Buenas tardes al señor tutor y demás compañeros (a). Foro 2.

¿Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato?

RECOLECCIÓN: Es el proceso por medio del cual se recogen y se agrupan los datos, clasificándolas por su contenido, que luego ya adquieren el carácter de documento con un valor primario o/y secundario, dependiendo de sus características internas o externas.

PROCESAMIENTO: Es el momento cuando los datos obtenidos son evaluados y ordenados, luego si es necesario se clasifican en base de datos para conocer en que momento puede ser útil, ya sea en la empresa o en una investigación, a partir de ello conocemos si el documento se encuentra en una fase activa (primera edad) o simplemente ya tiene un valor histórico.

TRANSFORMACIÓN: Esta es la fase en la cual se genera un nuevo documento a partir de la información que se procesó a partir de los datos que se clasificaron, en este sentido con dicha información se pueden crear variables para facilitar su interpretación, en lo referente al ámbito laboral permite que los documentos sean tramitados ya sea por su valor administrativo ayudando a que se desarrollen los objetivos de la empresa, finalmente esto depende la tipología con la que se creó y se convierte dicho documento, pasando por su ciclo vital de gestión, hasta llegar a su disposición final en el archivo central o histórico.

¿Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la Administración Documental?

CORRESPONDENCIA COMERCIAL: hace referencia a las comunicaciones o escritos de actividades diarias de una empresa ya sean informes ejecutivos, memorandos, o informes de presupuestos y circulares.

DOCUMENTOS CONTABLES: hace referencia a los expediente que dan soporte de las actividades comerciales ya sean facturas de venta, registros financieros, recibos de caja y comprobantes, o documentos que tengan un valor contable.

DOCUMENTOS ESPECIALES: hace referencia aquellos registros que por su escrito cobran diferentes formas de expresión como lo son las actas, escrituras, certificaciones de igual modo incluyen ciertas expresiones como los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales, que conforma la información y documentación de una empresa o entidad.

DOCUMENTOS LEGALES: Finalmente este hace referencia aquellos documentos que por su naturaleza tienen y poseen un valor  determinado  ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, entre los que se encuentran: la cedula- Hojas de vida- Registros de pago y cobros.

En este sentido, esta clasificación permite que dichos documentos sean identificables dentro el archivo donde se guardan y permita que su ubicación para su posterior préstamo sea de

una manera ágil, logrando que la labor del archivista o del profesional a cargo sea más eficaz.

At: Frank Giraldo.