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trabajo que indica cual es el proceso de implementacion de facturacion electronica
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Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más
eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A
BRENDA HERRERA CARRANZA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTA
2011
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Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más
eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A
BRENDA HERRERA CARRANZA
PROYECTO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTA
2011
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TABLA DE CONTENIDOS.
1 INTRODUCCION 7
2 ANTECEDENTES 9
2.1 ANTECEDENTES NORMATIVOS 9
2.2 ANTECEDENTES OPERATIVOS 11
2.3 ANTECEDENTES CERTIFACTURA 12
3 PROBLEMA 14
3.1 PLANTEAMIENTO 14
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 15
3.3 JUSTIFICACIÓN 15
4 OBJETIVOS 16
4.1 OBJETIVO GENERAL 16
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16
5 MARCOS DE REFERENCIA 17
5.1 PRESENTACIÓN DE CERTICÁMARA S.A. 17
5.2 MARCO TEÓRICO 17
5.3 MARCO LEGAL 21
5.1 MARCO CONCEPTUAL 22
6 HIPÓTESIS 25
7 DISEÑO METODOLOGICO 26
4
7.1 TÍTULO 26
7.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 26
7.3 SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN 26
7.4 TIPO DE INVESTIGACIÓN 26
7.5 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 26
7.5.1 DISEÑO ADMINISTRATIVO 26
7.5.2 DISEÑO FINANCIERO 28
7.5.3 DISEÑO TÉCNICO 29
7.6 FUENTES DE CONSULTA 31
7.6.1 FUENTES PRIMARIAS 31
8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 33
8.1 ¿QUÉ ES FACTURA ELECTRÓNICA? 33
8.2 CARACTERÍSTICAS DE CERTIFACTURA 33
8.3 ALCANCES DE LA SOLUCIÓN PARA CERTICÁMARA 35
9 DISEÑO ADMINISTRATIVO 37
9.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE CERTICÁMARA S.A. 37
9.2 MISIÓN 37
9.3 VISIÓN 37
9.4 DEPARTAMENTO DE CALIDAD 38
9.5 POLÍTICA DE CALIDAD 38
9.6 OBJETIVOS DE CALIDAD: 38
9.7 REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD 38
9.8 PLANIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD. 39
9.9 MEJORA CONTINUA. 39
9.10 DEPARTAMENTO COMERCIAL 39
9.10.1 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 39
9.10.2 DIVISIÓN DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40
9.10.3 OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40
9.11 DEPARTAMENTO FINANCIERO 41
5
9.12 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN 41
10 DISEÑO FINANCIERO 42
10.1 FACTURACIÓN 42
10.2 COMITÉ DE CARTERA 43
10.3 ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA FACTURA CONVENCIONAL Y LA FACTURA
ELECTRÓNICA 44
10.4 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA FÍSICA 50
10.5 ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA
ELECTRÓNICA. 51
11 DISEÑO TECNICO 52
11.1 DIAGRAMA GENERAL DEL PROYECTO. 52
11.2 DIAGRAMA ARQUITECTURA 56
11.3 FLUJO DE PROCESO DE FACTURA. 59
12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 62
12.1 PLAN DE TRABAJO IMPLANTACIÓN PROYECTO. 62
12.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO. 64
12.3 DESARROLLO DE APLICACIONES DE SOFTWARE. 65
12.4 IMPLEMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LOS PROYECTOS DTE. 72
12.4.1 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO. 72
13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO 75
14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE FACTURA
ELECTÓNICA 76
15 CONCLUSIONES 77
6
16 RECOMENDACIONES 78
17 BIBLIOGRAFÍA 79
7
1 INTRODUCCION
Ésta investigación corresponde al continuo acompañamiento de quien elabora el siguiente
trabajo de grado con una participación del 100% en todas las actividades desarrolladas;
aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera; específicamente conceptos y teorías
en lo referente al área de sistemas de información, racionalización de trámites y planeación
administrativa en las actividades de planeación, implementación, parametrización a nivel
funcional de la herramienta y control de calidad de las tareas asignadas las cuales permitirán la
ejecución óptima del proyecto
El desarrollo del mismo arrojará como resultado una herramienta de facturación electrónica que
este en la capacidad de emitir, recibir y almacenar un número indeterminado de facturas
electrónicas para Certicámara, la cual a su vez enviará dicho documento sus clientes, con los
cuales se dé un acuerdo de facturación por este medio.
Una de las necesidades a nivel mundial para las empresas es la automatización de sus
procesos frente a los nuevos retos que imponen los mercados globalizados, con esto se busca
la generación de servicios más ágiles y oportunos a sus clientes; de esta manera se plantea la
posibilidad de que las compañías puedan utilizar diferentes mecanismos tecnológicos en
procesos de negocio críticos por medio de sistemas de información que permitan garantizar la
autenticidad e integridad de los datos y a su vez la entrega, expedición, aceptación y exhibición
de la información de manera eficiente, dando cumplimiento a la ley, y de esta manera lograr
garantizar seguridad jurídica y técnica de los procesos en medios electrónicos.
Una de las posibles directivas exploratorias en nuestro entorno empresarial apunta a la Factura
Electrónica. En Colombia existe desde hace muy poco tiempo la posibilidad legal de contar con
la aprobación jurídica de operación de dicho mecanismo, siendo este, uno de los procesos
vitales para los empresarios y que ha sido en diferentes países como Chile, una alternativa
técnica para mitigar la evasión fiscal y reducir los costos del proceso para los empresarios.
De esta manera se puede establecer que la Factura Electrónica es la oportunidad para integrar
las actividades financieras y de gestión de tesorería de cualquier organización, esto implica que
se deben soportar las operaciones financieras para todos los efectos fiscales aplicables a la ley
colombiana. Pero en la actualidad en nuestro país no se tiene una aplicación masiva de este
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mecanismo, debido a las barreras que el pasado normativo exponía, pues limitaba a que para
su uso se tuvieran que realizar inversiones exorbitantes y requerimientos técnicos demasiados
rigurosos de implementar.
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2 ANTECEDENTES
La factura electrónica nace como una iniciativa jurídica, apoyada en las herramientas
tecnológicas vigentes (i.e. Certificación digital basada en tecnología PKI1), brindando respuesta
a una necesidad de competitividad, control, ahorro de insumos y simplificación de procesos. En
este orden de ideas, el presente análisis se desarrollará de acuerdo a un conjunto de términos
que exponen el estado del arte de la facturación electrónica en Colombia y en la región
(Latinoamérica) y ubican al lector en el contexto legal, normativo y tecnológico sobre el cual se
implementan los procesos de facturación electrónica
2.1 Antecedentes normativos
A continuación se enumeran un conjunto de antecedentes normativos de acuerdo a la
legislación colombiana y los cuales aportaron las bases para lograr definir los procesos de
Facturación Electrónica en Colombia:
• Ley 223 de 1995
Mediante esta ley 223 de 1995 se modifico el artículo 616-1 (factura o documento equivalente)
el cual define:
“La factura de venta o documento equivalente que se expida, en las operaciones que se realicen
con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores
finales; son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora,
la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el
Gobierno Nacional.”
• Artículo 617 del Estatuto Tributario
Este artículo define principalmente los requisitos que se deben cumplir en el momento de
generar una factura de venta y los cuales se enumeran a continuación:
1 PKI: Infraestructura de llave pública. Tecnología sobre la cual se basa toda la plataforma de certificación digital del
estado colombiano y que cumple con todos los requerimientos establecidos por la Ley de Comercio Electrónico (Ley 527
de 1999) y el decreto reglamentario 1747 del 2009).
10
o Estar denominada expresamente como factura de venta.
o Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio junto
con la discriminación del IVA pagado.
o Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
o Fecha de su expedición.
o Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
o Valor total de la operación.
o El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
o Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos
de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas
y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.
• Decreto 1094 de 1996
Este decreto reglamenta el Art 616-1 del Estatuto Tributario, define la factura electrónica como:
“documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o, prestación de
servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador
a otro.”; y establece los parámetros de la factura electrónica como documento equivalente a la
factura de venta.
• Ley 962 de 2005
El artículo 26 de la presente ley define: “ la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse,
archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y
cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que
garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su
conservación”.
• Decreto 1929 de 2007
En este decreto se proporcionan los parámetros para la aplicación de factura electrónica como
mecanismo facilitador de las transacciones comerciales entre los que encontramos:
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o Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de
bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada,
aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.
o Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas
tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura
electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de
facturación por computador.
o Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o
servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la
factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición.
o Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al
adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como:
expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en
consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente
decreto.
o Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de
numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador.
Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá
solicitarse la respectiva autorización.
• Resolución DIAN 14465 de 2007.
En esta resolución 14465 se exige que quienes expidan y acepten facturas electrónicas tengan
que estar haciendo reportes bimensuales a la DIAN con el consolidado de sus operaciones, y se
especifican los procedimientos para la generación del contenido técnico de control de las
facturas y de las notas crédito en general.
• Ley 1231 de 2008 – Factura Comercial
En esta ley se reglamenta la factura como título valor y como mecanismo de financiación para
los empresarios.
2.2 Antecedentes Operativos
Las arquitecturas de Facturación Electrónica hasta la Ley 962 y el Decreto 1929 de 2007,
presentaban las siguientes características:
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• Las facturas generadas solamente eran válidas como documentos equivalentes a las
facturas físicas de venta si se transmite en una red de valor agregado.
• Aplicaba para la factura de venta que no equivale a la factura cambiaria de
compraventa.
• Se debía utilizar el buzón electrónico (aunque resulte cuestionable su uso pues la red de
valor agregado genera su contenido y se mantiene actualizado)
• Servía de soporte fiscal a las transacciones.
Es por ello que se habilita en Colombia, tanto la factura de venta como la factura cambiaria de
compraventa; la cual permite mejorar del control financiero de la organización, la capacidad de
disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas, incrementa
el control sobre los flujos financieros dentro de la organización y optimiza los procesos de cobro
mediante la integración con los medios de pago/entidades financieras, reduciendo tiempos y
automatizando las acciones de validación.
2.3 Antecedentes CERTIFACTURA
Bajo la perspectiva que ofrece Certicámara en el mercado Colombiano en donde su premisa es
la utilización de medios electrónicos como soporte transaccional para las compañías, se
visualizó la necesidad de obtener un producto que permita un mejoramiento de procesos y
ahorro de costos en la organización. Certicámara hizo una evaluación a una serie de compañías
con el fin de determinar el tipo de proceso que podría aportar con su nuevo producto utilizando
como base un esquema tecnológico, después de este estudio encontró una oportunidad en el
proceso de facturación. Una vez definida esta directriz estratégica Certicámara inició su proceso
de búsqueda de alternativas en el mercado mundial que ofrecieran este tipo de soluciones,
después de un exhausto proceso en donde se definieron parámetros de selección que
garantizarán un alto nivel de conocimiento en la solución se decidió que la mejor alternativa era
la que ofrecía AZURIAN S.A. con su herramienta DTE Plus.
Azurian es una de las primeras empresas certificadas por SII (servicio de impuestos internos)
para ofrecer su solución de DTE. La primera empresa que utilizó esta solución fue la
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Embotelladora Andina, quien a su vez fue el primer cliente aceptado por SII para operar con
Documentos Tributarios Electrónicos con fecha 23 de Abril del 2003 (www.sii.cl).
Actualmente más de 120 empresas son clientes de DTE Plus de Azurian solo en Chile, siendo
además la solución con mayor experiencia del mercado, ya que fue la primera solución
electrónica implementada en Chile. Hoy esta solución es responsable de la emisión del 48% de
total de documentos recepciones por el Servicio, sobre un total de 39.9 Millones de documentos
recepcionados por el SII.
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3 PROBLEMA
3.1 Planteamiento
En los últimos años el mundo ha entrado en un proceso de rápida transformación. Los cambios
en los sistemas tecnológicos, políticos y económicos, nos llevan a que las empresas requieran
nuevos de mecanismos que les permitan ser más eficientes y eficaces.
La empresas en Colombia vienen adaptándose a estos nuevos cambios, implementado la
automatización en sus procesos, buscando la generación de servicios ágiles y oportunos que
generen valor diferenciador frente a la competencia y que le permitan lograr un punto de
rentabilidad, eficiencia a corto y mediano plazo.
De esta manera vemos como la reciente legislación Colombiana (Decreto 1929 del 2007 emitido
por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, Factura Electrónica), permite a los
empresarios reducir los costos asociados a sus procesos de producción, permitiendo mejorar la
competitividad empresarial y al mismo tiempo le facilita al Estado controlar la evasión de
impuestos.
Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que generan los altos
costos relacionados con la impresión, numeración, envío, almacenamiento y conservación,
además también se debe tener en cuenta el nuevo marco normativo que define condiciones y
mecanismos de aseguramiento jurídico y técnico que hacen de la Factura Electrónica una
excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al empresario emitir, generar y
enviar facturas en entornos electrónicos dando cumplimiento a las exigencias legales actuales
incrementando los niveles de eficiencia en su operación de facturación.
Por lo anterior, y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la implementación de un
proceso de Facturación Electrónica y dada la viabilidad normativa, se propone la implementación
de un producto y/o servicio en Certicámara (Autoridad de de Certificación Digital Abierta
legalmente constituida bajo el marco legislativo colombiano), que le permita potencializar, a muy
bajo costo, el uso y la integración de las tecnologías de facturación electrónica a sus procesos
de negocio.
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3.2 Formulación del problema
¿Cuáles son los procesos que se deben llevar a cabo para la implementación de la Factura
Electrónica como oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestión de tesorería
en Certicámara?
3.3 Justificación
En la actualidad todo el entorno de la globalización, hace que las organizaciones planteen la
creación de nuevas estrategias que les permita ser empresas más ágiles, escalables y que
ofrezcan unos rápidos canales de respuesta a las necesidades del mercado. A partir de las
experiencias de otros países que han incursionado en este proceso de facturación electrónica
como Chile, México y España, en donde dicho proceso generó la posibilidad de mitigar la
evasión y reducir los costos del proceso de facturación para los empresarios, el presente
proyecto pretende profundizar en los conceptos generales de la factura electrónica y su
implementación en Certicámara. Desde este punto de vista se considera relevante el desarrollo
de éste proyecto ya que se enfocará en la viabilidad de la implementación de un sistema óptimo
que permitirá a esta organización el acceso a una tecnología enfocada a la eficiencia de los
procesos
Por lo anterior; la información que se genere en la elaboración de este proyecto, va a construir
las bases para complementar y aclarar los conocimientos ya adquiridos sobre el tema de
facturación electrónica, y va a contribuir a la creación de objetivos y estrategias más claras y
estables, que permitan a la organización concebir este mecanismo como una alternativa
económica y tecnológica que optimice los procesos.
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4 OBJETIVOS
4.1 Objetivo General
Determinar las condiciones de diseño y de implementación de la facturación electrónica en
Certicámara S.A.
4.2 Objetivos Específicos
• Aumentar la productividad en el departamento de facturación de Certicámara (menor
tiempo, mayor capacidad) => Mayor rapidez operacional en las ventas.
• Mejorar el control financiero de Certicámara y la capacidad de disponer de información
precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas.
• Optimizar los procesos de cobro en el área de cartera de Certicámara, reduciendo
tiempos y automatizando las acciones de validación.
• Elaborar un diagnóstico del área de facturación y logística que sirva como insumo para
la implementación del proceso de factura electrónica en Certicámara.
• Elaborar el plan de mejoras que permita crear una solución sostenible orientada al
proceso de facturación electrónica.
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5 MARCOS DE REFERENCIA
5.1 Presentación de Certicámara S.A.
La Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicámara S.A., o simplemente Certicámara, es
una sociedad anónima constituida por las cámaras de comercio del país con el objetivo de
prestar los servicios de certificación digital que se regulan por la ley 527 de 1.999, el Decreto
1747 de 2.000 y las demás normas que las complementen, modifiquen o reemplacen.
Certicámara es una Entidad de Certificación Digital Abierta de carácter esencialmente
Empresarial, que tiene como propósito fundamental proporcionar las herramientas necesarias
para que los empresarios y demás usuarios de Internet del país puedan realizar Negocios
Electrónicos con Seguridad Jurídica.
Certicámara tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogotá, se encuentra inscrita en el
Registro Mercantil bajo el número de matrícula No. 1079279, y tiene autorización para prestar
los servicios de certificación digital abierta de la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2 Marco Teórico
En la continua búsqueda de competitividad se han creado diferentes teorías que sustentan todo
el proceso decisional en el cual tienen que incurrir las organizaciones para llevar a cabo el
desarrollo de los proyectos con una adecuada utilización de los recursos, bajo premisas de los
componentes básicos que se deben tener en cuenta para aprovechar la oportunidad de
negocio. Como primera medida se debe tener en cuenta como lo menciona (Senn, 1993,23),
las organizaciones están conformadas por varios sistemas y a su vez éstos están conformados
por características específicas del sistema principal; el objetivo principal de cada uno de éstos
subsistemas es la producción de bienes y servicios que logren satisfacer la demanda del
mercado. Para cumplir tal fin los sistemas debes ser autorregulables y autoajustables con el
objetivo de poder medir su desempeño y productividad esperada, permitiendo facilitar los ajustes
requeridos al sistema logrando con ello una respuesta positiva a las necesidades del mercado
mediante la creación de unos adecuados sistemas de información.
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Es importante tener en cuenta que en ésta continua búsqueda de competitividad cada vez las
organizaciones debe estar más a la vanguardia de los avances tecnológicos es por ello que las
empresas adoptan herramientas que permiten optimizar sus procesos; como lo menciona (Effy
Oz, 2001,28-29) con la incursión en el comercio electrónico la gran mayoría de los negocios
utilizan en sus sistemas de administración bases de datos lo suficientemente robustas con el
único fin de mejorara de manera significativa el servicio al cliente tanto externo como interno.
Por su parte (Laudon, 2008, 392) nos confirma que ésta herramienta llamada Internet
puntualmente realiza un aporte significativo en la historia del comercio electrónico a mediados
de 1995 por medio del portal Netscape.com en el cual se publicaron los primeros anuncios
publicitarios de grandes compañías que sirvieron como base para incursionar en esta
modalidad de publicidad y ventas en la Web, lo cual generó un aumento significativo en el
incrementos de las ventas. A continuación se definen las características de la tecnología del
comercio electrónico, que nos permiten confirmar que éste tipo de tecnologías son más robustas
y potentes que las revoluciones anteriores.
Figura 1. Características únicas de la Tecnología del Comercio Electrónico
Dimensión del Comercio Electrónico Importancia en los Negocios
Ubicuidad: La tecnología de Internet y la
Web está disponible en todas partes: en el
mercado, en el trabajo, dispositivos
móviles.
El mercado se ha extendido más alla de las
fronteras tradicionales y carece de ubicación
temporal y geográfica. Se crea el mercado
virtual en donde las compras se realizan
desde cualquier lugar reduciendo los costos
de compra.
Alcance Global: la tecnología rebasa las
fronteras nacionales en todo el planeta
El comercio se realiza de forma transparente
y sin modificaciones. El mercado virtual
incluye a miles de empresas y consumidores
en todo el mundo.
Estándares universales: existen
estándares tecnológicos, los estándares
de Internet
Con el conjunto de estándares técnicos
existentes los sistemas se puedes comunicar
entre sí fácilmente.
Riqueza: se transmiten mensajes de video,
audio y texto.
Los mensajes de Marketing ahora se integran
en uno solo video, audio y texto.
Interactividad: la tecnología funciona a Los consumidores se involucran en un
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través de la interacción con el usuario. diálogo que ajusta dinámicamente la
experiencia a cada individuo.
Densidad de la información: la tecnología
reduce los costos de la información y
eleva la calidad.
Los costos de procesamiento, comunicación y
almacenamiento se reducen
significativamente. Se obtiene entonces
información más precisa y a bajo costo.
Personalización de mensajes de productos
y servicios: la tecnología permite entregar
mensajes adaptados tanto a las
necesidades de cada individuo como de
grupos.
La personalización de los mensajes de
marketing, de productos y servicios se basa
en las características individuales.
(Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencias Administración de la Empresa Digital - Kenneth C. Laudon)
Ahora bien es importante tener en cuenta los diferentes enfoques en cuanto a los parámetros
que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un estudio de viabilidad para el diseño e
implementación de un nuevo proyecto en una organización y podemos empezar por el análisis
del estudio de viabilidad planteado por (Sapag, 2007) en donde se evalúan las diferentes
posibilidades para lograr identificar el camino adecuado para el desarrollo del proyecto y del
correcto uso de las herramientas que sin lugar a duda de éstas dependerá el aumento o
disminución de la competitividad de la empresa en el entorno en el cual se desarrolle.
Aquí conviene detenerse un momento a fin de lograr interpretar los entornos que intervienen en
el esquema de implementación de la herramienta en la organización y determinar el impacto en
el momento de iniciar la inversión. En cuanto al estudio técnico se tiene la necesidad de
determinar si es posible o no realizar la inversión desde el punto de vista del análisis de la
capacidad técnica y el compromiso del personal que interviene directamente en la ejecución del
proyecto, se debe definir el camino de integración de las herramientas que posea la empresa
enfocadas a la nueva inversión que permita la integración del servicio que logre generar un
mayor valor agregado y en donde se adopte una estructura productiva sostenible no solo a
corto sino también largo plazo.
En cuanto al enfoque económico se debe tener en cuenta que depende en gran medida de la
adopción de un proceso adecuado que integre los beneficios y costos estimados para la
ejecución del proyecto que sin duda requiere de una amplia visión que permita por parte del
20
gerente del proyecto la integración adecuada de las estrategias y las herramientas de análisis
correctas para la toma de decisiones, que orienten a la empresa en la implementación
del nuevo proyecto.
Para el estudio administrativo es claro que se debe buscar un esquema adecuado que logre la
departamentalización y delegación de las funciones respecto correcta distribución de los cargos
de acuerdo con la complejidad de las tareas asignadas, la persona encargada de esta área debe
tener en cuenta que la estructura organización adoptada para el proyecto cumpla con los
requerimientos óptimos de rentabilidad deseables con miras a desarrollar el correcto esquema
de integración del proyecto.
Por último con el fin de fundamentar esta investigación, a continuación se presentarán algunas
ideas que dan bases técnicas y jurídicas a los procesos de facturación electrónica:
El Dr. Erick Rincón Cárdenas2 en el seminario “Factura Electrónica en Colombia Antecedentes,
estado actual y futuro cercano” comenta que una nueva reglamentación sobre factura
electrónica constituye una oportunidad para determinar con claridad dentro del ordenamiento
jurídico, cuáles deben ser los requisitos y el contenido que debe cumplir la factura electrónica en
materia fiscal para ser considerada como documento soporte de las operaciones mercantiles y
dar cumplimiento al deber de facturación.
Es importante estudiar el entorno jurídico-político de un país para establecer mecanismos que
generen un valor añadido a las organizaciones que permitan mejorar y optimizar los procesos
de las mismas logrando posicionarlas en el mercado, es por ello que la normatividad actual en
cuanto a Facturación Electrónica se define bajo los principios de neutralidad tecnológica es
posible implementar soluciones genéricas o soluciones hechas a la media de acuerdo con los
procesos de negocio de una organización específica siempre y cuando se respeten los principios
de la seguridad jurídica y tecnológica definidos en la Ley de Comercio Electrónico. Estos
principios son:
• Autenticidad: identificación plena del comercio emisor de una factura electrónica y el
cliente receptor de la misma.
2 Abogado de la Universidad del Rosario (Colombia); con Postgrado en Derecho Financiero de la Universidad del
Rosario (Bogotá, 2001), Derecho Contractual de la Universidad del Rosario (2004); Diplomado en Comercio Electrónico
Internacional (Universidad Externado de Colombia)
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• Integridad: imposibilidad de modificar, adulterar o borrar los datos almacenados en un
factura electrónica.
• No repudiación: mecanismo mediante el cual un comercio no puede negar el hecho de
haber emitido una factura electrónica
• Confidencialidad: mecanismo mediante el cual se garantiza la protección de la
información para conocimiento exclusivo del comercio, el cliente y el ente de control
gubernamental.
5.3 Marco Legal
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en su afán de contar con un marco
legislativo que soporte la facturación electrónica emitió en el año de 1996 el Decreto No. 1094
en el cual se define la factura electrónica como documento equivalente a la factura física y la
cual contaba con las siguientes características:
• Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la
prestación de servicios.
• Debe ser transmitido entre las partes a través de la utilización del lenguaje estándar
EDIFACT.
• Debe ser transmitido a través de una red de valor agregado, las cuales deben ser
administradas por entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones y
registrarse ante la DIAN para la intermediación en la transmisión de facturas.
Posterior al Decreto 1094, en la ley 527 de 1999 se definió y reglamentó el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, la cual a pesar de no
establecer disposiciones relacionadas en forma directa con temas fiscales y tributarios, sí ha
tenido incidencia respecto de la aplicación y validez de la factura electrónica como soporte
documentario de las operaciones comerciales.
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Por su parte, en la ley 962 de 2005 Artículo 26 se definió la Factura Electrónica de la siguiente
manera: “Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse,
archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y
cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que
garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su
conservación”.
Es así como la ley 962 en su artículo 26 hace referencia a dos situaciones diversas pero
complementarias dentro de la misma hipótesis normativa, pues el enfoque de la factura
electrónica – a partir de esa norma – no sólo será tributario, sino también comercial; al decir la
norma vigente que para todos los efectos legales se pueden expedir, aceptar y archivar facturas
electrónicas, está significando que para dar soporte a obligaciones cambiarias se pueden utilizar
ese tipo de facturas, o lo que es lo mismo, que las mismas pueden tomar la forma de títulos
valores electrónicos.
Finalmente, el Decreto No. 1929 del 2007 reglamenta el articulo 616-1 del estatuto tributario y el
artículo 26 de la ley 962 de 2005. Con esto, la factura Electrónica en Colombia se constituye
como una realizada empresarial totalmente viable.
5.1 Marco Conceptual
• Base de datos: conjunto de registros compartidos e interrelacionados; por lo general en
más de un archivo. Es un método para administrar datos que facilita la entrada,
actualización y manipulación de los datos.
• Batch: Se dice que un proceso es batch cuando se realiza de forma secuencial y
automática por el ordenador.
• Casos de uso: secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema en
respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema. Los diagramas de
casos de uso sirven para especificar la funcionalidad y el comportamiento de un sistema
mediante su interacción con los usuarios y otros sistemas.
• Datos: características de personas, cosas y eventos que pueden manipularse y
procesarse para producir información.
• Datos OLAP: proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento Analítico en
Línea), define a una tecnología que se basa en el análisis multidimensional de los datos
y que le permite al usuario tener una visión más rápida e interactiva de los mismos.
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• Firewall: sistema que protege a un ordenador o a una red de ordenadores contra
intrusiones provenientes de redes de terceros (generalmente desde internet).
• Hardware: partes físicas y tangibles de una computadora.
• Internet: red de redes internacional que proporciona a millones de personas acceso a
diversos recursos de información.
• Isocuanta: gráfico de las posibles combinaciones de insumos que resultan en la
producción de un determinado nivel de producción.
• Plataforma: hardware o sistema operativo estándar que utiliza la organización.
• Plug in: programa que se puede anexar a otro para aumentar sus funcionalidades,
generalmente sin afectar otras funciones no afectar la aplicación.
• Protocolo: conjunto estándar de reglas que controla la telecomunicación entre dos
dispositivos de comunicaciones o en una red.
• Protocolo LDAP: es un protocolo estándar que permite administrar directorios, esto es,
acceder a bases de información de usuarios de una red.
• Protocolo SMTP: Protocolo Simple de Trasferencia de Correo. Protocolo que se usa
para trasmitir correo electrónico entre servidores.
• Protocolo POP3: es un protocolo estándar que permite recibir e-mail.
• RAID: conjunto de paquetes de discos magnéticos conservados como copia de
seguridad. Algunas veces las RAID se utilizan para almacenar grandes bases de datos.
• Red: combinación de un dispositivo de comunicaciones y una o varias computadoras, o
dos o más computadoras y terminales, de modo que varios dispositivos puedan enviar y
recibir información audiovisual.
• Red de valor agregado: red de telecomunicaciones que pertenece y es administrada
por un vendedor que cobra a los clientes cuotas periódicas por sus servicios.
• Repositorio de datos: base de datos fundamental para el diseño; no sólo guarda datos,
sino también algoritmos de diseño y, en general, elementos software necesarios para el
trabajo de programación.
• Servidor: Computadora conectada a varias computadoras menos potentes que pueden
utilizar sus bases de datos y aplicaciones.
• Sistema operativo: software de sistema que soporta la ejecución de varias aplicaciones
diseñadas justamente para utilizar sus funciones.
• Software: conjunto de instrucciones que controla las operaciones de una computadora
• Transacción: actividad de negocios. En un contexto de sistemas de información,
registro de una actividad de negocios.
24
• Windows: conocido sistema operativo de la empresa Microsoft, que se ejecuta en
máquinas IBM y también en Macintosh equipadas con software intermediario apropiado.
• Workflow: se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de
negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto.
• XML: (Extensible Markup Language) corresponde a un lenguaje estándar que permite a
diferentes aplicaciones interactuar con facilidad a través de la red.
25
6 HIPÓTESIS
El diseño e implementación de la factura electrónica representan una alternativa viable
económica para Certicámara permitiendo incrementar los niveles de productividad y eficiencia
en su proceso de facturación.
26
7 DISEÑO METODOLOGICO
7.1 Título
Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el
proceso de facturación en Certicámara S.A.
7.2 Línea de investigación
Gestión, administración y organizaciones
7.3 Sublínea de investigación
Plan de desarrollo empresarial.
7.4 Tipo de investigación
El tipo de investigación que se plantea en este proyecto es de carácter descriptivo, ya que
abarca el registro, análisis e interpretación de la información recolectada y la comprensión de los
procesos que se estudian para identificar las características y parámetros que permitan dar un
veredicto de viabilidad económica, técnica en los procesos de implementación de facturación
electrónica.
7.5 Método de investigación
7.5.1 Diseño administrativo
Según Sapag en su libro proyectos de Inversión Formulación y Evaluación la correcta ejecución
de un proyecto depende en la mayoría de casos de los criterios de la administración que se le
dé a éste; es por ello que para este caso especifico el diseño de las estructuras administrativas
27
supone una división adecuada al interior de las áreas de cada departamento que intervienen en
el proceso de facturación electrónica.
Es importante tener en cuenta como lo expone (Miranda, 2003,156) el diseño administrativo
debe estar en cabeza de un Gerente de Proyectos el cual debe estar en la capacidad de
direccionar y ejecutar el proyecto, cumpliendo con los parámetros establecidos en la estrategias
establecidas al inicio del proyecto tanto técnica como financiera.
Se debe tener en cuenta que para la elaboración del diseño e implementación de éste proyecto
en particular no se deben dejar a un lado los parámetros especificados por (Senn, 1993, 33-35)
en el ciclo de vida en el desarrollo de sistemas que consta de las siguientes actividades:
• Investigación preliminar: la necesidad de mejorar o crear un sistema que permita
optimizar un proceso en específico en la organización puede surgir por una petición de
una o de un grupo de personas de unidad organizacional; sin importar esto se deben
tener en cuenta ciertos parámetros para poder dar trámite a ésta solicitud; los cuales
son:
o Aclaración de la solicitud: se debe examinar con precisión lo que el grupo desea
y plantear claramente dicha solicitud.
o Estudio de factibilidad: para lograr determinar si la solicitud es factible se deben
realizar tres estudios que son: factibilidad técnica, económica y operacional.
o Aprobación de la solicitud: en el momento en el que la solicitud apruebe el
estudio de factibilidad y para dar trámite; es necesario que la solicitud del
proyecto se incorpore al plan; con el objetivo que la administración priorice los
proyectos y les asigne su presupuesto.
• Determinación de los requerimientos del sistema: para éste ítem es importante que
comprendan a cabalidad los procesos de la empresa que se van a ver afectados con la
implementación de la nueva herramienta y para ello; el analista debe reunir los detalles
de cada proceso involucrado con las personas involucradas. Posteriormente el analista
recopila los datos recolectados e identifica los requerimientos que debe cumplir la nueva
herramienta.
• Diseño del sistema: en éste diseño se deben establecer los detalles con los cuales el
nuevo sistema cumplirá con los requerimientos exigidos en la fase de análisis; para ello
los analistas deben determinar los reportes y demás salidas que debe producir el nuevo
sistema; éste diseño también deberá proveer los datos de entrada; procedimientos y
documentos que contienen todas las especificaciones del sistema.
28
• Desarrollo de software: en ésta etapa de desarrollo se pueden evaluar dos alternativas:
comprar el software a terceros o desarrollarlo internamente con el personal que ya tiene
la organización; ésta elección dependerá de los costos de cada alternativa y de la
idoneidad el personal para desarrollar ésta labor.
• Prueba de sistemas: en ésta fase el sistema se empleará de manera experimental con la
ejecución de pruebas al software; con el objetivo que se cumplan los requerimientos
exigidos por los usuarios.
• Implantación y evaluación: en éste proceso se verifica que el sistema funcione
adecuadamente y se realiza la capacitación a los usuarios tanto funcionales como los de
área de tecnología y posterior a ellos se debe realizar la puesta en producción del
sistema iniciando con una prueba piloto y trabajando los dos sistemas el viejo y el nuevo
con el fin de comparar los resultados.
7.5.2 Diseño financiero
El principal objetivo de este diseño financiero es determinar cuáles son los costos asociados a la
implementación tecnológica de la plataforma de facturación electrónica en Certicámara; y cómo
se realiza la redistribución del departamento financiero para poder determinar las funciones que
desempeñara cada subárea dentro del proceso. Según (Núñez, 2007, 80-81); éste estudio debe
determinar el monto de los recursos económicos, el costo total de la operación y cuáles son los
indicadores económicos que nos permitirán realizar una correcta proyección financiera para la
ejecución del proyecto. A continuación se mostrará la gráfica con las interrelaciones entre los
componentes del estudio financiero.
Figura 2. Estructura Estudio Económico
(Fuente: Tomado del libro Manual para la Evaluación de Proyectos de Inversión - Rafael Núñez)
29
En el anterior diagrama se puede observar que la evaluación financiera va a depender
directamente del balance general que para el estudio financiero únicamente se debe tener en
cuenta el balance inicial que nos reflejará la relación entre el activo, pasivo y patrimonio actual
pero debido a la diversificación no podremos saber cómo se comportará en situaciones futuras,
el estado de resultados cuyo objetivo será calcular la ganancia neta y los flujos netos de efectivo
del proyecto en pocas palabras los ingresos totales menos los costos totales, el punto de
equilibrio el cual es utilizado para determinar en qué momento la organización obtiene
ganancias a partir de su ingreso y costo total y por último el costo de capital el cual representa
la obligaciones en las que incurra la empresa en el caso que el capital para realizar la inversión
no proceda de totalmente de una persona física sino que un porcentaje proceda de otras
empresas o de los bancos.
7.5.3 Diseño Técnico
Es de vital importancia entender que el mayor aporte al desarrollo de nuevos sistemas de
información los brinda las herramientas asistidas por computadoras como lo menciona (Senn,
1993,284-286), ya que con el uso adecuado de las herramientas los analistas que desarrollarán
el nuevo sistema, tienen el potencial para ser más productivos, se desarrollan las actividades en
un menor tiempo alcanzando con ello unos niveles de productividad superiores a los que
obtendrían si no se usarán dichas herramientas, debido a que se disminuyen los tiempos de
análisis, ejecución y documentación de manera significativa. Ésta automatización permite
también almacenar los datos en un formato que pueda ser fácilmente entendible por el analista,
permitiendo con ello una mayor exactitud y menor tiempo en el momento de elaborar informes.
Por otra parte (O´ Brien, 2006, 408) afirma que éste estudio nos permite realizar un análisis
detallado de la primera etapa que es el diseño de sistemas en el cual se debe especificar cómo
se van a utilizar los recursos existentes como lo son recursos de software, hardware, humano y
lo más importante como se van a concatenar de tal manera que podamos obtener de éstos
recursos la información necesaria para el producto que se quiere obtener sin dejar atrás la
elaboración del análisis de las necesidades de información que se puedan generar en el usuario
final que es quien a su vez provee las fuentes de documento de requerimientos funcionales que
va a servir de base para la elaboración del nuevo sistema de información. Éste diseño
comprende el desarrollo de las etapas de desarrollo que a su vez deben cumplir los siguientes
requisitos:
30
• Las necesidades de información de una empresa y de los usuarios finales contemplados
como uno solo.
• Actividades, recursos y productos del sistema de información actual que se está
utilizando.
• Capacidad del sistema de información para satisfacer las necesidades de información de
cada usuario y de las demás partes involucradas en el sistema.
Es de vital importancia que al realizar el diseño se tenga en cuenta el concepto del modelo de
sistemas planteado por (O´ Brien, 2006, 410) en el cual se tengan en cuenta los mecanismos
que se van a utilizar para satisfacer las necesidades en cuanto a información que los usuarios
puedan tener, sin dejar atrás que la elaboración de éste diseño que a su vez tiene unas
actividades estén acordes con los requerimientos funcionales planteados inicialmente en el
diseño de sistemas
Figura 3. Modelo Diseño de Sistemas
(Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencial- James O´ Brien)
En la figura anterior se evidencia una forma práctica de general un bosquejo de la etapa del
diseño de sistemas que son la etapa de diseño de interfase de usuario, de datos y de procesos y
éstas a su vez generan un insumo con las especificaciones para la elaboración de los diseños,
bases de datos y los procedimientos para la elaboración de programas; se debe tener en cuenta
que en la elaboración del diseño la etapa más crítica es la que involucra la interfaz del usuario
ya que ésta es la más cercana al usuario final quien es el que provee la información para realizar
los diseños de prototipos de entradas y salidas de usuarios , de servicios de intranet que sean
de fácil manejo para los mismos usuarios, con el fin de generar correctamente las
31
especificaciones de diseño tanto para los productos con para los diagramas que involucran a los
usuarios con los sistemas (computadoras).
7.6 Fuentes de consulta
7.6.1 Fuentes Primarias
Para la elaboración del presente proyecto de investigación se toma como base la información
recolectada por el equipo de trabajo de Certicámara; teniendo en cuenta que para la
implementación del mismo, los datos obtenidos están relacionados con los documentos y libros
especializados en el tema de facturación electrónica, como también por la información
suministrada por entes gubernamentales como: la DIAN, Cámara de Comercio de Bogotá,
información publicada en Internet, artículos e información suministrada por el grupo de trabajo
el cual fue escogido específicamente por sus destrezas y conocimientos en ésta área; los
cuales permitan diseñar e implementar las estrategias necesarias que conlleven a la eficiente
implementación de éste proyecto. Éste equipo de se describe a continuación:
• Gerente del proyecto: persona encargada de definir los requerimientos funcionales del
sistema de facturación electrónica, definir la estrategia de migración de procesos de
negocio asociados al proceso de facturación en Certicámara.
• Jefe de tecnología: persona encarga de diseñar, implementar y probar los sistemas de
facturación electrónica de Certicámara.
• Ingeniero Consultor de Sistemas: persona encargada de manejar los diseños
conceptuales de la solución con el fin de integrarlos en la organización.
• Grupo de consultoría del área comercial: grupo de 2 personas (una de ellas es la persona
quien elabora éste proyecto de grado) encargadas de dar seguimiento al avance de
implementación e implantación de los sistemas de facturación electrónica en
Certicámara.
• Director Administrativo y Financiero: actor que valida los procesos de negocio de
facturación electrónica y los integra con los procesos financieros de la organización
32
• Director Jurídico: valida que la solución de facturación electrónica implementada cumpla
con los lineamientos jurídicos y tributarios establecidos por la legislación Colombiana.
33
8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA
8.1 ¿Qué es factura electrónica?
En la continua búsqueda de optimizar y rentabilizar la mayoría de los procesos críticos, como lo
son los de facturación, el gobierno en conjunto con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales) en la Resolución 14465 de 2007, buscaron diseñar e implementar un modelo de
transacción electrónica que permita que los documentos tributarios que actualmente son
utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados por los
contribuyentes en forma electrónica mediante una plataforma segura basada en certificados
electrónicos, firma digital y encriptación de datos.
8.2 Características de Certifactura
Entendiendo los objetivos estratégicos de la empresa, se pueden definir las siguientes
características de la solución de Documentos Tributarios Electrónicos:
• Bajo la Norma: Integra a la empresa a la norma de transacciones de Documentos
Tributarios Electrónicos (Factura/Nota crédito Electrónica) definida por la DIAN en la
Resolución 14465 de 2007, siendo ésta norma la base para el diseño transaccional de
Factura/Nota crédito Electrónica.
• Integridad: Garantiza que la información contenida en el mensaje, queda protegida y
no puede ser manipulada o modificada, confirmando la no alteración de los datos de
origen. Resolución 14465 de 2007
• Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del Factura/Nota
crédito Electrónica. Resolución 14465 de 2007
• Veracidad: Se puede determinar la veracidad de una factura rápidamente utilizando la
comprobación de firma y timbres electrónicos normados por la DIAN.
• No repudio: El emisor que selle digitalmente un documento no podrá negar la
generación del comprobante.
• Validez: Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel.
34
• Ahorros: Permite ahorros importantes tanto en procesos administrativos como
operativos.
Desde la filosofía del proyecto hasta los elementos básicos de la aplicación, CERTIFACTURA-
DTE Plus contiene elementos diferenciadores que lo destacan de otros productos en cuanto a:
• El acceso a las funcionalidades de la herramienta y datos, es en forma perfilada
(Usuario y Contraseña), teniendo para cada perfil un control de las opciones a las que
puede ingresar. (Administradores y Usuarios Internos)
• Dada su arquitectura, CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes
plataformas, lo que otorga flexibilidad y evoluciona en conjunto con la empresa.
• La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en distintos
contextos, sin necesidad de aprender complejos manuales.
• No invasiva, complementa los actuales sistemas de Facturación que la empresa
posee, sin producir grandes modificaciones o alteraciones tanto en la operación de los
usuarios, como la disponibilidad del servicio para las diferentes aplicaciones. Esto se
logra por ejemplo, a través de la generación por parte de los actuales sistemas de la
empresa, de archivos planos de texto con formato Factura/Nota crédito Electrónica
definido por la DIAN.
• Amigable: La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en
distintos contextos sin necesidad de aprender complejos manuales.
• Escalable: Opera con volúmenes variables de facturación, adaptándose solo mediante
Hardware a los nuevos requerimientos de la organización.
• Volúmenes: Permite operar con grandes volúmenes de documentos tributarios.
(actualmente la solución ha sido probada con más 6.000.000 documentos/mes).
• Contingencia y Seguridad: Integra los conceptos de Encriptación y Autentificación
mediante certificados y firmas digitales, además realiza transacciones en forma segura
a través de sistemas de transmisión de mensajes que son el estándar en las
principales organizaciones transaccionales como la Banca y las Telecomunicaciones.
• Multiplataforma: CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas,
lo que otorga flexibilidad y permite evolucionar en conjunto con la empresa.
• J2EE: Estándar de programación a nivel mundial de alto rendimiento.
• Componentes: Los cuales pueden ser fácilmente reutilizados y optimizados para las actividades críticas de procesos.
35
Figura 4. Modelo de operación CERTIFACTURA
(Fuente: Tomado del Share Point Intranet Certicámara – Equipo Técnico)
8.3 Alcances de la solución para Certicámara
La solución planteada por Azurian para la implementación de factura electrónica en Certicámara
abarca las siguientes áreas funcionales:
Figura 5. Alcances de la solución
Convierte la información de los sistemas internos de la organización en una estructura estándar para la transferencia de información de acuerdo a las resoluciones de la DIAN.
Envía debidamente firmados y certificados electrónicamente los
documentos tributarios electrónicos a los clientes de acuerdo a los
canales definidos los contratos acordados entre ellos, registrando los
estados del proceso de recepción.
36
Validación y recepción de documentos tributarios electrónicos
generados por otros emisores autorizados en base a los contratos
acordados.
El modelo de datos relacional permite administrar la información
tributaria en varios motores de datos, por todo el tiempo que lo requiera
el cliente de acuerdo a su capacidad de almacenamiento.
Acceso perfilado y seguro a la información de DTE, impresión y gestión
bajo una plataforma Web simple y eficiente, la cual incorpora todos los
estándares de usabilidad actual.
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico)
37
9 DISEÑO ADMINISTRATIVO
En este diseño se describirán los aportes y procedimientos que se tuvieron que documentar por
parte del equipo de trabajo en el cual se encuentra la persona que presenta este trabajo de
grado, para lograr la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con base en los
requisitos de la Norma: NTC-ISO 9001:2008, los cuales son un requisito indispensable para
lograr cumplir el alcance de este proceso de facturación electrónica en Certicámara.
9.1 Descripción general de Certicámara S.A.
En este análisis se expondrá la conformación de cada uno de los departamentos los cuales
intervienen en el proceso de facturación electrónica dando una explicación de su función
dentro de la misma.
9.2 Misión
Somos una entidad de certificación digital abierta autorizada por la Superintendencia de
Industria y Comercio, constituida por las cámaras de comercio del país con el fin de proveer la
seguridad jurídica y tecnológica en entornos electrónicos cumpliendo el marco legal, las normas
y estándares internacionales de certificación digital.
Proveemos un portafolio integrado de soluciones de certificación digital al Estado, la comunidad
empresarial, los profesionales y ciudadanos, apoyados en un equipo humano e infraestructura
idóneos, generando sostenibilidad y rentabilidad a nuestros accionistas.
9.3 Visión
Ser reconocidos a nivel nacional como el tercero idóneo de confianza que garantiza total
seguridad jurídica y tecnológica al comercio electrónico a través de un portafolio integrado de
soluciones de alta calidad en certificación digital y en el ámbito internacional ser reconocidos
38
como el socio estratégico en iniciativas que fomenten el uso de la tecnologías de Certificación
digital en Latinoamérica.
9.4 Departamento de Calidad
Este departamento está conformado por un coordinador interno de calidad el cual se encarga de
mantener actualizados todos los procedimientos, formatos e instructivos de las diferentes áreas
de la organización, verifica que los procedimientos y formatos sean llevados de la forma
adecuada como también la forma de archivo de lo activo e inactivo en los diferentes procesos,
todo lo anterior dentro de un marco metodológico establecido en los procesos y objetivos de
calidad.
9.5 Política de calidad
A través del ofrecimiento de productos y servicios de certificación digital, aportar a la
comunidad, soluciones innovadoras, con estándares de calidad internacional que satisfagan las
necesidades y requerimientos de seguridad jurídica y tecnológica en los entornos electrónicos
garantizando eficiencia, economía y responsabilidad social con el apoyo de un equipo humano
idóneo, procesos eficientes y tecnología de punta
9.6 Objetivos de calidad:
• Garantizar la sostenibilidad, rentabilidad y liquidez de Certicámara.
• Incrementar el número de suscriptores y el uso de servicios de certificación digital.
• Garantizar la satisfacción de los clientes.
• Optimizar el ciclo de certificación.
• Fortalecer los canales de atención y soporte al cliente.
9.7 Revisión de la política de calidad
Anualmente a través del comité de calidad, reportando a la gerencia general y comercial, se
debe realizar una revisión general para determinar si las metas se han cumplido.
39
9.8 Planificación de la política de calidad.
Si existe algún tipo de cambio o revisión de la política de calidad se deben tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
• Necesidades del cliente vs. las directrices establecidas de la política de calidad y las
características de calidad.
• Características de calidad vs. la especificación de la materia prima suministrada por
proveedor.
• De esta revisión se pueden determinan objetivos para mejorar la satisfacción del
cliente y el mejoramiento continuo de la organización.
9.9 Mejora continua.
Todos los objetivos son evaluados periódicamente y así mismo calificados. Estos estudios están
relacionados con los resultados obtenidos por:
• Auditorías internas.
• Acciones Correctivas.
• Acciones Preventivas
• Quejas y reclamos de los clientes.
• Revisiones realizadas por la gerencia comercial.
9.10 Departamento comercial
Es el encargado de cumplir con las ventas de las diferentes líneas con que cuenta la compañía a nivel nacional e internacional.
9.10.1 Estructura del departamento comercial
• Gerente Comercial
• Gerente de Proyectos
• 2 Ejecutivos comerciales a nivel Bogotá
• 1 Ejecutivo comercial a nivel Cali
• 1 Ejecutivo comercial a nivel Bucaramanga
• 3 Ingenieros consultores
40
• 1 Ingeniero desarrollador
9.10.2 División del Departamento Comercial
La empresa cuenta con un departamento comercial que se encarga de promocionar y vender los
diferentes productos de la compañía. Este departamento se divide en tres grandes grupos:
gerente comercial a nivel nacional y dos subgrupos cada grupo cuenta con dos ejecutivos para
un total de cuatro ejecutivos y un gerente de proyectos a nivel nacional.
Existe un departamento de desarrollo e ingeniería el cual apoya al departamento comercial en lo
referente a pre-venta, elaboración de programas y soporte a los mismos dicho departamento
cuenta con tres ingenieros consultores y un ingeniero desarrollador.
La empresa establece anualmente un plan comercial dirigido principalmente a:
• Segmentación y actualización periódica de la base de datos de los clientes de la
empresa.
• Programa de capacitaciones a distribuidores.
• Visitas bimensuales a los clientes ubicados en las principales plazas comerciales del
país como Cali, Medellín y Cartagena.
• Desarrollo de nuevos productos a través de su departamento de Ingeniería y
desarrollo.
• Seguimiento, control, análisis y retroalimentación del servicio post venta que se le
presta a los clientes.
• Cumplimiento de los programas de comunicación, control interno, y procedimientos.
9.10.3 Objetivos del Departamento Comercial
• Mantener una disciplina de apertura de mercado que genere constantemente nuevas
oportunidades de negocios.
• Aumentar el número de suscriptores tanto a nivel nacional como internacional.
• Aumentar el control en el pago de anticipos y actualización de precios.
41
• Crear una comunicación clara y cumplimiento de procedimientos en todo el
departamento comercial evaluando y profesionalizando a los ejecutivos del área.
9.11 Departamento financiero
La dirección de este departamento se deriva directamente del Gerente General, y esta persona
que se encarga del correcto funcionamiento de la parte financiera de la organización, con el
apoyo de la división de contabilidad y de facturación y cartera.
La división de contabilidad cuenta con un Contador titulado cuyo trabajo es verificado por el
Revisor Fiscal de la compañía. El área de facturación de cartera cuenta dos auxiliares que se
encargan del seguimiento, del recaudo y cobro de dineros de la empresa generados en su
actividad comercial.
9.12 Departamento de producción
Certicámara S.A. está constituida por un departamento de producción que está constituido por
un área de radicación, constituida por dos operadores un el área de LRA conformada por dos
aprobadores y finalmente un área de RA conformada por un analista encargado de la
asignación de dispositivos
Es importante destacar que el departamento de producción cuenta con un área de Logística que
es una de las más importantes para la empresa dentro de esta área logística de la organización
se encuentra la división de compras, despachos y almacén de producto terminado, también se
encarga de las compras necesarias para adquirir la materia prima y demás elementos
necesarios tanto para la producción como para la gestión interna de la empresa, en este
departamento se cuenta con un coordinador de logística y un asistente cuya labor es verificada
directamente por el jefe de producción.
42
10 DISEÑO FINANCIERO
En este estudio se presentan los principales factores financieros que pueden llegar a afectar de
forma directa o indirecta el desarrollo sostenible del proyecto de Factura Electrónica en
Certicámara, para ello debemos tener en cuenta los costos, la calidad, el tiempo de entrega de
las facturas, y la elaboración de un presupuesto que sea acorde con el funcionamiento y la
actividad que desarrolla la empresa.
Esquemas de facturación en Certicámara S. A.
A continuación se dará una breve explicación de los procesos de de facturación y cartera
implementados en Certicámara y un análisis de los costos de emisión de facturas con el sistema
actual de facturación, esto con el objetivo de poder determinar cuáles son las oportunidades de
mejora en estas áreas después de la implementación del sistema de facturación electrónica.
10.1 Facturación
Con el propósito de mantener una cartera sana, de reducir la cartera vencida y de emitir
únicamente los servicios cancelados o los que tienen crédito aprobado se clasifican las ventas y
se determinan con las siguientes tipologías de facturación así:
Tipología 1: El cliente cancela por anticipado.
Tipología 2: El cliente necesita de la factura para cancelar (Contado).
Tipología 3: El cliente tiene autorizado crédito.
Tipología Contractual: Existe firmado un contrato
TIPOLOGIA 1
Venta con pago anticipado que no genera cartera. Son clientes (Suscriptores/Titulares) personas
jurídicas o personas naturales, que pertenecen a un convenio multiplicador o que simplemente
requieren adquirir un certificado digital u otros producto y servicio de certificación digital. Dichos
clientes están en la capacidad de consignar por anticipado el valor de la venta, dado que sus
políticas de pago no se restringen a la necesidad de obtener factura para proceder al giro,
43
generalmente son empresas del sector privado, sin que esto sea excluyente. Solo se autoriza la
emisión de la firma digital con la expedición de la factura y aplicación del pago.
TIPOLOGIA 2
Clientes personas jurídicas (Suscriptores/Titulares) que por políticas de pagos necesitan factura
como soporte para el giro, generalmente entidades del estado, sin que esto sea excluyente.
Solo se autoriza la emisión de la firma digital con la aplicación del pago de la factura. Si el cliente
no cancela al término de 30 días se anula la factura, por lo tanto no se prestara el servicio.
.
TIPOLOGIA 3
Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas que por su capacidad económica
previamente tiene un crédito aprobado. Debe existir una orden de servicio suscrita por cliente, ó
su equivalente orden de pedido de Certicámara firmada por el cliente, cumpliendo este requisito
se les factura y emite la firma digital
TIPOLOGIA CONTRACTUAL
Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas a quienes se les emite la firma digital y se les
prestan servicios conexos. Las cláusulas definidas en el contrato para el pago, son
condicionantes a la ejecución del contrato y serán las aplicables para cada caso. Dicho contrato
se encuentra suscrito por los representantes legales de las partes.
10.2 Comité de cartera
Con el propósito de evaluar la cartera de los clientes con crédito semanalmente se realiza un
comité de cartera conformado por el Gerente General, Dirección Comercial, Contador General y
el Analista Financiero, sus funciones serán:
o Hacer seguimiento a la recuperación de la cartera vencida,
o Evaluar la aprobación de los créditos,
o Tomar decisiones de cobro jurídico,
44
10.3 Estructura de costos de la factura convencional y la factura electrónica
Como lo afirma (Seen, 1993, 69) los sistemas de información son un arma estratégica que
habilita a las compañías a obtener una ventaja competitiva llevando a las organizaciones a la
creación de diferentes métodos que llevan a la reducción de costos y la adopción de algunos
sistemas que les permita la reducción de los mismos; ya que la mayoría de las tareas son
realizadas en gran parte por programas de cómputo, con lo cual se reducen los tiempos y dejan
un número muy reducido para las tareas de ejecución manual.
Para éste diseño financiero se realizó un análisis de las principales variables que afectan la
ejecución de éste proyecto y se puede observar en las tablas del presupuesto presentadas a
continuación que a pesar de la fortaleza adquirida por Certicámara en cuanto a que son los
únicos en el mercado y que gracias a la creación de las diferentes políticas de comercialización
han logrado sobresalir en cuanto a la calidad de sus productos haciéndola una empresa del
sector ser reconocida, todo esto con ayuda de la tecnología utilizada en los procesos de
producción, sin embargo en el ejercicio de sus actividades se evidencian algunas fallas
operativas en cuanto a los altos costos de logística y de mano de obra.
Por otra parte es importante observar la deficiencia en cuanto al crecimiento del mercado en
Colombia ya que hasta ahora son pocas las empresas que están ingresando en la era del
comercio electrónico. Es por ello que se piensa en crear un nuevo producto el cual contribuya a
la disminución en los costos de logística (técnicos) logrando con ello contrarrestar estás
barreras y abarcar una mayor proporción del mercado.
45
Tabla 1. Presupuesto de ventas sin factura electrónica expresado en miles de pesos
46
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Tabla 2. Presupuesto de ventas con factura electrónica expresado en miles de pesos
47
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Ésta evaluación financiera nos permite definir cuál es la inversión inicial, los costos durante la
operación de dicho proyecto y los beneficios futuros con lo cual se determina la viabilidad del
proyecto; es por ello que el análisis en el cual se debe tener más atención es el de las
proyecciones de ingresos y egresos, que al relacionarlos dan como resultado los Flujos Netos de
Efectivo que son los valores que al compararlos con la inversión inicial, permiten medir la
rentabilidad del proyecto.
Para éste caso específico; éste análisis se realizó a precios corrientes ya que éstos consideran
el efecto de la inflación sobre los precios; es decir si cada día las cosas valieran más, y se toma
en forma nominal, es decir, cada día una misma cosa se comprará con un mayor precio, pero es
posible que no esté aumentando realmente de valor.
48
A continuación se muestra una comparación de los costos asociados al proceso de facturación
tanto físico como electrónico; en el primer modelo de facturación los costos representan un valor
total de $ 686.874 millones sobre el total de los ingresos que corresponden al 1.9%, mientras
que en el proceso en electrónico los costos disminuyen representando tan solo un valor total de
$ 233.862 millones del total de los ingresos que corresponden al 0.66%.
Tabla 3. Estructura de costos sin factura electrónica expresada en miles de pesos
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
49
Tabla 4. Estructura de costos con factura electrónica expresada en miles de pesos
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
A continuación se puede evidenciar que en la evaluación del proyecto es realmente notoria la
disminución de los costos en el proceso electrónico ya que en los Estados de Resultados
presentado anteriormente disminuyen los costos de mano de obra, de los insumos y otros costos
indirectos como por ejemplo los costos de logística en el proceso en electrónico.
Tabla 5. Resumen de costos con factura física Vs factura electrónica expresado en miles de
pesos
La tabla que se muestra a continuación arroja como resultado una TIR correspondiente al 135%
esto debido a la disminución de los ítems en el costo proyecto en el proceso electrónico como lo
son: mano de obra, sueldos, provisiones y los costos asociados a la logística de envío y
almacenamiento de la facturación un costo de oportunidad para la implementación de este
proyecto equivalente a un 21%.
50
Tabla 6. Tasa Interna de Retorno del proyecto expresado en miles de pesos
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
10.4 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura física
La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la
ejecución del proyecto las cuales son el crecimiento natural del mercado y el precio del
certificado digital; en donde se evidencia que si los costos del certificado llegasen a representar
más del 2% de los ingresos es poco viable mantener el proceso de facturación física.
Tabla 7. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso – Factura física
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
51
10.5 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura electrónica.
La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la
ejecución del proyecto en electrónico en donde se evidencia una disminución notoria en el
porcentaje de los costos del certificado frente a los ingresos que permite un sostenimiento
constante del proyecto y una disminución del riesgo.
Tabla 8. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso – Factura electrónica
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Del anterior análisis financiero se puede concluir que con la implementación de éste nuevo
producto de Factura Electrónica, Certicámara tiene la oportunidad de reducir significativamente
los costos en su proceso de facturación ya que para todas las operaciones transaccionales que
implica el ejercicio normal de su labor se reducirán hasta en un 60%, lo que representa un
ahorro de tiempo, ahorro en los costos referentes a la expedición, entrega y almacenamiento de
las facturas sin dejar de lado la contribución con el medio ambiente que implicaría la no
utilización de papel y por consiguiente un aumento en su productividad.
52
11 DISEÑO TECNICO
Para la implementación del Sistema de Facturación Electrónica se ha seleccionado el modelo
metodológico TSP (Team Software Process) como metodología de desarrollo. Éste proceso
iterativo e incremental describe los diversos pasos involucrados en la captura de los
requerimientos y en el establecimiento de una guía arquitectónica inicial, que serán la base que
permitirá diseñar y probar la aplicación construida, siguiendo patrones básicos para la
elaboración de software. El modelo TSP describe paso a paso que herramientas producir y
cómo ejecutar su proceso de desarrollo, y adicionalmente está soportado por herramientas que
automatizan entre otras cosas, el modelado visual, la administración de cambios y las pruebas
(Humpherey, 2003).
11.1 Diagrama general del proyecto.
Para la correcta elaboración del diseño del sistema es importante tener claros los lineamientos
que se proporciona (Effy Oz, 2001, 554-555); el propósito de la fase de diseño es la evaluación
de las diferentes alternativas para la especificación adecuada del software, hardware y
tecnología de comunicaciones adecuada para la integración del proyecto. Para la correcta
identificación del los procesos afectados en la elaboración del nuevo sistema se usan diagramas
para describir el flujo de los datos en la operación del negocio con el objetivo de describir
gráficamente el flujo de datos logrando identificar cuáles son los procesos que pueden ser
automatizados (Effy Oz, 2001, 557-559).
De base de datos obtenida del área de facturación de Certicámara, se pueden obtener los
insumos primordiales que se deben tener en cuenta para éste desarrollo, se plantea a
continuación el diagrama general de la solución a nivel conceptual para la implementación de la
recepción de facturas electrónicas en Certicámara.
53
Figura 6. Diagrama General Proyecto
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico)
En la figura anterior, los proveedores de Certicámara mediante la solución de “CertiFactura” de
Certicámara, más el “Plug in” interactuarán en 2 procesos: Orden de Compra y Envíos de
Factura con el sistema personalizado de “CertiFactura” módulo de recepción para Certicámara.
El módulo de “CertiFactura Recepción” de Certicámara se conectará mediante Web Services al
“Sistema Workflow”, el cual está encargado de tomar los documentos desde la radicación
electrónica, realizando el proceso de clasificación y envío a los diferentes centros de costos para
su revisión, luego de este proceso, los documentos son finalmente aceptados y se envía la
confirmación al sistema SIGO para su causación mediante conexiones de Web Services.
Basándonos en la explicación que se debe dar a los requerimientos de la aplicación planteada
por (Seen, 1993, 366); éste análisis estructurado no sólo documenta a los funcionarios
involucrados en la ejecución del proyecto, sino que permite y brinda las herramientas de ayuda
que utilizan los analistas con el objetivo de analizar el sistema, permitiéndole desarrollar una
BackOffice Middleware Certifactura CertiCamara Proveedores
Correo Electrónico Factura Anexos
O/C
Plug in Internet Internet
Sistema Workflow
SIIGO
Repositorio DatosPara OLAP
Proveedor Electrónico
WebServices
Repositorio DatosOrganización
(Usuarios , Perfiles, Roles)
Excel de consultaPivotes y Análisis Datos
WebServices
PROVEEDORES
54
descripción más completa y lograr identificar los puntos en los cuales se pueden llegar a
presentar la vulnerabilidades con la implementación del nuevo sistema.
A continuación se procede a detallar los componentes que integran este diagrama general:
Tabla 9: Descripción componentes del diagrama general del proyecto
Elemento Características
Sistemas Internos
Certicamara (SIGO)
• Actualmente el cliente cuenta con un Sistema Integral de Servicios Administrativos (SIGO) el cual se encarga de registrar y administrar la información de las facturas recibidas desde la radicación al proceso de causación de facturas.
• Este sistema es único y la integración que se realizará con el proyecto es a través de la conexión con el “Sistema de Workflow” el cual le enviará los datos del documento para iniciar el proceso de “Causación” una vez que haya sido aprobado por el(los) usuario(s) asociado(s) a dicha factura.
• La conectividad entre los sistemas será mediante Web Services.
o Web Service o Web Service de Visualización de Documento
CertiFactura – Certicamara
• Este elemento contiene el SW de facturación electrónica “CertiFactura”.
• El SW va a interactuar con los 2 grandes procesos definidos para el proyecto:
o Envío de O/C a proveedores o Recepción de Facturas de Proveedores
• Este servidor se encontrará alojado en las instalaciones de Certicamara.
• Esta aplicación estará implementada en la siguiente plataforma:
o Sistema Operativo: Windows o Base de Datos: Oracle o Servidor de Aplicaciones: WebSphere o Tomcat
• La autentificación y perfilamiento de esta aplicación se realizará vía protocolo LDAP.
• CertiFactura es una aplicación “Web”, no requiere de actualizaciones en cada PC cada vez que se realiza un cambio, solo basta con actualizar la aplicación general.
Proveedor Electrónico
• Este elemento representa la solución e infraestructura que Certicámara dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo.
• Este producto es plataforma Web, lo que permite implementar fácil y rápidamente políticas de actualizaciones o mantención de la herramienta sin
SIIGO
55
impactar la compañía. • El producto contará además con un “Plug in Certicamara”
el cual le permitirá al proveedor operar con el modelo definido para hacer más expedito el intercambio de información a través de las O/C y las facturas asociadas.
• Certicámara ofrecerá este producto en 2 grandes modalidades a los proveedores de Certicamara.
o Pequeños proveedores: a través de la interfaz Web.
o Grandes proveedores: utilizando la interfaz de datos definidos para el intercambio, enviado facturas como lotes para el procesamiento
Sistema Workflow
• Este sistema tiene por objetivo tomar las facturas de proveedores proporcionadas por el sistema CertiFactura y realizar las siguientes actividades:
o Validaciones Automatizadas � Si el proveedor es válido. � Retenciones (Tipo de documento). � Cálculos Aritméticos sobre el documento
(IVA, Neto, Detalles). � Existencia de Número de O/C o
Contrato. � Fecha de Cierre:
• Cierre de Mes. • Cierre de Fin de Año.
o Clasificación de Facturas � Centro de Costo � Tipo de Ítem (Activo Fijo) � Monto de la Factura
o Asignación a Workflow � Dependiendo de la Clasificación de la
Factura � Administración de rechazos en el
Workflow (Usuarios Aprobadores o Compradores)
� En caso de devolución en el Workflow, los posibles flujos son:
• Volver al área anterior • Directamente rechazada al
proveedor o Administración de Alertas de Workflow
� Alertas de Recepción de Facturas � Alertas de Tiempo de Espera de Nodo
• Otras características: o Generación de Tabla de datos para repositorio
OLAP de consulta vía Excel o Permitir la configuración de múltiples Workflows.
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico)
Plug in
Proveedor Electrónico
56
11.2 Diagrama Arquitectura
A continuación se presenta el diagrama de arquitectura para el proyecto el cual define los
parámetros técnicos del sistema a tener en cuenta para integración de este proyecto.
Figura 7 – Diagrama de arquitectura del proyecto
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico)
A continuación se describen cada uno de los componentes para la arquitectura de este proyecto.
Internetaceptación
Proveedores Electrónicos
Usuarios Centros de Costos
Aprobadores y Revisores
Arquitectura Proyecto
BackOffice Middleware Certifactura CertiCamara Proveedores
Sistema SIIGO Firewall
Certifactura Certicamara
Pop 3 SMTP
DB CertiFactura
Servidor De Correo
Firewall
DB CertiFacturaCertiFactura Certicámara
Pop 3SMTP
ServidorDe Correo
ImpresoraSucursal (Laser )
DTE
Impresión
(Postscript )
App Web Certifactura
App Web .
Factura + Anexos
Plug In
SistemaWorkflow
Datos - OLAP
WebServices
LDAP SSO
WebServices
DB Workflow
57
Tabla 10 - Descripción de los componentes del diagrama de recepción de facturas
Elemento Características
Sistemas Internos
(SIGO)
• Este elemento corresponde al servidor de aplicaciones que contiene el sistema SIIGO.
• La integración entre SIIGO y el Sistema de Workflow será mediante Web Services.
• Se debe definir la conectividad y los accesos para realizar la interacción a través de este medio.
CertiFactura –
Certicamara
• Este elemento contiene el software para recepción de facturas “CertiFactura”. Dentro de las características de este servidor tenemos:
• Servidor Aplicaciones: o Hardware
� PIV Xeon, Dual Core o superior � 3 GB RAM � 144 GB DD (RAID 1 recomendado)
o Software � Windows 2000 SP2 o superior � WebSphere Application Server o Tomcat � Software de seguridad
• Servidor Base de Datos o Hardware
� PIV Xeon, Dual Core o superior � 4 GB RAM � 250 GB DD (RAID 1 recomendado)
o Software � Windows 2000 SP2 o superior � Base de datos Oracle en su versión 9i o superior � Software de seguridad
o Otras características � Se recomienda implementar un esquema de alta
disponibilidad para la solución. � Recomendado Storage para fácil administración
de tamaño de base de datos Servidor de
Correos
• Este elemento corresponde al servidor de correos por donde pasarán las diferentes comunicaciones relacionadas a los Workflows que tiene contemplada esta implementación.
• Dentro de las características que son requeridas para este tipo de elementos tenemos:
o Microsoft – Exchange o Protocolos Salida: SMTP o Protocolos Entrada: POP3
58
CertiFactura -
Certicámara
• Este elemento representa la solución e infraestructura que se dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo.
• Características: o Ambiente Web. o Alta disponibilidad. o Certificada ISO 9001:2000.
• Conectividad vía correos electrónicos para interacción con sistemas Certicamara.
Proveedores Electrónicos
• Los proveedores electrónicos son los usuarios del sistema que utilizarán el producto de CertiFactura más el”Plug in”.
Sistema Workflow
Sistema
Workflow
Datos -
OLAP
DB
Workflow
• Este elemento corresponde al sistema de Workflow ofrecido para el proceso de radicación electrónico, aceptación o rechazo de facturas recibidas de proveedores electrónicos.
• Dentro de sus características del sistema tenemos: o Conectividad POP3, SMTP o Puertos HTTP y HTTPS o Acceso por conexión BD para acceso a tabla
datos OLAP
• Como características de infraestructura o Servidor Aplicaciones:
� Hardware
• PIV Dual Core o superior • 4 GB RAM • 144 GB DD (RAID 1
recomendado) � Software
• Windows 2000 SP2 o superior • WebSphere Application Server
o Tomcat • Software de seguridad
o Servidor Base de Datos
� Recomendado: servidor corporativo de base de datos.
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico)
DB CertiFactura CertiFactura Certicámara
App Web Certifactura
Plug In
59
11.3 Flujo de proceso de Factura.
Éste análisis de flujo de datos permite examinar los datos de un proceso en específico de la
empresa dentro de un contexto enfocado hacia la investigación de sistemas; en éste se
muestran las actividades de tal manera que se evidencia claramente en dónde se originan,
cómo se utilizan, hacia donde van y donde se almacenan, es decir el camino que recorren desde
su origen hasta su destino, ésta estrategia busca mostrar los datos en forma gráfica con el
objetivo de presentar la transformación de los datos en forma lógica e independiente y
totalmente aislados de los componentes físicos que interviene en el proceso explicado, (Seen,
1993,177-178)
Figura 8. Flujo Proceso Recepción de Facturas
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico)
Diagrama Flujo de Recepción de Facturas
SIIGO Certifactura Certicamara
Ingreso
datos
Proveedor
Generación y firma de Factura
Factura en formato
CertiFactura
Agregar anexos al documento
Adjuntar archivos
Archivos adjuntos
Recepción de
Factura Envío de Factura
Proceso de Causación de
Factura o Log de Rechazo
Notificación Plug In
Proceso de Aceptación o
Rechazo(Workflow , Alertas)
Generación de XML firmado
Orden de Aceptación o Rechazo
Actualización de estado de
DB
Envío de Aceptación o Rechazo de Factura
Sistema Workflow
Actualización de Factura como recibida
Envío de Confirmación de Recepción
Factura
60
En la figura anterior se muestra el proceso relacionado a la operación con el documento
“Factura”, el cual está asociado al cobro que ejecuta el proveedor en base a un producto
entregado o a una actividad ya desarrollada conforme. Para iniciar el proceso de facturación es
necesario además que el proveedor cuente con documentación anexa que debe incluir en el
documento que remite a Certicámara.
A continuación se describen los componentes de este flujo:
Tabla 11- Descripción de los componentes del flujo de recepción de facturas
Elemento Descripción
• Este proceso corresponde al ingreso de los datos requeridos para generar la factura asociada a la orden de compra recibida por parte de Certicamara.
• Este proceso, dependiendo del tipo de proveedor definido anteriormente, se puede realizar de 2 formas:
o Interfaz Web de Generación. o Proceso Batch o de lotes de procesos de
documentos. • Una vez recibidos los datos base se procede al
siguiente proceso del flujo.
• En este proceso, se agregan los documentos electrónicos solicitados por Certicámara, estos documentos pueden ser:
o Orden de Compra. o Acta de recepción conforme.
• El formato con lo que operará la administración de estos envíos es PD
• En este proceso, se toma la información ingresada por el proveedor y se genera el archivo XML definido por el estándar de CertiFactura para el intercambio entre empresas.
• También se procede al firmado del documento y sus anexos para dar validez, autenticidad y no repudio a esta transacción.
• En este proceso el documento es recibido por C • El sistema de CertiFactura generará una alerta por
correo electrónico indicando que una factura ha sido recibida por el sistema y debe ser revisada para ejecutar el workflow de este documento.
• En este proceso, una vez que la Factura es recibida por Certicamara, se avisa al proveedor que el documento ya está en manos de Certicamara y será sometido a revisión.
Actualización de Factura como recibida
Recepción de
Factura
Generación y firmade Factura
Ingreso
datos
Factura
61
• En este proceso, el sistema SIIGO de Certicamara recibirá los datos del documento aprobado o rechazado y se dará inicio al proceso de Causación o registro del rechazo del documento.
• En este proceso, se genera un XML firmado con la respuesta de Certicamara asociada al Workflow de revisión del documento con el objetivo de informar al proveedor la repuesta final al documento enviado.
• Esta respuesta es despachada mediante correo electrónico.
• Este documento va firmado para asegurar el origen, contenido y no repudio al momento de ser recibido por el proveedor.
• Este proceso es el que se genera una vez que la factura ha sido recibida por el sistema de CertiFactura.
• El documento entrará a un proceso de workflow el cual dependiendo de los parámetros de la factura como: Monto, Centro de Costo, Tipo de Item será asignada a distintos usuarios que finalmente definirán si aprueban o rechazan el documento.
• Los usuarios de Certicamara se conectarán al “Sistema de Workflow” para interactuar con él.
• En este estado, es actualizada al respuesta al documento en el sistema del proveedor, el cual le indica si la factura ha sido aceptada o rechazada y que ha comenzado el proceso de pago a 30 días u otra condición que se haya definido.
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
grado y el Equipo Técnico)
62
12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO
A continuación se detalla los pasos para la implementación del proyecto, tanto a nivel del
desarrollo de aplicaciones de software como de la gerencia integral de proyectos; se debe tener
en cuenta que como lo menciona (Seen, 1993, 871) uno de los aspectos más difíciles en la
implementación de un proyecto es la estimación del tiempo requerido para el desarrollo del
sistema, debido a que las estimaciones realizadas son aproximaciones de horas , meses y días
necesarios para la consecución del mismo su exactitud y precisión depende de la habilidad y
experiencia que tenga la persona involucrada en realizar dichas estimaciones.
12.1 Plan de trabajo implantación proyecto.
De acuerdo a los requerimientos levantados estimamos un tiempo de desarrollo de 8 meses
aproximadamente, lo que involucra una serie de actividades de las cuales depende tanto el
trabajo del proveedor como del equipo asociado del cliente. A continuación se presenta un
Diagrama de Gantt, que como lo explica (Effy Oz, 2001, 571) una gráfica de Gantt se utiliza para
presentar las actividades y sus tiempos de inicio y finalización, pero no las relaciones entre ellas.
Las ventajas de éstas gráficas son su sencillez y lineabilidad, el coordinador del proyecto puede
identificar literalmente la longitud de cada actividad, adicionalmente éste tipo de gráficas muestra
la ruta crítica que debe completarse antes de que el proyecto continúe.
63
Figura 9. Cronograma de actividades
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado)
64
Todas las actividades dentro del cronograma presentado, incluyen las fases principales del
proyecto definidas por Certicámara, como lo son: (i) Planeación del Proyecto, (ii) Instalación, (iii)
Parametrización, (iV) Pruebas, (v) Capacitación, (vi) Piloto, y, (vii) Cierre de Proyecto; todo lo
anterior de conformidad a la metodología seleccionada para la implementación del proyecto.
12.2 Organigrama del proyecto.
Para realizar la planeación del proyecto se deberá asignar un administrador del proyecto quien
debe asegurar los recursos entre los que se encuentran el personal, fondos y equipo;
posteriormente debe desarrollar el plan del proyecto especificando los puntos primarios y
secundarios; asignar el personal para las diferentes actividades y lo más importante asignar los
tiempos que consumirán dichas actividades (Effy Oz, 2001, 570-572)
En el siguiente organigrama se define la jerarquización planteada para la correcta ejecución y
cumplimento de las tareas asignadas de acuerdo con las características del proyecto que será
implementado de acuerdo a las necesidades de Certicámara y derivada de las diferentes
reuniones sostenidas durante el proceso de implementación; se involucran directamente el área
de gerencia de la organización y funcionarios del equipo de consultoría relacionado directamente
con este nuevo proceso, adicionalmente la participación más significativa recae sobre el
personal del área técnica de la organización.
Figura 10. Organigrama del proyecto.
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
grado y el Gerente de Proyectos)
Gerente de Proyecto
Especialista en
calidad y
Arquitecto
Grupo de consultoría
(persona quien elabora
este trabajo de grado)
Desarrollador
Work Flow
Azurian
Desarrollador
CertiFactura
Azurian
Desarrollador
CertiFactura
Desarrollador Work
Flow
Desarrollador de
Integración (WS)
Back Oficce CERTICAMARA – AZURIAN CHILE Y COLOMBIA
65
Para que los tiempos y los recursos se administren de forma correcta en éste proyecto, es
imperativo que el Gerente de Proyectos considere los siguientes elementos en la administración
de proyectos ((Effy Oz, 2001,573-574):
• Administración de la comunicación: se debe asegurar que se comunique de forma
adecuada lo referente a los planes, técnicas, recursos y objetivos a todos los miembros
que conforman el equipo; mediante reuniones periódicas, correos electrónicos,
circulares, entre otros.
• Administración del programa: al administrador del proyecto es el responsable de cumplir
las metas a corto y mediano plazo, para evitar que se excedan los tiempos pactados.
• Administración de la calidad: se deben ejecutar las pruebas necesarias con el objetivo
de garantizar la calidad del trabajo.
• Administración financiera: en caso que el proyecto tenga una gran dimensión se debe
contar con un equipo de trabajo que administre el presupuesto y rinda cuentas al
administrador del proyecto.
• Administración de recursos: se deben asignar adecuadamente los recursos(personas-
software-hardware)
12.3 Desarrollo de aplicaciones de software.
La metodología TSP propuesta define un conjunto de tareas que se deben ejecutar en forma
sistemática y por iteraciones. Cada iteración retroalimenta la siguiente de tal manera que la
calidad y los tiempos empleados en la solución mejoran de acuerdo a la información de la
iteración anterior (Humpherey, 2003)
En esta medida, este proyecto de consultoría se debe dividir en sub-tareas ó sub-proyectos más
pequeños3. La solución para cada uno de estos sub-proyectos solucionará el proyecto total.
Cada sub-tarea define una iteración completa como la siguiente:
3 Está práctica se deriva de la estrategia de programación “dividir y conquistar” en donde un problema grande se aborda solucionando sub problemas más pequeños. Al final, la solución de todos los sub problemas pequeños conformará la solución del problema del cual se derivaron.
66
Figura 11. Diagrama de etapas de desarrollo según TSP
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- Elaborado por la persona que presenta este proyecto de grado)
A continuación se describen cada una de las etapas del modelo de desarrollo según TSP
basados en la explicación que nos provee (Humpherey, 2003)
1. LANZAMIENTO
En este paso se define formalmente el inicio de proyecto con un documento en donde se
encuentran consignados los siguientes datos:
• Nombre del proyecto.
• Participantes.
• Roles por participantes.
• Reuniones de seguimiento del proyecto.
• Fecha límite de ejecución.
• El objetivo principal de este documento es poner sobre la mesa las reglas de juego en la
ejecución del proyecto actual y sobre las cuales todos los participantes se comprometen
a cumplir.
2. ESTRATEGIA
Este documento representa un primer acercamiento al diseño y arquitectura del “SISTEMA DE
NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS”.
Postmortem
Pruebas
Implementación Planeación
Estrategia
Lanzamiento
67
Después de elaborar la primera versión de este documento, el equipo de tecnología interno
de Certicámara S.A. dará su aprobación y visto bueno para dar inicio, de esta manera, a la
ejecución del proyecto de acuerdo a los análisis planteados. El documento de estrategia
deberá tener la siguiente estructura:
• Tabla de contenidos
• Introducción
• Objetivos
• Alcance
• Estrategias de solución
• Cronograma Inicial de actividades
• Recomendaciones finales
• Conclusiones
3. PLANEACIÓN
En esta etapa se define el cronograma de trabajo y se establecen los mecanismos de
seguimiento de las tareas planteadas.
Por medio de este documento se establece el grado de avance o retraso del proyecto y
ayudará a tomar las medidas necesarias en caso de ser requerido. El documento de
planeación establece un cronograma de trabajo con la siguiente información:
• Tareas
• Responsables por tarea
• Fecha inicio de la tarea
• Fecha final de la tarea
• Tiempo estimado de ejecución de la tarea
• Porcentaje de la tarea en el proyecto total
4. IMPLEMENTACIÓN
Tras una previa identificación de los módulos a desarrollar y el diseño propuesto y aprobado en
la etapa de estrategia, se procede a implementarlos bajo el lenguaje de programación y
arquitectura definidas.
68
5. PRUEBAS
Se diseñan y se ejecutan un conjunto de pruebas de sistema en donde se evalúan los
requerimientos funcionales y no funcionales de la solución implementada en la iteración actual.
El documento de pruebas tendrá la siguiente estructura:
Tabla 12. Formato de pruebas
Caso de Prueba ...
Descripción y Propósito:
...
Instrucciones de Prueba:
...
Criterios de Aceptación:
...
Error Presentado Acciones Correctivas
... ...
... ...
Observaciones ...
Sugerencias ...
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara – Elaborado por la persona que presenta este proyecto
de grado en compañía del Oficial de Seguridad)
6. POSTMORTEM
En este documento se hace un análisis del trabajo ejecutado con el objetivo principal de mejorar
en la siguiente iteración del proyecto. Este documento deberá tener los siguientes puntos:
• Tabla de contenidos.
• Introducción.
• Objetivo.
• Prerrequisitos de sistema.
• Procedimiento de instalación.
• Módulos entregados
• Manual técnico.
• Manual de usuario.
La siguiente tabla resume las etapas que integran el modelo de desarrollo TSP y los artefactos
entregados en cada una de las etapas:
69
Tabla 13. Ejecución de Fases y Flujos de trabajo del Proceso Unificado
EJECUCIÓN DE FASES Y FLUJOS DE TRABAJO
Nombre del flujo de trabajo
Artefactos producidos
1. Lazamiento � Documento de lanzamiento del proyecto
2. Estrategia � Documento de requerimientos
� Documento de análisis
3. Planeación � Cronograma detallado de trabajo
4. Implementación
� Documento de diseño y arquitectura del sistema
� Módulo de Interfaces Web
� Módulo de servicios Web
� Módulo de administración
� Módulo de proceso
� Bridge de recursos
� Módulo de auditoria
� Módulos de la capa de seguridad
� Bridges de comunicación entre las capas del sistema
5. Ejecución de pruebas � Documento de diseño y ejecución de pruebas
6. Postmorten � Documento de postmorten del proyecto
(Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey)
En esta tabla se presenta la descripción detallada de las fases que comprenden la
implementación del modelo TSP con sus respectivos flujos de trabajo
Tabla 14. Fases del Modelo TSP (Guías de ejecución del proyecto)
FASES DE TRABAJO Fases
Inicio Elaboración Construcción Transición
Objetivo
Establecer objetivos para el ciclo de vida del producto
Plantear la arquitectura para el ciclo de vida del producto
Alcanzar la capacidad operacional del producto
Realizar la entrega del producto operando
70
Análisis
º Generar casos de uso y escenarios de casos de uso. º Expresar requisitos como casos de uso. º Generar un boceto de la arquitectura
º Refinar casos de uso. º Perfilar la resolución de casos de uso relevantes para la arquitectura en función de paquetes y clases
º Estudiar la totalidad de los casos de uso
º Documentos Legales º Caso del Negocio Completo
Estrategia
º Generar prototipos (interfaces y algoritmos que demuestren la factibilidad del sistema)
º Diseño de las capas de la arquitectura º Generar subsistemas y sus interfaces º Elaborar bocetos del modelo de despliegue º Expresar casos de uso en función de subsistemas º Diseño de clases
º No se añaden nuevos subsistemas º Diseñar resto de casos de uso, añadiendo nuevas clases o refinando las anteriores. º Generar un modelo de despliegue
º Descripción de la Arquitectura completa y corregida
Implementación -
º Implementación de la arquitectura. º Implementación de clases y de subsistemas. º Composición de elementos
º Lograr una arquitectura firmemente asentada, con todas las clases y subclases implementadas. º Realizar pruebas que involucren módulos integrados. º Realizar planes de integración de los componentes
Prototipo Operacional º Manuales para Usuario Final, Operador y Administrador del Sistema, y Materiales para Entrenamiento
Pruebas
-
º Seleccionar objetivos que evaluarán la arquitectura. ºDiseñar procedimientos de pruebas de unidad y de integración del sistema, basados en los objetivos de evaluación de la arquitectura y/o en los resultados
arrojados por las
iteraciones anteriores
º Continuar con las pruebas de unidad definidas en la iteración anterior. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de unidad ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados.
º Ejecutar las pruebas de sistema definidas para la iteración actual. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de sistema ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados. º Versión funcional del producto por cada iteración evaluada de acuerdo al plan de pruebas. º Línea de Base del Producto evaluada y
Flu
jos d
e Trab
ajo
71
aprobada de acuerdo a los objetivos planteados, que incluye todos los modelos del sistema.
(Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey)
Figura 12. Flujo del modelo TSP
(Fuente: propia - Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Finalmente se presentan las actividades de control del modelo de desarrollo TSP:
Tabla 15- Actividades de Control
Tipo de reunión Frecuencia Alcance
Seguimiento
tecnológico Semanal
El seguimiento tecnológico tiene como objetivos:
Evaluar el grado de avance de la implementación
Validar el cumplimiento del cronograma de desarrollo
Establecer acciones correctivas para ajustar los tiempos de implementación
Evaluación del plan de control de cambios de la implementación
Seguimiento
contractual Quincenal
El seguimiento contractual tiene como objetivos:
72
Evaluar el grado de avance en la ejecución y cumplimiento del contrato
Validar la satisfacción de los requerimientos contractuales adquiridos por consultor y
contrante
(Fuente: propia - Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
12.4 Implementación específica para los proyectos DTE.
12.4.1 Organización del equipo del proyecto.
Parte importante de esta metodología es definir claramente los roles de cada persona del equipo
de trabajo. De esta forma establecer un marco de trabajo común, que permita realizar las
actividades en forma coordinada para que el proyecto avance en forma fluida, y es primordial
tener en cuenta como lo expone(Miranda, 2003, 157), que para la adecuada elaboración y
ejecución de un proyecto es importante realizar un diseño administrativo que en cabeza de un
gerente de proyectos que va a ser la persona encargada de seguir los lineamientos planeados al
inicio de proyecto cumpliendo con la limitantes de presupuesto y cumpliendo el cronograma de
actividades establecidas nombradas a continuación:
• Supervisión
• Coordinación
• Control de funciones de planeación
• Diseño de procesos específicos
• Organización de la compra de materiales
• Proceso de enrolamiento del personal requerido
• Construcción de la planta requerida
• Dirección técnica, y administrativa que demande el proyecto.
73
Figura 13- Diagrama del equipo de trabajo
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Gerencia de Proyectos)
• Comité Directivo
El objetivo de este comité es velar por el avance del proyecto, designar responsables de toma
de decisiones, resolver problemáticas, formalizar aprobaciones de documentos y etapas. En
este comité participa necesariamente la persona responsable dentro del cliente, el director de
proyectos de parte de Certicamara S.A., junto con los respectivos jefes de proyectos de cada
empresa, y adicionalmente el equipo de consultoría en el cual se encuentra involucrada
directamente la persona que elabora este proyecto de grado. Además el cliente puede invitar a
este comité a personas que considere claves. Este comité debería reunirse cada 3 semanas, en
cada una de estas reuniones se presentará un reporte de estado de avance del proyecto y se
revisará los riesgos del proyecto tomar acciones correctivas.
• Coordinación
La coordinación es responsabilidad de los respectivos jefes de proyectos, los que deben estar
en constante comunicación, gestionando internamente sus respectivos equipos de trabajo para
disponer de lo necesario para cumplir con los avances del proyecto en las fechas planificadas.
Por otro lado, los jefes de proyecto deben formalizar los acuerdos, canalizar las entregas y
realizar las aprobaciones necesarias de cada fase del proyecto.
74
• Equipo de Trabajo
En éste ítem cabe resaltar el concepto sobre los equipos de trabajo que nos presenta (Senn,
1993,888-889), en el cual se deben tener en cuenta las tres variantes del concepto de equipo
los cuales son:
o Equipos responsables de la programación: éste consta de un programador principal,
quien es el que tiene la experiencia; y debe llevar a cabo las tareas de diseño del
proyecto y del código para todos los módulos críticos del sistema; un programador
de respaldo quien es el que debe realizar las actividades relacionadas con la
investigación de alternativas de diseño y estrategias de desarrollo y personal de
apoyo que debe ser ajustable para que en cualquier momento se puedan unir al
proyecto.
o Equipos de especialistas: está conformado por un grupo de especialistas con
habilidades específicas que benefician al equipo de trabajo ya que se aprovecha
muy bien su talento.
o Equipos sin liderazgo: no tienen un líder permanente, y dependiendo de la
naturaleza de las tareas y de las habilidades que se tengan específicas alguna
persona del equipo de trabajo toma el liderazgo sobre una directriz informal.
Para éste caso específico el equipo de trabajo será multidisciplinario, por esta razón es
importante que en cada reunión exista un tema establecido a resolver, para asegurar que
participen los integrantes pertinentes de cada equipo.
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13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO
Incremento en productividad en Certicámara
• Reducción de tiempos en procesos administrativos.
• Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
• Mejor servicio al cliente. • Mejor administración de tesorería. • A mayor proporción de comprobantes
emitidos electrónicamente, mayor ahorro. • Agiliza la conciliación de la información
contable. • Reducción de la cartera morosa.
Ahorro en costos administrativos y de oficina
• Reducción en volumen de papeleo, correo,
fax y otros gastos fijos. • Mejor utilización de espacios físicos. • Reducción de tiempos de edición y
remisión. • Integración automática y segura a su
contabilidad. • Simplifica el proceso de generación de
comprobantes para efectos fiscales. • El almacenamiento de los Factura/Nota
crédito Electrónica para el emisor es de manera electrónica.
• El almacenamiento de los Factura/Nota crédito Electrónica para el receptor es de manera electrónica o en papel según lo solicite.
Reducción en tiempos operativos en el departamento de facturación
• Ciclo de abastecimiento y facturación. • Todos los documentos electrónicos pueden
ser vistos rápidamente desde cualquier navegador para Internet.
(Fuente: propia - Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
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14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE FACTURA
ELECTÓNICA
• Certificación ISO
La DIAN en su resolución 14465 del 2007 en el artículo 2 “Inicio de operaciones con factura
electrónica y actualización” establece que la persona natural o jurídica que adopte por facturar
bajo ésta modalidad deberá estar certificada en calidad ISO 9001:2000; sin embargo éste
requisito implicar costos y puede llegar a retrasar la adopción de esta modalidad de
facturación; ya que éste trámite para éste proceso podría tomar en el mejor escenario un
tiempo aproximado de 10 meses.
• Integración con sistemas contable existentes
La gran mayoría de las empresas ya cuentan con un sistema contable, que en algunos casos
puede llegar a ser demasiado robusto o demasiado antiguo; cuya arquitectura es difícil de
integrar al sistema de factura electrónica; obteniendo como resultado un desarrollo tan extenso
y complejo que la empresa decida no tomar el riesgo de adoptar esta nueva tecnología.
• Interoperabilidad con otras herramientas
Cada proveedor de factura electrónica está en la libertad de elegir el formato con el cual va a
representar el documento electrónico; lo cual va a traer grandes inconvenientes al momento de
validar los diferentes formatos existentes en el mercado; por éstas razones es importante que
el gobierno estandarice un formato a los proveedores de éste servicio de factura electrónica
con el objetivo de agilizar procesos.
• Acuerdos de facturación
Cómo en Colombia no es obligatorio el uso de la factura electrónica; el crecimiento tecnológico
de las empresas va a estar ligado en gran parte a la decisión tomada por el adquiriente, quien
debe estar en la capacidad de analizar que con la adopción de estas nuevas tecnologías va a
contribuir al ahorro de costos, competitividad y a la optimización de los tiempos en las
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organizaciones; y en este punto es en donde el Estado debe contribuir a impulsar éstas nuevas
tecnologías por ejemplo exigiendo el uso obligatorio de las mismas.
15 CONCLUSIONES
• Certicámara con la implementación de este nuevo proceso de facturación electrónica,
logra una reducción en los costos relacionados con el tema de facturación, así mismo
logra un ahorro en los costos de logística, y un ahorro considerable en el tiempo de
emisión de facturas ya que se logra una disminución en los re-procesos causados por la
intervención humana.
• Debido a la integración de este proceso al interior de Certicámara, la organización
tendrá la posibilidad de crear un nuevo modelo de negocio, en un mercado que aún está
poco explorado, con base en este componente de software de facturación electrónica.
• Este sistema de facturación implementado en Certicámara incentiva a los proveedores a
la adopción a un sistema de facturación electrónica ya que permitirá agilizar los trámites
de facturación.
• Mediante el uso de este nuevo sistema de factura electrónica se promueve la cultura del
cero papel que va a contribuir a la reducción del consumo exagerado de los recursos
naturales.
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16 RECOMENDACIONES
• Si una empresa quiere optar por la opción de facturar electrónicamente lo más viable
es contratar el servicio por un tercero debidamente autorizado; ya que este debe
cumplir con los requisitos legales y técnicos exigidos por la ley.
• Para la pequeña, mediana y gran empresa es recomendable la adopción de nuevas
tecnologías como es en éste caso específico la factura electrónica; ya que trae grandes
beneficios a los procesos internos de las empresas como lo son: agilidad en los
procesos logísticos; inmediatez de la información, reducción en la gestión de cartera y
en los demás procesos contables.
• Es importante tener en cuenta que se deben tener de forma paralela dos sistemas de
facturación uno electrónico y otro tradicional (computador o físico); los motivo por los
que se sugiere esta alternativa son: (i) como sistema de contingencia al momento de
que un sistema falle, (ii) como medio de emisión de facturación en dado caso que el
cliente no acepte este mecanismo electrónico (iii) en caso que la conexión con el
proveedor de servicios de internet falle.
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17 BIBLIOGRAFÍA
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Graw Hill. Año 1993
• ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Oz Effy. Editorial Thomson
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Editorial Prentice Hall. Año 2007
• SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA
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• MANUAL PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN. Núñez Zuñiga
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• GESTIÓN DE PROYECTOS. Miranda Miranda Juan José. Editorial MM Editores. Año
2003
• LA FACTURA ELECTRÓNICA, PLAN AVANZA. Editorial Red.es. Año (2006).
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• LA FACTURA ELECTRÓNICA - DESMATERIALIZACIÓN DE LOS TITULOS VALORES.
Por: Wilson Rafael Ríos Ruiz – Miembro del GECTI, Profesor Universitario en Propiedad
Intelectual, Tecnologías de Información y Comercio Electrónico (2006).
• PRESENTACIÓN FACTURA ELECTRÓNICA EN COLOMBIA, ANTECEDENTES,
ESTADO ACTUAL Y FUTURO CERCANO. Erick Rincón Cárdenas – Certicámara S.A.
Año 2008.
• DIAN, Resolución 14465 (2007). Disponible:
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• Ley 223 de 1995.Disponible:
http://www.elabedul.net/Documentos/Leyes/1995/ley_223_1995.php
• Artículo 617 del estatuto tributario. Disponible
http://www.rm-auditores.com/doc/492469b0a6d99.pdf
• Decreto 1094 de 1996. Disponible
http://www.presidencia.gov.co/prensa_new/decretoslinea/1996/junio/21/dec1094211996.
• Ley 962 de 2005. Disponible
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• Decreto 1929 de 2007. Disponible
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• Evaluación financiera de Proyectos. Disponible
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• Definiciones. Disponible
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