INDICE€¦ · Web viewEl cajero realiza la emisión de los cheques ya sea por pagos a proveedores, en los días establecidos para ello (Anexo 4) por pagos a terceros o por pagos

Versión4 Procedimiento para el Control de Pagos

INDICE

OBJETIVO……………………………………………………………………...1INTERVINIENTES………………………………………………………….....1

1. ADQUISICIÓN DE UN ACTIVO FIJO O GASTO PLANIFICADO………. 32. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE UN PAGO...............................................33. REGISTRO DE SOLICITUD DE PAGO……………………………………..54.DESEMBOLSO DE PAGOS…………………………………………………..75. CONTABILIZACIÓN DEL GASTO Y DEL PAGO……………………….. .96. PROCESO ESPECIAL: ANULACIÓN DE PAGO………………………… 11

ANEXO 1……………………………………………………………………….18ANEXO 2……………………………………………………………………….19ANEXO 3……………………………………………………………………….20ANEXO 4……………………………………………………………………….21ANEXO 5……………………………………………………………………….22ANEXO 6……………………………………………………………………….23ANEXO 7.............................................................................................................24ANEXO 8.............................................................................................................25ANEXO 9.............................................................................................................26

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Versión 4 Procedimiento -Control de Pagos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PAGOSOBJETIVO

Realizar puntualmente los pagos ocasionados por adquisiciones de bienes y/o servicios que la institución haya requerido.

Para ello, necesitamos identificar todos los procedimientos relacionados y las personas responsables de ejecutarlos desde la solicitud de un pago, proceso, contabilización y archivo.

INTERVINIENTES

Solicitante: Funcionario que solicita un pago por la adquisición de un bien o servicio. Verifica la información de los comprobantes de venta o facturas y elabora la solicitud de pago, llenando correctamente los campos de la misma.

Vicedirector Responsable.- Funcionario responsable de analizar la factibilidad de adquirir un bien o servicio para su Área; verifica los datos de la solicitud de pago y colocar en ella su visto bueno, para asumir el gasto como responsable del Centro de Costo que será afectado.

Vicedirector de Tesorería.- Realiza la revisión de las solicitudes de pago. Aprueba la emisión y cancelación de cheques, así como también los pagos directos y transferencias bancarias. Revisa los pagos ingresados a realizarse de acuerdo a lo estipulado en la solicitud de pagos y provisión de fondos en las cuentas bancarias. Revisa y firma los comprobantes de retención.

Vicedirector General / Director General.- Autoriza el pago por adquisiciones de bienes para uso de la institución, de acuerdo a límite discrecional, estipulado en las condiciones generales del presente procedimiento.

Asistente de Tesorería (Presupuesto).- Revisa las solicitudes de: Partidas Presupuestarias contra el presupuesto establecido y determina si hay un excedente o si se encuentran dentro del presupuesto.

Asistente de Tesorería (Ingreso de Solicitudes).- Recibe, verifica, codifica, realiza las retenciones e ingresa la solicitud de pago, las transferencias y pagos directos aprobados por el Vicedirector de área. Asigna el Banco sobre el cual se girarán los cheques para el pago.

Asistente de Contabilidad.- Revisa el reporte de Solicitudes Ingresadas enviado por el Asistente de Tesorería.

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Cajero: Emite los comprobantes de retención y procesa los asientos contables generados en los sistemas de Solicitud y Control de Pagos. Emite y entrega los cheques y comprobantes de retención a los beneficiarios.

Vicedirector de Contabilidad.- Revisa los movimientos contables ocurridos.

Mensajero: Lleva los cheques y comprobantes al beneficiario cuando sea requerido.

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1. APROBACIÓN DE UNA ADQUISICIÓN DE UN ACTIVO FIJO O UN GASTO PREVIAMENTE PLANIFICADO.

1.1. Sólo cuando se trate de la adquisición de un activo fijo o se realice un gasto planificado, se requiere de la aprobación de la Partida Presupuestaria (Anexo 1).

1.2. Donde, el Solicitante debe:

Llenar correctamente el formulario de Revisión de Partidas Presupuestarias, registrando todos los datos correspondientes al activo o gasto que se va realizar.

Adjuntar al formulario las diferentes cotizaciones obtenidas de los Proveedores.

Recoger la firma del Vicedirector del Área Responsable del gasto.

Entregar a Tesorería para la revisión de la solicitud.

1.3. El Asistente de Tesorería responsable de Presupuesto debe:

Registrar el: Valor Presupuestado, Valor Real, Variación, Saldo Disponible y si se encuentra o no presupuestado.

Entregar la Solicitud de Pagos al Asistente de Tesorería encargado de ingresarla.

Codificar las cuentas contables que serán afectadas.

Enviar la solicitud llena al Vicedirector General para su aprobación, quien de acuerdo al monto consultará con el Director General; eligiendo la cotización más conveniente.

1.4. Si el Vicedirector General aprueba el requerimiento, se realiza la adquisición del activo o gasto ( Pasa al Punto 2. Solicitud y Aprobación de un Pago) sino la solicitud es devuelta al Vicedirector Responsable.

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2. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE UN PAGO

2.1. Una solicitud de Aprobación de pago se registrará una vez aprobada la Partida Presupuestaria o en el caso de haberse identificado la necesidad de adquirir un bien o servicio, donde el área solicitante cotiza con proveedores para obtener proformas y analizar la más conveniente.

2.2. El Responsable del Centro de Costos (C.C.) selecciona la cotización más conveniente en calidad, precio y formas de pago, para sustentar su requerimiento.

2.3. El Solicitante gestiona con el proveedor la obtención del bien o servicio a adquirir más el comprobante de venta.

2.3.1. En los casos de proveedores extranjeros no residentes o de personas imposibilitadas de emitir un comprobante de venta:

2.3.1.1. El solicitante debe llenar el formulario de “Liquidación de Compra de bienes y Prestación de Servicios” (ver Anexo 2) con letra de imprenta o a máquina.

2.3.1.2. Obtiene la copia de la cédula de identidad, más los datos principales como dirección, teléfono y descripción del bien o servicio que se está comprando.

2.3.1.3. Solicita la firma de la persona que efectúa la venta del bien o servicio en este formulario.

2.3.1.4. La primera copia de este formulario se entrega al proveedor. El original más la tercera copia se adjunta a la documentación preparada.

2.4. El Solicitante verifica que tanto los datos preimpresos como los que son impresos en el comprobante de venta estén correctos y sean válidos; para ello, ejecuta lo que se encuentra estipulado en el Instructivo de “VERIFICACIÓN DE COMPROBANTES DE VENTA”.

2.5. El Solicitante prepara el formato de Solicitud de Aprobación de Pagos (Anexo 3), llenando correctamente cada uno de los campos requeridos (ver Instructivo de Elaboración de Solicitud de Pago).

2.6. El Responsable del C.C. del área solicitante revisa la solicitud de Aprobación de Pagos y la documentación adjunta y da su visto bueno para que el pago pase a ser aprobado de acuerdo al límite discrecional que se encuentra determinado en las Condiciones Generales del presente procedimiento (ver Anexo 4 ).

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3. REGISTRO DE SOLICITUD DE PAGO

El Asistente de Tesorería, responsable del ingreso de Solicitudes de Pago, recibe la documentación dentro de los límites establecidos para procesar los pagos en la siguiente semana a la entrega (ver Anexo 4).

3.1. Revisa la documentación: formato de Solicitud y Aprobación de Pago esté correctamente llena y con las firmas de aprobación de acuerdo a los montos; impresión de las pantallas del SRI donde se confirma el RUC, validez del comprobante de venta y pie de imprenta; forma de la factura sin manchones, tachones ni repisados y que el nombre de la BVG esté bien escrito y los cálculos correctos; cuando se trate de la adquisición de un activo fijo o gasto planificado debe adjuntarse también el formulario de Partida Presupuestaria y las respectivas proformas de cotizaciones.

3.1.1. Si todo está correcto pasa al punto 3.2.

3.1.2. Si algo no está correcto en la documentación adjunta, el Asistente de Tesorería devuelve toda la documentación al área solicitante, especificando las observaciones encontradas.

3.1.2.1. El Solicitante realiza las rectificaciones del caso y una vez resuelto las observaciones, envía la documentación a Tesorería para el registro del pago. Regresa al punto 3.1.

3.2. El Asistente de Tesorería responsable del ingreso de solicitudes, registra en el formato de “Solicitud y Aprobación de Pago” la codificación del motivo y submotivo contable, crédito tributario, tipo de IVA, tipo de Retención, de acuerdo a la característica del gasto.

3.3. Revisa los datos del proveedor y/o contrato en el sistema de “Solicitudes de Pago”:

3.3.1. Si el proveedor y/o contrato ya existe.- Procede a confirmar que la información del sistema se encuentre actualizada, a través de la opción: Mantenimiento – Proveedor y/o Contrato, ubica el registro del proveedor y/o contrato y revisa los datos que se muestran en pantalla.

3.3.1.1. De existir algún cambio en los datos del proveedor y/o contrato, con el botón “Modificar registro”, se activan todos los campos para que puedan ser actualizados. Pasa al punto 3.3.3.

3.3.2. Si el proveedor y/o contrato es nuevo.- Procede a crear al proveedor y/o contrato en el sistema bajo la opción: Mantenimiento – Proveedor y/o Contrato, para ingresar la información general del proveedor y/o contrato.

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3.3.3. Anota el número de proveedor y/o contrato que provee el sistema en la casilla respectiva del formato de “Solicitud y Aprobación de Pago”.

3.4. Registra la solicitud en el sistema de “Solicitudes de Pagos”:

3.4.1. Ingresa la solicitud de pago en el sistema bajo la opción: Pagos - Solicitudes - Ingreso, en donde detalla los datos relevantes del pago.

3.4.2. Anota el número de solicitud de pago en la casilla respectiva del formato de “Solicitud y Aprobación de Pago” que haya generado el sistema.

3.5. Procesa las solicitudes de pago por proveedor en el día de pago señalado, en el sistema de “Solicitudes de Pagos”, a través de la opción: Pagos - Solicitudes - Eliminación / Envío.

3.6. Registra un visto en la columna de “Enviar”.

3.7. Al fin de día entrega las Solicitudes de Pago que fueron ingresadas al Asistente de Tesorería encargado de Presupuesto, quien revisa en el sistema de Presupuesto si el gasto se encuentra dentro del valor presupuestado o si hay un excedente en la cuenta contable respectiva; llena los siguientes datos en la solicitud: Presupuestado casilla SI o NO, Valor y devuelve las solicitudes.

3.8. El Asistente de Tesorería debe enviar todos los formularios de Solicitud y Aprobación de Pagos completamente llenos al Vicedirector General para su aprobación, si:

El valor del pago se encuentra dentro del límite discrecional del Vicedirector General, éste revisa la documentación y aprueba firmando las solicitudes.

El valor del pago supera el límite discrecional del Vicedirector General, éste debe consultarlo con el Director General para que dé su visto bueno y firmar conjuntamente las solicitudes.

3.9. El Asistente de Tesorería recopila la documentación para realizar el cuadre diario contable. Ver punto 5.

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4. DESEMBOLSO DE PAGOS

4.1. El Asistente de Tesorería revisa las solicitudes de pago que se encuentran pendientes en el sistema de “Solicitudes de Pago” bajo la opción: Pagos – Pendientes – Ingreso.

4.2. Selecciona por Acreedor y por Banco a girar para crear los grupos de pago. Al grabar el registro se genera el número de pago en el sistema.

4.2.1. De detectarse algún error en el ingreso, el Asistente de Tesorería registra un visto en la columna “Devolución”.

4.2.2. Con la opción: Pagos – Solicitudes – Ingreso, realiza el ajuste en la solicitud.

4.3. El Asistente de Tesorería prepara el pago a través del sistema “Solicitudes de Pago”, opción: Pagos - Pendientes – Mantenimiento.

4.3.1. Para gestionar el pago: Registra un visto en la columna “Enviar”.

4.3.2. Para modificar la fecha de emisión del cheque: Registra un visto en la columna “Modificar” y modifica la fecha en la columna de “F.Emisión”.

4.4. Al grabar el registro, genera el reporte de “Envío de Pagos Pendientes a Caja”, en original y copia (ver Anexo 4)

4.4.1. El original de este reporte más la documentación de respaldo es entregado al Cajero, quien lo archiva en orden cronológico la carpeta Envío Pagos Pendientes Caja.

4.4.2. La copia de este reporte, con el acuse de recibido de Caja, es archivado cronológicamente en Tesorería en la carpeta de Pagos Enviados a Caja.

4.5. El Cajero mantiene el reporte con sus correspondientes documentos de soporte hasta que se proceda a la emisión de los cheques. Ver Punto 8 y 9.

4.6. El Cajero genera e imprime, los comprobantes de retención que se originan por el ingreso de las solicitudes de Pago, junto con el reporte de “Comprobantes de Retención emitidos de Control de Pagos” (ver Anexo 5). Para mayor detalle, ver “PROCEDIMIENTO GENERACIÓN Y CONTROL DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS POR LA BVG”

4.7. El Cajero entrega el cheque y comprobante de retención al beneficiario y procede a gestionar los controles de entrega de cheques y de comprobantes de retención detallados en Puntos 8 y 9 y el

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“PROCEDIMIENTO GENERACIÓN Y CONTROL DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS POR LA BVG”

4.8. El Cajero recopila la documentación para realizar el cuadre diario contable. Ver punto 5.

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5. CONTABILIZACIÓN DEL GASTO Y DEL PAGO

5.1. CIERRE DIARIO:

5.1.1. El Asistente de Tesorería genera la contabilización del gasto, procediendo a revisar los cuadres contables en el sistema de “Solicitudes de Pago”:

5.1.1.1. Obtiene el reporte de “Solicitudes Ingresadas” (ver Anexo 7) en original y una copia, a través de la opción Reportes – Solicitudes. Este reporte es entregado a Contabilidad para la revisión de movimientos contables y control de los comprobantes de retención. La copia es archivada en orden cronológico en la carpeta

5.1.1.2. Obtiene el reporte de “Contabilización de Solicitudes” (ver Anexo 8) en original, a través de la opción: Reportes – Contabilización de Solicitudes. Verifica los asientos contables (ver Anexo 9) y entrega el reporte a Contabilidad, donde es archivado en orden cronológico en la carpeta Asientos Diarios XXXX (corresponde al año en curso)

5.1.1.3. Genera los asientos contables del gasto, a través de la opción: Procesos – Cierre Diario.

5.1.2. El Cajero genera la contabilización del pago, a través del sistema de “Control de Pagos”:

5.1.2.1. Obtiene reportes de los “Cheques varios”, opción: Reportes – Cheques Varios. Ver Puntos 8 y 9. Los originales son entregados a Contabilidad y las copias son archivadas en orden cronológico en Caja.

5.1.2.2. Obtiene el reporte de contabilización del pago, opción: Reportes – Contabilización de cheques, seleccionando “Cheques impresos”, en original. Revisa y firma el reporte para ser entregado a Contabilidad, donde es archivado en la carpeta de Cheques Entregados. Pasa al punto 5.1.3.

5.1.2.3. En el sistema de “Generación, impresión y control de Comprobantes de Retención”, opción: Reportes – Control de Comprobantes, obtiene el reporte de “Comprobantes de Retención Entregados” en original para ser entregado a Contabilidad.

5.1.3. El Asistente de Contabilidad recibe reportes y documentación de respaldo de la contabilización del gasto y del pago, para la última revisión previo a la subida de los asientos contables:

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5.1.3.1. Los reportes de contabilización más los sustentos son entregados al Vicedirector de Contabilidad para su aprobación.

5.1.3.2. Las solicitudes de pago más los comprobantes de venta cancelados y voucher de cheques entregados son archivados en orden de número de cheque y por Banco girado, la carpeta lleva el nombre del Banco y la cuenta del mismo.

5.1.3.3. Las copias amarillas de los comprobantes de retención son archivados en orden secuencial, donde son archivadas en orden cronológico junto con el reporte de Comprobantes de Retención Entregados en la carpeta Recepción de Comprobantes de Retención XXXX (corresponde al año en curso).

5.1.4. El Asistente de Contabilidad clasifica la documentación por fecha de ingreso. En el sistema de “Contabilidad de BVG”, opción: Contabilización de Módulos, selecciona 04 de Control de Pagos, con lo que procede a subir los asientos contables generados por el gasto y por el pago.

5.1.5. De esta forma el sistema asigna un número secuencial a los asientos de diario que se necesitan previo al cierre contable diario.

5.2. CIERRE MENSUAL:

5.2.1. El Asistente de Tesorería emite el reporte de “Solicitudes Pendientes” (estructura del reporte del anexo 6) en original, a través de la opción: Reportes – Solicitudes – Pendientes del sistema de “Solicitud de Pago”

5.2.1.1. El original de este reporte es revisado, firmado y entregado al Asistente de Contabilidad.

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6. PROCESO ESPECIAL: ANULACIÓN DE UN PAGO

La anulación de un pago se puede dar por motivos específicos como el incumplimiento por parte del proveedor en la calidad o entrega del bien o servicio adquirido por la BVG o el incumplimiento de la entrega del comprobante de venta final.

6.1. El Vicedirector del área solicitante envía un comunicado por escrito (vía mail) a las instancias que intervinieron en la aprobación, ingreso y desembolso del pago, indicando los motivos de la anulación.

6.1.1. En los casos en que el pago haya sido aprobado por el Vicedirector General o Director General, deberán registrar su visto bueno en el comunicado por escrito para proceder con la anulación.

6.2. Dependiendo del punto en que se encuentre el procedimiento de Control de Pagos, se realiza lo siguiente:

6.2.1. Cuando la solicitud ha sido ingresada en el sistema de “Solicitud de Pago” y no se haya generado el pago:

6.2.1.1. El Asistente de Tesorería, a través de la opción Pagos – Solicitudes – Eliminación o Envío, registra un visto en la columna de “Eliminar” en la solicitud que se debe dar de baja y registra el motivo de la eliminación en el sistema.

6.2.1.2. Cruza con una raya inclinada el formato de “Solicitud y Aprobación de Pago” para indicar que se está dando de baja.

6.2.1.3. Devuelve toda la documentación al área solicitante quienes desisten de la compra del bien, o reinician el proceso desde el comienzo.

6.2.1.4. Imprime el correo de la solicitud de anulación y archiva en la carpeta de Solicitudes de Pago en forma cronológica.

6.2.2. Cuando la solicitud ha sido ingresada en el sistema de “Solicitud de Pago” y se ha enviado para la generación del pago:

6.2.2.1. El Asistente de Tesorería, a través de la opción Pagos – Pendientes – Ingreso, registra un visto en la columna de “Devolución” en la solicitud que se va a eliminar.

6.2.3. Cuando se ha generado el pago en el sistema de “Solicitud de Pagos” pero no se ha enviado a Caja o regresa de Caja:

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6.2.3.1. El Asistente de Tesorería, a través de la opción Pagos – Pendientes – Mantenimiento, registra un visto en la columna de “Eliminar” en el pago que se va a eliminar.

6.2.4. Cuando el pago se encuentra pendiente en el sistema de “Control de Pagos”:

6.2.4.1. El Cajero, a través de la opción Transacciones – Devolución de Pagos a Tesorería, solicita el detalle por fecha de pago o por Acreedor, registra una “D” en la columna de “Estado” para el pago que se va a eliminar.

6.2.5. Cuando se ha emitido el cheque en el sistema de “Control de Pagos” y se encuentra pendiente de entrega:

6.2.5.1. El Cajero, a través de la opción Cheques – Anulación, selecciona, por fecha de impresión, el número de cheque a eliminar, registrando una “X” en la columna “Anul” y presiona el botón “Anular”

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7. EMISIÓN DE CHEQUES

El cajero realiza la emisión de los cheques ya sea por pagos a proveedores, en los días establecidos para ello (Anexo 4) por pagos a terceros o por pagos directos generados en Tesorería.

7.1. En el sistema de “Control de Pagos” a través del menú Cheques, opción Impresión, se visualizan los cheques que se encuentren pendientes de emitir y los verifica contra el reporte recibido.

7.2. Dentro de esta opción, los cheques aparecen con numeración secuencial y con la marca en la columna “X” los mismos que se pueden desmarcar dependiendo de prioridades de atención al Beneficiario, para el cambio de número de cheque a imprimir. Luego de ello, a través del botón “Confirmar” se procede a actualizar el número de cheque que se va a imprimir.

7.3. Con el botón “Imprimir” se prepara la impresión del cheque, verificando que el número de del cheque físico coincida con la numeración del sistema. Se imprime el cheque y el comprobante de egreso o voucher.

7.4. Se digita el valor en números del cheque en la máquina protectora para que se imprima en el cheque, acompañando al valor en letras. Este valor será expresado en rojo.

7.5. Se coloca cinta adhesiva sobre el nombre del beneficiario y el valor del cheque para protección.

Adicionalmente y sólo en el caso que el beneficiario sea persona jurídica, se coloca el sello de “Cheque Cruzado”.

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7.6. El Cajero recoge en cada cheque y comprobante de egreso o voucher, las firmas de los funcionarios autorizados, cumpliendo con lo expuesto en la Política Institucional No. 15 de Firmas Autorizadas.

7.7. Mantiene los cheques y sus adjuntos bajo seguridad hasta que sean entregados a sus beneficiarios.

7.8. Imprime a través del sistema los siguientes reportes que serán entregados a Contabilidad: Contabilización de Cheques Impresos, Contabilización de Cheques Anulados (si los hubiera), Cheque entregados a Contabilidad reporte de Cheques Anulados con el respectivo cheque físico y el correo de la solicitud de anulación para su revisión; Además imprime los reportes de: Cheques Emitidos, en Tránsito, por Entregar, Entregados al Beneficiario y Cheques Destruidos.

7.9. A través del menú Reportes, opción Contabilización de Cheques, el Cajero procede a imprimir el reporte de “Contabilización de cheques impresos” en original para Contabilidad.

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8. CONTROL DE ENTREGA DE CHEQUES

La entrega de cheques se realiza en la ventanilla de Caja en horarios establecidos (Anexo 4).

8.1. El Cajero solicita la cédula de identidad de la persona que retira el cheque.

8.2. Entrega el comprobante de egreso y el comprobante de retención (si aplica) para la firma del beneficiario. En el caso de estar el cheque a favor de una persona jurídica, solicita el sello de la empresa en estos comprobantes.

8.3. Solicita a la persona que retira el cheque, colocar el sello de Cancelado, firma y fecha de retiro en la factura original que acompaña a la solicitud de pago.

8.4. Entrega el cheque más la copia del comprobante de egreso, más el original del comprobante de retención (si aplica) a la persona que retira.

8.5. Adjunta el comprobante original de egreso a la documentación de respaldo que acompaña a la solicitud de pago. Con la copia del comprobante de retención, el cajero procede a descargar en el sistema.

8.6. Así mismo, procede a descargar los cheques emitidos del sistema de “Control de Pagos” a través del menú Cheques opción Entrega.

8.7. Coloca la “X” en la columna correspondiente para indicar los cheques que han sido entregados, botón “Aceptar”.

8.8. Desde el menú Reportes, opción Cheques Varios, selecciona la impresión del reporte de “Cheques Entregados” en original y copia.

8.9. El reporte original es para Contabilidad al cual se adjunta toda la documentación de soporte (solicitud de Pago, facturas, comprobantes de egreso o vouchers) y en la copia se acusa recibo para luego archivar en Caja en el file “Emisión de Cheques”.

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Área Organización y Métodos

Elaborado Ing. Yesenia Solís M.

Fecha de entrega 30/10/2008

Firma UsuariosMaría Fernanda Mendoza

Melissa Rodríguez

Carmen Galarza

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Versión 4 Procedimiento - Control de Pagos

ANEXO 1

CORPORACIÓN CIVIL BOLSA DE VALORES DE GUAYAQUIL

REVISION DE PARTIDAS PRESUPUESTARIASElaborado por: Centro de Costos Departamento: Fecha:

Muebles de Oficina: Enseres de Oficina: Otros Activos:

Equipos de Oficina: Equipos de Computación:

Otros Gastos:

1.- Características del artículo o gasto 2.- Valor

3.- ¿Por qué se hace necesaria la compra del artículo?

5.- ¿Para qué área van a destinar esta adquisición o gasto? 6.- Indicar el nombre del usuario del equipo

Nombre del Proveedor Número de la Factura:

Procesado por: Revisado por:

4.- ¿Es reemplazo de un artículo existente? Explique

NOTA: Una vez llenada la solicitud favor adjuntar cotización o proforma, y remitirla al departamento de Tesorería para la respectiva revisión en el presupuesto y aprobación

PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Aprobación por Monto Firma de Vicedirector Responsable

VALOR PRESUPUESTADO VALOR REAL VARIACIÓN

Mensual:

Acumulado a:

Anual:

Solicitado:

Acumulado a la fecha:

Total:

SALDO DISPONIBLE ¿ESTÁ PRESUPUESTADO?

Mes:

Anual:

SÍ:

NO:

CODIFICACIÓNMotivo / Submotivo

Proyecto:

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ANEXO 2

FORMATO DE LIQUIDACIÓN DE COMPRA DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

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ANEXO 3

FORMATO DE SOLICITUD Y APROBACIÓNDE PAGOS

Fecha:

DATOS DE LA SOLICITUD:Proveedor / Beneficiario:

Descripción:

Comprobante de Venta: C.Costos Proyecto

No.de Comprobante: Fecha emisión: Valor Total (con IVA): Revisión del comprobante:

Elaborada por: Fecha de Pago solicitada:

Observaciones:

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:Responsable del CC: Aprobación por Monto:

DATOS A LLENAR POR TESORERÍAFecha de proceso de solicitud: No.Sol. de Pago: No. Contrato:

Codificación de acuerdo al tipo de Crédito Tributario:PRESUPUESTADO: VALOR:

1 2

Codificación de Gastos, Impuestos y Retenciones

# C.C. Proy. Mtvo. Subm. % Ret. IVA Valor Rte. IVA % Rte.Fte. Valor Rte.Fte. Valor a pagar

1

2

3

4

5

6

TOTAL:

PROCESADO POR: REVISADO POR:

Fecha y Hora recibido por Tesorería:

%

CORPORACIÓN CIVIL BOLSA DE VALORES DE GUAYAQUIL

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE PAGOS

Director GeneralVicedirector General

FacturaNota de Venta

Tiquete Maq. RegistradoraOtro:

Tiquete Aéreo

Cumple requisitos del SRI

Liquidación de Compra Guía de RemisiónMemo

SÍ NO:

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ANEXO 4

CONDICIONES GENERALES

1. LÍMITES DISCRECIONALES PARA APROBACIÓN DE PAGOS:

VICEDIRECTOR GENERAL: Desde cualquier valor Hasta $2.000,00

VICEDIRECTOR GENERAL CON EL VISTO BUENO DEL DIRECTOR GENERAL: A partir de $2.001,00.

2. DÍAS PARA RECIBIR SOLICITUDES DE PAGOS A SER PROCESADAS EN LA MISMA SEMANA:

Hasta los Lunes a las 16:00

3. FECHA LÍMITE PARA PROCESAR UNA SOLICITUD DE PAGO EN EL MES

Hasta el 25 de cada mes

4. DÍA DE EMISIÓN DE CHEQUES:

Miércoles de cada semana

5. DÍA DE ENTREGA DE CHEQUES A PROVEEDORES:

Jueves y Viernes de cada semana

Nota: Estas condiciones no aplican cuando se traten de solicitudes realizadas por Empelados de la institución tales como: Préstamos o Anticipos; considerando que Administración debe entregar tales solicitudes aprobadas a Tesorería, al menos dos días antes de que se procese el pago.

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Versión 4 Procedimiento- Control de Pagos

ANEXO 5ENVIO DE PAGOS PENDIENTES A CAJA

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Procedimiento- Control de Pagos

ANEXO 6

REPORTE DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS DE CONTROL DE PAGOS

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ANEXO 7REPORTE DE SOLICITUDES INGRESADAS

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ANEXO 8REPORTE DE CONTABILIZACIÓN DE SOLICITUDES

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ANEXO 9

PROCESOS CONTABLES

1. INGRESO DE SOLICITUD DE PAGO Pagos Parciales (Abonos originados a un contrato)

DB 080.xxx CUENTA DE PAGOS ANTICIPADOS(Depende del tipo de pago anticipado) Por el valor del abono

CR 217 o 218 o 259 o 260 CUENTAS POR PAGAR(Depende del tipo de beneficiario) Por el valor del abono

Pagos Totales (Pago de facturas por el valor total de ésta)

DB motivo CUENTA DE ACTIVO O GASTOS(Depende del motivo especificado) Por el valor del pago

CR 217 o 218 o 259 o 260 CUENTAS POR PAGAR(Depende del tipo de beneficiario) Por el valor del pago

2. ANULACIÓN DE SOLICITUDPagos Parciales

DB 217 o 218 o 259 o 260 CUENTAS POR PAGAR(Depende del tipo de beneficiario) Por el valor del pago anulado

CR 080.xxx CUENTA DE PAGOS ANTICIPADOS(Depende del tipo de pago anticipado) Por el valor del pago anulado

Pagos TotalesDB 217 o 218 o 259 o 260 CUENTAS POR PAGAR(Depende del tipo de beneficiario) Por el valor del pago anulado

CR motivo CUENTA DE ACTIVO O GASTOS(Depende del motivo especificado) Por el valor del pago anulado

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3. EMISIÓN DE CHEQUES DE SOLICITUDES DE PAGO

Pagos Parciales (Únicamente para el pago final de un contrato)

DB motivo CUENTA DE ACTIVO O GASTOS(Depende del motivo especificado) Por el valor total

CR 080.xxx CUENTA DE PAGOS ANTICIPADOS(Depende del tipo de pago anticipado) Por el valor total

Pagos Totales

DB 217 o 218 o 259 o 260 CUENTAS POR PAGAR(Depende del tipo de beneficiario) Por el valor del pago

CR banco girado Por el valor del cheque

CR 229.xxx RETENCIONES IMP.A LA RENTA(Depende del tipo de ret. en fte.) Por el valor de la retención

CR 230.xxx RETENCIONES IVA(Depende del tipo de IVA) Por el valor del IVA

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INDICE€¦ · Web viewEl cajero realiza la emisión de los cheques ya sea por pagos a proveedores, en los días establecidos para ello (Anexo 4) por pagos a terceros o por pagos