Manual de Usuario - NOVACAJA · 2020. 11. 13. · Aplicación de pagos (cuentas por pagar) 262 Administrador de notas de cajero 266 Compueje Mercancías 267 Compueje CxC (Cuentas

Expertos en PDV, S. de R.L. de C.V. Centro de Negocios Concentro. Av. Vallarta 6503 Local D-21 Col. Cd. Granja, C.P. 45010, Zapopan, Jalisco. (33) 2002-0460 [email protected]

Manual de Usuario

NOVACAJA – Administrador

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Tabla de Contenido

Catálogo de Mercancías 7

Catálogo de Lista de Precios y Costos 34

Catálogo de Atributos 36

Catálogo de Ofertas 37

Catálogo de Clientes 39

Catálogo de Fabricantes 47

Catálogo de Listas de precios 48

Catálogo de Tipos de Movimiento de Inventario 49

Catálogo de Unidades Medida 52

Catálogo de Organizadores de Mercancías 53

Catálogo de Cargos 55

Catálogo de Localización de mercancías 56

Catálogo de Colores, sabores o aromas 57

Catálogo de Marcas 58

Catálogo de Modelos, estilos o tipos 58

Catálogo de Paquetes 60

Catálogo de Promociones especiales 80

Catálogo de Cambio de presentación 84

Catálogo de Precios por volumen por organizador 87

Catálogo de Denominaciones 89

Catálogo de Bloqueos de venta 90

Catálogo de Concepto de Ingresos o Retiros 92

Catálogo de Agrupación de Formas de Pago 93

Catálogo de Formas de pago 94

Catálogo de Organizador de Clientes 98

Catálogo de Especialidades 99

Catálogo de Perfiles de Clientes 100

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Catálogo de Rutas 101

Catálogo de Servicios digitales 101

Catálogo de Colectas 108

Catálogo de Proveedores 110

Catálogo de Organizador de Proveedores 115

Catálogo de Documentos 116

Catálogo de Impuestos 118

Catálogo de Motivos de cancelación 120

Catálogo de Entidades 122

Catálogo de Concepto de crédito y cargo 123

Catálogo de Organizadores de bines 124

Catálogo de Bines 125

Catálogo de Promociones de tarjetas 126

Catálogo de Condiciones de Pago 127

Catálogo de Divisas 129

Catálogo de Cuentas contables 130

Configuración de Cuentas contables 131

Gastos 135

Nota de Entrada 136

Nota de Salida 151

Facturación 156

Notas de Entrada y Salida por traspaso 162

Multisalidas 171

Compensar Entradas Forzadas 172

Afectación Manual de Inventario 175

Cambio masivo de precios 179

Cambio masivo de precios con base en la lista de precios 1 182

Inventario Físico Real 184

Máximos y Mínimos 185

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Captura de inventario manual 191

Requisiciones internas 195

Cambio de presentación 197

Ofertas y Bloqueos por Organizador 207

Facturación Global Diaria 212

Notas de Crédito – Cliente 214

Notas de Cargo – Cliente 217

Recibos de caja 219

Aplicación de pagos 224

Facturación de tiquetes 230

Pedidos 234

Remisiones 237

Facturación de remisiones 240

Crédito a remisión 242

Cancelación de Facturas 244

Créditos no fiscales 248

Cargos no fiscales 249

Administrar servicios digitales 250

Requisiciones 252

Órdenes de compra 253

Órdenes de compra automáticas 255

Pagos a proveedor 258

Cargos de proveedor 259

Créditos de proveedor 261

Aplicación de pagos (cuentas por pagar) 262

Administrador de notas de cajero 266

Compueje Mercancías 267

Compueje CxC (Cuentas por cobrar) 271

Compueje CxP (Cuentas por pagar) 273

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Visor de PDV 275

Visor de Administración 280

Venta por báscula 286

Venta a empleados 288

Paquetes validados 290

Cierre de Operaciones 301

Bancos 301

Cuentas 302

Ingresos bancarios 303

Egresos bancarios 304

Compueje bancario 305

Control de gastos 306

MTC Series de tallas 310

MTC Colores 313

MTC Modelos 314

Básculas Torrey 319

Estaciones 320

Establecimientos 331

Almacenes 353

Organizador de Establecimientos 354

Tipos de Establecimiento 355

Roles de Usuario 356

Usuarios 359

Empleados 365

Organizadores de Empleados 369

Perfil de Empleados 370

Parámetros PDV 372

Parámetros globales 383

Periféricos 388

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Centros de impresión 392

Cambiar método de costeo 392

Perfil de captura de mercancía 394

Archivo .log de eventos 395

Archivo .log de facturación 397

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Catálogo de Mercancías

Ruta: Administrador – Catálogos – Frecuentes

En este primer catálogo se encuentran las pestañas en las cuales se dan de alta las características de cada una de las mercancías, en la

siguiente imagen 1.0 se mostrará el modo ficha con la primera pestaña Identificación habilitada.

Cada vez que se dé de alta un nuevo producto (INS), o modifique (F2), se mostrarán en amarillo los campos que son obligatorios para el

sistema.

Imagen 1.0 Catálogo de Mercancías.

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1. Descripción general

En la parte superior de la ventana es donde se habilitan y capturan los Datos Generales de la mercancía como se muestra en la imagen

1.1.

Imagen 1.1 Datos Generales.

Código: campo alfanumérico que funciona como identificación principal de la mercancía.

Nombre: calificativo de la mercancía.

Nombre corto: calificativo breve de la mercancía (en caso de no capturar ninguno, automáticamente considera el mismo campo que se

capture en “Nombre”.

Unidad de Medida: inserta el dato una vez que se grabe la información de la mercancía.

En la parte superior derecha, encontrará dos íconos que ligan a otros módulos, el primero Compueje Mercancías y el segundo Lista de

Precios y Costos. En la Tabla 1.0 se específica a detalle las características cada uno.

Tabla 1.0 Ligas en Mercancías.

En las próximas secciones, se encuentra la descripción por pestañas correspondientes a la imagen 1.0.

Compueje Mercancías: Accede de manera automática al módulo de Compueje Mercancías seleccionando este producto en específico.

Lista de Precios y Costos: Accede de manera automática al módulo de Listas y Costos seleccionando este producto en específico.

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2. Identificación

En la imagen 2.0 se observa la pestaña Identificación, del catálogo de mercancías. En los siguientes puntos se explican de manera

detallada cada una de las partes que lo componen.

Imagen 2.0 Pestaña Identificación.

2.1 Códigos Primarios

Contiene el código de barras del producto y todos los demás códigos alternos, como el código PLU (de las siglas en inglés, Price Look UP).

Si el producto contiene un código alterno, se ingresa en su respectivo cuadro de texto, y a continuación, en la lista desplegable lateral, su

unidad de medida. Un código alterno, es aquél que permite diferenciar las distintas presentaciones de un producto. Para agregarlo, dé

un clic en el botón Agregar para que ingrese en la lista de códigos alternos. En la imagen 2.1 se observa la pantalla para realizar dicha

tarea.

Imagen 2.1 Códigos Primarios.

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2.2 Parámetros

La sección de parámetros sirve para realizar distintos tipos de configuración; se detallará cada uno de ellos a continuación. En la imagen

2.2 se muestra lo correspondiente a esta sección.

Imagen 2.2 Sección Parámetros.

Afecta Inventario: como su nombre lo indica, se aplica a todos los bienes o mercancías que afectan el inventario. Sin embargo, existen

servicios que no afectan al inventario, por ejemplo, la venta de horas de servicio. En este caso la casilla no se activaría.

Decimales en Cantidades: está basado en el formato que se dio en: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos – Pestaña “P.

Regionales” – Configuración de decimales. Si activa esta casilla las mercancías podrán ser controladas con decimales, por ejemplo, los

productos que se venden a granel.

Es componente de paq. validado: indica que este producto es parte de un paquete el cual no puede ser vendido sin el resto de los

componentes. Si se activa esta casilla, se activará también de manera automática el parámetro “No admite venta individual en PDV”

Báscula: si el producto se pesará con la báscula del punto de venta, active esta casilla.

No admite venta individual en PDV: activar esta casilla cuando el producto de manera obligatoria se debe vender en conjunto con otro

producto al cual esté ligado, por ejemplo: el producto principal de un paquete.

Para su venta en línea: en caso de que la mercancía vaya a ser visualizada y para venta en el Catálogo de NOVACAJA – Tienda en Línea.

Maneja números de serie: al activar este parámetro, y al realizar una nota de entrada o salida de inventario de este producto, el sistema

le pedirá al usuario que ingrese el número de serie adicional de dicha mercancía. Por ejemplo: al vender un artículo electrónico, éste

cuenta con un número de serie adicional para un control más específico de inventario.

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Imagen 2.3 Capturar números de serie.

Los números de serie son registrados por medio de una nota de entrada de dicha mercancía. En la imagen 2.3 se muestra un ejemplo

para ingresar los números de serie para la mercancía, los números de serie a ingresar se encuentran directamente relacionados con el

número de mercancía, para este ejemplo se realizó una nota de entrada por cinco mercancías, por ende, el sistema pedirá el registro de

cinco números de serie.

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Cuando realice una venta de una mercancía con número de serie en el punto de venta (imagen 2.4), el sistema pedirá que ingrese el

número de serie correspondiente. Es importante señalar que la venta no se podrá llevar a cabo si el número de serie ya fue consumido o

no existe.

Imagen 2.4 Venta de un artículo con número de serie.

2.3 Organizador

En la imagen 2.5 se muestra la imagen correspondiente al organizador. Por medio de esta lista desplegable se coloca el organizador al

que pertenece la mercancía. En caso de no existir el adecuado, puede dar un clic en el botón Organizador para entrar al Catálogo

organizadores de mercancías y crearlo.

Imagen 2.5 Organizador de Mercancías.

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2.4 Unidades de Medida

En la imagen 2.6 se muestra la ventana correspondiente para las unidades de medida de la mercancía.

Imagen 2.6 Unidades de Medida.

Por medio de esta sección podrá elegir la unidad de medida correspondiente a la mercancía. Cuando se registra por primera vez la

mercancía se desactivará el campo correspondiente a “Denominación” y se activará la opción “Base”, puesto que en esta primera

instancia el sistema toma como base la primera unidad de medida que se ingresó. Después dé un clic en el botón Agregar, el sistema

mostrará los datos que eligió. Es posible eliminar algún dato agregado por medio del botón Quitar.

El campo “factor” representa el número de veces que se multiplica la unidad base. Por ejemplo: es posible dar de alta una Mayonesa de

250 grs. y después una caja de 12 mayonesas como unidad de medida, el factor sería de 12.

3. Complementarios

En la imagen 3.0 se observa la pestaña Complementarios. A continuación, se explican de manera detallada cada una de las partes que la

conforman.

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Imagen 3.0 Pestaña Complementarios.

Por medio de la pestaña Complementarios es posible agregar información adicional a la mercancía.

3.1 Clasificación

Marca: representa el campo donde se coloca la marca del artículo, previamente dada de alta en su respectivo catálogo.

Botones Fabricante, Col/Sab: estos botones son comodines, es decir, pueden ser cambiados de nombre y ser utilizados como el usuario

lo prefiera. Por default los nombres de los botones son como se muestra en la imagen 3.0. Para modificar los nombres de los botones

podrá hacerlo mediante la siguiente ruta: Avanzados – Establecimientos – Pestaña Cat. Comodines. En la imagen 3.1 se muestra la

pantalla correspondiente para editar los botones comodines.

Imagen 3.1 Pestaña Cat. Comodines.

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3.2 Proveedor

Es el campo para ingresar el nombre, código y una breve descripción del proveedor. No necesariamente tiene que ser el dato del

fabricante sino de quien suministra la mercancía. Es un dato obligatorio y se pueden agregar los necesarios a los que se les compre cierta

mercancía. En la imagen 3.2 se muestra esta sección dentro de la pestaña Complementarios.

Imagen 3.2 Sección Proveedor.

SKU (De las siglas en inglés Stock-Keeping Unit): es un número asociado a un producto para fines de inventariado.

3.3 Atributos

En dicho campo se colocan los atributos necesarios al producto, mismos que se dan de alta previamente en el catálogo correspondiente;

por ejemplo: si el artículo requiere refrigeración, o si el producto requiere receta médica. Observe la imagen 3.3.

Imagen 3.3 Sección Atributos.

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4. Localizaciones

En esta sección permite especificar las localizaciones de la mercancía para un establecimiento en particular o para todos. Para ello deberá

tener información habilitada en el catálogo de Localizaciones de mercancía (Catálogos – Mercancías), seleccionar los establecimientos,

la localización por medio de la lista desplegable y presionar el botón Agregar, o bien, en caso de que querer eliminar algún renglón con

la información asignada, presionar el botón Quitar.

Imagen 4.0 Pestaña Localizaciones.

5. Precios y Costos

En la imagen 5.0 se observa la pestaña Precios y Costos, a continuación, se detalla cada una de las partes que la componen.

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Imagen 5.0 Pestaña Precios y Costos.

En esta pestaña se muestra:

Último costo: Costo al que se adquirió la mercancía en la última compra.

Costo de Reposición: Costo al que será adquirida en la siguiente compra.

También puede decidir si algún producto no admite descuentos u ofertas (al habilitar alguno de estos, la mercancía no admitirá descuento

u oferta, deshabilitado: lo permite). El campo disponible, al igual que en Compueje Mercancías, muestra la existencia actual del producto.

Observe la imagen 5.1.

Imagen 5.1 Costos de la Mercancía.

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También en la imagen 5.2 se observa si a la mercancía se le ha asignado una divisa o tipo de cambio en específico.

Imagen 5.2 Divisa aplicada a la Mercancía.

En la tabla 1.1, se muestran las listas de precios dadas de alta en el sistema. Señala la utilidad marginal y el factor de utilidad, que están

íntimamente relacionados, si se cambia la utilidad marginal automáticamente el factor de utilidad cambiará y viceversa.

Tabla 1.1 Características de los Precios.

Lo anterior modificará el Precio de Venta, que está basado en el costo de reposición y el factor o utilidad marginal.

En la Tabla 1.2 encontrará el “precio de venta con impuesto”. Enseguida puede observar la columna de “precio mínimo con impuesto”,

donde se muestra el precio de venta. Dicha cantidad se encuentra relacionada con el descuento máximo; si el descuento máximo cambia,

modificará el precio mínimo y viceversa.

En la imagen 5.3 se observa la sección donde puede agregar de manera particular los impuestos del producto.

Imagen 5.3 Tipos de Impuestos al Producto.

Las ofertas se agregan desde Catálogos – Mercancía – Listas de Precios y Costos – Listas de Precios.

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6. Ventas

En la imagen 6.0 se observa la pestaña Ventas, misma que será explicada a detalle a continuación.

Imagen 6.0 Pestaña Ventas.

6.1 Ventas

Sufijo PDV: Este campo no es obligatorio, aparecerá al lado derecho del precio señalado del producto dentro de punto de venta. Es útil

cuando se desea señalar en el tiquete, tira de auditoría o pantalla de PDV un solo carácter al lado derecho del precio. En la imagen 5.1 se

muestra un ejemplo de ello, donde el sufijo es la letra A.

Imagen 6.1 Sufijo de la Mercancía en el PDV.

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6.2 Pedimento Aduanal

En estos campos se muestra la información del producto en caso de ser capturado en nota de entrada con datos de pedimento aduanal

por una importación directa.

6.3 Bloqueos de Venta

En este apartado se aplican los bloqueos de venta al producto. Estos bloqueos tienen su propio catálogo y conforme se seleccionen del

mismo, se irán agregando en la lista.

6.4 Cargos

En estos campos se asigna el concepto de cargo que cuenta también con su catálogo. Posteriormente se asigna el porcentaje o el importe

del cargo.

7. Almacenes

En la imagen 7.0 se observa la pantalla para la pestaña Almacenes. A continuación, se explica a detalle cada uno de los componentes.

Imagen 7.0 Pestaña Almacenes.

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En esta sección se muestra la información correspondiente a las existencias máximas y mínimas de un producto, así como sus múltiplos

para ordenar de acuerdo con cada uno de los almacenes con que se cuenten en el establecimiento.

Ex. Máxima: es el máximo deseable que debe de existir en el almacén respecto a la mercancía.

Ex. Mínima: es el punto de re orden de la mercancía, es decir, cuando la existencia llegue a esta cantidad, es momento de ordenar más

producto al proveedor.

Múltiplo para ordenar: es la cantidad que se debe solicitar, establecido en ocasiones por el propio proveedor. Un ejemplo de esto sería

que la existencia máxima de un producto es 10, pero nuestro proveedor solo vende cajas de 12 unidades, entonces el múltiplo para

ordenar este artículo es 12.

Mínimo para alerta: es la cantidad mínima de la mercancía para que el sistema muestre una alerta visual en el módulo de punto de venta

cuando el parámetro se encuentre activado. En caso contrario el sistema no permitirá la venta de la mercancía a partir de la cantidad que

se le agregó.

Es posible observar la fecha de alta y última modificación de este producto o mercancía con respecto a cada almacén seleccionándolo de

la lista.

La información correspondiente a la pestaña Almacenes, se encuentra relacionado por el parámetro Almacén de afectación en la ruta

Avanzados – Establecimiento – Estaciones – Pestaña Configuración general.

8. Información adicional

En la imagen 8.0 se observa la pantalla correspondiente para la pestaña Info. Adicional del apartado mercancías.

Imagen 8.0 Pestaña Info. Adicional.

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A continuación, se explica más a detalle cada una de las opciones correspondientes.

8.1 Kiosco

Notas: en este campo se puede ingresar un comentario con texto libre en caso de que se desee colocar cualquier información importante.

Es posible mostrar esta información a los clientes en la pantalla del punto de venta.

Atributo para buscador: se refiere a la descripción del atributo del artículo que será mostrado en la lista de resultados de búsqueda

cuando se utilice el buscador de mercancía en el punto de venta.

Descripción complementaria: la descripción complementaria puede ser impresa en las facturas o en documentos que se deseen. Este

campo es utilizado cuando la información de la mercancía es insuficiente.

8.2 Impresión remota

Indica si a este artículo se le ha asignado una impresora remota (refiriéndose a la impresión remota en el sistema de NOVACAJA) en el

sistema.

8.3 Enlaces

Son enlaces de carácter libre. Entre los cuales están: los documentos locales, dirigiéndose a una web, o un documento en la red.

9. Kiosco

En la imagen 9.0 se observa la pantalla de la pestaña Kiosco.

Imagen 9.0 Ventana para la Pestaña Kiosco.

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9.1 Información Visual

En esta sección es posible poner la imagen del producto que se va a dar de alta. Solo de un clic sobre el recuadro y aparecerá un cuadro

de diálogo para seleccionar la imagen que desee.

De igual forma, al colocar el puntero del ratón sobre el área de Información Visual, mostrará las medidas sugeridas para la imagen del

producto. En la Tabla 1.2 se muestra las posibles medidas.

Resolución Ancho Alto

Baja 240px. 195px.

Media 320px. 240px.

Alta 400px. 360px. Tabla 1.2 Medidas Sugeridas para las Imágenes.

9.2 Complementarios

Productos sustitutos: son los productos que pueden sustituir al producto actual. Por ejemplo, el producto de una marca competidora.

Los productos sustitutos se muestran en el punto de venta con una letra mayúscula “S”.

Productos complementarios: incluye los productos con los que se puede complementar el artículo actual, como son accesorios y/o

refacciones. Los productos complementarios se muestran en el punto de venta con la letra mayúscula “C”. En la imagen 9.1 se muestra

un ejemplo de ello. Nota: en caso de que la estación de Punto de Venta opere con Monitor Dual, en éste, es donde se mostrarán las

mercancías que se capturen como complementarias, mostrándolas en la misma sección.

Imagen 9.1 Productos Sustitutos y Complementarios en el Punto de Venta.

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10. Ventas a empleados

En caso de que en la organización se manejen precios especiales en la venta a Empleados, en la siguiente ventana se podrá configurar

por cada una de las mercancías, este tipo de ventas, como: sin restricciones, si se solicita previa autorización, y al seleccionar el parámetro

de Topado en cantidad, el usuario deberá capturar el límite de la venta, mismo que lo considera de forma mensual. Para que el sistema

muestre esta pestaña en el Catálogo, en primera instancia, deberá habilitar el parámetro Venta a empleado en la sección: Otros Módulos

– Especiales – Venta a empleados.

Imagen 10.0 Pestaña Ventas a empleados.

11. Ventas por volumen

En la imagen 11.0 se observa la pantalla correspondiente a la pestaña Ventas por volumen.

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Imagen 11.0 Pestaña Ventas por volumen.

Las ventas por volumen se utilizan para que, en relación a una cierta cantidad de un mismo artículo en una misma partida o renglón de

una venta, se aplique una específica lista de precios al mismo. Es decir, llevar a cabo una venta de menudeo, medio mayoreo o mayoreo.

Para configurar las ventas por volumen es necesario tener definidos los distintos grupos de listas de precios con sus respectivas listas de

precios y costos. Como se muestra en la imagen 9.0, puede agregar los niveles de cantidad en los que se basará para aplicar las distintas

listas.

El sistema permite manejar hasta cinco niveles de cantidades. Active el parámetro Usa ventas por volumen para activar los controles, y

así configurar cada nivel de cantidad.

Considere el siguiente ejemplo:

Se tiene una mercancía con una lista de precios y costos llamada Menudeo, la lista de menudeo implica hasta 10 artículos. De igual forma

se tiene otra lista, llamada Medio Mayoreo, en donde la venta permitida para esta lista es de 11 hasta 60 artículos. Y por último se tiene

una tercera lista, llamada Mayoreo, que es aplicada cuando la cantidad de artículos es mayor a 60 pero menor a la cantidad establecida.

En la imagen 11.1 se observa la configuración del ejemplo anterior.

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Imagen 11.1 Configuración de Listas de precios.

Al momento de instalación de NOVACAJA se determina la cantidad de listas de precios que se van a manejar en el sistema.

Si se desea una cuarta lista, basta con agregarlo por medio de la opción que se encuentra en Avanzados – Establecimientos – Pestaña L.

Precios; por medio de ello podrá dar de alta hasta cinco listas de precios, este movimiento se verá reflejado por medio de la imagen 9.1.

La quinta lista tendrá como límite 999999999.9999, que es el valor predeterminado.

12. Promociones

En la imagen 12.0 se muestra la pantalla correspondiente a la pestaña Promociones.

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Imagen 12.0 Pestaña Promociones.

Cuando se adquiere un paquete o mercancía, puede elegir por medio de una lista de mercancías el artículo que se encuentra en

promoción, con un porcentaje de descuento.

Cantidad: ingrese el número de artículos máximo que el cliente puede llevarse en una compra.

Mercancía: elija los artículos que estarán en promoción de acuerdo a un porcentaje de descuento.

Porcentaje: proporción de descuento que se otorgará por esa mercancía. En la imagen anterior se puede verificar que hay un artículo

caja para jabones con porcentaje 30.00, esto se refiere que cuando se venda la mercancía principal; la caja de jabones estará en promoción

con un descuento del 30% sobre su precio de venta.

13. Combos

En la imagen 13.0 se muestra la pantalla para la pestaña Combos.

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Imagen 13.0 Pestaña Combos.

Esta característica permite la venta de varios productos en conjunto por medio de un solo código de artículo. Este código es aplicable al

producto principal en venta, y no permite la venta de productos en forma individual (configuración en Parámetros de la pestaña

Identificación de éste mismo Catálogo de Mercancías).

14. Especiales

En la imagen 14.0 se observa la pantalla de la pestaña Especiales.

Imagen 14.0 Pestaña Especiales.

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En esta sección hay varias configuraciones privativas de las mercancías, mismas que se detallan a continuación:

14.1 Tiempo Aire

Si la mercancía es de tiempo aire, es necesario activar esta casilla. Después ingrese el código de servicio que será proporcionado por el

proveedor del enlace con la compañía de telefonía celular.

14.2 Códigos Compartidos

Este campo es de carácter informativo. Muestra el código de barras que se dio de alta en códigos compartidos en la mercancía.

14.3 Tipo de Mercancía

Este dato se refiere a un carácter asignado al tipo de Mercancía (A, B, C,). Este campo se considera de tipo de sistema.

14.4 Mercancía Canjeable

Es la mercancía que se canjeará por otra. En este apartado se ingresa la mercancía que formará parte de un canje, especificando la

cantidad.

14.5 CFDi

A partir de la versión 3.3 del sistema de facturación electrónica, es requisito especificar la clave de producto y servicio, relacionando la

mercancía a un catálogo proporcionado por la SAT. Para habilitar capture la clave, o bien, al posicionarse en el recuadro y presionar

ENTER, se muestra un buscador reducido (similar al de Punto de Venta). En caso de no conocer información relacionada, presione la tecla

TAB y se habilitará el catálogo, donde se podrá seleccionar la clave correspondiente a dicho artículo. Este dato es obligatorio.

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Imagen 14.1 Listado de producto y servicios relacionado a CFDi.

14.6 Notas

Es posible agregar comentarios o notas obligatorias a una mercancía en particular; y una vez habilitado el parámetro de Notas obligatorias, al momento de capturar/escanear el código, o seleccionar por medio del buscador en el módulo de Punto de Venta, el sistema enviará una ventana para que sean capturadas dichas notas, mismas que serán reflejadas en el tiquete que se genere en el proceso de venta. Esas notas son por transacción y no permanentes; al volver a seleccionar esa mercancía, se solicitará una nueva captura.

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15. Dimensiones

En la imagen 15.0 se muestra la pantalla referente a la pestaña Dimensiones.

Imagen 15.0 Pestaña Dimensiones.

Permite ingresar datos informativos sobre la mercancía como el peso y el volumen de la misma.

15.1 Peso

De clic en el botón U. Medida donde podrá elegir la unidad de medida correspondiente, continuando con la captura del peso de la

mercancía.

15.2 Volumen

De clic en el botón U. Medida donde podrá elegir la unidad de medida correspondiente, y a continuación ingrese los datos de ancho, alto

y profundidad, para que el sistema calcule automáticamente el volumen.

Para finalizar este catálogo, como lo muestra la imagen 1.1 se observan a modo de tabla, las mercancías que fueron dadas de alta en

conjunto con todas sus propiedades. La visualización de la mercancía depende de la selección que se haga al organizador.

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16. Comandas

Una de las ventajas del sistema es que se pueden manejar comandas para el área de bares y restaurantes, y en esta pestaña se asigna a

qué centros de impresión se deberá enviar la información de las Comandas.

Imagen 16.0 Pestaña Comandas.

Ejemplo: se crean varias mercancías en el Catálogo con las siguientes descripciones:

- copa de vino tinto de 250 ml

- camarones a los cuatro quesos con guarnición de verduras al vapor

- flan napolitano

- refresco de cola 350 ml

La funcionalidad de las comandas es exactamente la misma que una cuenta abierta (consulte el tema en el Manual de usuario de Punto

de Venta), donde se pueden generar, modificar o cancelar partidas hasta el cierre de la transacción.

La asignación de centros de impresión será hasta tres y por cada mercancía. En el ejemplo que se menciona, para la copa de vino se puede

asignar el centro de impresión del bar, y donde se lleve el conteo de todas las comandas, los camarones a los cuatro quesos: a los centros

de impresión de cocina y del chef responsable, el flan napolitano: a la barra de postres y a cocina, y el refresco de cola, al igual que la

copa de vino, al centro de impresión del bar, etc. Cada modificación a las comandas, se reflejará en los centros de impresión

correspondientes; ejemplo: si el comensal cancela la copa de vino y solicita a cambio un refresco de cola, se reimprimirá esa comanda

con la cancelación de la partida de la copa de vino y la partida agregada correspondiente al refresco de cola. El cierre de la cuenta se hará

de la misma forma que las cuentas abiertas: se manda llamar y se cierra la transacción.

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Imagen 16.1 Mercancías registradas.

En la casilla de búsqueda puede ingresar instrucciones para realizar búsquedas rápidas y precisas. A continuación, en la

Tabla 1.3 se detallan los parámetros a utilizar.

Nombre Resultado Observaciones

1 Búsqueda por cadena de caracteres

FILTRO <TAB> ABRAZADERA FILTRO GASOLINA BASE FILTRO ACEITE FILTRO GASOLINA

Muestra como resultado todas las descripciones de los artículos que contengan la palabra FILTRO en cualquier parte de la Descripción.

2 Búsqueda por letra

F<TAB> FILTRO GASOLINA FILTRO POLEN FOCO

FO FOCO

Se realiza búsqueda filtrando letra por letra, es decir nos mostrará como resultado todas las descripciones que inicien con la letra y/o letras conforme se van escribiendo.

3 Búsqueda por dos o más palabras

ABRAZADERA AUTOMOVIL <TAB> ABRAZADERA INFERIOR AUTOMOVIL ABRAZADERA SUPERIOR AUTOMOVIL

AUTOMOVIL ABRAZADERA <TAB> ABRAZADERA INFERIOR AUTOMOVIL ABRAZADERA SUPERIOR AUTOMOVIL

AUTOMOVIL BARRA ABRAZADERA<TAB> ABRAZADERA BARRA INFERIOR AUTOMOVIL ABRAZADERA BARRA SUPERIOR AUTOMOVIL

Realiza la búsqueda de dos o más palabras en cualquier orden de la descripción.

4 Búsqueda por medio de distintos parámetros

Código, Código de Barras, Color, Marca, Modelo, Nombre, Nombre corto, Organizador, PLU, SKU, Sufijo, U.M.

Realiza la búsqueda de acuerdo a los parámetros ingresados por el usuario

5 Búsqueda por código primario

F6 + Código primario Realiza la búsqueda de mercancías por medio del código primario de la misma

Tabla 1.3 Tipos de búsquedas en Mercancías.

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Catálogo de Lista de Precios y Costos


En la imagen 1.0 se observa la pantalla para Lista de Precios y Costos. En el campo Mercancía, ingrese el código, o dé clic en el botón

<Buscar>, y aparecerá el número de listas que contiene la mercancía seleccionada (por lo general tres listas). De igual forma se mostrarán

los demás detalles como el precio de venta, factor de utilidad, descuento máximo, etc.

Imagen 1.0 Lista de Precios y Costos.

En la sección de impuestos, seleccione el tipo de impuesto a utilizar. En la imagen 1.1 se observa las distintas opciones para esta

funcionalidad.

Imagen 1.1 Impuestos a utilizar.

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En el apartado de ofertas se pueden agregar las ofertas relacionadas con el producto. De clic en el botón <Agregar>, y aparecerá una

pantalla como la que se muestra en la imagen 1.2, seleccione los establecimientos que van a ser afectados por la oferta, y a continuación

de clic en el botón <Buscar>, siempre y cuando la oferta esté dada de alta, sin embargo, podrá acceder a esta funcionalidad con un clic

en el botón <Oferta>. Después ingrese el porcentaje, importe, precio de importe, cantidad a ofertar (unidades totales con la oferta) y

cantidad por transacción.

Imagen 1.2 Configuración de la Oferta de un producto.

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Catálogo de Atributos


Aquí se señalan los atributos que van a ser colocados en el catálogo de mercancías dentro de la pestaña Complementarios.

A estos atributos se les asigna un código y un nombre, como se observa en la siguiente imagen.

Imagen 1.0 Catálogo de atributos.

Esta pantalla incorpora los siguientes parámetros:

- Desplegar en documentos: activar si es necesario que en algún documento se muestre este atributo de la mercancía.

- Mostrar ventana en PDV: si este parámetro está activado, al ingresar el artículo en PDV desplegará en una ventana dicho atributo.

Esta ventana desaparece cuando se presione la tecla ESC.

- Imprimir en PDV: al habilitarlo, el atributo será impreso en el tiquete.

- Incorporar mensaje en PDV: en caso de activarlo, el atributo se mostrará en el área de atributos de la pantalla de PDV.

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Catálogo de Ofertas


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla para agregar Ofertas a una Mercancía.

Imagen 1.0 Ventana para agregar Ofertas.

Presenta en primera instancia el código que es asignado de manera automática por el sistema, y el nombre de la oferta, el cual es un

campo obligatorio.

Muestra además dos pestañas de configuración, que a continuación se detallan.

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Configuración Básica

En la imagen 1.1 se observa la pantalla correspondiente para la pestaña Configuración básica.

Imagen 1.1 Pestaña Configuración básica.

Es en esta pestaña se configura el tiempo de las ofertas, es decir, si la oferta estará de manera permanente, solo algunos meses, en alguna

fecha en específica o en un año en especial.

Nota: Para asignarle el importe o porcentaje de descuento dentro de la oferta, consulte el manual Lista de Precios y Costos.

Configuración Avanzada

Como se muestra en la imagen 1.2, la pestaña Configuración Avanzada, permite filtrar los días de la semana y horario que tendrá la oferta.

Cada rango de días se agregará en la lista correspondiente.

Imagen 1.2 Pestaña Configuración Avanzada.

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Catálogo de Clientes


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla en la cual se lleva el registro de los Clientes.

Imagen 1.0 Pantalla para hacer el registro de Clientes.

Como se observa en la imagen, el módulo de clientes tiene diferentes secciones y pestañas. En la sección Datos Generales, se ingresan

los datos propios del Cliente, como el nombre completo, género, tipo de registro tributario, etc. Recuerde que el número de código es

asignado de manera automática por el sistema. A continuación, se hace una breve explicación de los términos que componen esta

sección.

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Persona física: Es aquella persona que adquiere responsabilidades y obligaciones. Puede prestar servicios, realizar actividades

comerciales, arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios.

Persona moral: Es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil, una asociación

civil. Una persona moral puede tributar en varios regímenes específicos.

Con Reg. Trib (Registro Tributario): Permite ingresar el registro propio para este campo. El sistema valida la nomenclatura introducida.

Sin Reg. Trib (Registro Tributario): Cuando se elige esta opción, el sistema genera automáticamente un registro tributario, el cual tiene

la forma XAXX010101000. Dicho registro se hace visible en el campo Registro de la pestaña Identificación, este registro tributario no es

modificable.

Extranjero: Para fines fiscales, son extranjeros las personas físicas o personas morales que se rigen por la legislación de otro país. Cuando

se activa esta función, el sistema genera de manera automática un registro tributario (abreviado en el sistema como Reg. Trib.) genérico

con la siguiente forma XEXX01010100. Dicho campo no es modificable por el usuario. El registro se hace visible en la sección Registros

tributarios de la pestaña Ubicación.

1. Identificación

En la imagen 1.1 se observa la pestaña Identificación. A continuación, se explica más a detalle cada uno de sus componentes.


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1.1 Organizador

Por principio solicita como carácter indispensable a qué organizador pertenece. Dé clic en el botón Organizador para seleccionarlo.

1.2 Otros Registros/Códigos Alternos

Permite seleccionar la entidad por medio del botón correspondiente, además permite agregar todos los códigos alternos que fuesen

necesarios para un cliente, dichos códigos son meramente informativos.

1.3 Especialización del Cliente (Giro Comercial)

En el botón Especialidad seleccione las especialidades o giros comerciales al cual se dedica el cliente, mismo que provienen de su propio

catálogo. Agregue tantas especialidades en la lista correspondiente como sean necesarias.

2. Complementarios

En la imagen 2.0 se observa la pantalla representativa para la pestaña Complementarios.


Permite la colocación de información adicional de contactos de cada uno de los clientes, por ejemplo, una lista con el nombre, puesto,

teléfono, teléfono móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento y selección del género masculino o femenino. En caso de habilitar el

parámetro “Enviar correo electrónico al facturar”,

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Cuenta además con la posibilidad de agregar Atributos al Cliente, mismos que provienen del Catálogo de Atributos: Catálogos –

Frecuentes – Atributos.

3. Ubicación

En la imagen 3.0 se observa la pantalla para la pestaña Ubicación.

Imagen 3.0 Pestaña Ubicación.

3.1 Dirección

En esta sección puede colocar datos adicionales del cliente como son: domicilio, colonia, municipio, estado, código postal, entre calles y

mapa (por medio de una liga a una ubicación en internet). También puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho mapa.

3.2 Registros tributarios

En esta sección queda grabado el RFC del Cliente que se dio de alta en Datos Generales, además que es posible agregar otros registros

tributarios del Cliente, dependiendo si están habilitados los parámetros correspondientes en la ruta: Avanzados – Establecimiento –

Establecimientos, pestaña P. Especiales.

3.3 Teléfonos

Puede colocar hasta tres números telefónicos de los clientes seleccionando en la lista desplegable, el tipo de teléfono al que corresponde,

como se muestra en la imagen 3.1.

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Imagen 3.1 Teléfonos del Cliente.

4. Criterios de Comercialización

En la imagen 4.0 se observa la pantalla de la pestaña Criterios de Comercialización.

Imagen 4.0 Pestaña Criterios de Comercialización.

4.1 Descuentos

Es posible generar descuentos a un cliente. Es en este apartado donde se lleva a cabo dicho movimiento. Los descuentos están

condicionados por las opciones: Ninguno, Descuento Personalizado, y Perfil de Cliente, que se encuentran ubicadas en la parte superior

derecha.

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De manera predeterminada se encuentra habilitada la opción Ninguno. Cuando se elige esta opción, los campos referentes a los

descuentos estarán inactivos. Si la opción es Descuento Personalizado entonces permitirá elegir la lista de precios que será aplicada el

descuento y así también el porcentaje del mismo. En la opción Perfil, permite elegir el Perfil del Cliente. Además de seleccionar el estatus

en el que se encuentre actualmente en el sistema y operativamente.

4.2 Comercialización

Imagen 4.1 Sección Comercialización.

Aquí se configuran los criterios de comercialización que se aplican al cliente.

Servicio a domicilio. Cliente al que se le entregan las mercancías en sus instalaciones.

Desglosa IEPS. Si en el establecimiento se maneja IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios), en este parámetro se puede

habilitar que en las facturas del cliente se despliegue de manera detallada este impuesto.

5. CFDi

En esta pestaña, se especifica la forma de pago que tendrá asignada automáticamente el Cliente, más no será obligatoria, ya que, al

momento de hacer una venta, se puede elegir alguna otra. Esta información corresponde al Catálogo de formas de pago.

El campo Uso CFDi SAT es obligatorio. El usuario deberá elegir de la lista desplegable el concepto requerido para expresar el uso que se

le dará a la factura, según las descripciones de la SAT. Al momento de facturar en el Punto de Venta, mostrará ese dato, mismo que

corresponde a uno de los requisitos de la versión de CFDi 3.3

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Además, el parámetro Usa complemento INE, que es un adicional al CFDi donde se incluyen datos que identifiquen el tipo de proceso al

que van dirigidos los gastos que realizan los partidos políticos o Asociaciones relacionadas. En caso de que un Cliente se dedique

específicamente a este rubro, se deberá habilitar el parámetro.

Para el módulo de Administrador, algunos de estos campos para la versión CFDi 3.3, aparecerán como predeterminado en los documentos

como: Facturación de mostrador, facturación de Remisiones y Notas de cargo, al momento de elegir la forma de pago y antes de finalizar

cualquiera de esos documentos (se especificarán en las secciones correspondientes en este documento).

Imagen 5.0 Pestaña CFDi.

6. Precios especiales

Es posible asignar precios preferenciales de las mercancías a ese Cliente, y es posible que sea configurado en esta pestaña, donde se

puede asignar descuento por porcentaje, por importe o directamente capturar el precio de venta especial, agregando la cantidad de

artículos que sea necesario. El sistema validará que dichos importes de descuentos sean permitidos y no por abajo del precio mínimo de

venta.

Imagen 6.0 Pestaña Precios especiales.

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7. Estado Actual

La última pestaña del catálogo, muestra la información del Cliente relacionada con las ventas que ha acumulado, los servicios relacionados

con dichas ventas, cuando se dio de alta en el sistema, además de los últimos movimientos o modificaciones que se hizo a su información.

Imagen 7.0 Pestaña Estado actual.

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Catálogo de Fabricantes

Ruta: Administrador – Catálogos - Mercancías

En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para registrar los fabricantes.

El sistema cuenta con algunos catálogos comodines, con la finalidad de que el usuario pueda renombrarlos en caso de ser útil para las

operaciones de la organización. Este catálogo es uno de los comodines y para cambiar el nombre del mismo, consulte el apartado de

Catálogo de Establecimientos en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Cat. Comodines

Imagen 1.0 Catálogo de Fabricantes.

Está conformado por un código, que es asignado por el sistema de manera automática, seguido del nombre del fabricante, y de igual

forma es necesario un Id o identificador que es un número, una letra, o la combinación de ambos.

Los demás datos del fabricante, implican el número de teléfono, correo-email, y si el cliente tiene una página de internet puede ser

agregada en la sección de enlaces. Basta con escribir el título de la página y la liga de la misma, y dar clic en el botón Agregar. Además,

es posible quitar una dirección de internet con el botón Quitar, o actualizar por medio del botón correspondiente.

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Catálogo de Listas de precios


Previamente en el inicializador de Bases de Datos de NOVACAJA, se dieron de alta los grupos de listas de precios, el cual después de haber

inicializado es un parámetro no editable. Sin embargo, sí es posible agregar un nuevo registro por medio del administrador y modificar

tantas listas de precio como sean necesarias.

En este catálogo solamente se registran las listas de precios sin precios, costos, descuentos, cargos, etc. del producto.

Estos y entre otros datos de precios se dan de alta en el catálogo de listas de precios y costos, o bien se afectan directamente en otros

catálogos del sistema, como Mercancías, Paquetes, Promociones, etc.

Imagen 1.0 Catálogo de Listas de precios.

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Catálogo de Tipos de Movimiento de Inventario


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para el tipo de movimiento de inventario.

Imagen 1.0 Tipos de Movimientos de Inventario.

En este apartado se tiene reservados los códigos del número 1 al 99 para movimientos internos del sistema. El usuario podrá dar de alta

a partir del código 100 en adelante. Estos movimientos son los que serán factibles de colocar en los documentos como Nota de entrada

y salida.

En los datos generales se ingresan los datos necesarios para dar de alta un tipo de movimiento. En el campo Nombre, ingrese el nombre

del nuevo documento. Después en Documento, seleccione el tipo del mismo, como se observa en la imagen 1.1.

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Imagen 1.1 Tipos de documentos.

En Movimiento requiere, elija la opción que crea más conveniente, considerando que es información obligatoria para el documento,

observe la imagen 1.2.

Imagen 1.2 Propiedades del movimiento.

Además, configure el dato que pedirá en el importe, como lo muestra la imagen 1.3.

Imagen 1.3 Tipos de datos a pedir.

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Por último, seleccione el tipo de costo que considerará para dicho movimiento, observe la imagen 1.4.

Imagen 1.4 Tipos de costos.

Configuración. Solo es posible establecer los siguientes parámetros en los tipos de movimientos que se den de alta: Modifica último

costo, Modifica fecha última de entrada, Modifica fecha última de salida, y Requiere autorización; dependiendo el documento que se

seleccione.

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Catálogo de Unidades Medida


En la imagen 1.0 se observa la pantalla para las unidades de medida. En este catálogo, es posible registrar todas las unidades de medida

que se desee y al mismo tiempo la abreviatura, además de relacionarla al catálogo que proporciona la SAT, a partir de la versión CFDi 3.3.

Para habilitar capture la clave, o bien, al posicionarse en el recuadro y presionar ENTER, se muestra un buscador reducido (similar al de

Punto de Venta). En caso de no conocer información relacionada, presione la tecla TAB y se habilitará el catálogo, donde se podrá

seleccionar la clave correspondiente a la unidad de medida que se esté registrando. Este dato es obligatorio.

En la parte inferior (grid) se encuentran los registros de todas las unidades de medida agregadas.

Ejemplos de unidades de medida son:

Kilogramo – Kg.

Litro – l.

Imagen 1.0 Unidades de medida.

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Catálogo de Organizadores de Mercancías

Ruta: Administrador – Catálogos – Mercancías

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo organizadores de mercancías, detallando a continuación cada uno de los componentes.

Imagen 1.0 Organizador de Mercancías.

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El Organizador de Mercancías, como todos los demás organizadores, requiere de un nombre que será asignado a un padre. En este caso

el padre general, será el de Mercancías. Es posible armar un árbol de la dimensión necesaria creando organizadores hijos a un padre

determinado. Es de utilidad además agrupar una mercancía de un tipo, el asignar una utilidad marginal y una utilidad por factor a un

grupo de mercancías (estos dos conceptos están relacionados íntimamente, si se modifica uno, afecta al otro).

Un dato adicional es agregar cierto Tipo de Movimiento de inventario, aquellos relacionados con las salidas de las mercancías y

considerándose por ese Organizador al que se le haya asignado.

De acuerdo con la lista de precios que se le asigne, es posible asignarle también una utilidad a cada una de ellas. Se puede asignar los

impuestos, sean iguales o diferentes, dependiendo si se activa el parámetro de Igualar impuestos en las listas de precios.

Nota:

Si se tiene impuestos diferentes en las listas de precios, se debe desactivar la casilla de Igualar Impuestos en las Listas de precios y asignar

impuestos diferentes a cada una de las listas de precios.

En la imagen 1.1 se muestra el apartado Configuración para Lista de precios.

Imagen 1.1 Configuración Lista de precios.

Además, la utilidad y los impuestos pueden ser configurados para que sean obligatorios o editables. Si se tiene un organizador, o un

departamento, se puede decidir que, para toda esa línea u organizador, la utilidad sea obligatoria. En dicho caso, si la utilidad es obligada,

su texto aparecerá en negritas y además no permitirá modificar el porcentaje de utilidad. Se puede aplicar esta regla a determinado padre

y funcionará igual con los hijos que este contenga.

Al final de la pantalla y como dato informativo, se encuentra la vista tabular de los organizadores habilitados en el sistema.

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Catálogo de Cargos


En este catálogo se hace el registro de todos los cargos necesarios para el sistema. Para el registro de un nuevo cargo ingrese un nombre

para después ingresar un nombre corto con el cual lo pueda asociar rápidamente. Ver imagen 1.0.

Imagen 1.0 Catálogo de Cargos.

El cargo puede ser Incorporado a la presentación del Cliente, es decir, no permite la venta por separado, sino que se suma al precio de

venta. Además, puede ser designado mediante un porcentaje del precio del bien o artículo, o bien por importe.

Estos cargos muchas veces se toman en cuenta como ingresos, por lo tanto, también es posible asignarle su respectivo Impuesto.

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Catálogo de Localización de mercancías


La función de este Catálogo, es registrar las posibles ubicaciones de la mercancía, que puede ser un almacén, una bodega o quizás un

estante. Esto depende de una configuración personalizada.

En la siguiente imagen se observan los componentes. El campo código es utilizado por el sistema de manera automática. Ingrese el

nombre de la ubicación de la mercancía por medio del campo nombre. Después de clic en el botón Guardar. Esta información se encuentra

relacionada con la pestaña de Localizaciones del Catálogo de Mercancías.

Imagen 1.0 Catálogo de Localización de mercancías.

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Catálogo de Colores, sabores o aromas


Cuando alguna mercancía necesita tener características como el color, el sabor o el aroma, use este catálogo. Se podrá ingresar un nuevo

registro con el código correspondiente, dicho código es consecutivo y es asignado por el sistema.

Imagen 1.0 Catálogo de Colores, sabores o aromas.

Este Catálogo también pertenece al grupo de Comodines, mencionado con anterioridad en Fabricantes.

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Catálogo de Marcas


Imagen 1.0 Catálogo de Marcas.

Cuando la mercancía requiera atributos relacionados con las marcas, se hace por medio de este catálogo. Para llevar a cabo tal acción es

necesario ingresar el nombre de la marca y dar clic en el botón Guardar. El código lo genera automáticamente el sistema, y en el caso del

campo padre por medio del combo o lista desplegable se puede seleccionar a qué parte del mismo insertaremos esa marca, ya sea

directamente en padre marcas o dentro de una que se dio de alta previamente y en este mismo catálogo.

Catálogo de Modelos, estilos o tipos


Por medio de este catálogo se lleva el registro relacionado con el modelo, estilo o tipo de mercancía. El campo código, es manejado por

el sistema de manera automática y consecutiva. En el campo nombre, se registran los conceptos antes mencionados. Dé clic en el botón

Guardar para finalizar algún registro.

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Este es el tercer y último catálogo Comodín (detalle en Catálogo de Fabricantes).

Imagen 1.0 Catálogo de Modelos, estilos o tipos.

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Catálogo de Paquetes


Imagen 1.0 Catálogo Paquetes.

Se le llama paquete al conjunto de mercancías organizadas por un interés común, por ejemplo: “Paquete de higiene bucal”, que puede

incluir una pasta de dientes, un cepillo y un enjuague bucal. El Paquete es considerado por el sistema como una mercancía común como

cualquier otra.

En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente a este catálogo, en la parte superior se encuentran los datos principales del

paquete que son:

Código: es el identificador único para el paquete. Este código es ingresado por el usuario y obligatorio para el sistema.

Nombre: es el nombre que se le asigna al paquete.

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Nombre corto: es el nombre que se le asigna para hacer referencia al paquete de una manera más simple y rápida. Este tipo de nombres

es utilizado en algunos reportes de formato limitado.

El Catálogo Paquetes, se encuentra conformado por varias pestañas, donde se especifican distintos parámetros para configurar.

A continuación, se describe cada una de ellas.

1. Identificación


En la pestaña Identificación (imagen 1.1), se agregan todos los datos correspondientes para que un Paquete pueda ser diferenciado de

otro. Está compuesto por varias secciones, que a continuación se mencionan.

1.1 Códigos Primarios

Los códigos primarios, son aquellos códigos que son propios del paquete y que no es posible repetirlos. El sistema lleva a cabo una

validación de los mismos. En la imagen 1.2 se puede observar.

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El Código de Barras, es la numeración que se le otorga al paquete, y que lo hace único a otros. Mientras que el código PLU, es utilizado

cuando el paquete se compone de mercancías que necesitan báscula. El Código Alterno, es aquel código auxiliar para el paquete.

Cualquier código es agregado por medio del botón Agregar, si es necesario quitar algún código dé clic en el botón Quitar.

Cualquiera de los códigos antes mencionados puede ser utilizado para la identificación del paquete; es obligatorio el campo Código que

aparece en la sección de Datos Generales.

A continuación, se agrega la unidad de medida, la cual es obligatoria para cualquier paquete. Dar clic en el botón Buscar y seleccionar la

unidad de medida conveniente. El Sistema agregará el número de código correspondiente a la unidad de medida. Si la unidad de medida

no existe, podrá registrar una nueva por medio del botón U. Medida.

Si el Paquete no admite la venta individual de algún artículo contenido en el mismo, seleccione el parámetro No admite venta individual

en PDV. Si es necesario que la venta del paquete esté contenida en los reportes del PDV, marque el parámetro Imprimir en Reportes de

PDV. Para su venta en línea: en caso de que el paquete vaya a ser visualizado y para venta en el Catálogo de NOVACAJA – Tienda en

Línea.

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1.2 Organizador

Cualquier paquete corresponde necesariamente a un tipo de mercancía, y ésta a su vez a un organizador. Basta con abrir la lista

desplegable del organizador para seleccionarlo. Si no existiera, dar clic en el botón Organizador para registrar uno nuevo. Si fue agregado

y no aparece en la lista, dar clic en el botón Actualizar.

En la imagen 1.3 se observa la pantalla correspondiente a la sección.

Imagen 1.3 Organizador.

1.3 Componentes

Imagen 1.4 Sección Componentes.

En esta sección se especifica el artículo y la cantidad de artículos que van a conformar el paquete. Dar clic en el botón Buscar para

seleccionar los artículos necesarios. Cabe destacar que la selección de artículos es uno por uno. Si un artículo contiene más propiedades,

es necesario especificarlo, por ejemplo: una caja de aceite para cocina puede formar parte de un paquete, de igual forma lo puede hacer

un litro de aceite. Es en este caso donde se especifica más a detalle la mercancía que hay en el paquete (Imagen 1.4). El campo consumo,

hace referencia a la cantidad que se utilizará.

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Después seleccione la cantidad de artículos que va a contener el paquete. Si el paquete afecta el inventario en el momento de la venta,

seleccione el parámetro Afectar inventario en venta.

Por cada artículo agregado al paquete dar clic en el botón Agregar, después se visualizará en la tabla inferior todos los artículos que han

sido agregados en conjunto con todas las características que fueron establecidas. Si algún artículo no es parte del paquete, seleccione el

mismo y oprima el botón Quitar.

2. Complementarios

En la imagen 2.0 se observa la pantalla correspondiente a la pestaña Complementarios. En esta pestaña se registran datos como los

atributos, además de que muestra información de fecha de movimientos del paquete en el sistema.

2.1 Atributos

Los atributos son aquellas condiciones que podría tener un paquete, por ejemplo: si el paquete es de productos perecederos, se le aplica

el atributo Necesita refrigeración, mientras que si el paquete fuera de aparatos electrónicos, puede contener el atributo Garantía de un

año.

Seleccione el atributo correspondiente en el botón Buscar. Si el atributo no se encuentra registrado, podrá hacerlo por medio del botón

Atributo.

Después dar clic en el botón Agregar para que el sistema asocie el atributo con el paquete. Si es necesario quitar algún atributo dar clic

en el botón Quitar. Observe la imagen 2.0.

Imagen 2.0 Atributos.

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2.2 Fechas

Observe la imagen 2.1, donde se muestra la sección Fechas, dicha sección es informativa y muestra las fechas en que fue registrado un

paquete (alta), la última modificación y la última venta registrada.

Imagen 2.1 Fechas.

3. Localizaciones





Imagen 3.0 Pestaña Localizaciones.

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4. Precios y Costos

En la imagen 4.0 se observa la pantalla representativa para la pestaña Precios y Costos.

Imagen 4.0 Precios y Costos.

En primera instancia se observan el término Último costo, que hace referencia al último importe que se le compró al proveedor. Costo

de reposición indica el costo actual estimado de reemplazo para bienes existentes como si fueran nuevos. Estos dos conceptos pueden

variar y ser iguales como se muestra en la imagen 3.0, cuando el parámetro Igualar costo de reposición al cambiar último costo si es

diferente de cero se encuentra activado. Esta configuración la puede encontrar en Avanzados – Establecimiento – Establecimientos,

pestaña P. De Mercancía sección Afectación de Inventario).

Si el Paquete no admite Descuentos ni Ofertas, activar dichas casillas.

En esta pestaña se observan también las listas de precios que pueden ser aplicadas al paquete, dichas listas son registradas en el apartado

de Listas de Precios y Costos. Los valores de Ut. Marginal hasta Descuento máximo, son calculados de acuerdo a la suma del costo total

de todos los artículos que componen al paquete. Dichos valores pueden son modificables.

A continuación, se describen los conceptos de:

Utilidad marginal: es la sumatoria de la utilidad de cada uno de los artículos.

Precio Vta. Original: es el precio de venta inicial que se le otorga al paquete.

Precio Vta./Imp. Original: es el precio del paquete más el impuesto, en caso de que lo contenga.

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Si se desea agregar alguna oferta al paquete, seleccione el tipo de impuesto que desee y de clic en el botón Agregar, después aparecerá

un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen 4.1.

Imagen 4.1 Asignación de Ofertas.

Seleccione el o los establecimientos que serán afectados por la oferta, y agregue el tipo de oferta que desea por medio del botón Buscar.

Después capture la cantidad en cualquiera de las tres opciones: si la oferta se hará por porcentaje, importe o el precio de la oferta exacto.

La cantidad a ofertar se refiere al total de los paquetes que se promocionarán con esa oferta y cantidad por transacción, los que se

pueden vender por tiquete o factura. Para terminar, dé clic en el botón Aceptar

Como se observa en la imagen 4.2 la oferta es agregada y el sistema muestra el movimiento generado.

Imagen 4.2 Oferta agregada.

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5. Ventas

En la imagen 5.0 se observa la pantalla correspondiente para la pestaña Ventas, aquí se hace la configuración correspondiente a este

término.


Sufijo PDV

Este campo no es obligatorio, aparecerá al lado derecho del precio señalado del producto dentro de punto de venta. Es útil cuando se

desea señalar en el tiquete, tira de auditoría o pantalla de PDV un solo carácter al lado derecho del precio.

Bloqueos de Venta

En este apartado se aplicarán los bloqueos de venta a dicho paquete. Estos bloqueos tienen su propio catálogo de bloqueos de venta.

Conforme se seleccionen de su respectivo catálogo, se irán agregando en la lista de bloqueos de venta.

Cargos

Por medio de esta opción se agregan los cargos al paquete, un ejemplo de cargo es el Cargo por servicio. Los cargos deben de estar

registrados en el catálogo de cargos. Solo elija el cargo que debe llevar el paquete y después ingrese el porcentaje o el importe y dé clic

en botón Agregar.

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6. Info. Adicional

En la imagen 6.0 se muestra la ventana de la pestaña Info. Adicional.


En este apartado se agregan los elementos complementarios a la mercancía, en este caso para un paquete.

6.1 Kiosco

En esta sección se registran los comentarios que se desean agregar a un paquete. A continuación, se explican a detalle los mismos.

Notas: es el texto que se agrega al paquete para una mayor descripción. Las notas se visualizan en el punto de venta. Para visualizar las

notas en el Punto de Venta seguir la siguiente ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7, ingresar el código del artículo y presione la

tecla ENTER, después presione la tecla F7 (Notas), y aparecerá la nota que se haya registrado en esta sección.

Descripción complementaria: es la descripción secundaria que se le otorga a un paquete. La descripción complementaria es visible solo

en el punto de venta. Para visualizar dicha información es necesario seguir la siguiente ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7,

ingrese el código del artículo y presione la tecla ENTER, después presione la tecla F6 (Descripción complementaria), y aparecerá la

descripción complementaria que haya sido registrada.

Atributo: hace referencia a una pequeña descripción del paquete que será visualizada por medio de NOVACAJA punto de venta mediante

el buscador de artículos. Este atributo será visible si en Estaciones – Configuración General, el parámetro Atributo se encuentra activado.

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6.2 Enlaces

Son los enlaces libres que se pueden agregar para referenciar al paquete. Dichos enlaces pueden ser a un documento local o a una página

web. Pare ello es necesario ingresar el Título del documento para después indicarle la Ubicación, esto se puede llevar a cabo

por medio del botón.

Dar clic en el botón Agregar para ingresar el enlace. Los enlaces se hacen visibles en NOVACAJA Punto de Venta, por medio de la siguiente

ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7, ingresar el código del paquete, presionar la tecla Enter, a continuación, presionar la tecla

F8 (enlaces), aparecerá una ventana donde se mostrará todos los enlaces que contenga el paquete.

7. Kiosco

En la imagen 7.0 se observa la ventana correspondiente a la pestaña Kiosco.

Imagen 7.0 Pestaña Kiosco.

7.1 Información visual

En este apartado es posible agregar una fotografía relacionada con el Paquete. Es necesario dar un clic en el botón de la imagen (ver 6.0).

Se abrirá un cuadro de diálogo, para elegir la imagen que desee. Por default al posicionarse en este botón, el sistema muestra las

características de las imágenes con su respectiva resolución como se observa en la tabla 1.0.


Baja 240px. 195px.

Media 320px. 240px.

Alta 400px. 360px. Tabla 1.0 Resolución de imágenes.

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7.2 Complementarios

Productos sustitutos: son aquellos productos que pueden ser sustituidos por el paquete.

Productos complementarios: son aquellos productos que pueden ir con el paquete. Esto es útil cuando el paquete requiera un accesorio

y/o refacción.

Los datos descritos con anterioridad pueden ser visibles en NOVACAJA Punto de Venta. En la imagen 7.1 se muestra un ejemplo en el

cual se ingresa un paquete haciendo referencia a la despensa básica. Observar cómo se muestra una imagen representativa de la misma.

Imagen 7.1 Visualización de los datos registrados en la pestaña Kiosco.

Como se muestra en la imagen 7.1 en la parte inferior se observa las mercancías que fueron registradas como Complementarias

(referencia letra C), y aquellas que son Sustitutas (referencia letra S).

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8. Ventas a empleados

En caso de que en la organización se manejen precios especiales en la venta a Empleados, en la siguiente ventana se podrá configurar

por cada una de las mercancías, este tipo de ventas, como: sin restricciones, si se solicita previa autorización, y al seleccionar el parámetro

de Topado en cantidad, el usuario deberá capturar el límite de la venta, mismo que lo considera de forma mensual. Para que el sistema

muestre esta pestaña en el Catálogo, en primera instancia, deberá habilitar el parámetro Venta a empleado en la sección: Otros Módulos

– Especiales – Venta a empleados.

Imagen 8.0 Pestaña Ventas a empleados.

9. Ventas por volumen

En la imagen 9.0 se observa la pantalla correspondiente a la pestaña Ventas por volumen.

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Imagen 9.0 Pestaña Ventas por volumen.

Las ventas por volumen se utilizan para que, en relación a una cierta cantidad de un mismo artículo en una misma partida o renglón de

una venta, se aplique una específica lista de precios al mismo. Es decir, llevar a cabo una venta de menudeo, medio mayoreo o mayoreo.

Para configurar las ventas por volumen es necesario tener definidos los distintos grupos de listas de precios con sus respectivas listas de

precios y costos. Como se muestra en la imagen 9.1, puede agregar los niveles de cantidad en los que se basará para aplicar las distintas

listas.

El sistema permite manejar hasta cinco niveles de cantidades. Active el parámetro Usa ventas por volumen para activar los controles, y

así configurar cada nivel de cantidad.

Considere el siguiente ejemplo:

Se tiene una mercancía con una lista de precios y costos llamada Menudeo, la lista de menudeo implica hasta 10 artículos. De igual forma

se tiene otra lista, llamada Medio Mayoreo, en donde la venta permitida para esta lista es de 11 hasta 60 artículos. Y por último se tiene

una tercera lista, llamada Mayoreo, que es aplicada cuando la cantidad de artículos es mayor a 60 pero menor a la cantidad establecida.

En la imagen 9.1 se observa la configuración del ejemplo anterior.

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Imagen 9.1 Configuración de Listas de precios.

Al momento de instalación de NOVACAJA se determina la cantidad de listas de precios que se van a manejar en el sistema.

Si se desea una cuarta lista, basta con agregarlo por medio de la opción que se encuentra en Avanzados – Establecimientos – Pestaña L.

Precios; por medio de ello podrá dar de alta hasta cinco listas de precios, este movimiento se verá reflejado por medio de la imagen 9.1.

La quinta lista tendrá como límite 999999999.9999, que es el valor predeterminado.

10. Promociones

En la imagen 10.0 se observa la pantalla correspondiente a la pestaña Promociones.

Imagen 10.0 Pestaña Promociones.

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10.1 Mercancía adicional

Es aquí donde se registran aquellas mercancías que pueden ser otorgadas al cliente en la compra del paquete. A continuación, se explica

cada uno de los campos.

Cantidad: es la cantidad de artículos que incluye la promoción.

Mercancía: aquí se elige el código de la Mercancía correspondiente.

Porcentaje: proporción de descuento que se otorgará por esa mercancía. En la imagen anterior se puede verificar que hay un artículo

caja para jabones con porcentaje 30.00, esto se refiere que cuando se venda la mercancía principal; la caja de jabones estará en promoción

con un descuento del 30% sobre su precio de venta.

Las promociones son visibles en NOVACAJA Punto de Venta, cuando algún paquete tiene asociada una promoción.

Por ejemplo, en la imagen 10.1, se muestra la promoción para el paquete Despensa básica. Basta con elegir la promoción y dar clic en el

botón Aceptar. La promoción aparece en el momento que se elige el paquete, es opción del cliente elegir si desea o no la promoción.

Imagen 10.1 Promociones relacionadas con el Paquete.

Al aceptar la promoción será tomada automáticamente con el paquete, como se observa en la imagen 10.2.

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Imagen 10.2 Compra de un Paquete con Promoción.

11. Especiales

A partir de la versión 3.3 del sistema de facturación electrónica, es requisito especificar la clave de producto y servicio, relacionando la

mercancía a un catálogo proporcionado por la SAT. Para habilitar capture la clave, o bien, al posicionarse en el recuadro y presionar

ENTER, se muestra un buscador reducido (similar al de Punto de Venta). En caso de no conocer información relacionada, presione la tecla

TAB y se habilitará el catálogo, donde se podrá seleccionar la clave correspondiente a dicho artículo. Este dato es obligatorio.

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Imagen 11.0 Pestaña Especiales.

12. Dimensiones

En la imagen 12.0 se observa la pantalla de la pestaña Dimensiones.

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12.1 Peso

Ingrese la unidad de medida por medio del botón Buscar, y a continuación ingrese el peso del paquete.

12.2 Volumen

Seleccione la unidad de medida por medio del botón Buscar, después ingrese los datos correspondientes para los campos Alto, Ancho, y

Profundidad. El sistema calculará el volumen de acuerdo a los datos ingresados, este resultado se observa en el campo Volumen. Dicho

campo es informativo.

13. Comandas

Una de las ventajas del sistema es que se pueden manejar comandas para el área de bares y restaurantes, y en esta pestaña se asigna a

qué centros de impresión se deberá enviar la información de las Comandas.

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Imagen 13.0 Pestaña Comandas.

Ejemplo: se crean varias mercancías en el Catálogo correspondiente con las siguientes descripciones:

- copa de vino tinto de 250 ml

- camarones a los cuatro quesos con guarnición de verduras al vapor

- flan napolitano

- refresco de cola 350 ml

La funcionalidad de las comandas es exactamente la misma que una cuenta abierta (consulte el tema en el Manual de usuario de Punto

de Venta), donde se pueden generar, modificar o cancelar partidas hasta el cierre de la transacción.

La asignación de centros de impresión será hasta tres y por cada mercancía. En el ejemplo que se menciona, para la copa de vino se puede

asignar el centro de impresión del bar, y donde se lleve el conteo de todas las comandas, los camarones a los cuatro quesos: a los centros

de impresión de cocina y del chef responsable, el flan napolitano: a la barra de postres y a cocina, y el refresco de cola, al igual que la

copa de vino, al centro de impresión del bar, etc. Cada modificación a las comandas, se reflejará en los centros de impresión

correspondientes; ejemplo: si el comensal cancela la copa de vino y solicita a cambio un refresco de cola, se reimprimirá esa comanda

con la cancelación de la partida de la copa de vino y la partida agregada correspondiente al refresco de cola. El cierre de la cuenta se hará

de la misma forma que las cuentas abiertas: se manda llamar y se cierra la transacción.

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Catálogo de Promociones especiales


Las promociones especiales son una modalidad de las promociones en las que al adquirir un producto se puede elegir una serie de

artículos adicionales por nivel que solamente al adquirirlos todos se puede hacer válida la promoción. Se diferencia de las promociones

normales en las que solo es posible elegir solo un artículo o bien, más de un artículo de promoción en cada mercancía.

Por ejemplo, se da de alta una promoción denominada promoción Hot dog, bebida y postre, en la cual el producto hot dog clásico funge

como producto principal de la promoción. A este producto se le agrega como mercancía de promoción un refresco de lata o un jugo de

naranja, y adicional a estos, unas papas fritas o unas donas de chocolate.

La estructura de la promoción se muestra en la siguiente imagen.

Promoción Hot Dog, bebida y postre

Producto principal Primer Nivel Segundo Nivel hot dog clásico refresco de lata papas fritas

jugo de naranja donas de chocolate

Imagen 1.0 Estructura de la promoción.

Esto indica que, dentro de la aplicación de punto de venta, al agregar a la venta el producto hot dog clásico, se mostrará en la ventana de promociones especiales los artículos señalados en el apartado de primer nivel, los cuales son refresco de lata y jugo de naranja. Una vez que ha seleccionado uno de estos dos productos del primer nivel, el sistema pedirá los artículos del segundo nivel, los cuales pueden ser papas fritas o bien, donas de chocolate. Solamente habiendo seleccionado un solo artículo en cada nivel, la promoción especial estará completa y se cobrará como tal, es decir, tiene que elegirse un artículo de cada nivel de producto que se muestre para completar la promoción. En la imagen 1.1 se aprecia una promoción con dos niveles de producto, sin embargo, se puede crear tantos niveles como se requieran.

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Imagen 1.1 Promoción habilitada.

Agregar una promoción especial

1. En la vista tabular de las promociones, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, seleccione uno de los artículos con doble clic.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la vista tabular.

Imagen 1.2 Vista tabular de promociones especiales.

2. Dé clic al botón Editar de la barra de herramientas superior. Los campos del formulario se habilitarán para comenzar a modificar la promoción especial que se aplicará a este producto.

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3. Como siguiente paso se asigna un nombre en el campo promoción.

4. A continuación, indique el porcentaje de participación en el siguiente campo.

Normalmente este porcentaje es mayoritario respecto a los demás artículos que se asignan como promoción. Para seguimiento en este ejemplo, se ingresa un porcentaje de 80

Acerca del Porcentaje de Participación

Este concepto se refiere al porcentaje de participación utilitaria en cuanto al precio de venta en proporción a cada elemento del paquete. Por ejemplo, una promoción especial en la que el producto hot dog clásico tiene adjunto un artículo de promoción refresco de lata. Dentro de la promoción el hot dog clásico tiene un precio de 15.00, y si el cliente desea la promoción el refresco de lata tiene un precio promocional de 2.00. El porcentaje de participación entra en función de la participación utilitaria en relación al precio de venta. Es decir, si al artículo que

contiene la promoción (hot dog clásico) se le asigna un Porcentaje de Participación de 80%, en realidad su precio de venta

(internamente en el sistema) será del importe total de la promoción al 80%. Respecto al artículo de promoción (Refresco de lata) su

precio de venta del importe total de la promoción al otro 20% restante. El precio de venta al que se guarda (13.60 y 3.40

respectivamente) se guarda internamente en el sistema para los precios y costos de los artículos de la promoción. Sin embargo, en

el tiquete, el precio de venta se muestra con el precio original del artículo principal y con los precios de venta que se indican en el

momento de elegir los componentes de la promoción. Cabe señalar que todos los porcentajes de participación, ya sea del artículo

principal o de los artículos de promoción deben sumar en su totalidad el 100%.

Promoción Precio Venta

% participación Fórmula

Precio de Venta al que se guarda

Hot Dog Clásico

15.00 80%

17.00*80% 13.60

Refresco de lata

2.00 20%

17.00*20% 3.40

Total Promoción

17.00 100%

Total $ 17.00

5. Dé un clic en el botón Agregar nivel para agregar una nueva lista de productos que fungirán como un nivel de mercancías de promoción. Dentro de la sección niveles se agregará un botón indicando en qué nivel de producto se encuentra configurando

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el usuario (además sirve para seleccionar cada nivel de promoción) y los campos para definir dicho nivel se habilitarán, como se muestra en la imagen 1.3.

Imagen 1.3 Sección de niveles en promociones especiales.

6. Lo siguiente es indicar el porcentaje de participación que se tomará para cualquiera de los artículos que en la venta se elijan. En este ejemplo, se ingresó un porcentaje de 20.

7. Se selecciona la mercancía o mercancías que se desea aparezcan en este nivel con el botón Buscar o bien, digitar su código

directamente.

8. De manera predeterminada, se puede asignar un precio de venta con impuesto de manera unitaria para el artículo. Es decir, el precio final de cada artículo promocionado. Una característica de este campo es que no toma en cuenta el precio mínimo de venta, e incluso puede asignarse un precio en 0.00.

9. También se puede habilitar el parámetro promoción en importe, la cual, en vez de asignarle un precio absoluto al artículo en

promoción, le asignará un descuento en importe tomando en cuenta el precio del artículo original. Es decir, si el artículo tiene un precio de venta de 10.00 y en la casilla de Importe se indica 3.00, este artículo tendrá un precio de 7.00.

10. Para agregar la mercancía a la lista con su precio de venta o su descuento por importe ya definido, dé un clic en el botón

Agregar. Puede agregar tantos artículos a la lista de este nivel como lo requiera, recordando que solamente uno de los artículos en la lista podrá ser escogido para la promoción.

11. Como siguiente paso, presione nuevamente el botón Agregar nivel para agregar la nueva lista de mercancías que se asignarán

al siguiente nivel de la promoción.

Indique el porcentaje de la promoción restante (20) en el campo correspondiente, y repita los pasos para agregar la mercancía.

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Para eliminar un nivel de productos de la promoción, basta con seleccionar dicho nivel en la pantalla y presionar el botón Eliminar nivel.

12. Al finalizar de configurar todos los niveles, presione el botón Guardar de la barra de herramientas superior.

Ahora, dentro de la aplicación de Punto de Venta se vende dicho artículo con promoción especial, enviará una pantalla para seleccionar

un solo artículo de cada nivel de producto, y se agregarán dichos artículos o mercancías al tiquete.

Catálogo de Cambio de presentación


Este módulo permite cambiar la presentación de una mercancía a una o varias presentaciones de manera proporcional y viceversa.

Para llevar a cabo un cambio de presentación se necesita un componente origen y un componente destino. Donde el componente origen

es la mercancía que será divida en partes proporcionales, a dichas partes se les llama componentes destino.

Por ejemplo: se tiene una cubeta de 20 litros de pintura blanca, a partir de esto se requiere hacer 4 cubetas de pintura blanca de 5 litros

cada una.

Cambio de presentación de uno a varios.

En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para el cambio de presentación.

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Imagen 1.0 Cambio de presentación.

Tomando el ejemplo anterior, se hará un cambio de presentación de uno a varios, para ello ingrese a la ruta mencionada en el comienzo

del documento. Es necesario que este cambio contenga un código y un nombre. Busque e ingrese la mercancía origen (mercancía que

será divida). Nótese que los botones Agregar y Quitar se encuentran inactivos, ya que para este caso sólo es necesaria una mercancía.

Dé clic a la pestaña Componentes destino y elija la mercancía de destino (imagen 1.1). A continuación, presione el botón Agregar, el

sistema mostrará la mercancía agregada. En la tabla 1.0 explica cada uno de los campos de la vista tabular.

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Imagen 1.1 Componentes destinos.

Nombre Descripción

Código Muestra el código de la mercancía(s), destino

Descripción Nombre de la mercancía

UM Unidad de medida

Cant./um Número de partes en que se dividirá la mercancía origen

Proporción UM Representa el porcentaje de la mercancía de acuerdo a la cantidad de la misma. Para este ejemplo, .25 representa el 25% de 4 partes de la mercancía origen

Cant. Total Siempre debe de ser 1, pues representa la totalidad de la mercancía origen

Costo total Siempre debe de ser 100% ya que representa el costo total de la mercancía origen

Tabla 1.0 Campos de la vista tabular.

Para terminar el proceso presione el botón Guardar.

Es posible llevar a cabo el proceso inverso, es decir, formar una cubeta de pintura blanca de 20 litros, a partir de 4 cubetas de pintura

blanca de 5 litros cada una. Dé clic en la opción Varios a uno en el campo Tipo, y en la pestaña Componentes origen elija la cubeta de

pintura de 5 litros, en el campo Cant. estándar deberá de ser 4, pues es el número que representan el 100% de la mercancía. Para finalizar

dé clic en el botón Guardar.

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Los pasos anteriores representan solamente la definición para llevar a cabo el cambio de presentación. Para aplicar dicho cambio,

consulte en el Módulo de Operación, como se hacen dichos cambios.

Catálogo de Precios por volumen por organizador


Además de configurar precios por volumen por mercancía, se tiene el Catálogo para poder realizarlo por agrupaciones de mercancías por

medio de los organizadores.

Se deben capturar como dato obligatorio Nombre, el Código lo asigna de manera automática el sistema. En la sección de Configuración,

primera pestaña llamada Configuración básica, seleccionar los Organizadores de mercancías que se deseen, así como los Establecimientos

y los niveles (cantidad máxima permitida de mercancías) relacionados con una lista de precios y con un nivel de configuración de hasta 5

niveles relacionados con las listas.

Imagen 1.0 Configuración básica

En la siguiente imagen se muestra la pestaña de Configuración avanzada, donde se puede seleccionar la vigencia, siendo un dato

obligatorio también. A continuación, se detallan cada una de esas opciones en la que se podrá elegir una.

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- Permanente: esta promoción de las ventas por volumen es todo el tiempo, con opción a capturar Excepciones de días, para que

el usuario seleccione los días que no aplicará esa promoción, agregándolos o quitándolos del recuadro, según se desee.

- Por días: seleccionando ciertos días de la semana, adicionando a la información la hora de inicio y fin de cada día, y agregar o

quitar, registrando la información y mostrándola por medio de un recuadro.

- Rango de fechas: seleccionar fecha de inicio y de fin de la promoción de las ventas por volumen.

En la parte inferior de la pantalla se mostrará la vista tabular con el listado de los registros con el Código y Nombre, como en otros

catálogos del sistema.

Imagen 1.1 Configuración avanzada

Al presionar el ícono de Guardar, quedará registrada la información.

Es importante señalar que esta operación considera la regla de negocio que consiste en que el sistema valide en primera instancia si el

código individual de la mercancía tiene habilitado las ventas por volumen (Administrador – Catálogos – Mercancías, pestaña Ventas por

volumen), en caso de que lo tenga configurado, aplicará esas condiciones, en caso de que no, aplicará Ventas por volumen por organizador

de mercancías, pero siempre manda primero las condiciones del código individual.

Al seleccionar un organizador de mercancías, aplicará para éste y los hijos que tenga.

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Esta funcionalidad aplica para mercancías, paquetes y el módulo de Modelo, Talla, Color.

En la parte operativa en el Punto de venta, dependiendo de los artículos en la partida y la configuración de las ventas por volumen, será

la lista de precios que se aplicará de forma automática.

Catálogo de Denominaciones

Ruta: Administrador – Catálogos – Comercialización

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente para agregar Denominaciones.

Imagen 1.0 Catálogo Denominaciones.

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Este catálogo permite colocarle el nombre y el valor de los billetes y monedas que son utilizadas en el establecimiento. Dichas

denominaciones podrán ser utilizadas por mencionar algunos: en parámetros de redondeo, parámetros generales, desgloses y cortes,

entre otros.

Para ingresar una nueva Denominación seleccione el botón Nuevo, o presione la tecla INS. El sistema generará un código automático para

la nueva denominación, ingresar el nombre y el valor de la misma.

Catálogo de Bloqueos de venta


Por medio de este catálogo se podrá configurar aquellas mercancías que necesitan ser vendidas en determinado horario.

El sistema generará un código automático para el bloqueo de venta a ingresar. Ingrese a continuación el nombre que llevará dicho bloqueo

de venta, para después seleccionar la configuración básica y los filtros que se aplicarán. En la imagen 1.0 se muestra la opción para el

bloqueo de venta en NOVACAJA.

Imagen 1.0 Catálogo Bloqueos de venta.

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Pestaña Configuración básica.

Por medio de esta opción, es posible configurar el bloqueo de venta, podrá elegir si el bloqueo de venta será permanente, todos los años,

cierto año, rango de meses, o por un rango de fechas.

Pestaña Filtros.

Mediante esta opción, se configura el tiempo para el bloqueo de venta, es posible elegir todos los días de la semana o algunos días, desde

una hora determinada, o simplemente a ciertas horas del día.

Imagen 1.1 Catálogo Bloqueos de venta segunda pestaña.

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Catálogo de Concepto de Ingresos o Retiros


En la imagen 1.0 se observa la ventana correspondiente en la que puede ingresar un concepto de ingreso o de retiro con las opciones de

cargo por servicio y excepciones de pago. Dichas opciones podrán ser utilizadas en el punto de venta. Un ejemplo sencillo es el ingreso

referente a un pago telefónico. En la misma imagen se muestra el catálogo de conceptos de ingresos o retiros.

Imagen 1.0 Conceptos de ingresos o retiros.

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Datos Generales

Código: Este campo es generado por el sistema. Nombre: Ingrese el nuevo concepto. Cancelación: Ingrese el movimiento contrario para una cancelación en caso de que se requiera.

Afecta cantidad a depositar: en NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 7 – 6 es posible generar un reporte llamado VENTAS/DEPOSITO X

DIA, y al habilitar este parámetro, permite organizar la información en el reporte, apartando ingresos y retiros por los conceptos que se

tengan habilitados en este catálogo.

Ingreso o retiro: se debe seleccionar si el concepto será un ingreso o retiro.

Cargo por servicio. Si el concepto tendrá un cargo, deberá activar la opción cargo por servicio, seleccionando el botón Cargo uno de los

registros previamente creados en Catálogos – Mercancías – Cargos e indicando si el cargo será en porcentaje o importe, indicándolo en

el campo correspondiente.

En caso de que se requiera, en la sección Excepciones de Forma de Pago, se deberá elegir una forma de pago que no será admitida en

PDV para ese concepto.

Catálogo de Agrupación de Formas de Pago


Imagen 1.0 Agrupación de formas de pago.

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Por medio de este catálogo (imagen 1.0), es posible agregar aquellos grupos de formas de pago que serán utilizadas en conjunto con el

catálogo “formas de pago”. Para este proceso solo hay que capturar el nombre de la agrupación. El código es generado automáticamente

por el sistema.

Catálogo de Formas de pago


Imagen 1.0 Formas de pago pestaña generales.

Por medio de este catálogo es posible agregar aquellas formas de pago que serán utilizadas en el punto de venta, consta de dos pestañas:

Datos generales y Datos adicionales. Para ingresar una nueva (en la primera pestaña), seleccione el botón Nuevo o la tecla Insert. A

continuación, ingresar el nombre de la forma de pago, y seleccionar la agrupación de a la que pertenecerá (explicado anteriormente).

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Para el ejemplo que se muestra en la imagen 1.0, se registra una forma de pago llamada “Efectivo”, y esta corresponde a la agrupación

que se registró previamente, para este caso: corresponde a “Contado”. Para continuar se describen el resto de los parámetros.

Tipo de cambio: cuando el establecimiento maneje una moneda extranjera, ingresar el valor de la misma.

Porcentaje de comisión: Se refiere a la comisión que cobrará el establecimiento con esa forma de pago. Por ejemplo: pagos con tarjeta de crédito, en ocasiones el banco emisor cobra una comisión al establecimiento que a su vez la deslinda al cliente final.

Importe de comisión: al igual que el porcentaje de comisión, es el importe que se pagará al emisor de la forma de pago. La diferencia

radica en que, en este apartado; es un importe y no porcentaje. Si ingresa información en esta opción, el valor que haya introducido en

el porcentaje de comisión cambiará a cero, ya que sólo se puede elegir una de las dos.

Dejar fondo de caja: al habilitar este parámetro, la forma de pago se toma como fondo de caja y es necesario capturar el límite de

cantidad que es posible dejar.

Admite cambio: seleccionar esta opción cuando la forma de pago acepte cambio e ingrese la cantidad máxima.

Cargo: es el cargo que se hará si se utiliza esa forma de pago, por ejemplo, un cargo por utilizar tarjeta de crédito. Esta es una opción al

igual que la comisión solo que en esta se realiza por medio de un catálogo preestablecido. Al seleccionar el cargo, capturar el porcentaje

del mismo.

Forma de Pago SAT: una disposición del SAT que entró en vigor en el Diario Oficial del 06 de mayo de 2016, conforme a la regla 2.7.1.32,

solicita que los comprobantes fiscales (CFDI) deberán relacionar las formas de pago a un Catálogo de dicha dependencia, es aquí donde

se relaciona la forma del pago del sistema con la nomenclatura del SAT. Dicha información se mostrará tanto en el achivo .pdf como en

el .xml del CFDI.

Prefijo: es el símbolo que se va a utilizar para la forma de pago, por ejemplo: el símbolo de pesos mexicanos ($).

Sufijo: es el símbolo o letras que serán utilizadas después de la forma de pago, por ejemplo: M.N. (Moneda Nacional).

Porcentaje de descuento: representa, como su nombre lo dice, un porcentaje de descuento en caso de que exista para esa forma de

pago.

Admite cambio aún sin disponible: seleccionar este parámetro para manejar cambio al cliente aun cuando no haya disponible en caja.

Considerar para límite de contenido: con esta opción seleccionada se decide si esta forma de pago se considerará para el máximo en

contenido de caja.

Abre cajón: al habilitarlo, se abre automáticamente el cajón de la caja al utilizar la forma de pago.

Pide referencia: esta opción permite que en el punto de venta habilite el campo para ingresar alguna referencia de acuerdo a la forma

de pago.

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Requiere autorización: cuando se encuentra activado este parámetro, el cajero que no tenga los permisos suficientes, necesitará

autorización de un usuario con los permisos necesarios para aplicar la forma de pago. Este parámetro se encuentra vinculado

directamente con Avanzados – Seguridad – Usuarios – Punto de Venta: Permisos, pestaña Generales, Punto de Venta – Operación,

parámetro: formas de pago que requieren clave de autorización.

Moneda alternativa para reflejar en área de TOTALES de Punto de Venta: habilita si esta forma de pago se verá como moneda alternativa

en el área de totales de la pantalla de punto de venta.

Admite redondeo automático: indica si esta forma de pago admitirá un redondeo de moneda automático, mismo que se configura en

parámetros de punto de venta ubicado en Avanzados – Otros – Parámetros PDV, pestaña General sección Redondeo.

Requiere autorización electrónica: permite que el punto de venta solicite la lectura de una tarjeta por medio del Pin Pad (dispositivo

electrónico utilizado en una tarjeta de débito, crédito o transacción de tarjeta inteligente para aceptar y cifrar el número de identificación

personal del titular de la tarjeta).

Afecta cantidad a depositar: En NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 7 – 6 es posible generar un reporte llamado VENTAS/DEPOSITO X

DIA, y al habilitar este parámetro, permite organizar la información en el reporte, apartando las formas de pago seleccionadas.

Nota: En este catálogo podrá observar formas de pago con código 9000, mismas que son reservadas por NOVACAJA, y no pueden ser

modificadas o eliminadas por el usuario.

En la segunda pestaña, el usuario podrá capturar un texto que puede ser considerado como pagaré para cierto Cliente, y dependiendo la

forma de pago que sea seleccionada al momento de alguna operación en el Punto de Venta. Es posible habilitar el parámetro Imprimir

copia, en caso de que se requiera generar un tanto más, del pagaré.

Como se podrá ver en el ejemplo de la redacción en la imagen siguiente, se puede capturar un texto libre (con un máximo de 512

caracteres); pero en el caso de la firma del cliente, el usuario deberá escribir la palabra @nombre_cliente@, y de esta manera el sistema

detectará la información correspondiente de ese cliente.

En caso de que el cliente pague con dos formas de pago y ambas tengan en esa pestaña información por considerar, no se imprimirá el

texto pagaré, ya que se sobrescribiría, será solo en el caso de que sea una sola forma de pago la que tenga esa configuración.

Es importante considerar que esta información será impresa en formato tiquete, limitado a 40 columnas.

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Imagen 1.1 Formas de pago pestaña adicionales.

El texto pagaré aparecerá como mensaje final en la parte inferior del tiquete, como se muestra en la imagen siguiente:

Imagen 1.2 Tiquete con texto pagaré.

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Catálogo de Organizador de Clientes


Este Catálogo (imagen 1.0), permite colocarle el nombre a cierto organizador y asignarlo a un padre determinado. El código lo asigna de

manera automática y consecutiva el sistema. Este organizador, como todos los demás, puede tener padres e hijos hasta formar la

estructura de árbol necesaria para una organización óptima de los clientes.

Imagen 1.0 Organizador de Clientes.

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Catálogo de Especialidades


Por medio de este catálogo es posible registrar las especialidades que podrán ser asignadas a un proveedor o a un cliente. Por ejemplo:

un proveedor puede especializarse en la venta de medicamentos, para ello es necesario registrar una especialidad bajo el nombre de

Medicamentos. El código lo asigna automáticamente el sistema en un consecutivo, y es necesario capturar el nombre.

Imagen 1.0 Especialidades.

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Catálogo de Perfiles de Clientes


Imagen 1.0 Catálogo de Perfiles de Clientes.

Por medio de este catálogo (imagen 1.0), es posible asignar perfiles que podrán ser aplicados a los clientes de NOVACAJA. El código lo

genera de manera automática el sistema; es necesario capturar el nombre con el cual se define el perfil. Es posible habilitar que se

requiera tarjeta para que, al momento de deslizarla en el punto de venta, tome la configuración del mismo.

Los perfiles de clientes permiten asignar una lista de precios con opción a aplicar un porcentaje de descuento, de acuerdo a los

organizadores de mercancías elegidos en la sección de Configuración.

Aquellos perfiles que hayan sido registrados por medio de este catálogo podrán ser utilizados en los clientes bajo la siguiente ruta:

Catálogos – Frecuentes – Clientes, pestaña Criterios de Comercialización sección Descuentos.

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Catálogo de Rutas


Este catálogo es de utilidad para el proceso de comercialización de los clientes. El código lo genera el sistema de manera automática y

consecutiva, sólo es necesario capturar el nombre de las rutas necesarias.

Imagen 1.0 Catálogo de Rutas.

Catálogo de Servicios digitales


NOVACAJA tiene la posibilidad de realizar pagos de servicio como el pago telefónico, pago de la energía eléctrica o agua potable. Para

esto es necesario configurar previamente algunos parámetros. A continuación, se explica a detalle cada uno de los pasos a seguir.

1. Configurador de NOVACAJA

Como se muestra en la imagen 1.0, ingrese al configurador de NOVACAJA, y seleccione la opción de punto de venta y presionar el botón

Configurar.

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Imagen 1.0 Configurador de NOVACAJA.

Diríjase a la pestaña PDV, sección Autorización en línea, active la casilla correspondiente a los Servicios (último parámetro de la ventana)

y seleccione la “dll” llamada CCPagoServciosKioskoLDI (imagen 1.1). La “dll” correspondiente a este apartado deberá ser proporcionada

por un distribuidor autorizado, y presionar el botón Aceptar.

Imagen 1.1 Autorización en línea.

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Automáticamente le enviará las siguientes pantallas para continuar con el proceso de configuración.

Después dé clic en el botón Configurar e ingrese los datos como se muestra en la imagen 1.2.

Imagen 1.2 Datos de configuración para el pago de servicios.

Nota: Estos datos son solo de ejemplo, la información será proporcionada por un distribuidor autorizado.

2. Agregar servicios

Después de realizar la configuración de los servicios digitales, es necesario registrarlos en NOVACAJA. Ingrese a: Catálogos –

Comercialización – Servicios digitales.

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Imagen 1.3 Servicios digitales.

Como se muestra en la ventana superior (imagen 2.0), es necesario agregar aquellos servicios digitales que podrán llevarse a cabo. Con

el botón Nuevo o la tecla INS, puede habilitar los campos para registrar un nuevo servicio.

Ingrese el nombre para el nuevo servicio y de igual forma, el valor para el “Trxtype”, mismo que será proporcionado por un distribuidor

autorizado. El código es proporcionado de manera automática por el Sistema. Después seleccione la forma de ingreso correspondiente

para el servicio que se encuentra en la primera pestaña Configuración básica. El concepto “ingreso” deberá estar previamente registrado,

de no ser así, podrá dar clic en el botón Ingreso y lo conducirá al catálogo correspondiente para su registro.

El pago de los servicios tiene tres límites de pago, los cuales son:

Antes de la fecha límite: esta opción permitirá realizar el pago del servicio antes de que se cumpla la fecha límite para pagarlo. Esta opción permite ingresar el número de días para efectuar el pago antes de la fecha.

Hasta el último día: permitirá realizar el pago del servicio hasta el último día de límite.

Después de la fecha límite (por número de días): a diferencia de la opción anterior, puede ingresar el número de días que podrá efectuarse el pago del servicio, aún después de la fecha límite.

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Los siguientes parámetros se refieren a:

Repetir monto: con esta opción permitirá preguntar al cajero en el punto de venta, por una segunda vez, el monto a ingresar, como medida de confirmación.

Habilitar servicio: dependiendo de la selección de este parámetro el pago de servicios se encontrará habilitado o no en el sistema.

3. Código de Barras

En la pestaña Código de barras podrá llevar a cabo la configuración del código de barras del documento que presente el cliente para el

servicio que se va a agregar. Para el ejemplo que se muestra en la imagen 1.4, se configura el código de barras correspondiente al pago

de teléfono.

Imagen 1.4 Configuración del código de barras.

Como se muestra, se ingresa el número de posición inicial y final en que se encuentra el monto, la referencia, la fecha etc., con respecto

al código de barras.

La configuración del valor de los campos, qué parámetros se habilitarán y cuáles no, serán proporcionados por un distribuidor autorizado

dependiendo del servicio que se dará de alta en el sistema.

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4. Excepciones

Por medio de esta opción es posible agregar aquellas formas de pago que no desea que se utilicen para pagar el servicio, por ejemplo:

agregar la forma de pago en dólares para que no se pueda hacer el pago de esta manera.

En la imagen 1.5 se observa la ventana correspondiente para agregar las excepciones.

Imagen 1.5 Excepciones de forma de pago.

Basta con seleccionar y agregar la forma de pago. Se deberán agregar todas las formas de pago que se tomarán como excepciones. Es

importante señalar, que, si una forma de pago no se encuentra en las excepciones, se mostrará en el punto de venta como opción.

5. Agregar al Establecimiento

Es de vital importancia configurar cuales pagos de servicios se encontrarán disponibles en el establecimiento. Para ello, ingresar a la

siguiente ruta: NOVACAJA Administrador – Avanzados – Establecimiento – Establecimientos pestaña Pago de servicios y agregue los

pagos de los servicios correspondientes. Al presionar el botón de búsqueda, envía la lista de los servicios que se encuentren habilitados

en el sistema, en caso de que no se cuente con alguno y se requiera, presionar el botón Servicios para que se habilite el catálogo

correspondiente y se pueda dar de alta. Una vez seleccionado de la lista el servicio, presionar Agregar los que se requieran, o bien Quitar

cuando ya no se cobre en el establecimiento dicho servicio. La imagen 1.6 muestra la ventana donde se hace este proceso.

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Imagen 1.6 Habilitar Servicios en Establecimientos.

Anexo Código de Barras

A continuación, se muestra un ejemplo de código de barras para un servicio. Dicho ejemplo no es real. Deberá consultar con el proveedor

de servicios correspondiente para llevar a cabo la configuración. En la Tabla 1.0, se observa el código de barras correspondiente.

Pago de Recibo Telefónico

Referencia: 533001100406

Fecha: 110228 (AAMMDD)

Monto: 000001.00 (sin decimales)

0153300110040611022800

0 1 5 3 3 0 0 1 1 0 0 4 0 6 1 1 0 2 2 8 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

Referencia Fecha Monto

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Tabla 1.0 Código de Servicio.

Para este ejemplo, el código de referencia comienza en la posición número 3, y termina en la posición número 14. Mientras que la fecha,

comienza en la posición 15 y termina en la 20, y para el monto inicia en la posición 21 y termina en el número 29. Son estas posiciones

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las que se deben de ingresar en la pestaña código de barras para los servicios digitales. El digito verificador es comúnmente el último

digito del código de barras, dependiendo del algoritmo que se haya utilizado para la generación del código de barras.

Catálogo de Colectas


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente a las Colectas en NOVACAJA.

Imagen 1.0 Colectas.

Una colecta es una recaudación de donativos para ayudar a personas o instituciones. Dé clic en el botón Nuevo, o presione la tecla INS.

Ingrese el nombre de la colecta, seleccione el ingreso para la colecta, y después la denominación. Por último, ingrese el organizador del

establecimiento donde estará permitida la colecta y dé clic en el parámetro Activo si desea que esté vigente.

En el caso de redondeos por colectas:

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- El concepto del ingreso es configurado por el usuario en el Catálogo que corresponde (Catálogos – Comercialización – Conceptos

de ingresos o retiros).

- El ingreso por colecta no lleva cargos, aunque estén configurados en el concepto de ingreso.

- El monto sobre el cual se realiza el redondeo, también es seleccionado por el usuario (Catálogo de denominaciones).

Cuando se lleve a cabo una venta por medio del punto de venta y se realice el cobro, el sistema mostrará una ventana como la que se

muestra en la imagen 1.1. El sistema preguntará si desea llevar a cabo la colecta, puede elegir hacerlo o no.

Imagen 1.1 Colecta en el Punto de Venta.

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Catálogo de Proveedores

Ruta: Administrador – Catálogos – Compras

Imagen 1.0 Proveedores.

NOVACAJA permite registrar los proveedores que manejará el establecimiento, para ello es necesario ingresar a la ruta mencionada con

anterioridad. Es necesario que dé clic en el botón Nuevo o presione la tecla INS. A continuación, ingrese el código que desea asignarle al

proveedor, el nombre, y los apellidos. Elija si se trata de una persona física (es aquella persona que adquiere responsabilidades y

obligaciones. Puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles y trabajar por salarios) o persona moral

(es una agrupación de personas que se unen con un fin determinado, por ejemplo, una sociedad mercantil o una asociación civil. Una

persona moral puede tributar en varios regímenes específicos). De igual forma elija el género masculino o femenino del proveedor.

Después configure los distintos parámetros para los proveedores por medio de las distintas pestañas que se explican a continuación.

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1. Identificación

Por medio de esta pestaña podrá elegir el organizador al que deberá pertenecer el proveedor. Si el proveedor pertenece a una entidad

habrá que elegirla por medio del buscador o dar de alta una nueva presionando el botón Entidad. Una vez elegida, dé clic en el botón

Agregar, para que forme parte del proveedor.

Si el proveedor es una persona moral, deberá ingresar el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) con el que cuenta y las siglas si las

tuviera. Cuando el proveedor tenga una especialidad, selecciónela mediante el buscador y a continuación agréguela por medio del botón

correspondiente.

El RFC para una persona física no es un requisito de sistema, sin embargo, es importante que los datos del proveedor estén completos.

2. Complementarios

En esta pestaña podrá registrar datos adicionales del proveedor. Son datos extra con los que se puede contactar con él. En la imagen 2.0

se observa la ventana correspondiente.

Agregar la cantidad de contactos que crea conveniente, ingresar los datos y presionar el botón Agregar. Es posible que desee quitar algún

contacto, basta con presionar el botón Quitar para llevar a cabo tal acción.


Con los botones Actualizar y Cancelar, podrá realizar tales acciones respectivamente.

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Es posible agregar un atributo para un contacto, para ello, buscar y seleccionar el atributo necesario y por último dé clic en el botón

Agregar.

3. Ubicación

En la imagen 3.0 se muestran los campos correspondientes para la pestaña Ubicación. En este apartado se completará la información

relacionada con el proveedor.

Imagen 3.0 Pestaña Ubicación.

3.1 Dirección

En esta sección puede colocar los datos complementarios del proveedor como: domicilio, colonia, municipio, estado, país, código postal,

entre calles y mapa (por medio de una liga a una ubicación en internet). También puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho

mapa.

3.2 Teléfonos

Puede colocar hasta tres números telefónicos de los clientes, seleccionando en cada uno el tipo de teléfono al que corresponde.

4. Estado actual

Por medio de la pestaña Estado actual podrá observar la suma de las compras hechas al proveedor, así como los servicios realizados.

Además, muestra las fechas en las que se llevó a cabo el último movimiento. Esta pestaña es meramente informativa (imagen 4.0).

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Imagen 4.0 Pestaña Estado actual.

5. Información adicional

En este apartado podrá ingresar información adicional del proveedor que sea relevante, en forma de notas (imagen 5.0).

Imagen 5.0 Pestaña Información Adicional.

6. Criterios de comercialización

En Criterios de comercialización (imagen 6.0), se agrega la condición de pago para efectuar los pagos al proveedor.

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Imagen 6.0 Pestaña Criterios de comercialización.

Seleccione la forma de pago por medio del buscador. Si cuenta con crédito con el proveedor ingrese la cantidad en Límite de crédito.

Se podrá llevar a cabo hasta cuatro bloques de descuento, dichos bloques no son acumulativos, sino que se realiza un descuento sobre

descuento. Los bloques de descuento se verán reflejados por medio de las notas de entrada.

Seleccione el parámetro Importes con impuestos incluidos, cuando se requiera que se manejen así los importes en las notas de entrada.

De igual forma podrá elegir el día en que se realiza el pago al proveedor y el día en que el proveedor realiza la visita. Por último, es posible

modificar el estado del proveedor, los cuales son: baja, vigente o suspendido. Si un proveedor se encuentra en estado de Suspendido o

Baja, no se podrá realizar una nota de entrada de dicho Proveedor; el sistema automáticamente oculta los proveedores con ese estado.

Habilitando el parámetro E/S restringidas, es cuando el proveedor se encuentra limitado para que se le pueda comprar. El sistema no

permitirá notas de entrada de ese proveedor. La ruta del otro parámetro es: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña

Parámetros sección Generales, parámetro: Usa Proveedores restringidos.

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Catálogo de Organizador de Proveedores

Ruta: Administrador – Catálogos – Compras

Por medio del organizador de proveedores podrá llevar a cabo la organización de los mismos. En la imagen 1.0 se observa la pantalla

correspondiente a dicha tarea.

Imagen 1.0 Organizador de Proveedores.

Presione el botón Nuevo, o la tecla INS, para ingresar un nuevo proveedor, después ingrese el nombre y elija el padre al que pertenecerá

el Organizador. El código lo asigna el sistema de manera consecutiva y automática. Presione el botón Guardar, y el sistema agregará el

nuevo registro.

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Catálogo de Documentos

Ruta: Administrador – Catálogos – Generales

NOVACAJA maneja distintos tipos de documentos con los cuales es posible realizar las distintas operaciones. En la imagen 1.0 se observa

la pantalla correspondiente.

Imagen 1.0 Documentos.

Los documentos vienen automáticamente con la instalación del sistema. No es posible agregar o eliminar documentos, solo se permite

la edición de los mismos, para ello, es necesario elegir el documento que se va a modificar. A continuación, se especifican cada uno de

los parámetros.

Reimpresión automática

La activación de este parámetro permite reimprimir el número de veces que se haya capturado, después de haber habilitado el parámetro.

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Admitir devoluciones

Permite admitir devoluciones respecto a un número de días a partir de la fecha en que se generó de acuerdo a un importe máximo.

Imprimir total con letra

Como su nombre lo indica, en el momento de generar un tiquete, la cantidad total de la venta se imprimirá con letra.

Reagrupar alfabéticamente

Reordena los conceptos del documento en forma alfabética al momento de imprimir.

Concentrado

Agrupa todos los artículos de un mismo código, tanto en pantalla, como en la impresión del documento.

Imprimir descripción complementaria

Permite especificar si se imprime además la descripción complementaria (proveniente del catálogo de mercancías) en el documento.

Cerrar documentos a

Permite que el tiquete sea cerrado a ciertos renglones de acuerdo al número que sea especificado por el usuario.

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Catálogo de Impuestos


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo.

Imagen 1.0 Módulo Impuestos.

El sistema permite definir impuestos libremente. En este catálogo es donde se dan de alta ingresando el nombre del impuesto y el nombre

corto con el que es conocido. Existe la opción de colocar un “exento a reportar” respecto a dicho impuesto. Por ejemplo, en México

algunos productos están exentos de IVA, pero las ventas que se hagan de esos productos deben ser reportadas en el detalle de impuestos.

Existe la opción de poder Imprimir de forma concentrada todos los impuestos de una familia, o bien que se detalle cada una de las tasas

a las cuales fue vendida.

En la imagen 1.1 se muestra el apartado de Datos Generales.

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El cálculo puede ser configurado mediante tres opciones que aparecen en la pestaña “cálculo” de la sección Configuración. Estas son:

sobre precio sin impuestos, sobre precio con Impuestos (total de impuestos acumulado) y sobre precio más impuesto de la familia. En

México, el IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicio) y el IVA (Impuesto al Valor Agregado) se calculan sobre el precio del

producto más el impuesto de la familia del IEPS.

En la imagen 1.2 se muestra la pestaña Cálculo.

Imagen 1.2 pestaña Cálculo.

En la misma sección se encuentra la pestaña Tasas donde se detallan aquellas que pertenecen al impuesto, se captura el nombre y su

porcentaje; el código se genera automáticamente. Es importante indicar que, si se desea imprimir en los documentos el desglose de las

tasas, finalmente se van agregando las diferentes tasas que existen para determinada familia de Impuestos.

En la imagen 1.3 se muestra la pestaña Tasas.

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Imagen 1.3 pestaña Tasas.

Catálogo de Motivos de cancelación


En la imagen 1.0 se observa la pantalla que hace referencia a los motivos de cancelación.

Imagen 1.0 Motivos de cancelación.

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Los motivos de cancelación son aquellas causas por las cuales una venta se puede cancelar. Por medio de este catálogo se registran dichas

causas. Los motivos de cancelación con código 9000 son asignados automáticamente por NOVACAJA.

Para registrar una nueva forma de cancelación, presionar el botón Nuevo, o presione la tecla INS e ingrese el nombre del motivo de

cancelación, el código lo genera de manera automática y consecutiva.

La lista de los motivos de cancelación se verá reflejados en el punto de venta con la función: F10 – 2 – 7. En la imagen 1.1 se muestra un

ejemplo.

Imagen 1.1 Cancelación en Punto de Venta.

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Catálogo de Entidades


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente a las entidades.

Imagen 1.0 Catálogo de Entidades.

Una entidad es una organización a la que se hace referencia. Las entidades son aplicables a los proveedores y clientes. Por medio de este

catálogo se registran las entidades que se van a utilizar. Presione el botón Nuevo o la tecla INS, para ingresar una nueva entidad.

Opcionalmente puede ingresar el Id para un mejor control. De igual forma ingrese los datos de la entidad como son: teléfono, correo

electrónico, y la dirección de la página web si es necesario.

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Catálogo de Concepto de crédito y cargo


Se considera crédito cuando se obtienen recursos sin efectuar un pago inmediato bajo la promesa de restituirlos en el futuro bajo unas

condiciones previamente establecidas.

Un cargo es aquella acción mediante la que diferentes entidades cobran por el uso de un determinado servicio.

Por medio de este catálogo se registran los conceptos de crédito y cargo que serán utilizados. Dichos conceptos tienen que llevar un

impuesto que deberá seleccionar y agregar para cada uno de los conceptos dados de alta. El sistema no permitirá agregar un concepto

de cargo o crédito sin impuesto.

Los créditos y cargos se verán reflejados en las notas de crédito y las notas de cargo.

Imagen 1.0 Catálogo de Conceptos de crédito y cargo.

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Catálogo de Organizadores de bines


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente a el organizador de bines. En este catálogo podrá dar de alta los bancos que

manejará el establecimiento. Solo basta con presionar el botón Nuevo o la tecla INS, y el sistema habilitará los campos necesarios, ingrese

el nombre del banco y elija el padre al que va a pertenecer. Después dé clic en el botón Guardar o presione la tecla ENTER.

Imagen 1.0 Catálogo de Organizadores de bines.

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Catálogo de Bines


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para los bines. Un BIN (Número Identificador de Banco, por sus siglas en inglés)

representa los primeros seis números de una tarjeta bancaria, con lo cual se identifica una tarjeta de otra.

Imagen 1.0 Catálogo de Bines.

Los BIN son necesarios cuando se realice un pago por medio de tarjeta bancaria, pues el sistema detectará qué tarjeta se está usando.

Para ingresar un BIN nuevo presione el botón Nuevo o la tecla INSERT. El sistema activará los campos necesarios para el nuevo registro.

Ingrese el código BIN, el nombre de la tarjeta y el emisor de la misma, que, en este caso, corresponde al nombre del banco.

Seleccione si se trata de una tarjeta de débito o de crédito. Si la tarjeta admite CashBack active el parámetro con el mismo nombre, y elija

el monto mínimo de compra, así como el importe máximo para retirar y llevar a cabo el CashBack. Por último, seleccione el organizador

al cual va a pertenecer el BIN a agregar.

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El sistema actualizará los registros de los BIN agregados.

Nota: la información de los BIN, deberá de ser proporcionado por las compañías bancarias.

Catálogo de Promociones de tarjetas


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente para registrar una promoción correspondiente una tarjeta bancaria.

Imagen 1.0 Catálogo de Promociones de tarjetas.

En este apartado podrá registrar aquellas promociones de una tarjeta bancaria. Para registrar una nueva promoción, presione el botón

Nuevo o la tecla INS. El sistema habilitará los campos necesarios para registrar la promoción.

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En primer lugar, ingrese el nombre de la promoción, después la promoción, que; para en este caso es una serie de dígitos. Después ingrese

la fecha de inicio para la promoción y la fecha final. Si la promoción tiene un mínimo de compra para hacerla válida, ingrese dicho monto

en el campo correspondiente.

Cuando la promoción tiene un costo para llevarse a cabo, deberá buscar y seleccionar el cargo que se efectuará por medio de sus

respectivos botones (Buscar). Como último paso, ingrese la cantidad de meses que se encontrará vigente la promoción.

Nota: la información correspondiente a las promociones de una tarjeta bancaria deberá ser proporcionada por las instituciones bancarias.

Catálogo de Condiciones de Pago


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente para las condiciones de pago que se consideran en el sistema.

Imagen 1.0 Condiciones de pago.

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NOVACAJA tiene de manera predeterminada dos condiciones de pago: contado sin afectar CxC y contado con afectación CxC. Podrá

agregar cuantas sean necesarias. Para ingresar una nueva, presione el botón Nuevo o la tecla INS. El sistema habilitará los registros

correspondientes para la nueva condición de pago.

Ingresar el nombre y seleccione el bloque de comisión que se va a agregar si se paga con esa condición.

Los bloques de comisión se encuentran relacionados con los perfiles de clientes, cuando el Perfil corresponda a un Vendedor o Cajero.

Para mayor información consultar: Avanzados – Seguridad – Perfiles de empleados.

Si la condición de pago afectará cuentas por cobrar, seleccione el parámetro que lleva el mismo nombre. Este parámetro es aplicable

cuando la condición de pago que se está dando de alta contemplará crédito para el Cliente. Por ejemplo, suponga que se agregará una

condición de pago que afecta a cuentas por cobrar, por 30, 60 y 90 días. Deberá de ingresar el número de días, y por cada lapso de días

el porcentaje correspondiente, de tal manera que el porcentaje sume el 100%. Por medio del botón Agregar insertar los números de

pago. Observe la imagen 1.1.

Imagen 1.1 Condiciones de pago a crédito.

Por medio de este catálogo es posible elegir la sanción por pago extemporáneo. Puede elegir el número de días en atraso y la comisión

que se incluirá por cada uno de ellos. Esta sección se encuentra vinculada por medio del parámetro Sanción por pago extemporáneo por

condición de pago, ubicado en Avanzados – Establecimiento – Establecimientos pestaña Comisiones. Cuando este parámetro se

encuentra activado permitirá la edición de la sanción (imagen 1.2). Podrá configurar hasta tres opciones para las sanciones, cada una con

su respectivo porcentaje de comisión.

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Imagen 1.2 Sanción de pago extemporáneo.

Catálogo de Divisas


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente para las divisas en NOVACAJA.

Imagen 1.0 Catálogo de Divisas.

Una divisa se refiere a la moneda utilizada en una región o país determinado. Es mediante este Catálogo donde se pueden registrar todas las divisas que crea conveniente. Ingrese el nombre de la divisa y el tipo de cambio correspondiente; el código lo genera en automático el sistema.

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Catálogo de Cuentas contables


En este catálogo se darán de alta las cuentas para los movimientos deudores y acreedores del sistema y posteriormente sean

considerados y generados en pólizas contables en CONTPAQ Contabilidad, por medio de un módulo especial llamado Generación de

pólizas (para más detalle, consulte el Manual correspondiente), que se encuentra en la ruta: Otros módulos – Especiales, donde, por

medio de esa interfaz, la información que se genere en NOVACAJA, será enviada a CONTPAQ por medio de asientos contables.

El código lo genera de manera automática y consecutiva el sistema, capture el mismo Nombre con el que identificará la cuenta y en el

campo Cuenta, deberá capturar el mismo número (sin guiones) que tenga la cuenta en el sistema CONTPAQ Contabilidad.

De la misma manera, dé de alta todas las cuentas que vaya a relacionar en su sistema contable, tanto de activos como pasivos.

Imagen 1.0 Catálogo de Cuentas contables.

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Configuración de Cuentas contables


En este módulo es donde se relacionan las cuentas contables generadas, y con el módulo de Generación de pólizas (Otros módulos –

Especiales), con información de los catálogos del sistema, para hacer los asientos contables en las pólizas correspondientes, además de

especificar dicha información por Establecimiento, en caso de que las cuentas se tengan organizadas por sucursales. Los datos se podrán

seleccionar por medio de las listas desplegables.

La primera pestaña corresponde a Proveedores, donde se hará la relación entre proveedores y las cuentas contables que le pertenece.

Imagen 1.0 Configuración cuentas de Proveedores.

Las pestañas de Clientes y Formas de pago, llevan el mismo proceso de captura.

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Imagen 1.1 Configuración cuentas de Clientes.

Imagen 1.2 Configuración de formas de pago.

En la pestaña deberá T. de Movimiento de Inventario, relacionar aquellos tipos de movimientos que el usuario agregue manualmente al

Catálogo (ruta: Catálogos – Mercancías – Tipos de movimiento de inventario), relacionando sus cuentas de cargo y abono.

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Imagen 1.3 Configuración de Tipos de movimiento de inventario.

De igual manera, en la pestaña de Impuestos, se deberá relacionar del catálogo de impuestos, la cuenta contable que identifique el IVA

acreditable, y el IVA por pagar.

Imagen 1.4 Pestaña impuestos.

Pestaña Tasas: permite seleccionar una tasa registrada en el sistema, por ejemplo: Tasa al 16. El campo de Cuenta compras: Permite

seleccionar una cuenta contable relacionada con la operatividad correspondiente, al igual que en el campo de Cuenta ventas.

Pestaña Cargos: el usuario deberá relacionar un cargo habilitado en el sistema, con la cuenta contable que identifique su relación.

La pestaña de Condiciones de pago hace referencia a aquellas que tienen el código 1 y 2 en las Notas de entrada y quedarán relacionadas

con sus respectivas cuentas contables. Para finalizar este apartado, habrá que relacionar también una cuenta contable con el Costo de

ventas.

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Los documentos en NOVACAJA que generan los asientos contables, mismos que serán enviados a CONTPAQ Contabilidad, son los

siguientes:

Operación – Frecuentes – Notas de entrada: al generar una nota de entrada, la información sería enviada para el contenido de una póliza

de compras.

Operación – Frecuentes – Notas de salida: al generar una nota de salida, la información sería enviada para el contenido de una póliza de

diario.

Operación – Frecuentes – Notas de salida traspaso: la información sería enviada para el contenido de una póliza de diario traspasos entre

Establecimientos.

Operación – Compras – Pagos a proveedor: la información sería enviada para el contenido de una póliza de egresos.

Reportes – Punto de Venta – Costo de venta con impuesto: la información sería enviada para el contenido de una póliza de ventas.

Reportes – Punto de Venta – Resumen de cortes Z: la información sería enviada para el contenido de una póliza de ingresos.

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Gastos


Este último Catálogo es para agregar conceptos de gastos generales de la Organización y llevar un control de ellos, en la ruta: Otros

Módulos – Tesorería – Control de Gastos.

Se crean capturando un nombre o descripción del mismo, y en caso de ser necesario: agregar impuestos en caso de que los genere. El

código lo genera de manera automática el sistema, como en otros Catálogos y se pueden agregar tantos sean necesarios.

Imagen 1.0 Catálogo de Gastos.

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Nota de Entrada

Ruta: Administrador – Operación – Frecuentes

En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para la Nota de Entrada.

Imagen 1.0 Notas de Entrada.

Una nota de entrada es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén o bodega del

establecimiento. Las notas de entrada vienen definidas por un tipo de documento. NOVACAJA tiene por default 25 Tipos de movimientos,

los cuales pueden ser visibles en el catálogo “Tipos de Movimiento”, ubicado en Catálogos – Mercancías – Tipos de movimiento de

inventario.

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Para ingresar una nota de entrada dé clic en el botón Nuevo o presione la tecla INS. Ingrese el tipo de movimiento para la nota de entrada,

algunos se encuentran como ejemplo en la tabla 1.0.

Código Tipo de movimientos Descripción

1 Entrada por compra Movimiento necesario cuando se realiza una compra de algún artículo, obligando a especificar el dato de un Proveedor.

4 Devolución de salidas por ventas Se genera cuando ingresa mercancía que fue devuelta, siendo un campo obligatorio que determina que Cliente hizo la devolución.

5 Entrada por ajuste de inventario Movimiento que puede ser manual (seleccionado por el usuario) o automático (cuando el inventario se ajusta sistemáticamente)

7 Entrada forzada Al ajustarse el inventario por medio del proceso ya sea manual o automático de las entradas forzadas de las mercancías

9 Entrada por cambio de presentación de 1 a varios

Movimiento especifico de este tipo de procesos de conversión de material, artículos, etc.

11 Entrada por cambio de presentación de varios a 1

Movimiento especifico de este tipo de procesos de conversión de material, artículos, etc., en caso contrario del 9: es de varios a 1

13 Entrada por traspaso de almacén interno Este movimiento es cuando se realiza un traspaso de artículos de un almacén a otro en el mismo establecimiento; NO es un proceso que se pueda llevar de forma manual, se genera al momento de que se realiza una nota de salida por traspaso de almacén interno.

15 Entrada por traspasos/Establecimientos A diferencia del anterior el traspaso se lleva a cabo entre establecimientos distintos y también requiere la nota de salida como primer paso.

18 Entrada por diferencias en traspaso Se genera de forma automática al momento de que no coinciden los movimientos de traspasos de inventarios entre almacenes/establecimientos

21 Entrada mercancía no afecta inventario Tiene que ver con una devolución de un artículo, que como tal no afectará el inventario del mismo, pero si se obliga a especificar Cliente correspondiente al movimiento.

24 Entrada por canje Movimiento exclusivo del sistema

Tabla 1.0 Tipos de movimientos para las Notas de Entrada.

En la primera sección del documento y dependiendo del tipo de movimiento seleccionado, se habilitarán o deshabilitarán los campos:

establecimiento, origen (referente al proveedor), condición de pago (viene ligada al campo origen) y lista de precios (relación con las que

se manejen en el establecimiento correspondiente). Estos datos se deberán llenar de acuerdo al movimiento de inventario necesario. En

la siguiente imagen 1.1 se muestra un ejemplo.

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Imagen 1.1 Datos relacionados con el Tipo de movimiento en Notas de Entrada.

Los campos relacionados a la referencia son opcionales, de igual forma el campo de observaciones. Los campos de referencia 1 y

referencia 2 pueden ser utilizados en caso de necesitar anotaciones extras a las notas de entrada y en caso de que se importe una adenda,

será insertado en el campo referencia 2, el folio de la factura correspondiente al proveedor. El campo observaciones también se puede

utilizar para comentarios o anotaciones del documento. En la imagen 1.2 se muestra los campos correspondientes.

Imagen 1.2 Campos de referencia y observaciones para la Nota de Entrada.

Pedimentos aduanales. En esta sección se agrega la información relacionada a los documentos aduanales cuando así lo requiera la nota

de entrada. En la imagen 1.3 se muestra la opción para el registro de esos datos. Esta opción se encuentra relacionada con el parámetro

Utiliza pedimentos aduanales, ubicado en: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos pestaña Parámetros sección Generales. Si el

parámetro no se encuentra activado, los campos para el pedimento aduanal en las notas de entrada siempre estarán desactivados. Los

datos que sean ingresados quedarán grabados en la información correspondiente a la mercancía. Podrá visualizarlo por medio de la

siguiente ruta: Catálogos – Frecuentes – Mercancías, pestaña Ventas.

El campo F. de Referencia, se activa con el primer Tipo de movimiento, es un dato obligatorio donde se relaciona con un documento fiscal

la nota de entrada por compra.

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Imagen 1.3 Pedimentos aduanales.

En relación al parámetro de Impuestos incluidos, se mostrarán una serie escenarios al momento de habilitarlo o no, por ejemplo:

Costo del artículo: $75.00 Tipo de movimiento de inventario: 1 Entrada por compra

1. Dar de alta una mercancía de forma manual con el parámetro habilitado.

Resultado: del costo de la mercancía (considera el costo de reposición), resta los impuestos correspondientes a ese monto,

desglosándolos.

Operación: 75.00 / 1.16 = 64.65 + 10.35 (impuestos habilitados para esa mercancía)

2. Dar de alta la mercancía deshabilitado el parámetro.

Resultado: al costo le agrega los impuestos que tenga habilitados.

Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00

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3. Importación con archivo .csv con la información completa de código, cantidad, costo; con parámetro habilitado.

Resultado: mismo que en el caso 1.

Operación: 75.00 / 1.16 = 64.65 + 10.35 (impuestos habilitados para esa mercancía)

4. Importación con archivo .csv con la información completa de código, cantidad, costo; con parámetro deshabilitado.

Resultado: mismo que en el caso 2.

Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00

5. Importación con archivo .csv con la información de código, cantidad únicamente; con parámetro habilitado.

Enviará el siguiente mensaje, donde no se tomará en cuanta el parámetro ya que no existe un costo definido.

Resultado: mismo que el caso 2 y 4, agrega impuesto al costo de reposición que tenga la mercancía.

Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00

6. Importación con archivo .csv con la información de código, cantidad únicamente; con parámetro deshabilitado.

Resultado es el mismo que el anterior, que agrega el impuesto al costo de reposición que tenga asignado la mercancía.

Operación: 75.00 * 0.16 = 12, 75 + 12 = 87.00

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Fecha y hora y Folio: la fecha y la hora se muestran y son tomadas por los datos del sistema al momento de grabar el documento. El folio

es generado de manera automática. (Un folio está compuesto por No. de Establecimiento – No. de Estación – No. de Documento –

Consecutivo). En la imagen 1.4 se muestran estos campos.

El ícono corresponde a generar una nota de entrada, importando una orden de compra que ya se tenga generada en el sistema (tema

que se explicará en la página 123).

Imagen 1.4 Fecha y hora de la Nota de Entrada.

Detalle. En la imagen 1.5 se observa la pantalla correspondiente para completar una Nota de Entrada.

Imagen 1.5 Finalizando una Nota de Entrada.

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Elija el Establecimiento al cual va afectar la nota de entrada, después seleccione el almacén que será utilizado para elegir la mercancía.

Ingrese la o las mercancías y la cantidad de la misma. El Sistema mostrará el precio de la mercancía, es posible modificarlo si lo desea. Dé

clic en el botón Agregar, y el sistema mostrará la mercancía agregada en la vista tabular. Podrá ingresar tantas mercancías como sea

necesario.

Para finalizar la nota de entrada, dé clic en el botón Guardar; el sistema mostrará una ventana como la que se muestra en la imagen 1.6,

la cual muestra cuatro opciones posibles. Si elige la opción Pendiente, la nota de entrada estará en dicho estado hasta que se decida

finalizarla.

Imagen 1.6 Estatus de la Nota de Entrada.

Después de finalizar la nota de entrada, el sistema preguntará si desea imprimirla. Si elige Sí, el sistema mostrará el resumen de la nota

de entrada con los movimientos realizados. Una nota de entrada es el documento que se obtiene del Administrador de NOVACAJA en la

cual viene detallada la información de la o las mercancías que han sido ingresadas, con la posibilidad de poder tenerla impresa o no. En

la imagen 1.7 se observa un ejemplo de un formato de Nota de Entrada.

En caso de que se tenga seleccionado el formato estándar de NOVACAJA, desglosará los impuestos.

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Imagen 1.7 Nota de Entrada impresa.

Importar orden de compra.

Por medio del botón Importar orden de compra, puede realizar una importación de una compra finalizada. Para ello es necesario realizar

una orden de compra. Se puede hacer por medio de la siguiente ruta: Operación – Compras – Órdenes de compra.

En “notas de entrada”, dé clic en el botón Importar orden de compra como el que se muestra en la imagen 1.8.

Imagen 1.8 Botón para Importar una orden de compra.

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Dicho botón siempre se encuentra activo hasta el momento que se decida realizar una nota de entrada. Este botón lo re direccionará a

una ventana como la que se observa en la imagen 1.9.

El campo F. de referencia, corresponde al folio fiscal, validando el parámetro Obligar folio fiscal en notas de entrada por compra, mismo

que se encuentra en Administrador – Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Parámetros, sección Generales; y en el

caso que se encuentre habilitado, el usuario deberá capturarlo, ya que será un dato obligatorio y el sistema validará que no sea duplicado.

Imagen 1.9 Importar órdenes de compra.

Seleccionar de la lista la orden de compra que se generó anteriormente, después ingresar la cantidad surtida que deberá de ser mayor a

cero. Dé clic al botón Aceptar. Por último, aparecerá un mensaje que notificará que la operación se realizó de manera correcta.

Importar un archivo .xml mediante una adenda en notas de entrada por compra.

Una Adenda es un complemento de información que puede ser anexado a un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)

de forma opcional para incluir información adicional. Puede contener información de carácter comercial, logístico y de

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operación, requerida muchas veces por empresas (receptores) a sus pro veedores de productos y servicios. En el caso de

NOVACAJA, la adenda estándar importa información de la mercancía como: código, cantidad, costo, el importe

correspondiente y el RFC del proveedor al que se le compra ese artículo, mismo que debe coincidir co n el RFC del Catálogo

de Proveedores. A partir de la versión del sistema 19.1.194.3, se insertará en el campo referencia 2 de la Nota de entrada, el

folio de la factura del proveedor.

Imagen 1.10 Botones para importar y consultar adendas.

La siguiente imagen, muestra el ejemplo de un archivo .xml con una adenda con esa información.

Imagen 1.11 Ejemplo de archivo .xml de Adenda.

Al momento de una nueva nota de entrada por compra, se habilita únicamente el segundo botón, por medio del cual se podrá importar la adenda que corresponde a esa nota de entrada. Al presionar el botón, habilita el buscador de Windows para que seleccione el archivo correspondiente.

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Imagen 1.12 Proceso para seleccionar el archivo .xml.

Al presionar el botón Abrir, será visible la imagen de la adenda.

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Imagen 1.13 Adenda relacionada a la nota de entrada.

Enseguida, enviará el mensaje de confirmación antes de relacionarlos.

Al presionar el botón Sí, el sistema valida la adenda y se mostrará un segundo mensaje antes de hacer la importación.

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Al momento de confirmar, se agregarán las partidas correspondientes contenidas en la adenda en la sección de detalles de la nota de

entrada, listo para el proceso, además de guardar la relación del folio de la nota de entrada con el archivo .xml una vez que se finalice el

documento.

Imagen 1.14 Información de la adenda en detalles de la nota de entrada.

En caso de que el usuario desee reemplazar la adenda, es posible, presionando de nuevo el botón Buscar , y el sistema al detectar

que ya se encuentra un archivo .xml relacionado, enviará el siguiente mensaje:

Imagen 1.15 Sustitución de adenda.

Al momento de que el usuario guarde el documento, el sistema actualizará la nota de entrada y su relación con ese nuevo archivo .xml.

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Grabada la nota de entrada, se habilita el botón , su función es de visor una vez que se tiene un enlace entre una nota de entrada

por compra y una adenda.

Nota: en caso de que se genere algún error al momento de importar una adenda, el sistema enviará el mensaje correspondiente con los

detalles del mismo, para que sean validados por el usuario.

Importar una nota de entrada a partir de un archivo.

Es posible realizar una nota de entrada por medio de una importación de un archivo plano. El archivo debe de contener el código de la

mercancía separado de una coma y seguido de la cantidad de la mercancía.

La importación de una nota de entrada por medio de un archivo se encuentra disponible hasta el momento en que se ingrese el campo

de Almacén. De clic en el botón Importar archivo, como el que se muestra en la imagen 1.16.

Imagen 1.16 Botón Importar archivo.

Al dar clic sobre el botón, el sistema mostrará una ventana como la imagen 1.17.

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Imagen 1.17 Nota de Entrada por medio de la importación de un archivo.

El sistema agregará de manera automática la mercancía contenida en el archivo.

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Nota de Salida


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente a las notas de salida.

Imagen 1.0 Nota de salida.

Una nota de salida es aquel documento oficial que acredita el egreso material y real de un bien o elemento del almacén o bodega del

establecimiento. Las notas de salida vienen definidas por un tipo de documento. NOVACAJA tiene automáticamente 25 tipos de

movimientos, los cuales pueden ser visibles en el catálogo “Tipos de Movimiento”, ubicado en Catálogos – Mercancías – Tipos de

movimiento de inventario.

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Para ingresar una nota de salida dé clic en el botón Nuevo o presione la tecla INS. Ingrese el tipo de movimiento para la nota de salida,

los cuales se encuentran ilustrados en la tabla 1.0. Cabe mencionar que los movimientos que se muestran en la tabla son los que permite

realizar el sistema para una nota de salida.

Tipo de movimientos Descripción

Devolución de entrada por compras Movimiento realizado por la devolución de mercancías compradas con anterioridad

Salida por traspaso de almacén interno Traspaso entre almacenes internos

Salida por traspaso/establecimientos Movimiento de salida entre establecimientos externos

Salida por entrega a cliente Movimiento por entrega a cliente

Salida por canje Movimiento exclusivo del sistema

Tabla 1.0 Tipos de movimientos para las Notas de Salida.

En la primera sección del documento y dependiendo del tipo de movimiento seleccionado, se habilitarán o deshabilitarán los campos:

establecimiento y destino (referente al Proveedor), datos que se deberán llenar de acuerdo al movimiento de inventario necesario. En la

siguiente imagen 1.1 se muestra un ejemplo.

Imagen 1.1 Datos relacionados con el Tipo de movimiento en Notas de Salida.

Los campos relacionados a la referencia son opcionales. Los campos de referencia 1 y referencia 2 pueden ser utilizados en caso de

necesitar anotaciones extras a las notas de salida. En f. de referencia el usuario puede capturar el folio de algún documento que se quiera

relacionar a esta nota de salida. En la imagen 1.2 se muestran los campos correspondientes.

Imagen 1.2 Campos Referencia.

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Folio

El sistema genera un número de folio de manera automática para la nota de salida correspondiente (un folio está compuesto por No. de

Establecimiento – No. de Estación – No. de Documento – Consecutivo).

Fecha y hora

Se generará la fecha actual para la nota de salida, que será tomada de la fecha del sistema.

Folio Nota de Entrada

Es el folio correspondiente a la nota de entrada que ha sido importada por medio del botón Importar nota de entrada, puesto que una

nota de entrada puede tener una nota de salida.

Detalle

En la imagen 1.3 se observa la pantalla correspondiente para completar una nota de salida.

Nota: los campos de Referencia 1 y Referencia 2 son inhabilitados en el caso de notas de salida por traspaso entre establecimientos.

Imagen 1.3 Nota de Salida.

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Seleccione el establecimiento que crea más conveniente. Después ingrese el almacén que se verá afectado por la nota de salida. Como

siguiente paso elija la mercancías o mercancías que formarán parte del documento. Dé clic en el botón Agregar (al momento de ir

ingresando cada partida, el sistema validará por cada una la existencia; en caso de no utilizar entradas forzadas en el sistema).

El Sistema preguntará si desea guardar la nota de salida. En la imagen 1.4 se muestra la ventana con las distintas opciones.

Imagen 1.4 Estatus de la Nota de Salida.

Por último, el sistema preguntará si desea imprimir la nota de salida o no en el momento en que se haya elegido la opción Finalizada.

En la imagen 1.5 se observa un ejemplo de una nota de salida.

Imagen 1.5 Nota de Salida.

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Importar archivo

Es posible agregar mercancías para la nota de salida por medio de la importación de un archivo de texto plano, el cual debe contener el

código y la cantidad de la mercancía (imagen 1.6).

Icono correspondiente para la importación:

Busque e ingrese el archivo con los datos antes mencionados y dé clic en el botón Aceptar; se agregarán las mercancías elegidas de

manera inmediata.

Imagen 1.6 Importar Nota de Salida.

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Facturación


Una factura es aquel documento que avala la operación de compra-venta de un artículo. En la imagen 1.0 se muestra la pantalla

correspondiente para la facturación.

Imagen 1.0 Formulario Facturas.

Para realizar una factura dé clic en el botón Nuevo, o presione la tecla INS. Seleccione el cliente al cual se realizará la factura. Después

seleccione el vendedor y la condición de pago para la factura.

Los campos relacionados a la referencia son opcionales. Los campos de referencia 1, referencia 2 y observaciones pueden ser utilizados

en caso de necesitar anotaciones extras en la factura.

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El sistema genera un número de folio de manera automática para la factura correspondiente (un folio está compuesto por No. de

Establecimiento – No. de Estación – No. de Documento – Consecutivo). El folio fiscal, se genera al momento del timbrado del documento

(UUID).

Se generará la fecha actual para la factura, que será tomada de la fecha del sistema.

Es posible seleccionar que la venta sea a costo de reposición en caso de que así sea.

Elegir el establecimiento que afectará el documento, así como el almacén y la mercancía afectada, relacionando la cantidad y precio al

que se va a vender. Se podrán aplicar hasta cuatro bloques de descuento, dichos bloques no son acumulativos, sino que se realiza un

descuento sobre descuento, o bien, es posible habilitar el parámetro Descuento Global. Dé clic al botón Agregar para que los renglones

con la información sean agregados a la factura (al momento de ir ingresando cada partida, el sistema validará por cada una, la existencia;

en caso de no utilizar entradas forzadas en el sistema). Se debe seleccionar la lista de precios y es posible elegir un tipo de cargo que se

pueda cobrar en caso de que se requiera. Para ello, es necesario seleccionarlo con el buscador correspondiente o bien, presionando el

botón Cargo para darlo de alta en caso de que no se tenga habilitado en el sistema. Hay que especificar si este es por porcentaje o Importe

y dar clic en Agregar.

Dar clic en el botón Guardar para finalizar la factura. El sistema mostrará una ventana como la que se muestra en la imagen 1.1. El sistema

genera de manera automática el número de Folio correspondiente.

Imagen 1.1 Estatus de la Factura.

Si da clic en el botón Finalizada, el sistema enviará la siguiente ventana, donde el usuario deberá elegir la forma de pago, capturar si lo

requiere: información en el campo de referencia y seleccionar de la lista desplegable: el uso correspondiente a ese CFDi relacionado con

los conceptos que especifica la SAT, siendo un campo obligatorio. En la imagen 1.3 se muestra un ejemplo de impresión de una factura.

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Imagen 1.2 Selección de forma de pago.

En caso de que al Cliente que se le facture, tenga habilitado en el Catálogo el parámetro Usa complemento INE (pestaña CFDi); antes de que se genere la factura, aparecerá la siguiente ventana para que sean seleccionados o capturados los datos correspondientes. Esta información relacionada, aparecerá únicamente en el archivo .xml.

Tipo de proceso: seleccione el campo, definido por el SAT, ya sea Ordinario, precampaña o campaña.

Tipo de comité: seleccione el dato correspondiente, ya sea Ejecutivo nacional o estatal, o Directivo estatal.

Nota: dependiendo de estos dos primeros datos, se habilitarán o no, los siguientes campos.

Id Contabilidad: atributo opcional para registrar la clave de contabilidad de los aspirantes, precandidatos, candidatos, y si se trata de un tipo de proceso ordinario y un comité ejecutivo nacional, por ejemplo.

Entidad: catálogo proporcionado por la SAT, donde se selecciona la abreviatura correspondiente a la entidad federativa donde se va a aplicar el gasto.

Ámbito: aplica cuando el tipo de proceso es campaña o precampaña únicamente. Contabilidades: campo donde se debe registrar la clave de contabilidad que tiene asignada por la SAT los aspirantes, precandidatos, candidatos, etc. y sea un tipo de campaña o precampaña o un tipo de proceso ordinario con tipo de comité Ejecutivo estatal.

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Imagen 1.3 Captura de información para complemento INE.

Una vez que llene los campos dependiendo el tipo de proceso y comité, presione el botón Agregar, sean tantas las partidas que se necesiten, (botón Quitar, para eliminar alguna); por ejemplo: si los datos competen a más de una Entidad. Una vez que finalice, presione el botón Aceptar. Nota: Para la versión CFDi 3.3, vigente a partir 01 de diciembre del año 2017, el documento impreso ya no contendrá visible información del Cliente, sólo el Registro Federal de Contribuyentes.

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Imagen 1.4 Ejemplo de una Factura.

En la grid de este módulo, podrá observar la columna con el campo UUID (El UUID del Sistema de Administración Tributaria es el equivalente al Folio que antes se otorgaba a los contribuyentes, la diferencia es que ahora no se tiene que solicitar al SAT, sino que los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) lo asignan al momento de realizar la validación del documento), de las facturas generadas. Cuando existe un fallo en la facturación, el documento no se timbra, y la columna se encontrará vacía.

El usuario puede intentar timbrar de nueva cuenta, y lo puede hacer por medio del botón Imprimir en el mismo módulo. El sistema intentará timbrar otra vez, y en la columna entonces mostrará el UUID, cuando el timbrado haya sido exitoso.

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Forma de Pago SAT: una disposición del SAT que entró en vigor en el Diario Oficial del 06 de mayo de 2016, conforme a la regla 2.7.1.32,

solicita que los comprobantes fiscales (CFDI) deberán relacionar las formas de pago a un Catálogo de dicha dependencia, es aquí donde

se relaciona la forma del pago del sistema con la nomenclatura del SAT. Dicha información se mostrará tanto en el archivo .pdf como en

el .xml del CFDI.

Nota: al momento de facturar un tiquete, y cada vez que haya un redondeo, aparecerá la leyenda: **DIFERENCIA AL CAPTURAR (cantidad

de la diferencia) **, de esta manera el usuario detectará que existe una diferencia por ese motivo. Cuando se realice la factura, los

importes serán los mismos que en el tiquete que en el CFDi.

Respecto a la facturación a Clientes a Crédito, todo lo relacionado al proceso de Cuentas por Cobrar, será mediante Servicios Web, por lo que es recomendable consultar los Manuales respectivos: Actualización CxC (ajuste en movimientos y saldos contables de Clientes, además de la actualización de la Base de Datos en caso de que ya tenga instalado el sistema), y Servicios Web CxC; documentos que se encuentran en la página oficial de NOVACAJA.

Importar pedido

Es posible importar un pedido por medio del botón:

Al dar clic sobre este botón, se mostrará una ventana como la que se muestra en la imagen 1.4.

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Imagen 1.5 Importar Pedido en una Factura.

Elegir el pedido a facturar, el sistema llenará de manera automática los campos correspondientes a clientes, vendedor, y condición de

pago; es posible modificar la cantidad surtida del pedido. Dé clic en el botón Aceptar. A continuación, el sistema agregará el pedido

importado facturando según el proceso.

Notas de Entrada y Salida por traspaso


Una nota de entrada por traspaso es un documento interno del establecimiento que permite controlar los ingresos de mercancía del

almacén, así como el inventario y cuentas contables, pero especialmente enfocada a una entrada que tiene como origen otro

establecimiento. En caso contrario, una nota de salida por traspaso permite controlar los egresos de mercancía del almacén, así como el

inventario y cuentas contables, referente a una salida que tiene como destino otro establecimiento.

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Esto se lleva a cabo gracias a un servicio web de Traspasos entre Almacenes, el cual permite realizar las entradas y salidas de almacén

entre varios establecimientos.

La forma en que estos operan es como se muestra en la imagen 1.0.

Imagen 1.0 Notas de entrada y salida entre establecimientos.

Al generar una nota de salida por traspaso, automáticamente se genera la de entrada como pendiente, a continuación, se describe el

proceso.

1. En el establecimiento origen se genera una nota de salida por traspaso por una cierta cantidad de artículos. Esta nota de salida se envía al establecimiento destino.

2. En el origen la nota de salida tiene un estado de Enviada hasta que el servicio web confirme en los establecimientos que ha sido recibida por el establecimiento destino.

3. Cuando se recibe en destino, esta nota de salida cambia a un estado de recibida. En destino se genera una nota de entrada en estado pendiente y consecuentemente en origen la nota de salida por traspaso cambia a un estado de finalizada.

4. Cuando se da seguimiento a la mercancía en destino mediante esta nota de entrada que se generó, el sistema verifica que

realmente entren los productos indicados en la nota de salida por traspaso. En caso de que no, el sistema tiene dos caminos a elegir:

a. Si falta mercancía, en el establecimiento destino realiza una nota de entrada por la cantidad original, y a continuación genera una nota de salida por la diferencia que faltó. Entonces se genera una nota de entrada en estado pendiente en el establecimiento origen.

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b. Si sobra mercancía, en el establecimiento destino realiza una nota de entrada por la cantidad original, y a continuación genera una nota de entrada por la diferencia que faltó. Entonces se genera una nota de salida en estado pendiente en el establecimiento origen.

c. Al momento de importar una requisición interna, el sistema valida la existencia de la mercancía.

En la imagen 1.1 se muestra una imagen de lo descrito anteriormente

Imagen 1.1 Funcionamiento de traspasos de mercancías.

En principio, el procedimiento es el mismo para realizar una nota de entrada o salida normal. Una diferencia se puede encontrar en que

aquí es posible Importar una requisición interna para la nota de salida por medio del botón con el mismo nombre.

A continuación, se detalla la pantalla para el caso de una nota de salida por traspaso.

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Imagen 1.2 Nota de salida por traspaso.

1. En el campo establecimiento indique el establecimiento destino de la mercancía.

2. Indique en el campo almacén el que pertenezca a dicho establecimiento.

3. Indique también, si lo desea, dos campos de referencia que se ingresan a criterio del usuario, para un mejor control interno del inventario que se está moviendo.

4. A continuación, los campos dentro de detalle muestran el establecimiento y almacén origen. Es posible modificar sólo en caso de que el establecimiento origen cuente con más de un almacén.

5. En el campo mercancía indique el código de la mercancía que se agregará a la nota de salida:

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6. Posteriormente, indique la cantidad del artículo que se ingresa:

7. Ahora presione el botón Agregar debajo de la lista de mercancías de la nota de salida para agregar la mercancía a la lista. Puede ingresar tantos artículos a la nota como sean necesarios.

Imagen 1.3 Detalle de nota de salida por traspaso.

Una vez que selecciona una mercancía correspondiente al proveedor destino se indica la cantidad de artículos de salida en su respectivo

campo. Automáticamente el sistema carga en los campos de precios y costos la información del artículo en función de la mercancía

seleccionada.

CFDi de Traslados.

En la parte superior derecha se encuentra la información relacionada con ID´s, y folio, que corresponden al seguimiento y consecutivo de

las salidas por traspaso, así como el UUID, ya que según las disposiciones de la SAT en referencia a la versión CFDi 3.3, uno de los

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requerimientos es que, estos movimientos de inventario, generen un timbrado como registro de la salida de la mercancía, con cantidad

en ceros, ya que solo es un traslado entre Establecimientos.

Una vez que finalice el documento, presione el ícono xml para timbrarlo. (En la imagen siguiente se encuentra seleccionado).

Imagen 1.4 Detalle de la nota de salida por traspaso.

Importar mercancías mediante un archivo (proceso para ambas notas)

En ocasiones, cuando el volumen de mercancías lo requiera, puede utilizar un archivo de texto para importar las mercancías que desee a

la lista de mercancías. Este archivo debe de contener, línea por línea, el código de la mercancía seguido de la cantidad de artículos. Por

ejemplo, para importar 10 artículos de una mercancía con código 002 y 15 artículos de una mercancía con código 007 se tiene que crear

que crear un archivo con el siguiente contenido:

002,10 007,15

Es decir, realizamos un archivo de texto conteniendo esos datos, y cada línea contendrá el código y la cantidad de un solo artículo:

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Una vez listo el archivo, de un clic al botón Importar archivo a un lado de la lista de mercancías. Muestra el siguiente asistente:

Imagen 1.5 Proceso de importación de archivo txt.

A continuación, damos un clic en el botón Examinar y seleccione el archivo que realizamos previamente, y colocará los datos en las

columnas del asistente.

Para el caso de las Notas de Salida, el archivo deberá contener la información: código, cantidad, costo (que será identificado por el sistema

al momento de la importación), y el disponible. En caso de que el usuario no capture el disponible, el dato se encontrará en blanco.

Después de importar el archivo, el campo de cantidad podrá ser editado.

Si se ingresa una mercancía que no exista; el campo cantidad no podrá editarse y el campo disponible estará vacío, también este campo

estará vacío cuando la mercancía no tenga existencias, y deberá estar seleccionado el campo “Almacén de afectación” con su respectivo

almacén, este campo está ubicado en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Pestaña “Configuración General”.

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Los decimales que se muestren en el campo de cantidad, corresponderán a la configuración de Parámetros regionales en el Catálogo de Establecimientos.

Imagen 1.6 Proceso de importación de archivo txt.

Al dar un clic en el botón Aceptar agregará las mercancías a la lista de la nota de salida.

En caso de que el archivo esté vacío, falten datos, o bien, no sea el formato adecuado, enviará los mensajes de error correspondientes.

En este ejemplo, el código de la mercancía no existe.

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Imagen 1.7 Ejemplo de una importación con inconsistencias.

Nota: las notas de salida por traspaso y las requisiciones internas entre sucursales trabajan en base a sus respectivos servicios web,

además del servicio de Consulta de existencias entre sucursales. Estos módulos se configuran en los servidores web de cada sucursal y del

servidor central. Consulte el documento InstalacionServicioWeb.docx para más información sobre cómo instalar estos servicios.

En caso de que una nota de salida por traspaso se envíe, pero no se reciba en el Establecimiento destino, a nivel de base de datos;

automáticamente será enviado un correo de aviso en ese momento, la dirección que tomará el sistema será aquella que esté capturada

en la ruta: Administrador – Avanzados – Establecimientos, pestaña Alertas, sección Contactos para Alertas, lo que se tenga registrado en

los campos de nombre y referencia, además de, tener los datos de conexión correctos en el archivo de Configuración, pestaña SMTP.

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Multisalidas


La funcionalidad de este asistente es generar una salida múltiple de una mercancía en específico, y para que esto sea posible, la mercancía

debe pertenecer a un organizador que tenga asignado un tipo de movimiento (consultar catálogo de organizador de mercancías), haber

existencia de la misma, y que la estación donde se realice el proceso, tenga asignado un almacén ya que a partir de este se hará la

multisalida.

En la siguiente imagen muestra la pantalla del asistente.

El usuario podrá capturar datos que puedan ser de utilidad en los campos de Referencia 1 y Referencia 2, seleccionar la mercancía o bien, capturar el código de manera directa, registrar la cantidad de la salida y de manera automática genera la cantidad en el campo de importe, presionar el botón Agregar para integrar esa partida a la nota de salida que se genera, o bien, en caso de querer cancelar alguna de ellas, posicionarse en el renglón correspondiente y presionar el botón Quitar.

Imagen 1.0 Asistente multisalidas de mercancías.

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Una vez que el usuario presione el botón Aceptar, se genera la nota de salida correspondiente.

Imagen 1.1 Nota de salida correspondiente al proceso de multisalidas.

Compensar Entradas Forzadas

Ruta: Administrador – Operación – Mercancías

Este es un asistente para realizar el proceso de compensación de aquellas entradas forzadas que no hayan sido compensadas mediante

una salida forzada. Esto significa que el sistema permite en el punto de venta que sean las mercancías sean vendidas aun cuando no se

tenga existencia de la misma. Entonces el proceso se realiza generando una entrada forzada para permitir dicha venta.

Estas Entradas forzadas requieren ser compensadas una vez que la mercancía llegue y se encuentre disponible. En dado caso de que no

se hubiera tenido oportunidad de realizar una nota de entrada, este asistente compensa todas aquellas entradas que el sistema de punto

de venta realizó de manera forzada para realizar una transacción.

En la imagen 1.0 se muestra la ventana del asistente de Compensar Entradas Forzadas.

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Imagen 1.0 Asistente para Compensar Entradas Forzadas.

Nota: En caso de que la administración decida manejar entradas y salidas forzadas de inventario, se deberá configurar antes de iniciar

operaciones en el sistema, se recomienda no estar cambiando ese parámetro. La ruta para habilitar esa opción es: Avanzados –

Establecimiento – Establecimientos pestaña P. de Mercancía sección Afecta inventario, parámetros: Generar entradas forzadas PDV,

Generar entradas forzadas ADM y Obligar la compensación de entradas forzadas.

En la imagen 1.1 se muestra el asistente que detecta las entradas forzadas que se realizaron.

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Imagen 1.1 Asistente para detectar las Entradas Forzadas que se realizaron.

En la imagen 1.2 se muestra la ventana del asistente que determinará las respectivas salidas forzadas para compensar en el Sistema.

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Imagen 1.2 Asistente que determina las respectivas Salidas forzadas para compensar en el Sistema.

Afectación Manual de Inventario


En el sistema existen dos opciones para realizar la afectación manual de Inventario: hacer la factura global diaria que incluirá todos

aquellos tiquetes de venta que no hayan sido facturados para realizar la afectación de inventario, o bien, realizar una afectación manual

de inventario. Para utilizar esta última opción es necesario ingresar a dicho asistente el cual mostrará dos opciones para realizar esta

afectación. En estas opciones podrá procesar todos los documentos pendientes, o bien por un rango de fechas.

En la imagen 1.0 el Asistente de Afectación Manual de Inventario.

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Imagen 1.0 Asistente Afectación Manual de Inventario.

Con este asistente se agregarán todos estos movimientos al COMPUEJE (estado de cuenta de mercancía) para aplicar entradas y salidas

de mercancías pendientes. Es importante señalar que esta operación debe efectuarse cuando no haya usuarios operando en el sistema.

En la imagen 1.1 se muestra el asistente de afectación manual de Inventario con los movimientos realizados.

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Imagen 1.1 Asistente Afectación Manual de Inventario con movimientos realizados.

A continuación, se describe un ejemplo para realizar la afectación manual de Inventario por rango de fechas.

En la imagen 1.2 se muestra el asistente afectación manual de inventario por rango de fechas.

Imagen 1.2 Asistente Afectación Manual de Inventario por rango de fechas.

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En este asistente se activa la opción de: Seleccione el rango de fechas por incluir en el proceso, inmediatamente se habilitan los campos

de Inicio y Final los cuales serán el rango de fechas, de clic en el botón Siguiente. El sistema calcula y muestra los resultados de los

movimientos realizados en una pantalla como la que se muestra en la imagen 1.3 del asistente de afectación manual de inventario con

los movimientos realizados por rango de fechas.

Imagen 1.3 Asistente Afectación Manual de Inventario con movimientos realizados por rango de fechas.

Nota Importante: Todos aquellos tiquetes de venta que hayan sido facturados ya estarán afectados en el inventario.

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Cambio masivo de precios


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del asistente para Cambio Masivo de Precios.

Imagen 1.0 Cambio masivo de precios.

Este es un asistente que no solamente permite el cambio de precios de venta por organizador, sino que también los de costo de reposición.

Además, es posible efectuar los múltiplos de redondeo. Recuerde que el precio de venta está basado en el costo de reposición.

Una vez que se acepte cualquiera de las dos opciones aparecerá el árbol del organizador de mercancías que permitirá seleccionar en qué

miembros del organizador se realizará la operación. Se le aplica un factor de incremento o decremento y se le puede asignar una

denominación para redondear la mercancía. Por ejemplo, en factor ingresamos el valor 1, y en denominación ingresamos “Moneda de

50¢”, lo que hará será redondear todos los precios del organizador a 0.50, 1.00, 1.50, 2.00, 2.50, etc.

Por ejemplo, al aplicar un incremento del 10%, entonces el factor sería 1.10. Por el contrario, aplicar un decremento del 15%, el factor

sería 0.85.

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Se puede asignar también a qué lista de precios aplicará el cambio de precios. Si no se selecciona ninguna, realizará el proceso en todas

las listas de precios del sistema.

También tiene la opción de filtrarlo por proveedor, en la cual, si se realiza la asignación de uno en específico, solamente afectará aquellas

mercancías pertenecientes a este proveedor independientemente si es activo o no.

En la imagen 1.1 se muestra la ventana para filtrar el proceso.

Imagen 1.1 Filtros del proceso cambio masivo de precios.

Esta operación también se podrá programar en el módulo de Autómata, asignándole un nombre de proceso, con una fecha y una hora.

En la imagen 1.2 se muestra la ventana para programar el módulo Autómata. (Para entender el módulo Autómata refiérase a Manual

correspondiente.

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Imagen 1.2 Programación de autómata en cambio masivo de precios.

Para realizar o programar el proceso, dé clic en el botón Finalizar.

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Cambio masivo de precios con base en la lista de precios 1


Al habilitarlo y en primera instancia, enviará una pantalla informativa del proceso, los alcances y advertencias.

Imagen 1.0 Cambio masivo de precios con base a lista de precios 1.

La diferencia de este asistente al anterior es que los cambios que se generen estarán basados en la lista de precios 1 y en tantas listas

como se deseen realizarlo. En la siguiente imagen se muestra el proceso: seleccionar los organizadores de mercancías, agregar las listas

de precios que se vayan a cambiar, capturar el factor, seleccionar la denominación (explicada a detalle en el manual anterior), y habilitar

o no el parámetro “Modificar el precio de venta de los paquetes al modificar los insumos”, en caso de que se requiera ajustar también el

precio o costo de los paquetes. Para realizar o programar el proceso, dé clic en el botón Finalizar.

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Imagen 1.1 Cambio masivo de precios con base a lista de precios 1.

Una vez finalizado el proceso enviará el mensaje correspondiente y el listado de aquellas mercancías que no fue posible aplicarles el

cambio de precio por la utilidad obligada de acuerdo al redondeo y factor de precios.

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Inventario Físico Real


Permite al usuario realizar la captura de un inventario y la verificación o confirmación de la existencia de la mercancía para compararla

con la existencia registrada en el sistema.

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo inventario físico real.

Imagen 1.0 Inventario Físico Real.

El módulo permite realizar la captura de la existencia de mercancía de un almacén específico en el establecimiento que esté registrada la

estación.

Permite una sola captura de inventario por almacén. Dicha captura puede ser dejada como pendiente para su posterior elaboración, o

como finalizada.

El reporte de diferencias del inventario real contra el teórico contiene la lista de mercancías contenidas en la captura, comparando la

cantidad capturada contra la existencia teórica para el almacén seleccionado.

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Al capturar los datos necesarios, hacer clic en el botón de ajuste de inventario para elaborar las notas de entrada para conciliar aquella

mercancía cuya existencia teórica es menor a la real y notas de salida para conciliar aquella mercancía cuya existencia teórica sea mayor

a la existencia real. Es decir, si las existencias reales son menores a las existencias en el sistema elaborará notas de salida para dicha

mercancía, y si las existencias reales son mayores que en el sistema, elabora notas de entrada.

El sistema muestra un mensaje para confirmar si aún se desea continuar con el proceso de ajuste en caso de tener todavía entradas por

compensar. Dichos documentos quedan en el estado de finalizado, no pendiente.

Máximos y Mínimos


Esta funcionalidad calcula los máximos y los mínimos de las mercancías en base a las ventas y devoluciones generadas en un período de

fechas, considerando también los días máximo y mínimo para el surtido por parte del Proveedor.

El máximo y mínimo de la mercancía es calculado en base a la cantidad de ventas menos devoluciones en un período de fechas. De dicho

período se obtienen los días naturales. El total de unidades vendidas es dividido entre los días naturales. El resultado es multiplicado por

el máximo de días para obtener el stock máximo de la mercancía, y multiplicado por el mínimo de días para obtener el stock mínimo de

la mercancía.

Esta información se encuentra especificada en la primera pantalla que muestra el asistente. Presionar el botón Siguiente.

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Imagen 1.0 Asistente de Cálculo de Máximos y Mínimos.

En la imagen 1.1 es posible seleccionar movimientos de salidas y entradas de inventario, organizador de mercancías, proveedor,

especificando un rango de fechas, además de los días de existencia en referencia a los máximos y mínimos en días. Una vez que seleccione

la parametrización correspondiente para que se lleve a cabo el cálculo, presione el botón Siguiente.

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Imagen 1.1 Cálculo de Máximos y Mínimos.

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Imagen 1.2 Cálculo de Máximos y Mínimos (información seleccionada).

El tiempo del proceso dependerá del volumen de datos.

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Al terminar, enviará el mensaje de finalizado.


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En cualquier momento que quiera cancelar el proceso del asistente, presione el botón Cancelar, apareciendo el siguiente mensaje.


Podemos citar un ejemplo de un cálculo de máximos y mínimos mediante el siguiente caso:

Elegimos, por ejemplo, cierto cálculo de los productos en el Proveedor 1, respecto a mercancías de alimentos. Ingresamos el rango de

fechas en el cual basar nuestro cálculo. A continuación, se ingresa el máximo y el mínimo en días que deseamos tener la cantidad en stock

referente al producto, posteriormente, se da clic en el botón Siguiente y el sistema empieza a calcular dicha operación, al finalizar esta

se obtiene un reporte de máximos y mínimos. El cálculo se hace en base a la siguiente fórmula:

En la imagen 1.6 se muestra la fórmula para calcular los máximos y mínimos.

Imagen 1.6 Fórmula para calcular Máximos y Mínimos.

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Al finalizar con el asistente se actualizan los datos de máximos y mínimos en los registros de mercancías.

Para ver los resultados del cálculo y sus actualizaciones, consulte el reporte de máximos y mínimos, ubicado en:

Reportes – Mercancías – Máximos y Mínimos

Captura de inventario manual


Este asistente permite que se haga una captura manual del inventario físico de cierta mercancía. Al habilitar aparecerá la siguiente

imagen. Presionar el botón Siguiente.

Imagen 1.0 Captura manual de inventario.

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El siguiente paso es, seleccionar el organizador al que pertenece la mercancía, el almacén, la mercancía y ordenar la mercancía ya sea por: código principal o código de barras. Una vez que se haga este proceso, presionar el botón Siguiente.


La siguiente pantalla que se habilita es donde se captura la cantidad de la mercancía para hacer el ajuste de inventario correspondiente. Presionar el botón Siguiente.

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Como último paso se genera una captura de inventario temporal, para que, en el apartado de Inventario físico real, (consulte el manual correspondiente) se termine de completar el proceso. Presione el botón Finalizar.

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Requisiciones internas


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente a las requisiciones internas en NOVACAJA.

Imagen 1.0 Requisiciones internas.

Una requisición interna permite realizar una solicitud de mercancía desde el establecimiento en que se realiza hacia un establecimiento que esté disponible.

Realizar una requisición interna

1. Seleccione establecimiento al que requerimos la mercancía:

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2. Ingrese el usuario del solicitante:

3. Si lo desea puede incluir una referencia, que es un dato que puede manejar siguiendo un criterio interno de la empresa, por ejemplo, un número de solicitud o una descripción corta de la requisición.

4. En el campo “mercancía” indique el código de la mercancía que se agregará a la requisición:

5. Después indique la cantidad del artículo que se ingresa:

6. Ahora presione el botón Agregar debajo de la lista de mercancías de la requisición para agregar la mercancía a la lista. Puede ingresar tantos artículos a la requisición como sean necesarios.

7. Ingrese los códigos de mercancía y sus respectivas cantidades a la lista de mercancía solicitada.

8. El sistema crea una requisición interna en el destino, para después importarla en la Nota de Salida por Traspasos.

Posteriormente, esta solicitud puede importarse en las Notas de salida por Traspaso. Cuando se importa en este módulo, el sistema

verifica que la requisición interna no sobrepase en stock la mercancía solicitada, ese caso no tendrían modo de satisfacerse en ese

momento. Dejará la mercancía faltante en una Orden de compra automática tomando sus datos de la misma requisición.

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Cambio de presentación


Nota: es importante que consulte anticipadamente el apartado de Catálogo Cambio de presentación en este mismo documento. Como

se menciona en ese apartado, este módulo permite cambiar la presentación de una mercancía a una o varias presentaciones de manera

proporcional y viceversa.

Para llevar a cabo un cambio de presentación se necesita un componente origen y un componente destino. El componente origen es la

mercancía que será divida en partes proporcionales y a dichas partes se les llama componentes destino.

Por ejemplo: se tiene una cubeta de 20 litros de pintura blanca y a partir de ella se requiere hacer 4 cubetas de pintura blanca de 5 litros

cada una.

Este proceso se realiza de acuerdo a la configuración preestablecida mediante el Catálogo de Cambio de presentación. Esto genera

entradas y salidas correspondientes en el inventario vigilando la equivalencia de los movimientos proporcionando el costo o asignándolo

por componente destino.

El módulo consta de dos componentes: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación y Operación – Mercancías – Cambio de

presentación. Cada uno de ellos contiene las opciones de una mercancía a varias y de varias a una mercancía.

Cambio de presentación 1 a varios

Proceso en: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación

En este catálogo se establece la proporcionalidad en la que se hará la conversión en cuanto a la cantidad.

En cuanto al costo se refiere, el sistema coloca como valor preestablecido el costo dividido (en la misma proporción que la cantidad), sin

embargo, este valor se puede modificar a su elección.

Proceso en: Operación – Mercancías – Cambio de presentación

Este asistente lleva a cabo la conversión determinada por el catálogo elegido para la cantidad indicada en el catálogo de cambio de

Presentación (uno a varios). También admite asignar un componente origen a varios componentes destino sin la necesidad de haber dado

previamente un código en el catálogo de cambio de presentación.

Operativamente, el sistema realiza entradas y salidas con tipos de movimientos del sistema:

- Entrada por cambio de presentación de 1 a varios, equivalente en cantidad y costo.

- Salida por cambio de presentación de 1 a varios, por las cantidades indicadas en el componente origen.

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Cambio de presentación de varios a 1

Proceso en: Catálogos – Mercancías – Cambio de presentación

En este catálogo se establece la cantidad estándar de cada componente con respecto a la unidad de destino.

Proceso en: Operación – Mercancías – Cambio de presentación

Lleva a cabo la conversión determinada por el catálogo elegido para la cantidad que se indique, del componente destino. También admite

la asignación directa sin necesidad de un código del catálogo de cambio de presentación.

Cuando se ejecuta el asistente, el sistema realiza entradas y salidas con los tipos de movimientos:

- Entrada por cambio de presentación de varios a 1. Es decir, nota de entrada del componente destino según el costo generado por los componentes origen y por la cantidad indicada en la operación.

- Salida por cambio de presentación de varios a 1. Esto es por las cantidades indicadas en el componente de origen.

En la primera ventana, se podrán generar varios cambios de presentación en un mismo proceso. Deberá seleccionar el tipo de cambio de presentación; deberán tener la misma característica: uno a varios o varios a uno, referencias 1 y 2 (como datos informativos), Establecimiento, Almacenes de entrada y salida, y seleccionar de la lista desplegable: el o los cambios de presentación, capturar la cantidad de cada uno de ellos e ir agregando a la grid por medio del botón correspondiente. Al terminar, presione el botón Siguiente.

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En el proceso de la siguiente ventana, el sistema validará las existencias de las mercancías, en caso de que el inventario sea menor a la cantidad requerida en el cambio de presentación, el proceso no continuará; señalando en color rojo aquellas mercancías de las cuales falta inventario. Presione el botón Cancelar, para después ajustar el inventario por medio de Nota de Entrada. Este proceso es nombrado como Explosión de insumos, donde es visible al usuario: la cantidad requerida y la cantidad disponible de cada una de las mercancías. El botón Exportar permitirá remitir un archivo en formato .xlsx separado por comas, con la sintaxis: código de la mercancía, seguido del dato de la cantidad faltante únicamente, y se genera solo con aquellas mercancías de las cuales no se tenga disponible suficiente. Ejemplo: CP001,5.

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Una vez que se encuentre la cantidad disponible de la mercancía, se podrá continuar con el proceso del asistente. Presione el botón

Siguiente.

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Al finalizar, el sistema mostrará los folios correspondientes de las Notas de Entrada y Notas de Salida generadas por el proceso (incluyendo

en un solo documento de entrada o salida, todos los cambios de presentación agregados), con la opción a imprimir los documentos, como

se muestra en la imagen siguiente. Una vez que seleccione Sí o No, según sea requerido; cierre el asistente presionando Finalizar.

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Caso práctico

Se describe un ejemplo de cambio de presentación con la siguiente mercancía:

Código Merc. Mercancía Unidad de Medida Costo Precio Venta

2001 Caja de Hojas Caja 100.00 200.00

2002 Paquete de Hojas Grande Paquete 50.00 100.00

2003 Paquete de Hojas Chico Paquete 20.00 45.00

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En este ejemplo el cambio de presentación se hará mediante la conversión de una caja de hojas a tres paquetes chicos de hojas y un paquete grande, y también en sentido inverso de tres paquetes chicos y uno grande hacia una caja.

Cambio de presentación 1 a varios

1. Ingrese al catálogo de cambio de presentación:

2. Dé clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas superior e ingrese los datos que corresponden al nuevo registro del catálogo:

Imagen 1.0 Proceso en catálogo de cambio de presentación

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3. Ingrese un código para el nuevo registro.

4. Ingrese el nombre para el registro de cambio de presentación:

5. Seleccione el tipo de cambio de presentación. En este caso active la opción de uno a varios.

6. Seleccione a continuación la mercancía origen que se convertirá en los componentes de destino:

7. Seleccione la pestaña de Componentes Destino.

8. Ahora, en el campo de mercancía, seleccione los componentes en los que se convertirá la mercancía origen:

Imagen 1.1 Selección mercancía origen.

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En este ejemplo tenemos los productos de paquete de hojas chico y paquete de hojas grande, los cuales, en proporción, serán tres

paquetes chicos (de los cuales cada uno compondrá el 20% del componente origen) y un paquete grande (el cuál compondrá el 40% del

componente origen, para entre todos los componentes destino formar el 100% del paquete origen).

9. Cuando haya seleccionado cada mercancía, agréguela a la lista con el botón Agregar. En la columna cant/um, en el renglón del paquete de hojas chico, escriba 3. Esto nos indica que el componente origen se convertirá en tres paquetes de hojas chico. A continuación, en la columna proporción UM escriba el porcentaje que corresponde al componente origen por cada unidad de la mercancía del renglón, en este caso es del 20%, por lo que ingrese 20. Observará que en la columna cantidad total se sumarán los tres porcentajes de los componentes destino (60%), y en la columna costo total la suma de todos los costos en proporción de los componentes destino que resulten.

10. En el segundo renglón correspondiente al paquete de hojas grande, en la columna cant./um escriba 1, pues en los componentes destino solo resultará un paquete de hojas grande. A continuación, en la columna proporción UM escriba el porcentaje que corresponde a este componente destino respecto al componente origen, en este caso es del 40%. Notará que en la suma de todos los renglones en la columna cantidad total se completa al 100% el porcentaje de todos los componentes origen.

11. Presione el botón Guardar de la barra superior de herramientas para completar el registro.

12. Ingrese ahora a la sección de Operación – Mercancías – Cambio de presentación

13. Seleccione el registro que haya dado de alta y dé clic en el botón Siguiente.

14. Indique la cantidad de los cambios de presentación por agregar, el sistema validará existencias para seguir con el proceso.

15. Dé clic en el botón Finalizar. En seguida, habrá una entrada de existencia por los productos destino, proporcional a las salidas del o los componentes origen.

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Ofertas y Bloqueos por Organizador

Ruta: Administrador – Operación – Comercialización

Este Asistente es utilizado para asignar ofertas o bloqueos de venta por organizador o quitar ofertas a la mercancía existente en un

organizador.

En primera instancia, se tienen tres opciones: asignar ofertas, asignar bloqueos de venta o bien quitar ofertas.

En la imagen 1.0 se muestra la ventana del asistente para ofertas y bloqueos por organizador.

Imagen 1.0 Ofertas y Bloqueos por Organizador.

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Asignar Ofertas

Al seleccionar esta opción, permite seleccionar la mercancía a través de su organizador. Una vez hecho esto, se puede seleccionar a qué

lista de precios se asignará dicha oferta. Deberá seleccionar el nombre de la oferta de su respectivo catálogo y se digita el porcentaje de

la oferta. Una vez que se selecciona, se da clic en el botón Agregar para agregarlas a la respectiva lista de ofertas. Se pueden agregar

tantas ofertas sean necesarias a la lista. En la imagen 1.1 muestra el Asistente para Asignar Ofertas.

Imagen 1.1 Asignar Ofertas.

Se da clic en el botón Siguiente y posteriormente el botón Finalizar para realizar la operación.

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Bloqueos de Venta

Al elegir esta opción, permite seleccionar la mercancía a través de su organizador. Una vez hecho esto, se puede seleccionar qué bloqueo

de venta se aplicará, proveniente de su respectivo catálogo. Una vez que se selecciona el bloqueo deseado, dar un clic en el botón Agregar

para añadirlos a la respectiva lista de bloqueos. Se pueden agregar tantos bloqueos sean necesarios a la lista. En caso de que sea necesario

anular un bloqueo de venta, se puede hace de manera manual en cada mercancía dentro del catálogo Bloqueos de Venta.

En la imagen 1.2 se muestra la ventana del asistente de bloqueos de venta.

Imagen 1.2 Bloqueos de Venta.

Presionar el botón Siguiente y posteriormente el botón Finalizar para realizar la operación.

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Quitar Ofertas

En esta opción es posible eliminar las ofertas del organizador de mercancías seleccionado. Continuando con el proceso, el sistema le

permitirá elegir las mercancías que contienen dicha oferta. A continuación, presione el botón Siguiente y después el botón Finalizar para

realizar la operación. En la imagen 1.3 se muestra la ventana del asistente para quitar ofertas.

Imagen 1.3 Quitar Ofertas.

Para cualquiera de los tres procesos distintos de este asistente, antes de generar el proceso, enviara este mensaje de advertencia.

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Imagen 1.4 Mensaje de advertencia.

Al momento de presionar el botón Siguiente, comenzará el proceso seleccionado. Al terminar, enviará el siguiente mensaje.

Imagen 1.5 Proceso finalizado.

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Facturación Global Diaria


Es un proceso por el cual se realiza la facturación de aquellos tiquetes de venta que no hayan sido facturados y que se encuentren aún

en los Cortes Z.

Nota: Antes de ejecutar este asistente de facturación global diaria debe realizar el Corte Z en el punto de venta.

En la imagen 1.0 se muestra la ventana del asistente.

Imagen 1.0 Proceso Facturación Global Diaria.

El sistema localiza todos aquellos cortes Z que estén sin capturar, y realiza la factura correspondiente, ya sea por cada uno de los cortes

Z o bien una factura global para todos los cortes Z pendientes.

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Al hacer un clic en el botón Siguiente envía a la impresora que se tenga configurada, enviando un mensaje si el usuario desea imprimir el

documento.

Al final, mostrará un resumen de los resultados de las facturas procesadas.

En la imagen 1.2 se muestra la ventana con las facturas realizadas.

Podrá observar la columna con el campo UUID (El UUID del Sistema de Administración Tributaria es el equivalente al Folio que antes se

otorgaba a los contribuyentes, la diferencia es que ahora no se tiene que solicitar al SAT, sino que los Proveedores Autorizados de

Certificación (PAC) lo asignan al momento de realizar la validación del documento), de las facturas generadas. Cuando existe un fallo en

la facturación, el documento no se timbra, y la columna se encontrará vacía. El usuario puede intentar timbrar de nueva cuenta, y lo

puede hacer por medio del botón Imprimir en el mismo módulo. El sistema intentará timbrar otra vez, y en la columna entonces mostrará

el UUID, cuando el timbrado haya sido exitoso. En la siguiente imagen se puede verificar esta información del UUID y las observaciones

en caso de que las hubiera.

Imagen 1.2 Facturas realizadas.

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Notas de Crédito – Cliente


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo de Notas de crédito – cliente.

1.0 Imagen del módulo de Notas de Crédito-Cliente.

Este apartado sirve para administrar las notas de crédito que se generen a los clientes. Para hacer una nota de crédito, se debe de saber

primero si dicha nota será por causa de una devolución de factura o por un concepto que se haya dado de alta antes en el catálogo de

conceptos de crédito y débito. En cada caso hay que ingresar siempre una factura o concepto y un cliente. Muestra también la fecha,

hora y folio de dicho documento, además, al momento de que se grabe, generará un folio fiscal UUID.

En el caso de haber seleccionado una factura, veremos el detalle de los conceptos de mercancía de la misma en la sección de detalle.

Podemos seleccionar que la devolución de este tiquete sea parcial o total. En el caso de ser parcial podremos elegir de la lista solamente

ciertos productos de los cuales se hará una devolución. Si se elige “total” se hará la devolución por la totalidad de artículos en la factura.

En el caso de haber seleccionado una nota de crédito que utilice un concepto en lugar de una factura, ingresaremos el concepto

(proveniente de su respectivo catálogo) y el cliente al que se le va aplicar dicha nota de crédito. A continuación, en el campo de importe

se ingresará la cantidad en importe del valor de la nota de crédito.

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Al finalizar, de manera predeterminada, el sistema preguntará si el documento desea guardarlo o no, seguido de la captura de la forma

de pago correspondiente, alguna referencia como texto libre y, seleccionar de la lista desplegable, el campo de Uso CFDi SAT (catálogo

proporcionado por el SAT). En ese momento el sistema NOVACAJA hará la conexión necesaria con el sistema del SAT para poder generar

el documento.

En caso de que el usuario presione el botón Imprimir, se mostrará en pantalla el archivo .pdf que se genera de la nota de crédito. El

tiempo de respuesta depende del proceso de validación del SAT.

A partir de la versión oficial del sistema 19_2_198_2, y según las nuevas disposiciones fiscales del SAT en 2019, la nota de crédito ya

cuenta con nuevos campos agregados; en el encabezado: “Tipo de relación”, que en caso de que sea una nota de crédito por devolución

de factura, se imprimirá con un número 3 que indica ese término, o bien, en caso de que sea una nota de crédito por concepto, será con

un número 1.

El segundo campo es, “Folio relación”: el UUID de la factura con que tenga relación este documento en ambos casos (por devolución o

por concepto).

Nota: el área de Soporte e Implementación de NOVACAJA le proporcionará al usuario, los nuevos formatos de los archivos .html que

incluyen estos nuevos conceptos fiscales.

Campos en el detalle del documento:

- Código SAT: en el caso de una devolución de factura, aparecerá el código seleccionado y que tiene relación con las partidas con

la información de las mercancías. Para una nota de crédito por concepto, siempre aparecerá el código asignado por la SAT:

84111506.

- Unidad de Medida SAT (U.M. SAT): en una devolución de factura, mostrará la unidad de medida según el catálogo de la SAT, de

las mercancías detalladas en la factura. En una nota de crédito por concepto, siempre aparecerá la abreviación ACT, que significa

actividad, siendo parte de las nuevas disposiciones.

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1.1 Archivo .pdf Nota de crédito.

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Notas de Cargo – Cliente


Imagen 1.0 Módulo de Notas de Cargo-Cliente.

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo de notas de cargo – cliente. Este apartado sirve para administrar las notas de cargo

que se generen a los clientes. Para hacer una nota de cargo, se debe saber primero si dicha nota será por causa de un cargo de factura o

por un concepto que se haya dado de alta antes en el catálogo de conceptos de crédito y débito y de esta manera sea cargado

directamente al estado de cuenta del cliente (CxC). En caso de cada uno, hay que ingresar una factura (si el cargo corresponde a una), o

un concepto y un cliente. Muestra también la fecha, hora, folio que genera el sistema de manera automática. Al momento de grabar el

documento, se genera el folio fiscal UUID respectivo.

A continuación, en el campo “importe” o “porcentaje” (cálculo en base al total de la factura en caso de que haya sido seleccionada alguna), se ingresará uno de ellos para que se genere el total de la nota de cargo con la opción a capturar impuestos en caso de que sea necesario. Al finalizar, de manera predeterminada el sistema preguntará si el documento que desea guardar se finalice o se quede como pendiente, en caso de que sea posible modificarlo más adelante.

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Imagen 1.1 Mensaje de confirmación.

En caso de que el cliente no tenga el crédito suficiente para generarle más cargos a su cuenta, enviará la siguiente pantalla informativa

cuando se quiera grabar el documento. Para hacer modificaciones en el límite de crédito de determinado cliente es necesario hacerlo en

Catálogos – Frecuentes – Clientes pestaña Criterios de Comercialización sección Comercialización. La siguiente imagen muestra la

pantalla.

Imagen 1.2 Informativo crédito insuficiente del Cliente.

Al finalizar, el sistema solicitará que especifique la forma de pago, el campo de texto libre de referencia, y de la lista desplegable:

seleccionar el uso del documento ante la SAT, siendo un campo obligatorio para el proceso de la versión CFDi 3.3.

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Imagen 1.3 Datos relacionados para cierre del documento.

Para consultar los documentos hay que ubicarse en la parte inferior de la pantalla, en la vista tabular, bastará con posicionarse y dar un

clic en dicho renglón.

Recibos de caja


Con este apartado es posible generar un recibo por pagos de clientes que manejen CxC (cuentas por cobrar), tengan algún tipo crédito y,

por tanto, algún adeudo pendiente. Estos recibos fungen como evidencias de abonos o saldar sus cuentas y a partir de la versión CFDi

3.3., generan timbrado y los archivos .pdf y .xml, al igual que cualquier documento fiscal (complemento de pago).

Es posible seleccionar de la lista desplegable el cliente del quien se recibe el pago, o bien, capturar directamente el código. También se

tiene que seleccionar la forma de pago, capturar el importe y alguna referencia como dato opcional. Después, presionar la tecla Agregar.

Si se desea cancelar alguna partida del recibo, bastará con seleccionarla y presionar el botón Quitar. Como dato informativo, mostrará la

fecha y hora, folio y el corte z (en caso de que el pago lo haya realizado en el PDV el cliente), en que fue generado una vez que se finalice.

La siguiente imagen muestra el proceso descrito.

Respecto a Clientes a Crédito, todo lo relacionado al proceso de Cuentas por Cobrar, será mediante Servicios Web, por lo que es recomendable consultar los Manuales respectivos: Actualización CxC (ajuste en movimientos y saldos contables de Clientes, además de la actualización de la Base de Datos en caso de que ya tenga instalado el sistema), y Servicios Web CxC; documentos que se encuentran en la página oficial de NOVACAJA.

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Imagen 1.0 Recibos de caja ADM.

Al presionar ENTER, o el ícono de “grabar” en la barra de herramientas superior, enviará una ventana con los botones de: Finalizada,

Pendiente, Eliminar o Cancelar, según sea el caso. Al seleccionar “finalizar el documento”, la siguiente opción es imprimir o no el recibo.

Imagen 1.1 Recibos de caja ADM confirmación de impresión.

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La siguiente imagen es de un Recibo de caja impreso en formato carta y formato tiquete.

Imagen 1.2 Recibos de caja ADM impresión.

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Imagen 1.3 Impresión de recibos de caja ADM y Complemento de pago.

En este mismo apartado, es posible que el sistema pregunte si se desea aplicar el pago automáticamente en la cuenta del cliente, o bien,

por medio del asistente Aplicación de pagos, que será explicado a detalle en el siguiente tema. Al aplicarse este recibo, hará el ajuste

correspondiente en el estado de cuenta del cliente, visualizado en el Compueje CxC.

Generado el recibo, quedará el registro y podrán consultarse en la vista tabular.

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Aplicación de pagos


Con este asistente es posible designar los recibos de caja del módulo anterior, en caso de que no hayan sido aplicados de manera

inmediata. Es aquí donde se mostrarán todos aquellos recibos de caja que se encuentren pendientes de este proceso.

Es importante recordar que, al momento de imprimir el documento de este asistente, genera un comprobante de pago timbrado, según los requerimientos de CFDi 3.3.

Deberá seleccionar de la lista desplegable, el Cliente y el recibo de caja correspondiente, para que sea aplicado. El sistema da la opción por medio del parámetro Generar un solo complemento, que, al estar habilitado, genere un solo complemento por todas las aplicaciones de los recibos de caja donde se haya capturado la cantidad correspondiente en el campo Monto, en caso contrario, que el parámetro se encuentre deshabilitado, el sistema generará un complemento de pago por cada partida del proceso.

Una vez seleccionados los datos, presionar el botón Guardar.

El sistema actualizará la información, como se muestra en las siguientes imágenes.

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Imagen 1.0 Asistente aplicación de pagos.

Al finalizar, el sistema mostrará una pantalla que refleja los movimientos contables que se generaron, y posteriormente, el visor de reportes con el asiento contable del Recibo de caja.

Nota: Respecto a Clientes a Crédito, todo lo relacionado al proceso de Cuentas por Cobrar, será mediante Servicios Web, por lo que es recomendable consultar los Manuales respectivos: Actualización CxC (ajuste en movimientos y saldos contables de Clientes, además de la actualización de la Base de Datos en caso de que ya tenga instalado el sistema), y Servicios Web CxC; documentos que se encuentran en la página oficial de NOVACAJA.

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Imagen 1.1 Movimientos generados en el Asistente aplicación de pagos.

En caso de que se tenga habilitado el envío de correos, en el Configurador de NOVACAJA, pestaña Configuración SMTP, y en el Catálogo de Clientes, capturada una dirección de correo-e, en la pestaña Complementarios; antes de que finalice el proceso, será enviado el siguiente mensaje, si el usuario desea enviar correo de la información generada:

Imagen 1.2 Captura de correo electrónico

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Imagen 1.3 Mensaje de confirmación de correo enviado

Imagen 1.4 Visor de reportes – recibo de caja generado.

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Imagen 1.5 Visor de reportes – recibo de caja generado.

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Imagen 1.6 Archivo .pdf del complemento de pago.

Facturación de tiquetes


En este proceso se facturan en un solo documento aquellos tiquetes del punto de venta que no se encuentren facturados o contenidos

en una factura global diaria.

En la pantalla que envía el proceso, habrá que seleccionar el cliente al que se le va a facturar. Habilitada la opción “Con captura de tiquetes

de venta”; automáticamente el sistema detecta aquellos tiquetes que se encuentran sin facturar. Posteriormente, se muestra un listado

de los mismos y con opción a elegir únicamente los que se quieran facturar en ese momento.

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Imagen 1.0 Inicio del proceso Facturación de tiquetes.

Para este ejemplo, el sistema detectó un solo tiquete sin facturar, mismo que ya se encuentra seleccionado. Presionar el botón Siguiente

para terminar con el proceso.

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Imagen 1.1 Listado de Tiquetes por facturar.

En caso de que no se habilite el parámetro Con captura de tiquetes, continuará el proceso de esta manera, seleccionando los tiquetes

que se requieran facturar.

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Imagen 1.2 Selección de Tiquetes por facturar.

El sistema expone el documento finalizado y la opción para imprimir el documento.

Para salir del asistente, presione el botón Finalizar.

Nota: al momento de facturar un tiquete, y cada vez que haya un redondeo, aparecerá la leyenda: **DIFERENCIA AL CAPTURAR (cantidad

de la diferencia) **, de ésta manera el usuario detectará que existe una diferencia por ese motivo. Cuando se realice la factura, los

importes serán los mismos que en el tiquete que en el CFDi.

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Pedidos


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla correspondiente a los pedidos.

Imagen 1.0 Pedidos.

Por medio de este proceso es posible realizar un pedido de mercancía. Para ingresar un nuevo pedido dé clic en el botón Nuevo o presione

la tecla Insert.

Ingrese un nombre sugerido para el pedido. Después busque y seleccione el cliente, el vendedor y la condición de pago. De igual forma

es posible ingresar el tipo de pedido y algunas observaciones de manera libre.

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Automáticamente el sistema generará le fecha del pedido que será tomada de la fecha del sistema. Al mismo tiempo el número de folio

se generará automáticamente.

Cuando presione el botón Nuevo o la tecla Insert, debajo de los campos de Fecha y hora, aparece la opción Generar alerta por correo, en

caso de activarla, el sistema enviará un correo con los detalles del pedido (finalizado), a la referencia que se encuentre capturada en la

pestaña de Alertas, sección Contactos para alertas en el Catálogo de Establecimientos (sólo será enviado al primer correo de la lista en

caso de que existan más de uno).

En el detalle del documento puede elegir la lista de precios con la mercancía correspondiente. Al seleccionar la mercancía es posible

asignarle un precio y cantidad específica.

En la tabla del apartado de detalle podrá apreciar los artículos que se han agregado al pedido. Al terminar de capturar, de manera

predeterminada el sistema preguntará si el documento que desea guardar se finalice o se quede como pendiente en caso de que desee

modificarlo más adelante.

Después el sistema preguntará si desea imprimir o no el pedido. En la imagen 1.1 se muestra un ejemplo de un pedido impreso.

En la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. de Mercancía (parámetros), en la sección Afectación de inventario,

se encuentra como última opción, Reservado automática de pedidos, que reserva en el inventario/compueje la mercancía, al momento

de finalizar un pedido.

El siguiente ícono, que se encuentra al lado superior derecho de la pantalla principal del módulo, funciona de forma manual y es de la

siguiente manera:

Imagen 1.1 Icono para reservar mercancía de forma manual.

- Deberán estar deshabilitados los parámetros relacionados con la generación de entradas forzadas y el de reservado automática de

pedidos que se encuentran en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. de Mercancía (parámetros), en la

sección Afectación de inventario.

- Una vez que el usuario finalice un pedido, y decida reservar la mercancía de forma manual, deberá presionar el ícono y aparecerá la

siguiente ventana:

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Imagen 1.2 Reservar mercancía de forma manual.

- Capture la cantidad a reservar y presione el botón Aceptar.

Nota: en caso de que la cantidad de mercancías capturadas en el pedido sea mayor a lo que se encuentra disponible en el inventario, lo

que hará el sistema es, dos pedidos: uno finalizado con la cantidad que se pueda reservar respecto al disponible, y uno pendiente con la

diferencia. Ejemplo: se hizo un pedido por 15 unidades, y existe un disponible de la mercancía de 10, el sistema hará un pedido finalizado,

con estatus de reservado por ésas 10 unidades y un segundo pedido pendiente por la diferencia que son 5 unidades, una vez que se tenga

inventario, el usuario de forma manual, podrá finalizar el pedido pendiente generado.

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Imagen 1.3 Ejemplo de un pedido.

Remisiones


En la imagen 1.0 se muestra la figura correspondiente para las remisiones en NOVACAJA. Una remisión es el documento en el cual se reflejan los artículos vendidos y remitidos al cliente, quién firma de conformidad al recibirlo.

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Imagen 1.0 Remisiones.

Para ingresar una remisión, dé clic en el botón Nuevo, o presione la tecla Insert. Busque y seleccione el cliente al cual debe llevarse a cabo

la remisión. Seleccione el vendedor y la condición de pago. Los campos de referencia son opcionales, en estos campos es posible ingresar

texto libre. Al lado de los campos de referencias, se encuentra un ícono y al seleccionarlo, el usuario puede capturar campos adicionales

para las remisiones en caso de ser necesario.

Después, para el detalle de la remisión, ingrese el establecimiento, el almacén y las mercancías afectadas por la remisión. El sistema

mostrará el precio de cada uno de las mercancías agregadas. Es posible agregar tantas mercancías como sea necesario. Dé clic en el botón

Agregar para seleccionar cada una de ellas. La captura de mercancía es más sencilla con la tecla ENTER; por medio de la misma, es

ingresada la mercancía a la grid correspondiente.

Para finalizar la remisión dé clic en el botón Guardar. El sistema preguntará si desea guardar la remisión y ofrecerá cuatro posibles

opciones. Elija finalizada para terminar la remisión. Después el sistema preguntará si desea imprimirla.

En la imagen 1.1 se muestra un ejemplo de una impresión de remisión.

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Imagen 1.1 Ejemplo de una remisión.

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Facturación de remisiones


Con la ayuda de este asistente, el usuario podrá facturar las remisiones que se deseen. La siguiente imagen muestra la pantalla al

momento de habilitarlo.

Imagen 1.0 Asistente Facturación de remisiones.

El siguiente paso es seleccionar de la lista desplegable la(s) remisión(es) que se vayan a facturar. Podrá ir agregando en el recuadro por medio del botón Agregar o Quitar aquellas que finalmente no se quieran facturar. Para este ejemplo se agregó una remisión por facturar. Seleccione la forma de pago y capture en caso de ser necesario como dato adicional, una referencia (se puede utilizar para captura de los últimos 4 dígitos de tarjetas de crédito o débito), y finalmente el uso que se le dará a dicho CFDi seleccionando de la lista desplegable que asigna la SAT, la clave correspondiente, siendo un dato obligatorio a partir de la versión CFDi 3.3.

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Para finalizar con el proceso, el sistema enviará los resultados de los folios de las remisiones que fueron facturadas y los folios de las facturas generadas, como lo muestra la imagen 1.2. Posteriormente se imprimirá físicamente el CFDI. Presione el botón Finalizar para salir del asistente. Es importante recordar que el UUID es el folio fiscal del documento.

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Crédito a remisión


Es posible otorgar algún crédito a los clientes en las remisiones que se les generen. En este módulo el usuario deberá seleccionar la

remisión por medio de la lista desplegable; en caso necesario es posible capturar alguna referencia por medio de un texto.

Posteriormente, seleccionar si se otorgará el crédito de manera parcial o total por medio de los parámetros correspondientes, y al finalizar

el documento, quedará registro de la fecha y hora en que se elaboró y el folio que le asignará el sistema.

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Imagen 1.0 Crédito a remisión.

Para finalizar, el sistema enviará un mensaje si desea o no imprimir el documento, la siguiente imagen es el documento en vista previa y que finalmente podrá imprimir físicamente.

Imagen 1.1 Crédito a remisión impreso.

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Cancelación de Facturas


Para utilizar este asistente, deberá seleccionar la factura del listado en el buscador correspondiente. Mostrará la fecha y hora actual, los

tiquetes de venta contenidos en el documento, las partidas de los comprobantes, y el importe total de la factura.

Importante: la diferencia entre la cancelación de factura y una devolución de factura (nota de crédito), es que una cancelación de factura

elimina la factura del sistema sin utilizar un nuevo timbrado de CFDI, mientras que la devolución de factura genera un nuevo timbre en

una nota de crédito para saldar la factura del cliente. En ambos casos afecta la cuenta por cobrar.

Es posible cancelar una factura de meses anteriores, habilitando el parámetro Cancelar facturas de meses anteriores al actual, mismo

que se encuentra en la ruta: Administrador – Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña Parámetros Facturación, sección

Generales.

Imagen 1.0 Asistente cancelación de facturas.

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Según las nuevas disposiciones de la SAT para la cancelación de una factura, algunas condiciones son:

- Si una factura tiene la cantidad de $5,000.00 pesos o mayor, y su RFC no es el genérico, puede cancelar a partir de las 72 horas de la generación de la factura, el usuario tiene que pedir autorización para la cancelación. La petición es una llamada al buzón tributario del cliente, y en este punto, se hace el registro de cancelación en NOVACAJA, el PAC se encargará de dar seguimiento al Cliente del trámite de la cancelación.

- Si ya han pasado las 72 horas del punto anterior, el usuario tiene extra 72 horas más para cancelar la factura directamente en el portal del SAT. Si el usuario no cancela la factura en este lapso, la factura quedará cancelada automáticamente, por el trámite inicial.

- Si la Cancelación se dio por parte del Cliente o de manera automática, el usuario del sistema NOVACAJA tendrá que seleccionar la factura en cuestión, en este módulo; de esta manera, aparecerá la factura como estatus Cancelada.

- El caso de las facturas que no cumplan con esas condiciones, el proceso sigue siendo el mismo en este módulo, tampoco aplica para Facturación Global Diaria.

A continuación, se muestra el seguimiento en este proceso:

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Imagen 1.1 Proceso de cancelación de facturas.

La siguiente pantalla se presenta en ambos procesos: al querer cancelar en primera instancia, y al querer validar en que estatus está el

proceso y volver a seleccionar la misma factura.

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Imagen 1.2 Proceso cancelación de facturas.

Nota: No es posible cancelar una factura que haya tenido anteriormente una nota de crédito parcial o total.

Una vez que cambie el estatus de una factura a Cancelada, aparecerá especificado en la grid del módulo de Facturación de mostrador, y

la fecha de cancelación en el Visor de Administración.

Imagen 1.3 Grid facturación de mostrador.

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Imagen 1.4 Visor de Administración.

Créditos no fiscales


Por medio de este apartado, el usuario podrá otorgar un crédito a un cliente sin que se genere un documento fiscal, a comparación de

una nota de cargo o crédito que sí son fiscales y se timbran. Por ejemplo, si se produce algún error de diferencia en el total del importe

de una factura y no es necesario un documento fiscal, este módulo es el correspondiente. De la lista desplegable, deberá seleccionar el

concepto del crédito, el cliente, capturar de manera opcional una referencia y notas, y finalmente capturar el importe. En caso de que

ese concepto de crédito tenga configurado algún impuesto lo agregará y hará el ajuste para obtener el total del documento. Al finalizar,

mostrará la fecha, hora y el folio que le asigne el sistema.

Imagen 1.0 Créditos no fiscales.

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La siguiente imagen muestra el documento como se muestra en la vista previa y antes de ser impreso.

Imagen 1.1 Créditos no fiscales impresos.

Cargos no fiscales


Al igual que el módulo anterior, el usuario podrá hacer algún cargo a un cliente sin que ese movimiento genere un documento fiscal. El

proceso es similar y a continuación se detalla: de la lista desplegable deberá seleccionar el concepto del cargo, el cliente y capturar el

importe. En caso de que ese concepto de cargo tenga configurado algún impuesto, lo agregará y hará el ajuste para obtener el total del

documento. Al finalizar, mostrará la fecha y hora y el folio que le asigne el sistema.

Imagen 1.0 Cargos no fiscales.

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La siguiente imagen muestra el documento como se muestra en la vista previa y antes de ser impreso.

Imagen 1.1 Cargos no fiscales impresos.

Administrar servicios digitales


Una vez habilitados los servicios digitales en la sección de “catálogos”, con la ayuda de este asistente el usuario podrá configurar los

establecimientos y los servicios en que estos se podrán cobrar seleccionando del listado cada uno de ellos. Para este ejemplo se seleccionó

que en todos los establecimientos de la organización se cobren los tres servicios que se tienen habilitados en el sistema. Cuando se

termine de configurar, deberá de presionar el botón Agregar.

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Imagen 1.0 Administrar servicios digitales.

Al terminar de configurar, el sistema enviará el siguiente mensaje.

Imagen 1.1 Administrar servicios digitales.

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Requisiciones

Ruta: Administrador – Operación – Compras

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo de requisiciones.

Imagen 1.0 Módulo de requisiciones.

Las requisiciones son pedidos internos de mercancía que, por ejemplo, se requieren a el departamento de compras o cualquier otro que

se encargue de distribuir bienes o mercancías internamente a la organización.

En primera instancia, seleccionamos el solicitante del bien o mercancía, mismo que provendrá del catálogo de empleados. A continuación,

ingresaremos una referencia de la requisición.

Posteriormente, seleccionamos de qué establecimiento y almacén provendrá la mercancía. En seguida capturamos la mercancía y la

cantidad de artículos que se requieren.

Cuando se muestra la requisición, el sistema nos indica el detalle en la misma tabla de esta área acerca de los artículos requisitados.

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Bajo esta tabla, tenemos las opciones de Agregar, Quitar o Editar los artículos de la requisición, así como también muestra el total

requerido y el total ordenado de dicho documento.

Nota: el total requerido es la cantidad de artículos que el departamento o área requieren al área encargada de surtir internamente la

mercancía. El total ordenado es la cantidad de artículos que la tienda o establecimiento requieren a su proveedor.

Órdenes de compra


En la imagen 1.0 se observa la pantalla correspondiente para las órdenes de compra en NOVACAJA.

Imagen 1.0 Órdenes de compra.

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Está compuesta por dos pestañas: Configuración y Datos adicionales.

Pestaña Configuración

Ingrese el nombre de la orden de entrada, después seleccione el proveedor, el solicitante y la condición de pago. De manera

predeterminada el sistema mostrará la fecha y hora de la generación de la orden de compra, como el número de folio.

Después busque y elija el establecimiento que se verá afectado por la orden de compra, el almacén y la mercancía. Ingrese la cantidad

de mercancía que sea necesaria, el sistema mostrará de manera automática el precio de la mercancía elegida. Dé clic en el botón Agregar

para ingresar la orden de compra.

Pestaña Datos adicionales

En la imagen 1.1 se muestra la pantalla correspondiente para la pestaña Datos adicionales.

En el dato de medio de embarque seleccione la entidad por medio de la cual será procesado el embarque de dicha compra.

Imagen 1.1 Órdenes de compra pestaña datos adicionales.

El dato de embarcar a indica a qué tienda o establecimiento llegará dicha mercancía. En observaciones pude ingresar un comentario

referente a esta orden de compra.

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En el apartado detalle ingrese todo lo referente a la mercancía de la orden de compra. Seleccione en primera instancia qué almacén es el

que requiere la mercancía de la orden de compra. Enseguida elija la mercancía del respectivo organizador de mercancías, la cantidad de

artículos y a continuación mostrará los detalles de dicha mercancía como es su costo o descuentos.

Órdenes de compra automáticas


La finalidad de este asistente es surtir de manera automática una mercancía, donde las condiciones sean: haber configurado los máximos

y mínimos requeridos y que sea un producto que afecte inventario. El sistema se encargará de hacer el cálculo para surtir lo mínimo

requerido.

Imagen 1.0 Órdenes de compra automáticas.

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El siguiente paso es la parte de configuración para que el proceso se lleva a cabo, seleccionar los organizadores de mercancías que deberán

ser afectados, seleccionar los parámetros de proveedores, almacenes, el usuario que solicita, la condición de pago, y la lista de precios

que se tomará en cuenta. Presione el botón Siguiente. La imagen 1.1 muestra esta pantalla.

Imagen 1.1 Configuración de Órdenes de compra automáticas.

El sistema iniciará el proceso de cálculo y afectación correspondiente. La siguiente pantalla mostrará los folios de órdenes de compra que se generaron.

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Imagen 1.2 Órdenes de compra automáticas generadas.

Es necesario actualizar la información por medio de la tecla F5, el sistema enviará el siguiente mensaje como recordatorio.

Imagen 1.3 Órdenes de compra automáticas.

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Pagos a proveedor


El módulo de pagos a proveedor es similar al de los recibos de caja de clientes, pero a la inversa. En este apartado se administran los

comprobantes de pagos o abonos que se realizan a los proveedores de la empresa. De la lista desplegable se deberá seleccionar el

proveedor, o bien, capturar el código, así como la forma de pago seguido de la captura del importe del pago y si el usuario lo desea,

capturar alguna referencia que sirva para identificarlo. Posteriormente, presionar el botón Agregar. Se pueden agregar tantas partidas

de diferentes formas de pago como sea necesario. Finalmente presione el ícono de Guardar de la barra de herramientas, o bien, presione

ENTER. Una vez terminado el documento, mostrará como dato informativo la fecha, hora y el folio consecutivo que le asignó el sistema.

Imagen 1.0 Pagos a proveedor.

La imagen 1.1 formato de vista previa e impreso del documento.

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Imagen 1.1 Pago a proveedor impreso.

Cargos de proveedor


En este módulo, el usuario podrá registrar un cargo a la empresa por parte de un proveedor sin que se genere un documento fiscal

timbrado. Por ejemplo, algún error de diferencias en el total del importe de una factura en el que no es necesario un documento fiscal,

este módulo es el correspondiente. De la lista desplegable, deberá seleccionar el concepto del cargo, el proveedor y capturar el importe.

En caso de que ese concepto de cargo tenga configurado algún impuesto lo agregará y hará el ajuste para el total del documento. Al

finalizar, mostrará la fecha y hora y el folio que le asigne el sistema.

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Imagen 1.0 Cargos de proveedor.

Es posible imprimir el documento en el formato como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 1.1 Cargo de proveedor impreso.

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Créditos de proveedor


La operación de este módulo es similar al anterior, pero en este caso se manejan créditos que otorgan los proveedores a la organización

sin generar un documento fiscal timbrado. De la lista desplegable deberá seleccionar el concepto del crédito, el proveedor, capturar

alguna referencia que es opcional y el importe. En caso de que ese concepto de crédito tenga configurado algún impuesto lo agregará y

hará el ajuste para el total del documento. Al finalizar, mostrará la fecha, hora y el folio que le asigne el sistema.

Imagen 1.0 Créditos de proveedor.

Al momento de guardar el documento, y mediante una vista previa, es posible imprimirlo como se muestra en la imagen 1.1.

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Imagen 1.1 Crédito de proveedor impreso.

Aplicación de pagos (cuentas por pagar)


Con este asistente es posible designar los recibos de caja del módulo anterior, en caso de que no hayan sido aplicados de manera

inmediata, es aquí donde se mostrarán todos aquellos que se encuentren pendientes de realizar este proceso.

En primera instancia y por medio de la lista desplegable o la captura directa se debe especificar el proveedor como se muestra en la

siguiente imagen. Presionar el botón Siguiente.

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Imagen 1.0 Aplicación de pagos (cuentas por pagar).

En la siguiente pantalla el sistema mostrará las partidas a detalle de aquellos pagos que se encuentre pendientes de aplicar. El usuario

podrá seleccionarlo posicionándose en él. Presionar el botón Siguiente.

Para este ejemplo se eligió el último renglón de los pagos que se encuentran pendientes.

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Una vez que fue seleccionado el movimiento que se va a saldar el sistema mostrará la siguiente pantalla, especificando proveedor, folio

del documento, el concepto, importe, el detalle del documento, el saldo del proveedor, y el pago aplicado y por aplicar. Respecto a

cuestiones de bancos y tesorería en la organización, es posible habilitar un parámetro llamado realizar egresos bancarios automáticos

para que sea de una cuenta específicamente donde se haga este egreso, seleccionando el banco, forma de pago, cuenta y si lo prefiere

el usuario, capturar alguna referencia opcional. Después de estos pasos, presionar el botón Finalizar. Automáticamente el sistema hará

el cálculo correspondiente.

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El sistema especificará los folios de los movimientos que fueron aplicados, como se muestra en la imagen 1.3.

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Administrador de notas de cajero

Ruta: Administrador – Operación – Generales

Nota: para que este módulo funcione, deberá tener habilitados y configurados de manera correcta los Servicios Web (consulte el manual

correspondiente).

Es posible programar notas para los cajeros, configurando en qué estaciones del punto de venta de ciertos establecimientos se mostrarán.

La nota se puede capturar directamente en la pantalla habilitada, o bien, seleccionar algún archivo de texto, configurar fecha y hora de

inicio y de fin, y en qué periodos de minutos se estarán mostrando. Para finalizar, presione el botón Enviar. La siguiente imagen muestra

este proceso.

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Imagen 1.0 Administrador de notas de cajero.

Compueje Mercancías

Ruta: Administrador – Reportes – Frecuentes

El Compueje de Mercancías es un visor de todos los movimientos de inventario que ha tenido una mercancía determinada. Para conocer

dichas actividades, en el campo Mercancía se debe ingresar el código de la mercancía que se va a consultar y presionar la tecla Enter o

bien dar clic en el botón buscar y seleccionar la mercancía deseada. Cuenta también con dos campos para elegir un rango de fecha en el

que el sistema desplegará los movimientos de la mercancía seleccionada en ese rango, dichos campos aparecen como Desde y Hasta.

Es importante señalar que, para visualizar los datos, después de cambiar algún parámetro del filtro, es necesario dar clic en el botón

Actualizar en la barra de herramientas superior.

Este reporte está compuesto por dos pestañas Compendio y Compueje, las cuales serán detalladas a continuación:

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Pestaña Compendio

Esta pestaña muestra las existencias de la mercancía seleccionada según el establecimiento y almacén en el rango de fechas seleccionado.

Observe la imagen 1.0.

Imagen 1.0 pestaña Compendio.

Pestaña Compueje

Esta pestaña permite conocer más detalladamente los movimientos de la mercancía, se debe ingresar el establecimiento y almacén del

que se desee conocer los movimientos. El sistema desplegará en la parte inferior de la ventana una relación de todos los movimientos de

la mercancía (como se observa en la imagen 1.1), según el movimiento que se encuentre seleccionado será la información que el sistema

despliegue en la sección Detalles del Movimiento. El campo Cantidad indicará la salida o entrada de dicha Mercancía, de igual manera,

mostrará los campos: Existencia, Reservados, Disponible, Por compensar y Por surtir que se tiene en el almacén. Además, se puede hacer

un filtro por Cantidades, Importes y Cantidades e Importe; al seleccionar estas dos últimas opciones el sistema desplegará los campos

Valor y Promedio. En la parte inferior serán desplegados nuevos campos correspondientes a dichas opciones. El campo Mostrar

movimientos forzados puede ser habilitado o no por el usuario para conocer las entradas forzadas de dicha mercancía.

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Imagen 1.1 Compueje.

En la pestaña que se muestra, sección Resumen, aparte de mostrar los movimientos de inventario, si presiona en el campo Reservado en cantidad (en caso de que tenga diferente a cero), aparecerá una ventana que muestra a que documentos pertenecen la reserva de dicha mercancía, que son:

- Los folios para identificar los apartados hace referencia al documento número 23

- Los pedidos hace referencia al documento número 21

- En el caso de las cuentas abiertas: especificará código de Tienda/Establecimiento, Cuenta y Subcuenta.

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Imagenes 1.2 Compueje sección Reservados.

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Compueje CxC (Cuentas por cobrar)


Respecto a la facturación a Clientes a Crédito, todo lo relacionado al proceso de Cuentas por Cobrar, será mediante Servicios Web, por lo que es recomendable consultar los Manuales respectivos: Actualización CxC (ajuste en movimientos y saldos contables de Clientes, además de la actualización de la Base de Datos en caso de que ya tenga instalado el sistema), y Servicios Web CxC; documentos que se encuentran en la página oficial de NOVACAJA.

La información que se genera en el Compueje de CxC, son todos los movimientos financieros de las ventas y pagos que hayan realizado

de un cliente cuyos criterios de comercialización sean de afectación a esta cuenta. Por ejemplo: algún crédito que se le otorgue a 30, 60

o 90 días.

Por medio del buscador y la lista desplegable puede localizar el cliente, o bien, teclear directamente su código. Se puede filtrar el rango

de fechas del que se necesita verificar el estado de cuenta, además de mostrar su saldo.

En el detalle, se mostrarán los movimientos contables (cargos y abonos) de la cuenta del Cliente seleccionado. A continuación, se mostrará un ejemplo. En este primer paso, se hace el cargo respectivo al momento de generar una factura a crédito, misma que afectará CxC.

Imagen 1.0 Compueje CxC.

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Al momento de generar pago o abono a la factura por medio de un recibo de caja, se registra en la columna de abonos, aunque no será considerado al saldo, hasta que

el sea aplicado el pago por medio del asistente correspondiente (Operación – Comercialización – Aplicación de pagos).

Para este ejemplo, se realizó un recibo de caja por la cantidad de $1,000.00 de una factura por $2,290.00.

Imagen 1.1 Compueje CxC.

Una vez aplicado el pago, será considerado en el Compueje y aplicado al saldo del Cliente.

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Imágenes 1.2 Compueje CxC cargos y abonos.

Compueje CxP (Cuentas por pagar)


De la misma manera que el Compueje anterior, la información que se genera en el Compueje de CxP, son todos los movimientos

financieros de las compras y pagos que se hayan realizado en la organización a un proveedor, donde los criterios de comercialización del

mismo, sean de afectación a esta cuenta, como los créditos a plazos que puedan otorgarse a la empresa.

Por medio del buscador y la lista desplegable, puede localizar el proveedor, o bien, teclear directamente su código. Se puede filtrar el

rango de fechas que se necesita verificar del estado de cuenta y es posible visualizar los contactos que tenga configurados en el catálogo

de proveedores.

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En la vista tabular se podrá revisar cada uno de los movimientos (notas de entrada por compra, notas de devolución, pagos a proveedores,

etc.), y al presionar el signo “+”, los datos del documento correspondiente a esa partida. Cada folio cuenta con una liga en por si se desea

consultar a detalle.

Imagen 1.0 Compueje CxP.

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Visor de PDV


En la imagen 1.0 se muestra el módulo visor de PDV.

Imagen 1.0 Visor de PDV.

Este visor permite ver al detalle los documentos que fueron emitidos en el punto de venta. En primera instancia muestra el cajero que

emitió el documento, el vendedor (en su caso), y el cliente de cada transacción. Nos indica también si el movimiento fue asentado, sus

distintos folios, un filtro de folios, factura, y fecha y hora del documento.

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En la imagen 1.1 se muestra el campo Ficha.

Imagen 1.1 Ficha.

En la parte inferior de la vista de detalle, se podrá seleccionar qué tipo de documentos deseamos consultar. Las cuatro opciones son:

devoluciones, tiquetes de venta y retiros e Ingresos.

Devoluciones

Presenta a detalle las devoluciones que se hayan llevado a cabo en el punto de venta: el artículo de devolución, importe, y formas de

pago, entre otros.

En la imagen 1.2 se muestra la pestaña “Devoluciones”.

Imagen 1.2 Devoluciones.

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Tiquetes de Venta

Permite ver a detalle cada tiquete, con un desglose de su contenido de artículos, cada uno con sus cargos por renglón o impuestos y

descuentos, así como la forma de pago que se utilizó en dicho tiquete.

Adicionalmente en el apartado “filtros” se agregó un campo llamado “factura”, este es opcional para que el usuario pueda filtrar por folio

de factura.

En la imagen 1.3 se muestra la pestaña Tiquetes de Venta.

Imagen 1.3 Tiquetes de Venta.

Retiros

Muestra de manera detallada cada uno de los retiros que se han realizado en el punto de venta, forma de pago, el importe y tipo de

cambio que se utilizó en dicho movimiento.

En la imagen 1.4 se muestra la pestaña Retiros.

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Imagen 1.4 Retiros.

Ingresos

Muestra de forma detallada los distintos ingresos que se hicieron a la caja en el punto de venta, así como sus cargos si los hubiera.

En la imagen 1.5 se muestra la pestaña ingresos.

Imagen 1.5 Ingresos.

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Apartados

El Sistema automáticamente registra en esta pestaña la información detallada del apartado realizado en el punto de venta: mercancía,

importe, establecimiento, abonos, alguna observación que se haya capturado al momento de apartar, etc.

Imagen 1.6 Apartados.

Nota: en caso de que el establecimiento maneje apartados, en primera instancia se deben configurar en la siguiente ruta: Avanzados –

Establecimiento – Establecimientos pestaña P. Especiales sección Parámetros.

El apartado se puede abrir y cerrar aún sin tener mercancía disponible (genera entrada y salida forzada), puede habilitarse Solicitar

anticipo para el apartado, en ese caso el usuario tiene que especificar el porcentaje del mismo (el punto de venta sugerirá el equivalente

en importe al momento de procesar un apartado). Es necesario especificar el vencimiento en el que se indicará cuántos días se apartará

a partir de la fecha actual, y si el abono genera un tiquete. En este caso, es necesario seleccionar qué mercancía lo generará. En el caso

contrario, genera el tiquete hasta que se liquide en su totalidad el apartado, considerando el movimiento como una venta finalizada.

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Visor de Administración


Este Reporte permite visualizar los movimientos de todas las facturas emitidas y sus detalles (en la imagen 1.0 se muestra la pantalla

correspondiente al visor de administración). Para hacer uso de este visor basta con seleccionar el filtro de fechas deseadas en los campos

Desde y Hasta, el sistema desplegará en la parte inferior todas las facturas emitidas dentro de las fechas seleccionadas, para seleccionar

una de ellas, dar un clic sobre ella. Según la factura que fue seleccionada, el sistema desplegará la información correspondiente a dicha

factura, misma que incluye: el nombre del Cliente, el folio del “UUID”, fecha de cancelación (si es el caso), el folio que asigna el sistema,

y la fecha y hora en la que fue emitida. Además, este visor cuenta con 5 pestañas en la sección Detalle Factura las cuales serán definidas

a continuación.

A partir de la versión oficial del sistema 19_2_198_2, y según las nuevas reglas fiscales del SAT en 2019, es posible la sustitución de una

factura por otra, para el caso de algún error en los datos fiscales del Cliente al momento de generar el documento, quedando la primera

en estatus de cancelada y para este caso, presione el ícono que se encuentra al lado de los campos Cliente y UUID.

Imagen 1.0 Visor de Administración - encabezado.

El sistema enviará la siguiente pantalla con los datos principales de la factura para que sea corregida, antes de ser sustituida. Cualquiera

de los campos podrá ser corregido, incluido el Uso CFDi SAT. Presione el botón Aceptar, una vez que finalice de capturar la información.

Se generará una nuevo CFDi, sustituyendo a la anterior.

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Imagen 1.1 Proceso de sustitución de factura.

De los campos recientes de estas nuevas disposiciones fiscales, en “Tipo de relación”, estará automáticamente generado el folio 04

(asignado por la SAT), siendo su concepto: sustitución, y en “Folio relación”: el UUID de la factura que quedó cancelada y fue sustituida,

como se muestra en la imagen siguiente (últimos campos del encabezado del CFDi).

En el archivo .xml se identificará también cual fue la factura que se sustituyó.

Imagen 1.2 Proceso de sustitución de factura – campos relacionados.

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Nota: cuando se desee cancelar una factura, serán contempladas las reglas de acuerdo al régimen fiscal, si la factura no es candidata a

ser cancelada, no se llevará a cabo la sustitución. El tiempo de respuesta depende del proceso de validación del SAT.

Pestaña Detalles

En esta pestaña se muestran todos los detalles de la factura seleccionada, tales como el establecimiento y almacén donde se emitió, así

como las características de las mercancías y cada una de las partidas. También incluye los campos: subtotal, descuentos, impuestos y

total. Dichos campos son únicamente informativos.

Imagen 1.3 Pestaña Detalles del Visor de Administración.

Pestaña Impuestos y descuentos por renglón

En este desglose de la factura podemos ver los artículos referentes a su tiquete, impuestos, descuentos y cargos por cada renglón del

tiquete, así como las formas de pago utilizadas en el mismo.

En la imagen 1.4 se muestra la pestaña Impuestos y descuentos por renglón

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Imagen 1.4 Pestaña Impuestos y descuentos por renglón.

En la imagen 1.5 se muestra la pestaña Cargos por renglón

Imagen 1.5 Pestaña Cargos por renglón.

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En la imagen 1.6 se muestra la pestaña Formas de pago

Imagen 1.6 Pestaña Formas de pago.

La siguiente pestaña es Datos Adicionales, nos muestra información como el cajero y el vendedor, referencia 1, referencia 2,

observaciones, folios de tiquetes de venta utilizados en la factura, y nos indica además si el movimiento ya fue asentado, a que Corte Z

pertenece y si tiene vinculada alguna Nota de crédito.

Imagen 1.7 Pestaña Datos Adicionales.

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Y en una segunda sección, dentro de la misma pestaña: Comp. Recep. Pagos (comprobantes de recepción de pagos), en el caso de las

ventas a crédito y generen documentos como: Recibo de caja, Nota de crédito, Factura o Nota de cargo; el sistema mostrará la

información correspondiente y que lleva relación con los requerimientos de CDFi 3.3. A continuación se muestra la imagen

correspondiente.

Para este ejemplo, se puede verificar que se originó un Recibo de caja con folio terminación 1, que tiene relación con la factura con folio 7, donde el recibo de caja es de un abono a la cuenta por $300.00, dejando un saldo o adeudo del Cliente por $1,080.40. Al consultar el Visor de CxC del Cliente, se podrá constatar de los movimientos contables que los comprobantes de pago originan.

Imagen 1.8 Pestaña Datos Adicionales sección comprobante recepción de pagos.

En la grid de este módulo, podrá observar la columna con el campo UUID (El UUID del Sistema de Administración Tributaria es el

equivalente al Folio que antes se otorgaba a los contribuyentes, la diferencia es que ahora no se tiene que solicitar al SAT, sino que los

Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) lo asignan al momento de realizar la validación del documento), de las facturas generadas.

Cuando existe un fallo en la facturación, el documento no se timbra, y la columna se encontrará vacía. El usuario puede intentar timbrar

de nueva cuenta, y lo puede hacer por medio del botón Imprimir en el mismo módulo. El sistema intentará timbrar otra vez, y en la

columna entonces mostrará el UUID, cuando el timbrado sea exitoso.

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Al momento de aplicar un pago (recibos de caja), y en ese wizard se habilitó el parámetro Generar un solo complemento, en la grid se

mostrará una sola partida del complemento de pago correspondiente, en caso contrario, y en caso de habilitarlo: aparecerán los renglones

correspondientes a todos los complementos que se hayan generado durante el proceso.

Imagen 1.9 Grid sección comprobante recepción de pagos.

Venta por báscula

Ruta: Administrador – Otros módulos – Especiales

La venta por báscula permite explotar una facilidad que contienen algunas básculas en el mercado en la que el despachador que está pesando genera una especie de cuenta abierta mediante un archivo de texto (TXT) colocado en la red en la siguiente ruta: Disco local: C:/Usuarios/<NombreUsuario>/AppData/Local/NOVACAJA/CCBASCULA/). Al finalizar la cuenta, el despachador imprime un tiquete con un único código de barras. Dicho código de barras será leído en PDV, donde el sistema leerá el archivo que contiene toda la información de las mercancías pesadas y que se reflejará en cada renglón en el PDV. De esta manera el sistema permite al cajero finalizar la venta con báscula y dicho archivo será eliminado.

Para hacer uso de este módulo, el usuario deberá activar la opción venta por báscula, ubicado en la ruta: Otros Módulos – Especiales – Venta por báscula. (Véase imagen 1.0)

En dónde: Quitar ceros: este parámetro aplica únicamente para la configuración de las básculas Kretz. El funcionamiento del dispositivo es completar el código de la mercancía a 5 dígitos, por ejemplo: si el código es 89, la báscula completará las 5 posiciones (00089). En caso de que este

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parámetro no se encuentre seleccionado, el sistema NOVACAJA leerá toda la cadena de 5 caracteres (00089, si el código de la mercancía es 89). En caso contrario (que se encuentre seleccionado el parámetro), no leerá los ceros de la izquierda. Si el código es 89, la báscula de acuerdo a su funcionamiento: completará el código a 00089, y el sistema solo leerá el código 89. Prefijo inicial: se agrega, el prefijo a utilizar, para este caso es el 99 (un carácter en cada uno de los campos). Vendedor: es el número de caracteres a utilizar para el vendedor (2 caracteres). Número de báscula: es el número de caracteres a utilizar para la báscula (2 caracteres). Folio: número de caracteres para el uso del folio (6 caracteres). Digito verificador: es el número utilizado para el digito verificador (1 carácter). Es necesario lo siguiente:

- Que se encuentren habilitados los parámetros Generar entradas forzadas PDV y Generar entradas forzadas ADM, ubicados en: Avanzados – Establecimiento – Establecimientos – Pestaña “P. de Mercancía”. Si el usuario requiere activar la venta en báscula, sin tener activado las entradas forzadas, el sistema mostrará el mensaje: Es necesario activar entradas forzadas, para el uso de venta en báscula.

- Que los artículos que usarán la venta por báscula tengan activado el parámetro Báscula en: Catálogos – Frecuentes – Mercancías – Pestaña “Identificación”.

Imagen 1.0 Venta por báscula.

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Venta a empleados


Para hacer uso de este módulo, se debe activar la opción Venta a empleados. Posteriormente hay que seleccionar la lista de precios que

se desea utilizar para vender a los empleados e ingresar el límite de venta, es decir, el importe total que se venderá como máximo a cada

empleado. Al seleccionar el parámetro: Habilitar venta a empleados mediante huella digital, en el Punto de venta: solicitará capturar la

huella como identificación para que se pueda llevar a cabo la venta, además de que mostrará la imagen del Empleado relacionada con el

Catálogo correspondiente. (Véase imagen 1.0).

Imagen 1.0 Venta a empleados.

Al activar dicha opción, aparecerá la pestaña Venta a empleados que permite configurar las diferentes restricciones para cada mercancía,

ubicado en: Catálogos – Frecuentes – Mercancías, como lo muestra la imagen 2.0.

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Imagen 1.1 Catálogo mercancías pestaña Venta a Empleados.

A continuación, se definirá cada uno de los parámetros:

Sin restricción: el sistema permitirá vender al empleado dicha mercancía sin restricción alguna. Previa autorización: la mercancía no podrá ser vendida sin antes ingresar la referencia de la autorización. Topado en cantidad: se activará el campo límite de venta en el cual se debe ingresar la cantidad máxima que el empleado puede comprar de dicha mercancía. Topado en importe: el sistema no permitirá que el total de venta de la mercancía sea mayor a lo configurado en el campo límite de venta del módulo ventas a empleados. Para realizar la venta a empleados desde el Punto de Venta, consulte el Manual de Punto de venta en el apartado correspondiente.

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Paquetes validados


La característica de estos paquetes es que sus componentes no se pueden vender de manera individual en el punto de venta, parámetro

que se encuentra en el Administrador – Catálogos – Frecuentes – Mercancías, pestaña identificación sección parámetros.

El proceso para habilitar un paquete validado es muy similar al módulo de paquetes, mismo que se detalla a continuación.

Imagen 1.0 Paquetes validados.

Código: es el identificador único para el paquete. Este código es ingresado por el usuario y obligatorio para el sistema.

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Nombre: es el nombre que se le asigna al paquete.

Nombre corto: es el nombre que se le asigna para hacer referencia al paquete de una manera más simple y rápida. Este tipo de nombres

es utilizado en algunos reportes de formato limitado.

Unidad de Medida: inserta el dato una vez que se grabe la información de la mercancía.

1. Pestaña identificación

En la pestaña Identificación, se agregan todos los datos correspondientes para que un paquete pueda ser diferenciado de otro. Está

compuesto por varias secciones, que a continuación se mencionan.

1.1 Códigos primarios

Los códigos primarios, son aquellos códigos que son propios del paquete y que no es posible repetirlos. El sistema lleva a cabo una validación de los mismos. En la imagen 1.1 se puede validar.


El código de barras, es la numeración que se le otorga al paquete, y que lo hace único a otros. Mientras que el código PLU, es utilizado

cuando el paquete se compone de mercancías que necesitan báscula. El código alterno, es aquel código auxiliar para el paquete. Cualquier

código es agregado por medio del botón Agregar, si es necesario quitar algún código de clic en el botón Quitar.

Cualquiera de los códigos antes mencionados puede ser utilizados para la identificación del paquete; siendo obligatorio el código que

aparece en la sección de Datos Generales.

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Después se agrega la unidad de medida, la cual es obligatoria para cualquier paquete. Dar clic en el botón Buscar y seleccionar la unidad

de medida conveniente. El sistema agregará el número de código correspondiente a la unidad de medida. Si la unidad de medida no

existe, podrá registrar una nueva por medio del botón U. Medida.

1.2 Organizador

Cualquier paquete corresponde necesariamente a un tipo de mercancía, y ésta a su vez a un organizador. Basta con abrir la lista

desplegable del organizador para seleccionarlo. Si no existiera, dar clic en el botón Organizador para registrar uno nuevo. Si fue agregado

y no aparece en la lista, dar clic en el botón Actualizar.

En la imagen 1.2 se observa la pantalla correspondiente a la sección.

Imagen 1.2 Organizador.

1.3 Componentes

Imagen 1.3 Sección Componentes.

En esta sección se especifica el artículo y la cantidad de artículos que van a conformar el paquete. Dar clic en el botón Buscar para

seleccionar los artículos necesarios. Cabe destacar que la selección de artículos es uno a uno. Sí un artículo contiene más propiedades es

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necesario especificarlo, por ejemplo: una caja de aceite para cocina puede formar parte de un paquete, de igual forma lo puede hacer un

litro de aceite. Es en este caso donde se especifica más a detalle la mercancía que hay en el paquete (Imagen 1.3).

Por cada artículo agregado al paquete dar clic en el botón Agregar, después se visualizará en la tabla inferior todos los artículos que han

sido agregados. Si algún artículo no es parte del paquete, seleccione el mismo y oprima el botón Quitar.

2. Complementarios

En la imagen 2.0 se observa la pantalla correspondiente a la pestaña Complementarios. En esta pestaña se registran datos adicionales

para un paquete, como algún atributo y muestra datos informativos de las fechas en que se dio de alta, última modificación y última

venta.


3. Localizaciones





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Imagen 3.0 Localizaciones.

4. Precios y Costos

En la imagen 4.0 se observa la pantalla representativa para la pestaña Precios y Costos.

Imagen 4.0 Precios y Costos.

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En primera instancia se observan el término último costo, que hace referencia al último importe que se le compro al proveedor. Costo

de reposición indica el costo actual estimado de reemplazo para bienes existentes como si fueran nuevos. Estos dos conceptos pueden

variar y ser iguales como se muestra en la imagen 4.0, cuando el parámetro Igualar costo de reposición al cambiar último costo si es

diferente de cero se encuentra activado. (Configuración en Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. De Mercancía

sección Afectación de Inventario).

Si el paquete no admite descuentos ni ofertas, activar dichas casillas.

En esta pestaña se observan también las listas de precios que pueden ser aplicadas al paquete, dichas listas son registradas en el apartado

de Listas de precios y costos; mientras que los valores de Ut. marginal hasta Descuento máximo, son calculados de acuerdo a la suma

del costo total de todos los artículos que componen al paquete. Dichos valores pueden son modificables desde este punto.

Si se desea agregar alguna oferta al paquete, seleccione el tipo de impuesto que desee y de clic en el botón Agregar, después aparecerá

un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen 4.1.

Imagen 4.1 Asignación de Ofertas.

Seleccione el o los establecimientos que serán afectados por la oferta, y agregue el tipo de oferta que desea por medio del botón Buscar,

después capture la cantidad en cualquiera de las tres opciones: si la oferta se hará por porcentaje, importe o es posible especificar el

precio de la oferta exacto; la cantidad a ofertar se refiere al total de los paquetes que se promocionarán con esa oferta y cantidad por

transacción, los que se pueden vender por tiquete o factura. Para terminar de clic en el botón Aceptar.

Como se observa en la imagen 4.2 la oferta es agregada y el sistema muestra el movimiento generado.

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Imagen 4.2 Oferta agregada.

5. Ventas

En la imagen 5.0 se observa la pantalla correspondiente para la pestaña Ventas, donde se hace la configuración correspondiente a este

término.


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Sufijo PDV

Este campo no es obligatorio, aparecerá al lado derecho del precio señalado del producto dentro del punto de venta. Es útil cuando se

desea señalar en el tiquete, tira de auditoría o pantalla de PDV un solo carácter al lado derecho del precio.

Bloqueos de venta

En este apartado se aplicarán los bloqueos de venta a dicho paquete. Estos bloqueos tienen su propio catálogo. Conforme se seleccionen

de su respectivo catálogo, se irán agregando en la lista de bloqueos de venta.

Cargos

Por medio de esta opción se agregan los cargos al paquete, un ejemplo de cargo es, cargo por servicio. Los cargos deben de estar

registrados en el catálogo respectivo. Solo elija el cargo que debe de llevar el paquete, después ingrese el porcentaje o el importe y dar

clic en botón Agregar.

6. Info. Adicional

En la imagen 6.0 se muestra la ventana de la pestaña Info. Adicional.


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En este apartado se agregan los elementos complementarios a la mercancía, en este caso para un paquete.

6.1 Kiosco

En esta sección se registran los comentarios que se desea agregar a un paquete. A continuación, se explican a detalle los mismos.

Notas: es el texto que se agrega en el paquete para una mayor descripción. Las notas se visualizan en el punto de venta. Para visualizar

las notas es necesario seguir la siguiente ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7, ingresar el código del artículo y presione la tecla

ENTER, después presione la tecla F7 (Notas), y aparecerá la nota que se haya registrado en esta sección.

Descripción complementaria: es la descripción secundaria que se le otorga a un paquete. La descripción complementaria es visible solo

en el punto de venta. Para visualizar dicha información es necesario seguir la siguiente ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7,

ingrese el código del artículo y presione la tecla ENTER, después presione la tecla F6 (Descripción complementaria), y aparecerá la

descripción complementaria que haya sido registrada.

Atributo: hace referencia a una pequeña descripción del paquete, que será visualizado por medio de NOVACAJA Punto de Venta mediante

el buscador de artículos. Este atributo será visible si en Estaciones – Configuración General, en el parámetro Atributo se encuentra

activado.

6.2 Enlaces

Son los enlaces libres que se pueden agregar para referenciar al paquete. Dichos enlaces pueden ser a un documento local o a una página

web. Pare ello es necesario ingresar el Título del documento para después indicarle la Ubicación, esto se puede llevar a cabo por medio

del botón

Dar clic en el botón Agregar para ingresar el enlace. Los enlaces se hacen visibles en NOVACAJA Punto de Venta, por medio de la siguiente

ruta: NOVACAJA Punto de Venta – F10 – 8 – 7, ingresar el código del paquete, presionar la tecla ENTER, a continuación, presionar la tecla

F8 (enlaces), aparecerá una ventana donde se mostrará todos los enlaces que contenga el paquete.

7. Kiosco

En la imagen 7.0 se observa la ventana correspondiente a la pestaña Kiosco.

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Imagen 7.0 Pestaña Kiosco.

7.1 Información visual

En este apartado es posible agregar una fotografía relacionada con el paquete. Es necesario dar un clic en el botón de la imagen (ver 6.0).

Se abrirá un cuadro de diálogo, para elegir la imagen que desee. Por default al posicionarse en este botón, el sistema muestra las

características de las imágenes con su respectiva resolución como se observa en la tabla 1.0.


Baja 240px. 195px.

Media 320px. 240px.

Alta 400px. 360px.

Tabla 1.0 Resolución de imágenes.

8. Venta a empleados

En este apartado se configura el paquete que se podrá vender con las condiciones de venta a empleados (consulte el manual),

seleccionando el parámetro en la categoría del paquete y capturando el límite de venta.

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Imagen 8.0 Pestaña Venta a empleados.

9. Dimensiones

En la imagen 9.0 se observa la pantalla de la pestaña Dimensiones.


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9.1 Peso

Ingrese la unidad de medida por medio del botón Buscar, y a continuación ingrese el peso del paquete.

9.2 Volumen

Seleccione la unidad de medida por medio del botón Buscar, después ingrese los datos correspondientes para los campos alto, ancho, y

profundidad. El sistema calculará el volumen de acuerdo a los datos ingresados, este resultado se observa en el campo volumen. Dicho

campo es informativo.

Cierre de Operaciones

Ruta: Administrador – Otros módulos –Especiales

La información de este módulo se encuentra en un Manual especial, nombrado Manual de Cierre de operaciones, en el sitio:

http://novacaja.com/

Bancos

Ruta: Administrador – Otros módulos – Tesorería

La finalidad de los módulos de Tesorería es para el control de las cuentas bancarias: ingresos y egresos de Bancos. El primer apartado es

para agregar la información de cada uno de las cuentas bancarias que se quieran controlar en el sistema.

El campo de código lo asigna de manera automática y consecutiva el sistema. Posteriormente es necesario capturar el nombre como se quiera identificar ese banco con esa cuenta, nombre corto (que es como aparecerá en los reportes), banco, sucursal, el número de cuenta y CLABE. También es necesario especificar la fecha de la apertura de la cuenta, seleccionar de la lista desplegable la forma de pago, y definir un consecutivo para el control de las mismas, en caso de que se tengan varias cuentas de un mismo banco. La siguiente imagen muestra este módulo.


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Imagen 1.0 Bancos.

Cuentas


Para continuar con la configuración, el siguiente módulo llamado Cuentas, tiene la finalidad de establecer nombres más específicos para

las cuentas bancarias, y separar los ingresos de los egresos de la empresa con la ayuda del organizador padre. Como ejemplo: se puede

separar las cuentas también describiendo para qué gasto o ingreso se destinan, lo que sea funcional para el control financiero de la

empresa. Para este ejemplo se dio de alta la cuenta de los ingresos de la cuenta de Banamex.

Imagen 1.0 Cuentas.

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Ingresos bancarios


Es aquí donde se registran los ingresos bancarios para el control de los mismos. En primera instancia, deberá de seleccionar el usuario

que lo registra por medio de la lista desplegable, así como el banco, capturar el concepto del ingreso, la referencia, (todos los datos como

obligatorios), y el importe del ingreso. En la sección detalle se pueden ir agregando tantas partidas hasta completar el total capturado en

la parte de detalles generales. Seleccionar la cuenta bancaria, especificar el importe ya sea el parcial o total, referencia y presionar el

botón Agregar, o bien, el botón Quitar, en caso de no pertenecer a ese ingreso. Una vez que se grabe, quedará el registro de la fecha y

hora en que se realizó y el folio consecutivo y automático que genera el sistema del movimiento. La siguiente imagen muestra el proceso.

Imagen 1.0 Ingresos bancarios.

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Egresos bancarios


En este módulo se registran los egresos bancarios para el control de los mismos, en primera instancia, deberá de seleccionar el usuario

que lo registra por medio de la lista desplegable, así como el banco, beneficiario, la referencia, (todos los datos como obligatorios), y el

importe del egreso. En la sección detalle se pueden ir agregando tantas partidas hasta completar el total capturado en la parte de detalles

generales, seleccionando la cuenta bancaria, especificar el importe ya sea el parcial o total, y presionar el botón Agregar, o bien, el botón

Quitar, en caso de no pertenecer a ese egreso la partida. Una vez que se grabe, quedará el registro de la fecha y hora en que se realizó y

el folio consecutivo y automático que genera el sistema del movimiento, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 1.0 Egresos bancarios.

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Compueje bancario


La funcionalidad de este Compueje es como los anteriores, en él es posible consultar los movimientos de ingresos y egresos a detalle de

cada uno de los bancos que se encuentren habilitados en este módulo, con la opción de seleccionar el rango de fechas.

Imagen 1.0 Compueje bancario.

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Control de gastos


Proceso relacionado con el Catálogo de Gastos en la ruta: Catálogos – Generales. Una vez que se tienen habilitados los conceptos, se

pueden generar control de gastos con las partidas necesarias y sus registros en importes en un mismo documento.

Deberá capturar o seleccionar de la lista desplegable el Establecimiento a donde se asignará la información del control de gastos, en

seguida, el gasto, de igual forma: capturando el código o seleccionarlo de la lista desplegable; se registra el importe y presione el botón

Agregar, para que la partida sea habilitada en el detalle del control de gastos que está por crearse. Deberá capturar el gasto con el

impuesto incluido para que sea desglosado al momento de agregarlo, el botón Quitar elimina la partida seleccionada. Botón Editar,

permite que la partida sea modificada tanto en concepto como en importe y Cancelar: limpia completamente la información que se

estuviera capturando en ese momento.

Se registrará fecha y hora, además del folio del esquema del sistema (Código de Establecimiento – Código de Estación – Código de

Documento – Consecutivo) éste último, una vez finalizado el documento.

Imagen 1.0 Control de gastos.

Presione el botón Finalizar para guardar el documento, como se muestra en la imagen siguiente, a continuación: si desea o no imprimir,

enviando una Vista Previa en caso de presionar el botón Sí.

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Imagen 1.1 Finalización del proceso de control de gastos.

Imagen 1.2 Vista Previa de control de gastos.

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El documento quedará grabado.

Imagen 1.3 Control de gastos registrado.

En la grid quedarán registrados los movimientos por Establecimiento.

Imagen 1.4 Grid Control de gastos.

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En la ruta: Reportes – Generales, se encuentra el reporte correspondiente a los documentos relacionados, parametrizando por

Establecimiento, rango de fechas, y gasto.

Imagen 1.5 Reporte de gastos.

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MTC Series de tallas

Ruta: Administrador – Otros módulos – MTC

En la pantalla que le muestra, dé un clic en el botón Nuevo para ingresar un nuevo registro:

En la imagen 1.0 se muestra el módulo MTC series de talla.

Imagen 1.0 MTC Serie de tallas.

El campo código es llenado automáticamente por el sistema. En el campo “nombre” ingrese uno nuevo para el registro de Serie de tallas,

por ejemplo, tallas de camisa polo. En la imagen 1.1 se muestra el campo nombre.

Imagen 1.1 Campo nombre.

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En el campo talla ingrese el código de la talla que se ingresará a la lista del registro, por ejemplo, CH, siglas que se asignarán a la talla

chica. Estos datos obligatorios pueden llenarse a discreción del usuario, siempre y cuando exista al menos una talla por registro. El dato

talla puede contener de uno a cuatro caracteres. En la imagen 1.2 se muestra el campo talla.

Imagen 1.2 Campo talla.

A continuación, en el campo nombre de talla ingrese un nombre para el acrónimo o siglas que acaba de escribir. En la imagen 1.3 se

muestra el campo nombre talla de la pestaña “Datos Generales”

Imagen 1.3 Campo nombre talla.

Para agregar la talla a la lista, dé clic en el botón Agregar bajo el campo de nombre de talla, y aparecerá en la lista de la derecha.

En la imagen 1.4 se muestra como aparece la mercancía una vez que se da clic en el botón Agregar.

Imagen 1.4 Serie de tallas registrada.

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Agregue tantas tallas como sean necesarias para el registro. Recuerde dar de alta las tallas de manera ordenada, es decir: de menor a

mayor o viceversa, pues este orden se asignará también en todas las tablas en que se muestren las mismas. Una vez terminado, dé un

clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. En la imagen 1.5 se muestras más tallas agregadas.

Imagen 1.5 Serie de tallas agregadas a la lista.

Con esto se tiene un registro de tallas que se pueden ligar a un modelo.

Por cuestiones operativas y el mantenimiento del registro de los modelos, se recomienda crear una serie de tallas para cada Modelo,

pues en caso de desear modificar la serie de tallas el sistema no lo permitirá si está ligada a varios modelos.

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MTC Colores


En la pantalla que muestra al habilitar este módulo, dé un clic en el botón Nuevo para ingresar un nuevo registro:

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del módulo MTC Colores.

Imagen 1.0 MTC Colores.

En el campo código ingrese el código del color que puede aplicarse al registro de un modelo, por ejemplo, AZ, siglas que se asignarán al

color azul. El dato código puede contener de uno a tres caracteres.

En el campo Nombre ingrese un nombre para el acrónimo o siglas del color que acaba de escribir.

A continuación, en el campo color: se muestra la opción de seleccionar de la paleta de colores RGB (modelo cromático que consiste en

representar distintos colores a partir de los colores primarios: rojo, verde y azul); uno que sea relacionado a las siglas asignadas al código

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y nombre, siendo un color más preciso y que será considerado en la configuración de Prestashop para la Tienda en Línea de NOVACAJA.

Este dato se almacena en el sistema como un dato varchar (consiste en letras, números y símbolos).

Agregue tantos datos como sean necesarios. Una vez terminado, dé un clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Estos colores

pueden ser ligados posteriormente a un Modelo.

MTC Modelos


En la pantalla que le muestra, dé un clic en el botón Nuevo para ingresar un nuevo registro. En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del

módulo MTC Modelos.

En el campo de código ingrese el dato con que desea manejar el modelo. Puede ser alfanumérico de hasta ocho caracteres. Recuerde no

utilizar caracteres especiales como comas (,), pipes (|) o puntos (.).

Imagen 1.0 MTC Modelos.

En la imagen 1.1 se muestra el campo código del apartado Datos Generales.

Imagen 1.1 Campo código.

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A continuación, escriba el nombre del Modelo. En la imagen 1.2 se muestra el campo nombre también en Datos Generales.

Imagen 1.2 Campo nombre.

En la pestaña Identificación, sección de MTC, seleccione dentro del campo de tallas, aquellas que se hayan creado previamente. En la

imagen 1.3 se muestra el campo correspondiente.

Imagen 1.3 Campo tallas.

En el campo color ingrese uno a uno los colores deseados previamente registrados en el catálogo de MTC Colores. Seleccione un color

con el botón Buscar y a continuación dé clic en el botón Agregar para asignarlo a la lista de colores.

En la imagen 1.4 se muestra el campo color con los botones Agregar y Quitar.

Imagen 1.4 Campo color.

Como siguiente paso, asigne un organizador para la mercancía. Recuerde que los parámetros de costos y precios del organizador se

heredarán a la mercancía.

En la imagen 1.5 se muestra el campo de organizador de la pestaña Identificación.

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Imagen 1.5 Campo organizador.

Ahora defina qué unidad de medida se utilizará en el modelo y sus respectivas mercancías. En la imagen 1.6 se muestra la imagen del

campo U. Medida de la pestaña Identificación.

Imagen 1.6 Campo unidad de medida.

Ingrese a la pestaña de Complementarios y seleccione un Proveedor para la mercancía. En la imagen 1.7 se muestra lo mencionado.

Además de que puede agregar algún atributo, siendo el mismo proceso que con el Catálogo de Mercancías.

Imagen 1.7 Complementarios.

En la pestaña de localizaciones de la mercancía para un establecimiento en particular o para todos. Para ello deberá tener información

habilitada en el catálogo de Localizaciones de mercancía (Catálogos – Mercancías), seleccionar los establecimientos, la localización por

medio de la lista desplegable y presionar el botón Agregar, o bien, en caso de que querer eliminar algún renglón con la información

asignada, presionar el botón Quitar.

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Imagen 1.8 Localizaciones.

Lo siguiente es definir precios y costos al modelo, conceptos que heredará a cada mercancía que se genere con el registro. Ingrese a la pestaña precios y costos.

En la imagen 1.9 se muestra la pantalla de la pestaña precios y costos la cual sirve para definirlos.

Imagen 1.9 Precios y costos.

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En la sección de precios por talla encontrará un botón indicando cada lista de precios con que cuenta el establecimiento. Dando un clic a

cada una de ella podrá ingresar a cada matriz de precios y costos por talla de la mercancía para poder modificarlo.

La edición de precios y costos de un producto normal no son posibles desde el catálogo de mercancías, sin embargo, en este apartado las

listas de precios y costos se fusionan en esta pestaña para editarlos de manera matricial y facilitar su captura.

Seleccione una lista de precios con su correspondiente botón en la parte superior. A continuación, podrá asignar desde la tabla un costo

de reposición para el modelo.

En la imagen 1.10 se muestra la pantalla con la lista de precios con los botones de Mayoreo, Medio mayoreo y Menudeo.

Imagen 1.10 Precios por talla.

En esta pantalla muestra una tabla en la que cada una de sus filas corresponde a una talla del registro que se le asignó. Si modifica un

dato de una fila, los datos de dicho renglón se replicarán en todos los renglones inferiores. Es decir, si modifica el costo de reposición del

primer renglón (en este caso de la talla CH) los datos de las tallas MD y GD tendrán el mismo valor. Sin embargo, si modifica algún dato

de MD o GD estos no afectarán renglones superiores (CH). Esto es útil en los casos de que alguna talla del mismo modelo tenga un costo

o precio mayor a otras.

Asigne impuestos y ofertas según se requiera. Los precios y costos de las mercancías resultantes se podrán modificar también desde el

catálogo de Listas de precios y costos.

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Este catálogo tiene la mayoría de las características y parámetros de una mercancía normal. Se pueden asignar Promociones, Ventas por

volumen, Información adicional, Cargos, Dimensiones y como dato obligatorio para la versión CFDi 3.3, la clave del producto/servicio SAT

que corresponda en la pestaña de Especiales; entre otros. Sin embargo, las mercancías individuales se reflejan en el catálogo de

Mercancías, en cuyo caso la mayoría de las opciones y parámetros no se editan en dicho catálogo, sino en este. Cuando se edita un dato

desde el Catálogo de Modelos, se refleja también en las mercancías que se generaron.

Al completar los datos, dé clic en el botón Guardar de la barra de herramientas superior. Con esto el sistema generará todos los artículos

resultantes de la combinación de los modelos, tallas y colores y se mostrarán como una mercancía independiente en el catálogo de

mercancías.

En la imagen 1.11 se muestra la vista tabular del catálogo de mercancías de la combinación de los modelos, tallas y colores registrados.

Imagen 1.11 Relación de Mercancías por modelo, talla y color.

Básculas Torrey

Ruta: Administrador – Otros módulos – Torrey

Para conocer a detalle, consulte el Manual llamado BásculasTorrey en la página: http://novacaja.com/ sección de Soporte.


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Estaciones

Ruta: Administrador – Avanzados – Establecimiento

Este catálogo le auxiliara a administrar las diferentes estaciones del sistema, ya sean configuradas como cajas o estaciones

administrativas.

Para habilitar por primera vez una estación:

Capturar el nombre que se le asignará a la estación, el código lo asignará el sistema de manera automática y consecutiva.

Imagen 1.0 Datos Generales Estaciones.

Configuración General

En cada una de las estaciones del establecimiento se debe señalar el tipo de estación ya sea administrativa o caja.

En caso de configurar la estación como una caja, habilitará las pestañas correspondientes mismas que se especificarán a continuación,

(ejemplo: configuración de caja, contenido de caja y cuentas abiertas).

En la imagen 1.1 se muestra la pestaña Configuración General

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Imagen 1.1 Pestaña Configuración General.

Configuración En primera instancia se deberá elegir la lista de precios que el establecimiento manejará para sus movimientos de venta; permite elegir

si en cada transacción pedirá el almacén referente a la mercancía, o de manera predeterminada podrá elegir uno, seleccionándolo de su

respectivo catálogo de almacenes. Posteriormente el usuario seleccionará el tipo de estación y como dato informativo, una vez que la

estación tenga movimientos, mostrará las fechas de inicio de operaciones y la última transacción.

Al seleccionar el parámetro Generar archivo de etiquetas en N. de E., lo que hará el sistema es que automáticamente, al crear una nota

de entrada localmente en el sistema, generará el archivo de etiquetas desde la aplicación de NOVACAJA - Diseñador de Etiquetas, de las

mercancías que ingresaron con ese documento, y al seleccionar el parámetro Imprimir CFDI en formato Tiquete: si la Estación es de tipo

Administrativa, las Facturas Globales Diarias se mostrarán en formato de tiquete.

Nota: Este parámetro no aplica para otras facturas como facturación de mostrador, facturación de tiquetes, de remisiones, etc.

Si la estación en la que se habilita es de tipo caja, al realizar la facturación de un tiquete desde el punto de venta, al momento de imprimir

la factura la mostrará en formato de cuarenta caracteres, óptima para imprimirse desde la impresora de tiquetes.

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Mostrar en Buscador

Imagen 1.2 Parámetros de Mostrar en Buscador.

Mediante estos parámetros indicará qué columnas se mostrarán en el buscador de mercancías, ya sea en punto de venta o bien

administrador.

Usa Buscador de Mercancías Reducido

Imagen 1.3 Parámetros de Buscador reducido y Fuente.

Al activar el parámetro Usa buscador de Mercancías reducido, en el punto de venta no ejecutará la búsqueda de los artículos ingresados

en el buscador al momento de escribir el concepto de la misma, sino solamente al escribir el texto a buscar y presionando <TAB> al final.

Este parámetro es recomendado para equipos de bajo rendimiento o bien cuando la base de datos tiene muchos artículos.

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Fuente del Buscador

Este botón permite ingresar a un cuadro de diálogo para elegir la fuente, estilo y tamaño del buscador de artículos, ya sea en el punto de

venta o en administrador. Al dar un clic al botón mostrará las opciones de fuente y podrá cambiarlas de acuerdo a sus necesidades.

En la imagen 1.4 se muestra la ventana Fuente con los diferentes tipos de letras.

Imagen 1.4 Fuente.

Al finalizar y aplicar los cambios, reinicie el punto de venta o el administrador, en su caso, y podrá ver cómo la fuente de los buscadores

ha cambiado para una mejor visualización.

En la imagen 1.5 se muestra la ventana del buscador de PDV con la fuente configurada.

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Imagen 1.5 Buscador PDV.

Pestaña Configuración de Caja (para tipo de Estación Caja únicamente)

La imagen 1.5 muestra la segunda pestaña del catálogo. Cuando sea necesario hacer una corrección en una cuenta, es posible seleccionar

si será al momento del evento o partida, o bien, al finalizar la cuenta y antes de cerrar el tiquete de venta. Cuando se requiere facturar

un tiquete, al momento de iniciar una operación: que el Sistema solicite información del Cajero, Vendedor, o en caso de una cuenta

abierta, el repartidor. Los demás parámetros de esta sección son referentes a mostrar e imprimir información al abrir caja, seleccionar

cliente en cada transacción, si se utiliza pantalla sensible al tacto (touch) y si habrá báscula conectada al equipo, habilitar el parámetro

para que la detecte. Aparte de funcionar como caja, es posible habilitarlo como verificador de precios, con opción de seleccionarlo en la

pantalla de inicio y mostrar el disponible de la mercancía.

El Usuario podrá exportar los reportes de caja, especificando la ruta y el tipo de archivo, teniendo seis opciones disponibles, algunas como

pdf, xls, txt, etc.

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Imagen 1.6 Pestaña Configuración de Caja.

El sistema genera automáticamente la TAE (Tira de Auditoría Electrónica), en la que se guardan todos los movimientos de la caja, misma

que generalmente está en la carpeta de usuarios como lo muestra el siguiente ejemplo:

C:\Users\GVillalobos\Documents\NOVACAJA\CCPDV\Documentos\TAE, es posible asignar dos rutas más para que se guarde el archivo en

el equipo.

Imagen 1.7 Pestaña Configuración de Caja, opción Rutas alternativas TAE.

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Pestaña Contenido de Caja (para tipo de Estación Caja únicamente)

En esta pestaña se define y captura la cantidad que debe tener la caja para hacer un retiro, esto lo utilizan generalmente los

establecimientos como medidas de seguridad y con el objetivo de no tener tanto efectivo disponible en caja. Existe la opción de capturar

una cantidad como tolerancia aparte del límite y un mensaje para el cajero avisando que es necesario hacer el movimiento

correspondiente.

Imagen 1.8 Pestaña Contenido de Caja.

Pestaña Cuentas Abiertas (para tipo de Estación Caja únicamente)

En esta sección se configura la operación de las cuentas abiertas. Para ello es necesario definir si en esa estación es posible cerrar una

operación o solo administra las cuentas y el equipo que funciona como caja las finalice. También se puede habilitar una serie de

parámetros del seguimiento de las mismas, seleccionar como se administrarán los folios, y como datos informativos: folio inicial, final,

último folio, etc.

Imagen 1.9 Pestaña Cuentas Abiertas.

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Pestaña Periféricos (para tipo de Estación Caja únicamente) Es en esta pestaña donde se seleccionan de los catálogos correspondientes y previamente dados de alta, los periféricos con los que

operará la estación caja. En el caso de la impresora, elegir también el puerto por medio de la lista desplegable.

Habilitar el parámetro Usa POS DVR (Point Of Sale Digital Video Recorder) se refiere a la función de programar grabaciones de las

operaciones que se hacen en punto de venta, para ello se requiere un hardware especial con conexión a un puerto COM.

En caso de contar con cajón de dinero, especifique el tiempo de tolerancia en que debe permanecer abierto; y en caso de que el usuario

pase de ese tiempo, se enviará dicha información al Reporte de alertas en este módulo de Administrador.

Cuenta también con la opción de habilitar dispositivos biométricos de huella digital, con un listado de los que se encuentran habilitados

en el sistema. La siguiente imagen muestra la pestaña y su contenido.

Si la estación maneja Monitor dual (consulte el tema más a detalle en el Manual de Punto de Venta), hay una sección en esta pestaña

para seleccionar la ruta para las imágenes de esa pantalla. La transición de una imagen a otra será de 5 segundos entre una y otra. Los

formatos de imagen soportados son: JPG, JPEG, PNG, GIFF y BMP y la resolución optima de la imagen deberá de ser de 742 pixeles de

ancho y 897 de alto. En caso de que no haya una carpeta de selección de imágenes, el espacio correspondiente a ese carrusel se mostrará

en negro.

Imagen 1.10 Pestaña Periféricos.

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Pestañas Impresión 1 e Impresión 2

En la primera pestaña de impresión, se eligen mediante una lista desplegable, los formatos de los documentos que se generen en esa

estación, que corresponden al Punto de Venta, como son el tiquete, cuenta abierta, apartado, etc. Al momento de seleccionar el formato

de la lista desplegable, en el recuadro siguiente, encontrará las características del formato. Por ejemplo: en el formato 3 de la cotización,

es posible agregar la fecha de expedición y una leyenda final utilizando un archivo de texto plano para configurar ciertos mensajes.

(Solicite ayuda de Soporte NOVACAJA para este formato).

Nota: existe un formato para el tiquete con el número 36, personalizado, que contiene la leyenda que corresponde a un pagaré, en caso

de ser necesario para las ventas a Clientes con crédito.

Bajo la lista desplegable se muestra la información contenida en cada formato, y para finalizar la configuración, capturar como se

imprimirá en cada documento: moneda en singular, moneda en plural y terminación.

Imagen 1.11 Pestaña Impresión.

En la segunda pestaña de impresión, se eligen de la misma manera, los formatos de los documentos que se generen en esa estación, que corresponden al Administrador, como las notas de entrada, salida, requisiciones, pagos a proveedor, recibo de caja, etc. En el caso del recibo de caja, si se selecciona el formato 1, operará únicamente en las estaciones que funcionen como Administrador, y el formato 2 (formato a 40 columnas), para las estaciones de Punto de Venta exclusivamente.

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Pestaña Estado Actual PDV (para tipo de Estación Caja únicamente)

Como dato informativo, en esta pestaña se muestra el contenido actual por forma de pago de la caja, con el importe correspondiente de

cada una.

Imagen 1.12 Pestaña Estado Actual PDV.

Además de los últimos folios generados de los documentos que operan el punto de venta.

Imagen 1.13 Pestaña Estado Actual PDV.

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Pestaña Estado Actual ADM (información Estación Administrativa)

Al igual que con el punto de venta, este catálogo cuenta con la pestaña informativa de los folios fiscales (prefijo, sufijo y consecutivo), y

los que genera el sistema de manera automática de los documentos de administración.

Imagen 1.14 Pestaña Estado Actual ADM.

En la parte inferior de las pestañas se encuentra la Vista Tabular, misma que se puede ordenar o filtrar por cierto campo.

Imagen 1.15 Vista Tabular.

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Establecimientos


Por medio de este módulo es posible dar de alta y configurar los establecimientos o sucursales con los que cuenta el negocio. Esto incluye

las pestañas: Comerciales, Fiscales, de Mercancía, Regionales, entre otros.

En la imagen 1.0 se muestra el módulo de establecimiento.

Imagen 1.0 Establecimiento.

Para explicar este apartado, a continuación, se dará de alta un nuevo establecimiento.

1. Ingrese al apartado de Avanzados – Establecimiento – Establecimientos.

2. Dé un clic en el botón Nuevo. A continuación, podrá ingresar los datos para un nuevo establecimiento.

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3. En los campos de nombre y nombre corto ingrese respectivamente un nombre descriptivo para el establecimiento, el código lo

genera de manera automática y consecutiva el sistema, seleccionar a qué rama de organizador corresponderá y el tipo. Esto

hace referencia a un catálogo en la ruta: Avanzados – Establecimiento – Tipos de Establecimiento en el que se va a configurar

qué mercancías se evitará vender en ese tipo de establecimiento (se explicará a detalle más adelante).

En la imagen 1.1 se muestra el apartado “ficha”

Imagen 1.1 Ficha.

4. Dentro de la pestaña “Datos oficiales” (1) ingrese los siguientes datos:

a. Si se desea, puede copiar la mayoría de los datos informativos de un establecimiento que ya se haya dado de alta. Para

esto, desde el campo “copiar del establecimiento” elija del que desee copiar los datos y automáticamente llenará los

campos de este nuevo establecimiento con los datos del que se haya seleccionado.

Imagen 1.2 Copiar información de Establecimiento.

b. A continuación, se ingresan los datos de información oficial del establecimiento, como razón social y el nombre

comercial. También ingrese las siglas del registro tributario y el registro tributario correspondiente.

En la imagen 1.3 se muestra el apartado “Datos generales”.


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5. La pestaña “Datos oficiales” (2) permite ingresar datos como la dirección del establecimiento y teléfonos. En la imagen 1.4 se muestra el apartado “ubicación”.

Imagen 1.4 Ubicación.

a. Dirección

Se colocan los datos de localización física del establecimiento, como domicilio, colonia, número interior, número

exterior, municipio, estado y país (mismo que se marca como predeterminado al configurar los Parámetros Generales

– País Favorito), además de la posibilidad de en determinado momento agregar el fichero de una imagen con el mapa

de la ubicación de dicho establecimiento. Estos datos aparecerán en las facturas que se generen en el sistema.

b. También se puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho mapa. (Para entender este apartado refiérase al manual

“entidades”).

En la imagen 1.5 se muestra el campo Entidad.

Imagen 1.5 Entidad.

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c. Teléfonos

En este espacio puede colocar hasta tres números telefónicos del establecimiento, seleccionando en cada uno el tipo

de teléfono al que corresponde.

En la imagen 1.6 se muestra el apartado “Teléfonos”.

Imagen 1.6 Teléfonos.

6. La pestaña de “Datos individuales” permite ingresar exactamente los mismos datos que en la pestaña anterior, con la diferencia que esta se utiliza para aquellos establecimientos de uso del negocio. Es decir, es posible que en una organización un establecimiento se use para operaciones administrativas, y en otro lugar se use con fines operacionales, como una tienda. En la imagen 1.7 se muestra el apartado “Ubicación”.

Imagen 1.7 Ubicación.

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Permite además especificar datos como el área de piso, almacén y estacionamiento del establecimiento.

En la imagen siguiente se muestra el apartado “áreas (m2)”

Imagen 1.8 Áreas (m2).

7. La pestaña “Encabezado PDV” permite configurar el encabezado de impresión de tiquete de las estaciones de Punto de venta

que se manejan en dicho Establecimiento. De manera predeterminada sugiere los textos correspondientes que se dan de alta

en la pestaña de “Datos oficiales (1)”.

A continuación, se muestra la sección de “Encabezado sugerido”.

Imagen 1.9 Encabezado Sugerido.

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8. La pestaña “Parámetros regionales” permite indicar el país preferido y las siglas del registro tributario, mismas que se ingresaron en la inicialización de la base de datos.

Imagen 1.10 Regionales.

También permite ingresar el cliente que fungirá como “Clientes Diversos” que el Sistema utilizará de manera predeterminada

para realizar las transacciones. Si se desea cambiar este cliente primero se debe dar de alta un nuevo registro en su respectivo

Catálogo. Además, debe ingresar al “Organizador para Clientes” que el sistema utilizará de manera predeterminada para realizar

nuevas altas de los mismos.

9. La siguiente pestaña muestra los “Parámetros de mercancía”, con los cuales se controla el comportamiento de movimientos que se realicen en el sistema. En la imagen 1.11 se muestra la primera sección llamada: Afectación de Inventario.

Imagen 1.11 Sección Afectación de Inventario.

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Generar entradas forzadas PDV. Al activar este parámetro indicamos al sistema que aun cuando no se cuente con mercancía en existencia

en el sistema, pueden realizarse ventas de dicha mercancía desde el punto de venta. Posteriormente, estas entradas forzadas de

mercancía se compensan mediante el asistente de Compensar Entradas Forzadas.

Generar entradas forzadas ADM. Al activar este parámetro indicamos al sistema que aun cuando no se cuente con mercancía en

existencia en el sistema, pueden realizarse ventas de dicha mercancía desde administración. Posteriormente, estas entradas forzadas de

mercancía se compensan mediante el asistente de Compensar Entradas Forzadas.

Obligar la compensación de entradas forzadas. Con este parámetro activado, si se tienen entradas forzadas sin compensar en el

inventario, el sistema pedirá ingresar al asistente de Compensar Entradas Forzadas para cuadrar el inventario.

Usa precios basados en divisas. Al momento de habilitar este parámetro, el sistema considerará el tipo de moneda que se encuentre

habilitado como divisa en las mercancías en el catálogo de listas de precios y costos.

Códigos compartidos para Mercancías. Habilitando esta opción, el sistema permite que, en el catálogo de mercancías, pestaña Especiales,

se puedan compartir códigos de barras iguales entre diferentes mercancías.

Modificar precio de venta utilizando Notas de Entrada. Este parámetro cambia el precio mínimo de venta al modificar el precio de venta

de una mercancía, esto se realiza tomando como base el porcentaje de utilidad marginal indicado en la lista de precios al momento de

hacer entradas en el inventario.

Reservado automático de pedidos. Con este parámetro habilitado, al momento de cerrar un pedido en el Administrador, dejará la

mercancía reservada de forma automática en el inventario, reflejándose en el Compueje de mercancías. Este movimiento no aplica en

caso de que el pedido quede pendiente.

Reservado automático de cuentas abiertas. Al habilitar este parámetro, al momento de generar una cuenta abierta en el Punto de venta,

el sistema reservará automáticamente la mercancía y no estará disponible para ninguna otra operación en el sistema. En el caso de que

algún parámetro relacionado con la generación de entradas forzadas (en esta misma sección) esté habilitado, este parámetro se

deshabilitará y no será posible utilizarlo en ese Establecimiento. En el Compueje de la mercancía se especificará en el campo

“Reservados”, aquellos folios de las cuentas abiertas que cuenten con ese artículo en dicho estatus.

Sección Método de costeo para inventarios, Máximo de unidades por renglón y Grupo de precios:

Cuando se realiza el proceso de inicialización de la base de datos, se debe seleccionar el método de costeo para inventarios que se va a

manejar. Son tres las opciones a elegir: promedio, Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), o bien, Últimas Entradas Primeras Salidas

(UEPS), siendo recomendable no cambiar una vez que se seleccionó uno de los métodos en el sistema (en ese tema se debe consultar al

área Contable de su Empresa).

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El máximo de unidades por renglón se refiere a las unidades máximas limitadas por renglón o partida en el punto de venta. En el apartado de “Grupo de precios” es necesario seleccionar el que se vaya a manejar en ese establecimiento, siendo el grupo de listas de precios el que aplica para las ventas por volumen, configuradas en el catálogo de mercancías en la pestaña correspondiente.

Imagen 1.12 Sección Método de costeo para inventarios, Máximo de unidades por renglón y Grupo de Precios.

Sección Peso variable, indica que el establecimiento maneja códigos de producto de peso variable, y los parámetros que contiene

muestran la configuración de la construcción de los códigos del producto, además de seleccionar si el código de barras de las mercancías

contiene la información del peso o del importe.

Imagen 1.13 Sección Peso variable.

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10. La siguiente ventana corresponde a algunos otros parámetros que afectan mercancías. Únicamente el primer parámetro de la

lista llamado: Modificar precio de venta al cambiar costo base en nota de entrada se podrá relacionar específicamente con cierto

(s) organizador (es) de mercancías. Aunque no es un proceso obligatorio y en caso de no vincularlos: tomará la parametrización

seleccionada para todas las mercancías del Catálogo.

Imagen 1.14 Pestaña Parámetros de mercancías (2).

Modificar precio de venta al cambiar costo base en Notas de Entrada. Si en las notas de entrada se ingresa un costo base de la mercancía

diferente del actual, su precio de venta se modificará de manera proporcional a su contribución y utilidad marginal respecto a su nuevo

costo.

Modificar precio de venta al cambiar costo base para paquetes en Notas de Entrada. Si en las notas de entrada se ingresa un costo base

de la mercancía que sea parte de un paquete diferente del actual, su precio de venta se modificará de manera proporcional a su

contribución y utilidad marginal respecto a su nuevo costo.

Modificar precio mínimo de venta en forma proporcional al modificar el precio de venta. En caso de que se modifique el precio de

venta de la mercancía en el catálogo de listas de precios y costos, el sistema automáticamente ajustará el precio mínimo de venta de

acuerdo a la configuración que se tenga en utilidades, descuento máximo, etc.

Igualar costo de reposición al cambiar último costo si es diferente de cero. Indica que, en los documentos de entrada de mercancía, si

nosotros ingresamos dicha mercancía con un costo cero, el sistema automáticamente igualará el costo de reposición correspondiente a

la misma. La nota informativa dentro de este parámetro aclara que aplica únicamente a la Nota de Entrada por compra, que corresponde

al código 1.

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11. En la imagen 1.15 se muestra el contenido de la siguiente pestaña: “Parámetros de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar (P.

CxC y CxP)”, es en este apartado se pueden editar y cambiar los nombres de los conceptos. Únicamente son datos informativos

que se pueden visualizar en los Compuejes respectivos.

Imagen 1.15 Conceptos CxC y CxP.

12. Enseguida, se observa la pestaña de “Listas de precios”. En este apartado agregue las listas de precios que manejará el Establecimiento.

Enseguida se muestra el apartado “Parámetros de las Listas de Precios relacionadas al Establecimiento”, además de que se puede ligar a

una condición de pago. También se puede capturar el número de pagos que se considerarán para esa condición.

Imagen 1.16 Parámetros Listas de precios.

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13. A continuación, tenemos la pestaña Remisionado en la cual se configuran los parámetros de remisiones que se van a utilizar en el establecimiento.

En la imagen 1.17 se muestra el apartado mercancía remisionable

Imagen 1.17 Mercancía Remisionable.

En la sección de Mercancía remisionable se configuran los parámetros de remisiones en el sistema. Es necesario asignar un

atributo a una mercancía que sea identificativo para distinguir mercancía remisionable, además de especificar los almacenes en

el establecimiento que se utilizarán para contener y devolver esta mercancía.

14. La pestaña “Parámetros” muestra todos aquellos parámetros del establecimiento que pueden ser configurados por medio del administrador. En la imagen 1.18 se muestra el apartado “Generales”.

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Imagen 1.18 Generales.

Confirmar al grabar en Documentos. Se refiere al mensaje que muestra el sistema al guardar un documento dentro de la aplicación de

administrador, por ejemplo: una factura o una nota de entrada.

En la imagen 1.19 se muestra la ventana de confirmación.

Imagen 1.19 Mensaje de Confirmación.

Admite descuentos en las Notas de Entrada. Habilita los campos de Descuento 1, Descuento 2, Descuento 3 y Descuento 4 para aplicarse

a las mercancías en la nota de entrada.

Captura libre en Notas de Entrada. Al habilitar este parámetro, ya no se limita al usuario a relacionar entradas de mercancía con un

proveedor específico, se puede capturar cualquier mercancía seleccionando cualquier proveedor.

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Captura libre en Órdenes de Compra. Como el parámetro anterior, permite seleccionar cualquier proveedor para una mercancía en este

documento.

Usa Proveedores restringidos. El resultado de habilitar este parámetro es que en ese establecimiento no le pueden comprar a los

proveedores que tengan habilitado el parámetro E/S restringidas, mismo que se encuentra en el catálogo de proveedores en la pestaña

Criterios de Comercialización.

Negar devolución de tiquetes facturados. Al habilitarlo, evita que en el establecimiento se pueda generar una devolución de tiquetes

facturados tanto en el administrador como en el punto de venta.

Captura de complementos por código. La funcionalidad de este parámetro es que cuando una mercancía tenga configurada una

promoción (catálogos de mercancías pestaña Promociones), se puedan seleccionar los artículos promocionales por medio de su código

de barras ya sea con un lector, escáner, o, por ejemplo: con un teclado programado con el nombre del artículo complemento.

Omitir validación contenido de caja. Habilitando este parámetro, el sistema en el punto de venta no considera el contenido de la caja

para un proceso de devolución con cualquier forma.

Obligar corte de turno. En este Establecimiento, además del Corte Z, se obligará a que cada cambio de turno se haga el cierre de caja

correspondiente.

Usa centros de impresión. Este parámetro está relacionado con el módulo de Comandas, donde el sistema enviará impresiones a los

diferentes dispositivos, según la configuración que defina el usuario.

Utilizar pedimentos aduanales. Se habilitan los campos de pedimentos aduanales para capturar en las notas de entrada en el

administrador.

Obligar folio fiscal Nota de Entrada por Compra. El sistema estará forzado a que al momento de que se elija en la nota de entrada el

Tipo de Movimiento 1, siendo entrada por compra y finalizar el documento, automáticamente se generará un folio fiscal.

Permitir duplicar folios fiscales. Esto será admitido en los documentos notas de entrada y notas de salida.

Validar aplicación de recibos de Caja. En caso de habilitar este parámetro, el sistema enviará una ventana de confirmación en caso de

que se desee aplicar automáticamente (y en el formato que se encuentre seleccionado) el Documento al Estado de Cuenta del Cliente

(CxC). En caso de que este parámetro se tenga deshabilitado, la aplicación se deberá hacer de forma manual y no automática. En el

momento que este parámetro se habilite, se podrá visualizar la función de Recibos de Caja en el Punto de Venta.

Validar aplicación de notas de crédito. En caso de habilitar este parámetro, el sistema enviará una ventana de confirmación en caso de

que se desee aplicar el Documento al Estado de Cuenta del Cliente (CxC). En caso de que este parámetro se tenga deshabilitado, la

aplicación se deberá hacer de forma manual y no automática.

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Validar aplicación de pago a proveedores. En caso de habilitar este parámetro, el sistema enviará una ventana de confirmación en caso

de que se desee aplicar el Documento al Estado de Cuenta del Cliente (CxC). En caso de que este parámetro se tenga deshabilitado, la

aplicación se deberá hacer de forma manual y no automática.

Mostrar desglose de impuestos en Notas de Entrada. Muestra en el documento el detalle de los impuestos en un solo campo y

concentrados (IVA, IEPS, etc.).

Comisiones basadas. Las opciones que se encuentran en este parámetro son Con impuesto o Sin Impuesto, concierne a comisiones de

vendedor, información reflejada únicamente en el reporte de ventas por organizador-vendedor.

URL. Uniform Resource Locator o, en español, Localizador Uniforme de Recursos, dirección donde se ubica el servicio WEB y en este

campo se debe especificar el propio del establecimiento.

Traspasos solo con el mismo registro tributario. Habilitado este parámetro el sistema solo permitirá traspasos de mercancías entre

establecimientos con el mismo RFC.

Para consultar el inventario, habrá que especificar de nueva cuenta el URL donde se ubica el servicio WEB y seleccionar el almacén

correspondiente.

15. La siguiente pestaña Parámetros Facturación se utiliza para configurar ese proceso.

Imagen 1.20 Pestaña Parámetros Facturación.

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Factura Global Diaria. Permite cambiar el detalle de la factura global diaria, ya sea para visualizarla e imprimirla de manera simple,

detallada, concentrada o concentrada por rangos, y la última opción: desglosado por folio – tiquete, generará un renglón por cada tiquete,

donde aparecerá cantidad 1 en cada renglón, el folio del documento, nombre del documento (tiquete), dato de Unidad de Medida (UM)

que siempre será la palabra folio, precio unitario sin impuestos y el importe sin impuestos; al final: la sumatoria de cada uno de ellos;

amparando con este contenido, las solicitudes de legislación de la SAT.

También permite elegir si se va a realizar una sola factura para todos los Cortes Z sin facturar o bien una factura para cada Corte Z.

Días de tolerancia para facturar tiquetes. Opción para capturar número de días del rango de los meses de enero a noviembre y el mes

de diciembre, siendo recomendable configurar este parámetro según las recomendaciones del área contable de la empresa.

Parámetros:

Facturar tiquetes de otros establecimientos. Se deberá capturar el dato exacto del documento en el Punto de Venta.

No afectar inventario al facturar. Este parámetro no afecta el inventario de la Facturación en el Punto de Venta, tiene como condición

utilizar entradas forzadas.

Cancelar facturas de meses anteriores al actual: Ya se encuentra disponible la opción de cancelar facturas de otros meses. El parámetro

estará por default deshabilitado, y funcionará para el módulo de Cancelación de Facturación (Administrador – Operación –

Comercialización), como en Punto de Venta (opción F10 – 2 – 5).

16. La pestaña “Alertas” permite indicar contactos que el sistema utilizará para enviar avisos respecto a los movimientos o incidencias generadas, por ejemplo, cuando se llegue a la existencia mínima de alguna mercancía. En la imagen 1.21 se muestra el apartado Contactos para Alertas.

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Imagen 1.21 Contactos para Alertas.

Se debe indicar un nombre para dicho elemento de la lista de contactos, y en el campo referencia ingrese un correo electrónico o un

número de teléfono móvil, dependiendo del tipo de dato que se haya indicado. Para agregar un contacto a la lista, ingrese los datos

correspondientes y dé un clic en el botón Agregar.

El sistema permite enviar los tiquetes de venta generados en el punto de venta a los correos electrónicos que se den de alta en esta

sección. Es necesario tener configurado el servicio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol: Protocolo Simple de Trasferencia de Correo) para

que sea posible.

Para configurar este servicio, el usuario deberá habilitar el configurador de NOVACAJA que se encuentra en la siguiente ruta de acceso:

C:\Archivos de programa o Archivos de programa (x86)\NOVACAJA\NOVACAJA – Administrador o bien, en el escritorio como acceso

directo.

Esta es la imagen del ícono respectivo:

Se deberá configurar tanto en la opción de administrador como en el punto de venta, ambos tienen una pestaña llamada Configuración

SMTP, como la muestra la siguiente imagen: se deberán capturar los campos del servidor SMTP de servicio de correo, como los datos del

servidor (ejemplo: servidor del servicio de correo de Gmail), puerto SMTP (correspondiente al que utiliza el servicio de Gmail), usuario y

contraseña SMTP, que utilizará para esa funcionalidad, y se debe de habilitar siempre el parámetro Seguridad SSL.

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Imagen 1.22 Configuración servicio SMTP.

El parámetro Mostrar alerta visual en PDV permite mostrar un mensaje en la aplicación de punto de venta cada que un movimiento o

incidencia generada por el sistema que puede ser identificado por el cajero.

Para finalizar, existe una alerta designada al momento de que se da de alta o edita información respecto a los Clientes, y al habilitarla,

el sistema solicitará un buzón destino de correo electrónico. También para esta funcionalidad debe de estar configurado el servicio

SMTP y el dato del remitente será el correo de la cuenta configurada en el archivo de Configuración de NOVACAJA, mostrado en la imagen

1.23.

17. La siguiente pestaña es nombrada “Catálogos de Comodines (1)”, donde es posible etiquetar de manera particular los títulos de

menús y botones de los catálogos de: Colores, sabores o aromas; Modelos, estilos o tipos, y Fabricantes, localizados en Catálogos

– Mercancías, además de los campos: Referencias 1 y 2 que se encuentran situados en Notas de Entrada, Notas de Salida, Notas

de Entrada por Traspaso y Notas de Salida por Traspaso en Operación – Frecuente. La siguiente imagen muestra el contenido de

esta pestaña.

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Imagen 1.23 Catálogos Comodines.

18. La siguiente pestaña es nombrada “Catálogos de Comodines (2)”, el uso de estos catálogos comodines es para remisiones y se

encuentra destinado para un proceso en específico. En caso de que se requiera más información, consulte al personal de Soporte

NOVACAJA.

19. A continuación, se describe la pestaña de “Comisiones”, donde se configuran las comisiones a las que se hacen acreedores los

vendedores. En caso de que el cliente al que le hayan vendido, tenga un atraso en sus pagos programados, se cuenta con la

opción de que se pueda establecer una sanción en el cálculo de dichas comisiones. Se muestra la imagen 1.24 que corresponde

a esa pestaña, con las opciones de: Sin sanción, Sanción por pago extemporáneo por condición de pago, Sanción por pago

extemporáneo por Establecimiento, este último parámetro con la elección a tres rangos de días de atraso con porcentaje que se

restará de la comisión. Esta información puede ser consultada en el reporte de Ventas por Organizador – Vendedor, localizado

en Reportes – Comercialización en Administración.

Imagen 1.24 Pestaña Comisiones.

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20. La siguiente pestaña corresponde a los “Parámetros Especiales”, mismo que incluye la configuración de los apartados en caso

de que se manejen en el punto de venta. Permite abrir un apartado y también cerrarlo, aunque la mercancía no tenga existencia

disponible para ello. Este comportamiento solo se dará cuando los parámetros "Abrir aún sin disponible" y "Cerrar aún sin

disponible" estén habilitados.

En este caso, no se hará ningún reservado y al cerrar el apartado, si no hay disponible deberá generar una entrada forzada,

aunque el parámetro (configurable en este mismo catálogo, pestaña Parámetros de Mercancías) esté desactivado.

Además, es posible solicitar anticipo, capturando el porcentaje del anticipo y los días considerables para el vencimiento.

Relacionado al tema de Apartados, el último parámetro es, habilitar que un abono pueda generar un tiquete, seleccionado de la

lista desplegable, que mercancía al apartarla debe de generar el tiquete en el punto de venta.

En la siguiente sección llamada Verificación de Andén, se refiere a una revisión en físico de las mercancías que se les den salida,

y que coincidan con lo que el sistema marque como existencia, siendo este control mediante el código individual del artículo, al

habilitar los parámetros: exige al sistema llevar a cabo este proceso con las opciones en notas de salida y notas de salida por

traspaso.

RFC compartido: en esta sección se define si entre los clientes que se tengan habilitados compartirán un mismo RFC, además de

que es posible capturar un prefijo que los identifique por establecimiento. Para finalizar con la descripción de esta pestaña, se

encuentra la sección de Cotizaciones, en caso de que operen en el punto de venta, se podrá configurar cuántos días tendrán de

vigencia y la medida del encabezado que maneje el documento.

Imagen 1.25 Parámetros Especiales.

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21. El siguiente apartado corresponde a la pestaña llamada “CFD/CFDI”, (Comprobante Fiscal Digital por Internet), donde en la

primera sección se seleccionan las familias de los impuestos IVA y IEPS; ingrese los códigos correspondientes a estos impuestos;

estos registros se modifican desde el catálogo de impuestos.

Active el parámetro Habilitar CFDI. Con esto, se activan los campos correspondientes a la configuración.

En el campo Servicio se encuentra un listado de todos aquellos servicios de comprobante fiscal digital por internet con el que

puede trabajar actualmente el sistema. La lista que se despliega consta de varios archivos dll, estos deben de estar en una

ubicación especial y son proporcionadas por el personal del área de Implantación (en el caso del CFDi 3.3 seleccione la dll

correspondiente como lo muestra la imagen siguiente). En los campos usuario y contraseña ingrese los datos proporcionados

por su proveedor del sistema de CFDI. En el campo de régimen fiscal se ingresa el dato que otorga el SAT al contribuyente,

seleccionando de la lista desplegable; siendo un dato obligatorio también.

El parámetro Generar Adenda NOVACAJA: en los procesos de facturación (excepto Factura Global Diaria), se puede generar una

adenda al archivo .xml con información propia de la mercancía (código, proveedor, cantidad, costo, importe, etc.), para que, de

manera opcional, el usuario pueda importar esta información a una nota de entrada.

Nota: consulte el apartado de Notas de entrada en este documento (página 119).

La información que proporciona el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI), corresponde al timbrado.

En la sección Datos: contraseña, No. Certificado, No. Aprobación, y Año de aprobación, información que será proporcionada por

EL SAT (Servicio de Administración Tributaria) y finalmente, los datos de e-mail, en caso de que se quiera especificar el correo

del personal de la empresa a quien se desea notificar del proceso de los comprobantes fiscales digitales.

En la imagen 1.26 se muestra el apartado Configuración para CFD/CFDI y en la siguiente, los campos de la sección de Datos.

Imagen 1.26 Datos CFDI.

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Imagen 1.27 Pestaña CFDI.

Nota: El régimen fiscal es el conjunto de las normas e instituciones que rigen la situación tributaria de una persona física o jurídica. Se trata, por lo tanto, del conjunto de derechos y obligaciones que surgen del desarrollo de una determinada actividad económica.

La última sección de esta pestaña se llama Notificaciones, en su contenido: un parámetro que es opcional habilitar, llamado Validar timbres restantes con la captura de 3 alertas, campos en los que deberá capturar la cantidad de timbres que deberán quedar en cada una de ellas para que se lleven a cabo. Ejemplo (como se muestra en la imagen siguiente): cuando el sistema detecte que quedan 1,000 timbres, enviará el primer correo de alerta, hasta que, al momento de llegar a 600 y 300 mande la segunda y tercera alerta. La dirección al que será enviado el correo, será aquella que esté configurada en el buzón e-mail, que está en la sección de Datos en ésta misma pestaña.

Imagen 1.28 Sección Notificaciones.

http://definicion.de/persona/

http://definicion.de/derecho

http://definicion.de/regimen-fiscal/

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22. En caso de que en el establecimiento se reciban pagos de servicios digitales, y una vez habilitados y configurados los conceptos en Catálogos - Comercialización – Servicios Digitales, en la última pestaña llamada Pago de Servicios es donde se seleccionan los que se vayan a operar en los puntos de venta de ese establecimiento, como se muestra en la imagen siguiente.

Imagen 1.29 Pestaña Pago de Servicios.

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Almacenes


En la imagen 1.0 se muestra la pantalla en la cual se dan de alta los almacenes.

Imagen 1.0 Catálogo de Almacenes.

Este catálogo de almacenes sirve para dar de alta y administrar los almacenes de mercancía. El sistema asigna automáticamente un código

de almacén, y el usuario asigna el establecimiento, nombre y un nombre corto para identificarse. Posteriormente, en la configuración de

una estación administrativa o de punto de venta, se puede indicar a qué almacén estará afectando de manera predeterminada la

mercancía con la que esté operando.

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Organizador de Establecimientos


Este catálogo es para asignar un grupo específico con el fin de organizar los establecimientos en caso de que sea necesario para la

empresa, automáticamente se encuentra un padre de dicha organización llamado Establecimientos, el campo de “código” lo asigna el

sistema, se captura el nombre del organizador, y en el campo llamado Información para cajero se puede añadir texto libre.

Imagen 1.0 Catálogo de Organizador de Establecimientos.

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Tipos de Establecimiento


Este catálogo se puede utilizar cuando se desee organizar establecimientos con ciertas características, con la opción de que en ellos, se

pueda seleccionar mercancía que no se permita vender en ese tipo de establecimiento, por ejemplo, en la siguiente imagen se habilitó el

tipo: sucursal sin venta de bebidas alcohólicas, agregando la cerveza de bote, mercancía que no será podrá vender en ninguna estación

de ese establecimiento.

Esta funcionalidad está ligada a Avanzados – Establecimiento – Establecimientos.

Imagen 1.0 Tipos de Establecimiento.

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Roles de Usuario

Ruta: Administrador – Avanzados – Seguridad

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla del catálogo de roles de usuario. La finalidad es crear un patrón de permisos para un Perfil

específico de usuarios en el sistema. Los permisos se encuentran ordenados alfabéticamente.

Imagen 1.0 del Catálogo Roles de Usuario.

Al agregar un nuevo rol de usuario, el sistema automáticamente le asignará un código, y el usuario – administrador asignará un nombre

para dicho grupo de usuarios.

En la imagen 1.1 se muestra el campo que corresponde a Datos Generales.

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Los permisos se encuentran seccionados en cuatro pestañas, en la primera llamada Generales, se observa que está segmentada en las

dos principales aplicaciones de NOVACAJA: Punto de Venta y Administración. Cada apartado permite seleccionar los distintos permisos

para cada una de las acciones o movimientos que se realizan en el sistema. Al seleccionar de cada grupo de parámetros las acciones

correspondientes, los usuarios pertenecientes al rol de usuario podrán ejecutar dichas acciones. Todas las pestañas cuentan con los

botones Marcar Todos o Desmarcar Todos, para así, habilitar o deshabilitar los permisos en una sola exhibición.

En la imagen 1.2 se muestra la pestaña Generales.

Imagen 1.2 pestaña Generales.

De la misma manera, en la pestaña Catálogos se puede seleccionar los permisos con que cuenta el rol de usuario en los catálogos del

sistema, específicamente las acciones de agregar un nuevo registro, editar, eliminar o consultar la información.

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En la imagen 1.3 se muestra la pestaña.

Imagen 1.3 pestaña Catálogos.

La siguiente pestaña corresponde a Reportes, se encuentran seccionados los reportes del punto de venta y los reportes de administración,

para configurar cuáles son los que podrá generar para consulta o exportar el rol de usuario. La siguiente imagen corresponde a esa

pestaña de “permisos”.

Imagen 1.4 pestaña Reportes.

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La última pestaña corresponde a Tipos de movimiento de inventario, determinando en un listado cada una de las partidas de entradas y

salidas de inventarios que se manejan en el sistema, de esta manera se configura qué movimientos tendrá permitido generar el rol de

usuario, generalmente en los documentos: Notas de Entrada, Notas de Salida, Notas de Entrada por Traspaso, en el módulo

administrador.

Imagen 1.5 pestaña Tipos de Movimiento de Inventario.

Usuarios

Ruta: Administrador – Avanzados – Seguridad El catálogo de usuarios permite dar de alta o modificar los usuarios que utilizan el sistema, así como los permisos (ordenados

alfabéticamente) que tendrá.

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla principal del catálogo.

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Imagen 1.0 Catálogo Usuarios.

Al registrar un usuario, el sistema automáticamente asignará un código, permitiendo el ingreso de los campos restantes:

Empleado: Este campo permite seleccionar el registro de empleado previamente registrado en el catálogo correspondiente.

Rol: Este campo permite seleccionar el rol correspondiente, copiando los atributos de permisos de un rol de usuario en específico.

Usuario: Este campo será asignado automáticamente al llenar el campo “empleado”, tomando el dato que fue asignado anteriormente

en el catálogo de empleados en el campo “Nombre Corto”.

Organizador: Se debe asignar al usuario a qué organizador de establecimientos pertenece, previamente registrado.

Contraseña: El sistema solicita el ingreso de una contraseña alfanumérica con longitud entre 6 y 20 caracteres.

Confirmación: El sistema valida que el ingreso de este campo sea el mismo que el campo contraseña.

En la imagen 1.1 se muestra el campo que corresponde a “Datos generales”.

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Al igual que el catálogo de roles de usuario, este cuenta con las mismas cuatro pestañas en la sección de Permisos, reiterando que en

caso de haber seleccionado un rol en los Datos Generales, automáticamente se genera para ese usuario ese perfil de permisos, en caso

de habilitar o deshabilitar alguno, se hace de manera particular. Todas las pestañas cuentan con los botones Marcar Todos o Desmarcar

Todos, para así, habilitar o deshabilitar los permisos en una sola exhibición.

La pestaña de Generales está segmentada en las dos principales aplicaciones de NOVACAJA: Punto de Venta y Administrador. Cada

apartado permite seleccionar los distintos permisos para cada una de las acciones o movimientos que se realizan en el sistema. Según los

parámetros elegidos, serán las acciones correspondientes que el usuario podrá ejecutar. La siguiente imagen muestra esta pestaña del

catálogo.

Imagen 1.2 pestaña Generales.

De la misma manera, en la pestaña Catálogos se puede seleccionar los permisos con que cuenta el rol de usuario en los catálogos del

sistema, específicamente las acciones de agregar un Nuevo registro, Editar, Eliminar o Consultar la información.

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En la imagen 1.3 se muestra la pestaña.

Imagen 1.3 pestaña Catálogos.

La pestaña de Reportes de igual manera que la pestaña Generales está segmentada por punto de venta y administrador. Cada apartado

permite seleccionar los distintos reportes a los que el usuario tendrá acceso. (Ver imagen 1.4).

Imagen 1.4 pestaña Reportes.

La siguiente pestaña corresponde a Tipos de movimiento de inventario, determinando en un listado cada una de las partidas de entradas

y salidas de inventarios que se manejan en el sistema, de esta manera se configura qué movimientos tendrá permitido generar el usuario,

generalmente en los documentos: Notas de Entrada, Notas de Salida, Notas de Entrada por Traspaso, en el Módulo Administrador-

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Imagen 1.5 pestaña Tipos de Movimiento de Inventario.

En la última pestaña del Catálogo, nombrada Autorización móvil, está relacionada con la configuración de autorizaciones por medio de

un celular, de movimientos operativos en el Punto de Venta, de un Módulo llamado NOVACAJA – Autorizador.

Capture en el campo de Tema, un nombre que identifique la estación caja de donde recibirá los avisos de peticiones para autorizar algún

movimiento (varios teléfonos podrán tener habilitado ese mismo tema, para el caso de que hubiera más de algún Supervisor, Gerente o

personal que autorice movimientos por este medio).

Puede habilitar el parámetro que sea en todos los establecimientos donde el usuario pueda autorizar movimientos, o bien, seleccionar

de la lista desplegable, en qué establecimiento específicamente.

En caso de que sea habilitado en todos los establecimientos, por default quedará seleccionado el parámetro que es en todas las cajas; en

caso contrario, si se selecciona un establecimiento, se deberá especificar una estación caja de ese establecimiento, o habilitar el

parámetro de todas las cajas.

A continuación, se muestran imágenes con ambas opciones:

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Imagen 1.6 pestaña Autorización móvil.

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Nota: para continuar con la configuración de esta sección, se recomienda consultar el Manual correspondiente (NOVACAJA – Autorizador).

Empleados

Ruta: Administrador – Avanzados – Seguridad En la imagen 1.0 se muestra la pantalla que corresponde al catálogo de empleados.

Imagen 1.0 pantalla del Catálogo de Empleados.

Este catálogo permite dar de alta, modificar y consultar los registros de los empleados de la organización. Esto servirá como base para

crear a los usuarios del sistema.

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El contenido de la ficha de este catálogo se encuentra seccionado en seis pestañas, mismas que se describen a continuación:

La pestaña General indica los datos generales del empleado. El sistema asigna automáticamente un código consecutivo para el empleado.

Se deben ingresar datos como nombre, apellidos, un nombre corto que sirve posteriormente como usuario del sistema, fecha de

nacimiento, de ingreso y de baja (en su caso). También permite colocar su registro tributario, seleccionar a qué organizador de empleados

pertenece, género y el parámetro Deshabilitado, (si se encuentra seleccionado, el empleado no podrá hacer uso del sistema), y al final se

encuentra un campo para capturar el dato referente al puesto del empleado en la organización.

Además, permite colocar una fotografía del empleado (tamaño de imagen sugerido: 140 x 180 px.), así como la huella digital del mismo

para una mayor seguridad, como se muestra esa sección en la siguiente imagen.

Imagen 1.1 sección pestaña General.

En la siguiente pestaña Ubicación se pueden colocar los datos de localización física del empleado, como domicilio, colonia, municipio,

código postal, estado y país (se marca como predeterminado al configurar los Parámetros Generales – País Favorito), además de la

posibilidad que en determinado momento agregar el fichero de una imagen con el mapa de la ubicación de dicho empleado.

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También se puede colocar una entidad a la cual se refiere dicho mapa. De igual manera el correo-e, y en el apartado teléfonos se pueden

colocar hasta tres números de los empleados, seleccionando en cada uno el tipo de teléfono al que corresponde, la imagen que a

continuación se muestra corresponde a esta pestaña.

Imagen 1.2 pestaña Ubicación.

En la pestaña Adicionales se pueden colocar información complementaria del empleado, como: referencias en caso de emergencias o

notas complementarias acerca de la persona o puesto.

En la imagen 1.3 se muestra la pantalla de la pestaña Adicionales.

Imagen 1.3 pestaña Adicionales.

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Venta a empleados contiene datos informativos referentes a la última venta que se llevó a cabo a ese Empleado, importe actual

corresponde únicamente a la mercancía topada en cantidad que se le ha vendido.

Imagen 1.4 pestaña Venta a empleados.

Reloj de Empleados funciona como reloj checador para configurar el horario laboral del empleado, seleccionando sus horarios y días de

asistencia por medio de una lista desplegable, especificando hora de inicio y fin del turno. La siguiente imagen hace referencia a esta

pestaña.

Imagen 1.5 pestaña Reloj de Empleados.

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La última pestaña de este catálogo llamada Comercialización contiene la opción de elegir un Perfil de Empleados del Catálogo

correspondiente, en este se puede ingresar información como la necesite la empresa para organizar la información de sus empleados.

Imagen 1.6 pestaña Comercialización.

Organizadores de Empleados


Este módulo permite registrar organizadores para llevar un control interno de las respectivas áreas a las que corresponden los diferentes

empleados. El sistema permite el ingreso del campo nombre, la selección del campo padre y el campo código es asignado de manera

automática al guardar el registro.

En la imagen 1.0 se muestra la pantalla Organizadores de Empleados.

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Imagen 1.0 Organizadores de Empleados.

Perfil de Empleados


Este catálogo compete a la parte de Comercialización en Ventas a Crédito únicamente y relacionado a las Condiciones de pago localizada en Administrador – Catálogos – Generales, sección Bloque de Comisión.

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En el Perfil de Empleado se captura el nombre del perfil, el código lo proporciona de manera automática y consecutiva el sistema, es

posible en la sección de Configuración, seleccionar los organizadores de mercancías de las cuales se les otorgará a los empleados alguna

comisión, para finalizar, se habilitan 3 Bloques de Comisiones, que, dependiendo de la Condición de Pago de cierto cliente a crédito, se

configurará qué bloque de comisión se le autoriza al empleado. Por ejemplo: el Cliente Informática para Beneficio, S de RL de CV, tiene

habilitado en Comercialización, la Condición de Pago 15 días, mismo que se le otorgará el Bloque1, correspondiente a 8.5% de la venta sí

el empleado tiene relacionado el Perfil A en el catálogo correspondiente. La imagen que a continuación se muestra, es el ejemplo

mencionado.

Imagen 1.0 Perfil de Empleados.

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Parámetros PDV

Ruta: Administrador – Avanzados – Otros

Este módulo es el último para configurar el módulo de NOVACAJA Punto de Venta desde Administrador, y es como se determinarán los

movimientos de inventario y los datos informativos en todas las estaciones que se habiliten como caja.

Nota: Es importante que antes de iniciar operaciones en los Puntos de Venta del Establecimiento, contemplar esta parametrización

como definitiva en la Organización y no optar por estarla cambiando periódicamente.

Para iniciar se detallará el contenido de la primera pestaña llamada General. En la primera sección de la misma, se encuentra Inventario,

con tres parámetros:

Afectar inventario: determina, que cualquier movimiento general de entradas y salidas de todas mercancías habilitadas en el catálogo

correspondiente, afecten inventario desde el punto de venta, por lo que es recomendable que este parámetro se encuentre habilitado.

Es importante recordar, que en caso de que alguna mercancía no deba afectar inventario (por ejemplo: recargas de tiempo aire para

telefonía celular), se puede habilitar o deshabilitar de manera individual en la ruta: Administrador – Catálogos – Mercancías pestaña

Identificación sección Parámetros llamado Afecta Inventario.

Afectar en línea: afectar inventario inmediatamente después de que se genere una operación en el punto de venta.

Imprimir Tiquete: que se imprima el tiquete, seguido del campo Monto mínimo mismo que se tiene la opción de capturar una cantidad

en moneda, bajo esa cantidad, no se imprimirán tiquetes de venta (para este ejemplo: cantidades que se vendan menos de dos pesos

00/100 m.n., no serán impresos los tiquetes de esas ventas).

Sección Redondeo, al habilitarlo, deberá de seleccionar la denominación de moneda (del Catálogo de denominaciones) en la que se basará

el cálculo de redondeo. El importe del mismo se acumula a la forma de pago directamente.

Sección Otro, se especificarán aquellos parámetros que en su redacción no sean lo suficientemente claros para el usuario:

Retirar cuenta cerrada de la pantalla (Con Cambio): se capturan los segundos que se desee que tarde en retirarse la información del

cierre de una venta con cambio, en la pantalla principal. En caso de que no se capture ningún dato, el usuario tendrá que teclear ESC para

limpiar la pantalla.

Retirar cuenta cerrada de la pantalla (Sin Cambio): se capturan los segundos que se desee que tarde en retirarse la información del

cierre de una venta sin cambio, en la pantalla principal. En caso de que no se capture ningún dato, el usuario tendrá que teclear ESC para

limpiar la pantalla.

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Billete mínimo para cajero con dispensador: en caso de que se utilice un dispensador de cambio automático, se captura la cantidad de

denominación del billete de menor valor que tendrá el dispositivo.

Máximo de unidades por renglón: las unidades por mercancía que se podrán contabilizar por partida en una cuenta.

Aplicar descuento global de: la función de este parámetro habilitado es aplicar un descuento por porcentaje capturado a partir de cierta

cantidad en moneda de la venta. Ambas cantidades son capturadas por el usuario.

Lista de precios para el precio sugerido impreso en el tiquete: en caso de habilitar este parámetro, se debe seleccionar una lista del

combo y al momento de generarse el tiquete, considerará de esta lista, precios que se le sugieren al cliente como dato informativo.

Precios con impuestos incluidos: los precios visibles e impresos en el punto de venta, pueden o no, ser con impuestos ya incluidos.

Solicitar códigos postales: cuando se habilita este parámetro, al momento de cerrar una cuenta, aparecerá una ventana solicitando la

captura del código postal del cliente, únicamente como dato informativo, y en caso de requerir información relacionada y concentrada,

es importante consultar al área de soporte NOVACAJA.

Mostrar cambio en Ventana Grande PDV: muestra una ventana considerable en el punto de venta una vez que se cerró la transacción,

con la información del cambio monetario que el cajero debe entregar al cliente.

Permitir Venta sin FGD: habilitado este parámetro ya no condiciona al sistema de punto de venta de no vender hasta que se realice la

factura global diaria, se seguirá vendiendo en el punto de venta hasta que el usuario la genere de manera manual.

No mostrar U.M. múltiples en PDV: no serán visibles las diferentes unidades de medida de la mercancía, solo la que sea base.

Permitir venta sin existencia: será posible vender un servicio o artículo a pesar de no tener inventario.

Imprimir código de barras con impresoras OPOS: imprimir los códigos de barras de las mercancías por medio de impresoras con driver

OPOS.

Devolución automática de tiempo aire: al momento de que no se tenga conexión con el proveedor de telefonía celular, el proceso de la

venta no se llevará a cabo y será devuelto en ese momento.

No permitir venta desde buscador de mercancía: comúnmente al consultar en el buscador una mercancía y presionar clic sobre la

descripción de la misma, se tiene la facilidad de agregarla como partida a una cuenta, habilitando este parámetro, evita ese proceso,

siendo necesario teclear el código o bien, utilizar el escáner.

Usar buscador matricial para MTC: muestra un buscador especial con la información detallada de las mercancías del módulo de Modelo,

Talla, Color.

Usar monitor dual: con esta funcionalidad, se pueden utilizar dos monitores en el Punto de Venta, el principal es donde el cajero realiza todas las operaciones (agrega partidas, cierra transacciones, retiros, ingresos, etc.), y el monitor secundario para ser visto por el cliente, donde éste podrá visualizar únicamente las partidas que van agregando a la cuenta, cantidad de artículos y el total de la transacción, es

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decir, la mínima información de la ventana principal. Para más información, consulte el Manual de usuario de Punto de Venta en el último apartado. Mostrar código de mercancía en renglones: habilite cuando quiera que se muestre el código principal de la mercancía en las partidas que se muestran en las transacciones. En la sección Comandas, formatos que son utilizados para el sector de bares y restaurantes, existen tres opciones, de las cuales se puede

seleccionar una: que se imprima cuando se genere de:

- Cuenta abierta: Las comandas funcionan solamente en las cuentas abiertas en el Punto de Venta sin necesidad de hacer ninguna configuración, por la que está opción estará predeterminada al iniciar el sistema.

- Tiquete: Cuando se seleccione esta opción y se guarden los cambios, las mercancías ingresadas como renglones en el Punto de Venta y que tengan configuradas sus respectivas comandas, se deberán de enviar a los centros de impresión cuando se finalice la venta.

- Ambos: Cuando se seleccione esta opción, se enviará la comanda cuando ésta se finalice por medio de una cuenta abierta o una venta normal (tiquete).

Además, se sugiere consultar el apartado de Centro de Impresión.

Se muestra algunos ejemplos del formato, mismos que únicamente se imprimen físicamente.

Imagen 1.0 Formato comanda en centro de impresión.

Después de la palabra Mesero, en caso de que la comanda termine en una cuenta abierta, aparecerá el campo mesa, con el número

correspondiente, en el caso del campo folio, la comanda será finalizada por medio de un tiquete.

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Imagen 1.1 Pestaña General.

La siguiente pestaña corresponde a Cortes, esta pestaña permite configurar los diferentes parámetros que integran los diferentes tipos de cortes de caja. La imagen 1.2 muestra la pantalla de la pestaña correspondiente.

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Imagen 1.2 Pestaña Cortes.

Sección Cortes: son desplegados una serie de parámetros posibles para la configuración del Corte X, Último Corte X (aunado al Corte Z),

con los cuales se decide que desglosar e imprimir y la opción Corte X por Cajero puede ser habilitada o no, en caso de que se requiera

que cada cambio de Cajero se genere el Corte X.

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Sección Corte Z: son desplegados una serie de parámetros para configurar Corte Z, con los cuales se decide la forma de imprimirlo, si se desea desglosar el contenido de caja de acuerdo a sus denominaciones, si se desea realizar Corte Z a día cerrado configurando la hora del corte. El parámetro llamado Realizar Corte Z después de sincronización con repositorio local, funciona para Modo protegido. Al habilitarlo, y después de esta sincronización, el sistema de manera automática obligará a generarse un Corte Z, y con este proceso: se sincronizan los movimientos financieros de caja (mientras la estación operó sin línea y de manera local), con la Base de Datos. En caso de que se encuentren habilitado el parámetro: Corte Z a día cerrado, de todas maneras, el sistema generará dicho Corte Z, una vez sincronizándose.

Sección Corte por Turno: es posible activar la opción Contenido Caja x Forma Pago, al activar dicha opción se puede seleccionar la opción desglosar, esta para configurar las diferentes denominaciones del contenido de caja. A continuación, se encuentra la pestaña Información en Caja, en ella se captura información relevante para el cajero y la leyenda que se

quiera estar visualizando en la ventana de ahorro. La siguiente imagen muestra la pantalla de dicha pestaña.

Imagen 1.3 Pestaña Información en Caja.

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Información para el Cajero visualizado en el Punto de Venta mediante la siguiente ruta: pantalla principal, presionar F10 (menú principal)

Imagen 1.4 Menú principal Punto de Venta.

Opción 9 (Info)

Imagen 1.5 Opción Información del Menú principal Punto de Venta.

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Información en ventana de ahorro:

Imagen 1.6 Pantalla principal Punto de Venta.

En la pestaña de Tiquetes, es posible agregar un mensaje inicial y final en los tiquetes de venta, además de seleccionar o no el parámetro de imprimir expandido el mensaje correspondiente.

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Imagen 1.7 Pestaña Tiquetes.

Pestaña Recibos de Devolución, es posible agregar un mensaje inicial y final en los recibos de devolución, además de seleccionar o no el parámetro de Imprimir expandido el mensaje correspondiente.

Imagen 1.8 Pestaña Recibos de Devolución.

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La siguiente pestaña corresponde a Recibos de Cuenta Abierta, donde como las dos últimas anteriores es el mismo proceso en las cuentas que se dejan pendientes.

Imagen 1.9 Pestaña Tiquetes de Cuenta Abierta.

En el caso de la pestaña de Apartados, es el último proceso igual a los anteriores de los mensajes iniciales y finales de los diferentes documentos del punto de venta:

Imagen 1.10 Pestaña Apartados.

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La última pestaña corresponde a Parámetros para Reportes, contiene los movimientos de salida de mercancías, reflejados en el reporte de punto de venta: Control de Insumos Menores, mismo que en el manual correspondiente, encontrará a detalle su funcionalidad.

Imagen 1.11 Pestaña Parámetros para reportes.

Para finalizar, se muestra la ubicación del reporte de consumo de insumos menores:

Imagen 1.12 Menú principal Punto de Venta - Opción 7 (Reportes) – Opción 6 (Reportes)

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Imagen 1.13 Listado de Reportes.

Parámetros globales Ruta: Administrador – Avanzados – Otros

Imagen 1.0 Parámetros globales.

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La finalidad de este módulo es crear Requisiciones Internas por medio del autómata de NOVACAJA al momento de habilitar el parámetro. El campo de Hora(s) se refiere: que cada cierto tiempo que especifique el usuario, el autómata estará generando dichas requisiciones bajo las condiciones que a continuación serán descritas. El campo “Solicitar al establecimiento”, es hacia donde serán solicitadas las mercancías en dichas requisiciones, quedando el documento como finalizado y normalmente quedaría apuntado al Servidor o CEDIS de la Organización.

En la carpeta CCADMIN, con un clic derecho del mouse, en la opción de Propiedades pestaña Seguridad: habilite todos los permisos de todos los usuarios del equipo donde se esté operando, presione el botón Aplicar y después Aceptar, una vez que finalice.

Imagen 1.1 Opción propiedades Carpeta CCADMIN.

Al momento de instalar NOVACAJA – Administrador, quedará activado el servicio del autómata en la ruta: C:\Program Files (x86)\NOVACAJA\NOVACAJA – Administrador, como se muestra en la imagen siguiente.

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Imagen 1.2 Instalación ejecutable Autómata.

Con la instalación, en Servicios de Windows, quedará instalado el sistema Autómata. Deberá iniciar el servicio para poder continuar con

el proceso.

Imagen 1.3 Instalación ejecutable Autómata.

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En el Visor de eventos de Windows opción Registros de Windows – Aplicación, encontrará el log de eventos y seguimiento de información

y errores que se puedan generar del Autómata por medio de una tarea predeterminada con código 9000 y su descripción; como se

muestra a continuación:

Imagen 1.4 Visor de eventos de Windows.

La tarea del autómata se ejecuta cuando:

- La mercancía tiene configurado Máximos y Mínimos y Múltiplos para Ordenar (Catálogos – Mercancías pestaña Almacenes)

- La existencia de la mercancía es igual o menor al mínimo

- El múltiplo para ordenar es mayor a cero

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Generará requisiciones internas de acuerdo a la cantidad capturada en Múltiplos para ordenar; significa que, cuando el múltiplo para

ordenar sea de 1, genera 1 sola requisición de la mercancía por la cantidad de 1, además: el sistema seguirá generando requisiciones

internas automáticas mientras no sean finalizadas en el CEDIS o el establecimiento que funja como Servidor.

Imagen 1.5 Catálogo Mercancía pestaña Almacenes.

Las requisiciones internas viajan hacia el CEDIS por medio de Servicios Web de Traspasos, y es ahí, dónde el usuario de manera operativa

debe finalizarlas en la importación de Requisiciones Internas en el módulo de Notas de Salida por Traspasos.

Las Órdenes de Compra, son exclusivas del establecimiento que funge como CEDIS, y se generan cuando en el CEDIS no existe la mercancía

suficiente para surtir las Requisiciones Internas. Éstas se crean de manera automática en estado pendiente, para que, de manera

operativa, el usuario confirme la información, o quiera hacer los cambios necesarios en la misma, antes de ser enviada al Proveedor.

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Imagen 1.6 Orden de compra pendiente en CEDIS.

Periféricos Ruta: Administrador – Avanzados – Otros Es recomendable que, para agregar algún dispositivo o periférico al sistema, el usuario tenga los conocimientos técnicos necesarios sobre dispositivos utilizados en sistemas de puntos de venta. El código de cada periférico es asignado de manera automática. Como dato obligatorio se debe capturar el nombre del dispositivo, elegir de la lista desplegable las opciones de tipo de periférico que se tienen definidas.

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Imagen 1.0 Ficha Periféricos.

Pestaña Datos generales: las secciones contenidas son las siguientes:

Secuencias: definidas como inicial, final, letra expandida, normal, cortar papel, abrir cajón 1 y 2.

Avance de papel: secuencia ESC (de ESCAPE) y las líneas de Av. OPOS

Cola de impresión: definición de la ruta y la secuencia de logotipo

Para cargar el logotipo de la empresa en la memoria de una impresora, el sistema lo permite por medio de dos opciones: secuencia de

escapes (para esto es necesario consultar la referencia técnica de comandos de escape POS de la impresora que se tenga), o por medio

del sistema operativo Windows (instalación del software del periférico, especificando la ruta de la imagen en la memoria interna).

Toda esta información está relacionada a secuencias de escape (secuencias en dígitos hexadecimales) que se encuentran definidas en las

guías de referencias técnicas de cada uno de los dispositivos a usar.

Imagen 1.1 Pestaña Datos generales.

Pestaña Configuración de puertos: en la sección de Configuración:

Puerto: capturar Velocidad y Data Bit, seleccionar de la lista desplegable Paridad y Stop Bit: son parámetros propios de dispositivos con

puertos COM, y quedan configurados dependiendo de las pruebas que ejecute el usuario, además de las necesidades y características

que se requieran.

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Control de flujo: no todos los dispositivos aceptan el control de flujo, así que, en caso de activarlo, se deberán considerar los valores que

vienen definidos en la misma guía de referencia técnica, para dicho dispositivo.

Imagen 1.2 Pestaña Configuración de puertos.

Pestaña QRCode: consulte los comandos para las secuencias de escape, que son: modelo, tamaño, corrección de error, código de barras bidimensional, en la guía de referencia del dispositivo. Por citar un ejemplo, la siguiente liga muestra las secuencias de comando necesarias para la impresora EPSON TM-T20, puede consultarlo en: http://www.novopos.ch/client/EPSON/TM-T20/TM-T20_eng_qr.pdf

http://www.novopos.ch/client/EPSON/TM-T20/TM-T20_eng_qr.pdf

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Imagen 1.3 Pestaña QRCode.

Nota: Es posible agregar una impresora con los drivers de Microsoft Windows para imprimir tiquetes de venta, cortes o reportes desde

NOVACAJA - Punto de Venta, con ayuda del software de instalación del dispositivo y según la versión del sistema operativo.

Es importante que el usuario consulte el modelo de la impresora para que utilice los drivers correctos al momento de realizar la

instalación.

Existen algunos modelos de impresoras que tienen conectores para cajones dispensadores, estos, también deben ser configurados en

Microsoft Windows; asegúrese de que el cajón de dinero se encuentre configurado con la impresora respectiva, (consulte la guía de

referencia técnica de la impresora).

Al finalizar la correcta instalación de los dispositivos, automáticamente NOVACAJA – Administrador los detectará y estarán disponibles

para su uso y configuración.

En el caso de estas impresoras, en la ficha datos generales, se debe ingresar el nombre con el que se asociara al dispositivo que

previamente se instaló y configuró en Windows y en Tipo, seleccionar de la lista desplegable: cola de impresión; es importante mencionar,

que los datos Nombre y Tipo, son los únicos obligatorios, ya que la información de las pestañas mencionadas anteriormente, se

encontrará deshabilitada, puesto que no es necesario hacer captura alguna en esos campos. Finalmente agregue el dispositivo a la

estación (consulte la sección de Catálogos Estaciones).

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Centros de impresión Ruta: Administrador – Avanzados – Otros

Este apartado es para dar de alta las impresoras o periféricos que funcionarán como Centros de impresión para las comandas,

configurándose en el Catálogo de mercancías. El código lo asigna el sistema de manera automática y consecutiva, se debe capturar el

nombre para identificar el equipo y para finalizar, seleccionar de la lista desplegable la impresora.

Imagen 1.0 Centros de impresión.

Cambiar método de costeo Ruta: Administrador – Avanzados – Otros

Nota: para que este proceso se pueda realizar, es indispensable que el establecimiento NO permita la generación de entradas forzadas (Administrador – Avanzados – Establecimiento – Establecimientos, pestaña P. de mercancía, sección Afectación de inventario), y que la afectación de inventario sea en línea (Administrador – Avanzados – Otros – Parámetros de PDV, pestaña General, sección Inventario).

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La pantalla que enviará el sistema al habilitar este asistente, será la que se muestra a continuación, especificando cual es el método de costeo actual y la opción para elegir el nuevo. Una vez seleccionado, presione el botón Aceptar. Dependiendo del volumen de datos es lo que tardará en recalcular este proceso.

Imagen 1.0 Cambiar método de costeo.

Aparecerá el mensaje de confirmación.

Imagen 1.1 Cambiar método de costeo.

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En caso de que sea necesario hacer algún ajuste en el inventario, por este movimiento, se generaran los documentos correspondientes y serán especificados al momento de terminar el proceso, como se muestra en la imagen siguiente.

Imagen 1.2 Movimientos de inventario del cambio de método de costeo.

Perfil de captura de mercancía Ruta: Administrador – Avanzados – Otros

Al tener habilitado el permiso llamado Alta de mercancías desde PDV, en Usuario/Roles de usuarios en la ruta: Avanzados – Seguridad, pestaña Generales, sección Punto de Venta – Operación, es posible hacer uso de este módulo, donde es posible crear perfiles de usuarios que podrán dar de alta mercancías en el módulo de Punto de Venta. El código se genera de manera automática. El usuario deberá capturar los datos obligatorios como: la descripción o nombre del perfil, habilitar o no el parámetro si esa mercancía afectará inventario, seleccionar de la lista desplegable y catálogo: la unidad de medida, a que

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proveedor corresponde, organizador de mercancías, si cuenta con tasa IEPS (dato opcional); al momento de seleccionar el organizador de mercancías, toma la tasa de IVA que corresponde de manera automática, además de seleccionar la clave SAT a la que pertenece.

Imagen 1.0 Pantalla principal Perfil de captura de mercancía.

Archivo .log de eventos Cada vez que un usuario ejecute cualquier opción del menú, en la ruta: C:\Users\Nombre del Usuario\AppData\Local\NOVACAJA\CCADMIN, se genera un log diario que contiene la información de los registros de esos movimientos. El nombre del archivo se compone de la siguiente manera: aaaa/mm/dd.log. Se muestra la imagen.

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Imagen 1.0 Log de registros de movimientos por usuario en el Administrador.

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Archivo .log de facturación

Cuando un usuario genere una factura CFDI en el módulo de Administrador o Punto de Venta, en la ruta: C:\Users\Nombre del Usuario\AppData\Local\NOVACAJA\CCADMIN, y C:\Users\Gabriela\AppData\Local\NOVACAJA\CCPDV se genera un log que contiene la información del timbrado de ese documento, como se muestra en la siguiente imagen. El nombre del archivo se compone de la siguiente manera: F_aaaa/mm/dd.log.

Imagen 1.0 Log de facturación CFDI de Administrador y Punto de Venta.