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GUIA DE PROCESOS FINANCIEROS
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION
PARA LAS ENTIDADES
TERRITORIALES
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
BOGOTA, D.C., MAYO DE 2004
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO
ALBERTO CARRASQUILLA BARRERAMinistro de Hacienda y Crédito Público
Gloria Inés CortésViceministra General
María Inés Agudelo ValenciaViceministra Técnica
Elizabeth Cadena FernándezSecretaria General
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
Ana Lucía Villa ArcilaDirectora General
Luis Fernando Villota QuiñonesSubdirector de Fortalecimiento Institucional Territorial
Nestor Mario Urrea DuqueSubdirector de Apoyo al Saneamiento Fiscal Territorial
Ana Sofía Mesa de CuervoYolanda Rueda Muñoz
Colaboración EspecialAndrés Giovanny Lombana Chica
Leyi Andrea Pérez LimasSandra Maritza Piñeros Castro
CONTENIDO
Página
PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 9
PROCESOS DE INGRESOS ......................................................................................... 11
EJEMPLO COMPLETO DEL PROCEDIMIENTO PRESUPUESTAL,DE TESORERIA Y CONTABLE PARA INGRESOS ....................................................... 19
CIERRE DE VIGENCIA PARA INGRESOS.................................................................... 22
PROCESOS DE GASTOS ............................................................................................. 25
CIERRE DE VIGENCIA PARA GASTOS........................................................................ 30
EJEMPLO DE CIERRE DE VIGENCIA PARA GASTOS................................................ 32
EJEMPLO COMPLETO DEL PROCEDIMIENTO PRESUPUESTAL, DE TESORERIA,CONTABLE Y CIERRE DE VIGENCIA PARA GASTOS ................................................ 35
MANEJO DE LA DEUDA PUBLICA................................................................................ 39
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA ........................................................ 46
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 49
ANEXOS ......................................................................................................................... 50
8MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
9MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
PRESENTACION
La Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, viene avanzandoen el fomento de una cultura de responsabilidad fiscal en las entidades territoriales, que lespermita a los gobiernos subnacionales asegurar su autonomía financiera.
Como herramienta legal para impulsar dicha cultura, y avanzando en el compendio normativoque ha promovido el ajuste fiscal, fue expedida la Ley 617 de 6 de octubre de 2000, la cualprecisa instrucciones de austeridad y ofrece mecanismos de transición a entidades que enaplicación de la Ley, no hubieran alcanzado los límites de gasto allí fijados, dentro de los quese encuentra la adopción de programas de ajuste.
En los programas de ajuste fiscal territorial, fruto de los diagnósticos elaborados por lasmismas entidades subnacionales, se ha identificado la necesidad de consolidar lasostenibilidad del ente territorial en forma integral, mediante el mejoramiento de la capacidadinstitucional de las administraciones territoriales la cual debe verse reflejada en su situacióneconómica.
Lo anterior producto de que en la mayoría de las entidades territoriales no se cuenta coninformación oportuna y de calidad sobre el estado de las finanzas territoriales y se presentauna gran dificultad para consolidar e integrar la información financiera, debido no solo ademoras en su registro y procesamiento, sino también a la descoordinación y falta decomunicación entre los responsables de las cifras contables, presupuestales y de tesorería.
Esta situación se ocasiona, en la mayoría de los casos, por no contar con procesos yprocedimientos que logren integrar la información financiera y que identifiquen con claridadlos responsables y la forma como debe llevarse a cabo el registro, flujo y procesamiento dela información.
Por lo anterior, y como complemento al trabajo realizado con el ajuste fiscal, el GobiernoNacional ha definido como prioridad la política de fortalecimiento institucional territorial. Reflejode ello quedó plasmado en la ley 781 de 2002, particularmente el artículo 15. Es así como enla Dirección de Apoyo Fiscal se viene adelantando un programa en este sentido, financiadocon recursos del Contrato de Préstamo No. 977-OC-CO suscrito por la Nación con el BancoInteramericano de Desarrollo.
10MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
Producto de la política de fortalecimiento, se elaboró en la Dirección de Apoyo Fiscal unaherramienta de trabajo para entidades territoriales, con el objetivo de brindar a lasadministraciones locales un instrumento que ayude al mejoramiento de la capacidadinstitucional de las entidades en el manejo de información financiera integral y en laidentificación, diseño, mejora, difusión y adopción de los procesos y procedimientos que lasoportan.
Estos procesos y procedimientos están fundamentados en las diferentes leyes que regulanel manejo financiero en las entidades territoriales y que deben aplicarse, bien sea en formamanual en las que no cuentan con un sistema de información para tal fin, o en las aplicacionesautomatizadas con las que se lleve a cabo el proceso de registro y generación de informesfinancieros. La guía no solo presenta los diferentes procesos y procedimientos con susresponsables, sino que también los ilustra mediante ejemplos sencillos, a la vez que en susanexos describe la información que debe manejarse como entrada (insumo) y salida (producto)en cada uno de ellos.
El alcance de este material cubre el proceso presupuestal de ingresos y gastos en su totalidad,y su relación con tesorería. En tanto que en el sistema de información contable, estaherramienta solamente cobija las cuentas de presupuesto, es decir, las denominadas cuentasCERO. La dinámica de las cuentas de la 1 a la nueve se atiende conforme lo ha establecidola Contaduría General de la Nación.
Esperamos de esta forma por un lado, contribuir al mejoramiento de la capacidad institucionalde los gobiernos subnacionales, y por otro fortalecer el desarrollo de sistemas integrales deinformación financiera, herramienta fundamental en la gestión de las entidades territoriales.
11MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
1. PROCESOS DE INGRESOS
1.1 TIPOS DE INGRESO
I. CORRIENTES
II. DE
CAPITAL
III. TRANSFERENCIAS DE LA NACION
TRIBUTARIOS
NO TRIBUTARIOS
RECURSOS DEL BALANCE
RECURSOS DE CREDITO INTERNO Y EXTERNO
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
DIFERENCIAL CAMBIARIO
DONACIONES - EXCEDENTES FINANCIEROS DE ESTAPUBLICOS
COFINANCIACION - OTROS RECURSOS DE CAPITAL
INGRESOS MUNICIPALES
Impuesto Predial Unificado Impuesto de Industria y Comercio Sobretasa a la Gasolina Impuesto de Degüello de Ganado Menor Impuesto sobre Servicio de Alumbrado Público Impuesto al Transporte hidrocarburos Estampillas Estampilla Pro-Palacio Estampilla Pro-Desarrollo Estampilla Pro-Electrificación Rural Estampillas Pro-Turismo Otras Estampillas Sobretasa Bomberil Otros Ingresos Tributarios Tasas y Multas Arrendamientos Alquiler de Maquinaria y Equipo Contribución por Valorización Otras Contribuciones Transferencias
I
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12MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
I. CORRIENTES
II. DE
CAPITAL
III. TRANSFERENCIAS DE LA NACION
TRIBUTARIOS
NO TRIBUTARIOS
RECURSOS DEL BALANCE
RECURSOS DE CREDITO INTERNO Y EXTERNO
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
DIFERENCIAL CAMBIARIO
DONACIONES - EXCEDENTES FINANCIEROS DE ESTAPUBLICOS
COFINANCIACION - OTROS RECURSOS DE CAPITAL
INGRESOS DEPARTAMETNALES
REGISTRO
UNIFICADO DE VEHICULOS
IMPUESTOS AL CONSUMO DE
CIGARRILLOS Y TABACO
NACIONALES Y EXTRANJEROS
CERVEZA NACIONALES Y
EXTRANJEROS
LICORES NACIONALES Y
EXTRANJEROS
DEGUELLO DE GANADO MAYOR
SOBRETASA A LA GASOLINA
ESTAMPILLAS
OTROS IMPUESTOS
DEPARTAMENTALES
TASAS
MULTAS
SOBRETASA AL ACPM
SANCIONES
REGALIAS Y COMPENSACIONES
MONETARIAS
VALORIZACIONES
INSCRIPCIONES
FORMULARIOS
PUBLICACIONES
ARRENDAMIENTOS
OTROS INGRESOS NO
TRIBUTARIOS
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A
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13MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
En esta primera parte se presentará la forma como debe integrarse la información deINGRESO en los sistemas presupuestal, contable y de tesorería, identificándose claramenteen que momento del proceso se encuentra (comienzo de vigencia, ejecución, cierre).
1.2 PROCESOS A REALIZAR AL COMIENZO DE LA VIGENCIA
A. PRESUPUESTO.- Registra el Presupuesto de Ingresos aprobado por el ConcejoMunicipal y el cual debe elevarse a decreto municipal (Anexo No 1), cada tipo de ingresodebe tener mínimo: codificación, concepto y valor aprobado.
Los Recursos del Balance con el saldo de la vigencia anterior, se deben registrar paracada concepto el valor aprobado como presupuesto inicial.
Presupuesto Inicial
ZZZ
B. CONTABILIDAD.- Por cada tipo de ingreso aprobado presupuestalmente deben abrirsedos cuentas "cero" así:
Ingresos Aprobados Ingresos por Ejecutar
ZZZ ZZZ
C. TESORERIA.- Los saldos de tesorería de la vigencia anterior para cada tipo deingreso (corrientes, de capital y trasferencias) se incorporan al presupuesto.
Se convierten en recursos del balance los saldos de la vigencia anterior, por ello esnecesario que al momento de elaborar el presupuesto se abran estos rubros presupuestalespara que al comienzo de la nueva vigencia se pueda hacer su incorporación alpresupuesto.
Se debe tener en cuenta que los ingresos por transferencias y los de capital tienendestinación específica, mientras que los ingresos corrientes son de libre destinación, sinembargo todos se rotulan como recursos del balance saldos vigencias anteriores.
1.3 REGISTRO INGRESOS EN EL TRASCURSO DE LA VIGENCIA
Para todos los tipos de ingresos el procedimiento es el mismo.
Supongamos que se produce un ingreso por $XXXX
El procedimiento es:
A. TESORERIA.-
a) Registra el ingreso en el Libro Diario de Caja y Bancos (Anexo No 3)
14MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
b) Genera recibo de oficial de caja o comprobante de ingresos (Anexo No 2).
B. PRESUPUESTO.-
Registra en el LIBRO REGISTRO DE INGRESOS (ANEXO No 4)
C. CONTABILIDAD.-
- Afecta las cuentas "cero" que había creado al comienzo de la vigencia y la cuenta"Recaudos Efectivos" (por tipo de ingreso) así:
CUENTAS CERO CUENTAS PARA REGISTRAR
MOVIMIENTOS DE INGRESOS
Ingresos Aprobados Ingresos x ejecutar Recaudos efectivos
ZZZ XXXX ZZZ XXXX
D. RESULTADO FINAL EN TESORERIA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
TESORERIA.- Estado de Tesorería Ingresos. XXXX
CONTABILIDAD.- Saldo cuenta "Ingresos x ejecutar" ZZZ - XXXX
Saldo cuenta "Recaudo efectivo" XXXX
PRESUPUESTO.- "Recaudo efectivo" XXXX
"Presupuesto de Ingresos por Ejecutar" ZZZ - XXXX
1.4 MATRIZ INSUMO PRODUCTO E INFORMACION
1 - PRODUCTO: REGISTROS COMIENZO VIGENCIA
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
CONCEJO PRESUPUESTO
APROBADO
IMPUTACION
PPTAL
PRESUPUESTO REGISTRO EN
LIBRO DE
INGRESOS
IMPUTACION
CONTABLE
CONTABILIDAD CUENTAS CERO
- ING APROB
- ING X EJEC.
15MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
1.5 INFORMACION NECESARIA PARA EL PROCESO DE INGRESOS
➣ Presupuesto Aprobado (Anexo No 1)
➣ Recibo de Pago o Comprobante de Ingreso (Anexo No 2)
➣ Libro Diario de Caja y Bancos (Anexo No 3)
➣ Libro Registro de Ingresos (Anexo No 4)
1.6 CAUSACION, RECAUDO Y CONSIGNACIÓN DE LOS INGRESOSTRIBUTARIOS Y NO TRIBUTARIOS EN LAS CUENTAS FINANCIERAS
A. PRESUPUESTO
Cuando se efectúe el recaudo efectivo de los recursos se registra en el libro de ingresos. Versección 1.7
B. CONTABILIDAD
Los ingresos tributarios, directos e indirectos, de las entidades territoriales reglamentadosen disposiciones legales se deben reconocer una vez determinados éstos en las declaracionestributarias o declaraciones oficiales en firme. Es en ese momento cuando se causa el ingreso.Dicha causación contable de los ingresos tributarios corresponde al valor total de losimpuestos, así:
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
GENERADOR
INGRESOS
PAGO IMPUTACION
INGRESO
TESORERIA - RECIBO PAGO
- LIBRO DIARIO DE
CAJA Y BANCOS
TESORERIA
RECIBO DE PAGO
O COMPROBANTE
DE INGRESOS
IMPUTACION
PRESUPUESTAL
IMPUTACION
CONTABLE
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
LIBRO REGISTRO
DE INGRESOS
ACTUALIZADO
CONTABILIDAD
ACTUALIZADA
2 - PRODUCTO: REGISTROS EJECUCION INGRESOS
16MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
Rentas por cobrar 1 Ingresos fiscales
XXX XXX
Generados por la determinación del impuesto
En cuanto a las sanciones por incumplimiento o mora de las obligaciones tributarias deberegistrarse inicialmente como derecho potencial de la entidad territorial en las cuentas deorden al momento de emitir el acto administrativo mediante la cual se liquida la sanción omulta:
Derechos contingentes Derechos contingentes por contra
XXX XXX
Generado por la emisión del acto administrativo.
Cuando el acto administrativo que impuso la sanción o multa esté en firme y se hayaagotado la vía gubernativa, se causa el derecho cierto, claro y exigible:
Deudores -Ingresos Ingresos fiscales
No tributarios No tributarios
(Multas o sanciones) (Multas o sanciones)
XXX XXX
Generado por el acto administrativo en firme
agotamiento de la vía gubernativa
Cuando el contribuyente cumpla con la obligación sustancial de dar, es decir cuandoefectúe el pago de la obligación tributaria, la administración territorial debe efectuar elregistro correspondiente al ingreso efectivo de los recursos así:
Efectivo
(Caja o Bancos) Rentas por cobrar
XXX XXX
1 Vigencia actual, vigencia anterior o difícil recaudo
17MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
Generado por el pago efectivo de las obligaciones tributarias
Cuando se trate del pago de las sanciones a cargo de los contribuyentes se hará el siguienteregistro:
Efectivo
(Caja o Bancos) Deudores
XXX XXX
Generado por el pago efectivo de las obligaciones tributarias
Al finalizar el periodo contable los saldos de las rentas por cobrar de vigencia actual, sereclasificarán a la cuenta de vigencia anterior, al inicio del siguiente período contable. De lasanteriores, aquellos valores que se prevean como irrecuperables deberán reclasificarse enrentas de difícil recaudo.
Finalmente, una labor adicional del encargado de las rentas territoriales es identificar lasrentas por cobrar que deben provisionarse de acuerdo con el grado de incobrabilidad dadospor la antigüedad e incumplimiento.
El objetivo es que al menos se consolide un trabajo con los siguientes componentes:
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Jurídica Marco legal verificar el periodo de pago de cada impuesto
Jefe de rentas o delegado
Calendario tributario y Resolución de pagos
Entidad competente (DAF-Federación de departamento, etc.)
Formularios Elaborados de acuerdo a la Ley
Enlistar Formularios
Secretaría de Hacienda o Rentas
Resolución que adopta formularios de declaración
Jefe de Rentas Calendario tributario
Revisión de vencimiento de plazos
Secretaría de Hacienda
Listado de contribuyentes morosos
Sec. de Hacienda Oficina de rentas Oficina Jurídica
Listado de contribuyentes en mora e investigación correspondiente para determinar el impuesto resultado del cruce de cuentas o inspección tributaria
Elaborar el emplazamiento para declarar ó pliego de cargos y agotar la vía gubernativa de la resolución sanción
Secretario de Hacienda o Delegado
Resolución sanción en firme
18MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
B. TESORERIA. Solo al efectuarse el ingreso efectivo de los recursos se efectúa el registrocorrespondiente en el libro diario de caja y bancos y se genera el recibo de pago ocomprobante de ingresos. Ver sección 1.7
Sec. de Hacienda Oficina de rentas Oficina Jurídica
Listado de contribuyentes en mora e investigación correspondiente para determinar el impuesto resultado del cruce de cuentas o inspección tributaria
Elaborar actos previos de emplazamiento, resolución sanción y agotar vía gubernativa de liquidación de de aforo
Secretario de Hacienda o Delegado
Liquidación de aforo en firme
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Entidad competente: Rentas Hacienda Transito Matadero Fondo cuenta IGAC Otras
Formación de los elementos de la obligación tributaria
Elaborar los actos debidamente ejecutoriados, en los cuales se fijen sumas líquidas de dinero a favor del fisco
Secretario de Hacienda
Actos debidamente ejecutoriados, en los cuales se fijen sumas líquidas de dinero a favor del fisco
Oficina de rentas ó Secretaría de Hacienda
Declaraciones presentadas (con pago y sin pago)
Se presenta un informe o relación cuantificada de declaraciones sin pago presentadas
Contabilidad Registra contablemente la causación del ingreso
Contabilidad Registra contablemente el ingreso efectivo
Tesorería Registra el ingreso en el Libro Diario de Caja y Bancos
Genera recibo de pago o comprobante de ingresos
Oficina de rentas ó Secretaría de Hacienda
Declaraciones presentadas (con pago y sin pago)
Se presenta un informe o relación cuantificada de declaraciones con pago presentadas
Presupuesto Registra en el libro de ingresos
19MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
1.7 EJEMPLO COMPLETO DE INGRESOS
1.7.1 PROCEDIMIENTO DE INGRESOS AL COMIENZO DE LA VIGENCIA
A. PRESUPUESTO.- Con base en el presupuesto aprobado por el Concejo Municipalelabora el siguiente registro (teniendo en cuenta la codificación presupuestal):
Presupuesto Vigencia.
Ingresos Predial Unificado 800
Ingresos Industria y Comercio 600
Tasas 500
Recursos de Balance 300
B. CONTABILIDAD.- Abre las cuentas "cero" de acuerdo al presupuesto aprobado por elConcejo Municipal:
Ingresos Aprobados Predial Ingresos por Ejecutar Predial
800 800
Ingresos Aprob. Ind y Comercio Ingresos por Ejecutar Ind y Comercio
600 600
Ingresos Aprobados Tasas Ingresos por Ejecutar Tasas
500 500
20MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
C. TESORERIA - No genera ningún movimiento
Ejemplo numérico:
1.7. 2 El ciudadano Juan Pérez paga:
Predial vigencia actual $50
Ind y Comercio vigencia actual $40
Tasas $20.
Reflejo de los pagos anunciados en las finanzas del municipio:
A. TESORERIA.-
a) Registro en libros diarios de caja y bancos.
Predial vigencia actual: Cincuenta pesos $50°°
Industria y Comercio: Cuarenta pesos $40°°
b) Genera recibo de caja o comprobante de ingreso.
B. CONTABILIDAD.- Afecta las cuentas "cero" y las de Recaudo Efectivo
Ingresos Aprobados Predial Ingresos por Ejecutar Predial Recaudos Efectivos Predial
800 50 800 50
750
Ingresos Aprob. Ind y Comercio Ingresos por Ejecutar Recaudos Efectivos
Ind. y Comercio Ind. y Comercio
600 40 600 40
560
Ingresos Aprobados Tasas Ingresos por Ejecutar Tasas Recaudos Efectivos Tasas
500 20 500 20
480
21MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
C. PRESUPUESTO.- Registra en el Libro de Ingresos:
Presupuesto Recaudos Ingresos x Ejecutar
Predial 800 50 750
Ind y Comercio 600 40 560
Tasas 500 20 480
D. RESULTADO FINAL DE LA OPERACION
TESORERIA.-
Caja y Bancos 110
Predial 50
Ind y Comercio 40
Tasas 20
PRESUPUESTO
Predial Apropiación Inicial 800
Industria y Comercio Apropiación Inicial 600
Tasas Apropiación Inicial 500
Predial Ingresos recaudados 50
Industria y Comercio Ingresos recaudados 40
Tasas Ingresos recaudados 20
Predial Ingresos por Ejecutar 750
Industria y Comercio Ingresos por Ejecutar 560
Tasas Ingresos por Ejecutar 480
CONTABILIDAD
Saldo Ingresos Aprobados Predial 800
Saldo Ingresos Aprobados Industria y Comercio 600
Saldo Ingresos Aprobados Tasas 500
Saldo Ingresos por Ejecutar Predial 750
Saldo Ingresos por Ejecutar Industria y Comercio 560
Saldo Ingresos por Ejecutar Tasas 480
Saldo Recaudo Efectivo Predial 50
Saldo Recaudo Efectivo Industria y Comercio 40
Saldo Recaudo Efectivo Tasas 20
22MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
Como se muestra, los resultados en los tres sistemas son consistentes habiendo usado lamisma información, además se produce con la misma fuente, guardando concordancia conel documento soporte.
1.8 CIERRE DE VIGENCIA
A. TESORERIA.-
Para realizar el cierre de tesorería debe hacerse el siguiente ejercicio.
( + ) SALDO A 31 DE DICIEMBRE EN CAJA, BANCOS E INVERSIONES TEMPORALES.
Para determinar estos saldos se debe cuantificar el monto de los recursos que serecaudaron en la tesorería en los últimos días del año y que aún no han sido consignadosen las cuentas bancarias de la Entidad Territorial. A su vez en los Bancos quedaron saldosde los recursos de propiedad de la entidad Territorial así como también las inversionestemporales que con los excedentes de liquidez realizo el Tesorero de la entidad.
( -- ) RECAUDOS POR CUENTA DE TERCEROS
Son recaudos de ingreso de otras entidades y que se hacen a la par con alguno de losingresos de propiedad de la entidad territorial, tales como la sobretasa ambiental y elimpuesto de degüello ganado mayor
( -- ) RENTAS DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA
El presupuesto se financia con ingresos de libre destinación y de destinación específica.Para dar cumplimiento a la destinación específica, al finalizar la vigencia los recursos dedestinación específica no utilizados pasan para la siguiente vigencia con la mismadestinación. Se hace necesario diferenciarlos de los demás recursos.
( -- ) CUENTAS POR PAGAR EN PODER DEL TESORERO
Los gastos ordenados, ejecutados y no pagados con corte a 31 de diciembre de la vigenciafiscal se denominan genéricamente Cuentas por Pagar. Al estar ejecutados se debenincorporar a la contabilidad de la Entidad Territorial, y la partida doble requiere un equilibrioen el pasivo. Se denominan Cuentas por Pagar.
Si el bien o servicio ya hizo tránsito y cuenta con orden de pago y ejecución del ProgramaAnual Mensualizado de Caja y ha sido recibida por el Tesorero y solo falta el giro, sedenomina Cuenta por Pagar en Poder del Tesorero.
Si por el contrario no ha hecho tránsito para ordenar su pago, por ejemplo el bien que serecibe el 31 de diciembre, la firma del acta de recibo parcial o total de una obra o elrecibido a satisfacción de un servicio, se denomina Cuenta por Pagar en Poder delOrdenador.
23MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
( -- ) ACREEDORES VARIOS
Durante la vigencia y vigencias anteriores, la administración efectuó pagos que losacreedores no han cobrado, en la tesorería habrá cheques que no han sido reclamados ocheques que no se han hecho efectivos ante las entidades bancarias. Así mismo, losdescuentos a los pagos realizados tales como la retención en la fuente, embargos, libranzas,aportes a cooperativas y / o fondos de empleados, descuentos de EPS y fondos decesantías. Estos recursos están en la tesorería pero no son propiedad de la EntidadTerritorial porque la base del descuento tuvo el trámite presupuestal correspondiente ysolo se espera la fecha para trasladarla al beneficiario.
( = ) SALDO NETO EN TESORERÍA A 31 DE DICIEMBRE
Son los recursos disponibles con que cuenta la Entidad, que sirve de saldo inicial para elprograma anual mensualizado de caja.
B. PRESUPUESTO
Al finalizar la vigencia por cada rubro del ingreso deberá hacerse el siguiente procedimiento:
( + ) PRESUPUESTO INICIAL- Es el presupuesto aprobado por el Concejo o Asamblea alfinalizar la vigencia anterior
( + ) ADICIONES PRESUPUESTALES- Aquellas modificaciones presupuestales a travésde acto administrativos que incrementas el valor presupuestado de ingreso
( - ) REDUCCIONES PRESUPUESTALES- Aquellas modificaciones presupuestales a travésde acto administrativos que disminuyen el valor presupuestado de ingreso
( = ) PRESUPUESTO DEFINITIVO
( - ) TOTAL RECAUDADO: Se compone del recaudo con fondos y sin fondos
( = ) DEFICIT O SUPERAVIT EN EL RECAUDO
C. CONTABILIDAD
Contablemente al final de la vigencia se tendrán los siguientes movimientos:
24MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
MOVIMIENTOS
Ingresos Aprobados Ingresos por Ejecutar
XXX XXX
Ingresos Aprobados Recaudos en efectivo
XXX XXX
Ingresos en
Ingresos Aprobados Papeles y Otros
XXX XXX
Ingresos Aprobados Reconocimientos
XXX XXX
Recaudos por
Ingresos Aprobados Ingreso no Aforados
XXX XXX
Reconocimientos Reconocimientos por
de Vigencias Anteriores Ejecutar Vigencias Anteriores
XXX XXX
Reconocimientos Recaudos por
de Vigencias Anteriores Reconocimientos Vigencias Anteriores
XXX XXX
25MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
2. PROCESO DE GASTOS
En esta segunda parte se presentará la forma como debe integrarse la información deGASTO en los sistemas presupuestal, contable y de tesorería, identificándose claramenteen que momento del proceso se encuentra (comienzo de vigencia, ejecución, cierre).
2.1 CLASE DE GASTOS
* FUNCIONAMIENTO * SERVICIOS PERSONALES
* GASTOS GENERALES
* TRANSFERENCIAS
CLASE DE GASTOS * SERVICIO DE LA DEUDA * AMORTIZACIONES DEUDA
INTERNA Y/O EXTERNA
* INTERESES DEUDA
INTERNA Y/O EXTERNA
* INVERSION * POR SECTORES
2.2. PROCESOS A REALIZAR AL COMIENZO DE LA VIGENCIA
Supongamos que se aprobó un Presupuesto de Gastos por $ XXX
A. PRESUPUESTO.-Para cada tipo de gasto del Presupuesto aprobado por el ConcejoMunicipal debe registrar la apropiación presupuestal en el Libro REGISTRO DEAPROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS (Anexo N° 5) así:
Apropiación Presupuestal Inicial
XXX
B. CONTABILIDAD.- Para cada apropiación de gasto debe abrir dos cuentas "cero"así:
26MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
Gastos aprobados Gastos por Afectar
XXX XXX
C. TESORERIA.- No se hace ningún registro
2.3 PROCESOS PARA LA EJECUCION DE GASTOS EN LA VIGENCIA
Para cada tipo de gastos el procedimiento es el mismo así:
• Supongamos que se va a realizar un gasto YYY el cual puede ser para:
Pago de contado
Contrato, orden de servicio u orden de compra (Bienes y Servicios)
Licitación
El procedimiento es:
Se debe expedir un CDP - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - en el árearesponsable de PRESUPUESTO
Este certificado es obligatorio y afecta provisionalmente la apropiación presupuestal vigenteque es igual a la Apropiación presupuestal inicial + / - modificaciones presupuestales -certificados de disponibilidad presupuestal expedidos con anterioridad
Los movimientos son:
A. PRESUPUESTO.- Registra en el libro REGISTRO DE APROPIACIONES,
COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS, así:
Apropiación Presupuestal Inicial Certificado de Disponibilidad Presupuestal Apropiación Vigente
XXX YYY XXX - YYY
B. CONTABILIDAD.- Para cada tipo de gasto, afecta:
Gastos Aprobados Gastos por Afectar CDP Expedidos
XXX XXX YYY YYY
C. TESORERIA.- No se presenta ningún movimiento
D. RESULTADOS DE LA OPERACIÓN:
El resultado del proceso presupuestal y de contabilidad debe arrojar los siguientesresultados:
27MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
a) La Apropiación Presupuestal Vigente es igual al saldo contable de la cuenta Gastospor Afectar.
b) La suma de la columna Certificado de Disponibilidad presupuestal en al ejecucióndebe ser igual a la cuenta CDP Expedidos. en contabilidad.
E. MANEJO DE LOS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
Internamente se puede reglamentar la vigencia de los CDP Expedidos y llevar unregistro que permite determinar saldos de apropiación disponibles para adquirirmás compromisos.
1. La asunción de un compromiso presupuestal puede surgir de algún actoadministrativo como los siguientes:
• Resolución
• Contrato
• Orden de Prestación de Servicios
• Orden de Compra
Con el compromiso se debe asignar el registro presupuestal que garantiza que los recursosno serán utilizados para ningún otro fin. El valor a comprometer debe ser menor o igual alCDP expedido.
Supongamos que se elabora un Contrato por un valor de $ZZZ, cuyo valor debe ser menoro igual a YYY este es, nuestro CDP expedido.
El procedimiento es
A. PRESUPUESTO.- Registra en el Libro REGISTRO DE APROPIACIONES,
COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS., así:
B. CONTABILIDAD.- Para cada tipo de Gasto afecta:
CDP Expedidos Gastos Comprometidos (Para cada tipo de gasto)
YYY ZZZ ZZZ
Compromisos por comprometer
ZZZ - WWW
Apropiación Presupuestal Inicial
CDP Apropiación Presupuestal Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
XXX YYY XXX - YYY ZZZ YYY - ZZZ
28MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
C. TESORERIA.- No se presenta ningún movimiento.
D. RESULTADOS DE LA OPERACION
El resultado del registro presupuestal y de contabilidad es
a) los CDP por Comprometer (presupuestalmente) son iguales al saldo de la cuenta contableCDP Expedidos.
b) la columna de Compromisos Presupuestales es igual al saldo de la cuenta contable GastosComprometidos.
2. Entrega de Bienes o Servicios derivados del Acto Administrativo que generó el compromisopresupuestal y que deviene en una obligación de pago para la administraciónmunicipal.
Obligación de Pago por Bienes recibidos a satisfacción
Factura ó Cuenta Servicios prestados
de Cobro Anticipos
Bonificación
Comisiones de éxito
La obligación de pago debe ser igual o menor a los compromisos por comprometer.
Supongamos que se entregan bienes o servicios por un valor de $WWW < ZZZ
A. PRESUPUESTO.- Registra en el Libro APROPIACIONES,COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS, así:
B. CONTABILIDAD.- Para cada tipo de gasto afecta:
Gastos Comprometidos obligaciones contraídas
ZZZ WWW WWW
ZZZ-WWW
Apropiación Presupuestal Inicial
CDP Apropiación Presupuestal Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Obligación Compromisos por comprometer
XXX YYY XXX - YYY ZZZ YYY - ZZZ WWW ZZZ - WWW
29MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
C. TESORERIA.- No se presentan movimientos
D. RESULTADOS DE LA OPERACION
El resultado de los registros presupuestal y contable es:
a) los Compromisos por Comprometer (presupuestales) son iguales al saldo de la cuentacontable Gastos Comprometidos
b) las Obligaciones Presupuestales son iguales al saldo de la cuenta Cuentas por Pagar.
3. Pago de Obligaciones
Supongamos que se van a pagar $PPP de la obligación anterior, PPP debe ser < que WWW.
El procedimiento para el pago de obligaciones es:
A. TESORERIA.-
a) Genera comprobante de egreso (Anexo No 6 ) por el valor pagado.
b) Registra en el Libro Diario de Caja y Bancos el pago por su valor PPP
Caja y Bancos
PPP
Este registro debe afectar el Presupuesto y la Contabilidad automáticamente así:
(si no hay Sistema de Información Financiero automatizado, deben hacerse manualmentetodos los registros).
B. PRESUPUESTO.-
C. CONTABILIDAD.-
obligaciones contraídas Pagos en efectivo de la vigencia
WWW PPP PPP
WWW-PPP
Apropiación Presupuestal Inicial
CDP Modificación (+ ó -)
Apropiación Presupuestal Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Obligaciones Compromisos por Comprometer
Pagos Obligaciones por Pagar
XXX YYY XXX-YYY ZZZ YYY-ZZZ WWW ZZZ-WWW PPP WWW-PPP
30MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
D. RESULTADOS DE LA OPERACIÓN
El resultado es:
a) las obligaciones por pagar presupuestalmente son iguales al saldo de la cuenta contableCuentas por Pagar.
b) el movimiento de tesorería en Caja y Bancos es igual a los Pagos presupuestales y almovimiento de la cuenta contable Caja y Bancos.
2.4. CIERRE DE VIGENCIA
2.4.1 Procedimiento Constitución de Reservas Presupuestales y Reserva deCaja.-
Las Reservas Presupuestales son Compromisos legalmente adquiridos con registropresupuestal pero cuyo objeto no se cumplió en el año fiscal que termina y serán pagadosen la vigencia fiscal siguiente. Se recomienda a la entidad tener en cuenta las disposicionesrecientes fijadas en la ley 819 de 2003, respecto de la constitución de tales reservas.
Supongamos que la situación durante toda la vigencia fue:
Presupuesto gastos aprobados XXX
Total CDP expedidos CDP
Total compromisos presupuestales
( Registros presupuestales ) CCC
Total obligaciones contraídas
( Cumplimiento objeto de contratos ) OOO
Total pagos
( Por Cuentas por pagar) PPP
Reservas presupuestales constituidas RRR = XXX - GGG
(gastos aprobados menosgastos comprometidos)
Cuentas por pagar constituidas CPC = (gastos aprobadosmenos obligaciones contraídas)
A. CONTABILIDAD.-Contablemente al final de la vigencia se tendrán los siguientes movi-mientos:
31MINISTERIO DE HACIENDA
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INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
MOVIMIENTOS HECHO GENERADOR
Gastos aprobados Gastos por afectar
XXX XXX Generados por presupuesto inicial
CDP Expedidos Gastos por Afectar
CDP XXX CDP Total disponibilidades presupuestales
CDP Expedidos Gastos comprometidos
CDP CCC CCC Total compromisos presupuestales
(registros presupuestales)
Gastos comprometidos Obligaciones contraídas
CCC OOO OOO Total obligaciones contraídas por
Cumplimiento objeto de contratos
Obligaciones contraídas Pagos
OOO PPP PPP Total pagos
y los siguientes saldos:
Gastos aprobados Gastos por afectar
GGG XXX
RRR XXX-GGG=RRR XXX-CDP
OCC XXX-OCC=CPC
CPC
CDP Expedidos Gastos Comprometidos
CDP-CCC CCC-OOO GGG
Obligaciones contraídas
OOO-PPP =OCC OCC
Reservas pptales constituidas cuenta por pagar constituida
RRR CPC
32MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
B. PRESUPUESTO.-
a) Se registra en el libro Reservas Presupuestales (Anexo No 7) (La reserva de apropiaciónpara la próxima vigencia, si no se usa fenece)
Saldo cuenta contable
Gastos comprometidos
b) Se registra en el libro registro de Cuentas por Pagar (Anexo N° 8) (la reserva de caja)
C. TESORERIA.- Ver sección A numeral 1.8
2.4.2 EJEMPLO COMPLETO CIERRE DE VIGENCIA FISCAL
A. CONTABLEMENTE.
MOVIMIENTOS HECHO GENERADOR
Gastos Aprobados Gastos por Afectar
10000 10000 9000 Presupuesto Inicial 10000
Se expidieron CDP por un vr de 9000
CDP Expedidos Gastos comprometidos
9000 7500 7500 6000 Se registraron presupuestalmente
compromisos por 7500
Se cumplió objeto del contrato por valor de 6000
Saldo cuenta contableObligaciones constituidaso cuentas por pagar
Reserva constituida Obligaciones Reserva por ejecutar Total pagos Obligaciones por
contraídas pagar
CCC OOO CCC-OOO PPP OOO-PPP
Cuentas por pagar u Total pagos Cuentas pendientes por
obligaciones contraídas pagar
OOO PPP OOO-PPP
33MINISTERIO DE HACIENDA
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INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
Obligaciones contraídas
(Cuentas por Pagar) Pagos en efectivo Se pagaron 3000 del valor total de
6000 3000 3000 cuentas por pagar que era de 6000
B. PRESUPUESTO.
a) Se registra en el Libro de Reservas Presupuestales
b) Se registra en el Libro Cuentas por Pagar
C. RESULTADOS DE LA OPERACIÓN
a) Las Reservas por ejecutar (presupuestales) por $1.500 son iguales al saldo contable dela cuenta Gastos Comprometidos que es de $1.500.
b) Las Obligaciones por pagar (presupuestales) por $3.000 son iguales al saldo contable dela cuenta Obligaciones contraídas (Cuentas por Pagar) que es de $3.000.
2.5 MATRIZ INSUMO PRODUCTO E INFORMACION REQUERIDA
2.5.1. MATRIZ INSUMO PRODUCTO
1. PRODUCTO: REGISTROS COMIENZO VIGENCIA
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
CONCEJO PRESUPUESTO APROBADO
REGISTRO PRESUPUESTAL (apertura de cuentas)
CUENTAS CERO CONTABILIDAD
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
REGISTRO PPTOGASTOS APROBADOS
CUENTAS CERO - GASTOS APROB- GASTOS X AFECTAR.
Reserva constituida Obligación contraída Reservas por ejecutar
Total pagos Obligación por pagar
7500 6000 1500 3000 3000
Cuentas por pagar constituidas
Total pagar Cuentas pendientes por pagar
Reserva de caja
6000 3000 3000
PPTO. GASTOS
GASTOS APROBADOS
34MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
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2. PRODUCTO: DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
3. PRODUCTO: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO,ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS Y PAGOS
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Dependencia Generadora del Gasto
Solicitud Disponibilidad Presupuestal
Expedición CDP registro contable
Presupuesto Contabilidad
Certificado Disponibilidad Presupuestal
( libro registro apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos actualizado) Afectación Contable
Presupuesto CDP Abrir licitación, concurso, contratación directa
Dependencias generadora del gasto
Acto Administrativo (proyecto)
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Dependencias generadoras del gasto
Proyecto Acto Administrativo
Expedición registro presupuestal digitación
Contabilización
Presupuesto
Contabilidad
Certificado registro presupuestal, afectación presupuestal en el libro registro apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos
Afectación contable
Presupuesto Registro presupuestal
Contratación Jurídica Contrato
Jurídica Contrato Entrega de Bien ó Servicio
Dependencia Interventora
Recibido a satisfacción
Proveedor del Bien ó Servicio
Factura o Cuenta de Cobro
Captura obligación presupuestal
Captura cuenta por pagar contable
Financiera Cuenta por Pagar
Financiera Cuenta por Pagar Pago de Obligación Tesorería Pago total o parcial
Tesorería Recibo de pago Capturar Financiera Afectación presupuestal en el libro registro apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos actualizado
Afectación contable
registro contable Contabilidad
35MINISTERIO DE HACIENDA
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INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
2.5.2 INFORMACION REQUERIDA POR EL PROCESO
➣ PRESUPUESTO APROBADO DECRETO DE LIQUIDACION (Anexo N° 1)
➣ LIBRO REGISTRO APROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS(Anexo N° 5)
➣ SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
➣ DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (Anexo No. 9)
➣ CONTRATO
➣ REGISTRO PRESUPUESTAL (Anexo No. 10)
➣ FACTURA O CUENTA DE COBRO
➣ COMPROBANTE DE EGRESO (Anexo N° 6)
➣ LIBRO DIARIO DE CAJA Y BANCOS (Anexo N° 3)
➣ LIBRO REGISTRO RESERVAS PRESUPUESTALES (Anexo N° 7)
➣ LIBRO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR (Anexo N° 8)
2.6. EJEMPLO COMPLETO GASTOS
1. a. Se tiene una apropiación inicial para gastos generales de $1.000.
b. Se abre un concurso para compras de papelería por un valor aproximado de $350
El procedimiento es:
Al inicio vigencia:
A. PRESUPUESTO.- En el libro REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,
OBLIGACIONES Y PAGOS, registra:
Apropiación Presupuestal Inicial
1000
B. CONTABILIDAD.- Gastos Generales Aprobados Gastos Generales por Afectar (compras) (compras)
1000 1000
36MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
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Al abrir el concurso:
A. PRESUPUESTO.- Se expide un CDP por $350
Apropiación Presupuestal
Inicial CDP Apropiación Presupuestal Vigente
1000 350 650
B. CONTABILIDAD.-
Gastos Gastos Grales x Afectar CDP Expedidos
1000 1000 350 350
2. Se adjudica la compra y se hace la orden de compra por $300
A. PRESUPUESTO.- Se expide un registro presupuestal por $300 para compras depapelería
B. CONTABILIDAD.
CDP Expedidos Gastos Grls Comprometidos
350 300 300
Gastos Aprobados Grls Gastos Grales x Afectar
1000 1000 350
3. Se entrega parcialmente papelería por valor e $75 y el proveedor factura este valor
A. PRESUPUESTO.-
Apropiación Presupuestal
Inicial
CDP Apropiación Presupuestal
Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Obligaciones Compromisos por
Comprometer
1000 350 650 300 50 75 225
Apropiación Presupuestal Inicial
CDP Apropiación Presupuestal Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Compromisos por Comprometer
1000 350 650 300 50 300
37MINISTERIO DE HACIENDA
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B. CONTABILIDAD.-
Gastos Generales Aprobados Gastos Generales por Afectar
(compras) compras .
1000 1000 350
CDP Expedidos Gastos Grles Comprom. obligaciones contraídas
(compras)
350 300 300 75 75
4. Examinemos dos casos para el pago de la factura
a. Se paga el valor total de la factura $75
A. TESORERIA.-
Libro Diario Caja y Bancos
75
B. PRESUPUESTO.-
C. CONTABILIDAD.-
Gastos Generales Aprobados
(compras) Gastos Generales por Afectar
1000 1000 350
CDP Expedidos Gastos Generales Comprometidos obligaciones contraídas 350 300 300 75 75 75
pagos
75
Apropiación Presupuestal
Inicial
CDP Aprop. Presupuestal
Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Obligaciones Compromisos por
Comprometer
Pagos Obligaciones por Pagar
1000 350 650 300 50 75 225 75 0
38MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
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Al final el resultado es:
A. TESORERIA.- Pago $75 debito Caja y Bancos por ese valor
B. PRESUPUESTO.- Apropiación Inicial 1000
Apropiación Vigente 650
CDP por Comprometer 50
Compromisos por Comprometer 225
Obligaciones por Pagar 0
Pagos 75
C. CONTABILIDAD.- Saldo Gastos Generales Aprobados 1000
Saldo Gastos Grales por Afectar (compras) 650
Saldo CDP Expedidos 50
Saldo Gastos Grales Comprometidos (compras) 250
Saldo Cuentas por Pagar 0
Saldo Caja y Bancos 75
b. Se paga solo $50 de la factura de $75
A. TESORERIA.- Libro Diario de Caja y Bancos
50
B. PRESUPUESTO.-
C. CONTABILIDAD.-
Gastos Generales Aprobados Gastos Generales por Afectar
(compras) (compras)
1000 1000 350
CDP Expedidos Gastos Generales Comprometidos obligaciones cont . pagos
350 300 300 75 75 50 50
Apropiación Presupuestal
Inicial
CDP Apropiación Presupuestal
Vigente
Compromisos CDP por Comprometer
Obligación Compromisos Por
Comprometer
Pagos Obligaciones por Pagar
1000 350 650 300 50 75 225 50 25
39MINISTERIO DE HACIENDA
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INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
El resultado final es: Tesorería pago $50 y debito Caja y Bancos por ese valor
A. PRESUPUESTO.- Apropiación Inicial 1000
Apropiación Vigente 650
CDP por Comprometer 50
Compromisos por Comprometer 250
Obligaciones por Pagar 25
Pagos 50
B. CONTABILIDAD.- Saldo Gastos Grales Aprobados 1000
Saldo Gastos Grales por Afectar 650
Saldo CDP Expedidos 50
Saldo Gastos Grales Comprometidos 250
Saldo Cuentas por Pagar 25
Saldo Caja y Bancos 50
2.7 MANEJO DE DEUDA PÚBLICA
Las operaciones de crédito público son aquellos actos o contratos que tiene por objeto dotara la entidad de recursos. Atendiendo a los plazos pactados para su pago se clasifican encorto plazo (igual o inferior a un año) y largo plazo (superior a un año).
Las operaciones de crédito público en las cuales la entidad actúa como deudor solidario ogarante, por ser contingencias deben registrarse en cuentas de orden acreedoras; si seconsidera probable que esta contingencia sea exigible se clasifica como pasivo estimado ysi se convierte en una obligación real se registra como deuda asimilada.
Deuda pública de largo plazo
La contratación de empréstitos de largo plazo requiere de autorización previa del Concejo sise trata de endeudamiento municipal o de la Asamblea para el caso departamental. Estaautorización debe consultar la capacidad de endeudamiento de la entidad y a partir del 2004el Marco Fiscal de Mediano Plazo de la entidad (dependiendo de la categoría de la entidad).
2.7.1 Contratación del crédito
Las operaciones de deuda pública generan procesos en cuanto al ingreso y al gasto. Losrecursos del crédito, como cualquier ingreso, generan procesos en contabilidad, presupuesto
40MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
y tesorería similares a los descritos anteriormente (1.3 Registro ingresos en el transcurso dela vigencia) . Adicionalmente, la contratación causa en cada vigencia obligaciones corrientesque se derivan del servicio de la deuda (pago de capital e intereses), este gasto requiere delcumplimiento de los procesos presupuestales, contables y de tesorería aplicables a todogasto.
A. PRESUPUESTO.- Una vez efectuada la adición presupuestal, a través de acuerdo uordenanza, incorporando los ingresos de capital y el gasto de acuerdo con la destinaciónlegal de los recursos, Presupuesto procede al siguiente registro teniendo en cuenta lacodificación y rubros presupuestales aprobados:
Adiciones Presupuesto
Definitivo
Recursos del crédito ZZZ ZZZ
Gasto de inversión ZZZ ZZZ
Servicio de deuda XXX XXX
(Intereses y/o amortización)
Este último registro se efectúa si se planea que las condiciones financieras en las que selogre contratar el crédito generarán obligaciones en la vigencia actual para la entidad territorial.Además, requiere una reducción en otros rubros de gasto que no hayan sido afectados conel fin de mantener el equilibrio presupuestal (Ingresos aprobados = Gastos aprobados). Laaprobación para el servicio de la deuda debe hacer parte de los presupuestos de cada unade las vigencias durante el período de amortización y pago de intereses.
B. CONTABILIDAD.- Abre las cuentas "cero" que corresponda de acuerdo a la adiciónaprobado por el Concejo Municipal:
Ingresos Aprobados - Crédito interno Ingresos por Ejecutar - Crédito Interno
ZZZ ZZZ
Gastos Aprobados - Inversión Gastos por Afectar- Inversión
ZZZ ZZZ
Gastos Aprobados - Servio de deuda Gastos por Afectar - Servicio de deuda
XXX XXXy con este los registros debitoen las cuentas de los gastosaprobados que sea necesarioreducir.
41MINISTERIO DE HACIENDA
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C. TESORERIA.- No hace ningún registro.
2.7.2 Desembolso de los recursos del crédito
Una vez efectuado del desembolso en cuenta bancaria o de encargo fiduciario del Municipiose generan los siguientes registros.
A. PRESUPUESTO.- Afecta el Libro de Presupuesto de ingresos incorporando el recaudoefectivo
Recaudo Ingresos por
Efectivo ejecutar Recursos del crédito
XXX ZZZ - XXX
Si en virtud del contrato de empréstito se generan obligaciones corrientes se expide el CDPafectando la apropiación presupuestal vigente.
CDP Apropiación CDP por
expedidos vigente comprometer Servicio de deuda
YYY XXX -YYY YYY
B. CONTABILIDAD.- Afecta las cuentas "cero" que había creado y la cuenta cero Recaudosen efectivo:
Ingresos Aprobados - Crédito Ingresos por ejecutar - Crédito Recaudos efectivos - Crédito
ZZZ XXX ZZZ XXX
Además afecta las cuentas de "balance" con la causación del activo (en la cuenta de Efecti-vo ó Depósitos entregados, si el desembolso se efectúa en un encargo fiduciario) y lacausación del pasivo. Debe tener en cuenta que los intereses causados deben revelarsecontablemente y presupuestalmente separados de la obligación (capital) de la cual se derivan.
Efectivo o Depósitos entregados Deuda pública Intereses Deuda pública XXX XXX AAA
Respecto del servicio de deuda para la vigencia actual afecta la cuentas "cero" creada y lacuenta cero CDP expedidos
42MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
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Gastos por Afectar-S. de deuda CDP Expedidos-S. de deuda
XXX YYY YYY
C. TESORERIA.- a) Registra el ingreso en el Libro Diario de Caja y Bancos (Anexo No 3)
b) Genera comprobante de ingresos (anexo 2).
E. RESULTADO FINAL EN TESORERIA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
CONTABILIDAD.- Saldo crédito cuenta cero "Ingresos por ejecutar - Crédito" ZZZ - XXX
Saldo crédito cuenta cero "Recaudo efectivo - Crédito" XXX
Saldo débito cuenta de balance "Bancos y corporaciones" XXX
Saldo crédito cuenta de balance "Deuda pública" XXX
Saldo crédito cuenta de balance "Intereses de deuda pública" AAA
PRESUPUESTO.- Recursos del crédito - Recaudo efectivo XXX
Recursos del crédito - Ingresos por Ejecutar ZZZ - XXX
TESORERIA.- Estado de Tesorería Ingresos. XXX
2.7.3 Traslados de las obligaciones derivadas de la contratación de crédito parala vigencia actual
Si de acuerdo con las condiciones financieras del contrato, hay lugar a pago de intere-ses y/o capital en la vigencia actual se genera registros adicionales para causar el com-promiso.
A. PRESUPUESTO.- Afecta en el Libro de presupuesto disminuyendo el saldo CDP por elvalor del compromiso.
CDP por Compromisos por
comprometer Compromisos comprom. Servicio de la deudaYYY - ZZZ ZZZ ZZZ
B. CONTABILIDAD.- Afecta las cuentas "cero" creadas, se registra la expedición del CDPy el compromiso.
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CDP Expedidos-S. de deuda Gastos comprometidos-S. de deuda
YYY ZZZ ZZZ
Además afecta las cuentas de "balance" con la reclasificación de las obligacionescorrientes.
Deuda pública Deuda pública por amortizar en la vigencia
YYY XXX YYY
Intereses Deuda pública Intereses Deuda pública por amortizar en la vigencia
BBB AAA BBB
C. TESORERIA.- No hace ningún registro.
2.7.4 Servicio de deuda
Asimismo en el momento en el cual se efectúe la liquidación de los intereses efectivamentecausados, y con ello se genere la obligación de pago del servicio de la deuda, procede elregistro en el libro de presupuesto y la contabilización de la obligación en las cuentas "cero".La obligación de pago debe ser igual o menor a los compromisos por comprometer.
A. PRESUPUESTO.- Afecta en el Libro de presupuesto registrando la Obligación ydisminuyendo el saldo de Compromiso por el mismo valor.
compromisos
por comprometer Obligaciones Servicio de deuda
ZZZ - WWW WWW
B. CONTABILIDAD.- Afecta las cuentas "cero" creadas, se registra la expedición del CDPy el compromiso.
Gastos comprometidos -S. de deuda Obligaciones contraídas-S. de deuda
ZZZ WWW WWW
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C. TESORERIA.- No hace ningún registro.
En el momento del pago se registra la disminución del pasivo (capital y/o intereses) y elmenor valor en efectivo. Esto aplica para pagos directos por Tesorería, a través depignoración de rentas en cuentas bancarias o por medio de encargos fiduciarios.
A. TESORERIA.- Genera comprobante de egreso y afecta el Libro de Caja y Bancos porel valor del pago.
B. PRESUPUESTO.- Afecta en el Libro de presupuesto registrando el Pago ydisminuyendo el saldo de Obligaciones por pagar por el mismo valor.
Obligaciones
Pagos por pagar Servicio de deuda
PPP WWW-PPP
C. CONTABILIDAD.- Afecta la cuenta "cero" disminuyendo las obligaciones contraídas ylas cuentas de "balance" registrando el menor valor del pasivo y la reducción del saldoen Efectivo.
Obligaciones contraídas-S. de deuda Pagos en efectivo de la vigencia
WWW PPP PPP
Deuda pública por amortizar en la vigencia Efectivo o Depósitos entregados
XXX YYY XXX
Intereses Deuda pública por amortizar en la vigencia Efectivo o Depósitos entregados
CCC BBB CCC
2.7.4 Saldo actual de la deuda pública
Así las cosas el saldo total de la deuda pública de la entidad es la sumatoria de lossaldos de la Deuda pública a cierre de la vigencia anterior más desembolsosrecibidos en la vigencia en estudio, menos las amortizaciones efectuadas y porefectuar en la vigencia en estudio.
45MINISTERIO DE HACIENDA
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2.7.5 MATRIZ INSUMO PRODUCTO
Contratación del crédito
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Despacho del Alcalde
Proyecto de acuerdo Análisis de capacidad de endeudamiento según Marco Fiscal de Mediano Plazo Ley 819 Art. 5 ó evaluación elaborada por calificadora de riesgo.
Presentación de Proyecto de Acuerdo para autorizar la contratación de crédito y comprometer vigencias futuras
Concejo
Acuerdo aprobado
Imputación presupuestal
Presupuesto
Registro de la adición en Libro de Ingresos. Registro de la Apropiación en el Libros de Gastos.
Concejo Acuerdo de Adición presupuestal
Imputación contable Contabilidad
Registro de Libro diario y Mayor en Cuentas clase cero (Ingresos Aprobados con contrapartida en Ingresos por Ejecutar y registro correspondiente en Gastos)
Expedición CDP
Presupuesto
Certificado Disponibilidad Presupuestal Afectación en libro de presupuesto Despacho del
Alcalde
Solicitud Disponibilidad Presupuestal
Contabilización Cuentas de clase cero
Contabilidad Registro de Libro diario y Mayor Cuentas clase cero
Despacho del Alcalde
Acuerdo aprobado Solicitud de crédito Entidad Financiera
Carta de solicitud y anexos
(Secretaría de hacienda) Presupuesto
CDP Análisis jurídico y financiero de la contratación
Jurídica Financiera
Contrato de empréstito y pagarés (proyecto)
(Secretaría de hacienda) Financiera
Proyecto Contrato
Expedición registro presupuestal
Contabilización Cuentas de clase cero
Presupuesto
Contabilidad
Registro presupuestal Afectación en el libro de presupuesto Registro en Libro diario y Mayor Cuentas clase cero
(Secretaría de hacienda) Presupuesto
Registro presupuestal Contratación Despacho del Alcalde
Contrato y pagarés
Despacho de Alcalde
Contrato y pagarés Solicitud de registro de la operación de crédito
Financiera
Registro en la base de datos Ministerio de Hacienda y Crédito Público
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Desembolso del crédito
Servicio de la deuda
2.8. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC -
La implementación de procedimientos presupuestales al interior de la hacienda municipal ydepartamental, debe corresponder con las disposiciones del sistema presupuestal delGobierno Nacional, de acuerdo con el artículo 104 del Decreto 111 de 1996.
Con base en lo anterior, de acuerdo con el artículo 73 y 74 del decreto ley 111 de 1996, laejecución de los gastos del Presupuesto debe hacerse a través del Programa AnualMensualizado de Caja, PAC. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Entidad financiera
Nota débito, extracto bancario ó informe Fiducia
Imputación ingreso efectivo (Secretaría de hacienda) Tesorería
Comprobante de ingreso Registro en Libro diario Caja y bancos
Tesorería
Comprobante de ingreso
Imputación presupuestal del ingreso efectivo y la obligación
Contabilización Bancos, Deuda pública a largo plazo, Deuda pública por amortizar en la vigencia, Intereses
(Secretaría de Hacienda) Presupuesto
(Secretaría de hacienda) Contabilidad
Registro en Libros del ingreso y la obligación
Registro en Libro Diario y Mayor Cuentas de clase cero y de Balance
PROVEEDOR INSUMO PROCESO CLIENTE PRODUCTO
Entidad financiera
Nota crédito, extracto bancario ó informe Fiducia
Registro del pago Tesorería Registro en el Libro de Bancos
Tesorería Comprobante de egreso
Imputación presupuestal del pago Contabilización del gasto y disminución del pasivo (Intereses ó Deuda pública por amortizar en la vigencia)
Presupuesto y contabilidad
Registro en el Libro de gastos Registro en Libro Diario y Mayor del gasto y menor pasivo
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máximo mensual de fondos disponibles de la entidad, y el monto máximo mensual de pagos,con el fin de cumplir sus compromisos, debiendo hacer los pagos teniendo en cuenta el PACy con sujeción a los montos aprobados en él.
Por tanto, el PAC correspondiente a las apropiaciones de cada vigencia fiscal, tendrá comolímite máximo el valor del presupuesto de ese período. Por su parte, éste se clasificará deconformidad con el presupuesto aprobado, así:
a. funcionamiento: Gastos de personal, gastos generales, transferencias corrientes yde capital
b. servicio de la deuda público: interna y externa
c. Gastos de inversión
La operatividad del PAC al interior de la entidad territorial se materializa en una proyecciónde recaudo mensual y con base en ella una programación de pagos también mensual.
A continuación presentamos algunas sugerencias para proyectar tanto ingresos comogastos al momento de elaborar el PAC, partiendo de la base que se recomienda a la entidadobservar el límite fijado en el presupuesto aprobado de la entidad territorial:
INGRESOS
1. Presupuesto de Ingresos
2. Análisis histórico mensualizado de las recaudaciones de Ingresos Corrientes
3. Pronóstico de recaudaciones
4. Evaluación de fuentes de ingresos
5. Impuestos Aplicables, tarifas, datos históricos de recaudo
6. Volumen de transferencias
7. Otros Ingresos territoriales
8. Metas del Plan Financiero
9. Capacidad de endeudamiento y perfeccionamiento de recursos del crédito
GASTOS
1. Presupuesto de Gastos
2. Categoría del Municipio y Límites a los gastos de funcionamiento
3. Plan de Compras
4. Plan de Desarrollo y Plan de Inversiones
5. Vigencias Futuras autorizadas
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6. Resultado cierre vigencia anterior
7. Sentencias en contra de la Administración
8. Servicio de la Deuda
La diferencia entre el flujo mensual de ingresos y el flujo mensual de gastos, determina lanecesidad que tiene la entidad de liquidez y el momento en que se requiere.
Las bondades del PAC radican en la posibilidad que tiene la entidad territorial de identificaroportunamente los faltantes temporales de recursos, advertir sobre la generación y/oacumulación de déficit, control a la ejecución del gasto, control a la financiación de loscompromisos adquiridos mensualmente con base en la existencia de ingresos, pero sobretodo, hace un llamado de atención al ordenador del gasto a fin de que, en la toma dedecisiones, evite adquirir compromisos si no tiene evidencia de recaudo o fuentes de pago adicho gasto.
Con lo descrito respecto de la herramienta PAC culmina la metodología a través de la cual laDirección de Apoyo Fiscal ilustra la forma en que los procesos y procedimientos al interior dela hacienda municipal se integren en primera instancia en forma manual, tal como se exponees este documento ilustrativo. En todo caso, si las administraciones tienen la posibilidad deautomatizar, consideramos fundamental que, las administraciones actuales y las que vengan,tengan una herramienta básica que los ilustre respecto de lo que ocurre al comienzo, ejecucióny cierre de vigencia en materia presupuestal, de tesorería y contable.
49MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
A través de la información financiera la entidad territorial puede fijar el norte de su gestión,además de la necesidad formal de contar con ella para cumplir con las normas y requisitosestablecidos en la ley, permite establecer con qué recursos se cuenta (información detesorería), en qué se ha concentrado el accionar de la administración (información contabley presupuestal) y en cuáles proyectos se van a aplicar los recursos disponibles (informaciónpresupuestal) Con este fin la información debe ser consistente si se analiza desde losresultados mostrados en presupuesto, en contabilidad o en tesorería.
La integración de los resultados económicos se puede hacer a través de un sistema quedefina insumos de información, clientes y proveedores de la misma, el proceso que debesurtirse y el resultado esperado. De esa manera el engranaje entre cada una de las instanciade la hacienda municipal (presupuesto, contabilidad y tesorería), previo a su sistematizacióndebe estar claramente definidos.
Consideramos que si la administración territorial se apropia y pone en práctica los elementosque esta cartilla presenta podrá contar con información integral de la hacienda territorial enforma oportuna y con calidad.
51MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
ANEXOS
ANEXO 1 DECRETO DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
GASTOS PARA MUNICIPIOS Y DEPARTAMENTOS
ANEXO 2 COMPROBANTE DE INGRESOS Y/O RECIBO OFICIAL DE CAJA
ANEXO 3 LIBRO DE CAJA Y BANCOS
ANEXO 4 LIBRO REGISTRO DE INGRESOS
ANEXO 5 LIBRO APROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES Y PAGOS
ANEXO 6 COMPROBANTE DE EGRESOS
ANEXO 7 LIBRO REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES
ANEXO 8 LIBRO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
ANEXO 9 CERTIFICADO DE DISPONIBLIDAD PRESUPUESTAL
ANEXO 10 REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO
52MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
CLASIFICADOR (CUENTA INGRESO)
(1)DENOMINACION - CONCEPTO
PRESUPUESTO APROBADO (2)
PARA MUNICIPIOS
ANEXO N° 1
DECRETO N° XXXXX DEL DIA XXX DEL MES XXX DEL AÑO XXX
"POR MEDIO DEL CUAL SE LIQUIDA EL PRESUPUESTO GENERAL DE RENTAS Y GASTOS DE LA ENTIDAD XYZ, ADOPTADO MEDIANTE ACUERDO N°XXX PARA LA VIGENCIA FISCAL 200X"
CONSIDERANDOS
QUE MEDIANTE ACUERDO N° XXX SE FIJO EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DE LA ENTIDAD XYZPARA LA VIGENCIA FISCAL 200XQUE EN CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 111 DE 1996 CORRESPONDE AL EJECUTIVO MUNICIPAL LIQUIDAR ELPRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL ENTIDAD XYZ PARA EL PERIODOFISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE 200X Y TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
DECRETA
ARTICULO 1. FIJASE EL PRESUPUETO DE RENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL DE LA ENTIDAD XYZ PARA LAVIGENCIA FISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE 200X Y TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X EN LASUMA DE $ XXXXXX DISCRIMANDOS ASI:
A. PRESUPUESTO DE RENTAS ADMINISTRACION CENTRAL 200X
1 INGRESOS11 INGRESOS CORRIENTES111 TRIBUTARIOS
1110103Impuesto Predial Unificado (Incluye Compensación por predial de
Resguardos Indigenas)1110105 Sobretasa Ambiental ( O Participación del predial para las CAR)307A Impuesto de Circulación y Tránsito Servicio Público1110205 Impuesto de Industria y Comercio1110216 Sobretasa a la Gasolina1110208 Impuesto de Espectáculos Públicos1110211 Impuesto sobre Rifas y Apuestas1110206 Impuesto de Avisos y Tableros1110212 Impuesto de Deguello de Ganado Menor1110207 Impuesto de Delineación Urbana1120103 Impuesto sobre Servicio de Alumbrado Público11205020810 Impuesto al Transporte Hidrocarburos1110217 Estampillas111021701 Estampilla Pro-Palacio111021702 Estampilla Pro-Desarrollo111021703 Estampilla Pro-Electrificacion Rural111021704 Estampillas Pro-Turismo111021798 Otras Estampillas1110215 Sobretasa Bomberil308A Otros Ingresos Tributarios112 NO TRIBUTARIOS11201 Tasas y Multas11202 Arrendamientos11203 Alquiler de Maquinaria y Equipo11204 Contribuciones1120401 Contribución por Valorización1120498 Otras Contribuciones11205 Transferencias1120501 Transferencias Corrientes (Para Funcionamiento)
1120501010101Sistema General de Participaciones - Propósito General (Libre
Destinación)112050108 Cuota de Auditaje1120502 Transferencias de Capital (Para Inversión)1120502010101 Sistema General de Participaciones -Educación-1120502010102 Sistema General de Participaciones -Salud-
1120502010103Sistema General de Participaciones Propósito General (Forsoza
Inversión)6A Sistema General de Participaciones-Alimentación Escolar7A Magdalena1120502010198 Otras Transferencias del Nivel Central Nacional112050202 Del Nivel Departamental1120501020101 De Vehículos Automotores11205020806 Degüello de Ganado Mayor
Sistema General de Participación, Municipio Ribereños Río Magdalena
53MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
CLASIFICADOR (CUENTA INGRESO)
(1)DENOMINACION - CONCEPTO
PRESUPUESTO APROBADO (2)
11205010298 Otras Transferencias del Nivel Departamental11206 Fondos Especiales1120601 Fondos para Previsión Social1120605 Fondo de Seguridad (5% Contratos) -Ley 418/97-5A Otros Fondos Especiales11298 Otros Ingresos No Tributarios12 INGRESOS DE CAPITAL11205020104 Fondo Nacional de Regalías -FNR-309A Cofinanciación112050207 Regalías11205020701 Regalías Petrolíferas11205020702 Regalías Carboníferas11205020703 Regalías por Gas Natural11205020704 Regalías Niquel11205020708 Oro Físico11205020706 Explotación Esmeraldas11205020707 Salinas310A Otras Regalías121 RECURSOS DEL CRÉDITO12101 Interno1210101 Del Sector Financiero121010101 Findeter121010102 Fonade121010103 Banca Comercial121010104 Corporaciones Financieras121010105 Institutos de Desarrollo295A Para Financiar Ajuste121010198 Otros Recursos del Sector Financiero1210102 Del Sector No Financiero12102 Externo122 RECURSOS DEL BALANCE12201 Saldo en Caja y Bancos a Diciembre 31 Vigencia Anterior12202 Recuperación de Cartera1220201 Ingresos Tributarios1220202 Prestamos Concedidos - Capital1220203 Prestamos Concedidos - Intereses1220298 Otras Recuperaciones12203 Reintegros12204 Cancelación de Reservas12205 Superávit Fiscal12206 Venta de Activos12298 Otros Recursos del Balance123 RENDIMIENTO DE INVERSIONES FINANCIERAS124 DONACIONES125 EXCEDENTES FINANCIEROS12501 Excedente de Establecimientos Públicos12502 Utilidad de Empresas Industriales y Comerciales126 APROVECHAMIENTOS11205020105 Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera -FAEP-128 OTROS INGRESOS DE CAPITAL
(1) COMO CLASIFICADOR SE TOMA PARA ESTE ANEXO EL APLICADO POR LA CONTRALORIA GENERAL DELA REPUBLICA
(2) COLOCAR LOS VALORES PRESUPUESTADOS EN PESOS
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GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
CLASIFICADOR (CUENTA INGRESO)
(1)DENOMINACION - CONCEPTO
PRESUPUESTO APROBADO
2 GASTOS21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO211 GASTOS DE PERSONAL21101 Servicios Personales Asociados a la Nómina21102 Servicios Personales Indirectos2110201 Honorarios2110202 Jornales2110203 Personal Supernumerario2110204 Remuneración por Servicios Técnicos2110298 Otros Servicios Personales Indirectos21103 Contribuciones Inherentes a la Nómina2110301 Al Sector Público211030101 Aportes Previsión Social211030102 Aportes Parafiscales2110302 Al Sector Privado211030201 Aportes Previsión Social211030202 Aportes Parafiscales212 GASTOS GENERALES21201 Adquisición de Bienes21202 Adquisición de Servicios21298 Otros Gastos Generales213 TRANSFERENCIAS21301 Al Sector Público2130101 Pagos de Previsión Social21301010101 Cesantías (pagos directos)21301010102 Pensiones (mesadas)21301010198 Otras Prestaciones Sociales2130102 Pagos a Otras Entidades del Sector Público213010201 Al Nivel Nacional213010202 Departamento (Administración Central)213010203 Distrito (Administración Central)213010204 Municipios (Administración Central)213010205 A Entidades Descentralizadas21302 Al Sector Privado2130201 Pagos de Previsión Social21302010101 Cesantías (pagos directos)21302010102 Pensiones (mesadas)21302010198 Otras Prestaciones Sociales2130202 Pagos a Particulares y Organismos Privados21303 Pagos a Organismos Internacionales21304 Cuota de Auditaje21305 Indemnizaciones por Retiros de Personal21306 Sentencias y Conciliaciones21398 Otras Transferencias (a Bomberos, CAR y otras similares de fuentes propias)217 DEFICIT FISCAL (FUNCIONAMIENTO) 12A DÉFICIT FISCAL VIGENCIAS 2.001 Y SIGUIENTES13A DEFICIT FISCAL VIGENCIA 2.000 Y ANTERIORES22 GASTOS DE INVERSION223 CON RECURSOS DEL SGP50A CON RECURSOS DE PARTICIPACIONES DE PROPOSITO GENERAL - SGP
ARTICULO 2. APROPIANSE PARA ATENDER LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA Y LOSGASTOS DE INVERSION DE LA ENTIDAD XYZ DURANTE LA VIGENCIA FISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE 200X YTERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X EN LA SUMA DE $ XXXXXX DISCRIMANDOS ASI:
224 CON RECURSOS DE REGALIAS Y FONDOS DE COFINANCIACIÓN83A CON RECURSOS PROPIOS Y OTROS228 DÉFICIT FISCAL (POR INVERSIÓN)23 SERVICIO DE LA DEUDA296A Deuda Interna297A Amortización298A Intereses299A Comisiones y Otros300A Bonos Pensionales301A Deuda Externa302A Amortización303A Intereses304A Comisiones y Otros118A ORGANISMOS DE CONTROL242 Transferencias a Concejo243 Transferencias a Contraloría 244 Transferencias a Personería341A TRANSFERENCIAS A RESGUARDOS INDIGENAS241 Resguardos Indigenas
(2) COLOCAR LOS VALORES PRESUPUESTADOS EN PESOS
(1) COMO CLASIFICADOR SE TOMA PARA ESTE ANEXO EL APLICADO POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LAREPUBLICA
Otras Transferencias (a Bomberos, CAR y otras similares de fuentes propias
55MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
CLASIFICADOR (CUENTA INGRESO) (1)
DENOMINACION - CONCEPTOPRESUPUESTO APROBADO (2)
1 INGRESOS11 INGRESOS CORRIENTES111 TRIBUTARIOS1110101 Vehículos Automotores1110102 Registro y Anotación1110201 Licores 111020101 Producidos en el Departamento111020102 De Producción Nacional111020103 De Producción Extranjera111020104 Vinos de Producción Nacional111020105 Vinos de Producción Extranjera1110202 Cerveza111020201 Cerveza Libre Destinación111020202 Cerveza -Salud-1110203 Cigarrillos y Tabaco111020301 De Fabricación Nacional111020302 De Fabricación Extranjera1110204 Degüello de Ganado Mayor1110216 Sobretasa Consumo Gasolina Motor1110217 Estampillas1A Otros Impuestos112 NO TRIBUTARIOS11201 Tasas y Multas11202 Arrendamientos11203 Alquiler de Maquinaria y Equipo
PARA DEPARTAMENTOS
QUE EN CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 111 DE 1996 CORRESPONDE AL EJECUTIVO DEPARTAMENTAL LIQUIDAREL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL ENTIDAD XYZ PARA EL PERIODOFISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE 200X Y TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
DECRETA
ARTICULO 1. FIJASE EL PRESUPUETO DE RENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL DE LA ENTIDAD XYZ PARA LAVIGENCIA FISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE 200X Y TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X EN LA SUMADE $ XXXXXX DISCRIMANDOS ASI:
A. PRESUPUESTO DE RENTAS ADMINISTRACION CENTRAL 200X
DECRETO N° XXXXX DEL DIA XXX DEL MES XXX DEL AÑO XXX
"POR MEDIO DEL CUAL SE LIQUIDA EL PRESUPUESTO GENERAL DE RENTAS Y GASTOS DE LA ENTIDAD XYZ, ADOPTADO MEDIANTE ORDENANZA N°XXX PARA LA VIGENCIA FISCAL 200X"
CONSIDERANDOS
QUE MEDIANTE ORDENANZA N° XXX SE FIJO EL PRESUPUESTO DE RENTAS Y GASTOS DE LA ENTIDAD XYZ PARALA VIGENCIA FISCAL 200X
11204 Contribuciones1120401 Contribución por Valorización1120498 Otras Contribuciones11205 Transferencias1120501 Transferencias Corrientes (Para Funcionamiento)112050101 Del Nivel Nacional1120501010101 Destinación)2A Otras Transferencias del Nivel Nacional3A Otras Transferencias 112050108 Cuota de Auditaje1120502 Transferencias de Capital (Para Inversión)112050201 Del Nivel Nacional11205020101 Del Nivel Central Nacional1120502010101 Sistema General de Participaciones -Educación-1120502010102 Sistema General de Participaciones -Salud-1120502010103 Inversión)1120502010198 Otras Transferencias del Nivel Central Nacional11205020102 Empresa para la Salud -ETESA-11205020103 Fondo de Solidaridad y Garantías -FOSYGA-11205020198 Otras Transferencias del Nivel Nacional
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Sistema General de Participaciones (Forzosa Inversión)
Sistema General de Participaciones (Libre Inversión)
56MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
112050202 Del Nivel Departamental112050208 Participaciones11205020801 Beneficencias y Loterías -Salud-11205020802 Iva Licores -Salud-4A Iva Licores -Deporte11205020803 Otras Participaciones -Salud-11205020804 Sobretasa al ACPM11205020805 Fondo de Subsidio de la Sobretasa a la Gasolina11205020898 Otras Participaciones11206 Fondos Especiales1120601 Fondos para Previsión Social1120605 Fondo de Seguridad (5% Contratos) -Ley 418/97-5A Otros Fondos Especiales11207 Operaciones Comerciales1120701 Licores Producidos fuera del Departamento1120702 Licores Producidos en el Departamento1120703 Ingresos por Lotería1120798 Otras Operaciones Comerciales11298 Otros Ingresos No Tributarios12 INGRESOS DE CAPITAL11205020104 Fondo Nacional de Regalías -FNR-11205020105 Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera -FAEP-1120502010105 Cofinanciación9A Otras transferencias de capital112050207 Regalías11205020701 Regalías Petrolíferas11205020702 Regalías Carboníferas11205020703 Regalías por Gas Natural11205020798 Otras Regalías121 RECURSOS DEL CRÉDITO12101 Interno1210101 Del Sector Financiero1210102 Del Sector No Financiero12102 Externo122 RECURSOS DEL BALANCE12201 Saldo en Caja y Bancos a Diciembre 31 Vigencia Anterior12202 Recuperación de Cartera12203 Reintegros12204 Cancelación de Reservas12205 Superávit Fiscal12206 Venta de Activos12298 Otros Recursos del Balance123 RENDIMIENTO DE INVERSIONES FINANCIERAS124 DONACIONES125 EXCEDENTES FINANCIEROS12501 Excedente de Establecimientos Públicos12502 Utilidad de Empresas Industriales y Comerciales126 APROVECHAMIENTOS128 OTROS INGRESOS DE CAPITAL
(1) COMO CLASIFICADOR SE TOMA PARA ESTE ANEXO EL APLICADO POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LAREPUBLICA
CLASIFICADOR (CUENTA INGRESO) (1)
DENOMINACION - CONCEPTOPRESUPUESTO APROBADO (2)
(2) COLOCAR LOS VALORES PRESUPUESTADOS EN PESOS
57MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
CLASIFICADOR (CUENTA EGRESO) (1)
DENOMINACION - CONCEPTOPRESUPUESTO APROBADO (2)
2 GASTOS21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO211 GASTOS DE PERSONAL21101 Servicios Personales Asociados a la Nómina21102 Servicios Personales Indirectos2110201 Honorarios2110202 Jornales2110203 Personal Supernumerario2110204 Remuneración por Servicios Técnicos2110298 Otros Servicios Personales Indirectos21103 Contribuciones Inherentes a la Nómina2110301 Al Sector Público211030101 Aportes Previsión Social211030102 Aportes Parafiscales2110302 Al Sector Privado211030201 Aportes Previsión Social211030202 Aportes Parafiscales212 GASTOS GENERALES21201 Adquisición de Bienes21202 Adquisición de Servicios21298 Otros Gastos Generales213 TRANSFERENCIAS21301 Al Sector Público2130101 Pagos de Previsión Social21301010101 Cesantías (pagos directos)21301010102 Pensiones (mesadas)10A Docentes Nacionalizados21301010198 Otras Prestaciones Sociales2130102 Pagos a Otras Entidades del Sector Público213010201 Al Nivel Nacional21301020102 FONPET - De Registro y Anotación 20%21301020103 FONPET - De Ingresos Corrientes Libre Destinación11A FONPET - De venta de activos, propiedad accionaria)21301020198 Otros Pagos al Nivel Nacional213010202 Departamento (Administración Central)213010203 Distrito (Administración Central)213010204 Municipios (Administración Central)213010205 A Entidades Descentralizadas21302 Al Sector Privado2130201 Pagos de Previsión Social21302010101 Cesantías (pagos directos)21302010102 Pensiones (mesadas)21302010198 Otras Prestaciones Sociales2130202 Pagos a Particulares y Organismos Privados21303 Pagos a Organismos Internacionales21304 Cuota de Auditaje
ARTICULO 2. APROPIANSE PARA ATENDER LOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA Y LOSGASTOS DE INVERSION DE LA ENTIDAD XYZ DURANTE LA VIGENCIA FISCAL QUE COMIENZA EL 1 DE ENERO DE200X Y TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 200X EN LA SUMA DE $ XXXXXX DISCRIMANDOS ASI:
21305 Indemnizaciones por retiros de Personal21306 Sentencias y Conciliaciones21398 Otras Transferencias
217DÉFICIT FISCAL (POR FUNCIONAMIENTO) (aprop
definitvs+pagos+CXP+Reservas)12A DÉFICIT FISCAL VIGENCIAS 2.001 Y SIGUIENTES13A DEFICIT FISCAL VIGENCIA 2.000 Y ANTERIORES22 GASTOS DE INVERSIÓN
223CON RECURSOS DE PARTICIPACIONES PARA EDUCACIÓN y SALUD -
SGP22310 Educación22316 Salud224 CON RECURSOS DE REGALÍAS y FONDOS DE COFINANCIACIÓN
50ACON RECURSOS DE PARTICIPACIONES DE PROPOSITO GENERAL -
SGP83A CON RECURSOS PROPIOS Y OTROS228 DÉFICIT FISCAL (POR INVERSIÓN)23 SERVICIO DE LA DEUDA296A Deuda Interna297A Amortización298A Intereses299A Comisiones y Otros300A Bonos Pensionales301A Deuda Externa302A Amortización303A Intereses304A Comisiones y Otros
(2) COLOCAR LOS VALORES PRESUPUESTADOS EN PESOS
(1) COMO CLASIFICADOR SE TOMA PARA ESTE ANEXO EL APLICADO POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
58MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 3.
Las disposiciones generales, expresadas en los artículos siguientes, contienen las normasrelacionadas con las rentas y los gastos a que debe sujetarse la ejecución del presupuestopara la vigencia fiscal 200X.
ARTICULO X. VIGENCIA
El presente decreto rige a partir del primero de enero de 200X, previa su publicación.
FIRMAS
ALCALDE / GOBERNADOR
RESPONSABLE AREA DE HACIENDA
RESPONSABLE AREA JURIDICA
59MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
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60MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
MES DIA
DESCRIPCION: Para precisar en forma concisa la transacción que se registra
DESCRIPCIONFECHA DEBITO
ANEXO N° 3
LIBRO DE CAJA Y BANCOS
CREDITO SALDO
61MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
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63MINISTERIO DE HACIENDA
DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
ENTIDAD XYZ
COMPROBANTE DE EGRESOS N° XXX
FECHA
PAGADO A
LA SUMA DE
CODIGO DETALLE DEBITOS CREDITOS
ARTICULO XXXXXXX GASTO XXX $ xxx
Firma Ordenador Recibí Conforme
ChequeBanco Firma PagadorFecha
IMPUTACION PRESUPUESTAL
ANEXO N ° 6
64MINISTERIO DE HACIENDADIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
GUIA DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
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DIRECCION GENERAL DE APOYO FISCAL
INSTRUMENTOS DE GESTION PARA LAS ENTIDADES TERRITORIALES
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