La Mejora AdministrativaLa experiencia del gobierno federal

Septiembre, 2011

Normatividad11

Contenido

Costos33

Modelos de Eficiencia44

Automatización55

Procesos22

La Mejora AdministrativaContexto General Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia

sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de seguimiento y evaluación de resultados.

Para que la mejora administrativa sea exitosa, es necesario considerar los siguientes factores:

Normatividad

Costos

Procesos

MejoraAdministrativa

Normatividad11

La Mejora AdministrativaNormatividad

Problemas asociados a la regulación:

Falta de certeza jurídica: normas que sólo algunos conocen pero que todos deben aplicar; discrecionalidad .

Normas con baja calidad: vacíos, duplicidad y contradicción de normas, falta de motivación y fundamentación.

Cargas administrativas innecesarias: excesiva regulación con requisitos injustificados.

Baja efectividad de las normas: problemas de diseño y aplicación.

Herramientas y estrategias aplicadas.

Inventario de normas

Difusión electrónica

Regulación base cero: Tala y contención

Procesos22

La Mejora AdministrativaProcesos

Regulación base cero: Estandarización de procesos

ManualesContenidos

Procesos Subprocesos

Transparencia 4 4

Recursos Materiales y Servicios Generales

4 17

Adquisiciones y Arrendamientos

1 15

Obra Pública 7 30

Recursos Humanos 3 12

Recursos Financieros 2 24

Tecnologías de la Información

11 30

Control 3 NA

Auditoria NA NA

Totales 35 132

La Mejora AdministrativaProcesos

Ejemplo 1:

Procesos de recursos materiales

1.Planeación de recursos materiales y servicios generales

2. Servicios generales

Mesa de servicios

Proveeduría de servicios

Administración de correspondencia

3. Administración de activos

Parque vehicular

Inmuebles

Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario y equipo

Almacenes

Disposición final y baja de bienes muebles

La Mejora AdministrativaProcesos

Ejemplo 2:

Procesos de transparencia

1.Clasificación y desclasificación de información.

Clasificación de información.

Ampliación del periodo de reserva

Desclasificación de información

Actualización de los índices de expedientes reservados

2. Atención a solicitudes de acceso a la información

3. Recurso de revisión y atención de resoluciones del IFAI

4. Información socialmente útil o focalizada

Costos33

La Mejora AdministrativaCostos• Diagnóstico de los Órganos Internos de Control para conocer el costo

que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM1 y RRFF.

1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas.Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa.

1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas.Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa.

Áreas Costo 2010 %

Recursos Materiales 27,716 43.39%

Recursos Humanos 25,933 40.6%

Recursos Financieros 10,222 16.0%

Total 63,871 100%

El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2 billones 640 mil 625.2 millones de pesos.

El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2 billones 640 mil 625.2 millones de pesos.

La Mejora AdministrativaCostos

Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las instituciones, por sector.

• Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas de RRHH, RRMM y RRFF (Miles de pesos).

La Mejora AdministrativaCostosCostos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores /

equivalente (áreas: RRMM, RRFF y RRHH)

RRMM RRFF RRHH

1.10% 0.67% 0.42%

CFE, CNA, FR . . .

Grupo 1 “Muy Grandes” (mayor de 30 mil millones)

RRMM RRFF RRHH

2.85% 1.60% 4.28%

ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX . ..

Grupo 2 “Grandes” (menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones)

RRMM RRFF RRHH3.61% 1.36% 3.69%

ASA, AICM, BANJERCITO . . .

Grupo 3 “Medianas” (menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones)

RRMM RRFF RRHH

3.91% 2.29% 3.85%

BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF .. .

Grupo 4 “Pequeñas” (menor de 1000 millones y mayor de 100 millones)

RRMM RRFF RRHH

2.08% 2.42% 2.34%

CNH, CONUEE, CSAEGRO . . .

Grupo 5 “Muy Pequeñas” (menor de 100 millones)

Modelos de Eficiencia

44

¿Qué son los Modelos de Eficiencia?

La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia

Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000.

Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos:

• Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos públicos;

• Es replicable de una institución a otra;

• Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar modificaciones normativas;

• Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y

• Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de minimizar el gasto administrativo o de operación en las instituciones.

Modelos de Eficiencia Administrativa

1 Administración de Almacenes 14 Ahorro de agua

2 Administración de Seguros 15 Automatización

3 Administración de viáticos y comisiones 16 Bancarización de procesos

4 Administración vehicular, combustibles y

lubricantes 17 Bitácora Electrónica

5 Adquisiciones modalidades 18 Eficiencia Energética

6 Adquisiciones, compras consolidadas 19 Oficina virtual

7 Adquisiciones, conocimiento del mercado 20 Optimización de recursos

8 Adquisiciones, contratos abiertos 21 Optimizar Telefonía y comunicaciones

9 Adquisiciones, contratos plurianuales 22 Racionalización de bienes inmuebles

10 Adquisiciones, negociación en contratos de

viáticos y comisiones 23 Racionalizar uso de papel

11 Adquisiciones, planeación de compras 24 Rediseño Organizacional

12 Adquisiciones, servicios informáticos 25 Tercerizar servicios

13 Adquisiciones, uso de herramientas

informáticas 26 Uso de factura y pago electrónico

La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia

Las instituciones reportaron 1,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficiencia administrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393 millones 026 mil 015 pesos

La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia

Ejemplo 1:

Modelo de Eficiencia Energética.

El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).

Sector Institución No de Acciones

DESARROLLO ECONÓMICO

TELECOMM (4)SCT (2)

6

DESARROLLO SOCIAL Y RECURSOS RENOVABLES

CD1 (2)CONAFOR (2)PA (1)RAN (2)SEDESOL (2)

9

EDUCACIÓN Y CULTURA

CONACYT (2)CONADE (13)INBAL (1)INEA (1)IPN (1)

18

ENERGÍA

CFE (1)IMP (3)PEMEX (2)PEP (2)PPQ (1)

9

HACIENDA FR (1) 1

SALUD, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL

DIF (1)FOVISSSTE (5)INFONACOT (1)

7

SEGURIDAD NACIONAL

INM (5)ISSFAM (1)PRE (3)SESNSP (2)SPF (2)

13

Total 63

Acciones más frecuentes:

• Cambio de luminarias por ahorradoras.

• Individualización de apagadores de oficinas y pasillos.

• Colocación de ventilas para aumentar la ventilación natural e instalación de película de control solar.

• Luz automatizada en zonas de poco acceso, a fin de ahorrar energía eléctrica.

La Mejora AdministrativaModelos de Eficiencia

Ejemplo 2:

Modelo de racionalización de uso de papel

Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y 3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y elaboración de material informativo; etc.).

La Mejora AdministrativaModelos de EficienciaEjemplo 3:

Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones.

El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).

1) utilización de telefonía IP, que permite realizar y recibir llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local; y

2) establecer cuotas homogéneas para el uso de telefonía celular con base anual, quedando a cargo de los usuarios el pago por los excedentes a las cuotas establecidas.

Sector InstitucionesNo. de

Acciones

Desarrollo Social y Recursos Renovables

SEDESOL, CONAFOR, SAGARPA (2)

4

Desarrollo Económico CAPUFE, PROFECO (2)

3

Educación Y Cultura INBAL, IPN, CONALEP, INAH, CONACYT

5

Energía CNH (2), ININ (3)

5

Hacienda BANSEFI, FINANCIERA

2

Salud, Trabajo Y Previsión Social

INFONACOT 1

Total 20

Principales acciones vinculadas con este modelo:

Identificación de ahorros globales 2009-2010, generados en cumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficiencia administrativa.

Las medidas de austeridad y disciplina presupuestal, así como las acciones realizadas en torno a los modelos de eficiencia administrativa, han generado ahorros de más de 67 mil millones de pesos, que las instituciones federales alcanzaron en el periodo 2009 y 2010

Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010(Miles de Pesos)

$66,421,794

$34,173,860

$32,247,934

2009 2010 2009-2010

La Mejora AdministrativaAhorros

En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos. (Miles de Pesos)

$1,143,167

$5,509,708

$22,033,265

$16,573,915

$2,133,079

$5,468,645

$6,938,423$6,621,591

Cap. 10002009

Cap. 10002010

Cap. 20002009

Cap. 20002010

Cap. 30002009

Cap. 30002010

Cap. 50002009

Cap. 50002010

Servicios personalesServicios

personalesMateriales y suministrosMateriales y suministros

Servicios GeneralesServicios GeneralesB. Muebles e InmueblesB. Muebles e Inmuebles

La Mejora AdministrativaAhorros

Modelo de eficienciaNúmero de acciones

Ahorro estimado Concepto de gasto en el que impacta

Rediseño Organizacional 15 $128,956,962.83

1000, 1100

Adquisiciones, uso de herramientas informáticas

4 $100,614,391.00

3600

Automatización 22 $65,255,495.83 2100, 3300, 3600,5900,1000,5000

Adquisiciones, contratos plurianuales

4 $29,388,550.00 3100, 1000,2000,3000 y 5000

Oficina virtual 9 $27,901,108.60 3700, 5100

Eficiencia Energética 47 $13,999,450.12 2400, 3100, 2100

Administración vehicular, combustibles y lubricantes

57 $11,967,926.91 2100, 2600, 3500 y 5400

Administración de viáticos y comisiones

25 $11,587,152.31 3700

Optimización de recursos 19 $10,044,023.27 1000,1300, 2200, 3300

Adquisiciones modalidades 3 $8,673,192.58 1000, 2000,3000 y 5000

Adquisiciones, compras consolidadas

9 $8,351,626.94 3100,3400,1000,2000,30005000,2100,3300,2600 y 3200

• Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos costos e incrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH.

Resultados Alcanzados Modelos de Eficiencia

(Ahorros)

Automatización55

Los procesos considerados son los que figuran en los Manuales Administrativos de Aplicación General.

Nivel de automatización

1 Proceso con sistemas integrados.

2Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso

interactúen con otros sistemas (sistema aislado).

3Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto,

a través de herramientas de uso genérico

4Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se

encuentran en papel.

16.41%

26.23%

7.51% 7.50%4.94%

11.40%

26.69%

37.29%

15.03% 15.04%11.77%

20.25%

37.16%

26.24%

46.22%42.90%

49.19%

41.37%

19.74%

10.24%

31.24%34.55%

32.65%

26.98%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

RRHH RRFF RRMM ADQ OBRA Totales

N1

N2

N3

N4

138 instituciones analizadas138 instituciones analizadas

La Mejora AdministrativaAutomatización

¡Muchas Gracias!