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CARGO: SECRETARIA - AUXILIAR CONTABLE DEPENDENCIA: ENCARGADO DE ADMINISTRACIONOBJETIVO: Apoyo a las tareas administrativas, manejo de la caja Bs. Y $us.
TAREAS DIARIAS
OBJETIVOS ACTIVIDADES CUANDO HORA MATERIALES
AM
Venta
9:30 AM
13:00 Enc Prod.
Ambito de
Trabajo
CON QUIEN SE
CORDINA
COMO SE COMUNICA EL
RESULTADO
Contabilidad
Registrar y clasificar al día las entradas y salidas del efectivo e informar sobre el estado de saldos conocidos.
- Registrar en el libro de caja las transacciones- Clasificar por rubros.- Preparar informes de estado de las cuentas x rubro- Delegar los gastos con VALE previa autorización de la gerencia y exigir su
Martes y Viernes- cuando exista las transacciones.
Jefe de Administración.Encargados de compras
Libro de caja disponible en lugar preciso.- VALEs guardados en caja.
ComputadoraLibro de cajaMaquina calculadoraPuntabola.
Contabilidad
Manejo de la caja chica para evitar redundancia de registros.
- Registro de caja chica para gastos menores de Bs. 15.
Todos los días
Cuando sea necesario.
Jefe de Administración.
Informe de gastos para su rembolso
Formulario de caja chica. (con un monto de Bs. 75,00)
Realizar las ventas en la planta
- Venta de productos en planta a las visitas. (Toda venta se realiza con nota de venta)- Recibir pedidos por fax y por teléfono, de LP y del interior en la ausencia del responsable.
Todos los días
Cuando sea necesario.
Encargados de producción.Camara de frio.
Con notas de Venta en Planta.
Obs: Dejar caja con 50 bs de cambio y notas de ventas al lado del telefono.
Recepción de leche
Contar con un registro confiable de la recepción de la leche
- Transcripción de datos del registro de recepción de leche.- Prepareación de informes de recepción de leche
Todos los días
Encargados de recepción de Leche.
Hoja electronica llenada.
Hoja de registro.MisDoc/2006/Producción/Leche
Orden de producción
Tener registrado el destino de leche recibido
Transcripcion del orden de producción semanal.
Todos los días
Hoja electronica llenada.
Hoja de registro.MisDoc/2006/Producción
Registros
Gerencia Archivadores.
Cocinera
Apoyo Todos los días 8:00 - 8:30 Visual Escoba, etc.
Fomentar el autocontrol del correcto llenado de registros de producción en terminos de tiempo y calidad.
- Verificar el correcto llenado de los registros de producción semanales.- Idem de los registros de ritmos lentos. Trimestr/Anuales…)- Idem de los registros de embalaje: madurados y frescos.
Todos los días
14:30 - 15:30
Enc Prod y responsables del registro.
Que las hojas estan llenadas correctamente
Secretariado
Mejorar la comunicación exterior con la empresa y sus miembros
- Contestar las llamadas telefónicas, y registrar en el cuaderno.- Recepción y envio de faxes- Registro de las llamadas salientes a celulares al dia.- Comunicar sobre las llamadas a la Gerencia y a quien corresponda.
Todos los días
Cuando sea necesario.
Con quien corresponda.
Cuaderno de llamadas teléfonicas.
TelefonoCuaderno
Secretariado
Recepcionar, ordenar, y archivar los documentos de su resposnabilidad
- Recepcionar, ordenar y archivar los documentos que están a su cargo.- Inf de asuntos pendientes a la gerencia
Todos los días
Cuando sea necesario.Jueves
Con documentos ordenados.
Apoyo a cocina
Apoyar el correcto funcionamiento de la cocina.
- Registrar compras de cocina en formulario a parte.- Informarse e informar a la cocinera sobre nº de comensales.
Todos los días
15:00 - 15:30
Informe de gastosComunicación verbal.
Cuaderno de registro de gastos de cocina.
Mantener limpia la oficina
- Desempolvar los equipos y enseres de la oficina.- Barrer el piso y mantener una orden general.
MANUAL DE FUNCIONES: SEMANALES
OBJETIVOS ACTIVIDAD CUANDO HORA MATERIALES
Contabilida 17:30
Lunes
Gerencia
Ventas
Personal Lunes
Registros
Registros Miercoles
Registros Lunes 15:30 Formularios
Ambito de Trabajo
CON QUIEN SE CORDINA
COMO SE COMUNICA EL RESULTADO
Apoyar la realización de los balances sencillos
- Actualizar la cuenta caja de ahorro, Banco mercantil y aclaracion de la dudas sobre los depósitos.
Viernes y cuando hay retiros.
Jefe de Administración.
- Conciliación de cuentas.
Libreta de Bco. Mercantil y
- Regularizar los cobro en efectivo de los clientes con respecto a cobros a clientes.
15:00 - 16:00
Resp. De ventas y cobros
- Conciliación de cuentas por cobrar.
Hojas de pedido, Facturas, notas de entrega, notas de devolución
- Solicitar fondos para los gastos semanales, con una anticipación de 48 horas.
Cuando se requiere, normalmente fin de semana
- Comprobante de ingreso
- Comprobantes de ingreso
Tener estadísticas de venta en planta
- Registrar notas de venta en planta, en odisea.
Martes y Vernes
10:00 - 12:00
según sea necesario.
Jefe de Administración.
Informe mensual de ventas
Notas de venta, archivos
Ejercer un control de asistencia del personal
- Colocar la lista de asistencia, recoger y archivar.
8:00 - 8:30
Gerencia, Maritza
- Llenado de planillas de asistencia e informe de revisión
Planillas de asistencia
Apoyar el manejo de sótanos
- Registro de entradas y salidas de productos madurados y florecidos.
Martes y Vernes
8:00 - 8:30
Patricia, Norma y Valentina
Registro electronico llenado
Hojas de registroHojas de fabricación.
Sistematizar el proceso de la producción, por producto
- Registro de sistematización del proceso de producción madurados.
14:30 - 17:00
Patricia, Norma y Valentina
Tener hoja llenada de la sistematización
Hojas de producción
Tener disponibilidad de los formularios siempre!
- Revisar la disponibilidad de los formularios- Fotocopiar los formularios faltantes
Resp. De Adm.
Tener lista de formularios faltantes a fotocopiar.
Secretariad Viernes 9:00
Ventas Miercoles 10:00
Apoyo Sábado 9:00 Visualmente limpio Escoba, trapos
TAREAS MENSUALES
OBJETIVOS ACTIVIDAD HORA MATERIALES
Contabilida
Contabilida
Contabilida
Personal
Recepción d
Apoyo
Tener un archivo ordenado fácil de consultar
- Administración de talonarios nuevos y utilizados, registrar ademas.
Resp de Adm.Gerencia
Lista o detalle de los talonarios archivados.
Talonarios nuevos y utilizados.
Tener registrado la venta a lecheros.
- Venta de productos a lecheros (afrecho y sales minereales y otros)
Con productores
Lista de venta de insumos a lecheros.
Hoja de venta a lecheros.
Mantener limpia la oficina
- Limpieza general de la oficina.
Ambito de Trabajo
CUANDO SE ENTREGA
CON QUIEN SE CORDINA
COMO SE COMUNICA EL RESULTADO
Tener reportes para pago de impuestos
- Reporte de libro de compras y ventas para el pago de impuesto (casa matriz y sucursal 1)
Hasta 15 de cada mes
Respo de admin.
Tener libro de compras y ventas llenadas
Libro de compras y ventas (0 y 1)
Tener los estados de cuentas para el balance sencillo
- Exigir la actualización de la libreta de caja de ahorro a cada fin de mes.
Hasta 3 de cada mes
Respo de admin.
Dudas aclaradas y actualizada caja de banco Mercantil
Libreta de ahorroLibro de caja Banco
Tener informes claros contables para gerencia
- Elaborar el balance sencillo y entregar a la gerencia.
Hasta 5 de cada mes
Gerencia y Admin.
Balance sencillo elaborado
Libro de caja electronica
Tener un adecuado manejo de pago de sueldos al personal
- Elaboración de informes de adelantos, permisos y otros.
Hasta 5 de cada mes
Con Gerencia
Informe elaborado y detallado
Comprobante de Egreso, vale.
Tener un adecuado control de pago a los proveedores de leche
- Elaboración mensual de la cantidad y calidad (analisis de la leche).- Preparar formulario de pago a los lecheros- Pagar a los lecheros.- Registro de evolución de leche por mes, por proveedor.
Mantener limpia la oficina
- Limpieza y encerado del piso de la oficina.