GESTIÓN DOCUMENTAL I

YURY VANESSA RIVERA SÁNCHEZ

Grupo: 01

Introducción a la Gestión Documental

Profesora

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ D.C.

2013

CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN

1. DESARROLLO 1

2. CONCLUSIONES 20

3. BIBLIOGRAFIA 21

INTRODUCCIÓN

La importancia de este trabajo consiste en tener una idea más clara

de la Gestión Documental.

Algunos de los temas tratados en el desarrollo de este taller son: el

origen de la gestión documental, conceptos utilizados en el ciclo vital

de los documentos y la normatividad archivística vigente.

De igual manera conoceremos la importancia de implementar las

tablas de retención documental y el programa de gestión documental

en las empresas públicas y privadas

4

1. DESARROLLO

“INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL”

Tomando como referencia el material dado en la prim era unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo s iguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental. La gestión documental se originó en Estados Unidos, en la década de los años 50 y fue oficialmente reconocida a mediados del siglo XX. Hasta esa época se logró implantar el ciclo vital de los documentos, demostrando la conexión que existe entre las etapas de los archivos. Finalizando la segunda guerra mundial, se provocó una explosión de información y el problema era la gran cantidad de documentos que se estaban produciendo; gracias a esto la gestión documental cubrió la necesidad de organizar toda la documentación de Estados Unidos y otros países, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando el principio de orden original y el de procedencia

5

2. Defina con sus propias palabras Gestión Document al a partir del

concepto que emite el Archivo General de la Nación. Es el conjunto de actividades de carácter administrativo y técnico, que tienen como fin la planificación, el manejo y la organización de los documentos producidos y recibidos en las empresas públicas o privadas, desde su creación hasta su disposición final, es decir durante todo el ciclo vital de los documentos. Estas actividades facilitan el manejo, consulta y conservación de la información contenida en los documentos.

3. Construya su propio concepto de Documento y Docu mento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Es la información contenida en cualquier soporte documental. (Físico y electrónico) Documento de archivo: Es la información contenida en cualquier soporte documental. Esta información es producida y/o recibida por una empresa privada o pública en el desarrollo de sus funciones.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y median te cuál Ley fue creado?

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – BOGOTÁ D.C

LEY 80 DE 1989

6

El 22 De Diciembre De 1989, Se Crea El Archivo Gene ral De La Nación Y

Se Dictan Otras Disposiciones.

LA LEY 594 DE 2000, EN SU ARTÍCULO 4, DEL TITULO I, DEFINE AL AGN COMO: “El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.”

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos está integrado por:

- El Archivo General de la Nación.

LA LEY 594 DE 2000, EN SU TÍ TULO II Y ARTÍCULO 5, DEFINE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO COMO:

“Un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”

7

- Los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

- Los archivos privados.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el títul o V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

LEY 594

DEL 14 DE

JULIO DE

2000

LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21 . Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos

8

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un p rograma de

Gestión Documental.

- Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivo en la gestión pública

- Procurar la racionalización y control en la producción documental.

- Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos, protegiendo el medio ambiente.

- Hacer uso adecuado del correo y la mensajería, mediante el recibo, radicación y distribución de la correspondencia.

- Controlar adecuadamente el manejo de los documentos y archivos, respetando su finalidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

- Implementar procesos básicos de aplicación de: TRD, organización, transferencias documentales, recuperación, preservación, conservación de la información y la disposición final de los documentos.

- Facilitar de formar rápida y oportuna la recuperación de la información.

- Orientar los archivos, con el fin de que se conviertan en centros de información.

9

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Los aspectos que se deben considerar para elaborar un PGD (Programa de Gestión Documental) son:

- Administrativos: comprende el tipo de transparencia, simplificación de trámites y eficiencia de la administración, en la gestión de los documentos

- Económicos: Consiste en la racionalización de los recursos económicos que son destinados para la gestión documental.

- Archivísticos: Debe realizarse teniendo en cuenta la normatividad archivística vigente.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

DIAGNÓSTICO:

- En esta fase se identifican problemas, oportunidades y objetivos.

- Se analizan y determinan los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación, planes de mejoramiento y contingencia y la documentación del programa.

10

REQUISITOS TÉCNICOS:

- Se definen y establecen los tipos de instrumentos técnicos que se utilizaran previamente como: Manuales de procesos y procedimientos Formatos Manual de funciones Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Unidades de correspondencia

- Se verifica el cumplimiento de algunas condiciones como:

Centralización de la recepción. Definición de procedimientos para la distribución de la documentación. TRD y TVD aprobadas por el AGN Existencia del Comité de Archivos Tener un Reglamento de Archivos.

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Se integra el PGD con las funciones administrativas de la entidad y con los sistemas de información que utilizan en la entidad, teniendo en cuenta que:

- La gestión documental debe considerarse como un programa estratégico de la entidad y este debe tener el apoyo de la alta dirección.

11

- El talento humano del archivo, estará conformado por personas capacitadas, que se dediquen únicamente a realizar las funciones archivísticas.

- Se deben realizar capacitaciones de archivo, para todos los funcionarios de la entidad, con el fin de ampliar sus conocimientos sobre la gestión documental.

- Las instalaciones de los archivos deben cumplir con las condiciones mínimas dadas por el AGN

12

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas d e Retención

Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. IMPORTANCIA DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Su importancia está en que es un instrumento archivístico que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en las entidades. Es decir que su elaboración, aprobación y aplicación, son fundamentales para la implementación de un Programa de Gestión Documental.

13

Según el acuerdo 039 DE 2002, establecido por el Ar chivo General de la Nación el 31/10/2002, el procedimiento para elabor ar y aplicar las Tablas de Retención Documental, se divide en cuatro etapas. PRIMERA ETAPA En esta etapa se hace una investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales que poseen. Se tiene en cuenta:

- Toda la información institucional vigente (organigramas, procedimientos, manuales, funciones)

- Identificación de las unidades documentales que se producen y

tramitan SEGUNDA ETAPA En esta etapa se analiza e interpreta la información recolectada Se tiene en cuenta:

- Analizar la producción y trámite de los documentos de cada dependencia, teniendo en cuenta las funciones que estas desarrollan

- Identificación de los valores primarios de la documentación (valor legal, jurídico, contable, etc.)

- Conformación de series y subseries y tipos documentales

- Determinar los tiempos de retención de las series y subseries en cada fase del archivo.

14

- Valoración documental (según frecuencia en la consulta)

- Establecer el destino final de los documentos (conservación total, selección, o eliminación

TERCERA ETAPA

En esta etapa se elabora y presenta la TRD para su aprobación.

Contiene los siguientes pasos:

- El Jefe de Archivo, realiza una propuesta de la TRD de la entidad, con sus respectivas series y subseries documentales de cada dependencia.

- El Comité de Archivo realiza el estudio correspondiente y mediante un acta da respuesta a la propuesta.

- El proyecto de la TRD es enviado a cada una de las instancias correspondientes, con el fin de que sean evaluadas.

CUARTA ETAPA En esta etapa se hace la aplicación Mediante:

- Aprobación de la TRD, reflejada en un acto administrativo que ordenara la aplicación de la misma.

- La Unidad de Archivo se encargará de brindar una capacitación a los trabajadores sobre la aplicación de la TRD, también elaborará los instructivos y prepara las transferencias documentales.

- Se organizaran los archivos (gestión, central e histórico) de acuerdo a las TRD establecidas.

15

- Se adelantaran las transferencias primarias y secundarias de acuerdo a los plazos establecidos en la TRD y según el cronograma realizado por la Unidad de Archivo de la entidad.

- Los documentos que ameritan destrucción según la TRD, deben evidenciarse en acta.

QUINTA ETAPA

En esta etapa se hace un seguimiento y actualización de la TRD Teniendo en cuenta:

- El cronograma de seguimiento de la TRD en cada dependencia, establecido por la Unidad de Archivo.

- Evaluación por parte de la Unidad de Archivo, de las modificaciones que se generaron en el seguimiento de la TRD y la aprobación del Comité de Archivo.

FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Ilustración 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

16

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Es importante mencionar que la implementación y seguimiento de un Programa de Gestión Documental principalmente es responsabilidad del área de archivo de las entidades. Implementar un PGD tiene las siguientes ventajas para la organización:

- Se logra organizar los documentos físicos y electrónicos que son el producto de las funciones desarrollas en la entidad.

- Se logra definir plazos de conservación y eliminación de acuerdo a las TRD y TVD

- Se garantiza la autenticidad de los documentos de archivo durante todo el ciclo vital de los documentos.

- Se conserva la integridad de la información contenida en los documentos.

- Se establecen las agrupaciones documentales con que cuenta la entidad.

- Se facilita el acceso y disponibilidad de los documentos.

- Se recupera fácilmente un documento.

- Se tienen un control o seguimiento de la documentación producida y recibida en la organización.

- Se cumple con las normatividad archivística establecida.

17

13. Revise el documento “conceptualización de un pr ograma de

Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Par a que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad respo nda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas n ormas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

CONCEPTUALIZACION DE UN PGD – MARCO LEGAL

NORMA EXPLICACIÓN

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la

administración de justicia.

Artículo 95. Tecnología Al Servicio De La Administración De Justicia

Consiste en la incorporación de la tecnología como sistema de información en el ejercicio de sus funciones. Garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad, privacidad, validez, eficacia y seguridad de la información contenida en los documentos

Ley 795 de 2003 . Ajusta algunas normas del Estatuto orgánico del

sistema Financiero.

Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas

en liquidación.

Los libros y papeles de las entidades financieras en liquidación, deben ser conservados por un periodo no menor de 5 años, una vez cumpla este periodo pueden ser destruidos, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta, mediante un medio técnico adecuado y se transfiera esta información al AGN.

Ley 962 de 2005. Ley antitrámites

Establece las disposiciones sobre la racionalización de trámites y los procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o

18

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobr e la privacidad de los documentos.

TITULO II.

DE LOS DERECHOS, LAS GARANTIAS Y LOS DEBERES CAPITULO I.

DE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES ARTÍCULO 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante

prestan servicios públicos.

Decreto 624 de 1989 . Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la

Dirección de Impuestos Nacionales.

Artículo 633. Información en

medios magnéticos.

La Dirección General de Impuestos Nacionales se encargara de brindar las especificaciones técnicas que deben cumplirse, a la hora de enviar información en medios magnéticos.

Circular AGN No. 2 de 1997 . Parámetros a tener en cuenta para

implementación de nuevas tecnología en los archivos

públicos.

El AGN, establece pautas para la producción, organización, conservación, reprografía,

recuperación y almacenamiento de los archivos de entidades públicas que deciden implementar el uso

de las nuevas tecnologías

19

orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

ARTÍCULO 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

El secreto profesional es inviolable.

20

2. CONCLUSIONES

- La gestión documental fue producto del crecimiento y desorganización

de los documentos producidos en la guerra mundial.

- El ciclo vital de los documentos son las etapas o fases que tienen los

documentos desde su producción o recepción hasta su disposición

final.

- El Archivo General de la Nación es el ente rector de la política

archivista que brinda las pautas necesarias para la administración de

los archivos. en las entidades públicas y privadas

- Las tablas de retención documental son instrumentos que facilitan la

organización de los archivos mediante la identificación de series,

subseries y tipologías documentales producidas en una organización.

Las TRD asignan el tiempo de permanencia en cada una de las

etapas del ciclo vital de los documentos.

21

3. BIBLIOGRAFIA

- Guía Unidad uno, Curso Gestión Documental I, Docente Luz

Mariana Arias González, Universidad del Quindío, 2013. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Guía para la

implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Acuerdo no. 039. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. Bogotá. 2002

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. LEY 80 DE 1989. Por la

cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Bogotá. 1989

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se Dictan otras disposiciones. Bogotá. 2000

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Mini/manual no 4 tablas de retención y transferencias documentales. Bogotá. 2012