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Excel 2010
Elaborado por:
Equipo Vértice
EDITORIAL ELEARNING
ISBN: 978-84-17172-34-3
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.
ínDice
Excel 2010
Presentación del Bloque 1 (Iniciación a Excel 2010)........................................ 11
UD1 Introducción a Microsoft Excel 1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad ......................................................................... 15 1.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel ............................................................................... 15 1.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema ................................................................. 16 1.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal. Salir de Excel ........................... 17 1.5. Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros ......................................................................... 22 lo máS importante ............................................................................................................. 25 autoevaluación .................................................................................................................. 27 Ejercicios ........................................................................................................................... 31
UD2 Comenzar el trabajo con Excel 2.1. Movimiento por la hoja ............................................................................................... 35 2.2. Comienzo del trabajo: introducir datos. Tipos de datos ................................................ 36 2.3. Edición, corrección y eliminación de datos ................................................................... 37 2.4. Movimiento por la ventana. Zoom de pantalla ............................................................ 38 2.5. Nombre de hoja. Color de etiqueta. Insertar hojas. Eliminar hojas ............................... 39 2.5.1. Nombre de Hoja y Color de Etiqueta ......................................................................... 39 2.5.2. Insertar y Eliminar Hojas ........................................................................................... 41 2.6. Operaciones básicas de archivo y propiedades ............................................................ 42 2.6.1. Guardar Libro de trabajo .......................................................................................... 42 2.6.2. Cerrar Libro de trabajo ............................................................................................. 44 2.6.3. Crear un nuevo Libro de trabajo ............................................................................... 45 2.6.4. Abrir un libro de trabajo del disco/dispositivo de almacenamiento ........................... 45 2.6.5. Propiedades del Archivo (Libro) ................................................................................ 46 lo máS importante ............................................................................................................. 49 autoevaluación .................................................................................................................. 51 Ejercicios ........................................................................................................................... 55
UD3 Fórmulas y operaciones básicas con Excel 3.1. Fórmulas con Excel. Operadores básicos. El botón Autosuma....................................... 61 3.1.1. Creación de Fórmulas ............................................................................................... 61 3.1.2. Recálculo automático y manual ................................................................................ 64 3.1.3. Autosuma ................................................................................................................ 64 3.2. Deshacer y Rehacer operaciones ................................................................................. 66 3.3. Buscar y reemplazar datos en Excel ............................................................................. 66 3.4. Ayuda con la Ortografía, Sinónimos y Traducción ........................................................ 68 3.5. Insertar Filas y Columnas. Eliminar Filas y Columnas .................................................... 70 3.5.1. Insertar Filas y Columnas .......................................................................................... 70 3.5.2. Eliminar Filas y Columnas ......................................................................................... 71 3.6. Ayuda de Microsoft Excel ............................................................................................ 72 lo máS importante ............................................................................................................. 77 autoevaluación ................................................................................................................. 79 Ejercicios .......................................................................................................................... 83
UD4 Seleccionar y dar formato a Hojas de Cálculo 4.1. Concepto de Selección. Selección de celdas (rangos adyacentes y no adyacentes) ....... 87 4.2. Formatos para contenidos I: opciones de Fuentes ........................................................ 89 4.2.1. Método de trabajo ................................................................................................... 89 4.2.2. Opciones de Fuentes ................................................................................................ 90 4.3. Formatos para contenidos II: opciones de Alineación ................................................... 92 4.4. Formatos para contenidos III: formatos Numéricos ...................................................... 96 4.5. Formatos para celdas I: opciones de Bordes y Tramas .................................................. 98 4.5.1. Bordes ..................................................................................................................... 98 4.5.2. Tramas y Color de relleno ....................................................................................... 100 4.6. Formatos para celdas II: ancho de columna y alto de fila. Sangría .............................. 101 4.6.1. Ancho de columna y Alto de fila ............................................................................. 101 4.6.2. Sangrías ................................................................................................................. 103 4.7. Autoformato de celdas .............................................................................................. 104 4.8. Operaciones de Formato a través del menú contextual .............................................. 105 lo máS importante ........................................................................................................... 107 autoevaluación ............................................................................................................... 109 Ejercicios ........................................................................................................................ 111
UD5 Configurar e imprimir Hojas de Cálculo 5.1. Vista previa de la Hoja: la vista preliminar ................................................................. 115 5.2. Configurar hojas de cálculo I: opciones de página y márgenes ................................... 117 5.3. Configurar hojas de cálculo II: opciones de encabezado/ pie de página y hoja ............ 120 5.4. Imprimir hojas de cálculo .......................................................................................... 124 5.5. Interrelación entre Vista Preliminar, Configuración de Página e Imprimir ................... 125 lo máS importante ........................................................................................................... 127 autoevaluación ............................................................................................................... 129 Ejercicios ........................................................................................................................ 131
UD6 Rangos en Excel. Operaciones con el portapapeles 6.1. Concepto de Rango. Rangos y selección de celdas ...................................................... 137 6.2. Operaciones con Rangos ........................................................................................... 137 6.2.1. Creación de Rangos ................................................................................................ 137 6.2.2. Edición y eliminación de Rangos ............................................................................. 140 6.3. Mover y copiar rangos. Copiar fórmulas y copiar hojas .............................................. 141 6.3.1. Mover Rangos (Cortar) ........................................................................................... 141 6.3.2. Copiar Rangos ........................................................................................................ 142 6.3.3. Copiar Fórmulas ..................................................................................................... 143 6.3.4. Copiar Hojas ........................................................................................................... 145 6.4. Aplicar formatos de unas celdas a otras ..................................................................... 146 6.5. Posicionamiento relativo y posicionamiento absoluto ............................................... 146 6.6. Opciones de pegado especial. Vínculos ...................................................................... 148 6.7. Pilares básicos de Excel ............................................................................................. 150 lo máS importante ........................................................................................................... 153 autoevaluación ............................................................................................................... 155 Ejercicios ........................................................................................................................ 157
UD7 Operaciones de seguridad en Microsoft Excel. Operaciones avanzadas 7.1. Protección de datos I: protección de celdas, hojas y libros ......................................... 161 7.2. Protección de datos II: protección de archivo ............................................................. 164 7.2.1. Protección desde “Guardar Como” ......................................................................... 164 7.2.2. Protección como “Marcado como final” .................................................................. 165 7.3. Presentación de datos I: dividir e inmovilizar filas o columnas. Ventanas .................. 166 7.3.1. Dividir e inmovilizar filas o columnas ...................................................................... 166 7.3.2. Opciones de Ventana ............................................................................................. 167 7.4. Presentación de datos II: listas personalizadas ........................................................... 169 7.5. Guardar/abrir datos con otro formato. Intercambio de datos con Word y Access ....... 171 7.6. Configuración y personalización de Excel ................................................................... 173 7.7. Pestañas/Fichas (“Cintas de opciones”) en la ventana principal de Excel ................... 175 lo máS importante ........................................................................................................... 179 autoevaluación ............................................................................................................... 181 Ejercicios ........................................................................................................................ 183
Presentación del Bloque 2 (Excel 2010 avanzado)...................................... 185
UD1 Funciones para trabajar con números 1.1. Funciones y Fórmulas. Sintaxis. Utilizar funciones en Excel ....................................... 189 1.1.1. Funciones y Fórmulas. Sintaxis ............................................................................... 189 1.1.2. Utilizar funciones en Excel ...................................................................................... 189 1.2. Funciones Matemáticas y trigonométricas ................................................................. 192 1.3. Funciones Estadísticas ............................................................................................... 196 1.4. Funciones Financieras ............................................................................................... 200 1.5. Funciones de Bases de Datos ..................................................................................... 203 1.6. La euroconversión ..................................................................................................... 204 lo máS importante ........................................................................................................... 207 autoevaluación ............................................................................................................... 209 Ejercicios ........................................................................................................................ 213
UD2 Las funciones lógicas 2.1. La función =Sumar.Si ................................................................................................. 219 2.2. La función =Contar.Si................................................................................................. 220 2.3. La función =Promedio.Si ............................................................................................ 221 2.4. La función disyunción =O ........................................................................................... 222 2.5. La función conjunción =Y ........................................................................................... 222 2.6. La función condicional =SI ......................................................................................... 223 2.6.1. Uso de la función =SI .............................................................................................. 223 2.6.2. Uso de la función =SI con la función =O ................................................................... 224 2.6.3. Uso de la función =SI con la función =Y ................................................................... 225 2.7. El Formato Condicional.............................................................................................. 226 lo máS importante ........................................................................................................... 233 autoevaluación ............................................................................................................... 235 Ejercicios ........................................................................................................................ 239
UD3 Funciones sin cálculos y para trabajar con textos 3.1. Funciones de Texto ................................................................................................... 243 3.2. Funciones de Información ......................................................................................... 245 3.3. Funciones de Fecha y Hora ........................................................................................ 247 3.4. Funciones de búsqueda y referencia .......................................................................... 248 lo máS importante ........................................................................................................... 251 autoevaluación ............................................................................................................... 253 Ejercicios ........................................................................................................................ 257
UD4 Los objetos en Excel 4.1. Concepto de Objeto. Utilidad .................................................................................... 261 4.2. Insertar Imágenes: prediseñadas y desde archivo ...................................................... 261 4.2.1. Imágenes Prediseñadas .......................................................................................... 261 4.2.2. Imágenes desde Archivo ......................................................................................... 265 4.3. Textos especiales con WordArt .................................................................................. 266 4.4. Los SmartArt en Excel ................................................................................................ 268 4.5. Creación de Ecuaciones ............................................................................................. 271 4.6. Insertar Formas en la Hoja de cálculo ........................................................................ 273 4.7. Insertar Cuadros de texto .......................................................................................... 276 4.8. Insertar símbolos y comentarios ................................................................................ 276 4.8.1. Insertar símbolos.................................................................................................... 276 4.8.2. Insertar Comentarios .............................................................................................. 277 lo máS importante ........................................................................................................... 279 autoevaluación ............................................................................................................... 281 Ejercicios ........................................................................................................................ 285
UD5 Gráficos en Excel 5.1. Tipos de Gráficos ....................................................................................................... 289 5.2. Crear un gráfico a partir de los datos de una Hoja ...................................................... 292 5.3. Operaciones básicas con los gráficos ......................................................................... 294 5.4. Herramientas de gráficos: Cinta de opciones Diseño .................................................. 295 5.5. Herramientas de gráficos: Cinta de opciones Presentación ......................................... 297
5.6. Herramientas de gráficos: Cinta de opciones Formato ............................................... 300 lo máS importante ........................................................................................................... 303 autoevaluación ............................................................................................................... 305 Ejercicios ........................................................................................................................ 309
UD6 Bases de datos en Excel (Tablas) 6.1. Tablas en Excel .......................................................................................................... 313 6.1.1. Creación de una Tabla. Imprimir tabla .................................................................... 315 6.2. Ordenación de los datos ............................................................................................ 317 6.3. Gestión de los datos en formato Formulario .............................................................. 319 6.4. Utilización de filtros: Autofiltros ................................................................................ 320 6.5. Utilización de filtros: Filtro Avanzado ........................................................................ 323 6.6. Cálculos con Bases de datos: Subtotales .................................................................... 325 6.7. Control de datos: Validación ...................................................................................... 326 6.8. Tablas dinámicas en Excel. Gráficos dinámicos ........................................................... 329 lo máS importante ........................................................................................................... 335 autoevaluación ............................................................................................................... 337 Ejercicios ........................................................................................................................ 341
UD7 Plantillas y Macros en Excel 7.1. Concepto de Plantilla. Utilidad .................................................................................. 345 7.2. Uso de Plantillas predeterminadas en Excel. Crear Plantillas de Libro ......................... 345 7.2.1. Plantillas predeterminadas en Excel ....................................................................... 345 7.2.2. Crear Plantillas de Libro .......................................................................................... 346 7.3. Crear Plantillas personalizadas con Excel ................................................................... 348 7.4. Uso y modificación de Plantillas personalizadas ......................................................... 352 7.5. Concepto y Creación de Macros ................................................................................. 354 7.5.1. Creación de una Macro ........................................................................................... 354 7.5.2. Ejemplo de creación de una Macro ......................................................................... 355 7.6. Ejecutar Macros ........................................................................................................ 356 7.7. Nivel de Seguridad de Macros ................................................................................... 358 lo máS importante ........................................................................................................... 361 autoevaluación ............................................................................................................... 363 Ejercicios ........................................................................................................................ 365
UD8 Formularios y análisis de datos en Excel 8.1. Concepto de Formulario. Utilidad .............................................................................. 371 8.2. Análisis de los Botones de Formularios ...................................................................... 371 8.3. Creación de Formularios ............................................................................................ 374 8.4. Análisis Hipotético Manual ........................................................................................ 377 8.5. Análisis Hipotético con Tablas de Datos ..................................................................... 378 8.5.1. Tablas de datos de una variable .............................................................................. 378 8.5.2. Tablas de datos de dos variables............................................................................. 380 8.6. Buscar Objetivo ......................................................................................................... 382 8.7. Solver ....................................................................................................................... 383 lo máS importante ........................................................................................................... 389 autoevaluación ............................................................................................................... 391 Ejercicios ........................................................................................................................ 393
UD9 Redes e Internet con Excel 9.1. Correo Electrónico y Excel ......................................................................................... 397 9.2. Insertar Hipervínculos en Hojas de cálculo ................................................................. 398 9.3. Guardar Hojas de Cálculo como Páginas Web ............................................................ 400 9.4. Compartir datos y protección en red ......................................................................... 401 lo máS importante ........................................................................................................... 405 autoevaluación ............................................................................................................... 407 Ejercicios ........................................................................................................................ 409
Presentación del Bloque 1 Iniciación a Excel 2010
Excel es un programa que se encuentra dentro del Paquete o Suite “Microsoft Office”. Ésta contiene un grupo de programas muy útiles que abarcan básicamente toda la gestión administrativa informatizada de la empresa.
Como hemos dicho, dentro de esta Suite se encuentra Microsoft Excel. Este programa es lo que se denomina una Hoja de Cálculo y permite la gestión de información numérica en un sentido amplio. Se trata en realidad de una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en la empresa, ya que es constante la necesidad de realización de cálculos matemáticos de diverso tipo (ventas, facturas, nóminas…) y la presentación de los mismos de una forma avanzada (gráficos, formularios, plantillas…).
En una Hoja de cálculo la información se presenta mediante una tabla (que ocupa toda la pantalla) organizada en filas y columnas. La intersección de una columna con una fila se denomina celda y es, en ella, donde introducimos la información (dicha información puede ser un texto, un número o una fórmula). También pueden crearse objetos de carácter avanzado tales como gráficos, rótulos, etc.
En este manual “Iniciación a Excel 2010” vamos a estudiar, en primer lugar, cómo se crean los Libros de trabajo (el nombre que recibe un archivo de Excel) utilizando texto y números en la introducción de datos en las celdas y, también, utilizando fórmulas que son el gran potencial de Excel. Podemos crear fórmulas básicas (que sumen, que multipliquen, que calculen porcentajes…) o aplicar funciones avanzadas (funciones estadísticas, funciones financieras, funciones matemáticas…).
Al mismo tiempo, no sólo aprenderá a manejar la Hoja de Cálculo Excel a un nivel medio (el nivel avanzado queda para el siguiente manual), sino que aprenderá a crear hojas y libros siguiendo el orden lógico de creación: a) introducción de datos por teclado (texto y números); b) creación de fórmulas; c) dar formato a la hoja; d) configurar e imprimir.
Como puede comprobar, no sólo consiste en introducir datos y realizar cálculos avanzados (lo que tiene una importancia vital en el mundo empresarial), sino que también es muy importante realizar presentaciones correctas (aplicando operaciones de fuente, bordes, sombreado, formatos numéricos…)
y configurarlas de cara a una impresión correcta (márgenes, orientación del papel, ajuste de páginas…).
Todo ello y otros conceptos más podrá aprenderlos a lo largo de este manual desarrollado específicamente para que usted aprenda a manejar la Hoja de Cálculo más extendida mundialmente: Excel. No sólo podrá aprender los distintos conceptos a lo largo de cada tema, sino que podrá asentar los conocimientos aprendidos en cada uno gracias a los resúmenes de cada tema, a las pruebas tipo test y a los ejercicios presentados al final de cada uno.
En definitiva, todo el contenido de este manual hará de usted un usuario hábil de Microsoft Excel 2010. Esperamos que disfrute con este manual y con el aprendizaje de Excel. Gracias por su interés.
El autor.
UD1 Introducción a Microsoft Excel
1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad
1.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel
1.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema
1.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal (nueva interfaz gráfica). Salir de Excel
1.5. Celdas, Filas, Columnas, Hojas y libros
nuevAs tecnologíAs
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Excel 2010 15
1.1. Concepto de Hoja de Cálculo. Utilidad
De entre todas las aplicaciones (Software) desarrolladas para cualquier ordenador caben destacar las enfocadas hacia el mundo de la Ofimática. Se trata de un conjunto de aplicaciones diseñadas especialmente para el mundo de la gestión informatizada de la empresa (procesadores de textos, gestores de bases de datos…).
Las hojas de cálculo son aplicaciones, dentro del campo de la ofimática, enfocadas a gestionar y trabajar fundamentalmente con información numérica. Así, es posible realizar desde cálculos sencillos (sumas, restas, porcentajes…) hasta cálculos avanzados (amortizaciones de préstamos, cálculos estadísticos, condicionales…), pasando por la representación gráfica de la Información (Gráficos y Objetos).
1.2. Hojas de cálculo y Microsoft Excel
Desde hace varias décadas existen numerosas Hojas de Cálculo en el mercado. Quattro Pro y Lotus 123 ocuparon un lugar preponderante en este campo de la ofimática (sobre todo la segunda, que fue la más conocida y usada en la década de los 80 y primera mitad de los 90 del pasado siglo).
Pero la llegada de Microsoft Excel (particularmente a partir de la versión Excel 95) hizo que esta nueva aplicación desbancara a sus antecesoras por su capacidad de cálculo, rapidez, potencial y facilidad de uso.
Excel, además de permitir la introducción de datos (numéricos o de texto) y la realización de cálculos de cualquier tipo (fórmulas sencillas o funciones avanzadas), posee también potentes herramientas para dar formato a nuestros trabajos (fuentes, estilos, colores, bordes, colores de relleno, tramas, formatos numéricos...) y configurarlos de cara a la impresión (vista preliminar, márgenes, encabezado y pie de página, zoom de impresión...), así como otras operaciones más avanzadas (gráficos, objetos, macros, listas, análisis de datos, hipervínculos...).
Como puede verse en la imagen anterior Excel no suele encontrarse “solo” en un ordenador, sino que pertenece a un grupo más amplio de programas (conocido como “paquete” o “suite”) relacionados con el campo de la ofimática. Hablamos en este caso de Microsoft Office 2010.
Esta Suite está pensada para ser instalada y ejecutada en un entorno de Windows (sistema operativo de Microsoft).
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Edición 5.1
1.3. Instalación de Excel. Requisitos del sistema
Como ya se indicó en el punto anterior, la aplicación Excel pertenece a la Suite Microsoft Office (conjunto de aplicaciones relacionadas con el campo de la
Ofimática y líderes de mercado: procesador de textos Word, Hoja de Cálculo Excel, Gestor de Bases de Datos Access, Presentaciones PowerPoint...) por lo que la instalación de la Hoja de Cálculo se realizará dentro de la instalación de dicha Suite. Para poder instalar este grupo de aplicaciones no es necesario tener un ordenador con grandes prestaciones ya que este tipo de programas no tienen unas exigencias demasiado elevadas de hardware (componentes físicos). Por ello, nuestro ordenador deberá tener como requisitos recomendables (aunque Microsoft marca unos requisitos inferiores en su página web oficial):
Memoria principal (RAM –random access memory-) de 512 Mb o superior (mejor, al menos, de 1.024 Mb = 1 Gb). 1 Mb=1 megabyte=1024 Kbytes.
Mínimo de 500 megahertz (MHz). Procesador Pentium IV a 1 ghz o superior. Nota: Pentium de Intel u otro procesador de características similares (AMD…). Ghz=gigahercio.
Espacio suficiente en disco duro 3 Gb como mínimo (3,5 GB de espacio disponible en disco para la versión Professional Plus1). Gb=1 gigabyte=1024 Mb.
Monitor (pantalla) con una resolución mínima de 1024 x 572 ppp (píxeles por pulgada) o superior.
Sistema Operativo Windows Vista (también válido con Windows XP con ServiPack–SP- 2)
La forma más sencilla y habitual de Instalar Microsoft Office es introduciendo el CD-ROM de la instalación en la unidad correspondiente y esperar a que se autoejecute el programa de instalación:
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Excel 2010 17
La instalación de dicha aplicación se consigue al introducir el CD-ROM de Microsoft Office en la unidad correspondiente. A partir de aquí, el fichero autoejecutable iniciará el programa de instalación. En la primera ventana hemos de seleccionar “Agregar o quitar funciones”y el botón “Siguiente”, mientras que en la
segunda ventana seleccionaremos las aplicaciones de Microsoft Office a instalar y el botón “Actualizar”o el
botón “Siguiente”. En el resto de las ventanas actuaremos de forma similar, seleccionando las opciones necesarias hasta completar la instalación.
1.4. Acceso a la aplicación. Análisis de la ventana principal. Salir de Excel
Una vez instalada la suite Microsoft Office ya podemos acceder a la aplicación que nos interesa: Microsoft Excel. Para ello, hemos de seleccionar el botón Inicio situado sobre la Barra de Tareas de Windows (extremo izquierdo). Como probablemente sabrá, se accede al mismo haciendo “clic” sobre dicho botón o pulsando el botón “Inicio” en el teclado (a la izquierda de la barra espaciadora). En el menú desplegado, hemos de seleccionar la opción Todos los Programas, a continuación la carpeta Microsoft Office y, finalmente, la opción Microsoft Office Excel 2010.
Otra forma de acceder a Excel (o a cualquier otra aplicación) es “anclando” la aplicación al Menú Inicio de Windows. Para ello siga el mismo proceso indicado en el párrafo anterior pero, en lugar de seleccionar “Microsoft Office Excel 2010”, al final haga “clic” con el botón derecho de ratón sobre la misma opción (para obtener el llamado “Menú Contextual” y elija la opción “Anclar al Menú Inicio”. A partir de ese momento podrá ejecutar Excel directamente desplegando el Menú Inicio de Windows y seleccionando la opción “Microsoft Excel”.
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Por último, la forma más sencilla de acceder a cualquier aplicación es creando un icono de acceso directo en el escritorio de Windows y/o agregando el mismo a la Barra de Inicio Rápido. La forma más sencilla sería visualizar el nombre de Microsoft Office Excel en la pantalla (a través del botón Inicio, como se explicó en párrafos anteriores), pulsar la tecla Control (existen dos en el teclado, en la parte inferior izquierda y derecha del mismo) y, sin dejar de pulsar dicha tecla, hacer “clic” sobre el nombre “Microsoft Office Excel 2010” arrastrar (no soltar el botón izquierdo del ratón) el icono de Excel hasta la Barra de Inicio Rápido (junto al botón inicio) o hasta el Escritorio de Windows.
Cualquiera de las formas indicadas nos llevará a la ventana principal de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2010 y que presenta el siguiente aspecto:
UD 1
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Si no ha utilizado Excel hasta este momento no le sorprenderá nada (o todo según se mire). Pero si ha sido usuario de Excel 2003 o de versiones anteriores podrá comprobar que hay grandes cambios en la Interfaz gráfica (modo de presentación de la hoja de cálculo en pantalla) y en la propia forma de utilizar el programa.
En cada ampliación, Microsoft Office mejora la funcionalidad en cada una de sus aplicaciones. Cuando se lanzó Excel 2007, una diferencia significativa con respecto a Excel 2003 fue la inclusión de una nueva interfaz de usuario. Pasó de ser una colección de menús y barras de herramientas a un mecanismo de cinta única. Los Conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office 2010 conservan la cinta y contienen algunas características nuevas.
Las razones a las que aduce Microsoft para explicar tantos cambios se debe principalmente al aumento de la complejidad de la propia aplicación. Así mientras que en la primera versión de Excel existían unas pocas decenas de comandos, en las últimas versiones se sobrepasa el millar de comandos. Esto hacía que el acceso a un determinado comando u opción se hiciese excesivamente engorroso (acceso a menús, opciones, subopciones, pestañas, cuadros combinados… para poder acceder finalmente a un solo comando).
En primer lugar nos encontramos con la Barra de título (en la parte superior de la ventana. En la misma aparecen, en el extremo derecho de la barra, los botones habituales en cualquier ventana: “Minimizar ( _ )” (reduce la ventana y la sitúa en la barra de tareas de Windows), “Maximizar ( )” (la ventana ocupa toda la pantalla) y “Cerrar (x)” (se cierra la ventana o aplicación).
Además, aparece el nombre del archivo/hoja de cálculo (por defecto “Libro1”) –centro de la barra de título- y la llamada Barra de Herramientas de Acceso Rápido (lado izquierdo de la barra de título) y el
Botón Archivo (que contiene las opciones principales de archivo –guardar, abrir…- y de configuración del programa).
Ahora, en la versión 2010, se ha facilitado el acceso a cualquier comando u opción gracias a que casi todo está “a la vista” a través de Fichas o Pestañas (Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista) que contienen Grupos de Comandos relacionados: por ejemplo, dentro de la Ficha “Inicio” podemos encontrar Grupos de Comandos tales como Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Para acceder a cualquier Ficha/Pestaña basta con hacer “clic” sobre el nombre de la misma (también podemos hacerlo pulsando la tecla Alt y desplazándonos, a continuación, con las Flechas Izquierda/Derecha de Cursor del teclado o pulsando la letra que aparece en pantalla (si mantenemos pulsada la tecla Alt) –por ejemplo, “A” para desplegar las opciones del Botón de Archivo).
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A su vez, dentro del grupo Fuente encontramos todas las opciones principales para dar formato al contenido de la hoja cálculo: tipo de letra (fuente), tamaño, negrita, cursiva, subrayado, borde, color de relleno y color de fuente. Para utilizar cualquier opción/comando basta con utilizar el ratón o la teclaAlt y, a continuación, las Flechas de Cursor del teclado, pulsando finalmente Enter o Intro cuando estamos situados sobre la opción deseada).
Como se ha podido ver en los párrafos anteriores, para el manejo de los distintos comandos del programa puede utilizarse tanto el ratón como el teclado. A lo largo de este libro estudiaremos, siempre que sea posible, la utilización del programa con ambos dispositivos de entrada.
Continuando con el análisis de la ventana principal de Excel nos encontramos con el Cuadro de Nombres, en él aparece la posición en la que nos encontramos en ese momento. Podemos introducir con el teclado una nueva posición a la que desplazarnos. A la derecha encontramos la Barra de Fórmulas, donde podrán modificarse las fórmulas utilizadas en la Hoja de Cálculo.
El siguiente elemento es el más importante de toda la ventana: se trata del Área de Trabajo de la Hoja de Cálculo y es donde se introduce la información (texto o número) y se realizan los cálculos (fórmulas). Dada la importancia de la misma, se explicará con más detalle en el siguiente punto.
Ya en la parte inferior de la Ventana de Excel nos encontramos una nueva barra de trabajo. En la misma (de izquierda a derecha) nos encontramos con las siguientes opciones o comandos:
