IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA LAS EMPRESAS
I. Introduccin En la actualidad podemos notar que todas las
empresas exitosas utilizan un proceso administrativo para manejar
sus operaciones ya que este proceso compuesto por la planeacin,
organizacin, direccin y control son los procesos sistematizados
necesarios para lograr lo que se proponen. El proceso
administrativo es extremadamente importante en todo tipo de
empresas ya que el uso de este proceso evita improvisaciones en los
momentos ms difciles y en la toma de decisiones importantes.II.
Proceso administrativoConjunto de acciones interrelacionadas e
interdependientes que conforman la funcin de administracin e
involucra diferentes actividades tendientes a la consecucin de un
fin a travs del uso ptimo de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos.El proceso administrativo tuvo su origen
en la teora clsica de la administracin, con su pionero Henry Fayol,
quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos.
Fue una de las primeras personas en escribir un libro especfico
sobre administracin, y fue considerado como el padre de la Teora
Clsica.
Adems fue el primero en sistematizar el comportamiento
gerencial, estableci catorce principios de la administracin los
cuales se encuentran consignados en la ORT Organizacin Racional del
Trabajo, dividi las operaciones industriales y comerciales en seis
grupos que son llamadas funciones bsicas de la empresa, se debe
tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo mismo que el
proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones bsicas
de la empresa para ver sus diferencias:
Funciones Tcnicas: Estn relacionadas con la produccin de bienes
y servicios de la empresa. Funciones Comerciales: Se dedican a la
compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y
clientes. Funciones Financieras: Se relaciona con la bsqueda y
gerencia de capitales. Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la
proteccin y conservacin de los bienes de las personas. Funciones
Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros,
balances y estadsticas. Funciones Administrativas: Son la
integracin de las otras cinco funciones, estn encargadas de
coordinar y sincronizar las dems funciones de la empresa, y siempre
deben ir encima de ellas.
III. FUNCIONES ADMINISTRATIVOS
Las funciones administrativas se definen como el acto de
administrar: Planear, organizar, dirigir, coordinar, y
controlar.
1. La Planeacin, es el primer paso del proceso administrativo,
en esta etapa visualizamosel futuroy se traza el programa de
accin.
Prever o planear aqu, significa a la vez calcular el porvenir y
prepararlo: Prever ya es obrar Dvila C. (1996) citado por Fayol,
1961:183).
En la planeacin se encuentran dos componentes, el pronstico y la
preparacin del pronstico, El concepto que se tiene de planeacin es
muy importante, pero no estn elaborados los supuestos que lo
sustentan.
Hay que sealar la necesidad de planear y no solo en la empresa
sino en toda nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos
a Henry Fayol, a pesar de sus debilidades, la planeacin ha avanzado
en especial en cmo enfocarla y realizarla con las contribuciones
hechas por otros sectores diferentes al fayolismo. Dvila C. (1985).
Veamos lo que piensan otros autores:
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha
de seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de
operaciones y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su
realizacin.Ponce Reyes A.
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas,
planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de
informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Scanlan B.
En la etapa de la planeacin siempre se debe fijar unas metas y
unos objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la
competencia y se debe saber el gusto de los clientes a los que se
les ofrecer el producto o el servicio, al igual que hay que prever
otras alternativas porque si una no funciona estar la otra para
llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea
a corto, mediano y largo plazo.
Actividades importantes de planeacina. Aclarar, amplificar y
determinar los objetivos.b. Pronosticar.c. Establecer las
condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.d.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.e.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad
para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.f.
Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.g.
Anticipar los posibles problemas futuros.h. Modificar los planes a
la luz de los resultados del control.Despus de ya haber planeado o
haber realizado un pronstico de lo que se quiere conseguir se debe
organizar las ideas, y con este se empieza el segundo paso del
proceso administrativo, Construir tanto el organismo material como
el social de la empresa.2. La Organizacin, estas actividades
componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de
gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se
alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en
l numero o en la calidad de los miembros administrativos se
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una
actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y
la del grupo con otros grupos de la empresa.
Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su
funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal. Dvila
C. (1996) citado por (Fayol, 1961:198).
Al tener en cuenta que organizacin como entidad social de la
empresa es donde un grupo de personas se renen e interactan entre s
para alcanzar un objetivo especfico. Con esto se quiere decir, que
organizacin, son todas las personas que participan en una empresa,
porque como empleados forman una organizacin formal pues esta se
basa en la divisin del trabajo ya que es la organizacin formalizada
oficialmente, y tambin est la organizacin informal pues es aquella
que se forma espontneamente entre un grupo de personas que tienen
temas afines o gustos por algn tema en especial y esta organizacin
no aparece en ningn documento formal de la empresa.
Tambin se tiene la organizacin como funcin administrativa y
parte del proceso administrativo. En este sentido, organizacin
significa estructurar e integrar los recursos y los rganos
encargados de su administracin, relacionarlos y fijarles sus
atribuciones. Chiavenato I. (2001).
La organizacin de las empresas cumple un papel muy importante ya
que maneja tres niveles que son institucionales, intermedios,
operacionales. El primer nivel se refiere a la superestructura de
la empresa, el formato organizacional y los procesos de
comportamiento, el segundo se refiere a la agrupacin de unidades de
subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero
se refiere a la estructura de las posiciones y las actividades en
los cargos.Actividades importantes de organizacina. Subdividir el
trabajo en unidades operativasb. Agrupar las obligaciones
operativas en puestosc. Reunir los puestos operativos en unidades
manejables y relacionadas.d. Aclarar los requisitos del puesto.e.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.f.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
admn.g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.h.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.Con
la planeacin y la organizacin no se debe descuidar el tercer paso
del proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y
orientar al personal de la empresa y este paso es ms que una
obligacin es como un arte ya que est basado principalmente en las
cualidades personales y en los conocimientos de los principios
generales de la administracin. Al dirigir una empresa se trata es
de hacerla funcionar.3. Dirigir, para llevar a cabo fsicamente las
actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin,
es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama
ejecucin.
La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para
la administracin, puesto que, ante diversas circunstancias,
determina el grado de xito o fracaso de las personas o las
organizaciones. (Barajas Medina J).
Aunque en todo organismo social cada da se toman decisiones
importantes, los subordinados consultan y esperan las decisiones de
los jefes para emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas
por quien dirige, y quien dirige es responsable en diversos grados
del conjunto de sus decisiones, por tanto, dirigir y tomar
decisiones son acciones fundamentales de la funcin
administrativa.Se deben tomar las decisiones con racionalidad y as
cumplir polticas y reglas establecidas ya que al tomar decisiones
irracionalmente estas pueden ser impulsivas, emotivas, caprichosas
y otras ms habr una tendencia a caer en errores que ms adelante
traern arrepentimientos por haber actuado de esa manera pero ya no
hay nada que hacer despus de haber obtenido los resultados.
Para que todo este conjunto de funciones acten perfectamente en
una empresa se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del
proceso administrativo y se refiere a ligar, unir, o armonizar
todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
La organizacin comienza cuando las personas, aunque solo sean
dos o ms, combinan sus esfuerzos para un fin determinado. (Mooney y
Reiley. Citado por Urwick, 1969:160).
Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y
el proceso administrativo se est basado en cuatro fases planear,
organizar, dirigir y controlar. Hay autores que piensan que este
paso es el ms importante de los propuestos como es (coordinacin,
escalar, funcional, y staff).
Actividades importantes de la direccin 1. Poner en prctica la
filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin.2.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.3.
Motivar a los miembros.4. Comunicar con efectividad.5. Desarrollar
a los miembros para que realicen todo su potencial.6. Recompensar
con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.7.
Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en
el trabajo.8. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los
resultados del control.Algunas personas piensan que simplemente la
coordinacin se ha abolido del proceso administrativo pero no es as,
simplemente se encuentra ligada a cada una de las etapas y sirve de
unin entre ellas y es aceptada como el ncleo o esencia de la
administracin.
La necesidad de coordinar es aceptada fcilmente, pero se
convierte en uno de los dolores de cabeza para los administradores
por la diferencia de intereses, esfuerzos, enfoques de cada persona
que integra la organizacin.
Una coordinacin eficiente para un gerente le evitara un desgaste
extremadamente costoso en tiempo,dineroy esfuerzo.
Se ha llegado a la ltima etapa del proceso administrativo
controlar, pero est estrechamente ligado a la planeacin, ya que
sirve de retroalimentacin a futuros proyectos.
4. Controlar, consiste en establecer sistemas para medir y
corregir las acciones realizadas por los integrantes del organismo
social; y con esto asegurar que los objetivos fijados se vayan
logrando, por eso cuando se deca que entre ms claros y completos
sea lo planeado ms fcil ser controlar.
El control se aplica a funciones especficas por consiguiente,
son comunes en la produccin, calidad, inventarios, ventas,salario,
etc. Y entre los principales medios de control se tiene: la
observacin personal, los presupuestos, las estadsticas, las
auditorias, entre otras.
Los administradores pasan buena parte del tiempo observando,
revisando y evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y
los procesos.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las
estrategias, polticas y directrices (nivel institucional), de los
planes tcticos (nivel intermedio), y los planes operacionales
(nivel operacional), se ajusten tanto sea posible a los objetivos
previamente establecidos. Los tres niveles de control estn
interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica, no existe
una separacin clara entre ellos.
Actividades importantes de controla. Comparar los resultados con
los planes generales.b. Evaluar los resultados contra los estndares
de desempeo.c. Idear los medios efectivos para medir las
operaciones.d. Comunicar cuales son los medios de medicin.e.
Transferir datos detallados de manera que muestren las
comparaciones y las variaciones.f. Sugerir las acciones correctivas
cuando sean necesarias.g. Informar a los miembros responsables de
las interpretaciones.h. Ajustar el control a la luz de los
resultados del control. Para Fayol, las funciones administrativas
difieren claramente de las otras cinco funciones esenciales, es
necesario no confundirlas con la direccin, porque dirigir es
conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando
obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que
ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones
esenciales; la administracin no es sino una de las seis funciones,
cuyo ritmo es asegurado por la direccin.
IV. ConclusinEn conclusin se ha nombrado a cada uno de los pasos
del proceso administrativo. Pero qu importancia tiene este para los
administradores profesionales y los administradores empricos?
Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se
encuentra innato en todo ser humano al realizar sus actividades
cotidianas, ya que el solo hecho de pensar y planear una accin
siempre estn relacionados con obtener una meta o un objetivo, por
tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos
son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar
el pensamiento y acciones a lo que se desea y queremos lograr.
Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se
desea se puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos
externos, pero hay algunas circunstancias en que las personas son
responsables directas. Pero el solo hecho de que una persona
oriente su pensamiento y accin para lograr un objetivo no quiere
decir que este sea un administrador, el solamente realiza un acto
administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes,
pero cuando un grupo de personas se convierten en un organismo
social, ah si se dar la administracin, y este grupo tratara de
lograr los objetivos que les dieron origen. Y dentro de este
organismo social cualquiera que sea el nivel que ocupe una persona,
este tendr cierto grado de responsabilidad en la administracin el
organismo.
El administrador emprico es aquella persona que se gua por su
conocimiento, experiencias vividas para conducir el grupo, este
administrador acta de forma innata y puede ser eficiente o
deficiente por no tener los conocimientos.
El administrador profesional es la persona que debe poseer un
conjunto de conocimientos sistematizados para poder planear,
organizar, dirigir y controlar tcnicamente las actividades del
grupo, con el fin de lograr los objetivos. El conocimiento terico y
la experiencia adquirida en su aplicacin, garantizan la obtencin de
una administracin eficiente. Barajas Medina J. (1194).
Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y
trate de lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se
convierte en administrador ya sea emprico o profesional. Adems el
estudio de la administracin sirve para que las personas mejoren la
realizacin de sus actos. Y es aqu donde encontramos la importancia
del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar
en el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no
se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas
de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, porque cada
persona es administradora de su propia vida eficaz o ineficazmente
y de acuerdo a la forma como la administre tendr la capacidad de
conducir un grupo ya sea sin o con el conocimiento necesario.
V. Bibliografa
Barajas Medina J. (1996) Curso introductorio a la administracin,
(3ra ed.) Trillas, Mxico.
Chiavenato I, (2001) Administracin proceso administrativo, (3ra
ed.) Mc Graw Hill, Bogot.
Chiavenato I, (2007) Introduccin a la teora general de la
administracin, (7a. ed.) Mac Graw Hill, Mxico.
Dvila L. C. (1996) Teoras organizacionales y administracin (ed.
Revisada) Interamericana, Colombia.
