La Planificacion Operativa

8/2/2019 La Planificacion Operativa

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LaPlanificacinOperativaMaterial preparado por:Aurora CubasDe Iniciativa Social para la DemocraciaAntes de iniciar el estudio de este tema podras responderme:Qu es planificacin? ________________________________________________________________________ ________ ________________________________________________________________________

________ ________________________________________________________________________ ________ Por qu es importante la planificacin? ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______

Quines hacen una planificacin? ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______
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Qu elementos contiene una planificacin? ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______ ________________________________________________________ _______ IntroduccinEn nuestras comunidades es comn encontrar problemas o deficiencias que dificultannuestrodesarrollo y el de nuestros/as vecinos/as. Muchos de estos problemas no tienen solucinsinosotros/as no asumimos responsabilidad frente aellos, es decir si no tomamos cartasen elasunto.

En ocasiones tenemos la voluntad de resolver esos problemas, pero no sabemos pordondeempezar, es ah cuando se hace necesario sentarnos con el resto de los/as vecinos/as ydefiniracciones concretas, donde todos/as pongan de su parte y contribuyan, en forma ordenadaaplantear alternativas y a ponerlas en prctica.De aqu surge la necesidad de planificar y para planificar debemos saber cmo se hace ycmopodemos todos/as participar. De eso se trata este material.La PlanificacinPlanificar significa prever, pensar lo que se har, programando con anticipacin lasacciones yactividades del grupo.La planificacin nos debe dejar claro:

Qu se va a hacer? Por qu se har? Cundo se har cada actividad y en qu orden? Y Con qu recursos humanos y materiales se realizar?

Planificar es:Ordenar el conjunto de acciones que debemos desarrollar para alcanzar unobjetivo o varios objetivos, que resuelvan un problema o varios problemas quehemos identificado previamente a travs de un diagnstico.

La planificacin debe ser participativaPara que una planificacin nos de buen resultado, debemosincorporar a todos/as los/as miembros del grupo, junta directiva,ADESCO o comit. De esa forma no solo garantizamos que nosayuden a:

identificar los problemas y necesidades que existen discutir las acciones y actividades que ayudarn a solucionar

esos problemas


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definir los pasos a seguir determinar quines asumirn las distintas tareas necesarias para la ejecucin

del plan implementar las acciones y actividades analizar y evaluar los resultados

Sino que tambin todo ese trabajo nos ayudar a unificar a la comunidad.Existen diferentes etapas en la planificacin y es importante que todos/as los/asintegrantes dela organizacin tengan la oportunidad de contribuir o participar en cada una de ellas.Eso significa que no solo se debeconvocar a que los/as miembrosrealicen tareas, sino a que tambintomen decisiones al respecto.Y eso incluye a las mujeres,porque ellas tambin viven elproblema y tambin tienenbuenas ideas para la solucin

La Planificacin puede ser de Dos TiposPlanificacinEstratgicaPlanificacinOperativaQue es de largo plazo y define los objetivos y estrategiasque la organizacin realizar a futuro, en distintas reasy analizando las cosas que en ese futuro pueden cambiary afectarles positiva o negativamente de no enfrentarlasdesde su momento presente.

Nos establece un objetivo grande, el sueo de nuestracomunidad o nuestro municipio y que sabemos que nopodremos alcanzarlo en un ao o dos porque requierede mucho esfuerzo y trabajo.Ese gran objetivo se convierte en nuestra seal a seguir.Que puede ser de mediano o corto plazo, para variosobjetivos o para una sola actividad, establecindonosclaramente lo que vamos a hacer, el orden en que loharemos, las responsabilidades que cada unotendremos, los recursos que necesitaremos para hacerloy el tiempo en que debemos cumplirlo.Podemos planificar operativamente cmo alcanzar los

objetivos de un ao o la actividad del prximo mes.De una buena planificacin depende el xito ennuestros objetivos.Primero voya vender losnmeros No, no, no.Primero tengo quehacer las listas


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No, primero comprar losartculos de la rifaHay, ya me enchibol!!

Importancia de la PlanificacinLa planificacin es importante porque permite al grupo:La planificacin evita que caigamos en una actividad desordenada y sin rumbo, ayuda aunificarcriterios y coordina los esfuerzos.La planificacin nos ayuda a prever los recursos necesarios y situaciones que puedenpresentarse, de esa forma estamos preparados/as para darle continuidad a nuestroquehacer ymejora el uso de nuestro tiempo, nuestra energa y evita interrupciones y fracasos.La planificacin tambin nos permite identificar las necesidades propias de las mujeres,delos/as jvenes, de los/as adultos/as mayores y de los/as nios/as y considerarlos/asdentro denuestro trabajo para que tambin se beneficien con las acciones que realizamos.

Concentrar sus recursos en torno a sus objetivos Hacer perdurar su actividad en el tiempo Adquirir nuevas experiencias

Es decir:Nos mantiene en la jugada Y al mismo tiempo nos capacitamos ms yms en habilidades concretas, como:

Formular objetivos Hacer anlisis de nuestra realidad Buscar recursos

Preparar presupuestos Conducir nuestras reuniones Organizar campaas Evaluar nuestro trabajo

Con la planificacin todos/as ganamosCmo hacemos unaPlanificacin Operativa?En este material nos centraremos en una planificacin operativa, ya que es la que msutilizamos en nuestras comunidades para trabajar, adems aprender a elaborar unaplanificacin operativa nos facilitar hacer una planificacin estratgica ms adelante, ya

queutilizaremos una metodologa que se puede aplicar a las dos, con la diferencia de que enlaoperativa definimos las acciones del corto plazo y en la estratgica definimos las accionesparamuchos aos.Existen muchos modelos para hacer planificacin operativa, en esta ocasin utilizaremoselms comn. Que es el que contiene: Objetivo General, Area, objetivo, actividades, fechas,


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En ese apartado se detallarnlas actividades querealizaremos para alcanzarlos objetivos propuestos encada rea:Ejemplo:Con el objetivo 1 que vimosanteriormente algunasactividades podran ser:1. Visitas domiciliares paraverificar el nmero denios/as que sonafectados/as por diarrea ycon cuanta frecuencia.2. Organizar 3 campaas delimpieza en el ao3. Coordinar con la unidadde salud la realizacin de4 anlisis de agua deconsumo en el ao. Etc.FechasColocaremos a cada actividad detallada la fecha enque pensamos que debe realizarse, esta fecha debeser adecuada y coordinada luego con las otrascomisiones o secretaras de la organizacin, para queno afecten su ejecucin ni la de otras, as mismo sedebe considerar que no sean las mismas fechas enque hay fiestas patronales, eventos deportivos oelecciones de reinas, porque entonces es seguro quenadie participar.

Tambin es importante considerar el tiempo que tomaorganizar cada actividad, por ejemplo, para lascampaas de limpieza se hace necesario convocar a lacomunidad, coordinar con la unidad de salud,coordinar con la municipalidad, obtener lasherramientas, es decir, cada campaa adems tienesu propia planificacin, la cual se debe hacer cada vezque vamos a realizarla.Y cmo se hace esa planificacin? Exactamente iguala la que estamos viendo ahora, con actividad, fecha,recurso y responsables.Recursos y Responsables:

Para cada actividad necesitamos algo, ya sea dinero, herramientas, papelera, locales,vehculos, personas, etc.Es necesario que esto lo detallemos bien, para que al momento de ejecutar la actividadestemos claros de todo lo que tenemos que conseguir y cmo o con quin.Por ejemplo en las campaas de limpieza necesitamos:

Palas Escobas Bolsas para Basura Corvos o machetes


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Un camin en donde trasladaremos la basura El lugar donde ser depositada Brigadas de personas por calle, etc.

Sabemos que los responsables son la comisin de salud, pero es necesario ubicar bien alapersona que realizar cada cosa. Por ejemplo:Actividad ResponsableCoordinacin con la unidad de salud Juan CamaloteRecoleccin de herramientas Mara de los PalotesConformacin de brigadas por calle Mara Bonita y Martn CoronaY dnde vamos a escribir todo eso?En una matriz de planificacin, que es de la siguiente forma:Objetivo General:Mejorar las condiciones de vivienda, seguridad y salud de la comunidad a travsde laparticipacin de todos/as sus miembros en proyectos o actividades.Area ObjetivoEspecficoActividades Fechas Recursos ResponsablesComisin deSalud1. Contribuir adisminuir en un50% el nmerode nios/asafectados/aspor diarrea atravs de 3campaas desaneamientoen lacomunidad.1. Visitasdomiciliarespara verificarel nmero denios/as quesonafectados/aspor diarrea ycon cuantafrecuencia.2. Organizar 3campaas delimpieza en elao3.Del 10 al 30de Marzo20 de Abril20 de Agosto27 deNoviembre

Fichas deentrevista acada familia

Lapiceros


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2 vehculos vietas para

pegar encadavivienda

$100.00 decombustible

5 jvenes deapoyo Palas Escobas Bolsas para

Basura Corvos o

machetes Un camin

en dondetrasladaremos la basura

El lugardonde serdepositada

Brigadas depersonaspor calle

Combustible Mara Elena Jos Manuel Ricardo Merceditas Pedro Julio Rosa Guillermo

Y as sucesivamente todas las actividades de todas las comisiones o secretaras.No basta con Planificar Todo nos qued muy bonito en el papel verdad?PeroQu sucedera si no lo hacemos tal y como lo hemosescrito? _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ En qu forma afectara a nuestra organizacin el no realizar los planes que elaboramos? ________________________________________________________________________ ________ ________________________________________________________________________ ________ ________________________________________________________________________ ________ En qu forma afectara a nuestra comunidad? ________________________________________________________________________ ________ ________________________________________________________________________ ________


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________________________________________________________________________ ________ La ejecucin del plan es la que garantizar la mejora en las condiciones de vida denuestracomunidad, recuerden que somos sus representantes y nos han elegido para que seamoslosque motivemos y facilitemos a la comunidad su accin para superar los problemas que sehanidentificado. No somos los/as nicos, pero debemos ser los/as primeros/as!!!Si no ejecutamos el plan nos veremos todos/as afectados/as, porque:

La comunidad dejar de confiar en nosotros/as No obtendremos experiencia y al presentarse nuevos retos no los podremos

enfrentar Actuaremos desordenadamente y entonces hasta podemos complicar ms la

situacin en la que vivimos Si alguno/a no cumpliera con la responsabilidad que le compete sobrecarga de

trabajo a otro/a y eso limita la realizacin de otras actividades que son tambinimportantes.

Finalmente, nuestra comunidad seguir con los mismos problemas por mucho,mucho tiempo.Por eso es importante una buena ejecucin.Otro elemento importante es la comunicacin con la comunidad, es posible que estemostrabajando muy duro y obteniendo resultados visibles pero siempre es necesario que deformaresponsable le presentemos a los/as que nos eligieron un informe detallado de lo quehacemos.Las asambleas de presentacin de informes de nuestra organizacin servir para:1. Mostrar todo lo que se ha hecho para garantizar los resultados que observan2. Presentar lo que no hemos podido lograr, las razones y las medidas que hemos tomadopara resolverlo3. Las principales dificultades que enfrentamos4. Los elementos que han facilitado nuestra labor5. El manejo transparente de los fondos que recibimos, cmo los hemos obtenido, de qufuentes, cmo los hemos invertido y lo que falta por recaudar.6. Finalmente, recibir sugerencias, apoyos o incluso estar dispuestos/as a escucharalgunas crticas que nos hagan mejorar aquellas cosas en las que estamos fallandoPresentando informes responsables a la comunidad nos ganamos omantenemos su credibilidad en nosotros/as y si ganamos credibilidadtambin ganamos respaldo para las acciones que emprendemos.Evaluacin constante.

Aprendizaje permanenteDebemos hacer peridicamente unaEVALUACINde nuestro plan, de esa formapodemosobservar si vamos alcanzando nuestro objetivo o si se van presentando nuevassituaciones quenos complican el panorama y sobre las cuales deberemos tomar nuevas decisiones,podremostambin tomar medidas ante las cosas que estn fallando y si en dado caso hemoslogrado ms


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de lo que pensamos, pues, adems de felicitarnos mutuamente, planificaremos nuevasacciones para alcanzar ms resultados.Cada comisin o secretara debe hacer su propia evaluacin de:

La actividad que realiz. En el caso de la campaa de limpieza verificar si toda lacomunidad se involucr y si no lo hizo cules fueron las razones, si se pudo recolectar lacantidad pensada y si no por qu, y si todo sali como se planific pues la evaluacinpermite identificar el buen trabajo y ponerse un 10. El funcionamiento de la comisin: para verificar si todos/as los/as que forman parte deellase estn involucrando lo suficiente. Es posible que algunos/as tengan problemas con loshorarios establecidos por su trabajo, entonces hay que modificarlos, otros/as sedesmotivaron a medio camino y habr que visitarlos/as para saber las razones y ver sitienen solucin dentro del grupo y sino, estimar de qu forma se compensar su ausencia.En el caso de las mujeres esto es bastante especial, recuerden que adems del trabajocomunitario realizan muchas tareas en el hogar y hay que considerar que con las laboresque hacen en su casa tambin contribuyen a la comunidad, porque de lo contrario suscompaeros, padres, hermanos, etc. No podran participar. As que hay que revisar sinuestras reuniones o actividades pueden hacerse en horarios que les faciliten suparticipacin. Habra que analizar si hasta son necesarias campaas de sensibilizacinhacia los hombres para que colaboren un poco con la participacin de las mujeres de lacasa en otras que igualmente le beneficien.

Los resultados que va alcanzando: se mide si de verdad se logr que el 50% de los/asnios/as ya no padece diarrea, eso implica hacer nuevamente visitas domiciliares parapreguntar cuntos nios/as de cada familia ya no padecen diarrea o disminuy al menoslafrecuencia con que les daba.Eso es en el caso de las evaluaciones por comisin, pero la organizacin en su conjuntodebeevaluarse tambin, puede ser que la comisin de salud haya alcanzado sus objetivos,pero quela de finanzas no y eso influye directamente en el alcance del objetivo general. Es posiblequelas comisiones hayan trabajado con mucha responsabilidad pero el/la coordinador/ageneralno hay cumplido con sus funciones y metas adecuadamente, o simplemente se hayanpresentado situaciones ajenas a la organizacin que le dificultaron enormemente sutrabajo oque le hicieron dedicarse a otras labores.Un ejemplo de un suceso que no est en manos de la organizacin evitar son losfenmenosnaturales, un huracn, un terremoto, se presentan y hacen que cambiemos nuestraplanificacin casi en un 100%, al menos por un perodo considerable. En ese periodo escomprensible que no seguiremos con las campaas de limpieza, pero pasada laemergenciasiempre son necesarias para evitar epidemias, entonces la comisin cambiar algunasprioridades y eso significa que volver a planificar.Es importante que veamos la evaluacin como un proceso natural y positivo del trabajo eincluirla como parte de las actividades de la organizacin en su plan de trabajo.Muchos/as letienen miedo porque tradicionalmente ha servido para realizar crticas destructivas queterminan desintegrando la organizacin y en ese sentido tienen razn. Si le damos el valor


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adecuado la evaluacin servir siempre para mejorar, como personas, como organizacinycomo comunidad.Ahora hagamos un ejercicio de planificacin, sencillo para que tomemos el ejemplo y nossirvaen la comunidad.

Problema identificado: 20 familias de nuestra comunidad no cuentan con vivienda debidoa sus condiciones de pobreza y otras 10familias tienen sus viviendas en situacin de riesgo por paredes y techos daados desdeel terremoto del 2001.Objetivo General:Comisin oSecretaraObjetivoEspecficoActividades Fecha Recursos ResponsableComisin oSecretaraObjetivoEspecficoActividades Fecha Recursos Responsable

Algunas recomendaciones adicionales ES IMPORTANTE QUE ANTES DE HACER LA PLANIFICACION OPERATIVA,

HAYAMOSIDENTIFICADO CON LA COMUNIDAD CUALES SON LOS PROBLEMAS MASURGENTESQUE SE DEBEN SOLUCIONAR, DE LO CONTRARIO TENDREMOS UNA LISTA DE 100PROBLEMAS Y ESO ES DIFICIL DE RESOLVER INCLUSO EN PERIODOS DE 5 AOS.

DEBEMOS SER REALISTAS AL MOMENTO DE IMPONERNOS LOS OBJETIVOSQUEQUEREMOS ALCANZAR, RECORDEMOS QUE ALGUNAS COSAS ESTAN MAS ENDEPENDENCIA DE INSTITUCIONES NACIONALES QUE NO RESPONDERANSIEMPREPOSITIVAMENTE A NUESTRAS PETICIONES.

ES NECESARIO QUE LA ORGANIZACIN DE LA COMUNIDAD MANTENGACOORDINACION CON LA UNIDAD DE SALUD, LOS CENTROS EDUCATIVOS, LAMUNICIPALIDAD Y OTRAS ORGANIZACIONES PRESENTES EN EL MUNICIPIO,PARACOLABORARSE MUTUAMENTE Y DE ESA FORMA OBTENER RECURSOSHUMANOS,

MATERIALES O ECONOMICOS QUE ES DIFICIL TENER EN LA COMUNIDAD. SIEMPRE ES IMPORTANTE QUE INCORPOREMOS EN EL PLAN EL DESARROLLODEPROGRAMAS DE FORMACION Y CAPACITACION A LOS/AS MIEMBROS DE LACOMUNIDAD NO SOLO EN TEMAS LABORALES, SINO TAMBIEN EN DERECHOSHUMANOS, EN ORGANIZACIN, EN EL CONOCIMIENTO DEL CODIGO MUNICIPAL,DELA PLANIFICACION, PARA QUE SIEMPRE SE PUEDA CONTAR CON PERSONASQUE


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PUEDAN POSTERIORMENTE ASUMIR NUESTRA LABOR. DE ESA FORMATODOS/ASAPRENDEREMOS Y TENDREMOS LA OPORTUNIDAD DE DESARROLLARNOS EN LAORGANIZACIN.Con esto finalizamos el tema de la planificacin operativa, esperamos que este materialsirva deapoyo para los momentos en que debemos organizar nuestra accin, luego, con laprcticahasta nuevas formas de planificacin pueden desarrollar.Adelante con su comunidad!!!

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