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G.P.
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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación tiene como objetivo entender la importancia de los gastos operacionales dentro de una empresa.
Se llama gastos operacionales al dinero que una empresa o una organización debe desembolsar en concepto del desarrollo de las diferentes actividades que despliega. A través de las páginas abordaremos distintos tipos de gastos, como gastos administrativos, gastos financieros, gastos hundidos y gastos de ventas
que nos ayudarán a comprender mejor el tema.
Esperamos cumplir con nuestro cometido de llevar información clara y precisa para la adecuada comprensión del tema antes señalado.
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GASTOS OPERACIONALES
Se llama Gastos operacionales al dinero que una empresa o una organización debe desembolsar en concepto del desarrollo de las diferentes actividades que despliega. Entre los más comunes podemos citar los siguientes: pago por el alquiler del local o la oficina en la cual está asentada, pago de salarios a sus empleados y compra de suministros.
Es decir, de alguna manera, los gastos operacionales son los que una empresa destinará para mantener en actividad su condición de empresa o en su defecto para modificar la condición de inactiva en caso que no lo esté para así poder volver a estar en óptimas condiciones de trabajo.
A los gastos operacionales también se los suele llamar gastos indirectos, ya que como bien indicamos más arriba, los mismos corresponden al funcionamiento del negocio, por tanto, no resultan ser inversiones, como puede ser el gasto que se desembolsa por la compra de alguna máquina, que sí resulta ser una inversión.
Entonces, una inversión es la colocación de capital que se realiza con el objetivo de conseguir una ganancia futura, es decir, cuando se invierte se está resignando un beneficio inmediato por uno futuro.
Y aquí es donde radica la principal diferencia entre inversión y gastos operacionales, ya que estos últimos se encuentran absolutamente destinados al funcionamiento del negocio en cuestión y no se concretan a la espera de un futuro beneficio, sino que la misión es facilitar la subsistencia del negocio.
La compra de una fotocopiadora es una inversión para una empresa, en tanto, las hojas que se compran para plasmar las fotocopias, el mantenimiento y todo lo que requiere la misa para mantener su funcionamiento son gastos operacionales.
Los gastos de operación son los gastos que lleva a cabo una empresa para poder desarrollar sus actividades.
En términos más profesionales, los gastos de operación son aquellos que sirven para mantener los activos en su condición existente o a modificarlos para que vuelvan a estar en condiciones óptimas de trabajo.
Los gastos de operación se pueden dividir en:
Gastos de venta: Son los que tienen como finalidad incrementar las ganancias a partir del intercambio comercial.
Son gastos de venta:
– Suministros
– Comisiones
– Publicidad
– Publicidad en línea[Fecha]
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– Otra publicidad
– Sueldos del personal de ventas
Gastos de administración: Son los gastos que necesita realizar una empresa para poder realizar sus actividades.
Son gastos de administración:
– Renta de locales
– Pago de impuestos locales (agua, predial)
– Pago de impuestos federales (ISR, luz, etc.)
– Pago de prestaciones (INFONAVIT; IMSS, etc.)
– Pago de servicios de comunicación (teléfono, hosting, cloud hosting)
– Pago de la nómina
– Pago de honorarios
– Pago de gasolina y viáticos
Gastos Financieros: Los gastos financieros son los gastos desembolsados por una empresa para contratar servicios financieros
Los gastos financieros son, entre otros:
– Valores de intereses pagados
– Perdidas en cambios de monedas extranjeras
– Comisiones
Gastos de fabricación: Son aquellos a los que incurre una empresa para loa obtención, uso o devolución de capitales financieros puestos a su disposición por terceras personas.
– Compra de materia prima.
– Compra de maquinaria.
– Compra de equipo de oficina y otros.
– Pago de mano de obra para arreglar la maquinaria y el equipo.
Clasificación de los costos por sus funciones.
Los costos pueden clasificarse de muy variadas maneras, según la aplicación que se les quiera dar. En los sistemas de costos tradicionales, en empresas que se dedican a la fabricación y venta de productos, los costos se clasifican, generalmente, por sus funciones, distinguiendo entre los Costos de Fabricación, que comprenden los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, de los Gastos Operativos, que pueden ser administrativos, de distribución y ventas y financieros.
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Costos de Fabricación
Los costos de fabricación, también denominados simplemente "Costos", son aquellos que están asociados directamente con las actividades de fabricación de la organización, e incluyen los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Materiales Directos (MD)
Comprenden las materias primas o materiales que integran el producto final. Ejemplos: la madera para hacer muebles; tela en una fábrica de confecciones; motores en una fábrica de automóviles. Otros materiales que también se utilizan en la fabricación del producto, pero de los cuales no pueden determinarse con claridad que cantidad fue destinada a cada producto o cuyo costo por producto no puede determinarse con precisión, sino a través de un sistema de reparto, se clasifican como "Materiales Indirectos" y se incluyen en el grupo de "Costos Indirectos de Fabricación".
Mano de Obra Directa (MOD)
Es el trabajo relacionado con la fabricación del producto. Ejemplos de costos de mano de obra directa son los salarios de los trabajadores de ensamblado en la línea de producción en una fábrica de cocinas, o el salario de un mecánico en un taller de reparación de vehículos. Contrariamente a los salarios del personal de supervisión, o del personal de limpieza o mantenimiento, que no pueden identificarse con un producto o servicio específico, se clasifican como "Mano de Obra Indirecta" y se incluyen entre los costos indirectos de fabricación.
El costo de mano de obra, tanto directa como indirecta, comprende todas las remuneraciones pagadas a la mano de obra, incluyendo salarios, bonificaciones y prestaciones sociales.
Costos Indirectos de Fabricación (CIF)
Comprenden todos los costos de fabricación que no sean materiales directos ni mano de obra directa. Algunos ejemplos de costos indirectos de fabricación son los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, las depreciaciones, alquileres, impuestos, seguros, bonificaciones, impuestos a los salarios y costos de tiempo ocioso. Los costos indirectos de fabricación recibe distintas denominaciones tales como: "Gastos de Fabricación", "Gastos Generales de Fabricación" o "Carga Fabril".
Gastos Operativos
Los Gastos Operativos o simplemente "gastos", no forman parte del costo de los productos y por tanto se registran directamente en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pueden ser administrativos, de distribución y ventas o financieros.
Gastos Administrativos
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Incluyen todos los gastos en que se incurre como consecuencia de la realización de las actividades generales y administrativas de la empresa; por ejemplo, los salarios de los ejecutivos y el personal administrativo, o los impuestos, además de todos los gastos relacionados con el funcionamiento de las oficinas administrativas, tales como las depreciaciones de los equipos e instalaciones administrativas, el alquiler de la oficina administrativa o los gastos de teléfono.
Gastos de Distribución y Ventas
Son gastos asociados con el almacenamiento, promoción y venta, transporte y distribución de los productos terminados, tales como: sueldos de los vendedores, comisiones, publicidad y propaganda y transporte.
Gastos Financieros
Aquellos en que se incurre para financiar las operaciones de la empresa; como: los intereses, comisiones e impuestos sobre préstamos, sobregiros, y descuentos de documentos obtenidos en bancos o financieras, así como otros gastos relativos al financiamiento externo de la empresa.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Agrupa las cuentas que representan las erogaciones en que incurre la Entidad en el desarrollo de su actividad, en un periodo determinado.
Los gastos de administración son los que se generan del manejo o dirección de la empresa, es decir, todos los gastos que se generan en las oficinas y por causa del personal administrativo. Por ejemplo, salarios de gerentes, jefes, secretarias y mensajeros; energía eléctrica de las oficinas, renta de las oficinas, limpieza de oficinas, transporte de personal administrativo, combustible de gerentes, jefes u otro personal administrativo, capacitación de personal de oficina, seguro social de empleados de oficina, seguro de vehículos de personal administrativo, etc.
Ejercicios y Aplicación.
1. Dietas Directores
Se reconoce y se paga dietas por S/. 6,000, a los miembros del Directorio de la empresa, efectuándoseles la retención del Impuesto a la Renta Cuarta categoría.
Solución:
---x---62. GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y GERENTES 62.8. Retribuciones al directorio
S/. 6,000
40. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y
S/. 480
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DE SALUD POR PAGAR 40.1 Gobierno central 40.17 Impuesto a la renta 40.172 Renta de cuarta categoría44. CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS, DIRECTORES Y GERENTES 44.2 Directores 44.21 Dietasx/x Por las dietas del directorio.
S/. 5,520
---x---94. GASTOS ADMINISTRATIVOS S/. 6,00079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE GASTOS Y COSTOSx/x Por el destino de la cuenta 62.
S/. 6,000
---x---44. CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS, DIRECTORES Y GERENTES 44.2 Directores 44.21 Dietas
S/. 5,520
10. EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 10.4 Cuentas corrientes en instituciones financierasx/x Por la cancelación de las cuentas al directorio.
S/. 5,520
PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACION
Comprende los gastos realizados por el ente en razón de sus actividades, pero que no son atribuibles a las funciones de compra, producción, comercialización y financiación de bienes o servicios. Presupuestos de Gastos A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organización se les asignan cantidades específicas, para limitar la extensión de sus actividades.
Estas actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequeña escala, de acuerdo con lo que la empresa quiera financiar.
En cada caso la administración establece la cantidad máxima que está dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad máxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos. Presupuesto de Gastos de Administración ¿Qué es? La parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.
Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa. Objetivo Determinar en forma anticipada para el período de la proyección todos los gastos del período que no correspondan directamente a la financiación o la gestión de ventas. Partidas
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que lo componen Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas.
Se clasificaran de la siguiente manera:
Sueldos Cargas sociales Seguros Amortizaciones Mantenimiento de oficinas Papelería y útiles de librería, entre otros.
GASTOS DE VENTA
Los gastos de venta usualmente comprenden todos los costos asociados o vinculados con las ventas de la compañía. Esto incluye salarios del personal de ventas y de ejecutivos, publicidad y gastos de viaje. En general, los gastos de venta crecen y caen con las ventas de la compañía. En tiempos difíciles, o en un período de crecimiento de ventas lento, una compañía puede cortar gastos de publicidad para ahorrar dinero o despedir a personal de ventas improductivas. Generalmente, los gastos de venta representan costos variables para la compañía.
Los gastos de venta o comercialización, se dan cuando se debita el valor actualizado del conjunto de bienes o esfuerzos en que h incurrido o va incurrir una empresa desde el momento en que los productos terminados ingresan en el almacén, hasta que salen con destino al cliente o llegan a su poder, incluyéndose la gestión de cobranzas pertinentes.
Los gastos de venta o comercialización existen en cualquier tipo de empresa, sea esta comercial, fabril o de servicios y su monto es significativo y tanto o mayor que el costo de producción. De ahí el interés que ha despertado esta clase de erogaciones y desembolsos, cuya relevancia en el mundo actual de los negocios ha provocado estudios especiales para su mejor análisis y control, que permiten conocer su monto en unidad de moneda – valor vendidos, datos que también facilitan llegar a cifras predeterminadas en relación a distintos volúmenes de negocios.
Ejercicios de aplicación.
1. Publicidad para la promoción de un nuevo producto.
La empresa Muebles del Sur S.A. contrata los servicios de publicidad de la radio Panamericana emitiendo una factura nº 0001 – 656 por un monto de S/. 600 + IGV.
DEBE HABER63. GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
S/. 600.00
63.7 Publicidad, Publicaciones, Relaciones Publicas
S/. 600.00
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63.71Publicidad 600.00 63.711 Radio Panamericana 600.0040. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR
S/. 108.00
40.1 Gobierno Central S/. 108.00 40.11 IGV 108.00 40.111 IGV – Cuenta Propia 108.0046. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – TERCEROS
S/. 708.00
46.9 Otras Cuentas por Pagar Diversas S/. 708.00 46.99 Otras Cuentas por Pagar 708.00X/x Por el servicio de publicidad brindado por la radio Panamericana
95. GASTOS DE VENTAS S/. 600.00 95.1 Publicidad S/. 600.00 95.11 Radio Panamericana 600.0079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTO Y GASTO
S/. 600.00
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de Costo y Gasto
S/. 600.00
X/x Por el Destino de la Publicidad
2. Sueldo de Personal de Ventas
La empresa Los Jazmines S.A. cancela la planilla mensual de remuneraciones a todo su personal encargado de las ventas correspondiéndoles un total de S/. 10,000.00, todos estos están afiliados a la ONP (13%).
DEBE HABER62. GASTOS DE PERSONAL S/. 10,900.00 62.1 Remuneraciones S/. 10,900.00 62.11 Sueldos 10,000.00 62.7 Seguridad y Previsión Social S/. 900.00 62.71 Régimen Prestaciones de Salud 900.0040. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR
S/. 2,000.00
40.3 Instituciones Publicas S/. 2,200.00 40.31Essalud 900.00 40.32 ONP 1,300.0041. REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR
S/. 8,700.00
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41.1 Remuneraciones por Pagar S/. 8,700.00 46.11 Sueldos por Pagar 8,700.00X/x Por la Planilla de Remuneraciones.
95. GASTOS DE VENTAS S/. 10,900.00 95.4 Sueldos y Salarios S/. 10,900.00 95.11PlanilladeSueldos 10,900.0079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTO Y GASTO
S/. 10,900.00
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de Costo y Gasto
S/. 10,900.00
X/x Por el Destino de la Planilla
3. Diseño de Marca Comercial
La empresa Industrial el Galán S.A. a fin de identificar las camisas que piensa producir, contrata los servicios de una empresa par que diseñe la marca con que debe identificar los productos terminados. Se paga S/. 3,000.00 + IGV
DEBE HABER63. GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
S/. 3,000.00
63.9 Otros Servicios Prestados por Terceros
S/. 3,000.00
63.99 Diseño de Marca 3,000.0040. TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR
S/. 540.00
40.1 Gobierno Central S/. 540.00 40.11 IGV 540.00 40.111 IGV– Cuenta Propia 540.0046. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS – TERCEROS
S/. 3,540.00
46.9 Otras Cuentas por Pagar Diversas S/. 3,540.00 46.99 Otras Cuentas por Pagar 3,540.00X/x Por el servicio de diseño de marca para la empresa el Galán S.A.
95. GASTOS DE VENTAS S/. 3,500.00 95.3 Comisiones S/. 3,500.00 95.31 Diseño de Marca 3,500.0079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTO Y GASTO
S/. 3,500.00
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de Costo y Gasto
S/. 3,500.00
X/x Por el Destino del Diseño de Marca
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4. Depreciación de Vehículos
Una empresa de Transportes cumpliendo con la NIC 16 aplica una tasa de depreciación a sus vehículos, sin embargo de acuerdo al Art. 22 de la LIR se debe fijar una tasa de depreciación del 20%. El costo del vehículo es de S/. 300,000.00 nuevos soles
DEBE HABER68. VALUACION Y DETERIORO DE ACTIVOS Y PROVISIONES
S/. 3,000.00
68.1 Depreciación S/. 3,000.00 68.14 Depreciación de Inmuebles Maquinaria y Equipo – Costo 39. DEPRECIACION, AMORTIZACION Y AGOTAMIENTO ACUMULADO
S/. 540.00
39.1 Depreciación Acumulada S/. 540.00 39.13 Inmuebles, Maquinaria y Equipo –Costo X/x Por la depreciación de los vehículos de la empresa.
95. GASTOS DE VENTAS S/. 3,500.00 95.6 Depreciación S/. 3,500.0079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTA DE COSTO Y GASTO
S/. 3,500.00
79.11 Cargas Imputables a Cuenta de Costo y Gasto
S/. 3,500.00
X/x Por el Destino de la Depreciación
GASTOS FINANCIEROS
Son aquellos en los que incurre un sujeto económico para la obtención, uso o devolución de capitales financieros puestos a su disposición por terceras personas.
Todos aquellos gastos originados como consecuencia de financiarse una empresa con recursos ajenos. En la cuenta de gastos financieros destacan entre otras las cuentas de intereses por descuento de efectos, las diferencias negativas de cambio, y se incluyen también dentro de este apartado los gastos generados por las pérdidas de valor de activos financieros.
DIFERENCIA ENTRE UN GASTO ADMINISTRATIVO Y UN GASTO FINANCIERO.
Para el empresario es importante, no solo que su contabilidad esté al día, sino que la información sea confiable para tomar decisiones y controlar su negocio.
Los “Presupuestos” son una de las herramientas de control gerencial que los empresarios deben implementar en su negocio.
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Un detalle básico al elaborar el Presupuesto Anual de la empresa, tiene que ver con la clasificación de los gastos en “Centros de Costos” que permitan controlar áreas de responsabilidad. Para ello es importante dominar la diferencia que hay entre un Gasto Administrativo y un Gasto Financiero.
GASTOS ADMINISTRATIVOS.
Son aquellos gastos que tiene que ver directamente con la administración general del negocio, y no con sus actividades operativas. No son Gastos de Ventas, no son Costos de producción. Contienen los salarios del Gerente General, secretarias, contadores, alquileres de oficinas, papelería de oficinas, suministros y equipo de oficinas, etc. No se incluyen en esta categoría los gastos que tienen que ver propiamente con la operación del giro del negocio ni con el mercadeo. Usualmente se incluyen los gastos de selección y reclutamiento de personal.
GASTOS FINANCIEROS.Son los gastos que reflejan el costo de capital o el costo que representa para la empresa financiarse con terceros. Son el costo de los pasivos, es decir de las deudas que tiene la empresa. El más importante es el interés que se paga sobre las deudas con bancos o con terceros, también las comisiones que se pagan cuando se formalizan préstamos, algunos servicios bancarios que tienen que ver con financiamiento, etc. Hay diferencias de criterio sobre cómo se registran, por ejemplo, las comisiones por tarjetas de crédito, algunos prefieren registrarlas con débitos en las cuentas de ventas, tal como los descuentos sobre ventas. En Gastos Financieros también se registra el costo por diferencial cambiario de las deudas que son en moneda extranjera, cuando esos tipos de cambio suben y hay pérdidas.
Ejemplo y Aplicaciones.
CASO Nº 01:
La empresa industrial “ROBLES” S.A.C obtiene un préstamo por s/.20,000.00 nuevos soles pagando un interés del 6% cancelable en 4 meses.
10.EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 20,000.00 10.4.Ctas. Corrientes en instituciones
financieras45. OBLIGACIONES FINANCIERAS. 20,000.00 45.1.Préstamos de instituciones
financieras y otras entidades.X/x Por el préstamo obtenido.
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37. ACTIVO DIFERIDO. 1,200.00 37.3Obligaciones Financieras. 37.3.1. Intereses no devengados en
transacciones con terceros.45. OBLIGACIONES FINANCIERAS. 1,200.00 45.1Préstamos de instituciones
financieras y otras entidades.X/x Por los intereses a pagar.
67. GASTOS FINANCIEROS. 300.00 67.3 Intereses por préstamos y otras
obligaciones.37. ACTIVO DIFERIDO. 300.00 37.3Obligaciones Financieras. 37.3.1. Intereses no devengados en
transacciones con terceros.X/xPor el devengo del interés correspondiente al primer mes.
94. GASTOS ADMINISTRATIVOS. 300.0079. CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE
COSTOS Y GASTOS.300.00
X/xPor el devengo del interés correspondiente al primer mes.
CASO Nº 02:
El 1º de febrero una empresa solicita un préstamo de s/.60,000.00 nuevos soles de una Institución Financiera por el cual debe pagar un interés de s/.10,800.00 nuevos soles durante 24 horas meses. Dicho préstamo es para la construcción de una oficina. ¿Cómo sería el tratamiento de los intereses?
10.EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 60,000.00 10.4 Ctas. Corrientes en instituciones
financieras10.4.1. Ctas. Corrientes Operativas.
37. ACTIVO DIFERIDO. 10,800.0037.3. Intereses Diferidos. 37.3.1. Intereses no devengados en
transacciones con terceros.45. OBLIGACIONES FINANCIERAS. 70,800.00
45.1. Préstamos de Instituciones Financieras y otras entidades.
45.1.1. Instituciones Financieras. 45.5. Costos de financiación por pagar.
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45.5.1. Préstamos.X/x: Por el préstamo otorgado por la Institución Financiera.
45. OBLIGACIONES FINANCIERAS. 2,950.00 45.1. Préstamos de Instituciones
Financieras y otras entidades45.1.1. Instituciones Financieras.
10. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO. 2,950.0010.4 Ctas. Corrientes en instituciones financieras.
X/x: Por la cancelación de la 1ra cuota.
67. GASTOS FINANCIEROS. 450.00 67.3. Intereses por préstamos y otras
obligaciones.67.3.1.1. Instituciones Financieras.
37. ACTIVO DIFERIDO. 450.0037.3. Intereses Diferidos. 37.3.1. Intereses no devengados en
transacciones en transacciones con terceros.
X/x: Por los intereses devengados.
33. INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO 450.00 33.9. Construcciones y obras en curso.
33.9.2. Construcciones en curso.72. PRODUCCIÓN DE ACTIVOS INMOVILIZADOS.
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72.1. Inversiones inmobiliarias. 72.1.1. Edificaciones.
X/x: Por el destino de los intereses.
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
1. ¿Qué se entiende por gastos de representación?
Para una correcta imputación y control de los gastos, conviene diferenciar cuáles están relacionados con la captación de clientes y fomentar la relación ellos y cuáles con la operativa o forma de trabajar de la empresa. De aquí se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de representación.
- Gastos de viaje: Son las cantidades derivadas de las actividades de un empleado en un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Un ejemplo claro sería los gastos relacionados con el desplazamiento de un empleado a las oficinas de un cliente para ofrecerle
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una formación o los gastos derivados de la visita que un técnico haría para solucionar un problema.
- Gastos de representación: Este tipo de gastos están destinados a que el trabajador represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes, con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial y, además, de mejorar la imagen de la empresa así como su posicionamiento. Un ejemplo de este tipo de gastos sería una reunión con un cliente, un viaje con finalidad comercial.
Como se puede observar, el factor fundamental para diferenciar un tipo de gastos del otro es la finalidad de las acciones que el trabajador va a realizar. De todas formas, existen casos en lo que esta diferenciación es un poco subjetiva. La empresa debe establecer de forma clara cómo diferenciar estos gastos en su política de gastos.
2. ¿Cuáles se considerar gastos de representación y cuáles no?
Se consideran gastos de representación a: No se consideran gastos de representación:
Los efectuados con el objeto de representar a la Compañía fuera de sus oficinas, locales o establecimientos Los gastos de viaje
Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
Gastos dirigidos a la masa de consumidores reales o potenciales, como los gastos de propaganda
3. Qué medios se suelen usar para el pago de los gastos?
Existen varios mecanismos y formas de proceder habituales para gestionar los gastos de representación a nivel económico.
Aunque el trabajador que se desplaza en un viaje de negocios suele hacerlo con algunos de los conceptos del viaje ya reservados y pagados por la empresa -como por ejemplo un billete de avión o las noches de hotel- siempre existen otros que debe afrontar durante el mismo viaje. Una carrera de taxi, un desayuno, una comida con un cliente… todo son ejemplos de pequeños gastos menos planificables pero sin duda necesarios para el desarrollo de las tareas del trabajador.
Las empresas ponen diferentes mecanismos para que los trabajadores afronten estos gastos.
Que el trabajador pague sus gastos en efectivo es quizás la forma más habitual de funcionar respecto a los gastos de empresa. Por supuesto, esto conlleva gestionar los procesos de reembolso.
Los anticipos se usan para proveer a los trabajadores de una cantidad en efectivo para hacer frente a sus gastos. Suelen ir asociados a un viaje o
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intervalo temporal, si al fin de éste, no se ha consumido (justificadamente) la cantidad total, debe devolverse a las arcas de la empresa. Son particularmente utilizados en los casos de viajes al extranjero, cuando se suele proporcionar al trabajador cierta cantidad de divisas en efectivo.
Una herramienta común son las tarjetas que la empresa pone a disposición de algunos trabajadores. Simplifican la gestión, ya que no son necesarios los reembolsos; sin embargo, sólo suelen proporcionarse a ciertos cargos o posiciones de confianza, ya que la empresa queda expuesta en mayor medida a un mal uso de sus recursos. Otro punto a tener en cuenta es que las tarjetas no son siempre aceptadas y que a menudo no sirven para los pequeños gastos. Por otra parte, la información de los justificantes no es esencial, ya que la empresa la recibe en el extracto bancario. Sin embargo, los justificantes originales siguen siendo necesarios a nivel fiscal, o sea que es necesario conservarlos.
Las llamadas tarjetas de viajes son muy usadas para gestionar los gastos relacionados con los desplazamientos. Combustible, reparaciones, peajes y compras en las tiendas de las gasolineras. El proceso de gestión del gasto queda en manos de la empresa, pero es habitual que el trabajador proporcione el comprobante de cualquier modo.
Independientemente de si el mecanismo usado para el gasto es o no reembolsable, la empresa requiere los justificantes al trabajador, así como la redacción de una hoja de gastos. En el caso de los gastos reembolsables, el trabajador acabará recibiendo de vuelta su dinero una vez administración lo haya aprobado.
4. ¿Cuándo los gastos de representación serán deducibles?
Los gastos de representación serán deducibles siempre que
i) No superen el 0.5% de los ingresos brutos, hasta el máximo de 40 UIT´s.
ii) Se trate de gastos causales.iii) Estén sustentados en comprobantes de pago que den derecho a
costo o gasto (facturas, ‘excepcionalmente, boletas de venta). 5. ¿Cuál es el límite para la deducibilidad de gastos de
representación?
El límite para la deducibilidad de gastos de representación contiene en realidad un doble límite:
i) Que los gastos de representación cargados a resultados no excedan del 0.5% de los ingresos netos, y;
ii) Que aun cuando no se exceda el límite anterior, este a su vez no supere las 40 UIT’s.
6. Gastos de representación para efectos del IGV
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De acuerdo al artículo 18º del TUO de la Ley del IGV solo otorgan derecho a crédito fiscal las adquisiciones de bienes y servicios que sustenten gasto o costo según la Ley del Impuesto a la Renta.
En el numeral 10 del artículo 6º del Reglamento del IGV, establece que los gastos de representación otorgaran derecho al crédito fiscal siempre que no exceda del 0.5% de los ingresos brutos acumulados en el año calendario, con un límite máximo de 40 UIT.
Si existe un exceso en gastos de representación no es deducible del impuesto a la renta, ni se puede deducir el crédito fiscal.
7. Ejemplo de deducibilidad
Los gastos de representación propios del giro o negocio (Inciso q) del artículo 37° de la Ley e inciso m) del artículo 21° del Reglamento).
Son deducibles en la parte que, en conjunto, no exceda del 0.5% de los ingresos brutos, con un límite máximo de 40 UIT (40 x S/. 3,850 = S/.154, 000).
Para efecto de establecer el límite a la deducción por los gastos de representación propios del giro del negocio, se considerará los ingresos brutos menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y demás conceptos de naturaleza similar que respondan a la costumbre de la plaza.
La deducción de los gastos que no excedan del límite a que alude el párrafo anterior, procederá en la medida en que aquéllos se encuentren acreditados fehacientemente mediante comprobantes de pago que den derecho a sustentar costo o gasto y siempre que pueda demostrarse su relación de causalidad con las rentas gravadas.
Ejemplo:
Se presentan dos casos de gastos de representación contabilizados por la suma de S/. 118,548 con los datos que se detallan en el siguiente cuadro:
Concepto Caso 1 S/. Caso 2 S/.Ingresos brutos del ejercicio: 18´376,312 22´346,312(-) Descuentos, rebajas y bonificaciones concedidas
-656,564 -656,564
(=) Ingresos Brutos Netos 17´719,748 21´689,748(+) Otros ingresos gravados 2´896,372 2´896,372Total Ingresos Brutos del ejercicio 2011 20´616,120 24´586,120
Gastos de representación contabilizados que afecta a resultados:
118,548.00 118,548.00
(-) Gasto máximo deducible:El importe que resulte menor entre:Caso 1:a) 0.5% de los ingresos brutos:
[Fecha]
17
0.005 x 20,616,120 = S/ 103,080.1 -103,080.10b) Con límite máximo de 40 UIT:40 x 3,850 = S/. 154,000 154,000.00Caso 2:a) 0.5 % de los ingresos brutos:0.005 x 24, 586,120 = S/. 122,930.1 -122,930.10b)Con límite máximo de 40 UIT:40 x 3,850 = S/. 154,000 -154,000.00Adición por exceso de gastos de representación
15,467.9 0
8. Gastos de representación vs publicidad
Existen una serie de gastos que se parecen a aquellos incurridos por concepto de representación, pero que al convertirse en gastos de promoción o publicidad dejan de someterse a los límites de los gastos de representación.
* Agasajos publicitarios.
* Sorteos y regalos publicitarios.
Los gastos de publicidad y promoción está destinado a la masa de consumidores reales o potenciales las cuales está conformada por los destinatarios finales del producto.
RTF N° 3321-4-2010: Los gastos de representación están dirigidos a los clientes de los distribuidores como clientes ofreciéndoles para ello una imagen y mejor posición de mercado.
En este sentido los gastos por la visita de terceros en el local de producción que influya en la decisión de terceros no serán considerados como gasto de representación.
[Fecha]
