EXCEL I - Instituto Nacional de Estadística y Geografía ... · 3 direcciÓn de capacitaciÓn y calidad excel i 2007 editar hojas de cÁlculo

EXCEL I

MARZO 2010

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DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD

EXCEL I 2007

ÍNDICE

MARZO 2010 ................................................................................................................................... 1

EXCEL I ................................................................................................................................................. 1

ÍNDICE .................................................................................................................................................. 2

PRESENTACIÓN .................................................................................................................................... 5

OBJETIVO ............................................................................................................................................. 6

INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 .................................................................................................... 7

¿Qué es Excel? ............................................................................................................................. 8

Descripción de los elementos de la ventana de Excel................................................................. 8

Área de trabajo .......................................................................................................................... 10

Las etiquetas de las hojas .......................................................................................................... 10

Libro de trabajo ......................................................................................................................... 11

Manejo de archivos ................................................................................................................... 11

Cambiar el nombre a las hojas de cálculo ................................................................................. 12

Ocultar y mostrar hojas de cálculo ............................................................................................ 13

Abrir y Guardar Libro de Trabajo .............................................................................................. 13

Abrir y Buscar archivos .............................................................................................................. 14

Práctica 1 ................................................................................................................................... 16

ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES .................................................................................... 17

Fórmulas .................................................................................................................................... 17

Características de una fórmula: ................................................................................................ 17

Funciones .................................................................................................................................. 25

Práctica 2 ................................................................................................................................... 29

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EXCEL I 2007

EDITAR HOJAS DE CÁLCULO .......................................................................................................... 30

Seleccionar datos ...................................................................................................................... 30

Copiar y mover .......................................................................................................................... 31

Pegado Especial ......................................................................................................................... 37

Insertar elementos de la hoja de cálculo .................................................................................. 38

Eliminar elementos de la hoja de cálculo .................................................................................. 41

Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas ................................................................................ 42

Ir a… ........................................................................................................................................... 48

Buscar y Reemplazar ................................................................................................................. 49

Autocorrección y Ortografía ...................................................................................................... 50

Práctica 3 ................................................................................................................................... 52

DAR PRESENTACIÓN AL LIBRO DE TRABAJO ................................................................................. 53

Formato de Celdas .................................................................................................................... 53

Formato de Columnas ............................................................................................................... 57

Estilos Rápidos ........................................................................................................................... 59

Práctica 4 ................................................................................................................................... 60

GRÁFICOS ...................................................................................................................................... 62

Creación de gráficos .................................................................................................................. 62

Aspecto de un Gráfico ............................................................................................................... 67

Práctica 5 ................................................................................................................................... 72

DISEÑO DE PÁGINA ....................................................................................................................... 73

Configurar Página ...................................................................................................................... 73

Mostrar, ocultar o imprimir líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna. . 76

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EXCEL I 2007

Opciones de impresión .............................................................................................................. 77

Saltos de Página ........................................................................................................................ 78

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial ........................................... 79

Práctica 6 ................................................................................................................................... 83

CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................... 84

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 85

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 88

ANEXOS ............................................................................................................................................. 89

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EXCEL I 2007

PRESENTACIÓN

En la actualidad, para cualquier institución, por muy pequeña que sea, se ha vuelto necesario

contar con herramientas que permitan a su personal administrar la información y aprovecharla al

máximo.

En esta ocasión trabajaremos con Excel versión 2007, a través de un libro de trabajo integrado por

hojas de cálculo parecidas a las hojas tabulares que utilizan las áreas de contabilidad; con la

ventaja de que en éstas se pueden realizar cálculos con precisión y sin temor de obtener un

resultado erróneo, a menos que los datos introducidos no sean los correctos. Aún y cuando esto

ocurriera, se tiene la oportunidad de realizar modificaciones hasta obtener el producto esperado.

El curso está formado por seis temas principales, el primero relacionado con la descripción de la

ventana de Excel y con la clasificación de las hojas que componen un libro; el segundo con la

aplicación de fórmulas y funciones; los restantes, a la edición y formato de la información.

Para lograr el objetivo, requerimos de su participación y apoyo a fin de aplicar los conocimientos

adquiridos tanto en las prácticas consideradas en el curso, como en sus actividades laborales, a fin

de tener la posibilidad de acceder al siguiente nivel de Excel.

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EXCEL I 2007

OBJETIVO

Al término del curso, los participantes aplicarán las herramientas de Excel orientadas a la

utilización de fórmulas, funciones, formato e impresión para obtener los documentos que

requieran en el desempeño de sus funciones laborales.

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EXCEL I 2007

INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 Haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los Programas y busque “Microsoft Office Excel

2007”, otra opción es utilizar el icono de acceso directo, ubicado en el escritorio de Windows.

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EXCEL I 2007

¿Qué es Excel?

Excel es un programa que permite trabajar con hojas de cálculo, las cuales son semejantes a una

hoja de cuaderno cuadriculado, en el que las filas tienen identificación numérica de uno en uno,

mientras que las columnas se identifican por letras. Contiene herramientas automatizadas

necesarias para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos.

Descripción de los elementos de la ventana de Excel

Ventana principal de Excel 2007

Cuando inicia Excel 2007, se muestra en la pantalla un libro de trabajo en blanco, tal como se

observa en la siguiente imagen.

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EXCEL I 2007

En la barra de herramientas de acceso rápido puede activar los comandos que utilice con

frecuencia o desactivarlos cuando ya no sean necesarios.

El cuadro de nombres presenta la referencia o el nombre de la celda activa (aquella en que está

posicionado el cursor).

La barra de fórmulas muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa, permite

escribir o modificar valores o fórmulas.

La cinta de opciones consta de 7 fichas, cada ficha se divide en grupos y cada grupo se divide en

comandos.

La flecha en la esquina inferior derecha de un grupo (selector de cuadros de diálogo), significa que

dentro, encontrará más opciones.

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EXCEL I 2007

Área de trabajo

El área de trabajo de Excel presenta la siguiente estructura:

Las etiquetas de las hojas

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la etiqueta de la hoja correspondiente. De

forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre

más adecuado a cualquier hoja de cálculo, con el fin de organizar la información y facilitar su

localización.

Los botones de desplazamiento permiten localizar rápidamente las hojas de un libro.

Las barras de desplazamiento se emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro

de la hoja de cálculo, a otra parte del archivo.

La barra de estado muestra información del escenario de algunas funciones y del comando en

curso, además contiene diferentes opciones para visualizar el documento.

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EXCEL I 2007

Libro de trabajo

Un libro de trabajo de Excel es un conjunto de hojas en las que se pueden almacenar textos,

números, fórmulas, gráficos, imágenes, etc.

Un libro de trabajo puede presentar por omisión tres hojas (de acuerdo a la configuración que se

haya dado al programa), pero usted puede agregar o eliminar las hojas que requiera, siempre y

cuando no exceda las 255 y la memoria de su computadora lo permita. Cada hoja contiene 16,384

columnas y 1’048,576 filas.

La intersección de una fila con una columna forma una celda. Así, la celda C10 es la que se

encuentra en la intersección de la columna C con la fila 10.

Manejo de archivos

Cuando inicia Excel, se abre de manera predeterminada un libro nuevo. Para abrir un libro basado

en una plantilla, realice lo siguiente:

En el botón de Office , haga clic en la opción “Nuevo”.

Elija la plantilla (plantillas instaladas) que desee y haga clic en “Crear”.

Insertar y eliminar hojas de cálculo

Insertar

Para insertar una hoja de cálculo posicione su cursor en

cualquier etiqueta (donde desee insertar la nueva hoja),

active el menú contextual haciendo clic con el botón

secundario del ratón y elija el comando “Insertar” y elija

“Hoja de Cálculo”.

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EXCEL I 2007

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo, haga clic en el botón “Insertar hoja” que se

encuentra al final de las ya existentes. La nueva hoja se insertará al final.

Eliminar

Para eliminar permanentemente una hoja del libro de

trabajo, selecciónela, active el menú contextual y

elija el comando “Eliminar”.

Si la hoja contiene información, antes de eliminarla

Excel pedirá que se confirme la eliminación.

Procedimiento por medio de la cinta de opciones:

En la ficha inicio, en el grupo celdas encontrará los comandos para insertar o

eliminar una hoja.

Cambiar el nombre a las hojas de cálculo

Para proporcionar un nuevo nombre a una hoja de cálculo, el procedimiento es el siguiente:

Haga clic con el botón secundario del ratón en la

etiqueta de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a

continuación, haga clic en Cambiar nombre.

Notará que el nombre actual de la hoja activa se

seleccionará, escriba el nuevo nombre

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EXCEL I 2007

Ocultar y mostrar hojas de cálculo

Ocultar:

1. Coloque el cursor sobre la etiqueta de la hoja que desea ocultar 2. Haga clic en formato del grupo celdas 3. En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar 4. Haga clic en ocultar hoja.

Mostrar:

1. Haga clic en formato del grupo celdas 2. En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar 3. Haga clic en mostrar hoja. 4. En el cuadro mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desea mostrar.

También puede ocultar y mostrar hojas desde el menú contextual (recuerde que éste se activa al

hacer clic con el botón secundario del ratón).

Abrir y Guardar Libro de Trabajo

Guardar y Guardar como

Una vez finalizada su tarea, es importante guardarla. Para ello, deberá pensar en un nombre que la

identifique claramente y en la ubicación en que se almacenará el archivo.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, en “Guardar como” 2. En la lista “Guardar en”: Seleccione la unidad y

carpeta en la cual desea guardar su trabajo. 3. Escriba el nombre del archivo. 4. En la lista “Guardar como tipo”, elija el formato

“Libro de Excel 97-2003” cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores y no cuenta con el paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. En caso de que no requiera compartirlo, guárdelo bajo el formato “Libro de Excel”.

5. Haga clic en el botón Guardar.

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EXCEL I 2007

Una vez guardado podrá modificarlo, es decir, puede seguir trabajando en él y guardar los cambios

que realice, haciendo clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar.

Es importante mencionar que si está trabajando en un archivo que ya fue guardado y desea

realizar cambios, pero sin afectar al archivo original, deberá guardarlo con otro nombre, y por lo

tanto deberá utilizar el comando “Guardar Como”.

Abrir y Buscar archivos

Para abrir un archivo ya existente, realice lo siguiente:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y a continuación, en Abrir.

2. En la lista “Buscar en” localice la unidad y carpeta que contenga el archivo que desea abrir.

3. 4. Haga doble clic sobre el

nombre del archivo y listo, o bien, selecciónelo y haga clic en el botón “Abrir”.

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EXCEL I 2007

En ambos casos (guardar o abrir), puede auxiliarse de la

barra de herramientas de acceso rápido, siempre y

cuando haya agregado los comandos correspondientes.

Cerrar un archivo

Al cerrar un libro de trabajo, se cierran todas las hojas de cálculo que lo componen; puede cerrar

sólo un libro o todos los que se encuentren abiertos.

Para cerrar el libro activo, haga clic en el botón de Microsoft Office y posteriormente en la

última opción de la lista “Cerrar”. Si desea cerrar todos los libros abiertos, haga clic en la opción

“Salir de Excel”; si entre ellos se encuentra algún archivo que no fue guardado, Excel preguntará si

desea guardar los cambios, para responder deberá elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Se presenta el cuadro de diálogo “Guardar como”, donde deberá escribir el nombre

que dará al documento, así como la ubicación en la que se almacenará, siempre y

cuando sea un documento nuevo; de lo contrario, Excel guardará los cambios realizados.

Se cerrará automáticamente el documento.

Continuará en el documento sin salir.

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EXCEL I 2007

Práctica 1

Instrucciones:

Crear un libro de trabajo con seis hojas de cálculo cuyo nombre corresponda a los primeros seis

meses del año, de acuerdo a lo que se especifica a continuación.

1. Al iniciar una sesión en Excel se

presenta un libro de trabajo con

3 páginas, inserte tres más.

2. Cambie el nombre a las hojas tal

y como se muestra a continuación.

3. Elimine las hojas de febrero y abril

4. Oculte la hoja “junio”

5. Guarde el libro de trabajo con el nombre “Práctica1” en la carpeta “Mis documentos” y

ciérrelo.

6. Abra el archivo que cerró, realice algunos cambios y guárdelo con otro nombre en la

misma carpeta.

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EXCEL I 2007

ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES

Fórmulas

Una característica muy importante de Excel, es que permite realizar operaciones con los datos que

se encuentran en nuestra hoja por medio de fórmulas; esto agiliza las tareas al momento de

realizar cálculos como sumas, promedios, multiplicaciones, etc. Estas fórmulas pueden contener

números, operadores, referencias, e incluso otras funciones.

Un ejemplo de una fórmula muy sencilla es =4+7*2, en la cual se están usando constantes y

operadores de cálculo.

Características de una fórmula:

Siempre se inicia con el signo igual “=” o “+”.

En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).

Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.

El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.

Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.

Barra de fórmulas

La barra de fórmulas se encuentra integrada por: Un cuadro de nombres o funciones según sea el

caso, opciones para aceptar o cancelar la entrada de un dato o una fórmula, insertar funciones y

área de edición.

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EXCEL I 2007

Área de edición:

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una

fórmula. Excel incluye cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y

referencia.

Operadores de cálculo y prioridad

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar. Existe un orden predeterminado

en el que tienen lugar los cálculos, pero éste puede cambiarse utilizando paréntesis.

Operadores aritméticos

Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,

combinar números y generar resultados numéricos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta

Negación

3–1

–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

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EXCEL I 2007

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores

utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Si se combinan varios operadores en una

única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si

una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un

operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a

derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

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EXCEL I 2007

Operador Descripción

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Por ejemplo, en la fórmula =4+7*2, primero se realiza la operación de multiplicación (7*2) y, a

continuación, se suma 4 al resultado obtenido.

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se

calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel

calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5

al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la fórmula, Excel sumará 5 y 2 y, a

continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel

que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas

D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Referencias absolutas, relativas, mixtas y tridimensionales

Una fórmula puede hacer referencia a valores constantes o bien a valores contenidos en otras

celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende

de los valores de otras celdas.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel la

ubicación de los valores que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar

datos de la misma hoja de cálculo, otras hojas del mismo libro o bien de otros libros (referencias

externas).

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EXCEL I 2007

Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con

letras (inicia en A y termina en XFD, para un total de 16,384 columnas) y a las filas se identifican

con números (del 1 al 1’048,576).

Estas letras y números se denominan encabezados de columna y de fila. Para hacer referencia a

una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Para hacer referencia a un

rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango,

dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.

Para hacer referencia a: Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20 A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas de las columnas H a la J H:J

El rango de celdas de las columnas B a E y de las filas 10 a 20 B10:E20

Estilo de referencia F1C1

En el estilo de referencia F1C1, se numeran tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo.

Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida

de un número de columna. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y

columna en macros.

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EXCEL I 2007

Referencia Significado

F[-2]C Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la

misma columna.

F[2]C[2] Una referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos

columnas hacia la derecha.

F2C2 Una referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda

columna.

F[-1] Una referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

R Una referencia absoluta a la fila actual

Referencias absolutas

En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de

la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc.

Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna

tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no

se ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas.

Ejemplo.

En el siguiente ejemplo usamos referencias absolutas; para sacar el total vendido por día

multiplicamos el total de litros vendidos diario por el precio de la gasolina que se encuentra en B1,

la fórmula que estamos viendo es =B7*$B$1 el signo de pesos es para que nuestra referencia se

quede fija al momento de tener que copiar la fórmula, en cambio la referencia B7 se incrementará

a medida que se copia la fórmula.

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EXCEL I 2007

Referencias relativas

Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su

posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6

contiene la fórmula =A5; Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de

B6. Este método se denomina referencias relativas.

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las

referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición

de la fórmula. En el ejemplo, la fórmula en la celda B6, (=A5), que corresponde a una celda por

encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la fórmula en la celda

B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda

B7.

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EXCEL I 2007

Referencias mixtas.

Una referencia mixta contiene una parte relativa y otra absoluta. Al copiarse, Excel ajustará

automáticamente la parte relativa, manteniendo la parte absoluta. Para mantener como posición

absoluta se debe anteponer el signo de pesos ($) al título de la columna o de la fila; así, en la

referencia $A1, la parte que se mantendrá sin cambio al ser copiada será la correspondiente a la

columna. En cambio, en la referencia A$1, la parte que se mantendrá será la correspondiente a la

fila, al momento de copiarse a otra celda.

Referencias tridimensionales

Este tipo de referencias sirve para realizar cálculos con datos que se encuentran en hojas de

cálculo diferentes. Para escribir una fórmula tridimensional o 3D, siga el procedimiento que se

describe en el siguiente ejercicio:

Ejercicio:

Utilice un nuevo libro.

En la hoja 3, se obtendrá la sumatoria de los valores contenidos en las celdas A1 de las hojas 1 y 2

de un libro de trabajo. Para ello siga el procedimiento que se describe a continuación:

1. En la hoja 1, escriba 120 en la celda A1.

2. En la hoja 2, escriba 30 en la celda A1.

3. En la hoja 3, escriba el signo igual (=) en la celda A1

5. Haga clic en la etiqueta de la hoja 1.

6. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto:

=Hoja1!A1

7. Escriba el signo más (+).

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EXCEL I 2007

8. Haga clic en la etiqueta de la hoja 2.

9. Haga clic en la celda A1. En la barra de fórmulas deberá aparecer el siguiente texto:

=Hoja1!A1+ Hoja2!A1.

10. Pulse la tecla “Enter” para finalizar. En la hoja 3, en la celda A1 deberá aparecer el

resultado de la fórmula.

También puede escribir directamente la fórmula anteponiendo el nombre de la hoja de cálculo

con el signo de admiración (!) a las celdas o rangos que intervienen en la fórmula.

Funciones

Una función es una fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y

devuelve un resultado.

Puede crearse una fórmula usando una función. El uso de funciones simplifica y acorta fórmulas en

una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.

Por ejemplo, las fórmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1,A2) usan la función SUMA para sumar los

valores de las celdas A1 y A2.

Para crear una fórmula que incluya una

función haga lo siguiente:

1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la fórmula.

2. Para iniciar la fórmula con una función, haga

clic en Insertar función en la barra de fórmulas.

Puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro “Buscar una función”

(por ejemplo, "sumar números") si hace clic en el botón “ir a” devolverá la función SUMA. Puede

también elegir una función dentro de las categorías que se encuentran en el cuadro “O seleccionar

una categoría”.

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EXCEL I 2007

1. Como podrá observar la función “SUMA” está seleccionada, haga clic en “Aceptar”

2. Escriba los argumentos en el espacio de “Número 1”, por ejemplo, 5, 10, 15, 20

3. Haga clic en aceptar y obtendrá el resultado en la celda seleccionada.

Nota: Para escribir referencias de celda como argumentos, haga clic en Contraer diálogo (para ocultarlo

temporalmente), seleccione las celdas de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .

Ejercicio

1. Capture los siguientes números en el orden que observa y, en las celdas que se especifica.

2. Mantenga activa la Celda A4

3. Haga clic en “Insertar función” de la barra de herramientas

4. Elija la función “Promedio” y haga clic en “Aceptar”

Verifique que el cuadro “Número 1” presente el rango A1:A3, de lo contrario…

5. Con el ratón seleccione los datos que vamos a promediar o bien escriba el rango en que se encuentran y haga clic en “Aceptar”.

También puede hacer uso de las funciones desde la ficha “Fórmulas”, grupo “Biblioteca de

Funciones”.

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EXCEL I 2007

Función autosuma

Puede escribir una fórmula que use la función SUMA (también denominada Autosuma ) para

encontrar rápidamente el total de una serie de valores sin tener que incluir manualmente en una

fórmula ninguno de ellos. Una vez creada la fórmula, se puede usar para rellenar las celdas

adyacentes, no necesita crear la misma fórmula una y otra vez.

1. En una hoja de cálculo, haga clic en una celda situada debajo o la derecha de los valores numéricos para los que desea encontrar el total.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en AutoSuma (también se encuentra en la Biblioteca de funciones señalada en la imagen anterior).

3. Presione ENTER para mostrar el resultado de la función SUMA en la celda seleccionada.

Ejercicio:

1. En la hoja de cálculo escriba los siguientes datos:

2. Seleccione las cantidades, tal como se muestra en la imagen (haga clic en la celda B2 y sin soltar el botón arrastre el ratón hasta la celda C5 y suéltelo).

3. Haga clic en el comando autosuma

4. Observe cómo automáticamente obtiene los resultados por cada mes.

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EXCEL I 2007

5. Nuevamente seleccione los datos pero ahora incluya una fila y una columna más.

6. Haga clic en el botón autosuma 7. Ahora obtendrá los resultados por mes, por vendedor y un total general.

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EXCEL I 2007

Práctica 2

Instrucciones:

El dueño de un expendio de revistas, recibió durante la semana determinado número de

ejemplares y necesita saber cuál es el total que pagará a su distribuidor.

Capture la siguiente información:

Obtenga los siguientes datos:

1. El número de revistas "por tipo" de toda la semana 2. La cantidad a pagar por tipo de revista 3. El total de ventas por día. 4. El total que se deberá pagar al proveedor.

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EXCEL I 2007

EDITAR HOJAS DE CÁLCULO

Seleccionar datos

Cuando hablamos de edición en una hoja de cálculo, nos referimos a la acción de agregar o quitar

elementos, modificar, copiar o mover información, etc. para lo cual es necesario aprender a

seleccionar la información.

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse

hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre

hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras

presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar

después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha.

Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de

celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga

presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del

rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una

hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Celdas no adyacentes o

rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación,

mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona otras celdas o

rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y

presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra

celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la

selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

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EXCEL I 2007


Filas o columnas

adyacentes

Haga clic en el encabezado de la primera fila o columnas y arrastre los

encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o

columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS

mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no

adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o

columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla CTRL

mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las

otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

Para cancelar una selección, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

Copiar y mover

Al elegir el comando copiar o cortar (mover), después de seleccionar uno o más rangos, una celda,

toda la hoja, etc., la información se coloca en el portapapeles, esperando a que usted indique el

lugar en el que pegará dichos elementos.

Esta información se puede pegar en la misma hoja de cálculo o en cualquier otra, dentro del

mismo libro de trabajo o en uno nuevo.

Cuando se copian o cortan celdas, Excel guarda temporalmente su contenido, incluidas las

fórmulas, formato y cualquier comentario adjunto a las mismas; por lo que posteriormente, usted

podrá pegarlo usando cualquiera de las opciones a continuación indicadas.

A través de la ficha Inicio

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.

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EXCEL I 2007

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

Para mover celdas, haga clic en Cortar .

Para copiar celdas, haga clic en Copiar .

3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

Si lo que hizo fue “copiar” la información , observe cómo al pegarla, ésta se duplicó.

Si eligió la opción “cortar” , observe lo que ocurre, quita la información de la columna C y la

lleva a la columna E

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EXCEL I 2007

Nota: Si existe información en el área de pegado, esta será reemplazada automáticamente.

Arrastrando una selección

Una forma sencilla de copiar y mover información, es haciendo uso del “ratón”, siga las siguientes

instrucciones:

1. Seleccione la información. 2. Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre

el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un

puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

3. Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre

el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación. Primero suelte el botón del ratón y posteriormente la tecla Ctrl.

A través del menú contextual

1. Seleccione la celda o las celdas que desee copiar o mover.

2. Haga clic con el botón secundario del ratón para que se active el menú contextual (el puntero debe estar sobre la información).

3. Elija copiar o cortar. 4. Seleccione la celda superior izquierda del área de

pegado 5. Active nuevamente el menú contextual y elija pegar.

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EXCEL I 2007

Copiar e insertar celdas entre otras ya existentes.

1. Seleccione la celda o celdas que desee copiar

2. Elija copiar del menú contextual o de la ficha inicio (grupo portapapeles) . 3. Coloque el cursor en la celda en que se insertará la información 4. Active el menú contextual, y seleccione el comando “insertar celdas copiadas”

5. Elija del cuadro de diálogo la forma en que desea se desplacen las celdas vecinas para dejar el espacio a la información que está insertando.

A través del Portapapeles

El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos y

mantenerlos en él para posteriormente pegar uno a uno o todos al mismo tiempo.

Para visualizar los elementos que se han copiado vaya a la ficha Inicio y en el grupo

Portapapeles, haga clic en el selector de cuadro de diálogo:

Coloque el cursor en la celda en que desea pegar el elemento y selecciónelo de la

lista que presenta el Portapapeles, automáticamente se pegará en la hoja. Si desea

pegar todos los elementos, elija la opción “Pegar Todo”

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EXCEL I 2007

Debido a que el Portapapeles sólo puede almacenar 24 elementos,

elimine aquéllos que ya no necesite, sólo haga clic en la barra que se

encuentra a la derecha del elemento y elija la opción “Eliminar”. Si

prefiere eliminarlos todos, haga clic en el botón “Borrar todo”

Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles hasta que

cierre todos los programas de Office o usted los elimine directamente.

Copiar y pegar una hoja de cálculo

Además de poder copiar hojas (con toda la información que contenga) dentro del mismo libro,

también puede copiarlas de un libro a otro.

Copiar y mover hojas de cálculo dentro del mismo libro

Para copiar o mover hojas, deberá seleccionarlas previamente.


Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o más hojas

adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga

presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la

última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no

adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga

presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las

otras hojas que desea seleccionar.

Copiar una hoja:

1. Seleccione la hoja que desea copiar 2. Presione la tecla Ctrl y sin soltarla arrastre la hoja que copiará hacia la posición en que desea colocarla.

3. Excel le indicará por medio de la flecha el lugar en el que quedará su hoja al momento de soltar el botón del ratón y la tecla Ctrl (primero suelte el botón del ratón y por último la tecla Ctrl).

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EXCEL I 2007

Si lo que desea es mover una hoja dentro del mismo libro, selecciónela y arrástrela hasta la

posición deseada, no requiere presionar la tecla CTRL.

Para copiar o mover hojas a otro libro:

1. Si desea copiar o mover hojas a otro libro, éste deberá abrirse antes de copiar las hojas.

2. Seleccione la hoja u hojas que desea copiar o mover

3. Active el menú contextual y elija el comando “mover o copiar”,

Se activará el siguiente cuadro de diálogo:

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EXCEL I 2007

4. En el cuadro “Al libro”, seleccione el libro en que colocará la hoja.

5. En el cuadro “Antes de la hoja”, haga clic en la hoja delante de la cual desea insertarla.

6. Si lo que desea es copiar la hoja, deberá activar la casilla de verificación “Crear una copia”, pues de lo contrario la hoja u hojas seleccionadas se eliminarán del libro activo para colocarse en el seleccionado.

7. Haga clic en aceptar y su hoja se copiará o moverá al lugar que usted indicó.

Pegado Especial

En algunas ocasiones deseamos copiar solo determinado contenido de las celdas; por ejemplo, el

valor que resulta de una fórmula sin copiar la fórmula, el formato, los comentarios, etc., por lo que

resulta necesario utilizar el comando Pegado especial del grupo Portapapeles o del Menú

contextual.

El procedimiento a seguir es el mismo:

1. Seleccionar la información, ya sean valores, fórmulas, texto, etc. 2. Utilizar cualquiera de las opciones que tenemos para copiar 3. En el grupo Portapapeles, en el comando pegar, seleccione la opción “Pegado

especial” 4. Haga clic en la opción que desea utilizar:

Todo : Pega el contenido de la celda (fórmulas, valores, texto) con el formato que le haya dado.

Fórmulas Pega la fórmula y no el resultado, dependiendo del lugar en que se pegue, será el resultado que se obtendrá.

Valores Si lo que está pegando es el resultado de una operación, solo se pegará el valor y no la fórmula utilizada para obtenerlo.

Formatos Pega el formato de la información contenida en la celda copiada, por ejemplo: color del texto, color de relleno, fuentes, bordes, etc.

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EXCEL I 2007

Insertar elementos de la hoja de cálculo

Insertar celdas en blanco

Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una hoja de

cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de

la misma fila.

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.

2. Active el menú contextual y seleccione insertar 3. En el cuadro de diálogo “Insertar celdas”, haga clic en la

dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

Insertar filas

1. Para insertar una única fila, seleccione toda la fila desde el encabezado o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en cualquier celda de la fila 5.

Para insertar varias filas, Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en “Insertar filas de hoja”.

Insertar columnas

3. Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.

Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.

4. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en “Insertar columnas de hoja”.

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EXCEL I 2007

Insertar comentario

Puede agregar notas a una hoja de cálculo usando comentarios. Un comentario puede

proporcionar información acerca de los datos que contiene una celda en particular.

Cuando una celda tiene un comentario, aparece un indicador de color rojo en la esquina de la

celda. Si deja el cursor sobre la celda, éste aparecerá.

1. Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario.

2. En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.

3. Se creará un espacio para el nuevo comentario y el cursor se desplazará hasta él. Aparecerá un indicador en la esquina de la celda.

4. El nuevo comentario recibe un nombre predeterminado. Para cambiar el nombre, puede seleccionarlo y, a continuación, escribir uno nuevo. O bien, eliminarlo.

5. En el cuerpo del comentario, escriba el texto correspondiente.

6. Haga clic fuera del cuadro del comentario.

El cuadro del comentario desaparece pero el indicador permanece.

Para dejar los comentarios visibles u ocultos:

7. En el grupo Comentarios en la ficha Revisar, haga clic en Mostrar u ocultar comentarios.

Insertar nombres

Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Los

nombres sirven para representar un valor o constante que identifique la secuencia de una función

o bien, para localizar la información de una manera más rápida.

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EXCEL I 2007

Los espacios no están permitidos como parte de un nombre, pero puede usar el carácter de

subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o

Primer.Trimestre.

1. Seleccione la celda o el rango de celdas al que desee poner un nombre.

2. Haga clic en el cuadro de Nombres, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su selección. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud.

4. Presione ENTRAR.

También puede definir un nombre a través de la cinta de opciones:

1. Seleccione el rango al que desea poner nombre. 2. En el grupo “Nombres definidos” de la ficha Fórmulas, haga clic

en “Asignar nombre a un rango”.

3. En el cuadro de diálogo “Nombre nuevo”, escriba el nombre que dará al rango y si lo desea, algún comentario adicional.

4. Haga clic en Aceptar.

Los nombres que haya definido podrá encontrarlos en el cuadro de “Nombres definidos” y en el

comando “Administrador de nombres”.

Nota: Cualquiera de los elementos mencionados (insertar filas, columnas, nombres, etc.), pueden insertarse desde el menú contextual.

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EXCEL I 2007

Eliminar elementos de la hoja de cálculo

Excel permite suprimir celdas, filas y columnas. Es importante considerar que al eliminarlas,

automáticamente se borrará la información contenida en las mismas, incluyendo formatos,

comentarios, etc.

Eliminar celdas

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desea eliminar.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del comando eliminar del Grupo Celdas que se encuentra en la Ficha Inicio.

3. Elija la opción “Eliminar celdas” 4. Haga clic en “Desplazar las celdas hacia la izquierda”, “Desplazar

las celdas hacia arriba”, “Toda la fila” o “Toda la columna”, en el cuadro de diálogo “Eliminar celdas”.

Eliminar filas

¿Qué ocurre cuando se elimina una fila?

Se elimina el contenido de esa fila y los datos de la fila siguiente son desplazados hacia arriba y por

lo tanto, ocupan el espacio liberado. Es importante mencionar que el número de filas de la hoja,

no disminuye.

1. Haga clic sobre el encabezado de la fila que desea eliminar, si desea eliminar varias filas a la vez, deberá seleccionarlas y elegir cualquiera de los siguientes procedimientos.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en “Eliminar Fila de Hoja”.

Eliminar columnas

1. Haga clic sobre el encabezado de la columna que desea eliminar, si desea eliminar varias columnas a la vez, primero deberá seleccionarlas.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en “Eliminar columna de hoja”.

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EXCEL I 2007

Eliminar nombre

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.

2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea eliminar.

3. Haga clic en Eliminar (también puede presionar SUPR)

Excel le pedirá que confirme su decisión.

4. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. 5. Haga clic en Cerrar

Nota: Cualquiera de los elementos mencionados (insertar filas, columnas, comentarios, etc.), pueden eliminarse desde el menú contextual, excepto los nombres, que sólo pueden eliminarse desde la Ficha Fórmulas, o eliminando las celdas que lo refieren.

Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas

Excel permite rellenar rangos con números, texto o fechas de forma automática. El contenido de la

primera celda de la selección se utiliza como valor inicial de las series.

Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el

controlador de relleno.

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EXCEL I 2007

Después de arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno

para elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar sólo los formatos

de celda, haga clic en “Rellenar formatos sólo” y para rellenar sólo el contenido de la celda, haga

clic en “Rellenar sin formato”.

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente

Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la

izquierda de la celda que contiene los datos que va a utilizar para

rellenar dicha celda.

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a

continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda (la celda o

rango vacío se llenará con los datos).

Rellenar fórmulas en celdas adyacentes

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas adyacentes. 2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

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EXCEL I 2007

Pueden rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas adyacentes a las

que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de la primera celda que contiene la

fórmula.

Por ejemplo, tiene números en las celdas A1:A15 y B1:B15, y escribe la fórmula =A1*B1 en la celda

C1. Para copiar esta fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el

controlador de relleno.

Ejercicio:

1. Capture los datos de las columnas A y B:

2. En la Celda C1 escriba la fórmula =A1+B1 3. Haga doble clic en el controlador de relleno

Observe cómo automáticamente se copia la fórmula

a las celdas C2:C8 y obtenemos los resultados.

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados

Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de

números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.

1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie. 3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.

Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si

desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en

blanco la segunda celda.

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EXCEL I 2007

Al rellenar una serie, las selecciones se extienden como se muestra en la tabla siguiente. Los

elementos separados por puntos y coma se colocan en celdas adyacentes individuales.

Selección inicial Serie extendida

1, 2, 3 4, 5, 6,...

9:00 10:00, 11:00, 12:00,...

lun mar, mié, jue,...

Lunes martes, miércoles, jueves,...

ene feb, mar, abr,...

ene, abr jul, oct, ene,...

1999, 2000 2001, 2002, 2003,...

1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...

Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...

texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,...

1er período 2do período, 3er período,...

Producto 1 Producto 2, Producto 3,...

4. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastre el controlador de relleno por el rango que desea rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden

descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

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EXCEL I 2007

También puede especificar el tipo de serie utilizando el botón secundario

del ratón para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después

hacer clic en el comando adecuado del menú contextual. Por ejemplo, si

el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar meses para

obtener la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. También puede hacer clic en

Rellenar años para obtener la serie ENE-2003, ENE-2004, etc.

Cómo rellenar celdas con una serie de números

1. En la Celda A1 escriba el número 2 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series.

3. En “Series en” seleccione “Columnas” 4. En “Tipo”, haga clic en “Lineal” para obtener una serie que se calcula agregando el valor del cuadro

“Incremento” a cada valor de celda. 5. En el cuadro “Incremento”, escriba 2 y déjela como celda activa. 6. En el cuadro “Límite”, escriba 100. Obtendrá la serie de números 2, 4, 6, 8, 10, 12….100.

Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada

Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista de los

nombres de las Unidades Administrativas), puede crear una serie de relleno personalizada. Las

series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja

de cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de

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EXCEL I 2007

relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días), pero se puede modificar o

eliminar una serie de relleno personalizada.

Ejemplo:

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de elementos

1. En la hoja de cálculo, escriba los siguientes elementos 2. Selecciónelos

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

4. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

5. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.

6. Los elementos de la lista seleccionados se agregarán al cuadro Listas personalizadas.

7. Haga clic dos veces en Aceptar.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de elementos

1. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada.

2. Presione ENTRAR después de cada entrada. 3. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar.

Para aplicar las listas creadas:

4. Haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.

5. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

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EXCEL I 2007

Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada

En el cuadro Listas personalizadas siga el procedimiento que requiera:

Modificar:

1. Seleccione la lista que va a modificar 2. Realice los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, 3. Haga clic en Agregar y después en Aceptar.

Eliminar:

4. Seleccione la lista 5. Haga clic en Eliminar y después en Aceptar

Ir a…

Las teclas de dirección desplazan el cursor hacia arriba,

abajo, a la izquierda y a la derecha respectivamente. Sin

embargo, si necesitara ir a la Celda AZ3000, imagínese

cuánto tiempo gastaría para poder llegar a ella.

El comando “Ir a”, permite desplazar el cursor a través

de la hoja de cálculo y seleccionar las celdas o los

rangos especificados, sin importar su posición.

Para activar este comando podrá pulsar la Tecla F5, “CRTL+I” o “Buscar y Seleccionar” del Grupo

Modificar en la Ficha Inicio.

Referencia

En el Cuadro de Texto "Referencia", deberá indicar la celda a la que desea desplazarse, por

ejemplo, si quiere ir a la Columna Z, Fila 2000, deberá escribir Z2000; después de hacer clic sobre

el botón aceptar, el cursor se posicionará inmediatamente en esa celda.

Cada vez que usted utiliza esta opción, Excel guarda la dirección de donde partió y del lugar al que

se trasladó, por lo que podrá regresar fácilmente a ellas, si es necesario.

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EXCEL I 2007

Si previamente definió un nombre a una celda o a un rango, el cuadro de diálogo presentará los

nombres definidos; por lo que podrá elegir el que desee y al hacer clic sobre el botón "aceptar",

Excel seleccionará la celda o el rango correspondiente.

Especial

Muestra el cuadro de diálogo Especial, que permite seleccionar las celdas que cumplan con alguno

de los siguientes criterios, entre otros.

Comentarios. Si activa esta casilla de verificación, Excel seleccionará todas las celdas que contienen un comentario.

Constantes. Selecciona todas las celdas cuyos valores no empiezan con el signo igual.

Celdas con Fórmulas. Selecciona todas las celdas que contienen fórmulas, según las casillas de verificación seleccionadas.

Buscar y Reemplazar

Cuando requiera localizar algún dato dentro de la hoja de cálculo, podrá utilizar la opción Buscar

que se encuentra en el Grupo Edición de la Ficha Inicio. También puede buscar datos para

reemplazarlos por otros.

Los caracteres buscados y los de reemplazo pueden incluir texto, números y fórmulas o parte de

las mismas.

Buscar:

1. Haga clic en cualquier celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar. 3. Haga clic en Buscar. 4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar. 5. Haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.

Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan

a sus criterios de búsqueda.

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EXCEL I 2007

Reemplazar:

1. Haga clic en cualquier celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar. 3. Haga clic en Reemplazar 4. En Buscar escriba el texto o número que quiere reemplazar 5. En Reemplazar con, escriba el nuevo texto o número con el que será reemplazado (o deje el cuadro en blanco

para reemplazar los caracteres con nada), y, a continuación, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.

A menos que seleccione un rango de celdas, Excel hace una búsqueda en toda la hoja de cálculo. Si

selecciona un grupo de hojas, buscará en todas las hojas del grupo.

Excel mostrará un mensaje si no encuentra caracteres que coincidan.

Autocorrección y Ortografía

Excel cuenta con una herramienta que le permite revisar el texto capturado en sus hojas de

cálculo, incluyendo aquel que se encuentra en los encabezados y pies de página, comentarios,

cuadros de texto, etc.

Si desea revisar el contenido de un rango, deberá seleccionarlo antes de activar la caja de diálogo

“Ortografía”. Si lo que desea es revisar toda la hoja, basta con hacer clic en cualquier celda y

utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

Si selecciona más de una hoja, entonces se verifica el contenido de todas las hojas seleccionadas,

incluyendo las celdas ocultas.

1. Active la opción Ortografía que se encuentra en la Ficha Revisar.

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EXCEL I 2007

Si dentro de la selección que hizo se encuentran errores ortográficos o bien palabras que para

Excel sean desconocidas, le indicará que esa palabra no se encuentra en el diccionario y le sugerirá

que la cambie por la que considere apropiada.

Si las palabras que le presenta en las Sugerencias no le parecen las adecuadas, puede corregirla

usted mismo sin salir de la caja de diálogo y posteriormente deberá elegir el botón “cambiar” o

bien “cambiar todas” si esta palabra se encuentra varias veces dentro de su hoja.

Omitir

Cuando usted considera que la palabra es correcta, aunque no sea reconocida por el diccionario

de Excel, puede hacer clic en Omitir para que ésta no sea modificada.

Omitir todas

Cuando Excel le marque un error en una palabra que se encuentra varias veces en su hoja y desea

que se mantenga tal como está, es recomendable utilizar esta opción para que la ignore cada vez

que la encuentre al hacer una revisión ortográfica.

Agregar palabra a

Seleccione el diccionario en el cual desee agregar las palabras que están bien escritas pero que no

se encuentran en el diccionario principal. La primera vez que usa el comando Ortografía, aparece

el diccionario PERSONAL.DIC en la lista "Agregar palabra a". Este diccionario estará vacío hasta que

le agregue palabras.

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EXCEL I 2007

Práctica 3

El Gerente de Ventas necesita que se elabore un reporte (de lunes a viernes), y usted debe

incluirse entre los vendedores. Ya tiene un reporte con los datos que le servirán para realizar su

tarea, sólo necesita hacer algunas modificaciones.

Iniciemos abriendo el archivo.

1. Abra el archivo: Reporte de Ventas.xlsx que se encuentra en C:\Excel

2. Inserte una columna entre enero y marzo 3. Corte la información que se encuentra en la columna “H” y péguela en la columna que acaba de insertar. 4. Modifique los encabezados de la información, en lugar de representar los meses, deberá representar los días

(utilice listas personalizadas). 5. Elimine la fila No. 10 6. Borre el nombre del segundo vendedor y en su lugar escriba el nombre de usted. 7. Inserte un comentario en la celda A6. 8. Guarde el archivo con los cambios.

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EXCEL I 2007

DAR PRESENTACIÓN AL LIBRO DE TRABAJO

Formato de Celdas

Al aplicar un formato, el usuario cambia las características de los datos, modificando la

presentación de números (distintas categorías), de texto (fuente, estilo, tamaño, etc.), alineación,

bordes, tramas (sombreado de celda) y protección de celdas.

Grupo Fuente

Seleccione previamente la celda, rango de celdas, o caracteres a los que desea aplicar formato y

en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, elija:

El tipo de Fuente. La fuente predeterminada es Calibri.

Tamaño. Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente

predeterminado es 11 (los tamaños dependerán de la fuente seleccionada y de la

impresora activa).

Estilo de fuente: Negrita, cursiva y subrayado

Bordes: Aplique un borde alrededor de las celdas seleccionadas en el estilo y color de su elección.

Color Seleccione el que desea utilizar para el texto o para el fondo de las celdas seleccionadas.

Aumentar o Disminuir tamaño de fuente.

Grupo Alineación

Use las opciones de la ficha Alineación para cambiar la alineación del contenido de las celdas,

posicionar el contenido dentro de las mismas y cambiar su

dirección.

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EXCEL I 2007

Vertical: Seleccione una opción para cambiar la alineación vertical del contenido de

la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto en la parte inferior de una

celda.

Horizontal: Seleccione una opción para cambiar la alineación del contenido de la

celda. De forma predeterminada, Excel alinea el texto a la izquierda, los números a

la derecha y centra los valores de error y lógicos.

Orientación: Seleccione la opción para cambiar la orientación del texto en las celdas

seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no estén disponibles si se seleccionan

otras opciones de alineación.

Sangría: Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma, en

función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría es

equivalente al ancho de un carácter.

Ajustar texto: Ajusta el texto en varias líneas dentro de una celda. El número de líneas

ajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.

Combinar celdas: Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. La referencia

de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior izquierda del rango

original seleccionado. Observe cómo en la siguiente imagen, el Texto “Reporte de Ventas” está

centrado en el rango A1:E1

Grupo Número

El formato de número no afecta el valor real de la celda que usa Excel para

realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (sólo

cambia su apariencia).

La siguiente tabla muestra un resumen de algunos de los formatos de número

que están disponibles

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EXCEL I 2007

Formato Descripción

General

Formato de número predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un número.

La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la opción General

se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente

ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con

decimales. El formato General también usa la notación científica (exponencial) para

los números grandes (12 o más dígitos).

Número

Se usa para la presentación de números en general. Se puede especificar el número

de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo

en que se muestran los números negativos.

Moneda

Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado

junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se

va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los

números negativos.

Fecha Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de

fecha, según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.

Hora Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora,

según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.

Porcentaje

Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de

porcentaje (%). Puede especificar el número de posiciones decimales que desea

usar.

Formato de Moneda. Seleccione el símbolo de moneda que desea utilizar. Este cuadro

sólo está disponible para las categorías Moneda y Contabilidad.

Formato de Porcentaje. Puede escribir el número y después aplicarle formato de

porcentaje. Ejemplo, si escribe .05 y le aplica el formato de %, el resultado será: 5%.

Si lo prefiere, escriba directamente el número y el formato de porcentaje del teclado. Ejemplo,

para 10% escriba 10 y presione la tecla de porcentaje antes de dar ENTER.

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EXCEL I 2007

Recuerde que para convertir un número que se encuentra en formato porcentual a formato

decimal, deberá dividirlo por 100. Por ejemplo, 8.9 dividido por 100 es 0.089.

Ejemplos de conversión:

Formato

Decimal

Formato

Porcentual

0.01 1%

0.05 5%

0.10 10%

0.105 10.5%

0.15 15%

0.50 50%

1.00 100%

Estilo Millares. Utilice este comando para separar la cantidad en miles. Ejemplo: 56,790.50

De forma predeterminada, Excel muestra el separador de miles configurado en el sistema. Sin

embargo, se puede especificar un separador diferente cambiando la configuración regional en el

Panel de control.

Posiciones Decimales Especifique hasta 30 posiciones decimales. Este cuadro sólo está

disponible para las categorías Número, Moneda, Contabilidad, Porcentaje y Científico.

Formato de Filas

Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida

en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 0,035 cm). El alto de fila predeterminado

es de 12,75 puntos (aproximadamente 0,4 cm). Si el alto de fila se establece como 0, la fila se

oculta.

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EXCEL I 2007

Alto de Filas:

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido

1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

Nota: Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila.

Cambiar el alto de las filas utilizando el ratón

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el alto de fila de una fila, coloque el cursor en el borde inferior del encabezado de fila y arrástrelo hasta que la fila tenga el alto que desea.

Para cambiar al mismo tiempo el alto de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar, coloque el cursor en el borde inferior de uno de los encabezados de las filas seleccionadas y arrástrelo hasta que tenga el alto deseado.

Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

Para cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

Formato de Columnas

En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 y 255. Este

valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de

fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si una columna tiene

un ancho de 0, la columna se oculta.

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EXCEL I 2007

Ancho de columnas

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar)

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.

Nota: Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

Cambiar el ancho de las columnas utilizando el ratón

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para cambiar el ancho de una columna, coloque el cursor del ratón a la derecha del encabezado de columna y arrastre el borde hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccione las columnas que desea cambiar, coloque el cursor del ratón a la derecha del encabezado de una de las columnas seleccionadas y, arrastre el borde hacia la derecha de uno de los encabezados

Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, seleccione la columna o columnas que desea cambiar y, a continuación, haga doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier encabezado de columna.

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EXCEL I 2007

Estilos Rápidos

Permite al usuario disponer de formatos establecidos por Excel, pero

es necesario contar con información en la hoja y seleccionarla

previamente para ejecutar este comando.

Estilos de celda de Excel

Un estilo de celda es un conjunto definido de

características de formato, como fuentes ,

tamaños de fuente, formatos de número, bordes

de celda y sombreado de celda. Excel 2007 tiene

varios estilos de celda integrados que puede

aplicar o modificar. También puede modificar o

duplicar un estilo de celda para crear el suyo

propio.

Los estilos de celda se basan en el tema de

documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos

de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.

Estilos de Tabla

Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o

estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar

formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla

predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y

aplicar un estilo de tabla personalizado.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla

seleccionando opciones de estilos rápidos para los

elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de

totales, la primera y la última columna, y las filas y

columnas con bandas.

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EXCEL I 2007

Práctica 4

El Director de la empresa, ha solicitado al área de recursos humanos entregue la plantilla de

personal con todos sus datos, incluyendo los ingresos, por lo que es necesario calcular el total de

sueldos que perciben al mes.

El reporte deberá tener una presentación agradable y contener fórmulas con referencias, ya que el

Director requiere que se le entregue el archivo de tal manera que pueda modificar los datos y que

éstos se hagan automáticamente.

Abra el archivo Personal.xlsx que se encuentra en C:\ Excel.

Inserte una columna para incluir el Subtotal

Calcule las prestaciones

Sume las prestaciones a la percepción mensual para obtener el total.

Aplique el formato de porcentaje a las prestaciones y estilo millares al resto de las

cantidades.

Aplique bordes y sombreado para una mejor presentación

Centre el título en el rango correspondiente

Guarde los cambios realizados.

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EXCEL I 2007

62


EXCEL I 2007

GRÁFICOS

Creación de gráficos

¿Qué es un Gráfico?

Es la representación gráfica de la información de una hoja de cálculo, son visualmente llamativos y

facilitan a los usuarios de comparar tramas y tendencias de los datos.

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en otra.

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se

actualiza automáticamente al cambiar estos datos.

En la mayoría de los gráficos, como los de columnas y los de barras, puede representar

gráficamente datos que están organizados en filas o columnas en una hoja de cálculo. Sin

embargo, algunos tipos de gráfico (como el circular o el de burbujas) requieren una disposición de

datos específica.

Tipos de gráficos

Los gráficos de Microsoft Excel se basan en 14 tipos estándar, los cuales son:

Área

Barras

Columna

Líneas

Circular

Anillo

Radial

XY (Dispersión)

Superficie

Burbujas

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EXCEL I 2007

Cotizaciones

Cono, Cilindro y Pirámide

Cada uno de ellos tiene al menos un subtipo como variantes del tipo original. De esta forma, se

puede elegir el más adecuado para la presentación de los datos.

Gráficos incrustados

Los gráficos incrustados se crean como un objeto más en una hoja de cálculo. Utilice gráficos

incrustados con informes y otros documentos en los que conviene presentarlo junto con los datos

de la hoja de cálculo.

Si desea mostrar un gráfico separado de los datos a los que está asociado, ubíquelo en otra hoja.

Esto resulta útil cuando desea utilizar trasparencias de sus gráficos como parte de una

presentación.

Procedimiento para crear un gráfico

Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el

mejor modo de trazar los datos en el gráfico.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Para este tipo de gráfico Organice los datos

Columnas, Barras, Líneas,

Área, Superficie o Radial

En columnas:

Ener

o

Febre

ro

345 276

158 129

En filas:

Enero 34

5

27

6

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EXCEL I 2007


Febre

ro

27

6

12

9

Circular o de Anillos

Si hay una sola serie de datos, en una columna de datos

y una columna etiquetas de datos:

Enero 125

Febrero 245

Marzo 310

O en una fila de datos y una fila de etiquetas de datos:

Enero Febrero Marzo

125 245 310

Si son varias series de datos, en varias columnas de

datos y una columna de etiquetas de datos:

Enero 125 250

Febrero 345 460

Marzo 520 610

O si son varias series de datos, en varias filas de datos y

una fila de etiquetas de datos:

Enero Febrero Marzo

125 345 520

250 460 610

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EXCEL I 2007


De Burbujas o XY (de

Dispersión)

En columnas, con los valores para el eje X en la primera

columna y los correspondientes valores para el eje Y y

los tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, de

la siguiente manera:

X Y Tamaño de la

burbuja

1 2 3

4 5 6

De Cotizaciones

En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando

nombres o fechas como etiquetas:

valores máximos, valores mínimos y valores de cierre

Como:

Fecha Máxim

o

Mínim

o

Cierre

1/1/20

02

46,125 42 44,06

3

ó

Fecha 1/1/20

02

Máxim

o

46,125

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EXCEL I 2007


Mínim

o

42

Cierre 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

Nota: Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.

Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea

utilizar.

Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación,

haga clic en Todos los tipos de gráfico para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico; por

último, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de gráficos

disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si

desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación

mediante el procedimiento siguiente.

4. Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las

fichas Diseño, Presentación y Formato.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

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EXCEL I 2007

En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva. 2. Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a

continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico

que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el gráfico. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR.

Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo.

1. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

Aspecto de un Gráfico

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar

o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un

diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos

(o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más

cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.

Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos

Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos (títulos de gráficos: texto

descriptivo que se alinea automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un

gráfico.), por ejemplo títulos de gráfico y de eje.

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EXCEL I 2007

Agregar un título al gráfico

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga

clic en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico. 4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee y oprima ENTER. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de

herramientas que desee usar.

Agregar títulos de eje

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar títulos de eje. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje. 3. Siga alguno de estos procedimientos:

Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje vertical primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee. 5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de

herramientas que desee usar.

Nota: Puede utilizar también los botones de formato de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Fuente). Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario del mouse, hacer clic en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Agregar etiquetas de datos

1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico.

Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar.

Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.

2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota: Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

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EXCEL I 2007

Quitar títulos o etiquetas de datos de un gráfico

3. Haga clic en el gráfico.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño,

Presentación y Formato.

4. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.

Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.

Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

Nota: Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

Mostrar u ocultar una leyenda

Cuando se crea un gráfico, éste muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su

ubicación después de crear el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno o selecciónela y oprima SUPRIMIR.

Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota: Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área de trazado se ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el área de trazado no se ajustará automáticamente.

Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas

Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes principales, que

se pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de

detalle que desee que muestren. En los gráficos 3D se muestra también un eje de profundidad.

Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, horizontales

y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a través del área

de trazado del gráfico.

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EXCEL I 2007

Mostrar u ocultar los ejes principales

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.

Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.

Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar líneas de cuadrícula. 2. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula. 3. Haga lo siguiente:

Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, y, a continuación, haga clic en Ninguna.

Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.

Mover un gráfico o cambiar su tamaño

Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de cálculo nueva o

existente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste.

Mover un gráfico

Para mover un gráfico, haga clic en el borde del mismo y arrástrelo a la ubicación que desee.

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EXCEL I 2007

Cambiar el tamaño de un gráfico

Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el

tamaño que desee.

En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y

Ancho de forma.

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EXCEL I 2007

Práctica 5

Instrucciones

Crear un gráfico en la misma hoja en que se encuentran los datos.

1. Abra el archivo Reporte de Ventas.xlsx que modificó en la práctica 3. 2. Seleccione los datos del rango ”A3:D7” e inserte un gráfico de “Columna” 3. Agregue un título. 4. Elija la opción “Cambiar entre Filas y Columnas”, para comparar las cantidades por vendedor. 5. Elimine las líneas de división principales 6. Agregue etiqueta de Datos a la Vendedora “Florencia Fuentes” 7. Cambie el formato del área del gráfico, seleccionando relleno sólido y un color claro” 8. Guarde el archivo como “Gráfico de ventas.xls”

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EXCEL I 2007

DISEÑO DE PÁGINA

Configurar Página

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel que contenga una gran cantidad

de datos o varios gráficos, puede ajustarla rápidamente en la vista Diseño de página para obtener

resultados de aspecto profesional. En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los

datos del mismo modo que en la vista Normal. Sin embargo, también puede usar reglas para medir

el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar encabezados

y pies de página, establecer los márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las líneas de

cuadrícula, mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas y especificar las opciones de

ajuste de escala.

Cuando termine de trabajar en la vista Diseño de página, puede volver a la vista Normal.

Aunque la vista Diseño de página es indispensable para preparar los datos para la impresión, debe

usar la Vista previa de salto de página para ajustar saltos de página y la Vista preliminar para ver

cómo quedarán los datos cuando se impriman.

Usar reglas en la vista Diseño de página

En la vista Diseño de página, Excel proporciona una regla horizontal y vertical para que pueda

tomar medidas precisas de celdas, rangos, objetos y márgenes de página. Las reglas ayudan a

colocar objetos, así como a ver o editar los márgenes de página directamente en la hoja de

cálculo.

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EXCEL I 2007

De forma predeterminada, la regla muestra las unidades especificadas en la configuración regional

del Panel de control. Sin embargo, éstas se pueden cambiar a pulgadas, centímetros o milímetros.

Las reglas se muestran de forma predeterminada, pero se pueden ocultar fácilmente.

Mostrar u ocultar las reglas

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página 2. En el grupo Mostrar u ocultar, desactive la casilla Regla para ocultar las reglas o active la casilla para

mostrarlas.

De la misma manera puede mostrar u ocultar los comandos Líneas de cuadrícula, Barra de

fórmulas y Títulos.

Cambiar la orientación de la página en la vista Diseño de página

1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página . 3. En la ficha Diseño de Página, Grupo Configurar página, haga clic en Orientación y,

a continuación, en Vertical o en Horizontal.

Agregar o cambiar los encabezados y pies de página en la vista Diseño de página

1. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista Diseño de página y

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EXCEL I 2007

Siga uno de estos procedimientos:

Para agregar un encabezado o un pie de página, elija Haga clic para agregar encabezado en la parte superior de la página de hoja de cálculo o en Haga clic para agregar pie de página en la parte inferior de la página de hoja de cálculo y, a continuación, coloque el cursor en el cuadro izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página y escriba el texto.

Para cambiar el texto de un encabezado o un pie de página, haga clic en el cuadro de texto del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de hoja de cálculo respectivamente y, a continuación, seleccione el texto que desea cambiar.

1. Escriba el nuevo texto del encabezado o pie de página. 2. Haga clic en cualquier punto de la hoja.

Nota: También puede mostrar encabezados o pies de página en la vista Normal. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página. Excel muestra la vista Diseño de página y coloca el puntero dentro del cuadro de texto del encabezado en la parte superior de la página de hoja de cálculo.

Establecer los márgenes de la página en la vista Diseño de página

3. Haga clic en la hoja de cálculo que desea cambiar. 4. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en

Vista Diseño de página. 5. En la ficha Diseño de página, Grupo Configurar página,

haga clic en Márgenes y, a continuación, en Normal, Estrecho o Ancho.

Nota: Para obtener más opciones, haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, en la ficha Márgenes, seleccione los tamaños de margen que desea usar.

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EXCEL I 2007

Para cambiar los márgenes con el ratón, siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar los márgenes superior o inferior, haga clic en el borde superior o inferior del área de margen de la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas vertical, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.

Si desea cambiar los márgenes derecho o izquierdo, haga clic en el borde derecho o izquierdo del área de margen en la regla. Cuando aparezca una flecha de dos puntas horizontal, arrastre el margen hasta que alcance el tamaño que desee.

Nota: Los márgenes de encabezado y pie de página se ajustan automáticamente cuando se cambian los márgenes de página. También puede cambiar los márgenes del encabezado y el pie de página con el ratón. Haga clic dentro del área del encabezado o pie de página y, a continuación, haga clic en la regla hasta que aparezca la flecha de dos puntas. Arrastre el margen hasta que adquiera el tamaño que desea.

Mostrar u ocultar encabezados, pies de página y márgenes

Los encabezados, pies de página y márgenes se muestran de forma predeterminada en la vista

Diseño de página. Para ocultarlos cuando desee maximizar el área de trabajo, haga clic en

cualquier borde de la hoja de cálculo para mostrar u ocultar el espacio en blanco alrededor de las

celdas.

Mostrar, ocultar o imprimir líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna.

Las líneas de cuadrícula, los encabezados de fila y los encabezados de columna se muestran de

forma predeterminada en la vista Diseño de página, pero no se imprimen automáticamente.

1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Opciones de la hoja, siga uno o varios de estos procedimientos:

Para mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active o desactive la casilla Ver.

Para imprimir las líneas de cuadrícula, en Líneas de la cuadrícula, active la casilla Imprimir*.

Para mostrar u ocultar los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active o desactive la casilla Ver.

Para imprimir los encabezados de fila y columna, en Encabezados, active la casilla Imprimir*.

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EXCEL I 2007

* Estas opciones se podrán apreciar en la vista “Presentación Preliminar” o al imprimir el documento.

Seleccionar opciones de escala en la vista Diseño de página

1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Ajustar área de impresión, siga uno de estos procedimientos:

Para reducir el ancho de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Ancho.

Para disminuir el alto de la hoja de cálculo impresa para ajustarlo a un número máximo de páginas, seleccione el número de páginas que desea en la lista Alto.

Para aumentar o disminuir la hoja de cálculo impresa a un porcentaje de su tamaño real, seleccione el porcentaje que desea en el cuadro Escala.

Opciones de impresión

Los libros y hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno a uno o varios al

mismo tiempo.

Área de Impresión

Si imprime con frecuencia imprime un rango o rangos de

celdas, puede definir un área de impresión (área de impresión:

uno o varios rangos de celdas que se designan para

imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo

completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión,

sólo se imprime dicha área.) que incluya sólo esa selección.

Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido

un área de impresión, sólo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de

impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja

de cálculo completa.

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EXCEL I 2007

Establecer Área de Impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación,

haga clic en Establecer área de impresión.

Nota: El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro.

Borrar área de impresión

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. 2. Haga clic en Área de Impresión y seleccione "Borrar área de impresión"

Saltos de Página

Para imprimir el número exacto de páginas que desee, puede utilizar la opción Vista previa de

salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página

insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejan los

saltos de página que Excel aplicará automáticamente.

La Vista previa de salto de página es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios

(como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por

ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la

colocación automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los

que afecte la configuración de la impresora actual.

1. En la Ficha Vista, Grupo Vistas del Libro, haga clic en Vista previa de salto de página. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición.

Para insertar saltos de página “verticales” u “horizontales”, seleccione una fila o columna debajo o

a la derecha del lugar donde desee insertarlo, haga clic con el botón secundario del ratón y, a

continuación, haga clic en Insertar salto de página en el menú contextual.

Para quitar un salto de página manual, arrástrelo fuera del área de vista previa de salto de página.

Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic con el botón secundario del ratón en

cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Restablecer todos los saltos de

página en el menú contextual.

Nota: Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.

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EXCEL I 2007

Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

3. En Imprimir, seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.

4. Seleccione la opción Imprimir para definir las opciones de impresión.

Impresora

Elija el nombre de la impresora que utilizará para imprimir su documento, si en la lista

desplegable no se encuentra, podrá dar clic en el botón Buscar impresora.

Haga clic en Propiedades si desea cambiarlas (tamaño de papel, estilo de impresión,

copias, etc.)

Intervalo de páginas:

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EXCEL I 2007

Si desea imprimir todas las páginas de su hoja, seleccione Todas, o bien elija Páginas y

especifique las páginas que desea imprimir.

Imprimir:

Haga clic para imprimir la información que previamente seleccionó. Aunque en el libro

haya más información, ésta no será considerada.

Para imprimir toda la información del libro de trabajo, deberá seleccionar la opción Todo

el Libro.

Si desea imprimir la información que contienen determinadas hojas, selecciónelas

previamente y, haga clic en Hojas activas.

Si estableció un área de impresión, pero desea imprimir todo el libro, o las hojas activas,

haga clic en Omitir áreas de impresión.

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EXCEL I 2007

Copias

Especifique el número de copias que desee imprimir.

Si desea que su trabajo se imprima en el orden en que creó el documento, active la casilla

Intercalar. Sólo funciona cuando se imprimen varias copias.

Vista previa

Haga clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de imprimirla

y seleccionar otras opciones de impresión, como la configuración de página.

Aceptar

Haga clic en este botón para enviar el documento a la impresora.

Cancelar

Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo.

Repetir filas o columnas como títulos o etiquetas en cada página impresa

Si una hoja de cálculo produce varias páginas impresas, tal vez desee repetir filas o columnas

específicas como títulos o etiquetas en la parte superior o a la izquierda de cada página impresa.

Por ejemplo, puede repetir las filas 1 y 2 de cada página impresa si estas filas contienen etiquetas

que ayudan a entender los datos de la hoja de cálculo.

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea imprimir. 2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Imprimir títulos. 3. En la ficha Hoja, bajo Imprimir títulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:

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EXCEL I 2007

En el cuadro Repetir filas en extremo superior, escriba la referencia de las filas que contienen los títulos de columna.

En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas que contienen las etiquetas de fila.

También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo y seleccionar las filas o columnas de

título que desea repetir en la hoja de cálculo. Cuando termine de seleccionar las filas o columnas

de título, haga clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para regresar.

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EXCEL I 2007

Práctica 6

1. Abra el archivo personal.xlsx que guardó en la Unidad anterior.

2. Configúrelo para impresión con las siguientes características.

Página en “Horizontal”

Márgenes “Ancho”

Seleccione la información y establézcala como área de impresión

En el encabezado: agregue su nombre a la Derecha

En el pie de página: agregue el nombre del archivo a la izquierda y el número de página a la

derecha.

Inserte un salto de página horizontal a la mitad de la información

Configure para que al imprimir se repitan las filas 1:3 en el extremo superior (contienen el título y

los encabezados de la información).

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EXCEL I 2007

CONCLUSIÓN

Después de haber asistido a este curso, el participante está en posibilidades de trabajar en un libro

de Excel, organizar sus hojas y elaborar tareas que incluyan fórmulas con valores, referencias y

gráficos; darles una excelente presentación y en caso de que se encuentre con algún problema de

edición, podrá solucionarlo.

Es recomendable, sin embargo, que asista al siguiente nivel de Excel, para que pueda enriquecer

sus tareas, ya que dentro del contenido de ese curso se encuentra personalización de gráficos,

filtros, subtotales, tablas dinámicas, gráficos Smart Art. etc.

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EXCEL I 2007

GLOSARIO

Activar: La hoja que active determina las fichas que aparecen. Para activar una hoja, haga clic en

su etiqueta en el libro.

Área de impresión: Uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se

desea imprimir la hoja de cálculo completa.

Área del gráfico: Todo el gráfico junto con todos sus elementos.

Área de trazado: En un gráfico 2D, área delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos.

En un gráfico 3D, área delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de

categoría, los rótulos de marcas de graduación y los títulos de eje.

Barra de fórmulas: Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o

editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado

en la celda activa.

Botón Seleccionar todo: Rectángulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una

hoja de datos en el punto en que se encuentran los encabezados de fila y de columna. Este botón

se utiliza para seleccionar todas las celdas de una hoja de datos.

Celda activa: Celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo está

activa una celda a la vez. La celda activa tiene un borde grueso.

Controlador de relleno: Pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la

selección.

Eje: Línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de

medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal y

contener categorías.

Encabezado de columna: Área gris con números o letras situada en la parte superior de cada

columna. Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar una columna completa.

Encabezado de fila: Área gris numerada situada a la izquierda de cada fila.

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EXCEL I 2007

Etiqueta de datos: Etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de

datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una

hoja de datos.

Fuente: Diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También

se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir

en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.

Fuente estándar: Fuente de texto predeterminada para las hojas de cálculo. La fuente estándar

determina la fuente predeterminada para el estilo de celda normal.

Función: Fórmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una operación y

devuelve un valor o valores.

Gráfico incrustado: Gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico

separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un

informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.

Hoja activa: Hoja de un libro en la que se está trabajando. El nombre de la etiqueta de la hoja

activa aparece en negrita.

Hoja de cálculo: Documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos.

Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre

en un libro.

Hoja de gráfico: Hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se

desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de

cálculo o un informe de tabla dinámica.

Leyenda: Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías

de un gráfico.

Libro de Excel: Un libro de Excel, es aquél que está integrado por una o más Hojas de Cálculo (255

máximo).

Nombre: Palabra o cadena de caracteres que representa el valor de una celda, un rango de celdas,

una fórmula o una constante. Use nombre fáciles de comprender, como Productos, para referirse

a rangos difíciles de entender, como Ventas (rango:C20:C30).

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EXCEL I 2007

Puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras,

columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los

marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.

Rango: Dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no

adyacentes.

Referencia de celda: Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por

ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.

Referencia relativa: En una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la

celda que contiene la fórmula y la de la celda a la que hace referencia. Si se copia la fórmula, la

referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa adopta la forma A1.

Saltos de página. Divide una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel

inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración

de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de página

manuales que se hayan insertado.

Seleccionar: Resaltar una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo. Las celdas

seleccionadas se verán afectadas por el siguiente comando o acción.

Selección no adyacente: Selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace

selecciones no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas

constituyen una forma rectangular.

Serie de datos: Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de

un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar

una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.

Tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar

un tema a un archivo mediante una selección única.

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EXCEL I 2007

BIBLIOGRAFÍA

Ayuda de Microsoft 2007.

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EXCEL I 2007

ANEXOS

Archivos en Excel:

Práctica 3

90


EXCEL I 2007

Práctica 4

Documents

EXCEL I - Instituto Nacional de Estadística y Geografía ... · 3 direcciÓn de capacitaciÓn y calidad excel i 2007 editar hojas de cÁlculo