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Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 21Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Central, Ministerio de Seguridad Pública.
Formas Excluidas:
Nombre Paralelo: Archivo Central, Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública
(*) Acrónimo del Archivo: CR – MGPSP-AC
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”
Provincia de:
o Alajuela o Cartagoo Guanacasteo Herediao Limóno PuntarenasX San José
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central
(*) Municipio (Distrito): Zapote.
1
Núcleo de Población Menor: Barrio Quesada Durán
Calle: Avenida 36-38 Calle 13 Transversal.
Código Postal: 4768-1000, San José
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http://www.msp.go.cr
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono(s): 1. (506) 2583-43-73 2. (506) 2583-42-74
Fax: 1. Tele-fax: (506) 2227-48-66 Ext. 277
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: De Lunes a Viernes 7:00 a.m. a 15:00 horas
Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados de ley.
Horas semanales de apertura: 40 horas
Marque con “X”
X Acceso Libreo Acceso restringido
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: Vargas / Álvarez
Nombre: Luis Enrique
Cargo: Encargado
2
Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 15/junio/1999
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
Marque con “X”
X Público o Privado
Tipo de Archivo: Marque con “X”
o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido Políticoo Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacionalo Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos HumanosX No aplica a ninguna de las anteriores
Gestionado por: Marque con “X”
o Administración Autonómica / territorialX Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicas
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o Poder Judicialo Poder Legislativo
Administración Central:
(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”
o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:
El Ministerio de Seguridad Pública tiene sus antecedentes en las anteriores fuerzas militares que funcionaron en Costa Rica desde 1821 hasta el año 1949, cuando se abolió el ejército. Desde ese momento se gesta la creación de distintas unidades encargadas de velar por la seguridad nacional.
Existen antecedentes de la existencia de un Archivo Policial desde el año 1924, creado con el propósito de atender denuncias de extravíos de cédulas, pasaportes, robos, vagancia, solicitudes de captura, etc. (DGAN, DSAE, Expediente de asesorías). A fines de la década de 1980 surgieron varias iniciativas para conformar un “archivo centralizado” debido a que en el Ministerio se estaba dando una “fuga de información y extravío de documentos” (oficio 282-87-DAYC de 19 de mayo de 1987 del Departamento de Eficiencia Administrativa).
De acuerdo con el informe de asesoría que brindó el Archivo Nacional en 1992, se destinó un espacio de 50 m² pero sin el equipo necesario ni personal a cargo. En el mes de noviembre de 1995, a raíz de la fusión de los Ministerios de Seguridad Pública y de Gobernación y Policía se dan los primeros pasos en la conformación del Archivo Central, pues se recibió una gran cantidad de documentos del Ministerios de Gobernación, lo que obligó a las autoridades a implementar medidas para la adecuada conservación de los documentos. Inicialmente se instaló en el primer piso de la Intendencia del Ministerio de Seguridad. En un local de 66 m² pero sin las condiciones adecuadas de seguridad.
El día Lunes 27 de diciembre de 1999, se crea el Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública, según decreto # 28340-S, publicado en La Gaceta Nº 251 y se nombró al señor Luis Vargas Álvarez como Encargado, esto se fundamenta en los inciso 3 y 18 del artículo 140 de la Constitución Política, artículo 28 inciso b) de la Ley General de la Administración Pública y la Ley del Sistema Nacional de Archivo 7202, creado con el fin de dictar normas que ordenen y faciliten a la administración y control eficiente en el manejo, medidas de conservación, clasificación, facilitación y de todos los documentos producidos por el Ministerio, con el fin de garantizar la eficiencia y la buena administración de los legajos.
Su función principal, es centralizar la documentación tramitada de todas las oficinas del Ministerio de acuerdo con los plazos de remisión establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos, así como velar por la aplicación de políticas
4
archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 27/12/1999.
Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Decreto # 28340-S, publicado en La Gaceta Nº 251
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
Está ubicado en la primera planta del edificioPresenta dos áreas de funcionamiento:
a) Área Administrativab) Área Técnica. c) Área del Depósito
Sus bases se construyeron en cemento y “perling” sus paredes son de “fibrolit”, los pisos son de cemento. La estantería: móvil y metálica fija. Se efectúa diariamente el control de la humedad y temperatura, a través del Higrómetro.
Metros Cuadrados de Depósito: 135 m²
(*) Metros lineales de estantería: 320 mts.
(*) Número de puestos de sala: 1 puesto
Facilidades para discapacitados:
Marque con “X”X Sío No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 300 mts
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: No hay_________________________________________________________________
5
Estructura orgánica MSPMINISTERIO DE SEGURIDAD
PÚBLICA
Asesoría Jurídica Oficina de Relaciones Públicas y Prensa
Oficina de Planificación Institucional
Auditoría General
Políticas y Estrategias
institucionales
Formulación de planes,
programas y proyectos
Evaluación institucional
Asesoría y capacitación
Contraloría de Servicios
Consejo de Personal
Dirección General
Administrativa y
Unidad de Proyectos de
Infraestructura y Equipamiento
Policial (adscrita)
Dirección Recursos Humanos
Reclutamiento y Selección
Análisis y Evaluación
Remuneraciones y Compensaciones
Capacitación y Desarrollo
Control y Documentación
Dirección Administrativa
Servicios Generales
Proveeduría
Obras Civiles
Transportes
Dirección Financiera
Tesorería
Contabilidad
Presupuesto
Cobros Administrativos
Dirección Informática
Sistemas
Telemática
Soporte Técnico
Departamento de Sanidad
Departamento Disciplinario Legal
Guardia Civil (Adscrito)
Guardia de Asistencia Rural (Adscrito)
Policía Encargada del Control de Drogas no Autorizadas y de Actividades Conexas (Adscrito)
Policía de Fronteras (Adscrito)
Reserva de las Fuerzas de Policía (Adscrito)
Inspección General (Adscrito)
Departamento de Operaciones
Departamento de Inteligencia
Delegaciones Regionales
Dirección General de la Fuerza Pública Escuela Nacional de Policía
Dirección de Seguridad Comunitaria y Comercial Dirección de Servicios de Seguridad Privados
Dirección General de Armamento
Servicio Nacional de Guardacostas
Rondalla de la Fuerza Pública (adscrita)
Propuesta elaborada por Laura Espinoza con base en el Decreto Ejecutivo No. 32177-SP
SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Marque con “X”Taller de restauración:
o SíX No
REPRODUCCIÓN.
Marque con “X”Servicios de reproducción documental
X Sío Noo
Servicios de fotocopias
X Sío No
Servicios de fotografías
o SíX No
Servicios de microformas
X Sío No
Servicios de reproducciones digitales
o SíX No
BIBLIOTECA
Marque con “X”
Biblioteca auxiliar
X Sío No
Nº de monografías: 100
Nº de Títulos de publicaciones periódicas: No
INFORMATIZACIÓN
Marque con “X”
Funciones informatizadas:X Sío No
Gestión de usuarios:o SíX No
Descripción de fondosX Sío No
Lenguajes DocumentalesX Sío No
Otra información:
Se utilizan 4 bases de datos: Informix, Oracle, Sybase, Access. El modo de ingreso de datos es en línea o multiusuario, se recupera la información a través de índices o llaves de acceso. Los modos de respaldo de la información es por medio de cintas y duplicación de las bases en los servidores. El uso del correo electrónico está regulado por la Dirección de Informática.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Orgánico.
Agrupación Superior: Fondo: Ministerio de Seguridad Pública
CUESTIONARIO
DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIOFechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 25/02/2008
Datos del informante:Apellidos: Vargas / Álvarez
Nombre: Luis Enrique
Cargo: Encargado
FUENTE EMPLEADA:
Entrevista personal
Dirección General del Archivo Nacional, Departamento Servicios Archivísticos Externos, Expediente de asesoría e informes archivístidcos del Ministerio de Seguridad Pública
OBSERVACIONES
Observaciones:
Elaborado por Laura Espinoza RojasRevisión: junio 2008
(*) Campos Obligatorios
MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICACUADRO DE CLASIFICACION
SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 Tipo documental
Despacho Ministro LeyesReglamentosDecretosAcuerdosResolucionesCorrrespondencia
Asesoría JurídicaCorrespondenciaContratosReglamentosLeyesAcuerdos ResolucionesRecursos
Desahucios Administrativos
Correspondencia
Proyectos de resoluiciónDesahucios
Jurídico Administrativo Proyectos de resoluciónRecursos de apelaciónInformesCorrespondenciaDictámenesDirectricesProyectes de ley
Jurídico Contractual CorrespondenciaContratosExpedientes de carteles de licitaciónConvenios de cooperaciónCertificaciones
Oficina de Relaciones Públicas y Prensa
Correspondencia
Material de divulgación
Oficina de Planificación Institucional
Correspondencia
Plan EstratéticoPlanes Anuales OperativosExpedientes de presupuestoProyectos
Políticas y Estrategias institucionales
Correspondencia
OrganigramasMemoriasAutoevaluación del Sistema de Control Interno
Formulación de planes, programas y proyectos
Plan Nacional de Desarrollo
Marco General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativo Institucional
Matriz de Desempeño InstitucionalMatriz de Desempeño ProgramáticoCorrespondencia
Evaluación institucional Planes Anuales OperativosMarco General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativo InstitucionalMatriz de Desempeño InstitucionalMatriz de Desempeño ProgramáticoCorrespondencia
Asesoría y capacitación Expedientes de capacitación
Material de cursosCorrespondencia
Auditoría General CorrespondenciaExpedientes de AuditoríaInformes
Contraloría de Servicios
Correspondencia
Informes
Consejo de Personal Listas de servidores policiales elegiblesCorrespondenciaConcursos de antecedentes
Dirección General Administrativa y Financiera
Plan Operativo Anual Institucional
CorrespondenciaInformesExpedientes de presupuesto
Unidad de Proyectos de Infraestructura y Equipamiento Policial (adscrita)
Proyectos de infraestructura
Proyectos de equipamientoEstudios de prefactibilidadPresupuestosManuales de procedimientos
Rondalla de la Fuerza Pública (adscrita)
Correspondencia
Dirección Recursos Humanos
Expedientes de personal
Manuales de Clasificación de puestosCorrespondenciaCirculares
Departamento Reclutamiento y Selección
Expedientes de concursos internos y externos
Manual de Clasificación de puestosCorrespondenciaBoletinesExpedientes de oferentes
Expedientes de programas de orientación al empleadoEvaluacionesNóminas de elegibles
Departamento de Análisis y Evaluación
Estructura ocupacional de puestosCorrespondenciaManual de Clases InstitucionalEstudios de clasificación de puestos Evaluaciones
Departamento de Remuneraciones y Compensaciones
Estudios
InformesExpedientes de personalPlanillas de pagoDenunciasCorrespondencia
Departamento de Capacitación y Desarrollo
Estudios técnicos
CorrespondenciaExpedientes de becas
Departamento de Control y Documentación
Informes
Expedientes de personalCertificaciones
Correspondencia
Dirección Administrativa
Registro y control de vehículosCorrespondencia
Departamento de Servicios Generales
Correspondencia
Boletas de Mantenimiento
Departamento de Proveeduría Institucional
Facturas
LicitacionesCorrespondenciaExpedientes de activosRegistro Inmobiliario
Departamento de Obras Civiles
Expedientes de proyectos de construcciónCorrespondencia
Departamento de Transportes
Solicitudes de transportes
CorrespondenciaInventarios
Dirección Financiera Expedientes de presupuestoCorrespondenciaCaja chica
Departamento de Tesorería
Expedientes de presupuesto
Correspondencia
Departamento de Contabilidad
Libros contables
Inventarios financierosCorrespondencia
Departamento de Presupuesto
Expedientes de presupuesto
CorrespondenciaAnteproyectos de prespuesto
Departamento de Cobros Administrativos
Expedientes de cobro
Expedientes de indemnización
Correspondencia
Dirección Informática CorrespondenciaManuales técnicosLicitacionesFacturas proformaExpedientes de capacitación
Departamento de Sistemas
Correspondencia
Departamento de Telamática
Correspondencia
Departamento de Soporte Técnico
Correspondencia
Departamento de Sanidad
Correspondencia
EstudiosInformesCapacitación
Departamento Disciplinario Legal
Reglamentos
LeyesCorrespondenciaExpedientes de personalRecursos de revocatoria
Dirección General de la Guardia Civil (Adscrito)
Correspondencia
Dirección General de la Guardia de Asistencia Rural (Adscrito)
Correspondencia
Policía Encargada del Control de Drogas no Autorizadas y de Actividades Conexas (Adscrito)
Correspondencia
Expedientes de casosDepartamento de Operaciones
Departamento de Inteligencia
Correspondencia
Delegaciones Correspondencia
Regionales
Policía de Fronteras (Adscrito)
Correspondencia
Reserva de las Fuerzas de Policía (Adscrito)
Correspondencia
Inspección General (Adscrito)
Correspondencia
InformesInvestigaciones
Dirección General de la Fuerza Pública
Correspondencia
Circulares
Vicaría Episcopal Correspondencia
Centro de Servicios de Transporte
Correspondencia
Control de vehículos
Consejo Superior de Oficiales (Órgano de apoyo)
Correspondencia
Asesoría
Departamento Seguridad Aeroportuaria
Listados de personal
Correspodencia
Plan de emergencia de desastres aéreos
Departamento de Guardia Presidencial
Correspondencia
Controles
Administraciones Regionales (Órgano de apoyo)
Correspondencia
Centro de Servicios Policiales (Órgano de apoyo)
Correspondencia
Listados de suministros
Dirrección de Operaciones
Correspondencia
InformesDiagnósticos operacionales
Departamento de Planes y Operaciones
Correspondencia
ProyectosInformesInventario de activos
Departamento de Análisis y Tratamiento de la Información
Correspondencia
InformesEstadísticas
Departamento de Enlace y Comunicaciones
Correspondencia
Manuales de procedimientos
Dirrección de Unidades Especializadas
Correspondencia
Unidad Especial de Apoyo
Correspondencia
Unidad de Intervención Policial
Correspondencia
Unidad Canina Correspondencia
Unidad de Operaciones en Armas y Explosivos
Correspondencia
Unidad de Incidentes Radiológicos, Bacteriológicos y Químicos
Correspondencia
Unidad de Zapadores CorrespondenciaMapas
Unidad de Seguridad Interna
Correspondencia
Controles
Unidad Especial de Protección
Correspondencia
Dirrección de Policial de Apoyo Legal
Correspondencia
Dirrección de Servicio de Vigilancia Aérea
Correspondencia
Departamento de Operaciones
Correspondencia
Estudios
Departamento Técnico Aeronáutico
Correspondencia
Controles
Dirrección de Investigación Especializada
Correspondencia
Expedientes de investigación
Departamento de Investigación del Robo de Vehículos
Correspondencia
Expedientes de investigación de denuncias
Departamento de Investigación Penal Juvenil
Correspondencia
Expedientes de investigación de denuncias
Departamento de Investigación de Propiedad Intelectual
Correspondencia
Expedientes de investigación de denuncias
Departamento de Investigación de Explotación Sexual Comercial
Correspondencia
Expedientes de investigación de denuncias
Delegaciones Regionales Correspondencia
Expedientes de investigación de denuncias
Direcciones Regionales Correspondencia
Planes Anuales OperativosExpedientes de investigación
Escuela Nacional de Policía (Órgano Docente)
Planes de estudio
Programas de cursosCorrespondenciaListado de estudiantes
Consejo Académico CorrespondenciaPlanes anuales de capacitación
Programas de cursos
Departamento Administrativo
Expedientes de ejecución presupuestariaCorrespondenciaExpedientes de personal
Departamento de Investigación y Evaluación
Manuales de procedimientos
Correspondencia
Departamento Académico
Horarios
Material de cursosCertificadosCorrespondenciaPlanes de estudio
Academia del Servicio Nacional de Guardacostas
Correspondencia
Planes de instrucción
Programa de resistencia al abuso de drogas
Correspondencia
Expedientes de capacitación
Dirección de Seguridad Comunitaria y Comercial
Correspondencia
Departamento de Seguridad Comunitaria
Correspondencia
Diagnósticos comunitarios
Departamento de Seguridad Comercial
Correspondencia
Investigaciones
Dirección de Servicios de Seguridad Privados
Correspondencia
Departamento de Registro y Licencias
Correspondencia
Listados de trabajadores en empresas privadas
Departamento de Inspección
Correspondencia
Expedientes de Inspección
Dirección de la Reserva de las Fuerzas de Policía
Correspondencia
Dirección General de Armamento
Correspondencia
Departamento de Arsenal Nacional
Correspondencia
Departamento de Control de Armas
Correspondencia