UNIVERSIDAD POPULAR DE LA CHONTALPA

Lic. Ciencias Polticas y Administracin Pblica

Control de gestin en el sector pblico

Profesor. Rosalio Mendez Morales

Equipo 5

Evelyn Gabriela Escobar Cortes Luis Alejandro Cruz Sandoval

Gestin Documental

Modalidad: Semiescolarizado-Sbados

IntroduccinEl presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una informacin que pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con la gestin documental, la cual hace parte del rea de administracin de documentos. Adems que esta informacin ser utilizada para llevar una administracin archivstica ms ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ellos vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la gestin documental.

El siguiente trabajo describe el proceso de gestin documental, establecido por el archivo general de la nacin. Dicho procesos son: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos de archivo. Dentro de este trabajo se darn a conocer los objetivos y la importancia de la gestin documental. Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestin documental en la administracin de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las consideraciones bsicas para elaborar un programa de gestin documental. Mediante la Socializacin del tema gestin documental de una forma dinmica y creativa ante mis compaeros teniendo en cuenta la claridad del tema. Este trabajo ser gua y apoyo para los estudiantes que necesiten informacin sobre gestin documental y su proceso.

Gestin documental

La gestin documental es el conjunto de tecnologas, normas y tcnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante tcnicas manuales o aplicando tecnologas que permiten alcanzar cotas ms altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este ltimo caso los sistemas de gestin documental pueden enlazar informacin contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERPs con documentos y bibliotecas.La misin principal de un sistema de gestin documental es el rastreo almacenamiento y organizacin de documentos electrnicos o imgenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la informacin almacenada en un ERP no tienen una organizacin clara de contenido, es lo que en tcnicamente se denomina como informacin desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestin diaria, gran cantidad de informacin de este tipo. Adems a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestin documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de informacin.Los sistemas de gestin documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperacin e indexacin. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rpida y sencilla.

Ventajas de la gestin documental

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestin electrnicos frente a los mtodos manuales, es bsicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las labores implicadas en la gestin de un documento son a grosso modo las siguientes: clasificacin, registro, distribucin, generacin de copias, archivado y consulta.Con los sistemas electrnicos de gestin documental es necesario dedicar un poco ms de tiempo a la clasificacin y registro del documento, por contra el tiempo necesario para realizar el resto de actividades se ve reducido enormemente. Hacer las mismas operaciones con un documento nos puede llevar entre 3 y 4 veces menos con un buen sistema de gestin documental.En cuanto a coste econmico los ahorros que se obtienen de un sistema automatizado se deben a las siguientes causas: reduccin en costes de fotocopias y toners, menor necesidad de material de archivo, reduccin de costes en franqueo postal, ahorro de costes laborales imputables a tareas relacionadas con la gestin del documento que no generan ningn valor aadido.Es necesario tambin resear los costes que pueden ocasionar para una empresa la prdida, manipulacin incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento. En este caso es muy difcil hacer una estimacin fiable, ya que depende mucho del tipo de documento perdido y de la empresa, pero los efectos nunca son inocuos.En qu consiste un proyecto de gestin documental?

Para poder hacer una correcta implantacin de un sistema de gestin documental es necesario hacer una correcta identificacin de las necesidades.

Algunos aspectos interesantes a determinar son: Tipos de documentos que circulan en la empresa y que niveles de jerarqua existen entre ellos. Grado de digitalizacin que se desea lograr Determinar si se van a utilizar tecnologas de reconocimiento automtico de texto en el proceso Identificar cual es el volumen de los distintos tipos de documentos que se manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

Tambin es importante hacer un pequeo estudio de la terminologa utilizada en la empresa para facilitar a posteriori la bsqueda de documentos dentro del sistema. El estudio de necesidades no solamente debe centrarse en las actuales, sino tambin hacer una estimacin (en la medida de lo posible) de las futuras, tanto a nivel de complejidad como de volumen.

En cualquier caso, cuando se optan por soluciones fcilmente escalables, un potencial aumento en el volumen de documentos a gestionar no debera de ser un problema, si destinan los medios adecuados.

Una vez determinadas las necesidades, es necesario elegir la herramienta o producto que servir de soporte al sistema de gestin documental, en base a esto y al volumen y la complejidad del sistema, se determinar la infraestructura necesaria (hardware y software adicional bsicamente) para poder poner en marcha el sistema.

Una vez implantado, solo queda realizar las pruebas y la formacin a los usuarios, adems de llevar a cabo servicios de soporte para garantizar la operatividad del mismo. El manejo de este tipo de herramientas suele ser bastante sencillo, por lo que los gasto de formacin no suelen ser muy abultados.

Desarrollo de la gestin documentalDurante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico. El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para sus bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas.En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.GESTIN DOCUMENTAL

Gestin documental se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su utilizacin y su conservacin.

. IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.

. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institucin pblica o privada. Normalizar la utilizacin de materiales, utilizando equipos y materiales ecolgicos. Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Controlar el uso y la circulacin de los documentos. Evitar la creacin de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas. Simplificar los procedimientos. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotacin al servicio de la gestin y la toma de decisiones. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia. Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva y exacta. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como verdaderas unidades de informacin tiles no solo para la administracin sino tambin para la cultura.

CONSIDERACIONES BSICAS

Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestin documental:Administrativo: aspectos de trasparencia, la rapidez y eficiencia de la administracin.Econmico: reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios. Archivstico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. .PLANEACIN Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental. Se debe implementar la elaboracin de tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: manuales de procesos y procedimientos tablas de retencin documental tablas de valoracin documental normas tcnicas y normatividad en general archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia

Para lo anterior, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos. Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin. Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo general de la nacin.

Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta las siguientes condiciones: Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos. La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, teniendo en cuenta las condiciones arquitectnicas y medioambientales.

PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALLa ley 594 de 2000. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, tramite, organizacin, consulta, conservacin y la disposicin final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestin, archivo central y archivo histrico).PRODUCCIN DOCUMENTALEs la generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

La produccin documental: Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones especficas tales como: Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin.

Determinacin y seleccin de soportes documentales. Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de la tabla de retencin documental. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

RECEPCIN DE DOCUMENTOSSon el Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad).

Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.

Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la Dependencia competente, Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta segn el Acuerdo AGN 060 de 2001 Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOSSon las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. Este proceso se realizan actividades como:Distribucin de documentos externosSe realiza la identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, la clasificacin de las comunicaciones, la organizacin de documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a dependencia competente, la reasignacin de documentos mal direccionados y el registro de control de entrega de documentos recibidos.Distribucin de documentos internosDentro de esta actividad se realiza la identificacin de dependencias, el enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos internos.

Distribucin de documentos enviadosDentro de esta actividad se realizan tareas:

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

TRMITE DE DOCUMENTOSComprende el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.En este proceso se sealan las actividades de: Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta finalizar del asunto.

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOSEs el Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

Clasificacin documental. Comprende las actividades de: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

Ordenacin documental. Comprende la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como: las relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales, la conformacin y apertura de expedientes, la determinacin de los sistemas de ordenacin, la organizacin de series documentales y la foliacin.

Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin. Comprende las siguientes actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin (Guas, Inventarios, Catlogos e ndices). Actualizacin permanente de instrumentos.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Donde se realizan actividades como: Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

CONSULTA DE DOCUMENTOSEs el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.

Las actividades bsicas en esta fase son:Formulacin de la consulta: donde se realizan las siguientes actividades: Determinacin de la necesidad, precisin y competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando la manipulacin del original y su deterioro. algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Despus de aplicar las tcnicas de reprografa vlidas es conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticosLa conservacin total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal. Dentro de esta actividad se realiza: Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos.

Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Se realiza: Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente. Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAN

Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia a cada etapa del ciclo vital de los documentos.stas, debern elaborarse y adoptarse para la implementacin del Programa de Gestin Documental, siguiendo las etapas:PRIMERA ETAPA: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos, contables y fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin.

TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin.El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. CUARTA ETAPA: AplicacinAprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINEl archivo:a) Concepto de archivo:La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola.:- Local en el que se custodian documentos pblicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no slo oficial sino tambin semipblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guas, etc., donde se colocan).- La misma Administracin reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de Patrimonio Histrico Espaol. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como aquella institucin cuya funcin primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las tcnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.- Tambin se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya misin consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, hacindolo de un modo lgico y eficaz que permita su posterior localizacin de la forma ms rpida posible cuando sea necesario.El material de archivo ms corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guas, etc.b) Funciones del archivo:La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estosdocumentosse conservarandebidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente lo que se busca.Otra funcin del archivo es la de ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Adems sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Tambin el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.c) Clases de archivos:

Segn el grado o frecuencia de utilizacin:

- Archivos activos o de gestin: recogen documentos recin entregados en la entidad o de consulta frecuente.- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.-Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histrico, poltico, o documental.Segn el lugar de emplazamiento:- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:Departamentalesoporsecciones.-enelpropio departamento por ser utilizado constantemente por este.Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre s.d) El archivo de gestin:Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo. El nmero de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido entregados directamente por los interesados.El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones oportunas.

Slo debern estar por tanto los documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento, debindose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitacin o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo sobre stos. El archivo de gestin debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuacin y la perfecta localizacin del documento.e) Conservacin de la informacin:Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios bsicos:Adopcin de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones elctricas, estanteras, etc.)- Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destruccin o desaparicin de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.-Restauracin de documentos deteriorados.-Reproduccin de la documentacin ms representativa.Aplicacin de los criterios y mtodos de organizacin documental (clasificacin y ordenacin) segn las normas de la teora archivstica. Realmente solo existe archivo cuando hay una organizacin, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.El registro:a) Concepto de registro:Encontramos para este trmino dos acepciones:Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar.La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad.

b) Clases de registros:Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:-Registro general de entrada.- se har el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:De registro nico: un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano.De registro mltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.-Registro general de salida.- se anotar la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple.Registro auxiliar: los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientesdesupropia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.c) Contenido de los registros:- Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.) - Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento.- Identificacin del interesado.d) Derecho de acceso:Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos, que formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud. El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuren incompletos o inexactos podrn exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso del tiempo. El acceso podr ser denegado por razones de inters pblico, por intereses terceros ms dignos, o porque lo disponga la Ley.e) Funciones:Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un determinado escrito o documento adems de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin. Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados stos.

GESTIN DOCUMENTAL EFICAZDocumentos en la organizacinExisten diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organizacin, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestacin del servicio.A continuacin vamos a ver algunos de los documentos ms importantes que se utilizan en las organizaciones, as como sus normas para la creacin, sus usos, y su distribucin:a) Circular.Normas:1.- Ser emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a travs de ella, tendrn carcter de obligatoriedad para todo el personal.2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deber indicar el perodo de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicacin, se anular oportunamente mediante la emisin de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula.3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisin en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.Usos:1.- Dictar instrucciones de carcter permanente o temporal para todo el personal.2.- Hacer del conocimiento del personal las polticas adoptadas por la presidencia.3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.Distribucin:- Original: rea emisora.- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.b) Notificacin.Normas:1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.

Usos:1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.3.- Noticias e informaciones de inters para la Organizacin.4.- Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.5.- Nombramientos de funcionarios.Distribucin:- Original: rea emisora.- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.

c) Manuales, procedimientos e instructivos.Normas:

1.- Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorizacin del Personal Directivo.2.- Las polticas y normas contenidas en las circulares, se tendr como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisin de nuevos manuales en los casos que as se requieran.3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deber dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.4.- Las observaciones producidas por la aplicacin de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo requiera.7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan.

Usos:1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el rea de prestacin de servicios de la Organizacin, los cuales deben ser formar parte de la documentacin de la misma.2.- Resaltar aspectos de carcter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del rea en cuestin.

Distribucin:- Original: rea emisora.- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.

d) MemorandoNormas:1.- Tienen carcter de comunicacin formal entre una Lnea de mando a otra; en consecuencia, sern emitidos por los Supervisores o representantes de la Lnea.2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deber referirse a la codificacin del Memorando que se va a contestar.Usos:1.- Instruir o informar dentro del rea de partes interesadas.4.- Cualquier informacin de la que se desee dejar constancia escrita.actividades de cada funcionario sobre actividades especficas, de acuerdo a las atribuciones sealadas a 14 cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia.2.- Llamar la atencin o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales.3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las Distribucin:Entre las partes.Elementos esenciales de un documento. Vamos en este apartado a enumerar el mnimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestacin del servicio:1. ndice o Sumario.Contenido del documento a presentar expresado en trminos de descripcin -ttulos- y nmero de la pgina.2. Introduccin.Breve descripcin sobre el contenido del documento. Debe indicar claramente el tema a tratar (objetivo), as como tambin, a quien est dirigido y en qu forma est estructurada. Puede hacer mencin a antecedentes, as como tambin, resear el aporte -valor agregado- o contribucin, a que se llegar con la presentacin de dicho documento.Fuentes bibliogrficas o Referencias.Contenido de todas aquellas citas bibliogrficas las cuales sustentaron la elaboracin del documento. Debe mencionar: autor, ttulo, lugar, ao.En la bibliografa se registrarn las obras que tratan el tema, implcita o explcitamente, no es recomendable citar obras de cultura general, como enciclopedias, diccionarios, etc.4. Desarrollo.Desarrollo del documento.5. Conclusin.Resultado al cual se pudo llegar con el desarrollo del tema presentado.6. Anexos.Contendrn todos aquellos instrumentos, grficos, cuadros, actividades, etc., los cuales sustentaron la elaboracin del documento y que ilustran el mismo.

Cmo registrar la documentacin?

Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos y registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los mismos.Existen diferentes formas para registrar la documentacin, vamos a ver una la cual podra ser la adoptada de la forma en la que se expone, o bien podra ser modificada a su conveniencia.1.- Establezca una codificacin que se adapte a su Organizacin. Puede elegir segn la Estructura Organizativa de su Empresa, o bien de los servicios prestados.El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras, o la combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el cdigo.2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos.3.- Relacione en una Tabla las dos codificaciones, es decir, escriba el cdigo de la Tabla1, seguido el cdigo de la Tabla2, seguido el correlativo, seguido una breve descripcin. Puede agregar fecha de actualizacin y ubicacin.Cmo registrar correspondencias? Es necesario registrar las correspondencias para poder archivar y llevar el control. Vamos a ver sus pasos mediante una ejemplificacin que ayudar a exponer el mtodo de registro:1.- Establezca una codificacin que se adapte a su Organizacin.2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. 3.- Escriba una codificacin para relacionar el medio o envi de la correspondencia recibida o enviada.4.- Escriba una codificacin para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene su Organizacin. 5.- Relacione en un formulario, el cual podra ser en Excel, los siguientes campos sealados a continuacin:No se preocupe si al principio el resultado del cdigo es un poco complicado, de seguro al trmino de das ya se habr acostumbrado. Sera recomendable que el correlativo sea llevado por ao. Recuerde que cada Organizacin tiene su manera de llevar sus documentos, cuando se trate de Circulares, Memos, Cartas, etc., el documento respuesta, debe hacer mencin y estar relacionado al respectivo documento emisor ya sea interno o externo. Tenga en cuenta, para los casos de entes gubernamentales, que a travs de comunicados como Gacetas Oficiales, podran indicarle a su Organizacin la manera cmo debe registrar y llevar sus Documentos, Correspondencias, etc.Cmo archivar la documentacin?1.- Elabore una Tabla: Archivo de Documentos, que relacione la informacin de documentos elaborados en la Organizacin, presentados a Entes Externos y cualquier otra categora que aplique. 2.- Cree una Carpeta para cada rea.3.- Dependiendo de la informacin que tenga, elabore los lomos e ndices.4.- Puede usar la misma codificaron tanto para los archivos fsicos cono electrnicos.Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de Harry Faulkner-BrownTodo edificio que albergue una documentacin o archivo tiene que reunir los siguientes principios bsicos:Flexible. Procurar que las instalaciones, que todo el edificio sean adaptable a cambios de nuevas necesidades que vayan surgiendo.Compacto. El edificio es un todo compuesto de distintas secciones, esto permite una mayor facilidad en la circulacin tanto de los usuarios como del personal y de los libros.Accesible. Debe asegurar la accesibilidad y facilidad de movimiento tanto del exterior como en el interior, eliminando las barreras arquitectnicas. La accesibilidad interior supone claridad, tanto en la distribucin de espacios como orientacin interior por medio de seales adecuadas.Extensible. Prever la posibilidad de crecimiento de forma ms o menos limitada y continua.Variado en su oferta de espacios. El edificio debe permitir la instalacin de distintas secciones dentro de l, cada una de ellas con necesidades diferentes y condiciones propias (salas de lectura, de consulta, depsitos, zonas de libre movimiento, saln de actos,...).Organizado. El edificio ha de permitir el acercamiento entre libros y lectores.Confortable. La biblioteca debe ser cmoda. El confort es acstico (silencio, suelos silenciosos, dobles ventanas u otros elementos aislantes de los ruidos exteriores), visual (luz suficiente, individual para investigadores, colectiva), fsico(temperatura),psicolgico(acabado agradable, humanizacin del espacio, disposicin adecuada).Seguro. Cuando se habla de seguridad se refiere a varias vertientes: hacia el usuario, hacia el personal, hacia el equipamiento y hacia la coleccin. La construccin debe estar basada en materiales ignfugos, no inflamables, con dispositivos de seguridad y extincin. Protegido contra el agua, los agentes fsicos, biolgicos y qumicos. Existirn dispositivos magnticos antirrobo o circuitos cerrados de televisin, aislamiento del exterior con impermeabilizacin de suelos y techos, conducciones de agua y electricidad seguras, etc.Constante. La inalterabilidad en las condiciones fsicas dentro del edificio (temperatura, humedad, luminosidad, aislamiento sonoro, etc.) favorece el trabajo cmodo de usuarios y personal. Y adems es necesario para la conservacin de los materiales bibliotecarios.Econmico. La necesidad de que el edificio debe construirse y mantenerse con el mnimo de recursos y personal.LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO:Fsico (manual)Los elementos constitutivos de un archivo fsico son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. El sitio de un documento de archivo est en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mnimo que sea. Nunca se ha de concebir como un elemento aislado, siempre posee un carcter unitario que slo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los dems documentosque lo acompaan.La organizacin del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:1.Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en funcin de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.3.Elaborar un cuadro o esquema de clasificacin que ponga de relieve la estructuracin dada al fondo.La clasificacin consistir en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios a los ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.Tres son los elementos que podemos considerar en la clasificacin de los documentos: las acciones a que stos se refieren, la estructura orgnica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre las que versan:- Las acciones. Toda organizacin o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.- La estructura orgnica. Cualquier entidad necesita asimismo una organizacin para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idneo.- Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepcin que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organizacin.A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificacin:a) La clasificacin funcional: Las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideracin para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentacin de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentacin en series, stas deben ser reunidas bajo clases ms amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma funcin. En el desarrollo de un cuadro de clasificacin, las funciones debern tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrn establecerse las clases o clasificaciones principales o ms amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales debern comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado de cada actividad.b) La clasificacin orgnica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgnica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades Los expedientes se agrupan segn la actividad de la que son resultado. Slo a partir de este nivel es posible establecer una clasificacin orgnica, la cual se realizar jerrquicamente desde las unidades administrativas bsicas hasta las divisiones ms amplias.c) Clasificacin por materias: Este tipo de clasificacin es el resultado del anlisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.La eleccin del sistema de clasificacin ms apropiado de entre los tres que hemos expuesto depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivstico:- Debe ser un sistema lo ms estable posible, de modo que la clasificacin dada la fondo perdure en el tiempo.- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tanto de la percepcin que la persona encargada del archivo pueda tener cuanto de aspectos inequvocos.- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

La organizacin de un fondo no termina en la clasificacin, sino que se completa con la disposicin de los distintos elementos, esto es, la ordenacin. Es una tarea materialconsistenteenrelacionarunos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmerosLa ordenacin se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lgica de su tramitacin que, por lo general, coincide con su secuencia cronolgica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lgica. Por su parte, las series y las dems agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarqua, comenzando por las principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.Los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario, las fechas de los documentos, la secuencia de los nmeros, o la combinacin de varios de ellos (como es el caso del alfanumrico).La instalacin de los documentos en el depsito es una tarea ntimamente relacionada con la organizacin de fondos y consiste en la ubicacin fsica de todo fondo mediante unidades de instalacin, ya sean cajas, legajos, o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, as ubicados en las estanteras para ofrecer mayor proteccin a los documentos y resistencia a los agentes nocivos.Antesdeintroducirunexpedienteensu correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber cul es su ubicacin fsica, para ellos se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalacin que lo contiene y a su orden dentro de sta.

La instalacin de cajas, legajos y libros puede hacerse segn dos mtodos:1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacin en el depsito, estableciendoespaciosreservadosparalassecciones, subsecciones, series, etc.2. El sistema de numeracin continua, el ms indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalacin mediante dgitos arbigos desde el uno en adelante.Electrnico (informatizado)La principal estructura que se utiliza para almacenarlosdatosen dispositivosde almacenamiento son los ficheros electrnicos, cuya organizacin se basa en la de los ficheros manuales.Un fichero es un conjunto de informacin sobre un mismo tema y organizada de forma que permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros:1) Permanentes: son los que contienen informacin relevante para el programa. Existen tres clases de ficheros permanentes:- Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicacin determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el catlogo de una biblioteca.- Fichero constante: contiene un tipo de datos de carcter fijo, por ejemplo, un fichero que contuviese un alista de autoridades.- Fichero histrico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro.2) Temporales: contienen informacin relevante para determinado programa, pero no para la aplicacin en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes, como por ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales:- Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro programa en una misma aplicacin.- De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida (impresora...etc.)

Operaciones con un fichero- Creacin: consiste en definir su estructura (campos, longitud de los campos, clave...).- Actualizacin: Consiste en tres operaciones:- Insercin de registros: Introducir los datos correspondientes.- Borrado: Suprimir uno o varios registros.- Modificacin: Cambiar la informacin correspondiente a uno o varios registros.- Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para conocer su informacin o tratarla.Organizacin de un fichero.Existen tres tipos de organizaciones de ficheros:a) Secuencial:- Los registros estn grabados en orden y deben ser ledos en ese mismo orden. Para leer un registro hay que pasar por los anteriores.- Solo pueden aadirse registros al final del fichero. No permite la insercin de registros en un punto cualquiera.- La modificacin de informacin, solo puede efectuarse si la nueva informacin no excede de la longitud del registro.- El borrado es lgico y consiste en una marca que el programa le pone a ese registro, para que cuando el programa vaya a leerlo, lo ignore saltando al registro siguiente. No se borra fsicamente el registro.b) Secuencial Indexado:- La grabacin del registro es igual que en el anterior (secuencialmente).- La lectura, se hace a travs de un ndice. El ndice, recoge todas las claves de los registros, y asociados a esta clave, la direccin que tiene el registro en el fichero. De esta forma, no hay que leer todos los registros uno por uno hasta llegar a la informacin que nos interesa, sino que lee el disco por sectores.c) Aleatoria o directa:- Este tipo de fichero solo es posible en soportes direccionables (discos).- Para poder acceder a estos ficheros, al crearlos se genera automticamente su direccin en el disco, accedindose por lo tanto a travs de un ndice que se genera automticamente.- El borrado puede ser tanto fsico como lgico.- La insercin se puede realizar en cualquier parte del fichero.Sistema de informacinConjunto de elementos relacionados entre s de acuerdo a ciertas reglas que aporta a la organizacin y que sirve la informacin necesaria para el logro de sus fines. Debe recoger, almacenar, y procesar datos de la propia organizacin y de fuentes externas facilitando la elaboracin y presentacin de los mismos.Componentes de un sistema de informacin:- Contenido (datos): Referenciales; Factuales; Estructurados; No estructurados.- Equipo fsico (hardware).- CPU.- Equipos perifricos.- Soporte lgico.- Sistema operativo.- Gestin de bases de datos.- Sistemas de gestin de bases de datos (SGBD).- Bases de datos documentales o sistemas de recuperacin (SRI).- Control de comunicaciones.- Administrador.- rea de datos.- rea informtica.- Usuarios.- Informticos- No informticos.

Sistemas de gestin de bases de datosEl sistema de gestin de bases de datos es un conjunto integrado de programas, procedimientos y lenguajes que suministra a distintos tipos de usuarios los medios necesarios para describir y manipular los datos almacenados en una base de datos y garantizar su seguridad.Este sistema debe de tener suficiente flexibilidad para atender las necesidades de los distintos usuarios y permitir que se manifiesten las ventajas de la base de datos.Un SGBD puede efectuar dos tipos de operaciones, las que afectan a todos los datos almacenados en la base de datos (creacin de una base de datos, modificacin de la estructura y consulta de toda la base de datos) o aquellas que slo afectan a determinados registros (insercin, borrado, modificacin de registros y consulta selectiva en vez de recuperar aquellos que cumplen determinadas condiciones).Funciones de los sistemas de gestin de bases de datos:a) La descripcin.El SGBD debe permitir a quin lo disea especificar qu datos lo van a integrar: tipo de datos, relaciones entre ellos, caractersticas de su almacenamiento fsico y su presentacin a los usuarios, es decir, proporcionar los medios para definir los tres niveles de abstraccin.Definir el nivel interno consiste en determinar el espacio de almacenamiento (pistas, volmenes, sectores, punteros...) y los sistemas de acceso a esos datos.Definir los otros dos niveles consiste en proporcionar instrumentos para definir los objetivos, las tablas, las entidades, registros, campos, as como las relaciones entre estos datos y las restricciones de integridad.b) La manipulacin.Consiste en una serie de operaciones que pueden afectar a la totalidad o una parte determinada de datos.La necesidad de recuperacin y actualizacin se debe a que la realidad es cambiante y esto implica una modificacin.Cuando se recupera informacin bien sea de manera global o selectiva es necesario tambin que el sistema nos permita definir la estructura lgica externa que se desea recuperar.Cuando se hacen estas recuperaciones el sistema tambin accede a la estructura fsica localizando los registros y seleccionando la informacin que cumple la condicin de bsqueda y por ltimo los pone a disposicin del usuario. Las consultas a la base de datos se pueden hacer de manera total o parcial. La actualizacin de la base de datos se puede realizar mediante la insercin, el borrado (funcin de manipulacin) o la modificacin. La modificacin consiste en modificar registros.

c) El control o procedimiento del administradorEste control se encarga de determinar la capacidad de los ficheros, las estadsticas relacionndolas con el crecimiento de un determinado fichero.

Bases de datos documentales o sistemas de recuperacin (SRI).Una base de datos documental es un depsito de conocimientos almacenados en forma de documentos que se caracteriza por la capacidad de recuperar documentos selectivamente a partir de cualquier aspecto de su contenido.Un SRI es un depsito de conocimientos almacenados en forma de documentos que se caracteriza por la capacidad de recuperar documentos selectivamente a partir de cualquier aspecto de su contenido. Es tambin un sistema que utiliza datos no estructurados y que tienen muy pocas restricciones. Se componen de bloques de texto de longitud variable y sirven para gestionar conocimiento.Las bases de datos en una biblioteca.Los mdulos de bases de datos son los encargados de llevar a cabo las funciones de una biblioteca: adquisiciones, catalogacin, OPAC, prstamo, publicaciones peridicas.a) Mdulo de adquisicin. Se encarga de:- Seleccionar el material que se va a adquirir.- Comprobar si ya se tiene.- Cursar pedidos a los proveedores.- Una vez que se haya recibido el pedido lo registra y cataloga.Para automatizar estas tareas este mdulo maneja la siguiente informacin:- Informacin bibliogrfica, es decir, datos acerca de los libros: autor, editor...- Informacin sobre los proveedores: direccin, NIF...- Informacin sobre pedidos, siendo el pedido la operacin que relaciona los libros con los proveedores y maneja datos como la fecha de envo, plazo de pago...b) Mdulo de catalogacin. Sirve para la confeccin del catlogo.Este mdulo debe estar configurado segn la normativa que emplea la biblioteca para poder hacer la catalogacin permitiendo intercambio segn formatos normalizados (MARC). Debe manejar informacin acerca de los fondos que tiene la biblioteca, a cerca de las listas normalizadas de autoridades y, por ltimo, debe contar con un subsistema de ficheros donde conste todo esto.

c) Mdulo de recuperacin (OPAC). Este mdulo tiene como finalidad la bsqueda de informacin en el catlogo de la biblioteca.Para que se lleve a cabo debe contar con: las herramientas de bsqueda (permitir hacer bsquedas con operadores booleanos) y debe permitir consultar las listas de autoridades. Debe presentar tambin la informacin recuperada bien sea en pantalla o a travs de una impresora o permitir grabarla en un fichero.El OPAC (On line Public Access Catalog) es el catlogo de acceso pblico en lnea siendo adems el modo de recuperacin de los usuarios. Debe ser sencillo y fcil de manejar donde la informacin bibliogrfica debe proporcionar informacin acerca de los fondos, decir cuntos ejemplares hay de un libro y proporcionar informacin acerca del prstamo.d) Mdulo de prstamo.La funcin de este mdulo es la de controlar y gestionar el prstamo de los fondos de la biblioteca a los usuarios.Este sistema maneja informacin acerca de los fondos de la biblioteca y por otro lado informacin de los usuarios. Pone en relacin la informacin de los libros con los datos de los usuarios. Debe proporcionar informacin sobre que libros estn prestados, cuales han sobrepasado la fecha de devolucin. Este sistema controla no slo el prstamo propiamente dicho sino tambin la circulacin que es cualquier circunstancia por la que un libro no est a disposicin del usuario y controlar tambin las renovaciones o reservas de prstamo.e) Mdulo de publicaciones peridicas.Normalmente en la bibliotecas tanto automatizadas como no las publicaciones peridicas se gestionan a parte del fondo normalmente de libros, debido a sus caractersticas especiales.La finalidad de este mdulo es la de controlar la recogida de revistas, de los ejemplares de cada publicacin peridica con que cuenta la biblioteca manejando para ello:- Informacin bibliogrfica.- Informacin sobre fondos..

Qu es un ERP?

Es un sistema informtico de gestin que permite integrar la gran mayora de los procesos empresariales, con el objetivo de automatizar tareas administrativas, aumentando as la eficiencia de la empresa. Una gran parte de los costes de cualquier empresa es imputable a cuestiones de administracin y es ah donde el ERP permite simplificar procesos.Tomemos como ejemplo el una empresa fabricante. Un comercial realiza un pedido para un cliente. Para que el pedido se complete, han de emitirse rdenes de trabajo a fbrica, modificar la planificacin de produccin, comprobar disponibilidad de materiales, y reservarlos o pedirlos segn el caso. Finalmente habr que emitir documentos como facturas, hojas de embarque, etc. Un buen ERP ha de ser capaz de realizar todo este trabajo de manera automtica.A nivel tcnico podemos decir que el ERP es un sistema transaccional, que se encarga de recoger, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de informacin debidos a las operaciones en la empresa. En cualquier entidad de un cierto tamao, excluyendo por ejemplo pequeas tiendas, el ERP ha de ser el primer sistema en ser implantado.Flujo del Sistema de Gestin DocumentalBases de DatosLa aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet.Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar.

Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestin.HardwareEscner y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados.Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin.SoftwareGestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole.RedesPor medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet.UsuariosA travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.AdministradoresDesde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Algunos Criterios Generales a Tener en cuentaUn sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin, clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.AlmacenamientoDnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos?

RecuperacinCmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo? Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin?

ClasificacinCmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados siguiendo el sistema ms apropiado?

SeguridadCmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener acceso a ella?

CustodiaCmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)?

DistribucinCmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los documentos?

WorkflowSi los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de estos documentos?

CreacinSi ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr colaborar en esas tareas?

AutenticacinCmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la autentificacin?

CONCLIUSION

La gestin documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que nos puede ahorrar muchsimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o informacin, tambin permite conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnolgicas que garanticen su originalidad e integridad. Tambin debe cuenta con un buen sistema de administracin de documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, es vital para la permanencia de cualquier organizacin, sin importar su tamao.Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo, proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.

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http://www.sba.gov/espanol/Biblioteca_en_Linea/plandenegocios.html