Gestión del tiempo.pdf

7/25/2019 Gestin del tiempo.pdf

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http://www.ucm.es/info/fgu/formacion/escuela_verano/index.php Escuela Complutense de Verano 2011

Gestin del tiempo

Miguel [email protected]


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- Analizar con qu grado de eficiencia se utiliza el tiempo.

- Elaborar planes diarios, semanales y anuales como

medio para utilizar mejor el tiempo.- Aumentar el tiempo dedicado a los asuntos de alto

rendimiento y reducir el dedicado a temas menores.

- Utilizar adecuadamente las tcnicas dirigidas a unabuena gestin del tiempo.

- Programar y planificar el tiempo de un modo realista.

- Conocer nuestros principales ladrones de tiempo yconseguir controlarlos.

- Aplicar diferentes tcnicas de autocontrol para controlar

el estrs y mejorar nuestra calidad de vida.

OBJETIVOS


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NDICE (CONTENIDOS)

1. Concepto del tiempo

3. Factores personales:3.1. Motivacin

3.2. Estilos de gente en el trabajo3.3. Gestin del estrs

2.1. Metas: Asignar prioridades. Planificar

4. Control: Ladrones de tiempo

2. Aprovechar el tiempo


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LA CALIDAD DE VIDADEPENDE EN GRAN MEDIDA

DEL USO QUE SE HAGADEL TIEMPO



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El tiempo transcurre a la misma velocidad para todos

pero cada persona lo aprovecha de manera diferente.

A algunos les da de s para hacer todo su trabajo e incluso disfrutan de tiempo libre !

Para otros es una carrera frentica contra reloj,una lucha contra programas rgidos e inflexibles,tratando de evitar continuas interrupciones,

sumergidos en una intrincada jungla de papeles



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Reflexin:Pocos son los que tienen tiempo

suficiente, pero cualquiera tienecasi todo el tiempo que hay.



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Dificultades de concepcin

Tenemos un sentido imperfecto del tiempo(Se manifiesta en errores en la percepcin,

en la medida y en la memoria del tiempo)

De confunde con el TIEMPO SUBJETIVO.(Esto da lugar a falacias como la de que el tiempose acelera, se para o que no tenemos tiempo)



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El tiempo como recurso

Es un recurso escaso, limitado y limitante.

NO es almacenable, acumulable ni intercambiable.Es factor determinante de oportunidades.

Es difcil medir el tiempo en funcin de resultados.Cada cultura tiene sus propios conceptos al respecto



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El tiempo es:

ATPICO.

IMPRESCINDIBLE.INEXORABLE.

INELSTICO.EQUITATIVO.



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Conceptos a debatir:

La trampa de la actividad

Eficacia vs eficiencia?

La cultura de las empresas( y la de la ma en particular)

Anlisis personal:(Lo que creo que hago

vs

lo que creo que debera hacer)



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PERDER EL TIEMPO:Darle un uso no acordecon nuestros objetivos

DOMINAR EL TIEMPO =DOMINARSE A UNO MISMO



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El tiempo como problema

En la actividad diaria podemos encontraralguno de los siguientes problemas:

1) INSUFICIENCIA: NO TENEMOS TIEMPO(si pretendemos que la solucin sea aumentarlo)

2) MALA ASIGNACIN DEL TIEMPO A LAS TAREAS

3) FRAGMENTACIN DEL TIEMPO

4) IRREGULARIDAD, CRISIS, PRDIDA



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Para aprovechar mejor el tiempo necesitamos:

METAS

MOTIVACIN

CONTROL


Un claro sentido de la direccinbasado en objetivos bien definidos

La energa y el compromisonecesarios para alcanzar losobjetivos

Aumento de la productividadbasado en nuestras propias

habilidades


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Autoinventario sobre el uso del tiempo


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Autoinventario sobre el uso del tiempo

Valoracin: Contar el n de respuestas SI

< 15 => Prdida de tiempo

15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino

Valoracin: Contar el n de respuestas SI

< 15 => Prdida de tiempo

15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino

INTERNAS EXTERNAS

METAS

MOTIVACIN

CONTROL

Asignar el Nde respuestasNO


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Crculos de preocupacin y de influencia

Crculo depreocupacin

Crculo deinfluencia


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No

hacer

Hacer

Planificar

Delegar

- Importante

- Urgente

+ Urgente

+ Importante

Lo urgente vs Io importante


Lo que dicen los libros

Cuadrantedel engao(Prioridad

de otros)

Cuadrante de

la prdida detiempo

Cuadrantesurgido porno planificar

bien

Cuadrante dela calidad


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No

prioritario

Area

de los

infartos

Actuar

Delegar

- Importante

- Urgente

+ Urgente

+ Importante

Lo urgente vs Io importante


Lo que deca W. Churchill


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Lo importante:Principio de Pareto (Ley del 80/20)

80%

20%

20%

80%

Tiempo Resultados

Los elementos crticos decualquier conjunto cons-

tituyen slo unaminora.


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2. Gestionar el tiempo

Aplicacin del Principio de Pareto

Tiempo / Esfuerzo

Calidad/ Valor

80%

20%

Cha

puza

Perfec

cin

El valor de una tarea no creceproporcionalmente al tiempoque se le dedica, sino que sigue

una curva en forma de S.


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Anlisis del valor del empleo del tiempoAnlisis ABC

65% 20% 15%

65%20%15%

Valor de la tarea

Tiempo realmente empleado

Tarea AMuy importante

Tarea BImportante

Tarea CPequeeces

Cosas rutinarias


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Leyes de Murphy:

1)Nada es tan sencillo como parece.2)Todo lleva mas tiempo del que se pensabainicialmente.

Ley de Yerkes DodsonLa productividad crece con el estrs hasta un

cierto punto, a partir del cual comienza adescender


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Construir un sistema de planificacin del tiempo

Establecer metas (Objetivos vs Metas)

Fijar Prioridades

Desarrollar un Plan de Accin


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Cmo son los buenos objetivos:

Concretos y especficos.Pocos, pero importantes.

Compatibles.Difciles, pero alcanzables.

Medibles y con plazos.

Escritos y consultables.

Discutibles y modificables


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Ejercicio sobre objetivos


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MAYOR IMPACTO- Satisf./ Fideliz. Cliente- Reduc. Costes Calidad- Rentabilidad Inversin- Demanda Cliente Interno

- Competitividad - Temas Clave para

el Cliente

MENOR

RESISTENCIA AL CAMBIO

MAYOR

OPORTUNIDADDE MEJORA

MAYOR URGENCIA

Criterios de Evaluacin y Seleccin


Priorizacin de actividades


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Qu hacemos en realidad?:

Aquellas cosas que nos parecen:

- Cortas.

- Fciles.- Agradables.- Conocidas.

- Urgentes.- Interesantes.- Programadas.- Vinculadas a gente apreciada.


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Ejercicio sobre sistematizacin


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Desarrollo de unplan de accin

Plan a largoplazo

----------------------------------

----------------------------------

Prioridad 1

1.Crtico2.Relacionadocon objetivos3.Debe hacersehoy

Prioridad 2

1.Importante2.Relacionadocon objetivos3.Debe hacersepronto, no hoy

Prioridad 3

1.Puede esperar2.Relacionado o nocon objetivos3.No corre granprisa

Plan diarioo semanal

---------------------------------

Elefantes Hormigas


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Elaborar un plan diario de cosas que hacerPlan diario de cosas que hacer

1. Debe quedar resuelto hoy 1. Reuniones programadasHora Nombre / Asunto

2. Asuntos aplazables 2. Otras visitas / llamadas

3. Personal 3. Correo


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Elaborar un plan diario de cosas que hacer


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Dnde se me ha ido el tiempo?

1.Ennumere actividades laborales diarias.

2.Realice un anlisis funcional: Prioricelas por orden de importanciaen relacin con su trabajo.

3.Determine cunto tiempo piensa que dedica a cada una

(Supuesto).

4.Determine cunto tiempo piensa que debe dedicar a cada una(Ideal). Esto puede cotejarlo con su jefe / socios.

5.Compruebe cunto tiempo dedica realmente a esas actividades(Real).

6.Identifique donde hay diferencias significativas entre 4 y 5 y extraiga

conclusiones


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Cmo saber dnde se me ha ido el tiempo


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Preguntas para obtener conclusiones

1.Tareas que NO contribuyen a objetivos.

2.Tareas con demasiado tiempo

3.Tareas delegables

4.Tareas prescindibles

5.Aparece desarrollo personal / desarrollo de mi equipo?

6.Necesito todas las reuniones?

2 G i l i


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Normas para programar el tiempo

1.Organice el da / semana en torno a objetivos clave o dealto rendimiento.

2.Establezca fechas lmite y especifquelas.

3.Fraccione los grandes temas/proyectos. (Salchichn)

4.Consiga ayuda5.Aproveche sus horas de mximo rendimiento

2 G ti l ti


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Normas para programar el tiempo6.Prmiese a s mismo: Auto-motvese.

7.Acabe con las hormigas (Delegue, sistematice, ignore,agrupe, rebaje normas de calidad, retrase, etc).

8.Mantenga a la vista su programa de actividad diario.

9.No vacile en tomarse largos perodos para los asuntosmas importantes.

10. Mantenga suficiente flexibilidad para poder abordarotros asuntos no previstos pero interesantes.

3 1 MOTIVACIN


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3.1. MOTIVACIN

3 1 MOTIVACIN


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Escala de importancia de los factores motivacionalesa. Promocin.

b. Trabajo interesante y agradable.

c. Empresa de la que enorgullecerse.

d. Seguridad de trabajo.

e. Un salario alto.f. Un supervisor justo y considerado.g. Compaeros de trabajo agradables.

h. Buenas prestaciones sociales.i. reas de trabajo limpias y cmodas.

j. Horas "apropiadas" para trabajarFuente: Estudios de la Minnesota Gas Co. durante 30 aos

3.1. MOTIVACIN

3 1 MOTIVACIN


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3.1. MOTIVACIN

Sobre el cuestionario de generacin de energapara alcanzar nuestros objetivos

1. Qu puede hacer para cerrar la brechaexistente entre ideal y realidad?

2. En qu debo cambiar para estar endisposicin de cerrar ese hueco?

Cmo marcar su propio ritmo para evitarquemarse y quemar a los dems

3 1 MOTIVACIN


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3.1. MOTIVACIN

Desarrollar una predisposicin para la accin

1. La gente que est a gusto consigo misma consiguebuenos resultados.

2. La clave para marcarse un ritmo efectivo es:Emplear el tiempo con inteligencia.

3. Su fuerza interior est determinada por su reloj

biolgico, de acuerdo con sus niveles de energa.- Cules son sus horas de mximo rendimiento?- Realice los trabajos mas difciles en esas horas.- Compare su reloj biolgico con el de los dems

3 1 MOTIVACIN


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La curva de la MORAL del Dr. Meninger

Tiempo

Moral

( = Motivacin )

-

Compromiso

+

Aceptacin

o .... ?

Llegada

Reingreso

3.1. MOTIVACIN

3 2 Estilos de gente en el trabajo


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3.2. Estilos de gente en el trabajo

Cmo trabajar con gente difcil1. La mayor dificultad en el trabajo provendr de las personas

2. La gente muestra comportamientos negativos cuando:1. No se sienten importantes2. Creen que han perdido el control

3. Para afrontar estas situaciones eficazmente, debemosentender que:

1. Los conflictos son normales2. Pueden conducir a soluciones mas productivas

3. Debemos ser gestores de conflictos4. La gente cambia su comportamiento cuando:

1. Ve en el cambio su propio inters2. Entiende claramente lo que se espera de ellos3. Tiene la oportunidad de participar en el cambio

Estilos de gente en el trabajo


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Dos tipos de CARACTERSTICAS en las personas:

RESPUESTA

- Capacidad de mostrar

emociones.- Demostrar sensibilidad.- Expresar sentimientos.- Mostrarse amistosos.- Gustarles la gente.

ASERTIVIDAD

- Capacidad de dirigir.

- Fuerza, energa.- Rapidez para actuar,decidir, moverse.- No temen el asumirriesgos.

Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton: "People styles at work". AMACOM Books. New York. 1996



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A S E R T I V I D A DMenos MasU

Menos

Mas

R

ESP

ESTA

Conductores( Drivers )

Amistosos( Amiable )

Expresivos( Expressive )

Analticos( Analytical )



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A S E R T I V I D A DMenos Mas

Menos

Mas

R

ESP

UESTA

ConductoresDecididosOrientados a la tarea

Quieren resultadosAl conversar, van al granoCon objetivos muy clarosSin tiempo para sentimiento

AmistososAmistosos

Generosos con su tiempoMagnficos jugadoresCreativos brillantesDiligentes

Hacen lo que se les dice

ExpresivosAmistosos y amables

Parcialmente reservadosLlenos de energaImpulsivos.Arrolladores

Extrovertidos

AnalticosLimitan sus emocionesNo hacen cumplidos

No se alteranOrganizados y sistemticosRecopilan informacinSon lentos decidiendo



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Su reaccin ante el ESTRES

Menos A S E R T I V I D A D Mas

Menos

Mas

RESP

UES

TA


Amistosos

( Amiable )

Expresivos

( Expressive )


HUIDA DICTADOR

ATAQUESUMISIN




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Menos A S E R T I V I D A D Mas

Menos

Mas

RESP

UES

TA


Amistosos

( Amiable )

Expresivos

( Expressive )


HUIDA DICTADOR

ATAQUE

SUMISIN

ante el ESTRESSu reaccin SECUNDARIA


3.3. El problema del estrs.


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3.3. El problema del estrs.

Qu es el estrs.- Viene del francs "dtresse" ( pena, aflicin => ahora es distrs)

y del ingls "strein" ( presin, tensin ).

- Quiz sea el mal mas extendido de nuestra poca (y el mas estudiadoMas de 200.000 publicaciones sobre el tema desde 1940 ).

- Hay dos clases de estrs:el "bueno" ( el "eustrs" ), yel "malo" ( el "distrs" ).

- Hacia 1930, Hans Seylle le llam "el mal de slo estar enfermo"

3.3. El problema del estrs


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p

Qu es.Algunas definiciones:

- "Una respuesta inespecfica del organismo ante cualquierexigencia" ( Seylle )

- "Incapacidad del organismo para mantenerse a los nivelesptimos squicos y conductuales" ( Valds )

- "Juicio cognitivo hecho por nuestra mente, que nos

produce temor al pensar que nuestros recursos personalesson incapaces de responder a las exigencias del entorno"( Lazarus )


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- Preocupacin por una actuacin,( propia o de alguien que nosafecta)

- Meditar indefinidamente sobre posibles consecuencias de una malaaccin.- Meditar demasiado poco operativamente sobre comportamientosalternativos.

- Preocupacin por reacciones fsicas.- Pensamientos y ensaciones de falta de aptitud o habilidad.- Duda ntima.- Magnificar la gravedad del problema, ocupndose de contingencias

que casi nunca ocurren.- Pensamientos derivados de la "lista secreta de ideas amenazantes",casi siempre aprendidas, que tenemos en nuestra cabeza.- ........

Pensamientos que generan estrs.

p



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Pensamientos que generan estrs en el trabaj

p

- Ordenes sin la informacin adecuada.- Toma de decisiones rpida.

- Relaciones humans tensionantes.- La rutina, la desocupacin o el aburrimiento.- Paro previsible o inseguridad.- ........

...y lo que mas, en cualquier entorno:- El Miedo,

- La Clera y- La Culpabilidad.

...y TU, qu haces para estresarte ?


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"Dame serenidad, Seor,

para aceptar lo que no puedo cambiar.Valor para abordar lo que s puedo cambiar

y sabidura para distinguir una realidad de la otra

Epcteto



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FISIOLGICOS:

- Dilatacin de la pupila.- Taquicardia.- Presin arterial.- Respiracin mas rpida.

- Sudoracin.- Tensin muscular.- Pilomotricidad..- Lentificacin del intestino.

- Mas azucar en sangre.- Reducccin del umbral del dolor.- Mas secrecin de jugos estomacales.- Debilitamiento del sistema inmunitario.

- ........

CONDUCTUALES:- Rigidez cadavrica.- Desaparicin del apetito o bulimia.- Respuesta sexual ( normalmente - ).- Trastornos del sistema cardiovascular.- Trastornos del sistema digestivo.- Trastornos del sistema muscular.- ........

El sufrimiento esuna elaboracin

insana del dolor.

Algunos signos del estrs.



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Cuestionario sobreel nivel de Estrs




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...y TU, qu recursos tienes ante el distrs ?




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Desaceleracin ante un estmulo estresantePreguntarse:- con qu estrategia vuelvo a los estmulos bioqumicos normales ?.

- recuerdo exactamente en qu momento me sent estresado ?- recuerdo exactamente qu ocurri ?

La relajacin pone en reposo el sistema nervioso simptico y activa el

parasimptico.

La respiracin abdominal es una via facil de llegar a un razonableestado de relajacin, incluso en momentos habituales de mi actividadcotidiana.

Los ejercicios dan la perfeccin.( El Dr. Tehuilica en "Los 5.000 dedos del Doctor T" )



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4 vas de desaceleracin ante un estmulo estresante1. Estrategias orientadas a la tarea.

- Solucionando el estmulo y sus consecuencias,

- Conociendo mas a fondo el problema. ( hacerlo por escrito: qu siento ?, qu hay detrs de esto ? )Para ello:

a. Emprender una accin investigadora inmediata.

b. Establecer prioridades.c. Tomas decisionespara evitar / reducir el pnico.d. Tratar de recobrar la confianza en s mismo.e. Tomarse un descanso.f. Ver el lado humorstico del problema.

2. Resolver la "Alexitimia", que es la incapacidad de leer o expresartus sentimientos mas profundos.=> Buscar un apoyo social sano.

3. Ocuparse de otras actividades, alejadas del entorno tensor.

4. Ignorar las causas del estrs, por el momento.



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Actitudes de autodominio1. Tendencia a no claudicar facilmente. ( En circunstancias de gran

tensin, la gente reacciona mucho mejor de lo que caba esperar ).

2. Cambiar la situacin que causa el estrs, o regular lasemociones que causan la angustia. ( relajacin / meditacin ).

3. Uso de tranquilizantes, ( 25% de la poblacin USA los consume )4. Adoptar un cierto fatalismo. ( Inch Allah ).

5. Cambiar el significado del hecho estresante. ( modificar la

interpretacin que yo le doy ).6. Tener un buen dominio / manejo del propio estrs. ( diferente

tiempo, intensidad o duracin de la crisis o del tiempo derecobrarse)


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CONCLUSIONES sobre el estrs

Implicacin + Propiedad = Compromiso

Paradoja de la influencia:Cuanto mas controlas, menos influencia ejerces.

Es mucho mas fcil conseguir cambiar yoQue hacer que cambien los otros.

En esta vida, slo hay dos cosas inmutables:Dios y el Cambio

Significado de TQM TOTAL QUALITY MIND

4. Ladrones de tiempo


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Nuestro tiempo en parte nos lo roban,en parte nos lo quitan y el que quedalo perdemos sin darnos cuenta.

Sneca



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Encuesta de Fortunesobre ladrones de tiempo

- El telfono.

- Correspondencia, papeleo, lecturas.- Las reuniones y conferencias.- Relaciones pblicas.

- Las visitas e interrupciones.- Los viajes de casa a la oficina.- Las comidas de negocio.

- Las personas incompetentes.- Exigencias familiares.



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Cmo actan los ladrones de tiempo

- Derrochan nuestro tiempo, desequilibrando la

correcta asignacin de prioridades.

- Son interruptores o fragmentadores de tiempo:

100%

Interrupciones

Tiempo



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Identificacindel ladrn

Tiempo queme consume

Alternativas Accin aemprender

1.

2.

3.

4.

5.

5. Conclusiones


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10 caractersticas claves de personas con xit

1. Orientado a objetivos

2. Flexible

3. Apasionado, entusiasta.

4. Resolutivo

5. Centrado en el presente

6. Con autoridad personal

7. Perseverante

8. Optimista

9. Creativo

10.Eficaz en la administracinde su tiempo

5. Conclusiones


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Dueo de su tiempo es aquel que:

1. Sabe en qu utilizarlo.

2. Conoce fallos y desviaciones (propios y

del entorno) y ha aprendido a dominarlos.

3. Concentra su atencin y reflexin sobre

sus actividades, en funcin de susobjetivos.

BIBLIOGRAFA


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Curso 2009-10 73

GESTION DEL TIEMPO: EL TIME MANAGEMENT Y SU APLICACION ENLA EMPR ESA ACTUAL de VV.AA. Ed. IDEASPROPIAS EDITORIAL 2005

GESTION DEL TIEMPO EN BUSCA DE LA EFICACIAde GUILLERMO BALLENATO PRIETO, Ed. PIRAMIDE 2007

GESTION DEL TIEMPO de JOSE ANTONIO PEREZ GONZALEZ , Ed.TORCULO EDICIONES S.L. 2009

GESTION DEL TIEMPO Y DEL ESTRS FOR ROOKIESde VV.AA. Ed. LID 2009

LA GESTION DEL TIEMPO: UN FACTOR COMPETITIVO EN EL

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS de TOMAS M.BAALEGIL yFRANCISCO J.MIRANDA, Ed.PIRAMIDE, S.A. GRUPO ANAYA 2001

GESTION DEL TIEMPO PARA ABOGADOS 2 ED.de BENNO HEUSSEN, Ed. S.A. ARANZADI, TA LIBROS S.L. 2007

HISTORIA DEL TIEMPO. Del Big Bang a los Agujeros Negros. De StephenHawking. Ed. ESPASA-CALPE, 2007 y Alianza Editorial 2003

LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL XITO de JOSE MARIA VICEDOMENDIOLA, Ed.VS EDICIONES 2001

LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL XITO de JOSE MARIA VICEDOMENDIOLA, Ed. VS EDICIONES 2002

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