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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA
DE LA FUNDACIÓN C.I.D.A
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Fecha de emisión: Julio 2015
CÓDIGO: MNPCC
001
PÁGINA:
1 DE 31
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA
CHICA DE LA FUNDACIÓN C.I.D.A
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Aprobado por:
Lcda. Milagros Contreras Analista Presupuestario
T.S.U. Dalila Rojas Asistente Contable
Lcdo. Jerson Castillo Gerente Administrativo
Dr. Pedro Grima Presidente
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN C.I.D.A
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INDICE
INDICE Pág.
HOJA DE VIDA DEL MANUAL 3
INTRODUCCION 4
OBJETIVO 5
ALCANCE 5
UNIDADES INVOLUCRADAS 5
MARCO JURIDICO 6
1.- NORMAS GENERALES 7
1.1.-
NORMAS ESPECIFICAS RELATIVAS A LAS FACTURAS DE SOPORTE DEL FONDO DE CAJA CHICA 12
1.2.-
NORMAS ESPECÍFICAS RELATIVAS AL DESEMBOLSO, LA RENDICION Y/O REPOSICION DEL FONDO ROTATORIO DE CAJA CHICA 14
1.3.-
NORMAS ESPECIFICAS RELATIVAS AL CIERRE Y CONTROL INTERNO ROTATORIO DE CAJA CHICA 15
2.- PROCEDIMIENTOS 17
2.1.- PROCEDIMIENTO DE AVANCE DE TRANSFERENCIA 17
2.2.- PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACION DEL GASTO 18
2.3.- PROCEDIMIENTO DE REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA 20
3.- DIAGRAMA 21
3.1.- DIAGRAMAS DE FLUJO 21
FORMATOS E INSTRUCTIVOS 25
ANEXOS: LINEA DE TIEMPO PARA LA RENDICION DEL FONDO DE CAJA CHICA 28
GLOSARIO 29
Elaborado por:
Revisado por: Autorizado por: Aprobado por:
Lcda. Milagros Contreras
T.S.U. Dalila Rojas
Lcdo. Jerson Castillo
Dr. Pedro Grima
Analista Presupuestario Asistente Contable
Gerente Administrativo Presidente
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL
HOJA DE VIDA DEL MANUAL
Nº
VERSION
FECHA DE
VIGENCIA
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA
PRINCIPALES
CAMBIOS
1era JULIO 2015 CIDA Gerencia
Administrativa
(Licdo. Jerson
Castillo)
2 da Marzo 2018 CIDA Gerencia
Administrativa
(Licdo. Jerson
Castillo)
Sustitución de la
Unidad Tributaria UT
por la Nueva unidad
de Calculo Arimética la
UCAU según Gaceta
Oficial Extraordinaria
Nº 6360 de fecha 19
de Enero de 2018
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Aprobado por:
Lcda. Milagros Contreras Analista Presupuestario
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Lcdo. Jerson Castillo Gerente Administrativo
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INTRODUCCIÓN
El presente manual es para el correcto desarrollo de la Gerencia de Administración
de la Fundación “Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte”
(C.I.D.A), esto debido a que es necesario poseer normas y procesos con
instrucciones claras para todos los actores involucrados, por ello que se elabora este
manual de normas y procedimientos de caja chica.
Este manual contiene información general sobre el marco jurídico para la creación
del Fondo de Caja Chica, así mismo contiene las normas generales para su
funcionamiento, donde se identifica claramente a los entes involucrados y sus
responsabilidades en cada etapa, se establecen procedimientos y diagramas de
flujo donde se reflejan los procedimientos paso a paso.
Es importante destacar, que los procedimientos documentados en este manual,
están debidamente validados por los responsables encargados del desarrollo de
cada proceso y sub-proceso inmersos en esta unidad administrativa, adscrita a la
Gerencia Administrativa.
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OBJETIVO, ALCANCE, UNIDADES INVOLUCRADAS
Objetivo
Facilitar de manera clara y sencilla a las diferentes Unidades o dependencias de la Fundación, las
normas y procedimientos que regulan la creación y funcionamiento del Fondo de Caja Chica
asignado a cada departamento.
Alcance
Este manual está dirigido a las diferentes Coordinaciones Administrativas adscritas a Fundación
“Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte” (C.I.D.A) y debe ser de estricto
cumplimiento por las personas que la integran.
Unidades Involucradas
1. El Presidente de la Fundación, haciendo uso de sus atribuciones es el encargado de crear, aperturar
y/o aumentar el fondo.
2. La Gerencia Administrativa y los responsables de Caja Chica, por ser los encargados de realizar la
revisión, control, registro de los soportes, correspondientes. Así como emitir la relación detallada
para su reposición.
3. Auditoría Interna, por ser la unidad encargada de velar por el fiel cumplimiento de los diferentes
manuales y normas de procedimientos de la Fundación.
4. El Gerente, Coordinador o Jefe de los distintos departamentos, al cual por autorización del
presidente y la junta Directiva de la Fundación sea asignado como persona responsable y custodio
del Fondo.
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MARCO JURÍDICO
1. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público publicado en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.210 Extraordinario según Decreto N°
2.174, del treinta de diciembre de 2015.
2. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,
sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario Nº 5.781,
doce de Agosto de 2005.
3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República del Sistema Nacional del Control
Fiscal, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013, Extraordinario del
veintitrés de Diciembre de 2010.
4. Ley de Reforma de la Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial Nº 6.155, Extraordinario del
diecinueve de Noviembre de 2014.
5. Clasificador Presupuestario, aprobado según Gaceta Oficial Nº 38.350, de fecha cuatro de
Enero de 2018.
6. Providencia Administrativa Nº 071, publicada en Gaceta Nº 39795, de fecha diez de
Noviembre de 2011.
7. Resolución conjunta mediante la cual se fija el Valor de la Unidad para el Cálculo Aritmético
del Umbral Máximo y Mínimo para el Establecimiento de los Montos Relativos al Manejo de
Caja Chica, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
6.360 Extraordinario según Resolución Nº 010/2018, del diecinueve de enero de 2018
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NORMAS GENERALES
Establecimiento Del Fondo
1. La Fundación “Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte” (C.I.D.A) a
través de la Presidencia, podrá autorizar la creación de un Fondo de caja chica, una vez que
se haya realizado un análisis de las necesidades de cada dependencia de la empresa, a fin
de verificar o corroborar la creación del mismo.
2. Cada Coordinador o Jefe de Departamento, deberá realizar exposición de motivos donde se
justifique la creación del Fondo, dicha exposición será analizada por la Dirección o
Coordinación a la cual se encuentre adscrita y la Presidencia para su aprobación.
3. La apertura y/o modificación del fondo de caja chica se debe solicitar mediante Oficio
remitido a la Presidencia por parte de la gerencia Administrativa, con su debida exposición
de motivos.
4. De conformidad con lo establecido en el artículo 37, del Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y en concordancia con el
artículo 161 de la misma ley, Los funcionarios encargados de la custodia y
administración del fondo de caja chica deberán prestar caución suficiente, hasta por la
cantidad de 200 UCAU constituidos por empresas de seguros debidamente inscritas por
ante la Superintendencia de Seguros
5. De conformidad con lo establecido en el artículo 70, del Reglamento Nº 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, el monto máximo de cada
fondo de caja chica será de 200 UCAU
6. De conformidad con lo establecido en el artículo 70, numeral 2 del Reglamento Nº 1 de la
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, el monto máximo de cada
gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser superior a 20 UCAU
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NORMAS GENERALES 7. De conformidad a la Resolución conjunta mediante la cual se fija el Valor de la Unidad
para el Cálculo Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo para el Establecimiento de los
Montos Relativos al Manejo de Caja Chica indica:
a. Que los montos para la constitución, ejecución y reposición de los fondos de
caja chica con cargo al fondo en anticipo, y en los términos establecidos en el
Reglamento N’ 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público sobre el Sistema Presupuestario, se aplicará la Unidad para el Cálculo
Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo (UCAU), según normativa vigente.
b. La Unidad para el Cálculo Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo (UCAU)
será utilizada como sustituto de la Unidad Tributaria en operaciones aritméticas
basadas en dicho indicador, también para el establecimiento del monto máximo
de constitución de los Fondos de Caja Chica; asimismo para fijar el monto
máximo a cancelar por cada gasto con cargo al Fondo de Caja Chica.
8. El responsable del Fondo de caja chica serán los (Coordinadores o Jefes De
Departamentos), quienes tendrán la responsabilidad de custodiar todos los
documentos y valores correspondientes a dicho fondo.
9. Sólo podrá autorizar gastos con cargo al Fondo de Caja Chica los Gerentes, Coordinadores,
Supervisores o Jefes de Departamento asignado para tal fin.
10. Las facturas que sustenten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica deben cumplir con
los requisitos establecidos por el SENIAT (según Providencia Administrativa Nº 71), además
deben presentarse sin tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.
11. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio del fondo de caja chica se debe
realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo), realizar el
cierre respectivo e informar a Presidencia y a la Gerencia Administrativa, con copia a
Auditaría Interna.
12. El responsable del Fondo de caja chica (Coordinadores o Jefes De Departamento) serán los
encargados de efectuar las reposiciones cuando se haya agotado el 60% del fondo, previa
notificación del custodio.
13. Dependiendo de las necesidades del manejo de caja chica que así lo requieran, los
funcionarios responsables de fondos de cajas chicas los depositarán en una cuenta
bancaria a nombre de la Fundación, la cual se abrirá previa autorización de la Máxima
Autoridad.
14. Las solicitudes de pago que soportan el Formato Reposición de Caja Chica debe contener
fecha correspondiente entre la última reposición y la que se esté solicitando, por
consiguiente no se aceptarán recibos de pago con fechas anteriores ni posterior a la del
período de reposición.
15. El Fondo de caja chica no deberá ser utilizado para efectuar pagos de viáticos, cambiar
cheques, préstamos personales, regalos u obsequios.
16. El custodio del fondo de caja chica (Analista administrativo) deberá realizar
diariamente el cuadre del fondo y anexar los respectivos soportes.
17. El beneficiario del avance de efectivo tendrá hasta tres (03) días para entregar al
custodio de Fondo de Caja Chica, el soporte que sustente el avance en efectivo.
18. Las Apertura de los Fondo de Caja Chica debe realizarse en el mes de Enero
(iniciando el ejercicio Fiscal), previa exposición de motivo emitida a la Presidencia de
parte de la Gerencia Administrativa.
19. El cierre de los Fondo de Caja Chica se realizará con el cierre del ejercicio económico
(Los días viernes de la tercera semana del mes de Diciembre).
20. La solicitud de reposición del fondo de caja chica debe estar acompañada de:
Formato Reposición de Caja Chica, Formato de Recibo de Pago y los soportes del
respectivo pago (Facturas originales). El número máximo permitido de reposiciones
mensuales es de dos (2).
21. Los montos no utilizados en el mes, que no formen parte de la rendición podrán ser
utilizados mientras se repone la Caja Chica y ser rendidos en la próxima solicitud, los
gastos que se permitirán para próximas solicitudes serán los realizados los últimos 3
días de cada mes una vez realizada la reposición.
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NORMAS GENERALES
Los gastos permitidos a través de este fondo serán los siguientes:
4.02.01.01.00
Refrigerios, previa justificación de la unidad solicitante, Agua potable, Cafetería, alimentos y bebidas. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).
4.02.05.01.00
Adquisición de papel para empacar o envolver, papel higiénico y servilletas. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).
4.02.05.03.00
Adquisición de papel para oficina, libretas para notas, carpetas, cintas de papel para máquinas, formularios. Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).
4.02.05.04.00 Suministro de prensa, revista técnicas, publicaciones oficiales interés en el área respectiva.
4.02.06.03.00 Compra de aceites, pinturas, lacas, tóner, previa justificación de la Unidad Solicitante
4.02.06.04.00 Medicina para Primeros Auxilios. 4.02.06.06.00
Gasolina y Lubricantes (vehículos de propiedad de la Fundación).
4.02.06.08.00 Compra de productos Plásticos para todo tipo de uso, previa justificación de la Unidad Solicitante.
4.02.08.03.00 Artículos de ferretería, siempre y cuando no existan en el stock de inventario de la Empresa.
4.02.08.09.00 Repuestos Menores para vehículos de la fundación cuando amerité su justificación
4.02.08.10.00 Repuestos menores para otros equipos.
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NORMAS GENERALES
4.02.10.02.00 Materiales de limpieza, cuando no se tengan en el almacén de la fundación.
4.02.10.05.00 Útiles de escritorio. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones)
4.02.10.08.00 Materiales de equipos de computación, cintas de impresora, cartuchos, toner, memorias, disco compactos.
4.02.10.11.00 Materiales eléctricos, cables, bombillos, interruptores, tubos fluorescentes, reflectores.
4.02.10.99.00 Otros productos y útiles diversos no contemplados en las sub específicas anteriores, que amerité su justificación
4.02.99.01.00 Gastos menores en otros materiales, siempre que no existan en el stock de inventario de la Fundación
4.03.04.02.00 Pago por servicio de gas para el comedor del OAN
4.03.04.04.02 Pago de telefonía prestada por la empresa privada.
4.03.04.05.00 Pago por servicio de tv por cable e internet u otro medio de comunicación
4.03.06.01.00 Pago de fletes menores por traslados de mercancías a la institución
4.03.06.03.00 Servicio de Estacionamiento (vehículos propiedad de la Fundación).
4.03.06.04.00 Pago de Peajes (vehículos propiedad de la Fundación).
4.03.06.05.00 Pago por servicios de sobres de mensajería
4.03.07.02.00 Copias de planos, documentos e Impresiones, cuando existan fallas en la operación de los equipos para fotocopiado.
4.03.07.03.00 Pago de servicios por hoteles, restaurantes y homenajes cuando se amerité el caso.
4.03.11.02.00 Pagos por Mano de Obra, lavado y engrase de vehículos (Propiedad de la Empresa).
4.03.99.01.00 Otros Servicios no Personales no contemplados en las subespecíficas anteriores
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NORMAS ESPECIFICAS
1.1.- Relativas a Las Facturas De Soporte Del Fondo Rotatorio De Caja Chica:
1. Cada desembolso del Fondo Rotatorio de Caja Chica deberá soportarse con las respectivas
Facturas originales. Las Facturas deben llevar impreso el membrete, sello de cancelación
y/o firma del comercio, así como, todos aquellos aspectos legales exigidos por el SENIAT,
establecidos en el Artículo Nº 13.
Los cuales se mencionan a continuación:
a. Contener la denominación Factura.
b. Numeración consecutiva y única.
c. Número de control consecutivo y único por cada documento impreso, que se inicie con la frase “Numero de Control”.
d. Total de los Números de control asignados será expresado así “desde el
numero…Hasta el Número…”
e. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.
f. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos.
2. Las Facturas que respaldan al gasto deberán ser elaboradas a nombre de Fundación
C.I.D.A; con su respectivo número de RIF, bajo ningún concepto se aceptarán facturas a
nombre del custodio o de terceras personas y las mismas deben estar conformadas por el
Responsable de Caja Chica.
3. Toda Factura debe indicar Numero de RIF; fecha de emisión del documento; descripción de
la venta del bien o la prestación del servicio, indicando la cantidad, precio unitario, valor total
de la venta o la prestación del servicio.
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NORMAS ESPECIFICAS
4. En todas las Facturas es imprescindible detallar los bienes o servicios recibidos, no
se aceptarán facturas de concepto genérico tales como: “Varios”. “Víveres”, “Prensa”,
“Otros” de igual manera, deberán ser codificados con la imputación presupuestaria que
le corresponda según el gasto.
5. Las facturas correspondientes a “Combustibles y Lubricantes”, deberán estar
identificadas con el número de placa del vehículo propiedad de la Fundación C.I.D.A;
que recibe el servicio y la dependencia donde está asignado.
6. Toda factura a ser cancelada con el fondo Rotatorio de Caja chica deberá ser
conformada en su cuerpo o al dorso (en algún lugar visible) por el Custodio y/o
Responsable del Fondo Rotatorio de Caja Chica con la firma y sello del Departamento.
7. Los soportes de pagos que presenten la Unidad Solicitante deberán estar libres de
borrones, tachaduras y enmiendas y deberán venir aprobadas por el Coordinador o Jefe
de Departamento con su respectivo sello.
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NORMAS ESPECIFICAS
1.2.- Relativas Al Desembolso, La Rendición y/o Reposición Del Fondo Rotatorio
De Caja Chica.
1. La rendición y/o reposición del Fondo Rotatorio de Caja Chica la realizará el
Custodio y deberá ser conformada por el Responsable del Fondo con su firma, fecha y
sello la misma podrá solicitarse cuando se haya desembolsado por lo menos el sesenta
por ciento (60%) del monto asignado, contra rendición de cuenta y presentación de
soportes originales (facturas). El monto de la reposición del fondo Caja Chica, deberá
ser igual a la suma de los soportes que avalen la solicitud correspondiente.
2. Los “Recibo de pago” que soportan el formulario “Reposición de Caja Chica” deben
estar organizado en orden cronológico y consecutivo.
3. Las Reposiciones del Fondo Rotatorio de Caja Chica quedan sometidas al control
realizado por el Analista de Caja Chica de la Presidencia o Coordinación a la cual se
encuentre adscrito quien será el responsable de la conformación o no del gasto
mediante la verificación de la documentación que soporta la solicitud de reposición.
4. El cheque para la reposición del fondo de Caja Chica deberá ser emitido a nombre
del Responsable del Fondo o la transferencia deberá ser realizada a la cuenta bancaria
a nombre de la Fundación asignada a la respectiva dependencia.
5. Cada desembolso de egreso emitido contra el Fondo de Caja Chica no debe ser
mayor a 20 UCAU; según los establecido en el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de
la Administración Financiera del Sector Público.
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NORMAS ESPECIFICAS
1.3.- Relativas Al Cierre y Control Interno Del Fondo Rotatorio De Caja Chica:
1. El Responsable del Fondo, cuando sea requerido, efectuara el cierre del Fondo
Rotatorio de Caja Chica, previo arqueo practicado por el Auditor Interno en presencia del
custodio del Fondo.
2. El Custodio bajo la supervisión del Responsable del Fondo Rotatorio de Caja Chica,
deberá llevar el registro de Caja Chica y sentar en él, los ingresos y gastos del fondo.
3. Se deberán registrar cada uno de los comprobantes soportes del gasto, con
indicación del número, fecha, beneficiario y concepto, en orden cronológico, estos
registros no deben presentarse con enmiendas, tachaduras o borrones.
4. Todas las Reposiciones se efectuaran por la cantidad consumida del Fondo
Rotatorio de Caja Chica.
5. Finalizando el ejercicio fiscal, el custodio del fondo Rotatorio de Caja Chica deberá
preparar y enviar a la Dirección o Coordinación perteneciente, el finiquito o cierre del
fondo correspondiente a ese ejercicio fiscal hasta el 31 de diciembre del respectivo año,
para efectuar registro del gasto en el ejercicio correspondiente y a la inclusión de los
saldos de Caja Chica como fuente de Financiamiento del ejercicio siguiente, a fin de
facilitar el cierre contable y presupuestario.
6. Bajo ninguna circunstancia se podrán incluir gastos del nuevo ejercicio fiscal en el
finiquito del ejercicio fiscal anterior.
7. Todos los responsables deberán resguardar entre sus archivos soporte de la relación
y cada una de las facturas rendidas (copia), esto para dar fiel cumplimiento a
instrucciones exigidas por el Departamento de Auditoría Interna de la Fundación.
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PROCEDIMIENTO DE AVANCE DE TRANSFERENCIA
2.1 Avance De Transferencia
Responsable Del Fondo 1. Cuando exista la necesidad de adquirir un bien o servicio a través del fondo de caja
chica, el responsable podrá autorizar al empleado para retirar con el custodio del fondo
(analista administrativo) el formato Avance de Transferencia.
Empleado 1. Retira el formato Avance de Transferencia (custodio del fondo) original y copia 2. Llena el formato Avance de Transferencia, lo firma y lo entrega al jefe inmediato para su
aprobación (original y copia)
Responsable Del Fondo 1. Recibe el formato Avance de Transferencia, revisa, firma, sella y lo entrega al empleado
(original y copia)
Empleado 1. Entrega el formato Avance de Transferencia al Custodio del fondo (Analista
administrativo) original y copia
Custodio Del Fondo 1. Recibe el formato Avance de Transferencia, revisa que este bien elaborado, chequea
las firmas y sellos del mismo, lo firma y sella en señal de aprobación (original y copia) 2. Entrega copia del formato Avance de Transferencia al empleado para su control 3. Realiza la transferencia al servidor público 4. Archiva original del formato Avance de Transferencia temporalmente 5. Continúa con el procedimiento Justificación del gasto.
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PROCEDIMIENTO JUSTIFICACIÓN DEL GASTO
2.2 Justificación Del Gasto
Empleado
1. Realiza la compra del bien o servicio que le fue asignado.
2. Solicita factura a nombre de Fundación C.I.D.A; la cual debe cumplir con las normas
establecidas por el SENIAT.
3. Entrega factura original al responsable del Fondo.
Responsable Del Fondo
1. Recibe factura original del empleado, revisa que concuerde con lo solicitado, de estar
conforme firma la factura al dorso, colocando su número de cédula, cargo y sello, en caso
contrario devuelve al empleado a fin de realizar las respectivas correcciones.
2. Entrega al empleado factura original firmada y sellada.
Empleado
1. Recibe la factura original debidamente firmada y sellada por la persona que autorizó
el gasto.
2. Entrega factura original firmada y sellada al custodio del Fondo de Caja Chica.
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PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIÓN DEL GASTO
Custodio Del Fondo
1. Recibe la factura original por parte del empleado, revisa que la misma cumpla con
todas las disposiciones establecidas en el SENIAT y que tenga la firma del responsable
del fondo.
2. De estar conforme, llena el formato recibo de caja chica por el monto indicado en la
factura.
3. Si el monto de la factura es inferior al asignado al empleado para la adquisición del
bien o servicio, solicita el reintegro de la transferencia y lo señala en el recibo de caja
chica.
4. Si el monto de la factura es superior, lo indica en el recibo de caja chica y realiza la
transferencia por la diferencia.
5. Firma formato recibo de caja chica y solicita la firma del empleado.
Empleado
1. Firma el formato de caja chica en señal de aprobación y lo entrega al custodio del
fondo (original y copia)
Custodio Del Fondo
1. Entrega copia del formato recibo de caja chica al empleado para su información y
control
2. Archiva formato original recibo de caja chica en orden correlativo anexando la factura
original y el recibo avance de efectivo para soportar el gasto.
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PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
2.3 Reposición del fondo de caja chica Custodio Del Fondo 1. Una vez agotado el sesenta por ciento del Fondo de Caja Chica (60%) ordena cada
uno de los recibos de caja chica con sus facturas originales y recibos. 2. Llena el formato reposición de caja chica y totaliza los montos. 3. Anexa recibos de caja chica, facturas originales y recibos avances de transferencia
en los casos que se requiera. 4. Realiza solicitud de pago, anexa soportes mencionados en el punto anterior y los
entrega al responsable del Fondo.
Responsable Del Fondo 1. Revisa solicitud de pago y todos los soportes mencionados en el punto Nº 3, de
estar de acuerdo firma y sella y se da inicio al procedimiento solicitud de pago y
emisión de la transferencia bancaria y/o cheque En caso contrario devuelve al custodio
del Fondo para que realice las correcciones pertinentes.
Se recomienda hacer un seguimiento a los procedimientos realizados por la Fundación
a fin de ejecutar los respectivos cambios de este manual cuando las necesidades o
actividades de la misma así lo requieran, quedando a juicio de la junta directiva de la
Fundación la aprobación respectiva.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Flujograma de procedimiento para la apertura de caja chica
Unidad Solicitante Presidencia Gerencia
Administrativa Presupuesto
Analista Administrativo y/o
Responsable
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Inicio
Recepción y autorización de
apertura por
parte de la Presidencia
Autoriza y remite la información a los
Coordinadores y/o Jefes de
Departamento
Recibe información y procede a la
apertura de caja chica con el soporte
de autorización
Se procede a verificar
los datos el custodio y
autoriza la transferencia
Recibe expediente donde
reposa en espera de los
soportes que avalen la cancelación del Monto
de apertura
Elaboración de
memorandum dirigido
al Presidente donde se solicita la apertua de la
caja chica firmada por
el Gerente
Administrativo
Fin
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Flujograma de procedimiento del avance de transferencia
Responsable del fondo Empleado Custodio del fondo
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Inicio
Autorizar al
empleado para retirar con el
analista el formato
Retirar el formato en original y copia
Llenar el formato
firmar y entregar al Gerente
Administrativo
Recibe y revisa
documento
Aprobación
NO
SI
NO SI
Aprobación
Fin
1
Lo devuelve para que
realice respectivas
correcciones
(paso 1)
Firma y sella entrega
al empleado
Recibe y entrega al analista
administrativo
Recibe y revisa
Firma y sella entrega
copia y efectivo
Recibe efectivo y
copia
Lo devuelve para que
realice respectivas
correcciones
(paso 1)
Archiva original
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Flujograma del procedimiento justificación del gasto
Custodio del fondo Empleado Responsable del fondo
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Inicio
1
SI NO
Realiza compra del bien o servicio
asignado
Solicita factura a nombre de
Fundación C.I.D.A
Entregar factura al
Analista Administrativo
Fin
Aprobación
Aprobación
Recibe y revisa
NO SI
Recibe y revisa Recibe y entrega al
custodio de fondo Firma y sella entrega
al empleado
Devuelve al empleado
para que realice
respectiva correcciones
(Paso 1)
Devuelve al empleado
para que realice respectiva
correcciones
(Paso 1)
Aprueba y llena el formato
recibo de caja chica solicita
firma del empleado
Recibe y firma
Entrega original y copia Recibe original y copia
firmado
Archiva formato
original anexando
factura original
Recibe copia del formato
recibo de caja chica para su información y control
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Flujograma del procedimiento de reposición del fondo de caja chica
Custodio del fondo Responsable del fondo
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Fin
Inicio
Ordenar cada recibo de cada
chica con respectiva factura
original
Llenar formato de reposición de
caja chica y totalizar montos
Anexar archivos de caja chica, facturas
Llenar formato de reposición de caja chica
y totalizar montos
Soportes
Recibe y Revisa
solicitud y soportes
Aprobación
SI NO
Devuelve para que
realice corrección
correspondiente
Aprueba y procede a
emitir cheque o
transferencia
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FORMATOS E INSTRUCTIVOS
4.1- Formatos e instructivos
Relación De Caja Chica
CENTRO DE INVESTIGACIONES DE ASTRONOMIA "FRANCISCO J. DUARTE" CAJA CHICA
DEPARTAMENTO:
MES:
RESPONSABLE
FECHA:
CODIGO CONTABLE FECHA No.
FACT. MONTO PAGADO A
MOTIVO
DEL PAGO
TOTAL 0,00
MONTO CAJA : ______________________________
TOTAL DISPONIBLE EN BANCO: ______________________________
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Recibo Caja Chica
RECIBO DE CAJA CHICA
Por Bs. (___________________)
He recibido del Centro de Investigaciones de Astronomía “Franciso J. Duarte” (CIDA) la cantidad
de:
____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Por Concepto de:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Recibí conforme: ____________________ Cédula: _____________________________
Fecha:_______________________________
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Avance en Transferencia
AVANCE EN TRANSFERENCIA
Por Bs. (___________________)
He recibido de caja chica, la cantidad de:
_______________________________________________________________________________
Por Concepto de:
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________
Nombre y Apellido____________________ Cédula: _____________________________
Fecha:_______________________________
Nota: Cuenta con tres (3) días para consignar los soportes correspondiente
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LÍNEA DE TIEMPO PARA LA RENDICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA
Línea del tiempo para realizar una (1) rendición mensual.
Apertura 08/01/2015
Consumo del 60% del monto asignadoo en su efecto la totalidad del
mismosolicitud de reposición 27/01/2015
Cancelación de la Solicitud de reposición 31/01/2015
Línea de tiempo para realizar dos (2) rendiciones mensuales
Apertura 08/01/2015
Consumido el 60% del monto asignado o en su efecto la
totalidad del mismo 1era. Solicitud de reposición 15/01/2015
Cancelación de la 1era solicitud de reposición
19/01/2015
Consumido el 60% del monto asignado o en su
efecto la totalidad del mismo 2da.Solicitud de reposición 27/01/2015
Cancelación de la 2da solicitud de
reposición 31/01/2015
Es importante destacar que al momento de realizar las solicitudes de reposiciones no se
pueden anexar facturas de meses sucesivos
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GLOSARIO
ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una
misma unidad administrativa, como parte de una función asignada.
ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrínsecas y esenciales para la ejecución
del procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos.
ACTIVIDADES DE TRÁNSITO.- A través de éstas se trasladan documentos, materiales,
equipos, etc., en diferentes áreas de trabajo o en diversas unidades administrativas.
Cabe mencionar que este tipo de operaciones, tienen la característica de incrementar los
costos de operación y hacer lento el procedimiento.
ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas también de regulación, son aquellas por
medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento,
como pueden ser las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones,
autorizaciones, etc.
ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para
lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las políticas que normen el
desarrollo global de la organización.
ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos,
sus características representativas así como sus interrelaciones y la relación de cada
elemento con el todo.
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GLOSARIO
ATRIBUCIÓN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un
funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo.
AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la
ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad
formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un
mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de
mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.
CADENA DE MANDO.- Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades
administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde el
área del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
CAJA: Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa la empresa,
bien sea en monedas, billetes o cheques, dándose un cargo, y es abonada para registrar
la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una
factura. Es una cuenta real del balance general que va ubicada dentro del activo
circulante disponible y tiene saldo deudor.
CAJA CHICA: Un fondo que contiene una pequeña cantidad de efectivo que se utiliza
para pagar los gastos menores.
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COORDINACIÓN.- Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o
varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las
distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de
los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio,
utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las
metas preestablecidas.
CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para
evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas
necesarias. La acción de control puede producirse permanente, periódica o
eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición
de resultados.
FONDO.- Es una segregación material del activo que se invierte en depósitos bancarios
o valores mobiliarios de suficiente seguridad y de productividad adecuada.
FONDO ROTATORIO.- Fondo o cuenta con ingresos que sigue estando disponible para
financiar operaciones continuadas sin ningún tipo de limitación por ejercicio fiscal.
FACTURA.- Documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una
compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la
operación.
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FORMATO.-Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un
texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
SOPORTE.-Es la evidencia, ya sea física o simbólica, que sirve como sustento o puntal.
UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los órganos que integran una institución,
con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se
conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella, a la que
se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.
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