GERENCIA DE LA INFORMACIÓN Código: GDI-TIC-P002gaia.gobiernobogota.gov.co/.../gdi-tic-p002_1.pdf · 2018-12-18 · registrar, administrar controlar y evaluar todas las solicitudes

GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Código: GDI-TIC-P002

GERENCIA DE TIC

Versión: 02

Gestión de Sistemas de Información

Vigencia desde: 17 de diciembre de 2018

Método de Elaboración Revisa Aprueba

El documento se elaboró técnicamente por los profesionales asignados por parte de la Dirección de Tecnologías e Información y se contó con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación para la construcción y revisión por normalización de este.

Cesar Augusto Intriago Bogotá

Dirección de Tecnologías e Información

Liliana Patricia Casas Betancourt

Profesional de revisión de normalización de la OAP

Lubar Andrés Chaparro Cabra Subsecretaria de Gestión Institucional

Documento revisado y aprobado

mediante caso aplicativo Hola No. 36081

Nota: Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

Control de cambios

Versión Fecha Descripción de la modificación

01

05 de Julio de 2018

Este procedimiento se crea por primera vez reemplazando a las Instrucciones GDI-TIC-IN004 para la implementación y

Mantenimiento de Sistemas de Información

02 17 de diciembre de 2018

Se incluyen cuatro lineamientos de operación relacionados con las responsabilidades de las áreas funcionales y los terceros en los

proyectos de gestión de los sistemas de información. Se reorganizan las actividades del flujo.



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1. INFORMACIÓN GENERAL

Definir, evaluar, diseñar, implementar y evolucionar las soluciones que automatizan los procedimientos y servicios de la entidad, que permitan una operación eficiente, continua y alineada con la misión y los objetivos estratégicos de la Secretaria Distrital de Gobierno, minimizando los riesgos relacionados con calidad, costos, tiempo y alcance aumentando la satisfacción de los usuarios.

Alcance

Busca definir y gestionar las etapas que deben surtir los Sistemas de Información desde la recepción de la solicitud de creación o ajuste de una herramienta para la administración de información, hasta la puesta en producción de la solución requerida de acuerdo con la solicitud o la necesidad identificada.

Responsable Subsecretario de Gestión Institucional

Director de Tecnologías e Información

Políticas de operación

Para el cumplimiento del propósito del procedimiento, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos generales:

• Todo proceso contractual de adquisición o implementación de Sistemas de Información debe incluir como mínimo manual técnico, manual de usuario, herramientas de autoaprendizaje e-learning y horas de transferencia de conocimiento para usuarios funcionales, administradores y técnicos de la aplicación.

• Todos los sistemas de información de la Secretaría Distrital de Gobierno deben estar referenciados dentro del Portafolio y Catálogo de Sistemas de Información y Servicios.

• El desarrollo de un nuevo sistema de información o el cambio de las funcionalidades de uno ya existente debe ser solicitado y aprobado por el líder del proceso con el cual se articula.

• De acuerdo al concepto técnico emitido por la Dirección de Tecnologías e Información para el desarrollo de un nuevo sistema de información o el cambio de las funcionalidades de uno ya existente, el área funcional a la cual se le está resolviendo la necesidad proporcionara los recursos faltantes para el desarrollo del proyecto, tanto en temas presupuestales como recurso humano idóneo para la implementación e interiorización del mismo.

• Todo Sistema de Información que se implante en la entidad debe ser adoptado como herramienta oficial mediante acto administrativo expedido por la Secretaría Distrital de Gobierno el cual debe ser proyectado y tramitado por el área funcional responsable.

• Para los sistemas de información provistos por terceros, se debe definir con el líder técnico asignado el plan de trabajo que incluya como mínimo las actividades de instalación, configuración de servidor de base de datos y aplicación, parametrización y puesta en marcha técnica del producto, de acuerdo con los requerimientos y datos propios de la entidad.



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• Todo sistema de información que aplique como herramienta de soporte a un proceso debe articularse a los procedimientos y/o normatividad del área funcional.

• Todos los ítems de configuración (Formatos, documentación de gestión, código fuente) que se generen a partir de este instructivo deben quedar incluidos en la herramienta de versionamiento manejada por la Dirección de Tecnologías e Información, de acuerdo con lo establecido en las instrucciones “GDI-TIC-IN005 para el control de versiones y despliegue de Sistemas de Información”.

• Para la implementación de sistemas de información se debe contar, como mínimo con ambiente de producción, desarrollo y pruebas.

• Se deben seguir los lineamientos incluidos en el “Manual de Imagen Institucional” del Distrito vigente.

• Para todo documento generado de forma automática por un S.I. el cual requiera firma mecánica, se deben llevar a cabo las actividades descritas en las instrucciones GDI-TIC-IN001 para digitalización de firma mecánica.

• El Manual Técnico del Sistema debe seguir los lineamientos incluidos dentro de la “Plantilla para construcción de manual técnico sistema de información”.

• El Manual de usuario del Sistema debe seguir los lineamientos incluidos dentro de la “Plantilla para construcción manual usuario sistema de información”.

• Todo proyecto con componente tecnológico debe integrar las actividades que garanticen las mejores prácticas para el dominio de uso y apropiación del mismo.

Glosario

• ANALISTA FUNCIONAL: Profesional del grupo de Sistemas de Información de la Dirección de Tecnologías e Información que tiene como actividades principales: el levantamiento y análisis de requerimientos, elaboración de casos de uso funcionales, de diagramas de flujo, de mockups, definición de campos, formularios, reglas de negocio, notificaciones e interacción con otros sistemas de información, diseño y ejecución del plan de pruebas funcionales para garantizar el óptimo funcionamiento del sistema de información, elaboración y/o actualización de los manuales de usuario, coordinar la evaluación de las funcionalidades del aplicativo, coordinar el cargue de información inicial o básica, gestionar la entrega y aceptación del sistema.

• AMBIENTE DE DESARROLLO: Entorno informático compuesto por un conjunto de herramientas de programación que puede dedicarse a un solo lenguaje de programación o a varios en donde se realiza el desarrollo de la aplicación (Código fuente) teniendo en cuenta los insumos entregados por el analista funcional.

• AMBIENTE DE PRODUCCIÓN: Entorno informático de un sistema de información puesto al servicio del usuario final con los accesos requeridos para que este pueda emplearlo.

• AMBIENTE DE PRUEBAS: Entorno informático que emula un sistema de información para verificar su funcionamiento sin afectar los datos reales del sistema.



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• CÓDIGO FUENTE: Conjunto de instrucciones escritas en algún lenguaje de programación de computadoras, hechas para ser leídas y transformadas por alguna herramienta de software.

• CASO DE USO: Un caso de uso es una secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema en respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema y especifican la funcionalidad y el comportamiento de un sistema mediante su interacción con los usuarios y/u otros sistemas.

• DESPLIEGUE DE S.I.: Proceso por el cual un sistema de información se instala en la infraestructura de TIC de la Secretaría Distrital de Gobierno para su alistamiento y utilización en un ambiente de pruebas o producción.

• DIAGRAMA DE PROCESOS DE NEGOCIO: El diagrama de procesos de negocio, también llamado diagrama de flujo de procesos, es una de las herramientas gráficas más tradicionales y más utilizada por los profesionales de BPM, porque es intuitiva para la interpretación y práctica para prepararse y presentarse a los diferentes niveles de la organización.

• DICCIONARIO DE DATOS: Es un catálogo de definición de las características de los elementos de un sistema que se centra alrededor de los datos y la forma en que están estructurados.

• HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE SERVICIOS (HGS): Herramienta de gestión que permite registrar, administrar controlar y evaluar todas las solicitudes y servicios de TIC´s atendidos por la Dirección de Tecnologías e Información.

• IMPLEMENTACIÓN: Es la realización de una aplicación, instalación o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.

• INTERFAZ: Parte de una aplicación que el usuario ve y con la cual interactúa. Está relacionada con la estructura de la base de datos, la arquitectura y el código que hace el trabajo del software, pero es independiente de ellos. La interfaz incluye las plantillas, ventanas, controles, menús, la ayuda en línea y la documentación. En conclusión, es todo lo que el usuario ve y con lo cual interactúa para manejar la aplicación.

• INGENIERO DESARROLLADOR: Profesional que tiene entre sus responsabilidades: realizar el diseño y desarrollo del código fuente del sistema necesario para cumplir con los requerimientos, actualizar los documentos del modelo entidad/relación, diccionario de datos y manual técnico, dentro de la metodología adoptada y basado en los requerimientos técnicos.

• LÍDER FUNCIONAL: Profesional del área solicitante, asignado por el líder del proceso, que apoyará las labores de implementación del nuevo sistema de información.

• LÍDER TÉCNICO: Profesional de la Dirección de Tecnologías Información que tendrá como actividades principales: Apoyar las labores de identificación de necesidades, determinar los requerimientos técnicos de información, , coordinar las labores del Ingeniero de desarrollo encargado, verificar los ambientes de desarrollo, pruebas y producción, coordinar plan de trabajo con el proveedor o entidad cuando el sistema es comercial o recibido por convenio.

https://www.heflo.com/es/definiciones/diagrama-flujo/



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• MANUAL TÉCNICO: Debe contener toda la información que pueda ser útil para un administrador o el encargado de mantener, controlar y dar servicio de asistencia técnica al sistema. Explica sobre que plataforma se encuentra, los requerimientos mínimos. Como se configura, tanto a nivel básico como avanzado. Documenta como está estructurada la base de datos (si la requiere) y el motor de base de datos correspondiente (especificando su versión). Que archivos utiliza o forman parte de la aplicación, si hace uso del registro, que claves registra (y en donde). Debe contener información sobre la seguridad del sistema y cómo recuperarse en caso de error, además de la lista de los posibles errores que puede detectar el sistema y como se solucionan.

• MANUAL DE USUARIO: Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura y modo de operar un sistema de información. Su contenido destina un porcentaje menor a la descripción y uno mayor a la gráfica. Va dirigido a un público más general, el cual no necesariamente debe tener conocimientos específicos en el área de interés.

• MODELO ENTIDAD RELACIÓN: Es un modelo de datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseño de las bases de datos relacionales y está formado por un conjunto de tablas que permiten describir la relación entre los datos mediante representaciones gráficas.

• PLATAFORMA DE DESARROLLO: Es el entorno común en el cual se desenvuelve la programación de un grupo definido de aplicaciones. Comúnmente se encuentra relacionada directamente a un sistema operativo, sin embargo, también es posible encontrarlas ligadas a una familia de lenguajes de programación o a una interfaz de programación de aplicaciones.

• REPOSITORIO DE DATOS: Es una gran colección de información organizada y enlazada para ser accedida a través de un software o aplicación.

• REQUERIMIENTOS FUNCIONALES: Define una función o comportamiento del sistema de información o sus componentes, que el área funcional determina. Una función es descrita como un conjunto de entradas, comportamientos y salidas. Los requerimientos funcionales pueden ser: cálculos, detalles técnicos, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que se supone, un sistema debe cumplir. Los requerimientos de comportamiento para cada requerimiento funcional se muestran en los casos de uso. Son complementados por los requisitos no funcionales, que se enfocan en cambio en el diseño o la implementación.

• REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES: Hacen relación a las características del sistema que aplican de manera general como un todo, más que a rasgos particulares del mismo. Estos requerimientos son adicionales a los requerimientos funcionales que debe cumplir el sistema, y corresponden a aspectos tales como la disponibilidad, mantenibilidad, flexibilidad, seguridad, facilidad de uso, etc.

Siglas

BPM: Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management). Disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y



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eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos.

DTI: Dirección de Tecnologías e Información

HGS: Herramienta de Gestión de Servicios

OAP: Oficina Asesora de Planeación

S.I.: Sistema de Información

TIC: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Salidas generadas del procedimiento:

Salida o Resultado Descripción de la Salida o Resultado Destinatario

Sistemas de Información

Herramienta tecnológica compuesta por un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, para apoyar la toma de decisiones y el control de la organización.

Área funcional solicitante y usuarios funcionales

Trámites y servicios

Virtualización de trámites y servicios para incrementar la satisfacción de los ciudadanos, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

Ciudadanía

Sitios Web

Conjunto de archivos electrónicos y páginas web referentes a la información misional de la Entidad y de interés general de la ciudadanía, cumpliendo con la normatividad Nacional y Distrital, a los cuales se puede acceder a través de un nombre de dominio y dirección en Internet específica.

Ciudadanía



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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO

Inicio del procedimiento

Analista Funcional

Recibe el caso por la HGS desde el procedimiento GDI-TIC-P001 y verifica si hay anexos.

.

Si tiene anexo el documento de factibilidad aprobado por el líder del proceso el cual contemple la viabilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos, debe seguir con la actividad 8.

Si no se encuentra con documento de factibilidad debe continuar con la siguiente actividad del procedimiento.

- Líder técnico - Analista funcional

- Líder funcional

Analiza el requerimiento mediante reuniones con el área funcional para documentar detalladamente el requerimiento; de ser necesario generar prototipo inicial (mockup) que permita al usuario entender cómo será la interacción hombre-máquina.

Para plataforma BPM documentar el caso con el documento de Análisis de los procesos.

La DTI expide concepto técnico en donde se detalle, como mínimo, lo siguiente: valor estimado (aproximado) de los recursos necesarios para la adquisición, el desarrollo del nuevo software o de la nueva funcionalidad.

Define si la solicitud implica un nuevo S.I. Si arroja que las necesidades del área funcional implican un nuevo S.I. continua con la siguiente actividad. En caso de que no implique un nuevo S.I. y sea una nueva funcionalidad en uno ya existente continua con la Actividad 6 de socialización del concepto técnico.

4 ¿El requerimiento implica un nuevo

sistema de información?

6

NO

SI

A

Caso en la HGS

1

Recibir Caso desde el

GDI-TIC-P001-

Procedimiento de gestión

de servicios de TIC

2 ¿Existe Factibilidad

del líder del proceso?

INICIO

3 Analizar el requerimiento

con el área funcional. Expedir concepto técnico.

GDI-GPD-F029 Formatos

Evidencia de Reunión

Concepto técnico

Caso

documentado en

la HGS.

Documento de Factibilidad del área Funcional

Act. 8

SI

NO



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Líder Funcional Líder Técnico Analista Funcional

Realiza una evaluación previa en las entidades Distritales de posibles herramientas que suplan la necesidad del área funcional, de acuerdo a las directrices de racionalización del gasto emitidas por la Comisión distrital de sistemas. De no encontrarse un sistema de información en el Distrito que supla las necesidades, se evaluará el mercado en general.

Director DTI

Remite la documentación del análisis del requerimiento al Líder del proceso, la cual debe incluir el concepto técnico expedido por la DTI. El documento técnico como mínimo debe contener:

• Concepto técnico de la viabilidad del desarrollo de una nueva funcionalidad en un sistema ya existente.

• En caso de un nuevo S.I. evaluación en el distrito de posibles soluciones, en caso de no existir, estudio de mercado.

• Estimación de Recursos necesarios para el proyecto en cuanto a costos, tiempos de desarrollo y personal técnico.

• Recursos faltantes que deben ser previstos por el área funcional.

Analista Funcional

Retoma el procedimiento GDI-TIC-P001 de gestión de servicios de TIC en la actividad 11, con el fin de documentar el caso y cerrarlo. El área funcional debe abrir un nuevo caso en la HGS con el documento de factibilidad con el fin de continuar con este procedimiento.

Evalúa si la solicitud es para una nueva funcionalidad de un S.I. ya existente, pasa a la actividad 12 para asegurar la disponibilidad de los recursos. Si no es para una funcionalidad de un S.I., se debe continuar con la siguiente actividad.

8 ¿La solicitud es

para el desarrollo de una nueva

funcionalidad de un S.I. existente?

12

SI

NO

6 Socializar al área funcional

la documentación y el concepto técnico del

requerimiento

Comunicación oficial con

concepto técnico

B

7 Retomar Actividad 11 del GDI-TIC-P001 -

Procedimiento de gestión de servicios de

TIC

5

Evaluar en el Distrito y/o

mercado opciones técnicas de S.I.

A

Estudio del Sector y/o mercado



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Evalúa el resultado del levantamiento del requerimiento. Si el sistema de información es adquirido por convenio o contrato con proveedores, ya sea software libre o privativo, se realizan las actividades contractuales necesarias estipuladas en el Manual de contratación de la entidad para asegurar la adquisición del nuevo sistema; debe continuar en la actividad 10. Si es un desarrollo propio (In House) debe continuar con la actividad 12 para asegurar la disponibilidad de los recursos.

Líder Funcional Líder Técnico Analista Funcional Proveedor

Elaboran Plan del Proyecto entre personal de la DTI, y/o el Proveedor del SI.

Los elementos a tener en cuenta son los siguientes:

• Equipo de trabajo.

• Arquitectura solución del sistema.

• Módulos del sistema (entrega de productos por etapas).

• Conjunto de pruebas.

• Riesgos involucrados.

• Criterios de aceptación.

• Cronograma de actividades.

Área Funcional D.T.I.

Aseguran los recursos definidos en el plan de proyecto con el fin de iniciar las actividades de diseño para el desarrollo del nuevo S.I. o la nueva funcionalidad de uno existente.

Verifica si se tiene asegurados los recursos por parte del área funcional para continuar con la actividad 14 de Diseño. En caso de no tener el presupuesto y los recursos necesario para iniciar el proyecto, se continua con la siguiente actividad donde se documentará el caso en la HGS para su posterior cierre justificando la no solución de la necesidad.

9 ¿La solicitud es

para un desarrollo propio (In House) de un nuevo S.I. ?

12

SI

NO

11 Asegurar la

disponibilidad de los recursos para el proyecto

B

10 Definir plan de Proyecto

Plan de trabajo del

proyecto

C

14

SI

12 ¿Se tiene el

presupuesto del proyecto

asegurado?



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Líder Técnico

Retoma la actividad 11 del procedimiento GDI-TIC-P001 - de gestión de servicios de TIC, en caso de no tener asignado el presupuesto para el proyecto. Se documenta el caso en la HGS para su posterior cierre. Dejar la evidencia de la indisponibilidad de los recursos, factor que impide la ejecución del proyecto.

Líder Funcional Ingeniero Desarrollador Líder Técnico Analista funcional

Realiza la especificación del requerimiento con el área funcional considerando los siguientes elementos:

• Casos de usos (Formato caso de uso GDI-TIC-F012), o diseño de procesos para plataforma BPM.

• Modelo de datos.

• Diseño de prototipos (Mockups)

• Documento de identificación de interoperabilidad con otros S.I y/o actores que intervienen.

Director DTI

Solicita al área funcional mediante comunicado oficial la aprobación de la documentación del diseño del nuevo aplicativo o la nueva funcionalidad de uno existente. Se realiza esta actividad para garantizar que se esté supliendo la necesidad y así poder pasar a la ejecución de la siguiente fase de Desarrollo.

Verifica si la documentación de Diseño es aprobada por el líder del área funcional para continuar con la siguiente actividad de desarrollo del nuevo S.I. o la funcionalidad de uno ya existente. En caso de no ser aprobada se deben realizar los ajustes necesarios a los documentos de diseño por lo cual se debe retornar a la Actividad 14.

13 Retomar Actividad 11 del

GDI-TIC-P001 -Procedimiento de gestión de

servicios de TIC

14 Diseñar nuevo S.I. o nueva

funcionalidad de uno existente

15 Solicitar aprobación de

documentación de Diseño al área funcional

Formato caso de uso GDI-TIC-F012

Documentos de Diseño

16 ¿Documentación

de Diseño

aprobada por área funcional?

SI

NO

D

Caso documentado en la HGS.

C

Aprobación del diseño por Líder

funcional

Comunicación Oficial



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Ingeniero desarrollador

Realiza la construcción, homologación o modificación al sistema (código fuente), o implementación de los procesos para plataforma BPM, de acuerdo con las condiciones y documentos establecidos en las etapas anteriores. Esta actividad se debe realizar en ambiente de desarrollo. En caso de que los cambios afecten la estructura de base de datos del sistema de información, el desarrollador debe generar un script de la base de datos con la nueva versión desde el ambiente de pruebas la cual debe ser controlada y versionada.

Ingeniero desarrollador y/o Proveedor Líder Técnico Analista Funcional

Despliega la solución en la infraestructura de servidor de base de datos, de aplicaciones y si es necesario de repositorio de documentos. En el caso de desarrollar una nueva versión de un sistema, se deberá considerar la realización de un plan de migración de datos. El Ingeniero Desarrollador o proveedor del SI realiza transferencia de conocimiento al líder técnico, los analistas funcionales y Líder Funcional para la realización de las pruebas dejando constancia en el formato “PLE-PIN-F026 “Formato registro capacitación / entrenamiento”.

Líder técnico Analista Funcional Líder funcional

Realizan en conjunto pruebas del producto con usuarios finales. Se identifican posibles fallas o errores de programación, usabilidad y accesibilidad. Documentan las pruebas de acuerdo a lo establecido en las instrucciones GDI-TIC-IN016 plan de pruebas.

Si las pruebas son exitosas se debe continuar con la siguiente actividad para ejecutar las instrucciones GDI-TIC-IN005 - Control de versiones y despliegue de Sistemas de Información. Si no son satisfactorias, se debe retornar este procedimiento en la actividad No. 17 para que el desarrollador realice las correcciones necesarias.

E

20 ¿Pruebas Exitosas?

17

NO

SI

D

17 Desarrollar nuevo sistema S.I. o mantenimiento de

uno existente

SI Versionado En Repositorio

BD actualizada

PLE-PIN-F026 Manual Técnico

GDI-TIC-F011 – formato plan de

pruebas diligenciado

18 Desplegar solución en ambiente de Pruebas

19 Realizar pruebas de

Calidad de la solución en pruebas

http://gaia.gobiernobogota.gov.co/sites/default/files/documentos/sig/documentos/Formatos/ple-pin-f026.doc

http://gaia.gobiernobogota.gov.co/sites/default/files/documentos/sig/documentos/Formatos/ple-pin-f026.doc



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Líder Técnico

Analista funcional

Solicita el despliegue al comité de cambios descrito en las instrucciones GDI-TIC-IN005 “Control de versiones y despliegue de Sistemas de Información” y diligenciar el formato “Formato solicitud de despliegue GDI-TIC-F19”

Si el cambio es aprobado, se debe continuar con la siguiente actividad para realizar el despliegue en ambiente de producción. Si no es aprobado se deben realizar los ajustes solicitados para pasar nuevamente a aprobación, en este caso regresa a la actividad 21.

Ingeniero desarrollador

Analista Funcional

Proveedor SI

Realizan coordinadamente el despliegue de la solución en ambiente de producción, de acuerdo con las instrucciones GDI-TIC-IN005 “Control de versiones y despliegue de Sistemas de Información” Se pueden afectar temas de aplicación, Base de Datos, Servicios e infraestructura.

-Líder técnico -Analista Funcional

-Líder funcional

Realiza pruebas del S.I. en ambiente de producción con usuarios finales. Identifica posibles fallas o errores de programación, usabilidad y accesibilidad. Documenta las pruebas de acuerdo a lo establecido en las instrucciones GDI-TIC-IN016 plan de pruebas.

GDI-GPD-F029 Diligenciado y

versionado Formato solicitud

de despliegue

GDI-TIC-F19

diligenciado

E

GDI-TIC-F019 Formato solicitud

de despliegue diligenciado

22 ¿Es aprobado

el cambio?

23 Desplegar solución en

ambiente de Producción

21 Ejecutar GDI-TIC-

IN005 Instrucciones Control de versiones y

despliegue de Sistemas de Información

NO

SI

S.I. desplegado en ambiente de producción

Base de Datos Actualizada

BD actualizada

F

24 Realizar pruebas de

Calidad de la solución en producción GDI-TIC-F011 –

formato plan de pruebas

diligenciado

http://gaia.gobiernobogota.gov.co/sites/default/files/sig/formato/gdi-gpd-f029_2.doc



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Si las pruebas son exitosas se debe continuar con la siguiente actividad para implementar el nuevo S.I. o la nueva funcionalidad. Si no son satisfactorias, se debe retornar este procedimiento en la actividad No. 17 para que el desarrollador realice las correcciones necesarias.

Líder Funcional

Líder Técnico

Analista Funcional

Director de DTI

El Director de la DTI hace entrega formal del sistema de información al Líder Funcional de la dependencia solicitante mediante comunicación oficial. Nota 1. Si el sistema fue adquirido mediante convenio, la entidad será responsable de los ajustes o desarrollos para la puesta en producción para lo cual debe adelantar el proceso para la contratación de los profesionales expertos responsables del soporte y mantenimiento. Nota 2. La DTI realiza capacitación inicial a un grupo de formadores del área funcional, quienes serán los responsables de realizar la interiorización del software.

Líder Técnico

Analista Funcional

Responsable uso y apropiación

Ejecutar las actividades que garanticen el dominio de uso y apropiación, de manera articulada con las áreas involucradas, en la implementación de proyectos de TI que tengan un alto impacto en la gestión de la Entidad. Estas actividades están relacionadas con:

a. Diligenciar el formato GDI-TIC-F018 matriz de interesados para la identificación del público objetivo y posibles causas de resistencia para la adopción del nuevo proyecto con componente tecnológico, y de esta manera, poder establecer una estrategia que propicie una adecuada preparación para el cambio. b. Trabajar articuladamente con la Oficina Asesora de comunicaciones la estrategia de comunicación, contenidos, mensajes claves (videos, correos electrónicos, talleres, presentaciones, etc.) y la audiencia de destino.

25 ¿Pruebas Exitosas?

F

26 Implantar nuevo S.I. o nueva

funcionalidad

17

NO

SI

G

PLE-PIN-F026 PLE-PIN-F027 Entrega oficial del sistema. Manual de usuario

27 Aplicar los lineamientos de

Uso y apropiación del nuevo componente tecnológico

GDI-TIC-F017

GDI-TIC-F018



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c. Trabajar el formato GDI-TIC-F017 matriz de formación de manera articuladamente con la Dirección de Gestión del Talento Humano para definir el plan de formación, su contenido, posibles mecanismos de reconocimiento, logística para su convocatoria y realización, teniendo presente las diferentes herramientas de aprendizaje. d. Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos y adoptados por la Secretaria Distrital de Gobierno en la G.UA.01 Guía del dominio de uso y apropiación del marco de referencia de Arquitectura de TI.

Líder Técnico

Retoma la actividad 11 del procedimiento GDI-TIC-P001 - de gestión de servicios de TIC. Documenta y solucionar el caso en la HGS para su posterior cierre.

Fin del procedimiento

FIN

G

28 Retomar Actividad 11 del

GDI-TIC-P001 -Procedimiento de gestión de

servicios de TIC

Caso documentado y

solucionado en la HGS.



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Nota: Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno” Página 15 de 17

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

3.1 Documentos internos

Código Documento

GDI-TIC-F011 Formato Plan de Pruebas

GDI-TIC-F012 Formato Caso de uso

PLE-PIN-F026 Formato registro capacitación / entrenamiento

PLE-PIN-F027 Formato Encuesta de Percepción de la capacitación y o entrenamiento

GDI-TIC-IN005 Instructivo para el Control de versiones

GDI-TIC-F019 Formato solicitud de despliegue

GDI-TIC-F017 Formato matriz de formación

GDI-TIC-F018 Formato matriz de interesados

N/A Plantilla para construcción de manual técnico SI

N/A Plantilla para construcción de manual Usuario SI

3.2 Normatividad vigente

Norma Año Epígrafe Artículo(s)

Resolución 003 – CDS 2017 Por la cual se adopta la Guía de sitios Web para las entidades del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Toda la norma

Directiva 004 - Alcalde Mayor 2016 Modificar y ampliar el alcance de la directiva 011 de 2012 “promoción y uso de software libre en el distrito capital”

Toda la norma

Directiva Presidencial No. 4 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.

Toda la norma

Ley 1581

2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la

protección de datos personales

Toda la norma

Directiva 22 de Alcalde Mayor 2011

Estandarización de la información de identificación, caracterización, ubicación y contacto de los ciudadanos y ciudadanas que capturan las entidades del Distrito Capital.

Toda la norma

Resolución 002 - CDS 2011 Por la cual se adoptan las políticas específicas, el reglamento general, los reglamentos específicos y los instrumentos para el desarrollo de la Infraestructura

Toda la norma

http://intranet.gobiernobogota.gov.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=2824&Itemid=445



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Página 16 de 17 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La

versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

Norma Año Epígrafe Artículo(s)

Integrada de Datos Espaciales para el Distrito Capital –IDECA-

Resolución 001 2011

Por la cual se definen los estándares para la captura de huella dactilar, toma de fotografía y digitalización de documentos de identificación de los/as ciudadanos/as en las entidades, los organismos y los órganos de control de Bogotá, Distrito Capital.

Toda la norma

Resolución 1120 - SDG 2011 Adopta el Sistema de Información SI CAPITAL como herramienta para sistematizar la gestión administrativa y financiera de las Alcaldías Locales.

Toda la norma

Decreto 235 2010 Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas

Toda la norma

Resolución 285 - SDG 2009

Por la cual se adopta el aplicativo ORFEO como herramienta para la implementación del Sistema de Gestión Documental de la Secretaría distrital de Gobierno

Toda la norma

Circular 027 - SDG 2008

Es adoptado como programa para el registro y control de los expedientes abiertos en las Localidades por infracción a las normas sobre uso del Espacio Público, Régimen de Obras y Urbanismo, legal funcionamiento de los Establecimientos de Comercio, Querellas, Contravenciones, Decomisos, Despachos Comisorios y Relatorías el Sistema de Actuaciones Administrativas y Procesos Policivos “SI-ACTUA”

Toda la norma

Acuerdo 279 2007

Por el cual se dictan los lineamientos para la Política de Promoción y Uso del Software libre en el Sector Central, el Sector Descentralizado y el Sector de las Localidades del Distrito Capital

Toda la norma

Resolución 803 – SDG 2006

Por la cual se adopta el Sistema de Información para la Programación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión Institucional de la Secretaría de Gobierno de Bogotá D.C. y se adiciona la resolución 1414 del 30 de diciembre de 2003

Toda la norma

Ley 962

2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

Toda la norma



GERENCIA DE TIC

Versión: 02



Página 17 de 17 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La

versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

3.3. Documentos externos

Nombre Fecha de

publicación o versión

Entidad que lo emite

Medio de consulta

Guía Técnica del Dominio de SI

Versión 1.0

30/12 /2014 MINTIC

http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-8088.html

COMPES 3920 2018 Departamento Nacional de Planeación

Política Nacional de Explotación de Datos

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GERENCIA DE LA INFORMACIÓN Código: GDI-TIC-P002gaia.gobiernobogota.gov.co/.../gdi-tic-p002_1.pdf · 2018-12-18 · registrar, administrar controlar y evaluar todas las solicitudes