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SE
DE: COSOLEACAQUE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
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Contenido 1. OBJETIVO.-
.............................................................................................................................................................
3
2. ALCANCE.-
.............................................................................................................................................................
3
3. RESPONSABILIDADES.-
......................................................................................................................................
3
4. ENTRADAS.-
...........................................................................................................................................................
4
5. SALIDAS.-
...............................................................................................................................................................
4
6. DIAGRAMA DE FLUJO.-
.......................................................................................................................................
5
7. DESARROLLO.-
.....................................................................................................................................................
8
7.1 EVALUACIN PROVEEDOR
.............................................................................................................................
8
7.1.1 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES.
...........................................................................................................
8
7.2 COMPRAS
.............................................................................................................................................................
9
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL
............................................................................................................................
9
7.2.2 COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS.
........................................................................................................
10
7.3 VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL
..................................................... 10
SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES.
...................................................................
10
8. ARCHIVO.-
............................................................................................................................................................
11
9. DEFINICIONES.-
..................................................................................................................................................
11
10. FORMATOS.-
...................................................................................................................................................
12
Bibliografa
.....................................................................................................................................................................
17
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS KITCHA
1. OBJETIVO.-
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para
llevar a cabo la formalizacin de
las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios,
as como de la posterior tramitacin
de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de
productos/servicios que cumplen todo
lo requerido por la organizacin.
Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y
evaluacin de proveedores de
productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de
Calidad.
2. ALCANCE.-
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la
identificacin y definicin de necesidades
de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios,
as como la tramitacin de los
pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la recepcin
de los mismos en la organizacin
y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de productos y
servicios que incidan en la
calidad de los servicios prestados por la organizacin.
3. RESPONSABILIDADES.-
Personal de la empresa.
Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios.
Comunicacin de las necesidades al responsable de
administracin.
Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en
el pedido.
Responsable administracin
Registro de la informacin del solicitante.
Solicitud de aprobacin de presupuestos.
Aprobacin y realizacin del pedido.
Revisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en
el pedido.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS KITCHA
Responsable del rea de Recepcin
Realizar el seguimiento a proveedores.
Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias
detectadas durante la
inspeccin en recepcin de productos comprados o servicios
contratados, y la
catalogacin de los mismos.
Responsable de Calidad
Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el
Gerente y recoger
los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor.
Conservar los registros relativos a la evaluacin de los
proveedores
Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los
proveedores recogidos
en las correspondientes hojas de seguimiento
Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y
seguimiento de proveedor
Gerencia
Aprobacin de pedidos.
Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores.
Rechazar, en su caso, a los proveedores.
4. ENTRADAS.- Necesidad de compra de un material, equipo o
contratacin de un servicio por parte de cualquier
persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es
capaz de suministrar los
materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos
que son previamente definidos por la
organizacin.
5. SALIDAS.- Recepcin de los materiales, equipos o servicios por
parte del personal de almacn y/o persona de
la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte
del proveedor de una regularidad
en la calidad de los productos y servicios solicitados.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO.-
1 EVALUACIN INICIAL
PROVEEDOR.
LISTA DE
PROVEEDORES.
NO
1.A
APROBACIN
SI
1.A PROVEEDOR APROBADO. LISTA DE
PROVEEDORES
ACEPTADOS.
1.B CLASIFICACIN DE
PROVEEDORES
FICHA DE PROVEEDOR.
FIN
-
SI
2 COMPRAS
2.1 COMPRA DE MATERIAL.
2.2 COMPRAS DE
EQUIPOS/SERVICIOS.
2.1 A DETECCIN DE
NECESIDADES.
2.2.A DETECCIN DE
NECESIDADES.
E-MAIL
2.1.A
EXISTENCIA EN
EL ALMACN
FIN
PRESUPUESTO.
2.2.B SOLICITUD DE
PRESUPUESTO.
2.2.C APROBACIN DEL
PRESUPUESTO.
E-MAIL
2.1 B COMUNICACIN A
RESPONSABLE DE
ADMINISTRACIN.
E-MAIL
2.2.D COMUNICACIN AL
PROVEEDOR.
FIN
HOJA DE
SERVICIOS
CONTRATADOS
2.1.C ELABORACIN DEL
PEDIDO.
PEDIDO DE
COMPRA.
2.1.D APROBACIN DEL
PEDIDO.
E-MAIL
2.1.E ENVI DEL PEDIDO.
FIN
5
NO
-
NO
KITCHA
VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, SERVICIO PRESTADO
Y
RECHAZO DE PROVEEDORES.
3 RECEPCIN
MATERIAL/EQUIPO/SERVICIO
3.A EXISTEN
INCIDENCIAS?
FIN
ALBARN.
3.A COMUNICACIN Y REGISTRO.
INCIDENCIAS
3.B EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
PROVEEDORES.
FICHA DE
PROVEEDOR.
HOJA DE SEGUIMIENTO
DE PROVEEDORES.
3.B RECHAZO
PROVEEDOR?
3.C COMUNICACIN RECHAZO
AL PROVEEDOR.
SI .
CONTINUACIN PROCESO DE
COMPRAS.
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KITCHA
7. DESARROLLO.-
7.1 EVALUACIN PROVEEDOR.
El proceso de evaluacin de proveedores es realizado
conjuntamente por la Gerencia y el
Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas,
cada una con su
correspondiente finalidad:
Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o
la continuidad en la
compra de suministros a proveedores habituales.
Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una
comprobacin efectiva de que el
proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y
servicios solicitados. Para la aprobacin de los nuevos proveedores
se realiza un seguimiento en los tres primeros
pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el
caso de servicios), indicando los
nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el
formato "Lista de
proveedores". Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia,
se pasar al formato "Lista
de proveedores aceptados". (Gonzlez C. D., 2003)
7.1.1 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES.
Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se
utilizarn para catalogar al
proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados,
es decir, a los que se
puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores
aceptados", que ser
firmada por el Responsable de Calidad. (Coln, 2007)
Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de
Proveedor, segn el formato
"Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn
indicados:
Datos del proveedor.
Producto/servicio suministrado.
Observaciones.
Requisitos exigibles.
Tipo de proveedor.
Perodo de validez de evaluacin.
Forma de evaluacin.
Visto Bueno del Gerente.
Reclasificacin del Proveedor.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS KITCHA
En caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del
Proveedor el motivo y alcance
del rechazo. El criterio a seguir por parte del Responsable de
Calidad para rechazar a un
proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad,
en caso de incidencias
graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias
inaceptables, habiendo
determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu
inaceptable, segn el
procedimiento.
7.2 COMPRAS
7.2.1. COMPRA DE MATERIAL
A. Deteccin de necesidades.
EXISTENCIAS DE ALMACN.
Tras la deteccin de necesidades de material, el personal
demandante del mismo
comprobar si se dispone de stock en almacn.
B. Comunicacin al responsable de administracin.
El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a
travs de la va estipulada, al
responsable de administracin las necesidades de material,
especificando la cantidad y
referencia a pedir.
C. Elaboracin del pedido.
El responsable de administracin introduce toda la informacin del
solicitante en el
programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de
"Pedido de Compra", segn
el formato, que revisar.
D. Aprobacin del pedido.
En caso de que el importe supere los $1500 MN, requiere la
aprobacin de la Gerencia, en
caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de
administracin.
E. Envo del pedido. Siempre se transmite el pedido al proveedor
mediante va e-mail.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS KITCHA
7.2.2 COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS.
A. Deteccin de necesidades.
El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail
al responsable de
administracin todas las caractersticas del mismo.
B. Solicitud de presupuesto.
Se requerirn la solicitud de ofertas a por lo menos tres
proveedores aprobados, previo envo
por e-mail de las especificaciones del equipo/servicio
requerido.
C. Aprobacin del presupuesto.
Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos
puntos de vista:
Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los
requisitos tcnicos.
Por parte del responsable de administracin, quien revisar los
requisitos econmicos.
En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable
de administracin decidir
la aprobacin o rechazo del presupuesto.
D. Comunicacin al proveedor.
La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo
una "Hoja de servicios
contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte
del responsable de
administracin.
7.3 VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL
SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES.
A. Recepcin material/equipo/servicio.
En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia
de los parmetros definidos
en el pedido con el producto/servicio recibido:
Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre
la cantidad,
referencias, plazos y estado del producto.
Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se
realiza segn las
condiciones pactadas.
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KITCHA
10 10
El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la
fecha de recepcin.
INCIDENCIAS DETECTADAS En caso de existir algn tipo de
incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir
al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo
como no conformidad y a
resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguir lo establecido
en el Apdo. 7.3 Evaluacin
y Seguimiento de Proveedores.
B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores
Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el
proveedor mantiene regularmente
la calidad de sus suministros. Para esto, el Responsable de
Calidad recopilar todas las
"Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la
aplicacin informtica de
Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas
existentes con los
proveedores utilizando la siguiente informacin:
Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del
material en las rdenes de
compra segn lo descrito en el Apdo. 7.3A de este procedimiento
"Recepcin del
Material/Producto/Servicio".
Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn
lo descrito en el
procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y
acciones preventivas".
ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR
Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y
estudiarn las incidencias
detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por
el Responsable de Calidad,
teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La
Gerencia ser quien
apruebe o rechace a los proveedores, mediante su firma en el
apartado observaciones del
formato "Seguimiento de proveedores".
Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su
mayora, son leves o poco
importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para
compras futuras.
Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no
conformidad, en el caso
de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso
de incidencias inaceptables.
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KITCHA
11 11
C. Comunicacin de rechazo al Proveedor
Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el
Responsable de Calidad podr
informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar
ciertos aspectos del servicio o,
en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un
futuro prximo, si no
acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).
En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera
imprescindible, por diversos
motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber
cumplimentar la "Ficha de
Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente
perodo e indicando el
motivo de tal aprobacin.
Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la
organizacin se ver reflejada en el
informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su
revisin y aprobacin por la
Gerencia. Este informe se llevar a "Revisin del Sistema de
Gestin y Calidad", segn el
procedimiento.
8. ARCHIVO.-
Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de
servicios contratados,
presupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega,
facturas; sern archivadas por el
rea de Administracin.
En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista
de proveedores aceptados se
archivarn en las reas de Recepcin y Administracin; el
cuestionario de evaluacin inicial y
los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de
Calidad.
9. DEFINICIONES.-
Albarn.- Es un documento mercantil que acredita la entrega de un
pedido. El
receptor de la mercanca debe firmarlo para dar constancia de que
la ha recibido
correctamente.
http://es.wikipedia.org/wiki/Documentohttp://es.wikipedia.org/wiki/Documentohttp://es.wikipedia.org/wiki/Orden_de_comprahttp://es.wikipedia.org/wiki/Orden_de_compra
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KITCHA
12 12
SUMINISTROS NO. DE ORDEN DE COMPRA/ NO. SERVICIO CONTRATADO.
10. FORMATOS.-
LISTA DE PROVEEDORES.
PROVEEDORES
APROBADO POR: RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA: FECHA Y FIRMA:
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KITCHA
13 13
SUMINISTROS NO. DE ORDEN DE COMPRA/ NO. SERVICIO CONTRATADO.
LISTA DE PROVEEDORES ACEPTADOS.
PROVEEDORES
APROBADO POR: RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA: FECHA Y FIRMA:
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KITCHA
14 14
PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRO
OBSERVACIONES REQUISITOS EXIGIBLES.
VALIDES
FICHA DE PROVEEDOR.
PROVEEDOR
APROBADO POR: RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA: FECHA Y FIRMA:
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KITCHA
15 15
CANTIDAD
PEDIDO DE COMPRA
NMERO DE PEDIDO:
FECHA:
SOLICITADO POR:
CONCEPTO
PROVEEDOR:
IMPORTE:
PLAZO:
OBSERVACIONES:
APROBADO POR: RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA: FECHA Y FIRMA:
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HOJA DE SERVICIOS CONTRATADOS.
EL NMERO DE PEDIDO DEBER APARECER EN LOS DOCUMENTOS
RELACIONADOS: CERTIFICACIONES, FACTURAS, ETC.
NO. PEDIDO
PROVEEDOR:
NOMBRE: C.P.
DIRECCIN: EMAIL
TELFONO:
TRABAJO A REALIZAR: FECHA PREVISTA
FINALIZACIN:
CANTIDAD DESCRIPCIN PRECIO TOTAL
TRABAJO REALIZADO: FECHA EJECUCIN:
CANTIDAD DESCRIPCIN PRECIO TOTAL
APROBADO POR: RECEPCIN E INSPECCIN:
FECHA Y FIRMA: FECHA Y FIRMA:
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17 17
Bibliografa
Coln, J. G. (2007). Contabilidad de Costos. Mxico: McGraw-Hill.
Gonzlez, C. D. (2003). Costos I. Mxico: Thompson.
