archivísta

Los instrumentos de descripción son las representaciones de los documentos o de sus agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la original. De igual forma estos instrumentos son los elementos archivísticos que contienen la información de los fondos documentales organizados científicamente en sus diferentes niveles de descripción, Si bien sus características estructurales serán diferentes de uno a otro instrumento. La decisión de elaborar los instrumentos de descripción archivística se tomara después de haber logrado una óptima organización científica de los fondos que se resguardan, pues jamás se podrán elaborar los instrumentos de descripción si se carece de una organización planificada de acuerdo con las características de los fondos documentales y con estudios preliminares. En un sistema documental bien estructurado, el servicio de archivo deberá establecer un plan de descripción adaptado a las características de los documentos de las necesidades de los usuarios. 78

Las herramientas para la descripción que nos proporcionará el archivo pueden variar las utilidades correspondientes de un sistema electrónico de documentos y archivos. En cualquier caso, lo más lógico y conveniente es que existe un formato común de descripción en el que se contemplen todos los campos o elementos de los datos necesarios, siguiendo la norma archivística para la descripción más conocida por su acrónimo ingles ISAD (G). 79

Por lo tanto la descripción es el análisis realizado por el archivísta sobre los fondos y los documentos del archivo a fin de sintetizar y condensar la información en ellos contenida para ofrecerla a los interesados. Equivale dar al documento de archivo sus señas de identidad, aquellos rasgos que los definen con precisión (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que permitirán y facilitaran la comunicación (consulta y recuperación).

78 Loc. Cit. 79 Ibíd., p. 233

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2.6.1.1 Tipos de Instrumentos de Descripción La Descripción documental es la elaboración de registros a partir de la documentación que hay en el archivo. Estos además de servir como instrumentos de consulta y permitir la difusión, nos permite controlar la existencia documental y por lo tanto facilitan su localización. La descripción documental se realiza porque es necesario crear instrumentos que faciliten el acceso a los archivos quienes están conformados por documentos. El fondo es el conjunto ò agrupación documental histórica que tiene una limitación jurisdiccional debido a la institución que lo produce y otra limitación cronológica dependiente de la vida de dicha institución. Por eso mismo cada fondo necesita una organización propia y una descripción total adecuada. La Organización se plasma en un cuadro de clasificación, se delimita lo que se va a describir: fondo, sección, serie, unidad documental según sea el caso, por medio de los instrumentos de descripción documental como la Guía, el Inventario y el Catálogo. 80

LA GUÍA Antonia Heredia hace mención de que la guía como su propio nombre indica, tiene la misión específica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante. Es decir que señala características, establece relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia de los organismos productores, señala la génesis documental y las interrelaciones entre las series y las secciones. Puede hacerse una guía de un fondo completo que englobe sus diversas secciones, o bien puede redactarse al conjunto de archivos de una nación o de una sección dentro de un fondo y de sus series documentales. 81 Los objetivos de la Guía son proporcionar información general de un archivo. Para Schellenberg, los objetivos de las guías son dos:

1. Proporcionar información general de todo el fondo de uno o más depósitos.

2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos documentales (secciones, series).

80 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Archivo Histórico. Modalidad de Enseñanza Escolarizada. P. 12 81 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla, 1982. p. 23-24

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Para Schellenberg, al igual que para Antonia Heredia y otros autores, existen dos tipos de guías que son: 82

LA GUÍA GENERAL.- Proporciona una visión panorámica y genérica de los fondos y grupos documentales, del edificio, servicios que presta, sobre la historia de la institución, los fondos, sus secciones y bibliografía. LA GUÍA ESPECIAL.- Se refiere de manera especial a la historia de la institución productora de los documentos e insiste en sus funciones y actividades. No es tan general y tiende a particularizar sobre la creación de los documentos y su organización, precisa muchos detalles para facilitar al historiador el camino de la investigación.

Antonia Heredia hace mención de que la guía es una obra cuya finalidad primordial es informar sobre el conjunto; en la guía se hace historia de la institución que produce la documentación, de las vicisitudes porque esta ha pasado hasta formar el fondo o depósito que hoy integra la sección, el archivo o el conjunto de archivos bajo un denominador común. La guía es una visión panorámica y genérica de los fondos y grupos documentales de un conjunto de archivos bajo un denominador común, o bien de un archivo, o de una sección, o de una serie, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido. 83

EL INVENTARIO De acuerdo con Cruz Mundet este instrumento combina la clasificación y la descripción, aunadas con una doble finalidad: conocer que es lo que se tiene y como esta organizado, de una puede informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de manera que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. Logra la mejor relación costos/beneficios porque permite describir unánimemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorio para los usuarios. 84

Y de acuerdo a lo que expresa Antonia Heredia el inventario describe globalmente una serie documental sin descender a la particularización. De aquí que la cualidad de somero es en cuanto a cualidad esencial, convenga el inventario. El inventariar, es una labor precisa y delimitada totalmente, dentro de la tarea general de descripción. No podemos mezclarla o confundirla con otras actividades archivísticas, anteriores o posteriores, por ejemplo el registro o la catalogación. 85

82 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op Cit. P.15-16 83 HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 24 84 CRUZ MUNDET, op. cit., p. 233 85 HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 27

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CLASES DE INVENTARIO El inventario es la descripción global de una serie documental sin descender a la particularización. De aquí la particularidad de “analítico”. Son instrumentos de descripción. Dentro del inventario se contemplan dos clases o tipos de inventario:

- Inventario Somero: Es la descripción general de los expedientes, cuenta con un mínimo de siete campos para su elaboración.

- Inventario Analítico: Es la descripción detallada de los expedientes y cuenta con ocho

campos o mas para su elaboración. También Antonia Heredia dice que entre las cualidades del inventario están la sumariedad y la brevedad. Ha de describir con los términos precisos indispensables la serie documental de que se trate, que ya sabemos no es algo individualizado sino una agrupación documental cuya unidad la da el ser reflejo de una actividad concreta, de una misma tipología o de una misma materia.86

La finalidad del inventario es doble de un lado facilita el control de existencias de la documentación al archivísta (función localizadora y de control) y de por otro puede considerarse como indispensable elemento de orientación para el investigador (función orientadora). CATÁLOGO Es un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya no las series documentales, sino cada uno de los expedientes o documentos. La catalogación en un archivo debe hacerse de forma sistemática y continua.” 87

CLASES DE CATÁLOGO Los siguientes tipos o clases de catálogos se utilizan en archivos históricos y son:

- Alfabético: Se toma en cuenta el Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s)

- Onomástico: Se refiere a la fecha memorable que se celebra por un personaje ilustre

- Geográfico: Es perteneciente a la ubicación geográfica del país

- Numérico: Es la consecución numérica de los expedientes.

86 HEREDIA HERRERA. Op. Cit., p. 29 87 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op. Cit., p. 17

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- Asuntos: Los expedientes se clasifican dependiendo del tipo de asunto que se maneje dentro de la institución.

- Mixto: Es la combinación de dos o mas tipos de catálogos.

- Cronológico: Se refiere al orden que se le debe de dar a los documentos que cuentan con

fechas que van desde la más antigua hasta la más actual, por lo que hay una secuencia o cronología.

- Cromático: Es la utilización de colores en los expedientes para poder identificar de que

asunto se trata como son los (expedientes clínicos). 2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripción La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperación de la información, como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principales instrumentos son los ya mencionados anteriormente aunque se auxilian de otros como el índice. Los instrumentos de descripción, a decir de Cruz Mundet, son los que establecen vínculos, median entre los consultantes y el acervo documental. La elaboración de estos instrumentos de descripción permitirá controlar y manejar de una manera eficiente el acervo documental, además de facilitar su localización y difusión. 88

De los sistemas aplicados en el archivo histórico, debemos resaltar el apoyo que brinda la digitalización como medio de control documental para el registro, descripción y difusión del contenido del acervo. 88 Ibíd., p. 44

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2.6.1.3 Función de los Instrumentos de Descripción en el Archivo Histórico.

La función de los instrumentos de descripción es necesaria tanto en un archivo administrativo como en un archivo histórico, aunque su práctica puede presentar algunas variantes. La descripción en definitiva es el medio utilizado por el archivísta para obtener la información contenida en los documentos y facilitarla a los usuarios.

Su función descriptiva es el puente que comunica el documento con los usuarios. En la cabeza del puente esta el archivísta que realiza una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir de los índices. A continuación se mencionan la función de los instrumentos de descripción que son aplicables para el archivo histórico. LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL INVENTARIO Su función es:

- Facilitar el control de series documentales – función sustancial del inventario

- Describir series

- Facilitar su localización

- Orientar al investigador en el archivo histórico

- Da un orden LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DEL CATÁLOGO Su función principal es:

- La descripción de la pieza documental

- Fácil localización

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LA FUNCIÓN SUSTANCIAL DE LA GUÍA Su función principal es:

- Describir fondos o secciones

- Proporciona datos de la institución (horarios, teléfonos, medidas de acceso)

- Muestra la síntesis del contenido en el fondo o sección

- Muestra un registro preestablecido

- Abarca periodos cronológicos (son los años que abarca el fondo ò sección)

- Orientar al usuario en la investigación Es así como se define la función e importancia que adquiere la aplicación de un sistema de archivo, para obtener una descripción y recuperación documental práctica y funcional en un archivo histórico. En el siguiente punto se presenta un cuadro comparativo de los sistemas de ordenación y sus instrumentos de descripción aplicados en dos archivos históricos con el propósito de analizar sus objetivos y utilización de sistemas por archivo.

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2.7 CUADRO COMPARATIVO DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO Y LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN APLICADOS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA Antonia Heredia menciona que para poder organizar un archivo es preciso tener el conocimiento exacto de la historia de las instituciones y el personal que generó el fondo documental, así como el manejo de la metodología archivística y los sistemas de organización existentes. La descripción documental es la parte más importante dentro del trabajo intelectual que se realiza en todos los archivos del mundo, pues aglutina todos los elementos que dan origen a la archivística. 89

Sin embargo podemos decir que cuando nos referimos a la descripción debe entenderse como la aplicación metodológica que contiene todos los elementos en la organización profesional de los archivos para poder describirlos respetando y protegiendo su procedencia y su orden original. También no debemos de olvidar el análisis documental, ya que constituye el punto de partida de los trabajos intelectuales para la organización de los archivos ya que es el primer paso metodológico de la archivística. Se trata de un elemento fundamental para alcanzar el conocimiento exacto de los fondos que integran un archivo; Sin el archivísta se estará imposibilitado para iniciar trabajos formales de descripción. De esta forma el análisis nos lleva a la comprensión de los elementos que se interrelacionan con el conocimiento de las instituciones o personas y las funciones que dieron origen a la procedencia de los fondos y al orden original en el que nacieron los documentos. A continuación se muestra el caso del Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaría de Educación Pública. Donde da a conocer cuales son los instrumentos de descripción que aplican, que sistemas de archivo utilizan, así como también los recursos tecnológicas que implementan para evitar el mal manejo o extravió que ocasiona la perdida de su información histórica, para lo cual se presenta un cuadro comparativo.

89 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental.Sevilla España. 1982. p. 111

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ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO

Fue fundado en 1965, por la empresa CONDUMEX, S.A., a raíz de la adquisición que hizo de la biblioteca y el archivo privado del bibliófilo mexicano Luís Gutiérrez Cañedo, en noviembre de 1964. En razón de que las ofertas y donaciones de libros, documentos o fotografías provenientes de colecciones privadas, especializadas en la historia de México, por lo que decidieron fundar lo que se llamo Centro de Estudios de Historia de México CONDUMEX S.A. y desde 1979 hasta la fecha se ubica en la casa número uno de la plaza Federico Gamboa, barrio de Chimalistac, Villa Álvaro Obregón. Los propósitos básicos del centro de Estudios de Historia de México se refiere a: 90

- Formar un acervo, por medio de adquisición, donación, intercambio o depósito, o

cualquier otro medio legítimo, de manuscritos, libros impresos, folletos, cartas geográficas y, en general, documentos y testimonios de interés para el conocimiento de la historia de México, sin limitación de época.

- Organizar el material documental y, por medio de una catalogación, de acuerdo con el

sistema más adecuado al volumen y demás peculiaridades del acervo adquirido.

- Prestar los servicios de consulta de los fondos documentales a investigadores, estudiantes y público en general que faciliten y hagan eficaz la búsqueda de su información.

- Fomentar el estudio de la historia de México y difundir su conocimiento a través de los

medios que el centro estime oportunos. Así pues, el Centro de Estudios de Historia de México, conformo el Archivo Histórico y como se ha señalado, en ellas marco sus objetivos fundamentales: rescatar, clasificar, conservar y difundir la documentación de sus acervos. Los fondos documentales del Centro de Estudios de Historia de México, se compone por diferentes colecciones, en su mayoría adquiridas a particulares, quienes resguardaron la documentación y en algunos casos la seleccionaron y depuraron, pero no obstante, conforman un archivo histórico. Una vez rescatado el material, el centro de estudios procedió a organizarlo y clasificarlo. Su organización corresponde a un sistema de archivo cronológico porque sus documentos de origen vienen ordenados en su mayoría por fechas, por lo que necesariamente se ha respetado su principio de procedencia y orden original. 91

90 MOGUEL FLORES, Josefina. La descripción y la difusión archivistica de los fondos documentales de Condumex. México 1994. p. 43 91 Ibíd., p. 43-44

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Para llevar acabo las descripciones de su acervo el archivo agrupo sus colecciones documentales en fondos, por lo cual se ha preocupado por realizar un inventario desde su incorporación inicial. Una vez inventariado el fondo documental se procede a organizarlo y clasificarlo. A partir de 1976 el centro de estudios decidió instaurar las guías y catálogos de los archivos, para lo cual se crean fichas catalogràficas que se realizan de manera manual. En la descripción de los fondos documentales de este Archivo Histórico existen variaciones de fechas que le son inherentes y que cubren las primeras y ultimas contenidas en sus documentos. Así mismo, para la descripción de los fondos documentales también se lleva acabo la elaboración de una lista de los mismos fondos, numerados en romano, a fin de que los investigadores conozcan y puedan identificar la colección a la que corresponde, independientemente de su cronología. Entonces la descripción documental del Archivo Histórico del Centro de Estudios recae por orden de fondos o una colección especial documental como se muestra a continuación. 92

Fondos Documentales:

Fondo I. Un cedulario de la nueva Galicia. 1636–1816. Colección de Luís Gutiérrez Cañedo, 651 cédulas impresas y manuscritas. Fondo II. Bula impresa en latín de Paulo III. 1537. Defensa de la libertad de los indios de América. Fondo III. Libros manuscritos. T. 1, 294 fojas. 1543-1806. Escritura de la venta de la Hacienda de Jesús del Monte. Fondo IV. Índice de los títulos de testimonio de los molinos: Chico, nuevo y viejo Puebla. 4 Libros Manuscritos, 1408 fojas y 24 documentos. 1551- 1938. Fondo V. Cartas poder manuscritas que autorizan cobros de derechos, bienes, etc. 1562-1567.

92 Loc. Cit.

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Orden Cronológico:

1602-1614. Fondo DCCCVIII-I-8 a 12. Mandamientos o cartas poder. 1602-1651. Fondo CXXV-4. Libro manuscrito. 25 fojas. Hospital del Amor de Dios. 1603. Fondo CCCLXI. Libro manuscrito. 52 fojas. Autos de la Catedral de México y Sagrario. Alegato de Alfonso Gómez de Cervantes, quien en nombre de los curas de la catedral aboga para que se lleven a cabo fuera de su parroquia los derechos de sus entierros.

Como consecuencia de lo anterior, el Archivo Histórico reseña en sus guías y catálogos su descripción documental. Dicha descripción parte de lo general a lo particular y es el resultado interno de los propios documentos. Así también se han elaborado y se siguen elaborando los índices de cada uno de los fondos del archivo y que se convierten en los auxiliares de descripción al enlazarse y correlacionarse con los mismos documentos. 93

Las guías y los catálogos cuentan con el análisis y la reseña de sus colecciones documentales, por tanto las guías y los catálogos nos sitúan justamente en el contenido de las colecciones documentales que se describen, y por cuya descripción el Archivo Histórico a la vez puede ubicar, conocer, controlar y localizar las colecciones que ofrecen a la consulta de los investigadores, al mismo tiempo que permite identificar los intereses y fundamentos de las investigaciones históricas, económicas, de medicina, religiosas o de otra índole en general. De esta manera, se considera una necesidad inherente la identificación que debe existir entre las guías y catálogos de los acervos documentales con los propios investigadores y usuarios en general. Estos instrumentos de archivo (guías y catálogos) enfatizan la labor de difusión archivística del Centro de Estudios de Historia de México. 94

93 Loc. Cit. 94 Ibíd., p. 47

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ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

Los orígenes del Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública que en adelante abreviaremos con las siglas AHSEP, se remontan a la creación misma de la Secretaría de Educación Pública, el 29 de septiembre de 1921. Es un archivo público en funciones, que presta y difunde su acervo, coadyuvando al incremento de la cultura mexicana. Pone por ello a la disposición del público en general, la documentación que resguarda y que es la principal fuente para el estudio de la educación en México, en el siglo XX.

Este archivo histórico resguarda aproximadamente 3 km. lineales de documentos en aproximadamente 8000 cajas, que abarca el período comprendido entre los años de 1867 a 1980, que han sido generados en torno a la educación de los mexicanos, desde las instancias gubernamentales, encargadas a lo largo de estos años, de implementar las políticas educativas nacionales, así como desde otros ámbitos no oficiales, que en calidad de actores sociales del proceso educativo generan también testimonios escritos.

La documentación está organizada con base a los principios de procedencia y orden original, apegándose a los términos archivísticos de fondo, quien genera la documentación; sección, quien elabora la misma; serie, asunto de la misma y en algunos casos, subseries.

El acervo documental que se resguarda, investiga y difunde, cuenta ya con una guía general, donde se describen los fondos y secciones, procedencia institucional, organización, volumen, período, instrumentos de consulta, descripción informativa y su relación con otras fuentes. La documentación contenida en este acervo es muy grande, por lo que se mencionan algunos documentos, ejemplificando cada uno de sus fondos y cada una de las secciones. Se pretende dar noción de la tipología documental y de la información contenida en ellos.

Fondos Documentales:

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia e Instrucción Pública (1867-1905).- Tiene las siguientes secciones: instrucción primaria; instrucción primaria y normal; instrucción secundaria y profesional y una última llamada segunda.

Secretaría de Estado y del Despacho de Instrucción Pública y Bellas Artes (1905-1917).- Cuenta con las secciones: Educación Normal y Especial; Educación Primaria; Educación Secundaria, Preparatoria y Profesional ; Administración; Inspección General de Instrucción Rudimentaria; Universitaria; Dirección General de Educación Primaria, Normal y Preparatoria; Dirección General de Bellas Artes; Dirección General de Educación Primaria, Dirección General de Enseñanza Técnica; Departamento Administrativo y Secretaría Particular.

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Dirección General de Educación Primaria en el Distrito Federal (1917-1921).- Dadas las condiciones que se vivían en nuestro país durante esos años, la educación (como cualquier otro aspecto social), se vio afectada. Suprimida la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, fue esta Dirección la encargada de administrar la educación en la capital de la república, mientras en cada entidad fueron los ayuntamientos quienes tendrían esa responsabilidad. A esta instancia le correspondería atender los jardines de niños, escuelas primarias elementales y superiores, escuela nacional preparatoria, internado nacional y escuelas normales para profesores.

La mayoría de la documentación de estos fondos, están integrados en una colección que se denomina antiguo ministerio y son expedientes personales de profesores, que laboraron en esas dependencias encargadas entonces de la educación. Estos expedientes contienen: títulos, nombramientos, altas, bajas, acuerdos, hoja de servicios, filiación, actas de nacimiento, de defunción, actas de examen profesional, proyectos educativos, trabajos e informes, etc. 95

Enseguida se muestra un cuadro comparativo de estos dos archivos históricos, con respecto a sus fondos documentales, los sistemas de archivo que emplean, la creación de instrumentos de descripción que utilizan y el tipo de tecnología que usan para la consulta y protección documental. Con esto podremos saber o determinar cual es la problemática que presentan al utilizar un método tradicional para llevar a cabo un registro de datos y búsqueda de información y posteriormente dar alternativas de solución para su preservación documental a través de un sistema digitalizado que agilice la descripción y recuperación documental por medio de una base de datos.

95 Secretaría de Educación Pública. [en línea]. [citado 15 mayo de 2006; 16:32 EST]. Disponible en Word Wide Web: <http://www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_521_tipo_de_fuentes>

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CUADRO COMPARATIVO

INSTITUCIÓN

SECTOR

OBJETIVOS

FONDOS DOCUMENTALES

UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE ARCHIVO

CREACIÓN DE INSTRUMENTOS

DE DESCRIPCIÓN

USO DE LA TECNOLOGÍA

PARA LA PROTECCIÓN

DOCUMENTAL

Centro deEstudios de Historia de México.

Privado -Formar un

acervo, que de testimonio de la historia de México. -Organizar el material documental de acuerdo al sistema más adecuado. -Facilitar a los usuarios la consulta de los fondos documentales. -Fomentar el estudio de la historia de México y difundir su conocimiento.

I. Cedularios de la nueva Galicia. 1636-1816 Bulas impresas en latín de Paulo 3º. 1537. III. Escrituras de Venta de Haciendas. 1543-1806 IV. Manuscritos de testimonios de puebla. 1551-1938. V. Cartas poder de autorización de cobros de derechos.

Su organizacióncorresponde a un sistema de archivo cronológico porque sus documentos de origen vienenordenados en su mayoría por fechas, por lo quenecesariamente se ha respetado su principio de procedencia y orden original.

A partir de 1976, el Centro de Estudios reseña en sus guías y catálogos, sudescripción documental. Dichadescripción parte de lo general a lo particular y es el resultado interno de los propiosdocumentos. Asítambién se hanelaborado y se siguen elaborando los índices de cada uno de los fondos del archivo y que se convierten en los auxiliares de descripción al enlazarse y correlacionarse con los mismos documentos.

No se tiene contemplado la utilización de la tecnología como una de las herramientas que ayuden a la protección y preservación documental. Por el contrario sus instrumentos de descripción las realizan de manera manual.

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INSTITUCIÓN

SECTOR

OBJETIVOS

FONDOS DOCUMENTALES

UTILIZACIÓN DE SISTEMAS DE

ARCHIVO

CREACIÓN DE INSTRUMENTOS

DE DESCRIPCIÓN

USO DE LA

TECNOLOGÍA PARA LA

PROTECCIÓN DOCUMENTAL

Archivo Histórico y de Reprografìa de la Secretaria de Educación Pública.

Gubernamental

-Contar con un conjunto de fondos documentales sobre el estudio de la educación en México. -Facilitar la investigación de losalumnos maestros e investigadores.

Dirección General de Educación Primaria en el Distrito Federal (1917-1921).

-Poner al alcance de los usuarios los fondos documentales con sus respectivos instrumentos de descripción.

Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia e Instrucción Pública (1867-1905). Secretaría de Estado y del Despacho de Instrucción Pública y Bellas Artes (1905-1917).

Para sus fondosdocumentales, se tiene contemplado el sistema de archivo cronológico en específico para la búsqueda de sus documentos.

Se cuenta con una guía general donde se describen los fondos y secciones, procedencia institucional, organización, volumen, período, instrumentos deconsulta, descripción informativa y su relación con otras fuentes.

No se prevé realizar la digitalización de sus acervos, lo cual impedirá darle una mayor difusión y una mejor conservación a su documentación histórica.

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Como se puede observar en el cuadro comparativo, ambas instituciones pertenecen a diferentes sectores de trabajo, ya que cada uno de sus archivos contiene sus propios fondos históricos de gran interés para la investigación, por lo tanto podemos decir que: El Centro de Estudios de Historia de México Es una institución privada, en donde su archivo histórico contiene fondos documentales que pertenecen a los años de 1500 a 1900, el cual utiliza un sistema de archivo cronológico es decir que su documentación esta ordenada la mayor parte por fechas, como instrumentos de descripción cuentan con guías, catálogos e índices que son elaborados manualmente, y en cuanto a la implementación de la tecnología no se tiene contemplada ninguna para su resguardo y protección. El Archivo de Histórico y de Reprografía de la Secretaría de Educación Pública Es una institución gubernamental, los fondos que se albergan en este archivo pertenecen a los años comprendidos entre 1800 y 1900, por lo que se tiene contemplado un sistema de archivo cronológico, es decir que sus documentos están ordenados por fechas, cuentan con una guía general como instrumentos de descripción de sus fondos y secciones, No se contempla del todo el uso de la digitalización para protección y conservación de sus fondos. De acuerdo con estos resultados, se puede apreciar que existen problemas que dificultan la ordenación y recuperación oportuna de la información en estos dos archivos históricos, que para obtener una buena funcionalidad de sus sistemas de registro, se deben de crear apoyados con la tecnología que permita la captura y localización inmediata por medio de una base de datos que contemple los datos de descripción básicos de un documento, porque de lo contrario seguirán presentándose limitaciones en la ordenación, búsqueda y conservación, lo que seguirá ocasionando pérdida de tiempo, al no tener la documentación protegida de una mala manipulación por parte de los usuarios. La digitalización permitirá conjuntamente con una base de datos, el almacenamiento de grandes cantidades de información que ayuden a obtener los resultados de una manera veraz y oportuna en beneficio de estos centros de información histórica y de sus usuarios.

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En el siguiente capítulo se mostraran las ventajas que se obtendrán al implementar la digitalización, conjuntamente con la creación y funcionalidad de una base de datos, que garantice la protección y preservación en el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaría de Educación Pública, y al mismo tiempo facilite la captura de los datos más relevantes de un documento, considerando su sistema de clasificación para lograr una localización inmediata al dar varias alternativas de búsqueda de la información.

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CAPÍTULO 3

LA AUTOMATIZACIÓN COMO MEDIDA DE CONTROL Y

PROTECCIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE

ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA

DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

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CAPÍTULO 3 LA AUTOMATIZACIÓN COMO MEDIDA DE CONTROL Y PROTECCIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA Como se expuso en el capítulo anterior, al Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y al Archivo Histórico de la Secretaria de Educación Pública les hace falta implementar sistemas de archivo para lograr una adecuada organización, esto es con la finalidad de facilitar su ubicación documental y al mismo tiempo permitir tener una agrupación sistemática con características comunes de acuerdo a su tipología documental, ya que sin la implementación de un sistema de archivo adecuado dificulta y limita la consulta a los investigadores. En este capítulo se proponen algunas alternativas de solución a la problemática que existen en ambos archivos como es recurrir a la digitalización para la protección y conservación de los documentos, conjuntamente con la creación de una base de datos, en la cual se pueda localizar la información solicitada de una forma veraz y oportuna, optimizando el desempeño en la búsqueda y control documental. A continuación se define a la digitalización, así como también su proceso de aplicación, ya que es una de las herramientas tecnológicamente fundamentales para el cuidado documental en estos dos archivos históricos. 3.1 DIGITALIZACIÓN

La digitalización consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte óptico o magnético. Para ello la imagen original sufre dos procesos: 139

1. Muestreo: La imagen se divide en líneas horizontales y estas a su vez se descomponen en una serie de puntos o píxeles.

2. Cuantificación: A cada uno de estos puntos se le asigna un valor en función de la luminosidad o color de la imagen original.

A la unión de ambos procesos se le denomina digitalización, y el instrumento que realiza este proceso es el escáner o cámara digital. Existen dos parámetros que determinan el resultado de la digitalización:

• La resolución, número de puntos obtenidos por unidad de longitud. • El número de niveles de grises en que se cuantifica la luminosidad del documento, o de

colores en el caso de que se trate de un documento en color.

139 Digitalización [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: < http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>

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Así, la digitalización, representa la información electrónica digitalizada de los documentos, fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Esta versión electrónica que facilita su búsqueda y almacenamiento eficiente. Permitiendo ahorros en tiempo y espacio físico al cambiar archivos de papel a formatos electrónicos controlados por medio de una base de datos permanente que contenga un registro de cada documento. De esta forma la digitalización documental puede ser consultada de manera instantánea, sin riesgos de pérdida o deterioro físico como ocurre con los documentos en papel. 140

La digitalización documental es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, y consultar grandes volúmenes de documentos. La información ya digitalizada se puede almacenar en el disco interno (Disco Duro) de cualquier computadora personal, o en soporte óptico (Discos CD-R, CD-RW, DVD) que garantizan su conservación en óptimas condiciones. 141

Los archivos históricos antes mencionados deben de digitalizarse, permitiendo con esto, que la documentación almacenada sufra lo menos posible de alteraciones físicas que los perjudiquen. En la actualidad, dado el progreso de la tecnología, es cada día más común que los usuarios en general utilicen estas herramientas como medio de registro y consulta de la información, es por ello que se hace necesario aprovechar las ventajas que las tecnologías digitales nos proporcionan. Esta alternativa facilita a que la información de los documentos sólo sea consultada digitalmente, sin necesidad de consultar el documento físicamente, por lo que se deben tener medidas técnicas de perdurabilidad y preservación que aseguren la accesibilidad, legibilidad y la autenticidad de los archivos.

Las técnicas de la digitalización crean archivos electrónicos que responden de manera adecuada a las necesidades de los archivos históricos. Ya que su finalidad es proporcionar un instrumento de búsqueda instantánea para ayudar a los usuarios a identificar documentación en forma inmediata reduciendo o eliminando la manipulación de materiales originales.

Uno de los objetivos fundamentales de la digitalización es el de la preservación y conservación del documento original, siendo imprescindible asegurar que éste no sufra daños durante este proceso; para ello será recomendable utilizar el instrumento de escaneo más adecuado según el tipo de documento, así como los parámetros más indicados para optimizar la calidad de la imagen obtenida.

140 Untitled Document. [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 24:16 EST]. Disponible en Word Wide Web: <http://www.micrologics.com.mx/digitalizacion.htm> 141 Digitalización. [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web: < http://www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm>

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Las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de la digitalización porque ofrecen ventajas en cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegación y acceso al documento digitalizado mediante sus informes. En un principio los proyectos de digitalización tenían un carácter de innovación y de prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a la implantación generalizada de ordenadores y periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y abordables por muchos centros de información. 142

Entre las principales ventajas de la digitalización se encuentran:

o Elevada capacidad de almacenamiento. o Permite la copia de imágenes digitalizadas a alta velocidad y sin pérdida de

calidad. o Control de calidad durante la adquisición de la imagen digitalizada, por lo que

hace posible la mejora de las imágenes con legibilidad reducida. o Permite la automatización del servicio a usuarios y del proceso de copia. o Posibilita el acceso en línea, a varios usuarios al mismo tiempo, sobre redes de

comunicación, por ejemplo a través de Internet. o Los equipos necesarios resultan populares y de bajo coste, tanto para consulta

como para impresión. o Permite la migración o refrescado de los datos almacenados sin pérdida. o Permite la estabilidad y permanencia de las imágenes durante décadas. o Coste de las imágenes similar al microfilm.

No obstante, a pesar de estas ventajas, la digitalización presenta algunos inconvenientes que, durante sus primeros años, hicieron plantearse a muchos responsables del diseño de proyectos de reproducción de documentos.

Entre estas desventajas destacan:

o La perdurabilidad del soporte empleado para el almacenamiento de la imagen digital es escasa, puesto que la tecnología, de lectura y almacenamiento, se vuelve obsoleta rápidamente. Esto obliga a la migración o refrescado de los datos almacenados a un nuevo soporte y a la renovación de los equipos.

o Hoy en día es una tecnología que se encuentra en continuo cambio, mejorando en capacidad tecnológica, calidad, rapidez y precios.

142 Digitalización [en línea]. [citado 08 diciembre 2005; 22:00 EST]. Disponible en Word Wide Web: < http://www.geocities.com/museos2000/patrimonio/digital/digital.htm>

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Se recomienda la digitalización como una alternativa para integrar a los procesos históricos y así proteger los materiales originales. Si bien se observa una preocupación creciente acerca del cuidado de la documentación, estos archivos tienen que asegurar la conservación de sus fondos históricos, y esta es una opción en forma digital.

Con los beneficios que ofrece la digitalización, las instituciones como El Centro de Estudios de Historia de México y la Secretaría de Educación Pública, deben enfocar sus esfuerzos por aplicar los avances tecnológicos desde dos puntos de vista: como proveedores de la información, y como conservadores de documentos históricos. 3.1.1 Proceso de Digitalización El proceso de la digitalización consta de 4 etapas específicas con una metodología adecuada para obtener un resultado de calidad: 143

1ª Etapa.- Consiste en la preparación de documentos a manera de dejarlos listos para ser ingresados en el escáner. En esta etapa se sacan los documentos de sus cajas y se comienza con la limpieza. Se deben acomodar todos los documentos originales en el estado que se requieran para que puedan ser digitalizados. Como puede ser el desengargolar, desempastar, quitar grapas, clips, desenrollarlos, y dejarlos listos para pasar por el escáner. Se recomienda agregar a cada documento un código que le identifique adecuadamente su ubicación dentro del archivo.

2ª Etapa.- Es el ingreso de los documentos a un escáner, en esta etapa se revisa la calidad de la digitalización, de cualquier documento ilegible, mal colocado o con fallas se debe volver a digitalizarlo para garantizar la calidad en totalidad de los documentos electrónicos. Es aquí en donde los encargados de digitalizar estarán comprometidos en supervisar la resolución, el número de niveles de grises para así obtener la calidad en las imágenes y las necesidades posteriores de espacio físico de almacenamiento. Las imágenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamaño y ocupan demasiado espacio en la memoria por lo que es necesario comprimirlas para facilitar su almacenamiento y transmisión.

3ª Etapa.- En este momento es cuando se le da un orden lógico de acomodo a los documentos digitalizados y también se dividen las imágenes por tipo de documento y por área específica para su uso.

143 Productos [en línea] [citado 18 junio 2006; 22:24 EST]. Disponible en Word Wide Web: <http://www.documentimaging.com.mx/quienes.htm>

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4ª Etapa.- Concluye en el momento que se depositan las imágenes en algún tipo de dispositivo de almacenamiento. Este dispositivo va directamente relacionado al uso que se le quiera dar a la información, básicamente la frecuencia con que se quiera consultar. Esto se debe a que los dispositivos varían dependiendo de si se quieren en línea, casi en línea o fuera de línea. Los dispositivos de almacenamiento más utilizados son CD ROM´s, DVD´s, y servidores.

Como recomendación se puede decir que el proceso de digitalización previamente requiere de una inversión de tiempo y dinero. Es importante conocer cuales son los distintos métodos de digitalización para asegurar la calidad del trabajo digital.

3.1.2 El escáner

Un escáner es un aparato que crea imágenes electrónicas de documentos. Funciona como una fotocopiadora, sólo que en lugar de hacer copias a papel las hace electrónicas o digitales. Un escáner funciona por medio de una cámara electrónica y una luz. Cuando una hoja entra en el escáner la luz lo ilumina y el lector óptico o la cámara barre la todo el documento identificando medios tonos o colores y convirtiéndolos en puntos o píxeles que se representan en la pantalla de un monitor, creando de esta manera un archivo electrónico.

Para llevar a cabo la digitalización documental de estos archivos históricos se requiere el uso de escaners que varían en precio y ventajas. Pero básicamente es recomendable utilizar el siguiente escáner por su gran funcionalidad para estos archivos históricos:

CARACTERÍSTICAS: MARCA:

• Escaneo: Dual Duplex • Modelo: 1250 • Resolución: 300 dpi • Sensor de imagen: color, blanco y negro • Velocidad: 100 p.p.m • Alimentador de Hojas: 100 • Comprobador de datos • Capacidad adecuada de definición

Hewlet Packard

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Por tanto, los beneficios de la digitalización son innegables para su aplicación a los archivos históricos. Que requerirá almacenarse en medios magnéticos (disco duro) o medios ópticos, como el (Disco Compacto). Si se necesita de un registro que almacene los datos primordiales de los documentos digitalizados, esto se lograra a través de la utilización de la base de datos. Una vez visto cuales son los beneficios que nos ofrece la digitalización para estos dos archivos históricos, a continuación se da a conocer lo que es una base de datos. 3.2 BASE DE DATOS El autor Víctor Hugo Arévalo menciona que una base de datos es un molde en el cual un ordenador contiene y manipula datos incorporados. Es una colección de información organizada y presentada para servir a un propósito específico. La base de datos contiene nombres, características, ubicación y números de documentos. Cada uno de estos datos tiene muy poco valor por si mismo. Son útiles únicamente cuando están relacionados con una característica del documento. La información es presentada de una manera que hace fácil su localización en el texto y en el depósito de documentos. Es decir que la información que puede ser presentada como una tabla (Filas y Columnas) es una base de datos. Esta puede contener una enorme cantidad de información. Se añade, inspecciona, elimina o cambia la información fácilmente. 144

Por su parte el autor Alice H. Tsai, define a la base de datos como una colección de archivos interrelacionados creados con un sistema de manejo de base de datos (DMBS). El contenido de una base se obtiene combinando datos de todas las diferentes fuentes en una organización, de tal manera que los datos estén disponibles para todos los usuarios, y los datos redundantes puedan eliminarse, o al menos minimizarse. El usuario podrá recobrar datos de varias partes de la base ya que en los archivos ahí almacenados, están conectados directa o indirectamente. 145

Por tanto se considera que una base de datos es por derecho propio un instrumento único de consulta rápida, en el cual se procede de una misma fuente de origen ya que almacena una gran cantidad de datos a través de un ordenador estos datos se pueden presentar de forma estructurada, es decir, que en su interior se puedan distinguir con facilidad los distintos elementos o campos informativos. Buena parte de los elementos del instrumental tradicional de consulta rápida cumplen justamente esta condición (La signatura topográfica, la fecha, la descripción; la entidad de origen, el título de la colección, la cantidad, etc.). Que se pueden introducir fácilmente en las bases de datos.

144 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Documatica: Aplicación Informática a Documentos de Archivo. Asociación de Archiveros. Argentina 1993. p. 203 145 TSAI, Alice H. Sistemas de Base de Datos: Administración y Uso. Editorial: Prentice – Hall. Hispanoamericana, S.A. México, 1940. p.7

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A continuación se propone una base de datos para el registro de la información de los archivos históricos que nos ocupan, haciendo hincapié de que la base de datos esta diseñada para las necesidades de registro y búsqueda informativa de ambos archivos. 3.3 BASE DE DATOS PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA Enseguida se muestra la creación de una base de datos aplicada para el Archivo Histórico y de Reprografía la Secretaría de Educación Pública, esto no descarta de ningún modo al Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México, siendo que esta misma base puede adaptarse también en su beneficio. Esto se realizo con la finalidad de comprobar la veracidad y eficacia del sistema de captura y búsqueda de la información histórica digitalizada, considerando dentro de este sistema búsquedas en base a sistemas de archivo como son: (cronológico, por asuntos y por lugar) y que es útil para su apoyo en la descripción y organización documental. El software para la creación de esta base de datos es el que viene integrado en sus equipo de computo de Microsoft Office Access ya que el presupuesto asignado para el archivo no es lo suficiente como para adquirir un programa con un mayor costo, por lo que el programa de Access es el más indicado en cuanto a manejo, confiabilidad y eficacia para la facilidad de búsqueda y control de la información histórica. Aquí se presenta la pantalla del menú principal que facilita la captura y consulta de la información por asunto, fecha o lugar en que se elaboro el documento.

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Menú Principal Se creo con el objetivo de que desde esta pantalla se pueda capturar para posteriormente acceder de manera fácil y rápida a las diferentes opciones de búsqueda o aplicaciones del sistema, por lo que se destacan seis opciones, para ingresar a cualquiera de estas, tan sólo basta con ubicar el puntero del ratón sobre la opción deseada y dar un clic sobre ésta:

Estas opciones marcan las posibilidades de exploración con que cuenta el sistema y nos remitirán a la obtención de la información de manera rápida y exacta por lo que se explican a continuación, los campos de captura y las pantallas con diferentes alternativas de búsqueda.

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PANTALLA DE CAPTURA DE INFORMACIÓN

Esta pantalla esta diseñada con el objetivo de que únicamente el personal encargado del archivo pueda tener acceso a el y realizar la captura de la información primordial referente a los documentos que se encuentran en el archivo histórico, asegurando los niveles mínimos de descripción y la realización de la digitalización en la computadora personal previamente conectada a un escáner. Enseguida se explicara el propósito de cada uno de los campos de la pantalla captura de información y que también se encuentran en las pantallas de consultas de la base de datos:

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1. FONDO: En este campo se coloca el nombre del organismo productor que dio origen a un conjunto de documentos que se encuentran dentro del archivo.

2. SECCIÓN: Aquí se anota el nombre del área al que pertenecen un determinado conjunto de documentos producidos por la misma institución.

3. SERIE: Se enlista en forma desglosada el tipo de documentación que debe contener cada uno de los expedientes para su registro en el archivo.

4. ASUNTO: En este campo se indica el tipo de asunto que trata cada uno de los documentos que se consultan.

5. LUGAR: Aquí se indica el nombre del lugar donde fue elaborado el documento consultado.

6. FECHA: En este campo se indica el día, el mes, y el año preciso en que fue elaborado el documento que se esta consultando.

7. CAJA: Aquí se muestra el número de caja donde se encuentra guardado físicamente el documento dentro del archivo.

8. No. EXPEDIENTE: En este campo se encuentra el número que se le asigno a cada uno de los expedientes que son consultados.

9. FOLIO: Aquí se puede observar el número de folio que se le asigna a cada uno de los documentos, esto como medida de control para evitar con esto el extravió de la información.

10. DESCRIPCIÓN: En este campo se hace una breve descripción de la información contenida en cada uno de los documentos que están almacenados en la base de datos.

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BOTONES DE NAVEGACIÓN A continuación se explicara la acción que realiza cada uno de los botones para el fácil desenvolvimiento de la base de datos.

Botón Acción Realizada

Este botón permite ubicarse en el primer registro de la base de datos.

Este botón permite regresarse un registro de la posición actual de la base de datos.

Este botón desplazará la ubicación del registro actual, una posición adelantada.

Este botón ubica nuestra posición en el último registro de la base de datos.

Este botón invoca la aplicación de utilizar el scanner para digitalizar.

Botón que indica agregar un nuevo registró en blanco a la base de datos.

Este botón indicará que la información registrada deberá ser deshecha y no tomarse en cuenta

Este botón sirve para eliminar el registro actual de la base de datos

Botón que le indicará al programa que haga un respaldo de la información.

Este botón Indicará que deseamos una impresión en papel de la información del presente registro.

Deberemos ubicarnos en el campo de nuestro interés a través del cursor y después presionar esta tecla para que localice el registro de nuestro interés.

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Botón que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE CONSULTA POR ASUNTOS

Esta pantalla esta diseñada con el objetivo de realizar únicamente consultas referente al ASUNTO que trata cada uno de los documentos, por lo que este campo será nuestra primera opción de búsqueda, sin deslindarse de los demás campos ya que son parte primordial para su localización, y se mencionaron detalladamente en la pantalla de captura de información.

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PANTALLA DE CONSULTA CRONOLÓGICA

Esta pantalla esta diseñada principalmente para realizar consultas cronológicas, es decir por fechas de cada uno de los documentos, por lo que el campo FECHA será la primera opción, ya que al igual que la pantalla anterior no se deslindara de los demás, ya que son parte primordial para su búsqueda.

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PANTALLA DE CONSULTA POR LUGAR

Esta pantalla esta diseñada principalmente para realizar consultas por LUGAR, es decir por el nombre de la entidad federativa donde fue creado cada documento, y los demás serán el complemento para ayudar en su descripción. Es importante hacer mención de que al momento de realizar alguna consulta, los usuarios no podrán realizar ningún tipo de modificación que cambie los datos contenidos dentro de la base de datos. Ya que se habilita un comando en cada uno de los campos de las consultas que prohíbe que se modifique o altere la información. Esto es de gran utilidad para proteger toda la información contenida, sin ninguna preocupación por la pérdida que se puede llegar a tener por un descuido por parte de quienes consultan la base de datos.

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BOTONES DE NAVEGACIÓN Para cualquiera de los tres tipos de consultas que se elija realizar se utilizaran los botones que enseguida se mostraran, así como también la funcionalidad que realiza cada uno de ellos para hacer la búsqueda de manera instantánea.

Botón Acción Realizada

Este botón permite ubicarse en el primer registro de la base de datos.

Este botón permite regresarse un registro de la posición actual de la base de datos.

Este botón desplazará la ubicación del registro actual, una posición adelantada.

Este botón ubica nuestra posición en el último registro de la base de datos.

Este botón Indicará que deseamos una impresión en papel de la información del presente registro.

Botón que sirve para Salir de la presente pantalla.

PANTALLA DE VISTA PREVIA DEL INFORME

Esta pantalla esta diseñada principalmente para ver el resultado obtenido de la captura y consulta realizada mediante un informe, constituye la manera de presentar todos los datos que se registran en la pantalla para obtener una mejor percepción de estos. Una de las ventajas que nos ofrece la vista previa del informe es una buena presentación que se utiliza de la información almacenada en la base de datos, como se muestra a continuación.

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ARCHIVO HISTÓRICO DE LA SEP

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Ministerio de Relaciones Inspección General de Antiguo Ministerio Título de Preceptor Guadalajara, Jal Interiores, Justicia Instrucción Primaria. FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 18 - Febrero - 1856 358 13 1 La Junta Directora de Jalisco expide titulo

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucción Primaria y Escuela Normal para Informe de actividades México, D. F. Despacho de Justicia Normal. Profesoras. escolares FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 1 - Marzo - 1893 1 44 1 Informe de los trabajos escolares de 1892

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucción Primaria y Escuela Normal para Libro de Actas de México, D.F. Despacho de Justicia Normal. Profesoras. Exámenes FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 1895 - 1914 1 23 7 Acta de calificaciones de exámenes parciales

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucción Primaria y Escuela Normal para Registro de Título México, D.F. Despacho de Justicia Normal. Profesoras. FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 1891 - 1905 1 13 42 Registro de título de Profesoras de Primaria

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucción Primaria y Escuela Normal para Registro de Título México, D.F Despacho de Justicia Normal. Profesores. FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 1891 - 1905 4 5 7 Registro de título de Profesores de Primaria

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucñhfnklción Personal Sobresaliente Comisión e informe de México, D.F Despacho de Justicia Primaria y Normal. comisión FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 2 - Agosto - 1902 24 304 3 La profesora rinde el informe respectivo.

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Estado y del Instrucción Primaria y Personal Sobresaliente Comisión e informe de San Louis Missouri, Despacho de Justicia Normal. comisión E.U.A. FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 27 - Enero - 1903 24 304 3 La Prof. Laura Méndez visita escuelas en E.U.A

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Educación Departamento de la Sin serie Informe México, D.F Pública Campaña contra el FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 19 - Mayo - 1922 3924 16 2 Campaña contra el Analfabetismo

FONDO SECCIÓN SERIE ASUNTO LUGAR Secretaría de Educación Personal Sobresaliente Personal Sobresaliente Informe de empleos México, D.F Pública FECHA CAJA EXPEDIENTE FOLIO DESCRIPCIÓN 27 - Noviembre - 1926 38 0 1 Informe de empleos y sueldos del Sr. Jaime Torres

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IMPRIMIR INFORME

Esta opción tiene la función de llevar a cabo la impresión de los datos de la consulta realizada por medio de un informe si es que así se requiere, estos pueden imprimirse en forma de documento de texto y así poder obtener la relación de los resultados deseados.

CERRAR FORMULARIO Por último se remarca la importancia del botón de “una puertita” que nos indicará la salida o el cierre del sistema cuando ya no se requiera consultar más información de la base de datos.

La utilización de estos recursos tecnológicos es indispensable porque ofrece cuantiosos beneficios potenciales, tales como: libre acceso, flexibilidad, mayor capacidad de análisis y menor manipulación física de los documentos, por lo que los fondos documentales, deben de ser seleccionados previamente para poder digitalizarlos, lo que constituye todo un proceso que forma parte integral del trabajo de los archivístas.

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3.4 EL MARCO LEGAL DE LA DIGITALIZACIÓN

El desarrollo de las tecnologías representa un gran recurso de conservación y difusión de los archivos de instituciones públicas o privadas, que en el caso de México, enfrentan el problema del rezago y la falta de un marco legal que favorezca su desarrollo. Ante la falta de una reglamentación adecuada, algunos de los servicios y proyectos de colaboración, así como el pago por concepto de derecho de autor, se han visto afectados e inclusive han tenido que suspenderse porque no se cuenta con el marco legal adecuado. Esto ocurre sobre todo en casos relacionados con la reproducción de acervos, y que gracias al desarrollo de la tecnología, se ha logrado hacer copias de alta calidad que podrían pasar inclusive por los documentos originales. El marco legal de la digitalización es uno de los elementos fundamentales que debe ser creado para tener el orden de todos los actos inherentes al quehacer cotidiano de la digitalización en las instituciones, creada por la necesidad de regular, con un soporte jurídico, los métodos formales para un nivel de excelencia, este debe ser la respuesta a las demandas sustantivas en su desarrollo. 146

En los Estados Financieros se menciona que la información debe estar integrada y controlada a través de las bases de datos. Por lo que debe haber una transferencia electrónica de información. Debe haber un cambio continuo en la modalidad del control de acuerdo con las nuevas tecnologías.147

El Código Fiscal de la Federación señala en el artículo 30º cuarto párrafo que los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el servicio de administración tributaria. Y los contribuyentes que dictaminen sus estados financieros por contador publico registrado, se podrá optar por presentarlos a través de los medios electrónicos de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el servicio de administración tributaria. 148

En el mismo código se señala en su articulo 52º que las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público, podrán grabar en discos ópticos la documentación que ampara los actos o actividades que realicen, los servicios que reciba y las compras que efectúen, correspondientes al ejercicio que hubieran dictaminado, siempre y cuando cumplan con los requisitos que se marcan y en los Diarios Oficiales de la Federación del 29 de junio de 1993 en su art.53º A; del 28 de marzo de 1994 en su art.57º; del 31 de Marzo de 1995 en su art. 68º; y el del 9 de Febrero de 1996 art. 68º; Se menciona la utilización que se debe llevar a cabo para la grabación de la información institucional en discos ópticos.149

146 notas de hoy. [en línea]. [citado 19 junio de 2006; 23:20 EST] Disponible en Word Wide Web: <http://www.conaculta.gob.mx/saladeprensa/2004/04feb/acervo.htm> 147 Los Estados financieros. [en línea]. [citado 29 junio de 2006; 19:10 EST] Disponible en Word Wide Web: <http://books.google.com.mx/books> 148 Código Fiscal de la Federación. [en línea]. [citado 29 junio 2006; 18:50 EST] Disponible en Word Wide Web: <http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/7/59.htm?s=> 149 BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. Tesis: Legislación y Organización Aplicable a los Archivos Privados: Propuesta de Reglamentación de los Servicios Archivìsticos. México DF. 1999. p. 40

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CONCLUSIONES

Los archivos históricos lejos de aquella imagen que los concibe y sitúa como repositorios de papeles inútiles sin ningún valor, más bien deberían ser considerados como el autentico reflejo de las instituciones, ya que representan el valor social y cultural de una nación, esto es en bien de la humanidad por la conservación y preservación de la información histórica, lo que exige tener una organización e infraestructura de apoyo, dedicada a almacenar información en archivos electrónicos y traspasarlos a nuevos formatos y/o medios, de acuerdo a los cambios tecnológicos que se vayan dando a lo largo del tiempo. Por lo que disponer de soportes alternativos al original, o bien, de documentos directamente generados en nuevos materiales como imágenes digitalizadas y la enorme variedad de soportes electromagnéticos propicia, en primera instancia, un uso más adecuado de los originales que dejan de estar sometidos a una manipulación directa y continúa. Esta posibilidad facilita y simplifica su consulta al generar bases de datos que permiten el acceso y la búsqueda de información en forma rápida y precisa. Todo este avance tecnológico, aunado al interés de los archivos históricos permite llevar a cabo la conservación de la documentación histórica y por consecuencia la funcionalidad del archivo que de cómo resultado, óptimos recursos electrónicos funcionales y que se pueda ver reflejado con el tiempo en los archivos de las instituciones, ya que toda la documentación generada forma parte del patrimonio histórico cultural de México.

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BIBLIOGRAFÍA

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Documentos Electrónicos

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