Indicaciones para preparar un Manual ambiental de bienvenida

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Título de la Guía:

Indicaciones para preparar un Manual ambiental de bienvenida

Principios Básicos

Obra publicada por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com bajo Licencia Creative Commons. Para más detalles, puede visitar la web creativecommons.org.

Este documento introduce una serie de principios pero no es su objeto desarrollarlos en profundidad. Su contenido es apto para lectores con o sin conocimientos previos del tema. Sin embargo, se recomienda estar relacionado con el concepto de «política ambiental».

Es muy posible que en tu entorno tengas a tu disposición profesionales del medio ambiente que pueden ayudarte a mejorar la integración de la variable ambiental en tu empresa.

¡No dudes en contactar con ellos!

Referencia publicación: 11-001.2 Fecha publicación: 06/2011 Fecha última revisión: 06/2011

Principios Básicos

Este material se publica con fines exclusivamente divulgativos. Así pues, la información contenida en

este documento no excluye en ningún caso la consideración de los textos legales que puedan tener

relación con la materia tratada y que son los únicos que tienen auténtica validez legal. Por ello, antes

de llevar a cabo ninguna acción debes conocer la legislación aplicable a tu organización y actuar en

consecuencia. El autor de la obra y administrador de comunicarsostenibilidad.com declina de esta

manera cualquier tipo de responsabilidad derivada de un uso o aplicación inadecuada de la misma. Al

utilizar este material el lector entiende y acepta estos términos.

http://www.comunicarsostenibilidad.com/

01_ [Consideraciones previas]: 1

02_ [Elaboración del Manual]: 2

02.1_ [Paso 1: elaboración de la parte A del documento]: 4

02.2_ [Paso 2: elaboración de la parte B del documento]: 7

02.3_ [Paso 3: comunicar el Manual]: 10

02.4_ [Paso 4: tareas de refuerzo]: 12

03_ [Cuéntanos tu experiencia]: 13

Índice

Indicaciones para a preparar un Manual ambiental de bienvenida es un documento publicado por Samuel Andreu en www.comunicarsostenibilidad.com _1

[Consideraciones previas]

El objetivo de la guía es poner a disposición del lector información que sirva como base para iniciar la formalización de un Manual

ambiental de bienvenida.

Por otra parte, este documento, está catalogado como «Principios Básicos» por lo que no tiene como objeto desarrollar una

metodología completa relacionada con el tema en cuestión. La intención del autor es establecer los pilares básicos en los que el lector

pueda apoyarse para crear su propio sistema de información en relación a la materia tratada y poder mejorar, consecuentemente, los

resultados de su organización en materia de gestión medioambiental.

Teniendo en cuenta la premisa anterior, el contenido del documento se ha redactado teniendo en cuenta los siguientes

condicionantes:

Priorización de los aspectos prácticos frente a los teóricos

Brevedad. ¡No puede llevar más tiempo leer la guía que ponerla en práctica!

Claridad. El estilo de redacción es directo y se evita en la medida de lo posible la terminología técnica

El contenido es revisable y actualizable

Un Manual ambiental de bienvenida es un documento a través del cual la organización transmite a los trabajadores recién

incorporados información relativa a su gestión medioambiental con la intención de hacerlos participes, desde un principio, de los

compromisos y valores que la identifican.


[Elaboración del Manual]

Existen diferentes enfoques a la hora de abordar la realización de este tipo de documentos. En la propuesta realizada desde esta

guía recomendamos tener presentes los siguientes criterios en la redacción del Manual:

Brevedad: leer un Manual de bienvenida demasiado extenso puede resultar agotador, sobre todo si el cargo del nuevo

trabajador no tiene una relación directa con la gestión medioambiental de la empresa.

Implicación: el Manual tiene que trasladar al lector el papel que desempeña la organización en relación a las cuestiones

medioambientales y la importancia de la participación y asunción de esos principios por parte del nuevo trabajador. Es

necesario transmitir que las conductas individuales son clave para asegurar el éxito de las políticas de corte ambiental.

Es muy recomendable que el Manual de bienvenida esté orientado al puesto (o puestos) que vaya a desempeñar el nuevo

compañero. Para lograr la personalización requerida estructuraremos el documento en dos partes diferenciadas:

Parte A: puede incluir una introducción de bienvenida para expresar a continuación la filosofía de la empresa en relación al

medio ambiente. Esta parte es común para todos los Manuales.

Parte B: constituida por los protocolos de actuación específicos para los diferentes puestos de trabajo.


En esta Figura se aprecian ejemplos de la composición de dos Manuales de Bienvenida.


[Paso 1: elaboración de la Parte A del documento]

La primera parte del Manual de bienvenida debe plasmar los valores y compromisos de la empresa en relación a las cuestiones

medioambientales, o dicho de otra manera, debe ser la expresión de su política ambiental.

A la hora de redactar los principios que componen la política ambiental podríamos caer en el error de plagiar la política de otra

empresa siguiendo el razonamiento siguiente: “…si es bueno para ellos, también lo es para mí…”. Esta acción desvirtuaría la

política haciéndola inútil y perdiendo de esta manera la oportunidad de mejora que representa.

La política ambiental se asienta en principios rectores del comportamiento de la organización y por ello en su ADN. Es una

declaración única e intransferible en la que la empresa expresa sus valores y asume ciertos compromisos con la firme convicción de

que son fuente de mejora continua. Resumiendo: se podría decir que la política ambiental está determinada por la organización y

determina, a su vez, su acción.

Una herramienta de tal importancia (¡si, has leído bien! la política ambiental es una «herramienta» ya que será el fundamento de

las actuaciones que llevemos a cabo con vistas a conseguir los objetivos que nos marquemos) tiene que estar asumida y aprobada por

la dirección de la organización. De hecho, la política ambiental es tan relevante que forma los cimientos con los que la norma

internacional ISO 14.001 construye su sistema de gestión medioambiental.


No es objeto de este Manual profundizar en la metodología aplicable a la elaboración de una política medioambiental. Si tienes

dudas, puedes consultar la numerosa bibliografía existente o contactar con algún profesional del medio ambiente.

No obstante lo anterior, sí que se van proporcionar algunas indicaciones orientativas: a la hora de redactar la política ambiental

puedes optar por seguir los requisitos exigidos en la ya nombrada norma certificable ISO 14.001 y redactar una política que

denominaremos formal o bien puedes decantarte por establecerla fuera de ese marco, o de otra forma, establecer una política

informal. En cualquier caso, debes tener en cuenta que los principios asumidos y expresados en el documento deben mostrar un

compromiso de la organización, al menos, en los siguientes términos:

Cumplimiento de la legislación ambiental

Desarrollo de la organización en términos de mejora continua

Apuesta por la prevención de la contaminación

Ser apropiada a la naturaleza y a los impactos de la organización

Puede resultar más sencillo elaborar la política ambiental después de haber realizado un Diagnóstico (auditoría) de los aspectos

ambientales de la empresa ya que de esta manera identificaremos los aspectos ambientales existentes en la actividad y sus impactos

asociados.

Desde comunicarsostenibilidad.com recomendamos la implantación y posterior certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental en las organizaciones.


Recuerda que una política ambiental no es más creíble porque tenga un mayor número de «principios». Es preferible expresar

únicamente aquellos que la organización (y su dirección) asuma y determine su acción.

Aunque el cuerpo principal de la Parte A está compuesto por la política ambiental también se puede incluir: Una pequeña introducción de bienvenida a la organización. No debiera ser más extensa de un párrafo

Una referencia en el caso de que la organización haya realizado algún tipo de intervención de valor añadido en términos

medioambientales (dotación de recursos para la promoción de eventos de carácter ambiental, utilización de energías

renovables, patrocinios, etc.).


[Paso 2: elaboración de la parte B del documento]

La Parte B del Manual estará compuesta por los protocolos de actuación relacionados con aquellas áreas ambientales en las que

el nuevo miembro de la organización vaya a desarrollar su trabajo.

«Área ambiental»: Conjunto de procesos o servicios que presentan los mismos aspectos ambientales.

«Aspecto ambiental»: Hecho que puede generar en el medio ambiente un determinado impacto. Son ejemplos de aspectos

ambientales: la generación de residuos, la emisión de vertidos y de sustancias a la atmósfera, el ruido, el

consumo de recursos…

Lo primero que tenemos que realizar es un listado de áreas ambientales para las que estableceremos posteriormente un

protocolo de actuación.

A la hora de determinar las áreas es importante resaltar que no tienen porqué corresponderse con áreas productivas o

funcionales. En cualquier caso, las áreas que debemos designar serán las convenientes para nuestras necesidades:

Ejemplo 1: una determinada empresa dedicada a la venta en sus instalaciones de material de ferretería al por mayor tiene las

siguientes áreas funcionales: logística, atención al cliente, administración, ventas y mantenimiento. Sin embargo, el responsable de

medio ambiente ha resuelto acotar las áreas ambientales a tres: logística, oficinas y mantenimiento. En este caso el área «oficinas»


incluye a: atención al cliente, administración y ventas, ya que estas tres generan los mismos residuos y presentan los mismos

consumos.

Ejemplo 2: el antiguo propietario de una empresa de elaboración de patatas fritas embolsadas había hecho un esquema de la

actividad de la empresa atendiendo a los siguientes procesos: almacén de producto, proceso productivo, ventas y administración. Con

el tiempo, la fábrica fue comprada por otro empresario que decidió establecer áreas ambientales, y dividió el proceso denominado

«productivo» en los siguientes: preparación de la patata (lavado, pelado y cortado), fritura y envasado.

Ejemplo 3: el responsable de un pequeño taller de chapa y pintura de vehículos ha contratado a dos nuevos trabajadores, uno de

ellos trabajará en la oficina de las instalaciones dedicado a labores burocráticas, mientras que el otro trabajará como auxiliar en todas

las operaciones de reparación y mantenimiento de los vehículos, ya que todos los mecánicos trabajan en todas las secciones del taller.

Para este caso, el responsable de la empresa ha decido establecer las siguientes áreas ambientales: administración y proceso

productivo.

Recuerda que el contenido de la Parte B es para hacer referencia exclusivamente a cuestiones de orden medioambiental por lo

que deben evitarse otro tipo de indicaciones no relacionadas con esta área.

Una vez establecidas las áreas ambientales de tu empresa debes dotarlas de contenido. Para ello, es recomendable:

Ser lo más breve y directo posible

Ser cordial pero firme

Valorar el esfuerzo del trabajador


Protocolos ambientales «Cauchos vulcanizados X, S.L. », área ambiental: «Mantenimiento»

1. …

2. …

3. Si compruebas que existe alguna fuga de aceite en un latiguillo que no haya sido recogida por la bandeja de retención

debes hacer uso de la cantidad apropiada de absorbente y una vez recogido debes depositarlo en el contenedor identificado

como «absorbentes contaminados». Recuerda no depositarlo en otro contenedor, ya que de otro modo te va a ser muy

complicado traspasarlo al contenedor adecuado.

¡Gracias por tu colaboración!

En caso de tener dudas sobre los protocolos específicos que puedes incluir en cada área ambiental, puedes ayudarte de manuales

de buenas prácticas del sector o solicitar el asesoramiento de un profesional del área de medio ambiente.

Debes de tener en cuenta que si tu empresa dispone de áreas en las que existan otras personas responsables de las mismas, es

muy recomendable que previamente a la implementación de cualquier protocolo ambiental hables con ellos para alcanzar un acuerdo

sobre cuál es la manera más eficaz de lograr los objetivos deseados. Recuerda que gran parte del éxito de la estrategia de gestión

ambiental de la empresa va a depender de su colaboración y predisposición.

En cuanto al número de protocolos de cada una de las áreas, es recomendable reducirlos y sintetizarlos lo máximo posible. Incluye

las cuestiones más apremiantes y deja el resto para otro tipo de comunicación.


[Paso 3: comunicar el Manual]

Cuando se habla de «comunicar el Manual» nos referimos a la manera en que se presenta la información a la persona que la

recibe.

La primera cuestión que nos debemos plantear es el formato en que vamos a presentar el Manual: ¿papel o digital?

Aunque es innegable que el formato tradicional de papel presenta alguna ventaja (mucha gente todavía prefiere leer los

documentos en este soporte, bien porque le pueda parecer más cómodo, bien porque le resulte menos agotador para la

vista o bien porque sea simplemente su costumbre) es preferible presentar el Manual, en la medida de lo posible, en

formato digital ya que de otra manera puede resultar contradictorio con criterios eficientes. Es decir, el lector puede restar

credibilidad a los compromisos de la organización.

En cuanto a la entrega efectiva del documento:

Es preferible hacerlo de forma personal a través de una pequeña charla con el nuevo trabajador. Esta reunión informal es

recomendable tenerla con todos los nuevos miembros de la organización (o por lo menos con los que tengan una mayor

responsabilidad compartida en la gestión de los aspectos ambientales de la empresa) y se puede realizar conjuntamente

con personal designado por el área de Recursos Humanos si éstos lo creyeran oportuno. Es recomendable que la charla se

realice con posterioridad a la entrega / envío del Manual (no debiera demorarse más de dos días). La intención es reforzar el


contenido del documento, así como resolver posibles dudas que se le hubieran planteado al lector. Además, para algunas

áreas ambientales puede resultar positivo desplazarse al puesto de trabajo y realizar las indicaciones oportunas para

explicar claramente el objetivo de determinados protocolos. Por ejemplo, en el caso de personas que tengan que depositar

algún tipo de residuo peligroso en el acopio (almacenamiento) de residuos.

En cualquier caso, el trabajador debe estar informado que con posterioridad al envío del Manual tendrá lugar la citada

reunión informal. En ningún caso es recomendable fomentar la idea de que el motivo de la charla es un «examen» del

contenido del Manual, ya que no es el caso. Tenemos que recordar que la colaboración de los compañeros es vital para

lograr una implementación con éxito de los protocolos, y por tanto, de nuestros objetivos de gestión.


[Paso 4: tareas de refuerzo]

Es habitual que existan incumplimientos en los protocolos de actuación (especialmente en lo referido a segregación de residuos).

Por ello, es necesario reforzar la implantación de los mismos y trabajar en mantener el compromiso de los trabajadores con el medio

ambiente. Para ello se pueden utilizar herramientas como:

Paneles informativos

Charlas formativas comunes

Charlas informales personales

Para terminar es importante recordar que:

Tanto los compromisos como los valores de la empresa tienen que refrendarse en las decisiones y en la gestión diaria de la

organización. El trabajador debe «sentir» que lo expresado en el Manual es coherente con lo que «ve» en la organización o

de otra manera su colaboración puede no ser tan completa y cuidada.

Es importante que la organización sea creíble y veraz a ojos del trabajador.

El responsable de medio ambiente debe ser el primero en dar ejemplo al resto de compañeros.


[Cuéntanos tu experiencia]

Si has hecho uso de la información contenida en este Manual, me interesa conocer tu experiencia. Tu opinión es útil para seguir

mejorando comunicarsostenibilidad.com. Puedes contactar conmigo enviándome un correo a:

[email protected]

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