Identificación de las Características másImportantes que Debe Tener una Organizaciónpara Considerarla Aprendiente-Edición Única

Title Identificación de las Características más Importantes que DebeTener una Organización para Considerarla Aprendiente-EdiciónÚnica

Issue Date 1999-12-01

Publisher Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

Item Type Tesis de maestría

Downloaded 27/09/2018 22:54:33

Link to Item http://hdl.handle.net/11285/569710

IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS MÁS

IMPORTANTES QUE DEBE TENER UNA ORGANIZACIÓN PARA

CONSIDERARLA APRENDIENTE

Tesis presentada

por

LUIS ENRIQUE CANTÚ GARZA

Presentada ante la Dirección Académica de la Universidad Virtual del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey

como requisito parcial para optar al título de

MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Diciembre de 1999

IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS MÁS

IMPORTANTES QUE DEBE TENER UNA ORGANIZACIÓN PARA

CONSIDERARLA APRENDIENTE

Tesis presentada

por

LUIS ENRIQUE CANTÚ GARZA

Aprobada en contenido y estilo por:

Lázaro Azael Ríos Cavazos, MDO., MCC. ASESOR PRINCIPAL

Silvia Yadira Castillo Martínez, MATI. SINODAL

María del Socorro Marcos de Khan, PhD. SINODAL

María del Socorro Marcos de Khan, PhD. Directora del Programa de Graduados en Ingenierías y Tecnologías

Universidad Virtual

DEDICATORIA

A Laura Emma, mi esposa, por su apoyo y

comprensión durante estos 3 años de trabajo.

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RESUMEN

IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES QUE DEBE TENER UNA ORGANIZACIÓN PARA

CONSIDERARLA APRENDIENTE

DICIEMBRE 1999

LUIS ENRIQUE CANTÚ GARZA

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE

MONTERREY

Hoy en día muchas de las economías del mundo se están orientando hacia una búsqueda de un factor que las mantenga al día y con capacidad de poder permanecer en un alto nivel de competencia. De aquí se genera la idea de voltear hacia el conocimiento y verlo como un elemento primordial dentro de las empresas y buscar la manera de poder administrar y controlar todo el cúmulo de conocimiento existente dentro de los empleados que laboran en la misma. Es de aquí de donde surgen las organizaciones aprendientes, las cuales se fundamentan en los procesos de administración del conocimiento así como en su puesta en práctica dentro de los procesos de la compañía buscando mantener una cultura de aprendizaje continuo.

El objetivo del presente estudio es identificar las principales características que posee una organización aprendiente con el fin de que los directivos de las empresas puedan detectar si tienen alguna de ellas y cuáles les faltan para encaminarse hacia la implantación de una organización aprendiente.

Este trabajo consta de un investigación bibliográfica por medio de la cual se buscó la información existente con respecto a la formación de organizaciones aprendientes y su funcionamiento, además se realizó un estudio de campo en empresas mexicanas con el que se detectaron las ideas que poseen los directivos con respecto a las organizaciones aprendientes.

Los resultados encontrados en las empresas con respecto al tema de organizaciones aprendientes es que la mayoría conoce en cierto grado la teoría existente al respecto pero la práctica es lo que les hace falta. De cualquier forma, las empresas mexicanas utilizan diversos conceptos e ideas (calidad total, capacitación continua, etc.) con el fin de mejorar el desempeño general de sus operaciones, lo cual los puede llevar a identificar al conocimiento como el recurso más importante que tienen para salir adelante y alcanzar sus objetivos y metas.

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Con las características identificadas por los ejecutivos de la empresas que formaron parte del estudio de campo y junto con la información encontrada en la revisión bibliográfica, se obtienen las siguientes características como las más importantes que definen a una organización como aprendiente: generación de procesos para la identificación del conocimiento existente, plasmar por escrito (documentos) dicho conocimiento, mantener un registro constante (actualizado) de experiencias y aprendizaje logrados por los empleados de la organización, identificación de la potencialidad de cada persona no solo en su trabajo diario sino en cualquier actividad que pueda ayudar a mejorar cualquier proceso de la organización, crear una cultura de "compartir", crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento y cultura organizacional que promueva la relación interdepartamental.

E l concepto de organizaciones aprendientes es relativamente nuevo dentro de las empresas mexicanas, una muestra de esto es que en los resultados del estudio de campo se observa un pequeño esfuerzo hacia la aplicación de estas ideas pero todavía se encuentran en la etapa inicial. Sin embargo es importante que los empresarios y directivos mexicanos se den cuenta que el conocimiento es el arma principal que se tiene para sobresalir en un ambiente tan voluble y difícil como el de hoy en día.

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ÍNDICE

LISTA DE FIGURAS viii

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1

Objetivo 3

Organización del Documento 3

CAPÍTULO 2: REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA 4

¿Qué es una organización aprendiente ? 6

Procesos de administración del conocimiento 7

Puntos clave para la implementación de una organización aprendiente 13

Inversiones necesarias para la implementación de una administración del conocimiento 15

CAPÍTULO 3: METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 18

Encuestas 19

Elementos a investigar en la encuesta 20

Muestra para la investigación 21

CAPÍTULO 4: RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN. 23

Definición de organización aprendiente 24

Características más importantes de una organización aprendiente 25

Principal problema enfrentado al aplicar concepto de organización aprendiente 26

Mejoras detectadas en el desempeño general de la empresa a partir de la aplicación del concepto de organización aprendiente 27

Existencia de algún otro esfuerzo de mejora en la organización 27

Categorización en nivel de importancia de características de una organización aprendiente 28

CAPÍTULO 5: ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 30

Definición de organización aprendiente 31

Características de una organización aprendiente 32

Principal problema enfrentado al aplicar el concepto de organización aprendiente 33

Mejoras detectadas en el desempeño general de la empresa a partir de la aplicación del concepto de organización aprendiente 34

Existencia de algún otro esfuerzo de mejora en la organización 35

Categorización en nivel de importancia de características de una organización aprendiente 36

CAPÍTULO 6: CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS 39

Conclusiones 40

Recomendaciones y Trabajos Futuros 41

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ANEXO. Encuesta utilizada en la investigación de campo 43

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 45

VITA 47

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LISTA DE FIGURAS

Fig. 2.1 Modelo de administración del conocimiento. (Este modelo fue desarrollado en conjunto por la APQC - American Productivity & Quality Center- y Arthur Andersen) ..11

Fig. 2. 2 Dos caminos enfocados hacia la mejora en el desempeño de las personas 16

Fig 4.1 Definición de organización aprendiente 24

Fig 4.2 Características más importantes de una organización aprendiente 25

Fig 4.3 Problemas al aplicar concepto de organización aprendiente 26

Fig 4.4 Mejoras detectadas al aplicar concepto de organización aprendiente 27

Fig 4.5 Esfuerzos de mejora aplicados dentro de las empresas 28

Fig 4.6 Nivel de importancia de características de una organización aprendiente 29

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Capítulo 1

Introducción

"Alfinal, la ubicación de la nueva economía no va a ser la tecnología, ya sean los

microchips o las redes globales de telecomunicaciones.

Va a estar en la mente humana."

Alan Webber

En 1994, Tom Stewart hablaba acerca de que las compañías deberían de poner menos atención en lo que poseen y más en lo que saben; es decir que valoren más su capital intelectual. Un año antes, en 1993, Peter Drucker había identificado al conocimiento como la nueva base para la competencia dentro de las sociedades postcapitalistas y el economista de la Universidad de Stanford, Paul Romer, había llamado al conocimiento como el único recurso de tipo ilimitado, es el único activo que crece con el uso. En 1995, dos académicos Japoneses, Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, publicaron un estudio acerca de la creación del conocimiento y su uso dentro de las empresas Japonesas. A finales de 1997, Thomas H. Davenport y Laurence Prusak, presentaron una serie de ideas enfocadas hacia los "cornos" acerca de la puesta en práctica de los conceptos de administración del conocimiento, dando una idea y/o camino a seguir por parte de los empresarios, sobre la manera en que se pueden llevar a cabo estos procesos.

Durante un gran lapso de tiempo se han desarrollado un sin número de teorías y técnicas de administración y procesos que han fallado en alcanzar las metas y/o objetivos que se proponen. Debido a esto los empresarios necesitaban buscar algo más básico, algo que sea irreducible y vital para mejorar el desempeño, la productividad y la innovación. Como resultado, los empresarios se dieron cuenta que lo que las organizaciones y los empleados "saben" es la base y raíz de cómo funciona la organización. E l ponerle atención a los procesos de adquisición y administración de el conocimiento puede decirle a los directores de las empresas cómo hacer las cosas y qué es lo que se puede realizar para mejorarlas. (Davenport y Prusak, 1997).

Múltiples factores han dirigido el gran interés existente en el conocimiento. La percepción y la realidad de la nueva competencia global es una fuerza que dirige algunos movimientos hacia el manejo del conocimiento, los cuales han provocado que las empresas busquen ventajas competitivas que los ayuden a mantenerse en los ambientes actuales de negocio. (Argyris y Schon, 1996).

Por todo esto, me parece un tema muy interesante el analizar el conjunto de factores que definen a una organización aprendiente identificando los más importantes, ya que de esta manera se puede llevar a cabo la aplicación de este concepto buscando implantar esta serie de características dentro de las organizaciones para que se mantengan a un buen nivel en un ambiente tan competitivo como es el actual.

John Kotter (1996) nos dice que hoy más que nunca es necesario mantener ventajas competitivas en un ambiente tan cambiante como es en el que actualmente se desarrollan las empresas y un factor importante a considerar es el del conocimiento, el poder tener control, medir y cuantificar lo que se "sabe" es algo que ofrece grandes beneficios y que puede ser el camino para obtener el éxito deseado dentro de la actividad que se realicen.

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Objetivo

El objetivo de esta tesis es el de identificar y analizar los diferentes factores y características que definen a una organización aprendiente, enfocando esto hacia la generación, administración y uso eficiente de el conocimiento, con el fin de encontrar los factores más importantes en los cuales se debe de basar una organización para convertirse en aprendiente.

La idea es analizar las diversas formas en las que puede manejarse el conocimiento dentro de las empresas con el fin de buscar alternativas para eficientizar la manera en la que se distribuye y aprovecha el gran cúmulo de conocimiento que se genera dentro de ellas.

Organización del Documento

E l contenido de esta tesis se encuentra dividido en los cinco capítulos que se mencionan a continuación:

Capítulo 2. Revisión Bibliográfica En este capítulo se presenta la información relacionada con respecto a las

organizaciones aprendientes. Aquí se puede encontrar desde varias definiciones de organización aprendiente hasta algunos estudios por medio de los cuales se han logrado identificar una serie de características que definen a una organización aprendiente.

Capítulo 3. Metodología de Investigación En esta parte del documento se explica la metodología utilizada en la investigación de

campo para la realización de esta tesis, se incluye el tipo de metodología, el motivo de su selección, los métodos empleados, la descripción de cada uno de ellos y la población y muestra seleccionada.

Capítulo 4. Resultados de la Investigación Aquí se presenta los datos obtenidos a través de la investigación de campo realizada

para la generación de esta tesis, se utilizan gráficas las cuales reflejan toda la información encontrada en las diferentes encuestas.

Capítulo 5. Análisis de los Resultados de la Investigación En este capítulo se analizan los datos presentados en el capítulo de Resultados de la

Investigación, es aquí en donde se describe qué significan los datos que se encontraron.

Capítulo 6. Conclusiones, Recomendaciones y Trabajos Futuros En esta parte del documento se encuentran las conclusiones del desarrollo de la

presente tesis así como también se mencionan algunas opciones para la elaboración de trabajos futuros con respecto a la investigación realizada en esta tesis.

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Capítulo 2

Revisión Bibliográfica

"Las inversiones en el conocimiento pagan los mejores intereses "

Benjamín Franklin

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Drucker (1988), nos dice que la empresa típica de gran tamaño que va a existir en los próximos 20 años (considerando que esto se dijo en 1988, ya va la mitad de los años recorridos), va a tener menos de la mitad de los niveles organizacionales que existen en las empresas de hoy en día y no más de una tercera parte de sus administradores. La típica empresa va a estar basada en el conocimiento, va a ser una organización compuesta de especialistas que van a dirigir y enfocar su propio desempeño a través de la retroalimentación recibida de sus compañeros y sus clientes. Es por esto que a estas nuevas empresas se les va a conocer como organizaciones basadas en la información y el conocimiento.

Recientemente, los administradores se han dado cuenta que han venido basando el desarrollo de sus carreras en el conocimiento. Aun antes de los días en los que se hablaba de "core competencies", "la organización aprendiente", "los sistemas expertos" y el "enfoque hacia la estrategia", los administradores apreciaban los conocimientos adquiridos por sus empleados. Hoy en día muchas empresas han identificado que requieren más que un casual acercamiento hacia el conocimiento organizacional o aprendizaje organizacional si es que quieren ser exitosos en los mercados existentes. (Davenport y Prusak, 1997).

Siguiendo con la misma idea, Flood (1993) comenta que hace 20 o 30 años el trabajo en las organizaciones se desarrollaba bajo un esquema en el cual la alta gerencia proponía las ideas, los mandos medios las implementaban y los trabajadores las ponían en práctica. Esto era exitoso para ese tiempo, sin embargo hoy en día sería un fracaso. Hoy por hoy los procesos de aprendizaje y la capacidad de aprender son las nuevas herramientas para alcanzar el éxito.

Como apoyo a las ideas anteriores podemos citar a Nonaka (1991), quien dice que "cuando los mercados cambian, prolifera la tecnología, se multiplican los competidores y los productos se vuelven obsoletos en un período muy corto de tiempo, solo las compañías que consistentemente estén creando nuevo conocimiento, lo distribuyan por toda la organización y rápidamente lo usen para generar nuevos productos, van a conseguir mantenerse con éxito en el mercado".

Debido a los eventos mencionados anteriormente y a las necesidades de cambio que se presentan en los ambientes de competencia actuales, los administradores se ven cada vez más frustrados debido a la implementación de cambios y más cambios obteniendo muy pobres resultados, es por esto que los líderes de las empresas se han adentrado hacia los conceptos de las organizaciones aprendientes, McGi l l y Slocum (1993). Kofman y Senge (1993), argumentan que los principales problemas que enfrentan las organizaciones de hoy en día (fragmentación, competencia y reacción) son el resultado de nuestro éxito logrado a través de miles de años de conquista del mundo físico y del desarrollo de nuestra cultura científica e industrial. La solución que proponen es una nueva forma de pensar, sentir y vivir una nueva cultura sistémica, es decir cuando tomamos conciencia del todo y no solo de sus partes. Esto trae como resultado el surgimiento de las organizaciones aprendientes las cuales poseen una mayor adaptabilidad y una mayor generación de oportunidades que las empresas tradicionales.

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¿Qué es una organización aprendiente ?

Existen muchas y muy variadas definiciones de organizaciones aprendientes, tomando como referencia a Flood (1993) y Nevis, Dibella y Gould (1995) podemos obtener lo siguiente; las organizaciones aprendientes son corporaciones en las cuales cada proceso, procedimiento, estructura y empleado están dedicados a mantener un aprendizaje continuo basado en sus propias experiencias, es decir, un aprendizaje que genere mejoras en el desarrollo personal (profesional) de los empleados, así como también en el logro de los objetivos de la empresa.

Las organizaciones aprendientes descubren la efectividad de reconstruir sus propias experiencias y aprender de este proceso. Con los tiempos turbulentos de hoy en día, cada organización adquiere una vasta y rica experiencia de competitividad, pero son muy pocas las que obtienen beneficios de estas; las que lo hacen se les conoce como organizaciones aprendientes. (McGill y Slocum, 1993).

En las definiciones de organizaciones aprendientes, mencionadas anteriormente, se encuentra involucrado el concepto de aprendizaje, el cual Stata (1989) lo define como "un proceso por medio del cual los individuos obtienen conocimiento y este modifica su conducta y sus acciones". Como complemento a la definición anterior, Argyris (1992) nos dice que el proceso de aprendizaje se puede dar bajo dos condiciones particulares, la primera indica que el aprendizaje ocurre cuando una organización logra lo que intentaba hacer, es decir existe "match" entre lo que se quería hacer y los resultados obtenidos. E l segundo caso ocurre cuando hay un "mismatch" entre lo que se quería hacer y los resultados obtenidos, identificando en donde estuvo el error y corrigiéndolo para que se generen los resultados esperados.

Stata (1989), comenta que las definiciones de aprendizaje se enfocan hacia el ámbito individual. Si comparamos estas ideas con el aprendizaje organizacional veríamos similitudes tales como que el aprendizaje organizacional también genera nuevas conductas y acciones, pero difiere del aprendizaje individual en dos puntos principales:

• el aprendizaje organizacional ocurre por medio de compartir ideas, conocimientos y modelos mentales, de tal forma que las organizaciones aprenden al ritmo de su más lento eslabón (empleado), los procesos de cambio están bloqueados a menos que todos los tomadores de decisiones aprendan al mismo tiempo, compartan sus objetivos y metas y se comprometan a poner en práctica las acciones necesarias para llevar a cabo los cambios.

• el aprendizaje se basa en el conocimiento y las experiencias pasadas, es decir en la memoria. La memoria organizacional depende de mecanismos institucionales utilizados para retener el conocimiento. Definitivamente que la organización depende de la memoria de los individuos, sin embargo el que la memoria organizacional recaiga exclusivamente en sus empleados es bastante riesgoso ya que se puede ir perdiendo conforme las personas cambien de trabajo.

La mayoría de las compañías no definen los procesos de aprendizaje como parte de sus procesos de producción, sin embargo dentro de estos últimos se pueden encontrar tres

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características importantes, las cuales están directamente relacionadas con los procesos de aprendizaje, para que una empresa tenga éxito; estas características son :

1. Unas bien definidas "core competencies" las cuales sirvan como plataforma de lanzamiento para nuevos productos y/o servicios.

2. Una actitud de mejora continua a través de toda la cadena de valor agregado. 3. La habilidad de renovarse y/o revitalizarse continuamente.

Estas características forman parte de las cualidades que debe tener una efectiva organización aprendiente la cual siempre está en busca de mejorar su base de conocimiento. (Nevis etal, 1995).

Procesos de administración del conocimiento

Abramson (1998), nos dice que mientras más crece una compañía, mayor es el conocimiento acumulado. O eso debería de ser. Todavía la mayoría de las empresas exitosas encuentran dificultad para mantener registro de quién sabe qué. Mientras más compleja se vuelva la organización, es más grande la posibilidad de que se esté desaprovechando conocimiento que pudiera generar mejor desempeño de la empresa.

Basados en un estudio hecho por Huber (1991), citado en Nevis et al, (1995), se definió la secuencia de pasos los cuales forman el proceso de aprendizaje de una organización, estos son :

1. Adquisición del conocimiento. 2. Distribución del conocimiento. 3. Utilización del conocimiento.

Analizando un poco la primera etapa del proceso, Davenport y Prusak (1997) mencionan que algunos estudios han demostrado que dos terceras partes del conocimiento adquirido por los administradores proviene de entrevistas cara a cara o por conversaciones telefónicas y que solo una tercera parte proviene de documentos

Como parte de la etapa de distribución del conocimiento, Argyris y Schon (1996) y Davenport y Prusak (1997) dicen que existen varios lugares en donde se almacena el conocimiento para así hacerlo disponible a cualquier persona: un lugar es en la mente de los individuos, otro es en los archivos existentes de la empresa; los cuales deben contener todas la acciones, procesos, rutinas, prácticas, decisiones y políticas por medio de las cuales las organizaciones han alcanzado su posición actual, por último el conocimiento puede estar contenido en objetos físicos los cuales se usan como referencia y/o asociación de ideas referentes al negocio de la empresa.

Las organizaciones aprendientes son efectivas en la medida en la que la información de la que aprenden es correcta. La información en una organización aprendiente debe ser

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correcta, estar al día, disponible para quien la necesite y presentada de una forma en la cual sea fácil su uso. (McGill y Slocum, 1993).

E l conocimiento generado en las organizaciones no puede mejorar el desempeño de la empresa por si mismo, es necesario alinear este conocimiento con el trabajo que se realiza día a día, de otra forma solo existiría el potencial para lograr mejoras pero no se alcanzaría nada (utilización del conocimiento). Es muy común que existan empresas con gran habilidad para la creación y adquisición de conocimiento, pero que carezcan totalmente de mecanismos para aplicarlos en sus actividades diarias. (Garvín, 1994).

Las empresas están haciendo grandes inversiones en sistemas tecnológicos que ayuden a la administración del conocimiento. Sin embargo muchas de estas empresas han gastado todo ese dinero sin tener en cuenta que el conocimiento que tienen almacenado no tiene estructura y es de muy poco valor para la compañía. Filtrar, editar y organizar piezas de conocimiento es algo esencial para asegurar el máximo aprovechamiento de lo que se tiene almacenado. (Myers y Swanborg, 1998)

E l hecho de que exista gran cantidad de información desorganizada dentro de las base de datos del conocimiento hace que pierda su valor y se minimice su utilización. (Myers y Swanborg, 1998)

Por medio de un proceso llamado paquetización se organiza la información y se desecha lo que no sirve, también se define la mejor forma de presentar los diferentes tipos de información, llámese memo, reporte, video, etc. siempre va a ser importante el definir la mejor manera de presentar la información buscando que sea clara y fácil de utilizar. (Myers y Swanborg, 1998)

Otro punto importante a considerar es el tipo de personas a quien va dirigida la información ya que todos los esfuerzos realizados para paquetizarla no sirven de nada si la gente que va a tener acceso a ella no es la correcta. Es por esto que es necesario clasificar o segmentar a los usuarios para que de esta forma la información sea adecuada a las necesidades de cada grupo. (Myers y Swanborg, 1998)

Un exitoso proceso de administración de conocimiento involucra más que invertir en tecnología y decirle a los usuarios que hagan uso de ella. Para capitalizar el uso del conocimiento existente en la empresa es necesario que el conocimiento esté empaquetado de manera que sea útil, relevante y fácil de manejar. (Myers y Swanborg, 1998)

Procedimiento para paquetizar la información :

• Identificar el conocimiento: Identificar dominios generales de información buscando tópicos específicos y luego encontrar el conocimiento que pueda caer dentro de estos grupos.

• Segmentar el auditorio: Identificar las personas a las que va dirigida la información y ordenarlos por grupos.

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• Customizar el contenido de acuerdo al auditorio: Seleccionar la información importante de la base de conocimiento y adecuarla a cada segmento.

• Elegir el formato adecuado: Seleccionar una o más formas para presentar el material de la base de conocimiento, los reportes y documentos ofrecen portabilidad y son los formatos más usados en los procesos de aprendizaje, los documentos electrónicos ofrecen versatilidad en su manejo ya que fácilmente pueden ser utilizados enviándose por correo electrónico o incluidos dentro de la "intranet", el video y otros tipos de multimedia agregan valor visual e interacción.

• Organizar el contenido: Tablas e índices permiten un fácil y rápido acceso a la información evitando frustración en las búsquedas y fomentando su uso frecuente.

• Verificar que el producto final sea aprobado por el usuario: E l contenido debe ser probado y revisado por grupos de usuarios, esto con el fin de asegurar que el material sea de utilidad para la gente. Es importante recordar que los usuarios son los que mejor saben cómo encontrar, emplear y aplicar información y conocimiento para hacer mejor su trabajo.

(Myers y Swanborg, 1998)

La American Productivity & Quality Center ha hecho varios estudios respecto a los procesos de transferencia y administración del conocimiento, de todo esto se ha obtenido un modelo muy parecido al que presenta Huber, el cual analizamos con anterioridad, veamos ahora lo que plantea la APQC.

La mayoría de la gente posee un deseo natural de aprender, de compartir lo que sabe y de hacer mejor las cosas. Este deseo natural se ve frustrado por una serie de factores logísticos, estructurales y culturales que son generados internamente en las organizaciones, algunos de estos factores son :

• Estructuras organizacionales que promueven el pensamiento aislado, en donde el principal objetivo se centra en maximizar los logros y las recompensas personales.

• Una cultura que dé más valor a la habilidad técnica personal y a la creación del conocimiento en lugar de a la distribución o compartición del conocimiento.

• La falta de contacto, relaciones y perspectivas comunes entre la gente que no trabaja en el mismo departamento.

• Una marcada importancia por transmitir solo la información "explícita" y dejar a un lado la información o conocimiento "tácito". Polany (1967) y Nonaka (1991) ambos hacían hincapié en la importancia de tratar de captar el conocimiento "tácito" (juicios, intuiciones, trucos, etc.), el cual constituye el conocimiento no

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codificable, que forma parte básica de el éxito o el fracaso en los procesos de transferencia.

• E l no permitir o no recompensar a la gente que toma un cierto tiempo del día para dedicarse a aprender y compartir lo que ha aprendido.

La evaluación o medición interna y la transferencia de las mejores prácticas son las principales manifestaciones de la existencia de una administración del conocimiento en la organización (proceso de identificar, capturar y llevar el conocimiento a ayudar a la empresa a competir en el mercado). La distribución o compartición y la transferencia también son evidencias tangibles de la existencia de una organización aprendiente (la cual analiza, reflexiona, aprende y cambia basada en la experiencia). (O'dell y Jackson, 1997)

El ambiente - cultural y estructural - para llevar a cabo una transferencia exitosa de conocimiento dentro de una organización se puede ver ilustrado en el Modelo de Administración del Conocimiento (Fig. 2.1)

En el centro del modelo se encuentra el conocimiento organizacional y alrededor de él está el proceso de administración del conocimiento. Este proceso, dinámico por lo regular, inicia con la búsqueda y la recolección del conocimiento interno y las mejores prácticas. Después viene lo que sería la distribución o compartición y el entendimiento de dichas prácticas para que de esa forma puedan ser utilizadas. Por último, el proceso incluye la adaptación y la aplicación de dichas prácticas dentro de nuevos escenarios y llevándolas a alcanzar mejores niveles de desempeño.

Alrededor de este proceso se encuentran los que podemos llamar facilitadores: tecnología, cultura, liderazgo y medición. Estos aspectos del ambiente e infraestructura de una organización deben ser tomados en cuenta en la búsqueda de que los procesos de transformación puedan tener alguna oportunidad de éxito. Una razón por la cual los procesos de transferencia interna de conocimiento son tan difíciles consiste en que estos facilitadores no son bien entendidos y no son tomados en cuenta desde el inicio.

Medición es el proceso de identificar, entender y adaptar las mejores prácticas de la organización. Existen dos tipos de medición para los procesos de transferencia internos : 1) evaluación del desempeño con el fin de identificar las mejores prácticas y 2) la medición de el impacto de las iniciativas y la transferencia de las mejores prácticas.

La primera reacción hacia el deseo de compartir las mejores prácticas, frecuentemente consiste en buscar una solución tecnológica, generalmente una base de datos, esta teoría se basa en el pensamiento de que si la gente sabe que tal o cual mejor práctica existe, pues simplemente la va a adoptar y la va a poner a trabajar. Docenas de compañías han creado bases de datos, anunciando que existen y esperando que la gente se abalance sobre ellas, qué es lo que realmente pasa...? por lo general, nada. Las bases de datos solo ofrecen una guía acerca de lo que ya se ha hecho y qué es lo que tal vez se pueda hacer, pero no son un lugar en donde se pueda encontrar la respuesta correcta y exacta para cualquier problema con solo apretar un botón. Es decir, ofrecen a los usuarios una amplia gama de información la cual

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nunca antes había estado disponible, pero no ofrecen una solución específica para cualquier situación. (O'dell y Jackson, 1997)

Liderazgo

/ / Adaptar

Aplicar

Crear

/ Medición / / Conocimiento

Organizacional ¡Identificar) Cultura \

\ \ C o m p a r t i r \ ^

Organizar \

Tecnología

R e c o l e c t a ^ /

Procesos para la administración del

conocimiento

Facilitadores para la

administración del

conocimiento

Fig. 2.1 Modelo de administración del conocimiento. (Este modelo fue desarrollado en conjunto por la APQC -American Productivity & Quality Center- y Arthur Andersen)

Dentón y Wisdom (1991) comentan que hacia el futuro deben de existir organizaciones de personas soportadas por tecnología en lugar de organizaciones tecnológicas soportadas por personas. Los supuestos acerca de que la tecnología puede reemplazar el conocimiento de los humanos o que puede crear algo equivalente han fracasado cada vez que se ha intentado hacer algo al respecto, pero por otro lado los desarrollos tecnológicos se encuentran entre uno de los principales factores los cuales han impulsado el interés por el conocimiento y sus procesos de administración. (Davenport y Prusak, 1997).

Cualquier persona involucrada en el proceso de transferencia de información o conocimientos tiene que lidiar con aspectos culturales tales como la identificación de la mejor manera de recompensar e incentivar a la gente para compartir y el soporte y reforzamiento que debe de existir por parte de el equipo directivo de la empresa encaminada a la transferencia y compartición del conocimiento. (O'dell y Jackson, 1997)

Es muy difícil motivar a los empleados para que registren, compartan y usen el conocimiento. Esto no sucede por accidente a menos que el ambiente de la empresa sea excelente y el personal esté altamente motivado (no existe tal cosa), la forma de lograr esto es promover fuertemente una cultura y enfoque a favor del conocimiento, evaluando y recompensando a los empleados bajo una base orientada hacia el uso, generación y distribución del conocimiento. (Davenport, 1998).

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El liderazgo en sí mismo debe de convencer que el lograr procesos de transferencia tiene un impacto real. Si se logra el éxito en este aspecto se puede convencer a los líderes de el valor de ponerse ellos mismos en la línea para soportar cualquier otra iniciativa. (O'dell y Jackson, 1997)

Hoy por hoy estamos en el inicio de la era de la educación, hoy más que nunca los empleados deben tener gran capacidad de aprendizaje y los líderes deben tener la habilidad de enseñar. Los líderes deben dejar de ser solo las personas que se encarguen de administrar y controlar las operaciones de las empresas, en lugar de eso deben convertirse en líderes que comuniquen y compartan conocimiento hacia los demás, conocimiento por medio del cual cada uno puede desempeñar mejor su trabajo, (Dentón y Wisdom, 1991).

Basado en estudios realizados dentro de muchas compañías, la APQC propone los siguientes 7 puntos a tomar en cuenta en el momento en el que se desee iniciar con los procesos de transferencia de conocimiento o mejores prácticas.

1. - Utilizar la medición ^benchmarking") para crear un sentido de urgencia o necesidad del cambio organizacional.

2. - Enfocar los esfuerzos iniciales en aspectos críticos que tengan gran visibilidad y relevancia dentro de la organización los cuales estén alineados con la estrategia y los valores de la empresa.

3. - Limitar el número de proyectos a realizar de acuerdo al presupuesto existente en la organización.

4. - En lugar de gastar el tiempo en definir quién es "el mejor" y por qué los datos obtenidos de las mediciones no son correctos, mejor hay que enfocarse en aquellas áreas en donde existan bajas dramáticas en el desempeño de las actividades que se realizan.

5. - Modificar el sistema de pagos y/o incentivos con el fin de promover la transferencia y la compartición. Es necesario que constantemente se refuerza la necesidad de que la gente de cualquier nivel de la empresa tenga una participación voluntaria en la distribución y compartición del conocimiento.

6. - Utilizar la tecnología como un catalizador que soporte y ayude en la búsqueda de las mejores prácticas, pero no pensar que con el simple hecho de usar tecnología ya está hecho todo el trabajo.

7. - Los líderes deben de mantener una constante y consistente actitud de promover la compartición del conocimiento como un medio para que la organización en general alcance un mejor nivel de desempeño.

(O'dell y Jackson, 1997)

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Puntos clave para la implementación de una organización aprendiente

Cualquier compañía que desee tener éxito en su negocio, primero debe tratar de resolver un problema básico: cada vez más se está incrementando la dependencia en el aprendizaje para lograr éxito en el mercado, sin embargo mucha gente todavía no sabe cómo aprender. Lo que es más, aquellos miembros de la empresa los cuales se asume que deben de ser los mejores en el proceso de aprendizaje, de hecho, no son muy buenos para esto. La mayoría de las empresas no solo tienen grandes dificultades para enfrentar este dilema, sino que ni siquiera están conscientes del mismo. El motivo es que se tiene un concepto erróneo de lo que es el aprendizaje y como resultado de esto las organizaciones tienden a cometer dos errores: el primero consiste en que la mayoría de la gente tiene un concepto muy reducido de lo que es aprendizaje, solo se enfocan en identificar y corregir problemas que se presentan en el ambiente externo. E l resolver problemas es importante pero si se desea un aprendizaje completo es necesario que las personas también vean hacia adentro, es decir, se requiere que se haga un reflexión crítica de su propio comportamiento, identificando las formas en las que inadvertidamente contribuyen a la generación de los problemas organizacionales. (Argyris, 1991)

Para identificar mejor a los procesos de aprendizaje, Argyris (1991 y 1994) identifica dos conceptos: el de "single loop" y "double loop", para explicar un poco esto se puede tomar como ejemplo el de un termostato que, al llegar la temperatura de la habitación en la que se encuentra a los 30 grados, prende el aire acondicionado para que se disminuya el calor existente; este sería el caso de "single loop". Sin embargo, un termostato que pudiera preguntar por qué está puesto a los 30 grados..?, es esa la temperatura ideal...?, o tal vez explorar algunas otras temperaturas y probar de que manera se puede conservar mejor la frescura de la habitación; esto sería un proceso de "double loop". Un proceso de "single loop" se enfoca a hacer preguntas en una sola dimensión y obtener respuestas en esa misma dimensión, un proceso "double loop" va más allá, no acepta una sola respuesta sino que busca los motivos o la raíz de lo que se está presentando, es decir no solo se enfoca a hacer preguntas sobre los hechos sino que también se hacen preguntas acerca de los motivos y las razones detrás de los hechos.

Dentro de el ambiente organizacional es muy común ver cómo las relaciones y los procesos se basan en el concepto de "single loop", pero algo más interesante es ver como los empleados de cualquier nivel de la empresa al visualizar que sus estrategias de "single loop" fallan, se convierten en personas defensivas, criticando a los demás y poniéndoles a otros la culpa de los hechos. Nada puede ser más dañino para el aprendizaje organizacional que elevar estas tácticas defensivas que usan los empleados para convertirlas en procesos rutinarios dentro de la organización. (Argyris, 1994)

Esa propensión a ser defensivos ayuda a iluminar el segundo error que comenten las empresas en los procesos de aprendizaje, el cual consiste en asumir que para lograr que la gente aprenda se requiere únicamente de procesos de motivación, es decir, cuando la gente tiene las actitudes correctas y el compromiso, el aprendizaje se da automáticamente. Pero el aprendizaje "double loop" no es una simple función de cómo se siente la gente, es más un conjunto de reglas de razonamiento que la gente usa para implementar sus acciones. (Argyris, 1991).

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Cada quien desarrolla una "teoría de acción", es decir un conjunto de reglas que las personas diseñan e implementan para su propio comportamiento así como para entender el comportamiento de los demás. Usualmente, estas teorías de acción se toman por dadas y la gente ni siquiera se da cuenta que las usa. Sin embargo una de las paradojas del comportamiento humano es que los programas que usa la gente para comportarse raramente son los que la gente piensa que usa. Cuando uno observa el comportamiento de las personas acerca de alguna regla que había definido se puede observar que el comportamiento es muy diferente a su "teoría de acción", a esto se le conoce como la "teoría en uso". Cada persona posee una "teoría de acción" basada en principios y preceptos que forman su base intelectual y sus valores. Pero la mayoría posee una diferente "teoría en uso", la cual surge en momentos de estrés. Muy pocos están conscientes de esta contradicción entre los dos conceptos. (Argyris 1991 y Argyris 1994)

Las empresas pueden aprender cómo resolver el dilema del aprendizaje. Lo que se necesita es hacer que la forma en la que los administradores y los empleados razonan acerca de sus comportamiento sea el objetivo de el aprendizaje de la organización y la meta de continuos programas de mejora. Enseñar a la gente cómo razonar acerca de su propio comportamiento de una forma nueva y más efectiva la cual rompe las defensas que bloquean el aprendizaje. (Argyris, 1991)

Para implementar algún cambio dentro de una organización es importante tomar en consideración que a la gente le importa los resultados que se puedan obtener, pero también le interesa el proceso que genera dichos resultados. (Chan y Mauborgne, 1997)

La mayoría de la gente piensa de si misma que es justa, y los administradores no son la excepción. Pero si uno les pregunta acerca de lo que significa ser un administrador justo, la mayoría lo describe como el darle a la gente la autoridad que se merezca, o los recursos que necesite o la recompensa que se haya ganado. En otras palabras confunden un proceso justo con unos resultados justos. (Chan y Mauborgne, 1997)

Nunca la idea de un proceso justo ha tenido tanta importancia como ahora. Un proceso justo influencia profundamente las actitudes y comportamientos críticos para el desempeño de una empresa, genera confianza y libera ideas. A través de él los administradores pueden lograr hasta las más difíciles metas mientras se ganan la cooperación voluntaria de los empleados involucrados. Los procesos justos responden a una necesidad básica de los humanos. Cada persona, no importando el rol que desempeñe en la compañía, quiere ser valorado como ser humano y no como "personal de la empresa", quieren ser tratados con respeto por su inteligencia, quieren que se tomen en cuenta sus ideas. (Chan y Mauborgne, 1997)

Los elementos básicos de un proceso justo son :

• Compromiso: involucrar a las personas en las decisiones que los afectan preguntándoles por su opinión y permitiéndoles opinar respecto a las ideas planteadas por los demás.

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• Explicación: cada persona involucrada y afectada debe de entender claramente el por qué de las decisiones tomadas.

• Expectativas claras: requiere que una vez tomadas las decisiones los administradores pongan claras las reglas del juego.

Crear y compartir conocimiento son actividades intangibles las cuales no pueden ser supervisadas ni forzadas, solo se dan cuando la gente coopera voluntariamente. Como dijera el premio Nobel de economía Friedrich Hayek "Prácticamente cada individuo posee información única, la cual puede poner en uso solo con su propia cooperación". (Chan y Mauborgne, 1997)

La cooperación voluntaria no es algo que Taylor tuviera en mente cuando desarrolló una serie de herramientas para promover la eficiencia a través de el control del comportamiento de las personas y de su compromiso para hacer lo que sus jefes les ordenaran. Este tipo de administración, la cual está basada en los estudios de Taylor de "tiempos y movimientos", promueve una preocupación de los administradores para asignar recursos, crear incentivos económicos, monitorear y medir el desempeño de los empleados y manipular las estructuras organizacionales para definir líneas de autoridad. Este tipo de administración no tiene nada que ver con ambientes de cooperación activa, más bien se desenvuelven en ambientes que los sociólogos definen como de "justicia distribuida" en donde la psicología funciona de la siguiente forma: cuando la gente obtiene la recompensa o su puesto dentro de el organigrama de la organización que se supone se merece, ellos se sienten satisfechos con los resultados, a cambio de esto cumplen con los lineamientos específicos que la organización les marca. (Chan y Mauborgne, 1997)

Por otro lado, la psicología de los procesos justos o de "justicia por procedimiento" generan confianza y compromiso, la confianza y el compromiso generan cooperación voluntaria y la cooperación voluntaria maneja el desempeño, logrando así que la gente dé lo máximo de si compartiendo conocimiento y aplicando su creatividad. (Chan y Mauborgne, 1997)

Los dos tipos de comportamientos anteriores se pueden observar en el diagrama de la Fig. 2.2.

Inversiones necesarias para la implementación de una administración del conocimiento

Poner la información que antes estaba guardada en carpetas en el almacén, a disposición de todos los empleados puede ofrecer algunos beneficios, sin embargo el valor de negocio para esto no es muy identificable. Para poder lograr una inversión efectiva enfocada a obtener resultados en el desarrollo de el capital intelectual requiere estar ligado hacia las necesidades estratégicas de el negocio. (Swanborg, 1997).

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Justicia Distribuida Justicia por procedimiento

Herramienta de Administración (Management)

Ni/

Actitudes

¡Herramientas tradicionales 1.- Asignación de recursos

2 - Incentivos económicos

3.- Estructura Organizacional

Satisfacción por resultados "Obtuve lo que merecía"

Proceso justo

1. - Compromiso

2. - Explicación

3. - Expectativas claras

Confianza y compromiso "Siento que mi opinión

cuenta"

Comportamiento Cooperación obligatoria "Hago lo que me dicen"

Cooperación voluntaria "Hago más de lo que me

piden"

Ni/ D e s e m p e ñ o

Se cumple con las

expectativas

Se sobrepasan las

expectativas

bajo Cooperación alto_

Fig. 2. 2 Dos caminos enfocados hacia la mejora en el desempeño de las personas.

No existe una relación directa entre las inversiones que se hagan en tecnología y el desempeño en la administración del conocimiento. Erik Brybjolfsson (1996) dice: "La misma cantidad de dinero gastada en tecnología puede significar para una empresa una ventaja competitiva mientras que para otra puede significar un costoso papeleo". Por lo tanto, un factor clave para eficientizar los beneficios al comprar tecnología es la efectividad que se le dé a la utilización de la información relacionada con el desempeño de la organización. (Malhotra, 1998)

Como una ayuda hacia las organizaciones para determinar el tipo de conocimiento que necesitan y cuál es la mejor manera de recolectarlo y compartirlo, se desarrolló un modelo para considerar las inversiones en 3 grupos: generales, enfocadas y estratégicas.

Para explicar un poco estas 3 categorías se puede decir que las generales son los que la empresa necesita simplemente para hacer negocio, es decir, incluyen los conocimientos necesarios para hacer negocio en un determinado mercado o industria. Si bien es probable

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que este conocimiento sea adquirido por medio de educación formal (estudios universitarios), es muy común que esto se aprenda a través de las relaciones sociales y la interacción entre los compañeros de trabajo. La compartición de conocimiento a través de las relaciones informales ha sido por mucho tiempo una parte importante dentro de las empresas. Este tipo de conocimiento es necesario tratar de encapsularlo y representarlo de alguna manera para poder hacerlo disponible hacia los demás y que no se quede solo en las mentes de unos cuantos. (Swanborg, 1997)

Las inversiones enfocadas son las que mantienen a la empresa en el negocio junto con sus competidores, esta categoría incluye el conjunto de experiencias, lecciones aprendidas y resultados de evaluaciones aplicadas las cuales documentan el cómo la empresa pueda adquirir la excelencia en su trabajo. La mejor manera de atacar este tipo de conocimiento es elegir un proceso de negocio específico y a través de investigación y procesos de análisis identificar los factores claves de éxito y sus elementos principales logrando así determinar los puntos más importantes sobre los cuales se debe tener información. (Swanborg, 1997)

Las inversiones estratégicas son la fuente de las ventajas competitivas que puede crear líderes del mercado. La importancia de administrar el conocimiento estratégico se basa en el hecho de que es algo difícil de obtener y distribuir por la empresa; después de todo si fuera algo que estuviera disponible fácilmente, perdería la característica de ofrecer ventajas competitivas. A pesar de la existencia de el grupo de inversiones enfocadas, el conocimiento estratégico comúnmente se aplica a factores específicos dentro de los procesos de negocio para una determinada circunstancia que presenta la empresa en ese momento, en lugar de que sea algo que se pueda aplicar de una forma más general. (Swanborg, 1997)

Hoy en día, en cualquier área de negocio, el éxito proviene de la habilidad de adquirir, almacenar o empacar y distribuir el conocimiento de una forma eficiente y con mayor velocidad que cualquier competidor. Los profesionales de cualquier disciplina necesitan aprender formas de hacer mejor su trabajo así como identificar nuevas maneras de agregar valor a lo que hacen. La experiencia que han tenido algunas empresas de fama mundial claramente demuestra que adquirir, empacar e impulsar ideas que reduzcan costos, incrementen la velocidad y distribuyan valor hacia los consumidores ayuda a la empresa a alcanzar un desempeño exitoso. (Swanborg, 1997)

Conocimiento e información son conceptos diferentes. Mientras que la información generada por sistemas computacionales no es un buen conductor de la interpretación humana para las acciones, el conocimiento radica en el contexto subjetivo de acción de el usuario basado en la propia información. (Malhotra, 1998)

La confusión entre conocimiento e información ha causado que se hayan hecho grandes inversiones en tecnología las cuales han generado muy pobres resultados. Los líderes de negocio deben darse cuenta que no es la información sino el conocimiento existente en las personas y la creación de nuevo conocimiento, que se da en el proceso de la interacción social de las personas, lo que genera las ventajas competitivas necesarias para interactuar en los mercados actuales. (Malhotra, 1998)

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Capítulo 3

Metodología de Investigación

"El hombre no tiene oídos para aquello a lo cual la experiencia

no le ha dado acceso "

Friedrich Nietzsche

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La metodología que se utilizó en el trabajo de investigación de campo para la realización de esta tesis fue la metodología cuantitativa. E l uso de esta se debe a que se llevó a cabo un análisis de los factores que dan forma a una organización aprendiente (investigación bibliográfica) y a partir de estos, se trató de identificar, por medio de la opinión de diversas personas, a los más importantes, siendo esto el objetivo de la tesis.

Con este trabajo de investigación se pudo analizar el nivel de conocimiento que existe acerca del concepto de organización aprendiente, cuál es la jerarquía o importancia que se le da a cada característica de este tipo de organización, así como los beneficios obtenidos por la aplicación de los mismos dentro de la empresa a la que pertenecen las personas encuestadas.

Dentro de la metodología cuantitativa, existe varios métodos que se pueden utilizar para llevar a cabo la investigación. E l método que se utilizó para llevar a cabo el presente trabajo fue el de las encuestas. Dichas encuestas fueron aplicadas telefónicamente y se buscó que las personas expresaran todas las ideas que cada quien tiene respecto al tema de investigación. Se mantuvo una charla con cada uno de los encuestados buscando orientar a la gente en los conceptos de la investigación y tratando de que cada quien opinara y diera los comentarios acerca de lo que piensa así como lo que están haciendo al respecto en sus empresas.

Encuestas

A continuación podemos ver las ideas de Marcos (1997), acerca de la definición de las encuestas y algunos puntos importantes que se deben de tomar en cuenta a la hora de aplicarlas. Las encuestas son herramientas que permiten la investigación cuantitativa de un tema; sin embargo a diferencia de otros métodos, no requieren que se reúna al conjunto de personas (grupos de estudio) en un mismo lugar; tampoco se necesita que "vivan" lo que se desea analizar. A l utilizar este método lo que se hace es elaborar un cuestionario y aplicarlo a una muestra representativa; posteriormente se analizan los resultados utilizando métodos estadísticos.

Entre los aspectos principales que hay que considerar para realizar una encuesta están los siguientes :

• Asegurarse que las preguntas sean claras. • Evitar tecnicismos o lenguaje especializado. • Evitar preguntas que puedan influir al encuestado, o mencionar de alguna manera

lo que esperamos como respuesta. • Debe ser fácil de seguir.

A través de la utilización de las encuestas se pudo obtener la opinión y las ideas que poseen los líderes de las empresas que tomaron parte en esta investigación, con el fin de identificar su conocimiento respecto al concepto de organizaciones aprendientes y los resultados obtenidos por la aplicación del mismo. Además de esto, también se obtuvo cuáles son las características que se consideran más importantes que definen a una organización

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aprendiente, las cuales se pueden utilizar para llevar a cabo procesos de adopción de esta idea dentro de las empresas.

Existen dos tipos de preguntas que se pueden utilizar al hacer un cuestionario, en esta investigación se utilizaron ambos: preguntas abiertas y preguntas cerradas.

Las preguntas abiertas se utilizan para obtener opiniones y explicaciones como respuesta a una pregunta. (Marcos, 1997).

A través de esta parte de la encuesta, se pudo identificar si el encuestado conocía el tema acerca de organizaciones aprendientes, así como su experiencia al poner en práctica este concepto (en los casos en los que esto aplicara). Además se pudo identificar si dentro de estas empresas existe algún otro tipo de esfuerzo en búsqueda de un mejor desempeño general de la organización.

Las preguntas cerradas consisten en dar opciones fijas como respuesta para contestar el cuestionario. (Marcos, 1997).

En esta parte de la encuesta, se le dieron al encuestado una serie de características que forman parte de una organización aprendiente, a las cuales les dio una calificación a cada una de ellas midiendo su importancia dentro de la constitución de este tipo de organizaciones.

En el Anexo se puede encontrar la encuesta que se aplicó para llevar a cabo esta investigación.

Elementos a investigar en la encuesta

Con la aplicación de la encuesta se desea analizar un grupo de elementos correspondientes al concepto de organización aprendiente y su aplicación dentro de las empresas mexicanas.

Primero, se quiere saber si las personas que van a contestar la encuesta conocen o alguna vez han escuchado el concepto de organización aprendiente. Después, se busca que el encuestado dé una definición de lo que considere que sea una organización aprendiente, de esta forma se puede tener una idea con respecto a cómo se percibe dicho concepto por parte de los dirigentes empresariales encuestados.

Una vez definido el concepto de organización aprendiente se busca analizar cuáles son las características que el encuestado considera que serían las que identifican a una organización como aprendiente.

Después de definir las bases con respecto a la teoría de organizaciones aprendientes se desea obtener información acerca de la aplicación de este concepto, para así, conocer el nivel de uso que se tiene dentro de las empresas. En caso de que el encuestado conteste que sí se está aplicando el concepto de organización aprendiente, se quiere saber cuáles han sido los

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principales problemas u obstáculos a los que se han enfrentado para llevar a cabo el proceso de aplicación de dicho concepto. Además se desea saber cuáles han sido las ventajas o beneficios que se han obtenido dentro de la empresa a partir de el inicio de la aplicación del concepto mencionado.

Por otro lado, si la empresa a la que pertenece la persona encuestada no está aplicando el concepto de organización aprendiente se desea saber si dicha empresa está aplicando algún otro esfuerzo de mejora dentro de la misma. Esta información se busca con el fin de identificar la preocupación de las organizaciones con respecto a la búsqueda de mejoras en su desempeño general.

Muestra para la investigación

Para llevar a cabo las encuestas se definió un grupo de empresas que tuvieran las siguientes características :

1. Empresas ubicadas en territorio mexicano. 2. Que tengan un mínimo de 500 empleados. 3. Que estuvieran posicionadas en la lista de las 500 empresas mexicanas más

importantes de acuerdo a la revista Expansión.

Los giros de las empresas que formaron parte de la muestra para llevar a cabo la investigación son los siguientes :

• Alimentos y Bebidas • Industria Automotriz • Tiendas de Autoservicio y Departamentales • Telecomunicaciones • Industria de la construcción • Industria eléctrica • Industria farmacéutica • Computación • Hoteles • Minería • Petroquímica • Química • Industria del papel • Restaurantes • Transporte • Industria Textil • Tabaco • Siderurgia

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Es importante mencionar que las encuestas fueron aplicadas a las personas que desempeñan algunos de los siguientes puestos dentro de su empresa :

• Director o Gerente de Informática • Director o Gerente de Recursos Humanos • Director o Gerente de Planeación

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Capítulo 4

Resultados de la investigación

"Los tiempos difíciles tienen un valor científico. Estos momentos son oportunidades

de aprendizaje que no se deben perder"

Ralph Waldo Emerson

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A continuación se van a presentar los resultados encontrados en la investigación de campo efectuada en la muestra de empresas descrita en el capítulo anterior.

Definición de organización aprendiente

El 33% de las empresas consultadas definen a una organización aprendiente como "una organización capaz de generar conocimiento, convirtiendo la información en conocimiento, capitalizando los conocimientos en general". (1)

El 19% definió a las organizaciones aprendientes como "una organización con equipos de trabajo autodirigidos y autoevaluados, los cuales permiten que se capitalice la sinergia entre los colaboradores". (2)

El 12% dice que una organización aprendiente es "aquella que se encuentra en un proceso de mejora continua". (3)

E l 8% definió a una organización aprendiente como "una empresa capaz de crear capacidades y transmitirlas dentro de ella". (4)

El 36% restante generó una serie de ideas con respecto a una organización aprendiente, como por ejemplo: capacitación del personal, aprender de errores, utilización de la experiencia y autodesarrollo empresarial. (Otros)

Definición de Organización Aprendiente

Fig 4.1 Definición de organización aprendiente

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Características más importantes de una organización aprendiente

E l 20% definió las siguientes características como las más importantes: a) Romper las barreras del cambio y b) Romper las barreras interdepartamentales y asegurar que exista un canal de

comunicación organizacional que permita a los colaboradores comunicar sus propuestas de mejora a la alta dirección. (1)

El 18% comentó que las características básicas de una organización aprendiente serían:

a) La flexibilidad en la operación, b) E l registro de experiencias y aprendizaje y c) Darle mucha importancia al capital intelectual. (2)

El 14%) dijo que las características de una organización aprendiente deben de ser: a) Actualización continua, b) Mente abierta hacia el aprendizaje, c) Evaluación permanente y d) Un enfoque directo hacia las necesidades de sus clientes. (3)

El 10%) opinó que las principales características son: a) E l factor humano, b) La capacitación permanente y c) Disposición y capacidad de aprender. (4)

E l 38%) restante generó una serie de características como: a) Enfoque de desarrollo, b) Ampliar los conocimientos, c) Una correcta planeación, d) Una integración del personal y e) Identificar las potencialidades de cada persona. (Otros)

Características más importantes de una organización aprendiente

• 1 • 2 • 3 • 4 • Otros

Fig 4.2 Características más importantes de una organización aprendiente

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Principal problema enfrentado al aplicar concepto de organización aprendiente

El 61% de las empresas encuestadas contestó que está haciendo algo con respecto a la aplicación del concepto de organización aprendiente.

De ese 61% se obtuvieron los siguientes datos:

E l 27% de los encuestados comentó que su principal problema ha sido la resistencia al cambio junto con la preparación académica tan desnivelada de la gente. (1)

El 9% dijo que sus problema son la concientización en general del personal y la falta de interés por el trabajo en equipo, siempre buscando un beneficio individual. (2)

El 8% comentó que los obstáculos a los que se ha enfrentado son la falta de interés por el uso de la tecnología, falta de tiempo para tomar capacitación y los bajos niveles de recursos económicos asignados a esta labor. (3)

El 6% dijo que no ha tenido problemas para implementar las ideas de una organización aprendiente. (4)

El 50% restante no dio una respuesta a este cuestionamiento. (No contestó)

Problemas al aplicar concepto de organización aprendiente

Fig 4.3 Problemas al aplicar concepto de organización aprendiente

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Mejoras detectadas en el desempeño general de la empresa a partir de la aplicación del concepto de organización aprendiente

E L 26% ha detectado mejoras significativas en la calidad del trabajo que se realiza en toda la empresa. (1)

El 18% generó incrementos en su producción. (2)

El 6% ha detectado mayor velocidad en el flujo de información, un mejor trabajo en equipo así como también una reducción de gastos en general. (3)

El 4% todavía no ha evaluado los resultados obtenidos en sus empresas. (4)

El 46% restante prefirió no contestar a esta pregunta. (No contestó)

Mejoras detectadas al aplicar concepto de organización aprendiente

Fig 4.4 Mejoras detectadas al aplicar concepto de organización aprendiente

Existencia de algún otro esfuerzo de mejora en la organización

E l 92% de las empresas consultadas contestó que sí está haciendo algo con la finalidad de mejorar el desempeño de sus empresa.

De este 92%, se desprende la siguiente información :

E l 36% basa sus procesos de mejora en el ofrecimiento de capacitación a sus empleados. (1)

El 14% lleva a cabo procesos que controla a través de las ideas de calidad total. (2)

E l 13% realiza una labor de creación de nuevos sistemas que ayuden a los procesos de la organización. (3)

E l 8% hace evaluaciones generales del trabajo, así como control de inventarios y auditorias. (4)

El 6% genera manuales de orientación y fomenta el trabajo en equipo. (5)

El 4% busca cambios de cultura dentro de la empresa. (6)

El 46% restante no respondió a esta pregunta. (No contestó)

Esfuerzos de mejora dentro de las empresas

• No contestó

Fig 4.5 Esfuerzos de mejora aplicados dentro de las empresas

Categorización en nivel de importancia de características de una organización aprendiente

De una lista de características, cada persona encuestada tenía que definir el nivel de importancia de cada una de ellas para la formación de una organización aprendiente.

A continuación se presenta la lista de características en el orden en que quedaron de acuerdo a la calificación que se les dio a cada una: (1 - Más importante, 11 - Menos Importante)

1 - Identificación del conocimiento (a) 1 - Mantener actualizada la información (b) 2- Verificar la veracidad de la información (c)

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3- Recolectar la información (d) 3- Verificar el producto final con el usuario (e) 4- Organizar la información (f) 4- Crear una cultura de "compartir" (g) 4- Alineación del conocimiento con el trabajo diario (h) 5- Mantener una tecnología de premier nivel (i) 6- Cultura organizacional que promueva una relación interdepartamental (j) 7- Crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento (k) 8- Elegir el formato adecuado para presentar la información (1) 9- Asignarle la misma importancia a la información explícita y a la "tácita" (m) 10- Segmentar el auditorio (usuarios) (n) 11- Customizar el contenido de acuerdo al auditorio, (o)

Nivel de importancia de características de una organización

aprendiente • a • b

• c

• d

le If

• g

• h II Ij

• k

• I Im In l o

Fig 4.6 Nivel de importancia de características de una organización aprendiente

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Capítulo 5

Análisis de los resultados de la investigación

"El último fin del conocimiento no es el conocimiento en sí mismo

sino la acción "

Thomas Henry Huxley

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A continuación se presenta el análisis de los resultados encontrados en la investigación de campo efectuada en la muestra de empresas descrita en el capítulo 3, así como la comparación de dichos resultados con la información obtenida de la revisión bibliográfica presentada en el capítulo 2.

Definición de organización aprendiente

Algunas de las definiciones generadas por los directivos empresariales que formaron parte de la investigación de esta tesis fueron las siguientes: "Organización que se encuentra en un proceso de mejora continua", "Organización capaz de generar conocimientos", "Organización que mediante procesos internos aprende de sus errores", "Organización con equipos de trabajo autodirigidos y autoevaluados", "Organización que posee sistemas tecnológicos que permite expander el conocimiento".

De acuerdo a las ideas encontradas en la investigación (encuestas), la percepción general de la gente que labora en las empresas mexicanas es que una organización aprendiente es una en donde se aprovecha el conocimiento de sus empleados en general para buscar un beneficio para la organización. Por ahí también se habla del concepto de equipos autodirigidos los cuales aprovechan el intercambio de ideas para mantenerse en una búsqueda constante de una mejora continua.

En la investigación bibliográfica se encontró que la idea principal sobre la que se sustenta el concepto de organización aprendiente es el aprendizaje obtenido a través de la experiencia de las personas, misma que se obtiene con el trabajo diario. A esto se le agregan los mecanismos para encontrar alguna forma de almacenar todo el conocimiento existente en la empresa y con esto se redondea el concepto general de organización aprendiente.

Comparando ambas ideas, se puede observar que los directivos de las empresas mexicanas no tienen muy claro el concepto de organización aprendiente, por ahí manejan ideas aisladas pero nada concreto. Sin embargo, en Estados Unidos, ya se tiene más tiempo manejando estos conceptos y ya forma parte de la industria en general la idea de organización aprendiente, es por esto que se ven conceptos más maduros y de mayor sentido entre los miembros de la industria en general, con ideas acerca de aprender de la experiencia y buscar la manera de plasmar (por escrito) y almacenar los conocimientos adquiridos, se identifica un mayor avance y conocimiento acerca de la mejor forma de poner en práctica los conceptos de una organización aprendiente.

Pienso que México va iniciando a manejar este tema y que poco a poco va a ir avanzando en esto, pero por el momento solo hay esfuerzos e ideas aisladas tratando de encontrar sentido al concepto de organización aprendiente.

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Características de una organización aprendiente

Tomando como referencia las ideas expresadas por cada director de empresa encuestado respecto al concepto de organización aprendiente, se encontró que las características que ellos mencionan que deben de tener este tipo de organizaciones son las siguientes :

• Romper las barreras del cambio • Romper las barreras interdepartamentales y asegurar que exista un canal de

comunicación organizacional que permita a los colaboradores comunicar sus propuestas de mejora a la alta dirección.

• La flexibilidad en la operación • E l registro de experiencias y aprendizaje • Actualización continua (capacitación permanente) • Evaluación permanente • Un enfoque directo hacia las necesidades de sus clientes. • Disposición y capacidad de aprender. • Enfoque de desarrollo • Una correcta planeación • Una integración del personal • Identificar las potencialidades de cada persona.

Por otra parte, en la investigación bibliográfica se encontraron otra serie de características necesarias para formar una organización aprendiente, a continuación se presenta la lista de las mismas:

• Adquisición de conocimiento • Identificar el conocimiento • Crear una cultura de "compartir" • Crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento • Aprendizaje continuo • Cultura organizacional que promueva la relación interdepartamental • Recolectar y organizar la información • Segmentar el auditorio (usuarios) • Customizar el contenido de acuerdo al auditorio • Distribución del conocimiento • Alineación del conocimiento con el trabajo diario

Si observamos ambas listas podemos apreciar que existen varias similitudes en ellas, conceptos como la necesidad de que exista comunicación a todo lo largo y ancho de la empresa, actitudes de aprendizaje continuo, registro de experiencias y aprendizajes, entre otras. Esto nos habla de que tanto la empresas mexicanas como las estadounidenses poseen las mismas ideas acerca de las características necesarias para generar una organización que aproveche el conocimiento que posee.

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En el tema anterior se observa que los directivos de empresas mexicanas no tienen un concepto claro hacia la definición correcta de organización aprendiente, sin embargo sí saben expresar las características que deben de tener estas. Esto nos indica que tal vez los directivos mexicanos no sepan definir claramente lo que es una organización aprendiente, mas sí saben que el conocimiento es algo básico que debe de mantenerse dentro de la organización para buscar una mejora continua y tratar de ubicarse en una posición ventajosa en el mercado en el que se desenvuelven.

Principal problema enfrentado al aplicar el concepto de organización aprendiente

De acuerdo a los autores revisados en la investigación bibliográfica, existen algunos problemas a los que se están enfrentando las empresas estadounidenses para poner en práctica las ideas y conceptos de una organización aprendiente. Uno de los principales problemas consiste en motivar a los empleados para que compartan y usen el conocimiento, este es un obstáculo difícil de librar ya que por mucho tiempo los trabajadores han buscado atesorar sus conocimientos adquiridos ya que esto probablemente les traiga alguna mejora o ascenso dentro de la estructura organizacional.

Otro problema al que se tiene que enfrentar consiste en que la mayoría de la gente no sabe cómo aprender o tiene un concepto muy pobre de lo que es aprendizaje. Esto genera problemas importantes ya que en general estamos hablando de conceptos referentes a que una organización aprenda cuando sus integrantes (empleados) no saben cómo hacerlo. Es necesario hacer conscientes a las personas de su deficiencia en el área del aprendizaje y que cada uno acepte su situación y esté dispuesto a solucionar su problema.

Las implementaciones de los proyectos son muy importantes en el proceso y no solo en los resultados obtenidos. Este es una aspecto que se debe tomar en cuente ya que muchas veces pensamos que no importa el cómo se implemente las cosas siempre y cuando al final, si los empleados cumplieron correctamente con sus responsabilidades, reciban su recompensa adecuada. Es necesario identificar que muchas personas toman muy en cuenta las formas seguidas para implementar algún cambio en los procesos dentro de las empresas, si esto no se observa pueden generase problemas de aceptación por parte de lo empleados hacia las medidas que se quieren imponer y esto puede causar el boicot hacia las ideas y/o conceptos que se quieran implementar.

Algunos de los problemas a los que se han enfrentado los directores de empresas mexicanas al aplicar el concepto de organización aprendiente fueron expresados de la siguiente manera: "Falta de cultura de la gente para entender estos conceptos", "La cultura de no aceptar un cambio", "Romper con una tradición de conocimiento individualizado", "Poder lograr una concientización del personal en general para que tome en cuenta los esfuerzos que se realizan en la empresa para mejorar el desempeño".

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Con la información obtenida por medio de las encuestas aplicadas, se puede detectar que el principal problema que enfrentan las empresas mexicanas es la resistencia al cambio así como la tendencia generalizada de las personas de buscar un beneficio individual en lugar de compartir sus experiencias y aprendizajes con sus compañeros en una búsqueda por mejorar a la empresa en general.

A l comparar los resultados obtenidos, entre las encuestas y la revisión bibliográfica, podemos ver como las empresas mexicanas siguen estancadas en los problemas de resistencia al cambio, la gente no tiene mucho interés en buscar una forma diferente de hacer las cosas aunque estas traigan mejoras hacia la organización. Es aquí en donde se debe de romper este esquema y hacerle entender a la gente que el cambio va a traer beneficios para todos, es aquí en donde los métodos y procedimientos que se sigan para aplicar alguna nueva forma de hacer tal o cual proceso debe de ser participativa por parte de los trabajadores involucrados ya que de esta forma se logra un mayor compromiso y se pueden implementar las ideas de una forma más fácil.

E l problema de que la gente comparta sus conocimientos es generalizado ya que tanto las empresas estadounidenses como las mexicanas enfrentan esta situación, creo que en este punto es necesario que los líderes empresariales, quienes sean encargados de aplicar los conceptos de organización aprendiente, deben de trabajar muy duro para demostrarle a los empleados que el hecho de compartir con los demás lo que cada uno sabe no va a quitarles oportunidades de superación dentro de la organización, al contrario esto generaría mayor conocimiento acerca de cómo hacer sus trabajos lo cual acarrearía mejoras globales hacia la empresa y por consiguiente a cada uno de ellos.

Mejoras detectadas en el desempeño general de la empresa a partir de la aplicación del concepto de organización aprendiente

Dentro de organizaciones que están aplicando los conceptos de aprendientes, se pueden observar algunas ventajas de desempeño que las posiciona en un lugar privilegiado en comparación con sus competidores que no estén haciendo nada al respecto. Una de estas ventajas es la gran adaptabilidad que muestran las organizaciones aprendientes hacia los continuos cambios que presentan los mercados actuales. En un ambiente tan cambiante es necesario poseer las estructuras y los procesos necesarios para satisfacer lo más rápido posible a las nuevas necesidades que se estén presentando.

Por otro lado, otra importante ventaja que se tiene dentro de una organización aprendiente es que se aprovecha al máximo las habilidades de cada uno de los empleados, esto debido a que al manejar las ideas de compartir con los demás lo que cada uno sabe, existe el conocimiento de las habilidades que cada empleado posee y cuando alguien requiere alguna idea o concepto que desconoce pues busca a la persona o personas que lo pueden ayudar no importando en que área o departamento de la empresa trabaje ya que lo que se busca es que cada quien pueda hacer mejor su trabajo con la ayuda de sus compañeros que mejor lo puedan atender.

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Por último, se puede observar que dentro de las organizaciones aprendientes existe un gran nivel de confianza entre los empleados. La idea básica de las organizaciones aprendientes es la de compartir el conocimiento y esto solo se da si existe un alto nivel de confianza a todo lo largo y ancho de la empresa.

Los directivos empresariales encuestados en el trabajo de investigación, comentaron que algunos de los beneficios que han obtenido al poner en práctica ideas con respecto a la organización aprendiente fueron los siguientes: "Se han detectado mejoras sustanciales en la calidad del trabajo", "La producción se ha incrementado", "La velocidad a la que fluye la información dentro de la empresa se ha mejorado", "Se ha visto una reducción en los gastos de operación", " E l trabajo en equipo es una estrategia que se ha estado manejando y nos ha dado buenos resultados en los eventos en los que se ha aplicado".

Con los comentarios anteriores, podemos observar que las empresas mexicanas que dicen aplicar algunos conceptos de organizaciones aprendientes, sí han detectado algunas mejoras dentro de sus empresas. Tal es el caso de las mejoras en sus procesos de producción ya que al tener los empleados una buena relación entre ellos pues se genera un ambiente de confianza y colaboración el cual es propicio para que cada uno haga mejor su trabajo.

Otra mejora detectada consiste en un incremento significativo en la velocidad a la cual se trasmite la información a través de todos los niveles de la empresa, de esta forma todos están informados y conocen lo que se está haciendo en ese momento con el fin de mejorar el desempeño en general.

Por último se encontró que existen mejoras significativas en el trabajo en equipo que se realiza y es que esto es consecuencia de la confianza y cultura de compartir que se genera dentro de las organizaciones aprendientes, si cada empleado de la empresa deja de buscar un interés puramente individual y se preocupa por los demás pues en ese momento el trabajo en equipo aumenta su desempeño considerablemente.

En este apartado podemos encontrar mucha similitud entre lo que se investigó a través de la bibliografía de las empresas estadounidenses y lo que se encontró con las encuestas en las empresas mexicanas, en ambas se muestran mejoras en los niveles de adaptabilidad hacia los cambios tan frecuentes en el mercado actual así como también mejoras sustanciales en el desempeño general de las organizaciones debido a la mejor disposición que muestran los empleados para llevar a cabo su trabajo buscando un beneficio global de la empresa y no solo algo que sea individual y egoísta.

Existencia de algún otro esfuerzo de mejora en la organización

Dentro de la investigación bibliográfica realizada en esta tesis no se buscó nada respecto a esfuerzos adicionales de mejora en las empresas, sin embargo decidí poner esta pregunta en la encuesta para buscar el lugar en el que se encuentran las empresas mexicanas en lo que respecta a procesos de mejora en el desempeño de las mismas.

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Algunos de los comentarios de las personas encuestadas con respecto a este tema fueron los siguientes: "Los programas de mejora continua y calidad total han venido a modificar nuestros esquemas de trabajo y nos ha ofrecido buenos resultados en lo que respecta al desempeño de la organización", "Hace casi un año se implemento un programa general de capacitación para todos los empleados por medio del cual se les están dando herramientas para que puedan desempeñar mejor su trabajo", "Se está haciendo un esfuerzo general en el fomento de el trabajo en equipo", " E l área de Recursos Humanos hizo una revisión de los manuales de orientación y descripción de puestos buscando que con esto todos los empleados tengan clara cuál es su función dentro de la empresa".

Como resultado general de las encuestas aplicadas se encontró que las empresas se enfocan mucho a los esquemas de capacitación de empleados (36%) así como también programas dirigidos a los esquemas de calidad total en los procesos (14%>).

Me parece que estos esfuerzos son útiles para las empresas, pero creo que se están quedando atrasados con respecto a los avances que se están teniendo en los ámbitos internacionales. Aquí en México todavía se habla de calidad total, cuando en Estados Unidos ya se tiene el concepto de la economía basada en el conocimiento y los procesos de administración del conocimiento. Estas ideas van más adelantadas que las de calidad total, ya que con la administración del conocimiento se queda "guardado" el aprendizaje obtenido por los empleados dentro de la empresa y no solo se busca el objetivo de hacer las cosas bien y a la primera, sino que además de esto, se quiere guardar la experiencia adquirida para que de esa forma sea más fácil transmitir dicho conocimiento a cualquier persona que ingrese a trabajar a esta organización, logrando así un menor tiempo de adaptación y pudiendo obtener buenos resultados en un lapso corto de tiempo.

Esto es muy importante ya que en el momento de querer aplicar alguna idea o cambio dentro de algún proceso de la organización solo es necesario recurrir a la información almacenada que contiene las experiencias pasadas para que de esa forma se pueda facilitar la aplicación de las nuevas ideas sin volver a caer en los mismos errores que se cometieron en el pasado al tratar de implementar procesos similares.

Categorización en nivel de importancia de características de una organización aprendiente

De acuerdo a los conceptos encontrados en la investigación bibliográfica, podemos identificar la siguiente lista de características como las más importantes para formar una organización aprendiente :

• Identificar el conocimiento • Recolectar y organizar la información • Alineación del conocimiento con el trabajo diario • Crear una cultura de "compartir" • Crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento

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• Cultura organizacional que promueva la relación interdepartamental

En las encuestas aplicadas se encontró que las principales características que se mencionan como más importante para formar una organización aprendiente son las siguientes:

• Identificación del conocimiento • Mantener actualizada la información • Verificar la veracidad de la información • Recolectar la información • Verificar el producto final con el usuario • Organizar la información • Crear una cultura de "compartir" • Alineación del conocimiento con el trabajo diario • Mantener una tecnología de primer nivel

Si tomamos como referencia los resultados encontrados en ambas investigaciones podemos observar que existen algunos puntos en común en la definición de características de una organización aprendiente, esto nos demuestra que los líderes empresariales mexicanos si poseen la teoría correcta con respecto a las organizaciones aprendientes.

Todavía falta mucho por hacer ya que se tiene que encontrar la manera de aplicar todos estos conceptos de organizaciones aprendientes en los procesos diarios de las empresas mexicanas, de cualquier manera parece que las cosas van iniciando de una forma adecuada y tal vez en algunos años más adelante se puedan visualizar empresas la cuales estén operando bajo el concepto e ideas de una organización aprendiente.

Basándome en ambos estudios (revisión bibliográfica y encuestas), yo propongo la siguiente lista de características que deben de existir en toda organización que se considere aprendiente:

• Identificar el conocimiento existente: Este debe ser el primer paso a seguir en la implementación de una organización aprendiente, de aquí va a salir como resultado todo el conocimiento organizacional existente así como su localización (personas que lo poseen) dentro de la empresa.

• Plasmar por escrito (documentos) dicho conocimiento: Una vez identificado el conocimiento, es necesario encontrar la manera de representarlo en forma escrita para así hacerlo disponible hacia todos los empleados. Tal vez este sea uno de los pasos más difíciles de hacer (si no es que el más difícil) ya que van a existir conceptos o ideas que no tengan una forma de representación escrita, sin embargo hay que tratar de hacerlo y buscar la forma más aproximada de representar el conocimiento que se quiere guardar.

• Mantener un registro constante (actualizado) de experiencias y aprendizajes logrados por los empleados de la organización: Esta característica va encaminada a darle seguimiento y actualización a las bases de datos generadas con

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la primera recolección de conocimiento realizada dentro de la organización. Este concepto va dirigido hacia la idea de actualización continua, si el conocimiento organizacional plasmado en las bases de datos se queda obsoleto pues va a quedar sin la información correspondiente a los cambios generados dentro de la organización.

• Identificar la potencialidad de cada persona no solo en su trabajo diario, sino en cualquier actividad que pueda ayudar a mejorar cualquier proceso de la organización: A l tener información acerca de las habilidades y conocimientos de cada empleado, es más fácil detectar quién es la persona indicada que puede aportar alguna idea o ayuda en la implementación de algún proceso o trabajo que se quiera realizar dentro de la empresa.

• Crear una cultura de "compartir": Esta puede ser una difícil característica de implementar dentro de una empresa. La cultura general de la gente es la de guardarse para sí todo lo aprendido y no decirle o enseñarle a nadie al respecto; esta idea está basada en la teoría de que el que más sabe más probabilidades tiene de subir su nivel organizacional, si le enseña a alguien lo aprendido pues sólito se va a estar generando competencia y eso es lo que menos se desea. Es necesario que este cambio de cultura sea apoyado por el más alto nivel ejecutivo para que sea un proceso global dentro de la organización, los esfuerzos aislados sin apoyo de la dirección general van a ser muy difíciles de subsistir. Hay que buscar la generación de una cultura de confianza entre todos los empleados y definir claramente los beneficios de compartir conocimientos.

• Crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento: De nada sirve el conocimiento plasmado por escrito y almacenado en grandes bases de datos si nadie lo usa, por lo tanto es indispensable el motivar a la gente para que use toda la información existente de manera que facilite el trabajo diario de cada empleado dentro de la organización.

• Cultura organizacional que promueva la relación interdepartamental: Esta característica y la característica de generación de una cultura de "compartir" van muy ligadas. En la medida en la que dentro de la empresa se busque que los empleados se conozcan y se relacionen con todos sus compañeros dentro de la misma en general y no solo de su área de trabajo, se puede lograr que la gente pueda confiar en alguien que conoce "en persona" y no solo por nombre. Mientras más relación y conocimiento exista entre los empleados, más fácil se puede lograr que exista confianza entre ellos y se puedan ayudar a desempeñar mejor el trabajo de cada uno, logrando así un beneficio global en la organización.

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Capítulo 6

Conclusiones, Recomendaciones y Trabajos Futuros

"Existe el mundo de las ideas y el mundo de la práctica "

Mathew Arnold

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Conclusiones

Con ambientes tan cambiantes y mercados competitivos como son los que vivimos actualmente, las economías de los países están dando un giro hacia la búsqueda de algún factor que los mantenga al día y con capacidad de poder permanecer en un buen nivel de competencia. De esto se origina la idea de administrar el conocimiento buscando almacenar todo el aprendizaje logrado por las personas que laboran en las empresas tratando de no perderlo en el momento en el que los empleados dejan de trabajar en ese lugar. Con la interacción de estos conceptos surgen las organizaciones aprendientes, las cuales basan su funcionamiento en la administración del conocimiento así como su puesta en práctica dentro de las operaciones de la compañía buscando mantener una cultura de aprendizaje continuo.

La presente tesis fue desarrollada por medio de una investigación bibliográfica en la cual se buscó la información existente con respecto a la formación de organizaciones aprendientes y su funcionamiento, además se llevó a cabo una investigación de campo en empresas mexicanas por medio de la cual se detectaron las ideas que tienen los directivos mexicanos con respecto a las organizaciones aprendientes.

En la investigación de campo realizada se encontró que la mayoría de las empresas mexicanas no maneja el concepto de organización aprendiente, la mayoría tiene idea acera de lo que se trata pero no lo aplica al 100%. En algunos casos se están aplicando conceptos aislados los cuales han generado resultados positivos dentro de las empresas, sin embargo todavía falta mucho para alcanzar el calificativo de aprendientes.

E l concepto de organizaciones aprendientes es relativamente nuevo dentro de las empresas mexicanas, una muestra de esto es que en los resultados del estudio de campo se observa un pequeño esfuerzo hacia la aplicación de estas ideas pero todavía se encuentran en la etapa inicial. En países como Estados Unidos este concepto forma parte fundamental del accionar de muchas de las empresas que ahí operan ya que el conocimiento es el arma principal que se tiene para sobresalir en un ambiente tan voluble y difícil como el de hoy en día.

Poco a poco las ideas de una organización aprendiente deben de ir tomando fuerza dentro de nuestro país y buscar la manera de poder explotar al máximo este recurso tan importante como es el conocimiento.

Las empresas que mencionaron que están haciendo algo con respecto a la aplicación del concepto de organización aprendiente están detectando mejoras significativas en la calidad del trabajo que se realiza, así como un incremento en sus niveles de producción.

Debido a que el concepto de organización aprendiente no es muy aplicado dentro de las empresas mexicanas, se le preguntó a los directivos encuestados si su empresa estaba utilizando algún método o concepto con el fin de buscar mejoras en su desempeño general; la mayoría contestó que sí están haciendo algo al respecto. Por lo general las respuestas se dirigieron hacia las ideas de calidad total en sus procesos y capacitación a sus empleados.

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La metodología que se aplicó en la investigación de campo fue del tipo cuantitativa haciendo uso de encuestas las cuales estaban divididas en dos partes: una sección de preguntas abiertas, por medio de las cuales se pudo detectar las ideas que se tienen con respecto a las organizaciones aprendientes y la segunda parte consistía de una lista de características de las organizaciones aprendientes y los encuestados tenían que priorizar cada una de ellas detectando así cuáles eran las más importantes.

Las empresas que formaron parte de la muestra debían operar en territorio mexicano, tener más de 500 empleados y haber aparecido en la lista de las 500 empresas más importantes que publicó la revista Expansión en 1998. Los giros de las empresas participantes fueron muy diversos, tales como bebidas y alimentos, automotriz, computación, farmacéutica entre otras; en total fueron 18 diferentes.

Los resultados de las encuestas fueron analizados y comparados con la información encontrada en la revisión bibliográfica de lo cual se identificaron las principales características que debe poseer una organización para considerarla aprendiente.

De las características identificadas por los ejecutivos de la empresas encuestadas y junto con la información encontrada en la revisión bibliográfica, se identificaron las siguientes como las más importantes en la configuración de una organización aprendiente: generación de procesos para la identificación del conocimiento existente, plasmar por escrito (documentos) dicho conocimiento, mantener un registro constante (actualizado) de experiencias y aprendizaje logrados por los empleados de la organización, identificación de la potencialidad de cada persona no solo en su trabajo diario sino en cualquier actividad que pueda ayudar a mejorar cualquier proceso de la organización, crear una cultura de "compartir", crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento y cultura organizacional que promueva la relación interdepartamental.

Recomendaciones y Trabajos Futuros

Algunas recomendaciones para trabajos futuros relacionados con el tema de organizaciones aprendientes pueden ser las siguientes:

Realizar un estudio similar al de esta tesis a 5 o más años de distancia con el fin de visualizar la evolución en la aplicación de este concepto dentro de las empresas mexicanas. Como ya se había comentado la aplicación de las ideas de organización aprendiente en nuestro país están en la etapa inicial y sería interesante observar los avances en cuanto su comprensión y aplicación dentro de las organizaciones.

Efectuar una comparación de las empresas mexicanas con empresas de América del Sur en lugar de hacerlo con Estados Unidos, con el fin de identificar cuál es la situación en la que se encuentran la aplicación del concepto de organizaciones aprendientes en los países de Latinoamérica.

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Continuar con el estudio de estas tesis y definir la forma en la que se puede implementar las características identificadas como más importantes para una organización aprendiente. Esto es relevante ya que este trabajo llegó solo hasta la definición de las características sin embargo, sería bueno que se tuviera una guía de puesta en práctica para facilitar la aplicación de estos conceptos en las empresas mexicanas.

La recomendación final que deja el presente estudio a los ejecutivos y directivos empresariales es el considerar el concepto de organización aprendiente como un elemento muy importante que les puede servir en el funcionamiento general de las empresas revolucionando su forma de operar actualmente, aprovechando al máximo lo mejor que cada uno de sus empleados puede ofrecer: su conocimiento.

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ANEXO. Encuesta utilizada en la investigación de campo

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY

Maestría en Administración de Tecnologías de Información

INVESTIGACIÓN DE CAMPO

TESIS

Identificación de las características más importante que debe tener una organización para considerarla aprendiente

1. - ¿ Alguna vez ha escuchado el concepto de "Organización Aprendiente" ? S i O No O

Nota : En caso de una respuesta negativa, pasar a la pregunta 7

2. - ¿ Cómo definiría a una "Organización Aprendiente" ?

3.- ¿ Cuáles serían las características más importantes que debe de tener una "Organización Aprendiente" ?

4.- ¿ En su empresa se está haciendo algo con respecto a la aplicación del concepto de "Organización Aprendiente" ?

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5.- ¿ Cuál ha sido el principal problema u obstáculo al que se han enfrentado al aplicar el concepto de "Organización Aprendiente" ?

6.- ¿ Cuáles han sido las principales mejoras que se han detectado en el desempeño general de la empresa a partir de la aplicación del concepto de "Organización Aprendiente" ?

7.- ¿Existe algún otro esfuerzo de mejora dentro de su empresa. ? ¿ En qué consiste ?

8.- Para cada uno de los conceptos de la siguiente lista por favor califique el nivel de importancia que tiene dentro de una "Organización Aprendiente".

1 - Nada Importante 5 - Muy Importante

Identificación del conocimiento 1 2 3 4 5 Recolectar la información 1 2 3 4 5 Organizar la información 1 2 3 4 5 Segmentar el auditorio (usuarios) 1 2 3 4 5 Customizar el contenido de acuerdo al auditorio 1 2 3 4 5 Elegir el formato adecuado para presentar la información 1 2 3 4 5

Verificar el producto final con el usuario 1 2 3 4 5 Crear una cultura de "compartir" 1 2 3 4 5 Crear un esquema de recompensas por el uso del conocimiento 1 2 3 4 5 Mantener actualizada la información. 1 2 3 4 5 Verificar la veracidad de la información 1 2 3 4 5 Alineación del conocimiento con el trabajo diario 1 2 3 4 5 Mantener una tecnología de primer nivel 1 2 3 4 5

Cultura organizacional que promueva una relación interdepartamental 1 2 3 4 5 Asignarle la misma importancia a la información "explícita" y a la "tácita" 1 2 3 4 5

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